COMPANY PROFILE PT. Cipta Tata Dokumen Indonesia

COMPANY PROFILE

PT. Cipta Tata Dokumen Indonesia

Total Solution Documents and Information Management www.ctdi.co.id

PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA (CTDI) Total Solusi Manajemen Dokumen

(Akta Notaris Handriyanti S. No. 13/2000)

RECORDS & INFORMATION MANAGEMENT

ASSOSIASI ARMA (Association of Records Managers and Administrators), USA

MAPA (Masyarakat Peduli Arsip), Jakarta AIIM (Association for Information and Image Management), USA AAI (Assosiasi Arsiparis Indonesia)

PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA (CTDI) Puri Imperium Office Plaza, G-10 Jl. Kuningan Madya Kav. 5-6 Kuningan Jakarta Selatan Tel.: (021) 83785705 Fax: (021) 83785707 Website: www.ctdi.co.id Contact Us: [email protected]

www.ctdi.co.id©2014

1

Daftar Isi DAFTAR ISI _________________________________________

1

I.PENDAHULUAN ____________________________________

2

II.PROFIl PERUSAHAAN _______________________________

3

III.RUANG LINGKUP JASA DAN PEKERJAAN _________________

4

IV.RUANG LINGKUP TEKNIS PROYEK _____________________

8

V.KUALITAS PROYEK DAN HASIL AKHIR ___________________

8

VI.KEUNTUNGAN KERJASAMA __________________________

9

VII.CLIENT AND BEST PRACTICE__________________________

10

I. Pendahuluan Dokumen adalah bagian dari asset perusahaan yang harus dan wajib dikelola dengan benar sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku sehingga dokumen/arsip yang merupakan “sumber informasi dan bukti otentik” dalam mendukung aktifitas usaha perusahaan dapat difungsikan secara benar dan maksimal. Berdasarkan Undang-Undang No 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan peraturan pelaksanaannya (PP No. 87 dan 88 tahun 1999), serta UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan antara lain setiap perusahaan wajib mengatur tertib pembuatan catatan, penyimpanan, alih media, legalisasi, pemindahan dan pemusnahan dokumen perusahaan sesuai prosedur dan jadwal retensi dokumen yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan, serta pengelolaan dokumen harus dikelola oleh sumber daya manusia yang professional. Disamping mengacu dengan peraturan-peraturan yang berlaku, Sarbanes-Oxley Act of 2002 salah satu Undang-Undang Amerika terbaru tentang pedoman retensi dokumen dan sanksinya juga berlaku bagi semua perusahaan Amerika yang beroperasi didalam maupun diluar negeri. PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA, sebagai perusahaan jasa yang memfokuskan pada “Records & Information Management” yang telah berpengalaman dan mendapat pengakuan dari berbagai perusahaan, akan menyampaikan program sesuai dengan kebutuhan instansi perusahaan saat ini maupun pada masa yang akan datang.

II. Profil Perusahaan LATAR BELAKANG PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA berdiri sejak tahun 1993 yang sebelumnya namanya Filing & Documentation Management (FDM) yang kegiatan utamanya bergerak dalam bidang Manajemen Dokumen & Informasi. Adapun latar belakang pendirian perusahaan adalah untuk memberikan kontribusi nyata di bidang pengembangan manajemen dokumen dan informasi pada setiap perusahaan sesuai dengan aktivitas perusahaan tersebut. Sejalan dengan perkembangan teknologi dan kompleksitas kegiatan operasional perusahaan, PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA, pada tahun 1999 juga telah memberikan solusi teknologi Records & Information Management yaitu EDMS (Electronic Document Management System).


3

PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA didukung oleh tenaga-tenaga yang berpengalaman dan professional staff di berbagai bidang, dan telah mendapat kepercayaan dari berbagai perusahaan baik dalam maupun luar negeri yang melakukan aktivitasnya di Indonesia antara lain perusahaan telekomunikasi, industri, perminyakan, perbankan, asuransi, media televisi dan sebagainya.

