Daftar Periksa Audit SMM ISO 9001:2008 Nomor Klausul 4.1.
Substansi Persyaratan Yang Diperiksa Persyaratan umum organisasi seperti : struktur organisasi, bisnis proses organisasi, urutan proses, criteria untuk setiap input, output dari setiap proses.
4.2.1.
Persyaratan dokumentasi organisasi
4.2.2.
Isi manual mutu
4.2.3.
Pengendalian dokumen
4.2.4.
Pengendalian rekaman
5.1.
Komitmen pimpinan puncak
5.2.
Fokus pelanggan
5.3.
Kebijakan mutu
Dokumen Yang Diperiksa/ Cara Memeriksa Ada struktur organisasi
Ada detil bisnis proses Ada kriteria input dan output setiap proses Ada prosedur perbaikan berkesinambungan Contoh : criteria MABA, perencanaan proses PBM, spesifikasi lulusan (kompetensi). Prosedur evaluasi. Demikian juga untuk proses penelitian, pengabdian, layanan ilmiah, dsb. Ada manual mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu Ada rekaman yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 (lihat file Guide Pengendalian Rekaman), Rekaman selain itu yang diperlukan organisasi. Ada lingkup penerapan dan pengecualian berikut alasannya, 6 prosedur wajib yang disyaratkan atau yang setara dengan itu, urutan dan interaksi proses dalam MM. Ada prosedur pengendalian dokumen dan kesesuaian penerapannya. Ada prosedur pengendalian rekaman dan lihat file Guide Pengendalian Rekaman, pastikan semua rekaman yang diperlukan tersedia. Apakah top manajemen dan jajaran pimpinan hadir dalam manajemen review, periksa agenda acara, topic yang dibahas, hasil dan rekomendasi tindak lanjut (lihat guide manajemen review) Ada criteria kelulusan sesuai dengan spesifikasi lulusan, ambil sampel 2-3 lulusan, cek evaluasi beberapa MK tingkat akhir. Periksa kesesuaian kebijakan mutu dengan tujuan organisasi (visi-misi),
5.4.1.
Sasaran mutu
5.4.2.
Perencanaan SMM
5.5.1.
Tanggungjawab dan wewenang
5.5.2.
Wakil manajemen
5.5.3.
Komunikasi internal
5.6.1. 5.6.2. 5.6.3
Tinjauan manajemen
6.1.
Manajemen sumber daya
sasaran yang ingin dicapai cukup jelas tersirat, ambil 2-3 sampel untuk mengetahui pemahaman anggota organisasi thd kebijakan mutu org. Periksa apakan kebijakan mutu tsb sudah pernah ditinjau ulang. (Forum untuk meninjau ulang adalah di manajemen review) Kesesuaiannya dengan tujuan organisasi, Sasaran mutu yang yang komprehensif harus muncul di MM. Sasaran mutu harus mewakili semua fungsi (bisnis proses organisasi) dan ditetapkan disetiap jenjang organisasi. Kesesuaian perencanaan SMM apakah sesuai dengan persyaratan SMM (4.1.). Intinya memeriksa sinkronisasi kebijakan mutu, sasaran mutu, rencana mutu dan implementasinya seperti slide no 47. Kesesuaian tupoksi sesuai dengan struktur organisasi. Tupoksi dipahami oleh setiap anggota organisasi. Laporan MR kepada pimpinan puncak tentang kinerja implementasi SMM,. Sosialisasi persyaratan pelanggan kepada anggota organisasi Pola komunikasi internal yang diterapkan di organisasi, apakah sudah efektif. Periksa apakah top manajemen benar2 memanfaatkan forum rapat tinjauan manajemen sebagai sarana untuk memantau kinerja organisasi, lihat guide manajemen review. Lihat laporan tinjauan manajemen, pastikan semua butir yang diminta dalam klausul ini sudah terpenuhi. Lihat apakah rekomendasi atau tindak lanjut dalam laporan tinjauan manajemen sudah sesuai dengan masalah yang ada (temuan audit, keluhan pelanggan). Periksa perencanaan anggaran untuk realisasi produk dan implementasi SMM, periksa alokasi SDM untuk realiasi produk dan implementasi SMM.
6.2.2.
SDM
6.3.
Infrastruktur
6.4.
Lingkungan
7.1.
Perencanaan realisasi produk
7.2.1.
Penentuan persyaratan terkait produk
7.2.2.
Tinjauan persyaratan terkait produk
7.2.3.
Komunikasi dengan pelanggan
7.3.1.
Desain dan pengembangan
7.3.2.
Masukan desain dan pengembangan
Periksa apakah unit kerja memiliki rencana pengembangan SDM, melakukan pemetaan kompetensi SDM, melakukan gap analisis, cek apakah kompetensi dalam serdos cocok dengan MK yang diajarkan. SDM meliputi semua unsure unit kerja : akademik, penunjang dan administrasi. Periksa apakah ada training plan. Evaluasi pasca pelatihan dan rekamannya. Inventarisasi kebutuhan infrastruktur untuk realisasi produk, yang meliputi semua kebutuhan sarana dan prasarana. Periksa prosedur pemeliharaan Kondisi lingkungan yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Ada sasaran mutu dan persyaratan produk Ada detil tahapan proses dan dokumentasinya Ada kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan pengujian yang diperlukan untuk memenuhi kriteria penerimaan produk. Ada rekaman yang diperlukan. Ada persyaratan pelanggan (wajib, eksplisit, implicit, laten) Ada peraturan dan UU yang berlaku bagi produk/ jasa. Ada persyaratan lain yang dianggap perlu oleh organisasi. Ada tinjau ulang persyaratan 7.2.1. lihat bukti dokumentasinya. Ada informasi produk/ layanan Ada umpan balik konsumen, komplain Untuk unit akademik : ada metode dan prosedur pengembangan kurikulum, silabus, RPKPS, bahan ajar, metode penyampaian, metode evaluasi. Ada review, verifikasi, validasi, yang sesuai untuk setiap tahapan. Ada tanggungjawab dan wewenang dalam desain dan pengembangan. Ada persyaratan fungsional dan persyaratan kinerja Ada persyaratan peraturan dan UU
7.3.3.
