NL
NL
NL
COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN
Brussel, 1.8.2006 COM(2006)3424 definitief
BESLUIT VAN DE COMMISSIE Richtsnoeren voor de afsluiting van bijstandspakketten (2000-2006) uit de Structuurfondsen
NL
NL
BESLUIT VAN DE COMMISSIE Richtsnoeren voor de afsluiting van bijstandspakketten (2000-2006) uit de Structuurfondsen
NL
2
NL
Inhoudsopgave 1.
Afsluiting: algemene beginselen .................................................................................. 5
2.
In de aanloop naar de afsluiting (2006-2008) .............................................................. 5
2.1.
Wijziging van beschikkingen van de Commissie ........................................................ 5
2.2.
Wijziging van de programmacomplementen ............................................................... 5
2.3.
Vastleggingen voor acties ............................................................................................ 6
2.4.
Behandeling van staatssteun na 2006........................................................................... 6
2.5.
Subsidiabiliteit van de uitgaven ................................................................................... 9
3.
Bij de afsluiting in te dienen documenten.................................................................. 10
3.1.
Afsluitingsdocumenten .............................................................................................. 10
3.2.
Afsluiting per Fonds................................................................................................... 11
3.3.
Uiterste datum voor de indiening van afsluitingsdocumenten................................... 11
3.4.
Gevolgen van te late indiening van afsluitingsdocumenten....................................... 12
3.5.
Wijziging van betalingsverzoeken of de gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven na de uiterste datum voor de indiening ervan ........................... 13
4.
Inhoud van afsluitingsdocumenten ............................................................................ 13
4.1.
Gecertificeerde verklaringen inzake de definitieve uitgaven; verzoek om eindbetaling13
4.2.
Eindverslag................................................................................................................. 14
4.3.
Afsluitingsverklaring ................................................................................................. 15
5.
Annulering: toepassing van de n+2-regel bij de afsluiting ........................................ 15
5.1.
Automatische annulering (de zogenaamde “n+2-regel”)........................................... 15
5.2.
Kredieten weer beschikbaar maken in het geval van overmacht of kennelijke fout.. 15
6.
Onvoltooide en niet-operationele projecten bij de afsluiting..................................... 15
7.
Door juridische of administratieve procedures opgeschorte acties............................ 16
8.
Berekening van de laatste bijdrage ............................................................................ 17
9.
De euro ....................................................................................................................... 18
Bijlage 1 Eindverslag Minimumeisen ...................................................................................... 19 Bijlage 2 Leidraad voor de opstelling en de inhoud van de afsluitingsverklaring overeenkomstig artikel 15 van Verordening 438/2001 ............................................................ 23 Bijlage 3 Voorbeeld voor de berekening van de definitieve bijdrage...................................... 35
NL
3
NL
Appendix 1 Making appropriations available again in the event of force majeure ................. 36 Appendix 2 Payment of subsidy remaining at end of programme period under soft loan schemes – Guidance note of the Commission services............................................................ 39 Appendix 3 Guidance on deduction of recoveries from next statement of expenditure and payment claim and on completion of appendix on recoveries under Article 8 and Annex II of Regulation (EC) No 438/2001.................................................................................................. 43
NL
4
NL
1.
AFSLUITING: ALGEMENE BEGINSELEN
Deze richtsnoeren zijn van toepassing op de afsluiting van bijstandspakketten in het kader van de Structuurfondsen en gelden onverminderd specifieke regels voor elk individueel Fonds op specifieke punten1. Het afsluiten van bijstandspakketten betreft de financiële afhandeling van nog betaalbaar te stellen vastleggingen van de Gemeenschap door betaling van het saldo van de vastlegging aan de daartoe aangewezen autoriteit of de afgifte van een debetnota en vrijmaking van de eindbalans, alsook de periode totdat alle rechten en plichten van de Commissie en de lidstaten ten aanzien van het bijstandspakket of de acties zijn afgelopen. Het doet geen afbreuk aan het recht van de Commissie financiële correcties vast te stellen. 2.
IN DE AANLOOP NAAR DE AFSLUITING (2006-2008)
2.1.
Wijziging van beschikkingen van de Commissie
De beschikkingen van de Commissie kunnen worden gewijzigd vóór de einddatum waarop de uitgaven voor het bijstandspakket subsidiabel zijn, mits vóór die datum een verzoek tot wijziging bij de Commissie wordt ingediend. De financieringsplannen die als bijlage bij de beschikkingen van de Commissie zijn gevoegd zullen echter niet op verzoek van de lidstaten worden gewijzigd, als deze verzoeken worden ingediend na de uiterste termijn als vastgesteld in de volgende alinea2. Lidstaten die het financieringsplan dat bij een beschikking van de Commissie is gevoegd willen wijzigen, moeten daartoe uiterlijk op 30 september 2006 een verzoek bij de Commissie indienen, wanneer de wijziging een overdracht tussen Structuurfondsen of tussen programma’s betreft. In andere gevallen moet het verzoek uiterlijk op 31 december 2006 bij de Commissie worden ingediend. 2.2.
Wijziging van de programmacomplementen
Wijzigingen van het programmacomplement waarvoor het als bijlage aan een beschikking van de Commissie gehechte financieringsplan moet worden gewijzigd, zijn alleen toegestaan als zij vóór de in bovengenoemd punt 2.1 bedoelde uiterste datum aan de Commissie zijn voorgelegd. Overdrachten tussen maatregelen binnen hetzelfde Fonds en de toevoeging van nieuwe maatregelen zullen mogelijk zijn na 2006 en tot de uiterste datum voor de subsidiabiliteit, mits het financieringsplan van de beschikking van de Commissie niet hoeft te worden gewijzigd. De percentages voor de medefinanciering van de maatregelen kunnen worden gewijzigd tot de uiterste datum voor de subsidiabiliteit, mits het totaal voor elke 1
2
NL
Interpretaties van de wetgeving die in de richtsnoeren worden gegeven laten de uitspraken van de rechtscolleges van de Gemeenschap inzake de betrokken bepalingen onverlet. De richtsnoeren moeten in principe de meeste vraagstukken in verband met een standaardafsluiting behandelen, maar de diensten van de Commissie moeten eventueel naar specifieke problemen in individuele gevallen kijken. Dit is in overeenstemming met het verzet van de Commissie tegen de wijziging met terugwerkende kracht van de financieringsplannen van het vorige jaar, zoals vastgesteld in CDRR/04/50/00.
5
NL
financieringsbron voor de prioriteit ongewijzigd blijft. Tot die datum kunnen de lidstaten ook overdrachten tussen verschillende bronnen van nationale overheidsfinanciering uitvoeren, mits de nationale overheidsfinanciering op het niveau van de prioriteiten ongewijzigd blijft. Andere wijzigingen van het programmacomplement, waarvoor het aan een beschikking van de Commissie gehechte financieringsplan niet hoeft te worden gewijzigd, kunnen door het toezichtcomité worden aangebracht en goedgekeurd tot de uiterste datum waarop de uitgaven van het programma voor subsidie in aanmerking komen. Overeenkomstig artikel 34, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1260/99 moeten wijzigingen van programmacomplementen binnen één maand na goedkeuring door het toezichtcomité aan de Commissie worden voorgelegd. Het laatste programmacomplement, met inbegrip van de daaraan gehechte financiële tabel, moet stroken met de beschikking van de Commissie inzake goedkeuring van het bijstandspakket, met inbegrip van de financiële tabel die aan de beschikking van de Commissie is gehecht3. 2.3.
Vastleggingen voor acties
Aangezien er geen specifieke uiterste datum is vastgesteld voor vastleggingen in de lidstaten in verband met de uitgaven in de programmeringsperiode 2000-2006, kunnen dergelijke vastleggingen in principe door de programma-autoriteiten worden gemaakt tot de uiterste datum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven. In de praktijk moeten de vastleggingen echter ruim op tijd worden gedaan om de eindbegunstigden in staat te stellen concrete acties uit te voeren en betalingen te doen vóór de uiterste datum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven. Overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder b), punt ii), van Verordening (EG) nr. 438/2001 moeten beschikkingen ter goedkeuring van concrete acties in overeenstemming zijn met de normale selectie- en goedkeuringscriteria en procedures die voor het programma zijn vastgesteld en de lidstaten moeten ervoor zorgen dat vervangingsacties voldoen aan alle van toepassing zijnde Europese en nationale regelingen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de regels inzake beheers- en controlesystemen, subsidiabiliteit, informatie en publiciteit, alsook de aanbestedings-, concurrentie- en milieuregels. 2.4.
Behandeling van staatssteun na 2006
2.4.1.
Veranderingen in de staatssteunregels
De richtsnoeren inzake regionale steunmaatregelen van 1998, de bestaande regionalesteunkaarten voor de EU-25 voor de periode 2000-2006, de drie groepsvrijstellingsverordeningen inzake steun voor opleiding, werkgelegenheid en het MKB (inclusief O&O-steun voor het MKB) en de “de-minimisverordening” lopen op 31 december 2006 af. Dit geldt ook voor het O&O-kader (1996) dat recentelijk is verlengd tot eind 2006. De Commissie heeft op 21 december 2005 de nieuwe richtsnoeren goedgekeurd inzake nationale regionale steunmaatregelen voor 2007-2013 en daarmee samenhangende passende
3
NL
De lidstaten zullen na 31 december 2006 niet langer gebruik kunnen maken van de in punt II.1.1 van de mededeling van de Commissie van 25 april 2003 over de vereenvoudiging, de verduidelijking, de coördinatie en de flexibiliteit van het beheer van het structuurbeleid in de periode 2000-2006, C(2003) 1255, geboden mogelijkheid tot het uitvoeren, in het programmacomplement, van verschuivingen tussen de overheids- en de particuliere financiering naar prioriteit in het financieringsplan van de beschikking van de Commissie.
6
NL
maatregelen op grond van artikel 88, lid 1 van het EG-Verdrag, alsook een ontwerpgroepsvrijstellingsverordening voor nationale regionale investeringssteun bedoeld voor transparante steunregelingen die na 31 december 2006 in werking moeten treden. De nieuwe richtsnoeren zijn bekendgemaakt in het Publicatieblad van 4 maart 20064. Op 6 maart 2006 heeft de Commissie haar formeel voorstel voor passende maatregelen aan alle lidstaten toegezonden. Bovendien is een ontwerp-verordening van de Commissie betreffende de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het EG-Verdrag op regionale investeringssteun (de zogenaamde “groepsvrijstellingsverordening”) vóór de bekendmaking daarvan in het Publicatieblad in alle talen op de website van DG Concurrentie bekendgemaakt. In de richtsnoeren inzake regionale steunmaatregelen 2007-2013 worden de lidstaten opgeroepen voor de periode 2007-2013, zo spoedig mogelijk nadat de richtsnoeren zijn bekendgemaakt, één enkele regionale-steunkaart in te dienen, die hun gehele grondgebied bestrijkt. De Commissie zal trachten deze regionale-steunkaarten zo spoedig mogelijk goed te keuren. Uit hoofde van bovenstaande passende maatregelen moeten, onverminderd de groepsvrijstellingsverordeningen voor het MKB en werkgelegenheid, alle bestaande regionale steunregelingen (zowel investeringssteun als steun voor de bedrijfsvoering) tegen 31 december 2006 zijn opgeheven (de meeste ervan lopen hoe dan ook op die datum af). Wanneer uit hoofde van de passende maatregelen de steunregelingen ten behoeve van het milieu het mogelijk maken dat regionale investeringssteun wordt toegekend voor milieuinvesteringen overeenkomstig voetnoot 29 van de communautaire kaderregeling inzake staatssteun ten behoeve van het milieu, moeten de lidstaten de desbetreffende regelingen wijzigen om ervoor te zorgen dat de steun pas na 31 december 2006 wordt toegekend, als zij voldoet aan de nieuwe regionale-steunkaart die van kracht is op de datum waarop de steun wordt toegekend. De lidstaten moeten, zo nodig, andere bestaande steunregelingen wijzigen om ervoor te zorgen dat regionale verhogingen zoals die voor opleidingssteun, steun voor onderzoek en ontwikkelings- en milieusteun pas na 31 december 2006 worden toegekend in gebieden die in aanmerking komen voor steun krachtens artikel 87, lid 3, onder a) of c), overeenkomstig de door de Commissie goedgekeurde regionale-steunkaarten die van kracht zijn op de datum waarop de steun wordt toegekend. Op één lidstaat na hebben alle lidstaten bevestigd dat zij de passende maatregelen aanvaarden. Als gevolg daarvan kan steun voor regionale investeringen of steun voor de bedrijfsvoering na 2006 alleen worden toegekend als hij wordt gedekt door een nieuwe groepsvrijstellingsverordening voor transparante regionale investeringssteun (thans in voorbereiding), door de bestaande groepsvrijstellingsverordening voor het MKB, of door een goedkeuringsbeschikking van de Commissie overeenkomstig een kennisgeving op grond van artikel 88, lid 3, van het EG-Verdrag. De Commissie zal kennisgevingen van steun voor regionale investeringen of steun voor de bedrijfsvoering voor de periode na 2006 niet als volledig beschouwen, en zal derhalve geen besluit over dergelijke steunmaatregelen nemen totdat de desbetreffende regionale-steunkaart voor de periode 2007-2013 is goedgekeurd. De Commissie overweegt vóór 2007 de bestaande groepsvrijstellingsverordeningen inzake steun voor opleiding, werkgelegenheid en het MKB met één jaar te verlengen tot eind 2007, en deze te vervangen door een “supergroepsvrijstellingsverordening” waarin zij in één tekst 4
NL
PB C 54/13.
