Communicatieplan [3.C.2] HOOIJER Wegenbouw B.V. HOOIJER Renkum B.V. HOOIJER Milieu B.V. Versie 11-7-2013, Geactualiseerd 28-8-2013
Pagina 1
Hooijer Renkum B.V. Hooijer Wegenbouw B.V. Hooijer Milieu B.V.
Inhoudsopgave Nr. 1. 2. 3. 4. 4.1 4.2 5. 5.1 5.2 6. 6.1 6.2
Titel Inleiding Eisen vanuit de CO2 prestatieladder Communicatiedoelstellingen Doelgroepen en boodschap Interne doelgroepen Externe doelgroepen Communicatiemiddelen Interne communicatie Externe communicatie Communicatieplanning Communicatieplanning intern Communicatieplanning extern
Pagina 3 3 3 3 3 4 5 5 5 6 6 7
2/7
Hooijer Renkum B.V. Hooijer Wegenbouw B.V. Hooijer Milieu B.V.
1. Inleiding In dit communicatieplan wordt beschreven hoe de bedrijvengroep Hooijer intern en extern gaat communiceren over haar energiebeleid, de CO2‐footprint, CO2‐reductiedoelstellingen en aanverwante zaken. Effectieve interne en externe communicatie is essentieel voor een succesvolle implementatie van het energiemanagementsysteem en reductie van de CO2‐uitstoot. Het communicatieplan heeft betrekking op Hooijer Wegenbouw B.V., Hooijer Renkum B.V. en Hooijer Milieu B.V. Omdat de bedrijven operationeel één geheel vormen is gekozen voor een gezamenlijke doelstelling voor de bedrijvengroep Hooijer. Daarmee wordt voor wat betreft CO2‐reductie meer verantwoordelijkheid genomen en verder gekeken dan alleen Hooijer Renkum B.V. en/of Hooijer Wegenbouw B.V. en/of Hooijer Milieu B.V. De bedrijvengroep Hooijer streeft naar het actief betrekken van haar medewerkers bij het energiebeleid. Door effectieve en gerichte communicatie naar de medewerkers wil de bedrijvengroep Hooijer bewustzijn creëren en medewerkers stimuleren om te participeren in het reduceren van het energieverbruik. De bedrijvengroep Hooijer wil de medewerkers stimuleren om met ideeën en voorstellen te komen om het energieverbruik verder te reduceren. Het kan hierbij zowel gaan om mogelijkheden voor persoonlijke bijdrages als optimalisaties binnen het bedrijf.
2. Eisen vanuit de CO2‐prestatieladder Vanuit de invalshoek ‘transparantie’ van de CO2‐Prestatieladder worden eisen gesteld aan de interne en extern communicatie van de bedrijvengroep Hooijer. Met name vanaf niveau 3 is het extern communiceren een vereiste en nodig voor een doeltreffende werking van de CO2‐Prestatieladder binnen de branche en daarbuiten. In de CO2‐Prestatieladder wordt extern communiceren nader gespecificeerd. Onderdeel hiervan is het toegankelijk stellen van de activiteiten op het gebied van de CO2‐Prestatieladder via de website van de bedrijvengroep Hooijer.
3. Communicatiedoelstellingen De communicatiedoelstellingen van de bedrijvengroep Hooijer zijn: • Het op transparante wijze informeren van medewerkers over het energiebeleid, de reductiedoel‐ stellingen en de CO2‐footprint van de bedrijvengroep Hooijer via de werkoverleggen; • Het stimuleren van met name de eigen medewerkers, maar waar mogelijk ook externe belanghebbenden om mee te werken aan het verwezenlijken van onze doelstellingen. • Opdrachtgevers via de website van de bedrijvengroep Hooijer minimaal 2 keer per jaar informeren over de voortgang van de reductiedoelstellingen en maatregelen die genomen zijn; • Overige partijen via de website van de bedrijvengroep Hooijer algemeen informeren over de activiteiten in het kader van de CO2‐Prestatieladder.
4. Doelgroepen en boodschap De doelgroepen die worden onderscheiden, zijn in te delen naar de interne organisatie (eigen personeelsbestand en partners en/of combinanten) en externe organisatie (opdrachtgevers).
