Compilatie van dag van de declaratie d.d. 11 juli 2014 (ochtend en middagsessie samen)

Compilatie van dag van de declaratie d.d. 11 juli 2014 (ochtend en middagsessie samen) 1. Opening en mededelingen en korte kennismakingsronde Astrid Jansen (projectleider VNG, jeugd) opent met doel van de bijeenkomst: - Voor gemeenten: nagaan welke transitievraagstukken er liggen en op welk niveau hiervoor een oplossing moet komen (landelijk – regionaal – gemeente) en adresseren óf er iets gedaan moet worden en als dat zo is, wie dat dan moet doen. - Voor zorgaanbieders: transitievraagstukken adresseren en nagaan wat aanbieders kunnen doen zodat administraties tijdig zijn ingericht voor de decentralisatie. - Communicatie: er is aantal landelijke afspraken gemaakt oa over inrichting declaratiesysteem, over inkoop jggz ed. Belangrijk dat gemeenten en aanbieders ervan weten, heldere communicatie en wisselwerking tussen gemeenten – regio’s en VNG is van belang maar ook tussen aanbieders en gemeenten. Deze bijeenkomst gaan we na hoe we die voortdurende communicatie kunnen verbeteren. Na een korte voorstelronde (bijlage voor aanwezigen). Volgt presentatie over de tot nu toe geadresseerde onderwerpen.

2. Overall schets en schets van de urgentie van de vraagstukken Introductie door Geert Schipaanboord (VNG). De centrale vraag is: “Als gemeenten contracten hebben afgesloten of een subsidierelatie zijn aangegaan met instellingen die jeugdhulp bieden, krijgen ze dan ook tijdig conform die overeenkomst of conform het overgangsrecht hun factuur betaald door de juiste gemeente?” Zijn gemeenten tijdig aangesloten? Uitvoering moet niet worden onderschat. Deze sessie gaat over uitvoeringsvraagstukken rond: - Woonplaatsbeginsel. - Betalingswijze. - Declaratie en facturatie. - Samenhang tussen inhoud en techniek. In de bijlage de presentatie. Geert licht daarnaast kort de verschillende ondersteunings- en ontwikkelprogramma’s van VNG en KING toe en de daarvoor verantwoordelijken (adressen in bijlage). Project landelijke inkoop Project modelovereenkomsten Project modelverordening / beschikkingen VISD Infrastructuur gegevensknooppunt (VECOZO) Standaarden (Vektis, Zorginstituut) Initiële vulling systemen gemeenten Ontwikkeling terugvaloptie - Landelijke webservice - Rechtstreekse aansluiting op VECOZO

Geert Schipaanboord / Nicolette Oud (VNG) Geert Schipaanboord / Nicolette Oud (VNG) Annelies Schutte / Colette Gonsalves (VNG) Eudard Renger (VNG) Uitvoering : KING en Truus Vernhout

Beleidsinformatie / CORV Landelijke afpsraken (Inkoop) JGGZ en AWBZ Woonplaatsbeginsel (ontwikkeling tool) Proeftuinen declaratie front- en back-office

Bart Geerdink (KING) Anne Derksen en Magda Jablonski (VNG) Hans Versteeg (VNG) Marianne de Kleermaeker (VNG)

Wat gebeurt er nog onvoldoende (discussie): - Overkoepelend projectmanagement over de projecten heen (samenhang bewaken).

-

-

-

-

Communicatie en aanhaken gemeenten (wat wordt landelijk ontwikkeld en wat moeten ze zelf doen, niet pas communiceren als iets af is). Teveel een probleem van VNG/gemeenten en te weinig van aanbieders. Bij VWS zijn aanbieders bijvoorbeeld nauw betrokken bij iWmo maar Jeugd is daar geen onderwerp van gesprek. Wie pakt dat op? Is geen primaire taak van de VNG. Op welk onderdeel nemen de aanbieders te weinig verantwoordelijkheid? Bijvoorbeeld de toepassing van het woonplaatsbeginsel, maar pre-facturatie (overdracht zittende populatie aan gemeenten) en verantwoording vormgeven is lastig als er nog geen contracten zijn afgesloten met de gemeenten. Over de bekostiging van de huidige populatie vanaf 1/1/2015 zijn er verschillende signalen over de vergoeding (subsidie, facturatie achteraf etc.) en die zijn van invloed op de wijze waarop de zorg gedeclareerd moet worden. Zorgaanbieders wachten dit proces af. Hoe gaan gemeenten provinciale jeugdzorg inkopen? Zorgaanbieders constateren verschillen per gemeente. De verwachting is dat de meeste gemeenten vooralsnog de subsidierelatie handhaven maar een aantal loopt al vooruit op een PxQ systeem. Om de pre-facturatie landelijk te kunnen organiseren moeten aanbieders weten wat wordt overgedragen. Geen pre-facturatie provinciale jeugdzorg. Momenteel volgt de VNG verschillende inrichtingsscenario’s in een aantal regio’s/proeftuinen: Zuid-Kennemerland, Haaglanden, Zuid-Holland-Zuid, Food Valley, Zeeland en Twente. Duidelijk is dat de wijze van verantwoording (middels een declaratie) sterk samenhangt met de inrichting van de toegang. Momenteel zijn de genoemde regio's hard aan de slag en (tussen)resultaten worden gedeeld met andere regio's om zo een versnelling binnen de sector te realiseren.

