KONSEP INFORMASI
1
DATA dan INFORMASI z
DATA benda, kejadian,aktivitas, dan transaksi, yg tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai
z
INFORMASI data yg telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yg menggunakana data tersebut (Mc Fadden,dkk)
z
Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin berupa informasi bagi tingkat lainnya
z
Nilai informasi berhubungan dgn keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan 2
Ciri – Ciri INFORMASI BENAR ATAU SALAH Informasi berhubungan dgn kebenaran terhadap kenyataan BARU Informasi benar-benar baru bagi si penerima TAMBAHAN Informasi dapat memperbaharui / memberikan perubahan terhadap informasi yg telah ada KOREKTIF Informasi dapat digunakan utk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yg salah /kurang benar PENEGAS Informasi dapat mempertegas informasi yg telah ada sehingga keyakinan thd informasi semakin meningkat
3
Model Sistem Komunikasi MODEL SHANNON & WEAVER
4
Model Sistem Komunikasi Model ini terdiri dari lima elemen : z
INFORMATION SOURCE
: adalah yang memproduksi pesan
z
TRANSMITTER
: yg menyandikan pesan dalam bentuk sinyal
z
CHANNEL
: adalah saluran pesan
z
RECEIVER
: adalah pihak yang menguraikan atau mengkonstruksikan pesan dari sinyal
z
DESTINATION
: adalah dimana pesan sampai
z
DISTORSI
: disebabkan oleh suatu operasi yg diketahui dan dapat dikoreksi oleh operasi lain
z
BISING
: adalah gangguan tidak menentu dan tidak terduga 5
Redudansi z
sesuatu yang bisa diramalkan atau diprediksikan (predictable) dalam suatu pesan. Apabila prediktabilitasnya tinggi (high predictable), maka informasinya rendah (low information). contoh : Jika saya berjumpa dgn seorang teman di jalan dan berkata “Helo”, maka saya memiliki pesan yang sangat bisa diramalkan atau redundan (Highly predictable, highly redundant).
z
Redundansi membantu mengatasi kekurangan-kekurangan dari saluran yang mengalami gangguan. (jalur komunikasi yang noise) contoh :
ejakata: copy Æc o p y, gift Æg i f t, dll.
6
Entropi z
konsep acak (randomness), di mana terdapat keadaan yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika prediktabilitas / kemungkinannya rendah (low predictable) dan informasi yang ada tinggi (high information).
z
Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai sarana untuk memperbaiki komunikasi, entropi dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi. Biasanya dikaitkan dgn khalayak yg mempunyai tingkat homogenitas tinggi/spesifik. 7
Reduksi Data •
Mengurangi data (banyaknya data) yang disimpan /disajikan untuk dipakai manusia.
Reduksi data terdiri dari : z Klasifikasi data dan Kompresi z Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian z Inferensi (Pengambilan Keputusan ) Klasifikasi data dan Kompresi Sistem dapat menggolongkan data utk mengurangi volume data. Klasifikasi secara keseluruhan yg berbeda-beda menyatakan pemampatan / kompresi data. 8
Reduksi Data Klasifikasi data z Data Kualitatif : Berupa kategori yang tidak berbentuk angka z Nominal : perlu sub bagian utk mengelompokkan dan mendeskripsikan data z Ordinal : perlu urutan peringkat Data Kuantitatif : dinyatakan dengan angka z Diskrit : data dalam bilangan pasti (bulat), diperoleh dgn cara mencacah z Kontinyu (continue) : data dalam bilangan decimal, diperoleh dengan cara menghitung Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian ada banyak transaksi & peristiwa-peristiwa yg merupakan informasi dalam pengambilan keputusan. 9
Reduksi Data Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambil keputusan misalnya : DIREKTUR : meringkas penjualan dgn total penjualan per daerah MANAGER PENJUALAN : meringkas penjualan berdasarkan masing – masing wiraniaga dan berdasarkan produk Contoh : Sikap pelanggan yg diterima wiraniaga, perubahan kebijakan agen-agen & kondisi keuangan para pensuplai. Pesan-pesan ini diringkas dalam berbagai cara dalam perjalanannya menuju puncak organisasi. Efisiensi komunikasi tergantung pada metode keorganisasian utk mendapatkan data & saluran komunikasi yg tersedia 10
Reduksi Data Inferensi (Pengambilan Keputusan ) mereduksi data dgn cara mengambil keputusan dari seperangkat data & inferens ( bukan data yg resmi) utk dikomunikasikan dalam organisasi Contoh pesan inferensi : Dugaan peranan lembaga antirust dalam merger pada periode mendatang. Data ini tidak memiliki kepastian, tetapi penerima inferensi mengandalkan data ini.
