CASSA NEW. Értékesítési és készlet-nyilvántartási rendszer

CASSA

®

NEW

Értékesítési és készlet-nyilvántartási rendszer

BUDAPEST 2002.

Xix Software Kft.

1

Tartalomjegyzék

Tartalomjegyzék FELHASZNÁLÓI ENGEDÉLY A CASSA PROGRAMCSOMAGRA ................................................... 3 BEVEZETÉS.................................................................................................................................................... 5 ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK ...................................................................................................................... 6 1.

ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK A SZÁMÍTÓGÉPRŐL ....................................................................................... 6 1.1. A számítástechnikában használatos fontosabb kifejezések .................................................................... 6 1.2. A CASSA rendszer hardver követelménye ............................................................................................. 6 1.3. Billentyűkön lévő feliratok ..................................................................................................................... 7 1.4. Monitor.................................................................................................................................................... 7 1.5. Blokk-nyomtató, Árkijelző, Pénztárfiók ................................................................................................. 8 1.6. Printer...................................................................................................................................................... 8 1.7. Floppy-meghajtó, Floppy-lemez ............................................................................................................. 8 1.8. A számítógép üzemeltetése és a CASSA rendszer elindítása ................................................................. 8

A CASSA RENDSZER FUNKCIÓI ............................................................................................................ 11 1. 2. 3.

A CASSA RENDSZER FELADATA .......................................................................................................... 11 A CASSA RENDSZER ÁLTALÁNOS JELLEMZŐI ..................................................................................... 11 AZ ÁLTALÁNOS ÉS AZ EGYÉNEKRE SZÓLÓ JELSZÓ ................................................................................ 12 3.1. A menüpontokat védő általános jelszó.................................................................................................. 12 3.2. A személyre szóló egyéni jelszavak ...................................................................................................... 12 4. ELSŐ ALKALOMMAL ELVÉGZENDŐ FELADATOK ................................................................................... 13 4.1. Cégazonosítók beállítása, módosítása ................................................................................................... 13 4.2. Ügyintéző törzs karbantartás ................................................................................................................. 15 4.3. Cikktörzs állomány létrehozása, módosítása ........................................................................................ 16 4.3.1. Cikktörzs adatok cikkazonosítóinak megtervezése............................................................................................................. 16 4.3.2. Cikktörzs karbantartás........................................................................................................................................................ 17

5.

4.4. Bizonylatvégi megjegyzés..................................................................................................................... 23 NAPI TEVÉKENYSÉGEK, PÉNZTÁRGÉP HASZNÁLATA ............................................................................ 23 5.1. Bizonylat felvezetés .............................................................................................................................. 23 5.1.1. Bizonylat felvezetése.......................................................................................................................................................... 24 5.1.2. Bizonylat vagy számla nyomtatás....................................................................................................................................... 32 5.1.3. Visszajáró pénz számítása .................................................................................................................................................. 33 5.1.4. Tételsor törlése a bizonylat vége után ................................................................................................................................ 33

5.2. Bizonylat újranyomtatás........................................................................................................................ 33 5.2.1. Bizonylat nyomtatása ......................................................................................................................................................... 34 5.2.2. Számla készítése és nyomtatása.......................................................................................................................................... 35

5.3. Készpénz mozgások .............................................................................................................................. 35 5.3.1. Pénz címletek beállítása ..................................................................................................................................................... 36 5.3.2. Pénztár állás ....................................................................................................................................................................... 36 5.3.3. Pénztár nyitás ..................................................................................................................................................................... 37 5.3.4. Pénztár zárás....................................................................................................................................................................... 37

5.4. Átárazások............................................................................................................................................. 38 6.

5.4.1. Cikkenkénti átárazás........................................................................................................................................................... 38 5.4.2. Cikkcsoportos átárazás....................................................................................................................................................... 42 TÖRZSÁLLOMÁNYOK KARBANTARTÁSA ............................................................................................... 45

6.1. Ügyféltörzs karbantartás ....................................................................................................................... 46 6.2. ÁFA-törzs karbantartás ......................................................................................................................... 47 7. LELTÁROZÁS ......................................................................................................................................... 48 7.1. Leltár-ív felvitel .................................................................................................................................... 48 7.2. Leltár-gyorslista .................................................................................................................................... 49 7.3. Felvitt tételek göngyölítése ................................................................................................................... 49 7.4. Leltár-kiértékelés................................................................................................................................... 49 7.5. Készlet-átvezetés ................................................................................................................................... 51

Tartalomjegyzék 8.

9.

2

7.6. Leltár-ív törlése. .................................................................................................................................... 51 ADATOK (ÁLLOMÁNYOK) MENTÉSE, VISSZATÖLTÉSE .......................................................................... 52 8.1. Kimentések............................................................................................................................................ 52 8.2. Visszamentések ..................................................................................................................................... 54 8.2.1. Probléma a cikktörzzsel...................................................................................................................................................... 54 8.2.2. Forgalom göngyölítés (készlet aktualizálás)....................................................................................................................... 55 LISTÁZÁSOK .......................................................................................................................................... 56

9.1. Napló listák ........................................................................................................................................... 56 9.1.1. Napló listák és tartalmuk .................................................................................................................................................... 56 9.1.2. Cikkenkénti mozgások idősorrendben................................................................................................................................ 58 9.1.3. Cikkenkénti mozgások cikksorrendben .............................................................................................................................. 58 9.1.4. Terhelés, jóváírás................................................................................................................................................................ 58 9.1.5. Ügyfelenkénti listák............................................................................................................................................................ 59 9.1.6. Átárazás lista ...................................................................................................................................................................... 59 9.1.7. Cikktörzs változás lista....................................................................................................................................................... 59

9.2. Törzslisták ............................................................................................................................................. 61 9.2.1. Készlet lista ........................................................................................................................................................................61 9.2.2. Cikktörzs lista hosszú névvel.............................................................................................................................................. 63 9.2.3. Részletes cikklista............................................................................................................................................................... 63 9.2.4. Rövid cikklista....................................................................................................................................................................63 9.2.5. Ügyfélkatalógus..................................................................................................................................................................63 EGYÉB SZERVIZ FUNKCIÓK ................................................................................................................... 65

10. 10.1. Forgalom konvertálás. ......................................................................................................................... 65 10.2. Floppy formattálás............................................................................................................................... 65 11. FEKETE-DOBOZ KIÍRATÁS...................................................................................................................... 65

FLOPPY ÁLLOMÁNYOK LEÍRÁSA (MOZGÁSOKRÓL) ................................................................... 66 1. 2.

FORGALOM REKORD LEÍRÁSA (I-O KAPCSOLAT OFFLINE RENDSZEREKKEL)........................................ 66 CIKKTÖRZS REKORD LEÍRÁSA (I-O FORMÁTUM OFFLINE KAPCSOLATHOZ).......................................... 67

Felhasználói engedély

3

Felhasználói Engedély a CASSA programcsomagra 1. Definíciók - a felhasználó az a magánszemély vagy cég, aki a CASSA programcsomag egy példányának használati jogát megvásárolta; - a forgalmazó az a magánszemély vagy cég, aki a CASSA rendszer eladására jogosítvánnyal rendelk ezik.

2. Jogosítványok Ezen engedély alapján a felhasználó jogosult: - egy db a forgalmazó által installált CASSA programcsomag rendeltetésszer ű használatára; - a CASSA programcsomagról biztonsági másolat készítésére; - a CASSA programcsomag dokumentációjában közzétett adatállományok inputként történő használatára.

3. Garancia - a forgalmazó garantálja, hogy installáláskor vírusmentes szoftvert ad át a felhasználónak, ezt a felhas ználó közvetlenül az installálás után, forgalmazó jelenlétében ellen őrizheti saját szoftverével; - a forgalmazó az installálástól számított egy év időtartamra garanciát vállal az átadott szoftverre: az ese tlegesen előforduló, dokumentált programhibákat forgalmazó telephelyén térítésmentesen kijavítja; - a garancia nem terjed ki az esetleges programhibából keletkez ő bármilyen adatvesztésre, vagy azzal összefüggésbe hozható egyéb működésképtelenségre: Ezért a forgalmazó semmilyen felel ősséget nem vállal.

A fentieket tudomásul vettem:

dátum: .....................................

cégszerű aláírás: ......................................

P.H.

Tartalomjegyzék

4

A CASSA a Xix Software Kft. bejegyzett védjegye.

5

Felhasználói engedély

BEVEZETÉS Ez a dokumentáció az Ön által vásárolt CASSA rendszer hatékony alkalmazásához nyújt segítséget. Az általános tudnivalók fejezetben olyan alapfokú fogalmakat érintünk, amelyek megkönnyítik mindazon felhasználók munkáját, akik még nem kerültek számítógéppel kapcsolatba. Ez természetesen nem azt jelenti, hogy számítástechnikai szakismeretek szükségesek a rendszer működtetéséhez, hiszen célunk az egyszerű kezelhetőség. Elöljáróban megjegyezzük, hogy bár a programok bizonyos hibákat megpróbálnak kivédeni (a rendszer hibaüzenetet ír a legalsó sorba, vagy a számítógép "makacsul" nem fogad el egy ada tot), de nem véd meg azoktól a logikai hibáktól, melyek a gépi program (szoftver) számára kideríthetetlenek. Például ha egy adott cikk árához véletlenül tévesen 143 Ft fogyasztói árat visz be a rendszer kezel ője, a program számára ugyanolyan "korrekt", mint a helyes 134 Ft-os ár. Az úgynevezett törzsállományok a napi munka megkönnyítését szolgálják, nevezetesen a ritkán változó adatok tárolásra kerülnek a gép mágneslemezes tárolóján, és egy rövid hivatkozással (utalással, kó dszámmal) a szükséges adatok automatikusan a rendszer számára láthatóvá válnak. Felhívjuk a figyelmüket arra, hogy amennyire ezek az állományok megkönnyítik a munkájukat, ugya nolyan bosszúságot okozhat, ha az esetleges változtatásokat rosszul, vagy nem időben hajtják végre.

Általános tudnivalók

6

ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK 1. Általános tudnivalók a számítógépről 1.1. A számítástechnikában használatos fontosabb kifejezések Ebben a fejezetben néhány alapvető kifejezést, terminológiát ismertetünk, a teljesség igénye nélkül. Hardver (Hardware)

ez maga a számítógép és a hozzá csatlakozó részegységek.

Szoftver (Software)

a program(ok), mely(ek) alkalmazásával működik a számítógép.

Állomány (File)

logikai szempontból összetartozó adatok összessége.

Periféria

az alapgéphez kapcsolható kiegészítő berendezések, pl. vonalkódolvasó, nyomtató...

Képernyő (Monitor)

25 sor x 80 db jel megjelenítésére alkalmas eszköz.

Kurzor

az a villogó vonal a képernyőn, ahová a következő bevitt jel kerül.

Billentyűzet (Klaviatúra)

a szoftver számára szükséges információk, jelek bevitelének eszköze.

Nyomtató (Printer)

a számítógép írógépe.

Terminál

a hálózatos rendszerben a központi gépre csatolt mellékállomások megnevezése.

UPS

vagy más néven szünetmentes áramforrás. Feladata a váratlan áramkimaradások esetére biztosítani az elektromos áramot. Ez azt jelenti, hogy áramkimaradás esetén általában 5 10 perc alatt be kell fejezni az éppen me gkezdett funkciót (pl.: bizonylat felvezetés), majd ki kell lépni a rendszerből és a számítógépet ki kell kapcsolni.

1.2. A CASSA rendszer hardver követelménye A CASSA rendszer összes funkcióját csak olyan számítógépen tudjuk teljes mértékben kihasználni, ami eleget tesz a következő követelményeknek: - színes VGA monitor - minimum 286-os PC/AT - 1.44 MB floppy egység - minimum 1 MB memória - 1 párhuzamos port - 1 soros port - 5.0 vagy későbbi DOS verzió

7


- a CASSA rendszer által készített bizonylatok, listák és vonalkódok kizárólag EPSON FX-1050 nyomtatóval 100%-ban kompatibilis nyomtatón jeleníthetők meg helyesen

1.3. Billentyűkön lévő feliratok A számítógép hardver egységei közül talán a legfontosabb a billenty űzet - hiszen ennek segítségével tudjuk a CASSA szoftvert működtetni - ezért elsőnek ismertetjük. A billentyűzeten egyértelműen jelölt és az írógépeken is látható bet űk, számok és egyéb jelek magyarázatára nem térünk ki. A számok a billentyűzeten a jobboldali elkülönített részen is megtalálhatók.

Az adatbevitelnél használatos általános billentyűk a következők: ← Back Space letörli a kurzortól balra levő jelet. Shift

lenyomva tartásával a nagybetűk és a felső jelek írását érhetjük el.

↵ Enter

egy adatbevitel befejezéséhez, valamely funkció kiválasztásához, vagy egy üzenet elolvasása utáni nyugtázásra használt billentyű.

Esc

egy adott rész-funkcióból való visszatérésre használjuk.

SPACE BAR

üres hely, szóköz.

←

adatbevitelnél a kurzort balra az előző pozícióba viszi.

→

adatbevitelnél a kurzort jobbra a következő mezőbe viszi.

↑

lépés az előző sorra vagy mezőre.

↓

lépés a következő sorra vagy mezőre.

Insert

adatbevitelnél két jel közé beékeli a kurzorpozíción lévő és a következő jel közé az esetlegesen kifelejtett jeleket. (funkció kikapcsolása a gomb újbóli megnyomásával érhető el)

Delete

kitörli a kurzortól jobbra lévő (felesleges) jelet.

F1 - F9

valamely tevékenység végrehajtásához rendelt billenty ű, konkrét tartalma mindig a képernyő alsó egy-két sorában található.

Caps Lock

egyszer megnyomva átkapcsolunk nagybetűk írására, újból megnyomva visszakapcsolunk kisbetűk írására.

Num Lock

bekapcsolva a billentyűzet jobb oldalán található billentyűk számokként funkcionálnak, kikapcsolva a rájuk írt funkciók (Home, Pg Up, End stb.) érhet ők el.

1.4. Monitor


8

A monitor (képernyő), részben az elvégezhető feladatokról vagy az esetleges hibákról tájékoztat, részben adatbevitelünk helyességéről győződhetünk meg segítségével. A képernyőn a fényerő és a kontraszt állítható. A CASSA rendszerben az alsó sorban (a képernyő alján) jelennek meg a számítógép hibaüzenetei, az azt megelőző 1-2 sorban rövid tájékoztatás látható az elvégezhető funkciókról. A végrehajtható feladatokhoz rendelt billentyűk erősebb fényerővel láthatóak. Az itt feltüntetett billentyűk valamelyikének lenyomásával hajthatunk végre egy feladatot. Amikor a számítógép egy konkrét adatra vár, akkor az adat helyén ún. INVERZ MEZŐT (a képernyő kivilágított része) láthatunk, és az adatbevitel kezdő pozícióját a villogó kurzor jelöli.

1.5. Blokk-nyomtató, Árkijelző, Pénztárfiók A pénztárgép szerves részei. Funkciójukat a nevük is mutatja.

1.6. Printer A CASSA rendszer nyomtatója, mellyel listákat, számlákat és különböz ő katalógusokat készíthetünk. A CASSA rendszer által készített bizonylatok, listák és vonalkódok kizárólag EPSON FX-1050 nyomtatóval 100%-ban kompatibilis nyomtatón jeleníthetők meg helyesen. Egy-egy lista készítése előtt győződjünk meg arról, hogy a papír helyesen van-e beállítva (lap teteje), illetve bekapcsolt állapotban van-e a nyomtató. Az ON LINE kijelzőnek világítania kell a nyomtatás kezdetétől befejeztéig. A CASSA szoftver újbóli nyomtatásokat tesz lehetővé az esetleges nyomtatási hibák, vagy a szükséges plusz példányok miatt.

1.7. Floppy-meghajtó, Floppy-lemez A rendszer működéséhez szükséges adatok (állományok) biztonsági másolatának (mentésének) eszköze és adattárolója. FIGYELEM ! Mentéseknél, visszamentéseknél, biztonsági másolatok készítésénél és minden olyan ese tben, amikor a számítógép floppy meghajtóját használja, csak üres és más célra nem alkalmazott, vagy csak saját adatállományokat tartalmazó floppy -lemezeket helyezzen a gépbe. Más programokat, illetve adatállományokat tartalmazó floppy-lemez használata esetén a számítógépbe kerül ő "vírusok" okozta hibákért felelősséget nem vállalhatunk.

1.8. A számítógép üzemeltetése és a CASSA rendszer elindítása Bekapcsolás


9

• Kapcsoljuk be a szünetmentes áramforrást (UPS) ha van és ellenőrizzük le, hogy kap-e áramot. (A szünetmentes áramforrások általában szaggatott sípolással jelzik az áramkimaradást.) Ha nincs áram, kapcsoljuk ki a szünetmentes áramforrást és várjuk meg az áramszünet végét. • Kapcsoljuk be a számítógépet, majd a képernyőt (monitort). (Bekapcsolás előtt ellenőrizzük le, hogy a floppymeghajtóban nincs-e floppylemez. Ha van, vegyük azt ki! Egyes számítógép összeállításoknál a képernyő a számítógéppel együtt automatikusan bekapcsolódik.) • Kapcsoljuk be a nyomtatót (printert). Az általunk beállított gépeken a bekapcsolás után (néhány másodperc elteltével) a CASSA rendszer "f őmenüjét" láthatjuk a képernyőn. A képernyő alján megjelenő lehetőségek közül választva - a megfelelő billentyűk lenyomásával - érhetjük el, hogy a számunkra szükséges funkció ("almenü") kerüljön végrehajtásra. (Ha a CASSA rendszer nem indul el automatikusan, akkor a CASSA könyvtárból elindítható: • Írjuk be:

cd\cassa cassa

majd nyomjunk [ENTER]-t. majd nyomjunk [ENTER]-t.

Ekkor a CASSA rendszer főmenüje megjelenik a képernyőn.) FONTOS! A rendszer mindenkori elindítása után, amint a CASSA rendszer főmenüje megjelent a képernyőn, ellenőrizzük le a dátumot! Ha hibás a dátum, állítsuk be azt a Cégazonosítók beállítása menüpontban, mielőtt a rendszert használni kezdenénk.

Főmenü a képernyőn:

Kijelölt menüpont

Billentyűk a hozzájuk rendelt funkciókkal

Menüpontok

Kikapcsolás • Lépjünk ki a CASSA rendszerből. (A Főmenüben a [↑], [↓] segítségével válasszuk ki a Kilépés a CASSA rendszerből menüpontot majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.)


10

• Kapcsoljuk ki a nyomtatót, majd kapcsoljuk ki a számítógépet és a képernyőt. • Kapcsoljuk ki a szünetmentes áramforrást (UPS) ha van. (Figyelem! El őfordulhat, hogy a szünetmentes áramforrás bekapcsolva marad, de a hálózatot áramtalanítják. Ebben az esetben a szüne tmentes áramforrás véglegesen lemerülhet és a tovább iakban nem fog működni áramszünet esetén.)

11

A CASSA rendszer funkciói

A CASSA RENDSZER FUNKCIÓI 1. A CASSA rendszer feladata A CASSA rendszer az azonnali, gyors bizonylat készítést és a készletgazdálkodást segíti, valamint vonalkódolvasó használatát teszi lehetővé. Ha a CASSA rendszert egy APEH engedéllyel rendelkező fekete-dobozzal ellátott számítógépen használják (amely bizonyos hardver és szoftver elemekkel ki van egészítve) akkor az APEH el őírásainak megfelelően a PÉNZTÁRGÉP funkcióját is ellátja. (Pl.: PC+GOLD, PC+COLIBRI, NCR PC) A rendszer gyors és hatékony üzemvitele céljából a ritkán változó adatokat fájlokba (állományokba) szerveztük (cégazonosítók, cikkadatok, vevőadatok). Használatuk a fölösleges, sokszori adatmegadást és az ezzel járó hibalehetőségeket - kiküszöböli, de ezek az állományok azonban naprakész karbantartást igényelnek. Például ha a cégazonosítókba hibásan kerül be a pénzforgalmi jelzőszám - a helyes megadásig -, minden kibocsátott bizonylaton a hibás fog szerepelni. A gép üzembeállítása után, szükség van bizonyos adatok megadására, amelyeket a megfelel ő funkciók elindításával el kell végezni (Első alkalommal elvégzendő feladatok).

2. A CASSA rendszer általános jellemzői A rendszer egy MENÜVEZÉRELT program, ami azt jelenti, hogy egy konkrét tevékenység elvégzéséhez (esetleg többször is) a megfelelő feladathoz szükséges "részfeladatot" kell kiválasztani. A lehetőségek (menük) körében a [↑], illetve a [↓] billentyűkkel mozoghatunk. Az éppen aktuális menüpont inverzben (ellentétes színben) látható. Elindítása csak az [ENTER] billentyű lenyomására történik meg. A kívánt feladat(ok) végrehajtása után, vagy tévesztés esetén az [Esc] (escape) billenty ű segítségével léphetünk vissza arra a szintre, ahonnan a feladat indult. Az elvégzendő feladat indítása után az ADATOK MEGADÁSA következik. Adatot bevinni az inverzen világító helyre kell, ahol a villogó kurzort látjuk. Az adat (számok, betűk) megadása után [ENTER] billentyűvel jelezzük, hogy az adatbevitel megtörtént. Pl.: cikkszám megadása esetén az 1 2 és az [ENTER] billentyűk egymás utáni leütése a 12-es kódú cikket jelenti. Programozható billentyű, vagy vonalkódolvasó használata esetén az [ENTER] lenyomására nincs szükség. Ezzel gyakorlatilag a kezeléshez szükséges ismeretek birtokában vagyunk. A szükséges funkció indítása (kiválasztása a [↑] [↓] nyilakkal, elindítása az [ENTER] billentyűvel) utáni teendőket részletesen ismertetjük. Az éppen elvégezhető feladatokról, és a hozzájuk rendelt billentyűkről a rendszer ÁLLANDÓ TÁJÉKOZTATÁST ad, ezért kérjük, ha problémája van, olvassa el figyelmesen a képernyő alsó sorait, ahol röviden minden tájékoztatás a rendelkezésére áll. Bizonyos esetekben hiába választunk az alsó sor(ok)ban lev ő funkciók közül - a rendszer értelemszerűen nem hajtja végre azt -, mert a funkció egy másik esemény befejezését ől függ, vagy pedig egy konkrét adatbekérési funkció befejezése után lehetséges. Hasonló eset lehet például, ha egy számot vár a rendszer


12

és ekkor véletlenül egy betűt - nem szám billentyű / pl. az "O" betű / - nyomunk meg. Ebben az esetben sem ad hibajelzést a számítógép, de a betűt sem fogadja el. Mint tapasztalni fogja, a rendszer a szükséges helyeken korrekciókra, ismétlésekre, újraindításokra ad lehetőséget, tehát a hibák, "furcsa jelenségek" orvosolhatók. A rendszer logikailag két tevékenységet lát el: a napi munka (bolti eladások, blokkszalag csere stb.) és az eseti, de felelősségteljesebb tevékenységeket (átárazás, készletnyilvántartás stb.). Ennek megfelelően az illetéktelen beavatkozások elkerülése céljából az úgynevezett "fizikai" védelem (számítógép - és pénztárfiókkulcs) mellett, egy testre szabott, Ön által választott "logikai" védelemmel is elláttuk a ren dszert: ez a JELSZÓ.

