CSEPREGI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL - MINT KÖLTSÉGVETÉSI SZERV – SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA
Hatálybalépés ideje: 3027/2013. számú Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Alapító okiratának hatálybalépése, azaz törzskönyvi bejegyzés időpontja. Hatálybelépés (törzskönyvi bejegyzés) időpontja: 2013. szeptember 19. Jóváhagyta: Csepreg Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 184/2013. (IX. 12.) számú határozatával Lócs Községi Önkormányzatának Képviselő-testülete 57/2013. (IX. 12.) számú határozatával Tormásliget Község Önkormányzatának Képviselő-testülete 87/2013. (IX. 12.) számú határozatával Tömörd Község Önkormányzatának Képviselő-testülete 87/2013. (IX. 12.) számú határozatával
Király Árpád sk. polgármester
Horváth István sk. Mester Árpád sk. polgármester polgármester
1
Kollárits Gábor sk. polgármester
Csepreg Város Önkormányzata, Lócs Község Önkormányzata, Tormásliget Község Önkormányzata és Tömörd Község Önkormányzata a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) 84. § (1) bekezdése valamint 85. § (1) bekezdése alapján közös önkormányzati hivatal alapításáról döntött, Alapító okirattal amelynek száma: 2733-6/2013 , illetve Megállapodást kötött. Az alapítás időpontja 2013. január 1. (a továbbiakban: Megállapodás). A Megállapodás a Szabályzat 1. függeléke. Tekintettel az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10.§ (5) bekezdésében és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13.§ (1) bekezdésében foglaltakra, az alapító önkormányzatok az Mötv. 41. § (2) bekezdése és 42. § 2. pontjára figyelemmel a Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal megalakításáról és fenntartásáról szóló megállapodás alapján a Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) a következők szerint állapítják meg: I. Általános rendelkezések A Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltak és a hozzátartozó dokumentumok előírásainak megismerése, betartása a hivatal valamennyi választott tisztségviselőjére, köztisztviselőjére, munkavállalójára és egyéb foglalkoztatási jogviszonyban álló munkavállalójára, valamint a hivatallal kapcsolatba került személyre nézve kötelező. 1. A költségvetési szerv megnevezése, adatai
1.1 A költségvetési szerv neve: CSEPREGI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL (a továbbiakban: Hivatal) 1.2 Az alapító szerv neve, székhelye: -Csepreg Város Önkormányzatának Képviselő-testülete székhelye: 9735. Csepreg, Széchenyi tér 27. -LócsKözségi Önkormányzatának Képviselő-testülete székhelye: 9634. Lócs, Fő u. 52. -Tormásliget Község Önkormányzatának Képviselő-testülete székhelye: 9736. Tormásliget, Liszt F. u. 5. Tömörd Község Önkormányzatának Képviselő-testülete székhelye: 9738. Tömörd, Fő u. 9. 1.3 A Hivatal alapításának időpontja: 2013. január 1. 1.4 Az Alapító Okirat kelte: 2013 . szeptember 12. (Alapító okirat a Szabályzat 2. függeléke) 1.5 Az Alapító Okirat azonosító száma: 3027/1/2013 1.6 Az Alapító Okiratot elfogadó képviselő- testületi határozatok száma: 2
Csepreg Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 183/2013. (IX.12.) számú határozata Lócs Községi Önkormányzatának Képviselő-testülete 56/2013. (IX.12) számú határozata Tormásliget Község Önkormányzatának Képviselőtestülete 86/2013. (IX.12) számú határozata Tömörd Község Önkormányzatának Képviselő-testülete 86/2013. (IX.12.) számú határozata
1.7 A Hivatal irányító szervének neve, székhelye: Csepreg Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 9735 Csepreg, Széchenyi tér 27.
1.8 A Hivatal székhelye: 9735. Csepreg, Széchenyi tér 27. 1.8.1) Levelezési címe: 9735. Csepreg, Széchenyi tér 27. 1.8.2) Telefon: 94/565-034 1.8.3) Fax: 94/565-152 1.8.4) E-mail:
[email protected] 1.8.5) Webcím: - www.csepreg.hu - www.locs.hu - www.tormasliget.hu - www.tomord.hu
1.9 A Hivatal azonosító adatai: 1.9.1 Törzskönyvi nyilvántartási száma: 804907 1.9.2 Statisztikai számjele: 15804903-8411-325-18 1.9.3 Adószáma: 15804903-1-18 1.9.4Számlavezető pénzintézet megnevezése: Savaria Takarékszövetkezet
Csepregi Fiókja 1.9.5 Költségvetési elszámolási számla száma: 72100354-11082204
1.10 Vállalkozási tevékenysége:A hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytat. 1.10.1 A Hivatal nem tagja olyan gazdálkodó szervezetnek, amelyben alapítói, tulajdonosi jogokat gyakorol. 1.11 A Hivatal fenntartói jogokkal felruházott szervek megnevezése: 1.11.1 Csepreg Város Önkormányzata székhelye: 9735. Csepreg, Széchenyi tér 27. 1.11.2 Lócs Község Önkormányzata székhelye: 9634. Lócs, Fő u. 52. 1.11.3 Tormásliget Község Önkormányzata székhelye: 9736. Tormásliget, Liszt F. u. 5. 1.11.4 Tömörd Község Önkormányzata székhelye: 9738. Tömörd, Fő u. 9. 1.12 A Hivatal működéséhez szükséges költségvetési hozzájárulást Csepreg, Lócs, Tormásliget, Tömörd Önkormányzatainak éves költségvetési rendeletében biztosítja a Megállapodás 5. pontjának megfelelően. 1.13 A hivatal nem alanya az általános forgalmi adónak. 1.14 A Hivatal gazdasági szervezete: Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Pénzügyi Osztálya ( a továbbiakban: Pénzügyi Osztály) 3
1.14.1 Székhely: 9735. Csepreg, Széchenyi tér 27. 1.14.2 Levelezési címe: 9735. Csepreg, Széchenyi 1.14.3Telefon: 94/565-034 1.14.4 Fax: 94/565-152 1.14.5 E-mail:
[email protected] 1.14.6 Webcím: www.csepreg.hu
tér 27.
2. A Hivatal jogállása A Hivatal jogi személyiséggel rendelkező, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, vezetője a jegyző.
3. Alaptevékenység jellege szerinti besorolás 3.1 A Csepreg Város Önkormányzat, Lócs Községi Önkormányzat, Tormásliget Község Önkormányzat, Tömörd Község Önkormányzata működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával, valamint a polgármesteri, jegyzői, képviselő-testületi feladat és hatáskörbe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével, végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. 3.2 Államháztartási szakágazati besorolása: 841105 Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége
3.3 Alaptevékenysége a közfeladataként meghatározottak ellátása. Az alaptevékenységek államháztartási szakfeladat szerinti besorolása: 841114 Országgyűlési Képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841115 Önkormányzati képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841116 Országos és helyi nemzetiségi önkormányzati választásokhoz kapcsolódó tevékenységek
841117 Európai parlamenti képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841118 Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek 841126 Önkormányzatok és társulások általános végrehajtó igazgatási tevékenysége 851127 Helyi nemzetiségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége 841133 Adó, illeték kiszabása, beszedése, adóellenőrzés 841173 Statisztikai tevékenység
3.4
Az alaptevékenységen belül köteles biztosítani, azaz a hivatalhoz rendelt más költségvetési szervek felsorolása: 3.4.1 Petőfi Sándor Művelődési - Sportház és Könyvtár Csepreg 3.4.2 Csepreg Város Területi Gondozási Központ 3.4.3 Csepreg Város Egészségháza pénzügyi, gazdasági feladatainak ellátását. 4
3.5 A Hivatal ellátja az alábbi jogi személyiségű társulások munkaszervezeti feladatait : 3.5.1 Felső - Répcementi Többcélú Kistérségi Társulás (Társulási megállapodást a Szabályzat 3. függeléke tartalmazza) 3.5.2 Közép-Répcementi Intézményfenntartó Társulás(Társulási megállapodást a szabályzat 4. függeléke tartalmazza) 3.5.3 Tormásliget és Térsége Ivóvízminőség-javító Önkormányzati Társulás (Társulási megállapodást a szabályzat 5. függeléke tartalmazza) 3.6 A Hivatal ellátja a Horvát Nemzetiségi Önkormányzat (a továbbiakban: nemzetiségi önkormányzat) feladatkörének ellátásához szükséges tájékoztatást, szakmai közreműködést, testületi üléseinek előkészítését a döntéshozatalhoz kapcsolódó és az önkormányzat működésével, gazdálkodásával kapcsolatos nyilvántartási, leírási, postázási, iratkezelési feladatokat. (A Megállapodás a Szabályzat 6. függeléke tartalmazza.) 3.6.1 A nemzetiségi önkormányzat bevételeivel kapcsolatban a tervezési, gazdál-