Deelonderwerpen Declaratie en facturatie: Gemeenten worden via gemeentelijk gegevensknooppunt aangesloten op VECOZO. Er komen twee standaardberichten declaratie (AWBZ en Zvw) en een standaardbericht zorgtoewijzing (AWBZ, eventueel ook invoeren voor Zvw/jeugd-GGZ) net als voor de WMO. Gemeenten hebben op de ALV (algemene ledenvergadering) afgesproken deze standaarden te gaan hanteren met ingang van 2015. Voor zorgaanbieders is dit belangrijk om te weten en de gemeenten met wie ze om de tafel zitten hier ook op te wijzen als er desondanks andere voorstellen worden gedaan. Aandachtspunt 1: Actie: Informeren van zorgaanbieders en hun ICT leveranciers. Afspraak: branches pakken dit op samen met VWS. Vragen: Regionaal niveau (aanbieders gemeenten) - Gaan gemeenten zorgtoewijzingsbericht gebruiken? o Indien ja: voor welke cliëntgroepen? o Alleen voor nieuwe instroom na 1/1/2015 of ook voor bestaande cliënten? - Financiële afwikkeling op BSN? En wat te doen met de lopende zorg? - Andere informatie dan WMO dus veel werk jeugd. Toelichting Hans Versteeg declaratie & facturatie: Wie moet wat doen om deze informatie bij aanbieders te krijgen en dat ze hierop gaan acteren? Weet de zorgaanbieder wat ze moet doen? Voor de beleidsinformatie zijn de softwareleveranciers van de zorgaanbieders inmiddels geinformeerd door Mark Blaauw. Iets soortgelijks moet worden georganiseerd voor de aanpassing ICT voor toewijzings- en declaratieberichten Jeugd zodat de systemen van gemeenten en zorgaanbieders op 1 januari gereed zijn. De specificaties voor de Wmo zijn op 1 juli vastgesteld en die voor Jeugd zijn vrijwel identiek daaraan. Zorginstituut Nederland zal de softwareleveranciers van zorgaanbieders hierover informeren en de softwareleveranciers van gemeenten worden door KING geïnformeerd. Aandachtspunt 2: Provinciale jeugdzorg (WJZ) wordt nu bekostigd via een subsidie. Sommige regio’s willen al per 1/1/2015 af van deze systematiek (Rotterdam bijvoorbeeld). Dit kan voor zorgaanbieders lastig zijn