VISI DAN MISI Visi PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA adalah menjadi perusahaan jasa konsultan records and information management yang handal, terdepan dan terpercaya dengan menyediakan solusi yang lengkap dan pelayanan yang tepat untuk klien serta memenuhi komitmen kami kepada top manajemen perusahaan. Misi PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA memberikan total solusi dibidang records and information management selama usia “lifecycle” dokumen mulai dari penciptaan, distribusi, pemeliharaan sampai pemusnahan dokumen.

III. Ruang Lingkup Jasa dan Pekerjaan A. DESAIN SISTEM DAN PROSEDUR MANAJEMEN DOKUMEN 1.

Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Dokumen

2.

Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) e-Document

3.

Penyusunan Pedoman Klasifikasi dan Jadwal Retensi Dokumen

B. ROLL-OUT & SISTEM DAN PROSEDUR MANAJEMEN DOKUMEN & E-DOCUMENT Sosialisasi Sistem Implementasi Manajemen Dokumen diunit-unit kerja

C. PENGEMBANGAN APLIKASI MANAJEMEN DOKUMEN Pembuatan aplikasi manajemen dokumen yang dilakukan meliputi : 1. Modul Manajemen Dokumen Aktif di Unit Kerja; 2. Alur kerja (workflow) dari setiap proses yang ada dari manajemen dokumen perusahaan. 3. Modul Manajemen Dokumen Inaktif di Records Center/Depo Dokumen; 4. Modul Manajemen E-Document.

D. DATA AND DOCUMENT CONTENT TAXONOMY Kemudahan yang didapat melalui Data Taxonomy antara lain: 1. Menciptakan mesin pencari data mandiri dalam lingkungan organisasi 2. Knowledge dan experience dari seluruh personil dapat terekam dan terdata serta menjadi kekayaan organisasi 3. Meminimalkan data yang harus ter”expose” keluar organisasi 4. Memudahkan dalam proses pengambilan keputusan berdasarkan analisa data yang akuntabel 5. Tidak menghasilkan data “sampah” dalam setiap penyajian hasil kegiatan temu kembali 6. Semakin memudahkan proses pengambilan keputusan, analisa masalah dan studi kasus berdasarkan satu, dua ataupun beberapa parameter 7. “Knowledge management” dalam lingkungan perusahaan dapat terimplementasi dengan baik dan selanjutnya data dari arsip yang dimiliki dapat menjadi “wisdom” diligkungan organisasi


5

E. APLIKASI DATA & INFORMASI BERBASIS WEBSITE (BUNDEL, BEBLER, BESMART, BEBOLD, BEPROPER) 1. Bundel: Aplikasi yang digunakan untuk mengelola arsip/dokumen/asset keluarga, organisasi, corporate maupun komunitas secara online dan kolaboratif. Melalui aplikasi bundel seluruh asset pribadi maupun milik bersama dapat disimpan, dihubungkan dan dikelola secara baik, terkontrol dan terkolaborasi dengan seluruh pihak yang terkait dengan asset tersebut, sehingga meminimalisir terjadinya kehilangan atau keterlambatan dalam melakukan update asset/dokumen. 2. BeBold: Aplikasi Knowledge Management perusahaan, melalui aplikasi ini seluruh publikasi yang dikeluarkan oleh perusahaan baik dari level terendah sampai level tertinggi, dari jenis tacit knowledge sampai explicit knowledge. Aplikasi dapat mengorganisasikan seluruh publikasi tersebut dalam skema taxonomy yang berbeda dari satu organisasi ke lainnya, dengan hak akses yang beragam dan atau bertingkat disesuaikan dengan culture dan prosedur yang berlaku di perusahaan/organisasai. Aplikasi ini dibuat dengan latar belakang makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif sehingga memerlukan cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar perusahaan dapat tetap survive sehingga knowledge yang disimpan oleh perusahaan dapat digunakan kembali pada setiap waktu dalam kegiatan perusahaan dan pada akhirnya dapat menjadi wisdom/kearifan untuk disebarkan didalam lingkungan perusahaan. 3. Besmart: Aplikasi digital sebagai sarana “interaksi” cerdas secara virtual dalam proses belajar mengajar/training, berbagi serta bertukar informasi dan ilmu pengetahuan dan mendorong kreatifitas yang bernilai bagi siswa generasi muda Indonesia maupun peserta training dengan instrukturnya dalam konteks pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dilingkungan perusahaan.

