106
DAFTAR PUSTAKA
Muhammad, Arni, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta, 2007. Hardjana, M. Agus, Komunikasi Intrapersonal & Interpersonal, Kanisius, Yogyakarta, 2003. Nurudin, Sistem Komunikasi Indonesia, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2007 Heifetz, Ronald, 5 Prinsip Kepemimpinan, Prestasi Pustaka Publisher, Jakarta, 2005. Bennis, Warren & Burt Nanus, Leaders: Strategi Untuk Mengemban Tanggung Jawab, PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta, 2006. Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT. Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta, 2004. Manurung, H. Pappilon, Komunikasi & Kekuasaan, Forum Studi Komunikasi FISIP Universitas Atma Jaya Yogyakarta, Yogyakarta, 2007. Oetomo, Indayati, Communication @ Work, ANDI, Yogyakarta, 2007. Mulyana, Deddy, Ilmu Komunikasi Suatu Penganta, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005. Habsari, Ari Retno, Terobosan Kepemimpinan, MedPress, Yogyakarta, 2008. As’ad, Moh, Kepemimpinan Efektif Dalam Perusahaan, Liberty, Yogyakarta, 1986. Effendy, Onong U, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005.
107
Suminar,
Yenny
R.,
Elvinaro
Ardianto,
Soleh
Soemirat,
Komunikasi
Organisasional, Universitas Terbuka, Jakarta, 2004. Yukl, Gary, Kepemimpinan Dalam Organisasi, PT. Indeks, Jakarta, 2005. Mulyana, Deddy, Sholatun, Metode Penelitian Komunikasi,, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2007. Djuarsa, Sasa, Modul Teori Komunikasi, Universitas Terbuka, Jakarta, 1994. Jefkins, Frank, Public Relations, PT. Gelora Aksara Pratama, Jakarta, 1995. Riberu, J, Dasar-dasar Kepemimpinan, Pedoman Ilmu Jaya, Jakarta, 2003. Listiani, Endri, Modul Komunikasi Organisasi, Universitas Mercu Buana, Jakarta, 2009. Vardiansyah, Dani, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT. Indeks, Jakarta, 2005. Muchlas, Makmuri, Perilaku Organisasi, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 2005. Moore, H. Frazier, Public Relations: Principles, Cases and Problem, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005. DuBrin, Andrew J., The Complete Ideal’s Guides: Leadership Edisi Kedua, Kencana, Jakarta, 2009. Yin, Robert K., Studi Kasus (Desain dan Metode), PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1997. Daymon, Christine, Immy Holloway, Metode-metode Riset Kualitatif dalam Public Relations & Marketing Communications, Bentang Pustaka, Yogyakarta, 2002.
108
Irawan, Prasetya, Penelitian Kualitatif & Kuantitatif untuk Ilmu-ilmu Sosial, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Indonesia, Depok, 2006.
109
TRANSKRIP WAWANCARA PIMPINAN Bapak AT, selaku Kepala Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan 1. Selama ini bagaimana cara Bapak dalam memberikan perintah kepada pegawai? Apakah Bapak cenderung langsung memberikan perintah atau lebih dahulu menjelaskan tugas yang harus dilaksanakan pegawai? Mohon penjelasan Bapak! Jawaban: Sebetulnya, masing-masing pegawai memiliki tugas sesuai dengan job description/pembagian tugas. Saya akan memberikan perintah sesuai dengan job description tersebut. Sehingga perintah yang saya sampaikan kepada pegawai akan berbeda. Tapi tidak menutup kemungkinan jika pegawai yang biasa bertugas tidak masuk maka pegawai yang lain harus bisa menggantikannya. Tentunya, saya akan menjelaskan kepada pegawai yang menggantikan bagaimana harus melaksanakan tugas tersebut. Misalkan, pegawai yang bertugas mengkonsep surat tidak masuk karena sakit, maka saya meminta pegawai lain untuk menggantikannya. Namun, saya akan menjelaskan bagaimana isi konsep tersebut. 2. Apakah Bapak menentukan cara untuk menyelesaikan tugas yang telah diberikan kepada pegawai ataukah membiarkan pegawai menyelesaikan dengan caranya sendiri? Mohon penjelasan Bapak! Jawaban: Kalau itu tugas rutin saya menganggap pegawai sudah bisa menyelesaikan sendiri tidak perlu diberi penjelasan. Tetapi bila tugas tersebut merupakan hal yang baru maka saya akan memberikan penjelasan terlebih dahulu. Saya lebih senang untuk memberikan kesempatan kepada pegawai untuk berkreasi, jadi saya hanya menjelaskan secara umum tidak detil. Sehingga, saya juga dapat melihat sejauhmana kemampuan pegawai tersebut dalam menerima arahan yang saya berikan. Kalo masih belum sesuai dengan harapan saya, maka saya akan menjelaskan lebih detil 3. Bagaimana cara Bapak menanyakan hasil tugas yang sudah diberikan kepada pegawai Bapak? Jawaban: Saya selalu memberikan target waktu. Jika saya memberikan tugas pagi hari, siang pasti saya sudah menanyakan. Tapi bila agak berat, saya akan menanyakannya besok. Begitu juga dengan target yang saya tentukan sendiri dan biasanya saya infokan, misalnya nanti maju ke saya lagi ya! Siang atau sore tapi kalo agak berat ya coba besok dimajukan dulu sampai mana. Jadi tergantung berat-ringannya tugas. 4. Bila hasil tugas tersebut tidak memuaskan, apakah Bapak cenderung menyalahkan tanpa memberikan penjelasan tentang kesalahan atau Bapak akan menjelaskan apa kesalahan pegawai tersebut serta memberikan pengarahan?mohon penjelasan! Jawaban:
110
5.
6.
7.
8.
