Centrale Ondememingsraad Nationale Politie
Bijlagen bij iiet advies op het reorganisatie- en formatiepla van de Centrale ondernemingsraad Politie
Centrale Ondernemingsraad Nationale Politie
Inhoud
Hoofdstuk 1: kerntaak COR
2
Hoofdstuk 2: beslisboom effecten 1.1 Beslisboom geconcentreerde huisvesting
3 3
1.2
4
Beslisboom bezettingspercentages
Hoofdstuk 3: Advies commissie Financiën en Beheer
5
Hoofdstuk 4: Zorggroepen
14
Hoofdstuk 5: Focus Huisvesting
20
Hoofdstuk 6: Voorwaarden gedeconcentreerde huisvesting PDC-functies
22
Hoofdstuk 7: Focus Samen Beter Sturen
24
O O
mon It Of en
ontwikkelmoen
-h Q.
toezien op naleving rogclgevino
TT (Joorkijli fa»» 2
kerntaak COR
TT n5
" COR(E) business"
hypotheek
strategische beïnvloeding
{
belangen medewerker» |
/ Goed functioneren organisatie rcanis.it:c (doelstellingen) n)
(art 2 WOR)
J
/
TT
Emancipatie wert.i.k»rheia
n
vakmanschap
O
rechtuekertieid
(aorta)
•
f eompeniatle reKtlJd^ MTO^
(-mandie^
—J formjlie toe-en verdeling systeem
73
O O — .O AdvlesaanvraaE Inrichtingsplan Nationale Politie
Advies IP NP onder voorw/aarden PDC/IV
Een meer identieke inrichting van de centrale PDC-locaties vanwege continuïteit en kwaliteit van de bedrijfsvoering
-h Q. IA l-^
—
c c
=
Nï •
•
n ^
n
Beoordeling bezetting op basis
n
Op basis van deze Inzichten een discussie over een meer identieke inrichting van de PDC-loca
van continuTteit en kwaliteit van
3
de bedrijfsvoering Adviesaanvraag
Bezetting van de
Reorganisatieplan
bedrijfsvoering op basis
Nationale Politic
aantal FV + resultaat CFV
r 'Fixeren situatie' Zonder HPK
Advies RP + Oplossingsrichtingen •
meer identiek ingerichte geconcentreerde PDClocaties
•
Compensatiemaatregelen
voorwaarden IP NP (POC/IV)
rt rt ::.
rt
ö-
O O rD -h rD n
rD
AdviGsaanvraag Inrichtingsplan Nationale Polltic
Advies IP NP ondcr voorwaarden
Ecn moer identieke Inrichting van dc teams vanwege continuïteit cn kwaliteit van dc bedrijfsvoering
— Beoordeling of bezettingspercentages invloed hebben op de continuTteit en kwaliteit van het werkproces op basis van onderstaande analyse Beschouw dc bezetting op kritische processen. Beoordeel of dc bezetting voldoende zicht geeft op continuïteit en kwaliteit van hct werkproces. Nagaan of dilemma's snel in fase 2 opgelost kunnen worden. Hct voorgaande leidt tot een oordeel of aanpassing van de inrichting of ccn andere ma.itrcgel nodig is.
— C C — Advies RP • voorwaarden IP NP
r
Centrale Ondememingsraad Nationale Politie Hoofdstuk 3: Advies commissie Financiën en Beheer Aanbiedingsbrief Beste Frank, Hierbij wil ik de Centrale Ondernemingsraad het pre-advies verstrekken, waarbij middels een analyse van de financiële huishouding Nationale Politie, wij als commissie een aantal conclusies trekken. De analyse en de daarbij behorende berekeningen zullen als bijlage bij dit advies gedaan worden. Als commissie F&B denken we dat de Politie organisatie in financieel zwaar weer dreigt te komen als niet de nodige maatregelen worden getroffen. Het betreft een aantal hoofdpunten waarop we nader zijn ingegaan. Dit betreffen: 1. De Bezuinigingstaakstelling. 2. Het reorganisatiebudget. 3. Rechtmatigheid en beheersbaarheid. Zie hiervoor de bijgevoegde analyse en conclusies. De commissie F&B heeft aan de hand van de beschikbare documenten de financiële situatie onderzocht van de Nederlandse Politie richting Dag 2. De volgende constateringen
zijn
gedaan;
• Het inrichtingsplan van de NP en de financiële onderbouwing daarvan is niet geactualiseerd in de tijd; - De realisatie op financieel vlak van CAO-afspraken moet binnen de begroting van de NP gevonden worden. (CAO/OVW etc). Dit heeft structurele gevolgen. - Financiële zaken binnen het zogenaamde reorganisatiebudget zijn niet, dan wel summier uitgewerkt. Er is tot op heden geen bestedingsplan gemaakt waaruit op te maken valt wat onder dit reorganisatiebudget wordt gerekend. De minister heeft in het gesprek met de delegatie van het db Cor aangegeven dat er nog geen cent uitgegeven is van het ter beschikking gestelde budget reorganisatiekosten. Ook op het gebied van huisvestings(kosten) waaronder in het bijzonder het PDC Is inmiddels bijna twee jaar verstreken en lijkt het wel of besluiten vooruit geschoven worden in de tijd zonder de financiële consequenties daarvan te (over)zien. - Mede doordat het inrichtingsplan en de financiële onderbouwing niet geactualiseerd is, heeft de financiële commissie de indruk dat er gewerkt wordt binnen de NP middels een zogenaamd kasstelsel.
