BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Dalam manajemen modern, perencanaan produksi memegang salah satu peranan yang sangat penting. Dunia industri tidak saja dituntut untuk meningkatkan permintaan pasar melalui pemasaran semata-mata namun juga bagaimana menghasilkan produk secara efisien dengan kualitas yang memenuhi harapan konsumen. Dengan adanya perencanaan produksi yang baik, maka tuntutan ini akan dapat dipenuhi. Sebuah perencanaan produksi akan berjalan dengan baik jika ditunjang dengan adanya persediaan bahan baku yang memadai. Dilain pihak persediaan bahan baku juga memberikan kontribusi biaya yang cukup besar sehingga komponen biaya ini juga perlu untuk dikendalikan. Melihat pentingnya fungsi perencanaan produksi dan pengendalian persediaan di atas, maka perlu adanya usaha untuk mengelolanya secara efisien untuk mendapatkan hasil yang optimal. Dalam kegiatan produksi agar target produksi dapat tercapai dan tidak ada hambatan-hambatan yang dapat mengganggu kelancaran produksi, maka perlunya koordinasi yang baik antara bagian produksi dan bagian persediaan material, baik itu persediaan bahan baku, persediaan barang setengah jadi, atau persediaan barang pembantu.
2
Bagian persediaan material harus dapat mengontrol atau mengatur persediaan agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan material yang terlalu banyak. Untuk mengatasi masalah ini maka setiap perusahaan membutuhkan suatu pengendalian persediaan bahan baku yang baik. Kegitan pengendalian kebutuhan persediaan bahan baku yang digunakan harus dapat mengatur kelangsungan proses produksi di perusahaan. Oleh karena itu, persediaan merupakan salah satu unsur yang paling penting dalam proses produksi yang secara terus menerus diperoleh, diubah kemudian dijual kembali. Nilai persediaan harus dicatat, digolong-golongkan menurut jenisnya yang kemudian dibuat perincian masing-masing barangnya dalam suatu periode yang bersangkutan. Pada umumnya terjadi kesulitan dalam menentukan dan memprediksikan penjualan yang mungkin terjadi pada periode berikutnya menimbulkan kesulitan dalam menentukan komponen yang diperlukan dalam pembuatan unit produk tersebut perlu dipesan kembali. Dalam penulisan skripsi ini, penulis bekerjasama dengan produsen ES CHIKA, sebuah Home Industry yang membuat Es Lilin. ES CHIKA adalah sebuah Home Industry yang baru berkembang, maka membutuhkan suatu pengendalian persediaan yang dapat menjamin kelangsungan proses produksi.
3
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah Jumlah produksi yang berfluktuasi setiap waktunya, semakin memperumit penjadwalan material yang diperlukan. Masalah inilah yang dialami oleh ES CHIKA Home Industry Jumlah produksi yang berfluktuasi akan menyulitkan dalam menentukan jumlah komponen yang harus dipesan. Pada Home Industry ini masih menggunakan sistem peramalan produksi yang sifatnya intuitif atau berdasarkan pengalaman dilihat dari produksi hari hari sebelumnya. Sehingga kadang-kadang terjadi salah perkiraan jumlah yang harus diproduksi sehingga di gudang terjadi penumpukan baik bahan baku maupun barang jadi. Hal ini menyebabkan perlunya penerapan perencanaan kebutuhan bahan baku yang dapat diandalkan. Dilihat dari segi manajemen, kenyataan yang terjadi pada home industry ini dalam melakukan pengendalian persediaan bahan baku adalah belum adanya suatu sistem pengendaliaan bahan baku yang jelas, perhitungan jumlah bahan baku dilakukan secara manual. Dan juga tidak adanya evaluasi terhadap kinerja manajemen sehingga tidak dapat dilakukan kontrol terhadap proses-proses yang terjadi pada home industry ini, dimana dalam hal ini juga termasuk kontrol terhadap pengendalian persediaan bahan baku.