Saya tidak pernah menyalahkan, kecuali yang sudah pola atau rutin tetapi masih salah, nah itu baru saya mengingatkan untuk lebih konsentrasi kalau ini sudah rutin. Kecuali kalau bukan rutin, tentunya saya tidak akan pernah menyalahkan tetapi membimbing dengan memberikan penjelasan lebih lanjut. Menurut Bapak, apabila pegawai menemui permasalahan dalam menyelesaikan tugas yang telah diperintahkan dan mengharuskan untuk menghubungi Bapak karena batas waktu penyelesaiannya yang relatif singkat. Apakah pegawai tersebut dapat menyampaikan hal-hal atau pun informasi yang berkaitan dengan kantor secara langsung kepada Bapak? Baik melalui media telepon ataupun tatap langsung dengan Bapak. Ataukah harus melalui prosedur/birokrasi? Mohon penjelasan Bapak! Jawaban: Kalau ada masalah, iya dan saya bisa dihubungi kapanpun. Insya Allah, handphone saya tidak pernah mati. Melalui telepon pun tidak apa-apa. Tidak perlu melalui prosedur ataupun birokrasi. Ketika terjadi suatu permasalahan di kantor yang mengharuskan pegawai melaporkan kepada Bapak, sehingga pegawai tersebut langsung menelepon Bapak. Apakah Bapak mau menerima telepon tersebut? Apa alasan Bapak sehingga Bapak mau menerima telepon tersebut? Jawaban: Tidak apa-apa, saya sudah biasa ditelpon pegawai atau staf. Baik hari libur maupun hari kerja, tidak menjadi masalah. Dan saya memang menginginkan begitu. Bila Bapak sedang menemui permasalahan di dalam kantor, apakah Bapak akan menceritakan masalah tersebut kepada pegawai dengan tujuan mencari informasi yang berkaitan dan menjadikannya sebagai bahan pertimbangan untuk mencari jalan penyelesaian atau pengambilan keputusan? Mohon penjelasan! Jawaban: Iya, pegawai harus mengetahui kalau kita sedang ada masalah dan bersamasama mencari solusinya. Selalu saya meminta pertimbangan pegawai dalam memutuskan, apalagi yang menyangkut nasib seluruh pegawai. Pada situasi seperti apakah Bapak merasa dapat memberikan masukan ataupun perintah kepada pegawai dengan mudah dan dapat dimengerti oleh pegawai? Apakah Bapak lebih memilih situasi formal atau informal untuk memberi perintah/pengarahan? Mengapa demikian? Jawaban: Ini situasional, terkadang saya harus mengatakan secara formal, tetapi saya tidak pernah melupakan jalur informal. Jadi kedua-duanya akan saya lakukan. Misalkan saya harus memilih situasi formal, ya akan saya lakukan. Tapi secara informal pun juga akan saya lakukan. Supaya kedua-duanya dapat tercapai. Apakah pada situasi tersebut pegawai juga dapat menyampaikan gagasan ataupun pendapat kepada Bapak? Mohon penjelasan! Jawaban:
111
Iya tentu, pada kedua situasi tersebut, pegawai dapat menyampaikan gagasan ataupun pendapat yang dimilikinya. 9. Apakah pegawai Bapak sering membagi ceritanya tentang permasalahan pribadi yang dirasakan, baik kaitannya dengan urusan kantor/organisasi maupun di luar urusan kantor? Bagaimana menurut Bapak? Jawaban: Tidak semua pegawai cerita ke saya, tetapi sebagian besar, ya. Menurut saya tidak apa-apa. Dengan pendekatan informal itulah pegawai dapat menceritakan permasalahannya. Saya jadi tahu bila ada sesuatu yang terjadi dengan pegawai atau staf saya. Tetapi terkadang, melalui Kasubbag nya dulu baru ke saya. Tapi ada pegawai-pegawai tertentu yang langsung ke saya, malah Kasubbag nya tidak tahu. Sebaliknya, apakah Bapak sering menanyakan hal-hal pribadi kepada pegawai yang mengganggu pekerjaan mereka? Jawaban: Secara tidak langsung, iya. Jika pegawai terlihat seperti tidak konsentrasi. Kelihatan pada saat diberi target pekerjaan atau tugas, pegawai tidak dapat menyelesaikannya sesuai target atau meleset dari targetnya. Saya akan mengamati dan menanyakan ada apa. 10. Dalam memberikan perintah, apakah Bapak juga mengkomunikasikannya secara tertulis sebagai arahan pendukung yang menguatkan perintah tersebut? Mohon penjelasan Bapak! Jawaban: Iya juga, karena kita kan ada aspek birokrasi. Jadi aspek formal penting juga. 11. Bagaimana cara Bapak dalam memerintahkan pegawai kaitannya dengan pembagian ataupun penjadwalan tugas dalam menyelesaikan suatu pekerjaan? Jawaban: Penjadwalan tugas berdasarkan kesepakatan, hampir semua pegawai mendapatkan penugasan lembur atau piket. Tetapi ada beberapa pegawai juga yang minta lemburnya tidak sebanyak yang lain. Namun itu berdasarkan dari kesepakatan pegawai yang lain, sehingga tidak ada kecemburuan diantara pegawai. Sebagai pimpinan tentunya, saya juga akan setuju. 12. Ketika Bapak memberikan perintah kepada pegawai, apakah sebelumnya Bapak memaparkan mengenai tujuan (di unit kerja yang Bapak pimpin), jadwal kerja, aturan dan prosedur yang harus dipatuhi dalam rangka menyelesaikan tugas? Mengapa demikian! Jawaban: Iya, karena itu hal yang penting ya. Jangan sampai, pelaksanaan tugas tidak sesuai dengan mekanisme bekerja atau prosedur yang ada. Biasanya, saya akan mengumpulkan pegawai dan memberikan arahan dengan menjelaskan apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan. Karena kaitannya dengan pelayanan kepada pimpinan tertinggi di kantor ini. Jika pimpinan tertinggi di kantor ini nyaman dengan pelayanan yang diberikan oleh pegawai sehingga beliau bisa melayani Presiden dengan baik.
112
13. Apabila terdapat peraturan, ketentuan ataupun kebijakan baru yang berhubungan dengan kantor ini. Bagaimana cara Bapak menyampaikannya kepada pegawai? Mohon penjelasan Bapak! Jawaban: Tentu, saya akan menginformasikan kepada pegawai bila ada kebijakan, peraturan atau ketentuan yang baru. Apalagi berhubungan dengan pegawai. Tetapi, karena di sini tempat keluar masuknya surat, biasanya pegawai proaktif jika ada pengumuman atau peraturan baru. Petugas pengagenda surat akan dengan sendirinya meng-copy pengumuman tersebut dan menempelkannya pada papan pengumuman yang ada di bagian ini. Jadi sebelum Bagian Kepegawaian mengumumkan atau mengedarkannya. Atau sebelum Kepala Biro Administrasi memberikan arahan untuk mengedarkan pengumuman tersebut. Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan sudah mengetahui peraturan tersebut. Sehingga saya sebagai pimpinan hanya mengingatkan kembali bahwa ada peraturan baru dan meminta feedback penafsiran dari para teman-teman. Bila penafsiran tersebut berbeda, saya akan menjelaskannya. Selama penafsirannya benar, mereka bisa langsung menjalankannya. 14. Menurut Bapak, mana yang lebih efektif dalam menyampaikan arahan, melalui lisan atau tertulis? Ataukah kedua-duanya? Mengapa demikian? Dua-duanya harus dilaksanakan. Terkadang kalau cuma tertulis, sedangkan yang diberi arahan sedang tidak ada ditempat, maka itu tidak efektif. Kalau lisan saja, sifatnya hanya sekadar mengingatkan saja, bila yang bersangkutan sedang tidak ada di tempat. Bisa melalui telepon. Kalau dengan tertulis, dia akan ingat kembali bahwa ada perintah atau arahan yang belum terselesaikan. 15. Bagaimana Bapak memanfaatkan media yang ada di kantor untuk menyampaikan arahan? Apakah Bapak menggunakan media sebagai salah satu tindakan yang diambil dalam memerintahkan pegawai? Misalkan dengan menggunakan memo atau alat kantor lainnya. Jawaban: Iya, saya menggunakan media sebagai salah satu cara dalam memberikan perintah. Mungkin, dengan catatan kecil atau disposisi yang saya berikan kepada pegawai. 16. Media apa yang paling sering Bapak gunakan untuk menyampaikan informasi atau perintah kepada pegawai? Mengapa demikian? Jawaban: Biasanya dengan menggunakan catatan kecil atau kertas. Karena bila pegawai sedang tidak ada di tempat maka, dapat dibaca setelah dia kembali ke ruangan. 17. Setelah arahan tersebut diberikan apakah Bapak akan memonitor kembali sejauhmana progress yang ada? Biasanya berapa lama frekuensi monitoring tersebut? Jawaban:
