38
3.1
ANALISA SISTEM
3.1.1 Tujuan Analisa Berdasarkan uraian singkat yang dipaparkan pada latar belakang masalah, maka dapat diidentifikasi permasalahannya sebagai berikut : 1.
Pengolahan data penjualan, dan data pelanggan masih menggunakan MS.excel, sehingga belum begitu terstruktur.
2.
Pencarian data yang relatif lamban.
3.
Banyak menggunakan dokumen.
3.1.2 Prosedur Penjualan Motor Prosedur penjualan ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu prosedur Penjualan tunai dan prosedur penjualan kredit. Yaitu sebagai berikut :
A.
Prosedur Penjualan Secara Tunai. Proses penjualan tunai berhubungan dengan pelanggan, admin, dan menager.
Prosedur dari penjualan tunai antara lain : 1.
Pelanggan melakukan pemesanan kepada admin.
2.
Pelanggan akan diminta untuk menyerahkan fotokopi KTP dan KK.
3.
Setelah fotokopi KTP dan KK diserahkan, pelanggan melakukan pembayaran.
4.
Kemudian admin akan membuat faktur penjualan tunai sebanyak 2 rangkap.
39
5.
Faktur penjualan tunai kemudian akan ditandatangani oleh pelanggan dan admin.
6.
Kemudian admin membuat laporan penjualan dan laporan stok.
7.
Laporan penjualan dan laporan stok diserahkan kepada manager.
Prosedur Penjualan Tunai Motor Yang Sedang Berjalan Pelanggan
Fotokopi ktp
Admin
Manager
Fotokopi ktp
Fotokopi kk
Fotokopi kk
Membuat faktur penjualan tunai
2
2 faktur
faktur
2 Faktur di tandatangani
TTD faktur
2 Faktur di tandatangani
TTD faktur
2
faktur Faktur di tandatangani
2
Membuat laporan
Lap.penjualan Lap.stok
Lap.penjualan
Phase
Lap.stok
Gambar 3.1 . Flowmap penjualan tunai berjalan.
40
B.
Prosedur Penjualan Secara Kredit. Proses penjualan kredit berhubungan dengan pelanggan, admin, bagian gudang
dan pemilik perusahaan. Prosedur dari penjualan kredit antara lain : 1.
Pelanggan melakukan pemesanan kepada admin.
2.
Pelanggan akan diminta untuk menyerah kan fotokopi KTP, KK, slip gaji (jika kreditur seorang pegawai), PBB dan bukti pembayaran tagihan listrik (jika kreditur seorang pengusaha).
3.
Pelanggan melakukan pembayaran uang muka.
4.
Kemudian admin akan meminta pelanggan untuk memberitahukan masa cicilan yang akan diambilnya. Jangka waktu pelunasan cicilan berada di antara 12 bulan sampai dengan 36 bulan.
5.
Admin membuat faktur penjualan kredit sebanyak 2 rangkap.
6.
Faktur penjualan kredit kemudian akan ditandatangani oleh pelanggan dan admin.
7.
Admin mencatat transaksi penjualan kredit kedalam buku penjualan kredit.
8.
Kemudian admin akan mencetak laporan penjualan dan laporan stok.
9.
Laporan penjualan dan laporan stok di serahkan kepada manager.
41
Prosedur Penjualan Kredit Motor Yang Sedang Berjalan Pelanggan
Admin
Manager
Fotokopi KTP Fotokopi KK Slip Gaji dan slip Tagihan Listrik
Fotokopi KTP Fotokopi KK Slip Gaji dan slip Tagihan Listrik
Membuat faktur penjualan kredit dan mencatat masa cicilan di buku
2 FAKTUR 2 2
FAKTUR Faktur di tandatangani
TTD faktur
TTD faktur
2 Faktur di tandatangani
2 Faktur di tandatangani 2
faktur
Membuat laporan
Lap.penjualan Lap.stok
Lap.penjualan
Phase
Lap.stok
Gambar 3.2 . Flowmap penjualan kredit berjalan.
42
C.
Prosedur Pembayaran Angsuran. Proses pembayaran angsuran berhubungan dengan pelanggan, admin dan
pemilik perusahaan. Prosedur dari pembayaran angsuran ini adalah sebagai berikut : 1.
Pelanggan menyerahkan bukti pembayaran.
2.
Admin membuat sekaligus menandatangani faktur pembayaran.
3.
Faktur pembayaran diserahkan kepelanggan.
4.
Admin mencatat pembayaran angsuran kedalam buku kredit.