7
NL
worden samengebracht met de groepsvrijstellingsverordening inzake regionale steunmaatregelen. Het is de bedoeling dat deze “supergroepsvrijstellingsverordening” in de loop van 2007 wordt goedgekeurd. Ook is het de bedoeling dat vóór 2007 een nieuwe deminimisgroepsvrijstellingsverordening wordt goedgekeurd. In ieder geval moeten steunregelingen die op grond van de huidige groepsvrijstellingsverordeningen, waaronder de de-minimisverordening, zijn vrijgesteld, gedurende een aanpassingsperiode van zes maanden na afloop van die verordeningen vrijgesteld blijven. Voorzover in deze groepsvrijstellingsverordeningen echter specifieke bepalingen zijn opgenomen voor steungebieden, zijn deze bepalingen alleen van toepassing, indien het betrokken gebied nog steeds of voor het eerst voor regionale steun in aanmerking komt op grond van de regionale-steunkaart die van toepassing is op het moment dat de steun officieel wordt toegekend. 2.4.2.
Mogelijkheid om de regionale steunregeling en andere steunregelingen in 2007 en 2008 te verlengen.
Zoals aangegeven in 2.4.1, is verlenging van regionale steunregelingen tot na 2006 niet mogelijk, totdat nieuwe regionale-steunkaarten zijn vastgesteld. Indien een lidstaat een regionale steunmaatregel na 2006 wenst voort te zetten, moet de lidstaat de Commissie overeenkomstig Verordening (EG) nr. 794/2004 van 21 april 2004 kennis geven van die verlenging, met de nodige wijzigingen om aan de richtsnoeren inzake regionale steunmaatregelen 2007-2013 te voldoen, waar mogelijk en nodig op basis van de vereenvoudigde aanmeldingsprocedure van artikel 4 van die verordening, zodra de nieuwe kaarten door de Commissie zijn goedgekeurd, tenzij deze kennisgeving niet langer noodzakelijk is, omdat de verlenging van de regeling plaatsvindt overeenkomstig een groepsvrijstellingsverordening. De hernieuwde kennisgeving en aanpassing van de regeling betekent niet dat de op 31 december 2006 bestaande individuele steunovereenkomsten met de begunstigden van de steun moeten worden gewijzigd naar aanleiding van de herziening van het wettelijke instrument inzake staatssteun. De regels van toepassing op de beoordeling van de staatssteun zijn die welke van kracht zijn op het moment dat de steun wordt toegekend, dat wil zeggen het moment waarop het wettelijk bindend besluit wordt genomen op basis waarvan de begunstigde het recht krijgt om steun te ontvangen. Als een begunstigde dat recht vóór eind 2006 krijgt, blijven de vóór 2007 geldende regels van toepassing. 2.4.3.
Voorwaarden voor de verlenging van regionale staatssteunregelingen op grond van de Structuurfondsenregels
Als een lidstaat een bestaande steunregeling wil wijzigen om aan de nieuwe staatssteunregels te voldoen (bijvoorbeeld de duur ervan verlengen, de steunintensiteit aanpassen aan nieuwe regionale steunplafonds als vastgesteld in de toepasselijke regionale-steunkaart, de eindbegunstigde aanpassen of van grote bedrijven op MKB overschakelen), moet het programmacomplement worden gewijzigd en, met name, de staatssteuntabel worden bijgewerkt om aan te tonen dat de regeling legaal volgens de geldende staatssteunregels toegepast blijft worden. Wanneer de wijzigingen in overeenstemming zijn met de beschrijving van de oorspronkelijke steunregeling in het oorspronkelijke, door de Commissie goedgekeurde bijstandspakket, en de benaming van de oorspronkelijke regeling wordt gehandhaafd (om identificatie ervan te
NL
8
NL
vergemakkelijken), is geen wijziging van de oorspronkelijke beschikking van de Commissie inzake de steunverlening uit de Structuurfondsen nodig. De Commissie moet binnen een maand van deze wijziging in kennis worden gesteld en moet een gewijzigde “staatssteuntabel” toegestuurd krijgen, alsmede een kopie van ofwel de goedkeuringsbrief van de Commissie inzake gewijzigde staatssteun, in het geval van aangemelde staatssteun, ofwel de samenvattende informatie die wordt toegestuurd om de regels inzake transparantie in het kader van een groepsvrijstellingsverordening na te leven, in het geval de steunregeling op grond van een groepsvrijstellingsverordening is vrijgesteld van de verplichte aanmelding. In andere gevallen, ook wanneer een lidstaat een nieuwe steunregeling wil invoeren of de doelstelling van een bestaande regeling wil wijzigen, moet het programma worden gewijzigd en is een officieel besluit van de Commissie noodzakelijk. 2.5.
Subsidiabiliteit van de uitgaven
2.5.1.
Einddatum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven
Overeenkomstig artikel 30, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 wordt de einddatum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven bepaald in de beschikking inzake de bijdrage van de Fondsen. In de praktijk is de uiterste einddatum voor subsidiabiliteit in die beschikkingen doorgaans 31 december 2008 of 30 april 2009 voor uitgaven die zijn gedaan door instanties die steun toekennen in de zin van artikel 9, onder l), van Verordening (EG) nr. 1260/1999 (dat wil zeggen: steunregelingen in de zin van artikel 87 van het Verdrag en steunverlening door instanties die door de lidstaten zijn aangewezen, waarbij de eindbegunstigde de instantie is die de steun verleent). De lidstaten moeten de Commissie in het programmacomplement informeren over de gevallen waarin steun is verleend door instanties die door de lidstaten zijn aangewezen. 2.5.2.
Verlenging van de uiterste datum voor subsidiabiliteit van de uitgaven
Volgens artikel 30, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/99 kan de periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn, overeenkomstig de artikelen 14 en 15 van die verordening door de Commissie worden verlengd op naar behoren gemotiveerd verzoek van de lidstaat. De periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn, kan, in uitzonderlijke gevallen en in antwoord op een specifiek en welgegrond verzoek van de lidstaat, door de Commissie worden verlengd in gevallen waarin sprake is van overmacht die ernstige gevolgen heeft voor de uitvoering van de door de Structuurfondsen gesteunde acties of van een kennelijke fout die uitsluitend aan de Commissie is toe te schrijven. Nadere informatie over de betekenis van overmacht en de noodzaak van een oorzakelijk verband tussen de overmacht en de uitvoering van het bijstandspakket wordt verstrekt in de punten 2.1 en 2.2 van bijlage 1. Het verzoek moet vóór het einde van de subsidiabele periode worden ingediend, en vergezeld gaan van informatie die de verlenging rechtvaardigt. De Commissie zal elk verzoek per geval onderzoeken en kan de programmeringsbeschikking wijzigen om de einddatum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven te wijzigen, mits er een rechtstreeks oorzakelijk verband bestaat tussen de rechtvaardiging en de voorgestelde verlenging van de periode. Te late goedkeuring van beschikkingen is geen voldoende rechtvaardiging voor verlenging.
NL
9
NL
Als de periode voor de subsidiabiliteit van de uitgaven wordt verlengd, wordt de periode voor de indiening van afsluitingsdocumenten dienovereenkomstig verlengd. Bij verlenging van de periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn, moet rekening worden gehouden met het feit dat de afsluitingsdocumenten binnen vijftien maanden na het einde van zo’n periode moeten worden ingediend en ruim op tijd vóór een eventuele in toekomstige wetgeving vastgestelde uiterste datum waarop de Commissie voor de programmeringsperiode 2000-2006 bedragen kan annuleren. 2.5.3.
Betaling van subsidies via zachte leningen of rentesubsidieregelingen
In document CDRR/02/0033/00, dat als bijlage 2 aan deze richtsnoeren wordt gehecht, worden nadere toelichtingen verstrekt met betrekking tot de behandeling van dergelijke regelingen bij de afsluiting ervan. 2.5.4.
Risicokapitaal- en leningsfondsen en garantiefondsen
De regels met betrekking tot de subsidiabiliteit van uitgaven voor dergelijke fondsen worden uiteengezet in de regels 8 en 9 van de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1685/2000, zoals gewijzigd. Volgens punt 2.6 van regel 8 moeten inkomsten van risicokapitaal- en leningsfondsen die voortvloeien uit de bijdragen van de Structuurfondsen opnieuw worden gebruikt voor activiteiten ter ontwikkeling van kleine en middelgrote ondernemingen in hetzelfde voor steun in aanmerking komende gebied. Op dezelfde manier moeten volgens punt 2.5 van regel 9 gedeelten van de bijdrage van de Structuurfondsen die overblijven nadat de garanties zijn uitbetaald, opnieuw worden gebruikt voor activiteiten ter ontwikkeling van kleine en middelgrote ondernemingen in hetzelfde voor steun in aanmerking komende gebied. Er moeten door de beheersautoriteit regelingen worden getroffen om ervoor te zorgen dat deze regels na afsluiting worden nageleefd. Bedragen die door de Commissie worden betaald aan risicokapitaalfondsen, leningsfondsen en garantiefondsen en die de voor subsidie in aanmerking komende uitgaven voor dergelijke fondsen overschrijden, zoals berekend overeenkomstig punt 2.8 van regel 8 en punt 2.7 van regel 9, moeten aan de Commissie worden terugbetaald. 3.
BIJ DE AFSLUITING IN TE DIENEN DOCUMENTEN
3.1.
Afsluitingsdocumenten
Om de afsluiting te kunnen laten plaatsvinden, moeten de lidstaten overeenkomstig artikel 32, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 voor elk programma drie documenten aan de Commissie voorleggen, namelijk een gecertificeerde verklaring over de definitieve uitgaven, met inbegrip van een verzoek om eindbetaling, een eindverslag over de uitvoering en een verklaring bij de afsluiting van het bijstandspakket (de “afsluitingsdocumenten”). Voor de doeleinden van het Financieringsinstrument voor de Oriëntatie van de Visserij moet daarnaast het in artikel 1 van Verordening (EG) nr. 366/2001 bedoelde voortgangsoverzicht als afsluitingsdocument worden ingediend.
NL
10
NL
NL
3.2.
Afsluiting per Fonds
3.2.1.
De Commissie kan het eindsaldo voor een Fonds betalen, als zij het verzoek om eindbetaling, de afsluingsverklaring en een eindverslag voor het Fonds heeft ontvangen. Dit eindverslag moet alle informatie voor het Fonds bevattten, als voorgeschreven bij Verordening (EG) nr. 1260/99 en andere van toepassing zijnde verordeningen en in bijlage 1 bij de richtsnoeren over de inhoud van het eindverslag.
3.2.2.
De lidstaat moet echter met zijn laatste eindverslag per Fonds nog een eindverslag voor het programma indienen. Dit eindverslag voor het programma moet de eindverslagen per Fonds bevatten, alsook de informatie als voorgeschreven bij Verordening (EG) nr. 1260/99 en andere van toepassing zijnde verordeningen en in bijlage 1 bij de richtsnoeren voor het programma in zijn geheel.
3.2.3.
Voor de berekening van de perioden voor het bewaren van de documenten overeenkomstig artikel 38, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1260/99 en de correctie van de definitieve saldobetaling overeenkomstig artikel 32, lid 5, van deze verordening zal de Commissie als startpunt voor dergelijke perioden van de onderstaande data die datum nemen welke in het desbetreffende geval van toepassing is: i) de datum van uitvoering van de eindbetaling door de Commissie, ii) de datum van uitvoering van de terugbetaling door een lidstaat aan een Fonds, iii) de datum van compensatie of iv) de datum van de brief van de Commissie met betrekking tot de afsluiting, wanneer geen eindsaldo is betaald omdat de reeds uitgevoerde betalingen toereikend zijn om de uitgaven te dekken.
3.3.
Uiterste datum voor de indiening van afsluitingsdocumenten
3.3.1.
Alle afsluitingsdocumenten moeten worden ingediend binnen 15 maanden na de uiterste datum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven, vastgesteld in de beschikking van de Commissie waarbij is besloten tot toekenning van een bijdrage uit de Fondsen.
3.3.2.
De Commissie zal afsluitingsdocumenten die binnen de vastgestelde termijn zijn verzonden als op tijd ontvangen beschouwen, waarbij het poststempel als bewijs geldt. Wanneer de gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven elektronisch wordt verstuurd, geldt de datum van elektronische indiening.
3.3.3.
Wanneer een programma acties bevat waarvoor verschillende einddata voor de subsidiabiliteit van de uitgaven voor een Fonds gelden, zal de laatste van deze data worden beschouwd als de einddatum voor de subsidiabiliteit wat betreft de berekening van de periode voor de indiening van de afsluitingsdocumenten voor dat Fonds.
3.3.4.
Het eindverslag voor een Fonds moet vóór de geldende uiterste datum worden ingediend, ook al zijn sommige acties opgeschort door juridische of administratieve procedures.
3.3.5.
Voor het laatste volledige kalenderjaar waarin het programma wordt uitgevoerd, hoeft geen jaarlijks uitvoeringsverslag te worden ingediend, mits het eindverslag een aparte afdeling bevat betreffende de uitvoering van het programma gedurende dat jaar en voor elke periode daarna die vóór de uiterste datum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven voor het programma valt.
11
NL
3.3.6.
Om twijfel te voorkomen: de jaarverslagen voor de jaren vóór het laatste volledige kalenderjaar van het programma moeten wel worden ingediend.
3.4.
Gevolgen van te late indiening van afsluitingsdocumenten
3.4.1.
De Commissie zal de lidstaten twee maanden vóór de uiterste datum voor de indiening van de afsluitingsdocumenten voor een Fonds een brief sturen, waarin zij hun meedeelt dat, indien deze documenten niet tijdig worden ingediend, zij de afsluiting zal uitvoeren op basis van de beschikbare documenten en dat zij een automatische annulering en een financiële correctie zal uitvoeren overeenkomstig de onderstaande punten 3.4.2 tot en met 3.4.7.
3.4.2.