3. Az általános és az egyénekre szóló jelszó 3.1. A menüpontokat védő általános jelszó Ezt a hatbetűs kódot Ön választhatja meg és módosíthatja. Ennek következtében csak Ön (vagy akinek Ön megmondja) indíthat el bizonyos menüpontokat. Három szintű jelszó megadására van lehetőség. Az 1. szintű jó a 2. szintű és 3. szintű helyett is, a 2. szintű jó a 3. szintű helyett is. Tehát aki ismeri az 1. szintű jelszót, az gyakorlatilag a rendszer összes funkcióját használhatja. Ezekkel a jelszavakkal elérhetjük, hogy különböz ő személyek csak azon funkciókat (menüpontokat) működtethessék amelyekre jogosultak. Általánosan csak az 1 -es szintű jelszó használatos és a rendszer leírásában a továbbiakban mindenütt az 1. szintű jelszóra fogunk hivatkozni. Ha szükségessé válik a 2. és 3. jelszó szintek használata, azokat a forgalmazó kérésre be tudja állítani a kívánság szerinti menüpontokhoz. Ismételten felhívjuk a figyelmet, hogy fokozott gondossággal járjunk el a jelszó megadásakor, mert elf elejtése esetén esetleg magunkat zárhatjuk ki a rendszer bizonyos funkcióinak használatából és csak külső szakember (szerviz) segíthet az elfelejtett jelszó megtalálásában. A menüpontokat védő általános jelszót a Cégazonosítók beállítása, módosítása menüpontban állíthatjuk be, majd célszerű felírni és biztos helyen elzárva tartani azt. Minden olyan esetben amikor egy funkció elindításakor a rendszer egyszer űen a Jelszó: -t kéri, az általános jelszót kell megadni. A rendszerben a telepítés után alapvetően nincs megadva jelszó, tehát ha a rendszer jelszót kér, az [ENTER] lenyomásával léphetünk tovább. Ha egy jelszóval védett menüpontot indítunk el de a jelszót nem ismerjük, akkor a [↑] vagy a [↓] kétszeres megnyomásával leléphetünk a menüpontról.

3.2. A személyre szóló egyéni jelszavak Ezt a nyolcbetűs kódot minden ügyintézőnek (a rendszert kezelő személyeknek) külön-külön lehet beállítani az Ügyintéző törzs karbantartás menüpontban. Ez a jelszó megakadályozza, hogy azokba a funkc iókba ahová az ügyintéző csak az egyéni azonosító kódjával léphet be, esetleg más kódjával lépjen. Minden olyan esetben, amikor egy funkció elindításakor a rendszer az ügyintéz ő kódját kéri, majd utána a "Kérem az ügyintéző jelszavát:" üzenettel a jelszót is várja, az ügyintéző egyéni jelszavát kell megadni. Ha nincs az ügyintézőnek jelszava, az [ENTER] lenyomásával léphetünk tovább (ameddig új jelszót nem adunk az ügyintézőnek).

13


4. Első alkalommal elvégzendő feladatok A rendszerben használt ritkán változó adatokat törzsadatoknak nevezzük. Ezeket a logikailag összetartozó különféle törzsadatokat (cikkek, ügyfelek, stb.) törzsállományokba szerveztük. A törzsállományokon végzett valamennyi változtatást (új elem felvétele, módosítása, törlése) összefoglaló néven törzsállomány karbantartásnak nevezzük. A CASSA rendszerben a következő törzsállományokat használjuk (zárójelben látható, hogy melyik menüpontban találhatjuk a karbantartásához használható pro gramot):

Elsőként feltöltendő törzsállományok ♦ Cégazonosítók

(Főmenü)

♦ Ügyintézőtörzs

(Törzsállományok karbantartása)

♦ Cikktörzs


A későbbiekben is feltölthető törzsállományok ♦ Bizonylatvégi megjegyzések


♦ Ügyféltörzs


♦ ÁFA törzs


4.1. Cégazonosítók beállítása, módosítása ♦ Itt adhatók meg a saját cég adatai amelyek a nyugtákra és különféle bizonylatokra fognak rákerülni. ♦ Megadhatjuk a menüpontokat védő három szintű jelszót. ♦ Beállíthatjuk a dátumot és pontos időt. • A Főmenüben a [↑], [↓] segítségével válasszuk ki a Cégazonosítók beállítása menüpontot majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A rendszer jelszót fog kérni. • Ha nincs jelszó az [ENTER] billentyűvel léphetünk tovább, ha van írjuk be az 1-es szintűt pontosan (ügyelve a NAGY és kisbetűk közötti különbségre) és nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • "Hibás a jelszó: <ENTER> " üzenet esetén rosszul vittük be a jelszót. Az [ENTER] billentyű lenyomása után újra a főmenü kerül a képernyőre. Ebben az esetben újra be kell lépni a menüpontba, majd megismételni a jelszó bevitelét. Helyes jelszó megadása esetén a következő műveleteket végezhetjük:

A saját cég adatainak megadása Töltsük ki a mezőket! A cég adatait tartalmazó mezők között az [ENTER] billentyűvel mozoghatunk körbe-körbe. - Név: - Adósz: - Pfjsz.: - Cím1:

a CASSA rendszert használó cég neve (a nyugta első sorának első mezője) adóigazgatási szám, pénzforgalmi jelzőszám (bankszámlaszám). város, község,

A CASSA rendszer funkciói - Cím2: - irányítószám, - eladás helye:

14 utca, házszám, cím (a nyugta első sorának második mezője)

Megadhatjuk azokat a rövid szövegeket, amelyek minden blokk első illetve utolsó soraiban automatikusan kiírásra kerülnek.

Blokk-kezdő szöveg (két sor, ha nincsenek kitöltve, nem íródnak ki) • Az [ENTER] billentyűvel lépegessünk el a blokk-kezdő szöveg első soráig, majd írjuk ide azt a szöveget amit minden nyugta első sorában akarunk látni. Az [ENTER] billentyűvel léphetünk tovább a második sorra, amit szintén kitölthetünk.

Blokk-végi szöveg (négy sor, ha nincs kitöltve, az első három nem íródik ki, a negyedik sor üresen is kiírásra kerül) • Az [ENTER] billentyűvel lépegessünk el a blokk-végi szöveg első soráig, majd írjuk ide azt a szöveget amit minden nyugta utolsó sorában akarunk látni. Az [ENTER] billenty űvel léphetünk tovább a második, harmadik és negyedik sorra, amelyeket szintén kitölthetünk.

A menüpontokat védő általános jelszó megadása, módosítása A menüpontok védelmére használt három szintű jelszó megadására van lehetőség, de kitöltése nem kötelező. A rendszer alapbeállítással csak az 1. szintű jelszót használja. Ha szükségessé válik a 2. és 3. szint használata, azok kérésre a forgalmazó által beállíthatóak. • Nyomjuk meg az [F3] billentyűt, majd írjuk be az 1-es szintű jelszót az "1.:" után. Ha beírtuk az [ENTER] billentyűvel léphetünk a 2. szintű jelszóhoz. • Ha használjuk a 2. szintű jelszót, írjuk be azt, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ha nem használjuk az [ENTER] billentyűvel lépjünk tovább. • Ugyanígy járjunk el a 3. mezővel is. Ha használjuk a 3. szintű jelszót, írjuk be azt, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ha nem használjuk az [ENTER] billentyűvel lépjünk tovább.

A képernyőn történt változtatások eltárolása Akár a cég adatain, akár a jelszavakon változtattunk, el kell tárolni az újonnan bevitt adatokat! • Nyomja le az [F1] billentyűt. Ha megnyomta, a rendszer a képernyőn lévő összes adatot eltárolja.

A dátum és az idő beállítása Erre a funkcióra szükség lehet, ha: - késik a gépben lévő óra, - a tavaszi és őszi óraátállásnál, - valamint évváltás esetén, ha a számítógép nem váltaná az évet automatikusan! FONTOS! A dátumot és időt a rendszer által kiajánlott formában kell megadni. Egy példán keresztül leírjuk, hogyan járjon el ha a dátumot vagy az id őt át akarja állítani. • Nyomjuk meg az [F5] billentyűt. A rendszer a következőképpen ajánlhatja ki a dátumot: "Enter new date (mm-dd-yy):", ahol az "mm" a hónap száma, a "dd" a nap száma és az "yy" az évszám utolsó két jegyét jelenti. • Ha nem akarunk változtatni a kiajánlott dátumon, nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.

15


Ha például 1996. október 25-dikére kell a dátumot beállítani, tegyük a következőt: • Írjuk be a dátumot a következő formában: 10-25-96 majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt, A rendszer által kiajánlott pontos idő formája a következő lehet: "Current time is 2:48:59.02p". • Ha nem akarunk változtatni a kiajánlott időn, nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Ha az időt például délután 3 óra 25 percre állítjuk tegyük a következ őt: • A kettőspont után írjuk be az órát és percet a következő formában: 15:25 majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. FIGYELEM! A CASSA rendszer Bizonylat felvezetés funkciója működése során ellenőrzi a dátumot, és visszafelé állítást nem fogad el. Ezért a dátumot csak nagyon indokolt esetben állítsuk el, illetve a beka pcsolás után a főmenü bejelentkezésekor mindig ellenőrizzük, mielőtt bármely funkciót elindítjuk.

Kilépés a funkcióból • Nyomja meg az [Esc] billentyűt. Az [Esc] billentyű lenyomása után újra a Főmenü kerül a képernyőre.

4.2. Ügyintéző törzs karbantartás Itt adhatjuk meg ügyintézőink (eladóink) kódszámát, jelszavát, és hogy milyen mozgásbizonylatokat rögzíthetnek. Ezeket a jogosultságokat a boltvezető vagy rendszergazda állíthatja be. A különböző árumozgással és készlettel kapcsolatos funkciókba az ügyintéz ők csak a saját kódjukkal léphetnek be. A rendszer az árumozgásokkal együtt elnaplózza azt is, hogy ki volt az aki rögzítette az árumozgást. Ha az ügyintézők kódszámára a mozgások listázásánál szűrést (válogatást) végezünk, megtudhatjuk, hogy melyik ügyintéző melyik mozgásokat rögzítette. • A Főmenüben a [↑], [↓] billentyűk segítségével válasszuk ki a Törzsállományok karbantartása menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Válasszuk ki az Ügyintéző törzs karbantartás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A rendszer minden esetben jelszót fog kérni. • Ha nincs jelszó az [ENTER] billentyűvel léphetünk tovább, ha van írjuk be az 1-es szintűt pontosan (ügyelve a NAGY és kisbetűk közötti különbségre) és nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • "Hibás a jelszó: <ENTER> " üzenet esetén rosszul vittük be a jelszót. Az [ENTER] billenty ű lenyomása után újra be kell lépni a menüpontba, majd megismételni a jelszó bevitelét. Helyes jelszó megadása esetén a következő műveleteket végezhetjük:

Új ügyintéző felvitele • Adjuk meg az Ügyintéző azonosítóját, Nevét és ha szükséges a Jelszavát (Lásd: A személyre szóló jelszavak pontot!). • Az [F5] billentyűvel lépjünk az ügyintéző jogosultságaihoz és a következőképpen jelöljük ki azokat a bizonylat fajtákat, amelyeket rögzíthet: A [↑], [↓] segítségével lépjünk rá a bizonylat fajtára, majd az


16

[ENTER] billentyűvel kapcsoljuk be a jogosultságot. Szintén az [ENTER] billentyűvel kapcsolhatjuk ki a jogosultságot, ekkor eltűnik a " √ " jel a bizonylat fajta mellől. (Ha a bizonylat fajta mellett van egy " √ " jel, akkor rögzítheti az ügyintéző, ha nincs akkor nem rögzítheti az ügyintéző ezt a bizonylat fajtát.) • Az [Esc] billentyűvel lépjünk ki a jogosultságoktól, majd az [F1] billentyűvel tároljuk el az ügyintéző adatait.

Meglévő ügyintéző adatainak módosítása • Adjuk meg az Ügyintéző azonosítóját vagy keressük ki a [PageUp] és [PageDown] billentyűk segítségével lapozva. • Írjuk át a Nevét vagy a Jelszót. Ha a jogosultságokat akarjuk megváltoztatni, akkor az [F5] billentyűvel léphetünk azokhoz, majd a változtatás után az [Esc] billentyűvel lépjünk ide vissza. • Az [F1] billentyűvel tárolhatjuk el a módosítás utáni állapotot. A "Már létezik ilyen ügy. Felülírjam? (I/N)" kérdésre nyomjuk le az "i" betűt, így a rendszer eltárolja az újonnan bevitt adatokat.

Ügyintéző törlése Már használt ügyintéző kódot nem ajánlott kitörölni és új ügyintézőnél is inkább egy új kódot adjunk meg, mintsem egy régi ügyintéző nevét átírnánk! Ha egy ügyintézőt mégis kitörlünk az ügyintéző törzsből és valamilyen mozgáslistát (Pl.: Napló lista) készítünk a törlés el őtti időszakról, akkor a listán a kitörölt ügyintéző neve nem fog szerepelni. (Ugyanis az ügyintéző neve csak az ügyintéző törzsben van eltárolva.) • Adjuk meg az ügyintéző azonosítóját vagy keressük ki a [PageUp] és [PageDown] billenty űk segítségével. • Nyomjuk meg az [F3] billentyűt.

Kilépés a funkcióból • Nyomja meg az [Esc] billentyűt. Az [Esc] billentyű lenyomása után újra az Törzsállományok karbantartása menü kerül a képernyőre.

4.3. Cikktörzs állomány létrehozása, módosítása 4.3.1. Cikktörzs adatok cikkazonosítóinak megtervezése A cikktörzs állomány tartalmazza a rendszer számára elérhet ően a cikkeink összes adatát. Minden cikket egy egyedi cikkszám azonosít amivel a cikkre hivatkozhatunk. A különféle mozgások felvezetésekor és még néhány helyen a rendszerben, módunkban áll a cikkeket vonalkóddal is azonosítani. A cikkeket az összes adatukkal együtt a Cikktörzs karbantartás menüpontban vihetjük be a rendszerbe. A cikkszámmal (vonalkóddal) azonosított árumozgásoknak nagy el őnye, hogy egy esetleges árváltozásnál nem kell a boltban és raktárban lévő minden egyes cikket "újraárazni", hanem elegendő a cikktörzsben egyszer elvégezni a szükséges változtatást, ezenkívül a pénztárosoknak sem kell tör ődniük az árak megváltozásával, hiszen azok a cikkszámokhoz kapcsolódnak és a cikkszámok nem változnak. A cikkszám (cikkazonosító) hosszát, felosztását és típusát a felhas ználó határozhatja meg. A cikkazonosító hossza maximum tizenöt jel lehet, tartalmazhat beállítástól függően:

17


- csak számokat, - vagy számokat, az angol ABC betűit és a / (perjel) - (kötőjel) . (pont) és (szóköz) jeleket vegyesen. A cikkazonosítót a következőképpen lehet felosztani: XYZ - X : A cikkazonosító cikkcsoport része. - Y : A cikkazonosító cikkszám része. - Z : A cikkazonosító cikkszám részének alábontása. A cikkazonosítót mindenféleképpen érdemes minimum két részre osztani, mert így a különböz ő típusú cikkeket (pl.: élelmiszer, műszaki cikk, vegyi áru stb.) különböző cikkcsoportokba lehet osztani, ezáltal a listákon egy-egy cikkcsoportra összesítés történhet. A cikkszámon kívül a rendszerben több helyen is azonosíthatjuk a termékeket a vonalkódjukkal ( EAN kód). Ebben az esetben a termékek vonalkódját is be kell vinni a cikktörzsbe.

4.3.2. Cikktörzs karbantartás Itt vihetünk fel új cikkeket a rendszerbe, vagy módosíthatjuk, esetleg tö rölhetjük a meglévő cikkek adatait. A cikktörzs szerepéről és a cikkszámok típusáról a Cikktörzs adatok cikkazonosítóinak megtervezése pontban olvashatunk.

A Cikktörzs karbantartásban végezhető műveletek Új cikk megadása, ♦ Meglévő cikk adatainak módosítása, ♦ Fölöslegessé vált cikk törlése, ♦ ÁFA szorzó módosítása cikktől cikkig. ♦ Cikktörzs karbantartásban használatos billentyűk funkciói ♦ ♦ ♦ ♦

[F1] [F2] [F3] [F5]

♦ [F7]

A felvitt vagy javított cikk eltárolása. Üresre törli az összes mezőt és rááll a cikkszám mezőre. Kitörli a kiválasztott cikket. Abban az esetben ha új cikk felvitelekor szeretnénk, hogy az el őzőleg karbantartott cikk adatai a képernyőn maradjanak, akkor az [F5] billentyű megnyomásával átkapcsolhatunk "új cikknél üres Igen / Nem"-re. Visszakapcsolni ("Igen"-re) a billentyű újbóli megnyomásával lehet. Cikkszám sorrend vagy vonalkód sorrend közötti átkapcsolás. Vonalkódra kapcsolva o lvassuk be a cikk vonalkódját, így megtudhatjuk, hogy van -e már ilyen vonalkódú

cikkünk a ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

törzsben. [PageUp] Lépés az előző cikkre. [PageDown] Lépés a következő cikkre. [↑] Lépés az előző mezőre. [↓]; [ENTER] Lépés a következő mezőre. [F6] Csoportos ÁFA módosítás. [Esc] Kilépés a funkcióból

Belépés a funkcióba • A Főmenüben válasszuk ki a Törzsállományok karbantartása menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Válasszuk ki a Cikktörzs karbantartás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.


18

• Belépéskor a "Kérem az ügyintéző azonosítóját: " üzenet jelenik meg, írjuk be a két számjegyb ől álló ügyintéző azonosítónkat, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • A "Kérem az ügyintéző jelszavát: " üzenetre adjuk meg pontosan a saját kódunkhoz tartozó egyéni jelszavunkat, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Ha nincs egyéni jelszó megadva, csak az [ENTER]-t kell lenyomni.

Új cikk felvitele Rendre adjuk meg a cikk összes adatát. CIKKAZONOSÍTÓ: A cikk egyedi azonosító kódja. • Írjuk be a felvitelre kerülő új cikk cikkszámát a Cikkazonosító mezőbe. (A cikkszám beállítástól függően tartalmazhat csak számokat, vagy számokat, az angol ABC betűit és a / - . és (szóköz) jeleket vegyesen. A cikkszám nem lehet üres, ha mégis üresen hagyjuk a "A cikk kód nem lehet üres, javítsa! <ENTER>" üzenetet kapjuk. Az [ENTER] megnyomása után írjuk be a helyes cikkszámot.) • A következő mezőre mindig az [ENTER] vagy [↓] billentyűvel lépjünk. Ha már létezik ilyen cikkszámú cikk a cikktörzsben, akkor az adatai felkerülnek a képerny őre, a "módosítás" felirat jelenik meg a képernyő jobb felső sarkában és az EAN kód mezőre lépünk le. (Cikk adatainak módosítása fejezet.) Adjunk a cikknek más cikkszámot! Ha a beütött cikkszám még nincs benne a cikktörzsben, az "új tétel !" felirat jelenik meg a képernyő jobb felső sarkában és egy mezővel lejjebb az EAN kódhoz jutunk. EAN KÓD: A cikken lévő pontos, egyedi vonalkód. Ha lehet magáról a cikkről vigyük be. (13 számjegy) Az EAN kód mezőre lépve minden esetben a képernyő alján megjelenik az "Olvassa be a vonalkódot, vagy kezdje el gépelni vagy <ENTER> ! " üzenet. • Ha van vonalkódja a terméknek és van vonalkódolvasó készülék a számítógéphez csatlakoztatva, úgy olvassuk be a vonalkódot a vonalkód-olvasóval. • Ha van vonalkódja a terméknek és nincs vonalkódolvasó készülék a számítógéphez csatlakoztatva, úgy gépeljük be a vonalkód alatt található számokat. • Ha nincs vonalkódja a terméknek, hagyja üresen az EAN kód mezőt. Figyelem! Az EAN kódnak is egyedinek kell lennie, de ezt csak a cikk felírásakor (eltárolásakor) vizsgá lja a rendszer. (Dupla EAN kód megszüntetése) RÖVID NÉV: A cikk blokkra íródó neve. A listákon és bizonylatokon is ez fog szerepelni, ezért javasoljuk, hogy jól megválasztott, egyértelmű szöveg legyen. (A Rövid név nem lehet üres, ha mégis üresen hagyjuk a "A rövid név nem lehet üres, javítsa! <ENTER>" üzenetet kapjuk. Az [ENTER] megnyomása után lépjünk vissza a mezőre és írjuk be a rövid nevet.) (15 betű) MEGNEVEZÉS: A termék hosszú neve a pontosabb megkülönböztetés végett. (40 bet ű) MENNY.EGYS.: A termék mértékegysége. Pl.: l, db, rúd, dkg, ü, stb. (3 bet ű) ITJ / SZJ KÓDOK. (9 betű)

19


KÉSZLETEZENDŐ: A mező I vagy N betű lehet. Ha N-re van állítva, a cikk készletmennyiségét semelyik mozgásfajta nem változtatja, tehát szolgáltatást is felvehetünk a cikkek közé (Pl.: kozmetikai kezelés). (1 betű) ÁFA SZORZÓ: A szükséges ÁFA százalékhoz tartozó szorzó. Pl.: 1.25 (1 egész, 3 tizedes számjegy) BESZERZÉSI ÁR (ÁFA NÉLKÜL): Az egységnyi beszerzési ár ÁFA nélkül. Nem kötelező kitölteni. (9 egész, 2 tizedes számjegy) HASZONKULCS: A beszerzési árból az átadási ár képzéséhez használt haszonkulcs. Nem kötelező kitölteni, a rendszer automatikusan kiszámol ja. (2 egész, 2 tizedes számjegy) ÁTADÁSI ÁR (ÁFÁ-VAL): Az egységnyi átadási vagy nagykereskedelmi ár ÁFÁ-val. Nem kötelező kitölteni. Felvehetők a rendszerbe olyan Bizonylat típusok, amelyek ezt az árat használják. Pl.: nagykereskedelmi eladás. (9 egész, 2 tizedes számjegy) HASZONKULCS: Az átadási árból a fogyasztói ár képzéséhez használt haszonkulcs. Nem kötelező kitölteni, a rendszer automatikusan kiszámolja. (2 egész, 2 tizedes számjegy) FOGYASZTÓI ÁR (ÁFÁ-VAL): Az egységnyi fogyasztói ár ÁFÁ-val. (9 egész, 2 tizedes számjegy) SZOKÁSOS MENNYISÉG: A bizonylat felvezetésekor a rendszer által automatikusan kiajánlott mennyiség. Általánosan 1-et tartalmaz, de olyan termékeknél amelyekből legtöbbször nagyobb mennyiséget (egész csomaggal vagy kartonnal) visznek, beírható a csomagban lévő darabszám. A cikk áraihoz ilyenkor is egy darab termék árát kell bevinni! A bizonylat rögzítésekor természetesen a kiajánlott mennyiség felülírható. (5 számjegy) A készlet figyelés valósítható meg a Min és Max mezők használatával, ha azokat kitöltjük. A Készlet lista lekérdezésekor megtehetjük, hogy a listaparaméterek által meghatározott cikkeknél, a termék aktu ális mennyiségét a program összevesse a minimális és / vagy maximális készletként, a cikktörzsben megadott Min és Max értékekkel. Amennyiben az aktuális készlet az illető cikknél a minimum alatt, illetve a maximum felett van, a tétel a listára kerül. MIN: A minimális készletmennyiség. Beírhatjuk azt a mennyiséget, amely alá nem ajánlott, hogy lecsökkenjen a készlet menn yisége. (9 számjegy) MAX: A maximális készletmennyiség. Beírhatjuk azt a mennyiséget, amely fölé nem ajánlott, hogy emelkedjen a készlet mennyiség. (9 számjegy) UTK 1: Három pozícióból álló utókalkulációs kód. Az UTK kódokkal lehetőségünk van csoportosítani termékeinket a listázásoknál. Saját elképzelés sz erinti cikkszám tartománnyal le nem fedhető csoportok létesíthetők úgy, hogy az azonos csoportba tartozó cikkeket azonos UTK kóddal jelöljük meg. (3 számjegy vagy az angol ABC 3 betűje) UTK 2: Akkor használatos, ha az előzőtől eltérő szempont szerint is akarunk csoportosítani. Itt az előző UTK kóddal létrehozott csoportosításon kívüli újabb szisztéma szerint rendszerezhetjük a termékeinket. (3 számjegy vagy az angol ABC 3 betűje) UTK 3: Az előző két mező kiegészítéseként megadható kód más csoportok létrehozására vagy az el őző csoportok alábontására. (6 számjegy) AKTUÁLIS KÉSZLETMENNYISÉG: Csak tájékoztató jelegű, a készlet pillanatnyi mennyiségét mutatja.