5
Constateringen
op iiet proces;
- Er wordt door de commissie F&B op financieel terrein vanaf 201 3 bij voortduring documenten opgevraagd inzake de financiële situatie van de NP. Wij hebben de overtuiging dat deze documenten niet alleen van belang zijn voor een oriëntatie op de financiële situatie vanuit de medezeggenschap, maar evenzo voor de NP in zijn algemeen. De indruk is dat de documenten na onze bevraging vervolgens nog gemaakt moeten worden. Voorbeeld hierin is het zicht op de financiële gevolgen van de inhuur van externen en de kosten/scenario's binnen een strategisch personeelsplan. Wel bestaande documenten vanuit de P&C cyclus worden niet structureel aanboden dan na een of meerdere verzoeken vanuit onze commissie. De indruk is dat de NP 'bij de dag' stappen maakt richting Dag 2 en verder. Voorbeeld hiervan is de zogenaamde 18-maanden regeling. Er wordt ogenschijnlijk akkoord gegaan met gebruikmaking van de regeling, terwijl er geen zicht is op de noodzaak van (blijvende) expertise, dan wel de noodzakelijke vervanging daarvan. Hetgeen vervolgens weer kosten op gaat leveren. Een 2e voorbeeld is het nemen van besluiten waarbij niet alleen sprake is van eenmalige kosten, maar de kosten ook jaarlijks terug gaan komen. Het voor aanbestedingen benodigde beleid komt langzaam tot stand mede doordat er op het dossier "Inkoop Nationale Politie" veel politieke en media aandacht is waardoor vertraging in de aanbestedingen optreedt. Tevens legt dit druk op het proces van besluitvorming en de advisering van de medezeggenschap over dit beleid. Door deze vertragingen in de aanbesteding komen de beoogde besparingen, lees financiële taakstelling, op inkoop onder druk te staan en loopt het korps risico's ten aanzien van haar rechtmatigheid, maar ook op het gebied van bedrijfsvoering. Toch lijkt op korte termijn, doordat er minder ingekocht wordt, dat er budgetruimte is, maar geld dat nu niet wordt uitgegeven zal op een later tijdstip toch uitgegeven moeten worden, waarbij er dan waarschijnlijk geen ruimte blijkt te zijn in de begroting. Integraliteit; • Vanuit de financiële commissie is in samenspraak met de andere commissies OZ en HRM binnen de Centrale Ondernemingsraad veelvuldig contact met de diverse bedrijfskolommen binnen de NP. Herhaald wordt geconstateerd dat er geen of onvoldoende afstemming is door of uit een bedrijfskolom met de andere kolommen. Hierdoor moet er herhaald vanuit de medezeggenschap geconstateerd worden dat er fragmentarisch gepland en gewerkt wordt en er geen eenduidig zicht is op de financiële consequenties van voorgenomen besluiten. Slotopmerl
6
onwil bij de verstrekking van deze gegevens. Toch zouden we graag meer inzicht hebben in de uitgaven m.b.t. de frictiekosten en reorganisatie-uitgaven. -Het valt de financiële commissie op dat er wel iets gedaan wordt met de opmerkingen van de financiële commissie, maar dat wij signaleringen zelf moeten maken. Er is geen sprake van initiatief vanuit NP tot het delen van zorgen en meenemen in uitdagingen op financieel terrein. De constatering is dat de financiële situatie van de NP minder goed is dan in de stukken wordt aangegeven. Wij denken dat dit met name gelegen is in het feit dat er diverse beslissingen ten aanzien van de reorganisatie nog niet genomen zijn en dat daarbij meerdere financiële consequenties niet inzichtelijk zijn gemaakt. De financiële commissie heeft een en ander uitgewerkt aan de hand van het zogenaamde reorganisatiebudget.
Het advies van de financiële commissie is om in het vervolg van de ontwikkeling van de NP nauwgezet afspraken te maken: -op gebied van beheersing en controle van de financiën. -mogelijkheden te onderzoeken om voortvarend de financiële situatie te verbeteren. In 2014 is er een task force financiën (uitvoering begroting 201 5) ingesteld vanwege de problematiek en de zorgen die er zijn. Hier zien we dat de kaasschaaf-methode wordt toegepast en dat vanuit alle delen van het bedrijf gezocht wordt naar financiële ruimte om te bezuinigen. Zelfs worden mogelijkheden onderzocht om CAO afspraken die zijn gemaakt niet verder uit te voeren, (vb. Bewust Belonen geld of verstrekken van kerstpakketten) Hier zal de commissie zich tegen verzetten er van uitgaande dat dit door de COR zal worden overgenomen. Oplossingsrichtingen: 1. Gedacht kan worden aan mogelijkheden tot invulling van het nieuwe w e r k e n , waardoor enerzijds tegemoet gekomen kan worden aan dit uitgangspunt en tegelijkertijd de reiskosten verminderd kunnen worden. 2. Mogelijkheden onderzoeken of er betere oplossingen zijn aangaande de PDC locaties geconcentreerd en gedeconcentreerd. Dit ondanks dat het een politieke keuze is. Het kan in ieder geval uitgezocht worden dat daar gelden bespaard kunnen worden. 3. Versneld te komen op de vastgestelde formatie waarvoor wij ook betaald krijgen vanuit V«d. Als bijlage zijn gevoegd: 1. Financiële hoofdpunten analyse Personele reorganisatie Fase 1. 2. Berekening reorganisatiekosten LSS.
