DATA BASE DESIGN FOR POWER ONE AGENCY PT. A.J. SEQUISLIFE Anthony Tan1, Teo Fendi2, Suwandi3, Suparto Darudiato4 1,2,3,4
School of Information Systems Jln. K.H Syahdan 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
ABSTRACT RESEARCH OBJECTIVES is to analyze business systems running on Power One Agency PT. AJ Sequislife to design a database system as needed for Power One Agency PT. A.J Sequislife. RESARCH METHODS, were done by observations of the running system by doing internship at the company and interviewing the relevant parties such as managers and staff. ANALYSZES were conducted with the study of literature in books and scientific literature related to the thesis topic. RESULT ACHIEVED is a database system and application programs that can be utilized in the company’s business. THE CONCULSION of this thesis are system database covers registration of agent, client, product, categories of products, branches, staff, policies and SPAJ (Life Insurance Demand Form) that can be accessed by Power One Agency parties; designed database system supports in manipulating data (insert, update, delete, select) of branch, staff, agent, position, SPAJ, rider, district, sub-district, municipal, provincial, banks, currencies, products and categories of products using a user friendly application; Database system is designed to facilitate staff in making reports and to facilitate staff in documenting company’s files. Keyword : Database, systems, systems information, insurance,policies ABSTRAK Tujuan penelitian adalah menganalisis sistem bisnis berjalan pada perusahaan untuk merancang sistem basis data sesuai kebutuhan Power One Agency PT. A.J SEQUISLIFE. Metode penelitian adalah melakukan pengumpulan data dengan cara observasi terhadap sistem berjalan dengan melakukan internship pada perusahaan dan wawancara terhadap pihak perusahaan. Melakukan analisis dengan studi kepustakaan pada buku-buku dan literatur ilmiah yang berkaitan dengan topik skripsi. Hasil penelitian adalah dihasilkannya basis data, sistem informasi dan program aplikasi yang dapat dimanfaatkan perusahaan dalam menjalankan bisnis. Simpulan sistem basis data yang dirancang mencakup pendaftaran agen, pembuatan polis dan SPAJ (Surat Permintaan Asuransi Jiwa) baru yang mendukung proses bisnis pihak Power One Agency PT. A.J SEQUISLIFE; Sistem basis data yang dirancang ini mendukung dalam memanipulasi data (insert, update, delete, select) cabang, staff, agen, jabatan, produk ,kategori produk dan SPAJ (Surat Permintaan Asuransi Jiwa), dengan menggunakan aplikasi yang user friendly; Sistem basis data yang dirancang ini memudahkan bagian level atas untuk membuat laporan bulanan tanpa harus melakukan input data manual setiap harinya dan sistem basis data yang dirancang ini memudahkan karyawan untuk mendokumentasi berkas-berkas perusahaan Power One Agency pada PT A.J SEQUISLIFE. Kata Kunci : Database, sistem, sistem informasi, asuransi, polis
PENDAHULUAN Perkembangan teknologi dan informasi yang pesat dewasa ini, tidak dapat dipungkiri telah memasuki berbagai aspek kehidupan. Begitu juga pada dunia bisnis, teknologi informasi ini diterapkan dan merupakan salah satu aspek yang berperan dalam meningkatkan kualitas pelayanan maupun produk. Sistem basis data merupakan salah satu komponen terpenting dalam penerapan teknologi informasi. Dengan adanya basis data perusahaan dapat menyimpan data dalam jumlah yang besar dan mengakses lebih cepat dan terstruktur serta dapat mengelola data dengan lebih baik dan akurat serta mengintegrasikan semua data dari seluruh cabang yang dimiliki. Bahl, Sharma, & Rajpal, (2011, p2) mengatakan bahwa efisiensi perancangan database akan membawa hasil yang baik. Dengan adanya teknologi informasi, organisasi memiliki nilai tambah yang dapat menjadi keunggulan dalam bersaing dengan oganisasi bisnis lainnya. Power One Agency PT. A.J. Sequislife didirikan pada tanggal 17 Agustus 2009 