Contoh kasus penerapan KMS
1/4/2010
2
Perancangan Knowledge Management System di SMKN 1 Kotabaru (St di K (Studi Kasus K Kegiatan i t B Belajar l j Mengajar Bahasa Inggris)
1/4/2010
3
1
Latar Belakang • SMKN 1 Kotabaru menuju SMK berstandar Nasional, • Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum, g y p produktivitas g guru walaupun p telah dilakukan upaya p y up p • Kurangnya grading ; • banyak dibuka sekolah-sekolah internasional.
1/4/2010
4
Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS
1/4/2010
5 Kaoru ishkawa
2
Knowledge Spiral • Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap, • Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.
Organisasi
Nonaka
Grup
Individu 1/4/2010
Explicit
Tacit
6
Knowledge Management • KM is management of organizational knowledge for creating
business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana))
• KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi.
Knowledge Management System • Menurut Efraim Turban, Turban “A A knowledge management
system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows during the process”.
1/4/2010
7
3
Perancangan KMS
Gap
Sekarang
Standar Nasional
KM Road Map
KMS 1/4/2010
8
10 Steps Knowledge Management RoadMap
2 Meluruskan KM dan strategi bisnis
Fase 1: Evaluasi
Analisis infrastruktur yang ada
infrastruktur
1
3
4 Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada 5 Merancang tim KM 6 Membuat cetak biru KM 7 Mengembangkan KMS
Fase 2: Ana alisis, perancangan & pengembangan KMS S
Merancang infrastruktur KM
Amrit Tiwana
8
9 Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward 10
1/4/2010
Evaluasi dan sempurnakan KMS
Fase 3: Fase 4: Penyebaran Evaluasi
Menyebarkan
9
4
Pengumpulan data • • • • • • •
Analisis SWOT Kuisioner K-Need Kuisioner K-Gap Kuisioner strategi KM Kuisioner aset Knowledge Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manual Skala yang digunakan 1 sampai 5
•
dan 1 sampai 4
1 = Tidak penting (not critical) 2 = Kurang penting (nice to have) 3 = Penting (important) 4 = Sangat penting (must have) 5 = Sangat penting dan segera (critical)
A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsep B = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta g y kegunaan/manfaatnya C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan serta bagaimana melakukan 1/4/2010
10
Fase 1 Evaluasi Infrastruktur
1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi 2. Meluruskan KM dan Strategi Bisnis Analisis eksternal Organisasi
Analisis Internal Organisasi
Penyusunan Strategi Organisasi
Faktor Kunci Sukses
Peluang dan Ancaman
Kekuatan dan Kelemahan
Strategi Organisasi
Analisis Knowledge Gap
1/4/2010
Apa yang harus dilakukan organisasi
Apa yang harus diketahui organisasi
Kesenjangan strategi
Apa yang dapat dilakukan organisasi
Kesenjangan knowledge Apa yang sudah diketahui organisasi
11
5
Fase 2 Analisis, Perancangan & Pengembangan KMS
3. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi ¾ User Requirements a. Proses kerja j yang y g terorganisir, g , b. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi, c. Fokus kedepan, d. Mendukung sasaran bisnis organisasi, e. Meningkatkan inovasi; f. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi.
¾ Enterprise Knolwedge Portal 1. 2. 3. 4.
Enterprise Portal Business Intelligence Collaboration and Communities Content Management 5. Learning 1/4/2010
12
¾ Pemetaan Enterprise Knowledge Portal Web Docume ent Manag.