4
Berangkat dari keadaan-keadaaan yang dialami home industry ini yang telah dipaparkan sebelumnya maka penulis akan mencoba mengangkat dan membahas masalah pengendalian persediaan bahan baku yang dialami home industry ini, Penulis juga akan memberikan suatu model simulasi untuk mempermudah mengetahui prediksi permintaan masa mendatang dan suatu model pengendalian persediaan
untuk membantu home industry ini dalam menghadapi masalah
yang dihadapinya tersebut
1.3 Ruang Lingkup Dalam skripsi ini akan dilakukan pengumpulan data permintaan dari awal (22 mei tahun 2006) home industry ini berdiri hingga 9 juni 2007 (330 hari kerja). Pengumpulan data juga dilakukan pada bagian produksi untuk mengetahui dengan jelas apa saja komponen atau bahan baku yang diperlukan untuk membuat 1 batang es lilin, dan berapa komposisi untuk masing – masing komponen. Data permintaan yang didapat akan digunakan untuk mensimulasikan permintaan hari – hari berikutnya sedangkan data kebutuhan komponen untuk setiap unit (batang) ES CHIKA Home Industry digunakan untuk mengetahui berapa banyak kebutuhan komponen yang diperlukan.
5
Oleh karena itu penulis mencoba untuk menguraikan metode perhitungan untuk perencanaan dan pengendalian persediaan bahan baku yang selanjutnya akan diterapkan langsung di ES CHIKA Home Industry. Dalam menulis skripsi ini agar tujuan lebih terarah dan jelas maka ruang lingkupnya akan dibatasi sebagai berikut : 1. Bahan baku yang digunakan untuk penelitian adalah santan KARA, susu kental manis dan air mineral. 2. Menggunakan model pengendalian persediaan EOQ (economic order quantity) – dasar. 3. Tidak memperhitungkan adanya kuantitas potongan harga dan faktor kekurangan stock. 4. Tidak membahas masalah biaya dan pengukuran efisiensi waktu dari semua aspek perencanaan tata letak pabrik / gudang. 5. Tidak membahas masalah perancangan tata letak atau ruangan untuk antisipasi perubahan dimasa yang akan datang. 6. Menggunakan model simulasi montecarlo untuk memprediksi permintaan masa mendatang. Asumsi-asumsi : 1. Dana yang dibutuhkan untuk pengadaan bahan baku selalu tersedia. 2. Biaya dan tingkat bunga yang digunakan selama penulisan skripsi ini diasumsikan tetap. 3. Pemasok selalu dapat memenuhi kebutuhan bahan baku yang diperlukan.
6
4. Mesin-mesin produksi selalu dalam kondisi baik dan siap digunakan untuk memproduksi. 5. Biaya simpan dan pesan dalam satu tahun tetap atau tidak berubah.
1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai 1. Mencoba mengusulkan kepada pengelola model simulasi permintaan untuk memprediksi permintaan masa mendatang. 2. Mencoba mengusulkan kepada pengelola suatu metode sistem persediaan bahan baku yang sesuai dengan perusahaan. 3. Mengetahui perkiraan jumlah pemesanan bahan baku yang paling optimal. Manfaat-manfaat yang diharapkan : 1. Bagi pemilik home industry : Penelitian ini dapat bermanfaat bagi ES CHIKA Home Industry, sebagai masukkan dan pertimbangan dalam membuat kebijakan-kebijakan dimasa mendatang. 2. Bagi universitas Penelitian ini dapat menambah daftar pustaka bagi Universitas Bina Nusantara khususnya jurusan Teknik Industri.
7
3. Bagi penulis Penelitian ini berguna untuk menambah pengalaman dan wawasan berpikir serta mencoba untuk mengaktualisasikan teori dan ilmu yang didapat selama perkuliahan dengan dunia kerja yang sesungguhnya.
1.5 Gambaran Umum Perusahaan Pada gambaran umum perusahaan diberikan informasi – informasi umum mengenai perusahaan yang dijadikan objek penelitian oleh penulis, yakni home industry yang bergerak di bidang makanan dengan nama perusahaan ES CHIKA Home Industry.
1.5.1 Sejarah Singkat ES CHIKA Home Industry ES CHIKA Home Industry merupakan sebuah home industry yang bergerak dalam bidang makanan yaitu es lilin. Home industry ini berawal dari pabrik es balok yang didirikan di Kota Baru (Kalimantan Selatan) pada awal tahun 1998 oleh Bapak Anwot Gunawan. Karena kendala teknis pabrik es ini ditutup pada akhir tahun 2003. Kemudian pada tanggal 22 Mei 2006 didirikan sebuah Home industry yang memproduksi Es lilin oleh Bapak Anwot Gunawan dan Bapak Agus Handojono. Home industry ini memproduksi es lilin dengan merek sendiri yakni merek ES CHIKA.
