COLLECTIES CONSISTENT IN KAART BRENGEN

COLLECTIES CONSISTENT IN KAART BRENGEN David Coppoolse Stafmedewerker ontsluiting en digitalisering Vlaamse Erfgoedbibliotheek Informatie aan Zee | 2011-09-15

IN DEZE PRESENTATIE    

Waarom Cometa? Waarom beschrijven op collectieniveau? Hoe ziet Cometa eruit? Hoe begin je aan het beschrijven van (deel)collecties?

Boekencollectie Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience – Antwerpen © Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier

2011-09-15 | 2

WAAROM COMETA?

2011-09-15 | 3

EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 1  2009  In kaart brengen en omgevingsanalyse  Opdracht van veel (overkoepelende) erfgoedorganisaties

 Nood aan afstemming rond  Inventariseren van collecties  Op (deel)collectieniveau  In de Vlaamse cultureel-erfgoedsector

 Behoefte aan  Laagdrempelige informatie  Concrete tools 2011-09-15 | 4

EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 2  2010  Werkgroep ‘Collecties’ (binnen Prisma-traject)  ADVN, Archiefbank Vlaanderen, CAG, CRKC, Erfgoedcel Leuven, Erfgoedcel Waasland, FARO, KADOC, PACKED, Resonant, Vlaamse Erfgoedbibliotheek, VVBAD  Afstemmen aanpak, methoden, modellen  Onderzoek huidige praktijk en internationale modellen

 Technische subwerkgroep  FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek  Gemeenschappelijk model voorstellen

2011-09-15 | 5

EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 3  2011  Operationalisering van het model  FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek  Documenteren model  Introductie in de cultureel-erfgoedsector

 ‘Cometa’ (= Collectiemetadata)

2011-09-15 | 6

WAT IS COMETA?  Een model voor het maken van beschrijvingen op collectieniveau  Vertrekpunt, geen doel op zich  Inhoudelijk model, geen technische standaard

 Een campagne  Een brochure  Een online informatiedossier  Vormingsmomenten

2011-09-15 | 7

DOEL VAN COMETA  Promoten van beschrijven van collecties in de cultueel-erfgoedsector  Op een gestandaardiseerde manier

 Publiek  Alle soorten organisaties  Professionals en amateurs

 Houvast bieden bij in kaart brengen collecties  Gegevensmodel  Werkwijze  Tools 2011-09-15 | 8

UITGANGSPUNTEN VAN HET MODEL  Efficiëntie  Eenvormigheid bevorderen  Hergebruik voor verschillende toepassingen  Uitwisseling met andere organisaties

 Standaardisering  Uitwisseling data via bestaande standaarden  Voor tenminste de basisset  Op basis van RSLP Collection Description

 Brede toepasbaarheid  Moet óók kunnen voorzien in specifieke behoeften 2011-09-15 | 9

WAAROM COLLECTIEBESCHRIJVINGEN MAKEN?

2011-09-15 | 10

WAT IS EEN COLLECTIE?  Gestructureerd geheel  Van erfgoedobjecten of -data  Waartussen een aanwijsbaar verband bestaat  Thema  Herkomst  Materiaaltype  Soort objecten  …  Mogelijk hybride  Digitaal en fysiek, originelen en kopieën Archiefbestand  ‘deelcollectie’ van de collectie van de bewaarinstelling 2011-09-15 | 11

ONDERVERDELING COLLECTIES  Collectie  Deelcollecties  Altijd hiërarchisch

 Gerelateerde collecties  = Gedeelde herkomstgeschiedenis  ≠ Thematische of materiële overeenkomsten Deelcollecties van een fictieve erfgoedinstelling

2011-09-15 | 12

WAAROM COLLECTIES BESCHRIJVEN?  Beschrijven individuele objecten  Niet altijd haalbaar  Geeft geen informatie over groepen objecten en hun onderlinge relaties  Geeft niet altijd het gewenste overzicht nodig voor beheer van en beleid rond collecties

 Collectiebeschrijvingen  Informatie over (deel)collectie als geheel  Omschrijving, materiaaltypes, trefwoorden, herkomst, collectiebeleid, bewaarplaats, etc.

