Praktické zkušenosti s realizací projektů 7. RP Miroslav Konečný (ADDSEN)
CURRENT OPPORTUNITIES 23rd January 2013
Zkušenosti Mgr. Miroslav Konečný • Projektový manažer a konzultant • 7 let specialista na programy 7RP a CIP • Hlavní reference: ARDACO a.s. (6 let)
Typy projektů • 9 realizovaných (2 x CIP) – nejvíce v SR • Programy SPOLUPRÁCE a KAPACITY (MSP) • IP / FP / NoE / Smluvní výskum
VZTAHY zkušenosti ze 7. RP
Vztahy mezi partnery /Fáze/ 1. Příprava • Známí známých s neznámými hledají společný zájem • Nic není jisté, ale vše je potřeba brát vážně - je to základ příštího fungování konsorcia
2. Proces vyjednávání • Hurá, máme projekt!.. Kdy už začne?.. Proč to trvá tak dlouho?..
3. V průběhu realizace projektu • Chemické reakce od kick-off meetingu po final review • Konec dobrý všechno dobré
Vztahy mezi partnery /Specifika/ • Řídící struktura • Hierarchie v konsorciu (koordinátor = princeps inter pares) • Pracovní nasazení a plnění termínů (pre-financing v praxi)
• Dohody a smlouvy (sliby se slibují)
• Spolupráce napříč EU (and beyond) • Aneb kolika způsoby lze vyložit jasné ujednání
• Lingua franca ENGLISH v praxi
• Různorodost zájmů a motivací • Univerzita vs. Malá Firma vs. Velká Firma vs. Jednotlivec
Vztah PROJEKT - EK • Fáze přípravy (pohled za kulisy) • Konzultace projektového návrhu s Project Officer-em
• Proces vyjednávání (zkouška odvahy) • Guide for Negotiations + tisíc tváří EK
• V průběhu realizace projektu (spojenci) • Osobní setkání (Kick-off‚ reviews) • Řízení změn (PO nemají rády/i překvapení) • Dobrý dojem je dobré využít pro další projekt
PRAVIDLA A PRAXE zkušenosti ze 7. RP
Reporting projektu a platby • Reporting – odlišná praxe na různých DGs • Požadovaná úroveň detailů • Vhodné dojednat s PO již v prvních měsících projektu
• Platby – termíny jsou pouze orientační (nevymahatelné) • Různé důvody pro pozdržení lhůt: • Problémy na straně EK – personální – kvantita, změny, odbornost • Problémy na straně konsorcia – chyby, různé metodiky, vztahy a nedohoda na final FormC
• Extraordinary project review • V prípadě problémů / nutnosti – signalizuje potřebu zlepšení
• Final project review • Grilování a důraz na strategii využití výsledků projektu
Finanční audit • Audit prvního stupně • Výběr vlastního nezávislého auditora • Důležité je trvat na postupech: Guidance Notes on Audit Certification
• Audit druhého stupně • Auditor kontrahován EK + asistuje lokální auditor • Příprava cca 1 měsíc (zaslání dokumentů + intenzivní komunikace)
• Audit samotný trvá cca 3 dny (zpráva další ~3 měsíce) • Není to hledání chyb za každou cenu, férový přístup a možnost obhájit vlastní postupy
Řízení změn • Nezastupitelná role dobrého koordinátora • Zkušenosti a komunikační dovednosti jsou k nezaplacení
• Běžné změny (zdůvodnění pro PO / review) • Změny v DOW – částečná změna plánu, odklad Deliverables • Re-alokace zdrojů, navýšení MMs < 10%
• Kritické změny (posouzení PO / změna GA) • Vyloučení a přibrání partnera • Prodloužení /ukončení projektu
ADMINISTRACE zkušenosti ze 7. RP doporučení
Jednoduchá administrace 7RP? • Specifika programu FP7 • Jednodušší než strukturální – ale má specifika (~50 mld. €) • Nepravidelná aktualizace a doplnění pravidel • Zvyklosti stejně důležité jako formální pravidla • ČR / SR jsou pod drobnohledem kontrolních auditů EK
• Až do 5-ti let po skončení projektu, možné sankce
• Typické problémy • Neznalost příruček, pravidel a zvyklostí = pers. podcenění
• Slabé využití alokovaných prostředků = nízká efektivita • Složité interní pravidla, anebo naopak nedostatečné podklady k nákladům = nepřiměřená administrace
Komplexní přístup k administraci a finančnímu řízení projektu 7RP • Co je to komplexní přístup • Eliminace rizik – v průběhu přípravy/ realizace projektu • Praxe formálních pravidel, procesů, kontrolních mechanismů • Dostatečná personální kompetence (interní/ externí)
• Přínosy komplexního přístupu • Maximální využiti dotace přidělené podle pravidel programu FP7 • Minimalizace rizik spojených s auditem programu FP7
• Kontrola nákladů a efektivity jednotlivých aktivit • Zjednodušení implementace pro řídící personál organizace • Udržitelný systém pro další projekty a aktivity v H2020
Spolupráce Konzultační služby • Zavedení komplexního přístupu adm./ fin. řízení • Nezávislé přezkoumání / udržitelnost systému • Poradenství při sestavení / změně rozpočtu
Ověřené postupy • > 3 Mil € > 7 projektů > 6 let zkušeností • Využití prostředků blízké 100% (96-99%) • 2012 - Postupy úspěšně prošli kontrolním auditem Evropské komise
