Centrale Huisvesting. Business case Variant Aanbouw. Voorstel aan de raad Datum: 7 september Status: Definitief. Route en data: 8 juli 2011

Centrale Huisvesting Business case Variant Aanbouw

Doel:

Voorstel aan de raad

Datum: 7 september 2011

Status: Definitief

Route en data: e

5 juli 2011 7 juli 2011

1 concept in informeel college t.b.v. pre-advies. Presentatie aan het college. 1e concept naar OR t.b.v. pre-advies

8 juli 2011

Presentatie aan OR e

16 augustus 2011 2 concept in informeel college t.b.v. pre-advies 18 augustus 2011 2e concept naar OR t.b.v. pre-advies 22 augustus 2011 BC indienen voor formeel advies 2 september 2011 Ontvangst advies OR 6 september 2011 BC op collegeagenda 11 oktober 2011

Behandeling BC in Cie AZ

25 oktober 2011

Behandeling BC in raad

De bijlagen zijn bedoeld als achtergrondinformatie

INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding............................................................................................................................................ 5 1.1 Doel............................................................................................................................................. 5 1.2 Aanleiding ................................................................................................................................... 5 1.3 Scope .......................................................................................................................................... 5 1.3.1 Locaties ........................................................................................................................... 6 1.3.2 Scope-wijziging................................................................................................................ 6 1.4 Uitgangspunten........................................................................................................................... 6 1.4.1 Uitgangspunten voor huisvesting .................................................................................... 6 1.4.2 Uitgangspunten voor parkeren ........................................................................................ 6 1.4.3 Uitgangspunten voor kantoorconcepten ......................................................................... 6 1.4.4 Uitgangspunten voor financiën........................................................................................ 7 2 Huidige situatie................................................................................................................................. 8 2.1 Organisatie.................................................................................................................................. 8 2.2 Dienstverlening ........................................................................................................................... 8 2.3 Huisvesting ................................................................................................................................. 9 2.3.1 Locaties ........................................................................................................................... 9 2.3.2 Kantoorconcept ............................................................................................................... 9 2.3.3 Automatisering................................................................................................................. 9 2.4 Financieel.................................................................................................................................... 9 2.5 Samenhang met andere projecten ........................................................................................... 10 2.6 Samenhang met gemeentelijke visie en (gemeentelijk) beleid................................................. 10 3 Onderzoeksresultaten .................................................................................................................... 12 3.1 Huisvesting ............................................................................................................................... 12 3.1.1 Ruimtevraag .................................................................................................................. 12 3.1.2 Ruimteaanbod ............................................................................................................... 12 3.1.3 Variant Aanbouw ........................................................................................................... 13 3.1.4 Duurzaamheid ............................................................................................................... 13 3.1.5 Tijdelijke huisvesting ..................................................................................................... 14 3.2 Parkeren ................................................................................................................................... 14 3.2.1 Nulmeting ...................................................................................................................... 14 3.2.2 Parkeerbehoefte ............................................................................................................ 15 3.2.3 Parkeeraanbod .............................................................................................................. 15 4 Risicoanalyse ................................................................................................................................. 16 5 Begroting........................................................................................................................................ 18 5.1 Financiële consequenties ......................................................................................................... 18 5.2 Definitiefase .............................................................................................................................. 19 5.3 Conclusie .................................................................................................................................. 20 6 Communicatie ................................................................................................................................ 21 7 Planning ......................................................................................................................................... 24 7.1 Fasering .................................................................................................................................... 24 8 Vervolgtraject definitiefase............................................................................................................. 26 8.1 Aanpak ...................................................................................................................................... 26 8.1.1 Kwaliteitstoets................................................................................................................ 26 8.1.2 Programma van Eisen................................................................................................... 27 8.1.3 Toets business case...................................................................................................... 27 8.1.4 Faseplan........................................................................................................................ 28

Document: 20110907 BC CHV vr.doc

Pagina 2 van 29

8.2 Raadsbesluit ............................................................................................................................. 28 8.3 Projectorganisatie ..................................................................................................................... 28 8.3.1 Stuurgroep Centrale Huisvesting .................................................................................. 28 8.3.2 Projectgroep .................................................................................................................. 28 8.3.3 Deelprojectteam PvE..................................................................................................... 29 8.4 Communicatie in de definitiefase.............................................................................................. 29 8.4.1 Overlegvormen .............................................................................................................. 29


Pagina 3 van 29

Samenvatting Op 14 december 2010 heeft de raad het principebesluit genomen om met behulp van een business case te bepalen of door middel van een aanbouw aan de Koningin Wilhelminalaan 2 (KW2) het gedefinieerde resultaat, zoals aangegeven in paragraaf 1.3 Scope, kan worden gerealiseerd. De raad is door middel van de raadsbrief ‘Plan van aanpak Centrale Huisvesting’ d.d. 1 maart 2011 en de procesnotitie geïnformeerd over het besluit van het college, hoe de business case wordt ontwikkeld. Dit rapport betreft de business case Centrale Huisvesting Aanbouw. Dit is het resultaat van onderzoeken, gebaseerd op het principebesluit en op de aan u toegelichte aanpak. Wij concluderen dat met een aanbouw aan Koningin Wilhelminalaan 2 (KW2), het mogelijk is om (geheel binnen het huidige bestemmingsplan) de ambtelijke organisatie functioneel te huisvesten op twee locaties: Raadhuisplein 1 en Koningin Wilhelminalaan 2. De locaties Herenstraat 1, Herenstraat 42, Koningin Wilhelminalaan 10 en Koningin Julianaweg 25 komen dan als kantoorlocatie voor de ambtelijke organisatie te vervallen. Uit de financiële analyse blijkt dat de uitvoering van het principebesluit van de raad van december 2010, inclusief een aanbouw aan KW2 kan worden gerealiseerd binnen de in het principebesluit genoemde bedrag. In de Voorjaarsnota 2011 is in het meerjarenperspectief voor 2014 en 2015 rekening gehouden met een tijdelijke extra last voor Centrale Huisvesting van € 2,0 miljoen en vanaf 2016 een structurele extra last voor Centrale Huisvesting van € 2,0 miljoen.


Pagina 4 van 29

1

Inleiding

De business case is een compacte weergave van resultaten, risico’s, kosten, planning en projectorganisatie om besluitvorming over het centraal huisvesten van de ambtelijke organisatie zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen.

1.1

Doel

Het doel van het project Centrale Huisvesting is: De ambtelijke organisatie centraal te huisvesten

1.2

Aanleiding

De aanleiding van het centraal huisvesten van de ambtelijke organisatie is: - “Ondersteunen en stimuleren van samenwerking en daardoor efficiënter en -

effectiever de klant van dienst kunnen zijn; Ondersteuning van de werkprocessen en bieden van een werkomgeving zodanig dat medewerkers in zijn algemeenheid meer tevreden worden over de gemeente als werkgever. Dit uit zich in: o

Meer verantwoordelijk voelen voor de zorgvuldige uitvoering van de opgedragen taak

o

Gevoel hebben bij, invloed kunnen uitoefenen op de opgedragen taak (hoe, wanneer, waar)

o

Loyaliteit aan werkgever, minder ziekteverzuim, minder ongewenst personeelsverloop (en daarmee minder kennisverlies, werving-

-

/selectiekosten, opleidingskosten/-uren); Optimaal faciliteren van de dienstverlening;

-

Optimalisatie van de inzet van beschikbare (financiële) middelen; Flexibiliteit mogelijk maken naar werknemers en burgers als individu”.