Wanneer de afsluitingsdocumenten voor een Fonds niet vóór de geldende uiterste datum zijn ingediend, worden de delen van de bedragen die zijn vastgelegd voor de door het Fonds in kwestie medegefinancierde bijstand uiterlijk 6 maanden na die uiterste datum automatisch geannulleerd, wat aanleiding zal geven tot terugbetaling van onverschuldigd betaalde bedragen.
3.4.3.
Indien het eindverslag voor een Fonds met daarin de informatie als beschreven in artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 en in andere van toepassing zijnde verordeningen niet vóór de uiterste datum wordt ingediend, wordt de afsluiting uitgevoerd op basis van de gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven voor het Fonds, daarbij rekening houdend met de in het laatste jaarverslag verstrekte informatie.
3.4.4.
Indien de afsluitingsverklaring voor een Fonds niet vóór de uiterste datum wordt ingediend, wordt de afsluiting uitgevoerd op basis van de gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven voor het Fonds en het eindverslag voor het Fonds.
3.4.5.
Indien de gecertificeerde verklaring over de uitgaven voor een Fonds niet vóór de uiterste datum is verstuurd, wordt de afsluiting uitgevoerd op basis van het laatste ontvankelijke betalingsverzoek voor dat Fonds.
3.4.6.
Indien het eindverslag voor een Fonds met daarin de informatie als beschreven in artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 en in andere van toepassing zijnde verordeningen of de afsluitingsverklaring voor het Fonds niet vóór de uiterste datum wordt ingediend, zal de Commissie een financiële correctie5 toepassen, zelfs wanneer een automatische annulering is uitgevoerd. Een dergelijke financiële correctie is niet zozeer gebaseerd op het feit dat de documenten niet vóór de uiterste datum zijn ingediend, als wel op het feit dat zij niet zijn overgelegd, wat de evaluatie van de Commissie over de verleende bijstand en de geldigheid van de aangegeven uitgaven ernstig hindert.
5
NL
Op grond van de richtsnoeren van de Commissie betreffende de principes, de criteria en de indicatieve schaal die de diensten van de Commissie moeten toepassen bij de vaststelling van financiële correcties op grond van artikel 39, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 (C(2001) 476).
12
NL
3.5.
Wijziging van betalingsverzoeken of de gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven na de uiterste datum voor de indiening ervan
Het is de lidstaten niet toegestaan het verzoek om eindbetaling of de gecertificeerde uitgavenverklaring na de uiterste datum voor indiening ervan te wijzigen. De Commissie mag een lidstaat verzoeken het verzoek om eindbetaling of de gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven te corrigeren, voorzover dit de indiening van aanvullende informatie of het aanbrengen van technische correcties betreft, wanneer dergelijke aanvullende informatie en correcties verband houden met uitgaven die bij de Commissie zijn ingediend vóór de uiterste indieningsdatum. In dat geval krijgt de lidstaat van de Commissie twee maanden voor de correctie. Als de correctie niet binnen die twee maanden wordt uitgevoerd, verricht de Commissie de afsluiting op basis van de aan het eind van die periode beschikbare informatie. 4.
INHOUD VAN AFSLUITINGSDOCUMENTEN
4.1.
Gecertificeerde verklaringen inzake de definitieve uitgaven; verzoek om eindbetaling
4.1.1.
Algemeen beginsel
Een gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven, met een verzoek om eindbetaling, moet worden opgesteld overeenkomstig het formulier van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 438/2001 van de Commissie. De aangegeven uitgaven moeten verband houden met de door de betalingsautoriteit te betalen of daadwerkelijk betaalde uitgaven, die overeen moeten komen met de betalingen door de eindbegunstigden, gesteund door gekwiteerde facturen of boekingsbescheiden met vergelijkbare bewijskracht, zoals voorgeschreven in artikel 32, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1260/1999. De voorwaarden die door de betalingsautoriteit moeten worden gecontroleerd bij het certificeren van de verklaring inzake de definitieve uitgaven, worden uiteengezet in het in bijlage II bij Verordening (EG) nr. 438/2001 voorgeschreven formulier, in artikel 9 van diezelfde verordening en in de in bijlage 2 hierbij gevoegde leidraad inzake de afsluitingsverklaring. De verklaring inzake de definitieve uitgaven moet vergezeld gaan van het “aanhangsel teruggevorderde bedragen” van bijlage II bij Verordening (EG) nr. 438/2001. In document CDRR/05/0012/01 worden toelichtingen over dit aanhangsel verstrekt; dit document wordt als bijlage 3 aan deze richtsnoeren gehecht. De lidstaten moeten de Commissie informeren over bedragen die zijn teruggevorderd tussen de indiening van de verklaring inzake de definitieve uitgaven en van het verzoek om eindbetaling, en de eindbetaling door de Commissie, zodat de Commissie ze kan aftrekken. Dergelijke gevallen zullen in de afsluitingsdocumenten worden aangegeven als lopende rechtszaken of onopgeloste onregelmatigheden. Mogelijke bij de afsluiting nog openstaande terugvorderingen worden in de boekhouding van de Commissie opgenomen als inbare vorderingen. De lidstaten moeten de Commissie derhalve ook informeren over bedragen die na de indiening van de verklaring inzake de definitieve uitgaven en na afsluiting van het programma zijn teruggevorderd en de bijdrage van de Structuurfondsen aan de Commissie terugbetalen. Voor het voorschot dat overeenkomstig artikel 32, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 aan de lidstaten is betaald, moeten uiterlijk op het moment van de aanvraag van de betaling
NL
13
NL
van het eindsaldo bewijsstukken worden geleverd voor de betalingen door de eindbegunstigden6. 4.1.2.
Gebruik van de rente op de voorschotten
Zoals uit overweging 42 van Verordening (EG) nr. 1260/1999 blijkt, moet de rente die wordt verdiend op de voorschotten die op grond van artikel 32, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 zijn uitgekeerd, worden beschouwd als middelen van de betrokken lidstaat en overeenkomstig artikel 32, lid 2, derde alinea, door de betalingsautoriteit worden toegewezen aan de betrokken bijstandsvorm. Het rentebedrag kan worden opgenomen in de nationale bijdrage door het toe te voegen aan of in de plaats te stellen van het bedrag van het overheidsdeel van de nationale medefinanciering. Voor het PEACE-programma en voor de communautaire initiatieven komen de lasten voor transnationale financiële transacties in aanmerking voor medefinanciering door de Structuurfondsen, na aftrek van de rente die is ontvangen over de voorschotten7. Op dezelfde manier komt bij globale subsidies de debetrente die vóór de betaling van het eindsaldo van de bijstand door de aangewezen bemiddelende instantie is betaald, voor medefinanciering in aanmerking, na aftrek van de ontvangen rente over het voorschot8. In het eindverslag moet het bedrag van de ontvangen rente worden vermeld, alsmede de activiteiten waaraan dat geld is toegewezen. 4.2.
Eindverslag
Het eindverslag moet de Commissie in staat stellen te controleren of de beschikking, zoals gewijzigd, betreffende een vorm van bijstand, juist is uitgevoerd en of de doelstellingen van het programma zijn bereikt. Voordat het verslag aan de Commissie wordt toegezonden, moet het eerst door het toezichtcomité zijn onderzocht en goedgekeurd overeenkomstig artikel 35, lid 3, onder e), van Verordening (EG) nr. 1260/1999. Het eindverslag moet de informatie bevatten, als beschreven in artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 en in andere van toepassing zijnde verordeningen. In bijlage 1 bij deze richtsnoeren is uiteengezet welke informatie minimaal in het eindverslag moet worden gepresenteerd. In het eindverslag moeten nadere bijzonderheden zijn opgenomen over de totale door de betalingsautoriteit te betalen of daadwerkelijk betaalde uitgaven, die overeen moeten komen met de betalingen door de eindbegunstigde, en de bijdrage van elk Fonds, per maatregel en per actie9. Wanneer bepaalde acties op het moment van de indiening van het eindverslag zijn opgeschort door juridische of administratieve procedures, moeten de aard van de procedure en de relevante bijzonderheden en bedragen in het eindverslag worden vermeld. Het eindverslag moet ook nadere bijzonderheden omvatten over de aftrek van ontvangsten overeenkomstig regel 2 van de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1685/2000, zoals gewijzigd.
6 7 8 9
NL
Volgens punt 8 van de “n+2 mededeling” van 18 augustus 2003, C(2003) 2982. Regel 3 van Verordening (EG) nr. 1685/2000, zoals gewijzigd. Regel 3 van Verordening (EG) nr. 1685/2000, zoals gewijzigd. Voor het Europees Sociaal Fonds en het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw zijn in het eindverslag geen nadere bijzonderheden op het niveau van de acties vereist, mits de lidstaat ze desgevraagd aan de diensten van de Commissie ter beschikking stelt.
14
NL
De bedragen in het deel betreffende de financiële uitvoering moeten overeenkomen met de gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven en het verzoek om eindbetaling. Overeenkomstig artikel 37, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 heeft de Commissie, indien zij niet tevreden is over het eindverslag en de samenhang van de daarin vervatte financiële informatie, na ontvangst van het eindverslag vijf maanden de tijd om de lidstaat daarvan in kennis te stellen, alsmede van de redenen voor haar ontevredenheid. Doet zij dat niet, dan wordt het eindverslag geacht te zijn aanvaard. Indien het eindverslag onbevredigend wordt geacht, zal de Commissie de lidstaat hiervan in kennis stellen en met de lidstaat in gesprek gaan om deze in staat te stellen het eindverslag te verbeteren. Indien de lidstaat het eindverslag niet verbetert, zoals gevraagd, kan de Commissie besluiten financiële correcties toe te passen10. 4.3.
Afsluitingsverklaring
Een indicatief model van de afsluitingsverklaring is te vinden in bijlage III bij Verordening (EG) nr. 438/2001. Die verklaring moet worden opgesteld overeenkomstig artikel 38, lid 1, onder f), van Verordening (EG) nr. 1260/1999 en hoofdstuk V van Verordening (EG) nr. 438/2001. Een leidraad over de opstelling en de inhoud van de afsluitingsverklaring is opgenomen in bijlage 2 bij deze richtsnoeren. 5.
ANNULERING: TOEPASSING VAN DE N+2-REGEL BIJ DE AFSLUITING
5.1.
Automatische annulering (de zogenaamde “n+2-regel”)
De “n+2”-mededeling van 18 augustus 2003 is mutatis mutandis ook op de afsluiting van toepassing. 5.2.
Kredieten weer beschikbaar maken in het geval van overmacht of kennelijke fout
Overeenkomstig artikel 157 van het Financieel Reglement kunnen de aldus vrijgemaakte kredieten wederopgevoerd worden in geval van een slechts aan de Commissie toe te rekenen kennelijke fout, of in het geval van overmacht met ernstige gevolgen voor de uitvoering van de door de Structuurfondsen gesteunde acties. In document CDRR/03/0040, dat als bijlage 1 aan deze richtsnoeren is gehecht, alsmede in de “n+2-mededeling” worden enige toelichtingen over de toepassing van deze regel gegeven. 6.
ONVOLTOOIDE EN NIET-OPERATIONELE PROJECTEN BIJ DE AFSLUITING
De beheersautoriteit, de bemiddelende instantie, de betaalautoriteit en de lidstaat zijn verplicht ervoor te zorgen dat medegefinancierde producten en diensten worden geleverd en zich te vergewissen van de realiteit en de juistheid van de opgevoerde uitgaven overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer. De lidstaat moet in het eindverslag per maatregel een lijst van acties opstellen die op het moment van de afsluiting nog niet voltooid of operationeel waren, rekening houdend met de
10
NL
Op basis van het besluit van de Commissie C(2001) 476, zie hierboven.
15
NL
vastgestelde doelstellingen van de actie, de beschikking waarbij de bijstand aan de actie is toegekend en eventuele andere voorwaarden in verband met de actie11. In deze lijst moet het volgende worden aangegeven: – welke acties in het kader van de volgende programmeringsperiode niet door de communautaire Fondsen worden medegefinancierd: de lidstaat moet zich ertoe verbinden alle onvoltooide of nog niet operationele acties binnen twee jaar na de uiterste datum van de indiening van het eindverslag op eigen kosten te voltooien of operationeel te maken. De lidstaat moet de Commissie aan het einde van deze periode van twee jaar ten aanzien van elk project laten weten of het is voltooid of operationeel is gemaakt. Voor acties die tegen het einde van die periode nog steeds niet zijn voltooid of operationeel gemaakt, zal de Commissie de nodige stappen ondernemen om de communautaire middelen te recupereren. – welke acties in het kader van de volgende programmeringsperiode volgens plan wel door de communautaire Fondsen worden medegefinancierd: de autoriteiten van de lidstaat moeten voor elke programmeringsperiode de actie apart en gedetailleerd in duidelijke bewoordingen beschrijven. De actie moet worden verdeeld in ten minste twee duidelijk te onderscheiden financiële en fysieke of ontwikkelingsstadia die overeenkomen met de twee betrokken bijstandsvormen. Dit moet worden gedaan om te zorgen voor transparante uitvoering en transparant toezicht en om controles te vergemakkelijken. Als het eerste deel van de actie niet in de eerste programmeringsperiode voltooid is of niet operationeel is, kunnen de uitgaven in verband met de voltooiing of het operationeel maken voor de tweede programmeringsperiode worden aanvaard, mits aan de voorwaarden voor medefinanciering en subsidiabiliteit is voldaan (opneming in het tweede programma, wettelijke en financiële verbintenis via een besluit door de verantwoordelijke autoriteit). In dergelijke gevallen moet de lidstaat ervoor zorgen dat dezelfde werkzaamheden niet tweemaal uit communautaire middelen worden gefinancierd. 7.
