Cahier. Web to Print. Internettechnologie in een grafische workflow. Door: Roelof Janssen

Cahier

Web to Print Internettechnologie in een grafische workflow Door: Roelof Janssen

Inhoud Inleiding 3 Wat is web to print? 5 Waarom web to print? 8 Voordelen van web to print 8 De eindgebruiker 8 De aanbieder 9 Nadelen/barrières 10 Patentproblematiek 11 Classificatie 12 Categorie 1: Upload and Print 13 Categorie 2: WBP and Print 14 Categorie 3: Create and order ads 14 Categorie 4: Online VDP 15 Crossmedia 15 Stand van zaken 16 Marktacceptatie 16 Leveranciers 17 Trends in web to print 20 De techniek van web to print 22 Werkwijze 22 Gangbare elementen van een web to print-toepassing 23 Flexibiliteit van de opmaak 26 Systeemomgeving 29 Kunstmatige intelligentie 29 Werken met web to print 31 Implementatie 31 Verwerken van orders vanuit een web to print-systeem 32 Web to print voorbeelden 35 Huisstijl en promotie 35 On demand print ordering 36 Wenskaarten en fotoalbums 36 Conclusies 37 Overzicht web to print-systemen in Nederland 39 Door grafimediabedrijven zelf ontwikkelde oplossingen 53 Referenties 55

2

CMBO Cahier Web to Print

Inleiding Na een aarzelende start begin deze eeuw, gevolgd door de ‘internet-bubble’, is de interesse voor het gebruik van internettechnologie in een grafische workflow sterk gestegen. De acceptatie bij inkopers, leveranciers en consumenten van grafische producten en diensten is goed. Er is een groeiend aanbod van software waarmee internettechnieken kunnen worden ingeschakeld bij diverse stappen in het creatie- en productieproces van grafische eindproducten. Ook het steeds hogere prijs-prestatieniveau van deze systemen en de nog immer groeiende acceptatie van internet bij bedrijven en consumenten in de geïndustrialiseerde landen hebben daartoe bijgedragen. De laatste jaren zijn de kwaliteit, de functionaliteit en de prijs-prestatieverhouding van web to print-software sterk verbeterd. Ook is inmiddels een duidelijker beeld ontstaan van de wel en niet succesvolle businessmodellen, de basisfunctionaliteit die een web to print-systeem zou moeten leveren en zijn steeds meer ‘use cases’ beschikbaar waarmee voor- en nadelen en terugverdientijd van web to print bij gebruiker en aanbieder ingeschat kunnen worden. De markt kent echter nog steeds nieuwe toetreders die, met zelf gebouwde of ingekochte systemen, gebaande paden of nog niet ontgonnen gebieden betreden. Daarbij zien we diverse megatrends, zoals toepassing voor steeds complexere grafische producten, inzet voor off-shoring van handmatige werkzaamheden, voor gepersonaliseerde toepassingen en crossmedia-integratie zoals e-mailmarketing en narrowcasting. Dit was bijvoorbeeld duidelijk zichtbaar tijdens drupa 2008, waar met name in het Digital Innovation Parc tientallen kleinere bedrijven web to print-applicaties demonstreerden. Toch voorzien sommige consultants al een consolidatiefase, waarbij de grotere leveranciers de innovatieve bedrijven opkopen en het nu nog onoverzichtelijke speelveld beter wordt gekanaliseerd. De groei van de web to print-markt wordt gestimuleerd door diverse marktpartijen: marketing- en communicatiebureaus die een meer persoonlijke en ‘event-driven’ marketingstrategie voorstaan, adviseurs en reclamebureaus die hun klanten willen ondersteunen bij huisstijlmanagement, websitebouwers en softwareontwikkelaars die een nieuwe afzetmarkt ontdekt hebben en leveranciers van grafische software en hardware die web to print-functies in hun aanbod opnemen om hun producten aantrekkelijker te maken voor de potentiële kopers.In die laatste categorie horen zeker ook de leveranciers van digitale printers/ persen thuis, die web to print systemen standaard of als optie opnemen om naast de aanschaf van de hardware ook hulpmiddelen aan te bieden voor het binnenhalen van klanten en orders. De vele opties en mogelijkheden bij de selectie van een web to print-systeem, de snelle acceptatie door de (professionele en niet-professionele) eindgebruiker en de daarmee gepaard gaande sterke stijging van de verwachtingen vormen echter wel een probleem voor de bedrijven die in web to print-systemen investeren. Al of niet na een eerste succesvolle (of juist niet succesvolle) investering zullen zij een antwoord moeten formuleren op een aantal vragen: – Welk systeem moet ik aanschaffen gezien de snel wijzigende eisen van mijn bestaande klanten en de kansen om nieuwe klanten binnen te halen? Of bestaat dat systeem (nog) niet en moet ik dus meerdere systemen naast elkaar laten draaien? Of moet ik web to print-functionaliteit inkopen bij een provider, dus volgens een ASP-model (Application Service Provider), of volgens een SaaS-model (Software as a Service)? – Hoe moet ik web to print aan mijn klanten verkopen, en – als dat lukt – operationeel beheren ? Welke


3

– – –

–

kennis en kunde is daarbij nodig? Kunnen de web to print-activiteiten gecombineerd worden binnen mijn bestaande bedrijf of kan dat beter in een aparte onderneming worden ondergebracht? Hoe snel verdien ik mijn investeringen terug, of moet ik web to print als een middel zien om mijn klantenkring uit te breiden dan wel vast te houden (vergelijkbaar met de vroegere fax, maar dan wat duurder)? Hoe zorg ik ervoor dat de web to print-toepassing(en) naadloos geïntegreerd worden met mijn eigen systemen (order- en financiële administratie, prepress/printworkflow) en bij de systemen van mijn klanten (procurement, ERP et cetera)? Ga ik zelf in web to print investeren of kan ik dat beter met partners doen?

In dit cahier wordt een poging gedaan om het inzicht in de opties en ontwikkelingen in de web to print-markt te vergroten, zodat (potentiële) aanbieders van web to print-diensten beter gefundeerd over deze vraagstukken kunnen nadenken. Daarbij wordt voortgebouwd op onderzoek door diverse partijen, discussies tijdens de bijeenkomsten van CMBO SIG (Special Interest Group) over dit onderwerp, casebeschrijvingen en ervaringen in de literatuur en eigen observatie en betrokkenheid bij de invoering van web to print-systemen. Ook worden de nieuwste trends meegenomen zoals die zich openbaarden tijdens drupa 2008. Als eerste doen we een poging het brede gebied van web to print te definiëren en te categoriseren. Vervolgens gaan we in op de strategische achtergronden, de kansen, de voordelen en de nadelen voor zowel gebruikers als aanbieders. Ook kijken we naar de partijen die de drijvende factoren zijn bij de ontwikkeling van het web to printspeelveld. We beschrijven dan een aantal trends die voor web to print van belang zijn en staan stil bij de stappen die genomen moeten worden voor een succesvolle invoering van web to print-diensten. Tot slot beschrijven we een aantal in Nederland leverbare systemen wat betreft functionaliteit en marktpenetratie. We hopen daarmee een bijdrage te kunnen leveren aan een succesvolle ontwikkeling van de web to print-markt, die naar verwachting een positief effect zal hebben op de efficiënte productie van druk- en printwerk in de Nederlandse grafimediasector. Roelof Janssen, Screens & Pages

4


Wat is web to print? Om de discussie rondom web to print zuiver te houden, zal eerst gedefinieerd moeten worden wat we onder deze term verstaan. Veel software wordt onder de categorie ‘web to print’ aangeprezen, wat tot een te brede interpretatie leidt en het moeilijk maakt om systemen met elkaar te vergelijken. Aan de andere kant mag de term ook niet te streng gedefinieerd worden, omdat er dan te weinig producten onder zouden vallen. We kiezen hier dan ook voor een tussenvorm, waarbij we web to print in een aantal deelcategorieën opsplitsen om vergelijkingen op functionaliteit en doelstelling zuiver te houden. Begin 2000 begonnen de eerste print-commercesystemen (Collabria, Noosh, PrintChannel, PrintCafe et cetera) hun weg naar de markt te vinden. De meeste daarvan bestaan inmiddels niet meer of worstelen om te overleven. De grafische wereld stelde zich in eerste instantie sceptisch op, zeker waar het ging om een ASP-concept (Application Service Provider). Ook de kosten-batenverhouding gaf geen positief beeld, en zeker met de veilingsites – waarbij vraag en aanbod van grafische orders volledig transparant werd gemaakt – had men weinig op. Dit betekent niet dat het idee om een klant via een website te laten specificeren of zelfs aanmaken wat hij geproduceerd wil hebben en hem online controle te geven over de workflow en status, onbespreekbaar is. De acceptatie daarvan lijkt juist toe te nemen, maar grafimediabedrijven gebruiken nu andere (goedkopere) tools, waardoor dergelijke systemen meer op maat gemaakt kunnen worden. Daarbij is de opkomst van Open Source-software op het internet een belangrijke ‘enabler’ geworden. Ook opdrachtgevers en media bureaus investeren nu in ‘brand management’- en ‘print procurement’-systemen die hen in staat stellen het productieproces van diverse mediatypen efficiënter te beheren.

De term print-commerce geeft al aan dat het gaat om een methodiek die lijkt op e-commerce: de gebruiker kan daarbij in een elektronische catalogus een print/drukwerkproduct opzoeken, de specificaties en prijs bekijken en er een bepaald aantal van bestellen. Daarbij wordt vaak de metafoor van het ‘winkelwagentje’ gehanteerd, wat betekent dat de selecties worden onthouden en gewijzigd kunnen worden (of soms zelfs in een latere sessie verder afgemaakt). Op het moment dat de gebruiker zijn bestelling accordeert, wordt de order als definitief beschouwd en kan deze (al of niet na betaling via creditcard of ander elektronisch betaalmiddel) naar de leverancier voor verwerking. Het bijzondere bij druk- of printwerk is dat inhoud en vorm van het eindproduct ook via het internet gedefinieerd kunnen worden, daarbij invulling gevend aan het feit dat grafische producten doorgaans


5

maatwerk zijn. Tekst en afbeeldingen kunnen via de browser worden geselecteerd, ingevoerd of geüpload worden. De gebruiker beïnvloedt in dat geval dus ook het uiterlijk en de inhoud van het eindproduct, en genereert dus in feite een uniek product. Naast het aanmaken en bestellen van drukwerk zijn er echter meer activiteiten die met drukwerk te maken hebben via de browser uit te voeren. Bijvoorbeeld het offreren/inkopen van drukwerk (procurement), elektronische veilingen waar vraag en aanbod samenkomen, bijhouden en bestellen van voorgedrukte materialen (voorraadbeheer), bestellen van deelmaterialen zoals papier, inkt, toner et cetera en uitvoeren of outsourcen van deelstappen in de digitale voorbereiding, zoals online preflighting, online media asset management en redactionele automatisering en kleurcorrectie, vrijstaand maken van afbeeldingen, online proofing et cetera. Dat ‘web to print’ iets te maken heeft met het World Wide Web enerzijds en druk- of printwerk anderzijds, ligt voor de hand. Wat men er nu wel of niet onder moet verstaan is minder duidelijk, evenals het feit dat het ene systeem een ander doel dient dan het andere. Om hierin wat meer lijn te brengen is het zinvol om het terrein nader te verkennen en een aantal deelcategorieën te definiëren.

Er zijn eigenlijk twee uitersten mogelijk bij het definiëren van web to print: – Een zeer brede definitie, waaronder in feite alle handelingen of deelstappen in het grafische proces vallen die via een browser online worden uitgevoerd. – Een meer beperkte definitie, waarin alleen methodieken vallen waarmee drukwerk online aangemaakt en besteld kan worden. Daaronder zou dan niet het online bestellen van reeds vooraf geproduceerd druk- of printwerk vallen (dat noemt men dan print-commerce). De eerste definitie van web to print is dermate breed dat er zoveel systemen onder zouden vallen (ook prepressworkflowsystemen met een online interface, systemen voor soft-proofing et cetera) dat dit niet meer in één rapport behandeld kan worden. Als men Duitse publicaties leest die over ‘web to print’ gaan, wordt steeds vaker de tweede definitie gehanteerd. Het soort systemen of werkwijzen dat daar wordt besproken, heeft altijd ook een component waarin de gebruiker de inhoud en/of vorm van het eindresultaat zelf kan beïnvloeden. De Duitse brancheorganisatie BundesVerband Druck und Medien (BVDM) werkt op het gebied van web to print samen met consultant Bernd Zipper, die hierover een duidelijke mening heeft: “Simply uploading jobs, ordering and tracking them is not enough to qualify as web to print” en “Static, online print ordering is not web to print.” [1]. Het Amerikaanse marktinformatie- en industry watcher bureau The Industry Measure (inmiddels opgegaan in WhatTheyThink.com) behandelt in zijn rapporten over web to print in ieder geval de ‘static online store’, ‘portals for customization/personalization’ en ‘solutions for creation and distribution of advertising’. Dat sterkt ons in de mening dat deze gebieden wel onder de term web to print vallen.

In dit cahier hebben we daarom besloten om een tussenpositie aan te nemen door web to print te definiëren als: Een proces dat online (via internet) verloopt, de drukwerkinkopende partij als hoofdgebruiker heeft en als eindresultaat een digitale orderspecificatie en een digitaal bestand oplevert waarin de vorm geheel of gedeeltelijk gedefinieerd is. Doel is om tot een bestelling en productie van druk- of printwerk te komen.

6


Daaronder valt dus niet het bestellen van drukwerk uit voorraad, wel het aanleveren van een drukklaar bestand plus een specificatie wat daarmee moet gebeuren. We zien web to print dus als een deelgebied binnen het totaal van print-commerce/procurementsystemen. Een bijzondere categorie is het online aanmaken van advertenties. Dit leidt niet direct tot een bestelling/ oplage van die specifieke advertentie; eerder wordt deze na goedkeuring doorgeplaatst naar het advertentiesysteem van een (aantal) uitgever(s) die deze in hun uitgave opnemen en gaan vermenigvuldigen. Maar de opbouw van zo’n systeem lijkt wel dermate veel op de andere systemen die in de web to print-categorie passen dat we dit in de definitie meenemen. Een web to print systeem geeft externe gebruikers dus via de browser toegang tot één of meer van de onderstaande stappen in het productieproces van druk- of printmaterialen: Quote approval

RFQ

Order confirmation

Quote

Step 1: pre-sales/bidding process Step 9a Step 2

Creation DTP

Step 3b

Step 3c

Step 3a

Step 4

Step 5

File submission

Job specification

Order entry

File upload/ selection

Preview/ approval

Variable data

Step 6

Job planning & instruction

Step 7

Offset

Prepress workflow

Step 9b

Print Step 8

Step 10a

Step 10b

VDP E-mail pURL

De donkere blokken in deze afbeelding zijn volgens onze definitie vereist om het predikaat web to print-systeem te verdienen. In het hoofdstuk ‘Classificatie’ proberen we op basis van deze stappen tot een indeling in categorieën te komen.


7

Waarom web to print? Investeren in web to print-software heeft natuurlijk alleen zin als er van een duidelijke marktvraag sprake is. Zoals bij alle innovaties is het niet voldoende dat iets technisch mogelijk is. Het wordt pas iets als diverse partijen er voordeel van ondervinden. Dienstverleners zien dan graag een win-winsituatie, waarbij zowel hun klant als zijzelf tijd en kosten kunnen besparen of meer omzet kunnen genereren. In dit hoofdstuk kijken we daarom zowel naar de voordelen voor beide partijen als de mogelijke belemmeringen die een doorbraak van web to print in de weg staan.

Voordelen van web to print Het voordeel van web to print zit voor de eindgebruiker ten eerste in de algemene voordelen van e-commerce: – Onafhankelijk van tijd en plaats bestellen van druk- of printwerk (bijvoorbeeld vanuit huis of vanuit het buitenland). – Door transparantie en besparing op contact-, opslag- en traffickosten een lagere prijs en kortere levertijd voor het product realiseren dan via de traditionele methodiek. – Minder tijd nodig voor het selecteren van een leverancier en alle traffic rondom de bestelling.

Voor sommige web to print-workflows komt daar nog bij: – Besparing op de opmaakkosten. – Directe invloed op de inhoud en vorm van het eindproduct zonder dat daar software voor hoeft te worden aangeschaft. – Mogelijkheid om regels met betrekking tot inhoud en vorm (huisstijl) te forceren, zodat drukwerk altijd volgens de normen wordt opgemaakt. – Directe proef in de browser van het eindresultaat, die in veel gevallen het fysieke proevenverkeer vervangt en dus ook de kosten daarvan. – Beter en sneller inzicht in kosten en mogelijkheden van allerlei uitvoeringsopties (papierkeuze, enkel/ dubbelzijdig drukken, oplage et cetera). – Reductie van voorraadkosten door een meer on-demand achtig bestelpatroon.