kodási, ellenőrzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatok ellátásáról a Pénzügyi Osztály gondoskodik. 3.7 Alaptevékenységet meghatározó jogszabályokat a Szabályzat 7. függeléke tartalmazza. 3.8 A hivatal foglalkoztatottjainak jogviszonya: Foglalkoztatottjaira vonatkozó foglalkoztatási jogviszony alapesetben köztisztviselő, amelyre a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény, illetőleg az 1994. évi LXIV. törvény a polgármesteri tisztség ellátásának egyes kérdésiről és az önkormányzati képviselők tiszteletdíjáról az irányadó. Egyes foglalkoztatottjainak jogviszonya munkavállaló, amelyre a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény az irányadó. Egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyra (pl.: megbízási jogviszony) a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény az irányadó. 4. A Hivatal létszáma, szervezeti tagozódása 4.1 A hivatal engedélyezett létszáma az Csepreg Város önkormányzat költségvetési rendeletében rögzítettek alapján: • 18 fő és 1 fő főállású polgármester 4.2 A Hivatal szervezete négy ügyintézési helyre tagozódik: 4.2.1 Csepreg székhelyű központi ügyintézés 4.2.2 Hetente egyszer kihelyezett ügyfélfogadás tart egy megbízott ügyfélszolgálati személyen keresztül: Lócs, Tormásliget, Tömörd községekben. 4.3 A Csepregi székhelyű központi hivatal szerkezeti tagolódása: 4.3.1 Kinevezett vezető tisztségviselők (jegyző , aljegyző): 2 fő 4.3.2 Pénzügyi Osztály: 7 fő ebből 1 fő osztályvezető 4.3.3 A hivatal többi része egységes nem tagozódik tovább jegyző, aljegyző közvetlen irányításával működik: 9 fő
5
II. A Hivatal mőködési rendje 5. A hivatal irányítása, vezetése, képviselete, az irányítás vezetés eszközei 5.1 A Hivatal az alapító önkormányzatok képviselő-testületeinek szerve. A közös hivatalt létrehozó Megállapodás feltételei szerint feladata a képviselő-testületek által meghatározott önkormányzati ügyek előkészítése, az önkormányzati döntések végrehajtása, a testületek és bizottságaik működésével kapcsolatos adminisztratív teendők ellátása, a jogszabályban előírt államigazgatási feladatok teljesítése. Az államigazgatási feladatok ellátása körében a képviselő-testületek a Hivatalt nem irányítják, konkrét ügyekben a hivatalvezető jegyzőnek és saját önkormányzati jogkörében irányító polgármesternek utasítást nem adhatnak. 5.2 A közös hivatal irányító szerve az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 2. § alapján a közös önkormányzati hivatal székhelye szerinti helyi önkormányzat képviselő-testülete és annak polgármestere. E rendelkezésre figyelemmel a Megállapodás 8. pontja alapján Csepreg Város, Lócs Község, Tormásliget Község, Tömörd község Önkormányzatának polgármestereihez telepíti az irányítási jogokat. Az operatív irányítási feladatokat Csepreg város polgármestere látja el, de a Hivatalt a jegyző vezeti. A polgármester a Képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a Hivatalt. 5.3 A jegyzőt eltérő megállapodás hiányában határozatlan időre az Mötv. 83.§ c) pontja alapján Csepreg város polgármestere nevezi ki és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. Munkaköri leírását e Szabályzatban foglaltak alapján a Csepreg város polgármestere állítja össze és adja ki. 5.3.1 A Hivatal vezetője a jegyző. 5.3.1.1 félévenként hivatali értekezleten határozza meg a Hivatal időszerű feladatait, értékeli a feladatok végrehajtását, a Hivatal munkáját, 5.3.1.2 gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról, 5.3.1.3 a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, utalványozás, ellenjegyzés rendjét, 5.3.1.4 gyakorolja a munkáltatói jogokat a Képviselő-testület hivatala köztisztviselői tekintetében, 5.3.1.5 döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket, 5.3.1.6 dönt a hatáskörébe utalt ügyekben, 5.3.1.7 köteles jelezni a Képviselő-testületnek, bizottságoknak és a polgármesternek, ha jogszabálysértést észlel, 5.3.1.8 felelős a testületi előterjesztések, testületi döntések törvényességéért, biztosítja a Hivatal egésze szakszerű, törvényes működését, 5.3.1.9 rendszeresen ellenőrzi, összehangolja, a belső szervezeti egységek munkáját,
6
5.3.1.10 a Hivatal működéséről, munkája tapasztalatairól rendszeresen tájékoztatja a polgármestereket, évente egy alkalommal közös ülésen a fenntartó Képviselő-testületeket, 5.3.1.11 folyamatosan tájékozódik a hivatali munkák állásáról, feladatok teljesüléséről, 5.3.1.12 figyelemmel kíséri a testületi határozatok végrehajtását, szükség esetén intézkedik vagy intézkedést kezdeményez, 5.3.1.13 ellátja a Hivatal jogi képviseletét, vagy arra meghatalmazást adhat. 5.3.1.14 a Hivatal belső szervezeti tagozódására, munkarendjére, ügyfélfogadási rendjére javaslatot készít 5.3.15 irányítja a munkáltatói jogkörrel kapcsolatos feladatokat 5.3.16 irányítja a Hivatal gazdálkodási tevékenységét 5.3.17 megszervezi a Hivatal belső ellenőrzését 5.3.18 előkészíti a Hivatal szervezeti és működési szabályzatát, továbbá a hivatal működését szabályozó egyéb szabályzatokat, rendelkezéseket 5.3.19 folyamatosan értékeli a vezetés, a szervezeti egységek, a hivatali tevékenységét, munkáját 5.3.210 ellátja a Választási Iroda vezető feladatait 5.4 Az aljegyzőt eltérő megállapodás hiányában a jegyző javaslatára határozatlan időre Csepreg város polgármestere nevezi ki, az egyéb munkáltatói jogokat a jegyző gyakorolja felette. A jegyzőt távolléte idején teljes jogkörben eljárva az aljegyző helyettesíti. Az aljegyző a jegyző közvetlen irányításával, általa meghatározott feladatokat lát el. Ellátja a jegyző által rábízott eseti feladatokat. 5.4.1 A jegyző megbízása alapján Kiadmányozási jog illeti meg, külön intézkedésben foglaltak alapján, ( A jegyzői kiadmányozás rendjéről szóló intézkedés a Szabályzat 8. függeléke tartalmazza.)de a jegyző hatáskörében eljárva gyakorolja az itt keletkezett közigazgatási - hatósági ügyekben a kiadmányozási jogot. Közvetlenül irányítja adózási, adóhatósági feladatokat. A jegyző távollétében gyakorolja a jegyzőt megillető kiadmányozási, ellenjegyzési jogokat. 5.4.2 A Választási Iroda jogi helyetteseként ellátja a jegyző által rábízott választási, népszavazási feladatokat. 5.5
A Hivatalt főszabályként a jegyző képviseli. 5.5.1 Az aljegyző, illetve a Pénzügyi Osztályvezető képviseleti joggal rendelkezik az általa irányított szervezet szakmai munkájával összefüggő munkakapcsolatokban. 5.5.2 A jegyző eseti megbízással megbízhatja a hivatal dolgozóját képviseletre, megbízás esetén a képviselet terjedelmét konkrétan meg kell határozni. 5.5.3 A képviseleti jogok a képviselt tevékenység ellátásával együtt járó döntési és végrehajtási felelősséggel együtt gyakorolhatók. 5.5.4 A sajtó és más média előtti képviseletre (nyilatkozattételre) a székhely település polgármestere, alpolgármestere, jegyző, aljegyző jogosultak. Pénzügyi Osztály feladatköréből adódó nyilatkozattételre a pénzügyi osztályvezető. A hivatal más dolgozója akkor, ha erre felhatalmazással rendelkezik a jegyzőtől. A felhatalmazás terjedelmét konkrétan meg kell határozni. Az aljegyző, és a pénzügyi osztályvezető köteles előre jelezni a jegyzőnek nyilatkozattétel tárgyát és idejét. 7
5.5.5 A Hivatal jogi képviseletét a jegyző vagy a jegyző megbízása alapján az aljegyző ( ha nem távollétről, vagy helyettesítésről van szó), vagy az általa megbízott személy (ügyvéd) látja el. 5.6 A hivatal dolgozói tekintetében a munkáltatói jogokat a jegyző gyakorolja. A székhely Polgármester egyetértése szükséges a Hivatal köztisztviselőjének, alkalmazottjának kinevezéséhez, bérezéséhez, felmentéséhez, vezető megbízásához, vezetői megbízás visszavonásához és a jutalmazáshoz. A jegyző a hivatal köztisztviselőire, illetve ügykezelőire e Szabályzatban foglaltak alapján Közszolgálati Szabályzatot ad ki. (A Közszolgálati Szabályzatot e Szabályzat 9. függeléke tartalmazza.) 5.7 A jegyző szükség szerint, de évente legalább két alkalommal hivatali értekezletet tart. A hivatali értekezletre meg kell hívni: 5.7.1 a fenntartói jogokkal felruházott önkormányzatok polgármestereit, 5.7.2 a székhely település alpolgármesterét. 5.8 Az osztályvezető szükség szerint, de évente legalább két alkalommal munkaértekezletet hív össze. A munkaértekezletre meg kell hívni: 5.8.1 a fenntartói jogokkal felruházott polgármestereit, 5.8.2 a székhely település alpolgármesterét, 5.8.3 a jegyzőt. 5.9 A hivatali értekezleten, az osztályvezető által tartott munkaértekezleteken értékelni kell az elvégzett munkát és meg kell határozni a következő időszak feladatait. 5.10 A székhely település polgármestere minden héten hétfőn 9.00-kor vezetői értekezletet tart, melyen értékeli az előző hét elvégzett feladatait, illetve meghatározásra kerülnek a kiemelt feladatok. A vezetői értekezletre meg kell hívni: 5.10.1 a fenntartói jogokkal felruházott önkormányzatok polgármestereit, 5.10.2 Csepreg város alpolgármesterét, 5.10.3 a jegyző, 5.10.4 az aljegyzőt, 5.10.5 pénzügyi osztályvezetőt.