Learning
5
2
2
5
5
4
5
4
5
2
2
4
2
2
5
5
5
5
3
5
2
Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi
2
5
2
2
5
5
5
5
3
5
2
Document Management Ma
Data Integratiion
Unstructured Content
Structured Co ontent
Content Ma anagement
Collaboration n and Comm
Bussiness s Intelligence
Search
2
Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat
Enterprise e Portal
Meningkatkan efektivitas guru
KM objective/ user requirements Proses kerja yang terorganisir
Memperbaiki waktu siklus pekerjaan
2
4
2
2
5
4
4
5
3
4
2
Menerapkan aktivitas KM
2
5
2
2
5
4
5
5
3
4
2
2
5
2
2
5
5
5
5
3
5
2
Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi
Meningkatkan penggunaan kembali informasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Fokus ke depan
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Mendukung sasaran bisnis organisasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Meningkatkan inovasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
1/4/2010
2
13
2
6
4. Analisis dan Audit Knowledge ¾ Knowledge Yang Dibutuhkan No
Knowledge
1
Teaching Methods
2
Cultures of English
Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis dan manajemen
3
Mastery The Topics
Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis dan manajemen
4
Listening
Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris
5
Oral
Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris
6
g Reading
Kemampuan p untuk membaca dan mengartikulasikan g dengan g baik teks dalam Bahasa Inggris
7
Written
Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam Bahasa Inggris
8
Structures
Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris
9
Time Management
Pengaturan waktu didalam presentasi
10 Debate 1/4/2010
&
Definisi
Learning
Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris
Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat 14 Bahasa Inggris
¾ Pengolahan Data NKi = (K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4) R dengan: p g terhadap p knowledge g i • NKi = Nilai kepentingan • K1 = Jumlah responden dengan jawaban "A" • K2 = Jumlah responden dengan jawaban "B" • K3 = Jumlah responden dengan jawaban "C" • K4 = Jumlah responden dengan jawaban "D" • R = Total responden
NPi = (P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4) R dengan: • NPi = Nilai penguasaan terhadap knowledge i • P1 = Jumlah responden dengan jawaban "A" • P2 = Jumlah responden dengan jawaban "B" • P3 = Jumlah responden dengan jawaban "C" • P4 = Jumlah responden dengan jawaban "D" • R = Total responden 1/4/2010
15
7
¾ Analisis K-Gap No
Knowledge
Tingkat Kepentingan 1
2
3
4
Tingkat Penguasaan
Nki
A
B
C
D
K-Gap Npi
Nki - Npi
1
oral
0
0
3
1
3.25
0
2
2
0
2.5
0.75
2
listening
0
0
2
2
3.5
0
1
3
0
2.75
0.75
3
reading
0
0
2
2
3.5
0
1
2
1
3
0.5
4
structure
0
0
3
1
3.25
0
1
3
0
2.75
0.5
5
written
0
0
3
1
3.25
0
1
2
1
3
0.25
6
TL methods
0
0
3
1
3.25
0
1
3
0
2.75
0.5
7
time management
0
0
4
0
3
0
0
4
0
3
0
8
english culture
0
1
3
0
2.75
0
1
3
0
2.75
0
9 10
mastery topics
0
0
3
1
3.25
0
0
4
0
3
0.25
debate
0
0
4
0
3
0
1
3
0
2.75
0.25
Keterangan Nki = Tingkat kepentingan knowledge i :Npi = Tingkat penguasaan knowledge i
1/4/2010
16
¾ Strategi KM
explicit , 52.25
tacit, 47.25
Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat dilihat pada Tabel 3.4), maka didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).
1/4/2010
17
8
5. Membentuk Tim KM • Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Jadi jumlahnya 3 orang. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.
1/4/2010
18
6. Perancangan Cetak Biru KMS ¾ Pengembangan SDM No
Knowledge
Guru
Pelatihan/workshop
1
2
3
4
Pelatihan di PPPGK
v
v
v
Englih First (EF)
Sumber Eksternal
v
v
1
oral
v
2
listening
v
v
Englih First (EF)
3
reading
v
v
Englih First (EF)
4
structure
v
v
Englih First (EF)
5
written
v
Englih First (EF)
6
TL methods
7
time management
8
debate
9
mastery topics
v
10
english culture
v
v
v
v v
v
metoda mengajar
v v v
LIA Englih First (EF)
debat yang benar
v
LIA
v
British Council, EF
1 = M. Ramlie 2 = Bahrudin 3 = Dosti Purba 1/4/2010 4 = Etik Sumaryani
19
9
¾ Relasi Antar Tabel
1/4/2010
20
¾ Proses Penciptaan Knowledge Socialization
Externalization •Dokumen pertemuan •Dokumen experts •Reflective peer to peer network •Intranet •Discussion Platforms •MS Office •Scanner •File video & audio •Portal
Tacit → Tacit
F to t face f communications i ti •Face •Collaboration features •Training/diklat •Telepon •Portal
S
E
I
C
Tacit → Explic it
Combination
Internalization
Explic it → Tacit
1/4/2010
•Intranet •Internet/media masa •Content management •Learning feature •Surat edaran/SK •Papan pengumuman •Pelatihan •Portal
•Intranet (forum diskusi) •Aplikasi database •Internet •Enterprise portal feature •Business intelligent feature •Content management feature •MS Office •Portal
Explic p it →Ex plicit
21
10
¾ Knowledge Management
System
Knowledge Gap Database
Knowledge Manager/ Document Control Guru.
