Checklist. Certificeringsregeling. Archief- en datavernietiging VPGI. Versie: 1 november 2007

Checklist Certificeringsregeling Archief- en datavernietiging

Versie: 1 november 2007

VPGI

VPGI Amstelveen Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Opbouw checklist Deze checklist is afgestemd op de tekst van hoofdstukken 4.1 tot en met 4.8 van de Certificeringsregeling Archief- en datavernietiging FNOI, versie 1 november 2007 en kan beschouwd worden als een nadere detaillering van de normtekst. In de opbouw van deze checklist is het proces van archief- en datavernietiging terug te vinden: vanaf het moment van aanbieden van het vertrouwelijke materiaal tot en met de vernietiging en het verdere transport naar de eindverwerker. Daarnaast is in de opbouw van deze checklist zoveel mogelijk rekening gehouden met de opbouw van de checklist zoals die voor de Erkenningsregeling oudpapier en karton reeds bestaat. Op deze wijze is de Certificeringsregeling voor bedrijven die reeds erkend zijn volgens de Erkenningsregeling oudpapier en karton een duidelijke en herkenbare aanvulling. De branche organisatie voor de oudpapier sector in Nederland FNOI kan voor de in deze checklist aangegeven onderwerpen voorbeelden of aanbevelingen aandragen.

Beoordeling Als resultaat op de vragen in deze checklist bestaan de volgende categorieën:  Nee/niet

Geen aanpak, en/of, voldoet niet, en/of, niet ingevoerd, en/of niet gedocumenteerd.

 Ad hoc/beperkt

Voldoet redelijk (niet volledig gestructureerd en/of systematisch), en/of, in belangrijke mate ingevoerd, nog niet gedocumenteerd, en/of, in belangrijke mate gedocumenteerd, nog niet ingevoerd.

 Ja/volledig

Voldoet, en/of, invoering gereed, en/of, documentatie in orde.

Certificering Eenc er t i f i caatwor dtpasaf gegev eni ndi enopal l ev er pl i c ht eonder wer penmet“ j a”geant woor dkan worden.

VPGI

Checklist Certificeringsregeling Archief- en datavernietiging FNOI


3

1. Voorschriften en (garantie)documenten Vraag

1.1

1.2

Nee/ niet

Status Ad hoc/ Beperkt

Ja/ volledig



















Staan bezoekers aan de archiefvernietigingsruimte onder toezicht van (een) medewerker(s) van het archiefvernietigingsbedrijf?







Worden bezoekers aan de archiefvernietigingsruimte geregistreerd?







Zijn bezoekers duidelijk herkenbaar? (bijvoorbeeld door een pasje en/of hesje)







Hebben bezoekers die inzage krijgen in vertrouwelijke informatie en/of het archiefvernietigingsproces een geheimhoudingsverklaring getekend?







Procedure aan klant Is de procedure over de inzameling en vernietiging zoals beschreven in 3.1.1 vóór de plaatsing van de inzamelmiddelen, dan wel de inzameling zelf, aan de klant ter beschikking gesteld? Garantieverklaring Verstrekt het archiefvernietigingsbedrijf op verzoek van de aanbieder een garantieverklaring van vernietiging?

Opmerkingen

Is in de garantieverklaring tenminste opgenomen:  de hoeveelheid aangeboden archiefmateriaal (in kg) dan wel het voor archiefvernietiging aangeboden aantal inzamelmiddelen;  de veiligheidsklasse waarin het archiefmateriaal is vernietigd (zie Bijlage 2 Certificeringsregeling);  de datum van vernietiging. 1.3

Bezoekers archiefvernietigingsruimte Zijn voldoende maatregelen getroffen waardoor de archiefvernietigingsruimte niet toegankelijk is voor onbevoegden?

VPGI



4

2. Middelen Vraag

2.1

Nee/ niet

Status Ad hoc/ beperkt

Ja/ volledig

























Vindt het transport plaats in afgesloten transportvoertuigen?







Zijn de transportvoertuigen voorzien van duidelijk te onderscheiden naam en beeldmerk van het archiefvernietigingsbedrijf?







Zijn de transportvoertuigen voorzien van een dichte, harde opbouw, dan wel met een opbouw met een aantoonbaar minimaal gelijkwaardig beschermingsniveau?







Zijn alle deuren c.q. toegangsopeningen van de transportvoertuigen afsluitbaar?