Namens de commissie F&B, Peter de Vries
7
Analyse Organisatie onderdeel Behandeld door: Functie: Telefoon:
COR, Cie. F&B Bert Bos Plv. voorzitter Cie. F&B
E-mail adres:
06-25030184
[email protected]
Datum: Bijlagen:
11 november 2015 1. Berekening kosten LSS
OndenA/erp:
Financiële hoofdpunten analyse personele reorganisatie Fase 1
Beste Peter; De korpsleiding heeftop 3 november jl. het reorganisatieplan Fase 1 ter advisering voorgelegd aan de centrale ondernemingsraad. Naar aanleiding hiervan wordt in deze analyse op een aantal financiële hoofdpunten ingegaan welke mede ten grondslag liggen aan dit door de korpsleiding voorgelegde reorganisatieplan van de Nationale Politie. De financiële hoofdpunten waarop deze analyse verder wordt ingegaan zijn de navolgende: 1. De bezuinigingstaakstelling; 2. Het Reorganisatiebudget; 3. Rechtmatigheid en beheersing. 1. Bezuinigingstaakstelling. In onderstaand overzicht wordt de door het departement op de politiebegroting opgelegde meerjarige bezuinigingstaakstelling weergegeven (bron: begroting 2015). Jaarrek. (in bedragen x 1 min) Kader ombuigingen
2013 ^146
Begroting 2014 ^202
Begroting 2015 -251
Meerjarenraming — 2016 -283
>
2017 -329
208
2019
-369
-424
Deze taakstelling dient voornamelijk binnen de navolgende begrotingsposten gevonden te worden: a. Effectiever en efficiënter werken, met name gericht op NOS Personeel; b. Effectievere en efficiëntere huisvesting; c. Effectievere en efficiëntere inkoop
8
ad. a. Analyse stand van zaken effectiever en efficiënter werken. De bezettingsgegevens geven aan dat de uitstroom op met name de NOS sterl
Operationele sterkte Aspiranten NOS Totaal gemiddelden
Aantallen in R E Bedragen X 1.000 Begroting Jaarrek. 2013 Resultaat Afwijkings Loonsom Financieel 2013 qem. sterkte 2013 % effect 46.694 46633 61 60 3.660 0,1 -920 -24.840 4.120 5.040 -22,3 27 10.562 10.449 113 61 6.893 1.1 61.376 62122 -746 -14.287
Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de uitstroom op NOS en OS redelijk conform planning verloopt, maar toch blijkt het dat de financiële opbrengsten hiervan op de personele begroting tegen vallen. Dit is gelegen in de ontwikkeling van de loonsom. Omdat steeds vaker stijgende loonsomlasten (bv ABP premies, sociale lasten, etc.) uit de eigen begroting moeten worden gedekt zonder dat het departement deze via een bijdrage afdekt, loopt het financieel tekort hier toch op. Dit effect maakt het behalen van de geplande taakstelling alleen op basis van het verminderen van de aantallen zeer moeilijk. Verder zal uitstroom van hoogwaardig opgeleid en gespecialiseerd personeel (bv uit de 18 maandenregeling) de behoefte aan externe inhuur doen toenemen. Een langdurig aanhouden van dit effect maakt uiteindelijk ook de vastgestelde formatieve NOS en wellicht ook de OS sterkte onhoudbaar. ad. 1b. Analyse stand van zaken op huisvesting. De accountant heeft hier aangegeven dat is afgesproken dat de waardeontwikkeling van het vaste actief jaarlijks betrokken wordt bij geplande huisvestingsbewegingen. Dit met als inzet boekverliezen blijvend te voorkomen. Deze positie geeft meteen het risico van verkopen in de huidige markt aan. Als gevolg hiervan heeft de KL voor wat betreft de huisvesting van DAG 2 (basisteams) en de PDC opdracht gegeven om zoveel als mogelijk de huisvesting binnen de bestaande voorraad te vinden. Gelet op de nu lopende zoektocht voor passende huisvesting voor het PDC blijkt dit geen geringe opdracht te zijn. Specifieke behoeften van Politiechefs en het PDC vragen hier om het zorgvuldig afwegen van belangen en het gevolg op korte termijn zal waarschijnlijk het inkopen of inhuren van meer m2 zijn. Aan het gereed maken van deze m2 cf. SHP voor de doelstellingen van de NP zijn dan weer hoge kosten verbonden. ad. 1c. Analyse stand van zaken op Inkoop. Deze post heeft onlangs zelfs het nationale nieuws gehaald. Door de groei van het inkooppakket naar een nationaal niveau zijn de volumes en belangen zeer toegenomen. Een inkoopopdracht van de NP (bv 13.000 voertuigen) kan nu een marktverstorend effect opleveren. Een inkoopopdracht die niet gegund wordt aan een leverancier kan voor hem een groot nadelig effect opleveren. Deze oplopende belangen hebben nu geresulteerd in het schorsen van 5 collega's van PDM en het overdoen van het inkoopproces op voertuigen. De NP is door haar fusie inmiddels een erg hoge boom geworden, maar de juridische en communicatie processen die bij een dergelijk hoge boom passen zijn nog van onvoldoende niveau om deze krachten te managen. Gevolg is het verder juridiseren en inhuren van externe kennis op lopende aanbestedingen en het vertragen van het uitvoeren van de aanbestedingskalender. Gevolg: meer kosten en meer onrechtmatige inkopen in plaats van minder
9
Conclusie bezuinigingstaakstelling. Bovenstaande analyse geeft aan hoe moeilijk het zal zijn om de geplande taakstellingen op korte en middenlange termijn te realiseren. Momenteel blijft de begroting nog enigszins beheersbaar omdat op onderdelen van de materiële begroting (vooral IV en FM) onderbestedingen worden gerealiseerd. Onbekend is overigens wat deze onderbestedingen nu voor effect hebben op de veiligheid en het effectief werken voor de collega's. Daarnaast is er geen duidelijkheid welk gedeelte van de onderbesteding in een later stadium toch nog ingezet moet worden. Daarnaast zullen IV en FM hun geplande programma's eens moeten gaan uitvoeren om de ingeboekte bezuinigingen te kunnen realiseren. Daar echter het beschikbare, maar niet aangewende, programmabudget benodigde zal zijn om de exploitatietekorten op de HRM begroting te dekken zal het niet altijd zo zijn dat het programmabudget voor het volgende jaar automatisch doorschuift. Dit geeft een risico op de realisatie van de bezuinigingsdoelstellingen (denk aan de programma's rond MLT IV). De resterende exploitatietekorten worden nu nog gedekt vanuit het eigen vermogen, maar dat is niet langdurig realiseerbaar. Als het eigen vermogen onder een minimum percentage zakt zal het Korps onder scherper toezicht komen te liggen van het Departement. 2. Reorganisatiebudget. Uit de onder punt 1 genoemde taakstelling komt een incidentele dotatie ad. €. 230 min. terug welke als doel heeft de financiële gevolgen van de reorganisatie, en dan met name de uitvoeringskosten van het LSS, te dekken. Op het reorganisatiebudget zijn inmiddels bestedingen gedaan (bron: Financieel verslag NP t/m juni 2014) Deze eenmalige dekkingsbijdrage en de daarop reeds gerealiseerde en de nog te verwachten uitgaven heeft de navolgende opbouw:
