Checklist vrije vergoedingen en verstrekkingen
Checklist vrije vergoedingen en verstrekkingen 1.
Apparatuur, gereedschap en instrumenten .......................................................... 3
2.
Arbo-vergoedingen en verstrekkingen ............................................................... 4
3.
Bedrijfsfitness........................................................................................... 5
4.
Bewassing, energie en water
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32.
......................................................................... 7 Computers .............................................................................................. 8 Consumpties tijdens werktijd ......................................................................... 9 Contributie personeelsverenigingen, lief- en leedpotjes en dergelijke en vakbond ........... 10 Cursussen, vakliteratuur en dergelijke............................................................. 11 Diensttijduitkeringen ................................................................................. 12 (Eenmalige) uitkering bij overlijden of invaliditeit ................................................ 13 Geschenk in natura, ideële waarde ................................................................. 14 Geschenken en verstrekkingen aan anderen dan uw werknemers ............................. 16 Geldboeten ............................................................................................ 16 Huisvesting buiten de woonplaats .................................................................. 17 Telefoon- en internetaansluitingen ................................................................. 19 Inwoning .............................................................................................. 23 Maaltijden ............................................................................................. 23 Outplacement ......................................................................................... 25 Personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele personeelsvoorzieningen 25 Personeelsleningen ................................................................................... 26 Persoonlijke verzorging, kleding .................................................................... 27 Premies ongevallenverzekering ..................................................................... 28 Producten uit eigen bedrijf .......................................................................... 28 Representatiekosten, relatiegeschenken .......................................................... 30 Schade aan of verlies van persoonlijke zaken .................................................... 30 Studiekosten .......................................................................................... 31 Uitkeringen uit fondsen .............................................................................. 32 Verhuiskosten ......................................................................................... 33 (Werk)kleding en uniformen ........................................................................ 34 Werkplek voor de werkkostenregeling ............................................................. 37 Werkruimte (inrichting) .............................................................................. 40 Woning ................................................................................................ 42
Pagina 2 van 44
Uitwerking notitie vergoedingen en verstrekkingen 1. Apparatuur, gereedschap en instrumenten Vergoedingen en verstrekkingen van apparatuur, muziekinstrumenten en gereedschappen behoren niet tot het loon, voor zover het zakelijk gebruik betreft. Onder apparatuur vallen onder meer beeld- en geluidsapparatuur en rekenmachines. Apparatuur die langer dan een jaar gebruikt kan worden bij de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking met een kostprijs van € 450 of minder kunnen ineens vergoed worden. Als de kostprijs hoger is, komt slechts de afschrijving voor onbelaste vergoeding in aanmerking. Het bedrag van € 450 is inclusief omzetbelasting. Als de kostprijs hoger is, kan de apparatuur wel in een keer onbelast worden vergoed of verstrekt als u met uw werknemer afspreekt dat hij verplicht is tot vergoeding van het privégebruik. Als de dienstbetrekking wordt beëindigd, zal de werknemer de waarde die de apparatuur op dat moment heeft aan u moeten vergoeden. Werkkostenregeling Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat het noodzakelijkheidscriterium zal worden ingevoerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Als u het noodzakelijk acht dat uw werknemers gebruik maken van deze voorzieningen, kunt u deze onbelast aan uw werknemers verstrekken. Voorwaarde is dat u hierover beslist en de kosten volledig voor uw rekening neemt. U mag dus geen bijdrage van de werknemers vragen. De waarde van voorzieningen, bijvoorbeeld apparatuur, instrumenten en gereedschappen, waarvan het gebruikelijk is om die op de werkplek te gebruiken, wordt op nihil gesteld. De waarde van ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die ten minste 90% zakelijk gebruikt worden, wordt op nihil gesteld. De hulpmiddelen moeten dan ook voor een deel op de werkplek ge- of verbruikt worden. Let op bij werkruimte thuis! Aandachtspunt hierbij is dat een werkruimte thuis niet als werkplek in de zin van de werkkostenregeling wordt gezien. Als een werknemer uitsluitend een werkruimte thuis heeft, gebruikt hij de hulpmiddelen dus niet gedeeltelijk op een werkplek. De nihilwaardering geldt dan niet. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een vaste telefoon of computer die ter beschikking wordt gesteld. Deze kunnen niet gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. Zie ook paragraaf 30. Ook de waarde van het privégebruik (van ten hoogste 10%) van geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikte draagbare computers, zoals notebooks en netbooks, die naar hun aard ook buiten de vaste werkplek bruikbaar zijn, wordt op nihil gesteld. Hier valt ook de situatie onder van bijvoorbeeld de timmerman die zijn gereedschapskist uit de ter beschikking gestelde bedrijfsauto thuis gebruikt.
Pagina 3 van 44
Ook vakliteratuur (al dan niet via internet) die op de werkplek verstrekt wordt, en vaak deels tijdens een treinreis of thuis gelezen wordt, is een vorm van “gereedschap” en valt in beginsel onder deze nihilwaardering. 2. Arbo-vergoedingen en verstrekkingen Onder verstrekkingen of vergoedingen die niet als beloningsvoordeel worden ervaren, vallen onder meer vergoedingen of verstrekkingen die samenhangen met verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Een verstrekking is vrijgesteld als: - de werkgever een ARBO-plan heeft; - de verstrekking daar in redelijkheid deel van uitmaakt; - de verstrekking tijdens werktijd plaatsvindt; - de werknemer geen eigen bijdrage is verschuldigd; - de werknemer hierdoor geen aanmerkelijke privébesparing (meer dan € 454) geniet. Voorbeelden: een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser; een zonnebril voor een chauffeur of piloot; naar onze mening dan ook een computerbril; speciale isolerende of beschermende kleding; een verplichte medische keuring; een aanstellingskeuring; een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek, een second opinion of een griepprik in het kader van preventie- en verzuimbeleid; een EHBO-cursus die in redelijkheid deel uitmaakt van uw Arbo-plan, als de werknemer geen eigen bijdrage verschuldigd is. Dit geldt ook voor herhalingscursussen en bijscholing in verband met het ehbo-diploma. Krijgt de werknemer met een ehbo-diploma hiervoor een toeslag, dan is deze toeslag wel belast. Stoelmassage Een stoelmassage is onder de volgende voorwaarden een vrije verstrekking: - U heeft als werkgever een Arbo-plan; - De stoelmassage maakt in redelijkheid deel uit van dat Arbo-plan; - De stoelmassage vindt tijdens werktijd plaats; - De werknemer is geen eigen bijdrage verschuldigd; - Er is geen sprake van een aanmerkelijke privébesparing voor de werknemer. Cursus stoppen met roken U mag uw werknemers onbelast een cursus stoppen met roken laten volgen of vergoeden. Voorwaarde daarbij is ook dat de cursus onderdeel uitmaakt van het Arbo-plan van uw onderneming. Het kan zijn dat de Belastingdienst zich op het standpunt stelt dat geen eigen bijdrage van de werknemer mag worden gevraagd en dat daarom het cafetariasysteem niet mag worden toegepast. Dit is gebaseerd op artikel 44, Arbowet waarin bepaald dat kosten voor naleving van de Arboregels niet voor rekening van de werknemer mogen komen.
Pagina 4 van 44
Werkkostenregeling Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat er een nieuwe gerichte vrijstelling zal worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Hiervoor zullen dan wel bepaalde administratieve eisen gaan gelden. Welke dit zijn wordt bekendgemaakt in het Belastingplan 2015. De waarde van geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikte of verbruikte voorzieningen die, in redelijkheid, rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, wordt op nihil gesteld. Van voorzieningen in het kader van het arbeidsomstandighedenbeleid dat een werkgever voert is bijvoorbeeld sprake bij geneeskundige keuringen of bij inentingen in het kader van preventie- en verzuimbeleid. Een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser, een zonnebril voor een chauffeur of piloot, of een beeldschermbril kan tevens passen binnen het arbeidsomstandighedenbeleid dat een werkgever voert. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor een EHBO-cursus, speciale isolerende of beschermende kleding of een stoelmassage. Voorwaarde is dat de inhoudingsplichtige de voorzieningen in het kader van arbeidsomstandighedenbeleid in redelijkheid doet. Daarbij spelen de feiten en omstandigheden van het geval een rol. Een beeldschermbril waarvan het montuur voorzien is van briljanten, is een voorbeeld van een voorziening die niet in redelijkheid op nihil gewaardeerd kan worden. In een dergelijk geval wordt de bril tegen de waarde in het economische verkeer tot het loon gerekend. Werkruimte thuis: In het kader van de ARBO-voorzieningen wordt een thuiswerkplek, gelegen in de eigen woning, als werkplek gezien. De Arbeidsomstandighedenwet kan van toepassing zijn op thuiswerkplek, waardoor de werkgever verantwoordelijk is voor deze werkplek. Van thuiswerk is sprake indien een werkgever een werknemer de arbeid in de woning van de werknemer doet verrichten. Het Arbeidsomstandighedenbesluit bevat voorschriften ter zake van een ergonomische inrichting van de werkplek, de beeldschermwerkplek en het dag- c.q. kunstlicht. 3. Bedrijfsfitness Onder bedrijfsfitness wordt verstaan de conditie- of krachttraining van werknemers die georganiseerd of geïnitieerd wordt door de werkgever en die plaatsvindt onder deskundig toezicht. Bedrijfsfitness kan zowel op het werk als ergens anders plaatsvinden. De verstrekking of vergoeding van bedrijfsfitness is onbelast als voldaan is aan de volgende voorwaarden: De deelname staat open voor 90% of meer van alle werknemers of 90% of meer van alle werknemers met dezelfde arbeidsplaats die niet is gelegen in de woning van een van deze werknemers. De bedrijfsfitness vindt plaats op de werkplek of op een vaste locatie die u heeft aangewezen. De vaste locatie moet gelden voor alle werknemers met dezelfde arbeidsplaats en mag niet in de woning van één van deze werknemers zijn.
Pagina 5 van 44
Als de fitness niet aan deze voorwaarden voldoet, dan moet een vergoeding of verstrekking daarvan volgens de algemene regels worden behandeld. Het beoefenen van bedrijfsfitness kan ook voortvloeien uit de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. In dat geval is er geen sprake van loon. Hierbij kan gedacht worden aan militairen, brandweer, politie, beveiliging en duikers. De regeling voor bedrijfsfitness kent 3 mogelijkheden voor de plaats van de bedrijfsfitness: a. in een vestiging van de werkgever. Het is niet vereist dat de werknemer in deze vestiging werkt. b. in een door de werkgever voor al zijn werknemers aangewezen fitnesscentrum. c. bij een vestiging van een fitnessbedrijf waarmee de werkgever een overeenkomst heeft. Als de werkgever meer dan één vestiging heeft, gelden deze mogelijkheden voor een fitnesscentrum of één fitnessbedrijf dat meer dan één vestiging heeft, per vestiging van de werkgever. Dit houdt verband met de omstandigheid dat het voor een werkgever vaak praktisch niet haalbaar is om voor alle werknemers eenzelfde bedrijfsfitnessregeling te laten gelden. Dit kan met name afhankelijk zijn van de ligging van een vestiging. Het is ook toegestaan dat de werkgever voor de ene vestiging wel een bedrijfsfitnessregeling heeft en voor de andere vestiging niet. Buiten de vestigingsplaats van de werkgever of het fitnessbedrijf wonende werknemers kunnen van de regeling slechts gebruikmaken door aansluitend aan werktijd of in de pauzes te gaan fitnessen. Thuiswerkers In dit kader wordt de arbeidsplaats van een thuiswerker niet als ‘een vestiging van de werkgever’ aangemerkt, anders zou sprake kunnen zijn van individuele fitness. Dat wil overigens niet zeggen dat thuiswerkende werknemers niet aan een bedrijfsfitnessregeling kunnen deelnemen. Als sprake is van een voor het bedrijf kwalificerende bedrijfsfitnessregeling kunnen de thuiswerkers daaraan op dezelfde manier deelnemen als de werknemers die op het bedrijf werken. Is er voor de vestiging van de werkgever sprake van kwalificerende bedrijfsfitness, dan kunnen daarvan naast de werknemers van andere vestigingen ook de thuiswerkers gebruikmaken. Directeur-grootaandeelhouder De vergoeding of verstrekking is belast, als alleen de grootaandeelhouder en zijn eventuele partner gebruikmaken van de bedrijfsfitness. Een grootaandeelhouder is iemand die, al dan niet samen met zijn partner en zijn bloed- of aanverwanten in de rechte lijn, direct of indirect aandeelhouder is voor minstens eenderde gedeelte van het geplaatste aandelenkapitaal.