20

Tévesztést a mezőkön belül a [BACK SPACE] a [DELETE] illetve [←] , [→] billentyűkkel lehetséges javítani. A mezők között a [↑] illetve [↓] billentyűkkel lehet válogatni.

Ha minden adatot helyesnek találtunk a cikket el kell tárolnunk! • Nyomja meg az [F1] gombot. A "Már létezik ilyen cikk. Felülírjam? (I/N)" kérdés csak abban az esetben jelenik meg, ha egy már létez ő cikkszámhoz vittünk fel adatokat. Ebben az esetben a cikkszám megadása után a képerny ő jobb felső sarkában megjelent "Módosítás !" üzenetet figyelmen kívül hagytuk! • Az "I" válasz esetén a képernyőn lévő adatokkal kerül eltárolásra a cikk. • Az "N" válasz esetén a képernyőn lévő adatok nem kerülnek eltárolásra.

Dupla EAN kód megszüntetése Ha két (vagy több) különböző cikkszámhoz esetleg azonos EAN kódszámot viszünk be, az "EAN dupla!" üzenetet kapjuk akkor, amikor a cikket eltároljuk. A dupla EAN kód hibát javítsuk azonnal! Meg kell keresni az azonos EAN kódú cikkeket, majd az egyiknek meg kell változtatni a vonalkódját: • Az [F7] billentyűvel kapcsoljuk át a cikkeket vonalkód növekvő sorrendbe. • Lépjünk az EAN kód mezőre és olvassuk be vagy írjuk be az imént felvitt cikk vonalkódját, amelyre a rendszer figyelmeztetett, hogy duplán létezik, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ekkor a képernyőre kerül az első olyan cikk aminek ez a vonalkódja. • A [PageDown] billentyűvel lapozhatunk a másik olyan cikkre, amelynek a vonalkódja megegyezik az előtte lévő cikkével. • Töröljük ki vagy javítsuk az egyik cikk vonalkódját, vagy töröljük az újonnan felvitt cikket, ha az már a cikktörzsben volt más cikkszámmal. • Az [F7] billentyűvel visszakapcsolhatunk cikkszám növekvő sorrendbe.

Új cikk felvitelekor egy előzőleg rögzített cikk adatainak felhasználása Új cikkszám megadásakor a rendszer automatikusan üresre törli a cikkhez tartozó mez őket. Ha több egymáshoz hasonló terméket viszünk fel a cikktörzsbe, kényelmesebbé tehetjük a felvitelt, ha az előzőleg felvitt cikk adatait a képernyőn hagyjuk és csak a változásokat írjuk át. • Hozzuk fel a képernyőre a másolandó cikket (cikkszámmal vagy lapozva). • Az [F5] billentyű megnyomásával kapcsoljunk át "új cikknél üres Igen / Nem"-re. • Adjuk meg az új cikkszámot, majd a cikk többi adatát. Ebben az esetben csak azokat a mez őket kell újra kitölteni, amelyek különböznek az előző cikkétől, az azonos mezőket az [ENTER] billentyűvel lépjük át. Figyelem! Ne felejtsük el kinullázni az aktuális készletmennyiség mezőt, ha az előző képernyőn hagyott cikknek nem nulla volt a készletmennyisége, mert elfelejtése esetén az új cikkhez is eltároljuk azt a mennyiséget! • Visszakapcsolni "új cikknél üres Igen"-re) az [F5] billentyű újbóli megnyomásával lehet.

Ha befejeztük a cikkek felvitelét kiléphetünk a Cikktörzs karbantartásból.

21


• Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt.

Cikk adatainak módosítása A cikkek adatait a felírás után is módosíthatjuk. • Lépjünk be a Cikktörzs karbantartás menüpontba. • Írjuk be a Cikkazonosító mezőbe a módosítandó cikk cikkszámát és nyomjunk [ENTER]-t, vagy válasszuk ki a [PageUp], [PageDown] billentyűkkel lapozva, vagy válasszuk ki a vonalkódja alapján. (Először kapcsoljunk át vonalkód sorrendre [F7]-el, majd gépeljük vagy olvassuk be a vonalkódját az EAN kód mezőbe.) • A következő mezőre mindig az [ENTER] vagy [↓] billentyűvel lépjünk. Ha a beütött cikkszámú vagy vonalkódú cikk benne van a cikktörzsben a "Módosítás !" felirat jelenik meg a képernyő jobb felső sarkában. Megjelennek a termék adatai, amelyek tetszés szerint javíthatók majd felírhatók. Az előző cikkre a [PageUp], a következőre a [PageDown] billentyűvel léphetünk. A mezőkön belül a [BACK SPACE] a [DELETE] illetve [←] , [→] billentyűkkel lehetséges javítani. A mezők között a [↑] illetve [↓] billentyűkkel lehet válogatni. Ha minden adatot helyesnek találtunk a cikket el kell tárolnunk! • Nyomja meg az [F1] gombot. A "Már létezik ilyen cikk. Felülírjam? (I/N)" kérdés jelenik meg, a már létező cikk adatait módosítottuk. • Az "I" válasz esetén a képernyőn lévő új adatokkal kerül eltárolásra a cikk. • Az "N" válasz esetén a képernyőn lévő adatok nem kerülnek eltárolásra. Ha befejeztük a cikkek adatainak módosítását kiléphetünk a Cikktörzs karbantartásból. • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt. Abban az esetben, ha a megadott cikkből nem nulla a készletmennyiség, az átadási és a fogyasztói árak NEM MÓDOSÍTHATÓAK! Az árakat az Átárazás menüben módosíthatjuk. A cikk BESZERZÉSI árát a különböző áron történő bevételezések automatikusan, súlyozott átlag beszerzési árat számolva módosí tják!

Cikk törlése A kiválasztott cikk (amennyiben a készlet mennyisége nulla) a cikktörzsből kitörölhető, de csak akkor töröljük ki, ha a cikk mozgásaira a továbbiakban nem vagyunk kíváncsiak. Figyelem! Ha egy cikket kitörlünk a cikktörzsből és valamilyen mozgáslistát (Pl.: Napló lista) készítünk a törlés előtti időszakról, akkor a listán a kitörölt cikk neve nem fog szerepelni. Probléma adódhat abban az esetben is, ha a kitörölt cikknek UTK kódja volt, mert ebben az esetben hiába próbáljuk kihasználni a különféle listákban szereplő UTK kód szerinti leválogatást, az nem fogja a törölt cikk mozgásait figyelembe venni. (Ugyanis a cikkek nevei illetve az UTK kódok a cikktörzsben találhatóak.)

Feleslegessé vált cikk törlése a cikktörzsből • Lépjünk be a Cikktörzs karbantartás menüpontba.


22

• Írjuk be a cikkszám mezőbe a törölni kívánt cikk cikkszámát és nyomjunk [ENTER]-t, vagy válasszuk ki a [PageUp], [PageDown] billentyűkkel lapozva, vagy válasszuk ki a vonalkódja alapján. (Először kapcsoljunk át vonalkód sorrendre [F7]-el, majd gépeljük vagy olvassuk be a vonalkódját.) • Nyomjuk le az [F3] billentyűt. "A cikk törölve!" üzenet jelzi, hogy a cikk törölve lett a cikkt örzsből. "A cikk nem törölhető (van készlet) <ENTER>" üzenet figyelmeztet, hogy a cikk nem törölhet ő a cikktörzsből mert az aktuális készletmennyisége nem nulla.

Kilépés a Cikktörzs karbantartásból • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt.

Csoportos ÁFA módosítás Az ÁFA szorzók esetleges változás miatt lecserélhet őek. A művelet elindítása előtt az ÁFA-törzs karbantartás funkcióban vegyük fel az új ÁFA szorzót.

A csoportos ÁFA módosításban használatos billentyűk a következőek: ♦ ♦ ♦ ♦

[↑] [↓],[ENTER] [F1] [Esc]

Lépés az előző mezőre. Lépés a következő mezőre. Csere indítása. Kilépés az ÁFA módosítóból, vissza a karbantartásba.

A funkció használata • Lépjünk be a Cikktörzs karbantartás menüpontba. • Nyomjuk meg az [F6] billentyűt. Megnyomására megjelenik egy ablak, ahol megadhatjuk, hogy melyik cikktől melyik cikkig történjék az ÁFA szorzók cseréje. • Adjuk meg a Cikktől mezőben, hogy melyik cikkszámtól akarjuk kezdeni az ÁFA szorzók lecserél ését. • Adjuk meg a Cikkig mezőben, hogy melyik cikkszámig akarjuk lecserélni az ÁFA szorzókat. • Adjuk meg a lecserélendő ÁFA szorzót. • Adjuk meg azt, hogy milyen ÁFA szorzóra akarjuk lecserélni az előzőleg megadottat. • Ha minden adatot helyesen vittünk be, az [F1] billentyű lenyomásával indíthatjuk el a cserélést. Figyelem! Az ÁFA szorzó cseréje az ÁTADÁSI és FOGYASZTÓI árak újraszámolásával jár a következőképpen: az ÁFA NÉLKÜLI BESZERZÉSI ÁRAT megszorozza az ÚJ ÁFA SZORZÓVAL, majd a kapott összeget megszorozza a HASZONKULCCSAL. Ez az összeg kerül be az ÁTADÁSI ÁR mezőbe. Ezt az összeget megszorozva a második HASZONKULCCSAL kapjuk meg a FOGYASZTÓI ÁRAT. A csere befejeztével ellenőrizzük az árainkat!

Ha befejeztük a cikkek adatainak módosítását kiléphetünk a Cikktörzs karbantartásból. • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt.

23


Listák készítése a cikktörzsről A Főmenüben válasszuk ki a Törzslisták menüpontot. Ebben a menüben többféle lista készíthető a cikktörzsről.

4.4. Bizonylatvégi megjegyzés Abban az esetben, ha valamely kinyomtatott bizonylatokra rendszeresen szeretnénk egy tetszőleges szöveget ráírni, lehetőség van maximum kilenc különböző szöveg (megjegyzés) bevitelére. Egy megjegyzés kilenc sorból állhat. (A megadott szövegek közül választani a Bizonylat felvezetés után, a bizonylat nyomtatása közben lehet.) • A Főmenüben válasszuk ki a Törzsállományok karbantartása menüpontot majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Itt válasszuk ki a Bizonylatvégi megjegyzés menüpontot majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • A "Kérem a számla-vég nyomtatvány sorszámát:_" üzenetre adjuk meg a módosítani kívánt megjegyzés sorszámát 1-9-ig majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • A képernyőn megjelenő világító területre tetszés szerinti kilenc sornyi szöveg vihető be. A sorok között a [↑], [↓] segítségével mozoghatunk. Ha üres sort akarunk hagyni a kinyomtatott sorok között, tegyünk .-tot (pontot) az üres sor elejére. • A bevitt szöveget az [F9] billentyű lenyomásával tároljuk el. • Ha befejeztük a szöveg bevitelét az [Esc] gomb megnyomásával léphetünk ki a megjegyzés karbanta rtásából.

A megjegyzések bevitelének befejezése • A "Kérem a számla-vég nyomtatvány sorszámát:_" üzenetre adjuk meg a meg a 0-ás kódot majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt, amivel visszaléphetünk a Törzsállományok karbantartása menübe.

5. Napi tevékenységek, pénztárgép használata A Mozgások menüben végezhető feladatok: Bizonylat felvezetés Bizonylat újranyomtatás Blokkszalag csere Készpénz mozgások (Pénz címletek beállítása, Pénztár nyitás, Pénztár zárás, Pénztár állás )

5.1. Bizonylat felvezetés Ebben a funkcióban vezethetjük fel a különféle árumozgásokat. Egyszerűen készíthetünk bizonylatokat az árumozgásokról, cikkszám vagy vonalkód alapján, a menny iségek megadásával. A felvezetett tételekre soronként, csoportonként, vagy az egész bizonylatra százal ékos, illetve értékbeni engedmény (vagy felár) adható. Vonalkódolvasó használatakor automatikus menynyiség felvétel is lehetséges, így nem kell a mennyiségeket kézzel beütni, gyorsabb lehet a bizonylat fe lvitel. Bizonylat felvezetés közben, lehetőség van a cikktörzsben történő keresésre. A rendszer szükség


24

szerint azonnali készlet-karbantartást végez. Az ügyféltörzs bizonylat készítéskor is karbantartható, a felvezetett tételekről A/4-es formájú bizonylat nyomtatható a bizonylat-törzsben meghatározott adattartalommal. Bizonylatok újra nyomtatása is lehetséges, a bizonylatra kereshetünk a mozgásfajta, dátum, fizetési mód, és / vagy bizonylatszám szerint.

Az alap mozgásfajták a következők: bolti eladás, bevételezés, visszavételezés, visszáruzás, és ezen mozgások stornói. Igény esetén további negyven féle mozgásbizonylat felvételére van mód.

A bizonylatok felvezetésénél a következő funkciókat használhatjuk: ♦ [Esc]

Kilépés a funkcióból, de csak abban az esetben, ha nem kezdtünk még el egy bizonylatot, illetve ha a megkezdettet már befejeztük. Ha eltévesztet tük a cikkszámot és a mennyiség megadásánál tartunk, lenyomása után új cikkszámot adhatunk meg. ♦ [ENTER] Adatmező vége, a beütött cikkszám, mennyiség, stb. elfogadása. Cikkszámmal illetve vonalkóddal való azonosítás közötti átkapcsolás. ♦ [F1] Engedmény adás vagy törlés kezdeményezése. ♦ [F3] Abban az esetben, ha az utoljára bevitt bizonylatot lezártuk és nem léptünk ki a ♦ [F7] funkcióból, illetve nem változtattuk meg a bizonylatfajtát, az utoljára bevitt bizonylatot visszahozza a képernyőre, amit tetszés szerint javíthatunk. (Fekete-dobozba író bolti eladás esetén nem használható.) Amennyiben nem kezdtünk még el egy bizonylatot, vagy már befejeztük azt, módosíthat♦ [F5] juk a bizonylat típusát. (Pl.: bolti eladást visszavételezésre) A megjelen ő bizonylat fajták közül választhatunk, jogosultságunktól függően. ♦ [PageUp] Megnyomása után a megjelenő ablakban a cikktörzs jelenik meg, amelyből egy keresett cikk kiválasztható. Sokat segít, ha minél többet ismerünk a keresett cikk cik kszámának első jegyeiből és azt beírjuk a [PageUp] billentyű megnyomása előtt. Így a beírt jegyekkel kezdődő cikkek kerülnek a képernyőre, a keresést nagyban megkönnyítve. ♦ [PageDown] Automatikus illetve kézi mennyiség közötti átkapcsolás. Automatikus mennyiség esetén a program nem várakozik a mennyiség megadására, hanem a cikktörzsben szerepl ő "szokásos mennyiség"-et automatikusan elfogadja.

A bizonylat végén, amikor az ügyfél adatok kerülnek kitöltésre: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

[F1] [F5] [F7] [F9] [F3]

Ügyfél adatainak tárolása Ügyfélre keresés a kódja szerint Ügyfélre keresés a neve szerint Bizonylat nyomtatás Számla készítés

5.1.1. Bizonylat felvezetése • Válasszuk ki a Mozgások menüpontot a Főmenüből, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Válasszuk ki a Bizonylat felvezetés menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Üssük be az ügyintéző (pénztáros, gépkezelő) azonosítóját majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. (Pl.: 01 [ENTER] )

25


• Üssük be az ügyintéző jelszavát majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Korrekt adatmegadás után választhatunk az általunk felvezethető bizonylatok között. Csak olyan bizonylatfajtát választhatunk, amely ki van pipálva, tehát az ügyintéző jogosult annak felvitelére. Egy-egy ügyintéző jogait az Ügyintéző törzs karbantartás funkcióban adhatja meg az arra jogosult személy. • Válasszuk ki a megjelent bizonylat típusok közül a rögzíteni kívántat. (A [↑],[↓] majd az [ENTER] segítségével.)

Bármely mozgásfajta felvezetésénél a cikkeket háromféleképpen azonosíthatjuk: • Gépeljük be a cikkszámot, majd nyomjunk [ENTER]-t, vagy olvassuk be a vonalkódot a vonalkódolvasóval. (Vonalkód esetén a beolvasás előtt kapcsoljunk át az [F1] billentyűvel EAN kódra.) Ha a "Nincs ilyen cikk! <ENTER>" üzenet jelenik meg az alsó sorban, akkor a cikkszámot vagy v onalkódot valószínűleg hibásan adtunk meg. • Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, majd vigyük be a cikkszámot vagy vonalkódot helyesen. Ha a cikkszám helyesen lett megadva és a fenti üzenet mégis megjelenik, akkor ez a cikkszám nincs a cikktörzsben. A termék lehet, hogy egy másik cikkszámon van nyilvántartva, vagy egyáltalán nincs a cikktörzsben. Ha a vonalkódot újra beírtuk vagy beolvastuk és a fenti üzenet mégis megjelenik, akkor lehet, hogy a termék benne van a cikktörzsben, csak a vonalkódja nincs kitöltve. Ezt pótolhatjuk a Cikktörzs karbantartás funkcióban. (Pénztárgépeken, /például IPC POS, PC+Gold, IBM, stb./ ha a Bolti eladás mozgásfajtát választottuk, akkor a tulajdonképpeni pénztárgép funkcióhoz jutunk el. Ez a mozgásfajta az APEH el őírásnak megfelelően a fekete-dobozba beírja a bolti eladáson keresztül történt forgalmak összegét.) A cikk azonosítása után (cikkszám, vagy a cikk vonalkódja alapján) megjelennek a cikk adatai:


26

- Név a cikk rövid neve - Alap a bizonylat típusától függően a cikk beszerzési, átadási vagy fogyasztói ára ÁFA nélkül - ÁFA, - Összesen Alap + ÁFA - ÁFA% a cikkhez tartozó ÁFA százalék - Mennyiség automatikusan a cikktörzsben megadott szokásos mennyiség - Aktuális menny. az éppen raktáron lévő mennyiség • Írjuk be a mennyiséget, amennyiben a kiajánlott mennyiségtől eltérő mennyiséget akarunk felvezetni. (Ha a kiajánlott mennyiség megfelelő (általában 1), nem kell újra beütni azt, hanem elég az [ENTER] billentyűvel elfogadni. Előfordulhat, hogy a mennyiség mezőn a rendszer nem áll meg, hanem a cikk azonosítása után automatikusan továbblép. Ez annak a következménye, hogy az automatikus mennyiség felvételt bekapcsoltuk. A [PageDown] billentyűvel visszakapcsolhatunk kézi mennyiségre.) • Az [ENTER] billentyűvel fogadjuk el a bevitt mennyiséget.

Az ár esetleges módosítása a bizonylat felvitel közben Abban az esetben, ha nem eladás bizonylatot rögzítünk (pl.: Bevételezés, Visszáru, Visszavételezés stb.) és az áruval érkező bizonylaton nem a gép által felajánlott ár szerepel, a gépbe a helyes áron a követk ezőképpen vihető be a bizonylat: A cikkszám majd mennyiség megadása után a rendszer felajánlja a bizonylat típusától függően a cikktörzsben levő éppen aktuális árat (besz.ár, átad.ár vagy fogy.ár), majd megáll az Alap mezőn.

Ár átírása BEVÉTELEZÉS és VISSZÁRU rögzítésekor A kiajánlott ár ebben az esetben a cikkhez tartozó beszerzési ár: Az első sorban az egységnyi ALAP; ÁFA; ÖSSZESEN, a második sorban a megadott mennyiséggel fe lszorzott ALAP; ÁFA; ÖSSZESEN érték található. • A [↑],[↓] segítségével válasszunk a két sor között: EGYSÉGNYI SOR 1. Ha az egységnyi árat ÁFA nélkül ismerjük: • Írjuk be azt az ALAP mezőbe majd nyomjunk [ENTER]-t. Az ÁFA és ÖSSZESEN mezőket a gép kiszámolja. 2. Ha az egységnyi ÁFÁ-s árat ismerjük: • Az [ENTER] billentyűvel lépjünk az ÖSSZESEN mezőre és írjuk az árat ide. Nyomjunk [ENTER]-t, az ALAP és ÁFA mezőket a gép kiszámolja. • A tételsort az [F1] billentyű lenyomásával tároljuk el. FELSZORZOTT SOR 1. Ha a mennyiséggel felszorzott árat ÁFA nélkül ismerjük: • Írjuk be azt az ALAP mezőbe, majd nyomjunk [ENTER]-t. Az ÁFA és ÖSSZESEN mezőket a gép kiszámolja. 2. Ha a mennyiséggel felszorzott ÁFÁ-s árat ismerjük: • Az [ENTER] billentyűvel lépjünk az ÖSSZESEN mezőre és írjuk az árat ide. Nyomjunk [ENTER]-t, az ALAP és ÁFA mezőket a gép kiszámolja.

27


• Ha hibás árat vittünk be, az [ENTER] billentyűvel lépjünk vissza a megfelelő mezőre, majd írjuk be újra az árat. Az [ENTER]-t lenyomva a másik két árat a rendszer újra kiszámolja. • A tételsort az [F1] billentyű lenyomásával tároljuk el.

Ár átírása VISSZAVÉTELEZÉS rögzítésekor A kiajánlott ár ebben az esetben a cikkhez tartozó fogyasztói ár. Az első sorban az egységnyi ALAP; ÁFA; ÖSSZESEN, a második sorban a megadott mennyiséggel fe lszorzott ALAP; ÁFA; ÖSSZESEN érték található. • A [↑],[↓] segítségével válasszunk a két sor között: EGYSÉGNYI SOR 1. Ha az egységnyi árat ÁFA nélkül ismerjük: • Írjuk be azt az ALAP mezőbe, majd nyomjunk [ENTER]-t. Az ÁFA és ÖSSZESEN mezőket a gép kiszámolja. 2. Ha az egységnyi ÁFÁ-s árat ismerjük: • Az [ENTER] billentyűvel lépjünk az ÖSSZESEN mezőre és írjuk az árat ide. Nyomjunk [ENTER]-t, az ALAP és ÁFA mezőket a gép kiszámolja. • Ha hibás árat vittünk be, az [ENTER] billentyűvel lépjünk vissza a megfelelő mezőre majd írjuk be újra az árat. Az [ENTER]-t lenyomva a másik két árat a rendszer újra kiszámolj a. • A tételsort az [F1] billentyű lenyomásával tároljuk el. FELSZORZOTT SOR 1. Ha a mennyiséggel felszorzott árat ÁFA nélkül ismerjük: • Írjuk be azt az ALAP mezőbe, majd nyomjunk [ENTER]-t. Az ÁFA és ÖSSZESEN mezőket a gép kiszámolja. 2. Ha a mennyiséggel felszorzott ÁFÁ-s árat ismerjük: • Az [ENTER] billentyűvel lépjünk az ÖSSZESEN mezőre és írjuk az árat ide. Nyomjunk [ENTER]-t, az ALAP és ÁFA mezőket a gép kiszámolja. • Ha hibás árat vittünk be, az [ENTER] billentyűvel lépjünk vissza a megfelelő mezőre, majd írjuk be újra az árat. Az [ENTER]-t lenyomva a másik két árat a rendszer újra kiszámolja. • A tételsort az [F1] billentyű lenyomásával tároljuk el. A bevitt tételsor a képernyő alsó részébe (pénztárgépen a bolti eladás esetében a blokkra is) automatik usan kiíródik, majd újabb cikket adhatunk meg. (Csak pénztárgépeken pl.: IPC POS: Amennyiben a nap első eladását vittük be, a pénztárgép memória tesztet hajt végre, majd a blokknyomtatóra Főtároló zárást nyomtat. A kinyomtatott zárás 5 évig megőrizendő!) A "Subtotál:" felirat után megjelenő összeg mutatja a bizonylat aktuális összegét. A bevitt tételsorokra tételenként, százalékos vagy abszolút értékű engedmény vagy felár adható.