1.3

Scope

De business case richt zich op het principebesluit van de raad (variant A) om te bepalen of met het realiseren van een aanbouw aan Koningin Wilhelminalaan 2 (KW2), de ambtelijke organisatie centraal kan worden gehuisvest. Hierbij luidt de formele opdracht: “De business case moet voorstellen uitwerken met als resultaat om de organisatie zo functioneel en efficiënt mogelijk te huisvesten met inachtneming van de volgende randvoorwaarden: - De organisatie moet functioneel centraal worden gehuisvest. -

De parkeerdruk op de openbare weg ten minste gelijk moet blijven en niet hoger mag worden ten opzichte van de huidige situatie.

-

Het pand aan de Koningin Julianaweg 25 te Leidschendam moet behouden blijven.


Pagina 5 van 29

-

1.3.1

Voor de structurele extra lasten zal dekking binnen de begroting gevonden moeten worden”.

Locaties

De huidige locaties die binnen het onderzoeksterrein van de business case vallen zijn: -

Herenstraat 1 (H1) Herenstraat 42 (H42)

-

Koningin Wilhelminalaan 2 (KW2) Koningin Wilhelminalaan 10 (KW10)

-

Koningin Julianaweg 25 (Villa) Raadhuisplein 1 (Rp1)

1.3.2

Scope-wijziging

Ten tijde van het principebesluit viel de afdeling Sociale Zaken, als bewoner van Herenstraat 42, binnen de scope van Centrale Huisvesting. Daarna is het voornemen tot een samenwerkingsverband van Sociale Zaken met de gemeenten Wassenaar en Voorschoten ontstaan. Deze samenwerking staat voorshands gepland voor januari 2012. In de afspraken met de twee gemeenten is bepaald dat de locatie van Sociale Zaken centraal gelegen moet zijn. Om deze reden wordt naar huisvesting gekeken buiten de bestaande locaties van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Wanneer Sociale Zaken zich in de toekomst bij KW2 wil voegen, zal op dat moment worden bekeken wat de reële opties zijn.

1.4

Uitgangspunten

Om Variant Aanbouw nader te onderzoeken, zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:

1.4.1

Uitgangspunten voor huisvesting

-

Het huisvestingsplan moet passen binnen het huidige bestemmingsplan

-

In de toekomstige situatie zijn de locaties zoveel mogelijk rolstoeltoegankelijk Bomen op het bouwterrein worden, indien mogelijk, verplaatst

1.4.2

Uitgangspunten voor parkeren

-

De parkeerdruk op de openbare weg mag niet hoger worden dan de huidige parkeerdruk op de openbare weg

-

Richtlijnen CROW, Parkeerkengetallen – Basis voor Parkeernormering Parkeernota 2005

1.4.3

Uitgangspunten voor kantoorconcepten

Voor deze fase zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:


Pagina 6 van 29

-

In KW2 zal een flexibel kantoorconcept worden ingevoerd bij organisatieonderdelen waar het effectief of efficiënt voordeel biedt (in de berekening wordt gewerkt met gemiddeld 80% werkplekken t.o.v. het huidige aantal), op basis van de wettelijke ARBO-normen.

-

In Rp1 wordt een combi-kantoorconcept ingevoerd (hier worden traditionele- en flexibele werkplekken gecombineerd, waarbij het huidige aantal werkplekken (114) gehandhaafd blijft), op basis van de wettelijke ARBO-normen

In de volgende fase wordt onder leiding van afdeling P&O, “Goed Werkgeverschap en Het Nieuwe Werken” uitgewerkt. Dit zal als kapstok dienen voor het flexibel kantoorconcept en de automatisering. Uitgangspunten zijn: - Doel:

-

-

-

Goede en aantrekkelijke werkgever Keuzemogelijkheid optimale werkplek

-

Samenwerking verbeteren Werk-werk verkeer beperken

Beleid: - Organisatiegerichte huisvesting. -

Geen persoonsgebonden werkplekken (wel functiegerichte, zoals de servicedesk etc.)

-

Norm gemiddeld van 0,8 werkplek per huidige werkplek Beperkt aantal soorten werkplekken (taak ondersteunend)

-

Norm afmeting werkplekken moet minimaal voldoen aan de wettelijke ARBO-normen

Mobiliteit (definitiefase): - De mogelijkheid tot thuiswerken wordt nader uitgewerkt in de definitiefase. Uitgangspunten zijn: - Thuiswerken geschiedt in overleg met de manager -

Thuiswerken mag en is niet verplicht Het recht op thuiswerken is omkeerbaar

-

De thuiswerker verklaart zelf verantwoordelijk te zijn voor een werkplek die voldoet aan de arbo-normen (rekening houdend met het feit dat dit de werkgever nimmer van haar zorgplicht ontslaat).

1.4.4 -

Uitgangspunten voor financiën De opbrengsten uit het eerder opzeggen, en kosten door het opleveren van huurcontracten of de verkoop van de betreffende panden die in eigendom zijn van de Gemeente Leidschendam-Voorburg, worden niet aan het project CHV

-

toegerekend. De mogelijke frictiekosten die ontstaan door gedeeltelijke leegstand op H42 vanwege de voorgestelde herhuisvesting van Sociale Zaken, komen niet ten laste van het project CHV

-

Omwille van kostenreductie worden financiële afwegingen gemaakt op basis van de insteek: sober en doelmatigheid

-

De grond, ter plaatse van de aanbouw aan KW2, kan niet intern worden verrekend.


Pagina 7 van 29

2

Huidige situatie

In de huidige situatie is de ambtelijke organisatie gespreid gehuisvest. De diverse locaties bevinden zich in Leidschendam en Voorburg. Door het principebesluit van de raad, is onderkend dat dit een onwenselijke situatie is voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. De problemen uiten zich in een drietal factoren, namelijk in: de organisatie, de dienstverlening en de huisvesting.