Content
Manusia
KM System
Proses
Aturan penunjang KMS
Teknologi
Infrastuktur yang diperlukan Prioritas kebutuhan User pada fitur-fitur KM
1/4/2010
22
7. Mengembangkan KMS
1/4/2010
23
11
Fase 3 Penyebaran
8. Menyebarkan KMS • Pada saat awal tahun ajaran baru, guru wajib menguasai terlebih dahulu knowledge. • Menghubungi experts. • Hasil diskusi didokumentasikan. • Guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan solusi. • Guru wajib membuat lesson learned.
9. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur
Reward
• Merumuskan budaya knowledge sharing . • Membangun M b rasa saling li percaya di antara t sumber b d daya manusia SMKN 1. • Sistem penghargaan (reward). • Rotasi kerja. • Menyediakan sarana atau media. • Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung 1/4/2010penerapan KM ini.
24
Fase 4 Evaluasi
10. Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran No
Parameter
KMS 1
1
2
3
Manual 4
1
2
3
4
Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan •
Menyediakan informasi terdahulu
•
Menyediakan cara akses, menampilkan dan memahami informasi yang lebih baik
V
•
Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasi
V
•
Otomasisasi perhitungan manual
V
V
•
Memudahkan akses on line
V
V
V
V
V V
Sistem dapat menyajikan informasi •
Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi .doc, doc .jpg, jpg .ppt, ppt .xls, xls .dat, dat .mpeg mpeg dan lainnya)
V
•
Tampilan dapat dimengerti
V
•
Adanya komunikasi antar pengguna
V
•
Dapat menampilkan gambar
Jumlah
1/4/2010
2
V V V
V 18
V 4
4
3
4
25
12
Kesimpulan • Knowledge management system di SMKN 1 Kotabaru adalah terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut: manusia, content, teknologi dan proses. teknologi, proses • Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan. • Sesuai dengan prinsip knowledge spiral, diharapkan perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain K Knowledge l d M Managementt System S t SMKN 1 Kotabaru K t b secara keseluruhan.
1/4/2010
irk
26
DAFTAR PUSTAKA [1]. Aiken, Peter., Finkelstein, Clive, (2000), “Building Corporate
Portals With XML”, Mc GrawHill, USA. [2]. Collins, Heidi, (2003), “Enterprise Knowledge Portal”, Amacom, New York. [3]. Iping Supriana, Wachidah, (2005), “Knowledge Management at A Glance”, Prosiding ITB, Bandung, Edisi Khusus. g Georg g Von.,Ichijo, j Kazuo., Nonaka, Ikojuri, j ((2000)) “Enabling g Knowledge g Creation”, [4]. Krogh, Oxford University Press, USA. [5]. Lendy Widayana, (2005), “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”, Bayumedia, Malang. [6]. Martina Navratilova, Akhmad Hidayatno, (2005), “Design of Knowledge Management System to Support The Performance of DKI Jakarta Regional Planning Board”, Jurnal Teknologi UI, Depok, Edisi Juli-September. [7]. Muhammad Resha, (2005), “mambo CMS Membangun Website Profesional dengan mudah”, Dian Rakyat, Jakarta. [8]. Natarajan, Ganesh., and Shekhar, Sandhya, (2001), “Knowledge Management: Enabling Business Growth”, Mc Graw-Hill, USA. [9] Nonaka, [9]. Nonaka Ikojuri, Ikojuri (1991), (1991) “Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The Knowledge-Creating Company”, Harvard Business School Press. [10].Tim Manajemen, (2003), “Rencana Strategis 2004-2009 SMKN 1 Kotabaru”, SMKN 1 Kotabaru, Kalsel. [11]. Tiwana, Amrit, (2000), “The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building A Knowledge Management System”, Prentice Hall, New Jersey. [12].Turban, Efraim., Aronson, Jay E., (2001), “Decision Support Systems And Intelligent Systems”, Prentice Hall, New Jersey. [13].Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C., (2004), “Systems Analysis and 1/4/2010 27 Design Methods”, Mc Graw-Hill, USA
13
