Databank personeelsbezetting Nieuwsflits naar aanleiding van het project databank personeelsbezetting Een vergelijkend onderzoek voor Vlaamse gemeenten Geachte secretaris, Beste medewerker, CC Consult startte in 2010 met de opmaak van een databank van personeelsbezettingen. Daarbij wordt de aanwezige personeelscapaciteit per domein in relatie geplaatst tot vaak voorkomende producten en dienstverleningsindicatoren. Sinds mei 2015 staat een nieuwe databank klaar voor de update van de gegevens. Meer dan 100 besturen gaven aan bereid te zijn deel te nemen aan het onderzoek.
81 BESTUREN ZIJN OP HEDEN OOK EFFECTIEF GESTART MET GEGEVENS TE INVENTARISEREN ! Uw bestuur kan nog steeds deelnemen. Vraag snel uw unieke weblink op bij onze projectmedewerkers.
In bijlage aan deze nieuwsbrief kan u de FAQ, die we tot op heden ontvingen, terugvinden. Ze kunnen interessant zijn voor uw collega’s. Neem ze gerust even door, zo bent u zeker van een correcte deelname. In november 2015 zal uw bestuur nog door één van onze medewerkers worden gecontacteerd om de ontvangen personeelsgegevens te checken en aanvullend na te gaan wat de niveauverdeling is binnen uw bestuur. Dit is nodig om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de bezetting. In januari 2016 mag u de resultaten van deze unieke inventarisatie voor uw bestuur verwachten. Wij danken u alvast voor u medewerking! Luc De Bock Afgevaardigd bestuurder CC Consult
UW GEGEVENS IN VEILIGE HANDEN
CONTACTEER CC CONSULT!
CC Consult garandeert de vertrouwelijkheid van uw gegevens. Uw gegevens worden niet doorgegeven aan andere organisaties en enkel vergelijkend en anoniem weergegeven aan de andere deelnemende besturen.
02/363 15 25 Projectmedewerkers
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] www.ccconsult.be
FAQ’s - ALGEMEEN HEBBEN JULLIE DEZE OPDRACHT GEKREGEN VANUIT DE PROVINCIE OF VLAANDEREN OF DOEN JULLIE DIT OP EIGEN INITIATIEF VOOR DE LOKALE BESTUREN ? Wij doen deze opdracht uit eigen initiatief. We stellen vast dat heel wat besturen hun personeelsinzet wensen te vergelijken met andere besturen. en als adviesbureau houden we graag voeling met wat de lokale besturen.
WIJ VINDEN EEN AANTAL PUNTEN NIET TERUG IN JULLIE VRAGENLIJST . HET GAAT OM ONDERWIJS , KINDERDAGVERBLIJVEN , ONTHAALOUDERS, BIBLIOTHEEK , OVERHEIDSOPDRACHTEN , SCHOONMAAK EN OPENBARE WERKEN . We zijn er ons van bewust dat niet alle taken waar lokale besturen vandaag op inzetten zijn opgenomen in de vragenlijst. Enerzijds worden bepaalde gegevens al ter beschikking gesteld via een ander kanaal of zijn de personeelsnormen decretaal bepaald. Hierbij denken we voornamelijk aan de vergelijking van de cijfers van bibliotheken (www.bibliotheekstatistieken.be) en de kinderdagverblijven. Anderzijds zijn sommige domeinen moeilijk te vergelijken omdat de inhoud die ieder bestuur eraan geeft erg verschillend is (bijvoorbeeld aankopen en overheidsopdrachten).
NIET ALLE ASPECTEN DIE DEEL UIT MAKEN VAN MIJN DOMEIN KOMEN TERUG IN DE VRAGENLIJST. We hebben getracht om de meest relevante aspecten te bevragen. Alle aspecten van een domein opvragen, zou ons te ver leiden en zou de inventarisatieoefening danig verzwaren. De aspecten dienen vooral om de aanwezige personeelscapaciteit te kaderen.
