Controlling as a function of Nursing Management
Control is the management function in which performance is measured and corrective action is taken to ensure the accomplishment of organizational goals. Control includes coordination of numerous activities : decision making related to planning and organizing activities and information from directing and evaluating each worker’s performance. Control is also viewed as being concerned with records, reports, organizational progress toward aims, and effective use of resources. Controll uses evaluation and regulation; controlling is identical to evaluation. Koontz and Weihrich defined controlling as the measurement and correction of the performance in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain them are accomplished.
System Theory
Feedback and adjusment comprise the control element of nursing management. Output is described or defined in terms of the patient in the patient care model and is measured by quality indicators and outcomes. In case management, these indicators are predicted and met on a timed basis. Discharge planning will take note of them. When the outcomes or indicators fall short, the information is fed back to the clinical nurses who make adjustments in the case management plan and the process controlled by the critical path. Both the patient and nurse are system inputs, whereas throughput consists of nursing actions related to patient outcomes and managerial actions related to setting goals for nurses’ behavior. Quality management is the process by which the nursing product or process is measured and action prescribed to correct deficiencies. Similarly, systems theory can be applied to perfomance evaluation of the registered nurse as output. Input is still the patient and the nurse, with throughput the managerial actions related to goals for nurse behavior. A performance results contract between clinical nurse and nurse manager spells out agreed-on perfomance goals or results. When they are not being met, the nurse manager discusses the deficiency with the clinical nurse and they agree on corrective actions. In tan open system the process is continuous. An effective control system has standards, measuring tools, and a surveilance process culminating in corrective action. A quality control program for measuring patient care will have these same components. Controlling is the second physical act of administration, the fist physical act being directing. It is the founthand final elements of the administrative composite process (ACP), planning and organizing being the conceptual acts. All functions of managementplanning, organizing, directing, and controlling-occur simultane ously. Inputs would
include resources other than the clinical nurse, such as supplies, equipment, and plant, plus all of the direct and indirect cost elements, used in achieving the outputs.
Control as Management Tools
In the process of measuring the degree of which predetermined goals are achieved and of applying necessary corrective actions to to improve performance, policies and procedures are used as standard. Also, observations, question, patient charts, patients, and health care team members serve as sources of data. Corrective actions can be corroborative, disciplinary, or education. in the process of feedback a positive experience will stimulate motivation and contribute to the growth of employes. Controls are management tools for improving performance. Among the controls are rules that are needed to let people know what is expected of them and how functions are to be coordinated. Communication as information is essential to control. Self-control is essensial to managerial control because it is the highest from the control. Self-control includer being up-to-date in knowledge, giving clear orders, being flexible, understanding reason for behavior, helping others improve, increasing problem-solving skills, standing calm under pressure, and planning ahead. Employes should be told the pacts in language that they understand and words that have the intended meaning. Effective nursing managers set limits and make them known to their employes. Then, when the line is crossed, the appropriate disciplinary action can be taken. The latter is achieved by corrective action that is consistently applied after check in the facts. Controls can be separated into two elements, mechanical and sosiological. There are three stages of control, the firts two being the mechanical elements and the third the sociological element. 1. A predetermined definition of standards for level of performance 2. Measurement of current performance against the standards 3. Corrective action when indicated Nurse managers will avoid the unintended consequence of control, that is, noncompliance. Because control can be perceived as a threat from unwanted power and authority, it can trigger defense mechanism such as aggression and repression. Lemin advocated the following approaches to control by McGregor: time, a high degree of mutual trust, a high degree of mutual support, open and authentic communication, clear understanding of objective, respect for differences, utilization of member resources, and a supportive environment. These approaches will lead to conflict resolution, changed believes and attitudes, genuine innovation, genuine commitment, strenghned management, and prevention of unintended consequences of control.
The following are ten characteristics of good control system, controls: 1. Must reflect the nature of the activity 2. Should report errors prompltly 3. Sholud be forwanr looking 4. Should point out exceptions at critical points 5. Should be objective 6. Should be flexible 7. Should reflect the organizational pattern 8. Should be economical 9. Should be understanding 10. Should indicate corrective action Nursing managers will remain aware that the best way to ensure the quality of nursing services provided in the patient units is to establish philosophy, standards of care, and objective, involve planning, further evidence that the major functions of management take place simultaneously. Controlling mechanisms also include accreditation procedures, consultants, evaluation devices, rounds, reports, inspections, and nursing audits. Nurses activate the process of control. This function involves the use of power and should be used by nurse managers to promote openness, honesty, trust, competence and even confrontation. This function also involves value systems, ethical decision-making, selfcontrol, professional self-regulation, and control by an aggregate of professionals. The processes of control function is emerging as a system of quality control programs. The dimensions of quality management programs are quality of care, including accessibility, beliefs and attitudes of patients about health care, structure of health care, processes of care, professional competence, outcomes of care, and self regulation. Audits and budgets are the major techniques of control. Control functions can be differentiated among levels of managers. For example, the nurse managers of a unit is concerned with short-range operational activities, including daily and weekly schedules, assignments, and effective use of resources. This nurse manager also keeps records of absences and incidents and prepares personnel appraisals, which are control activities subject to quick changes. Two measurement methods are used to assess achievement of nursing goals : task analysis and quality control. In task analysis, the nurse manager inspects the motions, actions, and procedures laid out in written guidelines, schedules, rules, records, and budgets. Task analysis is a study of the process of giving nursing care. It measures physical support only; a few tools have been developed to do task analysis in nursing. In
quality control the nurse manager is concerned with measurement of the quality and effects of nursing care. The American Nurses Association (ANA), the Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (JCAHO), and other organizations have developed mechanisms or models for measuring nursing care. Many quality management techniques are referred to as audits.