154.0
Programma Organisatie 31,5 -35,0 •3.5
Huisvesting 400 -5,0 350
Proqcse ultimo 2014 Beschikbaarbudqet ultimo 2014
-5,0 149,0
-58,0 •26,5
Cunmulatieve proqncse vollediqe locptijd Geraamd budgettar eindresultaat
-270,8 -116,8
-116,0 -84,5
Indicatieve berekening uitputting reorganisatiebudget
(Bedragen x €1rrin) Reorganisatiebudget Realisatie kosten medio 2014 Bescfiikbaarbudqet medio 2014
Sociaal statuut 154,0
Administratie kosten 4,5
TotKil
4.5
230,0 -40,0 190.0
-ao 34,0
4.5
-69,0 161,0
-40,0 0,0
-4,5 0,0
431.3 •201,3
Toelichting uitputting reorganisatiebudget Uit bovenstaande tabel kan worden afgelezen dat de cie. F&B verwacht, overigens op basis van een zeer defensieve berekening (zie ook hieronder), dat de reorganisatiekosten kunnen oplopen naar een volume van €. 431 min. als gevolg waarvan het reorganisatie budget met een bedrag ad. €. 201 min. zal worden overschreden Voor wat betreft de grootste kostenpost, de kosten van het sociaal statuut( het LSS), heeft de Cie. F&B een indicatieve berekening gemaakt van de te ven/vachten meerjarige kosten volgend op de uitvoering van het sociaal statuut (het LSS). Meerjarig lopen deze kosten vooral erg hoog op als gevolg van de mobiliteitskosten. Dit omdat het een groot deel van populatie zal betreffen. Ook de agent die 5 km verplaatst gaat worden heeft immers meerjarig recht op de aflopende
10
mobiliteitsvergoeding. De door de cie. F&B van de COR opgemaakte prognose is overigens defensief opgesteld. Zo wordt uitgegaan van de meest recente gegevens uit de postcode tabel en de WnT tabel en worden de kosten rond vertrekstimulering (bv de 18 mnd regeling) pm geraamd omdat deze kosten (ic de reguliere personele kosten van de vertrekkende) reeds geraamd zijn in de meerjaren HRM begroting. Ook wordt de vervanging op verstrekstimulering PM geraamd, omdat de huidige stelling van de korpsleiding is dat verstrek agv 18 maanden niet mag worden ingevuld met extern personeel. Verder kan worden gesteld dat het budget voor de programmaorganisatie t/m medio 2014 inmiddels volledig is uitgenut. Ten laste van dit budget komen vooral de kosten van ingehuurde deskundigheid. Daar het reorganisatieproces met ingang van 3 november 2014 formeel van gestart is gegaan lijkt het dat dit budget volstrekt onvoldoende zal zijn om de nog komende kosten te dekken. In de eindprognose wordt derhalve verwacht dat nogmaals het reeds gerealiseerde bedrag benodigd zal zijn om de doelstellingen te behalen. De kosten voor de overige posten, huisvesting en administratie, zijn op het beschikbare budget geraamd. n onderstaand overzicht wordt tenslotte het eindresultaat van de berekening van de kosten van LSS prognose reorganisatiAoslen NOS Prognose tosten LSSC6 Progrose tosten LSS NOS Tdaal prognose tosten LSS Tdaal ojrrjjiateve prcgnosetossenLSS
Ifl 16
2015 51,1 31,9 83,0 83,0
40,1 21,8 64,9 147,9
2017 29,8 18,7 48,5 196,5
2018 20,£ 13,7 34,5 231,0
2019 14,0 9,2 23,2 254,1
aructureel 9,f 6,8 16,7 270,6
het sociaal statuut (LSS) gegeven. De berekening welke ten grondslag hieraan ligt is als bijlage bij deze analyse gevoegd
11
Conclusie Reorganisatiebudget. De conclusie is dat, op basis van een defensieve berel<ening, venA'acht wordt dat het beschikbare reorganisatiebudget met een bedrag ad. €. 201 min. zal worden overschreden. Komt hier aanvullende dekking voor indien deze aanname juist blijkt? Het is de commissie onduidelijk welke onderbouwingen en aanname's er ten grondslag liggen aan de begroting voor de reorganisatiekosten. Geconstateerd wordt daarbij dat verschillende aspecten het reorganisatiebudget "claimen" Waar de commissie het reorganisatiebudget labelt aan het LSS worden er ook kosten betaald m.b.t. huisvesting en programmakosten voor de realisatie van de reorganisatie. Hierover zijn op 6 oktober vragen gesteld aan de directeur financiën. Van het beschikbare budget van € 230 miljoen is vanaf 2014 nog € 195 miljoen beschikbaar. Medio 2014 is de prognose dat dit eind 2014 nog €161 miljoen beschikbaar zal zijn (tabel 3) Aandachtspunt hierbij is het oplopen van de kosten voor de programmaorganisatie die in 2014 18 miljoen hoger zal zijn dan is begroot. Hierbij is de volgende zin opgenomen "Tevens is iiet mogelijl< dat in de toel
12
Het lijkt opportuun te ven/vachten dat de nieuw aangestelde leidinggevende collega's dit per 1/1/2015 volledig kunnen overnemen. De organisatie is weliswaar bezig met het uitrollen van selfservicesystemen (bv Youforce) die deze nieuwe leidinggevende moeten ondersteunen, maar hierover is nog niet veel bekend bij de medewerkers Elke handeling die mandaatbevoegdheid verlangd die na 1/1/2015 door een collega wordt verricht die daar niet meer bevoegd voor is, is dan als niet rechtmatig te beoordelen. Daarmede maakt deze collega (naast de organisatie) zich kwetsbaar, hoe goed bedoeld ook, aan een onrechtmatig verrichte handeling hetgeen de organisatie moet trachten te voorkomen. Bij een juridische procedure (bv het UWV) zal een dergelijke collega immers zwak komen te staan. Conclusie rechtmatigheid en beheersing. Het is onvoldoende duidelijk hoe de organisatie na 1/1/2015 om gaat met het uitvoeren van juridische (HRM) activiteiten die mandaatbevoegdheid vereist en waar nog niet voldoende nieuwe en bevoegde capaciteit aanwezig is? Weten alle medewerkers na 1 januari as wie hun nieuwe leidinggevende is en waar zij terecht kunnen voor HRM/BVCM etc. aangelegenheden. Weten verder alle gedechargeerde collega's dat zij per 1/1/2015 gedechargeerd zijn en geen bevoegdheden meer hebben voor het plegen van rechtshandelingen binnen het nieuwe bedrijf? Overigens zal deze problematiek zich in nog belangrijkere mate voordoen binnen de bedrijfsvoering dan voor blauw omdat: De beheersstructuur binnen de eenheden op DAG2 meer duidelijk uitgerold zal zijn dan voor bedrijfsvoering en de problematiek rond geconcentreerd/gedeconcentreerd zwaarder speelt bij de bedrijfsvoering.
