INNOVATIEVE CONTROL BIJ EEN INNOVATIEF PROJECT
De aanleg van de hogesnelheidslijn Oosterscheldewerken
is een groots project, enigszins vergelijkbaar
of de aanleg van de Maasvlakte. Het verhaal van de beheersing van dat project zit
vol paradoxen. Aan de ene kant beheersing zoals een controller flexibiliteit. moment,
met de bouw van de
"Wij hebben een spannende opdrachtgever
dat wil, aan de andere kant een grote
die afhankelijk
is van bet politieke klimaat van bet
maar we moeten we! over een paar maanden beton gaan storten".
JAN BLOEM EN JANNIE Roos
Meer kwaIitatieve control clan kwantitatievecontrol.Dat is in grote lijnen het wapen dat Eric Kemperman (35), plaatsvervangendfinancieel directeur-controller a.i. van de projectorganisatie HSL, hanteert om de
innert hij zich."Vroeger yond ik oak dat allesmoest worden beheerst,
miljardeninvesteringdie dit project omvat beheersbaarte houden. Onder kwalitatieve control verstaat Kemperman: veel praten met
cieel-econornischediscipline een bijdrage leveren". Het principebesluit tot het aanleggenvan een hogesnelheidslijnis begin jaren '90 genomen. Met de planologischekernbeslissing(PKB) die enigetijd later voigde,werd
managersen controllersover de essentieledingen en nadrukkelijk oak het selecterenvan mensendie in staatzijn om te denken buiten de platgetreden paden."A1sik eenseven met etike~esmag plakken: alsje een ouderwetsenerd van een controller neerzet die a1leenmaar strak naar de cijfers van de begroting en beheersingin zijn spreadsheetzit te kijken, kan dat "killing" zijn voor bijvoorbeeld een procesalsde wijze van contractering met aannemersdie we hier beogen.De technieken die we gebruiken zijn vrij simpel en traditioneel, maar we willen hier geen mensen die dat in-
maar ik wasteleurgesteldtoen ik het etiket boekhouder kreeg opgeplakt. Daarom had ik met voor dat vak gekozen.Wat ik wi! is vanuit de finan-
duidelijk waar het trace zou gaanlopen. ""Op dat moment", aldus Kemperman, "weet je welke varkensboer (bij wijze van spreken)je moet uitkopen, welke gemeenten gaanmeepraten,welke infrastructureleoplossingenjemoet gaanzoekenin verband met verkeerswegen,waterwegen,natuurgebieden.Vanaf de PKB wisten we waar de HSL ging lopen en wat we qua techniek moestengaanrealiserenoIn die Easekreeg de projectorganisatievorm.
strumentarium heel strak gaantoepassen.A1szo iemand gaatwapperen met de kostenbegroting en roept dat het met kan omdat er geen geld is, clanmoet hij dat aan de ene kant oak zeker doell, claarnodigen we hem nadrukkelijk toe lit, maar tegelijkertijd moet het met zo zijn dat de boekhouder hier het project doet.Dat is steedsde paradoxwaarinje werkt: aan de ene kant loslaten om flexibiliteit en innovatie van de grand te laten kamen, aan de anderekant de boel desnoodsop zijn kop zetten wegens een factuurtje omdat de BTW verkeerd is berekend.We willen een bijdrageleveren aanhet management,we willen aantafel worden gevraagd op basisvan onze deskundigheid,met omdat het handboekAO het voorschrijft.A1shet zo gaat,clanbell je bezig met het creerenvan schijnzekerheid".