Beléphetünk a bevitt tételsorok közé, ahol alapvetően négy funkció választható:

A CASSA rendszer funkciói ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

28

TÉTELSOR TÖRLÉSE ENGEDMÉNY ADÁSA EGY TÉTELSORRA ENGEDMÉNY ADÁSA CSOPORTOKRA ENGEDMÉNY ADÁSA AZ ÖSSZES TÉTELSORRA VISSZALÉPÉS A FELVEZETÉSBE

Tételsor törlése • Nyomjuk meg az [F3] billentyűt. • A [↑], [↓] nyilak segítségével keressük ki (álljunk rá a világos so rral) a törölni kívánt tételt. • A [DELETE] billentyű lenyomásával a tétel törlésre kerül és (Bolti eladás esetén a blokkra mínusz előjellel azonnal kiíródik) a képernyőről eltűnik. • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt, amivel visszatérhetünk a cikkszám mezőhöz. Érdemes tudni, hogy ha olyan tételt akarunk törölni, amelyhez ENGEDMÉNY vagy FELÁR sor tartozik, akkor először az ENGEDMÉNY illetve FELÁR sort kell törölni, majd csak ezután válik törölhetővé az a sor, amelyre az vonatkozott. A művelet más tételekkel megismételhető. Tételsor törlésére a bizonylat vége után is van lehetőség. Lásd: Tételsor törlése a bizonylat vége után

Engedmény adása egy tételre • Nyomjuk meg az [F3] billentyűt. • A [↑], [↓] nyilak segítségével mozgassuk be a világos sorba a kívánt tételt és nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. • A "Kérem a százalékot:" üzenet után írjuk be az engedményt úgy, hogy nyomjuk le a - (mínusz) előjelet majd írjuk be az engedmény százalékát: Pl.: -10, és az [ENTER]-el fejezzük be a bevitelt. Megjelent az összeg: mező ahová a rendszer kiszámolta a tételsorra vonatkozó engedmény összegét. • Ha az engedményt nem százalékos formában akarjuk bevinni hanem összegszer űen akkor írjuk azt ide (Pl.: -150) majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Megjelenik az engedmény sor az alatt a tételsor alatt, amelyikre vonatkozik. • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt, amivel visszaléphetünk folytatni a bizonylat felvezetést.

Felár adása egy tételre • Nyomjuk meg az [F3] billentyűt majd az [ENTER]-t. • A "Kérem a százalékot:" üzenet után írjuk be a felár százalékát: Pl.: 10 majd nyomjuk meg az [ENTER]-t. Megjelent az összeg: mező ahová a rendszer kiszámolta a tételsorra vonatkozó felár összegét. • Ha a felárat nem százalékos formában akarjuk bevinni hanem összegszer űen akkor írjuk azt ide (Pl.: 150) majd nyomjuk meg az [ENTER]-t. Megjelenik a felár sor az alatt a tételsor alatt, amelyikre vonatkozik. • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt, amivel visszaléphetünk folytatni a bizonylat felvezetést.

29


Felár vagy engedmény adása az összes tételre • Nyomjuk meg az [F3] billentyűt. • Nyomjuk meg az [F1] billentyűt. • A "Kérem a százalékot:" üzenet után írjuk be a felárat illetve engedményt százalékos formában. Ha engedmény, - (mínusz) előjelet kell a szám elé írni. • Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Megjelent az összeg: mező ahová a rendszer kiszámolta az összes tételsorra vonatkozó felár vagy enge dmény összegét. Ha a felárat vagy engedményt nem százalékos formában akarjuk bevinni hanem összegszer űen, akkor írjuk azt ide (Pl.: 150), majd nyomjuk meg az [ENTER]-t. Megjelennek a felár vagy engedmény sorok azok alatt a tételsorok alatt amelyikre vonatkoznak. • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt, amivel visszaléphetünk folytatni a bizonylat felvezetést.

Felár vagy engedmény adása csoportokra • Nyomjuk meg az [F3] billentyűt. Ha első alkalommal lépünk be a bizonylat tételsorai közé, akkor az összes tételsort a sor elején egy * (csillag) jellel egészíti ki a rendszer. Ha adtunk már engedményt vagy felárat, akkor azok mellett a téte lsorok mellett nem jelenik meg a csillag amelyekre a felár vagy engedmény vonatkozik. (Természetesen a felár vagy engedmény tételsorok mellett sem jelenik meg csillag, hiszen azokra nem adható felár vagy engedmény.) Csak a csillaggal jelölt sorokra adható engedmény vagy felár, akár az [ENTER] billentyűvel (arra az egy csillagos sorra amin állunk), akár az [F1] billentyűvel (az összes csillagos sorra). Ha egy csoportra (több csillaggal jelölt tételsorra) szeretnénk engedményt vagy felárat adni, akkor elsőként le kell venni a csillagokat azon sorok elejéről, amelyekre nem adunk, vagy csak a későbbiekben adunk engedményt vagy felárat. • A [↑], [↓] billentyűk segítségével mozgassuk be a világos sorba azt a tételt, amelyr ől le akarjuk venni a csillagot. • Tartsuk lenyomva a [Shift] billentyűt és nyomjuk meg a [↑] billentyűt. Ekkor a csillag eltűnik a kiválasztott sor elejéről. A csillagot egy sorra úgy tehetjük vissza, hogy ha ráállunk a sorra, majd lenyomva tartva a [Shift] billentyűt megnyomjuk a [↓] billentyűt. (Az összes olyan sorra amelyre engedmény adható, visszakerülnek a csillagok, ha az [Esc] billentyűvel kilépünk az engedmény adásból, majd az [F3] billentyűvel visszalépünk abba.) • Ismételjük meg az előző műveletet az összes olyan sorra, amelyre nem akarunk engedményt adni. • Nyomjuk meg az [F1] billentyűt. • A "Kérem a százalékot:" üzenet után írjuk be a felárat illetve engedményt százalékos formában. Ha engedményt adunk, - (mínusz) előjelet kell a szám elé írni. • Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt.


30

Megjelent az összeg: mező ahová a rendszer kiszámolta az összes csillaggal jelölt tételsorra vonatkozó felár vagy engedmény összegét. • Ha a felárat vagy engedményt nem százalékos formában akarjuk bevinni, hanem összegszer űen, akkor írjuk azt ide (Pl.: 150) • Nyomjuk meg az [ENTER]-t. Megjelennek a felár vagy engedmény sorok azon tételsorok alatt amelyekre vonatkoznak és visszakerü lnek a csillagok az összes olyan tételsorra amelyekre még nincs engedmény vagy felár adva. Ezek közül a csillagos sorok közül újabb csoportot választhatunk ki az el őbb leírt módon, majd engedményt adhatunk rá. • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt, amivel visszaléphetünk folytatni a bizonylat felvezetést.

Bizonylat vége Ha a bizonylat utolsó tételét is bevittük, és le szeretnénk zárni a bizonylatot tegyük a következ őt: • Nyomjuk meg az [F9] billentyűt. Az összesen adatok a képernyőre (Bolti eladáskor a blokkra is) kiírásra kerülnek. FIGYELEM! Egy bizonylathoz maximum 98 tételsor vihető be az engedmény illetve felár sorokat is beleértve. Ha ezt elértük, a rendszer jelzi és a bizonylatot le kell zárni. A képernyőn megjelenik a bizonylatkészítés képernyője, ahol meg lehet adni az ügyfél (vevő, szállító,...) adatait és ha szükséges, bizonylat nyomtatható (közületi számla, szállítólevél, ..). (Az ügyfél azonosítása történhet mágneskártyával is. A mágneskártya behúzása gyakorlatilag az ügyfél kódszám megadásának felel meg, így az Ügyfélre keresés kód szerint pontban leírt ügyfélkód megadás nem szükséges. A mágneskártyás azonosítás bizonylatfajtánkként meghatározható a rendszer installál ásakor. Ez azt jelenti, hogy ha a törzsvevők mágneskártyával rendelkeznek, de a szállítók nem, úgy a bevételezésnél (ahol az ügyfél a szállító) nem kerül sor a mágneskártyás azonosításra.) Amennyiben az ügyfél nem rendelkezik mágneskártyával, az ügyfél adatai megadhatók. Itt és az ügyféltörzs karbantartásánál is, a legnagyobb kódú ügyfél adatai jelennek meg a képerny őn, ezért célszerű a leggyakoribb ügyfelet maximális kódszámmal ellátni. (Pl. Eseti készpénzes vev őt a 999999 kódra felrögzíteni, így ha a vevő nem kér ÁFÁ-s számlát, rögtön kiléphetünk a bizonylat készítésből.)

Ha az ügyfél adatainak a bizonylaton szerepelniük kell, akkor: ♦ ki kell keresnünk az ügyfelet a neve alapján, ♦ vagy fel kell vennünk az új ügyfelet, ♦ esetleg kikereshetjük az ügyfelet a kódja alapján. Mielőtt felvennénk egy új ügyfelet győződjünk meg róla, hogy nem szerepel-e már a felrögzített ügyfeleink között. Mivel általában csak az ügyfél nevét ismerjük, arra kell a keresést elindítanunk.

Ügyfélre keresés név szerint • Írjuk be a Név mezőbe az ügyfél nevét vagy annak első betűit, majd nyomjunk [ENTER]-t. • Az [F7] billentyűvel indítsuk el a név szerinti keresést.

31


A képernyőn megjelent táblázat első eleme a Név mező kitöltöttségétől függ. Például ha a Név rovatba "Kovács"-ot viszünk, a táblázat a "Kovács" vezetéknevű (ha ilyen nincs akkor az ABC szerint utána következő) ügyféllel kezdődik. 1. Ha felfelé vagy lefelé lépegetve ([ ↑], [↓] billentyűk segítségével) megtaláljuk a keresett ügyfelet: • akkor vigyük azt a legfelső sorba a villogó kurzor mellé és válasszuk ki az [ENTER] billentyűvel. Ebben az esetben nem kell felrögzíteni ennek az ügyfélnek az adatait. 2. Ha felfelé vagy lefelé lépegetve ([ ↑], [↓] billentyűk segítségével) nem találjuk a keresett ügyfelet, akkor egy új kódra fel kell vennünk! • Az [Esc] billentyűvel lépjünk vissza a keresésből. A feladatunk ezután, hogy keressük ki a következő kiadható ügyfélkódot, és arra a kódszámra vigyük fel, majd tároljuk el az ügyfél adatait. • A Kód mezőbe írjuk be a lehető legmagasabb ügyfélkódot (999999) majd nyomjunk [ENTER]-t. • Az [F5] billentyűvel indítsuk el a kód szerinti keresést. A megjelen ő ablakban feltűnik a legmagasabb kódú ügyfél. Ha kihasználjuk a 999999 kódot valamilyen általános ügyfélre, úgy felfelé lép egetve a kódsorrendben lévő ügyfelek között, megtaláljuk azt a legmagasabb kódot, amit 1 -el megnövelve megkapjuk az új ügyfél leendő kódját. Ha a 999999 kódot nem használjuk, a megjelent kódot növeljük meg 1-el, majd erre a kódra vihetjük fel az új ügyfél adatait. • Nyomjuk le az [Esc] billentyűt. • A Kód mezőbe írjuk be az új kódot, majd nyomjunk [ENTER]-t. Kitöltetlen lesz a képernyő, ahová bevihetjük az új ügyfél adatait. • Az ügyfél nevét és a fizetési mód kódjelét ki kell tölteni, ellenkező esetben a képernyő alsó sorában figyelmeztető üzenetet kapunk kilépéskor. A rendszer nem engedi meg a kilépést addig amíg legalább ezt a két mezőt ki nem töltöttük. Az érvényes fizetési módok és betűjelük: K Készpénz A Átutalás H Hitelkártya C Csekk I Incasso Tároljuk el az ügyfél törzsadatait új felvitel vagy módosítás után! • Nyomjuk meg az [F1] billentyűt. Az "Ügyfél adatai tárolva." üzenet nyugtázza a tárolást. Abban az esetben, ha valamely adat ideiglenesen változik (Pl.: a vev ő általában átutalással fizet, de most éppen készpénzzel, és számlát kér), akkor a bizonylat nyomtatása után ne tároljuk el az adatait.

Ügyfélre keresés kód szerint • Ha ismerjük az ügyfél kódját, töltsük ki a Kód mezőt és nyomjunk [ENTER]-t. A kód megadása (átírása) után amennyiben létezik a megadott kódú ügyfél, a képernyőre kerülnek az adatai. Ellenkező esetben kitöltetlen lesz a képernyő, de az ügyfelek között a kódjuk sorrendjében kereshetünk. • Nyomjuk meg az [F5] billentyűt.


32

A képernyőn megjelent táblázat első eleme a kód mező kitöltöttségétől függ. Például ha a kód rovatba 120-at viszünk, a táblázat a 120-as (ha nincs 120-as kódú, az utána következő) sorszámú ügyféllel kezdődik. • A táblázatban az adott keresési szempont szerinti el őző illetve következő ügyfélhez a [↑],[↓] billentyűk segítségével juthatunk. • Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt ha a kiválasztandó ügyfelet a legfelső sorba mozgattuk, vagy nyomjuk meg az [Esc] billentyűt amivel visszaléphetünk az ügyfélkódhoz, ha nincs meg a keresett ügyfél. Új ügyfelet az Ügyfélre keresés név szerint szakasz 2. pontjában leírtak szerint vihetünk fel.

5.1.2. Bizonylat vagy számla nyomtatás Az ügyfél adatok megadása után el kell dönteni, hogy a rögzített bizonylatról akarunk-e bizonylatot nyomtatni, és / vagy számlát készíteni róla.

Bizonylat nyomtatás • Nyomjuk le az [F9] billentyűt. A bizonylat az ügyfél adataival és a fizetési módnak megfelel ően automatikusan kinyomtatásra kerül. Nyomtatás végén lehetőség van az előre megadott bizonylatvégi megjegyzések közül valamelyiket kiíratni a bizonylat végére. • Ha egyiket sem akarjuk, nyomjunk [ENTER]-t, vagy ha nyomtatni akarjuk valamelyiket, akkor írjuk be a nyomtatandó sorszámát (1-9) és nyomjunk [ENTER]-t. Természetesen ha nyomtatás után esetleges tévesztés derül ki, vagy több példány szükséges és még nem léptünk ki, a szükséges korrekciók elvégzése után újból nyomtathatunk.

Számla készítése és nyomtatása A számla készítés nem csak egy számla feliratú bizonylat nyomtatását jelenti, hanem az elkészített és nyomtatott számla tárolását is. Ha kitöltöttük az ügyfél adatait kezdemén yezhetjük a számla készítést. • Nyomjuk le az [F3] billentyűt. A rendszer felteszi a következő kérdést: "Biztos, hogy Számla bizonylatot készítsünk? I/N". Ha véletlenül nyomtuk meg az [F3]-t, akkor nyomjunk "N" betűt. Ha "I" betűt nyomunk, akkor a számla eltárolódik a megadott ügyféllel, és a következő üzenet jelenik meg: "A számla tárolva. [ENTER]" • Ellenőrizzük le, hogy a nyomtatóba a megfelelő papír legyen befűzve, a nyomtató be legyen kapcsolva és üzemkész (On Line) állapotban legyen. • Nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A számla az ügyfél adataival és a fizetési módnak megfelel ően nyomtatásra kerül. Nyomtatás végén lehetőség van az előre megadott bizonylatvégi megjegyzések közül valamelyiket kiíratni a bizonylat végére. • Ha egyiket sem akarjuk, nyomjunk [ENTER]-t, vagy ha nyomtatni akarjuk valamelyiket, akkor írjuk be a nyomtatandó sorszámát (1-9) és nyomjunk [ENTER]-t. Ha nyomtatás után esetleges tévesztés derül ki, a számla sztornózható, majd a bizonylat újranyomtatá sban a bizonylatot elő lehet keresni és a szükséges korrekciók elvégzése után új számla készíthet ő.

33


Ha elkészült a nyomtatás, lépjünk ki a funkcióból.

Kilépés a bizonylat nyomtatásból • Nyomjuk le az [Esc] billentyűt. Kilépés után a bizonylatot a Bizonylat újranyomtatás menüpontban ismételten kinyomtathatjuk.

5.1.3. Visszajáró pénz számítása Amennyiben a rendszer úgy lett installálva, a készpénzes mozgások (eladások) esetén visszajáró pénzt számolhatunk. A bizonylat végén a nyomtatásból kilépve a képernyőn megjelenik a fizetendő összeg. • Adjuk meg a kapott pénzt és nyomjunk [ENTER]-t. A gép kiszámolja a visszajáró pénzt. Ha nincs megfelel ő mennyiségű pénzfajta a pénztárosnál, és pl. az aprót a vevő adja, a kapott pénz módosítása után újból megjelenik a visszajáró összeg. Ha befejeztük a visszajáró pénz számítását, vagy nincs szükségünk a gép segítségére, lépjünk ki a visszajáró pénz szám ításából. • Nyomjuk le az [Esc] billentyűt.

5.1.4. Tételsor törlése a bizonylat vége után Ha a bizonylaton hibás tétel maradt vagy lemaradt róla tétel, a bizonylatot teljes egészében vagy részeiben törölni is lehet, és ki is egészíthető.

A bizonylatot a következő feltételekkel módosíthatjuk ha már lezártuk: - még nem léptünk ki a bizonylat felvezetés funkcióból, - nem kezdtünk el még újabb bizonylatot és - nem fekete-dobozba beíró bizonylat (Pl.: Bolti eladás) amit rögzítettünk. Fekete-dobozba beíró bizonylatot csak egy ellentétes mozgást rögzítő bizonylattal helyesbíthetünk (Pl.: visszavételezés). • Nyomjuk le az [F7] billentyűt. A rendszer a módosítandó eredeti bizonylatról automatikusan egy sztornó bizonylatot rögzít fel, evvel semmissé teszi azt, és a képernyőre hozza az eredeti bizonylat tételeit. A visszahozott tételsorokhoz ho zzáírhatók újabbak, törölhetők belőle, vagy engedmény / felár adható rájuk. • Módosítsuk, majd zárjuk le a bizonylatot a Bizonylat felvezetése pontban leírt módon. Lezárásakor a bizonylat új sorszámmal tárolódik el.

5.2. Bizonylat újranyomtatás Ebben a menüpontban bármelyik rögzített bizonylatunkat kinyomtathatjuk, újranyomtathatjuk. • Válasszuk ki a Mozgások menü Bizonylat újranyomtatás menüpontját, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.


34

• Üssük be az ügyintéző (pénztáros, gépkezelő) azonosítóját majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. (Pl.: 01 [ENTER] ) • Üssük be az ügyintéző jelszavát majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Korrekt adatmegadás után választhatunk az általunk felvezeth ető bizonylat típusok között. Csak olyan bizonylatfajtát választhatunk, amely ki van pipálva, tehát az ügyintéző jogosult annak felvitelére. Egyegy ügyintéző jogait az Ügyintéző törzs karbantartás funkcióban adhatja meg az arra jogosult személy. • Válasszuk ki a megjelent bizonylat típusok közül az újranyomtatandó típusát. (A [↑],[↓] majd az [ENTER]segítségével.) Ezután próbáljuk meg minél pontosabban azonosítani a nyomtatandó bizonylatot. A következő adatokat kell megadjuk a kereséshez: Dátum: • Írjuk be azt a legkisebb idő tartományt, ahol a keresett bizonylat található. Bizonylat száma: • Ha ismerjük a kinyomtatandó bizonylat sorszámát írjuk be azt, ha nem ismerjük, 0 -át adjunk meg. Fizetési mód: • Ha ismerjük a kinyomtatandó bizonylat fizetési módját, írjuk be az annak megfelelő fizetési mód kódot. Ha nem ismerjük, hagyjuk a mezőt üresen. Ügyfél kód: • A keresés az ügyfél kódjával pontosítható abban az esetben ha ismerjük azt. Hagyjuk a 0 -át a mezőben, ha nem ismerjük az ügyfélkódot.

A bizonylat megkeresése • Nyomjuk le az [F5] billentyűt. A megjelenő ablakban látható lesz az első olyan bizonylat, ami megfelel az általunk beírt paramétere knek. Leolvasható a megjelent bizonylat készítésének dátuma, sorszáma, a bizonylat összesen sora és az összes tételsor értékekkel együtt. Ha a keresés elindítása után a "Vége! Nincs több. <ENTER>" üzenet jelenik meg a képernyőn, akkor az azt jelenti, hogy a megadott időszakban nincs több olyan bizonylat, ami megfelelne az általunk bevitt paramétereknek. Nyomjuk le az [ENTER] billentyűt a funkció befejezéséhez.

A képernyőn lévő bizonylat tételsorai közötti mozgás • Ha a keresés talált olyan bizonylatot, ami megfelel az általunk beírt paramétereknek, lépegethetünk a bizonylat tételsorai között a [↑], [↓] billentyűkkel.

A képernyőn lévő bizonylat kinyomtatása vagy számla készítés a bizonylatról Az ügyfél adatok megadása után el kell dönteni, hogy a keresett bizonylatot ki akarjuk-e nyomtatni, vagy számlát készítünk róla.

5.2.1. Bizonylat nyomtatása • Nyomjuk le az [F9] billentyűt. Az ügyfél adatai megjelennek a képernyőn. A nyomtatás a Bizonylat felvezetés végén végzett nyomtatással megegyezően kezelhető.

35


5.2.2. Számla készítése és nyomtatása A számla készítés nem csak egy számla feliratú bizonylat nyomtatását jelenti, hanem az elkészített és nyomtatott számla tárolását is. Ha kitöltöttük az ügyfél adatait kezdeményezhetjük a számla készítést. • Nyomjuk le az [F3] billentyűt. A rendszer felteszi a következő kérdést: "Biztos, hogy Számla bizonylatot készítsünk? I/N". Ha véletlenül nyomtuk meg az [F3]-t, akkor nyomjunk "N" betűt. Ha "I" betűt nyomunk, akkor a számla eltárolódik a megadott ügyféllel, és a következő üzenet jelenik meg: "A számla tárolva. [ENTER]" • Ellenőrizzük le, hogy a nyomtatóba a megfelelő papír legyen befűzve, a nyomtató be legyen kapcsolva és üzemkész (On Line) állapotban legyen. • Nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A számla az ügyfél adataival és a fizetési módnak megfelel ően nyomtatásra kerül. Nyomtatás végén lehetőség van az előre megadott bizonylatvégi megjegyzések közül valamelyiket kiíratni a bizonylat végére. • Ha egyiket sem akarjuk, nyomjunk [ENTER]-t, vagy ha nyomtatni akarjuk valamelyiket, akkor írjuk be a nyomtatandó sorszámát (1-9) és nyomjunk [ENTER]-t. Ha nyomtatás után esetleges tévesztés derül ki, a számla sztornózha tó, majd a bizonylat újranyomtatásban a bizonylatot elő lehet keresni és a szükséges korrekciók elvégzése után új számla készíthet ő. Ha elkészült a nyomtatás, lépjünk ki a funkcióból.

A következő bizonylat keresése Ha nem nyomtattunk, vagy kiléptünk a nyomtatásból, rákereshetünk a következő bizonylatra, amely megfelel az általunk bevitt paramétereknek. • Nyomjuk le újra az [F5] billentyűt.

A keresés vége • Ha a keresés elindítása után a "Vége! Nincs több. <ENTER>" üzenet jelenik meg a képernyőn, akkor az azt jelenti, hogy a megadott időszakban nincs több olyan bizonylat, ami megfelelne az általunk bevitt paramétereknek. Nyomjuk le az [ENTER] billentyűt a funkció befejezéséhez. • Nyomjuk le az [Esc] billentyűt ha ki akarunk lépni a funkcióból.

5.3. Készpénz mozgások A pénztárfiók tartalmának változásait a következő funkciók által követhetjük nyomon: Pénz címletek beállítása Pénztár nyitás Pénztár zárás Pénztár állás Ezek a funkciók csak blokknyomtatóval ellátott pénztárgépeken használhatók. A készpénzes forgalmat a Naplólisták funkcióban is kilistázhatjuk.


36

5.3.1. Pénz címletek beállítása Ebben a menüpontban adhatjuk meg, hogy milyen fizetőeszközöket fogunk használni és mennyi azok forint értéke. Az első oszlop tartalmazza a papírpénzeinket, a második a fémpénzeket és a harmadik os zlopba vehetjük fel az egyéb fizetési eszközöket. Pl.: utalvány, bón, jegy, stb. • Válasszuk ki a Mozgások menüpontot a Főmenüből, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Válasszuk ki a Pénz címletek beállítása menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.