DOOR JURIDISCHE OF ADMINISTRATIEVE PROCEDURES OPGESCHORTE ACTIES
Voor elke actie waarvoor een juridische procedure of administratief beroep met opschortende werking loopt, moet de lidstaat vóór de uiterste datum van indiening van de gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven, met inbegrip van een verzoek om eindbetaling en het eindverslag inzake de uitvoering van het programma, besluiten of de actie: – vóór de uiterste datum geheel of gedeeltelijk moet worden teruggetrokken uit het programma en/of vervangen door een andere actie (mogelijk uit de overprogrammering); nadat de Commissie in kennis is gesteld van de terugtrekking of vervanging, blijft de lidstaat verantwoordelijk voor mogelijke gevolgen van de teruggetrokken of vervangen acties, zoals de financiële consequenties of oninbare verschuldigde bedragen; of – geheel of gedeeltelijk in het programma moet worden gehandhaafd. Na de indiening van de laatste gecertificeerde verklaring over de uitgaven voor een programma mag een actie waarvoor een juridische procedure of administratief beroep met opschortende werking loopt, niet worden vervangen, zelfs niet door een andere actie uit de “overprogrammering” die wellicht vóór de einddatum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven is voltooid.
11
NL
Voor het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw hoeft deze lijst niet tegelijk met het eindverslag te worden verstrekt, mits de lidstaat deze lijst en de andere in punt 6 bedoelde informatie desgevraagd ter beschikking van de diensten van de Commissie stelt.
16
NL
Vervangingsacties moeten overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder b), punt (ii), van Verordening (EG) nr. 438/2001 worden geselecteerd. De lidstaten moeten erop toezien dat de vervangingsacties voldoen aan alle van toepassing zijnde Europese en nationale regelingen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de regels inzake beheers- en controlesystemen, subsidiabiliteit, informatie en publiciteit, alsook de aanbestedings-, concurrentie- en milieuregels. Als de juridische procedure of het administratieve beroep met opschortende werking onregelmatigheden betreft, moeten de onregelmatigheden die boven de toepasselijke drempelwaarde uitkomen, overeenkomstig artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1681/94, als gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2035/2005, aan OLAF worden gerapporteerd. OLAF moet ook op de hoogte worden gebracht van de follow-up die aan de onregelmatigheden is gegeven, met inbegrip van het besluit om de actie uit het programma terug te trekken of te vervangen, of de onverschuldigd betaalde bedragen naar gelang van het geval al dan niet terug te vorderen, overeenkomstig het bepaalde in artikel 5, leden 1 en 2, van die verordening. De informatie over de behandeling van alle onregelmatigheden moet in een samenvattende tabel worden verstrekt overeenkomstig punt 1.2 van bijlage 2 bij deze richtsnoeren. Er zij op gewezen dat de lidstaten de Commissie voor onregelmatigheden boven de drempelwaarde voor rapportage aan OLAF waarvoor terugvordering onmogelijk is, een speciale kennisgeving overeenkomstig artikel 5, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1681/94, als gewijzigd, moeten toezenden. Niet-terugvorderbare uitgaven voor onregelmatigheden onder de drempelwaarde kunnen in de verklaring inzake de definitieve uitgaven worden opgenomen en zullen niet worden onderworpen aan het in artikel 5, lid 2, van de verordening bedoelde onderzoek. De maximale bedragen die de Commissie nog moet betalen of die van de lidstaat teruggevorderd moeten worden ten aanzien van opgeschorte acties vormen een nog te betalen verplichting voor de lidstaat en de Commissie, totdat de verantwoordelijke nationale autoriteiten tot een eindbeslissing komen. De lidstaat moet de Commissie derhalve op de hoogte houden van de uitkomst van de juridische procedure of het administratieve beroep. In overeenstemming met de uitkomst van de wettelijke procedures, en waar dat nodig is nadat het in artikel 5, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1681/94 bedoelde geval nader is onderzocht, moeten verdere betalingen worden verricht, worden de reeds betaalde bedragen teruggevorderd of worden, in het geval van een succesvolle aanvraag op grond van artikel 5, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1681/94, als gewijzigd, reeds gedane betalingen bevestigd. 8.
BEREKENING VAN DE LAATSTE BIJDRAGE
De bijdrage van de Gemeenschap mag voor elk Fonds afzonderlijk niet meer bedragen dan het kleinste bedrag op elk van de volgende niveaus: (1)
op het niveau van de maatregel, het kleinste van de twee volgende bedragen: a) het bedrag dat wordt verkregen door toepassing op de aangegeven subsidiabele uitgaven van het percentage van de communautaire medefinanciering dat in de definitieve versie van het financieringsplan voor de maatregel is vastgesteld; of b) het bedrag dat in de gecertificeerde verklaring inzake de definitieve uitgaven wordt opgegeven als de communautaire bijdrage aan de eindbegunstigde (betaald en te betalen aan de eindbegunstigde); waarbij de Commissie voor de berekening van de definitieve bijdrage de onder a) en
NL
17
NL
b) bedoelde bedragen niet zal beperken tot de hoogte van de overeenkomstige bedragen op het niveau van de maatregelen in het financieringsplan van het programmacomplement; (2)
op het niveau van de prioriteiten: de bijdrage van de Gemeenschap, zoals aangegeven in het financieringsplan van de laatste beschikking die door de Commissie is goedgekeurd, met 2% vermeerderd, ongeacht de toewijzingen aan overgangsgebieden en niet-overgangsgebieden12;
(3)
op programmaniveau: de toegekende bijstand, apart voor overgangsgebieden en nietovergangsgebieden.
In elk geval mag de bijdrage van de Gemeenschap voor elk Fonds afzonderlijk niet meer bedragen dan het door de lidstaat gevraagde bedrag, wanneer dit minder bedraagt dan het bedrag dat is berekend als het door de Commissie verschuldigde bedrag. Een voorbeeld van een berekening van de definitieve bijdrage wordt in bijlage 3 bij deze richtsnoeren gegeven. Zodra de definitieve bijdrage is berekend, zal de Commissie de lidstaat informeren over het te betalen of terug te vorderen eindsaldo en zal zij de lidstaat om zijn opmerkingen vragen. Als het door de diensten van de Commissie te betalen bedrag lager is dan het door de lidstaat gevraagde bedrag en als met de lidstaat geen overeenstemming wordt bereikt over het te betalen of terug te vorderen eindsaldo, of als de lidstaat niet binnen de door de Commissie vastgestelde termijn reageert op het verzoek van de Commissie om zijn opmerkingen kenbaar te maken, zal de Commissie bij besluit een financiële correctie uitvoeren overeenkomstig artikel 39 van Verordening (EG) nr. 1260/99. 9.
DE EURO
In Verordening (EG) nr. 643/2000 is de regeling vastgesteld voor het gebruik van de euro bij de besteding van de middelen van de Structuurfondsen, met inbegrip van de afsluitingsdocumenten.
12
NL
Deze flexibiliteit komt bovenop de flexibiliteit die de lidstaten hebben als gevolg van het feit dat zij de financieringsplannen voor hun programma’s tot en met eind 2006, zoals uitgelegd in punt 2.1 van deze richtsnoeren, en hun programmacomplementen tot de einddatum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven kunnen wijzigen, Dit is bedacht omdat de programmeringsregels voor de programmeringsperiode 2000-2006 een financiële programmering van prioriteiten per jaar vereisen en omdat het niet mogelijk is financieringsplannen voor voorgaande jaren te wijzigen. In het voorstel van de Commissie voor de programmeringsperiode 2007-2013 zijn geen plannen opgenomen betreffende financiële programmering van prioriteiten per jaar en dus beperkt de grond voor deze extra flexibiliteit zich tot de programma’s voor de periode 2000-2006.
18
NL
Bijlage 1 Eindverslag Minimumeisen
Basisinformatie CCI- nr.: Doelstelling nr. /Communautair initiatief: Lidstaat / Regio: Benaming van het bijstandspakket: Programmeringsjaren: Beheersautoriteit: Betalingsautoriteiten: Goedkeuringsdatum toezichtcomité: Heeft het verslag ook betrekking op het jaar 2008?13
13
NL
Deze periode kan met vier maanden worden verlengd, wanneer daarin is voorzien in de beschikking van de Commissie over de bijdragen uit de Fondsen voor de in artikel 9, onder l), van Verordening (EG) nr. 1260/1999 bedoelde instanties.
19
NL
Operationeel kader (1)
Belangrijke veranderingen in de algemene voorwaarden in de periode 2000-2008 die relevant zijn voor de uitvoering van het bijstandspakket, met name: a) de voornaamste sociaal-economische trends; b) veranderingen in nationale, regionale of sectorale beleidsmaatregelen; c) veranderingen in het referentiekader van het doelstelling 3-beleid.
(2)
Indien van toepassing, de implicaties van die veranderingen voor de onderlinge samenhang van de bijstand: a) uit de verschillende Fondsen; b) tussen de bijstand uit de Fondsen en die uit andere financieringsinstrumenten (communautaire initiatieven, EIB-leningen, EOGFL-Garantie, enz.).
Uitvoering van de prioriteiten en maatregelen voor elk Fonds (3)
Beschrijving van de verwezenlijkingen in relatie tot de specifieke doelstellingen en streefniveaus.
(4)
Kwantificering van de desbetreffende indicatoren (wanneer zij zich lenen voor kwantificering in het OP/EPD en het programmacomplement): a) fysiek/output b) resultaat c) effect op het passende niveau (programma, prioriteit of maatregel).
Financiële uitvoering (5)
Samenvattende tabel(len) (waar nodig aangevuld met diagrammen), met daarin: a) voor iedere maatregel, het totaal aan gecertificeerde uitgaven dat daadwerkelijk is uitbetaald en moet worden uitbetaald14 door de betalingsautoriteit, en de respectieve communautaire bijdrage15, verdeeld naar project (in bijlage). In deze lijst wordt met name aangegeven:
14
15
NL
Totale kosten of totaal van de openbare uitgaven, afhankelijk van de gekozen optie. Gecertificeerde uitgaven moeten overeenkomen met daadwerkelijke betalingen door de eindbegunstigden en worden gestaafd door betaalde rekeningen of andere vergelijkbare controleerbare bewijsstukken. Voor het Europees Sociaal Fonds en het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw zijn geen nadere bijzonderheden op het niveau van de acties vereist, mits de lidstaat ze desgevraagd aan de diensten van de Commissie ter beschikking stelt.
20
NL
- welke projecten niet zijn afgerond of niet operationeel zijn op het moment van de afsluiting, waarbij moet worden vermeld of dergelijke projecten volgens plan in de volgende programmeringsperiode al dan niet door de communautaire Fondsen worden medegefinancierd; - welke projecten door juridische of administratieve procedures zijn opgeschort. b) de financiële prestatie, afgezet tegen het laatste goedgekeurde financiële plan, door gebruikmaking van de financiële indicatoren (artikel 36, lid 2, onder c)), met, indien van toepassing, een aanduiding van de annuleringen in overeenstemming met de “n+2”-regel (artikel 31, lid 2, tweede alinea); c) de totale uitgaven, verdeeld naar bijstandsgebied op het niveau van de maatregelen (artikel 36, lid 1). (6)
Maatregelen die zijn gefinancierd uit het EOGFL-Garantie, onder verwijzing naar artikel 33 van Verordening (EG) nr. 1257/1999, moeten worden gepresenteerd op het niveau van het totale bedrag van de financiële uitvoering.
(7)
Maatregelen die zijn gefinancierd uit het FIOV moeten worden gepresenteerd op het niveau van het totale bedrag van de financiële uitvoering en overeenkomstig bijlage IV bij Verordening (EG) nr. 366/2002 van de Commissie van 22 februari 2001.
Administratie en beheer (8)
Stappen die door de beheersautoriteit en het toezichtcomité zijn ondernomen om de kwaliteit en effectiviteit van de tenuitvoerlegging te waarborgen, waarbij vooral de volgende aspecten moeten worden behandeld: a) toezicht, financiële controle (dagelijkse beheerscontroles) evaluatiemaatregelen, met inbegrip van regelingen voor gegevensverzameling;
en
b) korte omschrijving van belangrijke problemen (behalve die welke mogelijk reeds onder punt 1) zijn genoemd) bij het beheer van de bijstand en genomen maatregelen, waaronder: - acties inzake opmerkingen of aanbevelingen voor aanpassingen (artikel 34, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999) die de Commissie doet naar aanleiding van jaarlijkse onderzoeksvergaderingen; - acties inzake opmerkingen of verzoeken om correctiemaatregelen (artikel 38, lid 4) die de Commissie doet naar aanleiding van de jaarlijkse auditvergadering, met name betreffende het financiële effect van gevonden onregelmatigheden; c) het gebruik dat is gemaakt van technische bijstand; d) maatregelen die zijn genomen om ervoor te zorgen dat potentiële begunstigden en het grote publiek op de hoogte zijn van de bijstand (artikel 46 van Verordening (EG) nr. 1260/1999), met name ten aanzien van het communicatieplan zoals vastgesteld in het programmacomplement (punt 3.1.1 in de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1159/2000).
NL
21
NL
(9)
Samenvatting van de resultaten van de belangrijkste uitgevoerde evaluaties van het programma, met inbegrip van bijvoorbeeld thematische evaluaties en maatregelen om aan de gedane aanbevelingen tegemoet te komen.
(10)
Verklaring door de beheersautoriteit, met opgave van de vastgestelde problemen en genomen maatregelen om te zorgen voor: a) verenigbaarheid met het communautaire beleid, waaronder de regels inzake concurrentie, gunning van overheidsopdrachten, milieubescherming en -verbetering en uitbanning van ongelijkheden en bevordering van de gelijkheid van mannen en vrouwen (artikel 12). b) coördinatie van alle structurele steun van de Gemeenschap, zoals CB’s (artikel 17, lid 1) en doelstelling-2-EPD’s (artikel 19, lid 2, tweede alinea), indien van toepassing.
