congressen in utrecht

congressen in utrecht

Congressen in Utrecht / 1

inhoud

Voorwoord mr. A. Wolfsen, Burgemeester Utrecht .. . . . . . . . ongresstad Utrecht, u aanbevolen door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C Welkom in Congresstad Utrecht .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utrecht Convention Bureau .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utrecht - stad van kennis en cultuur .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Redenen om te kiezen voor Utrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 6 9 9 10 14

DE ORGANISATIE VAN EeN CONGRES

17

HET SOCIAaL PROGRAMMA VAN EEN CONGRES . . . . . 47 Partnerprogramma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Pre en post conference tour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Een selectie uit Utrechtse attracties .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 de aanbieders

.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

De planning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De bidprocedure.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bidfonds Utrecht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Professional Conference Organiser .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20 22 25

De congreslocatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De hotels .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vervoer naar en tijdens het congres .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Promotie van het congres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Audiovisuele apparatuur.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tolken .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De catering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hostess service .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26 28 32 34 36 38 39 40 41

de FINANCIëN VAN EEN CONGRES

42

..........................

Het voorfinancierings- en garantiefonds voor congressen .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Voorbeeld van een begroting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rondom. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Meetingmoods Jaarbeurs Utrecht .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stadsschouwburg, Vredenburg. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Musea Utrecht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Jacobikerk, Janskerk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Apollo Hotel, Bilderberg Kasteel ‘t Kerckebosch.. . . . . . . . . . . NH Utrecht, NH Centre Utrecht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Carlton President, Park Plaza Utrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sandton Malie Hotel, Hotel Epping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hotel Mitland, Court Hotel Utrecht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ibis Utrecht, Mercure Utrecht .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Holland Hotel Het Wapen van Harmelen, Utrecht Investment Agency.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Postillion Hotel, Grand Hotel Karel V . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

54 55 56 57 58 60 61 62 63 64 65 66 67 68

Overzichtstabel congres- en vergaderfaciliteiten .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Colofon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72


voorwoord

Utrecht - inspirerend!

Het is voor mij geen enkel probleem om aan u als organisator (in spe) van een congres of conferentie, duidelijk te maken waarom u dat toch vooral in Utrecht moet komen doen. Nog helemaal los van heel zakelijke of heel praktische redenen die u zelf heeft om voor Utrecht te kiezen. Redenen die uiteraard geheel uw zaak zijn! Mocht u nog voor een keuze staan, dan vindt u verderop in dit handboek de nodige argumenten die voor Utrecht pleiten. Argumenten die ik in dit woordje vooraf niet zal herhalen, maar waar ik wel heel graag naar verwijs. Ligging, faciliteiten, expertise, prijs-kwaliteitverhouding. Daar kunt u allemaal aan denken. Maar één argument wil ik toch graag wat uitgebreider noemen, met in mijn achterhoofd de herinneringen aan de vele congressen waaraan ik zelf in de loop van de jaren heb deelgenomen.

4 / Congressen in Utrecht

Dat is, dat ik het altijd als een meerwaarde heb ervaren als congressen in inspirerende steden plaatsvonden. Van binnenuit kan ik u verzekeren dat Utrecht nu precies zo’n stad is. Als oude (historie, architectuur) en als jonge stad (bevolking), als stad van kennis en cultuur, als evenementenstad, als stad om je ook even te ontspannen. Ik weet zeker dat er - straks - iets van die inspiratie zal afstralen op uw congres. En voor de gedreven vakmensen van het Utrechts Convention Bureau is het succes van dat congres het hoogste doel. mr. A. Wolfsen burgemeester van Utrecht September 2010


U aanbevolen door Trude Maasde Brouwer

Alie Tigchelhoff

Voorzitter Utrecht Development Board

Het Utrecht Science Park wil de komende jaren uitgroeien tot een science park met internationale aantrekkingskracht. Samen met de Universiteit Utrecht, het UMC Utrecht en de Hogeschool Utrecht willen we bedrijven aantrekken om zich hier te vestigen. (Inter)nationale congressen zijn een middel om de aantrekkingskracht van Utrecht te etaleren. Met het convention bureau maken we optimaal gebruik van de mogelijkheden die Utrecht biedt. Wij ondersteunen dit initiatief dus van harte om samen Utrecht op de kaart te zetten.

Het mooie van kennis is dat je die kunt vermenigvuldigen door hem te delen. Dankzij ICT hebben we ongekende mogelijkheden ontwikkeld om kennis te delen. En des te meer we die gebruiken, des te beter begrijpen we dat kennis primair via mensen verspreid wordt. Virtueel, maar zeker ook fysiek. Ontmoetingen van experts blijven onverminderd belangrijk. Utrecht, van oudsher de stad van Kennis en Cultuur, is bij uitstek geschikt voor die ontmoetingen.

Directeur Utrecht Science Park

yvonne van rooy Voorzitter College van Bestuur Universiteit Utrecht Kennis delen is voor de universiteit een kerntaak. Zowel via het onderwijs als via het onderzoek draagt onze universiteit bij aan de ontwikkeling van nieuwe kennis. Kennisoverdracht is van steeds groter belang; voor de opleiding van onze studenten maar evenzeer voor een sterk bedrijfsleven. Kennis delen is immers waarde toevoegen. Door ontmoetingen mogelijk te maken tussen experts uit binnen- en buitenland, levert de stad Utrecht een belangrijke bijdrage aan het versterken van de kennisinfrastructuur en het vergroten van onze innovatiekracht.


Frank Miedema Vice-voorzitter Raad van Bestuur Decaan UMC Utrecht Kennis overdragen en blijven leren zijn wezenlijke onderdelen van het dagelijkse werk van UMC Utrecht medewerkers. In de huidige wetenschap werken artsen en onderzoekers vanuit vele landen samen via moderne communicatiemiddelen. Toch blijft face to face contact van essentieel belang. Congressen bieden hiertoe een uitgelezen kans. Het maakt ontmoetingen met internationale collega’s mogelijk en faciliteert een intensieve uitwisseling van informatie. Kennis als bron biedt de absolute mogelijkheid om de stad Utrecht te profileren en draagt bij aan de aan trekkingskracht van toptalent, wereldwijd! Het doet me een genoegen dat Utrecht investeert in een noodzakelijke infra structuur om uitwisseling van kennis te laten floreren en Utrecht als kennisknoop punt op de wereldkaart te zetten! Art is I, Science is we. Claude Bernard (1865)


WELKOM IN CONGRESSTAD UTRECHT Beste initiatiefnemer, organisator of meeting planner,

Voor u ligt het handboek Congressen in Utrecht van het Utrecht Convention Bureau (UCB). Het boek bevat praktische informatie voor het organiseren van uw (volgende) congres, verga dering of evenement in en om Utrecht. U, als initiatiefnemer, bezit de vakkennis maar beschikt niet altijd over de juiste know how om het congres daadwerkelijk te organiseren. Daarom treft u naast relevante informatie over de stad Utrecht tevens een overzicht aan van de vele aspecten die aan de orde komen bij de organisatie van een congres; van strategie en planning tot aan de financiën. Utrecht is de aangewezen stad voor internationale ontmoetingen. De centrale ligging in Nederland, op een knooppunt van wegen, spoorwegen en waterwegen in een unieke historische setting, maakt het tot een natuurlijke plaats van samenkomst. Utrecht staat bekend om haar historische en kleinschalige karakter, waar het persoonlijk contact niet verloren gaat. Het levendige hart van de vierde stad van Nederland biedt een indrukwekkende maar ook gezellige mengeling van tijdloze historie en een eigentijds gezicht.


De grachten en werfkelders, oude kerken en natuurlijk de Dom bepalen het decor van de stad. Utrecht biedt werkelijk alles dat nodig is voor een geslaagd congres dat uw deelnemers nog lang zal bijblijven. Naast vele uitstekende zakelijke locaties en faciliteiten zijn er talloze aantrekkelijke mogelijkheden voor recreatie en ontspanning. Utrecht Convention Bureau

Het Utrecht Convention Bureau is uw neutrale partner bij uw (volgende) congres in Utrecht. Het UCB geeft u kosteloos, onafhankelijk en deskundig advies over de mogelijkheden in Utrecht. Bent u op zoek naar een speciale locatie voor uw bijeenkomst? Heeft u inspiratie nodig voor de opzet van een sociaal programma? Of bent u op zoek naar aansprekend promotiemateriaal voor uw congres? Op al deze vragen geeft het Utrecht Convention Bureau in overleg met u een passend antwoord. Bovendien kunt u advies en ondersteuning vragen bij het naar Utrecht halen van uw internationale congres. Zo beschikt het UCB onder andere over een bidfonds en is zij op de hoogte van relevante andere fondsen. Het team van het Utrecht Convention Bureau staat voor u klaar om samen met u een succes van uw bijeenkomst te maken!


UTRECHT – STAD VAN KENNIS EN CULTUUR Voor de uitwisseling van kennis, de core business van elk zakelijk of wetenschappelijk congres, is de uitstraling en historische context van de locatie van groot belang. Utrecht biedt een dynamische mengeling van kennis en cultuur, historie en innovatie. De positieve energie die daarvan uit gaat zullen u en uw deelnemers merken tijdens uw congres. Dat Utrecht een stad van kennis is, ziet men om zich heen in de stad en in de regio. Utrecht en omstreken herbergen belangrijke kennisinstituten zoals het RIVM, TNO, KNMI en SenterNovem. Utrecht heeft de hoogste dichtheid van kennisdiensten in ons land. De universiteit en het academisch ziekenhuis behoren tot de besten van de wereld en het opleidingsniveau van de inwoners van Utrecht is navenant. Als kenniscentrum geniet Utrecht dan ook een groeiende internationale reputatie. De Universi teit Utrecht, het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) en Hogeschool Utrecht spelen daarbij een grote rol. De universiteit werd opgericht in 1636 en is uitgegroeid tot een moderne, toonaangevende instelling. De Shanghai-ranglijst plaatst de Universiteit Utrecht op nummer één in Nederland, op nummer elf in Europa en in de wereld op nummer 50. Het is een researchuniversiteit, met zeven faculteiten die gezamenlijk het hele wetenschappelijke


spectrum van onderzoek en onderwijs bestrijken. Deze veelzijdigheid vormt een inspirerende basis voor multidisciplinair onderzoek binnen én buiten de universiteit. UMC Utrecht is één van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland. Met bijna 10.000 mensen wordt voortdurend gebouwd aan goede zorg met als bouwstenen kennis en mensen. Zonder nieuwe kennis over ziekte en gezondheid en zonder mensen die deze kennis kunnen genereren, toepassen en overdragen, zullen patiënten geen betere zorg krijgen. Het UMC Utrecht is een internationaal toonaangevend medisch centrum waarin kennis over gezondheid, ziekte en zorg, voor patiënt en samenleving, wordt gemaakt, getoetst, gedeeld en toegepast. Hogeschool Utrecht is een kennisorganisatie die door hoogwaardig onderwijs en onderzoek werkt aan innovatie en professionalisering van de beroepspraktijk. De 3.300 medewerkers verzorgen hoger onderwijs voor 39.000 studenten. Onze studenten en medewerkers zijn net zo divers en kleurrijk als de opleidingen en cursussen die worden aangeboden. Docenten en excellente studenten verrichten toegepast onderzoek dat zich onder andere richt op belangrijke sociale, technische, culturele en economische ontwikkelingen. Hogeschool Utrecht heeft vestigingen in Utrecht en Amersfoort.

In Utrecht woont de hoogst opgeleide bevolking van Nederland. De stad is een bakermat van innovatie en creativiteit. De aanwezigheid van een uitgebreide kenniseconomie en het opleidingsniveau van de bevolking staat borg voor vernieuwing en dynamiek. Utrecht blinkt met een groot aantal culturele instellingen uit als een levendige cultuurstad. De stad heeft een rijk cultuuraanbod en er is altijd wel een festival of evenement, zoals de Culturele Zondagen. Van musicals in het Beatrix Theater tot een klassiek concert in de gewijde rust van de binnenstadskerken, Utrecht biedt de perfecte ambiance waarin cultuur tot leven komt. Liefhebbers kunnen hun hart ophalen in de vele musea, de Stadsschouwburg en muziekcentrum Vredenburg. Bezoek één van de vele musea die Utrecht herbergt, met exposities variërend van de wereldberoemde Nijntje (Miffy) tot oude speeldozen. Utrecht heeft de grootste middeleeuwse binnenstad van Nederland en is de 2e monumentenstad van het land. De schatkamer van dit rijke verleden is terug te vinden in het


Museumkwartier. Al sinds 1382 huisvest Utrecht de hoogste toren van Nederland, de 112 meter hoge Domtoren. Indrukwekkend is ook een ander Utrechts icoon: het Rietveld Schröderhuis, sinds 2000 geplaatst op de UNESCO Werelderfgoedlijst. Ook een rondvaart door de nostalgische grachtengordels met eeuwenoude werfkelders vol gezellige werfterrassen en restaurantjes zal u en uw gasten aangenaam verrassen. Na een drukke congresdag is een stadswandeling door smalle steegjes en langs verborgen hofjes zeer inspirerend. Utrecht bruist van de creativiteit en gezelligheid. Ook de omgeving van de stad leent zich voor geïnspireerde ontspanning: Utrecht ligt in de ‘tuin van de Randstad’ en is omringd door unieke landschappen, zoals het Nationaal Park De Utrechtse Heuvelrug, het Rivierengebied en het waterrijke Veenweidegebied. De dynamische combinatie van kennis en cultuur bovenop al het andere dat Utrecht biedt, maakt het tot de ideale bestemming voor uw volgende meeting, congres of evenement.