Grootboek moet kloppen Kempennan is ruim tweejaar controller bij de HSL. Hij opereertvanuit een eigen bureau en geeft oak trainingen. Zijn motto is dat het grootboek altijd moet kloppen; een been op het financiele beton is noodzaak, maar daarmeezijn we niet klaar. Integendeel,clanbegint het pas.Na de HEAO-BE, MEA deer hij zijn doctoraal bedrijfskunde aan de Erasmus Universiteit met alsspecialisatiemanagementvan verandering."Dat heeft me erg geholpen bij het loskomen van de traditionele benadering", her-
IIDSCH"'FT
CONTROLLING
3 - 2000
Warje in dat stadium nog niet weer, is welke technischeoplossingen je gaatkiezen. In de projectorganisatiekomt op zo'n moment een enorme engineeringcapaciteitbinnen. Beheersaspectenkomen clanal voorzichtig om de hoek kijken. Het zijn in dat stadium weliswaarvooral de ingenieurs die bepalen hoe een project vorm gaatkrijgen, maarje moet alsmanagement natuurlijk wel de randvoorwaarden en projectdoelstellingen in de gatenhouden die de politiek heeft geformuleerd.Alsdie innovarieren ambitieuszijn, zoalsin dit geval,clankun je je wel voorstellendat je her gevaarloopt van steedswildere en duurdere plannen.Daar duikt al her belangvan financiele discipline in de bedrijfsvoering or. Maar je weer nog steedsniet precieswar je gaatbouwen. Na een paarjaar van ontwikkelen van technischeoplossingenwordt er gepraatmet de verschillende partijen zoalspotentiele infi:aproviders,
Stiamatiseren )aarm
klopt, clanslapenwe rustig. Met de beheersingvan de bouw op rich lukt dat nog wel. Maar dat element van die infuprovider, dat drukt je met je
vlak voor de aanbestedingvan de grote bouwcontracten,vind ik dathet beheersaspect "geld" de meesteaandachtbehoort teh~bb(:'n..Jseenmaal
neus op zaken alstotal cost of ownership.We hebben het over een complex project met inbreng van derden,claarkunnen mutatiesin ontstaanals iemand met een goed aanbod komt.Je moet kiezen voor de besteoptie en dat is op zich erg moeilijk, want in feite vergelijk je appelsmet peren. Je probeert de opties dill contant te maken.Dat kunnen we allemaal, dat hebben we geleerd.Maar wat is de werkelijke waarde?Wepraten over een euro lit de exploitatie die in 2030 verdiend moet worden.We praten
de handtekening onder een contract gezet,clanheeft het vooimij geen zill meer over beheersingvan geld na te denken.Dan moet ik de'dostcontrol de boventoon laten voeren om de beheersingvan het overeengekomen bedragter hand te nemen.Aan het begin van het proces,alsje nag voornamelijk een grate denkfabriek bent, die tamelijk creatief en onbelernrnerd moet kunnen nadenken over optimale vervoersoplossingenen technische mogelijkheden, moet je zorgen dat je goede uurtarieven afspreekten een goed registratiesysteem hebt, maar het mag nooit zo wqrden dat de klamrne hand van de boekhouder op het project wordt gelegd. Want clangaje misschienoptimale oplossingenblokkeren omdat er met nag eenshonderd uur aanmag worden besteed.Alsje dat bekijkt in relatie tot de anderekostenkun je op dat moment en in dat deel van het project de teugel best een bee~eloslatenom je aandachtte geven aanzaken
overtechnieken en vervoersconceptendie onderlinge relatieshebben.Je bent geneigd dat onder een financiele noemer te brengen.Moet je ook vooral doell, maar tegelijkertijd - en claarheb je weer de paradox- moet je met de iIIusie hebben dat je de waarheid boven tafel hebt.Wat is een dagvervoer waardin 2018?De prijs is met de waardeen de waardeis met de prijs. De stellingdat de prijs is wat de gek ervoor geeft,is wat rnij betreft honderd procent waar.Je contant gemaaktewaarde,jecijfers,zijn geschikt om te gebruiken in een discussiemet andere mensen die vanuit andere invalshoekenkijken. Je moet alscontroller met de iIIusie hebben datje de waarheid boven tafel hebt gekregen.