8
Home industry ini juga menerima pesanan/order dari luar dimana kebanyakan adalah pesanan untuk acara ulang tahun, perkawinan, dll. Pemasaran produk pada bulan – bulan pertama terfokus hanya pada sekolah – sekolah dan pasar - pasar di sekitar pabrik (Bandungan – Semarang).
1.5.2 Perkembangan Bisnis Setelah berjalan beberapa bulan Home industry ini mencoba mengembangkan usahanya dengan mengadakan perluasan pemasaran produk dengan menambah jumlah cooler box, sekarang mencapai 60 unit cooler box. Dengan menambah jumlah cooler box pemasaran yang dilakukan juga tidak lagi terbatas hanya sekolah – sekolah dan pasar pasar di sekitar pabrik (Bandungan – Semarang) tapi ke daerah lain di luar Bandungan – Semarang yaitu: Salatiga, Pati, Temanggung, Magelang. Sekarang Home industry ini sudah semakin berkembang, tidak hanya menjual es lilin, tetapi sudah menjual paket pengadaan mesin produksi es lilin dan akan mengarah ke sistem waralaba selain itu saat ini produk ES CHIKA sedang dalam proses pendaftaran ke Departemen Kesehatan.
9
1.5.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi ES CHIKA menjadi home industry es lilin yang kompetitif di jawa tengah. membuat es lilin yang bermanfaat ganda untuk para konsumennya dari segi kesehatan dan memberikan kesegaran. Misi ES CHIKA: mencari keuntungan, memberikan kontribusi pada pembangunan dengan meyediakan lapangan kerja dan menghasilkan es lilin yang berkualitas.
1.5.4 Lokasi Perusahaan Lokasi tempat operasional ES CHIKA Home Industry berada di Ruko Blok A 14-15 Pasar Jimbaran – Bandungan – Semarang dengan luas tanah 36m2. Dalam penentuan lokasi ini, pengelola memiliki berbagai pertimbangan diantaranya adalah lokasi ini cukup strategis sehingga memudahkan dan memperlancar kegiatan-kegiatan baik dalam hal penerimaan bahan baku dari para supplier maupun proses pemasarannya. Pertimbangan lain yang menitikberatkan dalam pemilihan lokasi ini adalah karena lokasi Home industry ini berada • 1500 m di atas permukaan laut, kondisi udara disekitarnya sejuk, sehingga kerja mesin produksi tidak berat. Karena semakin dingin udara disekitar mesin pendingin, kerja mesin pun menjadi ringan dan tidak menyerap energi listrik yang besar sehingga biaya listrik bisa ditekan.
10
1.5.5 Manajemen Sumber Daya Manusia 1.5.5.1 Struktur Organisasi Pada umumnya suatu perusahaan memiliki rencana strategis yang mengidentifikasi arah bisnis di masa yang akan datang. Agar proses tersebut dapat berjalan dengan baik, maka itu dibutuhkan sebuah wadah dalam bentuk struktur organisasi. Dimana struktur organisasi merupakan kerangka kerja formal organisasi dengan mana tugas-tugas pekerjaan dibagi – bagi , dikelompokkan, dan dikoordinasikan. Struktur organisasi menjelaskan pembagian aktivitas kerja yang harus dilakukan menjadi departemen-departemen dan jabatan-jabatan yang terperinci; membagi tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan masing – masing jabatan; membangun hubungan di kalangan
individu,
kelompok,
dan
departemen;
dan
menetapkan garis – garis wewenang formal. (Manajemen : Stephen P. Robbins dan Mary Coulter) Struktur organisasi ES CHIKA Home Industry adalah struktur organisasi yang susunannya berdasarkan fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Setiap tugas yang spesifik akan ditangani oleh masing – masing staf yang sudah diberi tanggung jawab dengan cara mereka masing-masing dan setiap staf pada setiap divisi mempunyai kuasa untuk menyelesaikan
11
masalah dalam divisinya dengan cara masing-masing, dan staf tersebut bertanggung jawab langsung terhadap pengelola. Struktur organisasi ES CHIKA Home Industry dapat dilihat pada gambar 1.1 di bawah ini.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi ES CHIKA Home industry Sumber gambar : Hasil Pengamatan Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan pada ES CHIKA Home Industry sebagai berikut : 1. Pengelola Memonitor semua kegiatan yang ada dalam semua divisi. Memprakarsai dan memimpin rapat bersama seluruh karyawan semua divisi secara berkala, sehingga dapat memastikan tercapainya kesesuaian dan efektifitas secara berkesinambungan disemua divisi. Mengurus pembelian inventaris kantor. Memberi persetujuan terhadap daftar pemasok baik itu bahan baku maupun alat – alat yang mendukung berjalannya proses produksi dan pemasaran.
