Ctrlbase Software Suite

Ctrlbase Software Suite

EasyTrade handleiding

-1Laatst bijgewerkt: 16 December 2006



Versies: EasyTrade Lite: Alleen artikel en voorraad beheer met communicatie naar externe verkoopvestigingen EasyTrade Basic: EasyTrade Lite met aanvullend: Orders/Offertes/Facturatie EasyTrade Enterprise: EasyTrade Basic met aanvullend: Inkoop orders/Bestellingen/Inboeken Paragraaf

Omschrijving

Lite

1 1.1 1.2 1.3

Inleiding Inhoud van het pakket Systeemeisen Installatie

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Algemeen Menu indeling Menu bestand Menu Extra Menu Venster Menu Help Invoeren gegevens tbv opstarten

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Algemene instellingen Tabblad Algemeen Tabblad Artikelen Tabblad Klanten Tabblad Leveranciers Tabblad Orders Tabblad Financieel Tabblad Overige

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Lijstbestanden Algemeen Kenmerken Landen Locaties Memo’s Talen Valuta’s

5 5.1 5.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11

Invoerschermen Klantenscherm Leveranciersscherm Artikelenscherm Tabblad artikel Tabblad Inkoop Tabblad Voorraad Inkooporderscherm Overzicht inkooporders Verkoopordersscherm Overzicht verkooporders Overzichten algemeen Mailings Voorraadbeheer Slotwoord

Basic

Enterprise



1.


Inleiding

Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers van EasyTrade®. In deze handleiding wordt uitgegaan dat u de basisvaardigheden van windows beheerst. Wanneer u voor het eerst kennis maakt met Windows is het raadzaam eerst de handleiding van uw Windows besturingssysteem te bestuderen. Naast informatie over het gebruik van de software bevat deze handleiding ook informatie voor installatie en registratie. De handleiding is geschreven om de functionele werkzaamheid van de software uit te leggen. U zult hier de vertaalslag moeten maken naar uw eigen bedrijfsproces om te komen tot een efficiente handelswijze. Dit om de software als gereedschapskist te gebruiken om uw dagelijkse bedrijfsvoering goed uit te kunnen voeren. We hebben getracht de handleiding zo te schrijven zoals u het programma voor de eerste keer gaat gebruiken. De “navigatie” van de handleiding is geschreven om die zaken die als eerste ingevoerd moeten worden om het programma te gaan gebruiken als eerste behandeld worden. Heeft u het programma reeds in gebruik dan kunt u de handleiding uiteraard als naslagwerk gebruiken. Hierna bent u in principe al operationeel met het programma. Vervolgens zullen we de overige mogelijkheden de revue laten passeren, zoals de diverse rapportages, kortingen etc. De software kan op twee manieren gebruikt worden. U heeft van Ctrlbase een download of een cd rom gekregen om de software op uw PC te installeren of u maakt gebruik van onze ASP dienst om de software te gebruiken. Zie hiervoor de aparte quickstart op de ASP pagina zoals u heeft doorgekregen van Ctrlbase. Wij wensen u veel plezier met onze software suite.


Ctrlbase Software Suite 1.1


Inhoud van het pakket

Controleer, indien het pakket u is toegestuurd, de inhoud van het pakket. De inhoud van het pakket bestaat uit: • 1 cd rom • Documentatie, bestaande uit de handleiding • Een licentie-overeenkomst met de modules die u heeft afgenomen 1.2

Systeemeisen

Controleer of uw PC aan de juiste systeemeisen voldoet. Om goed te kunnen werken met EasyTrade® dient uw PC te voldoen aan de volgende eisen: • • • • •

Processor: Opslagruimte Geheugen: Monitor: Besturingssysteem:

P4 1,5 GHZ / Celeron 1,7GHZ of meer Min. 70MB met een groeicapaciteit Min. 256MB Min. 15” met een minimale resolutie van 1024 * 768 Windows 2000 of hoger

1.3 Installatie Plaats de CD-Rom in de CD-Rom drive op uw PC. Zie de meegeleverde handleiding ‘Quick_StartETL.doc’


Ctrlbase Software Suite 2


Algemeen

EasyTrade® is modulair opgebouwd. De volgende versies zijn beschikbaar die aangevuld kunnen worden met losse modules voor extra functionaliteit. Hierdoor koopt u wat nodig is en betaald u dus allen waar u gebruik van maakt. Versies: EasyTrade Lite: Alleen artikel en voorraad beheer met communicatie naar externe verkoopvestigingen EasyTrade Basic: EasyTrade Lite met aanvullend: Orders/Offertes/Facturatie EasyTrade Enterprise: EasyTrade Basic met aanvullend: Inkoop orders/Bestellingen/Inboeken Losse modules: Multi-user per extra user: Stickerprinter: Export: Betalingen: POS per kassa: Access:

Hiermee koopt u een extra gebruiker Stickerprinter module, waarmee u barcode labels/stickers kunt printen Voor export naar bijvoorbeeld de financiële administratie Bijhouden van betalingen voor uw klanten Kassa mogelijkheden Toegangsregistratie van uw klanten middels scanner

2.1 Menu indeling Alle onderdelen, modules en menukeuze’s worden beschreven. Ook hier geld weer dat het afhangt van uw licentie of u deze kunt gebruiken.