Pagina 6 van 44
Werkkostenregeling Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat er een nieuwe gerichte vrijstelling zal worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Hiervoor zullen dan wel bepaalde administratieve eisen gaan gelden. Welke dit zijn wordt bekendgemaakt in het Belastingplan 2015. Fitness op de werkplek: In de situatie dat de werkgever over een fitnessruimte op de werkplek beschikt en deze, al dan niet inclusief begeleiding, ter beschikking stelt aan zijn werknemers, wordt dit voordeel op nihil gewaardeerd. Zie in dit verband ook paragraaf 30 over de werkplek voor de werkkostenregeling. De regeling voor fitness buiten de werkplek vervalt. Voor de conditie- en krachttraining die vereist is voor het vervullen van de dienstbetrekking is de hiervoor genoemde waarderingsregel niet van belang. Daarbij ligt het accent vooral op het onderhouden van de vereiste vaardigheden. Daarmee vallen dergelijke trainingen onder de gerichte vrijstelling voor cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke, ongeacht of deze op de werkplek plaatsvindt. Een voorbeeld van een situatie dat de conditie- en krachttraining vereist is voor de vervulling van de dienstbetrekking is, een militair die op een stormbaan oefent, of een brandweerman, lid van het duikteam die om zijn duikvaardigheden en duikkennis op peil te houden moet voldoen aan een minimumaantal oefenduiken per jaar. 4. Bewassing, energie en water Een vergoeding voor bewassing, energie en water is onbelast voor zover de vergoeding hoger is dan een bepaald normbedrag. Dat geldt echter uitsluitend als de vergoeding wordt gegeven in verband met een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Overeenkomstige verstrekkingen zijn onbelast voor zover de waarde in het economische verkeer hoger is dan de normbedragen. Let op! In de waarde van kost en inwoning en in de waarde van huisvesting (anders dan het genot van een woning) is ook de waarde van bewassing, energie en water opgenomen. Hiervoor hoeft u dus niet afzonderlijk een bedrag bij het loon te tellen. Het moet wel gaan om vergoedingen of verstrekkingen ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij een dienstwoning. Werkkostenregeling Als sprake is van huisvesting of inwoning op de werkplek wordt het voordeel van de verstrekking van energie, water en bewassing, geacht te zijn begrepen in het bedrag van € 5,35 (2014) per dag.
Pagina 7 van 44
5. Computers U mag aan een werknemer een computer en dergelijke apparatuur (en bijbehorende apparatuur) alleen onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. De bewijslast van het zakelijk gebruik ligt bij de werkgever. Het zakelijk gebruik hangt sterk af van de aard van de functie en/of er thuis wordt gewerkt. Een verklaring van de werknemer over het gebruik kan een hulpmiddel zijn. Ook het feit dat de werknemer privé een vergelijkbare PC heeft, maakt het zakelijk gebruik meer aannemelijk. Als de apparatuur een meerjarig belang heeft, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden of verstrekken. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan € 450, dan mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken. Met “dergelijke apparatuur” wordt bedoeld elektronische apparatuur die geheel of gedeeltelijk bedoeld is voor taken die ook met een computer kunnen worden verricht, zoals digitale agenda’s, mini-notebooks en GPS-apparatuur. Een mobiele telefoon kan ook onder deze omschrijving vallen als de functie van telefoontoestel duidelijk ondergeschikt is aan andere functies, zoals telematica of dataverwerking. Een zogenoemde smartphone en een BlackBerry vallen niet onder dergelijke apparatuur. Deze apparaten hebben wel de uiterlijke kenmerken van een mobiele telefoon, maar het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. “Bijbehorende apparatuur” is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een modem, een printer, een fax en een docking station (een apparaat dat wordt geplaatst tussen een portable computer en een bureauset). Bij de aanschaf van een computer met bijbehorende apparatuur wordt het zakelijk gebruik van het geheel getoetst. U moet het zakelijk gebruik van de bijbehorende apparatuur wel toetsen als deze apparatuur geheel of gedeeltelijk zelfstandig kan worden gebruikt en niet snel kan worden aangenomen dat zij voor 90% of meer zakelijk gebruikt wordt. Dit betekent bijvoorbeeld dat u een digitale camera meestal niet belastingvrij kunt vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Wordt de computer voor meer dan 10% privé gebruikt, dan is sprake van loon. Een vergoeding moet u dan tot het loon rekenen. Bij een verstrekte computer (werknemer wordt eigenaar) rekent u de waarde in het economische verkeer tot het loon. Bij een terbeschikkinggestelde computer (werkgever blijft eigenaar) moet u in het eerste, tweede en derde jaar, 30% van de waarde in het economisch verkeer van de computer tot het loon rekenen. U moet daarbij uitgaan van de waarde op het moment van de eerste ingebruikneming. De bijtelling geldt alleen voor de eerste drie jaren na de eerste ingebruikneming van de computer. Vanaf het vierde jaar kunt u de computer zonder bijtelling ter beschikking stellen.
Pagina 8 van 44
Wij adviseren u een overeenkomst met de werknemer te sluiten waarin de afspraken met betrekking tot de computer worden vastgelegd. Het betreft dan bijvoorbeeld afspraken over het zakelijk gebruik, einde dienstverband, privacy en gebruik van (vreemde) software. Werkkostenregeling Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat het noodzakelijkheidscriterium zal worden ingevoerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Als u het noodzakelijk acht dat uw werknemers gebruik maken van deze voorzieningen, kunt u deze onbelast aan uw werknemers verstrekken. Voorwaarde is dat u hierover beslist en de kosten volledig voor uw rekening neemt. U mag dus geen bijdrage van de werknemers vragen. De waarde van ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die 90% of meer zakelijk gebruikt worden, wordt op nihil gesteld. De hulpmiddelen moeten dan wel geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden. Ook de waarde van het privégebruik (van ten hoogste 10%) van geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikte draagbare computers, zoals notebooks en netbooks, die naar hun aard ook buiten de vaste werkplek bruikbaar zijn, wordt op nihil gesteld. Let op! Aandachtspunt hierbij is dat een werkruimte thuis niet als werkplek in de zin van de werkkostenregeling wordt gezien. Als een werknemer uitsluitend een werkruimte thuis heeft, gebruikt hij de hulpmiddelen dus niet gedeeltelijk op een werkplek. De nihilwaardering geldt dan niet. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een vaste telefoon of computer die ter beschikking wordt gesteld. Deze kunnen niet gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. Zie voor het ruimere standpunt van de Belastingdienst de opmerkingen bij paragraaf 30. 6. Consumpties tijdens werktijd Een vergoeding of verstrekking van consumpties die tijdens werktijd worden genuttigd, behoort niet tot het loon. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde. Maaltijden vallen hier niet onder. Voor de hier bedoelde consumpties kunt u zonder nader bewijs aan de werknemer een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 2,75 (2014) per week of € 0,55 (2014) per dag. Dit geldt niet als aan de werknemer tegelijk consumpties tijdens werktijd worden verstrekt. Als uw werknemer aan u voor een consumptie geen zakelijke prijs betaalt (maar bijvoorbeeld alleen de kostprijs) is ook sprake van een verstrekking. Ook in dat geval mag u geen onbelaste vergoeding meer geven. Meestal maakt de lunchtijd (evenals andere pauzes) geen deel uit van de (betaalde) werktijd. Toch kunt u ook consumpties tijdens de lunch of tijdens de koffiepauze van een werknemer vrij vergoeden of verstrekken. Dit geldt echter alleen als u deze consumpties ook tijdens werktijd vrij vergoedt of verstrekt. Als u de consumpties alleen tijdens de lunch of buiten de werktijd vergoedt of verstrekt, geldt deze vrijstelling dus niet.
Pagina 9 van 44
Als de consumpties samen met andere consumpties die u (gedeeltelijk) vergoedt of verstrekt, een maaltijd vormen, is daarop de regeling voor maaltijden van toepassing. Het verstrekken van frites en snacks tussen de werkzaamheden door, kan ook nog wel als een kleine consumptie doorgaan. Maar twee belegde broodjes met koffie verstrekt rond het middaguur, worden wel als een koffiemaaltijd gezien. Werkkostenregeling Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat er een nieuwe gerichte vrijstelling zal worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Hiervoor zullen dan wel bepaalde administratieve eisen gaan gelden. Welke dit zijn wordt bekendgemaakt in het Belastingplan 2015. Consumpties op de werkplek: Consumpties die worden verstrekt en geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden en geen deel uitmaken van een maaltijd, worden gewaardeerd op nihil. Het maakt hierbij niet uit welke consumpties worden verstrekt. Koffie, thee, snacks, soep, een gebakje bij een verjaardag of een drankje aan het einde van de werkweek zijn voorbeelden van consumpties op de werkplek. Hetzelfde geldt voor consumpties tijdens de lunchtijd (of een koffiepauze) van de werknemer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de werknemer dergelijke consumpties ook tijdens de werktijd kan nuttigen. Als de consumpties een maaltijd vormen samen met andere consumpties die de werkgever geheel of gedeeltelijk verstrekt, is daarop de regeling voor maaltijden van toepassing. De voorwaarde dat een dergelijke verstrekking in redelijkheid gedaan wordt, geldt nog steeds. Een vergoeding voor consumpties op de werkplek is belast. Consumpties bij extern gehouden personeelsfestiviteiten, zoals dat vaak bij recepties en de viering van jubilea gebeurt, vallen niet onder deze bepaling. De kosten voor dergelijke festiviteiten kunnen echter als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen en vallen dan in beginsel in de vrije ruimte. 7. Contributie personeelsverenigingen, lief- en leedpotjes en dergelijke en vakbond De contributies zijn vrijgesteld van loonheffingen als de volgende voorwaarden wordt voldaan: de vereniging heeft als doel en feitelijke werkzaamheden het organiseren van incidentele activiteiten en zorgen voor ondergeschikte voorzieningen voor de werknemers. De activiteiten of voorzieningen moeten een gezamenlijk karakter hebben. de deelname aan de vereniging moet openstaan voor minstens driekwart van uw werknemers of voor minstens driekwart van uw werknemers met dezelfde arbeidsplaats die niet in woning van een van deze werknemers is.
Pagina 10 van 44
Het kan bijvoorbeeld gaan om een sinterklaas- of kerstfeest maar ook om culturele en recreatieve activiteiten. Een theaterabonnement valt er echter niet onder omdat dit geen incidentele activiteit meer is. Door de personeelsvereniging bedongen kortingen vallen wel onder deze vrijstelling. Kleine bedragen die uit de lief- en leedpot worden vergoed, bijvoorbeeld voor verjaardagen van collega’s zijn onbelast. Net als bij bedrijfsfitness geldt een beperking voor de DGA en zijn partner. Een vergoeding voor de contributie aan een vakbond behoort niet tot het loon. Werkkostenregeling Onder de werkkostenregeling vervallen bovenstaande vrijstellingen. De vrijstelling voor een personeelsfonds blijft wel bestaan (zie paragraaf 27). 8. Cursussen, vakliteratuur en dergelijke Vergoedingen voor de volgende kosten zijn vrijgesteld voor zover er sprake is van beroepskosten: - kosten van excursies en studiereizen, inclusief de reis- en verblijfkosten; - studiekosten die de werknemer maakt om bij te blijven of om oude kennis weer op te frissen; - kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia; - kosten van vakliteratuur. Let op! Voor autokosten in verband met cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen kan volgens de Belastingdienst een vrijgestelde vergoeding worden verstrekt tot maximaal € 0,19 per kilometer. Dit blijkt echter niet uit de wet. Dit zou betekenen dat de werkelijke kosten kunnen worden vergoed. Dagbladen Het vergoeden of verstrekken van (abonnementen op) dagbladen is belastingvrij, als het dagblad tot de vakliteratuur van de werknemer hoort. Is het dagblad geen vakliteratuur, dan kan het toch bijdragen aan een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, bijvoorbeeld voor journalistieke werkzaamheden. In dat geval mag u onbelast een dagbladabonnement vergoeden of verstrekken als de werknemer zelf al een dagbladabonnement heeft. Werkkostenregeling Vergoedingen en verstrekkingen in de vorm van cursussen, congressen, symposia excursies, studiereizen en dergelijke ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking zijn gericht vrijgesteld. Hieronder vallen ook de reiskosten en het verblijf. Voor vakliteratuur geldt ook een gerichte vrijstelling.
Pagina 11 van 44
9. Diensttijduitkeringen Een eenmalige uitkering of verstrekking na het bereiken van een diensttijd van de werknemer van ten minste 25 jaar of ten minste 40 jaar, is vrijgesteld tot maximaal het loon over een maand. Zo’n uitkering of verstrekking mag worden gegeven na het bereiken van ten minste 25 dienstjaren en na het bereiken van ten minste 40 dienstjaren. Let op! In sommige branches zoals bijvoorbeeld de bouw, is er niet het hele jaar werk. Vaak geniet een werknemer in deze periodes een tijdelijke uitkering. Omdat er geen doorlopende dienstbetrekking is, tellen deze periodes volgens de Belastingdienst niet mee bij het vaststellen van de diensttijd. De Hoge Raad heeft echter uitgemaakt dat deze periodes wel meetellen, als de werknemers in de tussenliggende periode niet bij een andere werkgever hebben gewerkt. Loon over een maand Voor diensttijduitkeringen geldt als loon over een maand het bruto maandloon, inclusief 1/12 van het vakantiegeld en 1/12 van het jaarbedrag van vaste gegarandeerde bijzondere beloningen, maar: zonder aftrek van het werknemersaandeel in een pensioenpremie of in een regeling voor vervroegde uittreding en in premies voor aanspraken die overeenkomen met ww, zw en wao; zonder aftrek van het werknemersaandeel in aanspraken op uitkeringen bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval; zonder aanspraken die tot het loon behoren; zonder een werknemersbijdrage in een levensloopregeling; zonder tantièmes; zonder toevallige bijzondere beloningen. Tot het loon behoren niet arbeidsongeschiktheidsuitkeringen die de werknemer rechtstreeks van het UWV ontvangt. Let op! - Het is niet van belang of ooit gebruik is gemaakt van de jubileumvrijstelling die tot 1 januari 1994 van toepassing kon zijn; - Bij een diensttijd van ten minste 40 jaar kan ook gebruik worden gemaakt van de vrijstelling na het bereiken van een diensttijd van ten minste 25 jaar als deze vrijstelling nog niet eerder is gebruikt. Deze vrijstelling vervalt na het bereiken van een diensttijd van ten minste 40 jaar dus niet. Aan een werknemer die 41 jaar in dienst kunt u dan 2 maanden onbelast uitkeren; - De diensttijdvrijstelling heeft betrekking op loon dat eenmalig wordt toegekend. Dit betekent dat de vrijstelling niet van toepassing kan zijn op vakantiegeld en evenmin op andere loonbestanddelen met een min of meer periodiek karakter. Werkkostenregeling Deze regeling wijzigt niet.