De eindgebruiker Veel van de genoemde voordelen zijn gunstig voor de eindgebruiker. Het enige nadeel zou kunnen zijn dat de eindgebruiker nu veel duidelijker verantwoordelijk is voor de inhoud en de vorm van het eindresultaat. Doordat dit zo veel als mogelijk geautomatiseerd tot stand komt, is het de gebruiker zelf die de eventuele fouten maakt en daar zelf voor moet betalen. Ook wordt de gebruiker op deze manier minder geadviseerd. De systematiek gaat er vanuit dat de gebruiker weet wat hij wil en zelf de in’s en out’s van zijn keuzes kent. Sommige web to print-systemen proberen wel via een wizard (of via een driedimensionaal plaatje) een indruk van het eindresultaat te geven, maar dat geeft nog steeds geen echt inzicht in de fysieke eigenschappen van het eindresultaat (de ‘look’ kan worden gevisualiseerd, maar niet de ‘feel’). Dat geldt voor alle e-commerce koopprocessen, maar voor drukwerk, dat immers een maatwerkproduct is, kan men niet eerst nog even naar de winkel of naar een kennis om het te bekijken.

8


Web to print past helemaal bij het toenemend gebruik van e-commerce in het algemeen. Consumenten en bedrijven raken gewend aan processen die via internet lopen, zoals online statusmeldingen bij het verzenden van postpakketten, het boeken van reis- en vliegtickets, concerten en evenementen, het verzenden van digitale en papieren wens- of kerstkaarten, het bestellen van witgoed, elektronische apparaten, software, muziek, films et cetera. De acceptatie is sterker naarmate het product meer het karakter heeft van een standaard product of als zodanig wordt gezien. Visitekaartjes, huisstijldrukwerk, T-shirts, fotoboeken en simpel 1-pagina drukwerk met tekst en beeld vallen zeker in die categorie. Naarmate er meer web to print-applicaties op de markt komen die ook complexer drukwerk mogelijk maken – zoals brochures, nieuwsbrieven, lesmateriaal en tekstboeken –, zal steeds meer druk- of printwerk via de online methodiek worden aangemaakt. Het enige waar web to print uiteindelijk niet toegepast zal worden, is drukwerk dat zo uniek is dat uitgebreid advies en ondersteuning tijdens de concept- of productiefase nodig zijn, of waar het aantal parameters zo omvangrijk en het aantal handelingen zo groot is dat de eindgebruiker geen voordelen ervaart om dit zelf te doen. Dit hangt uiteraard ook samen met de professionaliteit van de gebruiker en de frequentie waarmee deze de web to print-applicatie gebruikt. Web to print-technologie heeft zeker invloed op de werkwijze en strategie van marketingafdelingen. Het biedt ook de kleinere bedrijven de mogelijkheid om meer te doen aan ‘brand’- en documentmanagement. De opkomst van web to print-systemen met mogelijkheden voor variabele data maakt het eenvoudiger om gepersonaliseerde mailings, brochures en POS-materiaal (point of sale) te produceren. Een groeiende categorie web to print systemen is gericht op consumenten in plaats van op bedrijven; daar speelt huisstijlbewaking geen rol, en wordt de gebruiker juist volledig vrij gelaten in de keuze van lettertype, kleuren, achtergronden of worden voor iedereen bruikbare templates aangeboden. We kunnen hierbij denken aan de productie van wenskaarten, fotoboeken, tekstboeken maar ook bedrukte T-shirts, mokken en andere producten. Hierbij is de software er meer op gericht om ook de grafische leek gratis software tools te bieden waarvan het eindresultaat goed is ingepast in de workflow van de dienstverlener. Ook zal hier veel aandacht worden besteed aan mogelijkheden voor elektronische betalingen.

De aanbieder De acceptatie van online orderaanname bij grafische bedrijven is de laatste jaren sterk toegenomen. De redenen daarvoor zijn divers, van ‘passend in de fullservice-gedachte’ tot ‘nodig omdat de concurrentie dit ook heeft’. In het ideale geval is er sprake van een win-winsituatie voor klant en dienstverlener: kortere doorlooptijd, minder onduidelijkheid, minder niet-betaalde trafficwerkzaamheden, scheiding van verantwoordelijkheid voor inhoud en vorm, en huisstijlbewaking leveren beide partijen voordeel op. Sommige aanbieders geven aan dat ze met web to print soms in staat zijn om oude klanten terug te halen die moesten afhaken vanwege de kosten of omdat ze alleen kleine orders aan te bieden hebben. Voor de aanbieder geldt nog het voordeel dat web to print (mits goed georganiseerd) een verhoging van de efficiëntie van het machinepark kan betekenen. Bij elkaar passende orders kunnen worden verzameld en gelijktijdig worden verwerkt, capaciteit is (bij een constante stroom orders) goed in te plannen et cetera. Ten slotte geeft het aanbieden van web to print-diensten vaak een positieve en innovatieve uitstraling naar de markt. Anderzijds is er ook sprake van een zekere kannibalisatie op eigen werkzaamheden: doorberekenen van kosten voor DTP en traffic zullen nu niet meer geaccepteerd worden; de klant deed het immers zelf?


9

Nadelen/barrières De eindgebruiker Hierboven is al aangegeven dat de duidelijke verantwoordelijkheid voor het eindresultaat en het ontbreken van adviesmomenten nadelig kunnen zijn. Ervaren gebruikers die weten wat ze willen, zullen dat juist als voordelen zien. In sommige gevallen kan het ontbreken van een fysiek proeftraject ook een nadeel zijn, maar dit levert tevens besparingen in tijd en kosten op. Zeker bij herhalende opdrachten neemt de klant sneller aan dat het eindresultaat volgens de gangbare specificaties gemaakt zal worden. Er is overigens geen reden waarom bij een web to print-toepassing niet ook een fysieke proef besteld kan worden. Het is alleen minder gebruikelijk. Ook de beperkingen die sommige web to print-systemen stellen aan de mogelijkheden, kunnen als een voor- of nadeel worden ervaren. Zo zijn veel websites voor huisstijldrukwerk gericht op 4-kleurenwerk en is het wat lastiger om dienstverleners te vinden bij wie men ook drukwerk met PMS-kleuren kan bestellen. Een laatste obstakel kan zijn dat de gebruiker voor het ingewikkelder drukwerk waarschijnlijk ook meer keuzes moet maken en meer handelingen moet verrichten. Drukbezette professionals die slechts incidenteel drukwerk willen ‘regelen’, zullen dan al snel afhaken; zij willen liever dat een ander deze dingen van hen overneemt. Dit betekent dat er hoge eisen worden gesteld aan gebruikersvriendelijkheid, responsiesnelheid Adviesmoment en ‘ingebouwde intelligentie’ van de web to print-oplossing.

De aanbieder Als nadeel voor de aanbieder is al het fenomeen van ‘kannibalisatie’ van eigen werkzaamheden genoemd. Dit argument geldt meestal niet voor zoiets als visitekaartjes; de meeste drukkerijen geven aan dat deze op de traditionele manier eigenlijk niet rendabel te produceren zijn gezien de hoeveelheid traffic, DTP-wijzigingen, proevenverkeer et cetera die daarbij komt kijken. Een systeem dat die inspanningen wegneemt, is dus al gauw geaccepteerd. Een duidelijk nadeel is dat de kosten voor de aanschaf van een geavanceerd web to print-systeem aanzienlijk kunnen zijn. Licentiekosten liggen al gauw tussen 10.000 en 50.000 euro, waarna men nog geld en tijd kwijt is aan training, aanmaken van templates, systeembeheer, aanpassen van de website aan de klant, koppelen met een MIS-systeem, met een workflowsysteem, een ERP-systeem bij de klant et cetera. De vraag is of en in welke mate men deze kosten kan doorberekenen aan de eindgebruikers. Sommige systemen kunnen ook worden gebruikt volgens het ASP-model (Application Service Provider), waarbij meestal een abonnement plus een ‘fee per use’ worden berekend. Dit kan in een beginfase handig zijn en weinig risico met zich meebrengen, maar uiteindelijk wordt dit duur wanneer het systeem een succes wordt. De veelgehoorde opvatting hierover is: “Je betaalt uiteindelijk toch evenveel, alleen meer of minder gefaseerd.” Ook is het in dit geval meestal niet mogelijk om het systeem te laten aanpassen aan de eigen wensen en inzichten; men moet het systeem ‘nemen zoals het is’. Ook integratie met een eigen ordersysteem zal dan lastiger zijn. Een ander nadeel kan zijn dat het voor de klant nu nog makkelijker wordt om te ‘shoppen’; zeker bij incidentele bestellingen (om de zoveel jaar een update van de huisstijl of nieuwe voorraad briefpapier) zal klantentrouw nauwelijks nog een rol spelen, als men al heeft onthouden via welke URL de vorige

10


bestelling geplaatst was. Het idee dat ‘de drukker’ wellicht nog films of platen heeft liggen en het dus handig is om bij hem een nieuwe herdruk te bestellen, is met web to print en digitaal drukken ook niet meer relevant. Zeker in de aanvangsfase kan de hoeveelheid werk die via een web to print-systeem binnenkomt, nog een grillig karakter vertonen; automatisering van de afhandeling heeft dan nog weinig nut en dat kan leiden tot doorkruisen van de bestaande planningen en werkwijze, zeker als er garanties voor de doorlooptijd zijn afgegeven. Neemt de werklast echter toe, dan wordt het zaak om de verwerking ervan verder te automatiseren. Niet alle web to print-systemen bieden daartoe ook de mogelijkheden, wat betekent dat men dit met andere hulpmiddelen of via maatwerkaanpassingen moet realiseren.

Patentproblematiek Voor de aanbieder (en indirect ook voor de eindgebruiker) zijn er de laatste jaren nieuwe problemen bijgekomen: de zogenaamde ‘patent-wars’. In Duitsland heeft het Amerikaanse bedrijf VistaPrint Limited in 2007 twee Duitse online drukkerijen in Düsseldorf voor het gerecht gedaagd, omdat ze de werkwijze of softwaremethoden zouden gebruiken waarvoor VistaPrint een patent heeft. Sommige leveranciers van JDF-compatibele MIS-systemen met online mogelijkheden melden deze dreiging ook en voelen de noodzaak om deze patenten te bestuderen en te voorkomen dat daardoor juridische conflicten kunnen ontstaan. Bundesverband Druck und Medien (BVDM) heeft om deze reden een groep van bedrijven samengebracht (naar verluidt waren dit de Duitse bedrijven Socoto, TechConsult en de Peter Schmidt Group) om deze gang van zaken aan te vechten via een juridische procedure; ook de Oostenrijkse en Zwitserse werkgeversorganisaties waren hierin actief. Dat is gelukkig succesvol gebleken. Op de website van Zipcon, het bedrijf van de al eerder genoemde Bernd Zipper, werd in april 2008 bekendgemaakt dat het Europese Patentbureau het VistaPrint Patent EP 1 040 428 B1 ongeldig heeft verklaard. Dit patent beschrijft in detail via welke stappen een web to printtoepassing een drukvorm kan genereren via een web- of LAN-server. In feite is dit iets waar softwareontwikkelaars al langer voor hebben gewaarschuwd, omdat volgens het Europese patentrecht nu ook methoden om een bepaalde handeling via software uit te voeren gepatenteerd kunnen worden. Als dit bijvoorbeeld zou gelden voor ‘het tonen van een PDF in de browser om de gebruiker in staat te stellen hierop akkoord te geven’, zouden niet alleen veel web to print-leveranciers maar ook programmeurs bij grafische bedrijven genoodzaakt zijn om dit op een andere manier op te lossen om een claim wegens patentschending te voorkomen. Hoewel dit gevaar nu is geweken, is het altijd mogelijk dat – als de ideeën over softwarepatenten van het Europese hof doorgang vinden – andere partijen soortgelijke patenten proberen geaccepteerd te krijgen met de boven beschreven gevolgen.


11

Classificatie Voor een goede investering in een web to print-systeem is het belangrijk om te definiëren welke functionaliteit men wil aanbieden en vervolgens een keuze te maken uit de systemen die deze functies kunnen bieden. Het is daarom belangrijk om de systemen te kunnen indelen in bepaalde categorieën. Alleen op die manier is het brede werkveld van web to print enigszins te overzien en kunnen we voorkomen dat appels met peren worden vergeleken. Dit is een handig hulpmiddel bij het investeren in een web to print-oplossing. Uitgangspunt is welke functionaliteit men aan de beoogde klanten wil bieden. Een belangrijke ontwerpbeslissing bij een web to print-systeem is of de gebruiker invloed heeft op de drukvorm of niet, en zo ja, in welke mate. Veel web to print-systemen zijn gebaseerd op het aanbieden van verschillende templates, die de gebruiker kan vullen met gegevens die hij/zij via de browser ingeeft of selecteert. Maar er zijn ook systemen waarbij de gebruiker alleen een document kiest (of uploadt) dat hij vervolgens ongewijzigd (of met enkele variabele gegevens) kan laten printen/drukken in een bepaalde oplage. In onze definitie is dat ook web to print. Een belangrijk verschil tussen de systemen ontstaat als men die ontwerpt voor een situatie waarin de gebruiker vooraf wel of niet bekend is. Dit valt vaak samen met de doelgroep van de website; dat kan de zakelijke gebruiker zijn (BtoB) of de consument (BtoC). In het eerste geval moet vaak aan een bestaande huisstijl en werkwijze worden voldaan en moet vooraf het nodige op de klant worden afgestemd, zoals templates, huisstijlen, businessrules, een goedkeuringsworkflow et cetera. Richt men zich op de ‘onbekende gebruiker’ dan is de benadering dat men deze laat kiezen uit een aantal vooraf bepaalde alternatieven, zoals bij een online fotoalbumtoepassing. Ook zal men in dat laatste geval meer aandacht moeten besteden aan de beveiliging van de website (deze staat voor iedereen open) en aan een betaalmodule (via creditcard of internetbetaalmethode). Een andere optie is het bieden van een variabele-data-oplossing via het web (denk aan Printshop Web en XMPie). Een dergelijk systeem voegt in feite een extra stap toe na de realisatie van de drukvorm, namelijk het toevoegen van variabele gegevens op basis van een online aan te leveren spreadsheet of database. Daarbij wordt ook vaak een stapsgewijze preview geboden om de resultaten te kunnen controleren. Een ander criterium om web to print-systemen te beoordelen is de flexibiliteit van de opmaak: werken we met vaste kaders en vaste typografie of kan het systeem allerlei beslissingen nemen afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die we aanbieden? Bepaalt het systeem het aantal pagina’s dat nodig is op basis van de omvang van de content of moeten we de content zelf opsplitsen en toekennen aan een vast aantal pagina’s? Kunnen tekst en beeld zodanig verschuiven dat de lay-out overeind blijft met meer of minder tekst en afbeeldingen? In een rapport van Adam Dewitz, afstudeerder bij het Rochester Institute of Technology [4], wordt een indeling van web to print in drie categorieën gegeven, die is bedacht door Hu in 2004 [5]: Web to print fulfillment: daarbij gaat het om het bestellen van voorgedrukte documenten of herdrukken. Web-enabled Customized Documents: hierbij gaat het om documenten die opgebouwd zijn vanuit templates die aangepast en gepersonaliseerd kunnen worden. Web-enabled Customized Services: dit is een volledige integratie van de supply chain tussen drukwerkin-

12


koper en grafische dienstverlener. Het productieproces is daar een onderdeel van het CRM-systeem (Customer Relation Management) of de orderadministratie bij de klant. Ook hier wordt gewerkt met documenten die via templates worden opgebouwd. Deze indeling lijkt echter voorbij te gaan aan een aantal nieuwe vormen van web to print, zoals online aanmaken en plaatsen van advertenties en online opmaak van documenten zonder uit te gaan van een template (‘online DTP’). Onze opdeling in categorieën is bedoeld om niet appels met peren te vergelijken als men een systeemselectie gaat maken. Een web to print-oplossing is doorgaans gericht op het via het web mogelijk maken van een bepaalde functionaliteit, en dus zijn er ook verschillende technische aspecten waarop gelet moet worden. Inmiddels zijn er ook systemen die meerdere doelstellingen proberen te bereiken of die verschillende deeloplossingen samenvoegen tot één geheel (een zogenaamde ‘mash-up’). Hieronder volgt nog een korte kenschets van de door ons onderscheiden categorieën. Daarbij wordt steeds aangegeven welke stappen in het grafische productieproces deze systemen proberen in te vullen: Quote approval

RFQ

Order confirmation

Quote

Step 1: pre-sales/bidding process Step 9a Step 2

Creation DTP

Step 3b

Step 3c

Step 3a

Step 4

Step 5

File submission

Job specification

Order entry

File upload/ selection

Preview/ approval

Step 6

Job planning & instruction

Step 7

Offset

Prepress workflow

Step 9b

Print Step 8

Step 10a

Variable data

Step 10b

VDP E-mail pURL

Categorie 1: Upload and Print Betreft stappen: 3b, 4, 5, eventueel ook stap 1 en 6 plus 7 De software is gericht op het proces van bestellen en aanleveren van snel te produceren fysieke print- of drukwerkproducten. Vaak onderdeel van of gekoppeld met een grafisch ordermanagement- of MIS-systeem. Resultaat van de webtoepassing zijn orders/bestellingen/leveranties plus een aanduiding van de te printen/drukken documenten of deze documenten zelf. De meest simpele vorm van deze categorie noemt men ook wel oneerbiedig FTPplus, waarbij aan de ontvangstkant weinig geautomatiseerd is. Er zijn echter ook systemen in deze categorie die zowel de presales-communicatie faciliteren als het automatisch invoeren van de orderspecificaties in het MIS-systeem, al of niet op basis van JDF en JMF (zie bijvoorbeeld het HiFlex eBusiness-systeem). Ook jobtracking kan


13

onderdeel van de oplossing zijn, evenals prepressfuncties zoals preflighting, impositie et cetera. Online systemen voor printing on demand vallen ook binnen deze categorie. Verschil met de hierna volgende categorieën is dat de gebruiker het document gereed heeft gemaakt buiten de toepassing om, deze worden verwerkt ‘as is’ Uiteraard zijn er wel opties voor afwerking, bundeling en verzending op te geven. Documenten kunnen bijvoorbeeld PDF-bestanden zijn of, zoals bij fotofinishingtoepassingen, JPEG-afbeeldingen. Fotoalbumsoftware valt echter onder categorie 2, omdat daarbij de aangeleverde foto’s op een door de gebruiker gekozen manier worden gecombineerd tot pagina’s (men kiest daar ook op basis van templates, er zitten extra visuele en tekstelementen op de pagina’s et cetera).