Menu Bestand • Verkooporders • Inkooporders • Artikelen • Voorraadbeheer • Klanten • Leveranciers • Mailings • Overzicht verkooporders • Overzichten algemeen • Andere gebruiker • Afsluiten

Menu Bewerken • Geen toepassingen

Menu Extra • Algemene instellingen • Onderhoud • Lijstbestanden • Toegangsbeheer • Import/ Export • Kortingen • Prijslijsten • Lijstinvoer artikelgegevens • Samengestelde artikelen • Inventariseren • Betalingen • Verplaatsen voorraad naar andere locatie • Maak ABC bestand • Van- voor stickers

Venster • Venster stapelen • Venster rangschikken • Activeer volgend scherm Zet schermgrootte •

2.2 Menu bestand Hieronder staan de keuze mogelijkheden gelijk aan de knoppen in het hoofdscherm.


Help • Help • Servicedesk • Systeem info • Licentiegegevens



2.3 Menu Extra Onder het menu extra vindt u de zaken als algemene instellingen, onderhoud, etc. Zaken die niet voor het dagelijks gebruik van belang zijn, maar die wel een belangrijke functie hebben als basis voor het werken met de software. Let op: De door u ingevoerde gegevens worden door het hele programma gebruikt. Zorg er daarom voor dat invoer van gegevens secuur wordt gedaan en dat mutatie’s/ en of invoer door een beperkt aantal medewerkers gedaan kan worden. U kunt dit geheel naar eigen wens invullen in de menuoptie ‘Toegangsbeheer’ waar u rechten kunt instellen per gebruiker/gebruikersgroep. 2.4 Venster Hiermee kunt u de vensters rangschikken, stapelen etc. Bij het vrijgeven van deze handleiding echter nog niet functioneel. ERUIT HALEN! 2.5 Help Onder deze keuze vind u de help, algemene info, FAQ’s betreffende de EasyTrade, systeeminfo (softwareversie) en uw licentiegegegevens alsmede diverse handleidingen. 2.6 Invoeren gegevens tbv opstarten Als u het programma heeft geinstalleerd of u heeft toegang tot de ASP versie van de EasyTrade dan moet u als eerste de algemene instellingen invoeren onder menu Extra. Daarom gaan we in de volgende paragraaf eerst in op de algmene instellingen.




Algemene instellingen

De algmene instellingen vind u onder menu extra. Om met het pakket aan de slag te gaan raden wij u aan kritisch deze instellingen te doorlopen. Uiteraard kunt u de instellingen ook naderhand bijstellen als mocht blijken dat uw eerste instellingen toch niet toereikend zijn in de dagelijkse werkzaamheden.

3.1

Tabblad Algemeen

Hier voert u uw NAW gegevens in, voor zover van toepassing. Deze gegevens worden in het programma gebruikt bij diverse rapporten en u kunt hier ook aangeven of u de decimalen middels een komma of punt wilt weergeven.




Tabblad Artikelen

Artikelcodes: Als u hier voor ja kiest, dan gaat het programma er van uit dat u uw eigen artikelcodes wilt blijven gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als uw artikelen allemaal al een aparte reeks artikelcodes hebben, en u deze wilt blijven gebruiken. Kiest u hier voor nee, dan genereert het programma zelf de artikelcode. Fabrieksbarcode: Het kan zijn dat uw artikelen standaard voorzien zijn van een fabrieksbarcode. In dat geval kunt u deze fabrieksbarcode gebruiken in uw EasyTrade. Let echter op dat indien u uw EasyTrade ook gebruikt voor de handel op cash & carry vestigingen die gebruik maken van onze software, dat de fabrieksbarcode al in gebruik kunnen zijn door een andere exposant op uw vestiging. U krijgt hier een melding van op moment dat u deze artikelen op de betreffende vestiging actief wilt maken. Neem bij twijfel contact op met onze servicedesk! Standaard zelfde leverancier bij invoer nieuw artikel: Kiest u ja, dan zal voor elk artikel dat u invoert een standaard leverancier worden geselecteerd. Kiest u nee, dan zult u zelf uit uw leveranciers de bewuste leverancier moeten kiezen. Deze keuze is handig indien in veel gevallen u eenzelfde leverancier gebruikt. Volgorder Artikellijst: Hier kunt u kiezen uit een aantal volgorde’s die bij de artikellijst gebruikt kan worden. Default staat deze ingesteld op de meest gebruikelijke, namelijk Productgroep en omschrijving. Volgorde keuzelijst “Hoofdgroep”: Hier kunt u de volgorde op omschijving of op code laten sorteren. Meest gebruikt, en ook default ingesteld is hier Omschrijving. Eerste veld bij artikel-zoekvenster: Het eerste veld bij het artikel-zoekvenster kunt u laten beginnen met “eigen artikelcode”, “artikelomschrijving” of “barcode”. Standaard land van herkomst: Hier geeft u het standaard land van herkomst in waarmee het programma als