2.1

Organisatie

De huidige kantoorlocaties zijn relatief klein en belemmeren de mogelijkheid om intensief samenwerkende afdelingen bijeen te brengen. Kennis- en informatie-uitwisseling gebeurt hierdoor vaak op afstand en in te beperkte mate. Ook het aantal vergaderruimtes is op een aantal locaties ontoereikend. Het gevolg van beide punten is dat er veel werk-werk verkeer ontstaat, dat tijd- en kwaliteitverlies oplevert. Het is duidelijk geworden dat het voor de gemeente van groot belang is om kennis en informatie te bundelen, te delen en op transparante en eenduidige wijze uit te dragen. Hiervoor is directe samenwerking en een optimale mix van processen, systemen en accommodatie noodzakelijk. Tabel Ambtelijke organisatie Locatie

Herenstraat 1 Herenstraat 42 Koningin Wilhelminalaan 2 Koningin Wilhelminalaan 10 Koningin Julianaweg 25, Villa Raadhuisplein 1 Totaal

Kantoren m² Werkplekken 554 49 1.835 183 1.954 195 521 45 267 25 1.787 114 6.918 611

Vergaderruimten Duurzaamheid m2 BVO* Energielabel m² Aantal Bestaand 87 4 D 1.061 26 2 G 4.941 117 3 D 5.211 78 2 F 1.220 20 1 F 561 177 5 G 4.766 505 17 17.760

Bron: afd. Acc, R&B, IO, DVB mei 2011 * Definitie van BVO (Bruto vloer oppervlakte) volgens de NEN 2748 norm: De oppervlakte van een ruimte of een groep van ruimten, gemeten op vloerniveau langs de buitenomtrek van de opgaande scheidingsconstructies, die de desbetreffende ruimte of groep van ruimte omhullen.

Zie bijlage 1 voor de vloerplattegronden van de huidige locaties

2.2

Dienstverlening

Qua dienstverlening sluit de huidige situatie ook niet meer aan op de ambities en uitgangspunten van het geldende dienstverleningsconcept. Op dit moment zijn er twee stadskantoren operationeel, gestoeld op de oude gedachte dat burgers naar het Stadhuis moet komen en hun beurt moeten afwachten. Terwijl de huidige dienstverleningsprocessen al anders verlopen: de burger handelt steeds meer zaken via internet en telefoon af, plant


Pagina 8 van 29

zelf een afspraak in op een voor haar of hem gewenst moment en indien nodig brengt een ambtenaar een bezoek aan huis. In juni 2010 is hiertoe een geactualiseerde dienstverleningsvisie 2010-2017 opgesteld. Deze visie heeft tot doel kaders te bieden voor toekomstige beleidsplannen en investeringsbeslissingen die raakvlakken hebben met de dienstverlening van de gemeente aan burgers en bedrijven.

2.3 2.3.1

Huisvesting Locaties

De staat van onderhoud van de locaties is matig gesteld. De afgelopen jaren is vanuit het perspectief van Centrale Huisvesting het grootonderhoud uitgesteld en het dagelijksonderhoud is zo afgestemd dat de werkomstandigheden voldoende zijn voor het moment. De twee locaties H42 en KW10 lopen tegen een eindelevensduur aan. Zij zijn qua bouwconstructie en techniek zo verouderd dat renoveren geen optie meer is. De energielabels van alle locaties variëren op dit moment van D t/m G, waarmee duidelijk wordt dat hierdoor jaarlijks veel energie en dus geld onnodig verloren gaat en dat de gemeente Leidschendam-Voorburg haar voorbeeldrol op het gebied van duurzaamheid niet kan vervullen.

2.3.2

Kantoorconcept

In de huidige situatie zijn de werkplekken grotendeels volgens een cellenconcept gesitueerd. Daarbij zijn ruimere werkplekafmetingen aangehouden dan wat de ARBO-norm voorschrijft. Deze ruimere norm is beschreven in een memo van de gemeentesecretaris en door de OR vastgesteld, d.d. 2 mei 2002. De werkplekafmetingen zijn hierbij gebaseerd op functieprofielen van ambtenaren.

2.3.3

Automatisering

Diverse dataverbindingen met ‘de buitenwereld’ verlopen nu via H42. Meerdere locaties zijn op dit moment door middel van een bij de gemeente in eigendom zijnde kabel met elkaar verbonden. In de volgende fase (definitiefase) worden de gevolgen voor automatisering in relatie tot Centrale Huisvesting nader onderzocht.

2.4

Financieel

Indien de huidige panden in stand gehouden moeten worden, is een ingrijpende renovatie nodig, waarbij dit voor de twee locaties H42 en KW10 niet tot het gewenste resultaat zal leiden. De investeringen die hiermee gepaard gaan, vertegenwoordigen een structurele exploitatielast van rond € 2,0 miljoen euro extra op jaarbasis.


Pagina 9 van 29

2.5

Samenhang met andere projecten

Omdat het project Centrale Huisvesting vrijwel de gehele ambtelijke organisatie raakt, is afstemming met andere projecten noodzakelijk. Het betreft: 1. De Kadernota 2010 en de Voorjaarsnota 2011 (Kerntakendiscussie en Regieorganisatie), waarin wordt uitgegaan van een personeelsreductie van 110 werkplekken in de periode van nu tot 2018 op basis van een natuurlijk verloop. Dit komt neer op een reductie van: -

circa 40 werkplekken tot 2014 circa 70 werkplekken tussen 2014 - 2018.

Omdat er onvoldoende zicht is op de consequenties van ontwikkelingen na 2015 (zoals decentralisatie van provinciale- en rijkstaken naar de gemeente), heeft de ruimtevraagprognose CHV 2014/2015 zich beperkt tot een reductie van 40 werkplekken. Om te kunnen inspelen op een eventueel overschot aan werplekken na 2015, wordt in het ontwerp rekening gehouden met een aanbouw dat als apart kantoor/bouwdeel kan worden aangeboden aan derden. 2. Regulier onderhoud. Het reguliere onderhoud, behelst dagelijks én groot onderhoud. In het kader van Centrale Huisvesting is het groot onderhoud vaak in tijd naar achter geschoven om zorgvuldig met kosten in relatie tot terugverdientijden om te gaan. Het noodzakelijke groot onderhoud dat de komende tijd wordt gepleegd, bijvoorbeeld aan de buitengevel van Rp1, gebeurt in afstemming met het project CHV. Daarnaast worden in het vierde kwartaal 2011, op reguliere basis, de Meerjaren Onderhoud Plannen (MOP) van alle gemeentelijke locaties geactualiseerd. Deze resultaten worden verwerkt in de plannen van project Centrale Huisvesting. 3.

Het KCC groeit toe naar één servicecentrum in Leidschendam. De toenemende

digitale dienstverlening maakt dat goed mogelijk. De gemiddelde klant bezoekt het servicecentrum 1 keer in de 5 jaar, zodat de effecten voor de klant minimaal zijn. Aanvulling met zorg op maat voor mindervaliden en hulpbehoevenden is daarbij wel noodzakelijk (VJN 2011 pagina 74).