5.11
Az irányítás és vezetés eszközei: Hivatal működésével kapcsolatos általános szabályozó rendelkezések kiadása, szabályzatok formájában 5.11.1.2 egyedi polgármesteri, jegyzői utasítások 5.11.1.3 egyéb jegyzői, polgármesteri intézkedések 5.11.1.4 megbeszélések 5.11.1.5 hivatali munkaértekezletek 5.11.1.6 munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzések. 5.11.1.1
8
6. Kiadmányozás rendje A Hivatalnál keletkező illetve onnan kimenő valamennyi iratra a kiadmányozási jog a Polgármesterek és a jegyző által kiadott kiadmányozás rendjéről szóló intézkedésben meghatározottak alapján illeti meg az aljegyzőt, az osztályvezetőt, illetve a köztisztviselőket. (Jegyzői intézkedést a kiadmányozás rendjéről a Szabályzat 8. függeléke tartalmazza) 7. Kötelezettségvállalás rendje 7.1 Kötelezettségvállalást csak a jegyző vagy az általa meghatalmazott személy tehet a kötelezettségvállalás rendjéről szóló külön szabályzatban meghatározottak szerint.(Kötelezettségvállalás rendjéről szóló szabályzat e Szabályzat 10. függeléke tartalmazza.) 7.2 Cégszerű aláírással kell ellátni minden olyan iratot, amellyel a Hivatal kötelezettséget vállal, jogot szerez, vagy amely más jelentős jogkövetkezménnyel járó nyilatkozatot tartalmaz. A cégszerű aláíráskor a névviselés szabályai szerint személynevet és a Hivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomatát kell alkalmazni. 7.3 Bankok, pénzintézetek felé cégszerű aláírást csak a bankszerű aláírási joggal rendelkező személyek tehetnek. 8. Bélyegzőhasználat rendje 8.1 A Hivatalban használatban lévő bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. Hivatalos bélyegzőt csak a legszükségesebb számban szabad forgalomban tartani. 8.2 A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: a bélyegző lenyomatát, a kiadó aláírását, a kiadás dátumát, a használó nevét és aláírását, amivel elismeri az átvételt, valamint visszaadáskor a visszaadás dátumát, az elavult bélyegzők megsemmisítésének tényét és időpontját. 9. Munkavégzés, etikai szabályok, munkaidő, ügyfélfogadás 9.1 A belső szervezeti egységek vezetői, valamint a hivatali ügyintézők a Hivatal önkormányzati és államigazgatási feladatainak ellátásával kapcsolatos, szokásos munkafolyamatokban közvetlenül működnek együtt. 9.2 A Hivatal állományába tartozó köztisztviselők etikai szabályait e Szabályzat 1. melléklete tartalmazza. 9.3
A hivatal hivatalos munkaideje minden hét hétfői, keddi, csütörtöki napjain reggel 7,30 órától 16,00 óráig, szerdai napon reggel 7,30 órától 17,00 óráig pénteki napon pedig reggel 7,30 órától 12,30 óráig tart. A pénteki nap kivételével munkaidőn belül - a munkavégzés megszakításával - napi 30 perc munkaközi szünetet kell biztosítani, úgy, hogy a munkaközi szünet 12,00 óra és 13,00 óra közé essen, és ne akadályozza az ügyfélfogadást.
9
9.4 A Hivatal Ügyfélfogadási ideje: 9.4.1 Csepreg székhelyű központi ügyintézés ügyfélfogadási rendje: A
hétfői munkanapon 8,00 órától 12,00 óráig és 13,00 órától 16,00 óráig, a szerdai munkanapon 8,00 órától 12,00 óráig és 13,00 órától 16,30 óráig a pénteki munkanapon 8,00 órától 12,00 óráig tart. A jegyző ettől indokolt esetben eltérést engedélyezhet. Indokolt eset: munkanap áthelyezés, ünnep stb. 9.4.2 A hivatal kihelyezett ügyfélfogadási rendje: 9.4.2.1 Lócs községben minden héten csütörtökön: 13,30 órától 14,30 óráig 9.4.2.2 Tormásliget községben minden héten csütörtökön: 14,45 órától 15,45 óráig 9.4.2.3 Tömörd községben minden héten csütörtökön: 10,00 órától 12,00 óráig 9.4.3 A vezetők ügyfélfogadási rendje: 9.4.3.1 A Csepreg város polgármestere hétfői munkanapon 13,00 órától 16,00
óráig, szerdai munkanapon 8,00 órától 12,00 óráig, pénteki munkanapon 8,00 órától 9,00 óráig ügyfélfogadást tart. 9.4.3.2 A jegyző, az aljegyző és a pénzügyi osztályvezető a székhely településen
hétfői munkanapokon 13,00 órától 16,00 óráig, szerdai munkanapon 8,00 órától 12,00 óráig, pénteki munkanapon 8,00 órától 9,00 óráig ügyfélfogadást tart. A jegyző minden páros hónap első csütörtök munkanapján ügyfélfogadást tart: Lócs községben, 13,30 órától 14,30 óráig, Tormásliget községben 14,45 órától 15,45 óráig, Tömörd községben 10,00 órától 12,00 óráig.
9.4.3.3
9.4.3.4 Az aljegyző minden páratlan hónap első csütörtöki munkanapján ügyfélfogadást tart: Lócs községben, 13,30 órától 14,30 óráig, Tormásliget községben 14,45 órától 15,45 óráig, Tömörd községben 10,00 órától 12,00 óráig.
10.
A Köztisztviselők kiválasztása
Főszabály szerint a nyitott köztisztviselői munkakörök betöltése pályáztatás alapján történik. Kivételt képezhetnek ez alól a határozott időre szóló kinevezések (helyettesítés idejére), továbbá az ügykezelői munkakörök
11. Utasítási és ellenőrzési jogok gyakorlása, beszámoltatás 11.1 Általános utasítást önkormányzati hatósági ügyben a polgármester, államigazgatási hatósági ügyben a jegyző (aljegyző), a hivatal működését illetően bármelyikük adhat. A Pénzügyi Osztályvezető vezetői tevékenységi körében utasítást és ellenőrzési jogot gyakorol a szervezetileg közvetlenül hozzája tartozó munkatársak felett, beszámoltatja őket munkájukról.
10
11.2 Az átruházott hatáskörben, kiadmányozási jogkörben ellátott feladat gyakorlásához a hatáskör (kiadmányozás) jogszabályi címzettje utasítást adhat, azt visszavonhatja. 11.3 Az utasítás általában szóbeli. Írott utasítási formát elsősorban az átruházott hatáskör és kiadmányozás gyakorlásához, valamint a nagyon pontos tartalmi feladatés hatásköri előírást igénylő munkavégzés során, illetve különleges esetekben kell alkalmazni. 11.4 Ellenőrzést a polgármester, a jegyző, az vagy általuk megbízott munkatársak, vagy arra jogosult szervezetek végezhetnek. A fenntartó Képviselő-testületek kérhetik ellenőrizni a Hivatalnak a fenntartó Képviselő-testületek illetőleg a Bizottságok döntéseinek előkészítésére, illetőleg végrehajtására irányuló munkáját. Szükség esetén a polgármester, jegyző intézkedését kezdeményezheti. 12. Tájékoztatási kötelezettség, szolgálati út 12.1 A Hivatal dolgozóinak kötelezettsége, hogy a munkavégzés helyzetéről, a feladatok végrehajtásáról, zavarairól, vezetői beavatkozást igénylő eseményekről szóló beszámolót, jelentést minden esetben a szervezet szerinti közvetlen vezetést, irányítást, felügyeletet gyakorló felettes vezető, a továbbiakban: hivatali felettes részére haladéktalanul adják meg. A Tájékoztatási kötelezettség elmulasztása fegyelmi felelőséget vonhat maga után. 12.2 Magasabb szintű vagy másik szervezeti egység vezetőjének kérdésére a munkatársak, illetve vezetők kötelesek a tevékenységi körükbe tartozó tájékoztatást haladéktalanul megadni és erről a közvetlen hivatali felettesnek soron kívül beszámolni. 12.3 Jelentős veszélyhelyzetben vagy egyéb rendkívüli esetben a közvetlenül a jegyzőnek kötelesek a 12.1 pontban leírtakról haladéktalanul tájékoztatást adni a hivatal dolgozói. A Tájékoztatási kötelezettség elmulasztása fegyelmi felelősséget vonhat maga után. 12.4 A képviselő a képviselő – testületi munkájához a polgármesteren keresztül a felhasználás jogcímét megjelölve írásban a székhely település polgármesterén keresztül kérhet tájékoztatást. 13. Helyettesítés, munkakör átadás-átvétel 13.1 A Hivatali munka folytonosságának biztosítása érdekében a távollévő köztisztviselőt munkatársa helyettesíti. A helyettesítés rendjét a köztisztviselők munkaköri leírása tartalmazza. Rendkívüli esetben a Jegyző a helyettesítés rendjétől eltérhet. 13.2 A munkakör-átadás átvételi szabályait a Közszolgálati Szabályzat tartalmazza. 14. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség A Hivatal vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkaköreit e Szabályzat 2. melléklete tartalmazza. 11
15. A belső kontrollrendszer működése, ellenőrzés 15.1 Pénzügyi ellenőrzés: 15.1 A Hivatal, mint a közpénzek felhasználásában részt vevő államháztartási szervezet köteles a belső ellenőrzési rendszert működtetni abból a célból, hogy bizonyosságot nyújtson a kiépített és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelősségét illetően. 15.2 A Répcementi Önkormányzati Társulás lévén biztosított a belső ellenőrzési feladatok ellátása. A Társulás külső szolgáltatóval kötött megállapodás révén gondoskodik a jogszabályi előírásoknak megfelelő belső ellenőrzési kiépítéséről és működtetéséről. 15.3 A belső ellenőrzés megállapításai mellett a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzések keretében történik az ellenőrzések végzése a jogszabályi előírásoknak megfelelő és hatékony működés érdekében. 15.4 A Hivatal belső kontrollrendszeréért a jegyző felelős, aki köteles a Hivatal minden szintjén érvényesülő és megfelelő 15.4.1 kontrollkörnyezetet, 15.4.2 kockázatkezelési rendszert, 15.4.3 kontrolltevékenységeket, 15.4.4 információs és kommunikációs rendszert és 15.4.5 monitoring rendszert kialakítani és működtetni. A belső ellenőrzéssel és a belső kontrollrendszer működésével kapcsolatos szabályok belső szabályzatokban kerülnek megfogalmazásra, amit a jegyző ad ki. 15.5 A Hivatal belső ellenőrzési kötelezettségét a Szabályzat 3. mellékletében foglaltak szerint látja el. 15.6 A függetlenített belső ellenőrzés lefolytatására a Belső Ellenőrzési Kézikönyv rendelkezései az irányadók. (A Belső Ellenőrzési kézikönyvet e Szabályzat 11. függeléke tartalmazza.) 15.7 Hatósági belső ellenőrzés: A jegyző megbízásából az aljegyző végzi a Hivatal belső hatósági ellenőrzését, melynek során vizsgálja a normatív döntések és a konkrét döntések hatályosulását a hivatal hatósági munkája során. 15.7.1 A hatósági belső ellenőrzésre éves ellenőrzési program alapján kerül sor, melyet az aljegyző készít el, de a jegyző hagyja jóvá, minden év január 31-éig. 15.3 Az aljegyző, illetve a pénzügyi osztályvezető szükség szerint, de évente legalább egy alkalommal írásban, január 31-ig részletesen beszámol a Jegyzőnek a hatósági illetve a pénzügyi, szakmai, gazdasági folyamataiba épülő belső ellenőrzési, hatósági ellenőrzés tapasztalatairól, a feltárt hiányosságokról, azok megszüntetése érdekében tett intézkedésekről.