113
Iya, setiap saya memberikan penugasan biasanya saya akan memberikan target waktu, sebagai monitoring terhadap pekerjaan-pekerjaan yang sudah saya tugaskan. Kembali lagi, tergantung berat-ringannya pekerjaan tersebut. 18. Bila progress tidak sesuai harapan pimpinan apa tindakan komunikasi yang dilakukan untuk menstimulasi pegawai bekerja lebih cepat dan lebih baik? Jawaban: Iya, sebetulnya saya sudah bisa menilai. Apakah dia tidak bias menyelesaikan karena tidak mampu atau karena hal lain. Kalau karena tidak mampu, saya akan tetap memberikan kepercayaan, bimbingan dan memberikan penjelasan lebih lanjut. Tapi, kalau tidak dapat selesai karena pegawai tersebut memiliki kesibukan lain, maka saya akan meminta pegawai yang lain untuk membantu. 19. Ketika terjadi permasalahan-permasalahan yang bersifat kritis atau harus segera diselesaikan. Bagaimana cara Bapak memerintah pegawai untuk dapat segera menyelesaikannya? Mohon penjelasan Bapak! Jawaban: Ini sudah biasa ya. Seperti distribusi undangan, terkadang sifatnya dadakan. Teman-teman kurir hanya ada 2 orang. Misalkan mengantar undangan pelantikan, sementara besok ada lagi. Terkadang kita mengambil langkah, jika peserta yang diundang sama, petugas pendistribusian dipanggil kembali untuk membawa undangan yang lain. Sehingga pendistribusian undangan tersebut bisa selesai dan terkirim secara bersamaan. Ketika terjadi masalah kritis seperti ini kita memerlukan strategi, agar dalam bekerja dapat lebih efektif dan efisien. Begitupun, dengan pencetakan buku acara, jika protokol siapnya tengah malam atau pada pagi dini hari. Maka staf, saya perintahkan untuk pulang dulu nanti tengah malam kembali ke kantor atau bermalam saja di kantor. Staf yang menginap di kantor saya perintahkan untuk beristirahat terlebih dahulu. Jadi tidak sepanjang sore menunggui pekerjaan yang belum siap. Selain demi keefektifan dan keefisienan dalam bekerja, kenyamanan staf dalam bekerja juga harus dipertimbangkan. 20. Apabila pegawai tidak dapat menyelesaikan permasalahan tersebut secara cepat dan tepat, apa yang akan Bapak lakukan? Apakah Bapak akan menegur pegawai tersebut atau Bapak mengumpulkan seluruh pegawai yang bertugas menyelesaikan masalah tersebut dan memberi arahan atau masukan cara atau solusi lain yang dapat diambil? Mohon penjelasan Bapak! Jawaban: Saya sendiri tidak selalu harus menegur. Saya melihat kira-kira dengan beban pekerjaan seperti ini bisa atau tidak diselesaikan oleh seorang pegawai dengan kemampuan seperti itu dan lamanya waktu juga terbatas. Saya akan melihat perlu negur nggaknya, dari perkiraan kemampuan, lamanya waktu dan factor-faktor yang mempengaruhinya. Seperti misalnya, petugas pengiriman barang, sebut saja namanya A dan B. Ternyata, anak si A sedang sakit. Sementara masing-masing petugas diberikan tugas untuk mendistribusikan 100 undangan. Si A tidak bisa menyelesaikan tugasnya, undangan yang terdistribusikan hanya 50 undangan. Setelah ditanyakan, kenapa tidak terselesaikan, ternyata karena anaknya sedang sakit dan membuat dia tidak konsentrasi dalam bekerja. Kalau dari
114
awal si A menyampaikan kepada saya dia hanya bias mendistribusikan 50 undangan, maka saya akan mencari solusi atau jalan keluar lainnya. Untuk hal seperti ini, mau tidak mau saya akan menegurnya, karena sudah menyalahi amanat yang sudah diberikan. Jadi adakalanya kita perlu memberikan teguran kepada staf, jika staf lalai akan tugasnya. Tapi itupun tidak perlu tertulis, karena tugas-tugas yang dijalankan selama ini juga sudah berat. 21. Apabila pegawai Bapak memiliki pendapat, saran, gagasan ataupun kritik tentang organisasi atau kantor ini, dan ingin menyampaikannya kepada Bapak. Bagaimana menurut Bapak tentang hal tersebut? Bagaimana pegawai tersebut dapat menyampaikannya dan melalui media apa? Biasanya, saya menyampaikan lebih lanjut ke pimpinan saya ya. Baik melalui memo maupun lisan dengan bertatap muka menghadap beliau. Saya akan menerima aspirasi para pegawai dan mencoba untuk mengkomunikasikannya kepada Kepala Biro Administrasi. Jadi itu yang selama ini kita lakukan. 22. Apakah Bapak pernah menerima pendapat, saran, gagasan ataupun kritik dari pegawai? Biasanya pada saat seperti apa Bapak berkenan menerimanya? Mohon penjelasan Bapak! Saya sebetulnya orangnya gampang sekali ya. Tidak harus secara formal menghadap saya. Kadang, saya lagi jalan ketemu lalu ngobrol juga tidak apaapa. Saya ‘fine’, dimana saja. Yang penting semuanya bisa berjalan dengan baik. 23. Menurut Bapak, apakah komunikasi dua arah baik dari pimpinan ke pegawai ataupun dari pegawai ke pimpinan dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas-tugasnya? Mohon penjelasan Bapak! Iya, jadi dua-duanya harus jalan 2 arah. Baik dari atas ke bawah maupun dari bawah ke atas. 24. Menurut Bapak, apakah komunikasi dua arah selama ini sudah berlangsung dengan baik di kantor ini? Mohon penjelasan Bapak? Menurut saya sudah ya, beberapa staf atau pegawai sudah mau mengutarakan pendapat kepada pimpinan. Pimpinan pun mengapresiasi apa yang disampaikan oleh pegawai. 25. Menurut Bapak, seberapa penting peran komunikasi terhadap kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pegawai? Sangat penting ya. Karena setiap pegawai diharapkan mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi. Baik antar pegawai, komunikasi horizontal, komunikasi kepada atasan, komunikasi vertical. Bahkan komunikasi diagonal, misalnya dari unit kerja yang satu ke unit kerja yang lain. Misalkan, pengagenda surat menerima surat dari Biro Umum. Pada surat tersebut menyebutkan lampiran, tetapi lampirannya tidak ada. Pengagenda tersebut tidak mengkomunikasikannya kepada unit kerja terkait dan membiarkan surat tersebut dibaca oleh pimpinan tertinggi, tentunya pimpinan akan menanyakan perihal lampiran tersebut. Pimpinan menjadi tidak nyaman karena pegawai atau staf yang melayaninya tidak teliti dan tidak mau mengkomunikasikan hal-hal seperti itu. Seorang staf harus mampu berkomunikasi dengan baik, karena dengan komunikasi penyelesaian tugas-tugas akan lebih cepat dan
115