4. BeProper: Aplikasi manajemen dokumen yang dibuat melalui metodologi daur hidup dokumen mulai dari proses penciptaan, distribusi, penyimpanan sampai pada pemusnahan dokumen berdasarkan jadwal retensi dokumen. .....

Aplikasi dibuat sebagai alat bantu dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis perkantoran yang mengotomatiskan setiap alur kerja yang terdapat pada kaidah kearsipan dalam perusahaan. Dengan fitur yang telah siap dan responsif memungkinkan penggunanya mengakses dari gadget setiap karyawan dan mengakomodir kolaborasi antar pengguna dan pelaksana kearsipan guna meningkatkan kegiatan temu kembali dokumen

5. BeBler: System atau “Enabler”yang menghubungkan aplikasi dengan aplikasi lainnya dalam sebuah portal perusahaan yang telah ada. Enabler akan mengirim dan atau menerima data dari aplikasi yang berbeda, sehingga perbedaan format, tata letak dan susunan data akan menjadi mudah dan langsung terintegrasi dengan sistem di tempat lain secara simultan.

Aplikasi data, informasi berbasis website ini dapat diakses di http://www.bebulb.com/ F. PEMBENAHAN, PENATAAN, PENDATAAN DAN PENGELOLAAN DOKUMEN Hasil akhir, seluruh koleksi dokumen telah tertata dan terdata sehingga bila sewaktu-waktu diperlukan mudah ditemukan kembali, dan dokumen yang tidak memiliki nilai guna siap dimusnahkan


7

G. JASA PENGELOLAAN RECORDS STORAGE Hasil Akhir, Kegiatan pengelolaan dokumen di Records Storage dilaksanakan secara professional, sehingga dokumen yang tersimpan terpelihara dengan baik dan permintaan data/ dokumen terlayani dengan cepat.

H. SEMINAR DAN PELATIHAN Pelatihan manajemen kearsipan dengan menggunakan metoda pelatihan yang terkini, mudah, user oriented dan ease of use, memungkinkan pelaksana tugas kearsipan dan pengguna arsip dilingkungan perushaan dapat berinterkasi dan berkolaborasi terhadap konten arsipnya. CTDI telah memiliki modul pelatihan kearsipan dengan memanfaatkan teknologi web 2.0 sehingga interaksi antara instruktur dan peserta training dan materi training kearsipannya menjadi realtime dan kolaboratif dengan menggunakan gadget setiap trainee selain dari laptop yang biasa dibawa ke ruang training. Hasil akhir, perusahaan memiliki sumber daya manusia yang lebih professional dalam melaksanakan kegiatan manajemen dokumen.

I. PROGRAM RECORDS AUDIT Hasil akhir, efektivitas dan implementasi pengelolaan dokumen terukur dan memberikan rekomendasi untuk “improvement” sesuai kebutuhan perusahaan dan regulasi yang ada.

J. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN RECORDS MANAGEMENT Dukungan sarana dan prasarana dari para desainer, konseptor serta pabrikan alat dan perlengkapan manajemen arsip yang memungkinkan tercapainya efektivitas dan efisiensi pada implementasi pengelolaan dokumen.