Categorie 2: WBP and Print Betreft stappen: 2, 3a, 4, 5, 8, eventueel ook stap 1 en 6 plus 7 Deze categorie is de meest aansprekende als het om web to print gaat. De gebruiker creëert hier zelf zijn druk/printvorm via een combinatie van uploaden, intikken, kiezen of vooraf vastgelegde opties van tekst en/of beeld. We noemen dit Web Browser Publishing, als variant op DeskTop Publishing, waarbij de gebruiker geen DTP-software bedient maar de opmaak op de webserver plaatsvindt. De gebruiker kan voor de opmaak kiezen uit templates waarin de opmaak en opmaakregels gedefinieerd zijn of is daarin volledig vrij; in dat laatste geval krijgt de gebruiker een volledig leeg vel waarop hij/zij zelf bepaalt wat er op komt te staan (in feite een vorm van online DTP’en). Ook combinaties van beide methoden zijn mogelijk. Op basis van de input van de gebruiker maakt het systeem een document aan en toont de gebruiker een preview van het eindresultaat die daarna online goedgekeurd of aangepast (of opnieuw aangemaakt) kan worden. Belangrijk is dat dit proces voor ieder document apart gebeurt (dat is het verschil met categorie 4). Ook een simpel redactioneel systeem kan in deze categorie worden ondergebracht (een voorbeeld is de SMIC-software van Jonge Helden). Professionele redactionele systemen zoals die van Woodwing, K4/K2 et cetera met online samenwerkingsmogelijkheden zien we als een klasse apart en zijn daarmee onzes inziens geen onderdeel van web to print.

Categorie 3: Create and order ads Betreft stappen: 2, 3a, 4, 5, en 8 Deze categorie is gelijk aan categorie 3, alleen is het eindresultaat nu een digitale advertentie die aangeboden kan worden aan een uitgever voor plaatsing in één of meer publicaties. Oplage en opties voor afwerking zullen hier dus niet gedefinieerd kunnen worden, maar wel afmetingen, datum en frequentie van plaatsing, in welke uitgave(n), in welke regio et cetera. Koppelingen met het advertentieboekingssysteem en plaatsingsgegevens bij de uitgever zijn een belangrijk punt van aandacht in deze categorie. Uitlevering van cPDF (liefst met keuze van het juiste profiel) zal ook een belangrijke voorwaarde zijn, evenals een preflight-stap. Een belangrijke ‘asset’ bij deze systemen is een database met daarin de plaatsingsgegevens, afmetingen en kosten, bundelmogelijkheden met andere regionale uitgaven, bereik et cetera. Deze worden meestal door een aparte organisatie (vaak een mediabureau) opgebouwd en geëxploiteerd.

14


Reden genoeg om dit type in een aparte categorie onder te brengen. Voor een overzicht van systemen zie literatuurlijst [2].

Categorie 4: Online VDP Betreft stappen: 2, 3a of 3b, 3c, 4, 5, 8 en 10 a, eventueel ook 10b Deze categorie is bedoeld voor systemen die de mogelijkheid bieden om via een browser te werken op basis van het principe van Variabele Data Printing, waarbij een scheiding wordt aangebracht tussen statische pagina’s die gecombineerd worden met variabele teksten en/of afbeeldingen vanuit van een databestand (spreadsheet, tekst- of XML-bestand, database et cetera). In tegenstelling tot categorie 2 kijkt de gebruiker nu niet meer naar ieder individueel resultaat maar uploadt/kiest/maakt de statische pagina’s en uploadt/kiest (uit een vooraf gemaakte database) de variabele gegevens. Vaak worden mogelijkheden geboden om de velden uit het aangeleverde bestand te koppelen aan de velden van de applicatie en om een deelselectie of eventuele probleemgevallen als preview te bekijken. Belangrijk in deze categorie zijn de mogelijkheden om de variabele data te manipuleren op basis van regels (sorteren, groeperen, detectie van lege velden, regels voor samenstellen van postadres, keuze van afbeeldingen afhankelijk van bepaalde data). Men ziet hier zelfs al koppelingen ontstaan met geografische en visuele data vanuit bijvoorbeeld Google Maps. Ook het optimaliseren van de printeraansturing, zodat de statische delen slechts één keer worden geript, is hier belangrijk – denk aan PPML-ondersteuning. Sommige oplossingen uit categorie 2 bieden ook variabele data-mogelijkheden; in dat geval kunnen ze in beide categorieën worden geplaatst. Belangrijk is echter: welk hoofddoel streeft de ontwikkelaar na.

<<>>

Crossmedia In de categorieën 2, 3 en 4 worden naast print ook vaak andere media als bijproduct gegenereerd, denk aan HTML-e-mail, banners, persoonlijke webpagina’s (pURLs) et cetera. Systemen voor campagnemanagement (bijvoorbeeld XMPie of iBrahms) kunnen zowel in categorie 2 als 4 worden ondergebracht (vaak in beide) en zullen in veel gevallen ook crossmediaal zijn, waarbij ook e-mail, SMS en personal web-pages geproduceerd kunnen worden. Tijdens drupa 2008 toonde XMPie zelfs het personaliseren van videofilms... Op die manier heeft de marketeer een flexibel instrument waarmee in één handeling zowel digitale als papieren media vanuit één bron gepubliceerd kunnen worden, met volledige afstemming op de doelgroep of zelfs individuele persoon.


15

Stand van zaken Na indeling van de systemen in enkele categorieën is het tijd om naar de ontwikkelingen in de markt te kijken en naar welke spelers daarbij van invloed zijn. Een probleem daarbij is om omzetcijfers te verkrijgen van de hoeveelheid druk- of printorders die via een web to print-methodiek tot stand zijn gekomen. Bedrijven zoals VistaPrint, die zich specialiseren in web to print en het snel en efficiënt afhandelen van de daaruit voortkomende orders, laten indrukwekkende groeicijfer zien. Zoals gebruikelijk voorspellen onderzoeksbureaus een forse groei van web to print.

Marktacceptatie Industry Measure, dat regelmatig enquêtes afneemt bij grafimediabedrijven in de VS, kreeg eind 2007 een respons van 24 procent bij drukkerijen en prepressbedrijven op de vraag of zij web to print-diensten aan hun klanten aanbieden.

Uitkomsten uit Europees onderzoek door InfoTrends in opdracht van Canon. Een Europees onderzoek van InfoTrends in opdracht van Canon in 2008 voorspelt een explosieve groei van web to print-aanbieders; het aantal bedrijven met een web to print-oplossing zal volgens hun rapport tot 2010 met bijna 70 procent toenemen. Naar verwachting gaat de Europese printindustrie zich opsplitsen. Zo wordt de branche steeds meer gedomineerd door technologisch georiënteerde bedrijven die al over web to print beschikken of dit willen introduceren. Tegelijkertijd zijn nog veel bedrijven niet overtuigd van de voordelen. Het onderzoek was gebaseerd op 652 interviews met drukkerijen, copyshops en prepressbureaus in dertien Europese landen. Bijna één op de drie van deze ondernemingen beschikt inmiddels over een web to printoplossing. Dit aantal neemt in de komende jaren met ruim tweederde toe, wat betekent dat ongeveer de helft van de geïnterviewden web to print-oplossingen aanbiedt. Bedrijven die dit hebben geïntroduceerd, genereren 14 procent van hun werkzaamheden via web to print-applicaties. Zij verwachten dat dit nog verder gaat stijgen, doordat klanten steeds meer vertrouwd raken met online bestellen. De ondernemingen

16


voorzien dat deze markt zo sterkt groeit, dat leveranciers van printdiensten met een web to print-oplossing gemiddeld ruim eenderde van hun activiteiten via webgebaseerde toepassingen binnenkrijgen. Zo bedraagt de waarde van bestellingen in 2010 naar verwachting meer dan 10,5 miljard euro. In een ander rapport van InfoTrends – ‘E-Enablement, The Future of Graphic Communications’, dat in maart 2008 verscheen [3] – werden 170 drukwerkinkopers en 188 printservices-providers geïnterviewd. Meer dan 60 procent van hen meldde een positief effect van web to print op hun bedrijfsvoering; 54 procent gaf aan dat dit ook tot een verbetering van de marges had geleid, met een gemiddelde van 7 procent. Bijna een kwart meldde een verbetering van de winst van meer dan 10 procent, die direct het gevolg was van het aanbieden van web to print-diensten. Volgens dit rapport wordt web to print al door de helft van de aanbieders van printservices aangeboden, en zal 33 procent van de overgebleven helft dat voorbeeld binnen 24 maanden gaan volgen. Op dit moment schatten zij dat ongeveer 14,3 procent van hun printvolume via een web to print-systeem binnenkomt, wat naar verwachting zal stijgen tot 45 procent in 2010.

Leveranciers

Er zijn diverse spelers die aan deze stijgende vraag naar web to print-systemen proberen te voldoen:

MIS- leveranciers Diverse leveranciers van orderadministratiesystemen (in Nederland aangeduid met MIS-leveranciers) bieden mogelijkheden om online orders aan te maken, zowel voor materiaal uit voorraad (geen web to print volgens onze definitie) als voor huisstijldrukwerk, zoals visitekaartjes en briefpapier. Technisch baseert men zich meestal op het direct genereren van een PDF-bestand zonder tussenkomst van een

Netwerkende netwerken

AUTOMATISERING





Connectiviteit met de klant

Nieuw Order

Brochure 4+28 Pagina’s A4, 4/4-kleur eBusiness 170 g/m² Connectiviteit met de 115 g/m²

Lode Vlayen

klant

Computer Integrated Manufacturing



Connectiviteit met productie systeem JDF Connectiviteit met het productie systeem

© Hiflex GmbH, juni ’08


LV/CP

17

opmaak-engine zoals Adobe InDesign Server of Quark Publishing Server. Voor de ingewikkelder web to print-functionaliteit wordt liever een koppeling gelegd met systemen van derden, zoals Docuboxx van ISI, Marvia, PrintShop van DigiLink en XPression Manager, die op basis van XML gekoppeld kunnen worden met MIS-systemen van CERM, Compri, Drumis, Multipress en Rainbow Solutions.

Websiteontwikkelaars Ontwikkelaars van websites worden vaak geconfronteerd met de wens om via een door hen te maken website ook mogelijkheden te bieden voor aanmaak van bijvoorbeeld PDF-bestanden. Dit is bijvoorbeeld zichtbaar op het forum van de leverancier van PDFlib, een onder programmeurs populaire bibliotheek waarmee PDF-bestanden gegenereerd kunnen worden. Daaruit blijkt dat veel van hen worstelen met voor hen nieuwe zaken, zoals fonts, kleurmodellen, transparantie en automatische opmaakfuncties. Dit blijft niet alleen beperkt tot facturen en simpele rapporten, maar kan ook leiden tot uitgebreide web to print-toepassingen. Ook programmeurs van mooie interfaces in Adobe Flash en Flex merken dat ze steeds vaker gevraagd worden om ook uitvoer richting grafische verwerking in te bouwen; denk bijvoorbeeld aan BtoC-toepassingen voor wenskaarten (Greetz) en voor speciale marketingacties (www.oranjeondernemers.nl).

Drukwerkadviseurs De voordelen van web to print voor de eindgebruiker zijn niet onopgemerkt gebleven door adviseurs en drukwerkmakelaars. Grote ondernemingen die de efficiency van hun drukwerkinkoop laten analyseren, worden door hen geattendeerd op de kostenbesparingen en verbeterde transparantie van web to print, en zullen ofwel op zoek gaan naar aanbieders ofwel zelf systemen gaan aanschaffen om het uitbestedingsproces van drukwerk te monitoren. Vaak gaat dit samen met versteviging van de controle op de huisstijl: brand-management en printprocurement-systemen bevatten links naar preferred suppliers en bieden mogelijkheden voor workflowmanagement, tracking en controle op levertijden. Een voorbeeld daarvan is het bedrijf Paragon CIS (Corporate Identity Support) dat hiervoor een eigen systeem heeft ontwikkeld, dat op ASP-basis wordt gebruikt door klanten zoals Rabobank, Belastingdienst, NS en Achmea.

Leveranciers van digitale printers/drukpersen Printerleveranciers bieden steeds vaker ook web to print aan: Canon, HP Indigo, Océ, Xerox et cetera. Deze zijn ofwel in eigen beheer ontwikkeld ofwel ingekocht bij derden, zoals iWay (gebruikt bij Océ onder de naam PrismaWeb, bij Efi/Xerox als Freeflow Web Services en zal ook door HP Indigo en door InfoPrint, een joint venture van IBM en Ricoh, geleverd gaan worden), XMPie (Xerox) en Objectif Lune PrintShop Web (Canon). Ook Efi, leverancier van RIP-systemen voor diverse printerleveranciers, biedt een eigen web to print-optie in de vorm van Digital StoreFront. Een belangrijke reden is dat de klant via deze software geholpen wordt om de digitale printactiviteiten te promoten, wat uiteindelijk ook in het voordeel van de printerleverancier is.

18


Aanbieders van digitaal geproduceerde fotoalbums vulden tijdens Photokina 2008 een complete hal met hun aanbod. HP Indigo meldde in 2008 dat specialistische fotoproducten, met onder meer fotoboeken en soortgelijke digitaal gedrukte producten, voor hen het snelst groeiende segment vormen. Volgens onderzoeks bureau IDC zal de fotoproductenmarkt tussen september 2007 en 2009 met 91 procent groeien en zal de wereldwijde omzet in 2009 naar verwachting 2,6 miljard dollar bedragen. Een aanzienlijk deel van deze orders zal via web to print-toepassingen worden aangeleverd. Ook in de markt van highspeed variabele data en transpromo zien de printerleveranciers kansen, zoals wederom HP Indigo, dat een belangrijke speler op deze markt, Extream, heeft overgenomen.

Content-managementsystemen Leveranciers van content-managementsystemen worden steeds vaker geconfronteerd met wensen uit hun klantenkring om het CMS niet alleen in te zetten voor het beheer van websites, maar ook voor uitvoer naar andere media, inclusief druk- en printwerk. Content-management wordt steeds vaker bedrijfsbreed en crossmediaal ingezet; men spreekt dan ook van Enterprise Content Management. Marketing- en product-informatie worden steeds vaker in een CMS opgeslagen, waardoor de noodzaak ontstaat om brochures en zelfs verpakkingen en in-store materialen ook vanuit deze bron te genereren. Diverse CMS-leveranciers gebruiken daarvoor tools van derden, zoals Woodwing om een koppeling te leggen naar grafische uitvoerformaten. Het ligt voor de hand dat men dit ook zal willen koppelen met het web to print-systeem bij de grafische leverancier, inclusief uitwisseling van statusinformatie en voortgangsbewaking. Ook tools die XML-informatie kunnen omzetten naar PDF, zijn hier populair.

Grafimediabedrijven Sommige grafimediabedrijven beschikken over ICT-ontwikkelcapaciteit en bouwen zelf websites met web to print-functionaliteit. Over de voor- en nadelen daarvan wordt meer gezegd aan het eind van het overzicht van in Nederland beschikbare systemen in de bijlage. Een belangrijke vaststelling is dat deze bedrijven dus moeten opboksen tegen een steeds groter aantal concurrenten, niet alleen software leveranciers maar ook partijen die meer aan de kant van de opdrachtgevers opereren, zoals reclame- en marketingbureaus, huisstijlen drukwerkadviseurs et cetera.