lebih baik. Jadi peran komunikasi, menurut saya, sangat sangat penting. Terutama Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, bagian yang mendukung dalam administrasi kantor. Saya yakin bagian-bagian yang ada di Biro Administrasi merupakan bagian-bagian yang unit kerja lain membutuhkan, jadi kemampuan komunikasi harus dimiliki oleh pejabat atau pegawai TRANSKRIP WAWANCARA PIMPINAN Bapak DSS, selaku Kepala Biro Administrasi 26. Selama ini bagaimana cara Bapak dalam memberikan perintah kepada pegawai? Apakah Bapak cenderung langsung memberikan perintah atau lebih dahulu menjelaskan tugas yang harus dilaksanakan pegawai? Mohon penjelasan Bapak! Tentunya melihat permasalahannya, kalau hanya kegiatan kesekretariatan biasanya saya langsung memerintahkan misalkan mengirim surat atau fotocopy tapi bila kaitannya dengan substansi biasanya menjelaskannya terlebih dahulu. Tetapi kalau untuk masalah substansi biasanya saya menjelaskan kepada pejabat struktural dulu. 27. Apakah Bapak menentukan cara untuk menyelesaikan tugas yang telah diberikan kepada pegawai ataukah membiarkan pegawai menyelesaikan dengan caranya sendiri? Mohon penjelasan Bapak! Selama ini saya melihat pegawai tidak sama kapasitas, kemampuan ataupun kompetensinya. Tetapi, yang saya tahu, hampir semua pegawai di lingkungan Biro Administrasi sudah menguasai bidangnya masingmasing. Saya tidak memberikan arahan secara langsung tetapi kalau saya melihat tidak sesuai maka saya akan menjelaskan. Pada dasarnya, pegawai di lingkungan Biro Administrasi sudah bisa ‘berjalan sendiri’ dan saya tidak memberikan arahan kecuali untuk hal-hal khusus atau yang sifatnya rahasia. 28. Bagaimana cara Bapak menanyakan hasil tugas yang sudah diberikan kepada pegawai Bapak? Bila hasil tugas tersebut tidak memuaskan, apakah Bapak cenderung menyalahkan tanpa memberikan penjelasan tentang kesalahan atau Bapak akan menjelaskan apa kesalahan pegawai tersebut serta memberikan pengarahan?mohon penjelasan! Biasanya, setiap pekerjaan yang saya tugaskan kepada pegawai membutuhkan waktu yang berbeda-beda. Bila tugas tersebut tidak ada masalah, dengan sendirinya staf sudah menyelesaikan tugasnya sebelum waktunya. Tapi bila terlambat saya akan menanyakan bagaimana masalah yang kemarin, saya akan menunggu bagaimana jawaban staf tersebut. Tapi kalau salah saya akan menyampaikan lain kali caranya begini, atau misalkan terlambat lain kali lapor kepada pimpinannya, sehingga saya tahu posisinya sudah sampai mana. Tetapi,sejauh ini hal tersebut hanya satu atau dua kali saja.,
116
29. Bagaimana cara Bapak dalam memerintahkan pegawai untuk dapat menyelesaikan tugasnya? Apakah Bapak menentukan batas waktu penyelesaiannya ataukah Bapak membebaskan batas waktu penyelesaiannya? Mohon penjelasan Bapak! Saya biasanya menggunakan batas waktu, tapi saya biasanya memberikan batas waktu yang cukup longgar. Misalkan batas waktu masalah tersebut 2 hari, saya minta besok selesai. Jadi masih ada waktu bila tidak bisa selesai pada hari tersebut. Tapi selama ini menurut saya, hampir semua bisa diselesaikan apalagi tugas itu hanya dalam lingkup biro ini sendiri. 30. Menurut Bapak, apabila pegawai menemui permasalahan dalam menyelesaikan tugas yang telah diperintahkan dan mengharuskan untuk menghubungi Bapak karena batas waktu penyelesaiannya yang relatif singkat. Apakah pegawai tersebut dapat menyampaikan hal-hal atau pun informasi yang berkaitan dengan kantor secara langsung kepada Bapak? Baik melalui media telepon ataupun tatap langsung dengan Bapak. Ataukah harus melalui prosedur/birokrasi? Mohon penjelasan Bapak! Saya pribadi tidak ada masalah. Demi kelancaran tugas, demi kesuksesan organisasi, tidak ada masalah. Pegawai boleh langsung bicara. Tetapi, mohon informasi tersebut sudah ‘matang’ jadi tidak harus diadakan penelitian lagi. Lebih baik memang berjenjang dari staf ke kasubbag lalu ke kabag baru ke saya. Tapi kalau memang urgent dan penting tidak ada masalah. Yang penting pegawai tersebut juga melaporkan kepada atasan langsungnya. 31. Ketika terjadi suatu permasalahan di kantor yang mengharuskan pegawai melaporkan kepada Bapak, sehingga pegawai tersebut langsung menelepon Bapak. Apakah Bapak mau menerima telepon tersebut? Apa alasan Bapak sehingga Bapak mau menerima telepon tersebut? Selama saya tidak selalu sibuk, saya akan menerima telepon tersebut. Tetapi biasanya, telepon tersebut akan diterima oleh staf saya dulu. Pada prinsipnya saya terbuka. 32. Bila Bapak sedang menemui permasalahan di dalam kantor, apakah Bapak akan menceritakan masalah tersebut kepada pegawai dengan tujuan mencari informasi yang berkaitan dan menjadikannya sebagai bahan pertimbangan untuk mencari jalan penyelesaian? Mohon penjelasan! Melihat permasalahannya, kalau untuk menambah wawasan untuk mengambil keputusan yang tepat, tidak ada salahnya. Saya pernah melakukannya, walaupun tidak sering, untuk berdiskusi mencari informasi. Maksudnya untuk menyamakan, apakah informasi yang saya terima benar atau tidak. Untuk permasalahan tertentu saya tidak perlu, karena saya sudah punya data yang akurat. 33. Pada situasi seperti apakah Bapak merasa dapat memberikan masukan ataupun perintah kepada pegawai dengan mudah dan dapat dimengerti oleh pegawai? Tentunya pada waktu suasana baik, tidak ada tekanan. Saya mengistilahkannya ‘sersan’, serius tapi santai. Apapun permasalahan,
117
semua pasti bias diselesaikan asalkan kita serius bekerja dan ada bimbingan. Apakah Bapak lebih memilih situasi formal atau informal untuk memberi perintah/pengarahan? Mengapa demikian? Melihat situasi dan kondisinya. Kalau penting dan memerlukan keseriusan, tentu harus formal karena menyangkut kedinasan.tetapi. Tetapi, kalau masalah yang simple lebih baik informal, misalkan masalah pribadi. Masalah kedinasan juga ada kaitannya dengan masalah pribadi misalkan kedisiplinan, biasanya saya lebih informal, dengan menegur sambil ‘guyoo’. Tapi kalau tugas kedinasan akan saya panggil, agar pegawai tahu bahwa ini urusan kedinasan dan harus diselesaikan dengan baik. Apakah pada situasi tersebut pegawai juga dapat menyampaikan gagasan ataupun pendapat kepada Bapak? Mohon penjelasan! Tentu, dengan sangat terbuka. Justru itu yang saya harapkan, karena sebagai manusia kita tidak sempurna, pasti ada kekurangannya. Dan saya ingin dapat masukan atau kritik tentang diri saya, sehingga saya dapat mengkoreksi diri. Apabila kritik tersebut tidak benar maka saya akan mengklarifikasi mengapa saya seperti itu. 34. Apakah pegawai Bapak sering membagi ceritanya tentang permasalahan pribadi yang dirasakan, baik kaitannya dengan urusan kantor/organisasi maupun di luar urusan kantor? Bagaimana menurut Bapak? Sebaliknya, apakah Bapak sering menanyakan hal-hal pribadi kepada pegawai yang mengganggu pekerjaan mereka? Tidak banyak yang ‘curhat’ masalah pribadi. Tetapi, ada beberapa pejabat atau pegawai yang menceritakan masalah tersebut kepada saya. Saya menghargai hak atau pendapat dari semua staf, kalau mereka ingin berbagi cerita atau curhat, silakan saja. Saya akan mengimbangi dengan kemampuan saya. kalau akan mengganggu masalah kedinasan saya akan menegur walaupun tidak secara langsung, saya akan menegur atasan langsungnya. Karena masalah pribadi sangat sensitif, saya membatasi diri. Tapi, untuk Biro Administrasi sendiri, pegawai jarang menceritakan masalah pribadinya. Saya anggap hal tersebut positif, berarti, pegawai sudah bisa memilih antara masalah pribadi dan masalah kedinasan. 35. Dalam memberikan perintah, apakah Bapak juga mengkomunikasikannya secara tertulis sebagai arahan pendukung yang menguatkan perintah tersebut? Mohon penjelasan Bapak! Kalau kepada pejabat struktural saya menggunakan tertulis. Untuk ke pegawai, saya lebih banyak lisan, karena biasanya perintah yang saya berikan kepada pegawai hanya perintah yang biasa-biasa saja bukan permasalahan yang berat. Sehingga, untuk efisiensi saya lebih memilih secara lisan saja. 36. Bagaimana cara Bapak dalam memerintahkan pegawai kaitannya dengan pembagian ataupun penjadwalan tugas dalam menyelesaikan suatu pekerjaan?