12
III. A Hivatal feladatai 16. A Hivatal általános feladatai 16.1 A Hivatal a Képviselő-testületek tevékenységével kapcsolatban: 16.1.1 szakmailag előkészíti a képviselő-testület döntéseit, döntési alternatívákat dolgoz ki, előkészíti az önkormányzati rendelettervezetet, a testületi előterjesztést, részt vesz a döntések végrehajtásában, ellenőrzésében, 16.1.2 információk gyűjtésével, elemzésével segíti a képviselő-testület és a képviselők munkáját, 16.1.3 folyamatosan figyelemmel követi az önkormányzat céljait segítő hazai és európai uniós pályázatokat, 16.1.4 közreműködésével elősegíti és biztosítja a testületi és képviselői munka szakszerűségét, 16.1.5 nyilvántartja a képviselő-testület döntéseit, 16.1.6 részt vesz az önkormányzati fejlesztési tervek kidolgozásában, az önkormányzati és a nem önkormányzati fejlesztési elképzelések összehangolásában.
16.2 A Hivatal a bizottságok működésével kapcsolatban: 16.2.1 folyamatosan tájékoztatja a bizottságokat a tevékenységi körüket érintő jogszabályokról, 16.2.2 biztosítja a bizottságok működésének adminisztratív feltételeit, részt vesz munkájukban, 16.2.3 szakmailag előkészíti a bizottsági előterjesztést, jelentést és beszámolót, 16.2.4 gondoskodik a bizottsági döntések nyilvántartásáról és végrehajtásáról. 16.3 .A Hivatal a képviselők munkájának segítése érdekében:
16.3.1elősegíti a képviselők jogainak gyakorlását, 16.3.2 köteles a képviselőt a teljes hivatali munkaidőben fogadni és részére a szükséges felvilágosítást megadni, 16.3.3 közreműködik a képviselői tájékoztatás megszervezésében. 16.4 A Hivatal a polgármesterek munkájával kapcsolatban: 16.4.1 döntést készít elő, szervezi a végrehajtást, 16.4.2 segíti a képviselő-testületi munkával kapcsolatos tevékenységet, 16.4.3 nyilvántartja a polgármester döntéseit. 16.5 A Hivatal az önkormányzatok fenntartásában vagy részvételével működő, e Szabályzat 3.4, 3.5, 3.6 pontjaiban felsorolt intézmények, társulások, nemzetiségi önkormányzattal kapcsolatos szervezési, irányítási, ellenőrzési feladatok ellátásában részt vesz, szakmai segítő tevékenységet folytat. 16.6 A feladatkörét érintő ügyekben együttműködést alakít ki a nem önkormányzati szervekkel, a lakosság önszerveződő csoportjaival. 13
16.7 Közreműködik a polgármester és képviselői választások, népszavazások lebonyolításában. 17. A Hivatal belső szervezeti tagozódása, főbb feladatok A Hivatal belső szervezeti tagolódását a 4. mellékletben feltüntetett szervezeti struktúra ábra tartalmazza. A köztisztviselők munka- és feladatkörét, a hivatali szervezetben elfoglalt helyét a szervezeti séma és a munkaköri leírások tartalmazzák. A köztisztviselő munkaköri megnevezését ennek megfelelően a szakmai területre utaló kifejezéssel kell megállapítani. A Hivatal köztisztviselőinek munkaköri leírásait e Szabályzat 13. függeléke tartalmazza.
17.1 A Pénzügyi Osztály (7 fő ebből 1 fő osztályvezető) adatai: A Pénzügyi Osztály Ügyrendjét e Szabályzat 12. függeléke tartalmazza. 17.1.1 szervezi az önkormányzat gazdálkodását 17.1.2 gondoskodik az önkormányzati intézmények finanszírozásáról, társulások
támogatásáról a költségvetési rendeletek alapján 17.1.3 összeállítja a pénzügyi tervek és éves költségvetések előirányzatait 17.1.4 ellátja a Hivatal gazdálkodásával kapcsolatos ügyviteli feladatokat 17.1.5 irányítja, szervezi, ellenőrzi az önkormányzati intézmények, társulások
gazdálkodását 17.1.6 biztosítja a pénzügyi fegyelem betartását 17.1.7 segíti a Csepreg Város Városfejlesztési és Pénzügyi Bizottság ( a továbbiakban: Városfejlesztési és Pénzügyi Bizottság) munkáját 17.1.8 amennyiben szükséges a könyvvizsgálat, együttműködik a könyvvizsgálóval 17.1.9 előkészíti a költségvetési tárgyú és gazdálkodást érintő rendelettervezeteket, elkészíti a belső szabályzatokat 17.1.10 működteti a házipénztárt 17.1.11 gondoskodik a leltározási feladatok ellátásáról 17.1.12 ellátja a Hivatal könyvelési és egyéb - gazdálkodással összefüggő feladatait 17.1.13 adatokat szolgáltat a csoportok részére az önkormányzat és szervei által benyújtandó pályázatokhoz
17.2 A Pénzügyi Osztály köztisztviselői az alábbi konkrét feladatokat látják el: A feladatok megosztását a köztisztviselők között a Pénzügyi Osztályvezető által összeállított, de a jegyző által kiadott egyes munkaköri leírások rögzítik. 17.2.1 Pénzügyi Osztályvezető feladatai: 17.2.1.1 az önkormányzatok, az önkormányzatok által fenntartott intézmények, társulások költségvetésének, annak módosításának és zárszámadásának elkészítése 17.2.1.2 a költségvetés módosítására javaslattétel 17.2.1.3 féléves és éves számszaki beszámolók elkészítésének megszervezése 17.2.1.4 a Hivatal könyvelésének megszervezése 14
a települések likviditásáról, hitelfelvételről, kötvénykibocsátásról, betételhelyezésről gondoskodás 17.2.1.6 a közterhek befizetésének megszervezése, lejelentése 17.2.1.7 a pályázatok elszámolásának koordinálása 17.2.1.8 felelősségvállalás az osztály szakmai munkája törvényességéért, jó minőségéért 17.2.1.9 gazdálkodási jogkörök gyakorlása, érvényesülése, ellenőrzése (FEUVE) 17.2.1.10 számlavezető bankkal, a Magyar Államkincstárral és az állami adóhivatallal való kapcsolattartás 17.2.1.11 önkormányzat által beadásra kerülő pályázatok pénzügyi elkészítésében részvétel 17.2.1.12 hitelkérelmek elkészítése 17.2.1.13 támogatások igénylése, elszámolása 17.2.1.14 az Osztály belső munkamegosztásának és munkaköri leírásainak elkészítése 17.2.1.15 a Városfejlesztési és Pénzügyi Bizottság üléseinek szervezésében való részvétel, köteles részt venni az aljegyzővel a bizottság ülésein, elkészítteti a jegyzőkönyvet 17.2.1.16 bevételek és kiadások alakulásának, a költségvetés végrehajtásának figyelemmel kísérése 17.2.1.17 jogszabályok, testületi, bizottsági határozatok, valamint szabályzatok előkészítése, ezek, valamint az utasítások megtartása és másokkal történő megtartásáról való gondoskodás 17.2.1.18 koordinálja a törzskönyvi nyilvántartással kapcsolatos feladatokat 17.2.1.19 megjeleníti az önkormányzatok honlapján az önkormányzat 5 millió Ft feletti szerződéseit 17.2.1.20 gondoskodik az ügyfélfogadási idő betartásáról, a munkafegyelem és az és e Szabályzat 1. mellékletében lévő etikai szabályok betartásáról 17.2.1.21 felelős a megfelelő kapcsolattartásért, folyamatos tájékoztatásért, információáramlásért. 17.2.1.22 köteles naprakész információkkal rendelkezni szervezeti egységét érintő minden kérdésben. Figyelemmel kíséri az osztály feladatkörét érintő jogszabályváltozásokat és gondoskodik arról, hogy az osztály munkatársai megismerjék és alkalmazzák. Javaslatot tesz a beosztott dolgozók jutalmazására, minősítésére, továbbképzésen való részvételére. 17.2.1.23 köteles részt venni Csepreg Város Önkormányzat Képviselő-testületi ülésén. 17.2.1.24 A Választási Iroda pénzügyi vezetőjeként ellátja a választással, népszavazással kapcsolatos pénzügyi feladatokat 17.2.1.25 A belső ellenőrzés megállapításai mellett az Osztályvezető köteles a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzések az ellenőrzések végzésére a jogszabályi előírásoknak megfelelő és hatékony működés érdekében 17.2.1.26 köteles az Osztály szintjén érvényesülő és megfelelő 17.2.1.1.1 kontrollkörnyezetet, 17.2.1.1.2kockázatkezelési rendszert, 17.2.1.1.3 kontrolltevékenységeket, 17.2.1.1.4 információs és kommunikációs rendszert és 17.2.1.1.5 monitoring rendszert kialakítani és működtetni. 17.2.1.5
15
17.2.1.27 Köteles a belső ellenőrzéssel és a belső kontrollrendszer működésével kapcsolatos szabályokat megfogalmazó belső szabályzatokat folyamatosan karbantartani. 17.3 A Pénzügyi Osztály köztisztviselőinek részletes feladatai: 17.4.1 utalás előtt a jogosultak által kijelölt tételek átvétele és terminálon történő