voorstel komt bij het invoeren van artikelen. Deze kunt u in het artikelscherm veranderen indien een artikel uit een ander land als het standaardland komt. Standaard levertijd: De standaard levertijd kunt u laten invullen door het programma. Wat u hier ingeeft is het voorstel waar het programma mee komt. Deze kunt u ook hier per keer aanpassen bij het invoeren van artikelen. Standaardeenheid: De standaardeenheid waar het programma standaard mee komt. Is bij artikelinvoer per keer aan te passen. Samengestelde artikelen: Indien u gebruik maakt van samengestelde artikelen geeft u dit hier op. Samengestelde artikelen kunt u in het artikelscherm aanmaken. Tweede regel vullen met....: Hier kun u aangeven of u standaard de tweede regel wilt vullen met de hoogte breedte en diepte velden van het artikel als deze wel zijn gevuld en de tweede regel niet. Vaste Verrekenprijs invoeren: Indien u werkt met VVP’s kunt u hier “ja” aangeven. Het programma rekent dan met een vaste inkoop prijs. Bij doorboeking naar uw financiële administratie zal deze vaste verrekenprijs de inkoopwaarde van het artikel bepalen. Bruto adviesprijs overslaan: Als u kiest om de bruto adviesprijs over te slaan dan laat het programma alleen de marge over de inkoopprijs zien en niet apart nog eens de bruto adviesprijs. Mimimum gebruikerniveau: Hier wordt aangegeven welk type gebruiker in verschillende schermen mogen wijzigen/ verwijderen/ een kijkfunctie hebben. Deze niveau’s zijn uitsluitend aan te passen door personen die het managementniveau of hoger hebben.




Tabblad klanten

De standaardbetalingsconditie kunt u hier kiezen.

Betalingscondities kunt u zelf beheren onder het menu ‘Extra’ ‘Lijstbestanden’ ‘Kenmerken’. Klantkaart: Indien uw bedrijf gebruik maakt van klantkaarten heeft u hier de mogelijkheid om deze op het klantnummer of de klantcode te laten functioneren. Eerste veld bij zoeken naar klant: Hier geeft u aan wat het eerste veld is in het zoekscherm klanten. Zorg dat u hier het veld opgeeft waar u het meest op zoekt.

- 10 Laatst bijgewerkt: 16 December 2006



Tabblad leveranciers

Idem als klanten, maar dan met betrekking op uw leveranciers.




3.5 Tabblad Orders Hier geeft u de standaard instellingen in zoals u verwacht dat deze in de meeste gevallen zal voorkomen indien u orders gaat invoeren. Uiteraard is dit allemaal weer overschrijfbaar, zodat u incidentele afwijkingen kunt doorvoeren.

Standaard ordertype: Als u een nieuwe order invoert, komt het programma met een voorstel. Het standaard voorstel waar het programma altijd mee zal beginnen geeft u hier op. U heeft de keuze uit verkooporder, offerte en kassabon. Voert u veel kassa, dan geeft u hier dus kassabon op. Invoeren orderregel-standaard zoekcriterium artikelselectie: Ook hier komt het programma met een voorstel bij het invoeren van een nieuew orderregel. Dit voorstel geeft u hier op, waarbij u de keuze heeft uit Eigen Artikelcode, Omschrijving, Barcode en Artikel Volgnummer. Invoeren orderregel- overslaan “extra tekst”: In het orderscherm zit een “tweede regel” waar u extra tekst kunt toevoegen aan de orderregel. Bij het invoeren van deze extra tekst kunt u ook bepalen of de tekst ‘voor’ of ‘in plaats van’ de artikelomschrijving moet komen. Invoeren orderregel- altijd waarschuwen bij onvoldoende voorraad: Indien u veel werkt met minimumvoorraden dan is het verstandig om dit als standaard melding mee te geven tijdens het invoeren van artikelen in orders waarvan de voorraad onvoldoende is. Invoeren betaalwijzen- bank of gironummer verpicht bij indirecte betaling: Als u een betaalwijze kiest die niet direct in de kas verwerkt zal worden (afhankelijk van hoe de betaalwijze is aangemaakt) kunt u hier aangeven of een bank- en/of gironummer dan verplicht moet zijn.