118
Biasanya saya melihat dari kemampuan masing-masing staf, satu dan yang lain pasti kemampuannya berbeda-beda. Saya melihat apakah tugas tersebut butuh cepat atau tidak. Bila tugas atau pekerjaan tersebut membutuhkan waktu atau pemikiran yang cepat, tentunya saya akan memilih staf yang saya anggap kompeten. Bila staf tidak bisa menyelesaikan maka akan saya tarik masalah itu ke pejabatnya. Ketika Bapak memberikan perintah kepada pegawai, apakah sebelumnya Bapak memaparkan mengenai tujuan (di unit kerja yang Bapak pimpin), jadwal kerja, aturan dan prosedur yang harus dipatuhi dalam rangka menyelesaikan tugas? Mengapa demikian! Secara umum, iya, tapi tidak selalu. Pegawai yang berada khususnya di Biro Administrasi saya anggap sudah tahu batasan tugasnya masingmasing. Sehingga saya tidak perlu lagi menjelaskan secara detail, tapi untuk hal-hal tertentu saya akan menjelaskannya misalkan kenapa harus begini atau begitu. 37. Apabila terdapat peraturan, ketentuan ataupun kebijakan baru yang berhubungan dengan kantor ini. Bagaimana cara Bapak menyampaikannya kepada pegawai? Mohon penjelasan Bapak! Melihat peraturannya dulu, apabila aturan tersebut bersifat umum, tentunya melalui prosedur yang ada. Biasanya, saya akan menyerahkannya kepada Bagian Kepegawaian untuk diedarkan kepada seluruh unit kerja termasuk para pegawai. Kalau hanya peraturan yang intern saja, saya akan mengundang beberapa pejabat untuk menyampaikan kepada staf tentang peraturan tersebut. 38. Menurut Bapak, mana yang lebih efektif dalam menyampaikan arahan, melalui lisan atau tertulis? Ataukah kedua-duanya? Mengapa demikian? Dapat dilihat dari masalahnya, kalau ingin cepat melalui lisan tapi kadang persepsi staf berbeda. Seperti yang saya katakana tadi, kemampuan staf tidak sama. Tapi lebih baik juga dengan tertulis, sehingga ada bukti bahwa kita pernah memerintahkan atau tidak. Tapi saya jarang melakukan hal tersebut, dengan tertulis penyampaian perintah atau perintah menjadi terlalu panjang dan lama. 39. Bagaimana Bapak memanfaatkan media yang ada di kantor untuk menyampaikan arahan? Apakah Bapak menggunakan media sebagai salah satu tindakan yang diambil dalam memerintahkan pegawai? Misalkan dengan menggunakan memo atau alat kantor lainnya. Kalau bias lisan, saya akan menyampaikannya secara lisan. Kecuali ketika staf sedang tidak ada di tempat atau saya sedang pergi, saya akan menelepon. 40. Media apa yang paling sering Bapak gunakan untuk menyampaikan informasi atau perintah kepada pegawai? Mengapa demikian? Setelah arahan tersebut diberikan apakah Bapak akan memonitor kembali sejauhmana progress yang ada? Biasanya berapa lama frekuensi monitoring tersebut? Bila progress tidak sesuai harapan pimpinan apa tindakan komunikasi yang dilakukan untuk menstimulasi pegawai bekerja lebih cepat dan lebih baik?
119
Media yang sering saya gunakan biasanya telepon. Untuk memonitor kembali perintah yang sudah diberikan, jika permasalahannya butuh cepat saya akan memonitor satu atau dua jam kemudian. Kalau masih 2 atau 3 hari, saya akan memonitor esok harinya. Yang terpenting ada komunikasi kepada pegawai bahwa saya sudah memberikan tugas dan belum diselesaikan. 41. Ketika terjadi permasalahan-permasalahan yang bersifat kritis atau harus segera diselesaikan. Bagaimana cara Bapak memerintah pegawai untuk dapat segera menyelesaikannya? Mohon penjelasan Bapak! Saya akan menyampaikan kepada pegawai bahwa masalah ini kritis dan harus cepat selesai. Dan bila perlu saya akan menunggui, dan menjelaskan bagaimana cara mengerjakannya. Sehingga, pegawai tidak perlu harus melakukan perbaikan berkali-kali, karena saya dapat langsung membimbing dan menyelesaikannya secara bersama-sama. 42. Apabila pegawai tidak dapat menyelesaikan permasalahan tersebut secara cepat dan tepat, apa yang akan Bapak lakukan? Biasanya saya menegur, apa permasalahannya? Kenapa tidak selesai? Saya akan memberikan arahan untuk bertanya pada pegawai lain yang mengetahui permasalahannya atau bertanya kepada atasan langsungnya. Tapi kalau masalahnya kritis tentunya saya akan menarik pekerjaan itu kepada orang lain atau mungkin pimpinannya sendiri yang harus menyelesaian mengingat masalah yang kritis. Tetapi, selama saya di Biro Administrasi tidak ada yang seperti itu. Ketika menyampaikan tugas kepada seseorang, kita harus yakin bahwa orang tersebut mampu dan bias melaksanakan tugas tersebut tepat pada waktunya 43. Apakah Bapak akan menegur pegawai tersebut atau Bapak mengumpulkan seluruh pegawai yang bertugas menyelesaikan masalah tersebut dan memberi arahan atau masukan cara atau solusi lain yang dapat diambil? Mohon penjelasan Bapak! Saya akan menegurnya dengan cara saya, tapi kadang saya tidak mau menegur hanya akan memberitahu atasan langsungnya untuk dapat membina pegawai tersebut. 44. Apabila pegawai Bapak memiliki pendapat, saran, gagasan ataupun kritik tentang organisasi atau kantor ini, dan ingin menyampaikannya kepada Bapak. Bagaimana menurut Bapak tentang hal tersebut? Bagaimana pegawai tersebut dapat menyampaikannya dan melalui media apa? Silakan saja. Terserah pada pegawai tersebut, bias dengan tertulis sehingga maksud dan tujuannya jelas. Tetapi juga bertemu, sehingga dengan berdiskusi atau tanya jawab bias lebih jelas. karena terkadang bahasa tulisan tidak jelas maksudnya. Tapi harus dicek dulu waktunya, sehingga dapat mendiskusikannya pada waktu yang cukup. 45. Apakah Bapak pernah menerima pendapat, saran, gagasan ataupun kritik dari pegawai? Selama ini saya pernah menerima tapi tidak banyak, mendapat saran dari staf dan baiknya diterima. Tetapi misalkan saya anggap tidak pas, saya menerima saran tersebut tapi saya tidak mengikuti.