19

Trends in web to print Het speelveld van web to print verandert snel. Bij zowel techniek als markt is wat vandaag nog geavanceerd lijkt morgen gemeengoed geworden. Dit leidt in het algemeen tot meer functionaliteit en lagere kosten van de software, terwijl ook het exclusieve karakter van web to print snel afneemt. In die zin wordt het voor klanten een heel normale zaak om een grafisch bedrijf te vragen wat zij op het gebied van web to print te bieden hebben. In het algemeen geldt dat de functionaliteit van web to print-toepassingen toeneemt, zodat steeds meer markten en productsoorten daardoor beïnvloed zullen worden. Het online aanmaken en bestellen van een visitekaartje is inmiddels gemeengoed geworden, de ontwikkelingen gaan nu in de richting van brochures op maat, nieuwsbrieven, rapporten, retailkranten, POS-materialen et cetera. De uitdaging daarbij is om de bediening van de web to print-toepassing simpel te houden. Vandaar dat een nieuwe trend is om de gebruikersinterface op te bouwen met moderne ontwikkeltechnieken voor websites, zoals: – AJAX (Asynchronous JavaScript And XML), een methodiek om slechts gedeelten van een webpagina te laten updaten door de webserver, zodat een snellere respons op de handelingen van de gebruiker mogelijk wordt. – Adobe Flex, een ontwikkelomgeving die gebruikmaakt van de in bijna 98 procent van de browsers beschikbare Adobe Flash Player en daarnaast veel technologie bevat die door het vroegere MacroMedia is ontwikkeld. Een unieke optie hier is om de web to print-applicatie te ontwikkelen als een zogenaamde AIR-toepassing (Adobe Integrated Runtime), die het mogelijk maakt om deze ook te bedienen wanneer men geen internettoegang heeft, waarna men de gegevens later weer kan synchroniseren, bijvoorbeeld via een PDA (Personal Digital Assistant). – Microsoft Silverlight, een concurrent van Flash, dat ook gebaseerd is op XML en een goede integratie biedt met de .NET-ontwikkelomgeving, zodat veel Visual Basic- en C#-programmeurs hier snel webtoepassingen mee kunnen maken. Deze mogelijkheden hebben ook geleid tot een trend in de richting van online DTP-toepassingen. Daarbij verlaat men het idee dat de opmaak gebaseerd moet zijn op huisstijlregels die in templates zijn vastgelegd, en krijgt de gebruiker een leeg vel waarop hij zijn eigen teksten en beelden kan plaatsen in zelf gekozen kleuren en fonts, alsof hij achter een DTP-systeem zit. Dit kan met name interessant zijn bij toepassingen in de BtoC-markt, denk aan geboortekaartjes, T-shirts, posters et cetera. Een andere trend is dat steeds meer web to print-systemen opties gaan bieden voor VDP (variabele data printing). Na het uploaden of zelf aanmaken van een basisvorm is het daarbij mogelijk om ook een lijst

20


met namen (meestal een spreadsheet of Access-database) te uploaden, waarvan de gegevens gekoppeld worden met bepaalde velden/gebieden in de basisvorm. Daarbij kan men vaak zelf aangeven welk veld welke informatie bevat, welke regels er gehanteerd moeten worden voor de bewerking van de gegevens, hoe moet worden omgegaan met ontbrekende gegevens et cetera. Het web to print-programma dat dit als een van de eerste bood, Printshop Web van Objectif Lune Benelux BV, krijgt daarmee dus meer concurrentie. Belangrijk is wel hoe efficiënt de verwerking van dergelijke orders gaat, bijvoorbeeld of daarvoor PPML wordt ondersteund om de RIP van de printer optimaal aan te sturen. Een aparte toepassing is het online aanmaken van afbeeldingen waarin variabele data verwerkt zijn: XMPie levert daarvoor de UImage-module, andere leveranciers in dit segment zijn Alphapicture, Directsmile en Directype.

Een belangrijke trend die met de vorige samenhangt, is dat deze systemen ook de mogelijkheid bieden om op basis van een database naast gepersonaliseerd drukwerk ook e-mail en personalised URL’s (‘landing pages’) te genereren. Met name voor marketingtoepassingen wordt deze werkwijze steeds populairder. Een laatste trend, die met name tijdens drupa 2008 zichtbaar werd, is de toenemende interesse in de integratie met de back-office van de printprovider. Daarbij worden steeds vaker standaarden zoals PrintTalk (inmiddels opgenomen in de nieuwste JDF-specificatie), JDF en JMF toegepast. Dit maakt het makkelijker om de verwerking van bijvoorbeeld PDF’s vanuit een web to print-toepassing te automatiseren door deze te koppelen aan bestaande MIS-, prepressworkflow- en printsystemen. Ook de integratie aan de voorkant bij de gebruiker heeft de aandacht; diverse partijen leveren koppelingen met ERP-systemen, zoals SAP, en met algemene inkoopsoftware, zoals Ariba. Ten slotte nog een mogelijke trend die verder in de toekomst ligt, maar zeker een kans van slagen heeft: het ondersteunen van het XPS-formaat (XML Paper Specification) van Microsoft in web to print-applicaties. De acceptatie van dit alternatief voor PDF komt op gang (diverse printerleveranciers toonden op drupa 2008 software voor ondersteuning van XPS) en als dit gecombineerd gaat worden met het al eerder genoemde Silverlight kan dat wel eens een belangrijke techniek voor previews worden, naast PDF en JPEG.


21

De techniek van web to print Web to print-software gebruikt een mix van technieken, die voor een deel gebaseerd zijn op software voor e-commerce, en voor een ander deel voortbouwen op grafische en multimediatechnieken. Ook zijn in de werkwijze vaak dezelfde stappen aan te wijzen, zoals inloggen, een preview opvragen, accorderen et cetera. Niet elk systeem doet dat op dezelfde manier; met name de toegepaste opmaak-engine bepaalt welke producten wel en welke niet te maken zijn. Zoals bij veel software geldt ook hier: the devil is in the details. Ook stellen we vast dat er geen (betaalbare) systemen zijn die alles kunnen. Dus is het zaak om eerst te bepalen wat het systeem moet kunnen en dan pas te kopen/bouwen en te implementeren. Lijkt de werking van een web to print-toepassing aan de buitenkant eenvoudig, vaak zit er onder de motorkap een complex geheel aan softwaremodules om een en ander goed te laten verlopen. Dit wordt duidelijk als we de algemene werking beschrijven van een web to print-systeem uit categorie 2, waarbij de opmaak gebaseerd is op templates. Systemen uit de andere categorie zijn daar een variatie op.

Werkwijze De werkwijze voor de eindgebruiker is meestal als volgt: na inloggen verschijnt een overzicht van de beschikbare templates voor de te maken producten. Na keuze daarvan krijgt de gebruiker een scherm voor gegevensinvoer en/of uploadmogelijkheden voor tekst of afbeeldingen. Na invoer kan meestal een JPEG- of PDF-preview in de browser worden beoordeeld; bij fouten kan men terug naar het invoerscherm, bij akkoord kan men doorgaan naar een bestelscherm waar aanvullende specificaties kunnen worden opgegeven, zoals papiersoort en oplage. Daarbij kunnen sommige systemen een prijscalculatie geven en wordt soms ook elektronisch betalen mogelijk gemaakt. Via statusmeldingen of e-mails wordt de gebruiker en andere bij de workflow betrokkenen op de hoogte gehouden van de status van de job. De werkwijze voor de aanbieder/producent is vaak dat men regelmatig kijkt naar de gegenereerde orders (via e-mail of in de applicatie zelf). Er wordt dan per order besloten of die in productie wordt genomen (dit kan eventueel ook automatisch gebeuren). De bestanden kunnen nu op de gebruikelijke wijze worden verwerkt richting productie en administratie of er kan een meer geautomatiseerde werkwijze worden opgezet. Dat laatste wordt nodig naarmate er meer orders via de web to printtoepassing binnenkomen. In veel gevallen levert de web to print-toepassing daarvoor maar een beperkte functionaliteit, en zal men dit zelf via maatwerkoplossingen op basis van JDF, PrintTalk of XML moeten regelen. Denk aan preflighting, automatisch op inslag zetten van PDF’s, doorkoppeling van de order naar het MIS-systeem voor facturering et cetera.

22


Gangbare elementen van een web to print-toepassing Inlogscherm Voor toepassingen waarbij vooraf een klantspecifieke template is aangemaakt, is belangrijk dat niet iedereen deze kan gebruiken en kan bestellen. Ook bij een ‘open’ oplossing voor consumenten zal men graag de gegevens van de besteller willen vastleggen om deze een volgende keer te kunnen herkennen. Dit betekent dat deze gegevens moeten worden vastgelegd in een database. Veel web to print-systemen zijn dan ook opgebouwd rondom een databasesysteem, zoals MySQL, SQL Server of Oracle. Een wachtwoord kan ofwel door een systeembeheerder worden toegekend ofwel door het systeem worden gegenereerd. Vaak kan de systeembeheerder in de database ook instellen welke privileges een gebruiker heeft. Als de aanbieder meerdere web to print-systemen aanbiedt, wordt het handiger om gebruikersgegevens en inlogcode op een centrale plek te bewaren, bijvoorbeeld in het MIS- of CRM-systeem. Op die manier hoeven deze gegevens niet in verschillende systemen beheerd te worden, en kan de gebruiker met één wachtwoord de verschillende toepassingen gebruiken (‘single sign-on’). De consequentie daarvan is dat alle toepassingen realtime gekoppeld moeten zijn met een centraal beheerd klantenbestand.

Database In de database waarin de gebruikersgegevens staan, worden doorgaans ook de gegevens met betrekking tot de order opgeslagen, bijvoorbeeld klantnummer, ordernummer (unieke code, soms gegenereerd vanuit het MIS-systeem), oplage, uitvoering, te gebruiken bestand(en), bestel- en levertijd et cetera. Dit betekent dat de eindgebruiker en dienstverlener altijd de voortgang en inhoud van de order kunnen bekijken. Verder zullen in de praktijk ook zaken als templates, te selecteren afbeeldingen, papiersoorten/ nabewerkingen et cetera in de database worden vastgelegd. Belangrijk is om te realiseren dat een web to print-systeem vaak meerdere gelijktijdige gebruikers heeft; de door hen gegenereerde bestanden zullen dus een unieke naamgeving moeten hebben en gekoppeld moeten worden aan de juiste gebruiker. Ook dit wordt meestal in de database bijgehouden.

Schermen voor gegevensinvoer Om aanvullende gegevens te kunnen opgeven zal een scherm nodig zijn waarin de inhoud van de publicatie (adresgegevens bij een visitekaartje, tekst en beeld bij een nieuwsbrief et cetera) moet worden ingevoerd. Daarbij wordt een combinatie van vrije invoervelden, keuzelijsten (dropdown-lijsten) en ja/ nee of radiobuttons gebruikt. Ook kunnen er bijzondere ‘controls’ worden toegepast, bijvoorbeeld om een afbeelding op te zoeken in een beeldbank, een datum aan te geven via een kalender of gestructureerde tekst te editen via een online HTML- of XML-editor. Het is een groot voordeel als er controles mogelijk zijn op de invoer (voldoen e-mailadres, postcode aan de conventies?). Helemaal mooi is als zowel de veldindeling als de vaste waarden en controles per eindgebruiker/bedrijf geconfigureerd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een doorkiesnummer of bedrijfsadres; de gebruiker moet dat niet zelf hoeven in te voeren. Vaak moeten deze regels per bedrijf worden ingevoerd via een beheermodule waar alleen de beheerders bij de printprovider toegang toe hebben.

Uploadopties Naast directe gegevensinvoer zullen langere teksten of afbeeldingen ook door de eindgebruiker geüploaded moeten kunnen worden, bijvoorbeeld als een MS-Word document. Bij online variabele-


23

datatoepassingen of bij verzendadressen voor een nieuwsbrief zal ook een Excel- of databasebestand geüploaded moeten kunnen worden, waarna de velden daarvan gekoppeld worden met de interne velden van de applicatie. Er zijn veel mogelijkheden om dit in een webtoepassing in te bouwen; de simpele methoden bieden één of enkele invoervelden om de bestanden te selecteren, maar bij grote hoeveelheden afbeeldingen (denk bijvoorbeeld aan een fotoalbumtoepassing) zal dit intelligenter moeten kunnen. De gebruiker wil dan eerst alle bestanden selecteren en pas daarna de upload laten starten. Bij omvangrijke hoeveelheden gegevens is het dan ook een pre als de upload bij fouten in het datatransport in een later stadium verder kan gaan waar het misging, zodat niet alles opnieuw hoeft te worden verzonden.

Selecteren of uploaden van afbeeldingen Voor afbeeldingen geldt dat deze vooraf in een beeldbank geplaatst kunnen zijn (bijvoorbeeld door een publicatiebeheerder1); in dat geval moet de eindgebruiker deze via een zoekwoord of via een (daaruit resulterend) thumbnailoverzicht kunnen selecteren. Bij uploaden van een nieuwe afbeelding door de eindgebruiker moet deze ook kunnen aangeven met welke metadata deze in de beeldbank opgenomen en teruggevonden moet worden. In de praktijk wordt dit meestal geïmplementeerd door een koppeling te maken vanuit de web to printtoepassing naar een bestaande oplossing voor media asset management. Daarbij wordt vaak de methode van ‘web services’ (gebaseerd op SOAP) gehanteerd.

Maken van uitsnede van afbeeldingen Bij beeldmateriaal geldt dat vaak niet een volledige afbeelding maar een bepaalde uitsnede geplaatst moet worden. Dit wordt vaak met de hand tijdens de DTP-opmaak gedaan, maar nu dit geautomatiseerd verloopt, moet de eindgebruiker dit zelf kunnen bepalen. Daarvoor bieden sommige systemen een interface die het mogelijk maakt een rechthoekig gedeelte van de afbeelding te selecteren waarmee het zichtbare deel van de afbeelding kan worden aangegeven. Dergelijke functies worden vaak gebouwd met Adobe Flash of Flex of via Java applets.

Keuze van templates Templates worden vaak visueel gepresenteerd in de vorm van een reeks thumbnails; de gebruiker selecteert deze door op de betreffende thumbnail te klikken of deze aan te vinken. Geavanceerde oplossingen maken het mogelijk om de thumbnail automatisch te genereren op basis van het templatebestand (een PDF-, Adobe InDesign- of Quark XPress-bestand). Het voordeel is dat een wijziging of uitbreiding van de templates direct zichtbaar is in het template-overzicht. Een simpeler alternatief is dat de publicatiebeheerder zelf een afbeelding moet uploaden om het template te visualiseren. 1 Dit is een speciale functie bij bepaalde web to print toepassingen die van een vaste huisstijl uitgaan. Deze persoon kan templates wijzigen, toevoegen, andere criteria geven etc. Dit kan zowel de applicatiebeheerder bij de aanbieder zijn, een grafisch ontwerper bij een tussenpersoon of een medewerker bij de eindgebruiker die het beheer over de publicaties heeft.

24


Online (soft)proof/preview Als de gebruiker zelf gegevens heeft kunnen uploaden of invoeren, is het gebruikelijk om het resultaat daarvan in opgemaakte vorm te presenteren in de browser (een ‘preview’). Dit kan worden gedaan door de opmaak-engine (zie verderop), die een PDF van het totale document of (per pagina) één of meer JPEG-bestanden kan genereren. Via de website applicatie krijgt de eindgebruiker deze in de browser te zien (PDF via de Acrobat Reader) en kan hij deze al of niet goedkeuren. Bij PDF is er ook de mogelijkheid om in te zoomen en details van de pagina te bekijken, bij JPEG is de resolutie beperkt. Omdat een PDF ook opgeslagen en geprint kan worden, zal men deze meestal maken op basis van lage-resolutie afbeeldingen, om niet de volledige opmaak aan de eindgebruiker ‘weg te geven’. Als de gebruiker nog een fout ziet, kan hij terug naar het invoerscherm of een andere template kiezen. Is alles in orde dan gaat men door naar het bestelformulier. Bij omvangrijke documenten zal vaker gekozen worden voor het sturen van een e-mail naar de gebruiker met een link naar het proefbestand; een gebruiker wil nu eenmaal niet langer dan enkele seconden op een preview wachten. Een nieuwe trend is om de PDF preview verder te verfraaien, bijvoorbeeld met 3-D effecten zodat de look and feel van het eindresultaat nog beter overgebracht kan worden.

Bestelformulier met oplage en eigenschappen eindresultaat Dit is een formulier waarop de overige specificaties voor de order/opdracht kunnen worden ingevuld, zoals oplage, papiersoort, specificatie van te gebruiken kleuren, bindwijze, ordernummer of boekingsnummer van de eindgebruiker, gewenste levertijd (vaak is er een aparte optie voor een spoedlevering met extra kosten), afleveradres et cetera. Het afleveradres kan worden afgeleid van het standaard afleveradres dat voor die klant in de database staat, met de mogelijkheid om dit per order te wijzigen.