K. ALIH MEDIA Dokumen sebagai sumber informasi bagi perusahaan seiring dengan perkembangan waktu membutuhkan alih media dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan. Dapat dilakukan secara hardcopy ke elektronik, pita magnetik ke elektronik, analog ke digital, maupun sebaliknya sesuai dengan kebutuhan dan standard yang berlaku serta perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi


9

L. PEMUSNAHAN ARSIP Penyusutan nilai guna dokumen perusahaan sebagai rangkaian dalam siklus hidupnya, membutuhkan kegiatan yang akan membuat dokumen perusahaan tidak bisa dipergunakan secara baik lagi oleh pihak lain maupun perusahaan sendiri sesuai dengan ketentuan hukum, hal ini disebut pemusnahan dokumen.

IV. Ruang Lingkup Teknis A. STRATEGI DAN METODOLOGI Strategi dan metode pekerjaan pembuatan system manajemen dokumen didasarkan pada kebijakan perusahaan (policy) dan standard prosedur yang sejalan dengan peraturan, perundang-undangan yang berlaku dan ketentuan merupakan hal yang utama. Metode dibawah ini tidak harus dilakukan secara linear, tapi dapat dilaksanakan dalam tahapan berbeda, berulang internasional yaitu “ISO 15489 Part II: Records Management Guidelines”. Dalam merancang dan menerapkan SOP Manajemen Dokumen yang berkelanjutan, metode bentuk dan implementasi, sebagian atau keseluruhan menurut kebutuhan organisasi, persyaratan formal compliance dan perubahan lingkungan organisasi dan manajemen dokumen.

B. PROGRAM KERJA Target waktu penyelesaian pekerjaan ditentukan setelah dilakukan assessment baik ke satuan kerja maupun ke tempat penyimpanan arsip

C. TENAGA KERJA DAN ORGANISASI PROJECT Tenaga ahli dalam pekerjaan pembenahan dan penataan dokumen adalah para professional dan praktisi yang mempunyai kompetensi di bidang manajemen dokumen serta berpengalaman mengerjakan pekerjaan sejenis.

V. Kualitas Project & Hasil Akhir A. KUALITAS PROYEK Kualitas proyek akan ditentukan oleh beberapa komponen : 1. Hasil Akhir selesai tepat waktu Untuk memastikan penyerahan hasil akhir pekerjaan tepat waktu sesuai jadwal yang ditetapkan diperlukan monitoring setiap tahapan kerja dan menetapkan target-target mingguan maupun harian setiap personil tim kerja. 2. Lingkungan yang Kondusif Agar sasaran akhir proyek tercapai sangat diperlukan dukungan dari Manajemen dan kerjasama seluruh Team Counterpart perusahaan client, baik dalam tahap persiapan, perancangan desain, pengembangan maupun implementasi Sistem Manajemen Dokumen.

Hasil akhir yang akan diserah terimakan oleh PT CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA adalah : 1. 2. 3. 4. 5.

SOP Manajemen Dokumen; Pedoman Klasifikasi dan Jadwal Retensi Dokumen; SOP e-Document; Seluruh dokumen aktif telah tertata & tersimpan di Unit Kerja; Dokumen aktif/in-aktif yang dipindahkan ke Document Center/ Records Center telah dibenahi, ditata dan dipelihara; 6. Electronic Storage (e-storage) dokumen hasil scanning; 7. Indeks Dokumen aktif dan inaktif telah terbentuk; 8. Dokumen yang telah habis masa retensinya siap untuk dimusnahkan 9. Aplikasi Data dan Informasi (customized each clients) 10. Disaster Recovery Progam Guidelines


11

VI. Keuntungan Kerjasama Keuntungan memilih PT. CIPTA TATA DOKUMEN INDONESIA sebagai mitra kerja adalah: 1.

Mitra berpengalaman dalam pengembangan dan implementasi manajemen dokumen;

2.