Új pénznem felvétele • A [←], [→] segítségével válasszuk ki a címletnek megfelelő oszlopot, majd az oszlopon belül az első sort, ahol a Címlet mező üres. • A Címlet oszlopba írjuk be a címlet megnevezését, majd mellé a Ft / db oszlopba a címlet forint értékét. Ha befejeztük az új címletek felvitelét, tároljuk el az új címleteket! • Nyomjuk meg az [F1] billentyűt.

Kilépés a funkcióból • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt.

5.3.2. Pénztár állás A pénztárfiókba való pénz betét illetve az onnan való pénz kivét rögzítésére szolgál. E zzel a funkcióval kiváltható a Pénztár nyitás és Pénztár zárás művelet, ha a pénznemenkénti nyitásra illetve zárásra nincs szükség.

A három oszlop tartalma: EDDIG MOST ÖSSZ.

Ebben az oszlopban láthatók az eddig megtörtént pénzmozgások összegei. A most berakott vagy kivett pénz összege. A változás eredményeként kapott összeg.

• Válasszuk ki a Mozgások menüpontot a Főmenüből, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Válasszuk ki a Pénztár állás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A Betét és Kivét sorok között az [ENTER] billentyűvel választhatunk attól függően, hogy berakni vagy kivenni akarunk egy összeget. • A kiválasztott sorba írjuk be a betét vagy kivét összegét, majd nyomjunk [ENTER] -t. A Maradt sorban leolvashatjuk, hogy hogyan alakult a fiókban maradó összeg. Ha a "Kp hiány!" üzenet jelent meg, akkor az azt jelenti, hogy a kivett összeg nagyobb mint a gép szerint rendelkezésre álló összeg. A Betét illetve Kivét összegét mindaddig javíthatjuk, (az [ENTER] bille ntyűvel léphetünk az egyik mezőről a másikra) amíg [F1] vagy [F3] billenty űt nem nyomunk. 1. Ha napközbeni pénzmozgásról van szó (pl.: rezsi kifizetés, anyagvásárlás, stb.), akkor az [F1] bi llentyűvel fejezzük be a funkciót. A Megjegyzés: mezőbe ezután írjuk be a pénzmozgás okát, majd nyomjunk [ENTER]-t. A kinyomtatott bizonylaton látható a pénzmozgás és annak eredménye.

37


2. Ha záráskor a nap utolsó pénzmozgását rögzítjük fel (pl.: postai feladás, stb.), az [F3] billenty űvel fejezhetjük be a funkciót. A Megjegyzés: mezőbe ezután írjuk be a pénzmozgás okát, majd nyomjunk [ENTER]-t. A kinyomtatott bizonylaton látható a pénzmozgás és annak eredménye. Az összesen oszlop Maradt sorában lévő összeg lesz a következő napi nyitó összeg. Figyelem! Minden nap utolsó pénzmozgásának az [F3] billentyűvel végrehajtott zárásnak kell lennie, mert másnap csak ekkor engedélyezi a gép a bizonylatok felvezetését elkezdeni. Elmaradt zárás esetén az első bizonylat felvezetésekor a "Zárás hiányzik!" üzenetet kapjuk. Ekkor pótolni kell az elmaradt zárást. Minden kinyomtatott mozgásbizonylat sorszámozott és megőrzendő!

5.3.3. Pénztár nyitás A péztár nyitó összegét adhatjuk meg pénznemenként. A Pénztár nyitás funkció csak akkor használható, ha előtte a Pénztár zárás funkcióval történt meg a pénztár zárás, vagy a Pénztár állás funkcióban a záráskor az összes pénzt kivettük és így a következő napra átvitt összeg 0 Ft! Ha a pénztár állás nem 0, a Pénztár nyitás funkció elindításakor a "Pénztár zárás hiányzik! <ENTER>" üzenetet kapjuk.

A pénztárfiók nyitó összegének megadása pénznemenként • Válasszuk ki a Mozgások menüpontot a Főmenüből, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Válasszuk ki a Pénztár nyitás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Adjuk meg az összes nyitó pénz összegét címletenként úgy, hogy a megfel elő címlet sorba írjuk be hány darab van abból a pénznemből, majd nyomjunk [ENTER]-t. (Használjuk a [↑], [↓] billentyűket a sorok közötti mozgásra.) Ha beírtuk az összes címlet mennyiségét, a jobb alsó sarokban leolvashatjuk a bevitt címletek ö sszegét. • Ha befejeztük a címletek mennyiségének megadását, az [F1] billenty űvel rögzíthetjük és nyomtathatjuk ki a pénzmozgást.

5.3.4. Pénztár zárás A péztár záró összegét adhatjuk meg pénznemenként.

A pénztárfiók záró összegének megadása pénznemenként. • Válasszuk ki a Mozgások menüpontot a Főmenüből, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Válasszuk ki a Pénztár zárás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Adjuk meg a záráskor talált összes pénz összegét címletenként úgy, hogy a megfelelő címlet sorba írjuk be hány darab van abból a pénznemből. (Használjuk a [↑], [↓] billentyűket a sorok közötti mozgásra.) Ha beírtuk az összes címlet mennyiségét, a jobb alsó sarokban leolvasha tjuk a talált pénzösszeget. • Ha befejeztük a címletek mennyiségének megadását, az [ F3] billentyűvel rögzíthetjük és nyomtathatjuk ki a pénzmozgást. A zárás a blokknyomtatóra írja az esetleges eltérés összegét és nullázza a pénztár tartalmát.


38

5.4. Átárazások A cikktörzsben szereplő egységárak közül az átadási és a fogyasztói árat az átárazá ssal változtathatjuk meg. (A beszerzési ár változtatását a bevételezési funkció végzi el, súlyozott átlag -beszerzési árat számítva.) Az átárazás az árak megváltoztatását elnaplózza és az átárazásból származó értékkülönbözetről listát készít. Átárazást végezhetjük cikkenként vagy csoportosan. A Cikkenkénti átárazással egyenként változtathatjuk meg a megadott cikkek átadási és fogyasztói árát, a Cikkcsoportos átárazással egy-egy cikkcsoportba tartozó cikkek árát módosíthatjuk. A cikkek átárazása nem az átárazó tételek felvitelekor történik meg, hanem majd az Átárazás elvégzése menüpont elindításakor, ezért az átárazás előkészíthető, majd egy későbbi időpontban végrehajtható. Ellenőrzés céljából a felvitt tételekről az átárazás elvégzése előtt lista készíthető és, a hibásan felvitt tételek javíthatóak.

5.4.1. Cikkenkénti átárazás 5.4.1.1. Tétel felvitel A Tétel felvitelben használatos billentyűk a következők: ♦ ♦ ♦ ♦

[Esc] [ENTER] [F1] [F2] ezzel ár) vagy ♦ [F3] ♦ [F4] ♦ [F5]

Felvitel vége, kilépés. Adat bevitel vége az adatmezőn belül. A bevitt átárazó tételsor eltárolása. Abban az esetben ha nem akarjuk mind a két árat (átad+fogy.) m egváltoztatni, akkor a billentyűvel választhatjuk ki azt a mezőt, amit változtatni szeretnénk: (átadási (fogyasztói). Az átadási ár mező átkapcsolása ÁFÁ-s árról ÁFA nélkülire, illetve visszakapcsolás. A fogyasztói ár mező átkapcsolása ÁFÁ-s árról ÁFA nélkülire, illetve visszakapcsolás. Cikk vagy vonalkód (EAN-kód) közötti átkapcsolás.

Az átárazás az átárazó tételsorok cikkenkénti felvezetésével kezdődik. • A Főmenüben válasszuk ki az Átárazás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Válasszuk ki a Cikkenkénti átárazás szakaszból a Tétel felvitel menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Az "Új felvitel vagy Karbantartás?" kérdésre adjunk választ az "U" betű lenyomásával, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ekkor új állomány készül az átárazó tételsorok számára. • Írjuk be az átárazandó cikk cikkszámát és nyomjuk le az [ENTER] billenty űt vagy az [F5] billentyűvel kapcsoljunk át vonalkódra és olvassuk be az átárazandó cikk vonalkódját. Megjelennek a cikk alapadatai a képernyő felső keretében. (Ha a cikktörzsben nem létező cikk cikkszámát vagy vonalkódját adtuk meg, "Hibás cikkszám" üzenet jelenik meg az alsó sorban.)

A megjelenő adatok a következők: Név: Me.: Ár-1:

a cikk rövid neve, a mennyiségi egység (mértékegység), a beszerzési ár ÁFA nélkül (átlag beszerzési ár)


39

A képernyő középső részén láthatjuk az átárazáshoz szükséges adatokat. Az oszlopok a következőek: Nagyker.ár (átadási ár) ár-2 "régi átadási ár"

új ár-2 "átírható új átad. ár"

sz1: haszonkulcs

(fogyasztói ár) ár-3 új ár-3 "régi fogyasztói ár" "átírható új fogy.ár" sz2: haszonkulcs

• Írjuk be az új haszonkulcsot az sz1 mezőbe és nyomjunk [ENTER]-t. Megváltoztatva kapjuk meg az új átadási árat (automatikusan kiszámolja azt). Ha nem a haszonkulcsot akarjuk megváltoztatni hanem rögtön az átadási árat, akkor nyomjunk [ENTER]-t. • Írjuk be az új átadási árat az új ár-2 mezőbe, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ha nem akarunk változtatni a kiajánlott átadási áron, akkor nyomjunk [ENTER]-t. • Írjuk be az új haszonkulcsot az sz2 mezőbe és nyomjunk [ENTER]-t. Megváltoztatva kapjuk meg az új fogyasztói árat (automatikusan kiszámolja azt). Ha nem a haszonkulcsot akarjuk megváltoztatni h anem rögtön a fogyasztói árat, akkor nyomjunk [ENTER]-t. • Írjuk be az új fogyasztói árat az új ár-3 mezőbe, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ha nem akarunk változtatni a kiajánlott fogyasztói áron, akkor nyomjunk [ENTER]-t. Ha több cikknél is a két ár közül csak az egyiket szeretnénk megmódosítani, akkor a gyorsabb munka érdekében kiválaszthatjuk, hogy melyik ár és haszonkulcs mezőkön álljon meg a kurzor. • Az [F2] billentyűvel választhatjuk az átadási árat F2=(átadási ár) vagy a fogyasztói árat F2=(fogyasztói) és kapcsolhatunk vissza mindkét árra F2=(átad+fogy.). Választható még, hogy az új árakat ÁFA-val vagy anélkül szeretnénk-e bevinni. • Ha az [F3] billentyűvel átkapcsolunk (átadási ár) ÁFA nélkül -re, akkor az ár-2 mezőbe az ÁFA nélküli ár íródik be és nekünk is az ÁFA nélküli átadási árat kell beírnunk az új ár-2 mezőbe. • Ha az [F4] billentyűvel átkapcsolunk (fogyasztói ár) ÁFA nélkül -re, akkor az ár-3 mezőbe az ÁFA nélküli ár íródik be és nekünk is az ÁFA nélküli fogyasztói árat kell beírnunk az új ár-3 mezőbe. Ha meggyőződtünk a bevitt átárazó tételsor helyességéről és a kurzort az [ENTER] billentyűvel a cikkszám mezőre vittük, a sort tároljuk el! • Nyomjuk meg az [F1] billentyűt. Az alsó sorban megjelenő "Tétel felírva!" üzenet jelzi, hogy az átárazó tételsort a rendszer eltárolta. Végezzük el a felvitelt az összes tételsorra.

A felvitt tételek javítása Lehetőségünk van az előzőekben felvitt átárazó tételsorok karbantartására, javítására (a gyorslista alapján) vagy bővítésére. Abban az esetben, ha a gyorslistán észrevesszük, hogy valamelyik tételsort hibásan rögzítettük, (Pl.: 153 Ft fogyasztói ár helyett 135-öt ütöttünk be véletlenül és el is tároltuk) javíthatjuk azt. • Válasszuk ki az Átárazás menüpont Cikkenkénti átárazás szakaszából a Tétel felvitel menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.


40

• Az "Új felvitel vagy Karbantartás?" kérdésre nyomjuk le a "K" billentyűt majd nyomjunk [ENTER]-t. Figyelem! Ha most nem a "K" választ adjuk az "Új felvitel vagy Karbantartás?" kérdésre és előzőleg már vezettünk fel átárazó tételsorokat, akkor az összes átárazó tételsort újra fel kell rögzítenünk , mert a program az "U" választ úgy értelmezi, hogy az előző tételek helyett újakat akarunk bevinni. • Írjuk be a javítandó cikk cikkszámát és nyomjuk le az [ENTER] billentyűt, vagy az [F5] billentyűvel kapcsoljunk át vonalkódra és olvassuk be az átárazandó cikk vonalkódját. Megjelennek a cikk alapadatai a képernyő felső keretében és az új ár-2, új ár-3 mezőkben az általunk megadott új árak. (Ha a cikktörzsben nem létező cikk cikkszámát vagy vonalkódját adtuk meg, "Hibás cikkszám" üzenet jelenik meg az alsó sorban.) • Írjuk át a hibásan bevitt új haszonkulcsot az sz1 mezőben, vagy az új átadási árat az új ár-2 mezőben, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ha nem akarunk változtatni a kiajánlott haszonkulcson és átadási áron, akkor az [ENTER] billentyűvel lépjünk tovább. • Írjuk át a hibásan bevitt új haszonkulcsot az sz2 mezőben, vagy az új fogyasztói árat az új ár-3 mezőben, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ha nem akarunk változtatni a kiajánlott haszonkulcson és fogyasztói áron, akkor az [ENTER] billentyűvel lépjünk tovább. Ha meggyőződtünk a bevitt átárazó tételsor helyességéről és a kurzort az [ENTER] billentyűvel a cikkszám mezőre vittük, a javított sort tároljuk el! • Nyomjuk meg az [F1] billentyűt. Végezzük el a javítást az összes hibásan felvitt tételsorra.

Kilépés a funkcióból • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt.

5.4.1.2. Gyorslista Mivel az átárazás nem az átárazó tételek felvitelekor történik meg, hanem majd az Átárazás elvégzése menüpont elindításakor, ellenőrzés céljából, a felvitt tételekről az átárazás elvégzése előtt lista készíthető. A listán a felvitt tételek cikkszám sorrendben láthatóak és ellen őrizhető, hogy helyesen vittük-e be az új árakat. Ha hibás átárazó sort találunk a listánkon, a téte l felvitel menüpontba visszalépve (Az "Új felvitel vagy Karbantartás?" kérdésre "K" választ adva!!) javíthatjuk azt.

Lista készítése • Válasszuk ki a Gyorslista menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A lista a képernyőre kerül, ahol a képernyős listákkal megegyező módon megnézhető vagy kilistázható. • Ha megtekintettük a listát, az ESC billentyűvel fejezzük be a nézegetést. • A "Készüljön floppy-kimenet? N (I/N)" üzenetre válaszoljunk az [ENTER] billentyű lenyomásával. Ez a funkció egyszerre csak egy terminálról használható!

5.4.1.3. Átárazás elvégzése A Tétel felvitelben rögzített adatok alapján készül az átárazás. • Válasszuk ki az Átárazás elvégzése menüpontot majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.

41


Az "Átárazás előtt CIKKTÖRZS mentés szükséges! <ENTER>" üzenet azt jelenti, hogy ha készítünk biztonsági mentést az átárazás előtti cikktörzsünkről és a napi naplóállományról, akkor hiba esetén mindkettő visszamenthető és a hiba korrigálható. • Nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Megjelenik az "Átárazás és CIKKTÖRZS karbantartás! Mehet?" kérdés. • Nyomjuk le az "I" betűt majd az [ENTER]-t ha tovább akarunk lépni, vagy nyomjuk le az "N" betűt majd az [ENTER]-t ha meg akarjuk szakítani az átárazást. • Ha "I" betűt adtunk meg, megjelenik a "Tételes lista készüljön az átárazásról?" kérdés. Nyomjuk le az "I" betűt majd nyomjuk le az [ENTER]-t, így az átárazás lista cikkenként tartalmazni fogja azokat a tételeket amelyeket a Tétel felvitelben megadtunk, vagy nyomjuk le az "N" betűt majd az [ENTER]-t, így az átárazás lista csak az átárazásból származó értékkülönbözet összesen adatait fogja tartalmazni.

Cikkenként a következő adatok láthatók a listán: Cikksz. Megnevezés Menny. Me. Új ért-2 Új ért-3 Eltér-2 Eltér-3 É.veszt-2 É.veszt-3

az átárazott cikk cikkszáma. az átárazott cikk rövid neve. az átárazott cikk mennyisége az átárazáskor. a mennyiségi egység. értékben átadási áron a cikk átárazás után. értékben fogyasztói áron a cikk átárazás után. érték eltérés az átárazás előtti és utáni állapot között átadási áron. érték eltérés az átárazás előtti és utáni állapot között fogyasztói áron. érték vesztés összege, ha az átadási ár ÁFA nélkül a beszerzési ár alá ment az átárazás eredményeként. érték vesztés összege ha a fogyasztói ár ÁFA nélkül a besz. ár alá ment az á tárazás eredményeként.

A lista végén a program kiírja a következő összesen adatokat: "Össz. régi érték-2:" "Össz. régi érték-3:" "Össz. új érték-2:" "Össz. új érték-3:" "Össz. érték eltérés-2:"

az átárazott cikkek értéke az átárazás előtt összesen átadási áron az átárazott cikkek értéke az átárazás előtt összesen fogyasztói áron az átárazott cikkek értéke az átárazás eredményeként összesen fogyasztói áron az átárazott cikkek értéke az átárazás eredményeként összesen fogyasztói áron az össz. új érték-2 és az össz. régi érték-2 közötti különbség, vagyis a készlet értékének változása átadási áron "Össz.érték eltérés-3:" az össz. új érték-3 és az össz. régi érték-3 közötti különbség, vagyis a készlet értékének változása fogyasztói áron "Össz. értékvesztés-2:" ha az átadási ár ÁFA nélkül a beszerzési ár alá ment az átárazás eredményeként "Össz. értékvesztés-3:" érték vesztés ha a fogyasztói ár ÁFA nélkül a beszerzési ár alá ment az átárazás eredményeként Amennyiben a cikktörzs állományban valamelyik cikknek negatív készlet értéke volt, akkor a "Mínusz készlet volt!" szöveg jelenik meg a tábla végsorai között. Ez azt jelzi, hogy a készlet karbantartás nem volt megfelelő (előbb adtak el, minthogy a bevételezés megtörtént volna). Ez esetben a kiírt össz. értékek nyilvánvalóan torzítanak. Ilyen esetek elkerülhet ők pontos mozgás felvezetéssel, továbbá az átárazás el őtt készített készletlista ellenőrzésével. Ha az átárazás sikeresen befejeződött az "Átárazás vége!" üzenet jelenik meg, a cikktörzsbe bekerültek az új árak, a haszonkulcs (szorzó-1, szorzó-2) mezők is az új ár figyelembevételével kerültek meghatározá sra. A program sikeres átárazás esetén a felvitt átárazó tételeket törli.

Ez a funkció egyszerre csak egy terminálról használható és közben más terminálról sem használhatják a cikktörzset (pl. mozgás felvezetés sem folyhat). A "Cikktörzs foglalt, vagy nincs hely." üzenet esetén


42

győződjünk meg arról, hogy a cikktörzs állományt más terminálról nem használja-e valaki. Ha nem használják, és az üzenet mégis megjelent, akkor kevés a hely a winchester lemezen. Ha nyomtató hiba miatt megszakítottuk a program futását, "Az átárazás megszakítva! Indítsa újra!" üzenet jelenik meg a képernyőn. Az üzenet szerint járjunk el, indítsuk újra a Átárazás elvégzése menüpontot.

5.4.2. Cikkcsoportos átárazás 5.4.2.1. Tétel felvitel A cikkcsoportos átárazás a haszonkulcsok (árszorzók) "cikkcsoportonkénti" rögzítésével kezdődik. Cikkcsoport alatt azt kell érteni, hogy a cikkszámból nem kell minden jegyet megadni, hanem az átárazás mindazon cikkeket érinteni fogja, amelyek a megadott jegyekkel kezdődnek. Ha a teljes cikkszámot megadjuk, akkor csak arra az egy cikkre lesz érvényben a megadott módosítás.

Új tételsor felvezetése A csoportos átárazás az átárazó tételsorok cikkcsoportonkénti felvezetésével kezd ődik. • A Főmenüben válasszuk ki az Átárazás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Válasszuk ki a Cikkcsoportos átárazás szakaszból a Tétel felvitel menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Az "Új felvitel vagy Karbantartás?" kérdésre adjunk választ az "U" betű lenyomásával majd nyomjunk [ENTER]-t. Ekkor új állomány készül. • Írjuk be az átárazandó cikkcsoport jegyeit és nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A megadott cikkcsoporthoz két árszorzó és előjel, valamint egy "maszk" adható meg, a kerekítés típusának megválasztása mellett. Az árszorzók közül az első az átadási ár kiszámításához, a második a fogyasztói ár kiszámításához használható, az előjel mező figyelembe vételével. 1. Ha az előjel mező + (plusz) vagy - (mínusz), akkor a beírt értékkel növeli vagy csökkenti az aktuális (ármódosítás előtt kiszámolt) szorzószámot és az így kapott szorzószámmal számolja ki az új árat. 2. Ha az előjel mező üres (space), akkor a megadott szorzószámmal számolja ki az új árat. Nem módosí tja az árat akkor, ha az előjel mező üres és a szorzószám nulla. A maszk az árváltozás eredményeként kapott új ár kerekítésének meghatározására szolgál. Maga a maszk X jeleket és számjegyeket tartalmazhat a tizedesponton kívül. Az X jelek a maszkban számjegyeket h elyettesítenek és a maszk bal szélétől a jobb széléig, vagy egy számjegyig írhatók. (pl. XXXXXXXXX.XX vagy XXXXXXX99.00) Ha a maszk valamely pozíciójára számjegyet írtunk, akkor tőle jobbra már csak számjegyeket írhatunk. Ellenkező esetben "Hibás maszk"-ot jelez a gép.