Optioneel: prijsberekening Het is mogelijk om nu ook een prijsopgave te doen, afhankelijk van de in het bestelformulier aangegeven specificaties. Deze kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van papiersoort, aantal pagina’s met bedrukking en van de oplage. Daarvoor kunnen dan staffels worden ingevoerd in het web to print-systeem. Nog beter is het als de prijs berekend kan worden door een (realtime gekoppeld) MIS-systeem, zodat er maar één plek is waar prijsinformatie beheerd wordt; ook is dan de calculatiemethodiek identiek met die van een conventionele order en kunnen klantspecifieke prijzen eenvoudiger worden gerealiseerd. Dit betekent overigens een realtime koppeling met het MIS-systeem, wat in de praktijk nog niet vaak voorkomt.

Optioneel: betaling via creditcard of online methode Zeker voor de gevallen waarin men zich richt op de consumentenmarkt of waar de orderomvang klein is, kan het voordelen hebben om direct nadat de bestelling akkoord is en de prijs is berekend, ook een directe betaling te eisen. Daarvoor moet dan een contract worden gesloten met een creditcardmaatschappij of een bank die elektronische betalingen via het internet mogelijk maakt, bijvoorbeeld via PayPal of IDeal. Deze partijen geven vaak ook aan hoe de creditcardverificatie aan de toepassing toegevoegd kan worden. In ieder geval zal de aanbieder zijn accountnummer plus het bankrekeningnummer moeten invoeren. Uiteraard moet een order worden geannuleerd als creditcardverificatie niet mogelijk blijkt. Omdat dit feitelijk niet verschilt van andere e-commerce-oplossingen, is hier veel ervaring mee opgebouwd door creditcardmaatschappijen, banken en websitebouwers.


25

Statusoverzicht en/of e-mail-notificatie Ook gangbaar bij e-commerce-toepassingen is het geven van inzicht in de voortgang van het orderproces. Dit kan de eindgebruiker doen door in te loggen bij de web to print-toepassing en een overzicht op te vragen van de door hem geplaatste, uitstaande orders. Dit is een standaard databasefunctie, die meestal vrij eenvoudig te programmeren is. Lastiger is het verzamelen van de orderstatus als de bewerkingen buiten bereik van de webtoepassing zijn gekomen (denk aan printen, drukken, afwerking etc.). Dat wordt dan of een handmatig proces of de productiesystemen moeten digitale gegevens met de webshop kunnen uitwisselen, bijvoorbeeld op basis van JDF/JMF. Verder is het gebruikelijk om bij een bestelling in ieder geval ter bevestiging een e-mailbericht te sturen naar het adres dat de gebruiker bij de inlog heeft opgegeven of dat in de database staat. Ook kan een wijziging in de status van de order (bijvoorbeeld ‘aangeboden aan TNT voor bezorging’) via e-mail aan de gebruiker worden gemeld. Dit voorkomt telefoonverkeer over iedere (kleine) order. Een aparte problematiek is het integreren met de logistieke afhandeling bij de bezorgdiensten die vaak bij web to print worden ingeschakeld. Vaak worden er kosten berekend wanneer men gegevens wil kunnen uitwisselen met bedrijven zoals TNT Post en DHL. Toch is dit belangrijk, want juist op dit punt gaan er vaak nog dingen mis. Een bijzondere situatie kan optreden wanneer er beperkingen zijn aan de orderkosten voor de eind gebruiker in een bedrijfssituatie. In dat geval kan een e-mail worden gestuurd naar een vooraf bepaalde ‘supervisor’, die dan akkoord moet geven als het orderbedrag boven een afgesproken limiet komt. Die kan dan met een eigen code inloggen en de order accorderen.

Beheermodule Bij BtoB-toepassingen zal de dienstverlener vooraf het nodige werk moeten verrichten voor een nieuwe klant, zoals het aanmaken van inlogcodes, toekennen van gebruikersrechten, aanmaken en uploaden van templates, configureren van de workflow en businessrules et cetera. Was dit vroeger nog vaak het kind van de rekening, nu zijn hiervoor uitgebreide mogelijkheden aanwezig en kan alles volledig vanuit een browser worden geregeld. Voor variabele-datatoepassingen zijn er meestal nog extra softwaremodules nodig (vaak in de vorm van plug-ins) waarmee men bijvoorbeeld kaders kan maken in een PDF-bestand waarin de gegevens geplaatst gaan worden. Ook bij retailtoepassingen worden plug-ins gebruikt om de vaak grote hoeveelheid verschillende templates snel te kunnen aanmaken. Ook het maken van overzichten van aantallen orders, omzet, doorlooptijd, gebruikte templates et cetera wordt vaak in een dergelijke beheermodule ondergebracht. Hoewel dit onderdeel bij demo’s vaak onderbelicht wordt, is dit uiteindelijk bepalend voor de slagvaardigheid waarmee de dienstverlener een nieuwe klant ‘online’ kan hebben. Op dit gebied zijn nieuwe ont wikkelingen te verwachten waarbij men alle instellingen kan aangeven in het programma waarmee ook de templates worden gemaakt (bijvoorbeeld InDesign of een eigen opmaakprogramma zoals bij PrintShop Web).

Flexibiliteit van de opmaak De flexibiliteit van de opmaak wordt ten eerste bepaald door de ‘opmaak-engine’ van de web to printoplossing. Daarbij zijn grofweg twee benaderingen gangbaar: – Opmaak op basis van directe generatie van PDF. In dit geval schrijft de applicatieprogrammeur direct een PDF-bestand op basis van de gegevens die de gebruiker online heeft ingevuld of geselecteerd. Daarbij wordt vaak een softwarebibliotheek gebruikt, zoals PDFlib of iText, waarbij een PDF-template kan worden ingelezen waarin men vooraf de positie van variabele velden heeft aangegeven. Dergelijke systemen bieden meestal geen woordafbrekingen en zijn soms beperkt op het gebied van spatiëring,

26


kerning, font- en kleurgebruik, uitlijning van elementen met tekst, transparantie, schaduwen et cetera. Verder moet er de nodige moeite gedaan worden om, bij het ontbreken van een data-item, de informatie uit de daarop volgende velden omhoog te schuiven zodat een adresblok één geheel blijft. Vanwege deze beperkingen zijn dergelijke systemen het meest geschikt voor producten waarbij tekst binnen vooraf bepaalde kaders blijft en niet mag doorlopen naar een volgende pagina. Een ander nadeel is dat de uitvoer nog maar beperkt te wijzigen is, dus een verzoek van de klant om nog wat last-minute aanpassingen te doen al niet gehonoreerd kunnen worden. Voorbeelden in deze categorie zijn onder andere AdFactory, iWay en PrintShop Web. – Opmaak door een opmaaksysteem zoals QuarkXpress Server, Adobe InDesign Server, Pageflex, VivaPress et cetera. Hierbij worden de opmaakbeslissingen overgelaten aan het opmaaksysteem, dat daarvoor uiteraard beter geëquipeerd is. Het zorgt zowel voor de opbouw van de pagina’s als voor het maken van een PDF-proef die de gebruiker in de browser kan zien. Uitvullen en afbreken zijn hier professioneler uitgevoerd, en zaken als tekst in kolommen, weduwen- en wezencontrole, uitlijnen van elementen op basis van de zetbreedte van de tekst, transparantie, schaduwen et cetera hoeft de programmeur niet meer zelf te ontwikkelen. Een bijkomend voordeel is dat het eindresultaat een manipuleerbaar DTP-bestand is waarin nog aanpassingen door de aanbieder of een externe studio mogelijk zijn. Het aansturen van de opmaaksoftware gebeurt vaak via scripts, plug-ins, webservices of software van derden. Nadelen zijn de vaak lagere performance dan de PDF-generators en de relatief hoge kosten; door licentiebeperkingen moet men vaak (duurdere) serverversies van de opmaaksoftware aanschaffen. Voorbeelden in deze categorie zijn: DocuBoxx, XMAPS, XMPie et cetera; deze maken alle gebruik van Adobe InDesign Server, dat populair is bij web to print-systemen. Alleen in bepaalde regio, zoals de Duitstalige landen, vindt men ook systemen gebaseerd op Quark DDS of VivaPress. Sommige systemen bieden de gebruiker zelf de keuze welke opmaak-engine er gebruikt kan worden.

Integratie en schaalbaarheid Een van de belangrijke aspecten bij web to print-systemen zijn (naast uiteraard de huidige functionaliteit) zaken als uitbreidbaarheid, koppelingen met andere systemen (MIS, workflow, beeldbank), schaalbaarheid et cetera. Dit komt doordat men bij web to print-dienstverlening meestal begint met eenvoudig druk- of printwerk, maar naarmate de klanten daaraan gewend zijn, worden de vragen steeds specifieker en moet het systeem kunnen meegroeien met deze ontwikkeling. Een toolkit of modulair systeem met een API (Application Programmers Interface) is dan in het voordeel. Een tweede trend is dat sommige bedrijven meer dan één web to print systeem operationeel hebben. Bij printbedrijven gebeurt dit al gauw als men printers en front-ends van verschillende leveranciers heeft staan. Zeker dan ontstaat de behoefte om gegevens (denk aan klanten inloggegevens of prijstabellen) uit te wisselen tussen deze systemen. Het kan dan interessant zijn om ieder systeem te koppelen aan het MIS of de orderadministratie. Het wordt dan belangrijk welke mogelijkheden het systeem daarvoor biedt. Vaak zijn dat: – Import/export op basis van XML- of gestructureerde tekstbestanden; dit betekent dat gegevens niet realtime worden uitgewisseld, maar op bepaalde tijden (automatisch via een script of handmatig te starten proces). – Directe koppeling op databaseniveau, bijvoorbeeld bij een MIS-systeem dat ook een elektronische bestelmodule heeft. – Gestandaardiseerde uitwisseling op basis van de PrintTalk- of JDF/JMF-standaard, wat net als bij de databaseoptie realtime uitwisseling mogelijk maakt zonder directe koppeling tussen de databases.


27

De PrintTalk-standaard PrintTalk werd ontwikkeld door leveranciers van de eerste web to print-systemen, zoals Collabria, Impresse (later PrintCafe) en Printable. Versie 1.0 werd uitgebracht in 2001, parallel aan de ontwikkeling van JDF. Doel van PrintTalk was om tot een standaard te komen voor het uitwisselen van ordergegevens tussen web to print-systemen. Daarbij speelde het proces van offerteaanvraag tot aan de orderbevestiging een rol. Daarvoor werd gebruikgemaakt van cXML, een e-commerce-standaard waarin objecten zoals RFQ (offerteaanvraag), Quote (offerte), PurchaseOrder (opdrachtbevestiging), Invoice (factuur) en OrderStatus zijn gedefinieerd. PrintTalk kan worden opgevat als een versie van cXML die verbijzonderd is voor het proces van drukwerkinkoop. De resultaten van deze standaardisatie-inspanningen zijn uiteindelijk opgenomen in de JDF-standaard van het CIP4-consortium. De oorspronkelijke website, www.printtalk.org, is inmiddels niet meer beschikbaar, alle informatie is nu te vinden op www.cip4.org. De meest recente versie van de standaard, versie 1.3, is op de laatstgenoemde website te vinden.

28


– Koppeling op basis van Web Services (SOAP), waarbij een programmeur op een gestructureerde manier informatie kan opvragen en verzenden naar een web to print-toepassing zonder dat de databases daarvan gekoppeld hoeven te zijn. Wordt geen van deze mogelijkheden geboden, dan rest slechts het overtikken van gegevens of knippen en plakken vanuit de gegenereerde e-mails of opdrachtbonnen. Voor een startfase is dat nog niet echt een probleem, maar bij uitbouw van de dienstverlening wordt dit een steeds grotere bottleneck.

Systeemomgeving Web to print-applicaties zijn technisch gezien te beschouwen als een e-commerce front-end met een meer specifiek back-end dat kan zorgen voor automatische opmaak, aanmaak van jobtickets, ophalen van afbeeldingen uit een beeldbank et cetera. We hebben het dan bijna altijd over een website die gekoppeld is met een database (bijvoorbeeld MySQL, FileMaker, Microsoft SQLServer of een andere SQLcompatibele server). Daarbij is een bepaalde manier van scripting nodig om te communiceren met de database, bijvoorbeeld ASP, ASP.NET, JSP (Java Server Pages), PHP (Hypertext PreProcessor) et cetera. Om de interface interactief te maken, wordt dat vaak nog aangevuld met JavaScript (eventueel AJAX), ColdFusion, ActiveX, Microsoft Silverlight of Adobe Flash of Flex. De opmaakfunctionaliteit kan ofwel in de webapplicatie verweven zijn (en op dezelfde server draaien als de webtoepassing) ofwel op een aparte applicatieserver draaien. Dit laatste wordt belangrijk als gebruik wordt gemaakt van opmaaksoftware zoals Adobe InDesign Server of Quark DDS; deze zijn (tot nu toe) niet beschikbaar onder Linux, dat wel een populair besturingssysteem is om een webtoepassing op te draaien. In zo’n geval wordt de opmaaktoepassing op een tweede (meestal Windows-) server geplaatst en moet er een communicatieprotocol worden gebruikt om de webtoepassing en de opmaaksoftware onderling te laten communiceren. Dit kan gebeuren op basis van hotfoldertechniek (vaak op basis van XML-bestanden) of via Web Services (SOAP) of andere HTTP-methoden. Zoals gebruikelijk bij ICT zijn er dus meerdere opties, maar kan ook niet alles met alles gecombineerd worden. Het wordt dus belangrijk om dit aspect mee te nemen bij de selectie van een web to print-systeem. Kiest men bijvoorbeeld voor hosting bij een externe provider, dan bepaalt die welk besturingssysteem gedraaid kan worden (meestal Linux of Windows), wat ook weer dicteert of er met Microsoftspecifieke technieken als ActiveX, ASP of ASP.NET gewerkt kan worden of niet. De scripttaal ColdFusion werkt alleen samen met een ColdFusion-database, gebruik van ActiveX betekent dat de website niet via een Macintosh gebruikt kan worden, een .NET-toepassing draait niet (of niet zonder allerlei conversies en hulpsoftware) op een Linux-server – en zo zijn er nogal wat zaken om rekening mee te houden. Wat dat betreft is het niet vreemd dat veel internetontwikkelaars geïnteresseerd zijn in technieken zoals Adobe Flex en Microsoft Silverlight, omdat die een goede compatibiliteit (gaan) vertonen met uiteenlopende browsers en platforms. Adobe Flex bevat zelfs een interne (simpele) database, zodat – in ieder geval in de prototypefase – geen tijd hoeft te worden besteed aan het koppelen met een externe SQL-database(server).

Kunstmatige intelligentie Het maken van een mooie lay-out is niet eenvoudig. Bij zowel opmaak als vermenigvuldiging zijn veel aspecten van belang en moeten veel parameters worden ingesteld. Al deze parameters simpelweg voor de gebruiker instelbaar maken in een web to print-systeem is geen goede oplossing. Er is dan nauwelijks


29

verschil met het gebruik van een lokaal DTP-programma. Een web to print-toepassing kan juist zinvol zijn door de gebruiker te begeleiden in deze wirwar van keuzes, en alleen het hoognodige instelbaar te maken. Dit kan via wizards of via technieken uit de kunstmatige intelligentie en psychologie, die de gebruiker ondersteunen bij zaken als kleuren fontgebruik, witruimteverdeling en bij het kiezen van opties zoals papiersoort, bindmethode et cetera. De verwachting is dat web to print-applicaties op dit punt steeds ‘slimmer’ zullen worden, zodat in feite de kennis van grafische design- en productietechnieken in de software wordt ingebouwd. De toepassing gaat dan steeds meer de adviesfunctie van een vormgever, drukwerkverkoper of begeleider overnemen.

30


Werken met web to print In dit hoofdstuk gaan we in op de aspecten die gaan spelen nadat een web to print-systeem is aangeschaft. Deze zijn doorslaggevend voor het succes dat ermee kan worden bereikt. Belangrijk is dat dit geen puur technische zaak is, maar juist te maken heeft met verkoop, marketing en hoger management.