13
Centrale Ondememingsraad Nationale Politie Hoofdstuk 4
FORMATIEPLAN 201 5
Oplossingscode na technisch overleg 25.11 1= Inrichtingsplan e/o formatieplan aanpassen : is komen te vervallen 2= HRM beleid : Invulling in/na fase 2 e/o bewustwording e/o verandermanagement e/o transitiefase 3= toevoegen 0,01 fte (formatiewijziging) 4=PAC : keuze bij medewerker zelf 5=revisie LFNP 6=beleidsbeslissing NKL (met redenen omkleed) 7= evaluatie in formatieplan 2016 ONDERWERP
PROBLEEM
OPLOSSING
CODE Team boven team creëren
Inmiddels opgelost
leegloop/toeloop eenheden door mn schaalverschillen Historische Keuzes en consequenties daarvan nu met LFNP
formatie aanpassen met 0,01 fte
Inmiddels opgelost
Vreemdelingenpolitie
Mw's met 2 taakgebieden, conform LFNP plaatsbaar op 1
Opdracht PAC Revisie LFNP
4,5
Vreemdelingenpolitie ( l i m b u r g
1 lg voor thematische opsporing, wo VP
Geen probleem in p.reorg.
Inmiddels opgelost
4
ManagementAssistenten
Historische keuzes met nu consequenties in LFNP
Opdracht PAC Revisie LFNP
4.5
5
Administrtaieve ondersteuning O p e r a t i o n . Proces
Te weinig formatie om werk te kunnen doen Aanname dat PDC eea overneemt
Geen plaatsingsprobleem, wel meenemen FP 2016
7
Beleidskeuzes KL
Bewustwording/ verandermanagemen
2
1
Flexpoule (A'dam)
2
Eenheidsstaf
3
Toestemming van NKL Mw's met 4 taakgebieden. C o n f o r m LFNP o p 1 plaatsb.
t/ communicatie 6
Secretaresses (S5)
Historische keuzes met nu consequenties in
Opdracht PAC Revisie LFNP
4,5
14
LFNP 7
PV adminstratie
Te weinig formatie om werl< te l
Geen plaatsingsprobleem. wel meenemen FP 2016 Opdracht PAC
4.7
Beleidskeuzes KL
Bewustwording/ verandermanagemen
2
t/ communicatie 8
Coördinatie Executie-tal<en
Te weinig formatie om werk te kunnen doen
Nu geen plaatsingsprobleem. wel meenemen in FP 2016
7
9
RIE
Is het flexteam, naam aanpassen
Geen plaatsingsprobleem
1 0
Zeehavenpolltie -
Diverse problematieken : oa zeerecht, keuze mbt inzetbaarheid en werkbaarheid door LFNP. Wordt makkelijk over gedacht door NP
Korte termijn : 50% GGP OS en 50% stuurman NOS
1 1
Beslaghuis
Landelijk?? Blauw en/of PDC?? capaciteitsvraag
Nu geen plaatsingsprobleem. wel hoog politiek afbreukrisico
1 2
Veiligheidshuis
Valt binnen DR, is een rol en geen functie
Nu geen plaatsingsprobleem wel aandacht voor oud denken/nw werken
7
1 3
BOB-kamers
Is nieuw, verplicht werk Niet benoemd in IP en FP
Nu geen plaatsingsprobleem
7
1 4
ZSM
Is een rol en geen functie
Nu geen plaatsingsprobleem aandacht voor oud denken/nw werken
1 5
VOA
Gescheiden taken door LFNP
6,5,7
Revisie LFNP Meenemen FP 2016 7
Visie KL gewenst
geen oplossing nodig Opdracht PAC Oud denken, nw werken Communicatie en uitleg
4.5
15
1 6
Flexteams Wel p r o b l e e m in aansturing : door plv DC, deze bestaat niet
Hoe worden ze gevuld?
