ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PENDUKUNG PENGOLAHAN DATA PENINGKATAN AUDIT INTERNAL SMM ISO

ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PENDUKUNG PENGOLAHAN DATA PENINGKATAN AUDIT INTERNAL SMM ISO 9001:2008 Ria Uminarti, Muhammad Akbar, Zanial Mazalisa Dosen Universitas Bina Darma , Mahasiswa Universitas Bina Darma Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang Pos-el : [email protected], [email protected] , [email protected]

Abstract : Internal Quality Audit process consists complete quality system documents that have been established, responsibility for compliance and quality management systems, the effectiveness of the implementation of the Quality Management System (QMS) and measure the performance of university management and customer satisfaction. Internal Quality Audit process serves as a management tool for independent assessment of all the processes or activities that have been organized by the College and appointed the Quality Management System (QMS). Internal Quality Audit process by providing tools to obtain objective evidence to support the existing accreditation have been met, because the Internal Quality Audit to assess the effectiveness and efficiency of implementation of the accreditation program of study at the University of Bina Darma Palembang especially informatics engineering course. So in this paper was appointed the title of the Analysis and Design Support Software Improved Data Processing ISO 9001:2008 QMS Internal Audit at the University of Bina Darma Palembang ". Keywords: Analysis, Design, Accreditation, ISO, QMS

Abstrak : Proses Audit Mutu Internal terdiri melengkapi dokumen-dokumen sistem mutu yang telah ditetapkan, kepatuhan mutu dan tanggung jawab pada sistem manajemen, keefektifan hasil implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan mengukur kinerja manajemen perguruan tinggi dan kepuasan pelanggan. Proses Audit Mutu Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi dan ditunjuk dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM). Proses Audit Mutu Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif sebagai pendukung Akreditasi yang ada telah dipenuhi, karena Audit Mutu Internal menilai keefektifan dan efisiensi implementasi Akreditasi program studi di Universitas Bina Darma Palembang khususnya program studi teknik informatika. Maka dalam penulisan ini diangkatlah sebuah judul yaitu Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang”. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Akreditasi, ISO, SMM

1.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

asuransi,

pendidikan,

perhotelan,

telekomunikasi, transportasi, bisnis teknologi informasi, sampai industri petrokimia. Pesatnya

Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 saat ini telah mencakup berbagai bidang

perkembangan

jumlah

perusahaan

yang

menerapkan ISO di dunia itu tidak terlepas dari

yang sangat luas, tidak terbatas pada sektor industri manufaktur. dari sektor jasa perbankan, Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO 9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom ) 1

perkembangan lingkungan strategis, khususnya perubahan tuntutan dan perilaku konsumen. Dalam

penulisan

ini,

Selama ini dalam mendata Audit mutu internal

membahas

pada

Palembang

Universitas

belum

Bina

Darma

menerapkan

sistem

permasalahan peningkatan audit internal SMM

komputerisasi, dalam mendata Audit mutu

ISO 9001:2008, Penelitian ini dilakukan pada

internal

Universitas Bina Darma Palembang. Audit mutu

Palembang

internal merupakan salah satu persyaratan yang

aplikasi khusus, oleh karena itu ditemukan

harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai

hambatan-hambatan antara lain, penyusunan

evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu

daftar pertanyaan yang belum benar pada

sendiri. Tujuannnya meninjau tingkat kesesuaian

akhirnya memberikan data yang menyesatkan

dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen

kepada management tentang kinerja sistem

Mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi

menejemen mutu (SMM), proses audit yang

dasar arah strategi dan sasaran mutu Perguruan

tidak sesuai dengan prosedur dokumen utama

Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam

mengenai kegiatan-kegiatan yang dibuat oleh

Manual Mutu. Pimpinan Perguruan Tinggi

perguruan tinggi, kegagalan penerapan ISO

(Rektor)

9001:2008.

hendaknya

memastikan

penetapan

proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien

untuk

mengakses

kekuatan

dan

pada

Universitas

belum

Bina

menggunakan

Darma program

Oleh karena itu maka diperlukan suatu perangkat

lunak

yang

dapat

membantu

kelemahan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di

pendukung peningkatan audit internal SMM ISO

Perguruan Tinggi.