4.1 Interne doelgroepen Binnen de bedrijvengroep Hooijer zijn diverse doelgroepen te onderscheiden. De manier van communiceren is afhankelijk van de functie en de wijze waarop mensen zijn te bereiken. Niet elke medewerker van bedrijvengroep Hooijer heeft de beschikking over een eigen werkplek. Medewerkers die op projectlocatie werken, kunnen moeilijk met digitale hulpmiddelen worden bereikt. Dit is een aspect waarmee rekening moet worden gehouden.
3 van 7
Hooijer Renkum B.V. Hooijer Wegenbouw B.V. Hooijer Milieu B.V.
De interne doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: • Directie en management; • Medewerkers op kantoor en in de werkplaats; • Medewerkers op projectlocatie.
4.2 Externe doelgroepen Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: • Algemeen: Opdrachtgevers en onderaannemers; • Specifiek: Branche en Overheid. Opdrachtgevers Belangrijke klanten voor bedrijvengroep Hooijer zijn: • Overheden, semioverheden; • Projectontwikkelaars; • Bedrijven en particulieren. Onderaannemers Onderaannemers kunnen een bijdrage leveren om de CO2‐uitstoot te reduceren. Om de onderaannemers te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren, is het van groot belang een goede relatie te hebben en te onderhouden met de leveranciers. Onderaannemers worden actief geïnformeerd over het energiebeleid van de bedrijvengroep Hooijer. Branche Binnen de branche zijn er organisaties die de belangen behartigen van de aangesloten leden en ook actief zijn op het op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. De brancheorganisaties zijn geïnteresseerd in de reductie van de CO2‐emissies in de keten. Zij zijn tevens bereid, mee te denken bij serieuze plannen om te komen tot maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzaam ondernemen. Ze fungeren als klankbord voor de bedrijvengroep Hooijer en het energiebeleid. Het in gesprek zijn met, en informeren over, gebeurt zowel individueel als via de brancheorganisatie. Belangrijke andere brancheorganisatie of gerelateerde organisaties zijn: • Cumula Nederland; • VHG; • MKB Infra; • Bouwend Nederland. Overheid Overheid en overheidsinstellingen behoren tevens tot de doelgroep van de bedrijvengroep Hooijer bestaande uit: • Landelijke overheden: Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Ministerie van Landbouw en Visserij; • Gemeenten: rol als opdrachtgever en als gemeente waar Hooijer is gevestigd; • Overheidsinstellingen: Waterschappen, Politie, Brandweer, etc. waar de bedrijvengroep Hooijer als vestiging mee van doen heeft. Projectontwikkelaars Projectontwikkelaars vinden het steeds belangrijker dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernomen wordt. Een CO2‐Bewust certificaat wordt mogelijk vereist. Bedrijven en particulieren Bedrijven vinden het steeds belangrijker dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernomen wordt. Een CO2‐ Bewust certificaat wordt steeds vaker vereist.
4 van 7
Hooijer Renkum B.V. Hooijer Wegenbouw B.V. Hooijer Milieu B.V.
5. Communicatiemiddelen 5.1 Interne communicatie Voor interne communicatie over het onderwerp energiebeleid en CO2 worden de volgende communicatiemiddelen gebruikt: Publicatiebord in de kantine Via het publicatiebord wordt het energiebeleid met alle medewerkers gedurende het hele jaar. Om transparant te zijn wordt ook de CO2‐footprint getoond. Werkoverleg / toolbox Tijdens het reguliere werkoverleg en/of toolbox worden medewerkers met regelmaat door de leidinggevende geïnformeerd over het energiebeleid, de CO2‐reductiedoelstellingen, CO2‐reductiemoge‐ lijkheden i.v.m. het CO2‐bewustzijn van de medewerker, ingekomen ideeën en de voortgang van initiatieven. Personeelsbijeenkomst Tijdens de personeelsbijeenkomst wordt de status van de energie‐ en CO2‐reductiedoelstellingen besproken en worden de plannen voor de komende periode bekend gemaakt door de directie. Omdat de eigen medewerkers direct bij kunnen dragen aan het verwezenlijken van de ambities worden zij als de belangrijkste doelgroep beschouwd. Daarnaast verwacht de directie van iedere medewerker dat zij het streven om milieuvriendelijk te werken uitdragen naar buiten.