Fase 2
2
1 7
Tobias, ABS Vervallen w e r k
Vervalt tzt, over naar CJIB
Beleidsbeslissing KL
Inmiddels opgelost
1 8
VIK
In sommige eenheden niet gevuld vanwege historische keuzes en consequenties LFNP, 3 verschillende problemen
PAC Revisie LFNP
4,5
Meenemen FP 201 6 indien wenselijk
7
VIK PDC
Niet ingericht en gevuld, was een beleidskeuze
1 9
BOA
Landelijk vraagstuk : juiste competenties. juiste opleiding. Is een toevoeging ad functie als een bevoegdheid Volgt het werk
HRM beleid
2
2 0
Surveillanten handhaving
Vrnl histrorische keuzes die nu verkeerd uitpakken in LFNP
PAC Revisie LFNP
4,5
Visie KL wenselijk
2
2 1
A s s i s t e n t e n GGP
Vrnl histrorische keuzes die nu verkeerd uitpakken in LFNP
PAC Revisie LFNP
4.5
2 2
l&S S4
Vrnl histrorische keuzes die nu verkeerd uitpakken in LFNP
PAC Revisie LFNP
4.5
2 3
Surveillanten hond (Midden Nederland)
Te weinig formatie 2 4 / 7
Capaciteitsvraagstuk Nu geen plaatsingsprobleem. wel meenemen FP 2016
7
2 4
Rij docenten en docenten
Belegd bij PA, niet in eenheden, werk vervalt dus
Reorganisatie PA Maar nu wel plaatsingsprobleem
Extra check
PDC Formatie
Formatie o n t b r e e k t : -VIK -gegevensbeheer -communicatie -hfd BV -bestuursondersteuning
Regieteam zoekt uit 2 5
In principe geen plaatsingsprobleem want is er nu nog niet. Benoemd in IP, niet In FP
Extra check
7
16
-chauffeur ARBOdienstverlening en ambtelijke ondersteuning apart benoemen
Voorlopige voorziening KL vragen
2 6
Bijzondere bedrijfsvoering
Werken in zg "heimelijke" omgeving
Niet duidelijk of hier een plaatsingsprobleem is In/na fase 2 aandacht
2
2 7
DBB
Veel atw-overtredingen Onderbezetting
Geen plaatsingsprobleem, wel aandacht voor vacaturevervulling
2
2 8
Landelijl<e recherche
Veel atw-overtredingen Onderbezetting
Geen plaatsingsprobleem, wel aandacht voor vacaturevervulling
2
2 9
RST
Mw. dreigen tussen wal en schip te vallen in deze reorganisatie
HRM-beleid
2
3 0
Operations Room
Verplichting minister Conform LMO?? Onduidelijk of het in IP en FP gestaan heeft
Geen plaatsingsprobleem. Meenemen FP 2016
Extra check
3 1
Bedrijfsvoering LE
Gaan naar PDC Zorg is dat er te weinig formatie ingericht is Idem als bij eenheden
Nu geen plaatsingsprobleem, meenemen FP 2016
7
3 2
Flexteams LE
Hoe vul j e ze? Idem als bij eenheden
Geen plaatsingsprobleem Oud denken/nw werken HRM beleid
2
3 3
FIU
Worden buiten deze reorgansiatie gehouden
3 4
Volontairs
Landelijk ad rode verdringingsproblematie k
HRM beleid
2
3 5
DROS
Lijkt onvoldoende over te zijn nagedacht in zowel IP als FP
PAC
Veel LFNP-perikelen
Revisie LFNP
5
Argumenten voor verdeling onduidelijk, voor sommige
HRM beleid Verdelingssystematie k
2
3 6
aspiranten
Extra check noodzakelij k 4
17
eenheden ondoenlijk 3 7
Arrestantenzorg/BO B
Schaalverschillen door historische keuzes LFNP gedoe
PAC voor mn S4-S5 Meenemen FP 2016
4,7
3 8
Hovj/ovd
Vrnl probleem in kleinere eenheden Consequentie van LFNP
Geen plaatsingsprobleem, is een rol en geen functie
5
3 9
LMO/DROC
Formatie bevroren op bezetting
Beleidsbeslissing KL
Inmiddels opgelost
4 0
Arbeidsgehandicapte n
Niet plaatsbaar conform LFNP omdat de volle breedte van de functie niet uitgeoefend kan worden
Visie KL
*Toepassen nautische reeks: moet verder uitgezocht worden Conclusie: Een aantal groepen zijn geen direct plaatsingsprobleem, maar moeten wel meegenomen worden in eventuele formatiewijzigingen 201 5 danwel het formatieplan 2016 (code 7). Daar waar door de PAC danwel HRM is geacteerd danwel een beleidsbeslissing door de KL is genomen, zouden de betreffende groepen ook in het formatieplan 2016 meegenomen en geëvalueerd moeten worden. • -Coördinatie executietaken • -RIE Rotterdam =flexteam • -zeehavenpolltie Mn voor de nautische reeks is naar mijn beleving toegezegd dat de gekozen oplossing geformaliseerd zal worden middels een formatiewijziging en niet pas meenemen in FP 2016. Graag aandacht voor deze toezegging! • -administratieve ondersteuning operationeel proces • -Beslaghuis • -veiligheidshuis • -BOB-kamers . -ZSM . -VIK PDC • -surveillanten hond (m ned) • -formatie PDC • -Operations Room • -bedrijfsvoering LE Bij een aantal groepen hoeft geen plaatsingsprobleem te ontstaan mist het PAC een ruime plaatsingsbevoegdheid krijgen (te weten : plus 1 schaal en op teams waar al overbezetting is) Is dat NIET het geval, dan ontstaan er wel degelijk plaatsingsproblemen van groter orde en komt het advies in een ander licht te staan. Deze staan verwoord met code 4. • -Vreemdelingenpolitie • -managementassistenten
18
• • • • • • • •
-secretaresse S5 -PV administratie -VOA -VIK -surveillanten -ass. GGP -l&S S4 -arrestantenzorg/BOB S4-5
Voor een aantal is inmiddels al een beleidsbeslissing genomen, dit lijkt echter wel enigszins willekeurig. Het zou helpen wanneer dit uitgelegd en gecommuniceerd zou worden. • -Tobias • -LMO • -eenheidsstaf Tijdens het technisch overleg van 25.11 zijn een aantal groepen aan de orde geweest waarvan een aparte tekst zal worden opgenomen. Denk hierbij aan • -arbeidsgehandicapten • -formatie PFC • -Arbodienstverlening in zijn algemeenheid e.d • -ambtelijke ondersteuning medezeggenschap Tijdens althans • •
de uitwerking kwam ik erachter dat we 2 groepen onbesproken hebben gelaten, ik heb niet duidelijk of hier sprake is van een plaatsingsprobleem of niet. Dat zijn : -Bijzondere bedrijfsvoering -Docenten in de eenheid
19
Centrale Ondernemingsraad Nationale Politie Hoofdstuk 5: Focus h u i s v e s t i n g Wat willen wij bereiken (focus): 1) Toetsing vanuit de visie en strategische doelstellingen van de organisatie. Wat zijn de (onderbouv^de) consequenties van het voorgenomen besluit op de strategische doelstellingen: a) Het verbeteren van de politieprestaties; b) Het vergroten van het vertrouwen in de politie(organisatie); c) Het functioneren als één politiekorps; 2)
Helderheid over de nut en noodzaak van het voorgestelde strategisch huisvestingsplan.
