MANUAL SISTEM PROSEDUR PENJUALAN TUNAI STUDI KASUS BENGKEL GANEVO MOTOR BHAYU WASESHA B12 2009 01396
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
ABSTRACT This study was made aiming to create and design a management accounting system of cash sales and reorganize the organizational structure at GANEVO MOTOR REPAIR and whether the internal controls applied by GANEVO MOTOR REPAIR is sufficient to conduct sales transactions currently running. This research is a descriptive qualitative research, where researchers conducted a survey directly on GANEVO MOTOR REPAIR located at JL. Kingdom Pegandon miles 11 Kendal is a private enterprise engaged in the field of spare parts provider. Many problems that occur in objects that further study researchers provide a solution. The results of the study procedure manual cash sales system, with a well-organized system of internal control REPAIR OF MOTOR GANEVO based accounting system that properly and organized procedures and division of tasks able to reduce the error rate in the system of cash sales. Keywords: System Accounting, Cash Sales, Cash Sales Internal Control Systems. ABSTRAKSI Penelitian ini dibuat bertujuan untuk membuat dan merancang sebuah sistem akuntansi pengelolaan penjualan tunai serta membenahi struktur organisasi pada BENGKEL GANEVO MOTOR dan apakah pengendalian intern yang diterapkan oleh BENGKEL GANEVO MOTOR sudah memadai untuk melakukan transaksi penjualan yang sedang berjalan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif, dimana peneliti melakukan survei langsung pada BENGKEL GANEVO MOTOR yang beralamat di JL.Raya Pegandon km 11 Kendal merupakan usaha perseorangan yang bergerak di bidang penyedia sparepart. Banyak kendala yang terjadi pada obyek penelitian yang selanjutnya peneliti memberikan solusinya. Hasil penelitian manual sistem prosedur penjualan tunai, dengan tertatanya sistem pengendalian intern pada BENGKEL GANEVO MOTOR berdasarkan sistem akuntansi yang
benar dan terorganisasi prosedur serta pembagian tugas mampu memperkecil tingkat kesalahan dalam system penjualan tunai. Kata Kunci : Sistem Akuntansi, Penjualan Tunai, Sistem Pengendalian Intern Penjualan Tunai. Latar Belakang Masalah Pada perusahaan yang berorientasi untuk mendapatkan laba, penjualan merupakan kegiatan utama untuk mencapai tujuan utama. Dalam rangka menunjang kegiatan penjualan, seorang manager sangat berkepentingan atas informasi yang berkaitan dengan penjualan, untuk menyajikan informasi mengenai penjualan sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan lebih lanjut. Peranan sistem informasi
teknologi berbasis komputer sebagai alat
pembantu manusia untuk pengolahan data dan dijadikan informasi lebih mudah diterima. Untuk itu perusahaan harus mampu menyiapkan sistem informasi penjualan tunai yang baik bagi pelanggan atau konsumen, apabila perusahaan tidak mampu maka pelanggan atau konsumen akan berpindah ke perusahaan lain yang lebih baik ( Arfeny, Fitri dan Hanura, 2011). Sistem adalah sekumpulan unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem adalah elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Jogiyanto. HM,(2005). Menurut Mulyadi (2008) Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang di koordinasi secara menyeluruh yang disediakan untuk manajer dalam pengambilan keputusan perusahaan yang berupa informasi keuangan. Landasan Teori Menurut Mulyadi (2008), Penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang dagang yang dijual, baik secara tunai maupun kredit. Besar kecilnya penjualan juga tergantung dari prencanaan yang telah dibuat oleh perusahaan, misalnya perancangan tentang
harga barang, tempat pemasaran, maupun jumlah yang akan diproduksi. Menurut Mulyadi (2008) menyatakan dalam Dalam sistem akuntansi penjualan, dokumen pengiriman dan faktur beserta tembusannya dapat dihasilkan dengan komputer. Arsip pengendalian pengiriman dan arsip indeks silang tidak berupa arsip hard copy, namun dalam bentuk arsip dalam komputer yang dapat dipanggil dan ditayangkan dalam monitor komputer setiap saat jika diperlukan. Perancangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis computer dalam penelitian ini melibatkan desain logika program dan beberapa desain data base, desain input dan desain output. Objek Penelitian. Bengkel GANEVO MOTOR adalah usaha perseorangan yang bergerak di bidang penyedia sparepart dan beralamatkan di JL. Raya Pegandon km 11 Kendal. Bengkel ini bergerak