10 REDENEN 03 om TE KIEZEN VOOR uTRECHT 01

08

Congresexpertise is volop aanwezig Voor de organisatie en uitwerking van uw congres kunt u vertrouwen op ervaren en gedreven vakmensen. Door sterk samenspel en een goede planning kunt u als host uit blinken met een leerzame en memorabele bijeenkomst en haalt u het maximale uit uw congres in Utrecht.

Grote selectie moderne congresfaciliteiten Utrecht beschikt over een scala aan venues die alle voldoen aan de eisen van zelfs de meest kritische congresbezoeker. U vindt er enthousiaste professionals, voor wie het succes van uw bijeenkomst het hoogste doel is. Voor grote of kleine groepen, in moderne of klassieke locaties, in Utrecht komen uw gasten echt tot elkaar.

02

Gevarieerd aanbod hotelaccommodaties U kunt kiezen uit vele comfortabele hotels van groot tot klein, vijfsterren tot economy, modern tot historisch. Uw deelnemers voelen zich thuis weg van huis en beginnen elke congresdag uitgerust en verfrist.


04

Utrecht is de stad van kennis en cultuur. Deze dynamische mix, hierboven belicht, geeft uw congres in Utrecht de uitstraling die uw deelnemers inspireert en kennis uitwisseling verrijkt en verdiept.

05

Goede internationale bereikbaarheid is een pluspunt waar buitenlandse deel nemers aan uw congres of bijeenkomst van kunnen profiteren. Vanaf Amsterdam Schiphol Airport staan zij binnen 30 treinof autominuten in hartje Utrecht. Vanuit omringende landen is Utrecht uitstekend bereikbaar per trein. Verbindingen met Parijs en Brussel zijn snel en frequent. Treinen vanuit Duitsland en achterliggende landen stoppen geregeld in Utrecht.

Congressubsidies Utrecht investeert mee in het succes van uw congres met speciale financiële ondersteuning en weet de weg naar subsidies van bijvoorbeeld de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen.

06

09

Ligging en logistiek netwerk Utrecht is de nationale hub van verkeer en vervoer dankzij haar centrale ligging in het hart van Nederland, dicht bij Amsterdam, Den Haag en Rotterdam en omgeven door veel prachtig Hollands landschap. In de stad zelf is uitstekend openbaar vervoer beschikbaar.

Het gunstige prijs-kwaliteitverhouding maakt de keuze voor Utrecht in vergelijking met andere Europese steden aantrekkelijk en verantwoord.

07

Last but not least, het kosteloos advies van het Utrecht Convention Bureau stelt u in staat om de beste afwegingen te maken en de kansen op congressucces te maximaliseren. Zij kennen de weg in stad en regio en hebben de contacten om voor u de perfecte match te maken. Gedurende het gehele traject van planning, uitvoering en afwerking is het onpartijdige advies en de professionele assistentie van het UCB van onschatbare waarde.

Verrassende mogelijkheden en ideeën voor pre en post conference excursies, bezoeken aan locaties die normaal niet toegankelijk zijn voor publiek en andere sociale programma mogelijkheden. Dit zijn de momenten waarop deelnemers de onderlinge banden aanhalen en waardoor ze later, op afstand, duidelijker en dieper met elkaar communiceren, zowel zakelijk als persoonlijk.

10


De organisatie van een congres



Het organiseren van een congres wordt wel eens vergeleken met het starten van een eigen bedrijf. In zowel financieel, administratief als organisatorisch opzicht komt er nogal wat bij kijken. De initiatiefnemers hebben behoefte aan kennisuitwisseling binnen hun vakgebied of aandacht voor een bepaald product. Men weet natuurlijk veel over het eigen vakgebied of product, maar vaak een stuk minder over congresorganisatie en de strakke planning die daarvoor onontbeerlijk is. Om welke evenementvorm gaat het? Wilt u het evenement zelf organiseren of de organisatie uitbesteden aan een specialist? Wat is een gepaste locatie voor het evenement? Hoe wordt het evenement ‘binnengehaald’? Hoe maakt u een realistische begroting? Allemaal zaken die eerst goed op een rijtje moeten worden gezet. De volgorde waarop ze hieronder genoemd worden is overigens niet strikt chronologisch. In de praktijk zullen meerdere punten tegelijkertijd uw aandacht vragen.


De Strategie

De eerste vragen

De basis voor de strategie van een congres wordt gelegd met het uitwerken van de volgende vragen: • Wat zijn de uitgangspunten van het congres, wat zijn de beoogde doelstellingen? • Wat is de doelgroep van het congres? • Wat is de beste periode om het congres te houden (welk jaar, welke week in het jaar en welke dagen van de week?) Hiermee verschaft u tevens duidelijkheid over de lead time die u heeft om een en ander te organiseren en waarop u uw planning kunt afstemmen.

Bij het uitwerken van het idee stuit u op een aantal vragen: • Wat is de werkelijke kans dat het congres naar Utrecht komt? Indien er sprake is van een zogenaamde bidprocedure voor het binnenhalen van een congres, dan moet u zich goed voorbereiden op een formele procedure. • Wilt u het congres zelf gaan organiseren of wilt u de organisatie (gedeeltelijk) uitbesteden aan een Professional Conference Organiser (PCO)? • Wie heeft de coördinatie en verantwoording voor welke zaken? Zorg dat vanaf het eerste begin alle communicatielijnen tussen de betrokken partijen duidelijk zijn. Utrecht Convention Bureau is onder meer opgericht om initiatiefnemers van congressen professioneel te ondersteunen bij het beantwoorden van deze en andere vragen.


de planning

De voorbereidingstijd die u tot uw beschikking heeft is uiteraard een bepalende factor voor de gehele tijdsplanning. Elk congres is uniek en zo ook elke planning. De volgende onderwerpen komen in vrijwel elke planning voor.

Congresdeelnemers

Hotelaccommodatie

Registratie procedure

• • • •

• p lanning en selectie hotelaccommodatie • contract en optieregelingen met hotels • reserveringen verwerken en bevestigen

• o penen registratie bankrekening • bepalen soorten en hoogte registratie fee • start registratieprocedure en bevestigen (nb: internet) • deelnemerslijsten en badges

Organisatiestructuur en management van het congres

Financiën

aantal deelnemers inschatten adressen en mailingbestand keuze van congrestalen eerste en tweede aankondiging en registratie

Logo en huisstijl bepalen

• begroting: - conceptbegroting - bijgestelde begrotingen - financieel slotoverzicht • fondsenwerving • voorfinancieringsregelingen • verzekeringen

Herkenbaar en in overeenstemming met doelstellingen en doelgroep van het congres.

Congresaccommodatie

• • • •

vastleggen verantwoordelijkheden vastleggen communicatiestructuur vaststellen tijdschema samenstellen (voorlopig) draaiboek

Inhoudelijk programma produceren

• • • •

globale programma planning openings- en sluitingsceremonie voorzitters en sprekers benaderen en instrueren alternatieve data bepalen (conflicterende data vermijden; afstemmen op doelgroep)


• • • • • • •

zalenplanning en -selectie contract en annuleringsregelingen bewegwijzering beveiliging catering audiovisuele middelen tolken en vertaalfaciliteiten

Sociaal en partner programma, pre en post conference tours

• • • • •

i nventarisatie van de wensen en mogelijkheden vaststelling programma en kosten catering entertainment contracten met o.a. garantieaantallen

Drukwerk

• i nventariseren soorten drukwerk • afspraken met de drukker • mailingen drukwerk verzorgen

Afwerking

• fi nanciële afronding • bedankbrieven • evaluaties Utrecht Convention Bureau adviseert congres organisatoren en initiatiefnemers bij het uitwerken van de diverse aspecten van de planning voor een congres.

Promotie van het congres

• o pstellen promotieplan • persberichten • mailinglijsten, vaktijdschriften en overige media • internet


DE BIDPROCEDURE

Bij veel congressen dient een initiatiefnemer van het congres eerst het overkoepelende bestuur van de betrokken (internationale) vereniging formeel uit te nodigen om het congres te kunnen organiseren. Indien er zich voor hetzelfde congres meerdere initiatiefnemers aanbieden, dan zal er een zogenaamde bidprocedure van start gaan. Het bestuur van de vereniging, of wellicht een speciaal geformeerde selectiecommissie, zal uiteindelijk besluiten in welk land en in welke stad het congres zal plaatsvinden. Een bidprocedure kan bestaan uit: • het samenstellen van een speciaal comité dat de informatie voor het bidboek verzamelt en de procedure begeleidt totdat het congres is binnengehaald. Zo’n comité bestaat doorgaans uit vertegenwoordigers van: - de Nederlandse afdeling van de vereniging - een congres organisatiebureau (PCO) - de congresaccommodatie - Utrecht Convention Bureau • Het samenstellen van het bidboek. • Het lobbyen binnen de vereniging; bepaalde


invloedrijke leden en belangrijke wetenschappers kunnen door hun medewerking aan het congres toe te zeggen al veel goodwill genereren. • Het presenteren van het bidboek, wat over het algemeen gepaard gaat met een presentatie aan het bestuur van de vereniging of het selectiecomité. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van diverse audiovisuele presentatiemogelijkheden om één en ander zo goed mogelijk te kunnen presenteren. • Het organiseren van een site inspectie, waarbij alle betrokken partijen, zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, congresaccommodaties, busmaatschappijen e.d. hun diensten en faciliteiten aan de beslissers tonen en hen laten ervaren wat de stad de congresdeelnemer te bieden heeft. Site inspecties hebben een grote invloed op het beslissingsproces en dienen dan ook professioneel te worden voorbereid en begeleid. Het bidboek

Het bidboek maakt op aantrekkelijke en gedegen wijze duidelijk waar uw uitnodiging voor staat. Naast de officiële uitnodiging bevat het onder

andere aanbevelingsbrieven van betrokken instanties en overheden. Daarnaast wordt uiteraard ook ingegaan op het programma (inclusief het informele gedeelte), de financiën en de logistieke aspecten. De presentatie van het bidboek en de promotie van Nederland vinden plaats tijdens een eerdere editie van het congres, waarop u uw pijlen richt. Op dat moment presenteren ook initiatiefnemers uit andere landen zich en is er sprake van een echte competitie. Een belangrijk moment dus; hét moment om u te onderscheiden van de concurrentie en beslissers te overtuigen. Het bidboek bevat over het algemeen de volgende informatie: • De officiële uitnodiging, waarin u zich als organiserend comité kandidaat stelt en verklaart bereid te zijn de organisatorische en financiële verantwoording op u te nemen. • Een verhaal met de stand van zaken binnen het betreffende vakgebied in Nederland. • Ondersteuningsbrieven van bijvoorbeeld de universiteit, betrokken industrieën, ministers of burgemeesters, Utrecht Convention Bureau en het Ministerie van Buitenlandse Zaken (die

bijvoorbeeld een visum toezegt aan congresdeelnemers). • Het programma idee, met de opzet en het thema van het congres en bijvoorbeeld geplande technische excursies. • De financiën - conceptbegroting - deelnameprijs - hotel- en logistieke kosten - sponsormogelijkheden voor jonge wetenschappers en deelnemers uit de landen van de derde wereld • Een beschrijving van - Nederland en Utrecht - de congreslocatie - vervoersmogelijkheden van en naar Utrecht - toeristische bezienswaardigheden - pre en post conference tours Utrecht Convention Bureau kan een sleutelrol spelen in het opstellen van het bidboek en het begeleiden van een zo effectief mogelijke bid procedure. Tevens wordt de expertise van andere belanghebbenden, zoals de congreslocatie, de PCO en de hotels, hierbij betrokken.