Volgorde van de orderregels bij printen formulieren: Als u de orders print, dan heeft u hier de keuze om de volgorde van de orderregels te laten beginnen met Eigen Artikelcode, Artikelvolgnummer, Invoervolgorde, Omschrijving of productgroep +omschrijving. Datum op orderformulier zetten: Kies nee als u geen datums op de orderformulieren wilt tonen Standaardprinter: Indien u een standaadprinter gebruikt voor al uw formulieren, dan geeft u hier ja in. Het programma kiest dan de standaardprinter zoals ingesteld in uw windows besturingssysteem. Indien u nee ingeeft, dient u rechts hiervan de printernaam op te geven zodat het programma deze kan vinden. Voorraadmutaties op meerder locaties kunnen afboeken: Als u meerdere locaties gebruikt voor uw voorraden, dan kunt u hier kiezen voor de optie om de voorraadmutaties bij orderregels op meerdere locaties af te boeken. Standaardlocatie voor verkoop: Hier geeft u aan welke locatie uw standaardlocatie is voor de verkoop. Standaardlocatie voor inkoop: Hier geeft u aan welke locatie uw standaardlocatie is voor de inkoop. Minimum gebruikersniveau: Hier wordt aangegeven welk type gebruiker in verschillende schermen mogen wijzigen/ verwijderen/ een kijkfunctie hebben. Deze niveau’s zijn uitsluitend aan te passen door het managementniveau of hoger.




Tabblad Financieel

Voorstel van artikeleprijzen en de orders cq betalingen spreken voor zich.

Het instellingenscherm van het financieel pakket is een apart scherm met daarbij een keuzemogelijkheid van verschillende financiele pakketten zoals Exact, Accountview etc.




Raadpleeg de handleiding EasyTrade_Export.pdf om hier uitleg over te krijgen. 3.7

Tabblad Overige

Het tabblad overige kent een aantal instellingen die zorgen dat uw software correct wordt onderhouden. Ook diverse randapparatuur en instellingen die voor uw werkstation belangrijk zijn, kunt u hier vastleggen.



Lijstbestanden

4.1

Algemeen


Onder het menu ‘Extra’ ‘Lijstbestanden’ kunt u diverse lijstjes wijzigen/aanvullen die u in het hele programma gebruikt, zoals uw produktgroepen, landen en diverse andere lijsten. Wij zullen kort uitleggen hoe deze bewerkt kunnen worden en laten dan ook het resultaat zien. Het voorbeeld lijstje zal de materiaalgroep zijn. Wij gaan hier een materiaalgroep ‘Aardewerk 1’ in toevoegen om te tonen hoe eenvoudig dit in zijn werk gaat. Wij wijzen u er nog wel op dat het aanvullen van diverse lijsten niet meegestuurd word naar externe verkooplocaties, tenzij anders vermeld.

Nadat we het menu ‘Extra’ ‘Lijstbestanden’ ‘Kenmerken’ hebben geopend verschijnt het volgende scherm.




U kunt kiezen voor welke kenmerkgroep u wijzigingen aan wilt brengen, maar wij gaan nu alleen de ArtikelMateriaalgroep doen. Klik ik de knop ‘Nieuw’ en geef een beschrijving in het scherm wat opkomt. Nadat u op OK heeft geklikt, zal deze in de lijst verschijnen. Als u nu terug gaat naar het artikelscherm, dan zult u zien dat deze ook daar in het klapvenster van de materiaalgroep is opgedoken. Hieronder een beschrijving de lijstbestanden onder het menu. Kenmerken

Dit is de meest uitgebreide van alle lijstbestanden. Hierachter zitten diverse verzamelingen van lijsten die in de schermen als klapvenster terugkomen. In principe wijzen deze voor zich, maar als u toch vragen heeft, kunt u zich richten tot onze servicedesk.




Landen

Hier kunt u landen activeren/deactiveren en valuta’s e.d. aanpassen. Locaties

Hier geeft u in welke magazijnlocaties u heeft. Standaard zullen alle externe verkoop locaties die bij Ctrlbase zijn aangesloten hierin staan, maar alleen de vestigingen waar u eventueel bij bent aangesloten zullen actief zijn. U kunt hier eenvoudig zelf een Magazijn locatie bijmaken, waar u dan in de ordering en voorraadbeheer transacties op kunt verrichten. Memo’s

Hier verschijnen de diverse memo input velden die in de software gebruikt kunnen worden. Deze kunt u desgewenst aanpassen en het gebruikersniveau instellen die dit mag wijzigen. Talen

In dit scherm kunt u orderformulier talen vastleggen. Een zeer uitgebreid scherm waar u even de tijd voor zal moeten nemen. Bij het printen van orderformulieren zal deze taal gekozen kunnen worden en verschijnen de teksten in de taal die u hier heeft gemuteerd. Dit maakt het dus mogelijk om een order te maken voor een Duitse klant in de Duitse taal. Valuta’s

Hier beheert u de valuta’s die u desgewenst gebruikt. Koersen, decimalen en omschrijving kunnen hier worden ingesteld.