Prosedur Pembayaran Angsuran Kredit Pelanggan
Bukti pembayaran
Admin
Bukti pembayaran
Membuat faktur pembayaran angsuran
Faktur pembayaran angsuran
Menandatangi faktur pembayaran
Faktur pembayaran angsuran
Faktur pembayaran angsuran ditandatangani
Phase
Mencatat pembayaran angsuran kedalam buku kredit
Gambar 3.3. Prosedur pembayaran angsuran berjalan
43
3.2
ANALISA KELEMAHAN SISTEM
Sesuai dengan hasil analisa, pada perusahaan dimana pengolahan transaksi dilakukan oleh admin, menurut pemilik perusahaan sistem yang sedang berjalan masih belum cukup efektif. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem atau aplikasi untuk
membantu
dalam
pengolahan data.
Dan salah satu
solusi
untuk
mengembangkan sistem yang sedang berjalan adalah dengan membangun aplikasi penjualan. Beberapa kelemahan pada sistem berjalan adalah : 1.
Transaksi penjualan belum terkomputerisasi sehingga berkemungkinan terjadi kesalahan dalam proses pengisian data.
2.
Seiring dengan bertambahnya jumlah transaksi, akan semakin sulit untuk mencari data yang diinginkan.
3.
Pengamanan data masih kurang optimal.
4.
Banyak menggunakan kertas.
3.3
ANALISA KEBUTUHAN SISTEM
3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat keras komputer tidak akan berarti tanpa adanya perangkat lunak dan begitu juga dengan sebaliknya sehingga perangkat lunak dan perangkat keras perlu saling mendukung satu sama lain untuk dapat bekerja. Perangkat keras hanya dapat berfungsi jika diberikan instruksi – intruksi kepadanya. Instruksi – instruksi inilah
44
yang disebut dengan perangkat lunak. Agar sistem penjualan yang baru dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan suatu perangkat lunak yang : 1.
Memiliki fitur – fitur standar seperti :
a.
Menambah data.
b.
Menghapus data.
c.
Pembuatan laporan.
2.
Memudahkan pekerjaan administrator, karena dapat memberikan informasi secara cepat dan akurat.
3.
Dapat bekerja pada sistem operasi yang dipakai oleh user.
4.
Memilikitampilan yang menarik dan mudah dimengerti oleh user.
5.
Memberikan kemudahan kepada user dalam masa pemakaian.
3.3.2 Kebutuhan Informasi Dalam perancangan sistem aplikasi penjualan, informasi sangat diperlukan untuk mengetahui seberapa jauh pihak perusahaan menginginkan hasil yang dihasilkan dari aplikasi tersebut. Dalam hal ini, hasil yang diperlukan oleh perusahaan diantaranya adalah laporan penjualan, laporan penerimaan kas dan laporan piutang perbulan. Untuk itu, informasi yang dibutuhkan dalam perancangan sistem adalah data penjualan tunai dan kredit yang diinput oleh admin.
45
3.3.3 Kebutuhan Pengguna Analisa pengguna dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja user yang terlibat dalam sistem penjualan ini beserta karakteristiknya, sehingga dapat diketahui tingkat pengalaman dan pemahaman user terhadap komputer sistem tersebut. Secara umum aplikasi ini sepenuhnya dipegang oleh 1 user, yaitu administrator. Administrator merupakan karyawan yang ditunjuk dan dipercaya oleh pemilik perusahaan untuk mengolah data perusahaan. Sebagai pemegang dan pengolah data, administrator memiliki tanggung jawab atas keseluruhan isi dari sistem penjualan ini. Administrator dapat melakukan proses manipulasi seperti penambahan, perubahan, dan penghapusan data yang ada pada sistem seperti data penjualan, data piutang, data penerimaan kas, dan sebagainya.
3.4
ANALISA DOKUMEN
Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan yang sedang berjalan ini antara lain : 1.
Faktur penjualan tunai.
Fungsi
: Untuk mengetahui data barang yang di beli.
Sumber
: Administrasi.
46
Rangkap
: 1.
Distribusi
: Pelanggan.
2.
Faktur penjualan kredit.
Fungsi
: Untuk mengetahui data barang yang di beli.
Sumber
: Administrasi.
Rangkap
: 1.
Distribusi
: Pelanggan.
3.
Faktur pembayaran angsuran.
Fungsi
: Untuk mengetahui pembayaran angsuran pelanggan.
Sumber
: Administrasi.
Rangkap
: 1.
Distribusi
: Pelanggan.
4.
Laporan Stok.
Fungsi
: Untuk mengetahui persediaan motor.
Sumber
: Administrasi.
Rangkap
: 1.
Distribusi
: Manager.
47
5.
Laporan Penjualan.
Fungsi
: Untuk mengetahui data penjualan.
Sumber
: Administrasi.
Rangkap
: 1.
Distribusi
: Manager.