9001:2008

Proses

Audit Mutu Internal terdiri

Palembang.

pada

Universitas

Maka

dalam

Bina

Darma

penulisan

ini

melengkapi dokumen-dokumen sistem mutu

diangkatlah sebuah judul yaitu “Analisis dan

yang telah ditetapkan, kepatuhan mutu dan

Perancangan Perangkat Lunak Pendukung

tanggung

Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal

jawab

keefektifan

pada

hasil

sistem

manajemen,

implementasi

Sistem

Manajemen Mutu (SMM) dan mengukur kinerja

SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang”.

manajemen perguruan tinggi dan kepuasan pelanggan. Proses Audit Mutu Internal berfungsi

1.2 Perumusan Masalah

sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri

Berdasarkan uraian latar belakang di

terhadap semua proses atau kegiatan yang telah

atas, maka permasalahan yang akan dirumuskan

diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi dan

dalam

ditunjuk

Mutu

Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak

(SMM). Proses Audit Mutu Internal dengan

Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit

menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti

Internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas

objektif sebagai pendukung ISO 9001:2008 yang

Bina Darma Palembang”.

dalam

Sistem

Manajemen

penelitian

ini

bagaimana

membuat

ada telah dipenuhi.

2

Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Penelitian Menganalisa dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Proses Audit Internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang.

1.4.2 Manfaat Penelitian a.

b.

Sebagai

acuan

dalam

ng dan Mengeva luasi Penerapa n Sistem ISO 9001:200 8 di Fakultas Teknik Unika Atma Jaya

na meranca ng dan Mengeva luasi Penerapa n Sistem ISO 9001:200 8 diFakulta s Teknik

perbaikan sistem pada manajemen mutu di fakultas teknik unika atma jaya Jakarta

mengarahkan,

merencanakan dan melaksanakan audit,

2. METODOLOGI PENELITIAN

serta

2.1 Metode Penelitian

meningkatkan

evisiensi

dan

efektivitas fungsi organisasi sesuai dengan

Metode yang digunakan dalam penelitian ini

SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina

adalah bersifat Deskriptif studi kasus. Metode

Darma Palembang.

Deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti

Menambah wawasan bagi penulis dalam

status kelompok manusia, suatu objek, suatu

pembuatan Perangkat Lunak Pendukung

metode yang mengemukakan masalah dengan

Peningkatan Audit Internal SMM ISO

mengumpulkan data – data yang disajikan untuk

9001:2008 di Universitas Bina Darma

menggambarkan karakteristik suatu keadaan atau

Palembang.

objek penelitian dan mengambil kesimpulan yang akan dilakukan.

1.5 Penelitian Terdahulu Pada

penelitian

terdaulu

peneliti

menyertakan dua penelitian terdahulu seperti

2.1.1 Waktu dan tempat penelitian

tabel dibawah ini.

Waktu penelitian yang penulis lakukan mulai

Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu

dari Oktober 2011 sampai dengan Februari 2012 pada Universitas Bina Darma Palembang.

N o. 1.

2.

Judul Perancan gan SMMIso 9001:200 8 Di Jur.Tekni k Industri Fakultas Teknik Ums

Meranca

Pengar ang Erwin Panyin ggih

Herlina

Materi

Kesimpulan

Perbaikn dari SMM yang ada diJurusa n Teknik Industri UMS.

Tersedianya usulan rancangan Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 untuk Jurusan Teknik Industri UMS.

Bagaima

2.1.2 Metode Pengumpulan Data Dalam

pengumpulan bahan

penelitian

melakukan yaitu :

2.1.3 Metode Observasi Pada metode ini kegiatan yang dilakukan adalah melihat serta mempelajari permasalahan yang

Adanya

Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO 9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom ) 3

ada

di bagian audit

mutu internal pada

Universitas Bina Darma Palembang.

2. Analisis Informasi (Information) Menganalisa pengolahan data peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang yang sudah ada menjadi

2.1.4 Metode Studi Pustaka

sebuah

informasi.

Informasi

adalah

hasil

Studi Pustaka, mempelajari, mencari dan

pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian

mengumpulkan data

yang berhubungan

atau penataan dari sekelompok data yang

dengan penelitian seperti buku dan internet

mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi

yang berkaitan dengan objek permasalahan.

penggunanya. 3. Analisis Ekonomi (Economic)

2.1.5 Metode Analisis Dan Perancangan

Kestabilan ekonomi sangat menentukan sekali,

Sistem

karena berhubungan dengan biaya-biaya yang

Pada

penelitian

analisis

dan

perancangan

dikeluarkan dalam pengolahan data peningkatan

perangkat lunak pendukung pengolahan data

audit

peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008

Universitas Bina Darma Palembang

di Universitas Bina Darma Palembang, metode

4. Analisis Pengendalian (Control)

analisis dan perancnagan dipakai adalah metode

Analisis

analisis PIECES. Isi dari metode analisis

meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan

PIECES adalah untuk mengidentifikasi masalah,

mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan

maka harus melakukan analisis terhadap kerja,

sistem pengolahan data

informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi

internal smm iso 9001:2008 di Universitas Bina

dan pelayanan. panduan ini dikenal dengan

Darma Palembang.