Klantenscherm

Hier geeft u de NAW en overige relevante klantgegevens in. Via de knoppen onderop het scherm kunt u kiezen voor nieuw (nieuwe klant invoeren) wijzig (klantgegevens wijzigen) verwijder (klant verwijderen) etc. Let op dat als u een klant verwijderd u ook de historie van deze klant verwijderd. Beter is het om een klant inactief te maken, zodat in de rapportages de gegevens nog wel meegenomen worden. Verwijderen van klanten is eigenlijk alleen verstandig op moment dat er geen omzet is geweest op de klant, bijvoorbeeld bij een foutieve invoer. Op zich wijst de scherminvoer voor zich. We zullen een aantal invoermogelijkheden doornemen. BTW plichtig: Als uw klant BTW plichtig is (Klanten die in uw land gevestigd zijn) dan voert u hier ja in en dient u ook het BTW nummer in te voeren. Automatische incasso U kunt hier aangeven of de klant getekend heeft voor automatische incasso, zodat deze klant op deze betaalwijze kan afrekenen en er in een eventuele export naar de financiele administratie rekening mee kan worden gehouden in de velden. Standaard klantkorting: Hier kunt u een standaard klantkorting ingeven. Alle orders worden met deze klantkorting uitgevoerd. Deze korting kunt u in het orderscherm overrulen. Deze korting is bedoeld als een eventuele Cash & Carry korting bijvoorbeeld. Prijslijst: U kunt hier kiezen uit de prijslijsten die u onder de stamgegevens prijslijsten definities hebt ingevoerd.




Betalingsconditie tekst: De standaardbetalingsconditie kunt u hier ingeven uit een lijst van de door u vastgelegde condities in het ‘Lijsten ‘kenmerken’ gedeelte. Taal op orderformulieren: Hier geeft u aan in welke taal de orderformulieren worden gemaakt Met de pijltjes rechtsonder navigeert u naar de vorige of volgende klant(en), met het popup veldje daarboven kunt u de volgorde aangeven, op klantnummer, klantnaam, postcode etc. Contacten: Als u op de knop contacten drukt, dan krijgt u een nieuw scherm waarin u de contactpersonen behorende bij deze klant kunt invoeren. De invoer spreekt hier voor zich. Het pasnummer aan de rechterkant wordt door het programma gegenereerd.




Leveranciersscherm

Het leverancierscherm is eenduidig opgebouwd als het klantenscherm. De werking is ook hetzelfde, voor de uitleg verwijzen wij u dan ook naar het klantenscherm.




Artikelenscherm

Net als de overige schermen is het artikelenscherm op dezelfde logische manier opgebouwd. In het screenshot is reeds op de knop “nieuw” gedrukt, dus dit is het startscherm van een nieuw in te voeren artikel. U komt dan op het tabblad “artikel” van het artikelscherm terecht. 5.3.1 Tabblad Artikel Belangrijk voor u is de productgroep en materiaalgroep. Deze heeft u ingevoerd onder extra/lijstbestanden/kenmerken. Wilt u dit nog eens nalezen dan kunt u dit terugvinden onder paragraaf 4.1 Artikelvolgnummer: Het artikelvolgnummer wordt door het programma gegenereerd, in dit geval omdat dit zo is ingegeven bij de algemene instellingen. U kunt dit ook zelf invoeren, als u dit zo ingeeft in de algemene instellingen. Hoe u dit kunt instellen kunt u terugvinden onder paragraaf 4.1 Artikelcode: De artikelcode wordt door het programma gegenereerd zodra u het betreffende artikel opslaat. Indien u in de algemene instellingen hebt ingevoerd dat u zelf een artikelcode invoert dan heeft u de mogelijkheid om deze in te voeren. Taal: Hier kunt u de taal kiezen waar u een omschrijving voor wilt maken voor dit artikel. Deze input verschijnt dan op de verschillende overzichten wanneer de taal is gewenst. Omschrijving: Hier geeft u de omschrijving in van uw artikel. De maximale tekstlengte is 30 characters. Tweede regel: De tweede regel van het artikel wordt gebruikt voor eventuele extra aanduiding voor het artikel. Deze tweede regel kan op de diverse overzichten en labels/stickers worden getoond. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een kleurstelling (te verkrijgen in blauw/wit/groen o.i.d.)




