INTEGER NAAR ANDEREN INTEGER NAAR JEZELF Waarom een integriteitsbeleid? Huis & Erf gaat er in principe vanuit dat onze bestuurders, medewerkers en andere betrokkenen die in naam van Huis & Erf handelen, integer zijn. We zijn ons er echter van bewust, dat ieder van ons voor dilemma’s geplaatst kan worden, waar niet altijd een kant-en-klaar antwoord op te geven is. Dit is voor ons aanleiding om een integriteitsbeleid op te stellen en hierover te communiceren. Het is belangrijk dat er regels en afspraken zijn die bij alle betrokkenen bekend zijn. Toch is niet alles in regels te vangen. Er blijven situaties denkbaar, waarbij een beroep gedaan wordt op de eigen verantwoordelijkheid. Van groot belang is dat er een open klimaat heerst, waarin zaken met elkaar bespreekbaar zijn. Het integriteitsbeleid beoogt afspraken te maken met elkaar, die in een open sfeer te bespreken en elkaar aan te spreken op de naleving ervan. Voor wie? Huis & Erf wil dat alle betrokkenen die werkzaamheden verrichten voor Huis & Erf integriteit hoog in het vaandel hebben staan. Dit beleid en de regels en afspraken die in de gedragscode zijn vastgelegd gelden voor iedereen die in naam van Huis & Erf in actie komt. Dus niet alleen voor medewerkers, directie, bestuursleden en commissarissen van Huis & Erf, maar ook voor externe relaties. Dat kunnen bedrijven of instanties zijn die werken voor Huis & Erf of optreden namens of in opdracht van Huis & Erf. Huis & Erf vindt het noodzakelijk dat alle betrokkenen zich conformeren aan dit beleid en de gedragscode. Wat verstaat Huis & Erf onder integriteit? Integriteit staat voor onkreukbaar en onomkoopbaar. Iedereen die werkzaamheden verricht in dienst van Huis & Erf dient afwegingen te maken die het algemene belang en het belang van Huis & Erf dienen. De verantwoordelijkheid voor integer handelen wordt in belangrijke mate neergelegd bij elk individu. Integriteit staat bij Huis & Erf ook voor: betrouwbaar, open, transparant en respectvol. Huis & Erf is een organisatie die zowel intern als extern openheid geeft over het doen en laten: zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Leidinggevenden en de voorzitters vervullen een belangrijke rol als hoeders van de integere organisatie. Medewerkers leggen verantwoording af aan hun leidinggevende. Individuele bestuurders en commissarissen leggen verantwoording af aan hun voorzitter. Het bestuur en de RvC leggen terzake verantwoording af aan de ALV. Maatschappelijke verantwoordelijkheid Gezien onze maatschappelijke verantwoordelijkheid mogen wij te allen tijde op ons handelen worden aangesproken. We verwachten dezelfde transparante houding van onze (zakelijke) partners, handelend voor of namens Huis & Erf of in opdracht van Huis & Erf.
TB/Notitie Integriteit Huis & Erf/ 2 november 2004
1
Het integriteitsbeleid van Huis & Erf is een openbaar document. Alle huurders, maar ook leveranciers en andere externen zijn op de hoogte gebracht van het beleid. “Incidenten” worden geregistreerd. In het jaarverslag wordt melding gemaakt van zaken die in dit verband relevant zijn. Van bedrijven die in opdracht van Huis & Erf werken, wordt verwacht dat zij op de hoogte zijn van dit beleid en de gedragscode. Zij weten dus aan welke afspraken zij zich in dit kader dienen te houden. Indien nodig zal Huis & Erf de relatie verbreken als in strijd is gehandeld met deze gedragscode. Looptijd en evaluatie Eind 2005 evalueren we het beleid en stellen het zonodig bij. Daarna zullen we om de twee jaar we dit integriteitsbeleid evalueren, waarbij onze integriteit centraal staat. Gedragscode Geschenken Alle personen die handelen in naam van Huis & Erf nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Huis & Erf aarzelt niet om op te treden tegen bedrijven die zich niet houden aan de spelregels en verbreekt desnoods de zakelijke relatie. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen: 1. Giften of geschenken die aan Huis & Erf worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in wijken, buurten en straten waar Huis & Erf bezit heeft of binnen Huis & Erf-complexen. De directie besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en of de bestemming acceptabel is. 2. Geschenken met een waarde onder de € 50,- en met een alledaags karakter (bijv. een bos bloemen of een fles wijn). Valt het geschenk niet onder de uitzonderingsgevallen, dan wordt het geweigerd of geretourneerd. Aangeboden geschenken zijn eigendom van Huis & Erf met als argument de gedachte dat geschenken altijd worden aangeboden in verband met de functie als medewerker of bestuurder van Huis & Erf. In die zin is het niet logisch om geschenken in privéeigendom te accepteren. Niemand krijgt iets “zomaar” gratis. Achter elk geschenk ligt een, wellicht welgemeende, bedoeling. Het is dan ook zinvol om de intentie van de gever onder de loep te nemen. Het moment waarop een geschenk wordt aangeboden, is hierbij medebepalend. Het is een verschil als men bijvoorbeeld iets aangeboden krijgt, terwijl de onderhandelingen met de gever nog niet beëindigd zijn of omdat men iets tot een goed einde heeft weten te brengen. Hoe groot is het risico van mogelijke beïnvloeding? De vuistregel is dat er geen geschenken worden aangenomen van relaties waarmee Huis & Erf in een onderhandelingsfase verkeert.