12
2. Staf Divisi Perencanaan Produksi Membuat rencana produksi. 3. Staf Divisi Produksi Menjaga kebersihan produksi sejak bahan baku masuk hingga menjadi barang jadi. Mengontrol jalannya proses produksi. Memastikan terlaksananya jadwal produksi. Memberikan usulan dan perencanaan dalam pengembangan kapasitas, peningkatan efisiensi, dan mutu. Melakukan pemecahan masalah terhadap hambatan – hambatan dalam proses produksi, sehingga proses produksi dapat berjalan lancar. Melakukan pengaturan karyawan sesuai dengan bagian dan jumlah yang diperlukan. 4. Staf Divisi Pemasaran Mempromosikan produk home industry ES CHIKA. Memantau mutu dan status dari pesaing. Memantau dan menerima keluhan para pelanggan dan tindak lanjutnya. Mengendalikan semua proses marketing/promosi. Memeriksa laporan penjualan. Merencanakan pemasaran produk.
13
Melaporkan hasil penjualan yang sudah diperiksa kepada pengelola. 5. Staf Divisi Admnistrasi dan Keuangan Mengendalikan keuangan home industry ES CHIKA dengan dimonitor pengelola. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran. 6. Staf Teknik Bertugas merawat dan mereparasi alat-alat atau mesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi. Melakukan modifikasi terhadap mesin agar efisiensi meningkat, dan memberikan usulan / ide untuk modifikasi mesin. Bertanggung jawab atas kelancaran listrik selama proses produksi. Memproduksi peralatan yang diperlukan untuk proses produksi maupun pemasaran. 1.5.5.2 Sistem Penggajian Sistem penggajian pada Home industry ES CHIKA, dibagi menjadi dua yaitu : 1. Penggajian untuk karyawan bagian produksi Gaji regular. Gaji regular merupakan gaji pokok yang dibayar bulanan yaitu sebesar Rp.800.000.
14
Gaji lembur. Gaji lembur diberikan sebagai bonus yang diberikan kepada karyawan yang bekerja lebih dari standar kerja. Untuk lembur diatas jam 7 – 8 malam sebesar Rp.15.000 per orang, jika diatas jam 8 – 10 malam sebesar Rp.25.000 per orang. 2. Penggajian untuk karyawan bagian pemasaran Gaji regular. Gaji regular untuk bagian ini didapat dari hasil penjualan dengan pembagian 40% dari harga jual es lilin. Bonus. Bonus diberikan setiap bulan jika penjulan mencapai target. Penjualan ≥ 5000 sampai < 10.000 batang es lilin per bulan mendapat Rp.50.000, penjualan ≥ 10.000 sampai < 15.000 batang es lilin per bulan mendapat Rp.100.000, penjualan ≥ 15.000 sampai < 20.000 batang es lilin per bulan mendapat Rp.125.000. 1.5.5.3 Pengaturan Jam Kerja ES CHIKA hanya memiliki satu shift jam kerja. Penganturan
jam kerja pada ES CHIKA adalah sebagai
berikut : Jam kerja dimulai pada jam 6 pagi sampai jam 5 sore, jam kerja ini berlaku untuk semua staf dan karyawan kecuali karyawan bagian pemasaran.
15
Jam istirahat diberikan dua kali, yaitu istirahat pagi jam 8.30 – 9.00, untuk istirahat siang jam 12.30 – 13.15 Untuk karyawan divisi pemasaran jam kerja dimulai pukul 6 pagi sampai waktu yang tidak ditentukan. Karena jam kerja karyawan pada divisi ini tergantung pada berapa lama mereka menjual es lilin.