Verpakt per: Hier kunt u verschillende verpakkingseenheden opgeven waarmee de artikelprijs dan wordt vermenigvuldigd. Prijslijsten: U kunt hier een prijslijst kiezen die u eerder heeft ingegeven als prijslijst definitie. Stickertype: Indien u een stickerprinter heeft kunt u hier het bijbehorende stickertype voor dit artikel ingeven. BTW groep: Voor dit bewuste artikel geeft u hier de BTW groep aan volgens welk tarief dit artikel belast wordt. Statistieknummer: Dit nummer wordt gebruikt voor aangifte formulieren t.b.v. het CBS Herkomst: Idem als statistieknummer Trefwoorden: Dit veld is bedoeld als extra veld om trefwoorden vast te leggen indien bijvoorbeeld uw artikelen op internet wilt publiceren. Uw website builder kan dan gebruik maken van dit veld om makkelijker te kunnen zoeken in uw artikelgegevens. Opmerking: Dit is een opmerking voor eigen gebruik Marker: Markering voor eigen gebruik en voor eventuele overzichten/export. Voorraad: Hier staan de voorraadgegevens in beeld die van dit artikel bekend zijn. U kunt inzoomen met ‘meer’ om te zien waaruit de voorraad is opgebouwd. Vinkboxje artikel is actief: Aan de rechterkant ziet u de vinkboxjes, waaronder het vinkboxje “artikel is actief”. Bij een nieuw artikel is het artikel natuurlijk actief, anders zou u dit niet invoeren. Op moment dat een artikel echter niet meer gevoerd wordt, omdat het bijvoorbeeld uit uw collectie verdwijnt kunt u het inactief maken. Het artikel wordt dan niet meer meegenomen in de dagelijkse gang van zaken. Het is beter om een artikel inactief te maken in plaats van het weg te gooien, want dan bent u ook de historie kwijt. Vinkboxje externe verkoop OK: Hier kunt u aangeven of het artikel geëxporteerd mag worden naar externe verkoop vestigingen. Vinkboxje heeft nooit voorraad: Hier kunt u aangeven dat het artikel nooit voorraad heeft. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij een algemeen artikel. Hierna wordt deze niet meer in de voorraadberekeningen meegenomen. Afmetingen en volume: Dit veld is ook belangrijk voor aangifte bij CBS. Tevens kan het gebruikt worden voor e-commerce doeleinden om het volume te bepalen voor vervoer. Foto’s toevoegen: Rechts ziet u een fotokader. Als u hierop drukt dan kunt u een foto van het betreffende artikel toevoegen aan het artikel. De afbeelding moet dan wel op uw PC opgeslagen staan.


Ctrlbase Software Suite 5.3.2


Tabblad Inkoop

Het tabblad inkoop kunt u gebruiken om de inkoopgegevens in te voeren, zoals leverancier, inkoopprijs, VVP. Deze gegevens gelden uiteraard voor dit artikel.

5.3.3 Tabblad Voorraad Het tabblad voorraad dient om uw voorraad van dit artikel te bekijken/beheren. U kunt hier desgewenst voorraad inbrengen, magazijnlocatie vastleggen voor dit artikel per Magazijn locatie in de locaties lijst, minimum voorraad, levereenheid en aantal te printen stickers opgeven. Voorraadmutaties worden als een jobregel in het ‘Voorraadbeheer’ scherm vastgelegd. Deze dient u later nog te verwerken. 5.4 Inkooporderscherm Zie verkooporderscherm. Deze twee schermen zijn identiek opgebouwd behoudens enkele naamgevingen. 5.5 Overzicht inkooporders Zie overzicht verkooporders. Deze twee schermen zijn identiek opgebouwd behoudens enkele naamgevingen. 5.6 Verkooporderscherm Het verkooporderscherm heeft weer net als de overige invoerschermen dezelfde logische opbouw, waardoor het qua “navigatie” herkenbaar is. Als u op de knop “nieuw” drukt, dan krijgt u een popup scherm waarmee u de klant kunt selecteren door middel van diverse invoermogelijkheden




Als u in een van de velden iets invoert, (bijvoorbeeld de eerste drie letters van een klant) dan komt het programma met een voorstel. Zijn er meerdere klanten die met dezelfde letters beginnen dan ziet u die ook. Hieruit kunt u uw klant selecteren.