2.6

Samenhang met vastgesteld beleid

Het project Centrale Huisvesting sluit aan bij reeds vastgestelde visie- en beleidsnota’s zoals: - Parkeernota 2005 (vastgesteld door de raad in 2005) -

Structuurvisie Leidschendam-Voorburg 2020. De Bach-as verbindt Leidsenhage met het Damcentrum. Naast de J.S. Bachlaan is in het wegprofiel de groene hoofdstructuur van water en groen van belang. Aan deze as liggen twee markante architectonische objecten: het Dr. Neherlaboratorium, een karakteristiek ensemble met zijn toren als ‘landmark’, en het Raadhuis met zijn markante kapvorm. (vastgesteld door de raad in december 2006, zie Bach-as-visie)


Pagina 10 van 29

-

Bestemmingsplan. De aanbouwoptie aan KW2 kan geheel worden gerealiseerd binnen het huidige bestemmingsplan. De huidige uitbreidingsmogelijkheden zijn aangegeven met de kleur rood, niet gearceerd. (Goedgekeurd bij kroonbesluit RvS, 14 april 2002).

-

Zie bijlage 2 voor bepalingen bestemmingsplan inclusief plankaart “Raadhuis 2000” Voorjaarsnota 2011 (vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 28 juni 2011)


Pagina 11 van 29

3

Onderzoeksresultaten

Om tot het gedefinieerde resultaat te komen, is onderzoek verricht naar de meest doelmatige wijze van realisatie. In dit hoofdstuk zijn de uitgangspunten, overwegingen en resultaten nader toegelicht.

3.1

Huisvesting

3.1.1

Ruimtevraag

Om centrale huisvesting inzichtelijk te maken is bekeken wat de ruimtevraag en het ruimteaanbod is in 2014/2015. Op basis van de huidige bezetting en een prognose voor de komende jaren, is de ruimtevraag inzichtelijk gemaakt: Prognose 2014 - 2015

Werkplekken

Aantal werkplekken 2011

611

Reductie door KTD en VJN 2011 - 2014

- 40

Sociale Zaken (werkplekken vallen buiten CHV)

- 58

Reductie i.v.m. flexconcept KW2

- 80

Totaal

433

Tabel Toekomstige ruimtevraag van de ambtelijke organisatie

3.1.2 Ruimteaanbod Aan de totale ruimtebehoefte 2014/2015 kan, binnen de kaders van het huidige bestemmingsplan, op basis van de volgende gegevens worden voldaan: - KW2 beschikt in de huidige situatie over 195 werkplekken. De aanbouw aan KW2 levert 3.200 m2 bvo op, dat geschikt is voor 127 werkplekken. Daarnaast wordt de huidige vide gesloten, dat geschikt is voor 20 werkplekken. Dit brengt het totaal aan werkplekken in KW2 op 342 werkplekken. Zie bijlage 3 voor de vloerplattegrond inclusief een volledige aanbouw aan KW2. -

Rp1 beschikt over 114 werkplekken. Behoefte

Mogelijk

Werkplekken

433

456

+23

Parkeerplekken

+25

+72

+ 47

Tabel Ruimtevraag en aanbod


Pagina 12 van 29

Verschil

3.1.3 Variant Aanbouw Variant Aanbouw is samen te vatten in de volgende consequenties per pand:

Locatie Herenstraat 1

Uitgangspunt Vervalt

Oplossing Het huurcontract loopt in 2015 af.

Herenstraat 42

Vervalt

Valt vrij voor andere mogelijkheden.

Koningin Wilhelminalaan 2

Blijft kantoor

KW2 wordt maximaal aangebouwd aan de J.S. Bachlaan met een doorgetrokken ondergrondse parkeergarage, vier lagen kantoor, volledige renovatie van het huidige pand en de vide wordt gesloten. Dit wordt geschakelde bouw met een eigen toegangsportaal, waardoor dit bouwdeel eventueel kan worden gesplitst. Duurzaamheid: het bestaande gedeelte wordt opgewaardeerd naar een A-label en de aanbouw wordt opgeleverd met een A-label.

Koningin Wilhelminalaan 10

Vervalt

KW10 wordt gesloopt. Het kavel wordt gebruikt voor extra openbare parkeergelegenheid op maaiveldniveau, waarmee ook de omgeving wordt geaccomodeerd.

Koningin Julianaweg 25

Vervalt

Het perceel blijft behouden en valt vrij voor andere mogelijkheden.

Raadhuisplein 1

Blijft kantoor

Rp1 wordt gerenoveerd. Tevens wordt Rp1 opgewaardeerd naar een hoger energielabel, waarbij het uitgangspunt is dat de kosten binnen de geldende afschrijvingstermijnen moeten worden terugverdiend.

Tabel Variant Aanbouw (Ruimteaanbod)

3.1.4

Duurzaamheid

Door firma Synorga zijn energie-onderzoeken verricht, op basis van de vragen: -

Wat is nodig (aanpassingen en investering) om een A-label te behalen. Wat kan worden gerealiseerd aan verbeteringen die binnen de geldende afschrijvingstermijnen kunnen worden terugverdiend, te weten: nieuwbouw: 40 jaar, renovatie: 25 jaar en technische installaties: 10-15 jaar. De kosten voor de bouwkundige afwerking zijn niet in deze rapporten meegewogen. In het adviesrapport Centrale Huisvesting Variant Aanbouw van Bouwkostenadviesbureau IGG, Boiton de Groot, d.d. 22 augustus 2011, is dit echter wel gebeurd.

Resultaten Locatie

Label A

Terugverdientijd

Kostenreductie per jaar

Advies

KW2

Ja

13 jaar

€ 20.000,-

Toewerken naar A (advies Synorga/IGG)

Rp1

Nee

25 jaar

€ 55.000,-

Toewerken naar C tot D, d.m.v. nader onderzoek wordt dit geconcretiseerd in volgende fase (advies IGG)

Tabel Energie prestatieadviezen


Pagina 13 van 29

Zie bijlage 4 voor de energie prestatieadviezen van Synorga. BREEAM NL In de volgende fase (de definitiefase) wordt op basis van de erkende Nederlandse duurzaamheidstandaard BREEAM NL bekeken, welke duurzaamheidaspecten aanvullend kunnen worden onderzocht en gerealiseerd om de duurzaamheid van de locaties die binnen de Centrale Huisvesting gehandhaafd blijven te bevorderen. Hierbij gaat het om de volgende 9 categorieën: Management, Gezondheid, Energie, Transport, Water, Materialen, Afval, Landgebruik en ecologie en Vervuiling.

3.1.5 Tijdelijke huisvesting Voor de Variant Aanbouw zijn de tijdelijke huisvestingskosten berekend. In de planning is uitgegaan van twee gelijktijdige bouwstromen waarbij het mogelijk is de huisvesting van Koningin Wilhelminalaan 2 intern is op te lossen (proces: aanbouw wordt gebouwd > verplaatsing bestaande werkplekken naar de aanbouw > renovatie bestaande bouw). Voor Raadhuisplein 1 worden de werkplekken tijdens de renovatie tijdelijk extern gehuisvest. Het gaat om: - Ruimtebehoefte: 3.000 m² - Tijdsduur: 9 maanden - Verhuisbewegingen: 2 keer In de volgende fase (definitiefase) wordt bepaald op welke manier en op welke locatie(s) dit zal plaatsvinden.

Tijdens de bouw wordt binnen de wettelijke geluids- en trillingsnormen gewerkt. Indien er overschrijdingen dreigen te ontstaan, worden hiervoor ten behoeve van medewerkers en direct omwonenden passende maatregelen getroffen.