di bidang penjualan sparepart yang memiliki banyak jenis dan beragam harga. Pada saat ini pencatatan pada Bengkel GANEVO MOTOR kurang efisien dalam sistem penjualan, dan masih kurang terorganisir dalam pembagian tugas berdasarkan sistem akuntansi. Dan kemungkinan besar banyak terjadi kesalahan – kesalahan dalam pencatatan sistem akuntansi yang digunakan perusahaan dalam berorganisasi. Analisis Sistem. Pada tahap perencanaan peneliti mengenali,dan mendefinisikan masalah, sehingga dapat diperoleh solusi yang tepat. Analisis sistem pada bengkel Ganevo Motor : Berdasarkan sistem penjualan tunai yang sedang berjalan sekarang ini, bengkel ganevo motor masih kurang terorganisir dalam pembagian tugas berdasarkan sistem akuntansi serta kurangnya dokumen – dokumen yang terkait dalam sistem penjualan tunai pada pencatatan
bengkel Ganevo Motor. Dan kemungkinan besar banyak terjadi kesalahan – kesalahan dalam pencatatan sistem akuntansi yang digunakan perusahaan dalam berorganisasi. Inilah sistem penjualan tunai pada bengkel Ganevo Motor yang sedang berjalan pada saat ini yang tercantum pada gambar flow of document yang sedang berjalan :
FLOW OF DOCUMENT SEDANG BERJALAN Kasir
Konsumen
Pelayanan
1 mulai
3
2 Nota penjualan 1 1
Nota penjualan 1
Nota penjualan 2
Mengecek nota penjualan
1
Mengambil barang dari gudang yang disesuaikan pesanan
2
barang
2 Nota penjualan 1 2
Nota penjualan 1
Nota penjualan 1 4
2
4 Menerima pembayaran dari konsumen
Nota penjualan 1
uang
Rekapitulasi nota penjualan
Mengecek barang
barang
2 Nota penjulan 1 Nota penjualan lunas
3
NP = nota penjualan
T T
Phase
Document :
T = Arsip Berdasarkan Tanggal
Narasi Sistem Penjualan sedang Berjalan. Bagian kasir membuat nota penjualan dan nota penjualan diserahkan untuk dicek. Setelah nota penjualan di cek, bagian konsumen memberika nota penjualan ke bagian kasir dan menerima pembayaran dari konsumen dan dibuat rekapitulasi nota penjualan. Setelah nota penjualan di rekap, bagian kasir memberikan nota penjualan tersebut ke bagian pelayanan. Pada bagian pelayanan menerima nota penjualan dari kasir dan menerima pesanan dari konsumen selanjutnya mengambil barang dari gudang, dan barang tersebut disesuaikan dengan permintaan konsumen. Dibagian konsumen menerima nota penjualan dan barang yang sudah di pesan, setelah barang dipesan barang tersebut di cek terlebih dahulu. Setelah di cek konsumen melakuakan transaksi pembayaran dan menerima nota penjualan yang sudah di cap lunas dan di arsip sesuai tanggal. Dokumen – dokumen Penjualan Tunai yang Sedang Berjalan Pada saat ini bengkel Ganevo Motor masih menggunakan 2 dokumen saja. Hal inilah yang akan menghambat proses pencatatan pada bengkel ganevo motor. Maka dari itu perlu adanya penambahan atau dibuatkannya dokumen – dokumen yang terkait dalam pencatatan pada bengkel Ganevo Motor. Desain Sistem Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Usulan desain sistem dalam bengkel Ganevo Motor :
Secara keseluruhan bengkel Ganevo Motor perlu adanya pembenahan sistem secara manual dari pencatatan transaksi, organisasi dan pengendalian intern. Di lihat dari kebutuhan bengkel Ganevo Motor atas penjualan tunai yang sedang berjalan sekarang ini dan kurangnya dokumen – dokumen yang terkait dalam pencatatan transaksi. Maka perlu adanya perubahan atau usulan sistem penjualan tunai baru untuk bengkel Ganevo Motor. Inilah usulan desain sistem pada bengkel Ganevo Motor berupa flow of document yang di usulkan :
FLOW OF DOCUMENT USULAN Kasir
Konsumen
MULAI 1
2
2
NP di isi 1
1
NP
Order barang
Mengecek nota penjualan
Mengisi nota penjualan 2
2 2 NP di isi
1
NP di isi 1 2 NP di isi
1
2 1
6
Membuat faktur penjualan tunai
2 FPT lunas 1
1
NP 2
barang
1
FPT
T
Mengecek barang
5 FPT LUNAS
3
2 FPT
1
T
uang
Dokumen: NP = Nota Penjualan
Menrima transaksi pembayaran Barang
2
Phase
FPT = Faktur Penjualan Tunai T = Arsip Berdasarkan Tanggal
FPT lunas 1
T 6
Title Persediaan
Pelayanan
4 3
2 NP di isi 2 FPT
1
FPT
1
1
Menyerahkan barang
Mengambil barang yg di sesuaikan
Barang ke kasir barang 2 FPT NP di isi
1
1 2
FPT
1 5
T 4
Dokumen: NP = Nota Penjualan
Phase
FPT = Faktur Penjualan Tunai T = Arsip Berdasarkan Tanggal