WAT GEBEURT ER MET ONZE GEGEVENS WANNEER WE DE VRAGENLIJST HEBBEN AFGEROND? WORDEN DEZE GEGEVENS NOG VOOR ANDERE DOELEINDEN GEBRUIKT ? De gegevens worden rechtstreeks in de databank weggeschreven. Na de studie en de rapportering kunnen de gegevens worden gebruikt als referentie voor organisatiestudies die CC Consult in opdracht van een bestuur uitvoert. Hier geldt echter dat er enkel met de gemiddeldes zal worden gewerkt. Geen enkel ander bestuur zal ooit inzage krijgen in de individuele resultaten van één bestuur.
HOE BEREKENEN WE NET HET AANTAL FTE DAT ER WORDT GEVRAAGD IN TE VULLEN? De huidige effectieve bezetting wordt opgevraagd, dus niet de bezetting zoals in de formatie opgenomen voor het betrokken domein. Het is belangrijk dat er niet rechtstreeks het aantal FTE van een bepaalde dienst wordt weergegeven, maar wel het aantal FTE die de taken binnen het betrokken domein voor hun rekening nemen. Enkele voorbeelden kunnen dit verduidelijken: In ons bestuur werkt er een “jeugd- en toerismeconsulent” voor 1 FTE. Zij besteedt ongeveer 80% van haar tijd aan het jeugdwerk en 20% aan toerisme. Je kan 0,8 FTE invullen bij de gevraagde bezetting voor het domein jeugd. Indien er daarnaast nog andere personeelsleden zich ook bezig houden met jeugdwerk (bv. een administratief medewerker), zal niet enkel de jeugd- en toerismeconsulent, maar ook de tijd van deze personeelsleden moeten worden opgenomen.
Een eigen IT-er hebben wij niet in dienst, daarvoor zijn we te klein. Onze communicatieambtenaar helpt ons verder bij kleine problemen voor ongeveer 10% van zijn tijd. We doen wel beroep op externe ondersteuning. Deze persoon komt een halve dag per week en op afroep. Dat is ongeveer 1 dag per maand extra. Hiervoor vult u in 0,35 FTE in. Hoe komen we hieraan? 0,1 FTE (eigen communicatieambtenaar) + 0,2 FTE (vaste ondersteuning) + 0,05 FTE (inschatting van de ITer op afroep) = 0,35 FTE in totaal dus. Niet alleen op de personeelsdienst van de gemeente zijn er medewerkers die zich bezighouden met personeelszaken, ook op onze kunstacademie werkt een administratief medewerker (1 FTE) die zich bezighoudt met personeelsbeheer en –beleid, vnl. van het personeel dat tewerkgesteld is in de academie. Er zal met deze functie zeker moeten rekening gehouden worden bij het domein “personeel”. Daar kan het aantal koppen & FTE worden ingevuld, excl. en incl. het personeel voor onderwijs. De tewerkstelling van dit personeelslid zal dus moeten worden opgeteld bij het aantal FTE dat er verder is in de personeelsdienst. Bij het opmerkingenveld kan wel worden toegevoegd dat 1 FTE enkel instaat voor het personeel voor onderwijs, zodat we er verder rekening mee kunnen houden. Onze financieel beheerder werkt 60% voor gemeente en 40% voor OCMW. Je kan 0,6 FTE optellen bij de verdere bezetting van de dienst.
We raden u van harte aan in het opmerkingenveld uw specifieke situatie te verduidelijken. Deze oefening is géén exacte wetenschap, wel een inschatting die uw eigen bestuur richting moet geven over de eigen situatie.
FAQ’s - DOMEINSPECIFIEK
DOMEIN BURGERZAKEN WAT WORDT NET BEDOELD MET UITTREKSEL BURGERLIJKE STAND? Dit betreft het aantal aktes en uittreksels uit het register samen. Dit kunnen zowel geboorte-, huwelijks-, overlijdensaktes etc. zijn.