3.2

Parkeren

3.2.1

Nulmeting

Om te bewaken dat de parkeerdruk door de realisatie van Centrale Huisvesting niet zal toenemen, is in het tweede kwartaal van 2011 een nulmeting verricht. Met deze meting draagt bij aan: -

de inschatting van de huidige parkeerbehoefte van de gemeente de controle in de beheerfase of de gerealiseerde parkeermaatregelen voldoende zijn, conform de randvoorwaarde van de raad in het principebesluit.

Het gebied dat als de omgeving van de kantoorlocaties in Leidschendam (KW2, KW10/Villa en RP1) is benoemd, heeft 621 parkeerplaatsen op maaiveldniveau. Van deze plaatsen is op een aantal zondagen en donderdagen geteld hoeveel auto’s er waren geparkeerd. Het betreft de zondagen 29 mei en 19 juni 2011 en de donderdagen 9 juni en 23 juni 2011. Op


Pagina 14 van 29

de zondagen is om 9:00 uur geteld, op de donderdagen om 11:00, 15:00 en 19:00 uur. De onderzoeksresultaten en het onderzoeksgebied zijn als bijlage toegevoegd. De inschatting van de parkeerbehoefte van medewerkers van de gemeente (kantoorlocaties Leidschendam) bedraagt in de huidige situatie (222 – 28 =) 194 parkeerplaatsen (0-meting) Zie bijlage 5 voor het parkeeronderzoek omgeving gemeentehuis Leidschendam (de nulmeting).

3.2.2

Parkeerbehoefte

Het CROW vermeldt dat 1 arbeidsplaats minimaal 25 tot 30 m2 bvo beslaat, waarmee er dus een direct verband is tussen het aantal vierkante meters bvo en het aantal arbeidsplaatsen. Om de parkeerbehoefte 2014/2015 te bepalen, is inzicht nodig in het aantal extra werkplekken en de m2 per werkplek. In de toekomstige situatie bedraagt het aantal m2 bvo per medewerker 25 m2. Volgens de berekende ruimtebehoefte komen er 54 extra werkplekken, gerekend kantoor zonder baliefunctie, bij (1350 m2 bvo). Dit betekent dat volgens de parkeerkengetallen de volgende bandbreedte in parkeerkengetallen van toepassing is: ▪ kantoor zonder baliefunctie: 1,44 tot 2,28 parkeerplaatsen per 100 m2 bvo. Op basis van de vergelijking met de CROW kencijfers en het parkeeronderzoek wordt voor de toekomstige situatie uitgegaan van een marge tussen het minimum en het gemiddelde van bovengenoemde bandbreedte. De extra parkeerbehoefte bedraagt overdag maximaal 25 parkeerplaatsen. Extra werkplekken Extra werkplekken (kantoor zonder (kantoor met baliefunctie) baliefunctie) 54 0 Tabel : Extra parkeerbehoefte

3.2.3

Extra parkeerbehoefte laag 19

Extra parkeerbehoefte gemiddeld 25

Parkeeraanbod

De Parkeernota 2005 schrijft voor dat bij nieuwbouw parkeerplaatsen op of onder eigen terrein moeten worden aangelegd. Onder de volledige uitbreiding van het stadskantoor zijn maximaal 32 parkeerplaatsen te creëren. Ter plaatse van KW10 op maaiveld maximaal nog eens ca. 40 parkeerplaatsen extra, waarmee ook de omgeving wordt geaccomodeerd. Zie bijlage 3 en 6 voor een schets mogelijkheden parkeren op maaiveld, locatie KW10.


Pagina 15 van 29

4

Risicoanalyse

Het project Centrale Huisvesting is gekwalificeerd als een groot project met hoge prioriteit en een aanzienlijk afbreukrisico. Om die reden is er voor gekozen dat het ambtelijk opdrachtgeverschap van het project Centrale Huisvesting bij de Gemeentesecretaris ligt en de voltallige Concern Directie zitting heeft in de Stuurgroep CHV. De projectorganisatie heeft vanuit verschillende vakdisciplines een risico-analyse uitgevoerd. In deze fase van het project wordt de investering bepaald op basis van normatieve kengetallen. De nauwkeurigheid van de ramingen neemt toe, naarmate meer inzicht verkregen wordt en gedetailleerd kan worden gerekend. Daarom is het nu genoemde investeringsbedrag te zien als bedrag binnen een bandbreedte. Die bandbreedte wordt mede bepaald door het opnemen van een post voor onvoorzien en een post voor de financiele vertaling van de risico-analsye. Deze beide bedragen zijn inbegrepen in de nu genoemde investeringskosten en is een vertaling van de risico’s, zowel calculatierisico’s als overige risico’s. Zie het adviesrapport Centrale Huisvesting Variant Aanbouw van Bouwkostenadviesbureau IGG, Boiton de Groot, d.d. 22 augustus 2011.


Pagina 16 van 29

Tabel : Risicoanalyse

Tabel : Risicomatrix centrale huisvesting


Pagina 17 van 29

5

Begroting

5.1

Financiële consequenties

Voor de nadere uitwerking van de financiële doorrekening wordt verwezen naar het rapport Centrale Huisvesting, Variant Aanbouw, van Bouwkostenadviesbureau IGG, Boiton de Groot, d.d. 22 augustus 2011. Daarbij wordt: -

uitgegaan van de scope-wijziging m.b.t. afdeling Sociale Zaken (Soza) voor huisvesting van de griffie en raad een afzonderlijk advies opgesteld

-

geen rekening gehouden met resultaten van te verlaten panden

In het raadvoorstel dd 19 december zijn de meerkosten van Variant Aanbouw becijferd op € 2,27 miljoen. In deze meerkosten waren ook de kosten van de noodzakelijke tijdelijke huisvesting verdisconteerd. Dit is in de cijfers hieronder gecorrigeerd. De kosten van tijdelijke huisvesting, zijn geraamd op € 4,0 miljoen totaal. In de Voorjaarsnota 2011 is in het financieel perspectief een onderscheid gemaakt tussen de tijdelijke huisvestingskosten (in 2014 en 2015 jaarlijks 2,0 miljoen) en de structurele jaarlijkse lasten (vanaf 2016 € 2,0 miljoen). Voor de variant Aanbouw is een Business Case CHV (BC) gemaakt. Een belangrijke scopewijziging betreft de afdeling Sociale Zaken. In deze BC is verondersteld dat de afdeling sociale zaken, na de samenvoeging met Voorschoten en Wassenaar, elders gehuisvest wordt. Het realiseren van minder werkplekken leidt logischerwijs tot minder meerkosten. De omvang ervan is niet exact te duiden. Indicatief kan aangegeven worden dat de huisvestingskosten van Sociale Zaken € 261.000 bedragen. De nu voorliggende Business Case CHV laat zien dat de variant Aanbouw zoals gedefinieerd in de scope, gerealiseerd kan worden voor een extra exploitatielast van € 1,45 miljoen. Dit is beduidend lager dan voorzien bij de voorjaarsnota 2011, maar let wel de kosten voor huisvesting Sociale Zaken zijn hierin niet verdisconteerd en worden separaat, in een ander proces, beoordeeld. Variant Aanbouw De investering bestaat uit een volledige renovatie van Raadhuisplein 1 (RP1) en Koningin Wilhelminalaan 2 (KW2) evenals een, gelet op het huidige bestemmingsplan, maximaal toegestane aanbouw aan KW2. De totale investering hiervoor bedraagt € 24,7 miljoen. Wat dit voor de totale exploitatielasten betekent wordt getoond in de volgende tabel. Hierin worden de geraamde structurele lasten voor 2014 vergeleken met de structurele lasten van de nieuwe huisvesting.