TB/Notitie Integriteit Huis & Erf/ 2 november 2004
2
Geschenken zitten overigens niet altijd in een cadeauverpakking. Tegen ongebruikelijke gunsten en diensten, zoals leveranties tegen een meer dan normale korting, wordt duidelijk “nee” gezegd. Geschenken aannemen op het huisadres is niet toegestaan. Geschenken die op het privé-adres worden bezorgd, worden te allen tijde geweigerd (of retour gezonden), ook als deze een waarde hebben van minder dan € 50,-. Uiteraard wordt er nooit om een geschenk gevraagd. Er is een meldplicht bij aanname van geschenken. De desbetreffende leidinggevende of voorzitter fungeren als aanspreekpunt voor de medewerker of bestuurder die een geschenk krijgt aangeboden. Deze meldplicht dient de transparantie. Door middel van registratie is duidelijk wie in verband waarmee, van wie en wat ontvangt. Niet melden wordt gezien als plichtsverzuim. Geaccepteerde geschenken met een waarde onder de € 50,- en met een alledaags karakter worden verloot onder het personeel. In sommige gevallen kan de directie besluiten het geschenk of de gift te geven aan een charitatieve instelling. Incidentele vergoedingen voor individuele prestaties Soms worden medewerkers of bestuursleden benaderd voor het doen van een incidentele inspanning zoals het houden van een presentatie. Over het algemeen vindt de prestatie plaats onder de gewone werktijd. Vooraf wordt met de leidinggevende of voorzitter besproken of de prestatie geleverd kan/moet worden. De prestatie moet in verband met de functie staan en dient in het belang van Huis & Erf te zijn. Als blijk van waardering ontvangt men een vergoeding die vaak bestaat uit de bekende cadeaubon of een fles wijn. Dergelijke vergoedingen - indien niet buitensporig en met een waarde onder de € 50,- – kunnen gewoon geaccepteerd worden. Zij staan immers uitsluitend in verband met die ene extra inspanning of prestatie. Ontvangt men echter een geldbedrag voor een dergelijke inspanning onder werktijd, dan komt dit ten goede van Huis & Erf. Uitnodigingen voor reizen, verblijven, excursies, evenementen e.d. Soms worden uitnodigingen ontvangen voor evenementen, seminars, excursies, congressen, beurzen e.d., welke gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden. Voor deelname wordt toestemming gevraagd aan de desbetreffende leidinggevende of voorzitter. Voor dergelijke uitnodigingen geldt dat zij functioneel moeten zijn voor het werk en in het belang van Huis & Erf. Dit wordt schriftelijk verantwoord. Uitnodigingen voor diners, lunches en recepties Bij uitnodigingen voor diners, lunches en recepties geldt een aantal vuistregels. Bekeken wordt of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn. Van aangenomen uitnodigingen wordt altijd melding gemaakt bij de desbetreffende leidinggevende of voorzitter.
