d 24

BAB III PELAKSANAAAN MAGANG

3.1

Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai praktek kerja lapangan atau magang pata PT. Global Systec Medika Jakarta pusat selama 30 hari, terhitung 16 Januari 2017 s/d 24 Februari 2017 dan ditempatkan dibagian SDM dan umum yang terdiri 2 Senior Manajer,, dan beberapa staff pelaksana. Pada hari pertama melakukan magang di PT. Global Systec Medika, penulis diperkenalkan kepada seluruh karyawan yang ada di kantor dan di ajarkan tentang berbagai pekerjaan yang mencakup di bidang SDM dan Umum. Penulis merasa canggung serta khawatir tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan karena belum adanya gambaran jelas tentang pelaksanaan magang, tetapi berkat kerjasamanya dan dorongan dari staff perusahaan akhirnya penulis dapat beradaptasi dengan kondisi dan lingkup pekerjaan di perusahaan. Pada dasarnya tahap pengenalan sangat penting bagi mahasiswa-mahasiswi untuk melaksanakan magang atau pekerjaan yang nanti akan diberikan penjelasan mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh bagian SDM dan umum. Untuk memperoleh informasi serta data-data yang dibutuhkan, penulis bertanya langsung kepada bagian HRD serta membaca buku-buku yang memberikan informasi tentang keseluruhan perusahaan di buku company profil

26

http://digilib.mercubuana.ac.id/

yang dimiliki perusahaan. Penulis juga mengamati kegiatan yang dilakukan oleh seluruh staff di semua divisi perusahaan.

3.2

Kegiatan Selama Magang Setiap perusahaan yang mengadakan kegiatan telah menetapkan suatu tujuan yang telah direncanakan dengan matang. Dengan adanya penentuan tujuan yang jelas dan tegas maka dapat mengarahkan perusahaan untuk mencapai apa yang telah ditetapkan dengan baik. Sehingga diharapkan dengan berjalannya rencana tersebut, maka perusahaan akan memperoleh kelancaran dan kemajuan perkembangan yang positif. Penulis mulai melaksanakan magang pada tanggal 16 Januari 2017 sampai dengan 24 Februari 2017. Pelaksanaan dimulai dari hari senin sampai dengan hari jumat sedangkan jam masuk penulis selama magang pukul 09.00 sampai dengan 16.00. Adapun kegiatan penulis di PT. Global Systec Medika sebagai berikut :

3.2.1 Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis selama melaksanakan magang adalah : 1. Mengirim surat ke divisi lain 2. Merapihkan data kepegawaian jika ada data pegawai yang masuk misalkan sertifikat dari pendidikan di kantor cabang 3. Mendata ulang surat penilaian kinerja karyawan 27


3.2.2 Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin yang dilakukan penulis selama melaksanakan magang adalah sebagai berikut : 1. Menerima telpon masuk dari costumer terkait pemesanan barang 2. Mendata ulang file masuk dari bagian keuangan 3. Melakukan fotocopy dokumen-dokumen keuangan 4. Membantu karyawan dalam menyelesaikan tugasnya 5. Mengirim serta menerima paket-paket kiriman perusahaan

3.3

Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja PT. Global Systech Medika adalah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan serta jasa. Dalam perjalanan perusahaan ini sering ditemui kendala atau masalah yang harus dihadapi. Masalah yang ditemui penulis yaitu masalah kedisiplinan. Masalah tersebut tentunya menghambat efektifitas dan efisiensi kerja karyawan. Berikut adalah berbagai masalah yang ditemui penulis: 3.3.1

Masalah Kebijakan Masalah kebijakan yang penulis temukan pada saat melaksanakan magang adalah :

28


1. Belum Adanya Pembekalan Jobdesk Kepada Karyawan Terdapat beberapa karyawan yang mengerjakan tugas diluar bagiannya. 2. Kurangnya Ketegasan Dari Manager Sering terjadinya pegawai yang melanggar tata tertib serta penyelesaian yang tidak sesuai dengan waktu yang ditetapkan, karena tidak ada tindakan keras atau ketegasan dari manager.

3.3.2

Masalah operasional Masalah operansional penulis temukan pada saat melaksanakan magang adalah keterbatasannya prasarana kantor. 1. Terbatasnya penggunaan jaringan internet hanya untuk kalangan jabatan tertentu. 2. Tidak adanya ruang penyimpanan dokumen yang mengakibatkan penumpukan dokumen-dokumen perusahaan.

3.4

Penyebab Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja Setelah dilakukan pengamatan dan telah di bahasnya mengenai masalah yang dihadapi oleh berbagai pihak yang terkait selama penulis melaksanakan magang di PT. Global Systech Medika maka ditemukan hal-hal yang menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

29


3.4.1

Masalah Kebijakan 1. Belum adanya pembekalan Jobdesk Masalah yang penulis temukan selama magang penyebabnya yaitu belum adanya peraturan dan pelatihan yang di buat oleh perusahaan, membuat karyawan yang mengerjakan tugas diluar bagiannya. Sehingga kinerja dan produktifitas menurun, karna karyawan tidak adanya pedoman karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya atau jobdesk. 2. Kurangnya Ketegasan Dari Manager Masalah ketegasan yang penulis temukan selama magang, kurangnya ketegasan dari manager yang menyebabkan pegawai tidak mengikuti tata tertib yang diberikan oleh perusahaan. karena sanksi terlalu ringan berupa teguran lisan dan manager terlalu banyak memberi toleransi kepada pegawai, sehingga pegawai tidak mengikuti tata tertib perusahaan.