120
46. Biasanya pada saat seperti apa Bapak berkenan menerimanya? Mohon penjelasan Bapak! Dilihat dari permasalahannya, bila hanya masalah teknis bias disampaikan secara informal. Tetapi ketika masukan itu rumit atau pelik maka dicarikan waktu yang pas, misalkan pagi hari ketika belum ada masalah atau mungkin sesudah selesai jam kantor. Sebetulnya tidak perlu harus seperti itu, kapanpun boleh saja menyampaikan pendapat. Hanya yang terpenting staf tahu waktu-waktu yang tepat untuk menyampaikannya. 47. Menurut Bapak, seberapa penting peran komunikasi terhadap kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pegawai? Sangat sangat penting. Karena semua itu dasarnya dari komunikasi dan komunikasi yang berjalan dengan baik dan efektif. Dengan komunikasi yang pekerjaan akan lebih ‘smooth’. Kalau komunikasi tidak efektif, karena pesan tidak jelas atau pesannya sudah jelas tapi penerimanya memiliki persepsi yang berbeda. Makanya, saya bilang komunikasi yang baik dan efektif, penyampaiannya benar dan jalurnya tepat. Misalkan, saya meminta staf untuk mengerjakan suatu tugas, karena saya tidak mengatakan kapan harus selesainya. Padahal, hari ini harus selesai, dan akhirnya baru selesai besok. Ya tentunya, sudah terlambat. Maka komunikasi harus jelas, tegas dan tepat. Komunikasi juga sebaiknya jangan satu arah tetapi dua arah. Kecuali perintahnya sudah jelas. Kalau ada perintah yang tidak jelas. Tanya maksudnya bagaimana pak, sehingga bisa ‘klop’. Jadi, menurut saya komunikasi sangat penting. 48. Menurut Bapak, apakah komunikasi dua arah baik dari pimpinan ke pegawai ataupun dari pegawai ke pimpinan dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas-tugasnya? Mohon penjelasan Bapak! Menurut saya, iya, komunikasi lebih bagus kalau dua arah. Tetapi tidak harus selalu dua arah, ya. Karena biasanya yang harus banyak bicara itu pimpinannya, misalkan memberikan arahan, informasi. Sebaiknya staf merespon, tetapi sesuai dengan kapasitasnya. Kenapa saya bilang bagus dua arah, karena pesan ataupun informasi yang disampaikan sama-sama mengetahui. Kalau pimpinan sudah menyampaikan tapi bawahan tidak jelas kan bisa tanya ya. Sehingga ada kesamaan persepsi dan kejelasan apa yang harus dikerjakan oleh staf. Tetapi biasanya komunikasi lebih banyak searah, karena pimpinan biasanya yang lebih sering memberi masukan, arahan dan bimbingan. Kadang mungkin karena budaya timur, staf kalau tidak ditanya ya diam, padahal mungkin dibenaknya ada berbagai macam hal. Menurut saya tetap komunikasi sebaiknya dua arah, ada feedback dan persepsi yang sama. 49. Menurut Bapak, apakah komunikasi dua arah selama ini sudah berlangsung dengan baik di kantor ini? Mohon penjelasan Bapak? Saya melihat kalau di biro, hampir semuanya bagus. Walaupun ada bagian-bagian tertentu yang masih sulit untuk diajak berkomunikasi. Tapi, secara bertahap akan lebih baik. Secara keseluruhan semua tetap berjalan dengan baik. Komunikasi dua arah juga sudah mulai terbentuk.
121
TRANSKRIP WAWANCARA PIMPINAN Ibu TYI SMP, selaku Kepala Subbagian Persuratan 50. Selama ini bagaimana cara Ibu dalam memberikan perintah kepada pegawai? Apakah Ibu cenderung langsung memberikan perintah atau lebih dahulu menjelaskan tugas yang harus dilaksanakan pegawai? Mohon penjelasan! Kalo yang perintahnya pekerjaan rutin, biasanya langsung mereka sudah tahu. Misalkan ada surat yang ditaruh di meja mereka, mereka sudah tahu apa yang harus diperbuat. Karena mereka sudah tahu tupoksinya masingmasing. 51. Apakah Ibu menentukan cara untuk menyelesaikan tugas yang telah diberikan kepada pegawai ataukah membiarkan pegawai menyelesaikan dengan caranya sendiri? Mohon penjelasan! Biasanya kalau yang sifatnya rutin, mereka sudah punya pedoman atau alur kerja, dari mulai surat diterima, diagenda, dibaca, dianalisa. Jadi mereka sudah tahu. Tapi khusus pekerjaan-pekerjaan di luar pekerjaan rutin,yang kita terima, biasanya perlu penjelasan dulu. Misalkan seperti pembuatan Surat Keputusan tentang program Istana Untuk Rakyat Tahun 2010. Karena bukan tugas rutin sehari-hari. Saya menjelaskan bagaimana cara membuatnya misalkan dengan melihat pola tahun 2009, nanti bisa perbaiki dasar-dasar hukumnya kalau ada arahan baru. Setelah dibuat konsep akan saya periksa. 52. Bagaimana cara Ibu menanyakan hasil tugas yang sudah diberikan kepada pegawai Ibu? Iyalah, kan ada batas waktu. Misalkan,ada bahan dari kantor Menteri Kesra yang harus disampaikan kepada Presiden untuk acara besok pagi. Hari ini mereka sudah kasih, saya biasanya selain diteruskan ke Karumga saya juga teruskan ke Sespri supaya dibaca dulu dan disampaikan ke Presiden. Nah, biasanya saya dengan petugas pendistribusian selalu menekankan bahwa surat ini segera untuk bahan acara Presiden besok, jangan sampai telat. Jadi tetap ada penekanan pada batas waktu pekerjaan. Tetapi, juga ada toleransi pada pekerjaan. Misalkan, surat yang harus disampaikan belum disampaikan karena tidak ada orang yang menerima di unit kerja, ya sulit juga. 53. Bila hasil tugas tersebut tidak memuaskan, apakah Ibu cenderung menyalahkan tanpa memberikan penjelasan tentang kesalahan atau Ibu akan menjelaskan apa kesalahan pegawai tersebut serta memberikan pengarahan?mohon penjelasan! Iya, misalkan, saya sudah jelas menuliskan untuk Deputi atau Karo Adm, tapi petugas pendistribusian salah kirim ke Karumga. Maka saya akan menegurnya, dengan mengatakan seharusnya ini ke Deputi atau Karo Adm bukan ke Karumga. Paling dia menjawab o iya bu, salah kirim soalnya tadi banyak yang harus dikirim, mungkin terselip. Tapi dia mengakui dan saya minta untuk lain kali jangan sampai terulang lagi.
122
54. Menurut Ibu, apabila pegawai menemui permasalahan dalam menyelesaikan tugas yang telah diperintahkan dan mengharuskan untuk menghubungi Ibu karena batas waktu penyelesaiannya yang relatif singkat. Apakah pegawai tersebut dapat menyampaikan hal-hal atau pun informasi yang berkaitan dengan kantor secara langsung kepada Ibu? Baik melalui media telepon ataupun tatap langsung dengan Ibu. Ataukah harus melalui prosedur/birokrasi? Mohon penjelasan! Ya sering lah, kalo petugas pendistribusian itu sedang di jalan, dia harus mengirim ke sekian tempat. Nah, tiba-tiba dia terjadi masalah, musibah kecelakaan, maka dia akan menghubungi saya untuk melaporkan kejadian dan mencari solusi, karena misalkan dia menabrak mobil orang. Pegawai tersebut dapat menyampaikannya kapan saja sewaktu-waktu. Bahkan, on call 24 jam, hari liburpun saya bersedia menerima telepon. 