utalásra előkészítése 17.4.2 az érvényesített, szakmai teljesítés-igazolással ellátott, utalványozott, ellenjegyzett számlák, bizonylatok alapján átutalások teljesítése az ügyfélterminálon 17.4.3 információ szolgáltatás az elutalt tételekről 17.4.4 a házipénztár kezelése 17.4.5 a pénztári órák rendje szerint a kifizetések és a befizetések lebonyolítása 17.4.6 a pénztárjelentések naprakész vezetése 17.4.7 valamennyi pénz be- és kifizetésről az események sorrendjében pénztárbizonylat kiállítása 17.4.8 a felvett előlegekről nyilvántartás vezetése 17.4.9 az étkezési utalványok megrendelése, a cafetéria szabályzatból adódó feladatok ellátása és az ezzel kapcsolatos nyilvántartások vezetése 17.4.10 a pénzőrzés és pénzszállítás szabályos bonyolítása 17.4.11 kimenő számlák elkészítése 17.4.12 a Hivatal által megvásárolt szigorú számadású nyomtatványok bevételezése, folyamatos nyilvántartása és az igénylők részére történő kiadása. Az optimális készlet megrendeléséről és a használhatatlan nyomtatványok selejtezés útján történő vezetéséről, megsemmisítéséről történő gondoskodás 17.4.13 szerződéstár vezetése (önkormányzati, hivatali szerződések nyilvántartása) 17.4.14 hivatalba érkezett számlák nyilvántartásba vétele, igazolásra kiadása 17.4.15 a nyilvántartásból a szállítói számláknak utalásra előkészítése, majd könyvelés részére történő eljuttatása 17.4.16 banki anyag összeállítása, kontírozása és rögzítése 17.4.17 a bankon keresztül visszautasított tételekkel kapcsolatos problémák kezelése 17.4.18 a számviteli törvényben és a helyi számlarendben foglaltak szerint a főkönyvi könyveléshez kapcsolódó bizonylatok ellenőrzése, kontírozása és könyvelése 17.4.19 A főkönyvi könyveléshez kapcsolódó bizonylatok ellenőrzése, kontírozása és könyvelése, ezen belül kiemelten a beruházások, fejlesztések, felhalmozási jellegű kiadások kontírozása, valamint ezen kiadások analitikus nyilvántartása 17.4.20 pénzforgalmi és mérlegjelentések (havi, negyedéves, valamint gyorsjelentések) készítése és küldése a MÁK-hoz határidőre 17.4.21 utalványozás előtt vállalkozói szerződésekben szereplő összegek összegszerű és határidő szerinti összevetése 17.4.22 pénzforgalmi kimutatások készítése és továbbítása polgármesterek számára 17.4.23 szükség esetén adatközlés a költségvetés előirányzatok pénzügyi teljesítéséről, illetve felhasználásáról (tisztségviselőknek, Városfejlesztési és Pénzügyi Bizottságnak, képviselő-testületeknek) 16
a beérkező, illetve kimenő számlákkal kapcsolatban felmerült problémák rendezése 17.4.25 az átfutó- és függő tételek nyilvántartása 17.4.26 a hitelekkel, bevételekkel kapcsolatos nyilvántartás vezetése 17.4.27 az elkészült fejlesztések aktiválása 17.4.28 a beruházási statisztikák összeállításához szükséges analitikák vezetése a statisztikai jelentések elkészítése 17.4.29 decentralizált állami támogatások pénzügyi elszámolása 17.4.30 a havi könyvelés végeztével a számítógépes kimutatások ellenőrzése, a gépi bizonylatok lefűzése 17.4.31 A Pénzügyi Osztályt érintő testületi-, bizottsági előterjesztések, határozatok nyilvántartása, végrehajtásuk szervezése 17.4.32 A Városfejlesztési és Pénzügyi Bizottság jegyzőkönyveinek határidőre való elkészítése és az aljegyzőnek átadása 17.4.33 a számfejtett juttatások MÁK felé történő lejelentése 17.4.34 a nem adóköteles egyéb kifizetések lejelentése 17.4.35 az ápolási díjak lejelentése 17.4.36 a külsős dolgozók adóigazolásainak kiadása és postázása 17.4.37 választás, népszavazás, népi kezdeményezés alkalmával a pénzügyi feladatok elvégzése 17.4.38 a hivatalba érkezett számlák alaki, tartalmi és formai szempont szerinti ellenőrzése 17.4.39 a szociális segélyek és támogatások kiutalása 17.4.40 a segélyekről és támogatásokról utalvány kiállítása, a könyvelési tételek kontírozása és a főkönyvi könyveléssel történő havi egyeztetése 17.4.41 ifjú házasok első lakáshoz jutó támogatásával kapcsolatos kiutalás 17.4.42 a MÁK felé szükséges jelentések és visszaigénylések elkészítése havonta 17.4.43 az utalható segélyek, illetve támogatások számlavezető bankhoz való eljuttatása 17.4.44 havi kimutatás készítése a MÁK részére (étkezési utalványok elszámolása, munkába járás költsége) 17.4.45 bérfizetés a közhasznú munkások részére 17.4.46 az önkormányzat tulajdonában lévő nagy és kis értékű tárgyi eszközök, értékpapírok számítógépes egyedi nyilvántartása mennyiségben és értékben 17.4.47 a tárgyi eszközök értékcsökkenésének elszámolása 17.4.48 a részvények, üzletrészek nyilvántartási értékére javaslat készítése a cégek mérlegjelentése, illetve a tőzsdei értékpapírok alapján a vagyongazdálkodással együttesen 17.4.49 a leltárszabályzatban foglaltaknak megfelelően vagyonmegállapító leltár készítése- leltározás adatainak a könyvviteli nyilvántartásokkal való leegyeztetése, az eltérések okának jegyzőkönyvezése, az értékelés elvégzése 17.4.50 a készletváltozásoknak a főkönyvi könyveléssel történő negyedévenkénti leegyeztetése 17.4.51 az önkormányzat vagyon - és gépjármű biztosításával kapcsolatos feladatok elvégzése és évente a biztosítások felülvizsgálata 17.4.52 az intézményi egyeztető tárgyalásokon való részvétel 17.4.53 a költségvetési rendeletben elfogadott, társulásokat, intézményeket érintő előirányzatoknak és azok változásainak intézményekkel és a főkönyvvel történő egyeztetése 17.4.54 az intézményekre, társulásokra vonatkozó féléves és éves számszaki beszámolók készítésének szervezése, ellenőrzése 17.4.24
17
a Hivatal számszaki beszámolóinak elkészítésében való részvétel az önkormányzati intézményekkel való együttműködés, részükre szakmai segítség nyújtása 17.4.57 az állami hozzájárulások leigényléséhez szükséges adatok beszerzése, összegzése és továbbítása a MÁK felé 17.4.58 önkormányzati, társulás és intézményi pályázatok pénzügyi lebonyolításában való részvétel 17.4.59 az intézmények, társulások költségvetésének figyelemmel kísérése, szükséges módosításokra javaslattétel 17.4.60 a pénztári nyilvántartások, okmányok ellenőrzése, a feltárt hiányosságokról a osztályvezető tájékoztatása 17.4.61 végzi az önkormányzatok vagyonkataszterének nyilvántartását, karbantartását. 17.4.62 elvégzi a lakások és helyiségek bérletére, valamint az elidegenítésükre vonatkozó egyes szabályokról1 szóló törvény és ehhez kapcsolódó helyi rendelet önkormányzat valamint polgármester hatáskörébe tartozó feladatok előkészítését, ezzel kapcsolatos döntések végrehajtását, előkészíti a jogszabályváltozásból adódó rendeletmódosítást, vagy új rendelet tervezetet készít 17.4.63 elvégzi a nemzetiségi önkormányzattal kapcsolatosan e Szabályzat 3.6 valamint 3.6.1 pontjában foglaltakat 17.4.64 megjeleníti az önkormányzat honlapján az önkormányzat 5 millió Ft feletti szerződéseit 17.4.65 részt vesz az önkormányzati, társulási, hivatali szerződések előkészítésében és pénzügyi ellenjegyzőként aláírja azokat. 17.4.66 valamennyi foglalkoztatott SZJA és járulék igazolással kapcsolatos ügyintézése 17.4.67 likviditási helyzettel kapcsolatos pályázatok elkészítése és elszámolása 17.4.68 a NAV – val kapcsolatos adatszolgáltatás, bevallások készítése (ÁFA, Rehabilitációs hozzájárulás, kompenzációs felár, cégautó adó) 17.4.69 SZJA – val kapcsolatos év végi és év eleji feladatok elvégzése 17.4.70 vezetői értekezleteken való részvétel és beszámolás 17.4.71 lakásokkal kapcsolatos analitikák vezetése 17.4.72 illetmények analitikus nyilvántartása 17.4.73 jogtalanul felvett segélyek behajtása 17.4.74. részt vesz a belső ellenőrzéssel és a belső kontrollrendszer működésével kapcsolatos szabályokat megfogalmazó belső szabályzatokat folyamatosan karbantartásában. 17.4.55 17.4.56
17.5 A Hivatal többi része egységes, nem tagozódik tovább szervezeti egységekre, a jegyző és az aljegyző közvetlen irányítása alatt működik. A feladatok megosztását a köztisztviselők között az aljegyző által összeállított, de a jegyző által kiadott egyes munkaköri leírások rögzítik. Az aljegyző munkaköri leírását a jegyző állítja össze és adja ki. A Hivatal köztisztviselőinek munkaköri leírásait e Szabályzat 13. függeléke tartalmazza. Az aljegyző feladata egységes szervezeti egységben különösen: • közvetlenül irányítja és kiadmányozza a jegyzői hatáskörbe tartozó adóhatósági feladatokat 18
•
• • • • •
köteles részt venni Csepreg Város Önkormányzat Képviselő-testületének ülésén, illetve a jegyző megbízásából esetenként Lócs, Tormásliget, Tömörd Községek Képviselő-testületi ülésén, valamint Csepreg Város Horvát Nemzetiségi Önkormányzat ülésén. köteles részt venni a jegyző megbízásából a Városfejlesztési és Pénzügyi Bizottság ülésein köteles részt venni a jegyző eseti megbízásából a fenntartó önkormányzatok részvételével működő társulások Társulási Tanács ülésén gondoskodik az ügyfélfogadási idő betartásáról, a munkafegyelem és az és e Szabályzat 1. mellékletében lévő etikai szabályok betartásáról felelős a megfelelő kapcsolattartásért, folyamatos tájékoztatásért, információáramlásért köteles naprakész információkkal rendelkezni az egységet érintő minden kérdésben. Figyelemmel kíséri az egység feladatkörét érintő jogszabályváltozásokat és gondoskodik arról, hogy az egységes hivatali rész munkatársai megismerjék és alkalmazzák azokat.