yang kini telah memiliki sembilan cabang agency sendiri yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang asuransi. Dalam menjalani bisnis, data yang ada pada perusahaan tidak terkomputerisasi dan tidak ada integrasi antar cabang dan pusat, sehingga untuk menghasilkan laporan bulanan maupun tahunan, para eksekutif harus melakukannya sendiri dengan mengumpulkan produksi setiap cabang lalu melakukan perhitungan dan membuat laporan yang dibutuhkan secara manual. Dengan adanya hal tersebut, maka akan dirancang sebuah sistem basis data yang mengintegrasikan data dari berbagai bagian perusahaan untuk mempermudah perusahaan untuk mengelolah dan menganalisis dan atau informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ranjana dan Kleiner (2005, p1), menyoroti tentang keadaan dan kondisi dewasa ini yang kompetitif, maka sistem informasi menyediakan keuntungan bagi bisnis. Sistem akan meningkatkan strategi yang berdampak pada penurunan biaya produksi dan mengidentifikasi potensi segmen pasar. Berikut adalah penjelasan dari masalah-masalah tersebut yang menjadi kendala : • Perlunya waktu yang lama dalam mencari informasi yang diperlukan oleh nasabah atau agen karena semua data seperti data agen, SPAJ, Polis ataupun data tentang produk masih belum terkomputerisasi sehingga saat ingin melakukan pencarian informasi untuk agen atau nasabah akan memakan waktu yang lebih lama untuk mencarinya sehingga menunda aktivitas lainnya yang seharusnya dikerjakan. • Seringnya terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan dan keterlambatan pengumpulan laporan dari kantor cabang disebabkan oleh proses pembuatan laporan yang masih dilakukan dengan cara perhitungan manual dengan data yang
sangat banyak dan besar angkanya. Data-data dari kantor cabang tidak terintegrasi dalam satu pusat sehingga menyebabkan keterlambatan pengumpulan laporan kepada atasan dikarenakan lamanya pembuatannya dan menyebabkan atasan tidak dapat membuat keputusan yang penting bagi perusahaan demi masa depan dari perusahaan. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah :
• Menganalisis proses bisnis Power One Agency PT. A.J. Sequislife. • Merancang sistem basis data berdasarkan analisis yang telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan Power One Agency PT. A.J. Sequislife. METODE PENELITIAN Dalam penyusunan skripsi ini, dibutuhkan data-data serta materi dan referensi yang mendukung. Maka dilakukanlah beberapa metode penelitian yang mendukung penyusunan skripsi ini. Beberapa metode yang digunakan adalah : 1. Pengumpulan data • Observasi Melakukan observasi terhadap sistem berjalan dengan melakukan internship pada perusahaan.
• Wawancara Melakukan wawancara terhadap pihak-pihak yang terkait seperti manager dan staff.
• Studi Kepustakaan Melakukan peninjauan pada buku-buku dan literatur ilmiah yang berkaitan dengan topik skripsi. 2. Analisis sistem berjalan Metode analisis yang digunakan adalah menggunakan rich picture dan Flowchart dari UML untuk menggambarkan proses yang sedang berjalan dan menggambarkan aliran dokumen pada Power One Agency PT. A.J Sequislife, serta menganalisis masalah dan kebutuhan informasi berdasarkan John Ward dan Joe Peppard dari tujuan yang ingin dicapai. 3. Perancangan basis data Metodologi Perancangan basis data yang digunakan adalah metode menurut Connolly dan Begg (2010) yang mencakup : • Conseptual database design Melakukan conceptual database design dengan menentukan tipe entitas, tipe relasi, menghubungkan atribut dengan entitas, menentukan domain atribut, menentukan candidate key disetiap entitas, pengecekan redundansi, dan melakukan peninjauan ulang dengan user. • Logical database design
Melakukan logical database design untuk melanjutkan data konseptual ke dalam data logikal • Physical database design Melakukan physical database design untuk mengimplementasikan secara fisikal dari model data logical yang telah dirancang.