Pagina 12 van 44
10. (Eenmalige) uitkering bij overlijden of invaliditeit Er bestaan twee regelingen voor (aanspraken op) eenmalige uitkeringen bij overlijden of invaliditeit. Daarbij maakt het verschil of het overlijden of de invaliditeit het gevolg is van een ongeval of niet. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende uitkeringen (en verstrekkingen): (eenmalige) uitkeringen bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval (zie paragraaf 10.1); eenmalige uitkeringen bij overlijden anders dan als gevolg van een ongeval (zie paragraaf 10.2). 10.1 (Eenmalige) uitkering bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval Aanspraken (dus niet de uitkering zelf!) op uitkeringen (en verstrekkingen) bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval zijn vrijgesteld. Hierbij maakt het niet uit of het gaat om een eenmalige of een periodieke uitkering. Een eenmalige uitkering bij overlijden is tot maximaal driemaal het loon over een maand vrijgesteld. Het gedeelte boven driemaal het loon over een maand behoort tot het loon waarop de tabel bijzondere beloningen van toepassing is. De vrijstelling geldt als een van de volgende personen overlijdt: – de werknemer; – de echtgenoot van de werknemer; – degene die in het (voorafgaande) kalenderjaar de fiscale partner is van de werknemer; – de eigen kinderen of pleegkinderen. Het loon voor het bepalen van de hoogte van deze vrijstelling is het bruto maandloon, inclusief 1/12 deel van het jaarbedrag aan vaste gegarandeerde beloningen. Meer informatie over het loon over een maand vindt u in onderdeel 9. De uitkering bij invaliditeit behoort tot het loon, behalve als de uitkering als een vrijgestelde diensttijduitkering kan worden opgevat. Als de uitkering niet eenmalig is, maar uit periodieke uitkeringen bestaat, dan behoren deze in zijn geheel tot het loon voor de loonheffing. Een vrijstelling is dan niet van toepassing. Het maakt dan ook niet uit of de uitkeringen verstrekt worden in verband met invaliditeit of overlijden. Let op! Uitkeringen (eenmalige en periodieke) bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval zijn geen loon voor de premies werknemersverzekeringen. 10.2 Eenmalige uitkering bij overlijden anders dan als gevolg van een ongeval Vrijgesteld zijn de aanspraken (dus niet de uitkering zelf) op een eenmalige uitkering of verstrekking voor zover de uitkering niet hoger is dan driemaal het loon over een maand bij het overlijden van:
Pagina 13 van 44
de werknemer; de echtgenoot van de werknemer; degene die in het (voorafgaande) kalenderjaar fiscale partner is van de werknemer; de eigen kinderen of pleegkinderen.
Voor zover de aanspraak ziet op een hoger bedrag, is deze volgens de Belastingdienst belast. Echter volgens de staatssecretaris blijft het recht op toepassing van de wettelijke vrijstelling voor het gedeelte van drie maandlonen ook bestaan als er sprake is van een aanspraak op een uitkering ter grootte van meer dan drie maandlonen. Een dergelijke aanspraak kan op verzoek door de Minister van Financiën toch worden aangewezen als een vrijgestelde aanspraak. Deze aanwijzing zal alleen nog plaatsvinden als de waarde van de aanspraak in redelijkheid niet kan worden bepaald. Bestaande aanwijzingen van vrijgestelde aanspraken blijven geldig tot de cao afloopt waarin deze aanspraak is opgenomen. Een uitkering bij overlijden waarop geen aanspraak bestond of waarvan de aanspraak was vrijgesteld, is vrijgesteld tot maximaal driemaal het loon over een maand. Als de uitkering hoger is, behoort het meerdere tot het loon. Hierop is dan de tabel bijzondere beloningen van toepassing. Het loon voor het bepalen van de hoogte van deze vrijstelling is het bruto maandloon, inclusief 1/12 deel van het jaarbedrag aan vaste gegarandeerde beloningen. Meer informatie over het loon over een maand vindt u in paragraaf 9. Een uitkering bij overlijden op grond van een belaste aanspraak is altijd vrijgesteld. Let op! Over uitkeringen bij overlijden van de werknemer zijn geen premies werknemersverrekeningen verschuldigd. Werkkostenregeling Deze regeling wijzigt niet. 11. Geschenk in natura, ideële waarde U mag 20% eindheffing toepassen over een geschenk in natura, voor zover de waarde in het economische verkeer van de geschenken in het kalenderjaar niet meer is dan € 70. U kunt hierbij denken aan een pakket of een cadeaubon ter gelegenheid van Kerst. De gelegenheid doet niet meer ter zake en ook mag het gaan om meerdere geschenken voor meerdere gelegenheden. De waarde in het economische verkeer is gelijk aan de prijs die u betaalt in de winkel (inclusief BTW). Schenkt u een geldbedrag dan kan de eindheffing niet worden toegepast en is het bedrag gewoon belast. U kunt de loonheffing eventueel voor uw rekening nemen. In dat geval moet het bedrag worden gebruteerd. Cadeaubonnen vallen wel onder de eindheffingsregeling. Voor zover de waarde meer is dan € 70 kunt u, net als voor andere verstrekkingen, gebruik maken van de regeling voor kleine verstrekkingen. In dat geval kunt u tegen het gebruteerde tabeltarief eindheffing toepassen als de waarde in het economische verkeer maximaal € 136 per verstrekking is en de totale waarde van de geschenken maximaal € 272 per jaar.
Pagina 14 van 44
Als de waarde van het geschenk hoger is dan € 136, mag u deze laatste regeling niet toepassen. Uitsluitend over € 70 mag u dan eindheffing toepassen. Over het meerdere moet u de normale loonheffing toepassen. Als de waarde van de geschenken meer is dan € 272 per jaar, maar de waarde van elk geschenk minder was dan € 136, dan kan tot € 272 de eindheffingsregeling worden toegepast. Voor bovenmatige vergoedingen en verstrekkingen van niet meer dan € 200 per maand kan ook de eindheffingsregeling worden toegepast. De hier genoemde eindheffingsbestanddelen zijn geen loon voor de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet. Ideële waarde Verstrekkingen met een ideële waarde kunnen belastingvrij zijn. Als bij het beëindigen van de dienstbetrekking, ter gelegenheid van een dienstjubileum van een werknemer, een jubileum van de werkgever of ter gelegenheid van feestdagen zaken worden verstrekt die hoofdzakelijk een ideële waarde hebben, dan behoren deze niet tot het loon. Dit zijn bijvoorbeeld een portret of vulpen, gegeven aan de werknemer ter gelegenheid van een dienstjubileum. Artikelen met hoofdzakelijk gebruikswaarde of relatief waardevolle artikelen behoren wel tot het loon. Dat zijn bijvoorbeeld radio’s, fietsen, televisietoestellen, foto- en filmapparatuur, een gouden horloge of antiek. Volgens de Belastingdienst heeft een (gouden) horloge met inscriptie geen ideële waarde maar hoofdzakelijke gebruikswaarde. In de rechtspraak is echter uitgemaakt dat een horloge met inscriptie wel degelijk ideële waarde heeft, mits in redelijkheid de waarde daarvan niet te hoog is. Werkkostenregeling De hiervoor genoemde regelingen vervallen onder de werkkostenregeling. De Belastingdienst neemt aan dat sprake is van loon bij verstrekkingen en betalingen die duidelijk gerelateerd zijn aan de dienstbetrekking, zoals bloemen ter gelegenheid van secretaressedag of een ambtsjubileum. Sommige geschenken van de werkgever zijn geen loon uit dienstbetrekking. Zo wordt bijvoorbeeld de rouwkrans van de werkgever of de fruitmand aan een zieke werknemer eerder uit wellevendheid, sympathie of piëteit, op grond van een persoonlijke relatie verstrekt dan uit hoofde van het werkgeverschap. Er is dan hetzij geen op geld waardeerbaar voordeel, hetzij geen uit de dienstbetrekking genoten voordeel, zodat dergelijke verstrekkingen buiten het loon blijven. In de praktijk is het niet altijd eenvoudig om vast te stellen in hoeverre een geschenk niet zozeer een grond vindt in de dienstbetrekking dat geen sprake is van loon. De Belastingdienst neemt in elk geval aan dat geen sprake is van loon als een werkgever diens werknemer een persoonlijke attentie geeft in situaties waarin ook anderen dan de werkgever een dergelijke attentie plegen te geven bij de desbetreffende gelegenheid en: het geen geld of waardebonnen betreft; en de attentie niet een factuurwaarde (inclusief omzetbelasting) heeft die hoger is dan € 25.
Pagina 15 van 44
12. Geschenken en verstrekkingen aan anderen dan uw werknemers U mag de verschuldigde inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen voor uw rekening nemen voor geschenken aan uw zakelijke relaties die u ook aan uw werknemers geeft. Dat kunt u doen door daarover eindheffing af te dragen. Uw relaties hoeven over de geschenken dan verder geen belasting meer te betalen. U past bij deze geschenken aan zakelijke relaties een tarief toe van 45% als de waarde van het geschenk of de verstrekking niet meer is dan € 136. Als de waarde meer is dan € 136, past u over de gehele waarde een tarief toe van 75%. De waarde in het economische verkeer van deze geschenken mag per persoon maximaal € 272 per jaar zijn. U mag deze eindheffing ook toepassen over de waarde in het economische verkeer van goederen of diensten in de promotionele sfeer en over de waarde van bonussen in de vorm van spaarpunten (papier of elektronisch). De maximumwaarde van € 272 per jaar geldt hierbij niet. De waarde van de spaarpunten is de gewogen gemiddelde waarde in het economische verkeer van de goederen of diensten die tegen inlevering van de spaarpunten worden verstrekt. Voor alle geschenken, spaarpunten en dergelijke geldt dat u aan de ontvanger van het geschenk of de verstrekking moet meedelen dat u eindheffing toepast. U kunt ook een bepaling in uw algemene voorwaarden opnemen dat u over deze geschenken en verstrekkingen eindheffing toepast. U moet daarnaast vastleggen wie de ontvanger van het geschenk of de verstrekking is. Let op! U mag de eindheffing ook toepassen als de ontvanger van het geschenk of de verstrekking geen natuurlijk persoon is, maar bijvoorbeeld een B.V. Let op! U moet deze regeling niet te snel toepassen! Er moet eerst worden vastgesteld dat het geschenk bij de ontvanger daarvan belastbaar inkomen zou hebben gevormd. Werkkostenregeling De hiervoor genoemde regelingen blijven bestaan onder de werkkostenregeling maar de genoemde maximumbedragen vervallen. 13. Geldboeten Bepaalde geldboeten kunt u niet onbelast aan een werknemer vergoeden. Het gaat hier om de volgende boeten: - geldboeten opgelegd door een Nederlandse strafrechter; - geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland; - geldsommen betaald aan de Staat ter voldoening aan een voorwaarde verbonden aan een besluit tot gratieverlening; - bestuurlijke boeten; - geldboeten op basis van tuchtrecht dat wettelijk is geregeld; - kosten van een naheffingsaanslag parkeerbelasting; - kosten van het verwijderen van een wielklem.
Pagina 16 van 44
Een bestuurlijke boete wordt opgelegd door een Nederlands bestuursorgaan wanneer iemand handelt tegen een wettelijk voorschrift. Ook een administratieve sanctie op grond van de Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften is zo’n bestuurlijke boete. In een naheffingsaanslag parkeerbelasting is een deel parkeerbelasting en een deel kosten opgenomen. De kosten van een naheffingsaanslag parkeerbelasting mag u niet onbelast vergoeden. De parkeerbelasting zelf mag u alleen onbelast vergoeden als u daarmee niet meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer. Als aan u een geldboete is opgelegd terwijl de boete aan uw werknemer toe te rekenen valt, dan kunt u de boete vaak verhalen op uw werknemer. Als u de boete niet verhaalt, moet u dit voordeel tot het loon van de werknemer rekenen. Als u ook de loonheffing voor uw rekening neemt, moet u het voordeel nog bruteren. Over loon in de vorm van verkeersboeten die u als kentekenhouder betaalt, maar die u niet op uw werknemer verhaalt, mag u volgens de Belastingdienst eindheffing toepassen. Naar onze mening moet eerst worden vastgesteld dat sprake is van loon. Als de werknemer een auto van de zaak heeft, wordt de boete opgelegd aan de kentekenhouder (werkgever of leasemaatschappij). De werkgever heeft een wettelijk recht om deze boete op de werknemer te verhalen. Als de werkgever de boete betaalt en niet verhaalt op de werknemer, voldoet hij daarmee een schuld van de werknemer. Er is dan ook sprake van loon. Werkkostenregeling De hiervoor genoemde regelingen behoren onder de werkkostenregeling tot het loon. Maar als het gaat om geldboetes van buitenlandse autoriteiten, mag u dit loon wél als eindheffingsloon in uw vrije ruimte onderbrengen. Deze regels gelden voor transacties (afspraken met de officier van justitie) en voor geldboetes die een rechter geeft. 14. Huisvesting buiten de woonplaats Vergoedingen van huisvestingskosten of verstrekking van huisvesting buiten de woonplaats in verband met het vervullen van de dienstbetrekking, zijn gedurende maximaal twee jaar onbelast. Een werknemer woont bijvoorbeeld in Groningen en verblijft voor de uitvoering van een project in Maastricht. In binnenlandse verhoudingen kan de vergoeding voor dubbele huisvestingskosten voor maximaal een periode van twee jaar onbelast worden vergoed. Bij vanuit het buitenland aangetrokken werknemers kan de vergoeding van dubbele huisvesting maximaal 10 jaar plaats vinden. In voorkomende gevallen zal door u moeten worden aangetoond dat de woonplaats van werknemer niet is gewijzigd. Let op! Als de werknemer om persoonlijke redenen dubbele huisvestingskosten heeft gemaakt, kunt u geen vrijgestelde vergoeding voor huisvesting verstrekken.