Pagina 18 van 29

Tabel 1 Exploitatielasten huisvesting binnendienst (x € 1.000) 2014 234 374 278 34 214 522

Herenstraat 1 Herenstraat 42 Kon. Wilhelminalaan 2 Kon. Wilhelminalaan 10 Raadhuisplein Niet uitgesplitst naar accommodatie

nieuw 1.530 896 678

1.656

3.104

hogere 1.448 lasten

De investeringen, met de daaruit voortvloeiende kapitaallasten en stortingen in de voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen, zijn als volgt: Tabel 2 Investeringen (x € 1.000) sloop KW 10 Nieuwbouw Renovatie Inrichting Bijkomende kosten Onverekenbare btw Projectbegeleiding

investering 68 6.101 7.582 936 8.827 232 941 24.687

kap.lasten 4 325 503 86 465 14 57 1.454

voorziening 138 233

371

De kapitaallasten zijn gebaseerd op de reguliere afschrijvingstermijnen. De storting in de voorziening betreft de “voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen” voor toekomstig groot onderhoud. De grootste kostenposten van de bijkomende kosten zijn honoraria van adviseurs en architecten (€ 2,5 miljoen), tijdelijke huisvesting (€ 1,1 miljoen) en risico en onvoorzien (€ 4,6 miljoen).

5.2

Definitiefase

De definititiefase heeft een doorlooptijd van 130 werkdagen. Bij elke fase wordt onderzocht of het proces kan worden versneld. De kosten voor de definitiefase zijn alsvolgt geraamd: Rubriek

Bedrag

Interne uren (totaal 2600)

€ 135.000,-

Advieskosten

€ 300.000,-

Totaal

€ 435.000,-

Toelichting In de projectaanpak wordt maximaal gebruik gemaakt van de beschikbare kennis binnen de organisatie. De interne uren die aan dit project worden besteed in de definitiefase, zijn geraamd op 2600. Dit staat volgens de huidige interne tarieven voor een bedrag van € 135.000,-. In onze huidige systematiek worden deze interne kosten niet toegerekend aan de investeringen. Derhalve wordt een voorbereidingskrediet voor de definitiefase gevraagd van € 300.000,-. Voor de aanpak van de definitiefase wordt verwezen naar hoofdstuk 8.


Pagina 19 van 29

5.3

Conclusie

Financieel zien wij geen problemen voor een vervolgen van het traject Centrale Huisvesting.


Pagina 20 van 29

6

Communicatie

Het uiteindelijke doel van het project is de gemeentelijke organisatie centraal te huisvesten in Leidschendam. Het is nogal een operatie om van zeven decentrale locaties naar een centrale locatie in Leidschendam te gaan Het doel van communicatie is een bijdrage te leveren aan het soepel laten verlopen van dit proces. Het heeft voor alle doelgroepen, zowel intern als extern, gevolgen en zorgvuldigheid in de communicatie is daarom van groot belang. Het is een groot logisitiek proces, waarin voor de medewerkers duidelijk moet zijn wat men wanneer kan verwachten. ‘Tijdens de verbouwing draait de winkel namelijk gewoon door’ is hierbij het uitgangspunt, dus medewerkers moeten hun dagelijkse werkzaamheden tijdens de uitvoering van het project goed kunnen uitvoeren zodat de dienstverlening richting burgers gewaarborgd blijft. Het is ook een veranderingsproces; veel mensen krijgen –uiteindelijk- een nieuwe werkplek, wat voor sommige collega’s (gevoelsmatig) lastig is en weerstand kan oproepen. Veel collega’s vinden dat de organisatie centraal moet worden gehuisvest (bron: enquete OR 2009), maar dat is geen garantie dat bij de defnitieve uitvoering van het plan geen weerstand onstaat. Het actief en bijtijds betrekken van hen bij het project draagt bij aan een positieve grondhouding en (snellere) acceptatie van de nieuwe situatie. Maar ook extern verwachten direct omwonenden en de gemeenteraad dat de gemeente zorgvuldig omgaat met hun belangen. Dus de gemeente moet duidelijke informatie geven over de rol en mate van invloed die men heeft in het proces. Bijvoorbeeld bij het parkeerbeleid rondom de locatie KW2. Ook hier kan het actief en bijtijds betrekken van bewoners bij de planvorming bijdragen aan een succesvol resultaat en acceptatie van het project. Kortom, het project centrale huisvesting vraagt op alle vlakken, in alle niveaus van de organisatie en daarbuiten om een zorgvuldige communicatie. Voor de definitiefase is een communicatieplan opgesteld. Zie bijlage 7. Doelen van de communicatie - Informeren en luisteren (interactief) - Draagvlak creëren voor het proces, creëren van een positieve grondhouding. - Het bereiken van een actieve deelname/respons van de doelgroepen. Uitgangspunten en strategie van de communicatie - Transparant en helder: rollen, taken, bevoegdheden en de planning van het proces is voor iedereen duidelijk. - Interne communicatie gaat voor externe communicatie; het kan niet zo zijn dat medewerkers besluiten moeten vernemen uit de media.


Pagina 21 van 29

- De afdelingshoofden spelen een cruciale rol, zij zijn de eerste informatiebron voor medewerkers en begeleiden hen in de verandering. - Intern met de medewerkers zoveel mogelijk persoonlijk communiceren, dat geeft direct de gelegenheid vragen te stellen en onzekerheden neer te leggen bij het management. - Communicatie naar externen is bij voorkeur digitaal, passend bij de bezuinigingstijd. - Klein en gericht communiceren: niet groter maken dan het is en soberheid in alles, dus ook in de communicatie. - Maar ook: mijlpalen moeten gevierd worden dus belangrijke beslismomenten en concrete resultaten krijgen de aandacht die het verdient. Doelgroepen Intern: college B&W, medewerkers1, Ondernemingsraad. Extern: gemeenteraad, direct omwonenden KW-laan, overige bewoners, betrokken instanties, media/pers. De voormalige klankbordgroep heeft een speciale positie: zij worden door de portefeuillehouder op de hoogte gesteld van het proces indien het een logische stap in het proces betreft. Centrale boodschap Intern: De organisatie werkt aan het centraal huisvesten van alle medewerkers aan de Koningin Wilhelminalaan 2 in Leidschendam. Dit bevordert een meer efficiënte en effectieve manier van werken, wat een belangrijke bijdrage levert aan de dienstverlening richitng burgers en aan de onderlinge samenwerking. Extern: De gemeente Leidschendam-Voorburg gaat haar organisatie centraal huisvesten aan de Koningin Wilhelminalaan 2 in Leidschendam. Op deze centrale locatie werken de medewerkers efficiënt en effectief met elkaar samen, wat uiteindelijk ten goede komt aan een betere dienstverlening van onze gemeente aan burgers. Onderstaande tabel geeft inzicht in de belanghebbenden bij het proces. Deze analyse is de basis voor het bepalen van de communicatiestrategie. Belanghebbendeanalyse Fase