Zijn transportvoertuigen zodanig uitgerust dat het voor onbevoegden onmogelijk is om tijdens het wisselen of ledigen van containers bij het vertrouwelijk materiaal te komen?







Wordt vertrouwelijk materiaal gescheiden vervoerd van niet vertrouwelijk materiaal? (Indien dit niet het geval is, dan dient het niet vertrouwelijk materiaal op dezelfde wijze behandeld te worden als het te vernietigen vertrouwelijke materiaal.)

























Aanbieden/inzamelen Worden als inzamelmiddelen enkel kunststof en/of metalen containers gebruikt met een dichte ombouw? Zijn alle aan de klant verstrekte inzamelmiddelen afgesloten c.q. afsluitbaar? Bij eenmalige inzameling geldt specifiek:  Zijn maatregelen genomen ter voorkoming van verwaaiing van het archiefmateriaal bij het overbrengen van gebouw naar container of transportvoertuig, indien de inzamelmiddelen (opslagcontainers) buiten het gebouw zijn geplaatst.

2.2

2.3

Transport

Lossen/overdracht Vindt bij aanlevering door de klant op de vernietigingslocatie het lossen c.q. de overdracht van materiaal plaats in een afgesloten ruimte? Staan hierbij het voertuig, de (externe) chauffeur, eventuele bijrijder(s) onder voortdurend toezicht van personeel van het archiefvernietigingsbedrijf (fysiek of via cameratoezicht)? Beschikt het bedrijf voor de weging van aangeboden te vernietigen archiefmateriaal over een (of meerdere) geijkte, elektronische weeginstallatie(s)?

VPGI


Opmerkingen


5

Vraag

2.4

Nee/ niet


Ja/ volledig







Worden in de archiefvernietigingsruimte enkel archiefstromen opgeslagen? (Deze stromen kunnen nog vernietigd moeten worden of reeds vernietigd zijn.)







Is een duidelijk onderscheid aangebracht tussen de in opdracht van de klant opgeslagen vertrouwelijk materiaal dat (nog) niet vernietigd dient te worden, en vertrouwelijk materiaal dat aangeboden is voor directe vernietiging?







Is de tijdelijke opslag van vertrouwelijk materiaal schriftelijk overeengekomen met de klant, met een duidelijke omschrijving van hoeveelheid en opslagtijd?







Is de archiefvernietigingsruimte solide van opbouw?







Voldoet de archiefvernietigingsruimte aan de voorschriften uit de geldende vergunning krachtens de Wet Milieubeheer c.q. voorschriften van de bevoegde brandweercommandant?













Is de archiefvernietigingsruimte, dan wel terrein waarop de archiefvernietigingsruimte is gevestigd, voorzien van een alarminstallatie voor braak?







Is de archiefvernietigingsruimte van binnen voorzien van permanente camerabewaking waarmee alle activiteiten van het archiefvernietigingsproces worden vastgelegd?







Zijn alle toegangsopeningen voorzien van permanente camerabewaking?







Zijn borden geplaatst die aan betrokkenen duidelijk maken dat sprake is van cameratoezicht ter monitoring van het archiefvernietigingsproces?







Archiefvernietigingsruimte Is de archiefvernietigingsruimte volledig afsluitbaar?

Is de archiefvernietigingsruimte voorzien van de voorgeschreven brandmelders, blusapparatuur of blusinstallatie?

VPGI


Opmerkingen


6

Vraag

2.5

Nee/ niet


Ja/ volledig







Kan de vernietiger archiefmateriaal tot een formaat ≤2000mm2 vernietigen? (DIN-32757-1 Sicherheitsstufe 1)







Heeft het archiefvernietigingsbedrijf een verklaring in bezit waarin de capaciteit en de snippergrootte van de vernietiger per veiligheidsklasse is aangegeven? (in ieder geval een verklaring van de leverancier van de vernietiger, eventueel aangevuld met andere aanvullende verklaringen)







   

   

   

Zijn de snel draaiende vernietigers ter voorkoming van brand uitgerust met een eigen blussysteem/sprinklerinstallatie en/of is de ruimte waarin de vernietigers zijn opgesteld voorzien van een blussysteem/sprinklerinstallatie?







Voldoen de langzaam draaiende vernietigers (tot 75 omwentelingen/minuut) aan de brandvoorschriften uit de geldende vergunning krachtens de Wet Milieubeheer c.q. brandvoorschriften van de bevoegde brandweercommandant?













