Categoriemanagement Kantoorartikelen & Computersupplies
Inhoud
1
Categoriemanager aan het woord: Fors besparen met behoud van tevreden klanten……………………..p2 Klant aan het woord: Forse besparingen realiseren met behoud van tevreden klanten……p4
1
Teksten zijn tot stand gekomen met medewerking van:
“Standaardisatie, versobering, kostenbesparing, klanttevredenheid en duurzaamheid. Dat zijn de doelen van het categoriemanagement voor Kantoorartikelen & Computersupplies. Daarnaast streven we voortdurend naar kwaliteitsverbeteringen in de aanbestedingen, de raamovereenkomsten en het contractmanagement.”
Fors besparen met behoud van tevreden klanten Een van de eerste inkoopcategorieën die rijksbreed werden ingesteld, was die van Kantoorartikelen & Computersupplies, belegd bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Sinds het begin, voorjaar 2009, is John van de Geer er de categoriemanager van. Die benoeming lag voor de hand, omdat deze inkoopcategorie voordien ook al voor zijn rekening kwam in het PIT-traject (het toenmalige interdepartementale project voor professionalisering van de inkoop.) Dat was toen een makkelijk en snel begin: laaghangend fruit. “We waren al langer bezig”, legt John van de Geer uit. De markt De aanbodzijde van de markt van kantoorartikelen is overzichtelijk. Er zijn maar drie grote leveranciers die aan de voorwaarden van het Rijk kunnen voldoen. Het afsluiten van één raamovereenkomst voor het hele Rijk zou dan ook ongewenste effecten kunnen hebben, omdat de opdracht dan te groot is. Het risico bestaat dat de rijksoverheid hiermee de markt verstoort. Daarom is besloten de markt van de Rijksoverheid te verdelen in vier percelen, waarvoor jaarlijks een aanbesteding wordt uitgevoerd. Inmiddels lopen er vier raamovereenkomsten waarvan alle departementen en diverse zelfstandige bestuursorganen gebruikmaken. Het is een groot succes. Niet alleen door het wegvallen van decentrale administratieve lasten en de transparantie die het centrale contractmanagement oplevert. Maar ook, laten we
dat niet vergeten, door de forse besparingen in geld die het Rijk zo realiseert: op basis van de aanbestedingen maar liefst 40 procent gemiddeld! Dubbele besparingen Deze aanzienlijke structurele besparingen zijn te danken aan diverse maatregelen, maar liggen voor een belangrijk deel op het logistieke vlak. “Daar zitten vaak de grootste externe kosten verborgen”, legt John van de Geer uit. Het was dan ook een goede gedachte om het grote aantal vaak willekeurige aflevermomenten terug te dringen naar één vast tijdstip per week. “Zo bespaar je niet alleen logistieke kosten, maar ook het milieu. En het enige wat je daarvoor hoeft op te brengen, is een beetje besteldiscipline.” Op bijna alle departementen is deze maatregel nu doorgevoerd. Andere kostenbesparende maatregelen zijn de invoering van een minimaal orderbedrag en de beperking van de keuze tot een kernassortiment en huismerken. “Hoewel standaardisatie een uitgangspunt is, lopen de wensen van de deelnemers soms sterk uiteen. Daar houden we natuurlijk rekening mee. Dat kan, want meestal is het mogelijk die wensen te clusteren en toch schaalvoordelen te behalen. Een kwestie van goed overleggen in de klantenraad, waarin alle departementen zijn vertegenwoordigd, en een goede samenwerking met de deelnemers en gebruikers als een aanbesteding aan de orde. Draagvlak staat voorop, juist voor alle voorgestelde veranderingen.” Elektronisch bestellen en factureren Uit onderzoek blijkt dat nog de grootste besparingen zijn te realiseren door invoering van het EBF-programma voor elektronisch bestellen en factureren. Door minder inspanningen in het bestelen factureerproces vallen er miljoenen te besparen op interne kosten en dan vooral personeelskosten. De rijksbrede ontwikkeling van EBF is dan ook van groot belang; ook voor de kwaliteit van de managementinformatie die straks uit de gestroomlijnde digitale inkoopprocessen zal komen. “Goede managementinformatie is onmisbaar voor goed contractmanagement”, benadrukt John van de Geer. “Aan het verkrijgen van die informatie geven we dan ook alle aandacht. Het doel is niet alleen meer grip krijgen op de raamovereenkomsten en het realiseren van verdere kostenbesparingen. Met
3
goede managementinformatie zijn we ook beter in staat de deelnemers beter en gerichter te informeren, de klanttevredenheid verder te verhogen en de duurzaamheid te stimuleren.”