PIECES Analysis (Performance, Information,

5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

Economic, Control, Efficiency, Service). Dari

Efisiensi

analisi ini biasanya didapatkan beberapa masalah

bagaimana

dan

sumberdaya, waktu, uang, peralatan, ruang dan

akhirnya

dapat

ditemukan

masalah

internal

SMM

ISO

pengendalian

sering

kali

9001:2008

digunakan

untuk

peningkatan audit

dihubungkan

meminimalisasi

dengan

pemborosan

utamanya. (Dewi, 2011:5).

keterlambatan

1. Analisis Kerja (Performance)


Analisis kinerja sistem dimaksudkan untuk

di Universitas Bina Darma Palembang.

meningkatkan sejauh mana kinerja dari sistem

6. Analisis Pelayanan (Services)

untuk menyelesaikan tahap-tahap pekerjaan

Peningkatan pelayanan merupakan salah satu

dengan

yang

strategi untuk meningkatkan kepuasan pada

digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pada

pelayanan dalam pengolahan data peningkatan

pengolahan data peningkatan audit internal

audit

SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma


mempertimbangkan

Palembang

waktu

internal

Metode

dalam

di

SMM

pengolahan

ISO

data

9001:2008

perancangan

di

dengan

menggunakan total architecture synthesis (TAS).

4


Metode perancangan dengan menggunakan TAS

internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas

terdiri dari menentukan ruang lingkup awal

Bina Darma Palembang yang sudah dibuat agar

(defining

mengetahui sistem yang dibuat sesuai dengan

the

kebutuhan

initial

(defining

scope), the

menentukan requirements),

kebutuhan dan benar.

mendesain arsitektur proses bisnis (designing the bussiness

process

Arsitektur

system (Designing the Systems

Architecture)

dan

architecture),

Mendesain

mengevaluasi

arsitektur

(evaluating architectures). (Rika, 209:1). 1. Menentukan Ruang Lingkup Awal (Defining

2.2.1 Analisis Analisis adalah tahap sistem dilakukan setelah tahap pengumpulan data. Tahap analisis sistem merupakan tahan yang kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam tahap ini

the Initial Scope) Menentukan ruang lingkup awal (defining the initial scope) merupakan menentukan objek dan

akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

Proses

analisis

sistem

dalam

pengembangan sistem informasi merupakan

tujuan penelitian. 2.

2.2 Landasan Teori

Menentukan Kebutuhan (Defining the

suatu prosedur yang dilakukan utuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan

Requirements) Menentukan

kebutuhan

(defining

the

requirements)

merupakan

menentukan

dan

mengumpulkan data-data dalam menganalisa

masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yan baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi. (Sutabri, 2003:84-87).

dan merancang perangkat lunak. 3.

Mendesain

Arsitektur

Proses

Bisnis

2.2.2 Perancangan Perancangan

(Designing the Bussiness Process Architecture) Mendesain Arsitektur proses Bisnis merupakan merancang arsitektur perangkat lunak secara umum seseuai dengan pembahasan data-data

4. Mendesain Arsitektur sistem (Designing the

untuk

mengkonversi spesifikasi logis ke dalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer organisasi. (Sutabri, 2003:88-

arsitektur

sistem

merupakan

merancang sistem untuk dapat mengelolah audit internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas

(program

Arsitektur

(Evaluating

Architectures) Mengevaluasi arsitektur adalah mengumpulkan

Lunak

komputer)

yang

adalah bila

perintah dieksekusi

memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan

atau

memungkinkan

Bina Darma Palembang. Mengevaluasi

2.2.3 Perangkat Lunak Perangkat

Systems Architecture)

5.

prosedur

91).

yang ada.

Mendesain

adalah

mengatur program

struktur

data

memanipulasi

informasi secara proporsional, dan mengatur dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program. (Pressman, 2002:10 ).

informasi tentang perancangan arsitektur audit Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO 9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom ) 5

penilaian dari suatu sistem manajemen mutu.

2.2.4 Audit Internal Audit internal adalah suatu aktivitas independen,

yang

memberikan

ISO

9001:2008

bukan

merupakan standar

jaminan

produk, karena tidak menyatakan persyaratan

keyakinan serta konsultasi yang dirancang untuk

yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang

memberikan

serta

atau jasa). ISO 9001:2008 hanya merupakan

meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit

standar sistem manajemen kualitas. Namun,

internal membantu organisasi dalam usaha

bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk

mencapai tujuannya dengan cara memberikan

yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen

suatu pendekatan disiplin yang sistematis untuk

kualitas internasional, akan berkualitas baik

mengevaluasi dan meningkatkan keefektivan

(standar). (Subagyo, 2009:1).

suatu

nilai

tambah

manajemen resiko, pengendalian dan proses

pengaturan

dan

pengelolaan

organisasi

2.2.8 Sistem Manajemen Mutu Sistem maajemen mutu adalah sistem

(Arief, 2006:2).

yang digunakan untuk menetapkan kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen

2.2.5 Auditor Auditor adalah orang yang pekerjaannya atau

tugasnya

pembukuan

mengudit,

tentang

pemeriksaan

keuangan,

pengujian

efektifitas keluar masuknya uang dan penilaian kewajaran laporan yang dihasilkan. (Ahmad,

organisasinya di bidang mutu dan sasaran mutu. Sasaran mutu adalah segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran pencapaian dengan

menetapkan

ukuran

atau

kriteria

pencapainnya (Hartoyo, 2009:4).