3)
Een duidelijke onderbouwing van aannames en keuzes die in adviesaanvraag zijn gemaakt ten aanzien van: a) De financiële uitgangspunten (o.a. in het licht van de bezuinigingsopdracht) b) Criteria voor de huisvestingsportefeuille. c) Alternatieven die zijn onderzocht (bij voorkeur vanuit een integraal kader) d) De criteria waarop mogelijke alternatieven zijn getoetst e) Concluderend in hoeverre de voorgestelde oplossing/richting passend is
4)
Inzicht op welke wijze vanuit de samenhang is gekeken naar consequenties. Zijn de volgende consequenties in samenhang inzichtelijk gemaakt: a)
De operationele consequenties i.
Bijvoorbeeld het gevolg van extra reisbewegingen op de productiviteit en beschikbaarheid van (noodhulp)medewerkers. b) De financiële consequenties ii. Bijvoorbeeld het gevolg van de verkoop van gebouwen (het verschil tussen boekwaarde versus marktwaarde) of extra reiskosten als gevolg van extra reisbewegingen c) De personele consequenties iii. Bijvoorbeeld de centralisatie van de huisvesting voor gedeconcentreerde functies (denk aan bedrijfsvoering medewerkers) 5) Realistische en haalbare transitieplannen inhoud geven aan de wijze waarop medewerkers/teams begeleid worden bij eventuele samenvoeging van teams als gevolg van gemaakte huisvestingskeuzes. Denk hierbij aan:
6)
a) De inzet van trajectbegeleiding/verandercoach b) Het gebruik van (diverse) communicatie c) Ruimte voor maatwerk Een realistisch realisatie pad waarin helder beschreven staat:
20
a)
Wat rand voorwaardelijke condities zijn. Denk aan de verkoop van gebouwen om te generen voor innovatie en aanpassing van bestaande gebouwen, functionerend ICT voor liet Nieuwe Werken, beschikbaarheid van werkplekken, etc. b) Planning en fasering van het realisatie pad
Hoofdstuk 6:
voorwaarden gedeconcentreerde huisvesting PDC-
functies In s e p t e m b e r van dit jaar b e n t u aangesloten bij het overleg van de p r o j e c t c o m m i s s i e bedrijfsvoering (PCBV) w a a r b i j u u w visie o p de v o r m g e v i n g van de huisvesting v o o r de g e d e c o n c e n t r e e r d e PDC-functies h e e f t t o e g e l i c h t . Aanleiding v o o r u w aanwezigheid was gelegen in het feit dat de commissie m e t u w m e d e w e r k e r s bezig was u i t w e r k i n g t e geven
aan
de toezegging
van
dhr.
van
Essen
in
de
COR dat
adviesaanvraag v o o r de huisvesting van de g e d e c o n c e n t r e e r d e
er
een
aparte
PDC-functies
zou
komen. U h e e f t daarna middels een c o n c e p t b r i e f het i n i t i a t i e f g e n o m e n . Deze brief is o p 28 o k t o b e r j l . besproken m e t de PCBV. Tijdens deze bespreking h e e f t de PCBV positief gereageerd op u w v o o r s t e l . M e t n a m e het idee dat m e d e w e r k e r s samen m e t leidinggevenden de m o g e l i j k h e i d krijgen o m aan de v o o r g e n o m e n huisvestingslocatie/situatie iets t e v e r a n d e r e n , is v o o r de PCBV een belangrijke o v e r w e g i n g geweest. Het proces dat u h i e r v o o r v o o r s t e l t , sluit aan bij de visie van de COR w a a r i n het geven van r u i m t e en v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d w a a r b i n n e n gehandeld kan w o r d e n en het geven van m o g e l i j k h e d e n t o t participatie van m e d e w e r k e r s . M e t als resultaat meer b e t r o k k e n h e i d , meer arbeidsvreugde en m e e r k w a l i t e i t Tegelijk heeft de PCBV een aantal zorgen m e t u gedeeld. •
In de brief w o r d e n de kaders van het strategisch huisvestingsplan, de personele reorganisatieplan en de beschikbaarheid van w e r k p l e k k e n in locaties in e e n h e d e n als uitgangspunten g e n o e m d , die m o g e l i j k h e d e n voor v e r a n d e r i n g e n in de huisvestingslocatie/situatie b e p e r k e n . De PCBV stelt zich de vraag w a t de r u i m t e is, gegeven deze kaders o m daadwerkelijk v e r a n d e r i n g e n in de huisvestingslocatie/situatie t e k u n n e n b e w e r k s t e l l i g e n . Daarbij n e e m t de PCBV in o v e r w e g i n g dat het financiële kader voor huisvesting o n d e r d e e l u i t m a a k t van het huisvestingsplan. Als afgeleide daarvan w o r d t het huisvestingsplan in 2015 voorgelegd aan de COR. De PCBV zal bij de preadvisering aan de COR o p het strategisch huisvestingsplan er o p toezien dat er financiële r u i m t e s bestaan o m de huisvestingslocatie/situatie van g e d e c o n c e n t r e e r d e PDC-locaties t e wijzigen. Het wijzigen van huisvestingslocatie/situatie g e b e u r t op basis van een u i t g e w e r k t voorstel w a a r i n de voors en tegens zijn beschreven alsmede een o n d e r b o u w i n g t a v de rechtvaardiging voor de investering. Als blijkt dat o p een andere locatie huisvesten van m e d e w e r k e r s een investering rechtvaardigt, dan d i e n t w a t de PCBV b e t r e f t , de u i t k o m s t van dit voorstel leidend t e zijn.
