[email protected]
Vergadering van de Adviesraad op 5 november 2004
1. Lijst van aanwezigen Aanwezig : Vanden Bosch Gerrit Coppens Herman Calsius Mariet Quintens Patricia Van Dyck Leen Vanhecke Johan Mahy Ivan Goossens Sylviane Van Wezenmael Leen Avermaete Tom Van Driessche Roos Maes Mieke De Cooman Ingeborg Suenens Kristine D'Hondt Herwig Ruimbeke Dirk De Vuyst Wout Vanhoye Elien Vanhoye Eva Adriaens Ward Van Effelterre Katrien Van Baelen Hanne Van Camp Dornit Herreman Robbe Schreus Eugene Nuyttens Michel Van Coppenolle Chantal Van Thienen Annemie Zwanepoel Chris Vanpee Dominique Vanneste Willem De Keyser Bart Liukku Eric Visini Giovanna
Aartsbisschoppelijk Archief Mechelen Algemeen Rijksarchief AMVB AMVB AMVC-Letterenhuis AMVC-Letterenhuis Autoworld Gent BKM administratie Cultuur BKM administratie Cultuur Centrum Vlaamse Architectuurarchieven Conservatorium Gent Erfgoedcel Brussel (Beleid) Erfgoedcel Brussel (Communicatie) Forum Kerkelijke Archieven Gemeente Kruibeke Gemeente Kruibeke Gent Cultuurstad Heemkunde Vlaanderen Heemkunde Vlaanderen Joods Museum van Deportatie en Verzet KUL Vlaamse Volksverhalenbank KUL/sociologie (CBGO) Museum Plantin Moretus Antwerpen Resonant Resonant Rijksarchief Beveren Rijksarchief Beveren Rosa vzw Rol & Samenleving Rosa vzw Rol & Samenleving SIWE vzw Stadsarchief Antwerpen Stadsarchief Hasselt VSAD – Karel Cuypers Zoo Antwerpen
Leden van de Technische Werkgroep Gyselinck Sofie ADVN
PAGINA 1/1
Steenhaut Wouter Vermote Michel Weber Donald De Maeyer Jan D'Haene Lieve Heyrman Peter Kwanten Godfried Verelst Ilse Buysse Jeroen Pareyn Luc
Amsab- Instituut voor Sociale Geschiedenis Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis Amsab- Instituut voor Sociale Geschiedenis KADOC KADOC KADOC KADOC KADOC Liberaal Archief Liberaal Archief
Verontschuldigd: Bernard Delanghe Carine Goossens Carine Stevens Chris Van Haesendonck Didier Rombaut Eric De Keyzer Frieda Sorber Henri Vandenberghe Ignace Van Driessche Inge Schoups Iris Steen Isabel Rotthier Juul Verhelst Lien Verwaeren Lieve Vermeulen Luc Demunck Noël Geirnaert Roland Rotsaert Sylvain Libert Walter Uyttenhove
Gemeentearchief Beveren Dienst Cultuur Provincie Oost-Vlaanderen
Modemuseum Antwerpen Dienst Cultuur Provincie Oost-Vlaanderen Stadsarchief Antwerpen Provincie Vlaams-Brabant KANTL DACOB Cultuurbeleidscoördinator Waasmunster OCMW-archief Gent Rode kruis Vlaanderen Stadsarchief Brugge Stadsbibliotheek Kortrijk, (Fonds van Biervliet) Leuven Sacralia Nevele Kleio nv heritage consultants
2. Herman Coppens: ISAD(G) en ISAAR(CPF). Niet toevallig de standaard Op uitnodiging van Archiefbank Vlaanderen hield dr. Herman Coppens een lezing over de internationale beschrijvingsstandaarden ISAD(G) en ISAAR(CPF). De integrale tekst van de lezing werd op het internet geplaatst. U vindt deze via de link http://www.archiefbank.be/doc/coppens.htm.