Vernietiging Is het archiefvernietigingsbedrijf in het bezit van een aantoonbaar goed onderhouden vernietiger? (schriftelijke vastlegging in machinelogboek)

Tot en met welke veiligheidsklasse is het archiefvernietigingsbedrijf in staat om het vertrouwelijk materiaal te vernietigen:  Klasse 1  Klasse 2  Klasse 3  Klasse 4 (DIN-32757-1, Nederlandse vertaling op hoofdlijnen zie Bijlage I Certificeringsregeling)

2.6

Laden Heeft het archiefvernietigingsbedrijf aantoonbaar voldoende maatregelen getroffen waardoor verwaaiing van het vernietigd vertrouwelijk materiaal naar buiten de inrichting tijdens het laden voorkomen wordt?

VPGI


Opmerkingen


7

3. Procedures, instructies en werkvoorschriften Vraag

3.1

3.2

3.3

Nee/ niet


Ja/ volledig







 dat de inzamelmiddelen vóór plaatsing bij de klant worden gecontroleerd op inhoud (inzamelmiddelen dienen geheel leeg te zijn).







 hoe aantoonbaar gewaarborgd wordt dat niet meer archiefmateriaal wordt ontvangen, dan in de archiefvernietigingsruimte kan worden opgeslagen/verwerkt (capaciteit en bufferprocedures).







I sbi jz ogenaamde“ eenmal i geopr ui mi ngen” , waarbij het niet mogelijk is dat het materiaal in gesloten containers wordt aangeboden, een overeenkomst met de klant gesloten dat:  de verantwoordelijkheid voor de vertrouwelijke behandeling van het archiefmateriaal pas over gaat op het archiefvernietigingsbedrijf op het moment van lossen in de archiefvernietigingsruimte; en/of  het materiaal franco wordt aangeleverd op de vernietigingslocatie.



















Inzamelen/aanbieden Is in procedure(s) vastgelegd:  de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het (eenmalig) inzamelen en vernietigen van vertrouwelijk materiaal, waarin tenminste is vastgelegd dat: vóór de plaatsing van de inzamelmiddelen dan wel de inzameling zelf, de klant uitdrukkelijk moet worden gevraagd naar de wensen omtrent het ontvangen van een garantiedocument van vernietiging (evt. per vernietiging) (zie 1.2); de overdracht van de verantwoordelijkheid voor het te vernietigen archiefmateriaal plaats vindt op het moment van ophalen/lediging bij de klant van de afgesloten inzamelmiddelen.

Transport Is in procedure(s) vastgelegd:  de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het transport van vertrouwelijk materiaal, waarin ook is vastgelegd dat: (behoudens laad en losmomenten) een beladen transportvoertuig met vertrouwelijk materiaal, nooit onbeheerd op de openbare weg mag worden achtergelaten. Lossen/overdracht Is in procedure(s) vastgelegd:  de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het lossen en leeghalen van de containers met het ter vernietiging aangeboden archiefmateriaal.

VPGI


Opmerkingen


8

Vraag

3.4

3.5

Archiefvernietigingsruimte Is in procedure(s) vastgelegd:  de werkwijze en verantwoordelijkheden voor de inrichting en beheer van de archiefvernietigingsruimte en voor de opslag van de inzamelstromen. Vernietiging Is in procedure(s) vastgelegd:  de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het vernietigen van het aangeboden archiefmateriaal.  de uitvoering van controles: periodiek (minimaal maandelijks) op de goede werking van de vernietigingsapparatuur en het gebruiken van een onderhoudsschema hiervoor; minimaal 1x/jaar op een goede werking en de veiligheid van de vernietigingsapparatuur door (extern) technisch onderhoudspersoneel of de machinefabrikant.

3.6

3.7

3.8

3.9

Laden Is in procedure(s) vastgelegd:  de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het laden van het vernietigde materiaal en de voorkoming van verwaaiing naar buiten het terrein. Verantwoordelijke archiefvernietiging Is schriftelijk vastgelegd wie binnen het bedrijf de verantwoordelijke is voor het archiefvernietigingsproces? Calamiteitenplan Is in een calamiteitenplan vastgelegd:  de werkwijze en verantwoordelijkheden bij calamiteiten zoals brand en ongevallen, waarin tenminste is vastgelegd: handelwijze van het personeel; naar welke (volgens deze regeling gecertificeerde) archiefvernietigingsbedrijven zal worden uitgeweken. Brandveiligheidsplan Is een brandveiligheidsplan opgesteld? (conform de eisen uit de geldende vergunning krachtens de Wet Milieubeheer, en/of gebruikersvergunning, indien van toepassing) Is het brandveiligheidsplan ter beschikking gesteld van de bevoegde brandweercommandant?