2006:69).

2.2.9

2.2.6 Auditee Auditee adalah orang yang diaudit oleh auditor sedangkan orang yang melakukan audit, kedua pihak itu memegang peran penting dalam keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh karenanya, jika kegiatan audit internal mau sukses,

puncak berkaitan dengan perhatian dan arah

auditor

dan auditee

wajib

saling

Proses Audit Mutu Internal ISO

9001:2008 Pelaksanaan

penerapan

sistem

manajemen mutu (SMM) yang mengacu kepada ISO 9001:2008 dilakukan untuk menjamin mutu proses kegiatan yang dilaksanakan. penerapan SMM ISO 9001:2008 harus dapat menunjukkan peningkatan berkesinambungan dalam unit kerja

membantu. (Arief, 2008:1).

dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu dalam setiap proses kegiatan. Pusat data,

2.2.7 ISO 9001:2008 ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen Mutu. ISO

9001:2008

menetapkan persyaratan

-

persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan

informasi dan standarisasi telah melaksanakan kegiatan internal audit, dihadiri oleh para pegawai yang telah ditunjuk sebagi Auditee tiap bidang maupun sebagai pelaksana Auditornya. Pelaksanaan internal audit juga dihadiri oleh

6


pegawai yang mempunyia kedudukan sebagai :

pelaksanaan

calon auditor internal, wakil manajemen, kepala

dokumentasi.

bagian/bidang, kelompok kerja (pokja)/tim iso serta

petugas

Pengendali

Dokumen.

c. Verifikasi

Pada

-

penerapan

terhadap

memeriksa

kesesuaian

pelaksanaan proses dengan dokumentasi

kesempatan tersebut calon auditor internal

dan memeriksa kelengkapan rekaman.

melakukan persiapan audit dengan menyiapkan

d. Auditee diminta menunjukkan bukti

audit checklist. Selanjutnya calon auditor internal

tertulis

(documentation)

melakukan live audit dan mempresentasikan non

meninjau

conformance report (NCR) hasil temuan audit

catatan mutu.

terhadap salah satu proses yang telah ditetapkan

5. Penggunaan Metode Audit

kecukupan

–

auditor

dokumen

dan

untuk menjadi subyek audit.

a. Forward audit trail.

1. Pelaksanaan audit ini bertujuan agar :

b. Audit dilaksanakan secara berurutan dari

a. Pegawai mampu mengimplementasikan

awal sampai akhir proses.

kegiatan audit di organisasi. b. Pegawai

memahami

c. Backward audit trail

ruang

lingkup

kegiatan audit internal sesuai persyaratan SMM ISO 9001:2008. c. Mengetahui

dan

Audit dilaksanakan secara berurutan dari

akhir proses. a. Per proses / bidang / fungsi

memahami teknik-

teknik dalam kegiatan audit internal. 2.

6.

Pada saat aktifitas audit pelaksanaan yang

dilakukan meliputi :

b. Per klausul ISO 9001:2008 7. Temuan Audit a. Sesuai (Acceptable) Sistem mutu diterapkan dengan efektif,

a. Penggunaan check list.

penerapan sesuai dengan dokumentasi

b. Penerapan teknik audit.

sistem mutu.

c. Penerapan metode audit.

b. Observasi (Observation)

3. Penggunaan metode check list

Pengamatan auditor mengenai potensi

a. Apabila semua aspek yang ada dalam check list sudah tercakup, auditor dapat pindah ke bagian lain. b. Apabila

waktu

yang

ketidaksesuaian atau rekomendai auditor untuk peningkatan. c. Ketidaksesuaian ( NON COMPLIANCE/

ada

tidak

CONFORMANCE) Mayor :

mencukupi, auditor harus memutuskan

Tidak

apakah audit masih akan dilanjutkan

mengimplemantasikan

dalam ruang ringkup tersebut atau tidak.

standar

4. Penggunaan Teknik Audit.

– auditor melakukan wawancara. b. Auditee diminta mendemonstrasikan – membandingkan

ISO

persyaratan

9001:2008.