Vragenronde Is het automatisch koppelen van Authority Records voldoende? Moet je de gegevens dieper uitspitten binnen Archiefbank? (W. Vanneste)
PAGINA 2/2
Dit hoeft niet. Het voornaamste is dat de link gelegd wordt; de manier waarop is niet belangrijk. Is het niet gevaarlijk de uniciteit van de archiefvormer op te geven? (P. Heyrman) Nu wordt in de archivstiek steeds van een één-op-één-relatie tussen archiefstuk en archiefvormer. HC vindt dat we de stap moeten zetten naar de Australische visie, bijv. het maken van links tussen series (bijv. Koninklijke Besluiten) en meerdere archiefvormers. Wat doe je met een stuk maken waarvan de context weg is? Wie is de archiefvormer en waar moet je het klasseren? (J. Vanhecke) Een archief maken van de schenker dat uit één stuk bestaat. Zeker niet opnemen in een ander archief. De internationale tendens is om oppervlakkiger en goedkoper te beschrijven in databanken. ISAD is uitgebreid en diepgaand. Wordt op deze tendens ingespeeld? Er is een enorme vrijheid in het ISAD-model. Als deze tendens zich doorzet, kan hierop ingespeeld worden.
3. Werkingsverslag 2004 – Presentatie OPAC – Planning 2005
Jaarverslag 2004. Inleiding Archiefbank Vlaanderen (decreet 19 juli 2002) realiseert een duurzaam register van de Vlaamse private archieven met het oog op bescherming en wetenschappelijke valorisatie. Door opname van de identificatiegegevens van de in Vlaanderen bewaarde private archieven in een “gouden gids” kan het brede publiek deze bevragen en raadplegen. Archiefbank Vlaanderen (decreet 19 juli 2002) realiseert een duurzaam register van de Vlaamse private archieven met het oog op bescherming en wetenschappelijke valorisatie. Door opname van de identificatiegegevens van de in Vlaanderen bewaarde private archieven in een “gouden gids” kan het brede publiek deze bevragen en raadplegen. Beheer en ontwikkeling van het project werden per decreet toevertrouwd aan vier “onthaalinstellingen” met name: ADVN, Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis, KADOC-K.U.Leuven en Liberaal Archief. De Archiefbank moet evenwel gerealiseerd worden in een open en collectief samenwerkingsverband waarin de archiefsector en de brede erfgoedsector betrokken wordt. De algemene, strategische leiding van het project berust bij een Stuurgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de vier decretaal erkende categoriale archief- en documentatiecentra, experten uit de academische wereld en de brede Vlaamse archiefsector en een door de bevoegde minister gemandateerde deskundige. Deze Stuurgroep kwam in 2004 tweemaal samen, m.n. op 31 maart en op 11 oktober. De strategische en operationele opties worden jaarlijks getoetst bij een ruime Adviesraad, waar de hele Vlaamse erfgoedsector op wordt uitgenodigd. Deze vond plaats op 5 november en telde ca. 60 aanwezigen De praktische realisatie van het project berust bij een Technische Werkgroep. Momenteel maken volgende projectmedewerkers daar deel van uit:
PAGINA 3/3
Jeroen Buysse (Liberaal Archief), Lieve Dhaene (KADOC-KUL), Sophie Gyselinck (ADVN), Godfried Kwanten (KADOC-KUL), Ilse Verelst, Michel Vermote (Amsab-ISG) en Donald Weber (Amsab-ISG). De Technische Werkgroep komt ongeveer maandelijks samen: er waren 11 bijeenkomsten in de loop van 2004. De Technische Werkgroep komt ongeveer maandelijks samen; in 2004 waren er 11 vergaderingen, m.n. op 22 januari, 24 februari, 18 maart, 29 april, 3 juni, 28 juni, 19 augustus, 22 september, 19 oktober en 25 november. Concreet waren er het afgelopen werkingsjaar drie belangrijke werkterreinen die door de projectmedewerkers werden aangepakt: - de opbouw van de databank (technische omgeving) - de initiatieven inzake gegevensverzameling - de publiekswerking