Implementatie De implementatie van een web to print-systeem verloopt via een aantal stappen: 1. Systeemkeuze. We gaan ervan uit dat er een goed beeld is van de gewenste functionaliteit en dat ook de randvoorwaarden ten aanzien van infrastructuur duidelijk zijn. Zoekt men dan een leverancier of vertegenwoordiging in Nederland, dan kan men, met de gegevens uit dit cahier, vrij goed een shortlist van in aanmerking komende systemen opstellen. Een andere situatie is die waarbij het systeem in eigen beheer wordt ontwikkeld. Daarbij wordt het zaak voor het management om permanent in de gaten te houden of de ontwikkeling tijdig resultaten oplevert en wat betreft prijs-prestatieverhouding gunstiger is dan inkoop van het systeem. Het gevaar is dat een zelf ontwikkeld systeem nooit echt ‘af’ is en dat de gewenste functionaliteit onder invloed van gesprekken met potentiële klanten sneller wijzigt dan de programmeurs kunnen bijbenen. Ook fnuikend is het in deze situatie vaak ontbreken van professioneel ICT-projectmanagement, waarbij niet echt met stabiele releases en duidelijk vastgelegde specificaties gewerkt wordt. 2. Opleiding van intern personeel. Hierbij is altijd de vraag: wie moeten er een training krijgen en wat moeten zij beheersen? Voor de hand ligt dat dit in ieder geval de beheerders van het systeem zijn, die nieuwe klanten, templates en businessrules (misschien ook prijsgegevens) moeten invoeren. Anderzijds moeten ook verkopers en accountmanagers het systeem kunnen bedienen (net zo goed als of beter dan de klantenkring) en de laatsten moeten wellicht ook vragen kunnen beantwoorden over inlogproblemen, fouten statusmeldingen, logistieke wijzigingen, verzending via pakketpost et cetera. De verkoper moet het systeem zelf kunnen bedienen, eventueel bij de klant kunnen inloggen via de eigen laptop om een korte demonstratie te geven en de voordelen op basis van eigen ervaring kunnen onderbouwen. En waarom zou de binnendienst ook niet zelf een gebruiker van het systeem kunnen zijn door via cd of e-mail binnenkomende PDF-bestanden zelf in het web to print-systeem in te voeren? Er zullen dus in ieder geval twee soorten trainingen gegeven moeten worden: een meer technische voor de beheerders en een gebruikersgerichte training voor verkoop en accountmanagement. 3. Installatie en inrichten van een voorbeeldtoepassing. Het laagdrempelige karakter van het internet leidt ertoe dat klanten (bijvoorbeeld al tijdens een eerste telefoongesprek) verwachten dat u een internetadres kunt opgeven waar zij kunnen zien hoe de web to print-toepassing werkt. Ook horen zij graag welke klanten al via het systeem werken. Het is dus zaak een eerste aansprekende klant te vinden die als voorbeeld kan dienen. Bijkomend voordeel is dat het systeem getest wordt met een praktijkvoorbeeld en dat de beheerders ervaring kunnen opdoen met de manier van werken en met het overleg met en ondersteunen van een concrete klant. 4 Promotie. Wanneer de vorige punten geregeld zijn, wordt het zaak om de nieuwe mogelijkheden bij uw klanten te introduceren. Dat kan via dezelfde wegen als bijvoorbeeld de aanschaf van een nieuwe drukpers: een mailing (papier en e-mail), nieuwe bedrijfsbrochure, vermelding op de eigen website,


31

een open huis et cetera. Wat in dit verband ook regelmatig voorkomt, is dat voor de web to printtoepassing een aparte bedrijfsunit wordt opgezet, met een eigen (al of niet virtuele) bedrijfsnaam en domeinnaam. Ook moet er in dit geval worden gezorgd voor een follow-updocument waarin de functies van de web to print-applicatie meer in detail worden beschreven, bijvoorbeeld als een simpele gebruikershandleiding die in enkele stappen aangeeft hoe de site werkt. 5 Onderhoud, toevoegen van nieuwe klanten en aanpassingen. Dit is een soort ‘ongoing project’ dat vaak niet in de planning staat, maar wel regelmatig en op tijd moet gebeuren. Daarbij kan het zijn dat er nieuwe functionaliteit gewenst is, die door de leverancier ontwikkeld moet worden. Dit vergt de nodige coördinatie bij de interne stafmedewerkers. 6 Evaluatie. Het is belangrijk om regelmatig te evalueren of het web to print-systeem aan de verwachtingen voldoet, of de orderafhandeling goed verloopt, productie en verzending gestroomlijnd verlopen et cetera. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de orderstroom via het systeem sterk groeit en dat daardoor behoefte ontstaat aan verdere automatisering en koppeling met het administratieve systeem. Ook kunnen zaken als kostprijs, mogelijke nieuw toe te voegen klanten, effectiviteit van verkoop en promotie en samenwerking met andere partijen op de agenda staan.

Verwerken van orders vanuit een web to print-systeem De meeste web to print-systemen zijn ontwikkeld als een ‘stand alone’ systeem. Zeker als het aantal orders dat via dit systeem binnenkomt toeneemt, zal het echter noodzakelijk worden om de handmatige werkzaamheden te reduceren die bij de afhandeling nodig zijn; anders worden de verwachte besparingen op de factor arbeid niet gehaald of kan de orderstroom niet tijdig worden verwerkt. Welke stappen er nog moeten worden uitgevoerd, verschilt per systeem. Zo kunnen sommige systemen visitekaartjes verzamelen en op inslag plaatsen; kan dat niet, dan is dit een actie die (meestal op de prepressafdeling) nog moet worden gedaan. Juist omdat er vaak met vaste formaten en kleuren wordt gewerkt, is het goed mogelijk om die handelingen te automatiseren. Of er nog een preflightstap ingebouwd moet worden, hangt af van de herkomst van de PDF’s. Worden ze door de gebruiker aangeleverd, dan is deze stap essentieel; genereert de toepassing de PDF’s op basis van een template, dan bepaalt de kwaliteit en flexibiliteit daarvan of er nog een ingangscontrole nodig is of niet. Het automatiseren van handelingen – zoals het registreren van de orders, automatisch preflighten, kleurcorrectie en op inslagschema zetten, order in MIS inboeken, naar printer- of CTP-wachtrij sturen et cetera – kan men op twee manieren aanpakken: – Een koppeling leggen naar het bestaande prepressworkflowsysteem (bijvoorbeeld via de vaak ondersteunde hotfoldertechniek). – Dit oplossen met behulp van configureerbare workflowtools, zoals Odystar of Enfocus PowerSwitch van EskoArtwork, Mistral of Twist van Dalim, PuzzleFlow van ACCHSH et cetera.

32


Het voordeel van de tweede methode is dat het prepresssysteem niet wordt belast door de (vaak vrij simpele) werkzaamheden voor het web to print-systeem. Ook kan het handig zijn als de web to print-workflow volledig automatisch, buiten de planning om, op de achtergrond kan doorlopen. Vaak is het zo dat er interne voordelen te behalen zijn als men orders kan verzamelen en als één order kan afhandelen. Anderzijds mag een order ook niet te lang liggen wachten als er bijvoorbeeld in een SLA (Service Level Agreement ) een vaste levertijd is afgesproken. Het zou te veel van de afdeling planning vergen om dit permanent in de gaten te houden. Automatisering van zo’n ‘businessrule’ heeft daarom de voorkeur. Een nadeel van de tweede methode is wel dat het maken en testen van dit soort oplossingen extra tijd en geld kost. Omdat bij web to print sprake is van gestandaardiseerde producten met vooraf gedefinieerde orderparameters, zijn er legio mogelijkheden om ook drukken en afwerken te stroomlijnen. Ook voor printers zijn steeds meer machines op de markt, die (voor kleinere oplagen) snijden, lamineren, nieten, lijmen en vouwen mogelijk maken met minder handwerk. De laatste stap, het verzenden van de eindproducten, is vaak nog geen eenvoudige zaak, zeker als een tracking & tracing-systeem gewenst is. Tenzij men de (vaak kleine) orders door eigen chauffeurs laat bezorgen of bij de balie laat ophalen, zal hiervoor een contract afgesloten moeten worden met dienstverleners zoals FedEx, TNT Post en UPS. Door het unieke identificatienummer dat deze bedrijven aan een zending toekennen te koppelen met het ordernummer in de web to print-toepassing, kan de eindgebruiker zien in welke fase de order is, inclusief de bezorging. Bij grote orderstromen is het raadzaam om de order, nadat deze geprint of gedrukt is, te kunnen ‘volgen’


33

door bijvoorbeeld barcodelezers te gebruiken op de print-, afwerking- of logistieke afdeling. Hierin kan een modern MIS-systeem ook een rol spelen; de Hiflex-webshop-oplossing kan bijvoorbeeld gekoppeld worden met UPS Express, zodat het MIS-systeem een etiket met barcode kan genereren en e-mailen naar de postkamer of de ontvanger.

Een andere bottleneck kan ontstaan bij de administratieve verwerking van web to print-orders. Als iedere order apart gefactureerd moet worden, is er al gauw behoefte om deze facturen ook automatisch te genereren. Hiervoor is het ofwel nodig om prijzen in het web to print-systeem in te voeren en te onderhouden ofwel om een koppeling te leggen met het MIS-systeem waarin deze prijzen vaak al beschikbaar zijn. In het eerste geval ontstaat de problematiek dat prijzen op twee plekken onderhouden moeten worden. In het tweede geval speelt dat probleem niet en is het ook eenvoudiger om per (type) klant een andere prijsbepaling toe te passen. Bij BtoB-oplossingen is het gebruikelijk om bijvoorbeeld iedere maand een verzamelfactuur te maken waarin de kosten zijn gespecificeerd per regio of per afdeling. Het is dan wel nodig om daarvoor een sluitende orderhistorie op te bouwen, binnen het web to print-systeem of daarbuiten (bijvoorbeeld in de workflowoplossing). De genoemde koppeling met een MIS-systeem kan een project op zich zijn. Het is dan ook belangrijk om de kosten hiervan af te wegen tegen de besparingen op arbeid. Voor enkele orders per dag is dit nog niet lonend, maar bij honderden per dag is er een duidelijke ‘return on investment’. Deze koppeling kan ofwel via een leverancierafhankelijk XML-formaat ofwel op basis van een algemene standaard gebeuren, in dit geval JDF (eventueel inclusief PrintTalk-functies). In het laatste geval zullen de kosten hoger zijn, maar neemt de flexibiliteit van de oplossing toe. Gaat men over op een nieuw MIS- of web to print-systeem (of heeft men daar meerdere van), dan hoeft men de koppeling niet opnieuw te laten maken. Bovendien kunnen de meeste prepressworkflowsystemen inmiddels ook met JDF en JMF uit de voeten, dus zijn koppelingen daarvan met het MIS ook sneller te realiseren.

34


Web to print voorbeelden In dit hoofdstuk willen we via een paar voorbeelden uit de praktijk duidelijk maken voor welk soort producten web to print gebruikt wordt, en wie de aanbieders en gebruikers zijn. Inmiddels is er een groot aantal praktijkvoorbeelden van web to printtoepassingen, zowel in Nederland als de omringende landen. Daarbij ontbreekt het vaak wel aan een goed inzicht in de besparingen die voor zowel klant als dienstverlener bereikt worden.

Huisstijl en promotie Het Duitse LeadPrint (www.lead-print.com) heeft becijferd dat men tot 75 procent kostenbesparing kan bereiken bij gebruik van hun systeem (helemaal onafhankelijk is deze partij dus niet). Als voorbeeld noemen ze een bedrijf in Wuppertal dat met zeshonderd medewerkers en veertig wijzigingen per maand in huisstijlproducten (visitekaartjes et cetera) in één jaar minstens 5.000 euro kon besparen door deze via het LeadPrint web to print-systeem te bestellen. Voor grotere bedrijven met meer dan 5.000 medewerkers zien zij vijftien wijzigingen per dag als realistisch; dit komt neer op 4.000 drukwerkopdrachten per jaar, en via hun systeem zou dat een besparing betekenen van 10 euro per opdracht, dus meer dan 40.000 euro per jaar. Maar ook de aanbieders van web to print hebben voordeel van hun systeem. Drukkerij Luyken in Wiehl kon in samenwerking met een uitgever/DM-bedrijf in enkele weken 84.000 nieuwe drukopdrachten genereren (er werd niet aangegeven wat voor opdrachten dat zijn, waarschijnlijk visitekaartjes). Op hun website biedt LeadPrint een calculator aan waarmee men zelf de terugverdientijd kan berekenen. Het berekenen van de besparingen van web to print is niet eenvoudig, omdat er ook een aantal kwalitatieve voordelen zijn die moeilijk in bedragen uit te drukken zijn, zoals beter voldoen aan de huisstijl (vraag een willekeurige organisatie om van enkele medewerkers de visitekaartjes naast elkaar te leggen en je ziet of een web to print-systeem gebruikt wordt of niet). Ook bij advertenties speelt dit een rol, zeker als het om een multinational gaat met dealers die lokaal advertenties (laten) maken. Een voorbeeld, dat al enkele jaren oud is, zijn de advertenties voor BMW, waar de wildgroei sterke vormen had aangenomen. Michael Baehr van MultiVisual demonstreerde tijdens een Adobe seminar een web to print-oplossing (ook gebruikt door Volkswagen en elektriciteitsmaatschappij RWE) waarmee dealers zelf hun advertenties kunnen samenstellen op basis van vooraf vastgelegde basiselementen en huisstijlregels. Het resultaat is een drukgerede PDF die naar het advertentiesysteem van een uitgever gestuurd kan worden. Door ook de gegevens rondom de mediaplaatsing in de database op te nemen, ontstaat een efficiënte workflow waarbij de kwaliteit van de advertentieopmaak behouden blijft. Volgens Baehr bespaarde een klant van hen hiermee in het eerste jaar 2 miljoen euro. In een artikel in PrintBuyer geeft huisstijlmanagementbedrijf NykampNyboer een aantal globale cijfers die een indicatie geven van de mogelijke besparingen door de inzet van web to print [8]: “Als (bij invoering van een nieuwe huisstijl) de strategie- en creatiefase 1 euro kost, dan kost de implementatiefase 30 tot 40 euro en het managen van de nieuwe huisstijl nog eens 10 euro.” Bij de meeste bedrijven kan volgens hen een besparing van 20 procent worden behaald op operationele kosten door de documentenstroom slimmer aan te pakken. Een eerste maatregel is om het aantal varianten sterk te reduceren en vervolgens de workflow te verbeteren: “Randstad heeft 45 procent bespaard op de operationele kosten door een


35

publishing portal in te zetten waarmee de traffic- en DTP-kosten zijn geminimaliseerd. De marketingafdeling kan nu zelf een poster drukklaar maken en deze direct digitaal verzenden naar de drukker.”

On demand print ordering Web to print kan ook een hulpmiddel zijn om een order binnen te halen. Thieme Media Centre in Rotterdam kon een tender voor de gemeente Rotterdam in de wacht slepen mede door de inzet van het Digital Storefront-systeem van Efi, waarmee printopdrachten online aangeleverd en gespecificeerd kunnen worden [7]. Op die manier kon de eis ingewilligd worden om alle printorders online te kunnen specificeren met een directe prijsopgave en statuscontrole. Het systeem was binnen vier weken operationeel en handelt dagelijks dertig tot veertig printorders af, hoofdzakelijk rapporten en bulletins. Volgens Thieme besteedde men eerst twintig minuten aan een printopdracht (onafhankelijk van de omvang), wat nu dus is vervallen doordat het systeem dit nu overneemt. Mede daarom is de capaciteit voor de verwerking van printopdrachten sterk gegroeid en zijn de handlingkosten sterk gedaald, waardoor de scherp gecalculeerde tenders toch nog rendabel zijn.

Wenskaarten en fotoalbums In de consumentenmarkt zien we een sterke toename van online bestellingen van wenskaarten en fotoalbums. In Graficus 18/19 van 2008 wordt gemeld dat dienstverlener Greetz in 2007 in Nederland 2,2 miljoen online aangeboden en door hen geprinte kaarten heeft verstuurd, twee keer zoveel als in 2006. Ook voor 2008 wordt een sterke groei verwacht. Blijkbaar blijft een fysiek bezorgde kaart nog steeds interessant, ondanks de vele mogelijkheden om elektronische kaarten te sturen. Greetz neemt niet voor niets Kaartenhuis over, dat de mogelijkheid biedt om digitale e-cards te sturen. Op de website van Kaartenhuis komt een link naar Greetz voor echte kaarten, met naar verwachting een hoge doorklik-rate. Met name de HP Indigo wordt veel ingezet voor de productie van fotoalbums die de consument via een website kan samenstellen. Daarbij is de opkomst van de digitale camera natuurlijk een drijvende factor van belang. Albumprinter in Den Haag heeft voor dit doel tien HP Indigo-persen staan met de HP Scalable RIP Solution (HP SRS), een geautomatiseerde workflowoplossing die het mogelijk maakt om jobs centraal te verwerken en op meerdere HP Indigo-persen tegelijk te drukken. Ook in België, Duitsland, Engeland en Italië zien we dergelijke dienstverleners, zoals CeWe Color AG & Co. OHG in het Duitse Oldenburg, dat in totaal 22 HP Indigo-drukpersen heeft staan. De persen worden ingezet voor de productie van een scala aan gepersonaliseerd materiaal, zoals fotoboeken, kalenders, wenskaarten, businesscards en speelkaarten voor consumenten en professionele fotografen.