Belanghebbende

Definitiefase

Uitwerking in hoofdstuk 3

Ontwerpfase

Collegeleden

Voorbereidingsfase

Belang

Bijdrage

Groot

Besluitvorming

Raad

Groot

Besluitvorming PvE

Medewerkers

Groot

Inspraak

OR

Groot

Advies

Direct omwonenden KW2

Groot

Advies

Inwoners Collegeleden

Middel

Advies

Groot

Besluitvorming

Raad

Middel

Advies, bewaken van de voortgang

1

Per fase moet worden bekeken welke afdelingen op welk moment meer of minder moeten worden betrokken.


Pagina 22 van 29

Medewerkers

Groot

Inspraak, medewerking bij

OR

Middel

Advies

Direct omwonenden KW2

Groot

Advies

uitvoering

Realisatie

Inwoners

Groot

Advies

Collegeleden

Groot

Bewaken van de voortgang

Raad

Klein

Advies, bewaken van de

Medewerkers

Groot

Inspraak, medewerking bij uitvoering

OR

Middel

Advies

voortgang

Direct omwonenden KW2 Groot

Voortgang ter informatie

Inwoners

Voortgang ter informatie

Middel

In de laatste beheer- en gebruikersfase is geen sprake meer specifieke belanghebbenden. Op dat moment is de nieuwe huisvesting gerealiseerd en wordt communicatie hierover via de reguliere kanalen ingezet en uitgevoerd.


Pagina 23 van 29

7

Planning

Bij de faseplanning is uitgegaan van een positief verloop.

Tabel : Faseplanning (Groen is begindatum en rood is einddatum) Voor de detailplanning wordt verwezen naar het adviesrapport Centrale Huisvesting Variant Aanbouw van Bouwkostenadviesbureau IGG, Boiton de Groot, d.d. 22 augustus 2011. Ten behoeve van een effectieve en efficiente projectaanpak, wordt voorafgaand aan elke nieuwe fase onderzocht of – en op welke manier - het project kan worden versneld, ten opzichte van bovenstaande planning. De bevindingen van dat onderzoek worden opgenomen in het betreffende faseplan.

7.1

Fasering

Projectfasen

Doelstelling en projectresultaten

Initiatieffase

In deze fase wordt de projectorganisatie geïnstalleerd en wordt het doel en resultaat van het project globaal vastgesteld. De resultaten van deze fase zijn: 1. Procesnotitie 2. Business case (incl. projectplan en raming t/m definitiefase) Raadsbesluit: De procesnotitie en business case worden, conform planning, aan de raad voor een go/no-go besluit voorgelegd.

Definitiefase

In deze fase wordt de kwaliteit van het eindresultaat bepaald. Dit wordt binnen de gestelde kaders gedefinieerd door de projectorganisatie en afgestemd met toekomstige gebruikers, beheerders, opdrachtgevers en belanghebbende partijen die met het resultaat te maken krijgen. Zie hoofdstuk 8. De resultaten van deze fase zijn: 1. Analyses 2. Programma van Eisen (incl. financiële raming totale vervolgtraject t/m realisatiefase) 3. Plan voor volgende fase Raadsbesluit: Het Programma van Eisen wordt, conform planning, aan de raad voor een go/no-go doorgaan besluit voorgelegd.

Ontwerpfase

Aan het eind van de ontwerpfase zijn het eindresultaat en de gekozen oplossingen bekend. De resultaten van deze fase zijn: 1. Schets Ontwerp 2. Voorlopig Ontwerp


Pagina 24 van 29

3. Definitief Ontwerp 4. Bestek 5. Aanbesteding en gunning 6. Plan voor volgende fase De raad wordt geïnformeerd over de voortgang. Voorbereidingsfase

Alle voorbereidingen die nodig zijn om het eindresultaat te realiseren, worden getroffen, zoals het selecteren van partijen, organisatie voorbereiden, uitnodigen van deelnemers. De resultaten van deze fase zijn: 1. Archeologisch onderzoek 2. Bouwrijp maken 3. Saneren 4. Plan voor volgende fase De raad wordt geïnformeerd over de voortgang.

Realisatie

Het plan wordt daadwerkelijk uitgevoerd. De resultaten van deze fase zijn: 1. Verhuisdraaiboek 2. Realisatie en oplevering huisvesting 3. De gebruik- en onderhoudsmogelijkheden 4. Verhuizing 5. De projectevaluatie. De raad wordt geïnformeerd over de voortgang.

Beheer en gebruik

In deze fase is het project afgerond en gaan gebruik, beheer en onderhoud van het resultaat van start. Het resultaat van deze fase is: 1. Overdracht projectdossier, incl. garantiedossier De raad wordt geïnformeerd over de voortgang.


Pagina 25 van 29

8

Vervolgtraject definitiefase

8.1

Aanpak

Op het moment dat de raad akkoord gaat met de businesscase, start de definitiefase als volgende fase. In deze fase wordt de kwaliteit van het eindresultaat bepaald. Dit wordt binnen de gestelde kaders gedefinieerd door de projectorganisatie en afgestemd met toekomstige gebruikers, beheerders, opdrachtgevers en belanghebbende partijen die met het resultaat te maken krijgen. De projectresultaten van deze fase zijn: 1. Kwaliteitstoets 2. Programma van Eisen 3. Toets business case 4. Faseplan