Pagina 17 van 44
De vraag is of de 2-jaarstermijn geldt per opdracht of per dienstbetrekking. Hof Den Haag (ECLI:NL:GHDHA:2013:1562) oordeelt dat iemand die tijdens zijn dienstbetrekking verschillende keren kosten van dubbele huisvesting maakt, elk van die keren een onbelaste vergoeding kan krijgen voor een periode van maximaal twee jaar. Tip! Voor in het buitenland wonende werknemers geldt de 2-jaarstermijn niet. Voor hen zijn het extraterritoriale kosten. Ook onder de werkkostenregeling is hier een gerichte vrijstelling voor. Werkkostenregeling Huisvesting en inwoning op de werkplek: Het gaat hier om huisvesting onderscheidenlijk inwoning op de werkplek, anders dan het genot van de ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde woning. Bij huisvesting op de werkplek gaat het uitsluitend om huisvesting op een plaats waar de werknemer niet woont, maar in het kader van zijn werkzaamheden verblijft, zoals zich dat voor kan doen aan boord van een schip, op een boorplatform of in een kermiswagen. Er is een onderscheid gemaakt tussen huisvesting en inwoning. In geval van (zelfstandige) huisvesting is sprake van eigen faciliteiten die niet gemeenschappelijk worden gebruikt en bij inwoning van niet zelfstandige huisvesting waarbij faciliteiten zoals keuken of douche ontbreken of gemeenschappelijk gebruikt worden. Er is een forfaitaire waarde vastgesteld voor huisvesting en inwoning van € 5,35 (2014) per dag. Ingeval de werkgever ervoor kiest de huisvesting als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen is een werkwijze mogelijk geworden op basis van aantallen, vergelijkbaar met de maaltijden op de werkplek, zonder registratie op werknemersniveau. Het als eindheffingsbestanddeel in aanmerking te nemen loon kan vastgesteld worden op grond van bijvoorbeeld het werkrooster. Als ook energie, water en bewassing ter beschikking wordt gesteld, wordt het voordeel daarvan geacht te zijn begrepen in de genoemde bedragen. Onder de werkkostenregeling geldt een gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf. Volgens de belastingdienst is er sprake van tijdelijk verblijf als Het gaat om een ambulante werknemer die heen en weer reist tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten. Aan een tijdelijk project wordt geen termijn gekoppeld, maar de werknemer moet wel ambulant zijn. Een werknemer is ambulant als hij doorgaans op ten minste één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen. De vergoeding is loon van de werknemer vanaf het moment dat hij niet meer ambulant is. Dit loon kan de werkgever wel onderbrengen in zijn vrije ruimte. De waarde van op de werkplek verstrekte maaltijden is niet in de waarde van huisvesting of inwoning inbegrepen. Zie hierna.
Pagina 18 van 44
Werknemer woont niet op de werkplek De waarde van huisvesting en inwoning, met inbegrip van de energie, water en bewassing, op de werkplek ter vervulling van de dienstbetrekking wordt op nihil gesteld als de werknemer niet op de werkplek woont en het voor hem redelijkerwijs niet mogelijk is zich aan deze voorziening te onttrekken. Daarbij kunt u denken aan het overnachten op de werkplek waarbij het, ook praktisch gezien, niet goed mogelijk is elders te overnachten, zoals dat het geval is aan boord van zeeschepen, op boorplatforms, bij parate diensten in een ziekenhuis of in een brandweerkazerne of bij slaapdiensten in de gehandicaptenzorg. 15. Telefoon- en internetaansluitingen Vergoedingen en verstrekkingen voor telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen zijn vrijgesteld, mits sprake is van meer dan bijkomstig (10%) zakelijk gebruik. Het zakelijk gebruik moet structureel zijn en zal meestal uit de functie van de werknemer blijken. Let op! Het zakelijk gebruik van bijvoorbeeld een telefoon blijkt niet uitsluitend uit de kosten op de nota. Immers ook de inkomende gesprekken en de bereikbaarheid tellen mee als zakelijk gebruik. De regeling omvat alle vergoedingen en verstrekkingen die direct verband houden met telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen, zoals de aankoopkosten van een telefoon, de aanleg- of aansluitkosten van een internet- of telefoonverbinding, de abonnementskosten en de gesprekskosten. Het verschil in behandeling van bijvoorbeeld een internetabonnement via de kabel of een ADSL-verbinding, tussen een ISDNtelefoonabonnement of een “gewoon” telefoonabonnement, enzovoorts, vervalt. Er is gekozen voor de term “dergelijke communicatiemiddelen” om de wetgeving bestand te maken tegen de snelle technologische ontwikkelingen op het gebied van de telecommunicatie. De regeling geldt niet voor computers en dergelijke en bijbehorende apparatuur, hoewel dit ook communicatiemiddelen kunnen zijn (zie onderdeel 5). Modems en faxen vallen onder bijbehorende apparatuur. Deze apparaten kunnen slechts onbelast worden vergoed of verstrekt als er sprake is voor meer dan 90% zakelijk gebruik. Onder het begrip communicatiemiddelen vallen ook bepaalde toestellen waarbij de communicatie (zoals telefonie, sms en e-mail) een centrale rol speelt. Voorbeelden daarvan zijn zogenoemde smartphones (zoals een BlackBerry of een iPhone). De Belastingdienst gaat er bij deze apparaten vanuit dat sprake is van een communicatiemiddel als het beeldscherm een diagonaal heeft van niet meer dan 7 inch (17,78 cm). Het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Wel staat het werkgevers vrij om aannemelijk te maken dat een specifiek apparaat met een groter scherm toch een communicatiemiddel is. Zogenoemde Pocket-PC’s, mininotebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Dergelijke apparatuur is hetzij geschikt voor algemeen gebruik, hetzij voor een specifiek ander gebruik dan als communicatiemiddel.
Pagina 19 van 44
Deze apparatuur valt onder de regeling voor computers e.d. Afhankelijk van technische ontwikkelingen zal naar verwachting het onderscheid tussen computers en communicatiemiddelen (verder) vervagen. Nader wordt bezien in hoeverre dit onderscheid in de fiscale regelgeving aanpassing behoeft. Het kastje met elektronica dat bij het internetabonnement wordt geïnstalleerd (bijvoorbeeld een kabelmodem), is daaraan onmiddellijk en uitsluitend dienstbaar en kan dus onbelast worden vergoed of verstrekt bij meer dan 10% zakelijk gebruik. Een modem in een computer kan pas onbelast worden vergoed of verstrekt bij meer dan 90% zakelijk gebruik. Maakt de werknemer gebruik van één product van een telecombedrijf met bijvoorbeeld telefoon en internet (een twee in één abonnement), dan moet het totale gebruik van dat product aan de voorwaarde van meer dan 10% zakelijk gebruik worden getoetst. Is er sprake van meerdere producten (bijvoorbeeld een abonnement voor de telefoon en een abonnement voor het internet) dan geldt de voorwaarde van meer dan 10% zakelijk gebruik per product. Dit betreft zowel de aanschaf- als de gebruikskosten daarvan. Bij een aanvullend product (de werkgever verstrekt bijvoorbeeld een volgend toestel) moet dat product afzonderlijk aan de voorwaarde van meer dan 10% zakelijk gebruik worden getoetst. Is het gebruik voor minder dan 10% zakelijk dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon voor alle loonheffingen: - bij vergoeding is de hele vergoeding belast; - bij verstrekking is de waarde in het economische verkeer belast; - bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die de werkgever heeft als loon belast. Wij adviseren bij gebruik van deze regeling een gebruikersovereenkomst met de werknemer te sluiten. Voor de (mobiele) telefoon kunt u gebruik maken van model E.329 en voor een computer en bijbehorende apparatuur van model E.312. Providers kennen vaak een totaalpakket voor internet, telefonie en tv. De huidige loonbelastingwetgeving kent daar geen regeling voor. De Belastingdienst heeft in juni 2009 haar mening kenbaar gemaakt. De onbelaste vergoeding of verstrekking moet volgens de Belastingdienst worden bepaald op basis van het totale gebruik van het combi-abonnement: Bij een zakelijk gebruik van 10 procent of minder is de vergoeding of verstrekking volledig belast. Bij een zakelijk gebruik van meer dan 10 procent en minder dan 90 procent is de vergoeding of verstrekking voor 50 procent onbelast. Bij een zakelijk gebruik van 90 procent of meer is de vergoeding of verstrekking volledig onbelast. Over de bewijslast van de omvang van het zakelijke gebruik heeft de Belastingdienst nog opgemerkt dat de werkgever per werknemer het percentage van het zakelijk gebruik binnen het totale gebruik van het abonnement aannemelijk moet maken.
Pagina 20 van 44
Zoals gezegd is dit niet meer dan een mening van de Belastingdienst. Discussie is dus mogelijk, temeer daar de door de Belastingdienst aangehouden regeling, lijkt terug te keren naar een regeling die juist per 1 januari 2007 is afgeschaft. Werkkostenregeling Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat er een nieuwe gerichte vrijstelling zal worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Hiervoor zullen dan wel bepaalde administratieve eisen gaan gelden. Welke dit zijn wordt bekendgemaakt in het Belastingplan 2015. Voorzieningen die niet elders gebruikt of verbruikt worden: Het “genot” van geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikte of verbruikte voorzieningen op de werkplek wordt op nihil gewaardeerd als het niet gebruikelijk is deze voorzieningen ergens anders te gebruiken of verbruiken. De voorzieningen die op de werkplek worden getroffen zijn veelal de keus van de werkgever, die dergelijke voorzieningen in het belang van het arbeidsproces of het bedrijfsproces noodzakelijk vindt en daarom bepaalde kosten wil maken of vanwege wettelijke verplichtingen moet maken. Voor zover in het gebruik van voorzieningen op de werkplek al een element van een voordeel te onderkennen valt – zoals een paar kopieën van privéstukken, het (privé) gebruik van internet of de behandeling van privémail onder werktijd – wordt een dergelijk voordeel buiten beschouwing te laten bij de bepaling van het loon. Het gaat om het genot van de inrichting van de werkplek in brede zin, zoals van de computer, van het kopieerapparaat en van de telefoon. Faciliteiten als de toiletruimten behoren tot de werkplek, al is het evident dat zij geen loon vormen. Ook de fietsenstalling of de parkeerplaats op het terrein van de werkgever vallen onder de voorzieningen op de werkplek waarvoor de nihilwaardering geldt. Ook zijn ter beschikking gestelde materialen, gereedschappen en hulpmiddelen die op de werkplek gebruikt worden - voor zover het gebruikelijk is deze daar na afloop van de werktijd achter te laten - te rangschikken onder voorzieningen op de werkplek waarvan de waarde op nihil wordt gesteld. Te denken valt aan schrijfgerei, papier en dergelijke. Vaste telefoon en internet Aandachtspunt hierbij is dat een werkruimte thuis niet als werkplek in de zin van de werkkostenregeling wordt gezien (zie ook paragraaf 30). Als een werknemer uitsluitend een werkruimte thuis, gebruikt hij de hulpmiddelen dus niet gedeeltelijk op een werkplek. De nihilwaardering geldt dan niet. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een vaste telefoon of computer en internetaansluiting die ter beschikking wordt gesteld. Deze kunnen niet gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt.
Pagina 21 van 44
Mobiele telefoons: Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat het noodzakelijkheidscriterium zal worden ingevoerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Als u het noodzakelijk acht dat uw werknemers gebruik maken van deze voorzieningen, kunt u deze onbelast aan uw werknemers verstrekken. Voorwaarde is dat u hierover beslist en de kosten volledig voor uw rekening neemt. U mag dus geen bijdrage van de werknemers vragen De waarde van het “genot” van het gebruik van ter beschikking gestelde communicatiemiddelen –niet zijnde computers en dergelijke apparatuur- die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt worden, wordt onder voorwaarden op nihil gesteld. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat deze communicatiemiddelen bij gewijzigde omstandigheden weer aan de werkgever teruggegeven moeten worden. Als voorwaarde geldt dat het zakelijk gebruik meer dan bijkomstig is. Dit betekent dat het zakelijk gebruik meer dan 10% moet bedragen. Wordt het ter beschikking gestelde communicatiemiddel, bijvoorbeeld een mobiele telefoon, daaronder begrepen de zogenoemde smartphones, voor 10% of minder zakelijk gebruikt, dan vindt waardering plaats via de hoofdregel (waarde in het economische verkeer of factuurwaarde). Let op! Het vergoeden of verstrekken van een mobiele telefoon is belast loon, maar kan in de vrije ruimte worden ondergebracht. Als de werknemer een eigen mobiele telefoon heeft, kan de werkgever wel onbelast een abonnement ter beschikking stellen bij een zakelijk gebruik van minstens 10%. Het volgende beleid is opgenomen in een besluit van de staatssecretaris van 25 november 2011. Onder het begrip communicatiemiddelen vallen ook bepaalde toestellen waarbij de communicatie (zoals telefonie, sms en e-mail) een centrale rol speelt. Voorbeelden daarvan zijn zogenoemde smartphones (zoals een BlackBerry of een iPhone). De Belastingdienst gaat er bij deze apparaten vanuit dat sprake is van een communicatiemiddel als het beeldscherm een diagonaal heeft van niet meer dan 7 inch (17,78 cm). Het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Wel staat het werkgevers vrij om aannemelijk te maken dat een specifiek apparaat met een groter scherm toch een communicatiemiddel is. Zogenoemde Pocket-PC’s, mininotebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Dergelijke apparatuur is hetzij geschikt voor algemeen gebruik, hetzij voor een specifiek ander gebruik dan als communicatiemiddel. Deze apparatuur valt onder de regeling voor computers e.d. Afhankelijk van technische ontwikkelingen zal naar verwachting het onderscheid tussen computers en communicatiemiddelen (verder) vervagen. Nader wordt bezien in hoeverre dit onderscheid in de fiscale regelgeving aanpassing behoeft.
