Chapter 7 Learning from Zheng He: Logistics and Supply Chain Management Practices. Sharing KKM Manops 17 Juli 2014

Chapter 7 Learning from Zheng He: Logistics and Supply Chain Management Practices Sharing KKM Manops – 17 Juli 2014

Zheng He (1405-1433)  Seven epic grand voyages to the West  Unprecedented fleet and crew sizes, long distances travelled  For every voyages:    

Over 100 (sometimes even more than 300) ships Over 20,000 crew members Largest ships: 480 ft x 194 ft Medium ships: 399 ft x 162 ft

 More than 30 countries and territories, including present-day Vietnam, Thailand, Pahang, Kelantan, Java, Sumatra, Sri Lanka, India, Dhufar (Arabian Peninsular), Hormuz (Persian Gulf), Yemen, Mecca, and Mogadishu in East Africa.  Total mileage of over 300,000 kilometres.  Each voyages was a floating supply chain designed to pick up, store and deliver Chinese or foreign products.

Video Zheng He – Supply Chain Pioneer  http://www.youtube.com/watch?v=MxcZuO8ci8A

Strategic Intent and Clarity: the importance of Supply Chain Mission and Vision  Mestinya pelayaran Zheng He seperti apa?  Seberapa besar armadanya?  Seberapa besar mestinya ukuran tiap kapal?  Seberapa banyak kru yang dibutuhkan dalam pelayaran tsb?  Dst.

Kembali kepada misi yang telah dititahkan oleh Sang Kaisar:

“Spreading Ming China’s goodwill and splendour through generous exchanges and collaborative trade”

Strategic Intent and Clarity: the importance of Supply Chain Mission and Vision Misi Zheng He Menanamkan kesan dan memesona orang-orang negara asing yang dikunjungi Mengangkut imperial gift dan produk Cina dalam jumlah banyak untuk diperdagangkan

Yang dilakukan

Merencanakan pelayaran dengan ukuran yang belum pernah ada sebelumnya/ sangat besar (dalam hal ukuran armada dan kru) -

Logistik dan suplai Kru Storage & transport Upeti

Strategic Intent and Clarity: the importance of Supply Chain Mission and Vision Implikasi Perancangan/perencanaan dan pembangunan supply chain harus selaras dengan tujuan strategis dari perusahaan (strategic fit).

Supply Ecosystem: the importance of Supply Chain Capabilities Ketika Zheng He menerima penugasan pelayaran, kapabilitas ekosistem supply chain sudah tersedia untuk digunakan. 1. Relevant Historical Capabilities  Jauh sebelum Ming, Dinasti Song & Yuan sudah mengadopsi kebijakan untuk terbuka terhadap perdagangan dengan orang asing  Comissioners of Foreign Trade di beberapa bagian Cina  Mengirimkan utusan ke negara asing  Memberikan insentif bagi rakyatnya untuk menarik kapal asing melakukan bisnis di Cina

 Fokus pada kekuatan dan perdagangan maritim     

Membuat kapal Memperbaiki pelabuhan Memperbesar kanal untuk memfasilitasi kapal lewat menuju laut Membangun gudang Mendirikan angkatan laut

Supply Ecosystem: the importance of Supply Chain Capabilities 2. Ship Construction Capabilities  Pada awal dinasti Ming, dibangun Treasure Ship Shipyard di Nanjing, yang terletak di antara sungai Yangtze (sebelah barat) dan sungai Qinhuai (sebelah timur).  500,000 sqm. Terbagi menjadi dua galangan kapal yg lebih kecil: front shipyard & back shipyard.  Pada setiap shipyard terdapat berbagai departemen dengan manajer dan supervisor.  Terdapat juga workshop-workshop untuk tema tertentu (carpentry, painting, iron and steel, sails and ropes, etc.)  Di timur laut shipyard, terdapat sekitar 600 rumah penyuplai barang-barang untuk pembuatan kapal.

Supply Ecosystem: the importance of Supply Chain Capabilities 3. Port and Supply Logistics Capabilities  Provisi (makanan dan kebutuhan sehari-hari) yang masif untuk 27,000 orang kru  Cargo (koin perak/emas, keramik, rempah-rempah, peralatan, dsb.) dalam jumlah besar untuk hadiah/upeti bagi negara lain dan untuk diperdagangkan

Ada kebutuhan untuk memilih:

Pusat pengumpulan pasokan dan distribusi

Supply Ecosystem: the importance of Supply Chain Capabilities 3. Port and Supply Logistics Capabilities  Taicang     

Dekat dengan pusat perekonomian (pasokan) Memiliki jaringan transportasi darat dan laut yang baik Terdapat SDM terampil dan ahli dalam navigasi Terdapat basis angkatan laut Terdapat basis SDM yang sudah sering berlayar sehingga familiar dengan pelabuhan negara asing dan geografinya  Jaraknya dari pusat pemerintahan Ming relatif tidak jauh

Supply Ecosystem: the importance of Supply Chain Capabilities Implikasi  Perusahaan perlu membangun kapabilitas supply chain-nya secara komprehensif, atau dapat memilih untuk membasiskan dan mendirikan supply chain nya dalam lingkungan yang sudah menawarkan akses yang siap untuk kapabilitas yang dibutuhkan  Dua praktik operation yang spesifik :  Focused Factory (Plant within Plant)  “Toyota City” dimana para supplier terletak dekat dengan pabrik Toyota.