IK KAN ME HEEL TRADITIONEEL ERG DRUK MAKEN ALS EEN FACTUUR NIET KLOPT
als risicomanagement, een goed beoordelingssysteemvoor technische oplossingen,een eenduidige adrninistratie en hetstorten van de fundamenten voor een rnanagementinformatiesysteem dat in de rase erna belangrijk zal worden.Alweer die constanteparadox:waarleg ik het Zw;iartepunt van rnijn businesscontrol in de rasewaarin we nu zltten?
Simpele control-instrumenten De control-instrumenten die we gebruiken zijn eigenJijkvrij simpel: planningen,begrotingen,plannenvan aanpak,risico-inventarisatiesen ra~ portages,de bekende dingen. Maar war we vooral doen is hoog gekwali." ficeerde mensen aantrekkenmet een open mind die in onze concepte~ kwmen denken.We werken met met een groat managementinformati~; ;c
Natuurlijk vind je bier terug wat we projectmatig werken noemen. De boeken daaroverhebben we aIlemaalgelezen,de ~ussen hebbenwe
systeem, omdater te veelte snelverandert.
gedaan.Oak de bekendebeheersaspecten vind je terug,maar het gaatveel verderclangeld.In elkeEase van het project geefje eenverschillendenadruk aande verschillendebeheersaspecten.1n het stadiumwaarin we nu litten,
ling, clanben ik zo traditioneel alsher maar kan. Simpeluren maal tanef, cost control, niks spannendsaan.Dan kan ik me echt heel erg druk maken alstwee facturen met kloppen. Maar op her moment dat ik alscontroller
Figuur
De projectorganisatie
10 IRIFT CnNTRnIIIN~
3
HSL
Maar
als
ik
met
een
manager
praat
over
;;" de
begroting
vanzijn
"
~-
TIJD5CHRIFT
CONTROLLING
3 - 2000
bij het afsluitenvan een contract zit, clankom ik met de traditionele instrumenten met ver. Dan moet ik gaan nadenken over zaken die in de toekornst liggen, waar heel wat arbitraire schattingen en risicomanagement aante paskomen, clanwi! ik nog steedskwantificeren en weten wat de rekenkundige grondsiagenzijn, maar clanmoet ik oog hebben voor meer clanalleen de boekhoudkundige kant van de wereld.Dat is nu rnijn grootste zorg. Cost control is op dit moment rnijn belangrijkste instrument om gewoon de begroting te halen,maar eigenlijk vinci ik het veel belangrijker om te spreken van cost awareness. Laatst hebben we weer een begrotingstrajectdoorgevoerd.We hebben een duidelijke en consistente begroting en claarlaten we op rapporteren.Dat moet natuurlijk allemaal,maar altijd zijn er weer mensendie denken: de begroting is er, het ei is weer gelegd.Terwijl een begroting met meer is clanstapeen om tot management accounting te komen. Ik vraag een begroting, vervolgens wi! ik dat managersop elk moment van rapporterenzo veel mogelijk kijken naar het eind van het project. Beheersing is clanmet eenskijken of die eindstand goed is, maar meer of er consistentieis in de verwachting van de eindstand.Als het budget 100 is en na twee maandenwordt een eindstand gerapporteerd van 130, clanmoet ik daarovergaanpraten en kijken hoe hard dat is;maarwat nog veel beiangrijker is,is de vraagwelke maatregelenworden genomen om toch op 100 uit te komen.Als ervervolgens een eindwaardevan 85 wordt gerapporteerd,clanis er reden om claareen gesprekover aante gaan.Altijd vanuit de verwachting dat er een goed verhaalaanten grondsiagligt, zeker,maar dat wi! ik clanwet horen! Op die manier moeten onze controllers prikkelen en sparring partner zijn".