Technische omgeving 1. De grootste inspanning ging naar de in het Jaarplan 2004 aangekondigde realisatie van de invoermodule. Deze invoerinterface werd geïmplementeerd en uitgebreid getest. Tegelijkertijd gaf deze realisatie nog de mogelijkheid tot eerder marginale aanpassingen van het datamodel. De afwerking van de invoermodule was eerst voorzien voor de eerste helft van 2004, maar tijdens de voorbereiding, concretisering en testfase doken enkele hindernissen op die voor een kleine vertraging zorgden in dit vrij tijdrovend proces. De invoermodule moet ook 100% op punt staan vooraleer ze ter beschikking wordt gesteld van een ruimer publiek van archiefbewarende instellingen met het oog op de rechtstreekse en gedecentraliseerde gegevensinvoer. Belangrijke fasen in de realisatie van de invoermodule waren: - De integratie van de tabel ‘bewaarplaatsen’. In dit verband kwam het tot contacten en afspraken met de VVBAD inzake het gebruik van de tabel ‘bewaarplaatsen’ uit de nieuwste versie van de VLABIDOC (2004-2005). Een geactualiseerde lijst was pas in september 2004 beschikbaar. De (digitale) lijst werd intussen ingeladen. Met de VVBAD werden afspraken gemaakt voor de wederzijdse periodieke actualisering van de lijst. - Thematische trefwoordenlijst. Zoals afgesproken op de voorbije Stuurgroepvergadering werd afgezien van de idee om een eigen thesaurus uit te bouwen of een (hiërarchische) trefwoordenlijst aan te leggen. De contacten met VCOB voor het gebruik van Vlacc I werden hernieuwd. Een lijst (de zgn. volwassenenlijst, een ‘platte’ lijst van geautoriseerde ingangen) werd digitaal geleverd en geïmplementeerd. De eerste indrukken bij het gebruik van deze lijst zijn zeer bevredigend. In de toekomst zal een vertegenwoordiger van de Technische Werkgroep van ABV bij de verdere ontwikkeling van de Vlacc-trefwoordenlijst worden betrokken in de VCOB-werkgroep terzake (vooral voor nieuwe ABV-specifieke inhoudelijke en archieftechnische termen). - De invoermodule werd tijdens een uitgebreide testfase bijgestuurd en verfijnd en daarna opnieuw getest. Ze ging op 7 oktober in productie. 2. De publiekscatalogus (OPAC) werd verder ontwikkeld en voorbereid. De presentatie van een testversie (met de functionaliteit ‘snel zoeken’) zal plaatsvinden tijdens de Adviesraad van 5 november 2004. Uiteindelijk zal de databank in het voorjaar 2005 ter beschikking kunnen worden gesteld van het grote publiek. Zowel voor de invoerinterface als voor de OPAC werd gestreefd naar een laagdrempelige, gebruiksvriendelijke, snelle en
PAGINA 4/4
transparante formule waarbij invoer- en uitvoeromgeving maximaal op elkaar zijn afgesteld. 3. Het gebruikersbeheer of de securitybeheersmodule werd verder verfijnd. Gebruik en beveiliging gebeuren via een gedecentraliseerd systeem van gebruikersgroepen, toezichthouders en ‘uitnodiging van gasten’. Een bewaarinstelling zal zo zelf binnen ABV steekkaarten kunnen aanvullen, aanpassen en beheren. Invoerders zullen over hun toegewezen rechten kunnen beschikken. 4. Het model van uitvoerwerkblad (boomstructuur en lay out) werd aangepast en goedgekeurd. 5. De handleiding voor de invoer van gegevens in ABV werd op punt gesteld en op beperkte schaal al verspreid. 6. Een gemeenschappelijke werkruimte (BSCW; Basic Support for Cooperative Work) werd op het www geïnstalleerd en dit ten behoeve van de participanten aan ABV. Hierop kunnen alle belangrijke verslagen, handleidingen en werkdocumenten worden bewaard, geraadpleegd en beheerd.