(11)
Verwezenlijking en financiering van (indien van toepassing): a) grote projecten; b) globale subsidies. Informatie overe kleine globale subsidies voor ngo’s en andere plaatselijke partners (artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1784/99) moet ook worden opgenomen.
NL
22
NL
Bijlage 2 Leidraad voor de opstelling en de inhoud van de afsluitingsverklaring overeenkomstig artikel 15 van Verordening 438/2001 1.
VOORBEREIDING VAN DE AFSLUITING
1.1. Beheersautoriteiten en bemiddelende instanties • In ontvangst nemen van de eindaanvragen van alle eindbegunstigden inzake de tot eind 2008 (of een andere van toepassing zijnde uiterste datum) gedane uitgaven. • Uitvoeren van beheerscontroles overeenkomstig artikel 4 van Verordening 438/2001 om de subsidiabiliteit en regelmatigheid van de uitgaven te verifiëren. • Opstellen van de definitieve uitgavendeclaratie en deze indienen bij de betalingsautoriteit. • Zich ervan vergewissen dat de uitgavendeclaratie in overeenstemming is (kan worden gebracht) met de gegevens in het boekhoudsysteem voor het programma en dat er een adequaat auditspoor is naar het niveau van de eindontvanger voor zowel de communautaire als de nationale fondsen. • Verifiëren in de aanvraag om de eindbetaling voor elke maatregel van de bedragen aan communautaire steun die daadwerkelijk aan de eindbegunstigden/eindontvangers zijn betaald of nog moeten worden betaald. • Nagaan of alle fouten/onregelmatigheden op bevredigende wijze zijn afgehandeld, ten aanzien van: – de op grond van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 438/2001 verrichte controles; – de op grond van artikel 10 van Verordening (EG) nr. 438/2001 verrichte controles; – de door andere nationale instanties verrichte audits; – de door de Europese Commissie verrichte audits; – de door de Europese Rekenkamer verrichte audits (in punt 3.6 wordt aangegeven wat onder “bevredigende afhandeling” van fouten/onregelmatigheden wordt verstaan ) Er zij op gewezen dat het bij veel van de hierboven vermelde punten gaat om de uitvoering van taken die tijdens de uitvoering van acties regelmatig moeten worden verricht.
NL
23
NL
1.2. Betalingsautoriteiten • Opstellen van het certificaat over de einduitgavenstaat voor het programma in de voorgeschreven vorm overeenkomstig bijlage II bij Verordening 438/2001 (zie punt 4.1 van de richtsnoeren voor de afsluiting). • Nagaan of er voldoende informatie van de beheersautoriteit is om in staat te zijn de nauwkeurigheid, subsidiabiliteit en regelmatigheid van de gedeclareerde bedragen te certificeren. • Zich ervan vergewissen dat aan de voorwaarden van artikel 9, lid 2, van Verordening 438/2001 wordt voldaan. • Zich ervan vergewissen dat alle fouten/onregelmatigheden op bevredigende wijze zijn afgehandeld en volledig rekening is gehouden met de bevindingen en aanbevelingen van de audits. • Vragen om nadere informatie en/of zo nodig eigen controles uitvoeren. • Verstrekken van een samenvattende tabel gebaseerd op de informatie in het debiteurenboek dat moet worden bijgehouden overeenkomstig artikel 8 van Verordening 438/2001, met vermelding van: a)
in geval van teruggevorderde bedragen die nog niet geïnd of oninbaar zijn: –
de desbetreffende actie of maatregel
–
het referentienummer bij een onregelmatigheid
–
het terugvorderbare bedrag (verdeeld naar bijdrage van de Gemeenschap en nationale bijdrage)
–
het jaar waarin de terugvorderingsprocedure is gestart
–
de eventuele kennisgeving van een niet-terugvorderbaar bedrag overeenkomstig artikel 5, lid 2, van Verordening 1681/94.
b) in geval van teruggevorderde bedragen die geïnd zijn :
NL
–
de desbetreffende actie of maatregel
–
het referentienummer bij een onregelmatigheid waarvan kennisgeving is gedaan overeenkomstig Verordening 1681/94
–
het geïnde bedrag (verdeeld naar bijdrage van de Gemeenschap en nationale bijdrage)
–
het jaar waarin het geïnde bedrag is afgetrokken van de aan de Commissie gedeclareerde uitgaven.
24
NL
Deze tabel moet de referenties bevatten van alle onregelmatigheden waarvan kennisgeving is gedaan overeenkomstig Verordening 1681/94, met uitzondering van die waarbij geen betaling aan de eindbegunstigde is verricht. 1.3. Instanties die verantwoordelijk zijn voor de overeenkomstig artikel 10 van Verordening 438/2001 te verrichten controles op grond van steekproeven • Uitvoeren van eindcontroles op acties op grond van steekproeven • Nagaan of de voor het desbetreffende programma ter plekke uitgevoerde steekproefcontroles betrekking hadden op: - ten minste 5% van de totale subsidiabele uitgaven - passende uitgaven per jaar over de in aanmerking genomen periode - een passende mix van naar type en omvang variërende acties - acties die zijn uitgevoerd via de voornaamste bemiddelende instanties en door de voornaamste eindbegunstigden, zodat deze instanties/begunstigden ten minste één keer zijn gecontroleerd en gelijkelijk over de gehele periode van het programma waren gespreid. • Evalueren van de aard van elke vastgestelde fout om te bepalen of het om systematische fouten gaat. Een systematische fout is een steeds weerkerende fout te wijten aan ernstige tekortkomingen in de beheers- en controlesystemen die een correcte boeking en de naleving van de voorschriften en verordeningen moeten garanderen. • Wanneer de uitgevoerde controles een probleem met een systematisch karakter aan het licht hebben gebracht, uitvoeren van verdere controles van passende aard om de omvang van het probleem vast te stellen en de kwantificeren. • Wanneer de controles een foutenmarge van meer dan 2% van de gecontroleerde uitgaven aan het licht hebben gebracht, de uitvoering overwegen van verdere controles om de omvang van het probleem beter vast te stellen en de kwantificeren. • Nagaan of volledig rekening is gehouden met de naar aanleiding van de audits door de Europese Commissie en/of de Europese Rekenkamer gedane aanbevelingen met betrekking tot de werkzaamheden van de instanties die verantwoordelijk zijn voor de overeenkomstig artikel 10 van Verordening 438/2001 te verrichten controles op grond van steekproeven. 2. Werkzaamheden die moeten worden verricht door de voor de afsluitingsverklaring verantwoordelijke onafhankelijke instantie In de afsluitingsverklaring wordt aangegeven welk advies de overeenkomstig artikel 38, lid 1, onder f), van Verordening 1260/1999 aangewezen onafhankelijke instantie ("onafhankelijke instantie") heeft uitgebacht over de einddeclaratie van de uitgaven en het verzoek om de eindbetaling. Deze verklaring is gebaseerd op de overeenkomstig artikel 10 van de
NL
25
NL
verordening uitgevoerde controles, op de door andere nationale en communautaire instanties verrichte audits en op de extra auditwerkzaamheden die de onafhankelijke instantie zelf heeft verricht. Er moet voor elk programma een afsluitingsverklaring worden verstrekt vóór de in punt 3.3.2 van de richtsnoeren voor de afsluiting vastgestelde uiterste datum. In het geval van een meerfondsenprogramma kan een afzonderlijke verklaring voor elk Fonds worden verstrekt. In uitzonderlijke gevallen waarbij een lidstaat om institutionele redenen niet in staat is om een enkele verklaring voor een fonds te ondertekenen, kan de Commissie op verzoek van een lidstaat regelingen treffen voor het verstrekken van meervoudige verklaringen. Er zullen nadere toelichtingen worden verstrekt voor de afsluiting van INTERREGprogramma’s. Er wordt aanbevolen dat de onafhankelijke instantie haar advies opstelt overeenkomstig de tekst van het indicatief model in bijlage III bij Verordening 438/2001. Als zij voorstelt om het advies op een andere wijze op te stellen, moet eerst om goedkeuring van de diensten van de Commissie worden gevraagd. De precieze aard van de werkzaamheden die moeten worden verricht door de onafhankelijke instantie, zal afhangen van de structuur die is opgezet om aan de eisen van de verordening te voldoen, en met name van de vraag of de onafhankelijke instantie ook verantwoordelijk is geweest voor de uitvoering van systemenaudits en/of steekproefcontroles op uitgaven in het kader van artikel 10. De ter beschikking van de onafhankelijke instantie staande informatie en het door haar verrichte werk moeten voldoende zijn om haar in staat te stellen voor het desbetreffende programma de volgende vragen met redelijke zekerheid te beantwoorden: 2.1.
Audits van de beheers- en controlesystemen overeenkomstig artikel 10 van Verordening 438/2001
– 1) Welke instanties hebben de auditwerkzaamheden verricht? – 2) Waren zij voldoende onafhankelijk van de beheers- en betalingsautoriteiten en de uitvoerende instanties om elk belangenconflict te voorkomen? – 3) Is de kwaliteit van de auditwerkzaamheden bevredigend (methodologie, vakbekwaamheid van het personeel, verrichte werkzaamheden, inhoud van het verslag)? – 4) Zijn alle belangrijke instanties die bij de uitvoering van het programma waren betrokken, aan een auditonderzoek onderworpen? – 5) Is zo nodig op correcte wijze een risicoanalyse toegepast bij de selectie van degenen die aan een audit zouden worden onderworpen? – 6) Is volledig rekening gehouden met alle bevindingen en aanbevelingen van de audits? – 7) Is in een van de auditverslagen geconcludeerd dat de beheers- en controlesystemen materiële tekortkomingen vertoonden die gevolgen konden hebben voor de regelmatigheid van de uitgaven in het kader van de bijstandsverlening? – 8) Als het antwoord op punt 7 bevestigend is, zijn dan adequate maatregelen genomen om de tekortkomingen te verhelpen en alle onregelmatige uitgaven te corrigeren?
NL
26
NL
– 9) Als geen adequate maatregelen zijn genomen, hoe groot is dan het bedrag van de vermoedelijk door de onregelmatigheden nadelig beïnvloede uitgaven, dat niet is gecorrigeerd? – 10) Bevestigen de auditverslagen de aanwezigheid van een betrouwbaar boekhoudsysteem en een toereikend controletraject? 2.2. Steekproefcontroles op de uitgaven overeenkomstig artikel 10 van Verordening 438/2001 – 1) Welke instanties hebben de controles uitgevoerd? – 2) Waren zij onafhankelijk genoeg van de uitvoerende diensten om elk belangenconflict te voorkomen? – 3) Is de kwaliteit van de controles bevredigend en in lijn met leidraad CDRR nr. 030034-00 van de Commissie (methodologie, vakbekwaamheid van het personeel, verrichte werkzaamheden, inhoud van het verslag)? – 4) Op welk percentage van de totale subsidiabele uitgaven die voor het programma zijn gedeclareerd, hadden de controles betrekking? – 5) Is het percentage hoog genoeg om te voldoen aan artikel 10 van Verordening 438/2001? – 6) Zijn uitsluitend uitgaven die aan grondige controles ter plaatse tot het niveau van de eindontvangers zijn onderworpen, meegerekend om het minimumpercentage te halen? Zo niet, is dit gerechtvaardigd overeenkomstig de in punt 3) hierboven vermelde leidraad? – 7) Zijn uitsluitend uitgaven die in hun geheel of op basis van een steekproeftrekking volgens erkende auditnormen zijn gecontroleerd, meegerekend om het minimumpercentage te halen? – 8) Was de methodologie voor de selectie van de te controleren acties in overeenstemming met de verordening? Is bij de controles met name gezorgd voor een passende dekking per jaar, per maatregel en per type en omvang van de actie, alsook voor de concentratie van de acties onder de voornaamste bemiddelende instanties en eindbegunstigden? Is rekening gehouden met eventuele risicofactoren? – 9) Hoeveel fouten/onregelmatigheden zijn ontdekt, hoe belangrijk waren deze en hoe groot was het bedrag van de daardoor nadelig beïnvloede uitgaven? – 10) Zijn alle bij de controles ontdekte fouten en onregelmatigheden op bevredigende wijze afgehandeld (in punt 3.6 wordt aangegeven wat onder “bevredigende afhandeling” van fouten/onregelmatigheden wordt verstaan)? – 11) Hadden sommige fouten of onregelmatigheden een systemisch karakter? Was er met name een hoge foutenmarge? Zo ja, zijn dan de nodige maatregelen genomen voor de uitvoering van verdere controles om andere gevallen op te sporen, om alle nietsubsidiabele uitgaven te corrigeren of passende terugvorderingsprocedures in te leiden en om herhaling te voorkomen?