36


Conclusies Hoewel de ontwikkeling van web to print nog in volle gang is, zowel aan de vraag- als de aanbodzijde, kunnen we toch al een aantal conclusies trekken uit het voorgaande. Duidelijk is dat web to print geen eendagsvlieg is, die na een hypefase weer zal verdwijnen. Ondanks het instorten van de internet-bubble begin deze eeuw en het verdwijnen van een aantal printcommerce-bedrijven blijft het verschijnsel web to print kopers en gebruikers trekken. Dat komt waarschijnlijk omdat dit past bij de wereldwijde megatrends die in het gebruik van internet en nieuwe media zichtbaar zijn. Web to print-toepassingen voorzien in de behoefte aan snel – zonder veel werk en overleg vooraf – ‘regelen’ van drukwerkproducten, met name bij kleine bedrijven en consumenten. Deze ontwikkeling is verder ook logisch gezien het groeiende gebruik van internet bij het aankopen van producten en diensten. Een belangrijk punt daarbij is om welk type product het gaat. Het moet gaan om een min of meer gestandaardiseerd product, waarbij de consument zich een goed beeld moet kunnen vormen van wat hij/zij krijgt. Web to print-software probeert dit zo goed mogelijk te visualiseren, niet alleen via een softwareproef, maar in sommige gevallen ook door een 3D-tekening of animatie van het ingebonden eindproduct. Maar zo gauw er afgeweken wordt van standaard producten, materialen of afwerkopties, zal een meer projectachtige benadering van de drukorder nodig zijn, waarbij de adviesfunctie van de grafimediaspecialist weer belangrijk wordt. Hoe snel dat punt bereikt wordt, hangt ook af van de kennis (en bereidheid tot leren) van de gebruiker. Een professionele drukwerkinkoper zal vaak beter bijzondere producten online kunnen bestellen, zeker na enige training of een eerste proeforder. Dit betekent dus dat web to print-software zich nog verder zal ontwikkelen en voor steeds complexere producten ingezet zal worden. Drijvende kracht zijn de lagere prijzen die de klant aangeboden kunnen worden plus de mogelijkheid om met geringe kosten nieuwe klanten te werven of nieuwe producten te kunnen aanbieden (dit speelt sterk bij digitaal drukwerk). Verder bespaart de dienstverlener (als het goed is) tijd en kosten op het gebied van orderafhandeling: offertes, interne opdrachtbonnen, orderzak en ter post bezorging kunnen in hoge mate geautomatiseerd verlopen. Steeds meer web to print-toepassingen gaan hier zelf in voorzien door standaard JDF-koppelingen, impositie en generatie van codes voor pakketbezorgdiensten. Deze functionaliteit is uiteraard ook bruikbaar voor orders die niet online zijn binnengekomen. De uitdaging voor de softwareontwikkelaars blijft om de interface en bediening zo eenvoudig mogelijk te houden, rekening houdend met de kennis van de gebruiker. Web to print past verder ook in de trend om steeds meer applicaties via internet te gebruiken (SaaS, Software as a Service), denk aan Google Apps voor tekstverwerking, agendafuncties, projectmanagement en spreadsheets. DTP is in dat licht een logische volgende stap, ook hier weer voor de incidentele gebruiker die kan kiezen tussen het gratis gebruik van een web to print-systeem bij een steeds grotere reeks aanbieders of licentiekosten dan wel uitbesteding bij een DTP-bureau. Hoewel dit nog niet snel zal leiden tot een ‘InDesign online’, zien we wel de opkomst van web to print-systemen met vrije – niet op templates gebaseerde – opmaak, die snel tot iets aardigs leidt zonder al te veel paletten en instellingen. De leveranciers (en zelfbouwers) van web to print-systemen zullen steeds meer functionaliteit moeten kunnen aanbieden, met name op het gebied van gebruikersvriendelijkheid (AJAX, Flex, Silverlight), complexiteit van de opmaak (met name via InDesign Server of Quark DMS) en workflowfuncties [9]. Daarbij zal de concurrentie vanuit het buitenland toenemen. Diverse web to print-leveranciers hebben kantoren


37

of VAR’s (Value Added Resellers) in meerdere landen of geven aan op zoek te zijn naar dealers in het buitenland. Dit zal leiden tot meer specialisatie en ook tot een zekere consolidatie onder de aanbieders van web to print. Verder is het niet ondenkbaar dat Open Source-initiatieven op dit terrein ontplooid zullen worden, bijvoorbeeld op basis van Open Source DTP-software. Dit zal ook leiden tot lagere prijzen van de commerciële producten. Verder is het waarschijnlijk dat de groei van web to print ook bevorderlijk zal werken voor andere technologieën, zoals workflowsystemen, JDF en digitaal drukken. Grafimediabedrijven zullen deze ontwikkelingen op de voet moeten volgen en daarin stappen moeten zetten, omdat het hier gaat om de uiterst belangrijke interactie met de klant. Veel partijen zijn op dit terrein actief, zowel grafimediabedrijven als tussenpersonen (reclamebureaus, drukwerkadviseurs, communicatieadviseurs et cetera). Juist de grafische verkopers en accountmanagers zullen heel goed op de hoogte moeten zijn van de mogelijkheden van web to print om klanten hierin goed te kunnen adviseren. Het management moet dit actief stimuleren, samen met de verkoop concepten bedenken om de web to print-activiteiten op de markt te zetten en de implementatie ervan aansturen en regelmatig evalueren. Voor de prepress afdeling betekent dit: minder simpel DTP-werk en meer aandacht voor de manier waarop de aanwas van binnenkomende PDF’s goed geautomatiseerd verwerkt kan worden. Voor interne ICTmedewerkers zal het volledige productieproces aandacht nodig hebben, van bestelling tot verzending en facturatie.

38


Overzicht web to printsystemen in Nederland Vanwege het grote aantal web to print-systemen is het in dit kader niet mogelijk om deze allemaal aan bod te laten komen. We hebben daarom een selectie gemaakt van de systemen die al enige tijd in Nederland op de markt verkrijgbaar zijn en een Nederlandse vertegenwoordiging of wederverkoper hebben. In eigen huis ontwikkelde software wordt aan het einde van dit overzicht kort besproken. Bij voorbaat onze excuses voor de software die niet in dit overzicht kon worden meegenomen; het gaat dan ook om een momentopname.

AdLizard Leverancier: AdLizard.net Categorie: Create and order ads (3) Producttypen: Advertenties Opmaak-engine: Adobe InDesign Server Beschikbaar als: Licentie of hosted/ASP (AdLizard Portal) Website: www.adlizard.com AdLizard is ontwikkeld voor het online aanmaken van advertenties. Het wordt met name gebruikt bij krantenuitgevers. De software is zowel beschikbaar volgens een ASP-model als via licentie. Het is mogelijk om te starten met AdLizard Portal en later zelf de licentie aan te schaffen en te hosten. Via een SDK (Software Development Kit) zijn de workflow en de interface aan te passen. De software is in staat om modulaire advertenties te maken, wat inhoudt dat verschillende deeldocumenten gecombineerd kunnen worden in een hoofdtemplate. Daarbij kunnen de diverse onderdelen netjes worden uitgelijnd via de zogenaamde Smart Snap-functionaliteit, maar het proces kan ook volledig worden geautomatiseerd. AdLizard kan gekoppeld worden met Color Factory van Fotoware, zodat afbeeldingen die geüploaded worden, automatisch kunnen worden gecontroleerd en gecorrigeerd kunnen op resolutie, kleur et cetera. Door het gebruik van Adobe InDesign Server worden zaken als ‘feathering’ (passend maken van tekst door aanpassen van de interlinie) en schaduweffecten mogelijk gemaakt.

Adobe Scene7 Template Publishing Leverancier: Adobe Systems Categorie: WBP and print (2) Producttypen: Datasheets, visitekaartjes, advertenties, brochures, catalogi Opmaak-engine: waarschijnlijk Adobe InDesign Server Beschikbaar als: Licentie Website: www.scene7.com Scene7 is een zeer recente ontwikkeling van Adobe die een breed scala aan tools omvat die naast web to print ook andere functies biedt zoals media asset management, elektronische catalogi en videostreaming. Hoewel nog niet bekend is wie in Nederland de verkoop en ondersteuning van deze producten gaan doen zal het gezien de positie van Adobe op termijn wel een belangrijke speler gaan worden.


39

Cacidi Extreme Enterprise Server Leverancier: Cacidi Systems Categorie: WBP and print (2) Producttypen: Datasheets, visitekaartjes, advertenties, brochures, catalogi Opmaak-engine: Adobe InDesign Server Beschikbaar als: Licentie Website: www.Cacidi.nl Extreme Server 2 is volgens Cacidi in zeer korte tijd te installeren, waarbij de dienstverlener ook de eigen ‘look and feel’ kan aanpassen door logo’s, kleuren en fonts in te stellen voor de webtoepassing. Na opgeven van de tekst en uploaden/kiezen van afbeeldingen kan de opmaak worden gegenereerd via de Export-knop; deze zorgt ervoor dat InDesign Server met deze invoer en het gekozen template een InDesign-bestand genereert met een daarvan afgeleid PDF-bestand. Deze laatste kan in de browser worden beoordeeld; daarnaast worden ook e-mailberichten verzonden met een link naar de hoge-resolutie PDF. Templates kunnen worden gemaakt in Adobe InDesign; een Cacidi-plug-in biedt extra functies via een apart palet. Ook het uploaden van de templates naar de server gebeurt vanuit InDesign. Cacidi kan worden gekoppeld met externe databases, zodat ook daaruit gegevens kunnen worden opgehaald. De beheermogelijkheden zijn uitgebreid en kunnen volledig online worden bediend.

Docuboxx Leverancier: ISI Publishing Innovators Categorie: WBP and print (2) Producttypen: Visitekaartjes, posters, brochures et cetera Opmaak-engine: Adobe InDesign Server Beschikbaar als: Licentie of hosted/ASP Website: www.isi.nl Docuboxx is door ISI geïntroduceerd als opvolger van Cardboxx, dat van oorsprong werd ontwikkeld op basis van Filemaker Pro en (Apple) scripting van Adobe InDesign. Docuboxx is volledig ontwikkeld in .NET en gebruikt Adobe InDesign Server voor de opmaak van uiteenlopende producten op basis van InDesigntemplates. Er zijn vier versies van Docuboxx beschikbaar: Docuboxx Entry (gehost bij ISI), Docuboxx Basic (maximaal 6.000 hi-res publicaties per jaar), Docuboxx Pro en Docuboxx Entry. Bij de eerste twee is de uitvoer alleen een hi-res PDF-bestand, bij de laatste twee kunnen ook InDesign-bestanden als eindresultaat worden geleverd. Voor vrije opmaak is DocuDesign beschikbaar, dat werkt met een op Flash gebaseerde interface. De workflow verloopt hoofdzakelijk volgens de beschreven werkwijze bij Categorie 2; op ieder moment kan de gebruiker een preview opvragen die leidt tot een PDF die is opgemaakt door InDesign Server. De door de gebruiker opgegeven gegevens worden uitgebreid gecontroleerd op basis van instelbare formats, zoals e-mail, telefoonnummers, doorkiesnummers et cetera. Notificaties worden geregeld via e-mail naar per klant instelbare adressen; op die manier is ook autorisatie door een aparte medewerker binnen het bedrijf mogelijk wanneer een bepaald budget wordt overschreden. DTP-operators kunnen door hen gemaakte InDesign-templates uploaden naar de Docuboxx-server en de daarin aanwezige kaders koppelen aan velden uit de interne database (MS SQL Server Express). Ook kan de beheerder zelf bepalen welke velden in de webinterface getoond moeten worden.

40


Indien gewenst kan tekst passend worden gemaakt binnen een bepaald kader. Door het gebruik van InDesign Server kan een automatisch aangemaakt InDesign-document door de gebruiker worden doorgestuurd naar een DTP-bureau voor verdere bewerking. Via maatwerk is het mogelijk om ook NAW-gegevens te importeren vanuit een ERP- of printprocurementsysteem, bijvoorbeeld in XML- of Excel-formaat. Docuboxx kan gegevens uitwisselen met een MIS-systeem op basis van XML- of JDF-job-intent; er zijn koppelingen gemaakt met onder andere XGram, CERM, Drumis en Multipress. Het MIS bepaalt dan meestal een nieuw ordernummer en stuurt dat naar Docuboxx, dat ervoor zorgt dat de uiteindelijke PDF aan de order wordt gekoppeld. Ook de oplage, afleveradres et cetera worden uitgewisseld. Tijdens drupa 2008 werd onder andere een koppeling met de Cumulus-beeldbanksoftware gedemonstreerd. Verder is inmiddels ook Docuboxx Web Shop beschikbaar, dat geïntegreerd kan worden met Docuboxx en dat online betaalmogelijkheden biedt. Docuboxx is beschikbaar in verschillende talen, zoals Nederlands, Engels, Duits en Frans. DocuBoxx wordt in diverse landen in Europa gebruikt, onder andere in Nederland, België en Duitsland.

Digilink PrintShop, iDesign Leverancier: Digilink Categorie: WBP and print (2) Producttypen: Visitekaartjes, posters, brochures, nieuwsbrieven et cetera Opmaak-engine: PDFlib (Digilink PrintShop), Adobe InDesign Server (iDesign) Beschikbaar als: Licentie Website: www.digilink.nl Digilink PrintShop (niet te verwarren met PrintShop Web van Objectif Lune Benelux) is begonnen als een uitbreiding op het door hen ontwikkelde Mediabase asset-managementsysteem. Het is gebaseerd op PDF-templates die via een plug-in in Acrobat kunnen worden voorzien van kaders waarin de online ingevoerde gegevens worden geplaatst. Daarbij wordt de koppeling met de gegevens gelegd via de naam van een bepaald user-defined veld uit Mediabase. Afbeeldingen kunnen worden opgehaald vanuit de MS SQL Server-database van Mediabase, inclusief de metadata. Het is daarbij mogelijk om maskers en lagen in afbeeldingen te gebruiken. Het uploaden van nieuwe afbeeldingen gaat via MediaMover, een door DigiLink ontwikkelde Java-applet. Na het invoeren van gegevens wordt een PDF-proef getoond; deze kan eventueel nog aangepast worden en na akkoord komt deze in een winkelwagentje. Digilink PrintShop kan worden gekoppeld met een MIS-systeem op basis van XML, onder andere met XGram. Het is mogelijk om berekeningen uit te voeren via VBscript, dat aan een veld gekoppeld kan worden. Verder kan worden ingesteld wat er moet gebeuren als een naam niet in een kader past, bijvoorbeeld korps of interlinie verkleinen; het is ook mogelijk om de tekst af te spatiëren. Bij de keuze van een template is het mogelijk om de kosten te tonen op basis van de oplage; het is ook mogelijk om eventuele voorraadstanden te zien. Komt deze beneden een bepaalde grens, dan kan men


41

snel briefpapier bijbestellen; de stand van de voorraad kan ook uit Xgram komen. Optioneel kunnen online betalingen via iDeal worden ondersteund. Ook een optie is step & repeat van de PDF-resultaten via de Stacker-optie. iDesign is een nieuw product van Digilink, dat is ontwikkeld in Adobe Flex en gebruikt kan worden buiten Mediabase om. Er kan zowel op basis van templates als volledig vrij mee worden gewerkt. De manier van werken volgt die van een DTP-toepassing, waarbij men tekst, afbeeldingen en kleurelementen naar eigen inzicht op de pagina plaatst. Afbeeldingen kunnen worden geüploaded en worden geselecteerd uit een willekeurige beeldbank via Web Services. Het resultaat kan worden gerenderd door PDFlib naar PDF of door InDesign Server naar InDesign.