BIDFONDS utrecht

Het ‘Bidfonds Utrecht‘ maakt het extra aantrekkelijk om zakelijke evenementen in Utrecht te laten plaatsvinden. Dit fonds verstrekt – na weging – renteloze leningen die terugbetaald moeten worden zodra het evenement inderdaad in Utrecht plaats gaat vinden. Zo kunnen via deze regeling onder meer bidboeken samen gesteld worden, men kan naar de plaats van de presentatie en uiteindelijke werving vliegen, enkele beslissende commissieleden (maximaal twee) uitnodigen voor een bezoek aan Utrecht enzovoorts. Wordt het evenement niet aan Utrecht toegewezen, dan worden de kosten niet verrekend met het congresbudget en is het financiële voorschot vervallen in een subsidie. De weging is gestoeld op de kracht van het evenement en bij uitvoering het rendement op de investering. De aanvraag moet worden vergezeld van een (voorlopig) programma, aangevuld met een actieplan. Ook een begroting, voorzien van een toelichting voor zowel de inkomsten-


als uitgavenzijde moet worden overlegd. Aandacht moet gegeven worden aan de controle op de financiële voortgang. Het UCB weet ook de weg naar andere subsidiefondsen zoals bijvoorbeeld van de Koninklijke Akademie van Wetenschappen.


PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANISER Eén van de eerste keuzes die u, als initiatiefnemer van een congres moet maken, is of u de organisatie van het congres zelf in handen houdt, of dat u het overlaat aan een Professional Conference Organiser (PCO). Uit de praktijk blijkt dat veel initiatiefnemers vorm en organisatie door een PCO laten verzorgen, zodat zij zelf alle aandacht op de inhoudelijke kant kunnen richten. Een PCO kan de gehele organisatie van het congres verzorgen of zich beperken tot bepaalde deeltaken. De werkzaamheden van een PCO

De werkzaamheden van een PCO kunnen globaal worden onderverdeeld in de volgende categorieën: • Advisering en begeleiding van de opdrachtgever m.b.t. bijvoorbeeld fondsenwerving, de opzet van het congres e.d. • De organisatie van het congres: draaiboek, tijdschema, publiciteitsplan e.d. • Het secretariaat: deelnemersregistratie, drukwerk, mailinglijsten, hotelreserveringen e.d. • De financiële administratie: het opstellen van de begroting en het bewaken van het budget. • De begeleiding tijdens het congres, coördinatie van het programma en bemanning van infoen registratiebalies.


De voordelen van een PCO

Een PCO biedt haar diensten aan tegen een honorarium. De kosten verdienen zichzelf snel terug. Uw voordelen bij het gebruik van een PCO zijn: • Door hun ervaring en expertise werken PCO’s efficiënt en nauwkeurig. • PCO’s verkeren in een goede onderhandelingspositie waardoor ze lagere prijzen kunnen bedingen bij diverse toeleveranciers. • De PCO neemt alle praktische zorgen en rompslomp op zich zodat u zich volledig aan de inhoud van het congres kunt wijden. • De PCO levert een congres op maat aangezien er geen standaard draaiboek bestaat voor een congres. Het is van belang dat u een PCO kiest die affiniteit heeft met de aard en omvang van uw congres en dat de PCO u persoonlijk goed ligt. Uw samenwerking zal voor een belangrijk deel gebaseerd zijn op persoonlijk vertrouwen, wat de intensieve samenwerking zeker ten goede zal komen.

DE CONGRESLOCATIE

Eén van de eerste vragen die zich aandient bij de organisatie van een congres is de keuze van de locatie waar het congres gehouden kan worden. Al voordat er sprake is van een mogelijke bidprocedure en het nog niet definitief besloten is dat het congres in Utrecht zal plaatsvinden, is het van belang een voorlopige selectie te maken van mogelijke congreslocaties en optionele reserveringen te plaatsen. Veelal kunnen de medewerkers van de congres locaties u vervolgens van dienst zijn bij het definitief binnenhalen van het congres. Hun expertise kan u helpen bij het samenstellen van het bidboek. Bij een eventuele site inspectie kan ook de congreslocatie een grote rol spelen.

De soorten congreslocaties

Voor congressen kan er gebruik gemaakt worden van drie soorten locaties, of een combinatie hiervan: De Congrescentra Utrecht beschikt over diverse congrescentra, die een gevarieerd aanbod aan moderne zalen en technische faciliteiten kunnen bieden, voor kleinere en grotere congressen. De Hotels Ook de hotels in Utrecht beschikken veelal over vergaderzalen. Afhankelijk van de grootte van uw congres kunt u geheel of gedeeltelijk gebruik maken van de diverse faciliteiten die de hotels te bieden hebben. De speciale locaties Zoals kerken, musea, theaters, historische gebouwen en boten; deze locaties kunnen een welkome afwisseling vormen op de gebruikelijke locaties voor congressen en worden veelal ook gebruikt voor bijvoorbeeld de diners, recepties en andere bijzondere evenementen tijdens een congres.


Utrecht Convention Bureau informeert u graag over de vele mogelijke congres- en vergaderlocaties in en rond Utrecht. Enkele bekende locaties in Utrecht zijn: • • • • • • • • • • • • • •

Meetingmoods Jaarbeurs Utrecht Media Plaza Meeting Plaza Utrecht Seats2meet.com Utrecht Regardz La Vie Utrecht Carlton President Grand Hotel Karel V Louis Hartlooper Complex Stadsschouwburg Utrecht Janskerk Jacobikerk Beatrixtheater Academiegebouw Spoorwegmuseum

Het is echter ook belangrijk dat de accommodatie voor wat betreft sfeer en uitstraling aansluit bij wat de doelgroep verwacht (of gewend is) en zich financieel kan veroorloven. Utrecht Convention Bureau kan u op weg helpen de voor u zo belangrijke selectiecriteria te bepalen. Op de volgende pagina vindt u een checklist met een meer gedetailleerde opsomming van zaken waar u op zou kunnen letten bij de keuze van een congresaccommodatie.

De Selectiecriteria

Bij de selectie van een congreslocatie kunnen vele selectiecriteria een rol spelen. Allereerst zijn het aantal te verwachten deelnemers en het aantal benodigde zalen natuurlijk van groot belang.


Checklist bij de keuze van de congresaccommodatie

Checklist bij de keuze van de hotelaccommodatie

het te verwachten aantal deelnemers ligging en bereikbaarheid van de congreslocatie parkeervoorzieningen budgettaire mogelijkheden sfeer en uitstraling van de congreslocatie de benodigde zalen hoeveel zalen voor plenaire sessies hoeveel zalen voor parallel sessies de afmetingen van de zalen (breedste, lengte én hoogte) de opstelling van de zalen (schoolopstelling, theateropstelling, cabaretopstelling, carréopstelling, U-opstelling)  kwaliteit stoelen en ander meubilair in zalen  ruimte voor tolken (cabines)  registratiebalies  ruimte voor tentoonstellingen/postersessies  ruimte voor het secretariaat en het organiserend comité  opslagruimte congresmaterialen  aantal en kwaliteit publieke ruimtes zoals toiletten, garderobe, in- en uitgangen en liften  de kwaliteit van de catering en de mogelijke locaties voor pauze lunches/diners  beveiliging van de congreslocatie en de zalen  technische mogelijkheden voor verlichting, geluid en audiovisuele presentaties  technische assistentie voor en tijdens het congres

hoeveel kamers zijn beschikbaar in de gewenste periode  (hoeveel 1 persoons, 2 en/of 3 persoonskamers etc.)  wat is de prijs, in- of exclusief continental of American breakfast  hoeveel suites voor eventuele VIP’s  hoeveel hospitality suites  annuleringsvoorwaarden: - wat zijn de annuleringsvoorwaarden bij blokreserveringen - tot hoeveel voor aankomst kan er gratis geannuleerd worden - kosten bij no-show gereduceerd tarief bij blokreserveringen of laagseizoen  boekingen  beveiliging aanwezig  nooduitgangen aanwezig  bereikbaarheid van het hotel  check-in en check-out tijden  wanneer verloopt de optie  cateringmogelijkheden  aanwezige restaurants en ontspanningsmogelijkheden  garage aanwezig, zo ja, is deze gratis voor hotelgasten  is er een kapper, arts, schoonheidssalon in het hotel  zijn er safe deposit boxen is de meegebrachte apparatuur en/of het tentoongesteld  materiaal verzekerd door het hotel  afstand en vervoersmogelijkheden tussen hotel en congreslocatie

         



DE HOTELS

Utrecht biedt de congresdeelnemer een ruime en gevarieerde keuze aan hotels, in diverse prijscategorieën en in allerlei soorten en maten.Veelal zullen congressen te veel deelnemers hebben om in één en hetzelfde hotel te kunnen overnachten en zullen de diverse deelnemers ook verschillende budgettaire mogelijkheden hebben. Vaak zullen er dus kamers in meerdere hotels gereserveerd moeten worden.

De selectie van hotels

De congresorganisatie zal in eerste instantie een aantal hotels selecteren en bij die hotels kamers in optie reserveren tegen een per hotel onderhandelde prijs. Bij de selectie van hotels kunt u in eerste instantie letten op de volgende zaken: • ligging hotels t.o.v. congreslocatie en bijvoorbeeld restaurants • vervoersmogelijkheden van en naar de hotels • totaal aantal benodigde kamers • prijsklasse van de diverse hotels t.o.v. ingeschatte budget van de deelnemers De kamerprijzen

Kamerprijzen worden per hotel afzonderlijk onderhandeld en zijn veelal afhankelijk van het totaal aantal kamers, het seizoen en de dagen van de week waarop de kamers worden gereserveerd. Veel zakenhotels zullen in het weekend en de vakantiemaanden lagere prijzen bieden dan doordeweeks in bijvoorbeeld mei of oktober. Het is van groot belang duidelijke afspraken te maken over wie de boekingen garandeert, tot welke datum er kosteloos kan worden geannuleerd en of


er nog aanbetalingen moeten worden gedaan. De gereserveerde kamers kunnen tot een bepaalde datum voor het begin van het congres vaak nog kosteloos worden terug gegeven aan de hotels. Het verschilt per hotel welke periode het hier betreft.

Op de vorige pagina vindt u een checklist met een meer gedetailleerde opsomming van zaken die van belang zouden kunnen zijn bij de keuze van hotels.

Het inschrijfformulier

Over het algemeen kunnen congresgangers bij de inschrijving voor een congres ook de hotel kamer naar keuze reserveren; tegen een speciale prijs. Een reserveringsformulier is dan bijgesloten bij het inschrijfformulier. De congresganger zal veelal zijn reservering moeten garanderen met het betalen van de eerste overnachting of het doorgeven van een geldig creditcard nummer. Voor het verwerken en bevestigen van de hotel reserveringen kan een PCO of een hotelreserveringservice, ingeschakeld worden. Zij kunnen veel administratieve handelingen uit handen nemen en ook tijdens de aankomst- en vertrek dagen van de congresgangers alle last minute veranderingen verwerken.


VERVOER NAAR EN TIJDENS HET CONGRES

Vervoer speelt een grote rol bij de organisatie van een congres. Mensen uit verschillende landen komen naar Utrecht om over een bepaald onderwerp van gedachten te wisselen. Een goede bereikbaarheid van de stad, de congreslocaties en hotels in de stad is dan ook van groot belang. Vervoer naar het congres

Utrecht is per vliegtuig, trein, auto en boot gemakkelijk en goed te bereiken vanuit vele delen van de wereld. Per vliegtuig is Utrecht uitstekend te bereiken via Schiphol Airport. Schiphol heeft een directe verbinding met Utrecht per trein (30 minuten) en is één van de belangrijkste luchthavens voor Intercontinentale en Europese vliegverbindingen in West-Europa geworden. Voor het vervoer per trein is Utrecht een centraal punt in het spoornet van Europese spoorwegen. Als moderne stad heeft Utrecht zich bovendien goed kunnen instellen op de grote verkeersstroom van auto’s. Voldoende parkeergelegenheid bij


congreslocaties, hotels en P&R locaties en goede aan- en afvoerwegen maken dat vervoer naar Utrecht per auto een goede optie is. Vervoer tijdens het congres

Tijdens het congres zijn er diverse mogelijkheden om de congresgangers te vervoeren. Utrecht beschikt over een uitstekend openbaar vervoersnetwerk. Per bus en sneltram kunnen de congresgangers zich gemakkelijk en snel verplaatsen. Ook kunt u shuttlebussen inzetten tussen bijvoorbeeld de hotels en de congreslocatie alsmede tussen het vliegveld en de hotels. Dit is natuurlijk een beslissing die bepaalde financiële gevolgen heeft. Eén en ander kan eventueel in de registratiefee worden verwerkt. Diverse bedrijven verhuren bussen, variërend van gewone stadsbussen tot luxe VIP coaches. Voor sprekers, genodigden en andere VIPS kunt u speciaal vervoer op maat regelen, zoals limousines e.d.