Tidak

menerapkan sama sekali, Berdampak

a. Auditee diminta menerangkan (describe)

auditor

mendokumentasikan,

signfikan terhadap Pelanggan. d. Ketidaksesuaian

(Non

Compliance/

Conformance) Minor :

kesesuaian


Kekurangan-kekurangan

kecil

dari

b. Verifikasi terhadap tindakan perbaikan

dokumentasi sistem mutu, Deviasi dari sebagian prosedur/ instruksi kerja.

dan pencegahan. c. Melaporkan Audit Mutu Internal dalam rapat tinjauan Manajemen.

8. Beberapa ketidaksesuaian minor di area yang sama dapat menjadi mayor.

2. Tindakan Perbaikan Audite melakukan tindakan perbaikan :

a. Laporan Audit

a. Menyelidiki

1) Membuat Laporan Ketidaksesuaian / NCR.

dan

menentukan

akar

masalah (5 why dan 5 M) b. Memilih dan menerapkan tindakan yang

2) Melaporkan hasil audit kepadan

terbaik

Manajemen.

dan

mencegah

terulangnya

masalah yang sama.

b. Laporan Ketidaksesuaian

c. Merubah dokumen terkait.

1) Temuan dengan status NC di check list

dipindahkan

Ketidaksesuaian

ke

atau

Laporan permintaan

Tindakan Perbaikan.

dengan

Ketidaksesuaian

jumlah atau

Intranet merupakan sebuah organisasi, biasanya perusaah yang dilengkapi dengan

2) Jumlah temuan status NC harus sama

2.2.10 Intranet

Laporan Permintaan

Tindakan Perbaikan yang dibuat. c. Laporan Ketidaksesuaian terdiri dari 3

sebuah

atau

beberapa

keperluan organisasi

web

tersebut.

server

untuk

Web

server

digunakan untuk keperluan sehari-hari yang sifatnya internal seperti untuk menyimpan memo, market survery. (Febrian, 2007 : 251).

bagian yaitu: 1) Uraian Ketidaksesuaian

2.2.11 HTTP

2) Uraian Analisa Akar Masalah dan TIndakan Perbaikan 3) Uraian

HyperText Transfer Protocol (HTTP) merupakan protokol yang berfungsi untuk

Pemeriksaan

Efektifitas

penerapan Tindakan Perbaikan.

mendefinisikan dan menjelaskan bagaimana server dan client berinteraksi dalam mengirim

Laporan Ketidak sesuaian merupakan

dan menerima dokumen web. Protokol ini

dokumen yang diserah terimakan antara Auditor,

didesain untuk mentransfer berkas yang berisi

Auditee

hypertext seperti berkas yang berisi HTML yagn

dan

Wakil

MAnajemen

(routing

document)

digunakan di Word Wide Web. (Febrian, 2007 :

Uraian Ketidaksesuain

: Di isi oleh Auditor

Tindakan Perbaikan

: Di isi oleh Auditee

Pemeriksaan Tindakan Perbaikan

: Di isi oleh

230).

2.3 ANALISIS DAN PERANCANGAN

Auditor dan Wakil MAnajemen 1. Tindak Lanjut Audit a. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

8

Pada penelitian analisis dan perancangan perangkat lunak pendukung pengolahan data Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14


sehingga ini berdampak juga dengan prestasi

di Universitas Bina Darma Palembang, metode

mahasiswa.

analisis dipakai adalah metode analisis PIECES.

2. Analisis Informasi (Information)

Isi dari metode analisis PIECES adalah untuk mengidentifikasi

masalah,

maka

harus

Menganalisa pengolahan data peningkatan audit

internal

SMM

ISO

9001:2008

di

melakukan analisis terhadap kerja, informasi,

Universitas Bina Darma Palembang yang sudah

ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan

ada menjadi sebuah informasi. Informasi adalah

pelayanan. panduan ini dikenal dengan PIECES

hasil

Analysis (Performance, Information, Economic,

pengorganisasian atau penataan dari sekelompok

Control, Efficiency, Service). Dari analisi ini

data

biasanya didapatkan beberapa masalah dan

(knowledge) bagi penggunanya. Hasil analisis

akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya.

informasi untuk SMM ISO 9001:2008 di

(Dewi, 2011:5).