Köztisztviselők részletes feladatai (9 fő): 17.5.1 ellátja a közlekedési hatásköröket 17.5.2 ellátja az egyes környezetvédelmi hatásköröket 17.5.3 ellátja a vízügyi (ár- és belvízvédelmi) hatásköröket 17.5.4 ellátja a településfejlesztéssel kapcsolatos pályázatok koordinációját, részt
vesz a pályázatok előkészítésében, benyújtásában 17.5.5 folyamatosan figyelemmel kíséri a rendezési tervek hatályosulását, erről
évente tájékoztatja a Testületeket, javaslatot tesz a szerkezeti és szabályozási tervek szükséges módosítására, lefolytatja az ezekkel kapcsolatos eljárásokat 17.5.6 előkészíti a települések helyi építészeti, természetvédelmi, műemléki értékeivel kapcsolatos szabályozást, ezekről nyilvántartást vezet, figyelemmel kíséri hatályosulásukat 17.5.7 elkészíti a terület- és településrendezési tervek nyilvántartására, tervi szabályozáson alapuló adatszolgáltatásra vonatkozó helyi szabályokat 17.5.8 együttműködik a körzeti földhivatallal, egyezteti az ingatlannyilvántartási adatok helyességét 17.5.9 elkészíti a településüzemeltetési, beruházási. építészeti hatáskörét érintő előterjesztéseket, rendelet-tervezeteket, belső szabályzatokat, nyilvántartásokat 17.5.10 közreműködik a telekalakítási eljárásban, 17.5.11 szakhatóságként közreműködik más hatóságok engedélyezési eljárásában 17.5.12 műszaki irattárat tart fenn 17.5.13 részt vesz a beruházások átadás-átvételében, szervezésében, koordinálásában, műszaki előkészítésében, műszaki ellenőrzésében 17.5.14 összehangolja a közműfejlesztési tevékenységeket 17.5.15 koordinálja az önkormányzati kommunális- és közmű-üzemeltetéssel kapcsolatos önkormányzati fejlesztési feladatok előkészítését, a gazdasági társaságok által benyújtott testületi előterjesztéseket 19
gondoskodik a közlekedési- forgalomtechnikai feladatok végrehajtásáról ellátja az önkormányzat kezelésében lévő utak, hidak, saját használatú utak igazgatását 17.5.18 segíti megszervezni a polgármestereknek a helyi vízrendezési- vízkárelhárítási feladatok végrehajtását 17.5.19 segíti irányítani a polgármestereknek az út- és közműfejlesztésekkel kapcsolatos munkákat 17.5.20 döntésre előkészíti az önkormányzati ingatlanok hasznosításával vagy értékesítésével kapcsolatos előterjesztéseket 17.5.21 kijelölések alapján szakhatósági állásfoglalások kiadása 17.5.22 elkészíti az önkormányzat közbeszerzési tervét, ellátja a közbeszerzési eljárások előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatos feladatokat, éves statisztikai jelentést készít a beszerzésekről 17.5.23 ellátja az önkormányzati beruházások aktiválásával kapcsolatos hatáskörébe tartozó feladatokat 17.5.24 szakmai segítséget nyújt a Városfejlesztési és Pénzügyi Bizottság részére, aljegyző kérése alapján 17.5.25 közreműködik önkormányzat, társulás által benyújtani kívánt pályázat elkészítésében, lebonyolításában, elszámolásában, fenntartási jelentéseket tesz, közreműködik az önkormányzati, - pályázatok felkutatásában, figyelésében. 17.5.26 részt vesz a közszolgáltatási szerződések előkészítésében, lebonyolításában, nyilvántartást vezet róluk 17.5.27 előkészíti az intézményigazgatással, közneveléssel, ifjúsági és civil szférával, egészségüggyel, humán pályázatokkal kapcsolatos döntéseket, koordinálja a kistérségi döntések végrehajtását 17.5.28 előkészíti, intézi az intézményvezetőkkel kapcsolatos humánpolitikai tevékenységet 17.5.29 előkésíti az önkormányzati intézmények alapító okiratait, működési engedélyét 17.5.30 segíti az közneveléssel kapcsolatos testületi, önkormányzati, társulási feladatok végrehajtását 17.5.31 közreműködik az ifjúsági koncepció, valamint sport koncepció elkészítésében, a települési ifjúságpolitikai feladatok szervezésében, végrehajtásában 17.5.32 előkészíti az önkormányzati intézmények működési engedélyei kiadását 17.5.33 előkészíti az intézményvezetői pályázati felhívásokat, lebonyolítja a pályáztatással összefüggő feladatokat 17.5.34 ellátja az anyakönyvi igazgatással kapcsolatos hatásköröket 17.5.35 a birtokvitás ügyekkel kapcsolatos hatásköröket 17.5.36 telepengedélyezési kérelmeket bírál el kapcsolatos hatásköröket 17.5.37 a hagyatéki ügyintézéssel kapcsolatos hatásköröket 17.5.38 jegyzői gyámhatósági tevékenységgel kapcsolatos hatásköröket 17.5.39 a Hivatal adatvédelmével kapcsolatos hatásköröket 17.5.40 a kommunális ellátási feladatokkal kapcsolatos hatásköröket 17.5.41 koordinálja, felügyeli a települési szilárd és folyékony hulladék elhelyezésével, elszállításával, megsemmisítésével kapcsolatos feladatokat 17.5.42 felügyeli a települési köztemetők fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos vállalkozói tevékenységeket 17.5.43 a kereskedelmi igazgatással, működési engedélyek kiadásával, magánszálláshelyek nyilvántartásával, 17.5.16 17.5.17
20
az országgyűlési és önkormányzati választások, EU-parlamenti választások és a népszavazások lebonyolításával kapcsolatos feladatok 17.5.45 hatósági bizonyítványokat állít ki, tart nyilván, illetve vezet 17.5.46 átveszi a talált tárgyakat, erről jegyzőkönyvet vesz fel 17.5.47 elvégzi a hirdetmények kifüggesztésével, visszaküldésével kapcsolatos feladatokat 17.5.48 intézi a Hivatalhoz érkezett panaszokat 17.5.49 közreműködik a nem a Pénzügyi Osztály hatáskörét érintő rendelettervezetek és szabályzatok előkészítésében, előterjesztések elkészítésében 17.5.50 ellátja a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat, a vonatkozó törvényben meghatározott adatok és változásaik gyűjtését és kezelését, azokról okiratok kiadását, törvényben meghatározott esetekben adatok szolgáltatását 17.5.51 közreműködik a jegyzői törvényességi vizsgálatok elvégzésében 17.5.52 előkészíti döntésre a polgármesterek hatósági jogkörébe tartozó állattartási ügyeket 17.5.53 döntésre előkészíti a testületek, a bizottság, a polgármesterek és a jegyző hatáskörébe utalt szociális-igazgatási ügyeket, 17.5.54 közreműködik a közfoglalkoztatás és a közérdekű foglalkoztatás szervezésében 17.5.55 közreműködik a szociális, valamint az egészségügyi feladatok ellátásában 17.5.56 segíti, szakmailag, technikailag támogatja a Humánpolitikai Bizottság munkáját, részt vesz a jegyzővel közösen nyílt és zárt üléseiken, elkészíti a bizottsági jegyzőkönyveket, átadja azt határidőre a jegyzőnek 17.5.57 ellátja a Képviselő-testületek, bizottságok, képviselők, jegyző tevékenységével kapcsolatos szervezési és ügyviteli teendőket 17.5.58 koordinálja a Hivatal tekintetében az önkormányzati honlapok szerkesztését, adattartama naprakészen tartását 17.5.59 a köztisztviselők rendszeres adatszolgáltatása alapján nyilvánosságot biztosít a honlapon a céljellegű önkormányzati támogatások odaítéléséről, elszámolásáról szóló szerződéseknek, megállapodásoknak, szakmai beszámolóknak 17.5.60 nyilvántartja a városi egyesületeket, civil szervezeteket, közhasznú társaságokat 17.5.61 koordinálja az önkormányzati és civil szféra kapcsolatrendszerét 17.5.62 megjeleníti az önkormányzat honlapján a képviselő-testület rendeleteit, határozatait, a testületi jegyzőkönyveket, az önkormányzat és szervei működésére vonatkozó legfontosabb szabályokat, ügyfélfogadási rendet, az ügyintézők nevét, elérhetőségét, az ügytípusokat és a letölthető nyomtatványokat 17.5.63 közreműködik az önkormányzati pályázatok figyelésében, előkészítésében, kiírásában 17.5.64 nyilvántartja az önkormányzati rendeleteket, határozatokat, belső szabályzatokat 17.5.65 koordinálja a testületi döntések végrehajtását, ezekről nyilvántartást vezet 17.5.66 közreműködik az önkormányzati rendelet hatályosulása vizsgálatában 17.5.67 közreműködik a jegyzői törvényességi felügyeleti vizsgálatok végrehajtásában 17.5.44
21
ellátja a Hivatalba érkezett ügyiratok központi iktatását, az elintézett ügyiratok irattározását, a selejtezhetők selejtezését, levéltári megküldéseket, elvégzi továbbá a postázási feladatokat 17.5.69 összeállítja az éves hatósági statisztikákat 17.5.70 elkészíti a testületi ülések jegyzőkönyveit 17.5.71 gyakorolja az adóügyi hatásköröket, feldolgozza az adóbevallásokat, határozatban megállapítja az adókötelezettséget, adóellenőrzéseket folytat le, végrehajtási eljárást kezdeményez, könyvel, előkészíti méltányosság kérelmeket döntésre, az adóhatósági feladatok megszervezése és irányítása, köztartozások behajtása, hatáskörébe tartozó rendeletek, előterjesztések előkészítése, szükséges hatásvizsgálatok elkészítés 17.5.72 a köztisztviselők, intézményvezetők, és az önkormányzat munkatársainak szabadság nyilvántartásának vezetése, a „Távollét jelentések” elkészítése 17.5.73 elvégzi a köztisztviselők, önkormányzati képviselők, munka törvénykönyve hatálya alá tartozók, hivatali munkatársak, önkormányzati gazdasági társaságok vezetőivel kapcsolatos személyzeti, humánpolitikai munkát, vezeti a nyilvántartásokat, nyilvántartja a munkaköri leírásokat, és ha jogszabályváltozás van jelzi azt a munkáltatói jogkör gyakorlójának 17.5.74 Személyügyi szabályzatok elkészítése, karbantartása 17.5.75 segíti a polgármester és alpolgármester munkájának szervezését, előkészítését, 17.5.76 előkészíti az önkormányzatok szerződéseit és amennyiben jogosult rá jogi ellenjegyzést ad, 17.5.77 ellátja az önállóan működő intézmények esetében a közalkalmazotti és munka törvénykönyve hatálya alá tartozó munkaügyi feladatokat. 17.5.78 ellátja a jegyzői hatáskörben levő vadkárral kapcsolatos ügyeket 17.5.79 ellátja az ebnyilvántartással, méhekkel kapcsolatos jegyzői hatáskört érintő feladatokat 17.5.80 az önkormányzat által nyújtott támogatások, elszámolásainak összegyűjtése és nyilvántartása, az elszámolások, célok, feladatok, szakmai programok megvalósulása ellenőrzése 17.5.81 adatok szolgáltatása, statisztikai jelentések készítése 17.5.82 tervek, koncepciók megvalósításának segítése 17.5.83 segíti a polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó közbiztonsági, polgári és katasztrófavédelmi feladatok ellátását 17.5.68
18. Munkacsoport 18.1
Ideiglenes jelleggel működő, „ad hoc” munkacsoport: Esetenként jelentkező, több köztisztviselő feladatkörét érintő, az önkormányzat, illetve Hivatal működése szempontjából meghatározó jelentőségű feladat végrehajtására a jegyző, külön intézkedéssel ideiglenes jelleggel működő munkacsoportot hozhat létre.