Pagina 22 van 44
Het voorgaande staat overigens los van de vraag of bij een telefoontoestel sprake is van voldoende zakelijk gebruik voor een nihilwaardering van een terbeschikkingstelling. Als een telefoontoestel extra functies heeft (bijvoorbeeld toegang tot internet, fotografie, muziek, video of GPS) kan toch sprake zijn van een communicatiemiddel (zie hiervoor). Door zulke extra functies kan evenwel eerder sprake zijn van ander dan zakelijk gebruik. De Belastingdienst kan in concrete gevallen vragen het zakelijke gebruik aannemelijk te maken. Dit geldt temeer als de werkgever het toestel aanbiedt via een zogenoemde cafetariaregeling. 16. Inwoning Een vergoeding voor inwoning is onbelast voor zover de vergoeding hoger is dan bepaalde normbedragen. Het moet wel gaan om inwoning voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Overeenkomstige verstrekkingen zijn onbelast voor zover de waarde in het economische verkeer hoger is dan de normbedragen. Als ook gezinsleden van de werknemer inwonen, worden de betreffende normbedragen uit de tabel als volgt verhoogd: – voor elk gezinslid van 18 jaar of ouder met 80%; – voor elk gezinslid van 12 tot 18 jaar met 50%; – voor elk gezinslid jonger dan 12 jaar met 30%. Voor het bepalen van de leeftijd geldt de leeftijd bij het begin van het kalenderjaar. Bij inwoning kan ook gedacht worden aan het verblijf in een hotel of aan andere vormen van niet zelfstandige huisvesting. In die situatie kan echter in veel gevallen een vrije vergoeding of verstrekking worden aangenomen als de huisvesting niet langer dan twee jaar plaatsvindt buiten de woonplaats van de werknemer. Voor het geval dat de werknemer en zijn gezinsleden ook maaltijden krijgen, geldt de regeling bij maaltijden. Werkkostenregeling Zie paragraaf 14. 17. Maaltijden Een vergoeding of verstrekking van maaltijden is onbelast, als de vergoeding of verstrekking een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (meer dan 10%) heeft. Dit kan bijvoorbeeld zijn bij al dan niet verwacht overwerk of koopavonden of tijdens dienstreizen. Als een werknemer door zijn werk ’s avonds niet op een gewone tijd (tussen 17.00 en 20.00 uur) kan eten, is in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. Ook de reistijd van de werknemer kan hierbij een rol spelen. Een lunch op de vaste werkplek is een voorbeeld van een maaltijd waarbij het zakelijk karakter slechts van bijkomstig zakelijk belang is. Ambulante werknemers Ook voor ambulante werknemers geldt deze regeling. Voor de beantwoording van de vraag of iemand ambulant is, past u het 20-dagencriterium toe. De werknemer moet wel zijn aangewezen op een restaurant of dergelijke eetgelegenheid. Het 20-dagencriterium is van toepassing als hij doorgaans op ten minste één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat op meer dan 20 dagen doet. Ook bij incidentele onderbrekingen blijft het 20-dagencriterium van toepassing.
Pagina 23 van 44
Bij een langdurige onderbreking ligt dit anders. Van een langdurige onderbreking is sprake als niet naar dezelfde arbeidsplaats wordt gereisd tijdens: 2 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van 26 weken of minder; 3 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van meer dan 26 weken; 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte. Onbelaste vergoeding en verstrekking is niet mogelijk als het zakelijk karakter van bijkomend belang is. In dat geval moet de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend worden. Maaltijden in bedrijfskantines Bij verstrekkingen in de vorm van maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimten met een privékarakter wordt de waarde van een kantinemaaltijd vastgesteld op een forfaitair bedrag. De eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag u daarop in mindering brengen. Een eigen bijdrage kan niet leiden tot een negatieve bijtelling. Als u de forfaitaire bedragen niet (geheel) aan de werknemer in rekening brengt, is het verschil tussen het forfaitaire bedrag en hetgeen u in rekening brengt belast. Hierover kan eindheffing plaatsvinden op basis van het tabeltarief. Voor de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijk bijdrage Zvw gelden dezelfde bedragen. Let op! - De regeling geldt niet voor vergoedingen. Als u een vergoeding voor maaltijden in een bedrijfskantine verstrekt, is deze op de normale wijze als loon belast. - Een maaltijd in de kantine kan in geval van overwerk of een zakelijke bespreking wel van meer dan bijkomstig zakelijk belang zijn en dus vrijgesteld zijn. - De regeling voor maaltijden in bedrijfskantines kan niet samenlopen met de regeling voor producten uit eigen bedrijf. Praktische regeling Als u maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. U mag ook aansluiten bij de normbedragen voor maaltijden in bedrijfskantines (in 2014 € 2,40 per lunch en € 4,60 per warme maaltijd). Het maakt daarbij niet uit waar de werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt. Bijvoorbeeld: in een restaurant; bij een bakker voor bijvoorbeeld kant-en-klare (luxe) broodjes; in een supermarkt waar de werknemer inkopen doet voor een lunch die hij direct nuttigt of de volgende dag mee van huis neemt. Werkkostenregeling Zie paragraaf 6 voor consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
Pagina 24 van 44
Maaltijden op de werkplek: De waarde van maaltijden op de werkplek is forfaitair vastgesteld op € 3,15 (2014) per maaltijd. De forfaitaire waardering geldt zowel voor maaltijden die worden genuttigd in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes op de plaats waar de arbeid wordt verricht als voor maaltijden van ambulante werknemers (zie paragraaf 17). Door de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten, is dit voor maaltijden van ambulante werknemers echter pas relevant vanaf het moment dat sprake is -met toepassing van de thans gebruikelijke uitleg van het 20-dagencriterium- van een vaste arbeidsplaats. 18. Outplacement De kosten van outplacement kunt u onbelast vergoeden. Ook de verstrekking van outplacementfaciliteiten wordt niet tot het loon gerekend. Outplacement is het geheel van diensten en adviezen voor de werknemer om op zo kort mogelijke termijn een passende nieuwe werkkring te vinden. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook sollicitatiekosten. Een prepensioencursus die vergelijkbaar is met outplacement, is vrijgesteld. Als de cursus een meer recreatief karakter heeft, kan deze wel belast zijn. De Belastingdienst kan op uw verzoek beoordelen in hoeverre de cursus onbelast vergoedt of verstrekt kan worden. Werkkostenregeling Kosten voor outplacement vallen onder een gerichte vrijstelling. 19. Personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele personeelsvoorzieningen Personeelsfeesten, -reizen en dergelijke of vergoedingen daarvoor zijn vrijgesteld, als de deelname openstaat voor ten minste driekwart van de werknemers of voor tenminste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of een functionele eenheid (bijvoorbeeld een afdeling). Dit moet per inhoudingsplichtige beoordeeld worden en niet op concernniveau. Ook mag het gezamenlijke karakter van de activiteit niet ontbreken. Let op! De deelname van de partners is vrijgesteld. In de Wet en de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001 zijn de woorden “in redelijkheid” opgenomen. Bij de duurdere personeelsvoorzieningen kan discussie ontstaan met de Belastingdienst over de vraag of deze nog wel redelijk zijn. De Belastingdienst kan echter niet op de stoel van de ondernemer gaan zitten. Directeur-grootaandeelhouder De vrijstelling geldt niet voor de werknemer die al dan niet tezamen met zijn partner en zijn bloed- of aanverwanten in de rechte lijn direct of indirect een belang van ten minste eenderde in een vennootschap heeft. De vrijstelling komt ook niet toe aan de partner van deze werknemer.
Pagina 25 van 44
Voorbeeld: 1. een BV heeft alleen de directeur-grootaandeelhouder en zijn partner als werknemers; de regeling met betrekking tot personeelsreizen is niet van toepassing; 2. een BV heeft een directeur-grootaandeelhouder en 7 andere werknemers waaronder de partner van de directeur-grootaandeelhouder. De regeling is alleen op een personeelsreis van toepassing als ten minste zes van de acht werknemers daaraan deel kunnen nemen, ook al maakt daarvan behalve de directeur-grootaandeelhouder en diens partner maar één andere werknemer gebruik. Gaan uitsluitend de directeur/aandeelhouder en zijn partner op reis, dan is de vrijstelling niet van toepassing. Overwegend toeristisch karakter Volgens de Belastingdienst zijn reizen met een overwegend toeristisch karakter loon. Dit blijkt echter niet uit de toelichting op de regeling die per 1 januari 2007 in werking is getreden. Er moet sprake zijn van een redelijke vergoeding of verstrekking van een reis die een gezamenlijk karakter draagt. Werkkostenregeling Deze vrijstelling is vervallen onder de werkkostenregeling. Als de werkgever er voor kiest om eindheffing toe te passen dan vallen de kosten in de vrije ruimte. 20. Personeelsleningen Een rentevoordeel in verband met een door u of een met u verbonden vennootschap aan de werknemer verstrekte geldlening is in het algemeen belast. Dit is niet het geval als de lening wordt gebruikt voor het kopen van een eigen woning. Er gelden dan enkele voorwaarden: -
-
De werknemer meldt schriftelijk aan u waarvoor hij de lening wil gebruiken en voegt afschriften bij van aankoopbewijzen, kostennota’s, en dergelijke. Hij verklaart daarbij welk deel van de lening voor de inkomstenbelasting wordt beschouwd als een lening waarvan de rente en de kosten aftrekbare kosten zijn (volgens de artikelen 3.120 tot en met 3.123 van de Wet inkomstenbelasting 2001). Hierbij zal ook rekening gehouden moeten worden met de zogenoemde “bijleenregeling” op grond waarvan een deel van de rente niet meer aftrekbaar is; U bewaart de verklaring van de werknemer bij de loonadministratie; U vermeldt in de aangifte loonheffingen dat sprake is van een personeelslening waarbij u de rente en/of kostenvoordelen (gedeeltelijk) niet tot het loon heeft gerekend.
Voor andere renteloze of laagrentende personeelsleningen gelden andere regels. Een rentevoordeel uit een dergelijke lening is vrijgesteld voor zover de werknemer het geleende bedrag gebruikt voor zaken waarvoor geheel of bijna helemaal een vrije vergoeding of verstrekking mogelijk is. Een rentevoordeel is ook onbelast als de lening is bestemd voor de aanschaf van een computer die voor 90% of meer voor de dienstbetrekking wordt gebruikt. Dit geldt ook voor de inrichting van een telewerkplek bij de werknemer thuis, die mede voor de dienstbetrekking worden gebruikt.
Pagina 26 van 44
In dat geval moet ook aan de overige voorwaarden voor belastingvrije vergoeding of verstrekking van de computer of de inrichting van een werkruimte worden voldaan. Let op! Als het rentevoordeel van personeelsleningen belast is, wordt dit rentevoordeel berekend met een normpercentage. Dit percentage zal elk jaar worden vastgesteld. Voor 2014 is dit 4%. Als de lening renteloos is, dan wordt het te belasten rentevoordeel voor 2014 dus gesteld op 4%. Hierbij maakt het niet uit of de lening in een eerder jaar is aangegaan, of de lening een vaste of variabele rente heeft en of de werknemer een bijzondere vorm van zekerheid heeft gesteld. Bij een laagrentende lening wordt het te belasten rentevoordeel verminderd met de eigen bijdrage van de werknemer. U hoeft het rentevoordeel overigens niet per loontijdvak aan te geven, maar u kunt dit bij het einde van het kalenderjaar of bij het eerdere einde van de dienstbetrekking tot het loon rekenen. De regeling voor personeelsleningen kan ook toegepast worden op leningen aan gepensioneerden en vutters. Deze moeten dan wel aan de hiervoor genoemde voorwaarden voldoen. Let op! Vergoedingen van rente behoren altijd tot het loon. Werkkostenregeling Voor personeelsleningen geldt dat, voor zover de verschuldigde rente minder bedraagt dan de rente in het economische verkeer, dit voordeel tot het loon behoort. De regeling voor het rentevoordeel voor geldleningen ter zake van de eigen woning voor zover dit rentevoordeel aftrekbare kosten zou vormen in de zin van de Wet inkomstenbelasting 2001 blijft gehandhaafd Het rentevoordeel van een renteloze lening die de werkgever of een met de werkgever verbonden inhoudingsplichtige aan een werknemer verstrekt voor de aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter wordt op nihil gesteld. 21. Persoonlijke verzorging, kleding Vergoedingen voor kosten van persoonlijke verzorging, kleding, stomerij, schoeisel en accessoires zijn meestal loon. Alleen voor artiesten, beroepssporters en presentatoren zijn vrije vergoedingen en verstrekkingen voor persoonlijke verzorging mogelijk. Het moet wel gaan om beroepskosten. Deze uitzondering geldt niet voor de artiest of beroepssporter die een overeenkomst van korte duur heeft of kortstondig optreedt of kortstondig sport beoefent. Werkkostenregeling Deze regeling vervalt onder de werkkostenregeling. Als de werkgever er voor kiest om eindheffing toe te passen dan vallen de kosten in de vrije ruimte.