Als u vervolgens de klant selecteert dan komt het programma met de NAW gegevens van de desbetreffende klant en kunt u op OK drukken. Vervolgens krijgt u het volgende scherm te zien:

In dit scherm ziet u bovenaan de ordergegevens, zoals ordernummer, orderdatum, orderstatus, ordertype, locatie, verkoper. Ordertype: Het ordertype wordt bepaald aan het stadium waarin de order zich bevindt. Indien er dus een orderbevestiging is gemaakt, dan zal de status veranderen naar ‘order’. Indien er enkel nog maar een offerte is geprint zal de status ‘Offerte’ zijn. Locatie: Hier geeft u aan vanuit welke locatie de order wordt gemaakt. U kunt bijvoorbeeld meerdere verkooplocaties hebben in het gebouw of de artikelen rechtstreeks uit een magazijn uitleveren. Verkoper: Hier kunt u opgeven welke persoon deze order behandeld. Het betreft hier dus niet de persoon die is ingelogd (die wordt ook vastgelegd in de order) maar de persoon die de order behartigd voor de klant. Onder het veld met orderregels (die nog blanco is, want er zijn in dit geval nog geen orderregels ingevoerd) kunt u de artikelen invoeren. In het veld artikelcode kunt u volstaan met bijvoorbeeld de eerste drie letters van het artikel. Als u vervolgens op enter drukt, dan krijgt u het volgende scherm te zien;




Vanuit dit scherm kunt u vervolgens het gewenste artikel selecteren en op OK drukken. Hierna wordt het betreffende artikel ingevoerd in de artikelregel en kunt u eventuele aanpassingen doen. Extra tekst: Hier kunt u extra tekst kwijt bij uw artikel die op de factuur wordt afgedrukt. Het maximale aantal tekens dat u hier kunt gebruiken is afhankelijk van de grote van het veld op het formulier, wat u zelf kunt bepalen. Voor verdere info hierover verzoeken wij u contact op te nemen met onze servicedesk. Toon: Hier kunt u de de extra tekst achter de oorspronkelijke artikeltekst plaatsen of in plaats van de oorspronkelijke artikeltekst. Bijvoorbeeld bij algemene artikelen veel gebruikt. Rechterkant van het scherm: Rechts op het scherm ziet u ordergegevens, artikelgegevens en printgegevens. De artikelgegevens hebben betrekking op het artikel dat geselecteerd is in het orderregelscherm. Dit herkent u aan de donkerblauwe balk die het artikel accentueert. Orderopmerking: Hier kunt u orderopmerkingen kwijt die meegeprint worden op de orderformulieren. Deze tekst wordt op de orderformulieren geplaatst indien u dit vooraf bepaald heeft bij de opmaak van de formulieren (order/factuur etc) * De knoppen onderin het scherm: Nieuw: De knop nieuw is bedoeld om een nieuwe order te selecteren. Als u op de knop nieuw drukt dan veranderd deze in “bewaar” omdat u de order ook moet kunnen bewaren. Bewaar: De bewaar knop is bedoeld om een order op te slaan. Wijzig: De knop wijzig is bedoeld om wijzigingen aan te brengen in nog niet afgehandelde orders. Eenmaal afgehandelde orders mogen niet meer gewijzigd worden.




Verwijder: Hiermee kunt u een order verwijderen. Dit is alleen mogelijk als de order nog niet geheel of gedeeltelijk is gefactureerd. Zoek: Met deze knop kunt u zoeken op een aantal items. Het volgende screenshot laat u de items zien:

Historie: Met de historie knop kunt u de historie van de desbetreffende klant zien. Pijltjestoetsen: Met de pijltjestoetsen rechts kunt u vanuit de order waarin u bezig bent eenvoudig wat facturen terugbladeren of vooruitbladeren. Orderafhandeling: Als u op de knop orderafhandeling drukt dan gaat u de factuur opmaken. U komt dan in het volgende scherm:




Als u vervolgens op “maak factuur” drukt dan krijgt u de volgende melding:

Aanpassen: Kiest u voor aanpassen, dan vraagt het programma of u de meeste orderregels nu levert. Wanneer u een order heeft die bestaat uit meerdere orderregels, dan kan het zijn dat niet alle artikelen ook uitgeleverd worden op moment dat u de factuur afhandelt. Dit kunt u hier dan aanpassen. Nu afhandelen: Als u voor nu afhandelen kiest, dan is het alsof u terugvalt naar het vorige scherm, waarbij de knop “bewaar factuur” is geselecteerd. Als u drukt op deze knop, komt u in het volgende scherm ‘Betaalwijze invoeren’:

Met uw muis/pijltjestoetsen selecteert u uw betaalwijze (of laat deze staan als het voorstel van het programma goed is) en gaat vervolgens met de toets verder tot u de knop geselecteerd ziet worden. Als u vervolgens op bewaar drukt, dan komt het programma met het voorstel om de formulieren te printen. Hier selecteert u de gewenste documenten en hoeveelheid die u wilt printen, waarna de order compleet is en afgehandeld.