PROMOTIE VAN HET CONGRES

Voor de vele drukwerk- en media-uitingen, die nodig zijn om een congres te promoten, is het van groot belang een huisstijl en een logo te ontwikkelen. Deze dienen herkenbaar en in overeenstemming met de doelstellingen en doelgroep van het congres te zijn. Door de huisstijl strak door te voeren en het logo overal duidelijk in naar voren te laten komen wordt het imago van het congres versterkt en wordt iedere media-uiting herkend. Voor het bereiken van de doelgroep en voor de marketing van uw congres kunnen de volgende media worden ingeschakeld: • advertenties in vakbladen • publiciteit n.a.v. persberichten • website van het congres • digitale presentatie • mailings naar diverse bestanden (van bij voorbeeld de internationale vereniging) Website

Een eigen congres website kan steeds weer worden geactualiseerd en kan bepaalde admini stratieve handelingen vereenvoudigen en ver


snellen, zoals de registratie van deelnemers en het boeken van hotelkamers. Voor specifieke informatie over de stad Utrecht en de Utrechtse congreslocaties, hotels e.d. kan er een link wor den gemaakt met de site van Utrecht Convention Bureau (www.utrechtyourway.nl) Beeldmateriaal

Voor het ontwikkelen van drukwerk heeft Utrecht Convention Bureau een uitgebreide collectie beeldmateriaal aangelegd. Deze is beschikbaar voor iedereen die een congres in Utrecht organiseert. Fotomateriaal van locaties, accommodaties en attracties zijn slechts enkele voorbeelden van de uitgebreide selectie die voorhanden is. Mailings

Mailings naar de diverse bestanden die voor handen zijn bestaan veelal uit: Een eerste aankondiging: Een flyer of brochure waarin wordt vermeld wat het thema van het congres is en waar en wanneer het congres zal plaatsvinden.

Een tweede aankondiging: Een vervolgmailing die alle informatie bevat die nodig is voor een potentiële deelnemer om een gegronde beslissing te nemen of hij/zij wel of niet komt. Naast een voorlopig programma met onderwerpen en sprekers zullen ook de kosten van het congres, de beschikbare facili teiten, het sociaal- en partner programma, vervoer naar en in Utrecht en eventuele prak tische informatie over Utrecht nader worden toegelicht. Een registratieformulier en hotel reserveringsformulier zijn dan ook bijgesloten. Het registratiepakket kan van tevoren aan de deelnemer worden toegezonden of worden uitgereikt wanneer de deelnemer zich meldt bij de registratiebalie voor aanvang van het congres. Hierbij zit het definitieve programma en de toelichtingen op de diverse sprekers en besproken onderwerpen.

beveiliging. Diverse congreslocaties en PCO’s hebben hiervoor hun eigen systemen. Het uit delen van de badges tijdens de registratieprocedure is het meest praktisch. Zorg bij het maken van de badges voor een handig formaat met goed leesbare opdruk van de naam en eventueel het bedrijf van de deel nemer. Vaak kan de deelnemer zelf beslissen of de voornaam en/of titulatuur wel dan niet op de badge wordt vermeld; veelal verschillen de gebruiken hierover per land van herkomst van de deelnemer. Badges met clips in plaats van een speld worden tegenwoordig ook veel aangeboden om de kleding van de deelnemer te sparen. De laatste jaren is met name de ‘lanyard’ in opkomst: een badge die met een koord om de hals gedragen wordt.

De badges

De badges die door de congresdeelnemers worden gedragen tijdens het congres dienen niet alleen als herkenning, maar ook als middel voor


AUDIOVISUELE APPARATUUR

Een goede planning met betrekking tot het gebruik van audiovisuele apparatuur tijdens uw congres is van groot belang voor het succes van uw congres. Overmatig of juist onvoldoende gebruik van audiovisuele apparatuur ondermijnt het effectief overdragen van informatie. Een goede planning van welke apparatuur op welk moment in welke zaal nodig is scheelt onnodige onkosten. Een goede voorbereiding, tijdige test en technische begeleiding van de apparatuur voorkomt onaangename verrassingen tijdens de presentaties. Kortom, een goede planning van de audiovisuele apparatuur is een vak op zich. Professionele leveranciers verlenen uitgebreide service in de voorbereiding en tijdens het congres, zodat alle presentaties vlekkeloos verlopen. Zij zijn op de hoogte van de laatste nieuwe technische ontwikkelingen op het gebied van bijvoorbeeld videoconferencing.


Technische voorzieningen, die op het eerste gezicht kostbaar lijken, kunnen juist kostenbesparend blijken te zijn, mits goed en op de juiste manier gebruikt. Schakel de leverancier dan ook ruim van tevoren in, zodat u het maximale uit het gebruik en de mogelijkheden van de audiovisuele apparatuur kunt halen.

tolken

TOLKEN

Het doel van congressen is toch vooral perfecte menselijke communicatie. Bij een internationaal congres zijn het de tolken die taalbarrières in de communicatie kunnen overbruggen. Congresvertolking is een kwestie van alles of niets: middelmatige tolken bestaan niet. Tolken dienen niet alleen over perfecte taalbeheersing te beschikking, maar ook over een volledig begrip van het besprokene. De Association Internationale des Interprètes de Conférence (AIIC) is een internationale beroepsorganisatie voor professionele tolken. Er is een aantal vormen van een congresver tolking te onderscheiden:

Consecutief tussen de gedelegeerden, zonder cabine, soms met microfoon; geschikt voor kleinere technische bijeenkomsten. Fluisteren

geschikt voor maximaal 3 deelnemers.

Voor alle vormen geldt een werkduur van maximaal 6 uur per dag (exclusief pauzes en lunch). Bij overschrijding wordt niet het honorarium verhoogd, maar worden meer tolken ingezet. Ze ontvangen een honorarium per dag, ongeacht de tijdsduur van het congres. De honoraria zijn internationaal overeengekomen met de grote supranationale organisaties. Contracten worden rechtstreeks gesloten met de opdrachtgever.

Simultaan via microfoon, vanuit een cabine, meestal twee tolken per taal en een teamleider die contact houdt met de organisator.


DE CATERING en hostess service

De catering tijdens een congres kan verzorgd worden door de eigen catering van de congres accommodatie of de congresaccommodatie laat u kiezen uit diverse cateraars die bekend zijn met het gebouw en de mogelijkheden voor catering daar. Bij een internationaal congres is het van belang dat niet alleen de kwaliteit van de catering goed is, maar dat ook de keuze van gerechten is afgestemd op de verschillende eetgewoonten van de congresdeelnemers. U zult rekening moeten houden met bijvoorbeeld moslims die geen varkensvlees eten en deelnemers met diëten. Typisch Hollandse gerechten, zoals haring, kunt u beter vermijden. De timing van de koffie- en theepauzes en lunches is van groot belang. Een goede samenwerking en afstemming met de cateraar is daarom onontbeerlijk. De cateraar kan ook het beste worden betrokken in de planningsbesprekingen voor het congres. Een voortdurende communicatie tijdens het programma, i.v.m. het uitlopen van bepaalde presentaties e.d., voorkomt niet alleen irritatie


bij de congresdeelnemer die honger of dorst heeft, maar zorgt er ook voor dat de kwaliteit van eten en drinken zo optimaal mogelijk is. Een goede menuplanning en logistiek voor wat betreft bijvoorbeeld de tafelindeling en buffetopstelling, kan zeer belangrijk zijn voor het sociale aspect van uw congres. Laat u daarom uitgebreid adviseren door een professionele cateraar; zij hebben de ervaring!

HOSTESS SERVICE

Vooral bij grootschalige internationale congressen is het aan te bevelen hostesses in te huren. Zij kunnen uw congres soepel laten verlopen en zijn flexibel inzetbaar. Congresdeelnemers worden sneller verwezen naar daar waar ze heen willen en vooral internationale gasten kunnen in meerdere talen te woord worden gestaan en worden geholpen. Hostesses kunnen worden ingehuurd bij gespecialiseerde bureaus voor de ontvangst, registratie en begeleiding van uw congresdeelnemers. Zorg voor het begin van het congres voor een goede instructie van de hostesses, zodat ze precies weten van wie wordt verwacht welke taak er wordt gedaan.


DE FINANCIËN VAN EEN CONGRES

Een zorgvuldig opgesteld en bewaakt budget is voorwaarde voor een goed lopend congres. Om de persoonlijke aansprakelijkheid te beperken wordt het congres veelal ondergebracht in een rechtspersoon: een juridische stichting die zelfstandig drager is van rechten en plichten, waarbij slechts onder specifieke voorwaarden aanspraak op het privé-vermogen van de bestuurder(s) mogelijk is. De begroting wordt tijdens de voorbereidingen regelmatig bijgesteld op grond van de nieuwste gegevens. Een begroting is een afspiegeling van een aantal aandachtspunten waarop men zich vooraf moet bezinnen: de filosofie achter het congres, het tijdstip en de tijdsduur van het congres, een realistische schatting van het aantal deelnemers, de vaststelling van het break-evenpoint, de ondersteuning vanuit het vakgebied (tentoonstelling) en het bepalen van een accep tabel inschrijfbedrag. Verder is er een prognose nodig van de kaspositie in het voortraject: de ‘liquiditeitsprognose’. Elementen die hierin meespelen zijn: voorfinanciering, garantiestellingen, sponsoring en contractdata. Op pagina 45 vindt u een voorbeeld van een begroting voor een wetenschappelijk congres, waarbij per begrotingspost is aangegeven wat


het gemiddeld percentage van de betreffende post is op het totale budget. Een aantal posten is variabel: zij varieert naarmate het aantal deelnemers verandert. Bepaling registratie-inschrijving

De hoogte van het inschrijfbedrag is eenvoudig te calculeren. De benodigde elementen zijn: • de begrote kosten (vaste, variabele en onvoorziene kosten) • de schatting van de overige inkomsten • het minimaal verwachte aantal deelnemers en eventuele partners. Er kunnen verschillende inschrijvingskosten voor verschillende categorieën deelnemers worden vastgesteld, bijvoorbeeld het geven van een korting op de entreebewijzen voor studenten of deelnemers uit ontwikkelingslanden. Ook is het gebruikelijk een hoger bedrag dan het vastgestelde entreebedrag te vragen ná een vastgestelde datum. Dit verbetert de cashflow en het vergemakkelijkt de planning. Het is standaard ongeveer acht weken voor het congres het entreebedrag met twintig tot vijf entwintig procent te verhogen. Eventueel kan worden vastgesteld dat late inschrijvingen ter plaatse moeten worden betaald.


Voorbeeld van een begroting voor een wetenschappelijk congres (200-1000 deelnemers) NB graag benadrukken wij dat het hier gaat om een voorbeeld. Met name de percentages in de kolom ‘Verwacht % van het totaal’ zijn genoemd om u een indruk te geven; afwijkingen zijn zeer goed mogelijk. Uitgaven De BTW

U kunt kiezen voor BTW-plichtigheid. Voor u deze keuze maakt, moet u zich realiseren dat de BTW zowel invloed heeft op de opbrengsten als op de kosten. Over het algemeen blijkt dat een BTW-plichtig congres alleen interessant is indien vrijwel alle deelnemers de BTW, die in hun inschrijfgeld is opgenomen, kunnen verrekenen en indien er van tevoren bekend is dat een aanzienlijk tekort zal ontstaan (d.w.z. een verlies van circa eenderde van de begroting) en er dus aanzienlijke subsidies verstrekt zullen moeten worden. Laat u daarom goed informeren door de professionals. De Verzekeringen

Het verzekeren van congressen en evenementen is maatwerk. Er worden vele soorten standaard verzekeringen aangeboden met sterk wisselende dekkingen en premies. De meest voorkomende verzekeringen, die betrekking hebben op evenementen zijn: • Onkostenverzekering; dekt gemaakte onkosten indien (een deel van) het congres moet worden afgelast. • Aansprakelijkheidsverzekering; dekt de wettelijke aansprakelijkheid van de organisatie en/ of personen waarvoor de organisatie verantwoordelijk is. • Transport/verblijfsverzekering; dekt schade aan gehuurde, geleende en/of eigen goederen tijdens transport en/of verblijf.


• Ongevallenverzekering; dekt het risico van overlijden en/of blijvende invaliditeit van nader omschreven personen. • Medische kosten van buitenlanders; dekt medische kosten als gevolg van ongeval en/of ziekte van bepaalde personen. • Geldverzekering; dekt het verloren gaan van geldswaarden en dergelijke door brand, overval etc. tijdens transport en/of verblijf. • Regenverzekering; keert uit als er op een vooral overeengekomen dag of periode een bepaald aantal millimeters neerslag valt.