Universitas Bina Darma Palembang yaitu,

pemrosesan,

yang

tersedianya

mempunyai

manipulasi

nilai

dan

pengetahuan

dokumen sistem mutu beserta

2.3.1 Analisis

rekaman mutu di tempat yang terkait. Dokumen

1. Analisis Kerja (Performance)

dan rekaman mutu ditentukan dengan jelas dan

Analisis kinerja sistem dimaksudkan untuk

diterapkan secara konsisten seta mudah diambil

meningkatkan sejauh mana kinerja dari sistem

dan disajikan ketika dibutuhkan.

untuk menyelesaikan tahap-tahap pekerjaan

3. Analisis Ekonomi (Economic)

dengan

mempertimbangkan

yang

Kestabilan ekonomi sangat menentukan

digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pada

sekali, karena berhubungan dengan biaya-biaya


yang



Palembang. Hasil kinerja yang dihasilkan pada

di Universitas Bina Darma Palembang yaitu,


efektifitas pendanaan, terpenuhinya kebutuhan


sekolah

Palembang yaitu, produktifitas pembelajaran.

Universitas Bina Darma Palembang, tersedianya

Jumlah persentase mata kuliah dengan jumlah

dana untuk pengembangan SDM dosen dan

pertemuan tatap muka sesuai dengan standar

pegawai seta untuk pengembangan fasilitas

yang telah ditetapkan, jumlah persentase bahan

pendidikan.

ajar yang tersedia dari jumlah mata kuliah yang

4. Analisis Pengendalian (Control)

diselenggarakan,

jumlah

waktu

persentase

silabus

dikeluarkan

melalui

Analisis

dalam

dana

pengendalian

pengolahan

bagian

data

keuangan

digunakan untuk

pembelajaran tersedia sesuai dengan jumlah

meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan

mata pembelajaran yang diselenggarkan, dan

mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan

jumlah persentase dosen yang hadir sesuai

sistem pengolahan data

dengan standar pertemuan yang telah ditetapkan

internal smm iso 9001:2008 di Universitas Bina

peningkatan audit

Darma Palembang yaitu, kemudahan telusur Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO 9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom ) 9

dokumen, isi dokumen mudah ditelusur untuk

ketidakpuasan dalam penyelenggaraan proses

melihat urutan kronologis proses dan bagian

pendidikan.

yang mengerjakannya sehingga ketika ada masalah mudah diketahui dan dengan cepat

2.3.2 Analisis Kebutuhan

diatasi atau dicari solusinya. Dan kemudahan ini

2.3.2.1 Kebutuhan Fungsional

dapat menghindari saling lepas tanggungjawab.

Efisiensi sering kali dihubungkan dengan meminimalisasi

pemborosan

sumberdaya, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatan

dalam

pengolahan

data

peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008 yaitu,

produktifitas

dosen

dan

pegawai,

tingginya angka persentase pegawai yang IKKnya di atas 3, dosen yang IKD-nya di atas 3, dan unit satuan kerja yang IKSK-nya di atas 3, serta tingginya persentase guru mengikuti kegiatan ilmiah. Efisiensi Proses Internal, misalnya persentase angka kelulusan tiap tahun 100 persen tanpa joki dan persentase unit satuan kerja yang

Peningkatan pelayanan merupakan salah satu strategi untuk meningkatkan kepuasan pada pelayanan dalam pengolahan data peningkatan SMM

ISO

9001:2008

di

Universitas Bina Darma Palembang. a. Mutu

Jasa,

proses

yang terekam

dan

terdokumentasi dengan teratur dan konsisten sehingga kualitas jasa yang dihasilkan akan menjadi lebih baik dan terkendali demi mengurangi

tingkat

kesalahan

dan

b. Keluhan Pelanggan, memberikan kepuasan kepada siswa dan stakeholders lainnya bila keluhan

atau

halaman

login

merupakan

rancangan yang nantinya untuk login pada perancangan perangkat lunak pendukung pengolahan data peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang. 2. Rancangan auditee merupakan rancangan yang isinya tentang data-data audite untuk memperbaharuai data pada perangkat lunak pendukung pengolahan data peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang

complain

memperbaharuai data pada perangkat lunak pendukung pengolahan data peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang 4. Rancangan

perencanaan

merupakan

rancangan yang isinya tentang data-data perencanaan untuk memperbaharuai data pada perangkat lunak pendukung pengolahan data peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang

ketidaktepatan dari jasa yang dihasilkan.

ada

1. Rancangan

yang isinya tentang data-data auditor untuk

6. Analisis Pelayanan (Services)

internal

fungsionalnya

3. Rancangan auditor merupakan rancangan

mampu melayani tepat waktu.

audit

kebutuhan

meliputi :

5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

bagaimana

Analisis

atas

5. Rancangan jadwal merupakan rancangan yang isinya tentang data-data jadwal untuk memperbaharuai data pada perangkat lunak pendukung pengolahan data peningkatan

10


audit internal SMM ISO 9001:2008 di

akademik


Palembang.

6. Rancangan

pelaksanaan

merupakan

rancangan yang isinya tentang data-data

2.