55. Ketika terjadi suatu permasalahan di kantor yang mengharuskan pegawai melaporkan kepada Ibu, sehingga pegawai tersebut langsung menelepon Ibu. Apakah Ibu mau menerima telepon tersebut? Apa alasan Ibu sehingga Ibu mau menerima telepon tersebut? Saya bersedia menerima telepon dari pegawai. Karena, dalam pendistribusian surat atau undangan pasti biasanya berhubungan dengan jalanan, sebagai penanggung jawab persuratan saya harus tahu apa yang terjadi pada staf saya. Buat saya tidak jadi masalah bila mereka menelepon saya. 56. Bila Ibu sedang menemui permasalahan di dalam kantor, apakah Ibu akan menceritakan masalah tersebut kepada pegawai dengan tujuan mencari informasi yang berkaitan dan menjadikannya sebagai bahan pertimbangan untuk mencari jalan penyelesaian atau pengambilan keputusan? Mohon penjelasan! Tergantung apakah masalah itu menyangkut keseluruhan pegawai atau hanya perorangan. Contohnya, petugas pendistribusian pernah mengirim surat pada expedisi pengiriman surat ada tanda tangan penerimanya dari unit kerja yang bersangkutan dengan surat tersebut. Tapi surat itu tidak diterima oleh pegawai tersebut karena mau keluar ruangan. Dia bilang untuk taruh saja di meja saya. Kebetulan surat itu penting dan hilang. Melihat masalah ini adalah masalah personal antara petugas pendistribusian dengan penerima dari unit kerja itu. Saya hanya memanggil kedua pegawai tersebut dan mencari tahu kenapa bisa terjadi. Tetapi, kalau menyangkut secara keseluruhan pegawai, saya akan menceritakan kepada pegawai dan mencari informasi yang berhubungan dengan permasalahan tersebut. 57. Pada situasi seperti apakah Ibu merasa dapat memberikan masukan ataupun perintah kepada pegawai dengan mudah dan dapat dimengerti oleh pegawai? Apakah Ibu lebih memilih situasi formal atau informal untuk memberi perintah/pengarahan? Mengapa demikian? Saya biasanya memberi masukan pada situasi pertama ketika staf sedang tidak sibuk. Kedua, kalau orangnya banyak, sehingga informasi yang saya
123
sampaikan dapat diterima langsung oleh pegawai. Maka, tidak harus ada 2 kali pengulangan dalam memberikan informasi. Saya akan memberikan briefing pegawai. Tapi saya terlebih dulu akan menyampaikan pada pimpinan saya, kalau beliau berkenan saya akan lakukan. Dengan situasi yang dibuat tidak formal biasanya sambil ‘guyonguyon’. Jadi secara informal, namun dapat mengena kepada pegawai tersebut. Apakah pada situasi tersebut pegawai juga dapat menyampaikan gagasan ataupun pendapat kepada Ibu? Mohon penjelasan! Memberi masukan, iya lah, tentu. Pegawai bisa menyampaikan pendapatpendapatnya. Biasanya, pegawai lebih merasa akrab dan mau mengeluarkan pendapat-pendapatnya. 58. Apakah pegawai Ibu sering membagi ceritanya tentang permasalahan pribadi yang dirasakan, baik kaitannya dengan urusan kantor/organisasi maupun di luar urusan kantor? Bagaimana menurut Ibu? Karakter setiap pegawai berbeda-beda. Ada yang spontan, tertutup dan sulit diajak komunikasi tentang hal-hal pribadi. Tapi bila ada pegawai yang menceritakan permasalahan pribadinya kepada saya, akan saya terima. Saya tahu kenapa beberapa pegawai bercerita, karena agar saya dapat memaklumi bila ada suatu saat pegawai tersebut tidak masuk atau pulang cepat. Sebaliknya, apakah Ibu sering menanyakan hal-hal pribadi kepada pegawai yang mengganggu pekerjaan mereka? Saya akan menanyakannya,walaupun tidak sering. Misalkan, kenapa surat-surat ini belum dikirim. Saya juga akan melihat apakah masalah yang pernah mereka ceritakan menjadi kendala dalam menjalankan tugas. Untuk beberapa hal saya dapat mentolerir nya. 59. Dalam memberikan perintah, apakah Ibu juga mengkomunikasikannya secara tertulis sebagai arahan pendukung yang menguatkan perintah tersebut? Mohon penjelasan! Iya, biasanya kalau tidak ada orang nya, saya tulis. Misalkan, si A sedang makan, maka saya tulis di mejanya, A nanti buat undangan rapat, kalau sudah ditandatangani, diperbanyak dan didistribusikan. Di meja B, saya akan kasih catatan, B tolong setiap Kasubbag ditelepon. 60. Bagaimana cara Ibu dalam memerintahkan pegawai kaitannya dengan pembagian ataupun penjadwalan tugas dalam menyelesaikan suatu pekerjaan? Untuk pekerjaan yang sifatnya harus dikerjakan di luar jam kerja seperti, standby jika sewaktu-waktu diperlukan, biasanya tiap bulan kita membuat jadwal piket. Dari jadwal piket tersebut, pegawai sudah tahu apa yang harus mereka kerjaan pada saat piket. Biasanya pekerjaannya bersifat insidentil. Bukan pekerjaan baku tapi harus tetap dikerjakan. Misalkan pada saat tutup anggaran, Bagian Keuangan akan menginfokan kepada Bagian ini untuk menugaskan petugas yang standby. Karena ada kuitansi atau berkas yang memerlukan stempel atau harus di-fotocopy. Saya akan
124
menanyakan siapa yang bertugas piket pada hari ini. Saya hanya akan mengingatkan kembali bahwa nanti ada pekerjaan. 61. Ketika Ibu memberikan perintah kepada pegawai, apakah sebelumnya Ibu memaparkan mengenai tujuan, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang harus dipatuhi dalam rangka menyelesaikan tugas? Mengapa demikian! Iya kadang-kadang. Tergantung, bila saya memberi tugas kepada pegawai, saya tanyakan kamu mengerti? dia akan menjawab o iya bu, nanti ini begini, begini, begini. Tergantung juga pada kemampuan pegawai tersebut, ada beberapa pegawai yang harus saya jelaskan, tapi ada juga pegawai yang sudah mengerti dengan sendirinya. Saya akan menjelaskan kalau pegawai tersebut membutuhkan penjelasan. 62. Apabila terdapat peraturan, ketentuan ataupun kebijakan baru yang berhubungan dengan kantor ini. Bagaimana cara Ibu menyampaikannya kepada pegawai? Mohon penjelasan! Biasanya kalau ada kebijakan baru saya akan berkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan saya, Kabag Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, bahwa ada peraturan baru yang berkaitan dengan pegawai. Apakah perlu disampaikan kepada pegawai. Kalau arahan dari pimpinan saya untuk tidak disampaikan dulu karena peraturan tersebut akan menimbulkan keresahan diantara pegawai, maka saya tidak akan sampaikan. Karena, mungkin peraturan tersebut belum pasti adanya. 63. Menurut Ibu, mana yang lebih efektif dalam menyampaikan arahan, melalui lisan atau tertulis? Ataukah kedua-duanya? Mengapa demikian? Enak lisan sih, lisan itu lebih cepat disampaikan, cepat diterima oleh pegawai. Tertulis bila pegawai yang bersangkutan sedang tidak ada di tempat dan biasanya menyangkut perintah yang bermacam-macam. Misalkan, untuk membuat undangan rapat, diperbanyak dan didistribusikan, koordinasi dengan pegawai yang ditugasi untuk menghubungi para peserta rapat. 64. Bagaimana Ibu memanfaatkan media yang ada di kantor untuk menyampaikan arahan? Apakah Ibu menggunakan media sebagai salah satu tindakan yang diambil dalam memerintahkan pegawai? Misalkan dengan menggunakan memo atau alat kantor lainnya. Seperti telepon, kalau penggunaan telepon, selama masih ada di dalam lingkup ruangan intern tidak terlalu ya. Memang menunjang tapi tidak selalu. Misalkan, petugas pendistribusian sedang menyebarkan undangan, saya akan memonitor dengan meneleponnya. Apakah undangan sudah tersebar semua atau belum. Biasanya saya akan menelepon satu jam atau menjelang acara tersebut akan dimulai, tapi mereka belum kembali. 65. Media apa yang paling sering Ibu gunakan untuk menyampaikan informasi atau perintah kepada pegawai? Mengapa demikian? Telepon dan handphone. Itupun hanya sewaktu-waktu, kalau ada perintah atau arahan yang sifatnya segera atau mendesak. 66. Setelah arahan tersebut diberikan apakah Ibu akan memonitor kembali sejauhmana progress yang ada? Biasanya berapa lama frekuensi monitoring tersebut?