18.2 A munkacsoport létrehozásáról szóló jegyzői intézkedés tartalmazza különösen a következőket: 18.2.1munkacsoport létrehozásának célját 22
18.2.2 a munkacsoport vezetőjének és tagjainak nevét, szervezeti egység
megjelölésével 18.3.3 a munkacsoport vezetőjének akadályoztatása esetén a kiadmányozási jog gyakorlására vonatkozó rendelkezést 18.3.4 a munkacsoport feladatainak részletes meghatározását 18.3.5 a feladat elvégzésének határidejét. IV. Fejezet 19,.Záró rendelkezések 19.1 Jelen szabályzat a 3027/2013. számú Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Alapító okiratának hatálybalépése, vagyis a törzskönyvi bejegyzés időpontjában lép hatályba, mellyel egy időben az ezzel kapcsolatos korábbi rendelkezések hatályukat vesztik. 19.2 A szabályzathoz tartozó mellékletek a következők: 1. melléklet A Hivatal köztisztviselőivel szemben támasztott hivatásetikai alapelvek és etikai eljárás szabályai 2. melléklet A Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörei 3. melléklet Csepeg Közös Önkormányzati Hivatal Belső ellenőrzési kötelezettségéről 4. melléklet A Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal szerkezeti struktúra ábrája 5. melléklet A Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzathoz tartozó függelékek jegyzéke 19.3 A szabályzat mellékleteinek, függelékeinek naprakészségéről a jegyző az aljegyző, a Pénzügyi Osztályvezető a titkársági köztisztviselő útján gondoskodik. 19.4 A jegyző köteles gondoskodni arról, hogy a Hivatal köztisztviselői a szabályzatot megismerjék. Csepreg, 2013. szeptember 12.
Király Árpád sk. polgármester
Horváth István sk. polgármester
Mester Árpád sk. polgármester
Módosné dr. Farkas Rita sk. jegyző
23
Kollárits Gábor sk. polgármester
Jóváhagyási záradék: Csepreg Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 184/2013. (IX. 12.) számú határozatával Lócs Községi Önkormányzatának Képviselő-testülete 57/2013. (IX. 12.) számú határozatával Tormásliget Község Önkormányzatának Képviselő-testülete 87/2013. (IX. 12.) számú határozatával Tömörd Község Önkormányzatának Képviselő-testülete 87/2013. (IX. 12.) számú határozatával
Módosné dr. Farkas Rita sk. jegyző Megismerési záradék: Aláírásommal igazolom, hogy a Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltakat és a hozzátartozó dokumentumok előírásait megismertem (mellékletek, függelékek), betartását rám nézve kötelezőnek ismerem el: Név/beosztás ( nyomtatott betűkkel) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26 27. 28. 29. 30.
Dátum
24
Aláírás
1. melléklet Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatához A Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal köztisztviselőivel szemben támasztott hivatás etikai alapelvek és etikai eljárás szabályai A 2011. évi CXCIX. törvény, amely a közszolgálati köztisztviselőkről szól 231.§ (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal köztisztviselőire az alábbi etikai alapelvek és etikai eljárás szabályai vonatkoznak: I. A szabályzat személyi hatálya: 1. A Szabályzat kiterjed a Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal köztisztviselőire. II. Általános magatartási normák, hivatás etikai követelmények 1. A köztisztviselő munkája során köteles a jogszabályoknak megfelelően eljárni, a jogszerűséget maradéktalanul érvényesíteni. 2. A köztisztviselő a munkáját - a jogszabályoknak és a szakmai előírásoknak megfelelően - a legjobb szakmai tudásának megfelelően kell, hogy elvégezze, és feladatait az anyagi jogi és eljárási szabályok érvényére juttatásával és a határidők pontos megtartásával kell, hogy végrehajtsa. Lehetőségeihez mérten szakmai tudását, kompetenciáit folyamatosan fejleszteni szükséges. 3. A köztisztviselő munkájában az egyenlő elbánás elvének kell érvényesülnie. A köztisztviselő köteles hivatali feladatainak ellátása során egyenlő bánásmódban részesíteni az azonos helyzetben lévőket, továbbá a nemzetiségen, nemen, etnikai vagy társadalmi hovatartozáson, valláson, politikai vagy egyéb meggyőződésen, vagyoni helyzeten, fogyatékosságon stb. alapuló indokolatlan diszkrimináció látszatát is kerülnie kell. 4. A köztisztviselő döntéseinek, határozatainak előkészítése, meghozatala során köteles biztosítani az arányosságot az intézkedés és az elérni kívánt cél között. 5. A köztisztviselő hatáskörét kizárólag abban a körben és célból gyakorolhatja, amelyre a vonatkozó jogszabályok, rendelkezések, munkaköri leírás felhatalmazzák őt. 6. A tevékenysége során a köztisztviselőnek tiszteletben kell tartania a magánérdek és a közérdek közötti egyensúlyt. Nem lehet olyan gazdasági tevékenységes, amely összeférhetetlen a közszolgálati kötelezettségek lelkiismeretes ellátásával. 7. A köztisztviselőnek munkája során különösen tartózkodni kell a hatalommal való visszaéléstől. Hatáskörét és jogosultságait csak olyan célokra használhatja, amelyek összhangban állnak a jogszabályokkal és a közérdekkel. 8. A köztisztviselő tevékenységének, eljárásának pártatlannak és függetlennek kell lennie, tevékenysége során nem lehet részrehajló, tartózkodnia kell 25
bármilyen önkényes intézkedéstől. személyes, családi, politikai érdek.
Munkájában
nem
befolyásolhatja
9. A köztisztviselő köteles hivatali feladatainak ellátása során következetesen, a hivatali rendtartásnak megfelelően, ésszerűen és kiszámíthatóan eljárni. Az eljárásával kapcsolatos jogszabályon alapuló tájékoztatást és felvilágosítást nem tagadhatja meg a hatáskörbe tartozó ügyekben. 10. A köztisztviselő magatartását előzékenységének, udvariasságának és szolgálatkészségének kell jellemeznie. A hatáskörben elkövetett hibájáért köteles elnézést kérni, a hibát orvosolni és aktívan részt venni az előidézett sérelem következményeinek orvoslásában. 11. A köztisztviselő munkáját az emberségesség, az emberi méltóság tiszteletben tartása mellett kell, hogy elvégezze. Nem tanúsíthat olyan magatartást, amely az ügyfél érdekeit sérti vagy veszélyezteti. 12. A köztisztviselőnek munkája során készségesen együttműködőnek kell lennie az ügyfelekkel, munkatársaival, más hatóságok vezetőivel és ügyintézőivel. 13. A köztisztviselőnek becsületesnek, fegyelmezettnek, kötelességtudónak kell lennie, vissza kell utasítania minden olyan tartamú nyílt vagy burkolt kérést, amely az előírásoktól való eltérésre irányul. El kell utasítani a korrupciót, annak valamennyi formája ellen fel kell lépnie. A Hivatal kedvező morális megítélésének elősegítése a mindennapos munkában és a magánéletben is megköveteli, hogy a köztisztviselő hivatali tevékenységével összefüggésben nem fogadjon el juttatást, ajándékot, vagy jogosulatlan előnyt az ügyfelektől. 14. A Polgármesteri Hivatal működéséhez a közbizalom elengedhetetlenül szükséges, ezért a köztisztviselőnek tartózkodnia kell a munkaidőn kívül is minden olyan cselekménytől, amely azt veszélyezteti. A köztisztviselő köteles hivatása gyakorlása során és a magánéletben egyaránt olyan magatartást tanúsítani, hogy megőrizze és megerősítse az állampolgároknak a közszolgálat tisztességébe, semlegességébe és hatékonyságába vetett közbizalmat. A köztisztviselőnek minden esetben úgy kell viselkednie, hogy kiérdemelje az állampolgárok, munkatársai és felettesei bizalmát és tiszteletét. 15. A köztisztviselő munkahelyén köteles kulturált, az általános elvárásoknak megfelelő, tiszta és ápolt, szélsőségektől mentes ruházatban megjelenni. III. A vezetőkkel szemben támasztott különös hivatásetikai követelmények A Hivatal vezető-beosztású köztisztviselőinek az II. cím alatt meghatározott általános magatartási normák tejesítésén túl az alábbi speciális követelményeknek is eleget kell tenniük: 1. Személyes példamutatásukkal mozdítsák elő, hogy az általuk irányított szervezeti egységben együttműködő, támogató konstruktív, jó munkahelyi kapcsolatok és munkahelyi légkör alakuljon ki, illetve maradjon fenn. 26
2. Az erőforrások felosztásakor, valamint a feladatok megosztásakor ne éljenek vissza beosztásukból, illetve hivatásukból származó pozíciójukkal és lehetőségeikkel. 3. A döntések meghozatalához szükséges információkat ismerjék meg. A többi vezetőt és munkatársat – kellő időben és módon – lássák el a munkavégzésükhöz szükséges információkkal. 4. A munkatársak közötti munkamegosztás, valamint a velük és közöttük való együttműködés megszervezésekor törekedjenek az egyenlő terhelés kialakítására. 5. A feladatok, megbízások, utasítások kiadásánál törekedjenek egyértelműségre, a tárgyilagosságra és a megfelelő hangnem használatára.