Begrotingspost

Verwacht % van het totaal

Elementen

Locatie

11-13%

Huur zalen Techniek Posterborde

Administratie en organisatie Drukwerk

21% 18%

Porto en adressenbestanden Huisstijl, logo,website Aankondigingen, programmaboek, tassen, badges, abstracts, proceedings

Sociaal programma

15%

Recepties en diner e.d., Lunches, koffie- en theepauzes, Partnerprogramma, Promotie congres, Sprekers (incl. reis en verblijf), Hotel deposits, Kosten organisatiecomité, Tentoonstelling, Rente en bankkosten

Diversen Onvoorzien BTW Inflatiecorrectie

13% 10% 11-13% (2% per jaar)

Helaas zijn niet alle risico’s af te wentelen op een verzekering. Wel zijn er, naast de hierboven beschreven algemene verzekeringsvormen, nog diverse afwijkende verzekeringen af te sluiten. HET VOORFINANCIERINGS- EN GARANTIEFONDS VOOR CONGRESSEN

Een internationaal congres in Nederland organiseren is een onderneming die weinig risico’s met zich meebrengt. Het merendeel van de in ons land gehouden congressen eindigt met een bescheiden positief saldo. De reden hiervan is dat er in Nederland een goede congresinfrastructuur bestaat, zowel op het vlak van de accommodaties als ook op het vlak van de dienstverlening. Tevens is de Nederlandse congresbedrijfstak zeer ervaren in de begeleiding en de organisatie van dit soort evenementen.

Inkomsten Begrotingspost

Verwacht % van het totaal

Elementen

Registratie

10% 70% 20%

Deelnemersfee Sponsors Advertenties, Tentoonstelling, Sociaal programma, Proceedings, Depositrente

Overige


Het uitnodigen en het organiseren van een internationaal congres is als het ware het oprichten van een nieuwe onderneming met een vooraf bekende beperkte levenduur. Een dergelijke op te richten onderneming heeft vaak behoefte aan startkapitaal ter betaling van de aanloopkosten en behoefte aan een garantie ter afdekking van een mogelijk ondernemersrisico. Om in deze behoeften te voorzien hebben het NBTC en CLC-VECTA in samenwerking met het Ministerie van Economische Zaken het Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF) ingesteld. De twee faciliteiten van het VGF, de voorfinanciering en de garantie, kunnen afzonderlijk of in combinatie worden gebruikt. Voorfinanciering

Voordat de deelnemers aan het congres hun inschrijfgelden gaan betalen, heeft de organisator al veel kosten moeten maken. Dit geld kan uit het VGF voorgefinancierd worden door middel van het verstrekken van een lening. Het grote voordeel van een lening via het VGF is dat over het geleende bedrag geen rente is verschuldigd! De hoogte van de lening wordt afgestemd op de behoefte. Garantie

De kennis en ervaring van de congresbedrijfstak maakt dat aan de kostenkant vrijwel geen risico wordt gelopen. De kostenbegrotingen zijn solide.


De opbrengstenkant daarentegen heeft men minder in de hand: als het uiteindelijke aantal deelnemers tegenvalt, dan zal het consequenties hebben voor de inkomsten. Door gebruik te maken van de garantiefaciliteit van het VGF behoeft het voorzieningenniveau van het congres in zo’n geval niet drastisch te worden teruggeschroefd. De deelnemer krijgt precies datgene dat in het definitieve programma is beloofd. Algemene voorwaarden

Om gebruik te kunnen maken van de faciliteiten moet er aan een aantal algemene voorwaarden worden voldaan. Zo dient het internationale congres tenminste twee dagen te duren, geldt het aantrekken van een PCO bij de organisatie van het congres als een verplichting en dient de financiële verantwoordelijkheid van het congres te zijn ondergebracht in een afzonderlijke stichting ter organisatie van het congres, zonder winstoogmerk. De aanvraag dient één jaar voor aanvang van het congres schriftelijk te zijn ingediend. De aanvragen worden voor advies voorgelegd aan de secretaris van het bestuur van de Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds. Het Utrecht Convention Bureau adviseert u graag over de te volgen procedures en de specifieke voorwaarden voor beide faciliteiten.

HET SOCIaal PROGRAMMA VAN EEN CONGRES


Naast het delen van kennis zijn congressen zeker ook bedoeld om de groep deelnemers persoonlijk met elkaar in contact te brengen. Ondanks alle moderne communicatiemiddelen die de mens ter beschikking staan is er geen substituut voor direct sociaal contact, face to face. Na een geslaagde uitwisseling van kennis is het van groot belang te kunnen genieten van elkaar als mensen. De groep die vaak van over de hele wereld samenkomt heeft hier de kans om de persoonlijke banden aan te halen. Samen eten, recreëren en genieten van typisch lokale hotspots en sfeer is hoogst bevorderlijk voor een ontspannen glimlach en meer sociale cohesie. Utrecht biedt daarvoor veel goede gelegenheden en aanleidingen. Of het nu gaat om recepties, galadiners, voorstellingen, tours, actieve bezigheden, pre- of post conference excursies, een rondvaart of interessante dagtrip, Utrecht weet hoe uw gasten te vermaken en te verwennen.


In hun vrije tijd kunnen deelnemers overigens ook prima alleen of in kleiner verband genieten van de musea, winkeltjes, restaurants en terrasjes in het compacte historische stadshart van Utrecht, waar alle highlights goed beloopbaar zijn. Ook voor een sterk, aantrekkelijk sociaal programma weet het Utrecht Convention Bureau de weg. Ze kennen de mensen, de locaties en de deals: het UCB heeft de sleutel tot de stad Utrecht. Partnerprogramma

Een partnerprogramma wordt speciaal samen gesteld voor meereizende partners van deel nemers aan uw congres. Inschrijving voor een dergelijk programma kan afzonderlijk en het programma kan reeds worden opgenomen in de programma-aankondiging van uw congres. Het verdient aanbeveling om deze programma’s uit te besteden aan hierin gespecialiseerde bureaus. Ook het Convention Bureau is u graag van dienst met advies over specifieke partner programma’s.

Pre en Post Conference tour

Het komt veelvuldig voor dat er naast het congresprogramma van een bepaald aantal dagen, specifieke tours worden georganiseerd voorafgaand en na het congres, die de deelnemer meer van de bestemming laten zien. Deze excursies zijn vaak toeristisch van aard, en hebben daarnaast een link met het thema van het congres. Gespecialiseerde bureaus bieden vrijblijvend excursies aan die de vele kanten van Utrecht maar ook Nederland laten zien. Zo is het heel gebruikelijk om bij internationale congressen specifieke tours naar Amsterdam te organiseren. Voor buitenlandse deelnemers is dit een mooie aanvulling op de tours die in Utrecht en omgeving georganiseerd kunnen worden.


EEN SELECTIE UIT UTRECHTSE ATTRACTIES

Utrecht biedt een groot scala aan culturele highlights. Zo is de stad beroemd vanwege het Museumkwartier, waar historische attracties, musea en culturele instellingen de sfeer bepalen. Domtoren

Al meer dan zes eeuwen lang worden stad en omstreken gedomineerd door de schitterende Domtoren, het hoogste middeleeuwse bouwwerk van Nederland. Dit 112 meter hoge symbool van Utrecht is uniek en indrukwekkend. De klim van 465 traptreden beloont u met een adembenemend uitzicht over de stad en de wijde omtrek. Centraal Museum

Het Centraal Museum is gebouwd in 1838 en daarmee het oudste gemeentelijk museum van Nederland. Het museum huist in verschillende gebouwen, waarvan een middeleeuws klooster het belangrijkste is. Van binnen is het een waar labyrinth. U kunt verdwalen in de vele passages en trappenhuizen en u laten verrassen door de gevarieerde collectie van klassieke, moderne en toegepaste kunst, die te vinden is naast mode en verzamelingen met als onderwerp de geschiedenis van de stad.


Het Rietveld Schröder huis

In 1924 liet meubelmaker en architect Gerrit Rietveld (1888-1964) dit unieke gebouw verrijzen. Het is het enige gebouw dat werd opgetrokken volgens de architectonische principes van De Stijl. Utrecht is internationaal bekend als de stad waar Rietveld zijn hele leven woonde en werkte. Trajectum Lumen

Een ontdekkingsreis in het donker met lichtkunst in het Utrechtse stadscentrum als onderwerp. Vanuit het centraal gelegen Vredenburg volgt u een lichtspoor op de grond dat langs schitterende werken van lichtkunstenaars leidt en verleden en heden van de stad tot leven brengt. Utrecht vanaf het water

De terrassen, werfkelders en prachtige panden langs het water zijn niet beter te bezichtigen dan vanaf het water per waterfiets, kano, gondel of rondvaartboot. Een routebeschrijving zorgt ervoor dat u niets hoeft te missen.


De Uithof is de plek waar spraakmakende mo derne architectuur te vinden is, zoals het bekroonde Educatorium van Rem Koolhaas/OMA, het Minnaert gebouw van Neutelings Riedijk Architecten en de Utrechtse universiteitsbibliotheekvan van Wiel Arets Architects & Associates.

onderhandeld door vele diplomaten, met als gevolg het einde van een serie vernietigende oorlogen. Dat werd gevierd met vele feestelijk heden en is een typisch Utrechts fenomeen. In 2013 wordt 300 jaar ‘Vrede van Utrecht’ groots gevierd in stad en provincie Utrecht. Dan zal de Vrede van Utrecht plaats bieden aan een zeer divers nationaal en internationaal programma van culturele activiteiten: theater, muziek, film, tentoonstellingen, lezingen en debatten. Vooruitlopend hierop worden nu al vele activiteiten en evenementen georganiseerd met als thema oorlog, vrede en diplomatie. www.vredevan utrecht.nl

Festivals & Evenementen

Kasteel de Haar

Utrecht biedt vele festivals gedurende het hele jaar met een programma vol theater, dans, muziek, film, workshops en meer op grote en kleine podia, pleinen en in parken.

In een oase van rust net buiten Utrecht ligt het sprookjesachtige Kasteel de Haar, het mooiste en grootste kasteel van Nederland. Het park en de weelderige tuinen (‘klein Versailles’) met hun romantische doorkijkjes en mooie vijverpartijen nodigen uit tot lange wandelingen en heerlijke picknicks.

Dick Bruna huis

Het Dick Bruna huis is een museum voor alle leeftijden waar het werk van grafisch vormgever en tekenaar Dick Bruna wordt tentoongesteld. Zijn creatie Nijntje uit 1955 is nog steeds wereldberoemd. Moderne architectuur

Vrede van Utrecht

De vrede van Utrecht, getekend in 1713, was een mijlpaal in de geschiedenis van Europa. In het Utrechtse stadhuis werd meer dan een jaar lang



Voor een actueel overzicht verwijzen wij u naar de site; www.utrechtyourway.nl.

Foto: Willem Mes

Utrecht biedt een scala aan mogelijkheden voor een succesvol congres. Om u enigszins wegwijs te maken in de vele mogelijkheden heeft Utrecht Convention Bureau alvast een aantal mogelijkheden uitgelicht. Uiteraard is dit slechts een kleine selectie. In de tabellen treft u een uitgebreid overzicht van de congres-en vergadermogelijkheden.

Foto: Berry Geerlings

de aanbieders

een keur aan mogelijkheden

RonDom Domplein 9-10 3512 JC Utrecht T 030 236 00 10 www.domtoren.nl Uw congres in de hoogste kerktoren van Nederland? Welkom bij de Domtoren, hét symbool van de stad Utrecht. Op elf meter hoogte ligt de monumentale Michaëlskapel. Ooit de privé-kapel van de bisschop van Utrecht, nu een unieke en inspirerende congreslocatie voor maximaal 100 gasten. De lagergelegen Van Heukelomzaal is als vergaderruimte geschikt voor maximaal 14 personen. Combineer uw congres met een rondleiding op de toren of op en onder het Domplein, zodat men bij thuiskomst eveneens iets te vertellen heeft over deze 2000 jaar oude stad. De Domtoren ligt centraal in Utrecht en is goed bereikbaar per auto of openbaar vervoer.



Meetingmoods Jaarbeurs Utrecht Jaarbeursplein 6 3503 RM Utrecht T 030 295 58 81 www.meetingmoods.nl www.mymoods.nl Design en emotie sluiten naadloos op elkaar aan. Kleur, temperatuur, het juiste eten & drinken, de inrichting; alles heeft bij ons zijn functie en biedt toegevoegde waarde. Deze manier van samenkomen is gebaseerd op het unieke concept meetingmoods, waarbij we met alle tools de juiste stemming creëren om de doelstellingen van uw bijeenkomst te behalen. Met 27 vergader zalen, 4 congreszalen, 4 banquetzalen, het Beatrix Theater, de Expozaal en het innovatieve Media Plaza - onze nieuwste aanwinst - vindt u bij ons de ruimte die u nodig heeft. De zalen zijn uitstekend te combineren. Onze moodmakers adviseren u graag. Alvast een voorproefje? Creëer en beleef uw event op www.mymoods.nl!