TB/Notitie Integriteit Huis & Erf/ 2 november 2004
3
Vertrouwelijke informatie Alle personen die handelen in naam van Huis & Erf zijn ervan op de hoogte dat zij een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van vertrouwelijke informatie waarvan zij in verband met de functie op de hoogte zijn. Niet op alle stukken staat “geheim”. Wat is nu vertrouwelijk? Te denken valt aan persoonsgegevens en financiële gegevens van klanten en relaties van Huis & Erf. Daarnaast valt ook voorkennis over beleidsplannen onder vertrouwelijke informatie. In feite betreft het dus alle informatie waarvan men weet dat deze gevoelig ligt dan wel vertrouwelijk is. Ook kennis van eventuele interne problemen valt onder dit begrip. Het oneigenlijke gebruik van (voor)kennis, verkregen uit hoofde van de functie, is niet aanvaardbaar. Sommige medewerkers hebben in hun functie toegang tot vertrouwelijke informatie, omdat zij specifieke dossiers of het computernetwerk beheren. In zo’n positie is extra voorzichtigheid geboden ten aanzien van de vraag aan wie informatie verstrekt wordt. Het zorgvuldig omgaan met informatie vereist dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig opgeborgen worden en dat computerbestanden beveiligd zijn. De media benaderen medewerkers of het bestuur wel eens met een verzoek om (vertrouwelijke) informatie. Bij alle verzoeken van de media dient verwezen te worden naar de directie. Nevenwerkzaamheden en mogelijke belangenverstrengeling Nevenwerkzaamheden zijn alle betaalde en onbetaalde werkzaamheden die medewerkers of bestuurders voor zichzelf of voor derden verrichten. Het antwoord op de vraag, of een bepaalde nevenwerkzaamheid verboden is, is altijd gerelateerd aan de functie. Medewerkers, bestuurders en commissarissen van Huis & Erf doen opgave van al hun bezoldigde en onbezoldigde belangen in bedrijven en instellingen waarmee Huis & Erf zaken doet. Dit geldt ook voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke (leidinggevende) positie bekleden. Voor het verrichten van nevenfuncties door medewerkers gelden de richtlijnen uit de CAO. Nevenwerkzaamheden zijn in elk geval niet toegestaan indien er sprake is van concurrentie, strijdige belangen of indien er sprake is van een kennelijk nadelige invloed op het functioneren. Bezoldigde en onbezoldigde nevenfuncties, waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling, worden geregistreerd. Indien er sprake is van tegenstrijdige belangen kan dit leiden tot terugtreding van de functionaris. Uitgangspunt bij het verrichten van nevenwerkzaamheden is dat ongewenste belangenverstrengeling en zelfs de schijn daarvan wordt vermeden.
TB/Notitie Integriteit Huis & Erf/ 2 november 2004
4
Bovendien is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door Huis & Erf betreft, inclusief de toewijzing van woningen. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Gebruik van eigendommen van Huis & Erf Medewerkers of anderen die werkzaamheden in opdracht van Huis & Erf verrichten mogen nooit zonder uitdrukkelijke toestemming van de leidinggevende of de bedrijfsleider van de servicedienst eigendommen van Huis & Erf gebruiken voor privé-doeleinden. Hierover zijn duidelijke afspraken gemaakt waaraan een ieder zich dient te houden. Onder Huis & Erf eigendommen vallen alle kantoorartikelen, gereedschappen en materialen van Huis & Erf. Onder werktijd surfen op het internet voor privé-doeleinden, even wat kopiëren voor de leden van de voetbalvereniging e.d. Elk geval op zich maakt natuurlijk niet zoveel uit, echter in het totaal wel. We willen en we kunnen niet alles controleren, echter we doen in dit verband een dringend beroep op de eigen verantwoordelijkheid. Uiteraard worden alle gebruikte materialen (incl. kopieën) administratief vastgelegd zodat deze doorbelast kunnen worden via de salarisadministratie. Gedragslijn vermoeden van misstanden Huis & Erf gaat er in principe vanuit dat onze bestuurders, medewerkers en andere betrokkenen die in naam van Huis & Erf handelen, naar beste kunnen en op een integere wijze hun functie vervullen. Zo niet, dan maken zij zich schuldig aan plichtsverzuim. Hier staan sancties op. Indien het vermoeden bestaat dat er strafrechtelijke aspecten kleven aan de gedragingen van medewerkers, bestuurders en andere betrokkenen zal hiervan aangifte worden gedaan. Indien zich interpretatieverschillen voordoen, bespreekt de directeur of de voorzitter dit met betrokkene. Treedt er geen verandering op in de handelingen van de betrokkene dan wordt dit voorgelegd aan een onafhankelijke commissie die als dan benoemd wordt. Huis & Erf verwacht van medewerkers of anderen die werkzaamheden in opdracht van Huis & Erf verrichten dat zij reageren wanneer er iets gebeurt op de werkplek dat in strijd is met de hiervoor genoemde gedragsregels. In alle gevallen waarin getwijfeld wordt, of iets kan of mag, kan de leidinggevende of voorzitter worden aangesproken. Daarbij mogen alle betrokkenen verwachten dat er open en respectvol met een melding omgegaan wordt en de melding vertrouwelijk wordt afgehandeld.
TB/Notitie Integriteit Huis & Erf/ 2 november 2004
5