i.v.m. het moeten hanteren van verschillende systemen per gemeente. Suggestie wordt gedaan om in eerste instantie de subsidierelatie in stand te houden met de gemeente als contractpartner. Dit lijkt de keuze van veel regio’s voor de korte termijn. Als een gemeente desondanks afwijkt van deze systematiek, dan kan dat alleen met nadrukkelijke instemming van de betrokken zorgaanbieders. Ook al loopt de verantwoording van de gesubsidieerde zorg niet via elektronisch berichtenverkeer, zoals voor de jeugd-GGZ en jeugd-AWBZ, is het toch ook voor deze zorg wenselijk om een landelijk uniforme afspraak te maken over de wijze waarop deze wordt verantwoord vanaf 1/1/2015. Actie 1: Wilhelm van der Veen en Anja Verburg sturen binnen 3 weken een voorstel voor de verantwoording van de gesubsidieerde zorg (op aantallen x tarief, uitgesplitst per gemeente) naar de VNG. Actie 2: de scope van het project 'implementatie declaratiesystematiek jeugd' wordt uitgebreid voor alle zorg die vanaf 1/1/2015 op individueel niveau wordt bekostigd, ook als het om (huidige) provinciale jeugdzorg gaat (dus niet alleen voor de jeugd-GGZ en jeugd-AWBZ). Aandachtspunt 3: Het is een probleem dat er gemeenten zijn die voor de eigen burgers willen betalen, maar alleen gesprekken voeren met het eigen BJZ en de eigen zorgaanbieders. Vooral bij jeugdbescherming (JB) en jeugdreclassering (JR) gaat het vaak om bovenregionale plaatsingen. Hoe gaat het met kinderen die via een maatregel van de kinderrechter in een andere regio terechtkomen maar van wie de gezagsdrager in een andere regio/gemeente woont? Actie: Wilhem van der Veen en Anja Verburg sturen volgende week een voorstel voor de verrekening bovenregionale verrekening en/of mandatering voor uitvoering jeugdreclassering (BJZ's) aan Anno vd Veen (VWS). Woonplaatsbeginsel: Het woonplaatsbeginsel is een cruciaal onderwerp. VNG vindt het belangrijk dat er een tool wordt ontwikkeld waarmee gemakkelijk kan worden bepaald welke gemeente verantwoordelijk is. Dit is ook van belang voor zorgaanbieders. Anno van der Veen (VWS) laat een poster zien waarop het algoritme schematisch is weergegeven. Hans Versteeg (VNG) geeft aan dat dit schema de basis vormt voor de tool. Deze tool werkt echter alleen als bekend is wie de gezagsdrager is. Indien dit niet zeker is, moet het gezagsregister van de Rechtbank worden geraadpleegd. Woonplaatsbeginsel Online tool woonplaatsbeginsel Gezagsregister

Verhuizingen

Verantwoordelijkheidsverdeling aanbieders gemeenten, huisarts

Afspraken Onderzoek naar haalbaarheid (VNG ). Waar mogelijk toepassen, gegeven het feit dat het lastig te ontsluiten is. Beslissingen van de rechter staan in tekstvorm (via telefonische helpdesk te raadplegen). Gevaar van overbelasting helpdesklijn. Aanpassen van het gezagsregister is een project op zich en niet op korte termijn te realiseren. Factsheet wordt opnieuw onder ieders aandacht gebracht. Wie signaleert een verhuizing naar een andere gemeente en meldt dit aan bij de zorgaanbieder (nog toebedelen wie dit doet) Branches geven casussen aan bij Anno van der Veen.

Verantwoordelijkheidsverdeling woonplaatsbeginsel: aan beide kanten (gemeente en zorgaanbieder) een eigen verantwoordelijkheid. Het lijkt een tijdelijk probleem dat alleen betrekking heeft op de huidige populatie omdat in het nieuwe stelsel de toegang veelal via de gemeenten verloopt. Maar er is ook toegang via de huisarts en gecertificeerde instelling (GI) mogelijk, dus gemeenten moeten nu goede afspraken maken dat ze dan wel een notificatie krijgen..Maar van wie moet die melding komen? Van de huisarts/verwijzer? Van de GI's? Van de zorgaanbieder die de cliënt in zorg krijgt? Dit onderwerp moet dus nog nader worden uitgewerkt en opnieuw voorgelegd aan VWS (bespreken in werkgroep overgangsmaatregelen). Aanbieders moeten namelijk woonplaatsbeginsel wel goed kunnen inregelen. Dit is niet alleen een aandachtspunt vanwege de vraag "wie moet de rekening

betalen?" maar ook vanwege de vraag "met wie kunnen we afspraken maken over de zorgverlening aan de jeugdige?". Ouders zijn daar niet altijd duidelijk of eerlijk in vanwege de emoties die daarbij een rol spelen. Afspraak  Ieder (aanbieders) gaat voor de eigen sector inventariseren waar de knelpunten zitten (casussen). Bij het toedelen van kinderen aan gemeenten moeten aanbieders aangeven welke woonplaats toegepast moet worden en dan komt dit probleem ook naar voren. 5 augustus bespreken in werkgroep overgangsmaatregelen! Voorlopige invulinstructie veld 'postcode cliënt' voor aanbieders: 1. Postcode gezagsdrager (als bekend) 2. Postcode GBA biologische ouder 3. Postcode GBA jeugdige 4. Postcode verblijfsadres jeugdige Behoort dit tot de mogelijkheden? Voorleggen op 5 augustus. Actie: Problemen en percentages (hoe vaak komt het voor dat de postcode van de gezagsdrager afwijkt van die van het kind?) per sector noteren (allen). Problemen woonplaatsbeginsel (Hans Versteeg) en bevoorschotting (Anno van der Veen). Bevoorschotting en betalingswijze (reacties meegezonden notitie): Met een aantal financiële mensen is er een probleemanalyse opgesteld en zijn de knelpunten uitgebreid omschreven. Op dit moment dreigt dat verzekeraars de bevoorschotting gaan afbouwen, afspraak is dat VWS de trekker is om het gesprek aan te gaan met banken (DNB). Nog een uitwerkingsvraag is welke manier van bevoorschotting het beste is (o.b.v. productieafspraken/ geleverde productie). Aangegeven wordt dat gemeenten eigen betalingsvoorwaarden hebben en dat VNG / Rijk een informatiekaart opstellen voor gemeenten én aanbieders om een zo soepel mogelijke overgang te realiseren naar het nieuwe stelsel. Belangrijkste prioriteiten: 1. Contracten 2. Zorgen dat er goed betaald wordt en 3. Afspraak is dat VNG de notitie over betalingswijzen onder de aandacht brengt bij transitiemanagers. Daarnaast wordt een informatiekaart opgesteld door Coby Peeters. Medewerking van: Maartje (VGN) en Anja (Jeugdzorg NL vertegenwoordiger) en Leo (Emaus) gaan hier mee aan de slag. 28 juli hoog op de agenda bij het regieberaad. Werkgroep overgangsmaatregelen praat hier begin augustus verder over.