Specialists Recruitment: the importance of Supply Chain People & Knowledge 1. Putting Supply Chain Leadership in Place  Kaisar menunjuk Zheng He sebagai commander-in-chief untuk misi pelayaran.  Zheng He kemudian memilih beberapa orang untuk ditempatkan sebagai supply chain leadership team  Analogi:  Zheng He sebagai CEO  Senior leadership team yang mendukung CEO

 Tidak semua negara dikunjungi Zheng He secara langsung. Zheng He membentuk pelayaran cabang ke negara-negara tertentu yang dipimpin oleh Senior associate.  5 branch fleets: Champa, Sumatra, Ceylon, Calicut, and Quilon

Specialists Recruitment: the importance of Supply Chain People & Knowledge 2. Recruiting People with Specialists Skills             

Utusan diplomatis Dokter/tabib Navigator Teknisi Tentara Buyers Koki Pekerja manual Pekerja “kuat” Penerjemah Trader Personel angkatan laut Teknisi kelautan

Specialists Recruitment: the importance of Supply Chain People & Knowledge 2. Organizaing the Crew and Specialists  4 grup fungsional:  Command Center Departement:  merencanakan dan membuat keputusan

 Navigational Affairs Departement:  memastikan transportasi dan pergerakan semua armada kapal

 Foreign Affairs and Supplies Departement:  Foreign Affairs: membantu membangun kolaborasi dengan mitra supply chain asing (pedagang lokal dan pemerintah)  Supplies: re-supply makanan dan air untuk seluruh kru Zheng He

 Military and Defence Departement:  keamanan supply chain dan manajemen risiko

Specialists Recruitment: the importance of Supply Chain People & Knowledge Implikasi  Harus berhati-hati dalam menetapkan SDM dan pengetahuan terkait yang dibutuhkan untuk memastikan supply chain akan berhasil mencapai tujuannya.  Pay attention kepada masing-masing segmen pelanggan/market dengan menetapkan key account officers (senior leadership team)  Untuk efficient SC: rekrut personil yang cost efficient (less skilled, more specific-task oriented)  Untuk responsive SC: rekrut personil yang more flexible dan general-purpose oriented.

Sight and Sound Navigation: the importance of Simplicity in Operations 1. Navigational Operations on the Ground  Untuk komunikasi antar kapal di lautan lepas menggunakan sight and sound signals  Tiap kapal membawa: satu bendera besar, beberapa lonceng, lima banners, satu drum besar, gong, dan 10 lentera  Untuk mendukung komunikasi ini, Zheng He membuat kapalkapalnya berlayar dengan formasi menyerupai burung dengan dua sayap terbentang.  Treasure ship sebagai pusat dikelilingi oleh command ship; supplies ship di bagian depan, belakang, kiri, dan kanan; semuanya dikawal oleh war ship. Dengan berada di treasure ship, Zheng He dapat dengan mudah memantau dan berkomunikasi

 Sight & Sound merupakan sistem komunikasi yang rinci, tetapi mudah dimengerti oleh semua kru sehingga tidak perlu waktu terbuang untuk pertanyaan tidak perlu, kesalahpahaman atau miskomunikasi

Sight and Sound Navigation: the importance of Simplicity in Operations 2. Navigational Expertise in the Ops Room  Water Floating Compass (24 directional points with magnetic needle for accurate direction)  Landmark Piloting Method  Zheng He Navigational Map  Astronomical Navigation  “Geng” dan “jam pasir” untuk mengukur keadalaman air, kecepatan, dan waktu

Sight and Sound Navigation: the importance of Simplicity in Operations Implikasi  Untuk proses operasi on the ground (pabrik, gudang atau dimanapun di sepanjang supply chain), harus dirancang dengan prinsip “simplicity of implementation”  Sederhana dan visual  agar operator dengan level pendidikan terbatas dapat melakukan pekerjaan rutinnya tanpa perlu supervisi, termasuk di dalamnya adalah identifikasi masalah dan solusi untuk perbaikan.  JIT  TQM

Sight and Sound Navigation: the importance of Simplicity in Operations Implikasi  Proses operasi harus dibuat SOP-nya sehingga semua operator dapat dengan siap mengikuti dan melakukannya tanpa supervisi.

Selection of Regional Bases: the importance of Supply Chain Collaboration 1. Base in Changle (Taiping port):  Location advantage: perlindungan/tempat menunggu perubahan musim, berlindung dari angin topan.  Logistical and economic advantage:  dekat Fuzhou, sebagai pusat pengumpulan dan distribusi sutra, keramik, teh, tekstil, payung dan kamper yang diproduksi di Fujian.  Taiping port juga menerima ikan dan garam, melati, makanan laut dan buah-buahan.