NL
27
NL
– 12) Was er een foutenmarge van meer dan 2%? Zo ja, werd de steekproef uitgebreid tot andere uitgaven in de populatie? – 13) Hoe groot is het bedrag van de uitgaven die nadelig zijn beïnvloed door fouten/onregelmatigheden die niet op bevredigende wijze zijn afgehandeld? – 14) Bevestigen de resultaten van de controles de aanwezigheid van een toereikend controletraject? – 15) Duiden de resultaten van de controles op enige materiële tekortkomingen in het beheers- en controlesysteem? Zo ja, zijn dan passende corrigerende maatregelen genomen en zijn de desbetreffende uitgaven gecorrigeerd? Zo nee, beschikt de onafhankelijke instantie dan over een basis om de desbetreffende uitgaven aan te geven? 2.3. Door andere nationale of communautaire instanties verrichte audits – (1) Is er afdoende bewijs dat afzonderlijke gevallen van fouten of onregelmatigheden op bevredigende wijze zijn afgehandeld (zie het bovenstaande punt 10)? – (2) Zijn er fouten of onregelmatigheden van systemische aard ontdekt? Zo ja, is er dan afdoende bewijs dat de nodige maatregelen zijn genomen (zie het bovenstaande punt 11)? – (3) Maken de auditverslagen melding van enige materiële tekortkomingen in het beheersen controlesysteem? Zo ja, is er dan afdoende bewijs dat de nodige maatregelen zijn genomen om uitvoering te geven aan de aanbevelingen voor het verhelpen van de problemen en de desbetreffende uitgaven te corrigeren? 2.4. Sluitingsprocedure voor de betaal- en beheersautoriteiten De onafhankelijke instantie moet aangeven of zij al dan niet met redelijke zekerheid kan verklaren dat de einddeclaratie van de uitgaven en het verzoek om betaling van het saldo van de communautaire steun vrij zijn van materieel onjuiste opgaven. Daartoe moet zij een auditonderzoek instellen naar de procedure die de betaal- en beheersautoriteiten voor de opstelling van de einddeclaratie van de uitgaven hebben gevolgd, om zich er met name van te vergewissen dat het uitgavenbedrag in overeenstemming is met de bijgehouden boekhoudsystemen en op passende bewijsstukken is gebaseerd en dat de gevolgde procedures een redelijke zekerheid verschaffen dat alleen subsidiabele uitgaven zijn opgevoerd. Wat de einddeclaratie van de uitgaven en het verzoek om de eindbetaling betreft, moet de onafhankelijke instantie met name het volgende verifiëren: • de correcte opstelling van de documenten; • de juistheid van de berekeningen; • de overeenstemming van de einddeclaratie met de declaraties van de beheersautoriteit en de bemiddelende instanties; • de verenigbaarheid met de geldende financiële tabellen van de laatste van kracht zijnde beschikking;
NL
28
NL
• de overeenstemming met de financiële informatie, met inbegrip van de informatie over onregelmatigheden, in het eindverslag over de uitvoerlng van het programma. 3. ALS ONDERDEEL VAN DE AFSLUITINGSVERKLARING TE VERSTREKKEN INFORMATIE In artikel 38, lid 1, onder f), van Verordening 1260/1999 wordt bepaald dat in de bij de afsluiting van het programma ingediende verklaring de conclusies van de in de laatste jaren verrichte controles worden samengevat en een oordeel wordt gegeven over de deugdelijkheid van de aanvraag om de saldobetaling, alsmede over de wettigheid en de regelmatigheid van de desbetreffende verrichtingen. In artikel 16 van Verordening 438/2001 wordt bepaald dat de afsluitingsverklaring vergezeld gaat van een verslag dat alle relevante informatie ter staving van de verklaring bevat, met inbegrip van een samenvatting van de bevindingen bij alle door nationale en communautaire instanties uitgevoerde controles waartoe de onafhankelijke instantie toegang had. Bijlage III bij de verordening bevat een indicatief model voor de afsluitingsverklaring zelf. Hieronder wordt aangegeven welke nadere gegevens naar het oordeel van de Commissie in het begeleidend verslag moeten worden opgenomen. Het betreft gegevens waarover de onafhankelijke instantie moet kunnen beschikken voor de opstelling van de afsluitingsverklaring, en tevens de gegevens die de Commissie op zijn minst nodig heeft om te kunnen beoordelen in hoeverre zij vertrouwen kan stellen in de inhoud van de verklaring. 3.1. Nadere gegevens over de onafhankelijke instantie Naam, titel, dienst en verdere gegevens (indien nodig) om de functionele onafhankelijkheid van de beheers- en betaalautoriteit en de bemidelende instanties aan te tonen. 3.2. Nadere gegevens over het programma Titel, Fonds, periode, CCI-nummer. 3.3. Samenvatting van de overeenkomstig artikel 10 verrichte controles Bij meerfondsenporgramma’s moet deze informatie naar Fonds worden verdeeld. Nadere gegevens over de instanties die de controles (audits van de beheers- en controlesystemen/controles op de uitgaven) hebben uitgevoerd – Voor systemenaudits: - aan een audit onderworpen instanties en jaar van de audit - voornaamste bevindingen en conclusies - follow up om de uitvoering van de aanbevelingen te verifiëren – Voor controles op acties: - Aantal gecontroleerde acties, verdeeld naar jaar waarin de controle is uitgevoerd en naar
NL
29
NL
maatregel. - Bedrag van de gecontroleerde uitgaven, verdeeld naar jaar waarin de uitgaven zijn gedeclareerd (hetzij door de eindbegunstigde, hetzij door de betaalautoriteit) en naar maatregel. - Gecontroleerde uitgaven in % van de totale subsidiabele uitgaven die aan de Commissie zijn gedeclareerd. - Foutenmarge in de steekproef van de gecontroleerde uitgaven voor het programma, verdeeld naar maatregel. 3.4. Door de onafhankelijke instantie verrichte werkzaamheden (andere dan bedoeld in punt 3) (Indicatieve lijst) –
- Audits van de instanties die artikel 10-controles hebben verricht –
- Audits in verband met de afsluitingsprocedure voor de beheers- en betaalautoriteiten en de bemiddelingsinstanties
–
- Onderzoek van het overeenkomstig artikel 8 van Verordening 438/2001 bijgehouden debiteurenboek
–
- Onderzoek van de verslagen over de in punt 2.2 bedoelde controles (per categorie aangeven welke verslagen zijn ontvangen en onderzocht) en, zo nodig, opnieuw laten opstellen van de verslagen of alternatieve verificatie van de betrouwbaarheid daarvan
–
- Zo nodig, uitvoering van verdere steekproefcontroles op verrichtingen
–
- Onderzoek van verslagen van andere nationale of communautaire auditinstanties (per categorie aangeven welke verslagen zijn ontvangen en onderzocht)
–
- Onderzoek van informatie over de follow-up van auditbevindingen en de afhandeling van onregelmatigheden
–
- Onderzoek van andere ontvangen informatie (de categorieën verdere informatie specificeren)
3.5. Beperkingen van de reikwijdte van het onderzoek door de onafhankelijke instantie Zoals vermeld in het in de bijlage bij de verordening opgenomen indicatieve model voor de afsluitingsverklaring, moet melding worden gemaakt van de factoren die de reikwijdte hebben beperkt van het in punt 4 bedoelde onderzoek door de onafhankelijke instantie. Voorbeelden van dergelijke factoren staan vermeld in het indicatieve model (systemische problemen, tekortkomingen in het beheer, het ontbreken van een controletraject, het ontbreken van bewijsstukken, gevallen waarvoor een juridische procedure loopt). Andere voorbeelden zouden onder meer kunnen zijn dat de steekproefprocedures niet geschikt waren of dat de instanties die de controles hebben uitgevoerd niet onafhankelijk genoeg waren. Dit is echter
NL
30
NL
een niet-limitatieve lijst van dergelijke factoren. Er moet een raming worden gegeven van de bedragen van de uitgaven die door dergelijke factoren nadelig zijn beïnvloed en van de dienovereenkomstige communautaire steun. 3.6. Afhandeling van fouten en onregelmatigheden Er moet worden aangegeven of fouten en onregelmatigheden “op bevredigende wijze zijn afgehandeld”. Daaronder wordt verstaan dat: –
de onregelmatigheid zo nodig overeenkomstig Verordening 1681/94 is gemeld;
–
de fout/onregelmatigheid is gecorrigeerd door aftrek van de uitgavendeclaratie of procedures zijn ingeleid om onverschuldigd betaalde bedragen terug te vorderen (met de daarmee gepaard gaande terugbetaling aan de Commissie van de teruggekregen bedragen overeenkomstig artikel 8 van Verordening 438/2001 of bepaling van de aansprakelijkheid van de Commissie en de lidstaat overeenkomstig artikel 5, lid 2, van Verordening 1681/94 in het geval dat niet het hele bedrag is teruggekregen);
–
wat systemische fouten/onregelmatigheden betreft, maatregelen zijn genomen om alle andere gevallen op te sporen, om de nodige correcties te verrichten of passende terugvorderingsprocedures in te leiden en om herhaling te voorkomen.
De verstrekte informatie moet omvatten: –
- de in punt 1.2 vermelde samenvattende tabel
–
- een lijst van de als systemisch afgehandelde fouten/onregelmatigheden en de geraamde bedragen van de uitgaven die daardoor nadelig zijn beïnvloed.
3.7. Frequentie van fouten en onregelmatigheden Er moet worden aangegeven of de frequentie van fouten en onregelmatigheden laag/hoog is. In dit verband wordt de aandacht gevestigd op de volgende punten: • de norm en de methodologie die zijn toegepast om de frequentie van fouten/onregelmatigheden te bepalen en te beoordelen of deze frequentie als hoog of laag wordt beschouwd, moeten uitdrukkelijk worden vermeld. Er moet met name rekening worden gehouden met de foutenmarge van de steekproefcontroles overeenkomstig artikel 10. Een "lage frequentie" kan betekenen dat de financiële gevolgen van de fouten/onregelmatigheden naar schatting kleiner zijn dan een door de onafhankelijke instantie voor het programma bepaald materialiteitsniveau en daarom een goedkeurend oordeel niet in de weg zullen staan. Een "hoge frequentie" kan betekenen dat het vertrouwen in het hele beheers- en controlesysteem ernstig is geschaad en dat daarom geen oordeel kan worden gegeven. Voor het bepalen van de frequentie kan een onderscheid worden gemaakt tussen categorieën fouten van uiteenlopend belang (formele/wezenlijke aspecten, financieel effect, systemisch karakter, enz.); • Het hierboven vermelde materialiteitsniveau mag in de regel niet meer bedragen dan 2% om in overeenstemming te zijn met de methodologie van de Europese
NL
31
NL
Rekenkamer voor haar betrouwbaarheidsverklaring en de richtsnoeren voor de jaarlijkse betrouwbaarheidsverklaring van de directeuren-generaal van de Commissie. Er moet een specifieke rechtvaardiging worden gegeven als een hoger niveau wordt toegepast. • De fouten en onregelmatigheden waarmee door de onafhankelijke instantie rekening moet worden gehouden, zijn niet alleen die welke aan het licht zijn gekomen bij de overeenkomstig artikel 10 verrichte controles, maar ook die welke zijn ontdekt bij andere nationale controles en door de Commissie en de Rekenkamer verrichte controles. Met deze fouten en onregelmatigheden mag echter geen rekening worden gehouden bij de bepaling van de foutenmarge bij de steekproefcontroles overeenkomstig artikel 10. 4. DOOR
DE ONAFHANKELIJKE INSTANTIE TE VOLGEN HANDELWIJZE IN GEVAL VAN PROBLEMEN
Volgens het indicatieve model voor de afsluitingsverklaring is het de bedoeling dat een oordeel met voorbehoud wordt gegeven wanneer het onderzoek door bepaaalde obstakels wordt gehinderd of wanneer er problemen zijn die niet op bevredigende wijze zijn afgehandeld, en dat geen oordeel wordt gegeven indien het onderzoek door belangrijke obstakels wordt gehinderd of de geconstateerde foutenfrequentie hoog is. Als de afsluitingsverklaring een oordeel met voorbehoud bevat, is het waarschijnlijk dat de Commissie het gevraagde eindsaldo niet onmiddellijk zal kunnen betalen en dat de afsluiting zal worden uitgesteld. Hoewel in artikel 38, lid 1, onder f), van Verordening 1260/1999 ook wordt bepaald dat de lidstaten de eindverklaring vergezeld kunnen laten gaan van hun zienswijze indien zij zulks nodig achten, zal elke afwijking van de verklaring van de afsluitingsinstantie waarschijnlijk verder onderzoek vereisen en het afsluitingsproces vertragen. De onafhankelijke instantie wordt daarom aanbevolen er zo mogelijk voor trachten te zorgen dat de beheers- en betaalautoriteiten de acties ondernemen die het mogelijk maken dat een goedkeurend oordeel wordt gegeven. De uiterste datum voor de indiening van de afsluitingsdocumenten, als vastgesteld in punt 3.2 van de richtsnoeren voor de afsluitng, moet echter in acht worden genomen. 4.1. Obstakels voor het onderzoek door de onafhankelijke instantie De onafhankelijke instantie moet uitmaken of deze obstakels zo belangrijk zijn dat geen oordeel kan worden gegeven, dan wel of zij minder belangrijk zijn maar het toch noodzakelijk maken dat een oordeel met voorbehoud wordt gegeven, dan wel of het belang ervan zo gering is dat geen voorbehoud nodig is. In de afsluitingsverklaring moet voldoende informatie ter staving van de getrokken conclusie en de daaraan verbonden consequenties worden verstrekt. Ter indicatie worden de volgende gevallen genoemd: • tot de beperkingen die ertoe leiden dat geen oordeel wordt gegeven, zouden kunnen behoren:
NL
32
NL
– verzuim om het minimaal vereiste percentage van de uitgaven te controleren, – systematisch verzuim om controles uit te voeren tot het niveau van de eindontvangers, – verzuim om de voornaamste uitvoerende instanties of eindbegunstigden te controleren, – ernstige tekortkomingen in het beheer waarvoor geen corrigerende maatregelen zijn genomen. • tot de beperkingen die leiden tot een oordeel met voorbehoud, zouden kunnen behoren: – verzuim om een systematische risicoanalyse uit te voeren bij de keuze van de te controleren steekproef, – verzuim om zorg te dragen voor de representativiteit van de steekproef, – ontbreken van formele procedures voor de identificatie en de afhandeling van systemische problemen, – onvoldoende kwaliteit van de verslagen over de controles overeenkomstig artikel 10 van de verordening, – ontoereikende scheiding van de functies van het personeel dat de controles op de uitgaven overeenkomstig artikel 10 uitvoert. Er moet een schatting worden gemaakt van de omvang van het probleem en het bedrag van de daardoor nadelig beïnvloede uitgaven en het dienovereenkomlstige bedrag van de communautaire steun. De onafhankelijke instantie kan concluderen dat er geen gevolgen zijn voor de in de einddeclaratie vermelde uitgaven, indien zij ervan overtuigd is dat dit inderdaad het geval is. De Commissie kan overeenkomstig artikel 17 van Verordening 438/2001 de lidstaat om de uitvoering van verdere controles verzoeken, als de onafhankelijke instantie niet in staat is om wegens het bestaan van belangrijke tekortkomingen op beheers- of controlegebied of de hoge frequentie van de ontdekte onregelmatigheden een positieve algemene verzekering te geven. 4.2. Problemen die niet op bevredigende wijze zijn afgehandeld In punt 3.6 wordt aangegeven wat onder "op bevredigende wijze afgehandeld" wordt verstaan. Als er fouten of onregelmatigheden of systemische problemen zijn die niet op bevredigende wijze zijn afgehandeld, dient informatie te worden verstrekt over het betrokken geval, inclusief gegevens over het mogelijke systemische karakter en de omvang van het probleem, tezamen met een indicatie van de bedragen van de uitgaven die nadelig zijn beïnvloed en de overeenkomstige bedragen van de communautaire steun. Het oordeel van de onafhankelijke instantie zal een passend voorbehoud moeten bevatten. 4.3. Hoge frequentie van fouten/onregelmatigheden Als de onafhankelijke instantie concludeert dat er sprake is van een hoge foutenfrequentie, kan geen oordeel worden gegeven, zelfs niet indien de individuele gevallen op bevredigende
NL
33
NL
wijze zijn afgehandeld. De reden is dat een hoge foutenfrequentie duidt op systemische problemen bij de beheers- en controle-instanties. De onafhankelijke instantie moet in de verklaring de gronden vermelden waarop tot de hoge frequentie is geconcludeerd, en bijzonderheden verstrekken over de geconstateerde fouten/onregelmatigheden. De diensten van de Commissie zullen met de nationale autoriteiten tot overeenstemming moeten komen over de verdere maatregelen die moeten worden genomen om het bedrag van de uitgaven in het kader van de vorm van bijstandsverlening te bepalen dat voor medefinanciering kan worden aanvaard. De bovenbedoelde conclusie van de onafhankelijke instantie kan tot specifieke maatregelen of specifieke bemiddelende instanties beperkt blijven, in welk geval het bedrag van de desbetreffende uitgaven moet worden vermeld.