Gegevensverzameling In afwachting van de ingebruikname van de invoermodule werden diverse initiatieven ontwikkeld met het oog op de gegevensverzameling. Het uittekenen en bijsturen van de invoerstrategie gebeurt in overleg tussen de onthaalinstellingen. Uitgangspunt was de planning die voor 2004 werd voorop gesteld. De verschillende aandachtspunten daarin kregen de volgende invulling:
1. Realisatie van de testinvoer van de archieven van de vier participerende instellingen. De gegevensinvoer van de eigen bestanden van de vier onthaalinstellingen werd opgestart via Odis (met synchronisatie achteraf naar Archiefbank). In totaal werden op die manier al meer dan 2.000 steekkaarten geheel of gedeeltelijk ingevoerd: ADVN: 279 Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis: 397 KADOC-K.U.Leuven: 1.330 Liberaal Archief: 256
2. Thematische uitbreiding van de gegevensverzameling. Uit de eerste contactname met het veld in de loop van vorig werkingsjaar kwam duidelijk naar voor dat de nieuwe thema-archieven een dynamiek ontwikkelen waar Archiefbank optimaal kan op inspelen. Vanuit die vaststelling werden in eerste instantie afspraken gemaakt met de drie nieuw opgerichte instellingen en met de twee bestaande instellingen die vanaf 2003 als cultureel thema-archief werden erkend. Ook de Brusselse archief- en documentatiecentra waarvan sprake in het decreet zien we als mogelijk eerste partners voor Archiefbank.
PAGINA 5/5
Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (Tom Avermaete, Annelies Nevejans) - Contactname in de opstartfase van het nieuwe thema-archief met het oog op samenwerking. Ter beschikkingstelling van de ontwerptekst van de handleiding voor de invoer en de veldenstructuur Archiefbank. - Onderhoud met toelichting bij het project waarbij afspraken werden gemaakt met betrekking tot een mogelijke snelle instap in Archiefbank. Forum Kerkelijke Archieven (Jürgen Van Houtte) - Demonstratie met toelichting bij het project. - Vormingssessies voor medewerkers, specifiek voor invoer. Resonant (Eugène Schreurs) - Demonstratie met toelichting bij het project. - Advies bij ontwerp databank en synchronisatie gegevens naar Archiefbank Joods Museum van Deportatie en Verzet (Ward Adriaens) Beperkt aanbod: de instelling werkt hoofdzakelijk met digitale bestanden die elders in origineel worden bijgehouden. Het betreft ook publiekrechtelijke bestanden. Zal niet prioritair worden aangepakt. AMVC-Letterenhuis (Leen Van Dyck, Johan Van Hecke) - Samenwerking met Archiefbank opgenomen in het beleidsplan. Het is duidelijk de intentie om vanuit een partiële databank “Literatuur” een doorstroming van gegevens naar Archiefbank te voorzien. - Er wordt bij de voorziene update van het automatiseringsprogramma Agrippa rekening gehouden met de vereisten die door ABV (& ISAD) worden gesteld, zodat synchronisatie mogelijk wordt. Er komt een nieuwe afspraak half oktober. Archief en Museum Vlaams Leven te Brussel (Patricia Quintens) - Plaatsbezoek: demonstratie met voorstelling project - Wensen te participeren; zullen on-line invoer zelf realiseren - Wachten op release invoermodule Documentatie- en Archiefcentrum van de Communistische Beweging (Alain Meynen, Juul Verhelst) - Plaatsbezoek met voorstelling project. - De mogelijkheden om bij te dragen tot het project (inzetbaarheid van medewerkers) worden bekeken.
3. Terreinverkenning binnen de openbare archiefsector. Rijksarchief (Herman Coppens) - Staat samen met de thema-archieven voorop in de planning, vanuit de vaststelling dat we voor de categorie bedrijfsarchieven (wel weerhouden als thema-archief in het decreet maar niet geconcretiseerd) een belangrijke invulling kunnen realiseren op basis van de beschikbare overzichten van het Rijksarchief. - Goede intenties werden regelmatig herhaald. Voor de concrete aanpak is het wachten op een ontwerp van samenwerkingsprotocol en de release van de invoermodule. Er is een nieuwe afspraak gepland in het voorjaar.