2. Bases outside China: Champa, Malacca, Samudra, Calicut, dan Hormuz  Memiliki location, logistical and economic advantage  Dipertimbangkan karena kedekatan hubungan (hubungan baik) antara local rulers dengan Ming China dan dukungan dari mereka terhadap pelayaran Zheng He.

Selection of Regional Bases: the importance of Supply Chain Collaboration Implikasi  Dalam memilih lokasi untuk regional base, harus dipertimbangkan dahulu adanya partner/kolaborator supply chain.  Praktik SCM modern seperti Vendor Managed Inventory (VMI), Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPRF), Continous Replenishment Program (CRP) hanya akan berhasil jika dapat menemukan kolaborator yang memiliki komitmen tinggi.

Supply Growth and Development: the importance of Continual Learning 1. Zheng He menambah jangkauan supply chain (pelayaran) nya secara gradual (tiga fase). Adanya fase-fase ini membuat Zheng He dan krunya belajar secara kontinu dan progresif (pengetahuan tentang laut dan geografi) untuk melakukan pelayaran epic sepanjang lautan dari Cina ke Africa:  Fase-1  Changle – Calicut  Fase-2  extended to Hormuz  Fase-3  extended to Arabian Peninsula, Mogadishu, East Coast of Africa

2. Dalam menunaikan titah untuk melakukan aktivitas perdagangan di setiap negara yang dikunjungi, Zheng He melakukan market survey (local method of trading, local produce, local currency, the demand untuk Chinese products, dan daya saing produk Cina di pasar Asia Tenggara, India, Persia, dan Afrika Timur)

Supply Growth and Development: the importance of Continual Learning 3. Medical Learning  Tim medis spesialis yang terdiri dari 150 medical officers  Turut menyebarkan ilmu pengobatan Cina kepada penduduk lokal.  Belajar tentang penyakit lokal, obat, dan teknik pengobatannya sehingga bisa memformulasikan tindakan pencegahan untuk membantu mengamankan kesehatan kru-nya.  Di kemudian hari, obat-obatan herbal dari negara yang dikunjungi digabungkan/dimasukkan kepada pengobatan tradisional Cina.

Supply Growth and Development: the importance of Continual Learning Implikasi  Mesti berhati-hati jika ingin extend bisnis terlalu cepat ke pasar baru di luar negeri. Akan lebih baik jika dilakukan secara bertahap (ada fasenya).  Belajar tentang pasar: apa yang diinginkan pasar, dan bagaimana daya saing dari produk kita.  Continuous learning and improvement (TQM dan JIT – waste reduction).

Storage and Guanchang: the importance of Physical Supply Chain Assets 1. Zheng He’s fleet: A floating Supply Chain  Treasure ship: ukuran terbesar; mengangkut Zheng He, senior associate, utusan dan diplomat; menyimpan hadiah istana, upeti untuk kaisar dan barang berharga lainnya.  Horse ship: berfungsi sebagai supplies ship; ukuran terbesar kedua; mengangkut pasokan rumah tangga, militer, peralatan, kuda dan binatang lain.  Grain ship: menyimpan suplai makanan  Water ship: sebagai water tanker untuk menyimpan air segar  Command ship: sebagai pusat operasi pada saat krisis yang melibatkan penggunaan aksi militer; mengangkut personil militer  War ship: lebih ringan dan lebih kecil, lebih mudah dikemudikan; dilengkapi dengan persenjataan lengkap untuk melindungi armada

Storage and Guanchang: the importance of Physical Supply Chain Assets 2. Guanchangs: the official warehouses  Memiliki pengamanan berlapis dan ketat  Berukuran besar  14,000 kru dapat menghuni guanchang  Terdiri atas 100 gudang kecil berukuran 10 x 45 m (yang standar)

Storage and Guanchang: the importance of Physical Supply Chain Assets Implikasi  Bagaimana membangun dan mengelola (floating supply chain) guanchang dan armada yang sangat besar menjadi perhatian utama dari Zheng He.  Di zaman sekarang, masalah warehouse dan transportasi dapat menjadi sangat kompleks dan sulit di-manage dan digunakan secara optimal.  Dengan dukungan sistem teknologi informasi, aset-aset ini dapat menjadi keuntungan strategik yang nyata bagi bisnis saat ini.

Zheng He’s 7S Model of Importance 1. Strategic Intent and Clarity: the importance of Supply Chain Mission and Vision 2. Supply Ecosystem: the importance of Supply Chain Capability 3. Specialists Recruitment: the importance of Supply Chain People and Knowledge 4. Sights and Sound of Navigation: the importance of Simplicity in Operations 5. Selection of Regional Bases: the importance of Supply Chain Collaboration 6. Supply Growth and Development: the importance of Continual Learning 7. Storage and Guanchang: the importance of Physical Supply Chain Assets