Pagina 27 van 44
22. Premies ongevallenverzekering Vergoedingen voor premies voor een ongevallenverzekering en verstrekkingen van een dergelijke verzekering zijn onbelast. Het moet dan wel gaan om verzekeringen die uitsluitend betrekking hebben op ongevallen tijdens het vervullen van de dienstbetrekking. De uitkering uit een dergelijke verzekering behoort tot het loon voor de loonheffing, maar niet voor de premies werknemersverzekeringen. Werkkostenregeling Deze regeling wijzigt niet. 23. Producten uit eigen bedrijf Als u aan uw werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden belastingvrij: De producten zijn niet branchevreemd. De korting of vergoeding bedraagt in 2014 niet meer dan € 500. De maximale vrijstelling van € 500 wordt verhoogd met het vrijstellingsbedrag dat de werknemer in de voorgaande twee kalenderjaren niet heeft gebruikt. In 2014 mag u de maximale vrijstelling van € 500 dus verhogen voor zover de onbelaste korting of vergoeding die u in 2012 en 2013 gaf, minder is geweest dan € 500 per jaar. Volgens de staatssecretaris van Financiën is de regeling in beginsel geschreven voor producten die een werknemer louter in de consumptieve sfeer gebruikt of verbruikt. Dit blijkt echter niet uit de wet. In principe moet u per werknemer bijhouden of het jaarmaximum wordt overschreden. Als echter aannemelijk is dat dit niet zal gebeuren op basis van onderzoek of ervaringen voor het gehele personeel of een te onderscheiden groep, hoeft u dit niet individueel bij te houden. De regeling voor producten uit eigen bedrijf mag u ook toepassen als de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid. Daarnaast geldt deze regeling geldt ook als de korting wordt gegeven door een met u verbonden vennootschap. Onder een verbonden vennootschap wordt verstaan: - een vennootschap waarin de inhoudingsplichtige voor ten minste een derde gedeelte belang heeft; - een vennootschap die voor ten minste een derde gedeelte belang heeft in de inhoudingsplichtige; - een vennootschap waarin een derde partij voor ten minste een derde gedeelte belang heeft, terwijl deze derde partij ook voor minimaal een derde gedeelte belang heeft in de inhoudingsplichtige. Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, moet u (het bovenmatige deel van) de korting of vergoeding tot het loon van de individuele werknemers rekenen. U moet dit uiterlijk doen in het laatste loontijdvak van het kalenderjaar.
Pagina 28 van 44
Het kortingspercentage van 20% geldt per product en het maximumbedrag van € 500 geldt per werknemer per jaar. De regeling voor producten uit eigen bedrijf is bijvoorbeeld ook van toepassing als u een kledingbedrijf heeft en uw werknemers kleding met korting kunnen kopen die zij verplicht moeten dragen in de winkel. Daarnaast vallen de kosten voor een geldlening (zoals afsluitprovisie) wel onder de regeling voor producten uit eigen bedrijf, en alleen de geldlening (rente) niet. Als u echter korting geeft op de kosten van geldlening voor de eigen woning van de werknemer, is deze korting volledig onbelast als de werknemer een verklaring afgeeft dat deze kosten voor de inkomstenbelasting aftrekbaar zouden zijn geweest. De korting telt dan ook niet mee voor het maximumbedrag van € 500. Voorbeeld Een uitgever van een dagblad verstrekt een kwartaalabonnement op een krant aan werknemers die de krant gebruiken voor de behoorlijke vervulling van hun dienstbetrekking, maar de krant is voor hen geen vakliteratuur. Met statistische informatie kan de werkgever aannemelijk maken dat vergelijkbare personen € 30 aan kranten besteden. De krant is een product uit eigen bedrijf. De normale prijs voor een kwartaalabonnement op deze krant is € 55. De werknemers betalen een eigen bijdrage van € 20 per kwartaal. Het verschil van € 25 tussen € 55 (de abonnementsprijs) en € 30 (de uitgaven van vergelijkbare personen voor dagbladen) behoort tot de vrije verstrekkingen. Niet vrij is dus € 30. Op grond van de regeling voor producten uit eigen bedrijf behoort tot de vrije verstrekkingen echter nog 20% van € 55 (abonnementsprijs), ofwel € 11. Er resteert dan een bedrag van € 19. Op dit bedrag komt de eigen bijdrage van de werknemer van € 20 in mindering, echter niet verder dan tot nihil. Werkkostenregeling Onder de werkkostenregeling wordt de voorgaande regeling als gerichte vrijstelling gecontinueerd. Bij loon in natura zal in de meeste gevallen moeten worden uitgegaan van de factuurwaarde (inclusief BTW) zoals die staat op de factuur die de werkgever van een derde heeft ontvangen. Kan de werkgever een korting bedingen bij een leverancier dan kan de werkgever dit voordeel onbelast aan de werknemer doorberekenen. Betreft het branche-eigen producten van het bedrijf van de inhoudingsplichtige dan wel van het bedrijf van een met de werkgever verbonden vennootschap, dan wordt, ingeval voor de aanschaf van deze producten in het economische verkeer aan een derde, onder voor het overige overeenkomstige omstandigheden, een bedrag in rekening zou worden gebracht, het aan deze derde in rekening te brengen bedrag in aanmerking genomen. Bij producten uit eigen bedrijf moet dus worden uitgegaan van de consumentenprijs. Het bedrag van de verstrekking of de korting valt in de vrije ruimte.
Pagina 29 van 44
Het moet daarbij gaan om een prijs die in voor het overige overeenkomstige omstandigheden voor een derde geldt. De omstandigheden zijn voor het overige overeenkomstig ingeval het product als zodanig in dezelfde vorm en onder dezelfde voorwaarden aan derden (net als de werknemer een eindgebruiker) wordt aangeboden. Als waarde wordt zo de prijs in aanmerking genomen die geldt voor de consument die eindgebruiker van het product is. Voorbeeld Als een groothandel alleen grootverpakkingen, af magazijn, aan derden levert is die situatie niet voldoende gelijk aan het thuis afleveren van een afzonderlijk product. Feitelijk gaat het dan niet om gelijke producten of overeenkomstige omstandigheden, zodat teruggevallen wordt op de waarde in het economische verkeer. Dat is in zo’n geval de laagste prijs die op het moment dat de werknemer het product krijgt voor dat product in de consumentenmarkt geldt. De eigen bijdrage van de werknemer kan in mindering worden gebracht, maar niet verder dan tot nihil. Het verschil tussen de geldende consumentenprijs en de eigen bijdrage van de werknemer voor producten uit eigen bedrijf vormt een eindheffingsbestanddeel, dat in de vrije ruimte van de werkkostenregeling valt. Ook indien de korting voor een product uit eigen bedrijf niet bij aanschaf verrekend wordt, maar bijvoorbeeld per kwartaal achteraf, wordt de uitbetaling van de korting als eindheffingsbestanddeel aangemerkt en komt aldus binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling terecht. 24. Representatiekosten, relatiegeschenken Vergoedingen aan werknemers voor representatiekosten en relatiegeschenken zijn vrijgesteld voor zover er sprake is van beroepskosten. Ook de uitgaven van werknemers om aan collega’s een presentje te geven bij verjaardag, geboorte, huwelijk en afscheid, ook wel genoemd kosten van interne representatie, kunnen door u onbelast worden vergoed. Voorwaarde is wel dat de kosten hun grond in de dienstbetrekking vinden en niet in de persoonlijke relatie tussen de werknemers. Werkkostenregeling Externe representatiekosten vallen onder de gerichte vrijstelling voor verblijfkosten of onder intermediaire kosten. Interne representatie valt in de vrije ruimte, mits de werkgever het aanwijst als eindheffingsbestanddeel. 25. Schade aan of verlies van persoonlijke zaken Vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken van de werknemer (bijvoorbeeld kleding) zijn geen loon. Voor deze vrijstelling geldt een voorwaarde: de schade of het verlies moet zijn ontstaan door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met de dienstbetrekking. Voor zover de vergoeding wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken tijdens diensttijd wel tot het loon behoort, moet eindheffing worden toegepast.
Pagina 30 van 44
Werkkostenregeling Als vergoeding loon is en de werkgever er voor kiest om eindheffing toe te passen dan valt de vergoeding in de vrije ruimte. 26. Studiekosten Vergoedingen en verstrekkingen in verband met een studie of een opleiding die een werknemer volgt met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning, behoren niet tot het loon. Er zijn drie voorwaarden voor vrijstelling: De studiekosten worden niet al door een ander vergoed. De studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of op het op peil houden van vakkennis. U heeft de vergoeding verstrekt of toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de kosten worden gemaakt. De vrijstelling is ook van toepassing als een werknemer de vergoeding voor studiekosten onder bepaalde omstandigheden moet terugbetalen, bijvoorbeeld als hij de studie onderbreekt of als hij onvoldoende studieresultaten behaalt. Gratificaties of premies die u aan de werknemer toekent bij afronding van zijn studie of opleiding, behoren echter wel tot het loon, ook al is de hoogte ervan afgestemd op de hoogte van de studiekosten. Kosten voor een studie of opleiding Kosten voor een studie of opleiding zijn kosten die een werknemer zelf maakt voor zijn studie of opleiding, zoals lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek. Een vergoeding voor binnenlandse reizen is vrijgesteld als de vergoeding niet uitgaat boven de werkelijk gemaakt kosten. Hierbij geldt een maximum van € 0,19 per kilometer. Let op! Vergoedingen voor een studeerruimte en de inrichting ervan behoren wel tot het loon. Terugbetaling studiekostenvergoedingen Het komt regelmatig voor dat werknemers bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst een studiekostenvergoeding moeten terugbetalen aan de voormalige werkgever (hierna: oude werkgever). Ook komt het voor dat de nieuwe werkgever de terug te betalen studiekostenvergoeding direct of indirect voor zijn rekening neemt. De volgende situaties kunnen zich voordoen: a. Vergoeding van studiekosten door oude werkgever. Een werkgever kent een studiekostenvergoeding toe in het jaar waarin de werknemer de uitgaven doet. De studiekostenvergoeding is een vrije vergoeding. Voor de werknemer is in zoverre geen sprake meer van uitgaven die op hem drukken en hij kan deze niet in aftrek brengen in de inkomstenbelasting.
Pagina 31 van 44
b. Terugbetaling van een studiekostenvergoeding door de werknemer. Als een werknemer een eerder vrijgestelde studiekostenvergoeding terugbetaalt, is er geen sprake van negatief loon (hierover zijn de mening verdeeld; informeer bij uw adviseur). De werknemer kan het terugbetaalde bedrag voor de heffing van de inkomstenbelasting in aanmerking nemen als scholingsuitgaven in het jaar van terugbetaling. c. Vergoeding door nieuwe werkgever binnen het kalenderjaar van terugbetaling. Aangezien de terugbetaling van de studiekostenvergoeding voor de werknemer meebrengt dat in zoverre sprake is van op hem drukkende scholingsuitgaven (zie hiervoor onder b), kan de nieuwe werkgever hiervoor een vrije studiekostenvergoeding geven. Hierbij geldt als voorwaarde dat hij de vergoeding betaalt of onvoorwaardelijk toezegt in het kalenderjaar waarin de werknemer terugbetaalt aan de oude werkgever. Het gevolg voor de werknemer is dat in zoverre geen sprake meer is van uitgaven die op hem drukken en de kosten in de inkomstenbelasting niet meer bij hem in aftrek komen. In de praktijk hoeft dit overigens niet via de werknemer te verlopen. Als de nieuwe werkgever de terugbetalingsverplichting van de werknemer overneemt en rechtstreeks aan de oude werkgever betaalt, heeft deze betaling voor de werknemer geen enkel gevolg voor de loon- en inkomstenbelasting. d. Vergoeding door werkgever 2 buiten het kalenderjaar van terugbetaling. Als de nieuwe werkgever een vergoeding toekent na afloop van het jaar waarin de werknemer terugbetaalt aan de oude werkgever, is er geen sprake van een vrije studiekostenvergoeding. Voor de werknemer vormde de terugbetaling in het desbetreffende jaar aftrekbare scholingsuitgaven (zie hiervoor onder b). In een later jaar is hierom geen sprake van drukkende uitgaven en is een vrije vergoeding in zoverre niet mogelijk. Werkkostenregeling Voor studiekosten geldt een gerichte vrijstelling. 27. Uitkeringen uit fondsen Uitkeringen en verstrekkingen uit fondsen die aan de dienstbetrekking zijn verbonden, behoren onder bepaalde voorwaarden niet tot het loon. Zo’n fonds kan bijvoorbeeld zijn een sociaal ondersteuningsfonds voor werknemers in financiële moeilijkheden. Er zijn twee voorwaarden: Het mag niet gaan om uitkeringen en verstrekkingen voor adoptie, overlijden ziekte, invaliditeit en bevalling. De werknemer heeft geen vrijgestelde aanspraak op de uitkeringen of verstrekkingen. De werknemers die bij het fonds betrokken zijn, moeten zelf de laatste vijf kalenderjaren minstens evenveel als u (de werkgever) hebben bijgedragen aan de middelen van het fonds. Als u gedurende de laatste vijf kalenderjaren meer heeft bijgedragen aan de middelen van het fonds dan de werknemers, dan geldt de vrijstelling niet. Let op! In februari 2010 heeft Hof Arnhem een uitspraak (LJN: BL6462) gedaan over de toepassing van de zogeheten fondsenvrijstelling.