NL
34
NL
Bijlage 3 Voorbeeld voor de berekening van de definitieve bijdrage 1STE FASE: BEPALING VAN DE IN AANMERKING TE NEMEN BEDRAGEN PER MAAREGEL EN PER PRIORITEIT (1)(2) Financieel plan van het programmacomplement (samenvatting)
Totale subsidiabele kosten
A Maatregel 1.1 Maatregel 1.2 Maatregel 1.3 Prioriteit 1 Maatregel 2.1 Maatregel 2.2 Maatregel 2.3 Prioriteit 2 Programma
77.000 102.000 196.000 375.000 200.000 108.500 131.500 440.000 815.000
Nationaal
B 60.000 73.000 92.000 225.000 134.000 58.500 83.500 276.000 501.000
EU
C 17.000 29.000 104.000 150.000 66.000 50.000 48.000 164.000 314.000
Definitieve uitgavendeclaratie
EUmedefinancieringspercentage
Subsidiabele uitgaven
D=C/A 22,07792% 28,43137% 53,06122% 40,00000% 33,00000% 46,08295% 36,50190% 37,27273% 38,52761%
E 90.000 110.000 220.000 420.000 200.000 100.000 20.000 320.000 740.000
Nationaal
F 70.000 80.000 116.000 266.000 134.000 54.000 12.000 200.000 466.000
EU
G 20.000 30.000 104.000 154.000 66.000 46.000 8.000 120.000 274.000
Berekening per maatregel (1)
Feitelijk EUmedefinancieringspercentage
22,2222% 27,2727% 47,2727% 36,6667% 33,0000% 46,0000% 40,0000% 37,50000% 37,02703%
Gedeclareer- In aanmerking genomen de uitgaven * medefinan- bedrag op het niveau van de cieringsmaatregel percentage H=E*D 19.870 31.275 116.735 167.880 66.000 46.083 7.300 119.383 287.263
J=min(G,H) 19.870 30.000 104.000 153.870 66.000 46.000 7.300 119.300 273.170
Berekening per prioriteit (2) In aanmerking genomen Flexibiliteits bedrag op Definitief percentage grens het niveau van de prioriteiten K=C+C*2% L=min(J,K) M=L/E
153.000
153.000
36,4286%
167.280
119.300 272.300
37,2813% 36,7973%
2DE FASE: BEPALING VAN DE IN AANMERKING TE NEMEN BEDRAGEN VOOR OVERGANGS- EN NIET-OVERGANGSGEBIEDEN (3) Overgang Niet-overgang Programma
100.000 214.000 314.000
80.000 194.000 274.000
3DE FASE: EINDRESULTAAT OP PROGRAMMANIVEAU (3)
80.000 194.000 274.000
272.300
(1) Overeenkomstig ontwerp-richtsnoeren punt 8, 1). (2) Overeenkomstig ontwerp-richtsnoeren punt 8, 2). (3) Overeenkomstig ontwerp-richtsnoeren punt 8, 3).
NL
35
NL
Appendix1 Making appropriations available again in the event of force majeure CDRR/03/0040/00 1.
Background documents:
1.1.
Regulation (EC) No 1260/1999 - Article 31(2):
This provision states that the Commission shall automatically decommit any part of a commitment which has not been settled by the payment on account or for which it has not received an acceptable payment application, as defined in Article 32(3), by the end of the second year following the year of commitment or, where appropriate and for the amounts concerned, following the date of a subsequent Commission decision necessary in order to authorise a measure or an operation or by the end of the deadline for the transmission of the final report referred to in Article 37(1); the contribution from the Funds to that assistance shall be reduced by that amount. However, unlike the exceptions set out in Article 31(2) force majeure does not prevent the decommitment of appropriations but, under certain conditions, makes possible their being made available again subsequently. 1.2.
Commission statement No 172/99 attached to the Council minutes on the adoption of Regulation (EC) No 1260/1999.
The Commission states (…) it intends to make available again the commitment appropriations corresponding to the decommitment carried out pursuant to the second paragraph of Article 31(2) where a clear error, including a technical one, has occurred which is attributable to the Commission alone, and in cases of force majeure understood as large-scale natural disasters with serious consequences for implementation of assistance provided by the Structural Funds. 1.3.
Financial Regulation - Article 157(3):
Article 157 of the Financial Regulation (Title II – Structural Funds) states that the decommitted appropriations may be made available again16: - in the event of a manifest error attributable solely to the Commission, or - in the case of force majeure which has serious repercussions for the implementation of operations supported by the Structural Funds. This rule replaces Article 7(6) of the former Financial Regulation and Commission statement No 172/99 attached to the Council minutes on the adoption of Regulation (EC) No 1260/1999. It was also advocated by the Communication to the Commission on the
16
NL
The Commission considers decommitments during the previous year and decides by 15 February of the current year, depending on needs whether to make the corresponding appropriations available again.
36
NL
application of the “n+2” rule under Article 31(2) of Regulation (EC) No 1260/1999 (27 May 2002). This means that Article 157 of the Financial Regulation applies to the making available again of appropriations decommited under the “n+2” rule. 2.
Conditions of application
2.1.
Force majeure
“Force majeure” is not defined in legislation. The Court has ruled (Case 296/86, McNicholl [1988] ECR-1491) and, more recently, (Joined Cases T-61/00 and T-62/00 APOL v Commission, not yet published), that the concept of force majeure presupposes that non-performance was due to circumstances (cumulative conditions) which: 1) were beyond the control of the person claiming force majeure, 2) were abnormal and unforeseeable, and 3) could not have been avoided despite the exercise of all due care17. Each case must be considered separately to see if these conditions are met. 2.2.
Causal link
The situation of force majeure must have serious repercussions for the implementation of assistance supported by the Structural Funds (see Article 157 of the Financial Regulation). In addition, a direct link must be demonstrated between the case of force majeure and these repercussions. This causal link must be considered in each specific case. 2.3.
Deadline for an acceptable application
The Member States must send its application to the Commission no later than [30 April] of year n+3 – note the dialogue procedure prior to automatic decommitment under Commission Communication C(2002) 1942 of 27 May 2002. 2.4.
Other information to be provided at the same time
– The measures in the programme or SPD affected by force majeure. – The financial impact on the measures. – The number of investment projects submitted to the authority responsible for implementation at the point when the force majeure began and an estimate of the number of projects which should have been selected because of and during the force majeure but could not be selected, to cover the cases where force majeure would have
17
NL
See also Commission Communication C (88) 1696 concerning ‘force majeure in European agricultural law’, OJ C 259, 6.10.1988, p. 10.
37
NL
delayed or prevented the responsible authority from issuing calls for proposals to select projects during the period affected by force majeure. The Commission will consider making available again the appropriations associated with the measures affected, only to the extent of the financial impact demonstrated in connection with the case of force majeure. 3.
Administrative and budgetary procedure to be followed
The normal procedure to be followed, i.e. the application for the making available again of appropriations decommitted in 2003, must be sent to DG Budget by the DG responsible for the funds decommitted around 10 January 2004, so that the Commission can take a decision by 15 February. As regards the practical arrangements for implementation, the budget commitments for 2000 decommitted in 2003 will, in the event of force majeure, be made available again in 2004 in accordance with the following procedure: a) the whole amount to be made available again is committed in 2004 (or n+4 for subsequent years); b) the spending and payment of these appropriations made available again and committed in 2004 (or n+4 for subsequent years) will, like all other commitments, be subject to the “n+2” rule.
NL
38
NL
Appendix 2 Payment of subsidy remaining at end of programme period under soft loan schemes – Guidance note of the Commission services CDRR/02/0033/00 19 March 2002 4.
Purpose and background
This note offers guidance to Member States using Structural Fund cofinance for soft loan schemes involving interest subsidies and possibly partial guarantees of credit losses on how to ensure that the subsidies outstanding at the end of the programme period can be counted as eligible expenditure for the programme under which the loans were granted. The Commission, in Regulation 1260/1999 (recital 40, Articles 28(3) and 29(4)) and in its guidance for 2000-06 programmes (p.14-16), has encouraged Member States to cofinance through the programmes interest subsidies and other “financial engineering” products such as venture capital and loan guarantees. The characteristic of such products is the delivery of the subsidy over a long period, as opposed to outright grants which are paid out in a lump sum. This raises a problem of compatibility with Structural Fund programme periods, unless the duration of the subsidy delivery can be timed to exactly correspond to the programme period (which may not be practicable). 5.
Schemes concerned
This note does not concern loan funds. Loan funds are covered by eligibility rule 8 (”venture capital and loan funds”) under Regulation 1685/2000. A loan fund combines in a single block of finance both the principal to be lent out and the subsidy required to “soften” the loans granted. The subsidy is entirely paid into the fund when it is set up or at the latest as loans are granted. In the interest subsidy schemes with which we are concerned here, the subsidy element is not paid into a common fund with the loan principal, but is disbursed separately in instalments as repayments of principal and interest payments fall due, which may extend over a period of many years (for SME finance usually not more than 10). The subsidy element in interest subsidy schemes consists wholly or mainly of coverage of the gap between a commercial and the granted reduced interest rate, i.e. “interest subsidies”. In some schemes it includes as well an element of compensation for credit (= principal) losses sustained by the lending institution due to the (inevitable) bankruptcies of some of the borrowers. A financial institution must have cover against the risk of credit losses on lending to SMEs. Sometimes this is done through a separate guarantee or insurance scheme, sometimes via the same aid scheme as finances the interest subsidies. Invariably the financial institution is required to bear a share of the risk.
NL
39
NL
Credit loss risks associated with loan funds are also handled either directly through the fund, with subsidy reserved for this in the fund itself, or separately. The direct recipient of the subsidy in interest subsidy schemes is either the borrowing firm or the financial institution. In the first case, the company takes out a bank loan on commercial terms and receives a grant to exactly reduce its interest payments to an agreed level as they fall due. In the second, the financial institution pays out a loan on already “softened” terms to the business and receives a grant at the time of each interest payment to increase the payments to a commercial level. With credit loss compensation, the recipient is always the financial institution, of course. Many permutations of these basic patterns are possible and conceivable. One such variant is to pay the discounted value of the subsidy to the financial intermediary as soon as it grants the soft loan. (The financial intermediary in some schemes then immediately pays the discounted subsidy on to the borrower.) This method is analogous to the establishment of a fund. It does not occasion a problem of outstanding subsidy payments at the end of the programme and is therefore not considered further here, except with respect to the treatment of eligible expenditure (see point 5) 6.
Treatment of loan funds and interest subsidy schemes at programme closure
When the time comes to close the programme, eligiblity rule 8 does not require a loan and/or venture capital fund to be wound up with loans immediately repaid and investments cashed in. The outstanding loans and investments can continue until redemption and the fund including the subsidy element, both EU and national (if any), can stay open. The programme is closed on the basis of the cost of the capital invested in or lent out to businesses by the end-date for payments and the entire (EU and national) subsidy element paid into the fund is attributed as eligible expenditure to the programme being closed. Rule 8 (and rule 9 on guarantee funds) recognizes that the subsidies injected in the fund will not necessarily all have been completely used up at closure and is content to require that capital returning to the fund must be reinvested in SME development in the region. The responsibility for monitoring the re-use requirement is on the Member State. Interest subsidy schemes are, from an economic point of view, identical in their effect to soft loans delivered through loan funds. They therefore should be treated in essentially the same way as regards (a) the attribution of subsidy payments to the programme during which the soft loans are granted; (b) the treatment of any subsidy that is surplus to requirements, despite all efforts to estimate requirements precisely and minimize any excess. A general requirement for closure is the disbursement of all subsidies to the recipients. For loan funds this requirement is met from the moment the loans are granted with the lodging of all the required subsidy in a fund. For interest subsidy
NL
40
NL
schemes, it is necessary at closure to depart from the pattern of payment of subsidy in line with interest payments and effect the payment of all the remaining subsidy (EU and national) required in a lump sum so the subsidy can be counted as eligible expenditure. 7.