TERJEMAHAN
Mengontrol sebagai fungsi Manajemen Keperawatan
Kontrol adalah fungsi manajemen dimana kinerja diukur dan tindakan korektif diambil untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi. Pengendalian meliputi koordinasi berbagai kegiatan: pembuatan keputusan yang berkaitan dengan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan dan informasi dari mengarahkan dan mengevaluasi kinerja masing-masing pekerja. Kontrol juga dipandang sebagai hal yang berkaitan dengan catatan, laporan, kemajuan organisasi ke arah tujuan, dan penggunaan sumber daya secara efektif. Kontrol menggunakan evaluasi dan regulasi; pengendalian identik dengan evaluasi. Koontz dan Weihrich didefinisikan mengendalikan sebagai pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk mencapai mereka yang dicapai.
Teori sistem
Umpan balik dan penyesuaian terdiri unsur pengendalian manajemen keperawatan. Output dijelaskan atau didefinisikan dalam hal pasien dalam model perawatan pasien dan diukur dengan indikator kualitas dan hasil. Dalam manajemen kasus, indikator ini diperkirakan dan bertemu secara waktunya. Perencanaan debit akan mencatat mereka. Ketika hasil atau indikator jatuh pendek, informasi diumpankan kembali ke perawat klinis yang melakukan penyesuaian dalam rencana manajemen kasus dan proses dikendalikan oleh jalur kritis. Kedua pasien dan perawat input sistem, sedangkan throughput yang terdiri dari tindakan keperawatan yang berhubungan dengan hasil pasien dan tindakan manajerial yang berhubungan dengan menetapkan tujuan untuk perilaku perawat. Manajemen mutu adalah proses dimana produk keperawatan atau proses diukur dan tindakan diresepkan untuk memperbaiki kekurangan. Demikian pula, teori sistem dapat diterapkan untuk kinerja evaluasi perawat terdaftar sebagai output. Masukan masih pasien dan perawat, dengan throughput tindakan manajerial yang berhubungan dengan tujuan untuk perilaku perawat. Sebuah hasil kinerja kontrak antara perawat klinis dan manajer perawat merinci tujuan kinerja yang disepakati-on atau hasil. Ketika mereka tidak terpenuhi, manajer perawat membahas kekurangan dengan perawat klinis dan mereka setuju pada tindakan korektif. Dalam sistem terbuka tan proses kontinu. Sebuah sistem kontrol yang efektif memiliki standar, alat ukur, dan proses surveilance yang berpuncak pada tindakan korektif. Sebuah program pengendalian mutu untuk mengukur perawatan pasien akan memiliki komponen-komponen yang sama. Pengendalian adalah tindakan fisik kedua administrasi, tinju tindakan fisik yang mengarahkan. Ini adalah elemen akhir founthand dari proses komposit administrasi
(ACP), perencanaan dan pengorganisasian menjadi tindakan konseptual. Semua fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian-menerus terjadi simultan. Input akan mencakup sumber selain perawat klinis, seperti perlengkapan, peralatan, dan pabrik, ditambah semua elemen biaya langsung dan tidak langsung, yang digunakan dalam mencapai output.