Universitas

Bina

Darma

Menentukan Kebutuhan (Defining the

Requirements)

pelaksanaan untuk memperbaharuai data

Kebutuhan dalam penelitian ini mendata

pada perangkat lunak pendukung pengolahan

Prosedur Audit Mutu Internal SMM ISO

data peningkatan audit internal SMM ISO

9001:2008 yaitu :

9001:2008 di Universitas Bina Darma

a. Perencanaan

Palembang

perencanaan apa saja yang akan di audit.

audit

merupakan

b. Penetapan auditor merupakan menetapkan siapa saja yang akan menjadi auditor

2.3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional Analisis

kebutuhan

non

fungsional

dalam proses audit.

meliputi perangkat keras (hardware), perangkat

c. Pembuatan

jadwal

merupakan

lunak (software), dan sumber daya manusia

pembuatan jadwal untuk kapan proses

(brainware).

audit dilakukan d. Pelaksanaan

merupakan

proses

pelaksanaan audit yang akan dilakukan 2.3.3 Perancangan Metode

oleh auditor terhadap auditee. perancangan

dengan

e. Perbaikan merupakan perbaikan dari

menggunakan total architecture synthesis (TAS).

hasil audit yang telah dilaksanakan oleh

Metode perancangan dengan menggunakan TAS

auditor terhadap auditee.

terdiri dari menentukan ruang lingkup awal (defining

the

kebutuhan

initial

(defining

scope), the

bussiness

process

Arsitektur

system (Designing the Systems dan

yang dilakukan oleh auditor terhadap

requirements),

mendesain arsitektur proses bisnis (designing the

Architecture)

f. Pelaporan merupakan hasil dari audit

menentukan

architecture),

mengevaluasi

Mendesain

auditee. 3.

Mendesain (Designing

Arsitektur the

Proses

Bussiness

Bisnis Process

Architecture)

arsitektur

(evaluating architectures). (Rika, 209:1).

2.3.3.1 TAS (Total Architecture Synthesis)

Auditor

audit internal SMM ISO 9001:2008

Auditee

1. Menentukan Ruang Lingkup Awal (Defining the Initial Scope) Ruang lingkup awal pada penelitiah ini audit internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang yaitu pada bagian

Gambar 3.1 Arsistektur Proses Bisnis


4. Mendesain Arsitektur sistem (Designing the Systems Architecture)

belum

tersediaan

6

dilaksanaa

SAP.

sekali.

n

Mendesain

arsitektur

sistem

merupakan

bulan

dengan Indikator

Adnaya

merancang sistem untuk dapat mengelolah audit

laboratorium

data

internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas

, tersediaan

setiap

Bina Darma.

peralatan,

sasaran

kesiapan

mutu

perlatan,

telah

jumlah

ditetapkan.

3.

optimal

HASIL

Metode

analisis

mengidentifikasi

PIECES

adalah

untuk

masalah,

maka

harus

untuk

yang

pertemuan

melakukan analisis terhadap kerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan. panduan ini dikenal dengan PIECES

4.1.2 Analisis Informasi (Information) TOPIK

Tindak

Analysis (Performance, Information, Economic,

Target

PIC

Lanjut

Control, Efficiency, Service). Dari analisi ini

Adanya

Digunakan

Akan

biasanya didapatkan beberapa masalah dan

informasi

sebagai salah

ujicoba

akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya.

berbentuk

satu

pada

(Dewi, 2011:5).

angket

perfarmocne

semester

disebarkan

indikator

genap tahun

kepada

pada

mahasiswa

analisis

pada

kinerja dosen

4.1.1 Analisis Kerja (Performance) TOPIK

Tindak

Target

PIC

Lanjut Secara

Membuat

Penyelesaia

Semu

umum

saran

mutu

n

a

temuan

yang

di

pembuatan

bagia

yang

dapat diukur

sasaran

n

ditemuan

Indikator

mutu tahun

yang

program

akademik

ditemukan

studi : lama

2008/2009

adalah

studi, wkatu

sasaran

tunggu

Pemantauan

untuk

sasaran

reaalisasi

mendapatka

mutu

sararan

n pekerjaan

masing-

mutu pada

incoming

masing

setiap unit

student, IPK,

bagian akan

kerja

akreditasi,

dilaksanaan

mutu

12

dan

akhir

saat

di

2008/2009

semester

Setiap

genap

tahun sekali Jadwal tidak diubah setiap

Melakukan

semester,

analisisi

tetapi

kenerja

memakai

dosen

dan

karyawan

jadwal semester sebelumnya. Ketua

pada

program hanya mengajukan perubahan, pengurangan


atau

disediakan

penambahan

diserahakan

saja.

ke

bagian

pengajaran.