Guidance on payment of remaining subsidy in interest subsidy schemes at closure
From the point of view of the managers of such schemes, the following two methods of payment of the remaining subsidy on interest subsidy schemes by the end of the payment period of the programme appear to be most satisfactory: (a) payment of the capitalized subsidy still required to the borrower as a lump sum grant; (b) payment of the capitalized subsidy still required into a blocked account held in the name of either (i) the borrower or (ii) the financial institution, from which the subsidy can be drawn down only as required in connection with payments of interest and only in respect of the loan or loans for which it is earmarked. The Commission will accept both methods but has a definite preference for (b), for two reasons. First, method (b) interferes less with the normal manner of delivery of the subsidy as part of a loan, a delivery method that has certain advantages (continuous bank-client relationship, supervision and assistance of the borrower). Secondly, should the borrower fail after receiving the capitalized subsidy, it will be difficult, without constant monitoring, to recover any of it. With regard to method (b), payment into a blocked account in the name of the financial institution will normally be preferable on management grounds, because several “interest subsidy accounts” in respect of different loans granted by the bank can be combined in one blocked account. Obviously, too, any element of credit loss compensation can only be paid into an account in the name of the financial institution. 8.
Conditions
The remaining required subsidy paid out under both methods is the capitalized sum of discounted interest subsidies (and in the case of (b)(ii) possible credit loss compensation) due until the entire repayment of the loans concerned. Estimates of any credit loss compensation should be based on normal actuarial principles. In the case of (a), there must be a system for monitoring the borrowers to maximize the possibility of recovery in case they get into difficulties. In the case of method (b) there must be, in addition to the agreement between the programme authorities and the financial institution on the use of the blocked account, an agreement with the financial institution and with the Commission (in the form at least of an exchange of letters) concerning the return of any unneeded excess subsidy. Such a surplus may arise because of bankruptcies, making further interest subsidies to the failed businesses unnecessary (the businesses will not be paying interest let alone repaying principal), or – if applicable - from overestimates of credit loss compensation requirements (which should, however, be estimated conservatively to
NL
41
NL
minimize the risk of a surplus). The surplus may, at the option of the Member State, either be returned to the Commission or, as in the case of eligibility rules 8 and 9, reused for the development of SMEs in the same region. Loans must have been disbursed and subsidies – both EU and national, if any - paid out at the latest by the time limit for payments under the programme. During the programme period, payments of subsidy (EU and national) can be claimed as eligible expenditure as and when the subsidies are drawn down. When the subsidies are paid in instalments (the normal case considered here), it is the (annual or more frequent) payments of subsidy to the financial intermediary or the borrower that are eligible expenditure. In the case of a lump-sum payment of the discounted value of the subsidy for the entire loan period to the financial intermediary, however, (see end of point 2 above), the subsidy would be eligible expenditure from the time it was paid. The state aid rules, including the de minimis rule, must be applied. 9.
Other methods of ensuring coverage of interest subsidies in Structural Fund programmes
Several methods avoid the problem of the programme end-date with interest subsidy schemes. Member States are, of course, free to continue to use them. Commission services may also, for particular reasons and in particular cases, continue to insist on their use. Such methods include: (a) dividing the subsidy requirements between two consecutive programmes; (b) front-loading the interest subsidies to early years of the loan so that all the subsidies can be paid before the end of the payment period for the programme; (c) granting loans only in the early years of the programme with the same result as (b); (d) taking over the financing of interest subsidies due after programme closure entirely with national funds. 10.
Application of the methods set out in para. 4 (a) and (b) in 1994-99 programmes
This guidance note is intended to be of benefit mainly during the current programme period 2000-06. However, the methods set out in para. 4(a) and (b) have been used with the Commission’s approval in some 1994-99 (and indeed earlier) programmes. In such cases, closure reports should mention that eligible expenditure for the schemes concerned has been included on the basis of the payment of the remaining subsidies to borrowers or into a blocked account at the end of the period for payments.
NL
42
NL
Appendix 3 Guidance on deduction of recoveries from next statement of expenditure and payment claim and on completion of appendix on recoveries under Article 8 and Annex II of Regulation (EC) No 438/2001 CDRR/05/0012/01/EN 1.
Introduction
In 2003 the Directorates General of the Commission responsible for the Structural Funds reminded national authorities of the obligation to deduct recoveries, together with interest on account of late payment, from the next statement of expenditure and payment claim to the Commission18 and to provide information on the recoveries in an appendix to the statement of expenditure.19 The Directorates General informed Member States that from 30 September 2003 onwards payment claims that were not accompanied by the appendix would not be processed. This deadline was extended to 1 January 2004 by a note presented to the Committee for the Development and Conversion of Regions in December 200320, which also covered some practical matters concerning the appendix. The requirement to inform the Commission of recoveries deducted from statements of expenditure serves three purposes : to enable the Member State to show that it has fulfilled its obligation to recover amounts unduly paid and account for them to the Commission, to give the Commission the means to check that recoveries have been properly deducted, and to provide a source of data on recoveries effected by Member States which the Commission can use in replying to the European Parliament and the European Court of Auditors, which often question the Commission on Member States' recovery activity to have evidence that they are dealing with irregularities effectively. This note is intended to clarify some practical questions concerning the deduction of recoveries with interest on account of late payment and completion of the recoveries appendix. It replaces the guidance given on this matter in the note presented to the CDRR in December 2003 which experience shows is incomplete. 2.
Legal provisions
Article 8 of Regulation (EC) No 438/2001 provides: “The managing or paying authority shall keep an account of amounts recoverable from payments of Community assistance already made, and ensure that the amounts are recovered without unjustified delay. After recovery, the paying authority shall repay the irregular payments recovered, together with interest received on account of late payment, by deducting the amounts concerned from its next statement of expenditure and request for payment to the Commission, or, if this is insufficient, by effecting a refund to the Community. The paying
18
19
20
NL
Or, if the amount recovered is greater than the new expenditure to be declared, to repay the excess Structural Fund amount recovered (with any default interest) to the Commission. See letter sent to Member States by the Directorate General Regional Policy in the name of all four directorates general on 17 June 2003. The letter was presented to the CDCR under number CDRR/03/0039/00 on 17 July 2003. Note CDRR/03/0065/00.
43
NL
authority shall send the Commission once a year, in annex to the fourth quarterly report on irregularities supplied under Regulation (EC) No 1681/94, a statement of the amounts awaiting recovery at that date, classified by the year of initiation of the recovery proceedings.” In the certificate and statement of expenditure which paying authorities submit to the Structural Funds Directorates General they certify that they have taken into account recoveries effected and revenue received by projects (see model certificate and statement in Annex II to the Regulation). Information is to be given on recoveries in an appendix to the statement of expenditure for which a model listing the information required is provided in Annex II of the Regulation after the model for the certificate and statement of expenditure. 3.
Recoveries
3.1.
Expenditure which has been declared to the Commission
The obligation to deduct recoveries from the next expenditure declaration and indicate them in the recoveries appendix only applies to recoveries relating to expenditure that has already been declared to the Commission.21 3.2.
Arising from irregularities
Only recoveries arising from an irregularity within the meaning of Regulation 1681/94, as amended by Regulation (EC) 2035/2005, are to be considered as covered by this obligation and not corrections made because of errors other than irregularities (for example, clerical errors). It should be noted, however, that the obligation concerns recoveries arising from irregularities which have been communicated under Regulation 1681/94, as amended, and those which are exempted from communication for example because they are below the threshold.22 3.3.
Withdrawal of expenditure from the programme
Programme authorities may deal with irregularities either by withdrawing the expenditure affected from the programme, thereby immediately releasing the EU funding for commitment to other operations, or by leaving it for the time being in the programme pending the outcome of recovery proceedings. In the first case, the withdrawal of an operation or part of it from the programme is not to be treated as a “recovery” and the irregular expenditure is not to be included in the recoveries appendix. Nevertheless, to correct the statement of expenditure it has previously submitted to the Commission the Paying Authority must record the adjustments in its accounts and deduct the expenditure withdrawn from the following statement of expenditure to the Commission. It must keep records of the withdrawal and deduction in order to maintain the audit trail and to be able to provide the Commission on request with information on such adjustments. The further action of the programme authorities in respect of the withdrawn expenditure is a matter for them. The irregularity and its clearance by withdrawal from the programme must, however, be reported to OLAF except where an exemption applies.
21
22
NL
The obligation to report irregularities under Regulation 1681/94, as amended by Regulation (EC) 2035/2005, however, applies even where the expenditure has not yet been declared to the Commission. Raised by Regulation (EC) 2035/2005 to €10 000.
44
NL
3.4.
Recovery from the final beneficiary
Where the irregular expenditure is left in the programme pending the outcome of recovery proceedings, the programme authorities will take action under national law to effect recovery. Recovery from the final beneficiary may be achieved by : • causing him to repay the amount received unduly; • a set-off, whereby the amount to be recovered is deducted from subsequent payments due to the beneficiary. In both cases the amounts recovered are to be deducted from the next statement of expenditure and included in the recoveries reported in the recoveries appendix. 3.5.
Financial corrections by the Commission
Recoveries from final beneficiaries made following financial correction decisions by the Commission under Article 39(3) of Regulation 1260/1999 are not to be deducted from the expenditure declared nor included in the amounts stated in the recoveries appendix. 3.6.
Actual, not pending recoveries
The "recoveries" to be deducted from the statement of expenditure and indicated in the appendix are recoveries actually made since the last statement of expenditure, not recoveries awaited. No information on pending recoveries is required in connection with statements of expenditure and payment claims to the Commission. This information - in practice, extracts from the "debtors' ledger" maintained by the managing or paying authority - has to be submitted once a year in annex to the irregularities report for the final quarter.23 4.
Amounts to be deducted from statements of expenditure and payment claims and indicated in the appendix
Statements of expenditure have to show the expenditure that is the basis for co-financing. This may be total public expenditure or total eligible costs including private expenditure.24 Recoveries concern public expenditure, but also require adjustment of private expenditure declared in the statement of expenditure in the case of the second option.25. Thus: • In both cases, in the statement of expenditure the entire amount recovered should be deducted from the total public expenditure to be declared, and the Structural Fund and national public funding shares of the recovered amounts from the figures for Structural Fund and national public funding contributions respectively.
23
24 25
NL
Article 8 of Regulation (EC) No 438/2001. This information is used by the Structural Fund directorates general and OLAF in their monitoring of the follow-up of irregularities. Article 29(2) of Regulation 1260/1999. In some cases, for example for the European Social Fund, recoveries may not concern the Structural Fund contribution and national public funding to the same extent, and as a result the adjustments required to the statement of expenditure may be different from the typical cases illustrated here.
45
NL
• In the second case, i.e. where private expenditure is part of the co-financing base, the private expenditure declared should be corrected in line with the correction of the public funding recovered. This means that in the case of a recovery of 100% of the public funding, the private expenditure for the operation should also be fully deducted; where only part of the public funding has been recovered, the private expenditure previously declared for the project should be corrected pro rata to the recoveries of public funding. For example, in the case of an operation financed with 50 EU funding, 25 national public funding and 25 private financing, where only 60 out of the 75 public funding is recovered, 20 and not 25 of the private expenditure would have to be deducted along with 40 of the EU contribution and 20 of the national public contribution. Failure to correct the private expenditure declared would make the total expenditure declared larger than justified, leading to a risk of excess payments of Structural Funds at closure. In the annual breakdown of expenditure in the statement, the deduction of the recovered amounts should be made from the expenditure declared for the year in which the recovery was entered into the accounts of the paying authority. The deductions made in the statement of expenditure for withdrawn expenditure should follow the same principles. Default interest is normally charged if repayments are made after the deadline set in the recovery order. Such interest on account of late payment should be added to the recovered amounts that are deducted from the expenditure declared in the statement of expenditure. If interest is charged under the Member State's national law on the public funds in the possession of the beneficiary from the date of payment until their recovery, the interest borne by the Structural Fund grant (less default interest, if any) should be used for the purposes of the programme concerned, in the same way as interest earned on the payment on account.26 The amounts to be indicated in the recoveries appendix are the total public funding recovered plus any default interest. 5.
Detail of recoveries to be indicated in the appendix
Although the information asked for in the model appendix implies that details of individual recoveries must be given, the Structural Funds Directorates General accept for all future statements of expenditure that aggregate figures by measure may be given in the appendix. No details therefore need be given in the appendix of the dates of issue of the recovery orders, the authorities issuing the orders, or the debtors. However, such information must be maintained in the debtors’ ledger and at closure a list of cases with the irregularity report reference must be presented. 6.
Exchange rate
As with the statements of expenditure themselves which have to reflect any recoveries made, the amounts recovered that are indicated in the appendix should be in Euros.27
26 27
NL
Article 32(2), third subparagraph, of Regulation 1260/1999. Regulation 643/2000.
46
NL
In non-Euro-zone countries the exchange rate applied both for the deduction from the statement of expenditure and for the recovery figures given in the appendix should be that applicable when the amounts recovered were recorded in the accounts of the Paying Authority. 7.
Adjustments to Member States’ practices to conform to this guidance
The Member States should make the necessary adjustments to their national practices to conform to the guidance in the present note by the time of their first expenditure declaration in 2006.
NL
47
NL