Kontrol sebagai Management Tools
Dalam proses mengukur derajat yang tujuan yang telah ditentukan tercapai dan menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja, kebijakan dan prosedur yang digunakan sebagai standar. Juga, pengamatan, pertanyaan, grafik pasien, pasien, dan anggota tim kesehatan berfungsi sebagai sumber data. Tindakan korektif dapat nyata, disiplin, atau pendidikan. dalam proses umpan balik pengalaman positif akan merangsang motivasi dan kontribusi pada pertumbuhan employes. Kontrol adalah alat manajemen untuk meningkatkan kinerja. Di antara kontrol aturan yang diperlukan untuk membiarkan orang tahu apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana fungsi harus dikoordinasikan. Komunikasi informasi sangat penting untuk mengontrol. Kontrol diri adalah essensial manajerial kendali karena itu adalah tertinggi dari kontrol. Pengendalian diri ikutsertakan yang up-to-date di pengetahuan, memberikan perintah yang jelas, menjadi fleksibel, di bawah-berdiri alasan untuk perilaku, membantu orang lain meningkatkan, meningkatkan kemampuan memecahkan masalah, berdiri tenang di bawah tekanan, dan perencanaan ke depan. Tenaga Kerja harus diberitahu pakta dalam bahasa yang mereka mengerti dan kata-kata yang memiliki arti yang diinginkan. Manajer keperawatan yang efektif menetapkan batas dan membuat mereka dikenal employes mereka. Kemudian, ketika garis disilangkan, tindakan disipliner yang tepat dapat diambil. Yang terakhir ini dicapai dengan tindakan korektif yang diterapkan secara konsisten setelah check-in fakta-fakta. Kontrol dapat dipisahkan menjadi dua unsur, mekanik dan sosiologi. Ada tiga tahap kontrol, menggoda dua menjadi elemen mekanik dan ketiga unsur sosiologis. 1. Definisi yang telah ditentukan standar untuk tingkat kinerja 2. Pengukuran kinerja saat melawan standar 3. Tindakan korektif ketika ditunjukkan Manajer perawat akan menghindari konsekuensi yang tidak diinginkan dari kontrol, yaitu, ketidakpatuhan. Karena kontrol dapat dianggap sebagai ancaman dari kekuasaan yang tidak diinginkan dan wewenang, hal itu dapat memicu mekanisme pertahanan seperti agresi dan penindasan. Lemin menganjurkan pendekatan berikut untuk mengontrol oleh McGregor: waktu, tingkat tinggi saling percaya, tingkat tinggi saling mendukung,
komunikasi yang terbuka dan otentik, pemahaman yang jelas tentang tujuan, menghormati perbedaan, pemanfaatan sumber daya anggota, dan lingkungan yang mendukung. Pendekatan ini akan menyebabkan resolusi konflik, berubah percaya dan sikap, inovasi asli, komitmen yang tulus, manajemen strenghned, dan pencegahan konsekuensi yang tidak diinginkan dari kontrol. Berikut ini adalah sepuluh karakteristik sistem kontrol yang baik, kontrol: 1. Harus mencerminkan sifat kegiatan 2. Harus melaporkan kesalahan prompltly 3. sholud menjadi forwanr mencari 4. Harus menunjukkan pengecualian pada titik-titik kritis 5. Harus obyektif 6. Harus fleksibel 7. Harus mencerminkan pola organisasi 8. Harus ekonomis 9. Harus pemahaman 10. Harus menunjukkan tindakan korektif Manajer keperawatan akan tetap sadar bahwa cara terbaik untuk memastikan kualitas pelayanan keperawatan yang diberikan dalam unit pasien adalah untuk membangun filosofi, standar perawatan, dan obyektif, melibatkan perencanaan, bukti lebih lanjut bahwa fungsi utama dari manajemen terjadi secara simultan. Mekanisme pengendalian ini juga mencakup prosedur akreditasi, konsultan, perangkat evaluasi, putaran, laporan, inspeksi, dan audit keperawatan. Perawat mengaktifkan proses kontrol. Fungsi ini melibatkan penggunaan kekuasaan dan harus digunakan oleh manajer perawat untuk mempromosikan keterbukaan, kejujuran, kepercayaan, kompetensi dan bahkan konfrontasi. Fungsi ini juga melibatkan sistem nilai, etika pengambilan keputusan, pengendalian diri, pengaturan diri profesional, dan kontrol oleh agregat profesional. Proses fungsi kontrol yang muncul sebagai sistem program kendali mutu. Dimensi program manajemen mutu adalah kualitas pelayanan, termasuk aksesibilitas, keyakinan dan sikap pasien tentang perawatan kesehatan, struktur pelayanan kesehatan, proses perawatan, kompetensi profesional, hasil perawatan, dan regulasi diri. Audit dan anggaran adalah teknik utama dari kontrol. Fungsi kontrol dapat dibedakan antara tingkat manajer. Sebagai contoh, manajer perawat dari unit yang bersangkutan dengan kegiatan operasional jarak pendek, termasuk harian dan jadwal mingguan, tugas, dan penggunaan sumber daya secara efektif. Manajer
perawat ini juga menyimpan catatan absensi dan insiden dan mempersiapkan penilaian personil, yang kegiatan pengendalian tunduk pada perubahan yang cepat. Dua metode pengukuran yang digunakan untuk menilai pencapaian tujuan keperawatan: analisis tugas dan kontrol kualitas. Dalam analisis tugas, manajer perawat memeriksa gerakan, tindakan dan prosedur ditata secara tertulis pedoman, jadwal, aturan, catatan, dan anggaran. Analisis tugas adalah studi tentang proses pemberian asuhan keperawatan. Mengukur dukungan fisik saja; beberapa alat telah dikembangkan untuk melakukan analisis tugas dalam keperawatan. Dalam kontrol kualitas manajer perawat berkaitan dengan pengukuran kualitas dan efek dari asuhan keperawatan. American Nurses Association (ANA), Komisi Bersama Akreditasi Kesehatan Organisasi (JCAHO), dan organisasi lainnya telah mengembangkan mekanisme atau model untuk mengukur asuhan keperawatan. Banyak teknik manajemen mutu yang disebut sebagai audit