Luaran desain dan pengembangan
7.3.4.
Tinjauan desain dan pengembangan
7.3.5.
Verifikasi desain dan pengembangan
7.3.6.
Validasi desain dan pengembangan
7.3.7.
Pengendalian perubahan desain dan pengembangan
7.4.1.
Proses pembelian
7.4.2.
Informasi pembelian
7.4.3.
Verifikasi produk yang dibeli
7.5.1.
Pengendalian penyediaan layanan
yang berlaku Ada persyaratan lain yang penting bagi desain dan pengembangan. Output desain dan pengembangan harus sesuai dengan persyaratan input. Menjadi acuan dalam pembelian dan penyediaan layanan. Ada kriteria penerimaan produk Ada evaluasi output desain dan pengembangan dalam memenuhi persyaratan produk Ada identifikasi masalah dan tindakan yang diperlukan Ada rekaman yang diperlukan Ada tindakan untuk memastikan bahwa output desain dan pengembangan telah memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan. Ada rekaman yang diperlukan untuk mencatat semua tindakan yang diambil. Ada tindakan untuk memastikan produk yang dihasilkan sesuai dengan desain yang dikembangkan. Ada rekaman yang diperlukan untuk mencatat semua tindakan yang diambil. Ada prosedur perubahan terhadap disain dan pengembangandan harus direview, diverivikasi dan divalidasi untuk memastikan perubahan tidak akan menurunkan kinerja produk. Ada rekaman yang diperlukan untuk mencatat semua tindakan yang diambil. Ada kriteria seleksi, evaluasi dan reevaluasi pemasok. Ada rekaman yang diperlukan untuk mencatat semua tindakan yang diambil. Ada informasi spesifikasi produk yang akan dibeli. Ada kegiatan pemeriksaan untuk memastikan produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan/ spesifikasi pembelian. Ada informasi karakteristik layanan Ada instruksi kerja yang diperlukan Ada penggunaan peralatan yang diperlukan Ada peralatan pemantauan
7.5.2.
Validasi prosespenyediaan layanan
7.5.3.
Identifikasi dan mampu telusur
7.5.4.
Properti pelanggan
7.5.5.
Preservasi produk
7.6.
Pengendalian pemantauan dan peralatan pengukuran
8.1.
Pengukuran, analisis, perbaikan
8.2.1.
Kepuasan pelanggan
8.2.2.
Audit internal
8.2.3.
Pemantauan dan pengukuran proses
8.2.4.
Pemantauan dan pengukuran produk
8.3.
Pengendalian produk tidak sesuai
8.4.
Analisis data
8.5.1.
Perbaikan berkelanjutan
Ada implementasi pemantauan Ada implementasi penyampaian produk Ada tindakan/ prosedur untuk memastikan kemampuan proses dalam mencapai hasil yang direncanakan. Ada metode untuk identifikasi setiap layanan dan produk yang dihasilkan. Ada prosedur/ ketentuan untuk menangani property pelanggan. Ada prosedur/ ketentuan untuk menangani preservasi produk, missal prosedur penyimpanan soal ujian. Ada prosedur/ ketentuan untuk melakukan pemantauan. Ada validasi alat ukur, missal soal ujian Mampu telusur alat ukur ke standar nasional/ internasional, benchmark standar evaluasi ke konsorsium bidang ilmu nasional/ internasional. Ada prosedur/ ketentuan pemantauan Hasil pemantauan dianalisis Digunakan untuk perbaikan proses Ada prosedur pengukuran kepuasan pelanggan (Misal audit layanan prima) Ada prosedur audit internal dan terjadwal Ada rekaman tindak lanjut hasil audit Ada ketentuan pemantauan prosedur tindakan pencegahan dan koreksi. Ada prosedur/ ketentuan pemantauan dan pengukuran produk. Rekaman kesesuaian produk dengan persyaratan Ada prosedur pengendalian produk tidak sesuai Kriteria produk tidak sesuai, tindakan pencegahan, tindakan koreksi didefinisikan dengan jelas. Ada rekaman dan tindakan yang diperlukan Ada analisis data tentang kepuasan pelangan, kesesuaian persyaratan produk, kecenderungan proses dan peluang untuk tindakan pencegahan serta evaluasi pemasok. Ada sinkronisasi antara kebijakan mutu, sasaran mutu.
8.5.2.
Tindakan koreksi
8.5.3.
Tindakan pencegahan
Hasil audit, tindakan pencegahan dan tindakan koreksi serta analisis data dibahas dalam manjemen review dan digunakan untuk perbaikan. Ada prosedur tindakan koreksi. Ada review ketidak sesuaian produk, identifikasi penyebab, evaluasi tindakan yang diambil. Ada rekaman dan tindakan yang diperlukan Ada prosedur tindakan pencegahan Ada daftar potensi ketidaksesuaian dan penyebannya, evaluasi tindakan yang diambil. Ada rekaman dan tindakan yang diperlukan