125
Biasanya kalau sekali sudah dimonitoring. Pegawai sudah paham dan langsung mengerjakan. Terkadang semua itu situasional, tergantung juga pada kemampuan pegawai. Adakalanya pegawai semangat dan adakalanya pegawai tersebut sedang ada masalah pribadi atau kurang enak badan. Sehingga, kurang konsentrasi dalam mengerjakan tugasnya. Selama tugas tersebut tidak mendesak atau segera, saya dapat memberikan toleransi. Tapi bila, tugas tersebut segera dan mendesak, saya akan terus memonitor pegawai tersebut untuk segera menyelesaikannya. 67. Bila progress tidak sesuai harapan pimpinan apa tindakan komunikasi yang dilakukan untuk menstimulasi pegawai bekerja lebih cepat dan lebih baik? Karena sifat pekerjaan di kita itu kan yang segera-segera. Artinya kalau dari segi waktu progress itu tercapai. Tetapi dari segi hasil, misalnya surat-surat keluar harus ada fisiknya. Sementara setelah akhir tahun, banyak surat yang tidak ada fisiknya. Saya akan menanyakan kepada pegawai kenapa bisa seperti itu dan memberi perintah atau solusi untuk meminta sekali lagi kepada unit-unit kerja yang berkaitan kalau perlu dengan menggunakan memorandum untuk menyerahkan arsip surat tersebut. Saya akan memberikan himbauan kepada pegawai untuk tidak memberikan nomor jika tidak ada fisik atau arsipnya. Tapi sejauh ini, progress kita sudah mendekati pencapaian sasaran. Artinya, apa yang direncanakan selalu mendekati goalnya. Hanya ada hal-hal tertentu yang kita tidak bisa prediksi. 68. Ketika terjadi permasalahan-permasalahan yang bersifat kritis atau harus segera diselesaikan. Bagaimana cara Ibu memerintah pegawai untuk dapat segera menyelesaikannya? Mohon penjelasan Ibu. Sering ya. Misalkan acara besok jam 10 pagi, undangan baru dikirim ke kita jam 5 sore. Sedangkan petugas pendistribusian harus menyelesaikan pengiriman tersebut. Saya akan menyampaikan kepada petugas pendistribusian untuk mendahulukan pengiriman undangan tersebut. Untuk surat-surat intern akan ditangani oleh pegawai lain yang sedang piket. Keadaan kritis lainnya, ketika undangan tersebut tidak diterima oleh satpam yang bertugas karena takut terlambat menyampaikan kepada orang yang diundang terebut. Sementara undangan tersebut harus segera diterima. Maka saya memerintahkan petugas pendistribusian untuk mencatat nama orang yang tidak mau menerima undangan itu dan menyebutkan alasan kenapa tidak mau terima. Hal ini untuk menekan agar satpam itu mau menerima undangan tersebut untuk disampaikan kepada menteri atau pejabat yang diundang. Atau untuk mengantisipasi biasanya kita menggunakan fax. 69. Apabila pegawai tidak dapat menyelesaikan permasalahan tersebut secara cepat dan tepat, apa yang akan Ibu lakukan? Apakah Ibu akan menegur pegawai tersebut atau Ibu mengumpulkan seluruh pegawai yang bertugas menyelesaikan masalah tersebut dan memberi arahan atau masukan cara atau solusi lain yang dapat diambil? Mohon penjelasan.
126
Situasional juga, saya melihat pada kemampuan pegawai dan jumlah sumber daya manusianya yang memang terbatas. Jangkauan pengiriman kita hanya sebatas, Jakarta Pusat, Timur, Barat, Selatan. Sehingga dapat dibayangkan dengan jumlah pegawai dan wilayah pengiriman, tentunya tugas petugas pendistribusian menjadi sangat berat. Maka, jika alasan petugas pendistribusian masuk akal, saya akan memberikan toleransi. Namun, saya akan memberikan arahan untuk bisa bekerja lebih efisien. Misalkan, ada undangan yang harus didistribusikan. Ketika petugas pendistribusian akan mengirim undangan tersebut, ternyata ada undangan lain yang harus disampaikan. Maka, saya akan meminta petugas pendistribusian menunggu undangan tersebut. Agar dapat dikirim secara bersamaan, sehingga tidak harus mengirim undangan berkali-kali. Petugas pendistribusian juga tidak membuang-buang tenaganya hanya untuk berkeliling mendistribusikan undangan. Efisiensi harus dipertimbangkan terutama, pegawai itu sendiri, dikhawatirkan kalau sampai kelelahan dalam melaksanakan tugas sehingga mengakibatkan kecelakaan. 70. Apabila pegawai Ibu memiliki pendapat, saran, gagasan ataupun kritik tentang organisasi atau kantor ini, dan ingin menyampaikannya kepada Ibu. Bagaimana menurut Ibu tentang hal tersebut? Bagaimana pegawai tersebut dapat menyampaikannya dan melalui media apa? Biasanya sih, kalau terjadi ketidaknyamanan. Misalkan, soal efisiensi penggunaan telepon. Karena telepon yang bisa keluar atau ke handphone hanya di tempat saya, maka saya mencoba untuk mengamankan. Maksudnya, agar pegawai tidak terlalu sering menggunakan telepon tersebut untuk urusan di luar kepentingan kantor. Maka setiap saya akan keluar ruangan, saya akan mengunci ruangan saya. Kuncinya saya titipkan pada staf saya. Ternyata, apa yang saya lakukan menimbulkan ketidaknyamanan diantara pegawai. Pegawai menyampaikan pendapatnya bahwa telepon merupakan sarana kerja yang dapat digunakan untuk menghubungi instansi lain dan berkoordinasi, sehingga tidak perlu sampai harus mengunci ruangan. Hal itu merupakan salah satu kritik untuk saya. Untuk menjawab kritik tersebut saya menjelaskan kepada pegawai bahwa ada alasan kenapa saya harus melakukan itu dan akhirnya pegawai dapat menerima alasan tersebut. Walaupun akhirnya, berdasarkan kesepakatan saya membiarkan pegawai menggunakan telepon tersebut, dengan syarat ada control dalam pemakaiannya. Namun, tetap saya menjadikan semua masukan pegawai sebagai hal yang baik. 71. Apakah Ibu pernah menerima pendapat, saran, gagasan ataupun kritik dari pegawai? Biasanya pada saat seperti apa Ibu berkenan menerimanya? Mohon penjelasan Ibu. Saya pernah menerima saran ataupun kritik. Saya setiap saat bisa menerima saran ataupun kritik, selama kritik tersebut dapat membangun. Tapi saya tidak mau kalau masukkan atau kritik itu tidak bisa dipertanggungjawabkan. Biasanya pegawai sudah bisa melihat waktuwaktu yang tepat untuk menyampaikan gagasan atau kritik. Misalkan,
127
pada saat saya terlihat banyak kesibukkan, pegawai tidak akan menyampaikan pendapat ataupun kritikkan. Biasanya lebih pada saat-saat santai atau dalam suasana bercanda. 72. Menurut Ibu, apakah komunikasi dua arah baik dari pimpinan ke pegawai ataupun dari pegawai ke pimpinan dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas-tugasnya? Mohon penjelasan. Iya, iya pasti, kalau tidak ada komunikasi gimana? Dengan komunikasi dua arah pegawai dapat merasakan suasana kekeluargaan. Sehingga kenyamanan dalam bekerja dapat dicapai. Maka, kinerja pegawai dapat meningkat. Jika ada pegawai yang sedang sibuk sendirian, pegawai yang lain dapat membantu. 73. Menurut Ibu, apakah komunikasi dua arah selama ini sudah berlangsung dengan baik di kantor ini? Mohon penjelasan. Iya, saya rasa begitu. Kita selalu berkomunikasi baik lisan maupun tertulis, kalau tidak pekerjaan-pekerjaan kritis tidak akan dapat berjalan. Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya segera tidak bisa jalan kalau tidak ada komunikasi. 74. Menurut Ibu, seberapa penting peran komunikasi terhadap kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pegawai? 100% penting sekali, ya, maksimal lah, komunikasi yang utama. Tidak ada komunikasi organisasi tidak akan jalan. Di mana pun organisasi, komunikasi itu memegang peranan. Organisasi kecil maupun besar yang namanya komunikasi itu nomor 1.
128
CURRICULUM VITAE
##
$ )
!" ( &
%&' *+
"(
, --
. 0!
/ / 2
"
#
1(
3
#
#
3 / . 2
3
4 % 5 3
# 6 7 /
6
' ##
# #
8
-
93
&
2
#