Narasi Penjualan yang Di Usulkan Konsumen datang ke bengkel dan memesan barang kepada kasir. Bagian kasir membuat nota penjualan dan di isi sesuai nama barang dan harga barang. Setelah itu, nota penjualan yang yang sudah di isi di berikan ke bagian konsumen dan bagian konsumen mengecek nota penjualan sesuai permintaan. Setelah nota penjualan di isi bagian kasir , bagian kasir membuat faktur penjualan tunai dan nota penjualan, nota penjualan rangkap dua di arsip. Pada bagian persediaan menerima faktur penjualan tunai dan nota penjualan yang sudah di isi. Bagian persediaan mengambil barang yang disesuaikan dengan pesanan konsumen dan faktur penjualan tunai diserahkan kepada bagian pelayanan sedangkan nota penjualan yang di isi di arsip. Bagian pelayanan yang menerima faktur penjualan tunai dan menyerahkan barahkan barang ke bagian konsumen. Setelah konsumen menerima barang dan faktur penjualan tunai maka konsumen mengecek barang apakah sesuai dengan yang sudah dipesan, setelah barang di cek faktur penjualan tunai diserahkan kembali ke bagian kasir dan bagian kasir menerima transaksi pembayaran yang berupa uang selanjutnya faktur penjualan tunai di arsip. Faktur penjualan tunai yang diterima kepada bagian konsumen dan konsumen menerima faktur penjualan tunai yang di cap lunas dan faktur tersebut di arsip sesuai tanggal Dokumen – dokumen Penjualan Tunai yang Di Usulkan Pada saat ini bengkel Ganevo Motor masih menggunakan 1 dokumen saja. Hal inilah yang akan menghambat proses pencatatan pada bengkel ganevo motor. Maka dari itu perlu adanya penambahan atau dibuatkannya dokumen – dokumen yang terkait dalam pencatatan pada bengkel Ganevo Motor.
Implementasi Sistem Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah teletak pada tahap implementasi. Tahap implementasi sistem : a. Persiapan Implemetasi Sistem Dari persiapan implementasi sistem juga dapat dilakukan dengan menggunakan data – data dan prosedur yang ada di perusahaan dan tahap yang digunakan informasi untuk pengujian sistem didalam perusahaan. b. Pendidikan dan Pelatihan Karyawan Pelatihan karyawan ditujukan kepada karyawan yang mengoperasikan sistem akuntansi. Karyawan yang mengoperasikan sistem terdiri dari karyawan yang bertugas untuk menyiapkan masukan mengolah data, dan mengoperasikan dan menjaga komponen fisik dan logis sistem akuntansi. c. konversi Sistem konversi sistem berarti proses perubahan dari system lama menjadi system baru. Pada bengkel ganevo motor konversi yang tepat adalah konversi pararel. 1. Konversi Pararel Dalam penelitian ini di bengkel Ganevo Motor menggunakan konversi sistem yaitu konversi pararel. Konversi pararel merupakan pendekatan yang paling aman karena banyak digunakan dalam setiap proses konversi sistem. Dibutuhkannya jangka waktu tertentu untuk menerapkan sistem baru pada sebuah perusahaan.
.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Dari pembahasan tentang Manual Sistem Prosedur Penjualan Tunai Studi Kasus Bengkel Ganevo Motor ini, penulis membuat kesimpulan melalui analisis dan pembahasan di susunlah pengendalian internal pada Bengkel Ganevo Motor berdasarkan sistem akuntansi. Saran-Saran Dari kesimpulan tersebut adapun saran-saran yang dapat penulis kemukakan adalah sebagai berikut : 1. Pembagian tugas dan wewenang pada karyawan agar diberikan porsi yang sesuai. 2. Perusahaan untuk lebih mengembangkan sistem pengendalian intern, agar dapat mengurangi kesalahan yang terjadi pada aktivitas perusahaan melalui pembagian tugas yang sesuai. 3. Perusahaan untuk lebih mengembangkan system akuntansi yang manual menjadi terkomputerisasi agar kesalahan pencatatan lebih kecil dan menghemat waktu serta efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Arfeny.2011.”Sistem Informasi Akuntansi Penjulan pada PT. Indonesia”Jurnal Sistem Informasi Akuntansi Penjualan. Hal : 11.
Afixkogyo
Halim, Abdul dan Muhammad syam.2012. Akuntansi Keuangan Daerah.Salemba Empat : Jakarta.
Jogiyanto HM.2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta.
Kusrini dan Andi Koniyo.2007.Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic & Microsoft Sql Server. Andi : Yogyakarta.
Maxi Ma’roep,2009.”Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT INDOMOBIL SURABAYA”Jurnal ekonomi bisnis,No3.
Mulyadi.2008.Sistem Akuntansi.Salemba Empat: Jakarta.
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart.2006.Sistem Informasi Akuntansi.Salemba Empat : Jakarta.
Soemarso S.R.2004.Akuntansi Suatu Pengantar.Salemba Empat : Jakarta. Warren, Reeve, dan Fess. 2006. Accounting “Pengantar Akuntansi”. buku 2 edisi 21. Salemba Empat : Jakarta.
Whitten, jeffry, Lonnie D Bentley dan Kevin C Dittman. 2004, Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta : Andi Offset.