Stadsschouwburg Lucasbolwerk 24 3512 EJ Utrecht T 030 232 41 50 www.stadsschouwburg-utrecht.nl/verhuur Op een van de mooiste locaties van de stad, het Lucasbolwerk, staat de Stadsschouwburg Utrecht. Het karakteristieke ontwerp is van architect W.M. Dudok. De Douwe Egbertszaal telt 965 plaatsen en in amfi opstelling 638 plaatsen. In de Blauwe Zaal kunnen 225 bezoekers plaatsnemen. Beide theaterzalen, Café-restaurant Zindering en de stijlvolle, ruim opgezette foyers zijn voor tal van doeleinden te gebruiken. Of het nu gaat om een congres, een vergadering of jubileumfeest, de schouwburg opent graag zijn deuren. Door de zeer centrale ligging is de stadsschouwburg uitstekend met openbaar vervoer te bereiken. Als u met uw organisatie een voorstelling wilt bijwonen, is het mogelijk om een arrangement samen te stellen. Naast de sfeervolle foyers beschikt de schouwburg ook over een VIP kamer voor kleinere groepen.

vredenburg St. Jacobsstraat 6 - 8 3500 AN Utrecht T 030 286 22 02 www.vredenburg.nl/zakelijk Vredenburg Leidsche Rijn is een multifunctio nele locatie voor o.a. congressen, symposia, beurzen en kick-off events van 300 tot 1520 personen. Er zijn (inclusief de extra gestoffeerde paviljoens) 3 publieksfoyers van in totaal 1365 m2. De locatie is m.b.t. geluid, licht en video- en cameratechniek volledig toegerust voor elk evenement. De locatie, gelegen langs de snelweg A2, is zowel met de auto als met het OV uitstekend bereikbaar. Tevens beschikt de Leidsche Rijn over een eigen parkeerterrein met 750 parkeer plaatsen, dat eventueel nog is uit te breiden. Indien gewenst is een pendeldienst van en naar het Centraal Station mogelijk.



Musea Utrecht www.museautrecht.nl www.utrechtmuseums.com

Wat denkt u van een bijeenkomst tussen (g)oud geld, habijten, stoomjuwelen, haute couture, of draaiorgels? Met tien vestigingen bieden de Utrechtse musea u een breed palet aan congres locaties voor zowel kleine en grote groepen tot maximaal 3000 personen. Alle locaties bevinden zich in historische gebouwen en zijn gelegen in of op loopafstand van het middeleeuwse centrum van Utrecht. Benieuwd naar de mogelijkheden? Informeer bij de onderstaande musea, of neem contact op via onze website. Musea Utrecht is een samenwerkingsverband van Het Spoorwegmuseum, Museum Catharijne convent, Universiteitsmuseum & Sonnenborgh, Het Utrechts Archief, Museum Speelklok, Centraal Museum, Geldmuseum, Domtoren en AAMU Museum voor hedendaagse Aboriginal kunst.



JACOBIKERK

Apollo Hotel Utrecht City Centre

St.Jacobsstraat 171 3511 BP Utrecht T 030 231 78 62 www.jacobikerk.nl De Jacobikerk is een unieke historische locatie in het centrum van Utrecht. Zowel parkeer garages als Utrecht Centraal station bevinden zich op loopafstand. De kerk is geheel in 15e eeuwse gotische stijl gerestaureerd en tegelijk voorzien van alle hedendaagse voorzieningen. In de kerkzaal kunnen maximaal 900 zitplaatsen worden gerealiseerd ten bate van bijvoorbeeld con certen,conferenties, lezingen en congressen. De diverse multifunctionele nevenruimtes zijn geschikt voor kleinere groepen en de professionele keuken verzorgt de door u gewenste catering op maat. Onze jarenlange ervaring staat garant voor een succesvol evenement. In de Jacobikerk zult u zich comfortabel verplaatst voelen in tijd en ruimte.

Vredenburg 14 3511 BA Utrecht T 030 233 12 32 www.apollohotelsresorts.com/utrecht

Janskerk Janskerkhof 26 3500 AG Utrecht T 030 232 16 16 www.janskerkutrecht.nl De Janskerk is evenals de Jacobikerk hiernaast, eveneens een unieke historische locatie in het centrum van Utrecht. Zowel het naastgelegen parkeerterrein als Utrecht Centraal station bevinden zich op loopafstand. De kerk werd kort na 1040 gesticht door bis schop Bernold. Van het originele bouwwerk in romaanse stijl zijn het schip en het dwarsschip grotendeels bewaard gebleven. De kerk is geheel gerestaureerd en ook hier voorzien van alle hedendaagse voorzieningen. In de kerkzaal kunnen maximaal 600 zitplaatsen worden gerealiseerd ten bate van bijvoorbeeld concerten, conferenties, lezingen en congressen. De professionele keuken verzorgt de door u gewenste catering op maat. De jarenlange ervaring van het Janskerk-team staat garant voor succesvolle evenementen (zoals World Press Photo en de expositie van de Giro d´Italia).


De perfecte centrumlocatie: aan de achterzijde van het hotel ligt het oude stadsgedeelte met haar grachten, restaurants en de Domtoren. Aan de voorzijde vindt u de zakelijke kant van Utrecht met o.a. de Jaarbeurs. Het hotel beschikt over 90 sfeervol ingerichte kamers. Onze Executive kamers zijn hoger gelegen in het hotel waardoor u mooi uitzicht heeft over de binnenstad van Utrecht! Na een gezonde nachtrust kunt u ontbijten in het sfeervolle ontbijtrestaurant. Tevens bent u van harte welkom in onze Lounge waar u kunt genieten van gratis koffie en thee en gebruik maken van internet op een vaste computer. Meeting @ Utrecht? Het hotel werkt samen met verschillende partners! Vergaderen in een oud stadskasteel of grachtenpand? Wij en onze partners gaan verder dan het puur regelen van noodzakelijkheden.

Bilderberg Kasteel ’t Kerckebosch Arnhemse Bovenweg 31 3708 AA Zeist T 030 692 66 66 www.bilderberg.nl In het groene hart van Nederland staat een sprookjesachtig kasteel, Bilderberg Kasteel ’t Kerckebosch. Kleinschalig en sfeervol, waarbij de combinatie aanwezig is van zakelijke en persoonlijke verblijfsmogelijkheden. De centrale en rustieke ligging maken het werkelijk uniek. Het sfeervolle kasteel is naast bijeenkomsten en vergaderingen ook uitermate geschikt voor feestelijkheden, evenementen en diners. De Ridderkamer, Ridderzaal en Hofstedezaal geven u onafhankelijk of aaneengesloten de perfecte ambiance voor een bijeenkomst. Daarnaast bieden zij u een schitterend uitzicht op onze kasteeltuin. De Jonkheer-, Jonkvrouwen Ritmeesterzaal zijn van alle gemakken voorzien en zijn uitermate geschikt voor meetings en vergaderingen. Bovendien zijn er 150 gratis parkeerplaatsen. Congressen in Utrecht / 61

NH UTRECHT

Carlton President

Jaarbeursplein 24 3521 AR Utrecht T 030 297 79 77 www.nh-hotels.com

Floraweg 25 3542 DX Utrecht T 030 241 41 82 www.carlton.nl/president

In het hart van Nederland biedt het 4-sterren NH Utrecht een ontspannen verblijf in een vriendelijke sfeer. NH Utrecht is voor iedereen goed te bereiken. Het Centraal Station ligt naast de vergaderdeur, parkeren kunt u in de o penbare parkeergarage direct naast het hotel en de Jaarbeurs ligt op loopafstand. Een makkelijkere weg is er niet. In restaurant El Rincõn kunt u kennismaken met smaakvolle gerechten. Het hotel heeft 8 multifunctionele zalen met vergadermogelijkheden tot maximaal 196 personen en 23 boardrooms. Rust, ruimte en efficiency zijn de kenmerken voor deze faciliteiten.

Carlton President is een luxe viersterren hotel, gelegen aan de rand van Utrecht. Het hotel is zeer goed bereikbaar vanwege de ligging tussen Utrecht en Amsterdam, wat het bijzonder geschikt maakt voor zakelijke ontmoetingen, lunches en (internationale) conferenties. Het hotel beschikt over 164 luxueuze kamers, 9 multifunctionele zalen die ideaal zijn voor (meerdaagse) conferenties inclusief Summit zaal voor maximaal 300 personen, een goed uitgerust Business Centre, ruime gratis parkeergelegenheid, een luxueus Leisure Centre in Romeinse stijl en nog veel meer faciliteiten die onze gasten verzekeren van een aangenaam en comfortabel verblijf.

NH Centre Utrecht Janskerkhof 10 3512 BL Utrecht T 030 231 31 69 www.nh-hotels.com NH Centre Utrecht Hotel heeft een prachtige ligging op een bruisende, centrale locatie. U kunt comfortabel genieten van uw overnachting. In de oude binnenstad van Utrecht vormt het pand, dat stamt uit 1870, een elegante toevoeging aan het klassieke straatbeeld. Het hotel beschikt over 47 strak en stijlvol ingerichte kamers in warme kleuren. De vriendelijke sfeer en de verschillende faciliteiten die het hotel biedt, vormen ideale ingrediënten voor een ontspannen en aangenaam verblijf.


Park Plaza Utrecht Westplein 50 3531 BL Utrecht T 030 292 51 70 www.parkplaza.com Bent u op zoek naar accommodatie in het centrum van Utrecht? Park Plaza Utrecht biedt 11 comfortabele vergaderzalen op één etage. Deze zijn allen voorzien van daglicht, comfortabele stoelen, scherm, flipover, airco en WiFi. Daarnaast kunnen wij flatscreens (37 Inch), laptops, beamers en een geluidsinstallatie voor u verzorgen. Voor uw overnachting hebben wij 80 superior en 40 executive kamers. In ons restaurant ‘Plein 50’ is een private dining beschikbaar voor vergadering en/of diner. Park Plaza Utrecht ligt naast het Centraal station Utrecht en is goed te bereiken met eigen vervoer. Tevens beschikt het hotel over een eigen parkeerplaats. Ons gastvrije team staat klaar om u te verwelkomen!


Sandton Malie Hotel

Hotel Mitland Ariënslaan 1 3573 PT Utrecht T 030 271 58 24 www.mitland.nl

Maliestraat 2 3581 SL Utrecht T 030 231 64 24 www.sandton.eu/utrecht Het Sandton Malie Hotel is gevestigd in een stijlvol 19e eeuws pand aan de rand van centrum van Utrecht. Achter de façade schuilt een klassiek hotel met aan de achterzijde een verrassende stadstuin met terras. De kamers zijn voorzien van airconditioning en alle comfort voor de zakelijke en privégast. Het hotel beschikt over een ruime lounge, informele bar en een vergaderruimte. De fraaie ligging garandeert rust en toch is het bruisende Utrechtse centrum slechts op steenworp afstand.  Wij bieden onze gasten de volgende diensten aan: gratis WiFi, leestafel met kranten, kamer is voorzien van een grote flat screen TV, parkeren tegen betaling en fietsverhuur. Graag tot ziens in het Sandton Malie Hotel!


Hotel Epping Kapellestraat 4 3401 CP IJsselstein T 030 688 31 14 www.hotelepping.com Hét Alternatief: Gezond en culinair vergaderen in IJsselstein. Hotel Epping is rustig gelegen in de historische binnenstad van IJsselstein, 10 km van Utrecht. Kleinschalig, professioneel 3 sterren hotel geleid door jonge ondernemers. 31 hotelkamers, allen voorzien van o.a. airconditioning en gratis internet (wifi). ’s Avonds geniet u van culinaire hoogstandjes in Restaurant de Vierde Generatie, in IJsselstein en omstreken bekend om haar uitstekende keuken. Voor vergaderarrangementen of cursussen werkt Hotel Epping samen met uitstekende partners, op loopafstand van het hotel. Uw bijeenkomst wordt een gezonde en culinaire ervaring. Tip: Verrijk uw bijeenkomst met een actieve of culturele bezigheid in de historische binnenstad van IJsselstein.

Mitland is in vele opzichten uniek te noemen. Het 4 sterren-hotel ligt aan de rand van het centrum aan het water van Fort de Bilt. Dichtbij de grote uitvalswegen en het universiteits complex de Uithof. Toch ben je binnen korte tijd in het centrum van Utrecht. Ondanks de omvang – 135 kamers en suites, 12 vergader zalen, een restaurant en een bowling – is Mitland nog steeds een familiebedrijf. Dit is zeker voelbaar in de gastvrije, informele sfeer. De kamers zijn modern ingericht en van alle gemakken voorzien. Een zwembad met saunafaciliteiten, een fitnessruimte en bowling zorgen voor de nodige ontspanning. Vanzelfsprekend is er in het hele gebouw een draadloze internetverbinding.