Pengelolaan dokumen dikelola secara professional dan mempunyai sumber daya manusia yang professional dengan integritas dan kompetensi yang tinggi serta secara terus menerus mengembangkan kemampuan dan jaringan kerjasama;

3.

Efektivitas pendekatan manajemen dokumen dengan total solusi (front-end) dari awal tahap penciptaan, penggunaan, distribusi, pemeliharaan dan disposisi/penyusutan (pemindahan dokumen inaktif, pemusnahan);

4.

Membantu dan melayani perusahaan pengguna jasa dalam pencapaian nilai dan standar level yang lebih tinggi guna memenangkan persaingan dan selalu berada di posisi terdepan;

5.

Kerahasiaan setiap informasi dan dokumen perusahaan pemakai jasa dapat terjaga dan dipertanggungjawabkan;

6.

Menjalin Kesinambungan kerjasama dengan mitra kerja

VII.

CLIENTS AND BEST PRACTICE (2010-present)

PERIOD 2015-

CLIENT

SERVICES RENDERED

PT. BANK PANIN SYARIAH Tbk. 

Designed System and Procedure of Document Management

present



Developed Standard Records Taxonomy scheme national Wide and continous monitoring for enhancement



Designed Records Retension Guidelines



Conducted implementation of document management system and procedures



Conducted records review for the implementation of document management system in the working unit, Head Office and all Panin Bank Syariah Offices in Indonesia



Management and maintained of inactive files at the offsite storage

2004-

PT. BANK PANIN Tbk.

present

 Designed System and Procedure of Document Management  Developed Standard Records Taxonomy scheme national Wide and continous monitoring for enhancement  Designed Records Retention Guidelines  Conducted implementation of document management system and procedures in the working unit  Conducted records review the implementation of document management system in the working unit of all Panin Bank Branches  Management and maintained of inactive files at the offsite storage


13

PERIOD 2014

CLIENT

PT. BANK NEGARA

SERVICES RENDERED  Conducted Feasibility Study of New Document Storage

INDONESIA (Persero) Tbk. 20132014

PERUM. JAMKRINDO

 Designed System and Procedure of Document Management Nation Wide  Designed Records Retension Guidelines  Designed Standards Company Wide Documents Taxonomy Scheme  Designed e-filing Standard Operating Procedure  Designed correspondence Standard Operationg Procedure  Conducted training and socialitation of document management system and procedures  Gap Analysis e-office application vs standard Operating procedure for internal corporate coresspondence  Designed re-layout corporate mailroom and staffing Conduted training for mailroom operation and job description

PERIOD

CLIENT

2013-

PT. TELEKOMUNIKASI

2014

SELULER

SERVICES RENDERED  Designed Process “to be” taxonomy structure and definition  Designed Employee taxonomy and ontologies structure and definition  Designed Employee and Process Controlled VocabullaryControlled Vocabullary  Desiged People taxonomy Mind Map structure  Designed People and Process taxonomy database structure

2013

PT. MITRA INTEGRASI INFORMATIKA

 Designed Concept of Corporate Document Taxonomy Scheme, Code, and Retention Schedule  Develop Data Taxonomy to Exploration and Explotation in oil and gas business

2013

PT. NUSANTARA REGAS (NR)

 Conducted Assessment Document Management  Designed Document Management System  Designed Concept of Corporate Document Taxonomy Scheme and Retention Schedule  Develop Data Taxonomy to Exploration and Explotation in oil and gas business

2013

PT. BANK NEGARA INDONESIA 46 (BNI )

 Conducted Assessment Document Management of all active document maintained in the “strong room” (all floors), Head Office, Jakarta  Analysis, evaluation and recommendation of document management system  Designed Document Management System


15

PERIOD 2012

CLIENT KEMENTRIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PERIMBANGAN KEUANGAN