5.2 Externe communicatie Afhankelijk van de doelgroep worden verschillen communicatiemiddelen ingezet. De volgende middelen worden gebruikt. Internet Conform de eisen van de CO2‐Prestatieladder heeft Hooijer voor haar klanten en andere externe belanghebbenden haar website ingericht op www.hooijer.nl Gecommuniceerd wordt over: – CO2‐footprint: 3.A.1 – Periodieke rapportage: 3.A.1 – Energie management actieplan: 3.B.2 – Communicatieplan: 3.C.2 – Communicatie uitingen: 3.C.1 – Deelname initiatief: 3.D.1 Wanneer er een nieuwe versie is van een document moet dit met bekwame spoed op de website worden geplaatst (gedurende de hele looptijd van het certificaat). Eveneens wordt het CO2‐Bewust certificaat op de website getoond. Mailings Omdat het houden van klanten belangrijker is dan het werven van nieuwe klanten heeft Hooijer een actief communicatiebeleid. Dit beleid houdt in dat de voornaamste opdrachtgevers elk halfjaar worden geïnformeerd over de ambities en vorderingen van de bedrijvengroep Hooijer inzake de CO2‐reductie‐ doelstellingen.
5 van 7
Hooijer Renkum B.V. Hooijer Wegenbouw B.V. Hooijer Milieu B.V.
Inschrijvingen Om werken gegund te krijgen door (potentiële)opdrachtgevers wordt optioneel in offertes of aanbiedingsbrieven een verwijzing gemaakt naar het (nog te behalen) CO2‐Bewust certificaat. Deelname aan initiatieven Om duidelijk naar buiten aan te geven dat Hooijer actief deelneemt aan sector‐ en keteninitiatieven wordt deelgenomen aan initiatieven van “Duurzaam Renkum”. Ook is deelgenomen aan de bijeenkomst “MVO loont” van Gemeente Renkum, COS Gelderland en MVO loont. Daarnaast is er een keteninitiatief om samen met een afnemer van groenafval (biomassa) te komen tot optimaal verbruik van de ca. 25.000 ton biomassa met als doel om te voorkomen dat extra gas verstookt moet worden.
6. Communicatieplanning 6.1 Communicatieplanning intern Communicatiemiddel
Inhoud
Planning
Verantwoordelijk
Website
CO2‐footprint Periodieke rapportage Energiemanagementplan Communicatieplan Communicatie uitingen (CO2‐Reductiedoelstellingen & status ontwikkelingen) Deelname initiatief
Halfjaarlijks
KAM‐medewerker
Publicatiebord in kantine
Energiebeleid CO2‐Reductiedoelstellingen CO2‐footprint Energiebeleid CO2‐Reductiedoelstellingen CO2‐footprint Status CO2‐Reductiedoelstellingen & CO2 initiatieven Energiebeleid CO2‐Reductiedoelstellingen Resultaten Plannen
Halfjaarlijks
KAM‐medewerker
Conform planning
Hoofdbedrijfsbureau
Ten minste elk kwartaal
Directie
Halfjaarlijks
Directie Hoofdbedrijfsbureau
Werkoverleg / toolbox
MT‐overleg
Personeelsbijeenkomst
6 van 7
Hooijer Renkum B.V. Hooijer Wegenbouw B.V. Hooijer Milieu B.V.
6.2 Communicatieplanning extern Communicatiemiddel
Inhoud
Planning
Verantwoordelijk
Website
CO2‐footprint Periodieke rapportage Energiemanagementplan Communicatieplan Communicatie uitingen (CO2‐Reductiedoelstellingen & status ontwikkelingen) Deelname initiatief Energiebeleid Indien wenselijk: CO2‐footprint CO2‐Reductiedoelstellingen Energiebeleid Indien wenselijk: CO2‐footprint CO2‐Reductiedoelstellingen CO2‐Reductie Kennis & ervaring
Halfjaarlijks
KAM‐medewerker
Doorlopend
Hoofdbedrijfsbureau
Doorlopend
Directie of bedrijfsbureau
Conform planning
Directie
Mailings
Gesprekken, aanbiedingen en contracten Deelname initiatieven
7 van 7