PAGINA 6/6
Studie- en Onderzoekscentrum Oorlog en Hedendaagse Maatschappij (Patrick Temmerman) - In opvolging van vorige contactname is een onderhoud gepland waar de mogelijke koppeling tussen Archiefbank en Pallas zal besproken worden. Stadsarchief Antwerpen (Inge Schoups) - Contactname met toelichting project. - Wensen eerst protocol overeenkomst. Stadsarchief Leuven (Piet Veldeman) - Plaatsbezoek met voorstelling project - Gegevensinvoer bestand privé-archieven in Odis (44 steekkaarten) - Gegevens nog laten valideren. Stadsarchief Hasselt (Bart De Keyzer) - Plaatsbezoek met voorstelling project - Archief bereidt momenteel de aanlevering voor van de gegevens - Invoer gepland voor oktober 2004 Stadsarchief Lokeren (Nico Van Campenhout) - Plaatsbezoek met voorstelling project - Gegevensverzameling ter plaatse (68 steekkaarten) - On-line invoer te realiseren Stadsarchief Tienen (Staf Thomas) - Telefonische contactname met voorstelling project - Afspraak plaatsbezoek
4. Actieve prospectie en gegevensverzameling in diverse richtingen. Naast de door de Vlaamse overheid of door de Franse Gemeenschap erkende instellingen bestaan nog tientallen, door privaat initiatief in het leven geroepen archief- en documentatiecentra. Zij vervolledigen een gevarieerd archieflandschap dat in ontwikkeling is. In deze categorie vinden we zowel professioneel uitgebouwde instellingen en organisaties met landelijke ambitie als bewaarverenigingen met een beperkte regionale of thematische actieradius. Een disparaat geheel waarin ook de archiefdiensten verbonden aan bijvoorbeeld universiteiten of musea kunnen gesitueerd worden. Met de bedoeling om ook die instellingen te betrekken werden verschillende initiatieven ontwikkeld: Archief voor Vrouwengeschiedenis (Els Flour) - Plaatsbezoek, voorstelling project, demo - Principiële beslissing voor deelname aan ABV nog hangende - Indien positief: te onderzoeken hoe bestaande databank kan worden gesynchroniseerd/geconverteerd Fevlado-Diversus (tot voor kort: Cultuur voor Doven) (Filip Van Tricht) - Contactname met voorstelling project en vraag tot samenwerking bij opmaak archievenoverzicht in het kader van hun archiveringsproject (projectsubsidie
PAGINA 7/7
Archiefdecreet 2002). Centrale Bibliotheek Universiteit Gent (Martine De Reu) - Plaatsbezoek met voorstelling project - Principieel akkoord maar geen mogelijkheid tot de inzet van eigen personeel. Centrum Conciliestudie Vaticanum II (Karim Schelkens) - Plaatsbezoek, voorstelling project, demo - Gegevensinvoer reeds gedeeltelijk gerealiseerd in Odis (21 steekkaarten) - Gegevens nog verder aan te vullen; zullen gegevens zelf updaten Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal- en Letterkunde (Isabel Rotthier) - Plaatsbezoek met voorstelling project. - De mogelijkheden om bij te dragen tot het project worden intern bekeken. - Verdere contacten verliepen in het kader van de studieopdracht van het KANTL bij de ontwikkeling van de tweede versie van Agrippa (AMVC). Nationaal Wielermuseum (Freddy Maertens) - Plaatsbezoek met voorstelling project. - Interesse voor de aanpak van Archiefbank voor het opmaken van een (eerste) archievenoverzicht. Daarna kan bekendmaking van de archiefbestanden via Archiefbank bekeken worden. Vlaams Theaterinstituut (Dries Moreels, Yasmina Boudia) - Telefonisch contact in opvolging van plaatsbezoek. - Er zijn