SERVICES RENDERED  Conducted Assessment Document Management of all active and inactive document maintained in the head office, Jakarta  Analysis, evaluation dan recommendation of document management system  Designed Master Plan of Document Management System  Design Standard Taxonomy for Records and Retention Schedule  Design Standard Data Taxonomy for APBD (Anggaran Pendapatan Belanja Daerah) Nation Wide

2010-Mei PT. PERUSAHAAN GAS 2013

NEGARA (PGN)

 Developed Standard Operating Procedure Digitalized Document System  Management dan Maintained for all inactive document which are store in the Records Center 1 & 2, Bandung  Rendered consultation for up-dating and revision of Records Retension Guidelines  Develop Taxonomy scheme and Records Retention Schedule  Develop Taxonomy and Vocabullary Control for Nation Wide Pipeline Process and Development

PERIOD 2007-

CLIENT PT. MEDCO E&P INDONESIA

SERVICES RENDERED  Designed code and Taxonomy of Corporate Document  Clasify and Idencify Data According Taxonomy Table

2010

Developed  Implementation of e-library program which consists of managing and digitalized of selected document located at head office and field area  Design and Enhancing Documents Taxonomy scheme Retention Schedule

2006-

PT. TELKOMSEL



Designed System and Procedure of Document Management

2011 

Designed Records Retension Guidelines



Designed Standards Company Wide Documents Taxonomy Scheme



Designed e-filing Standard Operating Procedure



Conducted implementation of document management system and procedures



Conducted records review for the implementation of document management system in the working unit, Head Office and Regional area



Managed and maintained of inactive files at the off-site storage




Conducted records destruction program

17

HEAD OF RECORDS MANAGEMENT EXPERTS Helmina Sinaga, CRM Records & Information Management Consultant www.helmina.net

Working experiences : 1993-present

Records & Information Management Consultant

2000-2001

General Affairs Manager, Devon Energy Ltd. Jakarta

1998-1999

Consultant, Records Center, Devon Energy Ltd., Jakarta

1990-1998

Records Specialist, Exxon/ Esso Indonesia, Jakarta

1985-1990

Sr. Librarian/Consultant, AIDAB (Australian International Development Assistance Bureau)

1981-1985

Information Services, Indian Embassy, Jakarta

Association -

ARMA (Association of Records Managers and Administrators), USA, 1993-present

-

MAPA (Archive Concern Society) , Jakarta 2005-present

-

AAIM (Association for Information and Image Management), USA 2015

-

AAI (Association of Indonesian Archivist), 2015-2020

Education -

Advanced Records Management, ARMA USA

-

Universitas Indonesia, Faculty of Literate, Librarianship and Archive Majority, Depok, Jakarta

-

Records Management Courses : Singapore, Kuala Lumpur, Houston, Denver, Las Vegas, USA

-

Imaging/EDMS Course, Sydney

TRAINING/WORKSHOPS/SEMINARS 1.

As the Writer in the field of Records and Information Management, MAPA (Archive Concern Society) journal 2005-present

2.

Guest Speaker, University of Indonesia, Faculty of Literate, Librarianship and Archive Majority, Depok, Jakarta 2010-

3.

ARMA Seminar, Las Vegas, USA, Oct 2000

4.

Article titled “Records Management is One of the Priority in Your Organization” submitted to ARMA, 2001

5.

As the Public Speaker & Instructor on “Records & Information Management”, 1993-present

6.

Comparison Study, Santa Fe Energy Ltd. Houston, USA, Oct 1998

7.

Imaging Course, Sydney, Australia, 1997

8.

ARMA 41th Seminar, Denver, USA, 1996

9.

As the Speaker in the Information Professional Annual Meeting, Houston, USA, 1994

10.

Managing Your Files Course, Singapore, 1993

11.

CONSAL IX (South East Asian Librarian Congress) Bangkok, Thailand, 1993

12.

Comparison Study, Exxon Malaysia, Kuala Lumpur, 1991


19

COMPANY PROFILE PT. Cipta Tata Dokumen Indonesia

Recommend Documents