2011-09-15 | 13

COLLECTIEBELEID EN -BEHEER | 1  Weten wat er in huis is  Inventarissen van individuele objecten zijn overweldigend  Verband tussen objecten en onderdelen van de collectie wordt duidelijker  Gebrek aan interne organisatie van de collectie komt aan het licht

2011-09-15 | 14 © Heemkunde Vlaanderen

COLLECTIEBELEID EN -BEHEER | 2  Ontwikkelen van specifiek beleid voor deelcollecties  Prioriteiten stellen tussen deelcollecties  Sterktes valoriseren, zwaktes ondervangen  Kerncollectie identificeren  Acquisitiebeleid hierop aanpassen

 Samenwerkingsmogelijkheden identificeren  Onderlinge afspraken rond collectiebeleid en andere vormen van samenwerking

 Ontwikkelen van een sectorbeleid 2011-09-15 | 15

VINDBAARHEID  Collecties zonder objectbeschrijvingen ontsluiten  Ontdekbaarheid van (deel)collecties verhogen  Zoeken van bepaalde types collecties (versus bepaalde types objecten)

 Atypische collecties vinden

 Overkoepelend collectieregister wordt mogelijk  Zoeken naar collecties over instellingen heen 2011-09-15 | 16

CONTEXTUALISERING  Samenhang, belang, relevantie van groep objecten duidelijk maken  Koppeling van objectbeschrijvingen via collectiebeschrijvingen  ‘Toon info over de collectie waarin dit object zich bevindt’  ‘Toon (andere) objecten uit de collectie’

 Samenhang tussen (deel)collecties duidelijk maken 2011-09-15 | 17

HOE ZIET COMETA ERUIT?

2011-09-15 | 18

GEBRUIKSNIVEAUS 1. Staalkaart Toenemende standaardisering

 Gegevens die mogelijk interessant zijn in collectiebeschrijvingen

2. Gemeenschappelijk model  Gestandaardiseerde elementen  Uitwisseling en hergebruik van informatie

3. Hulpmiddel voor aggregatie  Uitwisseling van data  Gebaseerd op RSLP Collection Description

 Correspondentie met ISAD(G) en EAD 2011-09-15 | 19

DE TRAPPEN VAN HET MODEL

Detailniveau

Veel detail Minder uitwisselbaar

Weinig detail Meer uitwisselbaar

Uitwisselbaarheid 2011-09-15 | 20

DE TRAPPEN VAN HET MODEL

Detailniveau

Veel detail Minder uitwisselbaar

Weinig detail Meer uitwisselbaar

Uitwisselbaarheid 2011-09-15 | 21

BASIS, PLUS, EXTRA  Cometa Basis  Minimale gegevensset  Publieke ontsluiting van erfgoedcollecties  Maximale uitwisselbaarheid  Via internationale standaarden

 Cometa Plus  Uitgebreide gegevensset  Beheersfuncties en beleidsontwikkeling  Uitwisselbaar binnen Vlaanderen 2011-09-15 | 22

BASIS, PLUS, EXTRA  Cometa Extra  Aanvullende gegevens  Instellings- of subsectorspecifiek

 Geen of beperkte uitwisseling  Onderlinge afspraken noodzakelijk Collectie langspeelplaten, Bibliotheca Wasiana vzw – Sint-Niklaas © Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier

2011-09-15 | 23

SECTIES        

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Algemeen Agenten Relaties Inhoud Collectiebeleid Ontsluiting Rechten Behoud en beheer

Collectie Ernest Closson (1870-1950) Conservatorium Brussel - Erasmushogeschool © Vlaamse Erfgoedbibliotheek - Fotografie: Stefan Tavernier

2011-09-15 | 24

ELEMENTEN | SECTIE 1-2 Sectie 1. Algemeen

Cometa Basis | Cometa Plus

2. Agenten

Eigenaar Beheerder Collectievormer

Naam Identificatienummer Collectietype Beschrijving Beheerhistoriek (Provenance) Materialen Taal Verzamelperiode Ouderdom Opmerkingen Locatie Eigendom

2011-09-15 | 25

ELEMENTEN | SECTIE 3-4 Sectie 3. Relaties

Cometa Basis | Cometa Plus

4. Inhoud

Concept Object Naam Plaats Periode

5. Collectiebeleid

Acquisitiestatus Onderdeel kerncollectie? Collectiebeleidsplan? Samenvatting collectiebeleid

Supercollectie Subcollectie Gerelateerde collectie Gerelateerde publicatie

2011-09-15 | 26

ELEMENTEN | SECTIE 6-7 Sectie 6. Ontsluiting

Cometa Basis | Cometa Plus

7. Rechten

Regime Rechthebbenden

8. Behoud en beheer

Passieve conservatie (preservering) Actieve conservatie & restauratie Digitaal depot

Registratiesysteem Registratiegraad Digitaliseringgraad Raadpleegbaarheid fysieke objecten Raadpleegbaarheid digitale objecten

2011-09-15 | 27

GEGEVENS PER MATERIAALTYPE  Cometa Basis: Omvang  Cometa Plus: Ontsluiting, Digitalisering, Behoud Voorbeeld voor een audiovisuele collectie