Initiële vulling van de systemen (pre-facturatie) Om privacyredenen worden in het VWS-project 'eenmalige gegevensoverdracht jeugd' niet alle gegevens van zittende cliënten overgedragen aan gemeenten. Om de bestaande declaratiesystematiek te realiseren, moeten gemeenten hun administraties echter al in 2014 vullen met de bestaande cliënten zodat tijdig betaald kan worden. De VNG neemt dit mee in het project 'implementatie declaratiesystematiek jeugd' en Truus Vernhout zal het onderdeel 'initiële vulling' gaan uitvoeren. Voor eind 2014 is dit gereed (bij voorkeur in oktober). In de ministeriële regeling wordt dit opgenomen zodat het juridisch mogelijk is (VWS). Dit project is essentieel om het transitierisico te verminderen. Siep van de Dijk geeft aan dat Amsterdam ernaar streeft om op 15 december alle trajecten in beeld te hebben zodat tijdige betaling kan starten. Actie: Truus Vernhout maakt korte memo met informatie voor aanbieders die het aangaat (zijnde de aanbieders die per individuele cliënt moeten gaan verantwoorden) en gemeenten over initiële vulling administraties.

Communicatie Bekendheid landelijke afspraken Aan zowel gemeenten als aanbieders is gevraagd wat goed loopt en wat beter moet in de communicatie. Aanbieders geven aan dat gemeenten wisselend omgaan met veel zaken en niet altijd

bekend zijn met de landelijke afspraken, bijvoorbeeld over het hanteren van de declaratiestandaarden. Aanbieders kunnen de informatie van VISD uiteraard ook gebruiken en waar nodig onder de aandacht brengen. Eenduidigheid in begrippen ontwikkelen Aangegeven wordt dat aanbieders en gemeenten nog met elkaar in gesprek moeten over de te hanteren begrippen als zorgtoewijzing, beschikking en contract en hierover meer gemeenschappelijke taal moeten ontwikkelen. Hieronder staat een figuur die daarvoor als basis kan dienen.

beschikking

Client

Gemeente

toewijzing

Zorgaanbieder

contract

Afsprakenlijst 1. Procesafspraken Onderwerp Twee-wekelijks ‘warroomberaad’ transitievraagstukken op snijvlak van inhoud en techniek. (overkoepelend projectmanagement over de verschillende onderdelen heen, samenhang) Klankbordgroep (voorlopig tweemaandelijks, waar nodig virtueel – e-mail consultatie). Gesignaleerd risico is dat accountants geen goedkeuring geven. Rotterdam heeft al protocollen, wordt meegenomen in proeftuinen, daarnaast vervolgafspraak accountants. Bevoorschotting - Gesprek Banken Bevoorschotting - Opstellen informatiekaart

Wie Eduard Renger, Astrid Jansen, Geert Schipaanboord, Hans Versteeg, Bart Geerdink, en zo nodig projectleiders VNG.

Actie Astrid Jansen (Andrea van Herwijnen, Sanne Eeltink)

Alle aanwezigen.

VNG (Sanne)

Gebruik input gemeenten Rotterdam (controleprotocollen).