3.10

Handhaving procedures en eisen Hanteert het bedrijf te allen tijde de eigen vastgelegde procedures en eisen van deze Certificeringsregeling, zelfs wanneer een klant om minder stringente eisen verzoekt?

VPGI

Nee/ niet


Ja/ volledig
























































Opmerkingen


9

4. Administratie, meting en registratie Vraag

4.1

Aanbieden/inzamelen Is ten aanzien van de inzamelmiddelen geregistreerd:  bij welke klanten zij staan;  welke typen en aantallen;  wanneer de momenten van lediging/wisseling hebben plaatsgevonden? Worden de registraties aantoonbaar volgens de wettelijke termijnen bewaard?

4.2

Transport Geen verplichte registraties.

4.3

Lossen/overdracht Worden registraties gedaan van de hoeveelheden (in kilogrammen) ter vernietiging aangeboden archiefmateriaal? (behoeft niet per klant)

4.4

Archiefvernietigingsruimte Worden opnamen van het cameratoezicht minimaal 1 maand na vernietiging bewaard, of: op specifiek verzoek van de klant volgens een overeengekomen termijn die langer is dan 1 maand? Is formeel aanmelding gedaan van opname persoonsgegevens bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP)? (wettelijk verplicht vanwege cameratoezicht, zie www.cbp.nl)

4.5

Nee/ niet


Ja/ volledig

Opmerkingen

















































Vernietiging Op verzoek van de aanbieder dient het archiefvernietigingsbedrijf een garantieverklaring van vernietiging af te geven. Zie 1.2. Worden registraties gedaan waaruit op te maken is dat het archiefmateriaal uiterlijk binnen 3 dagen na overdracht aan het archiefvernietigingsbedrijf –en binnen 1 werkdag na binnenkomst op het terrein van het archiefvernietigingsbedrijf - is vernietigd?

4.6

Laden Geen verplichte registraties.

4.7

Administratief systeem Biedt het administratief systeem minimaal inzicht in:  de hoeveelheid en herkomst van ontvangen volumes van ter vernietiging aangeboden archiefmateriaal?  de hoeveelheid ontvangen volumes in relatie tot de beschikbare opslag en verwerkingscapaciteit van de archiefvernietigingsruimte?

VPGI



10

5. Personeel Vraag

5.1

5.2

5.3

Nee/ niet


Ja/ volledig







Heeft elke werknemer een verklaring ondertekend waarin hij zich verplicht tot geheimhouding over aard, hoeveelheid en inhoud van het ter vernietiging aangeboden archiefmateriaal?







Is elke werknemer in het bezit van alle door het bedrijf vastgelegde procedures en instructies, zoals aangegeven in 3.1 t/m 3.10?







Is elke werknemer bekend met de procedures en instructies en worden deze begrepen?

























Werknemers archiefvernietigingsproces Is van iedere werknemer die zich bezighoudt met het archiefvernietigingsproces minimaal eens in de vijf jaar een verklaring omtrent het gedrag afgegeven door de gemeente?

Werknemers archiefvernietigingsruimte Is van iedere (in ieder geval iedere nieuwe) werknemer die - geheel of gedeeltelijk –zijn werkzaamheden uitvoert in de archiefvernietigingsruimte:  referenties nagetrokken bij de vorige werkgever(s);  de juistheid van deze gegevens nagegaan;  de gegevens minimaal 3 jaar bewaard? Chauffeurs Kunnen chauffeurs zich te allen tijde identificeren door het bij zich dragen van een identiteitsbewijs met recente pasfoto? Dragen chauffeurs bedrijfskleding met daarop duidelijk herkenbaar de naam en logo van het archiefvernietigingsbedrijf?

VPGI


Opmerkingen


11

Checklist. Certificeringsregeling. Archief- en datavernietiging VPGI. Versie: 1 november 2007

Recommend Documents