een aantal vragen in verband met gegevensopname die moeten uitgeklaard worden van zodra een ontwerp van samenwerkingsprotocol voorgelegd kan worden. Universiteitsarchieven - Met het oog op de actualisering van de gegevens in het overzicht van Staf Janssens (1998) werd contact opgenomen met KULAK, UA (Pierre Delsaert en Greta Devos voor het Centrum voor Bedrijfsgeschiedenis), UGent, ULB (Didier Devriese) en VUB (Frank Scheelings) - Ondertussen konden de gegevens worden aangevuld van UGent (Anne-Marie Van der Meersch) en KULAK (Jan Tolleneer). Museumarchieven: Museum voor Schone Kunsten Gent. (Peter Carpreau). - Ziet Archiefbank als een instrument in de opmaak van een archievenoverzicht. Zeer regelmatige contacten waarbij de aanlevering van de gegevens stelselmatig wordt opgevolgd. Designmuseum Gent. (Lieve Compernolle). - Toezegging voor het doorsturen van gegevens mbt de geprospecteerde archiefbestanden bij het afronden van het project “designarchieven” (dat loopt tot eind 2004). S.M.A.K. Gent. (Caroline Van Camp, Jeroen Buntinck) - In opvolging van een onderhoud ter plaatse werd het engagement herhaald om “ten gepaste tijde” aansluiting te zoeken bij Archiefbank in het kader van het gezamenlijk project van SMAK en MUHKA dat een overzicht wil realiseren van kunstenaarsarchieven in Vlaanderen (project Museumdecreet).
PAGINA 8/8
Provincie Vlaams-Brabant In het kader van de lessenreeks “Verenigingen en hun Erfgoed – Vorming, prospectie en consultancy inzake de zorg voor het archivalisch erfgoed van de Vlaams-Brabantse verenigingen” georganiseerd door de vier onthaalinstellingen in opdracht van de provincie Vlaams-Brabant wordt een koppeling gemaakt naar Archiefbank. De cursisten maken kennis met de doelstelling en stand van zaken van het project en worden gevraagd hun archiefbestanden aan te melden bij Archiefbank. Daarnaast werd de verdere prospectie in de provincie in diverse richtingen geactiveerd: - Een brede waaier van erfgoedverenigingen uit de regio werden gecontacteerd met de vraag tot aanmelding bij Archiefbank: deze oefening wordt gezien als een test voor de benadering van het veld van heemkundige kringen. Evaluatie van die ervaring moet de verdere aanpak mee bepalen. - Er waren ook specifieke initiatieven naar een aantal gespecialiseerde instellingen die mee het patrimonium aan privaatrechtelijk erfgoed in de provincie beheren: Koninklijk Museum voor Midden-Afrika (Maurice Wynants): Plaatsbezoek met voorstelling project. Archievenoverzicht (gedrukt – een 100-tal persoonsarchieven) werd ter beschikking gesteld. Op basis daarvan worden de mogelijkheden bekeken om bij te dragen tot het project. Kasteel van Gaasbeek: (Boudewijn Goossens): Contactname met voorstelling van het project gaf aanleiding tot registratie van het familiearchief Arconati Visconti.
5. Samenwerkingsmogelijkheden met de erfgoedsteden activeren Erfgoedcel Leuven (Rebecca Gysen) - Bezoek, voorstelling project - Formulering samenwerkingsmogelijkheden - Zullen contact opnemen na vastleggen opties beleidsplan Erfgoedcel Gent (Hendrik Defoort) - Regelmatig contact met oog op mogelijke inzet van een administratieve kracht voor de invoer bij kleinere Gentse archiefinstellingen Erfgoedcel Brugge (Bram Ghyoot) - Contactname met voorstelling project. - Samenwerkingsmogelijkheden tussen Archiefbank en www.archiefwijzerbrugge.be worden besproken.