az
6. Az elvégzendő munka jellegétől, illetve a helyzet adta lehetőségektől függően kérjék ki és vegyék figyelembe munkatársaik véleményét, ötleteit, javaslatait. 7. A munkahelyi problémák és konfliktusok feloldásában kellő tapintattal, empátiával és körültekintéssel, de határozottan és késlekedés nélkül járjanak el. IV. A hivatásetikai eljárás szabályai 1. Az a köztisztviselő, aki megsérti a hivatásetikai szabályokat, etikai vagy fegyelmi felelősséggel tartozik. 2. A hivatásetikai követelményeket megsértő köztisztviselővel szemben a jegyző dönt a kiszabandó figyelmeztetéséről, súlyosabb esetben a megrovásról. 3. Amennyiben a hivatásetikai eljárás szabályainak megsértése, illetve következményeinek mértéke nem egyértelmű, az etikai eljárás lefolytatására a munkáltatói jogkör gyakorlója a szabályok megsértésének felfedezését követő egy hónapon belül háromtagú bizottságot jelöl ki, melynek feladata a szabálysértés körülményeinek és következményeinek feltárása, vizsgálati eredmények összegzése, szükség esetén javaslattétel az elkövető köztisztviselővel szemben kiszabható III.2 pont szerinti büntetésre. 4. Amennyiben a köztisztviselő magatartása, vagy annak következménye megalapozza a köztisztviselő fegyelmi felelősségét, a jegyző kezdeményezésére a fegyelmi eljárást a Kttv. szabályai szerint kell lefolytatni.
27
2. melléklet Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatához A Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörei
Az egyes vagyonnyilat tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény (a továbbiakban: Vnytv) 3. § (1)-(2) bekezdésében foglaltak alapján a vagyonnyilatkozattételi kötelezettséggel járó munkakörök: A Vnyt. 3.§ (1) bekezdés b) pontja alapján évente:
a jegyző az aljegyző a pénzügyi osztályvezető a közbeszerzési eljárásban közreműködő ügyintézők
A Vnyt. 3.§ (1) bekezdés c), d), e) pontjai alapján kétévente:
a pénzügyi-adóügyi ügyintézők a képviselő-testület ügyeivel foglalkozó ügyintézők a kiadmányozási joggal rendelkező ügyintézők a megbízott anyakönyvvezetők
28
3. melléklet Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatához Csepeg Közös Önkormányzati Hivatal Belső ellenőrzési kötelezettségéről
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban Áht.), a végrehajtására kiadott 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (a továbbiakban Ávr.), továbbá a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ber.) alapján a Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal saját, a hozzá tartozó önkormányzatok és költségvetési szervek és ellátott szakfeladatok belső ellenőrzési feladatait a Répcementi Önkormányzati Társuláson keresztül, külső erőforrás bevonásával látja el. A belső ellenőrzési tevékenység független, belső ellenőri nyilvántartásba vett s ezt évente igazoló - személy foglalkoztatását biztosító külső erőforrás (szervezet) bevonásával kerül ellátása. A feladatellátás részletes szabályait a Belső Ellenőrzési Kézikönyv rendelkezései tartalmazzák. A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. Törvény (a továbbiakban: Mötv. ) alapján a jegyző köteles olyan pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszert működtetni, mely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. Az Áht. 69.§ (2) bekezdés alapján a belső kontrollrendszer – beleértve a belső ellenőrzést – létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztésért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. A fentiek és az Áht. 70.§ (1) bekezdés alapján a belső ellenőrzés kialakításáról, megfelelő működtetéséről és függetlenségének biztosításáról a jegyző, mint a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység keretében a jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak való megfelelést, a tervezést, gazdálkodást, és a közfeladatok ellátását vizsgálva megállapításokat és javaslatokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője részére, annak érdekében, hogy az ellenőrzött szerv működését fejlessze és eredményességét növelje. A belső ellenőrzési tevékenység során szabályszerűségi, pénzügyi, rendszerellenőrzéseket, teljesítmény-ellenőrzéseket, illetve informatikai ellenőrzéseket kell végezni.
29
A belső ellenőrzés szakmai gyakorlatának nemzetközi normái szerint a belső ellenőrzési tevékenységnek értékelnie kell a vizsgált szervezet irányítását, működését és információs rendszerét fenyegető kockázatokat a pénzügyi és működési adatok megbízhatósága és zártsága, a működési folyamatok hatékonysága és eredményessége, a vagyonvédelem, a törvények, a szabályzatok, irányelvek, eljárások és szerződések betartása területén. A központi jogszabályok, a központi jogharmonizációs és koordinációs feladatkörében a minisztérium által kiadott Módszertani Útmutatók standardizált módon meghatározzák, illetve segítik a tervezést, a tárgyévre tervezett belső ellenőrzési tevékenységet. A belső ellenőrzés általános stratégiai célja, hogy rendszerszemléletű megközelítéssel, a kockázatkezelési, kontroll és szervezetirányítási rendszerek módszeres értékelésével, javításával hozzájáruljon az önkormányzat gazdasági programjában meghatározott célkitűzések eléréséhez. Az ellenőrzési feladatok végrehajtásának elsődleges célja: • a zavartalan, szabályszerű működésének támogatása, • az eszközökkel és forrásokkal való hatékony gazdálkodás elősegítése, vagyonvédelem. A fenti célok elérése érdekében biztosított a belső ellenőrök függetlensége. A belső ellenőrzés tevékenységének megszervezése négy éves időszakot magába foglaló stratégiai terv és éves ellenőrzési terv alapján történik. A belső ellenőrzés feladattervét kockázatelemzés alapján hajtja végre. Az éves belső ellenőrzési terv elkészítésénél az ellenőrzés fókuszába került a költségvetési szervre vonatkozó jelentősebb változások, mint például az átszervezés, előző években történt intézményi összevonás, megszűnés, átalakulás, stb. A belső ellenőrzés fókuszában a pályázati támogatások szabályszerű felhasználásának ellenőrzése, az európai uniós forrás támogatásával megvalósuló fejlesztések vizsgálata, a pályázati rendszer kialakítása, működtetése áll. Az éves ellenőrzési tervben szerepeltetve van a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartásokkal kapcsolatos egyezőség, a központi költségvetési támogatások ellenőrzése. A belső ellenőrzés fontos feladata a potenciális hibák megelőzése érdekében, hogy a megjelenő új, illetve jelentős mértékben módosuló jogszabályok értelmezéséhez, egységes végrehajtásához segítséget nyújtson, együttműködve az ellenőrzött költségvetési, illetve egyéb szervezettel. A jogi szabályozásban, valamint a Módszertani Útmutatóban foglaltak szerint a belső ellenőrzés hangsúlyának folyamatosan át kell helyeződnie a lényegi feladatára, a kockázatokat kezelni hivatott kontroll rendszer értékelésére. A belső ellenőrzésnek bizonyosságot kell nyújtania a szerv vezetőjének az általa kiépített és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelőségét illetően. A helyi önkormányzatokra vonatkozó általános hatásköri szabályok szerint az alapítói jogokat gyakorló (Csepreg, Lócs, Tormásliget, Tömörd) képviselő-testületek hatáskörébe tartozik az éves belső ellenőrzési terv jóváhagyása.
30
Az egyes ellenőrzések lefolytatásának eljárási szabályai a Ber. alapján kerülnek ellátásra. Tekintettel arra, hogy a belső ellenőrzés külső szakértő igénybe vételével kerül ellátásra, ezért a belső ellenőrzési vezetői feladatok is általa kerülnek ellátásra, melyet külön megállapodás rögzít. A belső ellenőrzés függetlenségét biztosító szervezeti felépítést a Belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza. A belső ellenőrzést végző szerv képviseletében eljáró belső ellenőr feladatainak maradéktalan ellátása érdekében az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység • bármely helyiségébe beléphet, • számára akadálytalan hozzáférést kell biztosítani valamennyi irathoz, adathoz és informatikai rendszerhez, • kérésére az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység bármely dolgozója köteles szóban vagy írásban információt szolgáltatni. A belső ellenőrzést végző szerv képviseletében eljáró belső ellenőr az ellenőrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél • államtitkot, szolgálati titkot, üzleti titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba is betekinthet, azokról másolatot, kivonatot kérhet, illetve • személyes adatokat kezelhet, a jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi előírások betartásával.
31
4. melléklet Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatához
Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti struktúra ábrája
32
5. melléklet Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatához
A Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatához tartozó függelékek jegyzéke 1. függelék 2. függelék 3. függelék 4. függelék 5. függelék 6. függelék 7. függelék 8. függelék 9. függelék 10. függelék 11. függelék 12. függelék 13. függelék
Megállapodás a Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal létrehozásáról (Dátum: 2012. december 17., Hatály 2013. január 1.) Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Alapító Okirata A Felső-Répcementi Többcélú Kistérségi Társulás Társulási megállapodása A Közép- Répcementi Többcélú Intézményfenntartó Társulás Társulási megállapodása Tormásliget és Térsége Ivóvízminőség- javító Önkormányzati Társulás Társulási megállapodása Horváth Nemzetiségi Önkormányzat és Csepreg Város Önkormányzat Képviselő-testülete között létrejött megállapodás Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal alaptevékenységét meghatározó jogszabályok jegyzéke Jegyzői intézkedés a kiadmányozás rendjéről Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Közszolgálati Szabályzata Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Kötelezettségvállalás rendjéről szóló szabályzata Belső ellenőrzési kézikönyv Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal Pénzügyi Osztályának Ügyrendje Csepregi Közös Önkormányzati Hivatal köztisztviselőinek munkaköri leírása
33