Hoeergishetalslochkosten worden overschreden? 'je klint nooit zeggen:er is een absolutebegroting. Natuurlijk zullen mensengedurendehet project tegenverkeerdeinschattingenen tegenvallersaanlopen.Daarvoor zit er in de begroting een marge die we hebbell geprobeerdte kwantificeren en te onderbouwen op basisvan risicomanagement.Maar in eersteinstantiemoeten managersmaa~len zoeken om overschrijdingmet te laten ontstaan.Lukt dat met, clanzal de projectdirectie bij het departementmoeten aankloppenvoor meer geld.Het zal natuurlijk met gebeuren dat de laatstetien meter spoor met wordt gebouwd omdat het geld op is, maarje zult wel bij het ministerie met heel goede argumenten moeten aankomen om een claim gehonoreerd te krijgen.Je zult alsorganisatiemoeten aantonendatje er allesaan doet om binnen het budget te blijven. Rechtmatigheid en doelmatigheidblijyen belangrijk alshet om overheidsgeldgaat. Wat wel wordt toegestaanis dat binnen de deelbudgettenoverschrijdingen worden gecompenseerdmet onderschrijdingen.We werken met het concept van integraal managementen clanmoet je consequentzijn. Onderschrijdingen moeten wel worden gemeld, maar ze worden met ingepikt. Dat rou de doodsteekzijn voor het integraal-managementconcept. Dan gaanmanagerstoch proberen uit te komen onder het inlevefen van geld en kom je in een situatie dat allesop papier rnisschienwel klopt, maar van echte beheersingen commitment en een prikkelende rol van de controller is clannatuurlijk geen sprake".
voor de elektronischetechniek die daaroverheenligt. Kempennan spreekt van een "digitaaltechnische bovenbouw en een civieltechnischeonderbouw" waartussenveel interactie is, met name in de bouwlogistiek. De HSL-controllers speuren in de rapportages naar die raakvlakken: als managerX rapporteertdat hij op een bepaaldmoment met een klus k1aar is tegen bepaaldekosten,klopt dat clanmet de planning van managerY die juist ernaastbezig is?Dit soort raakvlakkenbestaathorizontaal en verticaal,ze worden in kaart gebrachten de taakvan de controllersis claarde juiste businesscontrols bij te zoeken.Kempennan:"Bij de een zegje clan sorns:bet is nu even met belangrijk datjij een bee~eoverje budget gaat, want dat geeftjuist tijdwinst bij de ander,waardoor we geenboeteclausuleskrijgen, of een incentive lien voor kostenbesparingof wat clanoak. Dus per saldostaanwe jou toe om te overschrijdenom je buunnan meer tijd te gur1nenom ...vul maar in. Op die manier managenen sturenbetekent datje op dat moment op die plaatsbet beheersaspect 'geld' evenminder belangrijk vindt omdat je prioriteit geeft aan bet beheersaspect 'tijd'
Raakvlakken De HSL-controllers worden ook geacht rich te bemoeien met wat
bij de buurman. Waar wij dusvoor zorgen is dat de kwaliteit van de controllers op de verschillendeplekken hoog is en dat de denkwijze van die mensenmet
Kemperman raakvlakkenmanagementnoemt. De totale projectorganisatie is opgedeeldin vier deelprojecten:stations,vervoer, infraprovider en
zo traditioneelis dat zij alleenmaarbestekkengaannapluizen.Vakmanschap is misschienwel ons belangrijkste control-instrument. Ik heb liever een
uitvoering. De eerstedrie zijn voornamelijk "denktanks" en wat gelds-
goed gesprekmet een vakman clan een kubiekemeter papier van zijn
waardebetreft relatiefklein: enkele tientallen miljoenen per deelproject. Van de begrote tien miljard gulden gaat95 procent naar het deelproject "uitvoering". Dit is weer uitgesplitstin zesprojectbureaus:vijf die geografisch zijn onderverdeelden elk een stuk van de lijn gaanbouwen en een
assistent". .
12 TIJDSCHRIFT CONTROlliNG
3 - 2...
DRS.J.G. BLOEMRA CMC is alspartner verbonden aan Bloem & RosendaalOrganisatieAdviseursin De Bilt