HASIL DAN BAHASAN ERD setelah Normalisasi
G ambar 1 ERD hasil Normalisasi
Rancangan Mekanisme Keamanan Mekanisme keamanan dibuat untuk membatasi hak akses pada basis data. Berikut tabel yang menggambarkan mekanisme keamanan basis data. Tabel 1 Rancangan Mekanisme Keamanan (1) Pengguna
DB Admin
New Business
Keagenan
Office Manager
Entitas I
R
U
D
I
R
U
D
I
Cabang Staff
R
U
D
I
X
R
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Agen
X
X
X
X
Kontak_agen
X
X
X
X
Test_AAJI
X
X
X
X
X
Detil_test_AAJI
X
X
X
X
X
SPAJ
X
X
X
X
Ahli_waris
X
X
X
X
Rider
X
X
X
X
Investasi
X
X
X
X
Polis
X
X
X
X
Pemegang_Polis
X
X
X
X
Kontak_PP
X
X
X
X
Tertanggung
X
X
X
X
Kontak_TT
X
X
X
X
Instansi
X
X
X
X
Pembayar
X
X
X
X
Produk
X
Kategori_Produk
X
Kelurahan
X
X X
X
D
X
Jabatan
RK
U
X X
Kecamatan
X
X
Kotamadya
X
X
Propinsi
X
X
Bank
X
X
Mata_uang
X
X
Tabel 2 Rancangan Mekanisme Keamanan (2) Pengguna
Branch Manager
Vice Precident
Associate VP
Regional VP
Entitas I
R
U
D
X
X
X
X
X
X
Agen
X
Kontak_agen
X
Test_AAJI
X
Detil_test_AAJI
X
SPAJ
Cabang
I
R
U
D
I
R
U
D
I
R
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Ahli_waris
X
X
X
X
Rider
X
X
X
X
Investasi
X
X
X
X
Polis
X
X
X
X
Staff Jabatan
Pemegang_Polis
X
X
X
X
X
X
Kontak_PP
X
X
X
X
X
X
Tertanggung
X
X
X
X
X
X
Kontak_TT
X
X
X
X
X
X
Instansi
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Pembayar
X
Produk
X
X
X
X
Kategori_Produk
X
X
X
X
RK
X
X
X
X
Kelurahan
X
X
X
X
Kecamatan
X
X
X
X
Kotamadya
X
X
X
X
U
D
Propinsi
X
X
X
X
Bank
X
X
X
X
Mata_uang
X
X
X
X
Struktur Menu
Gambar 2 Rancangan Struktur Menu Keterangan :
• Manager pada struktur menu merujuk pada Office Manager, Branch Manager, Executive Manager • VP pada struktur menu merujuk pada Vice President, Associate Vice President dan Regional Vice President
Rancangan Layar Setelah dilakukan analisis dan merancang basis data, maka tahap selanjutnya adalah merancang rancangan layar. Berikut beberapa contoh tampilan rancanga layarnya.
Logo Perusahaan
Username
X---------------8-------------X
Password
X---------------50-------------X
X-------15-------X
Submit
Copyright
ambar 3 Rancangan Layar Login
G
Gambar 4 Rancangan Layar Home
Gambar 5 Rancangan Layar Home SPAJ
SIMPULAN DAN SARAN Setelah menganalisis dan merancang sistem basis data pada Power One Agency di PT. A.J Sequislife maka dapat diambil simpulan sebagai berikut: 1. Sistem basis data yang dirancang mencakup pendaftaran agen, pendaftaran nasabah, produk, kategori produk, cabang, staff, polis dan SPAJ (Surat Permintaan Asuransi Jiwa) yang dapat diakses oleh pihak Power One Agency pada PT. A.J SEQUISLIFE. 2. Sistem basis data yang dirancang ini mendukung dalam memanipulasi data (insert, update, delete, select) cabang, staff, agen, jabatan, SPAJ, rider, kelurahan, kecamatan, kotamadya, propinsi, bank, mata uang, produk dan kategori produk dengan menggunakan aplikasi yang user friendly. 3. Sistem basis data yang dirancang ini memudahkan bagian level atas untuk membuat laporan bulanan tanpa harus melakukan input data manual setiap harinya. 4. Sistem basis data yang dirancang ini memudahkan karyawan untuk mendokumentasi berkas-berkas perusahaan Power One Agency pada PT A.J SEQUISLIFE. Beberapa saran yang diberikan untuk pengembangan lebih lanjut terhadap sistem data yang telah dirancang ini antara lain: 1. Mengembangkan sistem basis data ini agar terintegrasi ke seluruh cabang baik di luar ataupun di dalam daerah. 2. Memperluas ruang lingkup hingga mencakup seluruh bagian perusahaan. 3. Merancang aplikasi BI Dashboard untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen tingkat atas. 4. Membuat web front-end untuk memudahkan nasabah mendapatkan informasi yang diinginkan.
REFERENSI Bahl, B., Sharma, V., & Rajpal, N. (2011). TOPO-NET SPATIAL ENTITY RELATIONSHIP. International Journal of Database Management Systems (IJDMS) , 03. Connoly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management Fifth Edition. Boston: Pearson Education. Kandiyala, R., & Kleiner, B. H. (2005). New Development Concerning Business Information Systems.
RIWAYAT PENULIS Anthony Tan lahir di Duri pada tanggal 2 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Saat ini bekerja sebagai sales manajer di Kairos. Teo Fendi lahir di Batam pada tanggal 2 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Penulis aktif di Organisasi Kemahasiswaan HIMSISFO Universitas Bina Nusantara sebagai aktivis. Suwandi lahir di Selat Panjang pada tanggal 28 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Penulis aktif di Organisasi Kemahasiswaan WUSHU Universitas Bina Nusantara sebagai Ketua WUSHU periode 2011/2012.