6. Onderzoek van de mogelijkheden naar koppeling van bestaande databestanden. Gesynchroniseerde invoer kan enkel met grote systemen (Pallas, Agrippa, Floris), na zorgvuldig onderzoek en mits redelijke informatica-inspanningen. Na een eerste aanzet in contacten met AMVC, SOMA en Resonant wordt een eerste initiatief richting SOMA (Pallas) onderzocht.
7. Opvolging van de aanmeldingen Ook dit jaar liepen de archiefaanmeldingen vlot binnen: tot nu toe een 50-tal (vorig jaar in totaal 52). Een bevestiging van het feit dat Archiefbank naast instellingen ook het brede publiek weet te bereiken.
PAGINA 9/9
De opvolging wordt onder de vier participerende instellingen verdeeld. Vermelden we hier ten slotte de opmaak van helppagina’s bij de invoermodule.
Publiekswerking Het voorbije half jaar werd Archiefbank Vlaanderen verder bekend gemaakt via de gebruikelijke kanalen : Gebruikershandleiding Naast een uitvoerige gebruikershandleiding werd ook een snelhandleiding opgesteld. Beide documenten worden in eerste plaats gebruikt door invoerders, maar worden ook doorgespeeld naar personen en instellingen die geïnteresseerd zijn in het project. Uitwerking van een samenwerkingsprotocol Er werd een ontwerp van samenwerkingsprotocol uitgewerkt waarin de contractanten o.a. kunnen vastleggen wat wel en niet openbaar wordt gemaakt (inhoud archief, raadpleegbaarheid, privacy, enz.). Website - Spotlights : • Een adellijk huishouden in de zeventiende eeuw (april) • Verkiezingsaffiches van vroeger (juni) • Sport en spel in heden en verleden (augustus) • Lily Boeykens (november) - Het verslag van de Adviesraad van 17 november 2003 werd op de website geplaatst. - De gebruikershandleiding zal (samen met een aantal goed uitgewerkte voorbeelden) op de website geplaatst worden. - De praktische uitwerking van een soort “archiefgids”, een lijst van instellingen waar geïnteresseerde bewaargevers met hun archief terecht kunnen, wordt onderzocht. Een tekst met betrekking tot “archiefzorg”, met meer uitleg omtrent archieven en archiefvormers, wordt hieraan gekoppeld. - Vanaf het tijdstip dat rechtstreekse invoer in Archiefbank Vlaanderen mogelijk is (najaar 2004), wordt het aanmeldingsformulier op de website herwerkt en meer als “loket” opgevat. Folder - Een nieuwe folder werd gerealiseerd, ter verspreiding door de instellingen via tijdschrift, door diverse archieven en organisaties. - Werd op 25.000 exemplaren verspreid op onder meer volgende gelegenheden: • Erfgoeddag - 18 april 2004 • Cultuurmarkt Antwerpen - 31 augustus 2004 Artikels over en verwijzingen naar Archiefbank Vlaanderen - Artikels over en verwijzingen naar Archiefbank Vlaanderen verschenen in verschillende tijdschriften, internetsites • ADVN-mededelingen • De Mechelse Genealoog • Websites van VVBAD, Unesco, De Tijd,… PAGINA 10/10
Vergaderingen, overlegmomenten en presentaties - Godfried Kwanten gaf op 2 juni 2004 een presentatie van Archiefbank Vlaanderen tijdens een les voor VCM-leden i.v.m. digitaal erfgoed en digitaal ontsluiten. - Archiefbank Vlaanderen was op 29 augustus 2004 aanwezig op Cultuurmarkt Antwerpen. Via een vraagkaartje werd geprobeerd ongekend archief te traceren. - Cursussen “Hoera een jubileum” van de provincie Vlaams-Brabant - Op de bijeenkomst van de Adviesgroep te Brussel op 5 november waren, zoals reeds hoger aangehaald, een 60-tal geïnteresseerden uit het erfgoedveld aanwezig. Plaatsvervangend Algemeen Rijksarchivaris Herman Coppens gaf er een uiteenzetting over het de internationale beschrijvingsstandaarden ISAD(G) en ISAAR (CPF). Daarna werd een stand van zaken van het project Archiefbank en de planning voor het komende werkingsjaar gepresenteerd, wat aanleiding gaf tot bespreking en evaluatie.