1.5.6 Proses Produksi Proses produksi merupakan suatu cara, metode, dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan-bahan, dan dana) yang ada. (Manajemen Produksi dan Operasi : Sofjan Assauri) Secara umum proses produksi pada Home industry
ES CHIKA
dibagi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut : 1. Proses penimbangan Proses produksi dimulai dengan proses penimbangan. Proses ini dilakukan untuk mendapatkan perbandingan komposisi yang tepat dan akurat bahan baku yang diperlukan ditimbang sehingga diperoleh perbandingan dan formulasi yang sesuai dengan standarisasi yang telah
ditetapkan.
Setelah
penimbangan
semua
bahan
baku
dimasukkan kedalam panci alumunium dengan kapasitas • 16 liter.
16
Gambar 1.2 Proses penimbangan bahan baku Sumber gambar : Hasil Pengamatan 2. Proses pencampuran Beberapa bahan yang telah melalui proses penimbangan dicampur dan diaduk menjadi satu adonan kemudian dicampur air sebanyak 2/3 dari volume panci.
Gambar 1.3 Proses pencampuran bahan baku Sumber gambar : Hasil Pengamatan
17
3. Proses pemasakan adonan Setelah proses pencampuran selesai, adonan tersebut dimasak sampai mengental, proses ini memakan waktu selama •25 menit. Selama proses pemasakan adonan diaduk terus agar tidak gosong.
Gambar 1.4 Proses pemasakan adonan Sumber gambar : Hasil Pengamatan 4. Proses penyaringan Adonan yang sudah matang kemudian disaring tetapi sebelum penyaringan adonan dicampur air agar adonan tidak terlalu kental sehingga memudahkan proses penyaringan. Setelah selesai proses penyaringan adonan tersebut ditambahkan air lagi sampai total volume adonan 32 liter.
Gambar 1.5 Proses penyaringan adonan Sumber gambar : Hasil Pengamatan
18
5. Proses pewarnaan Setelah adonan selesai disaring, adonan diberi warna dan diberi rasa sesuai dengan jadwal produksi yang telah ditentukan.
Gambar 1.6 Proses pewarnaan adonan Sumber gambar : Hasil Pengamatan 6. Proses pengecoran Proses berikutnya adalah pengecoran, adonan dicor kedalam cetakan menggunakan alat cor khusus.
Gambar 1.7 Proses pengecoran Sumber gambar : Hasil Pengamatan
19
7. Proses Pembekuan Adonan yang telah dicor kedalam cetakan tersebut dimasukkan kedalam mesin pendingin khusus. Bersamaan dengan proses ini cetakan – cetakan tersebut dipasang stick. Proses pembekuan untuk satu set cetakan memakan waktu • 30 menit.
Gambar 1.8 Proses pembekuan Sumber gambar : Hasil Pengamatan 8. Proses pencabutan Setelah proses pembekuan selesai satu set cetakan diangkat dari mesin pendingin, kemudian es lilin tersebut dicabut dari cetakan dengan cara memasukan ƒ badan cetakan terlebih dahulu kedalam air (dengan suhu normal), agar mudah dicabut. Setelah dicabut es – es tersebut disusun didalam keranjang kecil.
20
Gambar 1.9 Proses pencabutan Sumber gambar : Hasil Pengamatan 9. Proses pendinginan Es lilin – es lilin yang telah selesai dicabut dari cetakan dimasukan kedalam freezer untuk didinginkan lagi sampai menjadi keras sebelum disusun kedalam kaleng.
Gambar 1.10 Proses pendinginan Sumber gambar : Hasil Pengamatan
21
10. Proses pengalengan Setelah semua rasa es lilin sudah lengkap dan sudah cukup keras, es lilin – es lilin tersebut disusun ke dalam kaleng stainless steel kemudian didinginkan lagi.
Gambar 1.11 Proses pengalengan Sumber gambar : Hasil Pengamatan 11. Proses penjualan Sebelum es lilin siap untuk dipasarkan, es lilin yang sudah tersusun dalam kaleng dimasukkan kedalam cooler box. Agar es lilin tidak cepat meleleh pada waktu penjualan, celah diantara kaleng dengan cooler box diberi es batu yang sudah dipecah menggunakan mesin pemecah es khusus dan diberi garam kasar pada sekelilingnya. Setelah es batu pada sekeliling box sudah terisi penuh celah ini ditutup menggunakan sealer khusus untuk menahan agar dinginnya tidak keluar. Jika proses ini selesai Es chika siap untuk dipasarkan.