VNG (financien)

VWS (anno)

Betrokkenen leveren informatie over Significant (Coby Peeters) huidige situatie in aanvulling op notitie die reeds is meegezonden. Initiële vulling eenmalige Truus Vernhout maakt plan van Eduard Renger / Truus gegevensoverdracht voor aanpak (wordt aangehangen aan Vernhout declaratiesystemen. VISD). Woonplaatsbeginsel. Allen (casussen aangeven bij VNG / Hans Versteeg / Anno van VWS). der Veen Informatie aan zorgaanbieders en hun Zorgaanbieders, branches, VWS VWS, branches, leveranciers over aanpassingen in Met informatie van VISD, opstellen Zorginsituut Nederland administratie en ICT. plan van aanpak conform i-Wmo. Proeftuinen inrichting back-office (wisselwerking regionaal – landelijk) Inrichting proeftuinen, praktijkervaring en Er worden proeftuinen ingericht voor Marianne de Kleermaeker ophalen vraagstukken. de back-office processen en admnistratieve organisatie. Procesplaten opleveren backoffice platen KING en grote steden. KING in afstemming met en processtappen. Marianne de Kleermaeker Ondersteuningsprogramma inkoop jggz en awbz DBC: gemeenten willen boekjaar. Actief verspreiden van de gemaakte Ondersteuningsprogramma Zorgverzekeraars zijn ingericht op landelijke afspraken (er is een Inkoop JGGZ schadejaar. Landelijke afspraken over factsheet). (Coby Peeters, Significant) maken. Jeugd-AWBZ: er komt een Factsheet landelijke richtlijnen Coby Peeters zorgtoewijzingsbericht; aan gemeenten de instandhouding AWBZ structuur en keuze of ze daarmee gaan werken. Deze overgang. behoefte is sterk aanwezig, ook voor toepassing van dit bericht voor JeugdGGZ. Dan is de driehoek in bovenstaand figuur namelijk compleet (zorgtoewijzing individuele cliënt aan zorgaanbieder als 'opdracht' en start zorglevering). PGB’s en zorgtoewijzingen. Project trekkingsrecht PGB door SVB VNG maakt FAQ (Coby PGB en in december nieuwe houdt zich met dit vraagstuk bezig. Peeters) beschikkingen versturen. PGBtoewijzingen houden op eind van dit jaar. Hoe weten aanbieders of ze zorg mogen blijven leveren? Op welk niveau producten moeten worden Uitwerken hoe productinformatie FAQ van maken door verantwoord. Landelijke categorieën. Bij jeugd werkt t.o.v. Wmo. beleidsinformatie (Hans de WMO mogen de producten die Versteeg) en beleggen

daaronder vallen per gemeente of regio verschillend zijn. Dat kun je dan makkelijker linken met je financiële administratie. Komt er ook zoiets voor jeugd?

binnen VNG (ondersteuningsprogramma inkoop in samenspraak met VISD/project implementatie declaratiesystematiek jeugd)

Bijlage 1: Aanwezigen ochtend Naam Esther van der Sterren Diana van der Waal

Bianca Schmidt Victor Flanders Siep van de Dijk Wieke van der Heide

Organisatie Gemeente Utrecht controller Gemeente Rotterdam/ Senior beleidsmedewerker Gemeente Amersfoort Gemeente Den Haag Gemeente Amsterdam Regio Haaglanden (H10 Inkoopbureau)

E-mail [email protected]

06-nummer 030-2861264

[email protected]

06-13270267

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] & [email protected]

033-4694752 06-18512734 06-51501721 06-46004851

Aanwezigen en belangstellenden middag Naam Anno van der Veen Eduard Renger Hans Versteeg Truus Vernhout Peter Wijga Marian de Kleermaker Anne Derksen Coby Peeters Han Huizinga Maartje van der Rijt Victor Flanders

Organisatie Ministerie van VWS VNG VNG VNG AEF VNG

E-mail [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

06-nummer 06-21160323 06-11363066 06-10062594 06-81153316 06-19642478 06-41150353

VNG Significant VGN VGN Gemeente Den Haag

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

06-57593154 06-10715321 06-19197186 06-13204365 06-18512734

[email protected] [email protected] [email protected]

06-46141386

[email protected]

06-13270267

[email protected] [email protected] [email protected]

06-29020034

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

06-45618029 06-53314331 06-51170376

Léon van de Heg Anne Wil Roza Hans Mulder Diana van der Waal D. Verseput Lemke Klasing Wilhelm van der Veen Anja Verburg Menno van Leeuwen Nienke Belderink Ronald Noordman

GGZ Nederland Jeugdzorg Nederland Gemeente Rotterdam GGZ Nederland ParnassiaGroep BJZO Jeugdzorg NL ADD Groep Skopos (n.a.) Skopos (belangst.)

06-10724748

06-23139769