DOMEIN FINANCIËN IK ZIE “BOEKEN REKENINGUITTREKSELS” IN JULLIE VRAGENLIJST STAAN. WORDT HIERMEE HET AANTAL ONTVANGEN REKENINGUITTREKSELS OP ZICH BEDOELD ( VOORBEELD 2 REKENINGEN MET ELK 10 UITTREKSELS OP JAARBASIS GEEFT ONS 20) OF HET AANTAL VERRICHTINGEN (DETAILLIJNEN ) VAN ALLE REKENINGUITTREKSELS SAMEN (2 REKENINGEN MET 10 UITTREKSELS PER REKENING MAAR IEDERE MAAL 3 DETAILLIJNEN RESULTEERT IN 60). We bedoelen hier het aantal verrichtingen (detaillijnen), in het voorbeeld gaat het dus om 60 uittreksels.
WAT WORDT BEDOELD MET ‘ENTITEITEN DIE DOOR DE FINANCIËLE DIENST BEDIEND WORDT’? De gemeentelijke organisatie tellen we als één entiteit. AGB’s, VZW’s zijn andere entiteiten. Een entiteit komt dus neer op elk “orgaan” waarvoor men een budget en jaarrekening moet opmaken.
ONZE FINANCIËLE DIENST IS AL VOLLEDIG GEÏNTEGREERD VOOR GEMEENTE EN OCMW. HOE GEEF IK NU DE BEZETTING IN? In dit geval mag uw bestuur de gegevens van de beide entiteiten ingeven. Er moet dus geen splitsing worden gemaakt van de gegevens. Vermeld zeker bij het opmerkingenveld dat uw bestuur over een geïntegreerde dienst beschikt en wat in grote lijnen de verdeling is van de twee besturen t.o.v. elkaar. (bv. 60% OCMW en 40% gemeente).
DOMEIN ICT WAT IS EEN CRM-PAKKET? Dit staat voor “customer relationshop management” en duidt op de aanwezigheid van een applicatie waarmee klantgegevens over domeinen en diensten heen worden gecombineerd. Bovendien kan dit pakket ook aan het onthaal worden ingezet om de klant snel naar de juiste dienst te leiden.
DOMEIN PERSONEEL WAT WORDT BEDOELD MET AANWERVINGEN ? ZIJN DIT ALLE VOLLEDIGE SELECTIEPROCEDURES DIE WE DOORLOPEN OF GAAT DIT OVER ALLE NIEUWE CONTRACTEN (INCLUSIEF VERVANGINGEN VAN KORTE DUUR, ….)? Met aanwervingen bedoelen we alle selectieprocedures (ook bevorderingen en interne mutaties). Deze procedures gelden zowel voor zowel contracten van bepaalde als onbepaalde duur.
WAT IS HET VERSCHIL TUSSEN AANWERVINGEN EN NIEUWE MEDEWERKERS ? Een aanwerving leidt niet steeds tot een nieuwe medewerker. Een aanwerving is aldus ruimer dan een nieuwe medewerker. Kort gesteld kan je een aanwerving vergelijken met een volledige procedure. Enkele voorbeelden kunnen dit verduidelijken: o Een aanwervingsprocedures waarin niemand geslaagd is: dit is een aanwerving maar geen nieuwe medewerker o Een bevordering van interne medewerkers: dit is een aanwerving maar geen nieuwe medewerker o Het oppikken van een medewerker uit een werfreserve: dit is een nieuwe medewerker, maar geen nieuwe aanwerving.
DOMEIN UITVOERINGSDIENSTEN WAAROM WORDT ER ENKEL GEVRAAGD NAAR TECHNISCH EN LEIDINGGEVEND PERSONEEL VAN DEZE DIENSTEN ? HET ADMINISTRATIEF PERSONEEL VIND IK NIET TERUG. Er wordt inderdaad niet naar het administratief personeel gevraagd, omdat dit niet altijd rechtstreeks te koppelen is aan één domein. Vaak zijn medewerkers van de uitvoeringsdiensten ook gekoppeld aan andere domeinen (zoals bijvoorbeeld stedenbouw of milieu). Dit maakt vergelijking tussen besturen moeilijk.