•
Ook v i n d t de PCBV dat de w a a r b o r g e n t e n aanzien van de mogelijke personele gevolgen o n v o l d o e n d e zijn g e b o r g d . De PCBV is van m e n i n g dat w a n n e e r het resultaat van de discussie tussen t e a m c h e f en m e d e w e r k e r s v o o r m e d e w e r k e r s nadelig u i t p a k t , dat zij h i e r v o o r g e c o m p e n s e e r d w o r d e n (zie
Voomaarden).
De zorgen van de PCBV zijn v e r t a a l d in een aantal kaderstellenden voorwaarden die v a n u i t de COR zijn m e e g e g e v e n :
22
Voorwaarde 1: Gezamenlijk opdraciitformuiering hiulsvestlng Namens de COR w o r d t m e t de PCBV en u een gezamenlijke o p d r a c h t f o r m u l e r i n g o p en vastgesteld, die v o o r allen die b e t r o k k e n h e i d h e b b e n bij deze m e d e w e r k e r s p a r t i c i p a t i e over de g e d e c o n c e n t r e e r d e huisvesting, h e l d e r h e i d geeft w a t het doel en de kaders van de o p d r a c h t is. De PCBV v e r w a c h t dat u h i e r t o e het i n i t i a t i e f n e e m t , zodat de o p d r a c h t f o r m u l e r i n g in het eerste kwartaal van 2015 gereed is. Bij het opstellen van de o p d r a c h t f o r m u l e r i n g d i e n t de PCBV (namens de COR) en een deel van de u i t v o e r e n d e leidinggevenden en m e d e w e r k e r s actief b e t r o k k e n t e worden. In de discussie over de o p d r a c h t f o r m u l e r i n g zijn v o o r de COR t w e e p u n t e n van b e l a n g : •
de focus die de COR heeft opgesteld t e r b e o o r d e l i n g van het strategische huisvestingplan.
•
dat er een professionele dialoog opgezet w o r d t tussen m e d e w e r k e r s en leidinggevenden o m t e k o m e n t o t m o g e l i j k h e d e n v o o r het i m p l e m e n t e r e n van het n i e u w e w e r k e n als oplossing voor g e d e c o n c e n t r e e r d e huisvestingsproblematiek. Het i n i t i a t i e f v o o r s t e l t e n aanzien van Het N i e u w e w e r k e n w a t d o o r de COR is opgesteld kan hierbij een leidraad v o r m e n .
Daarnaast wil de COR m e t u de afspraak maken dat in elk t e a m p l a n een paragraaf huisvesting w o r d t o p g e n o m e n , w a a r i n het resultaat van de o p d r a c h t f o r m u l e r i n g is opgenomen. Voorwaarde 2: Personele gevolgen Indien v e r a n d e r i n g e n van de huisvesting voor m e d e w e r k e r s t o t negatieve e f f e c t e n leiden, dan w o r d e n m e d e w e r k e r s h i e r v o o r g e c o m p e n s e e r d c o n f o r m de v o o r w a a r d e n die de COR h e e f t opgesteld voor advisering t e n aanzien van het v o o r g e n o m e n besluit personele reorganisatieplan.^ Voorwaarde 3: Het tijdspad In het voorstel is het t i j d s p a d voor de u i t v o e r i n g van het voorstel naar o o r d e e l van de PCBV o n v o l d o e n d e c o n c r e e t u i t g e w e r k t . De COR o n t v a n g t graag van u een opzet v o o r een b e k n o p t plan van aanpak in januari 2015, w a a r i n per stap beschreven staat w e l k e activiteiten plaatsvinden, hoe hier over g e c o m m u n i c e e r d gaat w o r d e n en w i e hierbij betrokken worden. Voorwaarde 4: Monitoring De v o o r t g a n g van de u i t v o e r i n g van het v o o r s t e l , w o r d t o n d e r d e e l van de jaarschijf PDC w a a r o v e r in de advisering over de f o r m a t i e t o e d e l i n g PDC eerdere afspraken zijn g e m a a k t tussen COR en de Korpschef.
' De formulering van deze voorwaarde Is onder voorbehoud van besluitvorming door de COR over de adviesaanvraag reorganisatieplan Nationale Politie.
23
^ Centrale Ondernemingsraad ^ Nationale Politie Hoofdstuk 7: Focus Samen Beter Sturen • Onze visie op de BV, waarop beleid tot stand komt vanuit een gearticuleerde vraagstelling: O Wat is nodig aan beleid? O Draagt het bij aan ruimte geven en georganiseerd vertrouwen? O Wat betekent dit voor de snelheid van besluitvorming tot aan daadwerkelijke implementatie van beleid? •
Is het MP/DHV proof (draagt het bij aan emancipatie van het vakmanschap): O Hebben medewerkers toegang tot het beleidsproces en ontwikkeling van het O
•
vak vanuit de praktijk (medewerkerparticipatie) en Op welke wijze komt beleid tot stand en op welke wijze hebben medewerkers toegang tot de beleidsvorming en/of besluitvorming
Is het ALV proof: O
Draagt het beleids -en besluitvormingsproces aan het beperken van de regeldruk?
•
Welke effecten heeft het besturingsmodel op: O de knip tussen beleid en uitvoering O de formatie
•
Is er samenhang tussen de deelprojecten (besturing algemeen, sturing BV, veranderagenda) en gaat het model werken. O O O
•
monitoringsmodel is er samenhang tussen proces en lijnsturing eenheid versus verscheidenheid
Is het veranderproces (cultuuromslag) beschreven: O Hoe kom je van A naar B?
24