Court Hotel Utrecht Korte Nieuwstraat 14 3512 NM Utrecht T 030 233 00 33 www.courthotel.nl Een hotel, gesitueerd in het oude gerechtsgebouw van Utrecht. Hartje centrum en in de ‘schatkamer’ van de stad; het Museumkwartier! De combinatie van hotel, brasserie met prachtig terras en restaurant maken dat bijna alles mogelijk is. Ook voor uw (meerdaagse) meeting in Utrecht, bent u bij het Court hotel aan het juiste adres. Court Hotel Utrecht beschikt over 2 vergader ruimtes in een uniek monumentaal pand. Elke vergaderruimte heeft zijn eigen bijzondere uitstraling met veel comfort. Daarnaast beschikt het over 27 trendy en sfeervolle kamers waar u heerlijk kunt overnachten. Laat u verrassen door de smaakvolle inrichting, die alles behalve standaard te noemen is.


ibis utrecht

Holland Hotel Het Wapen van Harmelen

Bizetlaan 1 3533 KC Utrecht T 030 291 03 66 www.ibishotel.com Ibis Utrecht ligt nabij de belangrijke uitvals wegen van de Domstad, maar ook op steenworp afstand van de karakteristieke historische binnenstad. Deze eeuwenoude stad biedt talloze mogelijkheden om uitgebreid te gaan winkelen of uit te gaan. Ook voor uw zakelijk verblijf is het goed toeven bij Ibis Utrecht; het Jaarbeurs Congres Centrum ligt bijvoorbeeld op slechts 5 minuten afstand en de bereikbaarheid per auto en openbaar vervoer zijn uitstekend! Het hotel beschikt over 84 moderne kamers, een gezellig restaurant, een levendige bar en 3 vergaderzalen. Wilt u reserveren of meer weten? Belt u ons dan even, onze medewerkers zijn u graag van dienst!

Dorpsstraat 14 3481 EK Harmelen T 0348 44 12 03 www.hotelharmelen.nl

MERCURE Utrecht Buizerdlaan 10 3435 SB Nieuwegein T 030 604 48 44 www.mercure.com Mercure Utrecht Nieuwegein is dé perfecte locatie voor alle vrijetijds- en zakelijke aangelegenheden. Het ligt naast de A2 en is eenvoudig te bereiken. Het hotel beschikt over 81 comfortabele kamers, voorzien van alle gemakken, bad of douche, föhn, televisie, koffie/thee faciliteiten, airconditioning, minibar en kluisje. Vergaderen bij Mercure betekent werken in een professionele accommodatie. In een zakelijk verzorgde omgeving waar u en uw gasten centraal staan. De 16 ruime multifunctionele zalen (6 tot 1500 personen) zijn geschikt voor de meest uiteenlopende bijeenkomsten, zoals trainingen, presentaties en feestavonden. Zelfs gespecialiseerde beurzen kunnen er perfect plaatsvinden. Met 650 parkeerplaatsen is er meer dan genoeg parkeergelegenheid voor alle gasten.


In een rustieke omgeving aan de Oude Rijn en op slechts 10 km van de Jaarbeurs te Utrecht, biedt Het Wapen van Harmelen aan zakenman en toerist een uitstekende hotelaccommodatie met modern comfort. Wij beschikken over een vergaderzaal voor ca. 4 - 100 personen, rustig gelegen met uitzicht op weidegebied. Airconditioning en gratis WIFI is aanwezig. Voor vergaderarrangementen kunt u contact opnemen met de receptie.

Utrecht Investment Agency Rachmaninoffplantsoen 61 3533 JZ Utrecht T 030 286 41 37 www.uia.nl Het UIA is een full-service loket dat organisa ties stapsgewijs en op onafhankelijke wijze begeleidt bij hun vestiging in de regio’s Utrecht en Amersfoort. In elke fase van het vestigings traject wordt uitgebreide en kosteloze ondersteuning geboden. Het UIA brengt de behoefte van de klant in kaart, zoekt naar passende kantoorruimte, maakt concurrentie- en SWOTanalyses, begeleidt bezichtigingen, geeft advies en begeleidt in het ambtelijke traject. Bovendien profiteren ondernemingen van het uitgebreide UIA-netwerk van relaties en leveranciers. Het UIA is een samenwerkingsverband tussen Gemeente Amersfoort, Gemeente Utrecht, Provincie Utrecht en vijf private partners: De Waal Beheer, ASR Vastgoed, ING Real Estate, NS Poort en PingProperties. Congressen in Utrecht / 67

Postillion Hotel Kosterijland 8 3981 AJ Bunnik T 030 656 19 16 www.postillionhotels.com Het in 2010 geheel gerenoveerde Postillion Hotel Utrecht Bunnik heeft een prettige centrale ligging aan de A12 richting Arnhem. De centrale ligging en de multifunctionaliteit maken het hotel tot de ideale locatie voor vergaderingen, opleidingen, congressen en andere evenementen. Het is een vriendelijk en tegelijk functioneel hotel met 18 smaakvolle en inspirerende v ergaderzalen, 88 hotelkamers, 2 restaurants en een sfeervolle foyer. In de vergaderzalen met direct daglicht kan men gebruik maken van alle denkbare geavanceerde audiovisuele apparatuur en kenmerken zich door een prettige sfeer en ambiance. De ervaren staf zet doelgericht en efficiënt uw wensen om in een sfeervol en uniek evenement met een blijvende indruk.


★

overzichtstabel congres- en vergaderfaciliteiten Meetingmoods - Media Plaza, Jaarbeursplein, 3521 AL, Utrecht, 030 295 58 81, www.ontdekmediaplaza.nl

17

1400

-

-

-

Meetingmoods - Vergaderingen/congressen, Jaarbeursplein, 3521 AL, Utrecht, 030 295 58 88, www.meetingmoods.nl

54

10000

-

-

-

Vredenburg Leeuwenbergh, Servaasbolwerk 1a, 3512 NK, Utrecht, 030 286 22 02, www.vredenburg.nl

1

250

-

-

-

Vredenburg Leidsche Rijn, J.C. Verthorenpad 100, 3541 MV, Utrecht, 030 286 22 02, www.vredenburg.nl

2

1520

-

-

-

Stadsschouwburg Utrecht, Lucasbolwerk 24, 3512 EJ, Utrecht, 030 232 41 25, www.stadsschouwburg-Utrecht.nl

4

965

-

-

-

Grand Hotel Karel V, Geertebolwerk 1, 3511 XA, Utrecht, 030 233 75 55, www.karelv.nl

13

120

5

121

228

Apollo Utrecht City Centre, Vredenburg 14, 3511 BA, Utrecht, 030 233 12 32, www.apollohotelsresorts.com/Utrecht

-

-

4

90

172

30

155

4

276

588

-

-

3

47

141

Carlton President, Floraweg 25, 3542 DX, Utrecht, 030 241 41 82, www.carlton.nl/president

10

280

4

164

328

Park Plaza Utrecht, Westplein 50, 3531 BL, Utrecht, 030 292 52 00, www.parkplaza.com/Utrecht

11

120

4

120

255

Sandton Malie Hotel, Maliestraat 2, 3581 SL, Utrecht, 030 231 64 24, www.sandton.eu/Utrecht

1

8

4

45

93

Court Hotel City Centre Utrecht, Korte Nieuwstraat 14, 3512 NM, Utrecht, 030 233 00 33, www.courthotel.nl

3

250

4

27

54

grand hotel karel v

Hotel Ibis Utrecht, Bizetlaan 1, 3533 KC, Utrecht, 030 291 03 66, www.ibishotel.com

-

-

3

80

114

Hotel Mitland, Ariënslaan 1, 3573 PT, Utrecht, 030 271 58 24, www.mitland.nl

15

225

4

135

300

Hotel Mercure Utrecht Nieuwegein, Buizerdlaan 10, 3435 SB, Nieuwegein, 030 604 48 44, www.mercure.com

20

400

4

81

162

Postillion Hotel Utrecht Bunnik, Kosterijland 8, 3981 AJ, Bunnik, 030 656 92 22, www.postillionhotels.com

18

500

3

88

180

Geertebolwerk 1 3511 XA Utrecht T 030 233 75 55 www.karelv.nl

Bilderberg Kasteel ‘t Kerckebosch, Arnhemse Bovenweg 31, 3708 AA, Zeist, 030 692 66 66, www.kasteelkerckebosch.nl

5

115

4

30

59

Holland Hotel Epping, Kapellestraat 4, 3401 CP, IJsselstein, 030 688 31 14, www.hotelepping.com

-

-

3

31

63

Hotel Het Wapen van Harmelen, Dorpsstraat 14, 3481 EK, Harmelen, 088 688 58 38, www.hollandhotels.nl/het-wapen-van-harmelen

2

120

3

42

82

Apartment Kanne, Looierstraat 23, 3582 AP, Utrecht, 030 251 43 61, www.apartment-kanne.nl

-

-

0

5

17

Dales Gast-en-Verblijf, Lange Nieuwstraat 22, 3512 PH, Utrecht, 030 231 56 05, www.gast-en-verblijf.nl

-

-

0

3

8

Grand Hotel Karel V, een naam die staat voor op-en-top gastheerschap. Verrassend en goed georganiseerd. Hoogstpersoonlijk en hartelijk. Culinair en Bourgondisch. Bij ons kunt u terecht voor elke bijeenkomst die u wenst. U kunt namelijk kiezen uit één van de 13 fraai gerestaureerde en modern uitgeruste zalen, gedurende een dagdeel of langer. Aangevuld met diverse pauzeformules, een lunch, diner of buffet. Onze medewerkers zorgen ervoor dat uw wensen tot in de puntjes worden voorbereid en uitgevoerd. Zodat uw bijeenkomst een zakelijk succes wordt. Uw jubileum een onvergetelijk feest. En uw diner een culinair hoogtepunt. Graag stellen wij uw programma op maat voor u samen.

Beurshotel, Balijelaan 1, 3521 GJ, Utrecht, 030 294 14 20, www.beurshotel.nl

-

-

2

10

24

Havaa Apartments, Postbus 467, 3500 AL, Utrecht, 030 231 71 00, www.havaa-apartments.com

-

-

0

13

32

Gastenkamer Gaardbrug-Utrecht, Oudegracht 186 bis, 3511 NP, Utrecht, 030 274 68 09, www.gaardbrug-Utrecht.nl

-

-

0

1

3

Hotel De Admiraal, Admiraal van Gentstraat 11, 3572 XE, Utrecht, 030 275 85 00, www.hoteldeadmiraal.nl

-

-

2

8

12

Bed & Breakfast van Haver tot Gracht, Haverstraat 35, 3511 NB, Utrecht, 06 417 330 68 , www.vanhavertotgracht.nl

-

-

0

1

3

344 Aan de Gracht, Oudegracht 344, 3511 PN, Utrecht, 030 296 26 06, www.344aandegracht.nl

-

-

0

1

2

Bastion Hotel Utrecht, Mauritslaan 1, 3526 LD, Utrecht, 030 287 14 00, www.bastionhotel.nl

9

36

3

80

160

Chambres en Ville, Zuilenstraat 1a, 3512 NA, Utrecht, 030 236 43 73, www.chambres-en-ville.nl

-

-

0

2

4

Hotel Domstad, Parkstraat 5, 3581 PA, Utrecht, 030 231 01 31, www.hoteldomstad.nl

-

-

1

11

19

NH Utrecht, Jaarbeursplein 24, 3521 AR, Utrecht, 030 297 79 77, www.nh-hotels.com NH Centre Utrecht, Janskerkhof 10, 3512 BL, Utrecht, 030 231 31 69, www.nh-hotels.com

Hotel Oorsprongpark, F.C. Dondersstraat 12, 3572 JH, Utrecht, 030 271 63 03, www.oorsprongpark.nl

-

-

2

38

50

Jacobikerk, Sint Jacobsstraat 171, 3511 BP, Utrecht, 030 231 78 62, www.jacobikerk.nl

7

600

-

-

-

Janskerk, Janskerkhof 26, 3512 BN, Utrecht, 030 232 16 16, www.janskerkUtrecht.nl

1

800

-

-

-

RonDom, Domtoren, Domplein 9/10, 3512 JC, Utrecht, 030 236 00 10, www.domtoren.nl

2

110

-

-

-

Spoorwegmuseum, Maliebaanstation, 3581 XW, Utrecht, 030 230 62 82, www.spoorwegmuseum.nl/nl/zakelijk

15

800

-

-

-

LEGENDA

= Aantal zalen

= Max. aantal personen

★ = Aantal sterren

= Aantal kamers

= Aantal bedden


★

overzichtstabel congres- en vergaderfaciliteiten

★

overzichtstabel congres- en vergaderfaciliteiten

Museum Catharijneconvent, Lange Nieuwstraat 38, 3512 PH, Utrecht, 030 231 38 35, www.catharijneconvent.nl