Overzicht verkooporders

NOG Plaatje invoegen In het overzicht verkooporders scherm kunt u alle type verkopen overzichtelijk in beeld brengen. Indien u wilt inzoemen op een order die in het scherm getoond wordt, kiest u voor order bekijken, waarna het orderscherm wordt geopend en u verder actie kunt ondernemen op de order zoals omschreven in paragraaf 5.6. Er kunnen filters worden gezet op ordertype, locatie, firma, artikel en gecombineerd met een datum traject of postcodegebied. In de resultaatvakken, waarin de orders en orderregels getoond worden, kunt u de volgorde aanpassen waarin de lijst van orders en orderregels staan gepresenteerd worden. Ook kan er historie worden opgevraagd van een geselecteerde order op klantniveau of artikelniveau. Hiervoor gebruikt u de knop Historie. Met de knop factureren gaat u direct naar het orderafhandelscherm waarin u de factuur desgewenst kunt aanpassen. Met de knop Print kunt u een orderlijst op klantniveau van de geselecteerde order , orderformulieren van de geselecteerde order, openstaande orderregels van een geselecteerde order en andere overzichten tonen/printen. U kunt ook een notitie maken in dit scherm die u op een later moment weer terug kunt lezen en opgeslagen wordt onder uw gebruikersaccount. Dit is een vrij veld.




Overzichten algemeen

Alle rapporten die in EasyTrade bekent zijn worden in dit scherm gepresenteerd. U kunt de overzichten op het scherm tonen, maar ook printen of exporteren naar Excel of andere programma’s. In het linkerscherm worden de rapporten getoond. Aan de rechterkant staat een beschrijving over het geselecteerd rapport. Onderin staan de knoppen om actie te ondernemen op dit geselecteerde rapport. Wij adviseren u deze rapporten één voor één op te vragen en te bekijken. Hiermee weet u voor uw bedrijfsproces welke overzichten hierin passen. Er zit één overzicht tussen die van belang is indien u gebruik maakt van de Externe verkoop module en een stand heeft bij één van de bij ons aangesloten verkoopvestigingen. Dit overzicht toont de externe verkopen per week (of een andere periode) zoals bij de betreffende vestiging is vastgelegd. Middels dit overzicht kunt u de factuur maken van deze weekverkopen aan de vestiging.




Mailings

Met de knop Mailings in het hoofdscherm, kunt u mailingen genereren en vastleggen. Diverse filters en selecties kunnen worden gezet om een zuiver resultaat te creëren. Het resultaat wordt als een selectie opgeslagen en als u de mailing later nog eens wilt doen met dit selectietraject, kunt u deze opnieuw genereren. Eventuele tussentijdse adreswijzigingen zullen in het resultaat worden meegenomen. Uiteindelijk slaat u het resultaat op in een bestand met keuze uit diverse formaten. Excel is de makkelijkste optie, waarmee u eenvoudig in Word een Mailmerge kunt bouwen. Voor meer info verwijzen wij u naar de handleiding Easy_Mailmerge.doc.




Voorraadbeheer

Hier kunt u voorraad opdracht regels inbrengen per magazijn locatie (of externe verkoop locatie). Dit wordt per artikel als regel ingebracht en tijdens het maken van de regel kunt u desgewenst ook de minimum voorraad en levereenheid inbrengen. Deze zullen dan in het artikelgegeven worden opgeslagen en kunt u gebruiken om automatische opdrachtregels te genereren per locatie. Ook kan er nog een extra magazijnlocatie als code worden ingegeven waar de voorraad van dit artikel geplaatst wordt. Dit kan bijvoorbeeld een stellingnummer of kastnummer zijn. Met de knop ‘Verplaats voorraad’ kunt u artikelen van het ene magazijn naar het andere overbrengen. Vul in het veld stickers het aantal stickers in die u wilt printen (lokaal of op een externe verkoopvestiging). Dit is niet het veld welke gebruikt wordt voor de voorraad!




Slotwoord

Tot slot wijzen wij u op ons onderhoudscontract. Hiermee kunt u onbeperkt telefonische ondersteuning krijgen op uw product volgens de voorwaarden omschreven in het contract. Wij raden altijd aan om deze handleiding eerst te lezen, maar begrijpen goed dat een belletje vaak sneller is en staan daarom altijd klaar voor u. De snelste en meest efficiente manier is support per email. Hieronder de contactgegevens. Ctrlbase B.V. Amsteldijk-Noord 140 1422 XZ Uithoorn +31(297)230 900 (tel) +31(297)230 901 (fax) [email protected] www.ctrlbase.nl KvK nummer: BTW nummer: Bank: IBAN: BIC: Servicebalie: Sales: Algemeen:

Routebeschrijving

34249372-0000 816194191B01 Rabobank NL69 RABO 0122 1676 94 RABONL2U +31(297)230 905 [email protected] +31(297)230 902 [email protected] +31(297)230 900 [email protected]

Wij wensen u veel plezier met onze software solution.


Ctrlbase Software Suite

Recommend Documents