A kerekítés három féle típusa: matematikai : (5-től, 50-től, 500-tól, stb., felfelé, alatta lefelé kerekít) a maszk csak X jeleket és 0 számjegyeket tartalmazhat. Pl.: a maszk: XXXXXXX00.00 a kiszámolt ár: 267.20 az eredmény: 300.00, a maszk: XXXXXXX00.00 a kiszámolt ár: 235.05 az eredmény: 200.00, a maszk: XXXXXXXX0.00 a kiszámolt ár: 235.30 az eredmény: 240.00, a maszk: XXXXXXXXX.00 a kiszámolt ár: 235.30 az eredmény: 235.00, XXXXXXXXX.00 a maszk: a kiszámolt ár: 235.55 az eredmény: 236.00, Ha a kiszámolt ár kisebb, mint a maszkban szereplő érték, akkor a maszkban szereplő értéket balról addig csökkenti egy-egy helyértékkel, amíg a kapott érték kisebb nem lesz a kiszámolt árnál. Pl.:


43 a maszk: XXXXXXX00.00 a maszk: XXXXXXX00.00 a maszk: XXXXXXX00.00

a kiszámolt ár: 67.20 a kiszámolt ár: 7.20 a kiszámolt ár: 7.60

az eredmény: az eredmény: az eredmény:

70.00, 7.00, 8.00,

felfelé kerekítés: (a maszkban megadott értéktől felfelé kerekít és a maszkban megadott értéket, mint árvégződést használja.) Pl.: a maszk: XXXXXXX50.00 a kiszámolt ár: 267.00 az eredmény: 350.00, a maszk: XXXXXXX50.00 a kiszámolt ár: 235.00 az eredmény: 250.00, a maszk: XXXXXXX88.00 a kiszámolt ár: 1292.50 az eredmény: 1388.00, XXXXXXX88.00 a maszk: a kiszámolt ár: 1281.75 az eredmény: 1288.00, Ha a kiszámolt ár kisebb, mint a maszkban szereplő érték, akkor a maszkban szereplő értéket balról addig csökkenti egy-egy helyértékkel, amíg a kapott érték kisebb nem lesz a kiszámolt árnál. Pl.: a maszk: XXXXXXX88.00 a kiszámolt ár: 81.75 az eredmény: 88.00, a maszk: XXXXXXX88.00 a kiszámolt ár: 69.10 az eredmény: 78.00, a maszk: XXXXXXX88.00 a kiszámolt ár: 23.50 az eredmény: 28.00, a maszk: XXXXX8888.00 a kiszámolt ár: 81.75 az eredmény: 88.00, a maszk: XXXXXX888.00 a kiszámolt ár: 69.10 az eredmény: 78.00, a maszk: XXXX88888.00 a kiszámolt ár: 23.50 az eredmény: 28.00, vágással kerekít: (a maszkban megadott értékre állítja be a kiszámolt ár "végz ődését"). Pl.: a maszk: XXXXXXX50.00 a kiszámolt ár: 267.00 az eredmény: 250.00, a maszk: XXXXXXX50.00 a kiszámolt ár: 235.00 az eredmény: 250.00, a maszk: XXXXXXX99.00 a kiszámolt ár: 1292.50 az eredmény: 1299.00, a maszk: XXXXXXX99.00 a kiszámolt ár: 1281.75 az eredmény: 1299.00, a maszk: XXXXXXX99.00 a kiszámolt ár: 1235.80 az eredmény: 1299.00, Ha a kiszámolt ár kisebb, mint a maszkban szereplő érték, akkor a maszkban szereplő értéket balról addig csökkenti egy-egy helyértékkel, amíg a kapott érték kisebb nem lesz a kiszámolt árnál. Pl.: a maszk: XXXXXXX99.00 a kiszámolt ár: 81.75 az eredmény: 89.00, a maszk: XXXXXXX99.00 a kiszámolt ár: 69.10 az eredmény: 69.00, a maszk: XXXXXXX99.00 a kiszámolt ár: 23.50 az eredmény: 29.00, a maszk: XXXXX9999.00 a kiszámolt ár: 81.75 az eredmény: 89.00, a maszk: XXXXXX999.00 a kiszámolt ár: 69.10 az eredmény: 69.00, a maszk: XXXX99999.00 a kiszámolt ár: 23.50 az eredmény: 29.00, • Állítsuk be az [F2] billentyűvel a kerekítés típusát. • Töltsük ki az általunk megválasztott áremelésnek vagy árcsökkentésnek megfelel ően a Szorzó-1, Előjel, Szorzó-2 és Maszk mezőket. Ha meggyőződtünk a bevitt átárazó tételsor helyességéről és a kurzort a cikkcsoport mezőre vittük az [ENTER] billentyűvel, a sort tároljuk el! • Nyomjuk meg az [F1] billentyűt. Az alsó sorban megjelenő "Tétel felírva!" üzenet jelzi, hogy az átárazó tételsort a rendszer eltárolta. Végezzük el a felvitelt az összes tételsorra!

Előzőleg felvezetett tételsor javítása Lehetőségünk van az előzőekben felvitt átárazó tételsorok karbantartására, javítására (a gyorslista ala pján) vagy bővítésére. Abban az esetben, ha a gyorslistán észrevesszük, hogy valamelyik tételsort hibásan rögzítettük, (Pl.: a maszk mezőben XXXXXXXXX.00 helyett XXXXXXXXX.X0-t ütöttünk be véletlenül és el is tároltuk) javíthatjuk azt. • Válasszuk ki a Tétel felvitel menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.


44

• Az "Új felvitel vagy Karbantartás?" kérdésre nyomjuk le a "K" billentyűt. Figyelem! Ha most nem a "K" választ hanem az "U" választ adjuk az "Új felvitel vagy Karbantartás?" kérdésre és előzőleg már vezettünk fel átárazó tételsorokat, akkor az összes átárazó tételsort újra fel kell rögzítenünk, mert a program az "U" választ úgy értelmezi, hogy az előző tételek helyett újakat akarunk bevinni. • Nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Írjuk be a javítandó cikkcsoport jegyeit és nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Állítsuk be az [F2] billentyűvel a kerekítés típusát. • Írjuk át az általunk megválasztott áremelésnek vagy árcsökkentésnek megfelel ően a Szorzó-1, Előjel, Szorzó-2 és Maszk mezőket. Ha meggyőződtünk a javított átárazó tételsor helyességéről és a kurzort a cikkcsoport mezőre vittük az [ENTER] billentyűvel, a sort tároljuk el! • Nyomjuk meg az [F1] billentyűt. Az alsó sorban megjelenő "Tétel felírva!" üzenet jelzi, hogy az átárazó tételsort a rendszer eltárolta. Végezzük el a javítást az összes javítandó tételsorra.

Kilépés a funkcióból az összes átárazó tételsor felvitele vagy javítása után • Nyomjuk meg az [Esc] billentyűt. Figyelem! Kétszeres átárazást végez a program ha "átfedő" cikkcsoportot adunk meg. Pl.: 01 - minden 01-el kezdődő cikkszám árát módosítja. 012 - minden 01-el kezdődő és 2-vel folytatódó cikkszám árát módosítani fogja. Ez a funkció egyszerre csak egy terminálról használható.

5.4.2.2. Gyorslista A felvitt tételekről lista készíthető. A listán a felvitt tételek "cikkcsoport" sorrendben láthatóak. Mivel az átárazás nem az átárazó tételek felvitelekor történik meg, hanem majd az Átárazás elvégzése menüpont elindításakor, ezért ellenőrzés céljából a felvitt tételekről lista készíthető és ellenőrizhető, hogy helyesen vittük-e be azokat. Ha hibás átárazó sort találunk a listánkon, a tétel felvitel menüpontba visszalépve (Az "Új felvitel vagy Karbantartás?" kérdésre "K" választ adva!!) javíthatjuk azt. A "Lista megszakítva!" üzenet jelzi ha valamilyen okból a listázás nem fejeződött be szabályosan. • Az üzenetre válaszoljunk az [ENTER] billentyű lenyomásával. Ez a funkció egyszerre csak egy terminálról futtatható.

5.4.2.3. Átárazás elvégzése A Tétel felvitelben rögzített adatok alapján készül az átárazás.

45


• Válasszuk ki az Átárazás elvégzése menüpontot majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Az "Átárazás előtt CIKKTÖRZS mentés szükséges! <ENTER>" üzenet azt jelenti, hogy ha készítünk biztonsági mentést az átárazás előtti cikktörzsünkről és a napi naplóállományról, akkor az átárazásban esetlegesen bekövetkező hiba, mindkét állomány visszamentésével korrigálható. • Nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Megjelenik az "Átárazás és CIKKTÖRZS karbantartás! Mehet?" kérdés. Nyomjuk le az "I" betűt, majd az [ENTER]-t ha tovább akarunk lépni, vagy nyomjuk le az "N" betűt majd az [ENTER]-t, ha meg akarjuk szakítani az átárazást.

A program kiírja a következőket: "Össz. régi érték-2:" az átárazott cikkek értéke az átárazás előtt összesen, átadási áron "Össz. régi érték-3:" az átárazott cikkek értéke az átárazás előtt összesen, fogyasztói áron "Össz. új érték-2:" az átárazott cikkek értéke az átárazás eredményeként összesen, fogyasztói áron "Össz. új érték-3:" az átárazott cikkek értéke az átárazás eredményeként összesen, fogyasztói áron "Össz. érték eltérés-2:" az össz. új érték-2 és az össz. régi érték-2 közötti különbség, vagyis a készlet értékének változása átadási áron "Össz.érték eltérés-3:" az össz. új érték-3 és az össz. régi érték-3 közötti különbség, vagyis a készlet értékének változása fogyasztói áron Amennyiben a cikktörzs állományban valamelyik cikknek negatív készlet értéke volt, akkor a "Mínusz készlet volt!" szöveg jelenik meg a tábla végsorai között. Ez azt jelzi, hogy a készlet karbantartás nem volt megfelelő (előbb adtak el, minthogy a bevételezés megtörtént volna). Ez esetben a kiírt össz. értékek nyilvánvalóan torzítanak. Ilyen esetek elkerülhetők pontos mozgás-felvezetéssel, továbbá az átárazás előtt készített készletlista ellenőrzésével. Ha az átárazás sikeresen befejeződött, a cikktörzsbe bekerültek az új árak és a haszonkulcs (szorzó -1, szorzó-2) mezők is a megadott módszer szerint kerültek meghatározásra. A program sikeres átárazás es etén a felvitt átárazó tételeket törli. A "Cikktörzs foglalt, vagy nincs hely." üzenet esetén győződjünk meg arról, hogy a cikktörzs állományt más terminálról nem használja-e valaki. Ha nem használják, és az üzenet mégis megjelent, akkor kevés a hely a winchester lemezen. • Az "Átárazás vége!

<ENTER>" üzenet megjelenésekor nyomjunk [ENTER]-t.

Ez a funkció egyszerre csak egy terminálról futtatható, és közben má s terminálról sem használhatják a cikktörzset (pl.: mozgás felvezetés sem folyhat)!

6. Törzsállományok karbantartása A rendszer használata során leggyakrabban használt és ritkán változó adatokat állományokban (fájlo kban) tároljuk. Ezeket az adatokat törzsadatoknak nevezzük. A törzsadatok használata a fölösleges, so kszori adatmegadást és az ezzel járó hibalehet őségeket kiküszöböli, de ezek az állományok azonban naprakész karbantartást igényelnek. A logikailag összetartozó különféle törzsadatokat (cikkek, ügyfelek, stb. adatait) törzsállományokba szerveztük. A törzsállományokon végzett valamennyi változtatást (új elem felvétele, meglévő módosítása, törlése) összefoglaló néven törzsállomány karbantartásnak nevezzük. A CASSA rendszer alap törzsállományai: ♦ Cégazonosítók

(Főmenü)

A CASSA rendszer funkciói ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Ügyintézőtörzs Cikktörzs Bizonylatvégi megjegyzések Ügyféltörzs ÁFA törzs

46 (Törzsállományok karbantartása) (Törzsállományok karbantartása) (Törzsállományok karbantartása) (Törzsállományok karbantartása) (Törzsállományok karbantartása)

Belépés a menüpontba • Válasszuk ki a Törzsállományok karbantartása menüpontot a Főmenüből, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. A képernyőn megjelennek a karbantartó programok. (A Cégazonosítók beállítása, Ügyintézőtörzs és Cikktörzs karbantartás leírása az Első alkalommal elvégzendő feladatok szakaszban található.)

6.1. Ügyféltörzs karbantartás A CASSA rendszerben a vevőinket és szállítóinkat összefoglaló néven ügyfeleknek nevezzük. Azokat az ügyfeleket akiktől gyakran érkezik áru vagy gyakran készítünk számukra számlát, érdemes az ügyfé ltörzsbe felvenni. Az Ügyféltörzs karbantartás funkcióban vihetjük fel az új ügyfeleket, módosíthatjuk, esetleg törölhetjük azokat. Az ügyfeleket (vevőket, szállítókat, bizományosokat, stb.) elsődlegesen egy hatpozíciós kódszám azonosítja. A kódrendszer felépítésénél célszerű figyelembe venni, hogy a napló listáknál az ügyfélkód tartománnyal úgynevezett szűrést (válogatást) lehet végezni. Pl.: 1-500000 kódok a vevőket, 500001-900000 kódok a szállítókat azonosítják. Felhívjuk a figyelmet, hogy a rendszer alapbeállításokkal, a bizonylat lezárásakor, a legnagyobb kódú ügyfél adatait jeleníti meg a képernyőn, ami a 999999-es kódú készpénzes vevőt jelenti, majd rögtön kiléphetünk számla készítése nélkül. Azért célszerű a leggyakoribb előfordulást a maximális kódszámmal ellátni, mert a leggyakoribb eset az, amikor a vevőnek csak nyugtát kell adni, de azonosítani illetve ÁFÁS számlát készíteni nem kell a részére.

A funkció elindítása • Válasszuk ki az Ügyféltörzs karbantartása menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.

Új ügyfél felvétele Mielőtt felvennénk egy új ügyfelet, győződjünk meg róla, hogy nem szerepel-e már a felrögzített ügyfeleink között. Mivel csak az ügyfél nevét ismerjük, arra kell a keresést elindítanunk. • Írjuk be a Név mezőbe az ügyfél nevét vagy annak első betűit, majd nyomjunk [ENTER]-t. • Az [F7] billentyűvel indítsuk el a név szerinti keresést. A megjelen ő ablakban névsorrendben feltűnnek a beírt betűkkel kezdődő nevek. 1. Ha felfelé vagy lefelé lépegetve ([↑], [↓] billentyűk segítségével) megtaláljuk a keresett ügyfelet: • Vigyük a [↑], [↓] segítségével azt a legfelső sorba, a villogó kurzor mellé és válasszuk ki az [ENTER] billentyűvel. Ebben az esetben nem kell felvenni ezt az ügyfelet. 2. Ha felfelé vagy lefelé lépegetve ([↑], [↓] billentyűk segítségével) nem találjuk a keresett ügyfelet: • Az [Esc] billentyűvel lépjünk vissza a keresésből. A Kód mezőbe írjuk be a lehető legmagasabb ügyfélkódot (999999) majd nyomjunk [ENTER]-t.

47


• Az [F5] billentyűvel indítsuk el a kód szerinti keresést. A megjelen ő ablakban feltűnik a legmagasabb kódú ügyfél, a kódot megnöveljük 1-el és erre a kódra felvisszük az új ügyfél adatait. Ha azonban kihasználjuk a 999999 kódot valamilyen általános ügyfélre, úgy felfelé lépegetve a kódsorrendben lévő ügyfelek között, megtaláljuk azt a legmagasabb kódot amit 1 -el megnövelve megkapjuk az új ügyfél leendő kódját. • A Kód mezőbe írjuk be az új kódot majd nyomjunk [ENTER]-t. Kitöltetlen lesz a képernyő, ahová bevihetjük az új ügyfél adatait. • Ha kitöltöttük az új ügyfél adatait vagy módosítottuk egy meglévőét, az [F1] billentyűvel tárolhatjuk el az ügyfelet.

Ügyfél törlése Mivel a bizonylat végén, az ügyfél kódszáma is tárolásra kerül a napló állományba, ezért ügyfél törlést csak akkor végezzünk, ha már nem vagyunk kíváncsiak az azon a kódon tárolt ügyfél forgalmára . Törölt ügyfél kódszámának újbóli felhasználása nem ajánlott! Keressük ki az ügyfelet a neve vagy kódja alapján az ügyfél felvételénél leírtak szerint. • Nyomjuk meg az [F3]-as billentyűt.

Ügyfélkatalógus nyomtatása • Nyomjuk meg az [F9] billentyűt. • Adjuk meg, hogy melyik ügyfélkódtól kezdődjön a nyomtatás, majd nyomjuk meg az [ENTER]-t. • Adjuk meg, hogy melyik ügyfélkódig történjen a nyomtatás, majd nyomjuk meg az [ ENTER]-t. • Adjuk meg az "N" betűt ha kódsorrendben vagy az "I" betűt ha névsorrendben szeretnénk az ügyfelek listáját nyomtatni, majd nyomjuk meg az [ENTER]-t.

Kilépés a funkcióból • Nyomjuk le az [Esc] billentyűt.

6.2. ÁFA-törzs karbantartás A rendszerben használható érvényes ÁFA szorzókat adhatjuk meg. Csak az itt megadott szorzókat foga dja el a rendszer a cikktörzs felvitelnél.

A funkció elindítása • Válasszuk ki az ÁFA-törzs karbantartás menüpontot, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. • Az ÁFA szorzó után (amely egy egész és három tizedes jegy lehet) adjuk meg a szorzó nevét. (Pl.: 1.250 után 25%) • Az új ÁFA szorzót az [F1] billentyűvel tárolhatjuk el. • A [PageUp] és [PageDown] billentyűkkel lépegethetünk a már meglévő ÁFA szorzók között.


48

7. Leltározás Belépés a menüpontba • Válasszuk ki a Leltározás menüpontot a Főmenüből, majd nyomjuk le az [ENTER] billentyűt.

7.1. Leltár-ív felvitel A leltározás a leltárfelvételi ívek adatainak rögzítésével kezd ődik. A felvett adatok alapján a cikkszám, mennyiség, megjegyzés (tárolóhely) adatok kerülnek rögzítésre rögzítési helyenként.

Felvitel • Válasszuk ki a Tétel felvitel menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t. • A "Felvitel vagy Javítás?" kérdésre adott "F" válasz után a felvitel módját kell kiválasztanunk. • Kézi felvitel esetén "K" betűt kell megadjunk és az adatfelvitel elkezdhető. (Ha egy adatállományból szeretnénk bevinni a leltárazó tételeket, "F" választ kell adjunk, majd a file nevét kell beírni, ami a le ltárazó tételeket tartalmazza.) A cikket azonosíthatjuk cikkszámmal vagy vonalkóddal. A két azonosítási mód között az [F5] billentyűvel választhatunk. • Adjuk meg a cikkszámot vagy vonalkódot. Ha benne van a cikkszám vagy vonalkód a cikktörzsben, megjelenik a cikk neve. • Adjuk meg a talált mennyiséget. • Írjuk be a cikk tárolóhelyét (raktár; polcszám; stb.) • Az [F1] billentyűvel tároljuk el a tételsort, amely ilyenkor egy sorral feljebb csúszik a képerny őn. Ha azonos cikkcsoportba tartozó cikkeket viszünk fel, az [F3] billentyű lenyomása után megadható a cikkcsoport hossza majd a tartalma, amit a felvezető program a Cikkszám mezőben automatikusan felajánl.

Javítás Lehetőségünk van az eddig felvitt tételsorok javítására a gyorslista alapján. • Válasszuk ki a Tétel felvitel menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t. • A "Felvitel vagy Javítás?" kérdésre adjunk "J" választ. • Az "Előrelépés: Cikkszámra vagy köv. sorra?" kérdésre adott "C" válasz esetén az a Cikkszám adandó meg amely cikkszámú tételsort akarjuk javítani (a keresés a legközelebbi ilyen cikkszámú sornál áll meg); "K" válasz esetén egy sorral tovább lép a program és azt a tételsort hozza fel a képerny őre javításra. Ezen előrelépések mindaddig folytathatók, amíg a már felvitt állomány végére nem érünk, vagy "V" v álaszt nem adunk az "Előrelépés: Cikkszámra vagy köv. sorra?" kérdésre. Ezután folytathatjuk a tétels orok felvitelét vagy kiléphetünk a funkcióból.

49


• Adjuk meg a cikkszámot vagy léptessünk a következő sorra. • Javítsuk ki a talált mennyiséget. • Az [F1] billentyűvel tároljuk el a tételsort. Ha túlhaladtunk a javítandó tételsoron lépjünk ki a javításból, majd lépjünk újra vissza abba. Így újra a lista elejétől kezdve lépegethetünk a vége felé vagy cikkszámonként, vagy tételsoronként.

7.2. Leltár-gyorslista A listán a felvitt tételek a felvitel sorrendjében, sorszámmal ellát va láthatóak.

A felvitt tételek listázása • Válasszuk ki a Tétel felvitel menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t. A program bekéri, hogy melyik gépen felvezetett tételeket listázza ki. • Írjuk be a "Gépszám: " után a gép azonosítóját, majd nyomjunk [ENTER]-t. Lehetőség van részlista készítésére is, ha a program által ajánlott sorszám -tartományt csökkentjük. • Írjuk be a listázandó tartomány kezdő és végsorát a "Lista: 000001. sortól 999999. sorig" mezőkbe, majd nyomjunk [ENTER]-t.

7.3. Felvitt tételek göngyölítése Cikkszámonként összesíti az összes gépen felvezetett és különböző sorokba felvitt mennyiségeket. Ezt a feladatot a Leltár-kiértékelés előtt kell elvégezni a leltár-ív állomány felvitele után. Minden esetben el kell indítani ezt a funkciót, ha bővítettük vagy módosítottuk a leltár-ív állományt. • Válasszuk ki a Felvitt tételek göngyölítése menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t. Várjuk meg a program lefutását. Ez a funkció egyszerre csak egy terminálról futtatható.

7.4. Leltár-kiértékelés A göngyölített adatok alapján elkészíti a leltár-kiértékelést. Cikkszámonként összehasonlítja a leltárba felvitt mennyiségeket a gép szerinti mennyiségekkel. Ha eltérést talál a program a felvitt (leltározott) mennyiség és a gép szerinti készlet mennyiség között, akkor azt a kiértékelés listára kiírja. Csak azok a cikkek kerülnek a leltár kiértékelési listára, amelyeknél a gép által nyilvántartott készlet és a felvezetett leltár mennyiség nem egyezik meg. • Válasszuk ki a Leltár-kiértékelés menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t. Választhatunk Teljes körű vagy Részleges leltár között. 1. Ha teljes körű leltárt választjuk, akkor a leltár a cikktörzs összes cikkét érinteni fogja.


50

• A "Teljes körű vagy részleges leltár készül? T (T=teljes R=részleges) hagyjuk meg a felajánlott "T" választ, majd nyomjunk [ENTER]-t.

<ENTER> " kérdésre

2. Részleges leltár esetén csak egy cikkcsoportot érint a leltározás. • A "Teljes körű vagy részleges leltár készül? T (T=teljes R=részleges) <ENTER> " kérdésre adjuk meg az "R" választ. • Adjuk meg azt a cikkszám tartományt, amely magában foglalja azokat a cikkeket, amiket felleltáraztunk. Írjuk be a Cikksz.-tól: mezőbe a leltározandó tartomány első cikkének cikkszámát, majd nyomjunk [ENTER]-t. Írjuk be a Cikksz.-ig: mezőbe a leltározandó tartomány utolsó cikkének cikkszámát, majd nyomjunk [ENTER]-t. Az ezen tartományon kívül eső esetlegesen felvezetett cikkeket nem veszi figyelembe a gép! Választható, hogy a kiértékelési listára kerülő tételsorokat (a készlet eltérést mutató termékeket) besze rzési-, átadási-, vagy fogyasztói áron írja ki a program. • Adjuk meg az "Érték-különbözet kiíráshoz ár választás:F (B=besz., Á=átad., F=fogy.ár) <ENTER> " üzenet után, hogy milyen áron íródjanak ki a tételsorok (beszerzési árhoz nyomjuk le a "b" bet űt, átadási árhoz az "á" betűt, fogyasztói árhoz az "f" betűt), majd nyomjunk [ENTER]-t.

A kiírt oszlopok tartalma Cikksz. Megnevezés Me. K.menny. L.menny. Érték elt.

Az eltérést mutató cikk cikkszáma A cikk neve A cikk mennyiségi egysége A gép szerinti készlet mennyiség A felleltározott mennyiség Az eltérés értéke a kiválasztott áron

A lista végi összesen sorok tartalma Készlet érték-1: Készlet érték-2: Készlet érték-3:

A gép szerinti készlet beszerzési áron ÁFA nélkül. A gép szerinti készlet átadási áron ÁFÁ-val. A gép szerinti készlet fogyasztói áron ÁFÁ-val.

Mínusz készlet volt!:

Amennyiben valamelyik cikknek negatív aktuális mennyisége volt, akkor ez a szöveg jelenik meg. Ez azt jelzi, hogy a készlet karbantartás nem volt megfelel ő (előbb adtak el, minthogy a bevételezés megtörtént volna). A hiányzó bevétel ezés elvégzése után a leltár-kiértékelést meg kell ismételni! Ha nem volt negatív készlet, az eltérések vizsgálatát el lehet végezni.

Eltérés ért.-1:

A gép szerinti készlet és a felleltározott készlet közötti eltérés értéke beszerzési áron ÁFA nélkül. A gép szerinti készlet és a felleltározott készlet közötti eltérés értéke átadási áron ÁFÁ-val. A gép szerinti készlet és a felleltározott készlet közötti eltérés értéke fogyasztói áron ÁFÁ-val. A készlet értékének hány százaléka az eltérés.