4

110

-

-

-

Utrechts Centrum voor de Kunsten, Domplein 4, 3512JC, Utrecht, 030 233 99 33, www.uck.nl

4

200

-

-

-

Universiteitsmuseum, Lange Nieuwstraat 106, 3512 PN, Utrecht, 030 253 87 00, www.uu.nl/universiteitsmuseum

5

150

-

-

-

Aristo Utrecht, Brennerbaan 150, 3524 BN, Utrecht, 0900 235 27 47, www.aristo.nl

37

180

-

-

-

Sonnenborgh - museum & sterrenwacht, Zonnenburg 2, 3512 NL, Utrecht, 030 230 28 18, www.sonnenborgh.nl

3

120

-

-

-

Hoog Brabant Vergadercentrum, Radboutkwartier 23, 3511 CC, Utrecht, 030 233 15 25, www.hoogbrabant.nl

29

175

-

-

-

Het Utrechts Archief, Hamburgerstraat 28, 3512 NS, Utrecht, 030 286 66 11, www.hetUtrechtsarchief.nl

2

80

-

-

-

Theater Kikker, Ganzenmarkt 14, 3512 GD, Utrecht, 030 231 96 66, www.theaterkikker.nl

3

172

-

-

-

Museum Speelklok, Steenweg 6, 3511 JP, Utrecht, 030 231 27 89, www.museumspeelklok.nl

2

500

-

-

-

APS Vergadercentrum, Zwarte Woud 2, 3524 SJ, Utrecht, 030 285 67 63, www.aps.nl

8

170

-

-

-

Centraal Museum, Agnietenstraat 3, 3512 XA, Utrecht, 030 236 23 17, www.centraalmuseum.nl

10

500

-

-

-

Griftpark 1 Eten & Drinken, Blauwkapelseweg 30, 3572 KC, Utrecht, 030 271 66 99, www.griftpark1.nl

3

170

-

-

-

Geldmuseum, Leidseweg 90, 3531 BG, Utrecht, 030 291 04 92, www.geldmuseum.nl

4

300

-

-

-

Seats2meet.com Utrecht, Moreelsepark 65, 3511 EP, Utrecht, 030 239 38 38, www.seats2meet.com

20

151

-

-

-

AAMU Museum voor hedendaagse Aboriginal kunst, Oudegracht 176, 3511 NP, Utrecht, 030 238 01 00, www.aamu.nl

1

150

-

-

-

Regardz La Vie Utrecht, Lange Viestraat 351, 3511 BK, Utrecht, 030 234 00 88, www.regardz.nl

40

150

-

-

-

Paushuize, Kromme Nieuwegracht 49, 3512 HE, Utrecht, 030 231 26 15, www.paushuize.nl

8

?

-

-

-

Vergadercentrum Vredenburg 19, Vredenburg 19, 3511 BB, Utrecht, 030 231 00 68, www.vergadercentrumvredenburg.nl

22

150

-

-

-

20+

3500

-

-

-

t Wapen van Haarzuylen, Brink 2, 3455 SE, Haarzuilens, 030 677 19 98, www.wapenvanhaarzuylen.nl

3

150

-

-

-

Central Studios, Gietijzerstraat 3-5, 3534 AV, Utrecht, 030 244 70 40, www.centralstudios.nl

4

3500

-

-

-

Zuiver Horeca bv, Krommewetering 51, 3543 AM, Utrecht, 030 238 32 33, www.zuivergastvrij.nl

2

150

-

-

-

Beatrix Theater, Mineurslaan 6, 3521 AG, Utrecht, 020 535 69 40, www.stage-venues.nl

9

1500

-

-

-

Zalencentrum In de Driehoek, Willemsplantsoen 1C, 3511 LA, Utrecht, 0230 43 33 07, www.indedriehoek.nl

5

130

-

-

-

Kasteel de Haar, Kasteellaan 1, 3455 RR, Haarzuilens, 030 677 85 15, www.kasteeldehaar.nl

3

1500

-

-

-

Smaak, Herculesplein 315, 3584 AA, Utrecht, 030 215 50 10, www.smaaknederland.nl

3

130

-

-

-

Winkel van Sinkel/ Het Nachtrestaurant, Oudegracht 158, 3511 AZ, Utrecht, 030 230 30 30, www.dewinkelvansinkel.nl

8

1400

-

-

-

De Witte Vosch, Oudegracht 46, 3511 AR, Utrecht, 030 670 13 27, www.dewittevosch.nl

4

120

-

-

-

Number Four, Herculesplein 281-283, 3584 AA, Utrecht, 030 251 90 08, www.numberfour.nl

2

1300

-

-

-

Polman’s Huis, Keistraat 2, 3512 HV, Utrecht, 030 231 33 68, www.polmanshuis.nl

3

120

-

-

-

FC Utrecht BV, Herculesplein 241, 3584 AA, Utrecht, 030 888 55 55, www.fcUtrecht.nl

50

1250

-

-

-

OUDLAEN vergadercentrum, Oudlaan 4, 3515 GA, Utrecht, 030 273 99 11, www.oudlaen.nl

15

115

-

-

-

PHRM Zalenverhuur, Janskerkhof 14, 3512 BL, Utrecht, 030 236 08 07, www.zalenverhuurphrm.nl

6

1100

-

-

-

Business Centre Nederland, Daltonlaan 100, 3584 BJ, Utrecht, 030 256 73 90, www.bcn.nl

29

100

-

-

-

Academiegebouw, Domplein 29, 3512 JE, Utrecht, 030 253 82 54, www.uu.nl

10

800

-

-

-

Florin, Nobelstraat 2 - 4, 3512 EN, Utrecht, 030 231 99 57, www.florinUtrecht.nl

7

100

-

-

-

Boerderij Mereveld, Mereveldseweg 9, 3585 LH, Utrecht, 030 251 47 80, www.boerderijmereveld.nl

4

700

-

-

-

Descartes-Centrum, Bolognalaan 48, 3584 CJ, Utrecht, 088 755 87 50, www.descartescentrum.nl

5

100

-

-

-

Nicolaïkerk, Nicolaaskerkhof 9, 3512 XC, Utrecht, 030 231 57 34, www.nicolaikerk.nl

1

400

-

-

-

Houtzaagmolen De Ster, Molenpark 3, 3531 ET, Utrecht, 030 299 01 74, www.houtzaagmolen-de-ster.nl

2

100

-

-

-

Party- en Congrescentrum Het Vechthuis, Jagerskade 13-15, 3552 TL, Utrecht, 030 261 35 43, www.vechthuis.nl

10

350

-

-

-

Restaurant van Dijk, Marco Pololaan 2, 3526 GJ, Utrecht, 030 288 02 15, www.restaurantvandijk.nl

2

100

-

-

-

Het Oude Tolhuys, Weg naar Rhijnauwen 13-15, 3584 AD, Utrecht, 030 251 12 15, www.hetoudetolhuys.nl

9

300

-

-

-

de Kargadoor, Oudegracht 36, 3511 AP, Utrecht, 030 231 03 77, www.kargadoor.nl

5

90

-

-

-

Jacobi Theater , Sint Jacobsstraat 12, 3511 BS, Utrecht, 030 231 34 34, www.jacobi-evenementen.nl

1

300

-

-

-

Rederij Schuttevaer, Weerdsingel OZ 4, 3514 AA, Utrecht, 030 272 01 11, www.schuttevaer.com

6

80

-

-

-

Ottone, Kromme Nieuwegracht 62, 3512 HL, Utrecht, 030 231 33 68, www.polmanshuis.nl

1

275

-

-

-

Zimihc Theater, Bouwstraat 55, 3572 SP, Utrecht, 030 272 34 55, www.zimihc.nl

4

80

-

-

-

Recreatiecentrum De Vechtsebanen, Mississippidreef 151, 3565 CE, Utrecht, 030 262 78 78, www.vechtsebanen.nl

9

250

-

-

-

Cafe restaurant Lofen, Domplein 17, 3512 JD, Utrecht, 030 231 52 17, www.lofen.nl

2

80

-

-

-

Mammoni Eten en Drinken, Mariaplaats 14, 3511 LJ, Utrecht, 030 214 55 52, www.mammoni.nl

5

250

-

-

-

Zuylenspiegel, Zuilenstraat 5, 3512 NA, Utrecht, 030 231 33 68, www.polmanshuis.nl

1

80

-

-

-

RASA Wereldculturencentrum, Pauwstraat 13a, 3512 TG, Utrecht, 030 231 60 40, www.rasa.nl

4

250

-

-

-

MuMa, Kruisstraat 313, 3581 GK, Utrecht, 030 236 71 16, www.museum-maluku.nl

1

70

-

-

-

Holland Casino Utrecht, Overste den Oudenlaan 2, 3527 KW, Utrecht, 030 750 47 50, www.hollandcasino.nl/Utrecht

3

250

-

-

-

Poort van Kleef, Mariaplaats 7, 3511 LH, Utrecht, 030 231 80 84, www.poortvankleef.nl

5

60

-

-

-

Trianon Zalencentrum, Oudegracht 252, 3511 NV, Utrecht, 030 231 69 39, www.trianon-zalen.nl

3

250

-

-

-

Nederlands Waterleidingmuseum, Lauwerhof 29, 3512 VD, Utrecht, 088 884 64 44, www.waterleidingmuseum.nl

10

60

-

-

-

Meeting Plaza Utrecht, Godebaldkwartier 20, 3511 DX, Utrecht, 030 233 70 10, www.meetingplazaUtrecht.nl

23

230

-

-

-

Lutherse Kerk Utrecht, Hamburgerstraat 9-11, 3512 NN, Utrecht, 030 230 45 70, www.elgUtrecht.nl

4

50

-

-

-

De Vier Balken, Brinkstraat 3, 3455 SK, Haarzuilens, 030 677 12 68, www.vierbalken.nl

4

225

-

-

-

Sint Augustinuskerk, Oudegracht 69, 3511 AD, Utrecht, 030 231 85 45, www.deaugustinus.com

3

50

-

-

-

AC Restaurants en Meeting Centre Utrecht, Meerndijk 59, 3454 HP, De Meern, 030 666 14 44, www.ac.nl

9

220

-

-

-

Stichting Ganzenmarkt 6, Ganzenmarkt 6, 3512 GD, Utrecht, 030 236 12 36, www.ganzenmarkt6.nl

4

35

-

-

-

Huize Molenaar, Korte Nieuwstraat 6, 3512 NM, Utrecht, 030 273 03 75, www.huizemolenaar.nl

9

200

-

-

-

Lokaal Negen, Trans 7, 3512 JJ, Utrecht, 030 231 13 18, www.lokaalnegen.nl

2

30

-

-

-

Louis Hartlooper Complex, Tolsteegbrug 1, 3511 ZN, Utrecht, 030 232 04 50, www.louishartloopercomplex.nl

6

200

-

-

-

Maliebaan 45, Maliebaan 45, 3581 CD, Utrecht, 030 239 40 49, www.maliebaan45.nl

10

25

-

-

-

Stadskasteel Oudaen, Oudegracht 99, 3511 AE, Utrecht, 030 231 18 64, www.oudaen.nl

6

200

-

-

-

Ruim, Veilinghavenkade 6, 3521 AK, Utrecht, 06 142 68 651, www.ruimUtrecht.nl

2

20

-

-

-

La Place vergadercentra Utrecht, Rijnkade 5, 3511 LC, Utrecht, 030 230 72 95, www.laplace.nl

6

200

-

-

-

Aanleg, Oudegracht aan de werf 190-192, 3511 AL, Utrecht, 06 434 40 977, www.aanleg.eu

1

14

-

-

-

DeFabrique, Westkanaaldijk 7, 3542 DA, Utrecht, 030 240 40 40, www.defabrique.nl

LEGENDA

= Aantal zalen




= Aantal kamers

= Aantal bedden

LEGENDA

= Aantal zalen



= Aantal kamers

= Aantal bedden


Colofon

Dit is een uitgave van Bosscher & Klein, bureau voor destinatiemarketing in opdracht van Programmabureau Stadspromotie, Gemeente Utrecht. Met dank aan de provincie Utrecht en het UMC Utrecht September 2010

Alle informatie in dit boek is met de meest grote zorgvuldigheid samengesteld. Het UCB kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele tekortkomingen of onjuistheden.


Utrecht Convention Bureau Domplein 9 3512 JC Utrecht T 030 236 00 00 F 030 236 00 36 E [email protected] www.utrechtyourway.nl grafische verzoring Druk Vandenberg Printmedia | Maarn Vormgeving Vandenberg Concept & Design | Maarn Tekstredactie Bernard Oattes Fotografie Anton van Daal, Anne Hamers, Rien Lous, Jan Langveld, Michael Kooren, Willem Mes, Ramon Mosterd, Bert Muller, Merijn van der Vliet

congressen in utrecht

Recommend Documents