Pagina 32 van 44
Een onderneming die handelt in baby- en kinderartikelen heeft ongeveer 15 tot 20 werknemers, die vrijwillig kunnen deelnemen in een Stichting Personeelsfonds. De werknemersbijdrage aan het fonds is afhankelijk van het salaris. De werkgeversbijdrage is gelijk aan die van de werknemer. Deelnemers kunnen het fonds verzoeken om een bijdrage in de kosten van bijvoorbeeld de aanschaf van een koelkast, schade aan de auto, nieuwe keuken of studiekosten van hun kinderen. De stichting is een onafhankelijk rechtspersoon die zelfstandig beslist of er een uitkering wordt gedaan. De werknemers kunnen geen aanspraak maken op een uitkering. De Belastingdienst stelt dat de werknemers wel een recht op uitkeringen is toegezegd en legt een naheffingsaanslag op berekend over de bijdrage van de werkgever. De werkgever doet een beroep op de fondsenvrijstelling. De rechters zijn het daarmee eens. Volgens het Hof is de enkele verwachting van een werknemer -hoe stellig ook- dat in de toekomst een uitkering uit het fonds zal worden gedaan, onvoldoende om van een aanspraak of ander recht te kunnen spreken. Dit volgt uit de statuten en de verklaringen van de werknemers. Het Hof oordeelt verder dat de fondsenvrijstelling van toepassing is. Gelet op het doel daarvan geldt niet de eis dat het fonds ten minste vijf jaar moet bestaan alvorens het onbelast uitkeringen kan gaan doen. De naheffingsaanslagen zijn ten onrechte opgelegd. Tegen de uitspraak is overigens geen beroep in cassatie ingesteld. De Hoge Raad (ECLI:NL:HR:2013:476) heeft beslist dat noodzakelijk is dat werkgevers en werknemers in de periode van vijf jaar voorafgaande aan de uitkering stortingen in het fonds hebben verricht maar dat betekent niet dat in alle vijf jaren stortingen moeten zijn verricht of dat het fonds vijf jaren moet bestaan. De 5-jaarsperiode houdt slechts in dat werkgevers moeten aantonen dat zij in de vijf jaar voor de uitkering, en niet verder terug, minder dan de werknemers hebben bijgedragen. Deze uitspraak is ook van belang voor de werkkostenregeling. De fondsuitkeringen komen immers niet ten laste van de vrije ruimte, waardoor die voor andere vergoedingen of verstrekkingen gebruikt kan worden. Werkkostenregeling De fondsenvrijstelling kan onder de werkkostenregeling gebruikt worden voor bijvoorbeeld een personeelsfeest of –reisje of een fiets, als de vrije ruimte is opgebruikt. Voorwaarde is uiteraard wel dat een en ander juist wordt vorm gegeven en uitgevoerd. 28. Verhuiskosten Vergoedingen voor verhuiskosten horen in het algemeen tot het loon, maar u kunt voor verhuiskosten een vrijgestelde vergoeding verstrekken als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking. Er is in ieder geval sprake van een “zakelijke verhuizing” als: - De werknemer gaat wonen binnen een afstand van 10 kilometer van zijn arbeidsplaats, terwijl hij eerst op een afstand van meer dan 25 kilometer van zijn arbeidsplaats woonde. Voor deze situaties geldt dat de verhuizing moet plaatsvinden binnen twee jaar na de aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing. In andere situaties is het afhankelijk van de feiten en omstandigheden of er voldoende verband is tussen de verhuizing en de dienstbetrekking.
Pagina 33 van 44
Houdt de verhuizing verband met de dienstbetrekking, dan is een vrijgestelde vergoeding mogelijk voor de kosten van het overbrengen van de inboedel, ongeacht het bedrag van die kosten. De overige kosten, inclusief herinrichtingskosten, kunnen belasting- en premievrij worden vergoed tot een maximum van € 7.750. Let op! Voor sommige belaste vergoedingen van aan- of verkoopkosten van woningen moet voor de loonheffing eindheffing worden toegepast. Met ingang van 1 januari 2011 geldt het volgende. Iedere verhuizing binnen twee jaar na de aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing binnen de bestaande dienstbetrekking waarbij de woon-werkafstand voor de verhuizing meer dan 25 kilometer was en door de verhuizing de woon-werkafstand met ten minste 60% wordt verkleind, wordt beschouwd als een verhuizing in het kader van de dienstbetrekking. Hierdoor wordt de verhuizing waarbij de woon-werkafstand wordt teruggebracht van ten minste 25 kilometer naar 10 kilometer of minder nog steeds zonder nadere toets als een verhuizing in het kader van de dienstbetrekking aangemerkt, maar is vastgelegd dat dit bijvoorbeeld ook geldt voor de verhuizing waarbij de woon-werkafstand van 100 kilometer wordt teruggebracht naar 40 kilometer of minder. Werkkostenregeling Voor de verhuiskostenvergoeding is er een gerichte vrijstelling. De voorwaarden, zoals die hiervoor als laatste zijn genoemd, zijn ongewijzigd. 29. (Werk)kleding en uniformen Vergoedingen voor en verstrekkingen van werkkleding en vergoedingen voor het wassen van die werkkleding zijn onbelast. Werkkleding is: kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls; kleding die is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare, aan (de bedrijfsorganisatie van) de werkgever gebonden beeldkenmerken (bijvoorbeeld een bedrijfslogo) met een gezamenlijk oppervlakte van ten minste 70 cm2. Dit moet per kledingstuk worden beoordeeld. Ook door u ter beschikking gestelde “gewone” kleding die niet aan deze voorwaarden voldoet, is onbelast zolang deze kleding aantoonbaar op de werkplek blijft. Er is sprake van een uniform als (een bepaalde) categorie werknemers gelijke kleding draagt die ook buiten de werkomgeving door derden wordt geassocieerd met een bedrijf of beroep. De kleding van bijvoorbeeld postbestellers en stewardessen wordt als uniform beschouwd, maar dat geldt niet voor de grijze broek met blauwe blazer van chauffeurs. Of er sprake is van een uniform en uit welke onderdelen een uniform bestaat, is afhankelijk van de relevante feiten en omstandigheden van het geval. Deze aspecten kunt u afstemmen met de Belastingdienst.
Pagina 34 van 44
Als is vastgesteld dat een kledingstuk onderdeel is van een uniform dat gebruikt wordt voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dan is dat kledingstuk werkkleding. Het is vervolgens niet relevant of een onderdeel van een uniform afzonderlijk niet als zodanig herkenbaar is of buiten de dienstbetrekking gedragen zou kunnen worden. De verstrekking van kleding kan samenhangen met verplichtingen die u heeft op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, zoals speciale isolerende of beschermende kleding. In zo’n geval kan de kleding vrij worden verstrekt als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: -
U heeft als werkgever een arbo-plan; De verstrekking van kleding maakt in redelijkheid deel uit van dat arbo-plan; De kleding wordt overwegend tijdens werktijd gedragen; De werknemer is geen eigen bijdrage verschuldigd; Er is geen sprake van een aanmerkelijke privébesparing voor de werknemer.
Schema werkkleding Gebruik dit algemene schema om te bepalen of u de kleding die op het werk wordt gedragen, onbelast mag vergoeden of verstrekken.
Pagina 35 van 44
De kleding is (nagenoeg) uitsluitend geschikt om tijdens het Ja
werk te dragen
Nee De kleding heeft duidelijk zichtbare beeldkenmerken van
Ja
(de bedrijfsorganisatie van) uw bedrijf van ten minste 70 cm2
U mag de werkkleding
Nee Een bepaalde
Ja
onbelast vergoeden De kleding wordt
categorie werknemers
buiten de werkplek
draagt gelijke kleding
ook door derden
of verstrekken Ja
geassocieerd met uw bedrijf Nee De kleding wordt alleen ter beschikking gesteld en blijft op de werkplek achter
Ja U mag de werkkleding onbelast ter beschikking stellen
Nee
U mag de kleding niet onbelast vergoeden of verstrekken
Pagina 36 van 44
Werkkostenregeling Let op! In zijn brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van Financiën aangekondigd dat er een nieuwe gerichte vrijstelling zal worden ingevoerd voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen dan de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Hiervoor zullen dan wel bepaalde administratieve eisen gaan gelden. Welke dit zijn wordt bekendgemaakt in het Belastingplan 2015. Werkkleding De waarde van ter beschikking gestelde werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen, wordt op nihil gesteld. Voorbeelden Het uniform van de politieagent, brandweerman, piloot, militair en stewardess, maar ook de sloof van een medewerker in de horeca, het jasschort van de slager en de doorwerkjas in de bouw. Als de werkgever kleding ter beschikking stelt die op de werkplek achterblijft - en die kleding daardoor niet buiten de vervulling van de dienstbetrekking kan worden gedragen– geldt ook een waarde van nihil. De lagere waardering geldt niet als de kleding achterblijft in de eigen woning. De waarde van werkkleding die ook buiten werktijd gedragen kan worden, zoals in de situatie dat de werkgever sportkleding –met of zonder logo- verstrekt, die niet achterblijft op de werkplek, wordt niet op nihil gesteld. De kosten van deze kleding vallen -mits als eindheffingsbestanddeel aangewezen- tegen de factuurwaarde of waarde in het economische verkeer in de vrije ruimte. Ook ter beschikking gestelde kleding die per kledingstuk is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare, aan de werkgever gebonden logo’s van tezamen ten minste 70 cm2 wordt op nihil gesteld. 30. Werkplek voor de werkkostenregeling Kiest u niet voor de werkkostenregeling dan kunt u nog tot 1 januari 2014 gebruik maken van de vrijstelling voor de werkruimte thuis en de inrichting van die werkruimte (telewerkplek). Onder de werkkostenregeling vervallen beide vrijstellingen. De vergoeding of verstrekking van de werkruimte of telewerkplek kan alleen nog binnen het forfait onbelast blijven. Als het thuiswerk in de zin van de Arbeidsomstandighedenwet betreft, kan de werkgever de ergonomische werkplek (bijvoorbeeld de stoel), de beeldschermwerkplek en de verlichting wel onbelast ter beschikking stellen. In alle andere gevallen wordt de werkruimte in de woning van de werknemer niet als werkplek in de zin van de werkkostenregeling aangemerkt. Dit staat zo vermeld in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Pagina 37 van 44
Onder de werkkostenregeling wordt de waarde van voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden ge- of verbruikt, op nihil gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor computers (en dergelijke apparatuur) en gereedschappen die ook buiten de werkplek gebruikt kunnen worden. Als extra voorwaarde geldt een zakelijk gebruik van ten minste 90%. Een ander voorbeeld is de mobiele telefoon die ten minste 10% zakelijk wordt gebruikt. Als een werknemer uitsluitend een werkplek thuis heeft, zijn deze nihilwaarderingen niet van toepassing. Een voorbeeld: Een werknemer krijgt van zijn werkgever een laptop ter beschikking gesteld. Hij gebruikt deze 100% zakelijk. Hij werkt uitsluitend in en vanuit zijn werkruimte thuis. Deze werkruimte thuis wordt niet als werkplek gezien. De nihilwaardering is niet van toepassing. De factuurwaarde (inclusief BTW) van de laptop is belast tenzij er nog vrije ruimte is. Dit geldt ook voor de DGA die zijn onderneming in of vanuit huis drijft, Denk aan de huisarts met praktijk aan huis. Voor deze werknemers zal het advies al gauw zijn dat de komende 3 jaar de huidige regeling nog wordt toegepast. Hoe de regering nog kan volhouden dat thuiswerken wordt gestimuleerd is mij een raadsel. Werkplek volgens de Belastingdienst De Belastingdienst neemt een ruimer standpunt in dat afwijkt van de definitie die is opgenomen in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011. Bij alle niet-arbovoorzieningen speelt volgens het standpunt de Belastingdienst de zelfstandigheid van de werkruimte een rol. Er kunnen zich 2 situaties voordoen: 1. (niet zelfstandige) werkruimte in de huur- of koopwoning van uw werknemer Onder de werkkostenregeling is een werkruimte in de huur- of koopwoning van uw werknemer geen werkplek. Hierbij gelden bijvoorbeeld vakantiewoningen, woonwagens met een vaste standplaats en woonschepen met een vaste ligplaats ook als woning. Vergoedingen en verstrekkingen voor een werkruimte in de woning van uw werknemer zijn loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte. 2. werkruimte in een zelfstandig gedeelte van de huur- of koopwoning van uw werknemer Vergoedingen en verstrekkingen voor een werkruimte in een zelfstandig gedeelte van de woning, zijn onbelast. Hierbij gelden bijvoorbeeld vakantiewoningen, woonwagens met een vaste standplaats en woonschepen met een vaste ligplaats ook als woning. Een 'zelfstandig gedeelte' houdt in dat de werkruimte bijvoorbeeld verhuurd zou kunnen worden, omdat deze ruimte een eigen opgang en eigen sanitair heeft. Ook kunnen extra kosten voor de werkruimte wijzen op zelfstandigheid van de ruimte.