Filmopnames (diverse formaten) Filmrollen/-banden, andere dragers Video-opnames (diverse formaten) Videobanden, andere dragers Muziek-/ geluidsopnames

Reeds behandelde fysieke objecten

Te behandelen fysieke objecten

In digitaal depot

Behoud Online toegankelijk

Offline toegankelijk

Digitaal/ Gedigitaliseerd

Digitalisering Offline beschreven

Ontsluiting Online beschreven

Omvang Geregistreerd/ Beschreven

Materiaaltype

# uur

%

%

%

%

%

%

%

%

%

# exemplaren

%

%

%

%

%

%

%

%

%

# uur

%

%

%

%

%

%

%

%

%

# exemplaren

%

%

%

%

%

%

%

%

%

# uur

%

%

%

%

%

%

%

% % 2011-09-15 | 28

HOE BEGIN JE AAN HET BESCHRIJVEN VAN (DEEL)COLLECTIES?

2011-09-15 | 29

1. MAAK EEN PLAN  Objectieven  Mensen en middelen  Doelpubliek  Breed publiek? Onderzoekers? Erfgoedbeheerders? Beleidsmakers?

 Detailniveau  Volledigheid  Herbruikbaarheid  Diepgang  Tijdsinvestering  Actualiteitswaarde  Nu of later? 2011-09-15 | 30

2. KIES EEN MODEL  Gebruik Cometa  Welke elementen gebruik je?  Welke voeg je toe? (= Cometa Extra)

 Gebruik standaardterminologie  Zie CEST en DEN voor bronnen

 Documenteer je schema  Wat wel / niet / toegevoegd?  Interpretatiemarge

2011-09-15 | 31

3. REGEL OPSLAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING  Gestructureerd formaat  Spreadsheet, databank

 Ga online indien mogelijk  Toegangsrechten  CollectiveAccess

 Integreer met andere gegevens en systemen  Objectregistratie

2011-09-15 | 32 Dossiers, Bibliotheca Wasiana vzw – Sint-Niklaas © Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier

COLLECTIVE ACCESS  Webtoepassing voor ontsluiten en beheren van collecties  Open source-software  www.collectiveaccess.org

 Installatieprofielen FARO geschikt voor Cometa  www.cometamodel.be  Integratie van collectie- en objectregistratie

Schermafdruk CollectiveAccess Providence Catalogiseer- en databeheermodule

2011-09-15 | 33

4. VERZAMEL DE GEGEVENS  Systematische aanpak  Welke instellingen?  Welke (deel)collecties?

 Via een formulier  Sjabloon op www.cometamodel.be

 Hergebruik bestaande gegevens  Uit de eigen instelling(en)  Uit bestaande collectieregisters

 Strategie voor actualisering  Peildatum 2011-09-15 | 34

VOORBEELD SJABLOON ENQUÊTE

2011-09-15 | 35

HERGEBRUIK GEGEVENS Vlaamse Collectieregisters  Archiefbank Vlaanderen  www.archiefbank.be

 Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken  Vlaamse Erfgoedbibliotheek  collecties.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be

 Muziekbank Vlaanderen  Resonant  www.muziekbankvlaanderen.be

2011-09-15 | 36

ONLINE INFORMATIEDOSSIER | 1 www.cometamodel.be  Inleidende brochure    

Waarom zou je op collectieniveau beschrijven? Wat is een (deel)collectie? Wat is Cometa? Hoe begin je aan het beschijven van (deel)collecties?

 Details van de elementen van het model  Duidelijke omschrijving  Bijkomende standaarden (bijv. terminologiebronnen) 2011-09-15 | 37

ONLINE INFORMATIEDOSSIER | 2 www.cometamodel.be  Sjablonen  Vragenlijst (ODT + DOC)  Spreadsheet (ODS + XLS)  Correspondentietabel met internationale standaarden (EAD, RSLP-DC, ISAD(G), DC)

 Info over gebruik van CollectiveAccess  Links en achtergrondinformatie  Contactgegevens  Vragen  Feedback 2011-09-15 | 38

VRAGEN? Meer info op www.cometamodel.be

PAK JE BROCHURE MEE

COLOFON   

Auteur: David Coppoolse, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Versie 1.0 – 2011-09-07 Dit document wordt ter beschikking gesteld onder Creative Commons-licentie ‘Naamsvermelding-NietCom­mercieelGelijkDelen 2.0 België (CC BY-NC-SA 2.0)’ met als bijkomende bepaling dat de afbeeldingen met een copyrightvermelding niet voor afgeleide werken of andere doeleinden mogen worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden.

2011-09-15 | 41