11
Mutu INFORMASI Mengukur kualitas dari informasi, bisa dilihat dari 3 pilar yang harus diperhatikan: z Akurat Informasi dikatakan akurat yaitu informasi harus jelas mencerminkan maksud yang disampaikan dan harus bebas dari kesalahan-kesalahan serta tidak bias atau menyesatkan. z Tepat Waktu Informasi yang dikirimkan dan sampai kepada penerima informasi haruslah tepat waktu dan tidak boleh terlambat. z Relevan Informasi dikatakan relevan apabila informas itsb harus bermanfaat bagi si penerima informasi. Relevansi informasi yang diterima oleh masing-masing penerima sangatlah berbeda-beda. 12
Mutu INFORMASI z
Nilai dari suatu informasi ditentukan dari 2 hal, yaitu: 1. Manfaat Informasi 2. Biaya mendapatkan informasi
z
Dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dgn biaya mendapatkannya.
z
Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dgn nilai uang, akan tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya.
z
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dgn analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.
13
Sumber – Sumber Kesalahan •
Metode pengukuran & pengumpulan data yg salah
•
Tidak mengikuti prosedur pengolahan yg benar
•
Data hilang atau tidak terolah
•
Kesalahan batas atau mengkoreksi data
•
File historis / induk yg salah
•
Kesalahan dalam prosedur pengolahan (salah program)
•
Kesalahan yg disengaja 14
Sumber – Sumber Kesalahan Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diatasi dgn : •
Pengendalian intern utk mengatasi kesalahan
•
Audit intern dan ekstern
•
Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data
•
Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran & pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yg mungkin terjadi
15
Usia INFORMASI Menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan hingga saat sekarang. 2 (dua) Aspek yang mempengaruhi : •
Interval Informasi dihasilkan secara periodik
•
Keterlambatan (delay) lamanya waktu berlalu setelah akhir suatu interval sampai informasi tersebut berada di tangan penerima.
16
Usia INFORMASI Dibedakan 2 jenis data : 1. Data kondisi yg berhubungan dgn sebuah titik waktu contoh : persediaan barang pada 31/12/1999. 2. Data operasi yg mencerminkan perubahan dalam satu periode tertentu contoh : sediaan barang yg dipakai selama sebulan / penjualan selama seminggu. 17
Usia INFORMASI i = interval informasi Æ interval antara laporan-laporan d = waktu penundaan pengolahan antara akhir interval informasi & terbitnya laporan utk manajemen
Informasi kondisi Usia maksimum
Informasi operasi
d+i
d + 1.5 i
Usia rata-rata
d + 0.5i
d+i
Usia minimum
d
d + 0.5 i
18
Fungsi INFORMASI z
Menambah pengetahuan / mengurangi ketidakpastian pemakai informasi
z
Memberikan suatu dasar kemungkinan untuk menanggapi seleksi kepada pengambil keputusan
z
Memberikan standar-standar, aturan ukuran dan aturan keputusan untuk penentuan & penyebaran tanda-tanda kesalahan & umpan balik guna mencapai tujuan.
19
Biaya INFORMASI z
Biaya perangkat keras
z
Biaya Analisis, perancangan & pelaksanaan sistem
z
Biaya untuk tempat & faktor-faktor lingkungan
z
Biaya perubahan yang merupakan biaya perubahan dari satu metode ke metode lain
z
Biaya operasi
20
Nilai INFORMASI z
Mudah diperoleh
z
Luas & Lengkap
z
Ketelitiannya
z
Relevansinya
z
Tepat waktu
z
Kejelasan
z
Keluwesan
z
Dapat dibuktikan
z
Tidak ada prasangka
z
Dapat diukur
21