Eltérés ért.-2: Eltérés ért.-3: Eltérés %:

Ha a kiértékelés után további tételek kerültek elő, azokat felvihetjük a Leltár-ív felvitel pontban, majd onnan ismételjük meg a többi funkciót (Felvitt tételek göngyölítése, Leltár-kiértékelés). Ha a "Páratlan leltár volt!" üzenet látható a lista végsorai között, az azt jelzi, hogy a l eltár-ív felvezetés és a kiértékelés közötti időben a cikket kitörölték a cikktörzs állományból. A listában "Páratlan tétel" megj elöléssel láthatók az ilyen cikkszámok. A cikket legalább a leltár befejeztéig fel kell venni a cikktörz sbe. • Várjuk meg a nyomtatás végét amikor megjelenik a "Kiértékelés vége! <ENTER>" üzenet, majd nyomjunk [ENTER]-t.

51


Ez a funkció egyszerre csak egy terminálról futtatható.

7.5. Készlet-átvezetés A leltár-kiértékelés elfogadása esetén ezzel a feladattal kell befejezni a leltározást . Ez a funkció egyszerre csak egy terminálról futtatható, és közben más terminálról sem használhatják a cikktörzset (pl. mozgás felvezetés sem folyhat). • Válasszuk ki a Készlet-átvezetés menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t. • Adjuk meg a jelszót, vagy ha nincs nyomjunk [ENTER]-t. A "Cikksz.tól: Cikksz.ig: " sorban a leltározás által érintett cikkszám tartomány látható. Teljes körű leltár esetén a Cikksz.tól: mező üres és a Cikksz.ig.: mező "zzzzzzzzzzzzzzz" betűket tartalmaz, ez a teljes cikktörzset jelenti. • "Leltár készlet átvezetés. Mehet? (I/N): I" üzenetre adjunk "I" választ, ha tényleg el akarjuk indítani az átvezetést, vagy adjunk "N" választ a kilépéshez, majd nyo mjunk [ENTER]-t. • Adjuk meg az ügyintéző azonosítóját. A "Cikktörzs foglalt, vagy nincs hely." üzenet esetén győződjünk meg arról, hogy a cikktörzs állományt más terminálról nem használja-e valaki. Ha nem használják és az üzenet mégis megjelent, akkor kevés a hely a winchester lemezen. A "Hibás futás! Páratlan leltár tétel:" üzenet megjelenése azt jelzi, hogy a leltár -ív felvezetés és a készlet-átvezetés közötti időben a páratlan tételt kitörölték a cikktörzs állományból. A hiányzó cikket vegyük fel a cikktörzs állományba és indítsuk újra ezt a menüpontot. Sikeres befejezés esetén végezzünk cikktörzs-kimentést! Sikeres leltár átvezetés esetén a "Leltár-átvezetés rendben! <ENTER>" üzenetet kapjuk. A leltározott mennyiségek bekerültek a cikktörzs aktuális mennyiség mezőibe, vagy ha egy cikket nem vettünk leltárba, a nyitó mennyisége 0 lett. A Naplólisták menü Cikktörzs változás lista funkciójával a későbbiekben kilistázhatjuk a leltár átvezetéskor elnaplózott cikktörzs változásokat.

7.6. Leltár-ív törlése. Ez a funkció a felvitt leltár-íveket törli a rendszerből. Sikeres készlet-átvezetés előtt ne hajtsuk végre!


52

8. Adatok (állományok) mentése, visszatöltése Az adatokat (állományokat) kezdeti létrehozás után menteni kell. Készítsen nap végén mentést akkor is, ha "csak" változtatott valamely állományán. Bármely állomány megsérülhet egy nem várt áramszünet vagy géphiba esetén. Ezek ellen az el őre nem látható, esetlegesen előforduló hibák ellen védekezhetünk - anélkül, hogy munkánkat elölről kellene kezdeni - az aktualizált állományok floppyn történő tárolásával. Az egyes állományokból mindig legalább két szériát őrizzünk meg. Kérjük az Ön érdekében, hogy a törzsadatok változtatása után szánja rá az időt a mentésekre. Fontos, hogy a floppykra a mentés után azonnal írjuk rá az állomány nevét és a mentés időpontját, hiszen ennek segítségével lehet azonosítani az érvényességüket. Ajánlatos minden hónap utolsó munkanapjának végén kimenteni a cikktörzset és a havi naplóállományokat, és ezeket a floppykat egy évig megőrizni!

8.1. Kimentések Napi napló állományok kimentése Egyetlen nap napló állományát floppyra másolja. Érdemes a napi naplóállományokat naponta kimenteni és egy hétig megőrizni. Egy floppyn csak egy nap tárolható! • Lépjünk be a Kimentések menüpontba és indítsuk el a Napi napló állományok kimentése menüpontot. • A "Kimentendő nap: ééhhnn" megjelenik a képernyő alján, ahol megadhatjuk a kimentendő napot, majd nyomjunk [ENTER]-t. (Az éé az évszám utolsó két jegye, a hh a hónap száma, az nn a nap.) A következő üzenet jelenik meg: "Tegyen üres formattált floppyt a meghajtóba (ENTER) = folytatás; (Ctrl+C) = kilépés Press any key to continue . . ." • Tegyük be a meghajtóba az üres formattált floppyt, majd nyomjuk meg az [ENTER] billenty űt a folytatáshoz. (Megszakíthatjuk a folyamatot a [Ctrl] és [C] billentyűk együttes megnyomásával.) • Várjuk meg a "Kimentés kész! (ENTER) Press any key to continue . . ." üzenetet, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ezzel visszatérünk a Kimentések menübe.

Havi napló állományok kimentése Egy teljes hónap napló állományát floppyra (vagy ha nem fér rá egy lemezre, akkor floppykra) menti. Érdemes a havi naplóállományokat havonta egyszer kimenteni és egy évig megőrizni. • Lépjünk be a Kimentések menüpontba és indítsuk el a Havi napló állományok kimentése menüpontot. • A "Kimentendő év-hó: ééhh" megjelenik a képernyő alján, ahol megadhatjuk a kimentendő hónapot, majd nyomjunk [ENTER]-t. (Az éé az évszám utolsó két jegye, a hh a hónap.) A következő üzenet jelenik meg:

53


"Tegyen üres formattált floppyt a meghajtóba (ENTER) = folytatás; (Ctrl+C) = kilépés Press any key to continue . . ." • Tegyük be a meghajtóba az üres formattált floppyt, majd nyomjunk meg a z [ENTER] billentyűt a folytatáshoz. (Megszakíthatjuk a folyamatot a [Ctrl] és [C] billenty űk együttes megnyomásával.) • Várjuk meg a "Kimentés kész! (ENTER) Press any key to continue . . ." üzenetet, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ezzel visszatérünk a Kimentések menübe.

Törzsállományok kimentése Az összes törzsállományt floppyra (vagy ha nem fér rá egy lemezre, akkor több floppyra) menti. Érdemes az összes törzsállományt havonta egyszer kimenteni és egy évig megőrizni. • Lépjünk be a Kimentések menüpontba és indítsuk el a Törzsállományok kimentése menüpontot. A következő üzenet jelenik meg: "Törzsállományok kimentése a(z) a: egységre! Tegye a floppyt a(z) a: egységbe és nyomjon <ENTER>-t, Ctrl+c -vel megszakíthatja a futást. A floppy(k) minden régi adata felülírásra kerül! Press any key to continue..." • Tegyük be a meghajtóba az üres formattált floppyt, majd nyomjuk meg az [ENTER] billenty űt a folytatáshoz. (Megszakíthatjuk a folyamatot a [Ctrl] és [c] billentyűk együttes megnyomásával.) • Várjuk meg a "Kimentés elkészült! <ENTER>-el visszalép a menübe. Press any key to continue . . ." üzenetet, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ezzel visszatérünk a Kimentések menübe.

Cikktörzs állomány kimentése A cikktörzs állományt floppyra (vagy ha nem fér rá egy lemezre, akkor több floppyra) menti. Érdemes a cikktörzset naponta kimenteni és egy hétig megőrizni.Egy példán leírjuk, hogyan készüljön a cikktörzs állomány mentése: • Készítsünk a hét minden munkanapjára egy-egy cikktörzs floppyt és írjuk rá a lemezekre: cikktörzs hétfő, -kedd, stb... • Vegyük elő az aktuális napi lemezt, pl.: "Cikktörzs állomány: szerda" • Lépjünk be a Kimentések menüpontba és indítsuk el a Cikktörzs kimentése menüpontot. A következő üzenet jelenik meg: "Cikktörzs kimentése a(z) a: egységre! Tegye a floppyt a(z) a: egységbe és nyomjon <ENTER>-t, Ctrl+c -vel megszakíthatja a futást. A floppy(k) minden régi adata felülírásra kerül! Press any key to continue..." • Tegyük be a meghajtóba az üres formattált floppyt, majd nyomjuk meg az [ENTER] billenty űt a folytatáshoz. (Megszakíthatjuk a folyamatot a [Ctrl] és [C] billentyűk együttes megnyomásával.) • Várjuk meg a "A kimentés elkészült! <ENTER>-el visszalép a menübe. Press any key to continue . . ." üzenetet, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ezzel visszatérünk a Kimentések menübe.


54

8.2. Visszamentések A Visszamentés a biztonsági másolaton (floppyn) lévő adatok visszatöltése a számítógépbe, valamilyen hiba okozta, állomány sérülés miatt. A visszamentés után lesz a jó állomány a rendszer számára elérhet ő. FONTOS! Mivel a cikktörzs állomány tartalmazza a készletet és az átlag beszerzési árat, ezért cikktörzs visszatöltés után a cikktörzs mentés dátumát követő napi forgalmak göngyölítését rendre végre kell hajtani! Az előzőekből következik, hogy annyi napi forgalmi mentésnek kell lennie, ahány nap eltelt a cikktörzs kimentéstől. (Bár nem valószínű, hogy a napi naplóállományokat is vissza kell menteni - a napi naplóállományok kevésbé sérülékenyek mint a cikktörzs állomány, ezért azok visszamentésére csak nagyon ri tkán van szükség -, azért érdemes azokat is rendszeresen kimenteni..)

A biztonsági állomány A CASSA rendszer a bizonylat felvezetés közben biztonsági állományt készít az éppen felvezetés alatt lévő bizonylatról. Ebben a biztonsági állományban tárolódnak el az éppen felvezetett tételsorok, minden gépen külön-külön a bizonylat sikeres lezárásáig. Ha a bizonylat sikeresen lezáródott, ez az állomány automatikusan törlődik. A biztonsági állományra a rendszernek akkor van szüksége, ha a bizonylat felvezetés valamilyen okból félbeszakad (Pl.: áramszünet miatt). Ekkor a készlet módosítás már megtörtént ugyan, de a bizonylat még nem tárolódott el. A rendszernek automatikusan vissza kell állítania a bizonylat felvezetés közben mód osított készlet mennyiségeket, amikor a hiba után újra belépünk a bitzonylat felvez etés funkcióba. Ez az automatikus funkció csak abban az esetben működhet, ha a bizonylat felvezetésének félbeszakadásakor a cikktörzs nem sérült meg! Ekkor a Bizonylat rögzítés funkció elindításakor az "Utolsó bizonylat rögzítése nem fejeződött be. Visszaállítom az eredeti állapotot! <ENTER>" üzenetet kapjuk. • Nyomjunk [ENTER]-t. A rendszer kiírja a megszakadt bizonylaton lévő cikkeket és a visszaállított mennyiségeket. Beléphetünk a felvezetésbe, a bizonylatot újra fel kell rögzíteni.

8.2.1. Probléma a cikktörzzsel Ha a cikktörzs megsérült, a bizonylat rögzítés funkcióba belépéskor a "Probléma van a cikktörzzsel!" üzenet jelenik meg. Ekkor meg kell kísérelnünk a cikktörzs helyreállítását! • Lépjünk ki a CASSA rendszerből az összes mellékgépen (terminálon). • A központi gépen (server) lépjünk be a Szerviz menüpontba. • Indítsuk el a Cikktörzs helyreállítása menüpontot és várjuk meg a Szerviz menü megjelenését. (A program futásának ideje függ a gép sebességét ől és a cikktörzs méretétől. Több ezer cikket tartalmazó cikktörzs esetén a futás 5-10 percig is eltarthat!) • Indítsuk el a Bizonylat rögzítés funkciót. 1. Ha sikeres volt a cikktörzs helyreállítása: Ha félbeszakadt bizonylatot talál a rendszer, a funkció elindításakor " Az utolsó bizonylat rögzítése nem fejeződött be. Visszaállítom az eredeti állapotot! <ENTER>" üzenetet kapjuk.

55


• Nyomjunk [ENTER]-t. A rendszer kiírja a megszakadt bizonylaton lévő cikkeket és a visszaállított mennyiségeket. Beléphetünk a felvezetésbe és a bizonylatot újra fel kell rögzíteni. 2. Ha sikertelen volt a cikktörzs helyreállítása: • A Bizonylat rögzítés funkcióba belépéskor a "Probléma van a cikktörzzsel!" üzenet jelenik meg. Ebben az esetben a helyreállítás nem sikerült, a cikktörzset és a készletet visszamentéssel és göngyölítéssel kell helyreállítani. A következő példán keresztül bemutatjuk a cikktörzs állomány visszatöltését és a forgalom göngyölítés funkciót.

Példa a cikktörzs állomány visszamentésére Példánkban a cikktörzs 1997. január 29-én szerdán sérül meg. Áramszünet miatt félbeszakad egy bizonylat felvezetése és a rendszer áramszünet utáni elindítása után a Bizonylat felvezetés funkció elindítása nem lehetséges. Ebben az esetben a bizonylat rögzítés funkcióba belépéskor a " Probléma van a cikktörzszsel!" üzenet jelent meg, mert a Cikktörzs helyreállítása sikertelen volt. Az utolsó kimentett cikktörzset kell betölteni, estünkben ez a január 28 -án kedden készült mentés. • Keressük meg a keddi cikktörzs floppyt (ha az állomány nagysága megkívánja, akkor több floppyt). • Lépjünk be a Visszamentések menüpontba és indítsuk el a Törzsállományok visszamentése funkciót. • Indítsuk el a Cikktörzs betöltése menüpontot. Megjelenik a "Tegye a floppyt a(z) a: egységbe és nyomjon ENTER-t Ctrl+C -vel megszakíthatja a futást. Press any key to continue . . ." üzenet. • Tegyük a keddi cikktörzs floppyt a meghajtóba, majd nyomjunk [ENTER]-t. • Várjuk meg a betöltés végét, a "Visszamentés elkészült. ENTER-el visszalép a menübe. Press any key to continue . . ." üzenetet, majd nyomjunk [ENTER]-t. Ezzel visszatérünk a Visszamentések menübe. A gépben most a január 28-i cikktörzs lett betöltve, tehát az azóta rögzített forgalmakat rá kell göngyöl íteni, hogy a helyes 29-i készlet állapotot állítsuk elő.

8.2.2. Forgalom göngyölítés (készlet aktualizálás) A forgalom göngyölítést abban az esetben használhatjuk, ha egy régi cikktörzs állományt mentettünk vissza, és a kimentés óta keletkezett mozgás (forgalom) adatokkal naprakésszé szeretnénk tenni azt. Ez okból a cikktörzs kimentést nap végén végezzük, amikor már nem rögzítünk mozgásokat. A napi forgalmak mentésénél is ügyeljünk arra, hogy egy-egy teljes nap adatait mentsük ki. Ha szükséges a napi naplóállomány visszamentése, akkor azt egyesével végezzük, azaz egy nap visszamentése után a betöltött napló állományt göngyölítsük, és csak ezután végezzük el a következő visszamentést.

Példa a forgalom göngyölítésre Az előző példában a gépbe az 1997. január 28-i cikktörzs lett betöltve és a forgalmakat rá kell göngyöl íteni, hogy a helyes 29-i készlet állapotot állítsuk elő. (Esetünkben a napló állományt nem kell visszatölteni.) • Lépjünk be a Visszamentések menüpontba és indítsuk el a Forgalom göngyölítése funkciót. • Adjuk meg a göngyölítendő időszakot, esetünkben az 1997.01.29-ét. Írjuk be: "Göngyölítés: 970129-tól [ENTER]


56 970129-ig."

[ENTER]

A forgalom göngyölítésének végén megjelenik a "Göngyölítés vége! [ENTER]" üzenet. • Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Evvel befejeződött a göngyölítés és elértük, hogy a készlet állapotában eljussunk az 1997. január 29 -i naphoz.

A biztonsági állomány törlése Abban az esetben ha a cikktörzs megsérült és a hibát cikktörzs visszatöltéssel és göngyölítéssel korrigá ltuk, mielőtt elkezdenénk a munkát, el kell indítani (hálózatos, több gépes rendszer esetén minden gépen ) a Biztonsági állomány törlése menüpontot! • Lépjünk be minden gépen a Szerviz menüpontba és indítsuk el a Biztonsági állomány törlése funkciót. Elkezdhetünk dolgozni, a félbeszakadt bizonylatot újra fel kell vezetni.

9. Listázások A listázásokkal jeleníthetők meg a számítógépben tárolt különféle adatok. A listázás elindítása előtt ellenőrizzük le, hogy a nyomtatóban van-e papír és on-line (nyomtatásra kész) állapotban van-e. A naplólisták és a készletlista a papírra nyomtatás el őtt a képernyőn megtekinthető, majd egyes lapjai vagy az egész kinyomtatható. Előfordulhat, hogy a nyomtatás folyamatát meg kell szakítani, ekkor tegyük a következőt:

A listázás megszakítása a nyomtatás alatt • Nyomtatás közben kapcsoljuk ki a nyomtatót majd "A nyomtató nem üzemkész. Esc = megszakítás, egyéb = folytatás." üzenet megjelenésekor nyomjuk meg az [Esc] billentyűt. Ha a "Printer not available - Cancel, Retry or Ignore ?" üzenet jelenik meg, a "c" gombot kell megnyomni a nyomtatás megszakításához.. • Kapcsoljuk vissza a nyomtatót és folytassuk a munkát.

9.1. Napló listák Itt készíthető lista forgalmainkról és minden egyéb mozgásról. A bizonylat felvezetés, cikktörzs karba ntartás, átárazás és leltározás közben keletkez ő adatokat a számítógép megőrzi. Ezekről az adatokról a rendszer installálásakor meghatározott szempontú és formátumú kimutatások készíthetők.

9.1.1. Napló listák és tartalmuk Ezek a listák a különféle felvezetett bizonylatainkat listázzák ki különféle rendezettség szerint. A listák nevei utalnak az általuk listázott adatokra. Tartalmuk részletes leírása alább megtalálhat ó. • Válasszuk ki a Főmenüből a Napló listák menüpontot, majd azon belül a Napló listák funkciót.

57


• A [↑], [↓] segítségével - hasonlóan a menühöz - válasszuk ki a szükséges lista nevét, majd az [ENTER] billentyű lenyomásával eljutunk ahhoz a képernyőhöz, amelyen az adott kimutatásra kerülő listázási feltételeket határozhatjuk meg. • Először is megadhatjuk a Listázandó időszak: tól-ig mezőiben, hogy milyen időszakra vonatkozzon a kimutatásunk. Az -ig dátumnál a gép az aktuális napi dátumot ajánlja ki, ami természetesen átírható. • Az adott kimutatás részletezettségét határozza meg a Tételes lista készüljön? (Igen/Nem) kérdés. Írjunk "I" vagy "N" betűt a mezőbe. Listánként változó a hatása. • Csak az "I" betűvel jelölt Fizetési módok kerülnek feldolgozásra, míg az "N" betűvel jelöltek nem. • Megadható, hogy mely ügyintézők (Ügyintéző kódtól: ..-..-ig) által felvezetett bizonylatok kerüljenek a listára. Ha az összes ügyintéző által felvezetett adatokra szükség van, írjunk "00"-át a kódtól mezőbe, "99"-et az -ig mezőbe. • Több gépes hálózat esetén a listára csak egy meghatározott munkahelyen készült adatok is kerülhe tnek - ezt a Gépazonosító: megadásával érhetjük el -, vagy az összes gépen készült adatokat listázhatjuk -ebben az esetben "*" jelet tegyünk a gépazonosítóba. • A cikkszám tartomány megadásával behatárolhatjuk a listázás által érintett cikkeket. A Cikktől: ....... mezőbe írjuk be a cikkszám tartomány kezdetét, a Cikkig: ........ mezőbe a cikkszám tartomány végét. • Amennyiben UTK kód szerinti válogatást szeretnénk végezni, adjuk meg a megfelelő tartományokat az UTK1, UTK2, UTK3 mezőkben és azt, hogy milyen logikai kapcsolat (És = az adott, és a következő sor feltételei együttesen. Vagy = valamelyik a kettő közül ) teljesülése esetén kerüljön kiválasztásra a listára kerülő adat. Ha valamely UTK közömbös, adjuk meg a teljes tartományt ( üres - zzz illetve 0999999 ), valamint É(s) logikai kapcsolatot. • Az Ügyféltől: ...... Ügyfélig: ...... mezőkben behatárolhatjuk a hatjegyű ügyfélkódokkal, hogy mely ügyfelek részére felvezetett bizonylatok vegyenek részt a listán. Az ügyfél UTK tól-ig: mezőkben a behatárolt ügyfelek között válogatást végezhetünk. • A válogatás, gyűjtés, listázás az [F1] billentyű lenyomására kezdődik. A képernyőn lévő lista paraméterek tárolásra kerülnek, így a következ ő alkalommal, amikor ezt a listát választjuk, az utoljára megadott paramétereket láthatjuk (a Listázandó időszak -ig dátum kivételével). Fontos! Mielőtt a listát indítjuk, ellenőrizzük a paramétereket. Ha nem készül lista, akkor olyan feltétel eket adtunk, melynek elemzése során nem került kiválasztásra egy tétel sem (pl munkaszüneti nap megadása a -tól -ig idő tartományban). Ha kétségeink vannak a válogatási paraméterek megadásával kapcs olatban, akkor először teljes feltételt adjunk az adott időszakra, és utána egyesével szűkítsük feltételeinket, rendre vizsgálva azok hatását. A teljes feltétel : Fizetési módok: Kp:I Át:I Cs:I Hi:I In:I Ügyintéző kódtól : 00 - 99 -ig Gépazonosító : * Cikktől : Cikkig:zzzzzzzzzzzzzzzzzzzz UTK1 tól-ig : -zzz ,V UTK1 tól-ig : -zzz ,V UTK1 tól-ig : 0 - 999999 Ügyféltől: 0 Ügyfélig: 999999 UTK tól-ig : -zzz A képernyőn megjelennek a leválogatott adatok olyan formában ahogyan majd a listán szerepelni fognak.


58

Mozgás a képernyőre került listában A [PageUp] és [PageDown] billentyűkkel lapozhatunk előre hátra a listában laponként. Soronként lefelé vagy felfelé lépegethetünk a [↑], [↓] billentyűk segítségével és a [←], [→] billentyűkkel mozoghatunk a lapon balra vagy jobbra. A lista elejére a [Home], a végére az [End] billentyűvel ugorhatunk.

Nyomtatás Egy kiválasztott oldalt az [F1] billentyűvel nyomtathatunk ki. Az épen a képernyőn lévő laptól a lista végéig az [F9] billentyűvel nyomtathatunk. Az egész listát az első oldaltól az utolsóig úgy nyomtathatjuk ki, hogy a [Home] billentyűvel a lista elejére lépünk, majd az [F9] billentyűvel elindítjuk a nyomtatást.

A naplólisták tartalma:

9.1.2. Cikkenkénti mozgások idősorrendben A lista az összes bizonylatfajta mozgásait tartalmazza, felvezetésük sorrendjében. Az érté k oszlopban az eladás, visszavételezés, bevételezés és visszáru értéke ÁFA -val látható. Ha nem tételes listát választottunk, csak a *-al jelölt bizonylat összesen sorok kerülnek a listára. A lista végén fizetési mód szerint és bizonylat fajtánként összesítve is megkapjuk a bizonylatok összegét.