8.1.1

Kwaliteitstoets

In de initiatieffase is globaal naar de onderstaande aspecten gekeken. Dit was voor het ramen van kosten ook belangrijk. In deze fase zal meer inhoudelijk en meer naar de kwaliteitseisen van die aspecten worden gekeken om uiteindelijk tot een gewenst resultaat te komen. 1. het dienstverleningsconcept; In de initiatieffase is door een werkgroep gekeken naar de visie en de globale vertaling daarvan naar Centrale Huisvesting. In deze fase zal specifieker worden ingegaan op het resultaat en de kwaliteit die hierbij moeten worden behaald en welke functionele- en ruimtelijke eisen en wensen hiermee gepaard gaan om dit te realiseren. 2. het kantoor- en automatiseringsconcept; Ook voor het toekomstige kantoorconcept is door een werkgroep in de initiatieffase gekeken naar bestaande personeels- en organisatievisies, die als basis kunnen dienen. Hierbij zijn tevens uitgangspunten door de CD en de Stuurgroep CHV afgegeven die als kader en leidraad moeten dienen. Er is onder andere gekeken naar het automatiseringsvraagstuk. De volgende stap is om de visies te vertalen naar een kantoorconcept en automatiseringsconcept om de gewenste ondersteuning aan medewerkers en werkprocessen te kunnen bieden en om de fysieke toekomstbestendigheid van de huisvesting te kunnen waarborgen. 3. de vorm van de aanbesteding; Bij de bouwkostencalculatie is duidelijk geworden dat een traditioneel bouwproces verreweg de meest aantrekkelijke vorm voor de gemeente is. Dit zit in het feit dat deze variant de laagste kosten met zich meebrengt en dat de invloed van de gemeente hoog is. In deze fase worden de eisen van de gemeente ten aanzien van een traditioneel bouwproces gedefinieerd. 4. de parkeeroplossing (inclusief mobiliteitsoplossingen). In de initiatieffase is door een werkgroep gekeken naar de huidige parkeerdruk en de verwachtte parkeervraag in 2014/2015. De resultaten worden opgenomen in het Programma van Eisen.


Pagina 26 van 29

8.1.2

Programma van Eisen

Het Programma van Eisen (PvE) is de schriftelijke neerslag van doelstellingen, uitgangspunten, randvoorwaarden, eisen en wensen van de opdrachtgever en daarmee belangrijke input voor de architect en andere opdrachtnemers. Voor het ontwerpproces zal het PvE als toetssteen van de kwaliteit en kosten van het ontwerp dienen, maar ook als contractdocument voor externe partijen. Het PvE zal één van de belangrijkste projecten communicatiemiddelen zijn van de opdrachtgever om te sturen op het beoogde resultaat en is een essentiële stap voor een zorgvuldige planontwikkeling. Voor de indeling van het PvE wordt NEN 2658 aangehouden, waarbij drie onderdelen van elkaar zijn onderscheiden: 1. Randvoorwaarden, waarin weten regelgeving, technische- en financiële aspecten aan de orde komen. 2. Karakteristiek van de te huisvesten doelgroepen. Dit deel moet inzicht geven in de doelstelling van de organisatie, de gebruikers en hun activiteiten, te leveren diensten of producten, organisatorische, economische, functionele, duurzame en ecologische aspecten en concepten en in de verwachtingen voor de toekomst. 3. Eisen aan het object, onderscheiden in eisen aan de locatie, het gebouw als geheel, ruimtedelen, gebouwdelen en voorzieningen op het terrein. Daarbij moet de projectprocedure worden beschreven in twee delen: 1. De identificatie van het project (bouwtype, bestemming, situering, hoofdafmeting en bouwvolume, kosten en financiering, relevante documenten en participanten). 2. Taakomschrijvingen (taken en verantwoordelijkheden van betrokkenen), procesbeschrijving en tijdsplanning. In 2009 is het Programma van Eisen door de Brinkgroep ontwikkeld. Dit PvE wordt aan de hand van de resultaten van de business case, eisen uit de organisatie en de hierboven beschreven opbouw, door het deelproject PvE geactualiseerd.

8.1.3

Toets business case

Aan het eind van elke fase en bij elke wijziging moet een toets worden gedaan op de business case. Het gaat hierbij niet om de totale business case, maar om een afweging van de nog te maken kosten tegen de nog te realiseren projectresultaten, rekening houdend met eventuele kosten van voortijdige projectbeëindiging. Het gaat om: a. Inbouw-, bouwkosten en projectkosten, b. Kosten van bekend achterstallig groot-onderhoud van bestaande locaties c. Een financiële vertaling van risico’s uit de risicoanalyse d. Investeringskosten e. Extra exploitatielasten


Pagina 27 van 29

Het politiek-economisch klimaat is zo dynamisch dat tijdens het project door wijziging van bijvoorbeeld weten regelgeving, het onafwendbaar is dat het plan moet worden bijgesteld door middel van een wijzigingsvoorstel. Bij de beoordeling van een wijzigingsvoorstel moet worden afgewogen welke oplossing het meest bijdraagt aan de realisatie van het projectdoel in de business case. Indien dit gepaard dreigt te gaan met een financiele overschrijding moet hier een bestuurlijk besluit aan ten grondslag liggen. Wijzigingsverzoeken die niet door de business case worden gerechtvaardigd, worden afgewezen.

8.1.4

Faseplan

Deze fase wordt afgesloten met een faseplan voor de volgende fase (de ontwerpfase), waarin de aanpak, de projectorganisatie, de planning en financiën in detail worden toegelicht.

8.2

Raadsbesluit

Het Programma van Eisen (incl. de raming van het totale vervolgtraject t/m realisatiefase) wordt, conform planning, aan de raad voor een go/no-go besluit voorgelegd.

8.3

Projectorganisatie

Voor de definitiefase wordt de projectorganisatie, zoals hieronder beschreven, samengesteld.

8.3.1

Stuurgroep Centrale Huisvesting

Complete sturing van het project Centrale Huisvesting vindt plaats binnen de stuurgroep. De stuurgroep wordt voorgezeten door wethouder Jérome Schellings en is als volgt samengesteld: -

Ambtelijk opdrachtgever/gemeentesecretaris. Leden concerndirectie.

-

Concerncontroller. Projectleider.

-

Projectsecretaris

8.3.2

Projectgroep

De projectgroep is op hoofdlijnen verantwoordelijk voor de coördinatie tussen alle werkgroepen en voor de informatieverstrekking aan de opdrachtgever over de voortgang en eventuele knelpunten. De projectgroepleden acteren vanuit deskundigheid. De projectgroep is als volgt samengesteld: • Projectleider • •

Assistent (deel)projectleider Communicatie

• •

Strategie en Beleid Projectcontroller

Een afvaardiging van de OR is tevens bij het projectoverleg aanwezig.


Pagina 28 van 29

8.3.3

Deelprojectteam PvE

Het bestaande PvE wordt aan de hand van de resultaten van de business case, de eisen uit de organisatie en de hierboven beschreven NEN-opbouw, door het deelproject PvE geactualiseerd. Dit team wordt aangestuurd door de deelprojectleider, waarin de volgende afdelingen zijn vertegenwoordigd: -

R&B, P&O, RO, IO, I&A, KCC, Fin

8.4

Communicatie in de definitiefase

8.4.1

Overlegvormen

-

Stuurgroep overleg (twee wekelijks) Projectgroep overleg (twee wekelijks)

-

Overleg met OR (twee wekelijks) Overleg Ambtelijk opdrachtgever (wekelijks)

-

Overleg Projectcontroller (twee wekelijks) Overleg wethouder (wekelijks)

Zie bijlage 7 voor het communicatieplan definitiefase.


Pagina 29 van 29

Centrale Huisvesting. Business case Variant Aanbouw. Voorstel aan de raad Datum: 7 september Status: Definitief. Route en data: 8 juli 2011

Recommend Documents