22
Gambar 1.12 Proses penjualan Sumber gambar : Hasil Pengamatan
1.5.7 Bahan Baku Proses Produksi ES CHIKA dalam proses produksi selalu mengedepankan mutu, kualitas, serta higienitas bahan. Kecermatan dan ketelitian dalam memilih bahan baku menjadi prioritas utama ES CHIKA, sehingga ES CHIKA mampu menghasilkan es lilin berkualitas dengan standart higienisasi tinggi, yang sangat dimintai oleh pasar. Bahan baku terbagi menjadi dua bagian, yaitu bahan baku utama dan bahan penolong. Kedua bahan baku tersebut merupakan komponen utama yang sangat vital bagi terbentuknya barang jadi.
23
1.5.7.1 Bahan Baku Utama Bahan baku utama adalah bahan – bahan yang dibutuhkan untuk pembuatan es lilin. Berikut beberapa jenis bahan baku utama yang digunakan untuk membuat produk : 1. Air mineral.
10. Milk oil.
2. Gula pasir.
11. Asam sitrat.
3. Susu full cream.
12. Pemanis buatan
4. Susu kental manis.
(sodium siklamat).
5. Santan (kara).
13. Pewarna makanan.
6. Tepung maizena.
14. Essence.
7. Tepung kanji.
15. Coklat
8. Tepung hunkwee. 9. Garam halus.
bubuk,
kopi
kacang hijau (optional).
bubuk,
24
1.5.7.2 Bahan Baku Penolong Bahan baku penolong yaitu bahan baku yang dibutuhkan untuk melengkapi proses produksi maupun proses penjualan. Berikut beberapa jenis bahan baku penolong yang digunakan : 1. Stick Stick yaitu batang kayu tipis dengan panjang 10 cm, yang digunakan sebagai batang es lilin. 2. Cooler box Cooler box ini digunakan sebagai tempat pembungkus es lilin yang berada dalam kaleng selama proses penjualan. Cooler box
ini terbuat dari bahan plastik khusus yang
mampu menahan dingin. Cooler box yang digunakan ES CHIKA berkapasitas 18 liter (untuk kaleng dengan ukuran S, M, L) dan 24 liter (untuk kaleng dengan ukuran XL). 3. Kaleng stainless steel Kaleng ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan es lilin selama dalam proses penjualan. Kaleng ini terdiri dari 4 ukuran yaitu : small (dengan kapasitas max 100 batang es lilin), medium (dengan kapasitas max 115 batang es lilin), large (dengan kapasitas max 125 batang es lilin), extra large (dengan kapasitas max 180 batang es lilin).
25
4. Es batu Es batu digunakan sebagai pengganti fungsi mesin pendingin di dalam cooler box. 5. Garam kasar Garam kasar digunakan sebagai penahan dingin, agar suhu dingin es batu dalam coolerbox tidak cepat naik. 6. Sealer Sealer digunakan untuk menutupi celah antara kaleng dengan cooler box sehingga es batu yang terisi diantara celah tersebut tidak cepat meleleh.
1.5.8 Cara Pemesanan Bahan Baku ES CHIKA sudah memiliki beberapa supplier langganan, pemesanan dilakukan melalui telepon dan untuk beberapa bahan baku pengelola langsung membeli pada distributor. Untuk supplier baru yang belum pernah bekerjasama sebelumnya, pengelola akan meminta supplier tersebut untuk mengirimkan contoh barang dan harga penawarannya. Dari supplier-supplier yang ada, baik yang lama dan yang baru
pengelola akan memilih supplier dengan
kualitas barang terbaik dan harga yang murah.
26
Setelah supplier dipilih dilakukan transaksi pemesanan, untuk supplier dalam kota pembayaran dilakukan saat barang sampai di pabrik sedangkan untuk supplier dari luar kota pembayaran dilakukan sebelum barang dikirim.