4.2.3 Analisis Ekonomi (Economic) Kestabilan ekonomi sangat menentukan sekali, karena berhubungan dengan biaya-biaya yang

dikeluarkan

dalam

pengolahan

4.2.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) TOPIK

data

Tindak

Target

PIC

Lanjut


Pemantau

Pusat

Dilaksana

Dekan,

di Universitas Bina Darma Palembang yaitu,

an

pelayanan

kan mulai

Kaprodi,

efektifitas pendanaan, terpenuhinya kebutuhan

kesesuaia

psikologi

semester

Bagian

sekolah

n

peningkatan

ganjil

Pengajar

ddengan

mtuu alat test,

2008/200

an,

materi

kaderisasi

9

Dosen

dikelas

mahasiswa

Pengasu

belum

sebagai

h

dilaksana

tester,

kuliah.

kan

peningkatan

dengan

jumlah

optimal

peserta tes.

melalui

dana

bagian

keuangan

Universitas Bina Darma Palembang, tersedianya dana untuk pengembangan SDM dosen dan pegawai seta untuk pengembangan fasilitas pendidikan.

4.2.4 Analisis Pengendalian (Control) TOPIK

Tindak

Target

PIC

SAP

mata

Lanjut Pengelompokan

Mekanisme

Semua

Pemasaran/hu

dosen

Pemantauan

bagian

mas : jumlah

sesuai

dengan

:

mahasiswa

komputerisasi

Upload SAP

kerja

untuk mengasuh

di elearning

yang mampau

mata kuliah

tampilan di

dibangun

menu ketua

dengan

program

institusi luar

studi

BDCTC

sama

Wakil mahasiswa

4.2.6 Analisis Pelayanan (Services)

mengisi materi yang diajarkan

satu strategi untuk meningkatkan kepuasan pada pelayanan dalam pengolahan data peningkatan

pada formulir yang

Peningkatan pelayanan merupakan salah

telah

audit

internal

SMM

ISO

9001:2008

di



d. Mutu

Jasa,

proses

yang terekam

dan

Christiawan, 2007. Konsep Pengauditan Dalam

terdokumentasi dengan teratur dan konsisten

Lingkunganpengelohan Data

sehingga kualitas jasa yang dihasilkan akan

Akuntansi Terkomputerisasi,

menjadi lebih baik dan terkendali demi

Universitas Kristen Petra, Surabaya.

mengurangi

tingkat

kesalahan

dan

ketidaktepatan dari jasa yang dihasilkan.

Multimedia Pembelajaran Biologi

e. Keluhan Pelanggan, memberikan kepuasan kepada siswa dan stakeholders lainnya bila ada

keluhan

atau

complain

Dewi, 2006. Analisis Dan Perancangan Aplikasi

atas

Untuk Sma Kelas XI, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer. Yogyakarta.

ketidakpuasan dalam penyelenggaraan proses Febrian, 2007. Kamus Komputer & Teknologi

pendidikan.

Informasi, Informatika, Bandung

4.

Hartoyo, 2007. Penjaminan Mutu Lulusan

SIMPULAN

Jurusan Pendidikan Teknik Elektro

Dari penelitian yang dilakukan pada audit internal SMM ISO 9001:2008 pada Universitas

Fakultas Teknik Uny Melalui

Bina

Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Darma

Palembang

Penulis

menarik

ISO 9001:2000, Aptekido, Jakarta.

kesimpulan :

1.

Terbentuknya analisis dan perancangan

Jogiyanto, 2003. Analisis dan Desain, ANDI,

perangkat lunak pendukung pengolahan data peningkatan

audit

internal

SMM

ISO

9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang.

2.

Kristanto, 2004. Rekayasa Perangkat Lunak, Gava Media, Yogyakarta. Nasution,

Sebagai acuan dalam mengarahkan, merencanakan dan melaksanakan audit, serta meningkatkan

Yogyakarta.

evisiensi

dan

efektivitas

2003.

Sekilas

Tentang

Internal

Auditor, Universitas Sumatera Utara. Pressman, 2002. Rekayasa Perangkat lunak. ANDI, Yogyakarta.

fungsi organisasi sesuai dengan SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang.

Sudarmo, 2006. Kamus Istilah Komputer, Teknologi Informasi & Komunikasi. Yrama Widya, Bandung. Sutabri, 2004. Analisa Sistem Informasi, ANDI,

DAFTAR RUJUKAN

Yogyakarta. Vedc, 2009. Mengenal Sistem Manajemen Mutu

Arief, 2006. Perkembangan Profesi Abab 21, Universitas Internasional Batam.

ISO 9001 : 2000, UBD, PPPTK VEDC, Malang.

Andiva, 2009. Elemen ISO 9001:2000, Informatika, Bandung

14


ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PENDUKUNG PENGOLAHAN DATA PENINGKATAN AUDIT INTERNAL SMM ISO

Recommend Documents