Pagina 38 van 44
Dit standpunt van de Belastingdienst wijkt sterk af van de toelichting bij de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011. Daar staat dat een werkruimte in de woning niet als werkplek wordt aangemerkt omdat de rol van de werkgever daarbij beperkt is maar de privévoorkeur van de werknemer een sterke rol speelt. Opmerkelijk is ook dat in het besluit van de staatssecretaris van Financiën van 25 juli 2011 (zie ook hierna) hier niets over wordt gezegd, terwijl het voor de hand ligt dat een dergelijk afwijkend standpunt wordt afgestemd. In ieder geval is de praktijk gebaat bij dit sympathieke standpunt van de Belastingdienst. Werkplek volgens de staatssecretaris Het begrip ‘werkplek’ wordt beoordeeld vanuit de werknemer. Een werkplek van een werknemer is een plaats die deze gebruikt in verband met het verrichten van arbeid en waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is. Voor een aantal voorzieningen geldt een zogenoemde nihilwaardering als de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt of verbruikt op de werkplek. In de praktijk komt het vaak voor dat werknemers op verschillende plaatsen arbeid voor de werkgever verrichten. Voor al die plaatsen kan voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing zijn (hierna: ARBO-verantwoordelijkheid). Bezien vanuit de werkgever is voor al de plaatsen waarvoor hij ARBO-verantwoordelijkheid draagt sprake van een werkplek. Dit brengt echter niet mee dat al die plaatsen ook steeds een werkplek zijn voor alle werknemers van de desbetreffende werkgever. Voor een werknemer is een dergelijke plaats alleen een werkplek als hij daar arbeid verricht. Een werkplek blijft overigens een werkplek zolang de relevante omstandigheden niet wijzigen. Relevante omstandigheden zijn bijvoorbeeld een overplaatsing, blijvende arbeidsongeschiktheid en het einde van de dienstbetrekking. Een nihilwaardering is niet van toepassing als een werknemer gebruik maakt van voorzieningen op een werkplek van de werkgever zonder dat de werknemer daar hoeft te zijn om arbeid te verrichten in het kader van zijn dienstbetrekking. Deze voorzieningen behoren dan tegen de factuurwaarde of, indien die niet voorhanden is, naar de waarde in het economische verkeer tot het loon. Dit is niet anders als de werknemer eerder wel op die werkplek in het kader van de dienstbetrekking arbeid heeft verricht. Auto en andere vervoermiddelen als werkplek Een auto of een ander vervoermiddel kan een werkplek zijn als een werknemer daarin arbeid verricht en als de werkgever ARBO-verantwoordelijk is voor dat vervoermiddel. Bij bepaalde beroepen is die ARBO-verantwoordelijkheid zonder meer aannemelijk. Dat betreft bijvoorbeeld beroepschauffeurs, machinisten, conducteurs en fietskoeriers. Bij andere beroepen kan de ARBO-verantwoordelijkheid afhankelijk zijn van een opdracht van de werkgever om het vervoermiddel te gebruiken voor de arbeid van de werknemer. Een voorbeeld hiervan is als een werkgever afspreekt dat een werknemer diens auto gebruikt voor een dienstreis. Zolang een vervoermiddel een werkplek is kan voor eventuele voorzieningen in of aan het vervoermiddel een nihilwaardering van toepassing zijn. Te denken is aan een speciale, ergonomische stoel. Als een vervoermiddel een werkplek is, kan dit ook van belang zijn voor andere voorzieningen die de werknemer bij zijn arbeid gebruikt. Hierbij is te denken aan een notebook of een mobiele telefoon. Voor dergelijke voorzieningen geldt onder voorwaarden een nihilwaardering.
Pagina 39 van 44
Een van de voorwaarden is dat deze voorzieningen mede op de werkplek worden gebruikt. Aan deze voorwaarde kan worden voldaan bij gebruik in een vervoermiddel, als dit een werkplek is. Parkeerplaats als werkplek Een parkeerplaats of garage op het bedrijfsterrein van een werkgever kan als algemene ruimte deel uitmaken van een werkplek indien deze (ook) toegankelijk is voor werknemers. Op een dergelijke parkeervoorziening is de nihilwaardering voor voorzieningen op de werkplek van toepassing. Voor andere parkeerplaatsen en garages heeft de werkgever in het algemeen geen ARBO-verantwoordelijkheid, ongeacht of de werknemer die locaties aandoet in het kader van zijn dienstbetrekking. In die gevallen is geen nihilwaardering van toepassing. Personeelsfeesten, recepties en jubilea Personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten zijn voorzieningen waarvoor een nihilwaardering van toepassing is als die voorziening daar gebruikelijk is. Gelet hierop gaat het dan om een locatie waarvoor voor de werkgever een doorlopende ARBO-verantwoordelijkheid geldt. De staatssecretaris acht het uit een oogpunt van eenvoud en doelmatigheid niet wenselijk dat de werkgever hierbij onderscheid maakt tussen werknemers voor wie de desbetreffende locatie wel of niet een werkplek is in de zin van de werkkostenregeling. Daarom heeft hij goedgekeurd een werkgever aanneemt dat sprake is van arbeid in het kader van de dienstbetrekking als een werknemer een personeelsfeest, receptie, jubileumfeest of dergelijke bijeenkomst bijwoont en die activiteit plaatsvindt op een locatie waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet doorlopend van toepassing is. Dit heeft tot gevolg dat de waarde van deze voorzieningen voor alle deelnemende werknemers van de werkgever nihil bedraagt. Deze goedkeuring geldt uitdrukkelijk niet voor activiteiten op een locatie waarvoor de werkgever geen ARBO-verantwoordelijkheid heeft. Deze goedkeuring geldt evenmin voor werknemers van een met de werkgever verbonden rechtspersoon als deze op een werkplek van die werkgever een dergelijke activiteit bijwonen. 31. Werkruimte (inrichting) Voor de inrichting van de werkruimte thuis gelden aparte regels. Daarnaast moet u ook met het Arbeidsomstandighedenbesluit rekening houden. De inrichting van een werkruimte die u vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, behoort bij zakelijk gebruik niet tot het loon wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: Er is een gedagtekend schriftelijk contract tussen u en de betrokken werknemer; In het contract zijn de naam en het adres van de werknemer vastgelegd; Het contract bevat de dag of dagen in de week waarop de werknemer in de werkruimte thuis werkt; Per vijf kalenderjaren mag niet meer dan € 1.815 inclusief btw (waarde in het economische verkeer) onbelast worden verstrekt of ter beschikking gesteld; De werknemer werkt ten minste eenmaal per week gedurende de gebruikelijke werktijd, zonder dat ook naar de arbeidsplaats buiten de woning wordt gereisd, voor vervulling van zijn dienstbetrekking in de werkruimte met behulp van telematica zoals een telefoon of computer; De inrichting van de werkruimte voldoet aan de eisen gesteld in het Arbeidsomstandighedenbesluit.
Pagina 40 van 44
Arbeidsomstandighedenbesluit Volgens het Arbeidsomstandighedenbesluit moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen: - De arbeidsplaats van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de arbeid zoveel mogelijk zittend op ergonomisch verantwoorde wijze kan worden verricht. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking. - Op de arbeidsplaats zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig. - Als de thuiswerker al zelf beschikt over de deze voorzieningen, hoeven deze niet alsnog ter beschikking te worden gesteld. Het contract moet worden bewaard bij de loonadministratie. Werkkostenregeling Werkruimte thuis In het kade van ARBO-voorzieningen kan ook als werkplek worden beschouwd de werkruimte gelegen in een woning, de aanhorigheden daaronder begrepen, van de werknemer (kort gezegd: een thuiswerkplek, gelegen in de eigen woning). De Arbeidsomstandighedenwet kan van toepassing zijn op thuiswerkplek, waardoor de werkgever verantwoordelijk is voor deze werkplek. Thuiswerk wordt in artikel 1.1, vijfde lid, onderdeel f, van het Arbeidsomstandighedenbesluit gedefinieerd. Van thuiswerk is sprake indien een werkgever een werknemer de arbeid in de woning van de werknemer doet verrichten. In het Arbeidsomstandighedenbesluit staat een aantal specifieke bepalingen vermeld dat van toepassing is op thuiswerk. Dit betreft in het bijzonder de artikelen 5.4, 5.12, 6.3, tweede lid, en 6.30 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Deze bepalingen bevatten voorschriften ter zake van een ergonomische inrichting van de werkplek, de beeldschermwerkplek en het dag- c.q. kunstlicht. Voorzieningen, in redelijkheid, die voortvloeien uit het naleven van deze voorschriften en die passen binnen het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert, worden evenals de ARBO-voorzieningen voor een werkplek op nihil gewaardeerd. In alle andere situaties wordt de werkruimte in de woning niet als werkplek in de zin van de werkkostenregeling gezien. Als een werknemer uitsluitend een werkruimte thuis heeft, gebruikt hij de hulpmiddelen dus niet gedeeltelijk op een werkplek. De nihilwaardering geldt dan niet. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een vaste telefoon of computer die ter beschikking wordt gesteld. Deze kunnen niet gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. De Belastingdienst neemt een ruimer standpunt in dat afwijkt van de definitie die is opgenomen in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Pagina 41 van 44
Bij alle niet-arbovoorzieningen speelt volgens het standpunt de Belastingdienst de zelfstandigheid van de werkruimte een rol. Er kunnen zich 2 situaties voordoen: 1. (niet zelfstandige) werkruimte in de huur- of koopwoning van uw werknemer Onder de werkkostenregeling is een werkruimte in de huur- of koopwoning van uw werknemer geen werkplek. Hierbij gelden bijvoorbeeld vakantiewoningen, woonwagens met een vaste standplaats en woonschepen met een vaste ligplaats ook als woning. Vergoedingen en verstrekkingen voor een werkruimte in de woning van uw werknemer zijn loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte. 2. werkruimte in een zelfstandig gedeelte van de huur- of koopwoning van uw werknemer Vergoedingen en verstrekkingen voor een werkruimte in een zelfstandig gedeelte van de woning, zijn onbelast. Hierbij gelden bijvoorbeeld vakantiewoningen, woonwagens met een vaste standplaats en woonschepen met een vaste ligplaats ook als woning. Een 'zelfstandig gedeelte' houdt in dat de werkruimte bijvoorbeeld verhuurd zou kunnen worden, omdat deze ruimte een eigen opgang en eigen sanitair heeft. Ook kunnen extra kosten voor de werkruimte wijzen op zelfstandigheid van de ruimte. 32. Woning Als u aan een werknemer een woning ter beschikking stelt of de kosten van een woning vergoedt, behoort deze verstrekking of vergoeding tot het loon. Ter bepaling van de waarde van de verstrekking moet u uitgaan van de economische huurwaarde. Dat is de huur die zou moeten worden betaald als de woning zou worden verhuurd. Let op! De huurwaarde van de woning moet in het algemeen worden aangepast bij de jaarlijkse algemene huurverhoging per 1 juli. Dienstwoning Ook de verstrekking of vergoeding van een woning aan een werknemer voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking is loon. De waarde van een dergelijke woning mag u stellen op 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking dat de werknemer met een overeengekomen vaste arbeidsduur op jaarbasis geniet. Bij een vaste arbeidsduur van minder dan 36 uur per kalenderweek moet u het loon herrekenen tot 36 uur. Het bedrag dat uitgaat boven deze waarde mag u onbelast vergoeden of verstrekken. Als deze waarde hoger is dan het bedrag dat de werknemer normaliter aan huur zou uitgeven, kan hij de Belastingdienst vragen deze lagere besparingswaarde bij beschikking vast te stellen. Dit geldt ook voor werknemers zonder overeengekomen vaste arbeidsduur. De beschikking die de Belastingdienst afgeeft, kan altijd worden herroepen en heeft geen terugwerkende kracht. U moet de beschikking bij de loonadministratie bewaren. Werkkostenregeling De waarde in het economische verkeer van het genot van een ter beschikking gestelde woning, wordt ten hoogste gesteld op 18% van het op jaarbasis geldende loon bij een overeengekomen arbeidsduur van 36 uur per kalenderweek.
Pagina 42 van 44
Als voorwaarde voor de forfaitaire maximering van de besparingswaarde is opgenomen dat het gebruik van de ter beschikking gestelde woning vereist is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (dienstwoning). Van een dienstwoning is sprake in een situatie dat de werknemer zijn werkzaamheden vanuit de dienstwoning moet verrichten en redelijkerwijs niet kan afzien van gebruik van de ter beschikking gestelde woning. Voorbeelden De portierswoning, de woning van de brugwachter of de pastorie. In een dergelijke situatie kan het vanwege de vervulling van de dienstbetrekking gaan om veel duurdere woningen dan bij het loon van de werknemer passend zou zijn. De mogelijkheid om aan de inspecteur een beschikking lagere besparingswaarde te vragen is vervallen.
Pagina 43 van 44
Toelichting checklist vergoedingen en verstrekkingen De Belastingdienst heeft in Handboek Loonheffingen een overzicht opgenomen van bijzondere vormen van loon. Het is ons echter meerdere malen opgevallen dat de informatie die daar wordt gegeven niet altijd even actueel en in overeenstemming is met besluiten van de staatssecretaris. Het komt zelfs voor dat de informatie in strijd is met jurisprudentie. Met de checklist heeft u een overzicht van de meest voorkomende fiscaalvriendelijke beloningsvormen. Bij de uitwerking kunt u nalezen aan welke voorwaarden u moet voldoen. Als de voorwaarden die de Belastingdienst noemt, niet juist of niet volledig zijn, hebben wij dat aangegeven. Deze uitwerking is slechts een momentopname en wordt niet aangevuld als de regelgeving en/of de jurisprudentie wijzigt. NAHV Accountants is niet aansprakelijk voor enige onjuistheden en/of omissies in deze uitwerking. Voor meer informatie verzoeken wij u contact op te nemen met uw contactpersoon bij NAHV Accountants.
Pagina 44 van 44