3.4.2 Masalah Operasional 1. Terbatasnya jaringan internet Terbatasnya penggunaan jaringan internet hanya untuk kalangan jabatan tertentu, karena perusahaan takut terjadi penyalahgunaan

30


internet sehingga berdampak menurunnya produktifitas dalam suatu perusahaan dikarenakan terbatasnya jaringan internet tersebut. 2. Tidak Adanya Ruangan Penyimpanan Dokumen Penyebab tidak adanya ruang penyimpanan dokumen adalah terbatasnya ruang bangunan dan perusahaan belum membeli atau membuat tempat dokumen yang baru. Dampak tidak adanya ruang penyimpanan dokumen akan mengganggu produktifitas karyawan. 3.5

Alternatif Pemecahan Masalah Berikut ini adalah solusi pemecahan masalah yang dapat penulis berikan kepada perusahaan.

3.5.1

Masalah Kebijakan 1. Belum Adanya Pembekalan Jobdesk Kepada Karyawan a. Seharusnya perusahaan mengadakan program pelatihan dan seminar secara berkala untuk para karyawan. b. Seharusnya pimpinan memberikan arahan secara lisan dan tertulis kepada bawahannya agar mengerjakan suatu pekerjaan sesuai dengan jobdesk nya masing-masing. c. Memberikan dorongan penghargaan berupa sertifikat atau piagam untuk memotivasi agar pegawai dapat lebih disiplin.

31


2. Kurangnya ketegasan dari manager a. Setiap kepala bagian memberikan pengarahan tentang pekerjaan yang akan diselesaikan dan waktu yang ditentukan untuk karyawan-karyawannya b. Memberikan sanksi apabila ada karyawan yang terlambat memberikan tugasnya, berupa: -Peringatan tertulis -Mutasi yang bersifat punishment -Penurunan jabatan -Pencabutan tunjangan -Denda c. Kepala divisi terus memantau dan berdiskusi dengan karyawankaryawan pada saat karyawan menemukan kendala dalam pekerjaannya.

3.5.2 Masalah operasional 1. Keterbatasannya prasarana kantor a. Perlu adanya pembaharuan dan pemeliharaan terhadap jaringan internet perusahaan. Sehingga tidak hanya sebagian kalangan tertentu yang dapat menggunakan jaringan internet,

32


karena setiap karyawan memerlukan jaringan internet untuk dapat membantu menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan b. Adanya penambahan peralatan kantor untuk menyimpan berkas sehingga tidak menumpuk di sekitar meja kerja dan penulis

menyarankan

agar

membeli

peralatan

untuk

menyimpan dokumen berupa furnitur minimalis

3.6

Pemecahan Masalah Yang Disarankan Setelah kita mengidentifikasi penyebab dan alternatif masalah di unit kerja, kemudian penulis akan memberikan pemecahan masalah yang disrankan untuk mengatasi masalah yang akan bermanfaat untuk PT. Global Systech Medika. 3.6.1

Masalah Kebijakan 1. Belum Adanya Pembekalan Jobdesk Pemecahan masalah yang disarankan untuk mengatasi belum adanya pembekalan jobdesk adalah Penulis menyarankan adanya pelatihan khusus seperti seminar, creativity training, team training dan skill training khusus untuk karyawan, dan pimpinan memberikan arahan kepada bawahannya agar mengerjakan suatu pekerjaan sesuai dengan jobdesk nya masing-masing.

33


2. Kurangnya Ketegasan Dari Manager Dalam menyikapi masalah disiplin karyawan yang masih terjadi adalah melaukan ketegasan untuk menegur langsung kepada karyawan yang bersangkutan dan jika tidak ada perubahan, diterbitkannya surat teguran dan surat peringatan 1, surat peringatan 2 sampai surat peringatan 3. Adanya suatu perjanjian tata tertib dari bagian personalia dengan karyawan langsung, agar datang tepat waktu dan tentunya perjanjian itu ditandatangi oleh karyawan yang bersangkutan sebagai bukti bahwa karyawan tersebut tidak akan mengulangi kesalahannya kembali.

3.6.2

Masalah Operasional 1. Terbatasnya Jaringan Internet Terbatasnya penggunaan jaringan internet hanya untuk bagian tertentu karena Sering adanya penyalahgunaan terhadap fasilitas internet kantor menjadi masalah umum, jika dibiasakan saja seperti itu dapat mengganggu kegiatan kerja karyawan, maka dari itu perlu adanya pengawasan dari pihak manager sehingga penggunaan jaringan internet dapat digunakan sesuai dengan fungsinya.

34


2. Tidak Adanya Ruang Penyimpanan Dokumen Tidak tersedianya ruang penyimpanan dokumen-dokumen perusahaan mengakibatkan penumpukan dokumen diruang kerja karyawan, hal ini membuat efektifitas kerja karyawan menjadi terhambat. Seharusnya pimpinan perusahaan menyediakan ruang arsip agar dokumen-dokumen tertata dengan rapi, sehingga jika suatu saat dokumen yang lama dibutuhkan maka dapat dengan mudah untuk ditemukan dan penulis menyarankan agar membeli peralatan untuk menyimpan dokumen berupa furnitur minimalis dan setiap dokumen disimpan di setiap bagian lemari, contoh dokumen bagian keuangan di simpan di rak 1 dan dokumen pemasaran di simpan di bagian rak 2. Hal ini dilakukan supaya pencarian dokumen yang lama agar lebih mudah.

35


d 24

Recommend Documents