9.1.3. Cikkenkénti mozgások cikksorrendben A lista az összes bizonylatfajta mozgásait tartalmazza cikkszám sorrendben. Az érték oszlopban az e ladás, visszavételezés, bevételezés és visszáru értéke ÁFA -val látható. Ha nem tételes listát választottunk, csak a ****** Termék összesen -el jelölt összesen sorok kerülnek a listára. A lista minden cikkcs oportra összesítést végez és a cikkcsoport végösszegét fizetési mód szerint és bizonylat fajtánként szé tbontja. A lista végén fizetési mód szerint és bizonylat fajtánként összesítve is megkapjuk a bizonylatok összegét.

9.1.4. Terhelés, jóváírás A lista három fő része Érték növelés: A befelé érkező árut mozgató bizonylatok. (Pl.: Bevételezés, Visszavételezés stb.) Érték csökkenés: A kimenő árut mozgató bizonylatok. (Pl.: Bolti eladás, Visszáru stb.) Egyenleg: Az érték növelés és az érték csökken és rovatok különbsége. A lista az összes mozgást tartalmazza bizonylat típusonként csoportosítva. Bizonylat fajtán belül fizetési módra, azon belül ÁFA kulcsokra történik összesítés. Az Érték oszlop: A bizonylatok a felvezetett értékben ÁFA-val. A Fogy.ár oszlop: A bizonylatok a felvezetéskori fogyasztói áron számolva. A Besz.ár oszlop: A bizonylatok összege a felvezetéskori beszerzési áron ÁFA nélkül. Az Érték oszlop ÁFA nélküli összegéből levont Besz.ár. Mellette az árrés százalé kAz Árrés: ban. Ha tételes listát választottunk, bizonylatonként fog minden mozgás szerepelni a lista els ő felében. A bizonylat típusokra összesítés a lista végén található. Ajánlatos a listát nem tételes üzemmódban kinyomtatni és csak ha szükséges a tételes változatot elindítani.

59


9.1.5. Ügyfelenkénti listák A ügyfelenkénti listák a különféle mozgásokat ügyfelenként gy űjtve listázzák.

Az oszlopok tartalma: Besz.ár: Érték: Árrés:

A bizonylat összege a felvezetéskori beszerzési áron ÁFA nélkül. A bizonylatok a felvezetett értékben ÁFA-val. Az Érték oszlop ÁFA nélküli összegéből levont Besz.ár.

9.1.6. Átárazás lista Az átárazásokról készíthetünk listát. Kilistázhatjuk, hogy milyen átárazásokat végeztün k a cikktörzsön az Átárazás funkcióval és azt, hogy az átárazás hogyan módosította a készlet értékét.

Az oszlopok tartalma: év hó nap ó/p: Cikkszám: Név: Menny.: Me.: Új átad.ár: Új fogy. ár: Értékkülönbözet

Az átárazás elvégzésének időpontja. Az átárazott cikk cikkszáma. Az átárazott cikk rövid neve. Az átárazott cikk készletmennyisége az átárazás pillanatában. A cikk mennyiségi egysége. Az új átadási ár. Az új fogyasztói ár. Az átárazásból adódóan csökkenhet vagy növekedhet a készlet értéke átadási és f ogyasztói áron. (Pl.: Ha egy cikknek van készlet mennyisége és megemeljük a fogyas ztói árát, akkor a készletünk értéke fogyasztói áron emelkedni fog. Az emelkedés ért éke annyi, amennyi a cikkek régi áron számolt értéke (mennyiség szorozva régi fogy. egységár) és az új áron számolt értéke közötti különbség.) Átadási áron: A készlet értékének változása átadási áron. Fogyasztási áron: A készlet értékének változása fogyasztói áron. Összesen: A készlet értékének változása mindkét áron az összes átárazott cikkre vonatkozóan.

9.1.7. Cikktörzs változás lista Lista készíthető a cikktörzs változásairól. Kilistázhatjuk, hogy milyen módosításokat végeztünk a cikktörzsön a cikktörzs karbantartóval vagy azt, hogy a leltár átvezetés hogyan módosította a készlet menny iségeket. • Válasszuk ki a Főmenüből a Napló listák menüpontot, majd azon belül a Cikktörzs változás lista funkciót. • Először is megadhatjuk, hogy milyen időszakra vonatkozzon a kimutatásunk. Ez a Listázandó időszak: mezőiben adható meg. Az időszak végéhez a gép az aktuális napi dátumot ajánlja ki, ami természetesen átírható. • Az adott kimutatás részletezettségét határozza meg a Részletes lista készüljön? (Igen/Nem) kérdés. Írjunk "I" vagy "N" betűt a mezőbe. 1. A részletes lista tartalma: Cikkenként három sor íródik ki új cikk felvétele vagy cikk törlése esetén és öt sor íródik ki a cikk módosítása esetén. Első sor: Módosítás típusa (új cikk, törölt cikk vagy módosítás), időpontja és az ügyintéző kódja. Második sor: A cikk cikkszáma, megnevezése, mennyiségi egysége, beszerzési ára, átadási ára, f ogyasztói ára, UTK1 és UTK2 kódja, minimális készletjelzője és a szokásos eladási mennyisége.


60

Harmadik sor: A cikk vonalkódja, rövid neve, ITJ vagy SZJ száma, haszonkulcs szorzó1, haszonkulcs szorzó2, ÁFA szorzó és az aktuális készlet mennyiség. Negyedik sor: Módosítás esetén a módosítás eredményeként kapott cikk cikkszáma, megnevezése, mennyiségi egysége, beszerzési ára, átadási ára, fogyasztói ára, UTK1 és UTK2 kódja, minimális készletjelzője és a szokásos eladási mennyisége. Ötödik sor: A cikk vonalkódja, rövid neve, ITJ vagy SZJ száma, haszonkulcs szorzó1, haszonkulcs szorzó2, ÁFA szorzó és az aktuális készlet mennyiség. 2. A nem részletes lista tartalma: Cikkenként egy sor íródik ki. A tételsor tartalma: Módosítás időpontja, a módosított cikk cikkszáma, rövid neve, a változás előtti mennyisége, a változás utáni mennyisége, mennyiségi egysége, új átadási ára, új fogyasztói ára, az értékkülönbözet átadási áron és az értékkülönbözet fogyasztói áron. (Az értékkülönbözet: A cikk árának átírásából adódóan csökkenhet vagy növekedhet a készlet értéke átadási és fogyasztói áron. /Pl.: Ha egy cikknek van készlet mennyisége és megemeljük a fogyasztói árát, akkor a készletünk értéke fogyasztói áron emelkedni fog. Az emelkedés értéke annyi, amennyi a cikkek régi áron sz ámolt értéke (mennyiség szorozva régi fogy. egységár) és az új áron számolt értéke közötti külön bség./) Összesen sor: Az értékkülönbözet összesen átadási áron és az értékkülönbözet összesen fogyasztói áron. • Az "I" betűvel jelölt Fizetési módok bizonylatok feldolgozásra kerülnek, míg az "N" betűvel jelöltek nem. • Megadható, hogy mely ügyintézők (Ügyintéző kódtól: ..-..-ig) által felvezetett bizonylatok kerüljenek a listára. Ha az összes ügyintéző által felvezetett adatokra szükség van, írjunk "00"-át a kódtól mezőbe, "99"-et az -ig mezőbe. • Több gépes hálózat esetén a listára csak egy meghatározott munkahelyen készült adatok is kerülhe tnek - ezt a Gépazonosító: megadásával érhetjük el -, vagy az összes gépen készült adatokat listázhatjuk -ebben az esetben "*" jelet tegyünk a gépazonosítóba. • A cikkszám tartomány megadásával behatárolhatjuk a listázás által érintett cikkeket. A Cikktől: ....... mezőbe írjuk be a cikkszám tartomány kezdetét, a Cikkig: ........ mezőbe a cikkszám tartomány végét. • A válogatás, gyűjtés, listázás az [F1] billentyű lenyomására kezdődik. Fontos! Mielőtt a listát indítjuk, ellenőrizzük a paramétereket. Ha nem készül lista, akkor olyan feltétel eket adtunk, melynek elemzése során nem került kiválasztásra egy tétel sem (pl munkaszüneti nap megadása a -tól -ig idő tartományban). Ha kétségeink vannak a válogatási paraméterek megadásával kapcs olatban, akkor először teljes feltételt adjunk az adott időszakra, és utána egyesével szűkítsük feltételeinket, rendre vizsgálva azok hatását. A teljes feltétel : Fizetési módok: Kp:I Át:I Cs:I Hi:I In:I Ügyintéző kódtól : 00 - 99 -ig Gépazonosító : * Cikktől : Cikkig:zzzzzzzzzzzzzzzzzzzz UTK1 tól-ig : -zzz ,V UTK1 tól-ig : -zzz ,V UTK1 tól-ig : 0 - 999999 Ügyféltől: 0 Ügyfélig: 999999 UTK tól-ig : -zzz A képernyőn megjelennek a leválogatott adatok olyan formában ahogyan majd a listán szerepelni fognak.

61


9.2. Törzslisták A CASSA rendszer törzsállományairól készíthetünk különféle listákat. • Válasszuk ki a Főmenüből a Törzslisták menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t.

9.2.1. Készlet lista A készlet pillanatnyi állapotáról készíthetünk tételes vagy rövidített listát. • Válasszuk ki a Készlet lista menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t.

A készlet lista adatai - cikkszám, - cikk rövid név, - aktuális készlet mennyiség, - mennyiségi egység, - érték vagy egységár beszerzési-, - átadási- és - fogyasztói áron.

A listára kerülő cikkek kiválogatásához szükséges paraméterek megadása A lista-határok kijelölésével a készül ő listát, cikkeink szűkebb körére korlátozhatjuk. • Adjuk meg a listázandó cikkszám tartomány kezdetét a Cikkszám-tól: mezőben, majd a cikkszám tartomány végét a Cikkszám-ig: mezőben. A megadott határokon belül további szűrési (kiválasztási) lehetőséget nyújt az UTK kódok adatainak megadása, illetve azok "és" / "vagy" kapcsolatba állítása. Az alapértelmezés a Vagy kapcsolat. (Az "É" betű az és-, a "V"-betű a vagy kapcsolatot jelzi.) Ha csak az UTK1 és UTK3 kódokat adjuk meg, a köztük lévő kapcsolatra közvetlenül az UTK3 kód előtti és / vagy kapcsolat vonatkozik. (Az És kapcsolat azt jelenti, hogy a két feltételnek amit összekapcsolunk vele egyaránt teljesülnie kell; a Vagy kapcsolat azt jelenti, hogy a két feltétel közül amit összekapcsoltunk vele legalább az egyiknek teljesülnie kell a kiválasztáshoz, azaz a listára kerüléshez.) • Adjuk meg az UTK1 tartomány kezdetét az UTK1 -tól: mezőben, majd a tartomány végét az -ig mezőben. • Adjuk meg a logikai kapcsolatát az UTK1 mezőnek az UTK2 mezővel, ami lehet "és" kapcsolat É betűvel jelölve, vagy "vagy" kapcsolat a V betűvel jelölve. • Adjuk meg az UTK2 tartomány kezdetét az UTK2 -tól: mezőben, majd a tartomány végét az -ig mezőben. • Adjuk meg a logikai kapcsolatát az UTK2 mezőnek az UTK3 mezővel, ami lehet "és" kapcsolat É betűvel jelölve, vagy "vagy" kapcsolat a V betűvel jelölve. • Adjuk meg az UTK3 tartomány kezdetét az UTK3 -tól: mezőben, majd a tartomány végét az -ig mezőben. Beálítható, hogy egy termékről (tételenként) hány sor íródjon ki abban az esetben, ha tételes listát választunk. A beálítás a Tételenként: sorban végezhető el: • Írjunk az alap: után I betűt, a termék ÁFA nélkül mindhárom áron számolva kiíródik.


62

• Írjunk az ÁFA: után I betűt, a termék ÁFA-ja mindhárom áron számolva kiíródik. • Írjunk az összesen: után I betűt, a termék ÁFA-val mindhárom áron számolva kiíródik. • Írjunk az egys.ár: után I betűt, a termék egységára mindhárom áron kiíródik. Választhatunk, hogy a nulla készletű cikkek szerepeljenek-e a listán vagy sem. • Írjunk a nulla-készl: után I betűt és a nulla mennyiségű cikkek is a listán fognak szerepelni, vagy írjunk N betűt, és a nulla készletű cikkek nem fognak szerepelni a listán. Választható a lista részletessége. Tételes lista: minden kiválasztott cikkről a fenti beállítások szerint 1, 2 vagy 3 sor íródik ki. • Írjunk a tételes lista: után I betűt, majd nyomjunk [ENTER]-t. A cikkcsoportos lista: N-re változik. Cikkcsoportos lista: csak a cikkcsoport összesen sorok íródnak ki. • Írjunk a tételes lista: után N betűt, majd nyomjunk [ENTER]-t. A cikkcsoportos lista: I-re változik. Végösszesen lista: csak a végösszeg sorok íródnak ki. • Írjunk a cikkcsoportos lista: után I betűt, majd nyomjunk [ENTER]-t. A tételes lista: N-re változik. A kiválasztott tételek körét a minimális-készlet és / vagy maximális-készlet figyeléssel is szűkíthetjük. Ez esetben a készülő lista kibővül a cikkhez rendelt minimum és / vagy maximum érték kiírásával. A készlet figyelés itt azt jelenti, hogy a tételeknél az aktuális mennyiséget a program összeveti a minimális és / vagy maximális készletként a cikktörzsben megadott értékekkel. Amennyiben az aktuális készlet az illet ő cikknél a minimum alatt illetve a maximum felett van, a tétel a listára kerül. • A kívánt figyelés megnevezése (min. készlet:, max. készlet:) mellé tegyünk "I"-betűt.

Listázás indítása • Az összes paraméter megadása után az [F1] billentyűvel indíthatjuk el a listázást. Automatikus összesítés készül cikkcsoportokra, ha vannak ilyenek. A kiírt érték adatok összesítése a lista végén mindösszesenben szerepel.

Mozgás a képernyőre került listában A [PageUp] és [PageDown] billentyűkkel lapozhatunk előre hátra a listában laponként. Soronként lefelé vagy felfelé lépegethetünk a [↑], [↓] billentyűk segítségével. A lista legelejére a [Home], a legvégére az [End] billentyűvel léphetünk.

Nyomtatás Egy kiválasztott oldalt az [F1] billentyűvel nyomtathatjuk ki. Az egész listát úgy nyomtathatjuk ki, hogy a [Home] billentyűvel a lista elejére lépünk, majd megnyomjuk az [F9] billentyűt.

63


9.2.2. Cikktörzs lista hosszú névvel Megadható cikkszám tartomány amelyre a listát készíteni akarjuk, továbbá hogy név vagy cikkszám so rrendben készüljön-e a lista. • Válasszuk ki a Cikktörzs lista hosszú névvel menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t. • A Cikkszámtól: mezőbe írjuk be azt a cikkszámot amelyik cikktől kezdődjön a listázás. Ha a cikktörzs első cikkétől szeretnénk a listát készíteni, hagyjuk a mezőt üresen. • A Cikkszámig: mezőbe írjuk be azt a cikkszámot amelyik cikkig történjen a listázás. Ha a cikktörzs utolsó cikkéig szeretnénk a listát készíteni, írjunk a mezőbe csupa "z" betűket. • A "Névsorrend? (I/N):" kérdésre adjunk "N" választ ha cikksorrendes listát szeretnénk, "I" választ, ha névsorrendest. A lista cikkenként a következő adatokat fogja tartalmazni: - cikkszám - a cikk hosszú neve - mennyiségi egysége - és fogyasztói ára ÁFA-val.

9.2.3. Részletes cikklista A lista a termékek összes törzsadatát kiírja. A lista indítását a Cikktörzs lista hosszú névvel pontban leírtak szerint végezhetjük el.

9.2.4. Rövid cikklista A lista cikkenként a következő adatokat fogja tartalmazni: - cikkszám - a cikk rövid neve - ITJ/SZTJ száma - EAN (vonalkód) kódja - aktuális mennyisége - mennyiségi egysége - ÁFA szorzója - beszerzési ára ÁFA nélkül - átadási ára ÁFA-val - és fogyasztói ára ÁFA-val. A lista indítását a Cikktörzs lista hosszú névvel pontban leírtak szerint végezhetjük el.

9.2.5. Ügyfélkatalógus Az ügyféltörzset nyomtathatjuk ki. • Válasszuk ki az Ügyfélkatalógus menüpontot, majd nyomjunk [ENTER]-t.


64

Megadható az ügyfélkód tartomány, amelyre a listát készíteni akarjuk. • Írjuk be az Ügyfél kódtól: mezőbe a listázandó ügyfélkód tartomány kezdetét, az Ügyfél kódig: mezőbe a listázandó tartomány végét, majd nyomjunk [ENTER]-t. Adjuk meg, hogy név vagy ügyfélkód sorrendben készüljön-e a lista. • A Névsorrend (I/N) mezőbe írjunk I betűt, ha az ügyfeleket névsorrendben akarjuk listázni, vagy írjunk N betűt, ha az ügyfeleket kódsorrendben akarjuk listázni, majd nyomjunk [ENTER]-t. A lista az ügyfelek összes törzsadatát kiírja.

65


10. Egyéb szerviz funkciók 10.1. Forgalom konvertálás. Ezen funkció segítségével lehetőségünk van a napi mozgás állományok floppyra konvertálására, ha a mozgásokat más rendszerben szeretnénk tovább feldolgozni. A floppy állomány leírása a mellékletben megtalálható (ASCII text fájl). Fontos, hogy a floppy amelyre az állományt kivisszük, üres formattált lemez legyen. A forgalom konvertálás funkciót kérésre a Kimentések menübe helyezhetjük el. • Válasszuk ki a Kimentések menü Forgalom konvertálás funkcióját. • Az [F1] billentyűvel indítsuk el a funkciót. • Adjuk meg a floppyra konvertálandó napot az ÉV/HÓ/NAP (pl.:97/04/21) formában, majd nyomjunk [ENTER]-t. • Várjuk meg a "Sikeres konvertálás" üzenetet, majd ha megjelent nyomjunk [ENTER]-t. • Vegyük ki a floppylemezt.

10.2. Floppy formattálás. A forgalom konvertáláshoz, illetve egyéb felhasználáshoz az új lemezek formattálását végezhetjük el ebben a menüpontban. (Szerviz menü) Minden új floppylemezt a legelső használat előtt formázzunk le.

11. Fekete-doboz kiíratás A fekete-doboz aktuális tartalmát a blokknyomtatóra kinyomtatja. A fekete-doboz az APEH által ellenőrizhető, nem törölhető memória a pénztárgépeken.

Floppy állományok leírása

66

Floppy állományok leírása (mozgásokról) 1. Forgalom rekord leírása (I-O kapcsolat offline rendszerekkel) * 'CBFLOP.CPY'. * ASCII file (LINE sequential) 01 F-REC. * bizonylat készítésének időpontja (num 2) - inputnál átíródik 03 F-ora PIC 99. * bizonylat készítésének időpontja (num 2) - inputnál átíródik 03 F-perc PIC 99. * bizonylatszám (num 9) 03 F-bizsz PIC 9(9). * hivatkozási kód (char 15) 03 F-hivsz PIC X(15). * gép azonosító (char 1) 03 F-azon PIC X. * fizetési mód: K/A/C/H/I (char 1) 03 F-fizmod PIC X. * ügyfél azonosító kód (num 6) 03 F-ugyfkod PIC 9(6). * ügyfél utókalk. kódja (char 3) 03 F-ugyfutk PIC XXX. * ügyintéző kódja (num 2) - inputnál átíródik 03 F-ugyint PIC 99. * az egy bizonylathoz tartozó rekordok száma (num 2), max 98. 03 F-db PIC 99. * mozgásfajta kód (num 2) -> Bizonylattörzs szerint 03 F-mozgf PIC 99. * cikk-kód (char 15), ha < 15: vezető nullákkal feltöltve balra ütköztetve, a végén üresek. * ha a kód=*$#*$# akkor az előző rekordhoz tartozó engedmény-, vagy felár-rekordról van * szó: engedmény esetén az F-ert és az F-bol-afa mezők értéke negatív 03 F-cikk PIC X(15). * mennyiség (num 9) 03 F-menny PIC 9(9). * beszerzési egységár ÁFA nélkül (num 8,2) 03 F-be-ar PIC 9(8)V99. * nagyker egységár ÁFA-val (num 8,2) 03 F-at-ar PIC 9(8)V99. * kisker egységár ÁFA-val (num 8,2) 03 F-el-ar PIC 9(8)V99. * ÁFA kulcs (num 1,3); pld.: 0,000=AM; 1,000=0%; 1,150=15%; 1,255=25,5% 03 F-afasz PIC 9V999. * eladási érték ÁFA-val (num 12,2) előjel negatív szám esetén a legmagasabb h.é. -en 03 F-ert PIC -9(11)V99. * eladási érték-ból ÁFA (num 12,2) előjel negatív szám esetén a legmagasabb h.é.-en 03 F-bol-afa PIC -9(11)V99. * adatok cikktörzshöz (lásd ott) 03 F-EAN PIC X(13). 03 F-ITJ-I-N PIC X.

67 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03

F-ITJ-SZJ F-RNEV F-NEV F-ME F-UTK1 F-UTK2 F-UTK3 F-SZ-MENNY F-MIN F-MAX F-HK-SZ1 F-HK-SZ2


PIC X(9). PIC X(15). PIC X(40). PIC X(3). PIC X(3). PIC X(3). PIC 9(6). PIC 9(5). PIC 9(9). PIC 9(9). PIC 9(2)V9(2). PIC 9(2)V9(2).

2. Cikktörzs rekord leírása (I-O formátum offline kapcsolathoz) * 'CCTTXT.CPY' * ASCII file (LINE sequential) 01 C-REK. * cikk-kód (char 15), ha < 15 jel, akkor balra ütköztetve, vezető nullákkal feltöltve 03 C-KOD PIC X(15). * EAN vonalkód (num 13) 03 C-EAN PIC 9(13). * I=termék, N=szolgáltatás (char 1) 03 C-ITJ-I-N PIC X. * ITJ vagy SZJ szám 03 C-ITJ-SZTJ PIC X(9). * cikk rövid megnevezése (char 15) - ez kerül a nyugtára, ill. a bizonylatokra 03 C-RNEV PIC X(15). * cikk pontos megnevezése (char 40) 03 C-NEV PIC X(40). * mennyiségi egység (char 3) 03 C-ME PIC X(3). * utókalkulációs kód-1 (char 3) 03 C-UTK1 PIC X(3). * utókalkulációs kód-2 (char 3) 03 C-UTK2 PIC X(3). * utókalkulációs kód-3 (num 6) 03 C-UTK3 PIC 9(6). * szokásos mennyiség (num 5), általában=1 03 C-SZ-MENNY PIC 9(5). * minimum készlet (num 9) 03 C-MIN PIC 9(9). * maximum készlet (num 9) 03 C-MAX PIC 9(9). * beszerzési egységár ÁFA nélkül (num 9,2) 03 C-BESZ-AR PIC 9(9)V9(2). * nagyker (átadási) egységár ÁFA-val (num9,2) 03 C-ATAD-AR PIC 9(9)V9(2). * fogyasztói egységár ÁFA-val (num 9,2) 03 C-FOGY-AR PIC 9(9)V9(2). * haszonkulcs-szorzó1 (num 2,2):


68

* új cikk felvételekor: C-ATAD-AR = C-BESZ-AR * C-AFA-SZ * C-HK-SZ1 03 C-HK-SZ1 PIC 9(2)V9(2). * haszonkulcs-szorzó2 (num 2,2): * új cikk felvételekor: C-FOGY-AR = C-ATAD-AR * C-HK-SZ2 03 C-HK-SZ2 PIC 9(2)V9(2). * ÁFA kulcs (num 1,3) pl.: 0.000=AM; 1.000=0%; 1.120=12%; 1.255=25.5% 03 C-AFA-SZ PIC 9V9(3). * aktuális készlet mennyiség (num 9), negatív készlet esetén el őjel a legmagasabb h.é.-en 03 C-AKT-DB PIC -9(8).

CASSA NEW. Értékesítési és készlet-nyilvántartási rendszer

Recommend Documents