1.5.9 Mesin Proses Produksi Mesin adalah suatu alat yang sangat membantu pekerja dalam melakukan pekerjaannya di pabrik, jika terjadi kerusakan pada mesin akan mengakibatkan keterlambatan produksi. Dalam melakukan proses produksinya, ES CHIKA menggunakan beberapa jenis mesin yaitu : Mesin produksi sebanyak satu unit, mesin ini berfungsi untuk membekukan adonan yang telah dicor kedalam cetakan. Mesin ini dilengkapi dengan kompresor dengan daya 2ƒ PK, mesin ini mampu mendinginkan air dengan suhu -15„C sampai -25„C. Lamanya proses pembekuan selama • 30 menit. Mesin ini sendiri diproduksi oleh ES CHIKA.
27
Gambar 1.13 Mesin produksi Sumber gambar : Hasil Pengamatan Mesin penyimpanan (chest freezer) sebanyak dua unit, mesin ini berfungsi untuk menyimpan hasil produksi. Mesin satu dilengkapi kompresor dengan daya …PK (dengan suhu min -30„C)
dan
kapasitas penyimpanan 2800 batang es lilin sedangkan mesin dua dilengkapi kompresor dengan daya 1/3 PK (dengan suhu min -24„C) dan kapasitas penyimpanan 2200 batang es lilin. Mesin ini origin RRC.
Gambar 1.14 Mesin penyimpanan (chest freezer) Sumber gambar : Hasil Pengamatan
28
Mesin blender sebanyak satu unit, mesin ini digunakan untuk menghaluskan kacang hijau (untuk es lilin rasa kacang hijau) agar mudah bercampur dengan adonan. Kapasitas tampung mesin ini 1 ƒ liter. Mesin penghancur es sebanyak satu unit, mesin ini digunakan untuk menghancurkan es batu agar es batu mudah masuk kedalam celah diantara kaleng stainless steel dan cooler box. Mesin ini dilengkapi motor dengan kekuatan 3ƒ HP.
1.5.10 Pemeliharaan Mesin dan Peralatan Mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi harus selalu terjamin tetap tersedia untuk dapat digunakan, sehingga dibutuhkan pemeliharaan. Pemeliharaan dapat diartikan sebagai kegiatan untuk menjaga fasilitas pabrik dan mengadakan perbaikan yang diperlukan sehingga teradapat suatu keadaan operasi produksi yang mememuaskan sesuai dengan apa yang direncanakan. Oleh karena itu diharapkan dengan adanya pemeliharaan terhadap mesin dan peralatan, proses produksi dapat berjalan lancar dan terjamin. (Manajemen Produksi dan Operasi : Sofjan Assauri) Mesin – mesin dan peralatan – peralatan yang digunakan akan dibersihkan secara rutin, untuk mesin - mesin yang digunakan untuk proses produksi di cek dan dibersihkan setiap 3 bulan sekali.
29
Untuk peralatan – peralatan yang digunakan untuk mendukung proses produksi dan pejualan dibersihkan setiap proses produksi berhenti.
1.5.11 Perencanaan dan Pengendalian Produksi Perencanaan dan pengendalian produksi adalah suatu kegiatan perencanaan
terhadap
produksi
berdasarkan
informasi
tentang
kebutuhan pasar, tingkat persediaan, kapasitas produksi, dan pengaturan jadwal produksi, agar apa yang direncanakan dapat terlaksana dan tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Jadi perencanaan dan pengendalian produksi merupakan suatu kegiatan pengoordinasian dari bagian-bagian yang ada dalam melakukan proses produksi. (Manejemen Produksi dan Operasi : Sofjan Assauri) Perencanaan produksi pada ES CHIKA dilakukan secara harian, sebelum produksi dimulai staff perencanaan produksi akan melihat jumlah stock es lilin yang ada dalam freezer, kemudian akan dibuat daftar rasa dan jumlah es lilin yang harus diproduksi. Perencanaan produksi pada ES CHIKA juga tergantung pada kondisi cuaca, jika cuaca buruk (mendung, hujan atau ada badai) maka jumlah produksi pun akan dikurangi karena jumlah es lilin yang keluar juga sedikit.
30
Biasanya jumlah produksi maksimal hanya 80% dari kapasitas total freezer, hal ini untuk mengatasi jika banyak es lilin yang tidak terjual oleh karyawan divisi pemasaran maka akan disimpan kembali. Jika kondisi es lilin yang tidak laku terjual masih dalam kondisi baik maka akan dijual lagi, jika tidak akan didaur ulang.