Kantoorartikelen en computersupplies bestaan uit: 1. Kantoorartikelen Daaronder vallen: • bureauartikelen, zoals brievenbakjes, nietjes, lijmen, tapes • computeraccessoires, zoals muismatten, concepthouders, computerreiniging • correctiemiddelen, zoals correctierollers, correctievloeistoffen • kleine kantoormachines, zoals kleine papiervernietigers, eenvoudige rekenmachines, voicerecorders • kantoormachinesupplies, zoals batterijen, bindmachinesupplies, telrollen • opbergmiddelen, zoals hangmappen en toebehoren, ordners, showtassen, tabbladen • postverwerking en -verpakking, zoals enveloppen, telvingers, touw • presentatie en planning, zoals agenda’s en kalenders, whiteboards, zichtsystemen • schrijf- en tekenmaterialen, zoals balpennen, fineliners, potloden • verwerkt papier, zoals etiketten, kladblokken, schriften. 2. Computersupplies Daaronder vallen: • printverbuiksmaterialen (exclusief papier), zoals inktcartridges en toners • gegevensdragers, zoals geheugenkaarten, onbeveiligde usb-sticks, cd’s en dvd’s.
Procesinnovatie De doelen ‘standaardisatie, versobering, kostenbesparing, klanttevredenheid en duurzaamheid’ zijn onder meer te realiseren zijn door: • invoering van een minimaal orderbedrag (€ 50) • gebruik kernassortiment • gebruik huismerk inktcartridges en toners • minder aflevermomenten: niet dagelijks maar eens per week (spoedbestellingen blijven mogelijk) • 100% duurzaam inkopen • stimulering aanschaf ‘groene producten’ Dit vraagt regulering van het inkoopproces en van keuzes uit het assortiment. Mogelijk vragen duurzame en ‘groene producten’ een meerprijs.
Meer weten? Wie vragen heeft of advies wil bij de inkoop van kantoorartikelen en computersupplies, kan contact opnemen met: John van de Geer Categoriemanager Kantoorartikelen & Computersupplies 06 – 153 692 16
[email protected]
4
Klant aan het woord Rijkswaterstaat is met 9000 medewerkers een van de grootste rijksoverheidorganisaties van Nederland en ook een van de grootste klanten van categoriemanagement Kantoorartikelen. Het contract- en leveranciersmanagement van Rijkswaterstaat is ondergebracht bij de Eenheid Facilitair van de Corporate Dienst, waar de afdeling Advies & Projecten zorg draagt voor de inhoudelijke afstemming, zoals het opstellen van functionele eisen. Tessa Bensdorp en Barry van Schalkwijk zijn op deze afdeling respectievelijk adviseur en regievoerder. In die functies zijn ze dagelijks betrokken bij het RWS-deel van de raamovereenkomst voor kantoorartikelen, die eind 2010 rijksbreed werd afgesloten.