ARCHIEFBANK: jaarplan 2005 Volgend werkingsjaar komt Archiefbank in de tweede projectfase terecht. Na ontwikkeling, voorbereiding en testing wordt de configuratie definitief in werking gesteld en gaat de databank on-line. Tijdens de eerste projectjaren werd –conform het projectplan- werk gemaakt van drie werkpakketten: - De databank werd uitgetekend en technisch gerealiseerd. - Op basis van een brede contactname met het veld werd een aanzet gegeven voor een coherente en systematische gegevensverzameling. - De publiekswerking zorgde voor de nodige naambekendheid. Op die manier werden de noodzakelijke voorwaarden gecreëerd voor een “take-off”. De drie actieterreinen worden in de operationele fase verder ingevuld als volgt: - Technische omgeving o realisatie en implementatie OPAC: de publiekscataloog gaat nav de Erfgoeddag on-line. o onderhoud databank o onderhandelen en begeleiden van een beperkt aantal migraties uit andere databanken - Gegevensverzameling o Afsluiten van samenwerkingsprotocol met archiefinstellingen: de vele goede intenties moeten geconcretiseerd worden in participatie en gegevensinvoer. o Organisatie van opleiding invoer: nu de invoermodule er is kan de vorming en begeleiding concreet in handen genomen worden. o Opvolging resultaten projecten Archiefdecreet en FWO-Max Wildiers. o Vlaams-Brabant: de koppeling met Archiefbank blijft. o Opvolging aanmeldingen. - Publiekswerking o - Website: wordt verder uitgebreid door onderhoud en het activeren van de diverse rubrieken. o - Bijdragen in tijdschriften: bij het lanceren van de databank zijn artikels voorzien in Bibliotheek- en Archiefgids en in het Nederlands Archievenblad.
PAGINA 11/11
o - Sensibiliseren: de “opleidingssessies” voor de verschillende doelgroepen vervullen uiteraard ook een sensibiliserende rol o - Op zoek naar een uitbreiding en diversificatie van het doelpubliek komt Archiefbank (en periodiek de nieuwe spotlight) onder meer op www.seniorennet.be. Er wordt ook actief verder gezocht naar andere mogelijkheden tot ruime bekendmaking van het project.
4. Discussie De discussie werd gemodereerd door J. De Maeyer 1. Jaarverslag (invoer, communicatie, …) Zijn er links naar buitenlandse archiefbanken of naar een archiefbank in Wallonië? In Wallonië is een archiefbank onbestaande. De buitenlandse archiefbanken werden zorgvuldig bestudeerd door de Technische Werkgroep. (JDM) 2. Invoermodule en OPAC Is er een brochure of handleiding voorzien? Een handleiding zal beschikbaar zijn in gedrukte vorm en op de website. (JDM) Kan er gelinkt worden naar anderstalige invoer? Is geen enkel probleem. (JDM) Hoe gebeurt de controle van de trefwoordenlijst? Mag iedereen vrij aanvullen? De controle zal uitgevoerd worden door de Technische Werkgroep van Archiefbank Vlaanderen. (JDM) 3. Planning 2005 Wat houden vormingssessies in? Zullen vanuit Archiefbank Vlaanderen georganiseerd worden. Wordt momenteel bestudeerd. Worden de particuliere archieven in openbare archieven ook opgenomen? Wat met bedrijfsarchieven? Centrum voor Bedrijfsgeschiedenis doet een oproep aan de sector om zich het lot van bedrijfsarchieven aan te trekken. Herman Coppens stelt dat er verschillende projecten i.v.m. bedrijfsarchieven lopen of beëindigd zijn en doet de belofte dat de particuliere archiefbestanden die in de rijksarchieven berusten, in Archiefbank Vlaanderen zullen opgenomen worden.
PAGINA 12/12