“Forse besparingen realiseren, met behoud van tevreden klanten” Enkele jaren geleden ontstond bij Rijkswaterstaat behoefte aan vernieuwing van de contracten voor de levering van kantoorartikelen. Op dat moment was onder leiding van categoriemanager John van de Geer een rijksbrede aanbesteding in gang gezet, waar Rijkswaterstaat graag op wilde aansluiten. Wel moest natuurlijk een eigen programma van eisen worden opgesteld. Daarvoor tekende de afdeling Advies & Projecten. Tessa Bensdorp: “We gaan dus niet over de inkoop, maar zijn vooral inhoudelijk actief in het contractmanagement van Rijkswaterstaat.” Barry van Schalkwijk voegt toe: “We doen natuurlijk meer dan alleen kantoorartikelen. Maar het contract hiervan is wel een goed voorbeeld van de manier waarop rijksbreed categoriemanagement kan bijdragen aan je decentrale bedrijfsvoering.” De nodige flexibiliteit Om de kwetsbare markt van kantoorartikelen niet onnodig te verstoren, is de aanbesteding ervan in vier percelen verdeeld. Rijkswaterstaat sloot aan op het perceel dat in 2010 werd gegund aan Lyreco. Tessa Bensdorp: “Wij hebben in de gestelde eisen de flexibiliteit ingebracht waar wij als veelvormige en sterk verspreide organisatie nu eenmaal behoefte aan hebben. Op schepen hebben onze
collega’s bijvoorbeeld ook behoefte aan schoonmaakmiddelen en in vuurtorens aan water. Die artikelen en de leveringen ervan hebben we dan ook toegevoegd aan de aanbesteding van kantoorartikelen.” Besparingen De besparing die Rijkswaterstaat met het nieuwe contract realiseert, loopt in de vele tonnen. “Rond de 40 procent”, vermoedt Barry van Schalkwijk. “Dat is niet alleen te danken aan de scherpere prijzen die de gebundelde inkoopkracht heeft opgeleverd. Wat ook sterk heeft bijgedragen, zeker aan de vermindering van interne kosten, is het minimale bestelbedrag dat we hebben ingevoerd. Hierdoor is het aantal transacties in het systeem voor elektronisch bestellen en factureren (EBF) sterk afgenomen. Daarnaast staan we geen spoedorders meer toe, laat staan bestellingen per telefoon of fax.” Tessa Bensdorp: “Ook de beperking van het assortiment heeft meegespeeld in de kostenbesparing. Voor Rijkswaterstaat is dit zelfs kleiner dan het kernassortiment van het raamcontract voor kantoorartikelen, zoals dat is afgesloten door categoriemanagement.” Discipline Desondanks blijkt uit onderzoek onder de collega’s van Rijkswaterstaat dat zij in grote lijnen tevreden zijn met het beperktere assortiment. “Wel hoor je soms dat mensen moeite hebben met de drempel in het orderbedrag van 50 euro”, zegt Tessa Bensdorp. “En toch laat onze managementinformatie zien dat steeds meer bestellingen in de praktijk worden gebundeld tot zelfs 75 euro”, merkt Barry van Schalkwijk op. “Dat is een goede ontwikkeling, die getuigt van discipline. Je ziet het ook aan de ontwikkeling van ‘maverick buying’: bestellingen buiten het contract om. Als het nog voorkomt, maken we het zichtbaar per dienst en regio, maar het is duidelijk aan het afnemen.“
Kustbewaking, vuurtorens en sluizen Ook wie voor de Rijksrederij op een schip werkt, heeft een pen en schrijfblok nodig. Daar moet je dus over kunnen beschikken. Een kwestie van even bellen naar een van de districtskantoren van Rijkswaterstaat. Daar
5
heeft een select aantal managementassistenten de bevoegdheid om kantoorartikelen te bestellen vanuit het mantelcontract met Lyreco. De bestelling wordt niet rechtstreeks op het schip afgeleverd, maar gecombineerd met andere logistieke transacties vanuit het districtskantoor. En op dezelfde manier worden ook vuurtorens en sluisbewaking op efficiënte wijze van hun gummetjes en paperclips voorzien.