Digital StoreFront Leverancier: Efi Categorie: Upload and print (1) Producttypen: n.v.t. Opmaak-engine: n.v.t. Beschikbaar als: Licentie of via ASP (hosting in Pittsburg, USA, Europees centrum komt eind dit jaar) Website: http://www.efi.com/products/web to print/digital-storefront/ Digital Store Front biedt de mogelijkheid om klanten digitale bestanden te laten aanleveren via internet, deze indien nodig om te zetten naar PDF, te preflighten en te voorzien van een digitale opdrachtbon. Verder is het mogelijk om per klant een webwinkel in te richten waar digitale bestanden ‘op voorraad’ staan, zodat herdrukken op afroep uitgevoerd kunnen worden. Dit noemt men de ‘catalogus’. Digital StoreFront is ontwikkeld in .NET. Bestanden kunnen ook op basis van sjablonen worden aangepast wat betreft vormgeving, en er zijn opties voor het toevoegen van variabele data aan een basisdocument. Hosting vindt plaats op basis van licentiemodel; het programma gebruikt MS SQL Server als database en is beschikbaar in dertien talen, inclusief Nederlands. De taal die wordt gebruikt, wordt geselecteerd overeenkomstig de taal van de browser. Met het standaardproduct zijn vijf webshops voor verschillende klanten te maken. De dienstverlener kan deze zelf op maat aanmaken en inrichten. Mogelijkheden voor variabele data kunnen worden gerealiseerd via externe tools, zoals FusionPro of XMPie (de XMPie-plug-in wordt meegeleverd). Met het door klanten gratis te downloaden PrintMessenger (voor Windows en Mac OS) kan de eindgebruiker direct vanuit de applicatie printen naar Digital StoreFront. Ook op de website kunnen MS Office-bestanden worden omgezet naar PDF; het is mogelijk om in één keer meerdere bestanden te uploaden. Ten slotte kan de klant ook via cd of dvd bestanden aanleveren die in de catalogus geplaatst moeten worden. Bij een bestelling kunnen papiersoort, afmetingen, bindwijze (op basis van afbeeldingen), oplage en levertijd worden opgegeven. Het resultaat wordt in de vorm van een preview getoond, inclusief bijvoorbeeld een wire-O-binding. Verder is het mogelijk om variabele data mee te geven in de vorm van een Excel-spreadsheet; dit spreadsheet kan vanuit de browser worden gemanipuleerd om de juiste tekstvelden te kiezen. Voor optimalisatie van de printeruitvoer wordt PPML ondersteund. Het resultaat van een bestelling is een PDF plus een jobticket, dat doorgestuurd kan worden naar de

42


printer. Digital StoreFront kan direct worden gekoppeld met Fiery-servers en Efi-workflowsystemen. Ook is integratie mogelijk met de PrintSmith- en Hagen-MISsystemen. Statusmeldingen vinden plaats via e-mailnotificatie. Voor prijscalculaties zijn verschillende prijsberekeningen instelbaar; een handige optie is dat deze gebaseerd zijn op Microsoft Excel, waarmee veel gebruikers al ervaring hebben. De prijzen per handeling/materiaal moeten wel eerst op de website worden ingevoerd. Er is ook een spoedoptie instelbaar, die uiteraard ook meer kost. Het is mogelijk om creditcardbetalingen af te handelen. De orders worden vastgelegd in een SQL Serverdatabase en kunnen van daaruit eventueel worden doorgestuurd naar een facturatiesysteem. Digital StoreFront is verkrijgbaar via leveranciers van Efi-servers, onder andere Canon en Ricoh. Volgens Efi wordt Digital StoreFront wereldwijd op meer dan 2500 locaties gebruikt. Het instapmodel kost ongeveer 20.000 euro.

FLO Suite Web2Print Edition Leverancier: Digital Media Partners, België Categorie: WBP and print (2) Producttypen: visitekaartjes, huisstijlen, posters, brochures, e-cards, e-mail mailing et cetera Opmaak-engine: onbekend, PDF-gebaseerd; Base Edition: InDesign CS3 Server Beschikbaar als: Licentie Website: http://www.dmp-int.com FLO Suite Web2Print Edition is een versimpelde versie van FLO Suite, werkt op basis van PDF-templates en levert als eindresultaat ook een PDF-bestand af. Het is wel mogelijk om de Web2Print Edition op te waarderen naar de Base of Extreme Edition, die werken met Adobe InDesign CS3 Server. De Web2Print Edition maakt gebruik van de printFLO- en contentFLO-modules; het is mogelijk om het uiterlijk van de webshop naar eigen inzicht te veranderen en af te stemmen op de eindgebruiker. Een order wordt gestart door een template te kiezen en de content in te voeren, waarna een PDF-preview in de browser wordt gepresenteerd. Na het aanmaken van een nieuwe publicatie kan deze ook worden gepersonaliseerd. Bestellen gebeurt door oplage, uitvoering en afleveradres te specificeren; ook is een prijsberekening mogelijk. Het eindresultaat (PDF) kan eventueel ook worden gemaild naar een lijst met afleveradressen voor online mailingtoepassingen en eCards. Het belangrijke verschil met de Base Edition is dat daar meer maatwerk bij komt kijken; verder gebruikt de Base Edition InDesign Server als engine en kent daarom minder beperkingen in de opmaak. Door de ondersteuning van InDesign-templates zijn dan bijvoorbeeld ook advertenties, brochures en nieuwsbrieven mogelijk. De Base Edition heeft ook beeldbankfunctionaliteit via de Erez Imaging Server (assetFLO). Gegevens kunnen worden opgeslagen in een interne database of er kan met een bestaande database worden gekoppeld.


43

Eindresultaat is nu een PDF- of een InDesign-bestand/package. Het is ook mogelijk om e-mails te genereren en HTML op websites te updaten. Dor het gebruik van een database voor de content is nu ook workflowcontrole en beheer/accordering van de content mogelijk. De beperking van de Base Edition ten opzichte van de Extreme Edition is dat het aantal drukklare PDF-bestanden dat wordt gegenereerd, is beperkt tot een maximum van vijfhonderd per maand.

FlowOnline Leverancier: Applify Categorie: WBP and print (2) Producttypen: visitekaartjes, huisstijlen, mailings, nieuwsbrieven et cetera Opmaak-engine: PDFlib Beschikbaar als: Licentie (ook ASP-versie: FlowOnline Portal) Website: http://www.applify.com Applify levert naast hun MIS-systeem FlowCalc ook een web to print-oplossing onder de naam FlowOnline. Deze maakt gebruik van PDF-templates. Na het invullen van de nodige velden en het kiezen of uploaden van foto’s wordt een PDF-preview gegenereerd, waarna ook opties voor de bestelling kunnen worden opgegeven. Deze worden opgeslagen in een jobticket, dat doorgestuurd kan worden naar FlowCalc, het MIS-systeem van Applify. Statusmeldingen worden via e-mail naar de klant gestuurd. Verder is het mogelijk om variabele data toe te voegen door het uploaden van een adressenbestand. Er zijn diverse aanvullende modules beschikbaar: FlowOnline Templates: hiermee kunnen gebieden in een template worden verplaatst of vergroot/verkleind worden. Ook kunnen wijzigingen in een gebied afhankelijk worden gemaakt van wijzigingen in een ander gebied. Hiervan wordt steeds een realtime preview geboden. FlowOnline Catalog: geeft een overzicht van de templates en producten die voor een klant beschikbaar zijn. FlowOnline Approve: maakt het mogelijk om een specifieke workflow op te zetten voor beoordeling en goedkeuring. FlowOnline Digital Asset Management: biedt beeldbankfunctionaliteit; in combinatie met de optie Beeldbewerking kunnen ook tint, helderheid en verzadiging van kleuren worden aangepast, afbeeldingen geroteerd worden en kan de uitsnede worden bepaald. FlowOnline Payment: voor betaling via creditcard of online betaalmiddelen. Verder kan het systeem worden gekoppeld met FlowPDF, een PDF-workflowsysteem gebaseerd op componenten van PuzzleFlow. Het systeem wordt onder meer gebruikt door de website DmCards.nl.

44


iQPublisher Leverancier: iQBase Categorie: WBP and print (2) Producttypen: visitekaartjes, huisstijlen, advertenties, kalenders et cetera Opmaak-engine: Adobe InDesign plus AppleScript Beschikbaar als: Licentie Website: http://www.iqpublisher.nl iQPublisher maakt gebruik van gestructureerde e-mail en PDF-formulieren voor het bestellen van standaard printorders met variabele gegevens. Het is zowel via een intranet als via een website te gebruiken. De werkwijze is zoals bij de meeste web to printtoepassingen als volgt: – Inloggen op de website. – Kiezen van een template/publicatie. – Invullen van een aantal velden, waarbij afwijkende typografie zoals cursief en vet kan worden aangegeven met codes in de tekst. – Aanmaak van de lay-out in PDF via InDesign of PDFlib; positie en afmetingen van bepaalde kaders passen zich daarbij aan de hoeveelheid tekst aan. – De PDF wordt gemaild naar het opgegeven e-mailadres en kan ook gepreviewd worden in de browser. – Bij correcties kan het proces herhaald worden. Bijzonder is dat de communicatie met de opmaak-engine plaatsvindt via e-mail of FTP. Vanwege het gebruik van AppleScript dient de opmaak-engine op een Macintosh te worden geïnstalleerd.


45

iWay Leverancier: Press-sense Categorie: WBP and print (2) Producttypen: visitekaartjes, huisstijlen, vouchers, mailings et cetera Opmaak-engine: eigen PDF-engine Beschikbaar als: Licentie of volgens ASP-model Website: http://www.press-sense.com Tijdens drupa 2008 werd versie 5.0 van iWay eïntroduceerd; deze is beschikbaar als licentie of volgens het ASP-model (via OrderSense in de VS en via Transeo Media in Engeland). Verder is er ook een multisite-licentie mogelijk. Ook wordt het door een aantal leveranciers als OEM-product verkocht, zoals Océ (PRISMAweb), Xerox (Freeflow Web Services) en PressTek (zowel de licentie als de ASP-variant). Verder zijn er partnerships gesloten met Kodak en Xeikon [6]. Na inloggen kan de gebruiker voor een bepaalde categorie van producten kiezen en ziet daarvan een (op de gebruiker afgestemde) catalogus. Na kiezen van een bepaald product kan informatie worden opgegeven via een webformulier; deze wordt in een template geplaatst en als preview in de browser getoond. Als extra optie is het mogelijk om een database met adressen te uploaden voor het personaliseren van dit resultaat, bijvoorbeeld in CSV-formaat (tekst). Daarbij wordt gebruikgemaakt van de WCS/Darwin-engine van Kodak/Creo. Op deze manier kan bijvoorbeeld een mailing gemaakt worden met een op de persoon afgestemd aanbod. Bij het plaatsen van de order berekent het systeem de kostprijs, waarbij ook een advies kan worden gegeven over verwerking via offset of digitaal drukken. De klant kan bij de order ook een kostenplaats opgeven. Basale ordergegevens, zoals afleveradres en oplage, kunnen beschikbaar worden gesteld als XML-bestand of als JDF-jobintent. De onderliggende database kan MS Access zijn of MySQL; ook het gebruik van MS SQL Server is mogelijk. Orderoverzichten voor de dienstverlener zijn te sorteren op datum, klant et cetera; ook kunnen deze naar Excel worden geëxporteerd. iWay verzorgt ook het op inslagschema zetten van de gegenereerde PDF’s, kan omgaan met verschillende valuta en is verkrijgbaar in verschillende talen: Frans, Engels, Spaans et cetera. Press-Sense Manager is ontwikkeld als een aanvullende module bedoeld voor accountmanagers, die hiermee snel offertes, facturen et cetera kunnen maken. Met dit product is het ook mogelijk om bestanden uit andere bronnen (bijvoorbeeld e-mail, cd, dvd) te combineren met online aangemaakte orders.

Marvia Leverancier: Marvia Categorie: WBP and print (2) Producttypen: Brochures, visitekaartjes, tickets Opmaak-engine: Adobe InDesign Beschikbaar als: SaaS Website: http://getmarvia.com De Marvia interface is ontwikkeld in Adobe Flex; het maakt gebruik van templates die uit verschillende onderdelen kunnen worden samengesteld waarvan de tekst en afbeelding instelbaar zijn door de gebruiker. Via drag & drop kunnen deze onderdelen op een pagina worden geplaatst waarbij de afmetingen aangepast kunnen worden afhankelijk van het aantal onderdelen.

46


Marvia richt zich op de markt van kleine ondernemingen en consumenten, en werkt volgens het ASP model. Op de grafische vakbeurs Gorinchem in februari 2009 werd Marvia getoond op de stand van Rainbow Solutions, waar het gekoppeld was met het PrintVis MIS systeem.

Media Toolbox Leverancier: Penthion Categorie: Create and order ads (3) Producttypen: Advertenties Opmaak-engine: Adobe InDesign Beschikbaar als: Licentie Website: http://www.penthion.nl Penthion is de Nederlandse distributeur van het redactionele systeem Doris32. In samenwerking met de Informatiefabriek is een online systeem voor opmaak van advertenties ontwikkeld de Media Toolbox. Het front-end daarvan maakt gebruik van Flash, eindresultaat is een PDF die doorgeplaatst kan worden naar het administratieve systeem van een uitgever. Op de website is een voorbeeld te zien van het produceren van een makelaarsadvertentie. Dat verloopt via de volgende stappen. Als eerste worden de huizen voor de advertentie geselecteerd; de gebruiker kan de gegevens zelf invoeren of kiezen vanuit een database. Het is mogelijk om informatie uit een eigen systeem te importeren of om tekst te knippen en plakken vanuit MS Word; afbeeldingen


47

kunnen worden geüploaded. De gegevens worden bewaard, zodat deze later opnieuw zijn te gebruiken. Daarna wordt de publicatie geselecteerd waarin de advertentie moet verschijnen, en wordt een daarmee overeenkomende lay-out gekozen. Daarna kunnen de verschillende huizen naar een positie in de lay-out worden gesleept. Binnen vijftien minuten wordt dan een proef van de advertentie gemaakt; daarbij kunnen nog aanwijzingen worden meegegeven voor eventuele aanpassingen door een DTP-operator. Na goedkeuring en opgave van de ordergegevens wordt de advertentie doorgeplaatst naar het systeem van de uitgever.

Pageflex StoreFront Leverancier: BitStream Categorie: WBP and print (2) Producttypen: visitekaartjes, huisstijlen, mailings, brochures et cetera Opmaak-engine: NuDoc (een eigen ontwikkeling), Adobe PDF Library Beschikbaar als: Licentie Website: http://www.bitstream.com Pageflex is een onderdeel van Bitstream Inc. en ontwikkelde al in 1999 een Wysiwyg-webeditor. De opmaak-engine is het door henzelf ontwikkelde NuDoc, dat gebaseerd is op XML. Onlangs kondigde het bedrijf echter aan in de toekomst ook gebruik te gaan maken van een Adobe InDesign-workflow. PageFlex StoreFront is een modulair systeem waarmee het mogelijk is om webshops te maken voor drukwerk en merchandising. Het kent mogelijkheden voor variabele data printing en heeft opties voor het online aanpassen van de opmaak en voor prijscalculatie en bestellen van drukwerk. Daarnaast heeft het ook crossmediamogelijkheden richting e-mail en website.

48


Printshop Web Leverancier: Objectif Lune Benelux BV Categorie: On-line VDP (4) Producttypen: visitekaartjes, promotioneel drukwerk, variabele data et cetera Opmaak-engine: Eigen PDF-generator Beschikbaar als: Licentie Website: http://www.objectiflune.nl Printshop Web is eigenlijk de online variant van het bekende PrintShop Mail, waarmee variabele-datatoepassingen geproduceerd kunnen worden. Daarnaast kan het ook voor print on demand worden gebruikt. Een bijzondere eigenschap van dit pakket is dat het een geoptimaliseerde printstream kan leveren die, in combinatie met PrintShop Mail bij de dienstverlener, efficiënt gebruikmaakt van de RIP-capaciteit van een digitale printer. De actuele versie op dit moment is 2.2; deze biedt ondersteuning voor reguliere expressies en beschikt over ‘rich text editor’velden. Ook nieuw zijn een shopping cart (zodat in één keer meerdere publicaties besteld kunnen worden), autorisatiestap en e-mailnotificaties. Collecties van afbeeldingen zijn aan te maken en te gebruiken bij variabele data. Ondersteunt nu ook steunkleuren in samenwerking met Printshop Mail/Server 6.1. De prijsberekening laat nu verschillende BTW-tarieven per land toe en kent ook verzendkosten. Ook zijn dagen instelbaar waarop geen bestellingen geplaatst kunnen worden. De gebruikersrechten zijn nu meer in detail instelbaar. De ordergegevens kunnen worden geëxporteerd als XML-bestanden.

SMIC, Pagebreak Leverancier: De Jonge Helden Categorie: WBP and print (2) Producttypen: Nieuwsbrieven, verenigingsbladen, Pagebreak: advertenties en brochures. Opmaak-engine: PDFlib Beschikbaar als: ASP-model, licentie Website: http://www.smic.nl De Jonge Helden hebben SMIC ontwikkeld voor de productie van verenigingsbladen, nieuwsbrieven et cetera. Het idee was dat een grafische leek zelf of in een kleine groep een verenigingsblad moet kunnen maken. Door het gebruik van een digitale kleurenprinter (HP Indigo 5000) kunnen zij een lage paginaprijs bereiken en is de vereniging in staat professionele adverteerders te interesseren. De Jonge Helden zet de software op ASP-basis in, maar de software is ook te koop. SMIC biedt ook de mogelijkheid om adreslijsten van leden te beheren; De Jonge Helden regelt dan de productie inclusief verzending.


49

Een tweede tool is Pagebreak: hiermee kan de gebruiker tekst en beeld online invoeren en plaatsen op een standaard pagina met vaste indelingen. Het resultaat kan weer gebruikt worden in SMIC. Pagebreak wordt bijvoorbeeld gebruikt door een makelaar voor brochures met woningpresentaties.

Vit2Print Leverancier: NSS (Net & Storage Solutions) Categorie: WBP and print (2) Producttypen: visitekaartjes, huisstijlen, advertenties, brochures, datasheets et cetera Opmaak-engine: PDFlib of InDesign Server Beschikbaar als: Licentie Website: http://www.vit2print.com Vit2Print is een modulair systeem, waarvan FormVit de meest basale component is. Deze werkt met PDFlib of InDesign Server als opmaak-engine en voorziet in de gebruikelijke web to print-functies: keuze van een template, invullen van bepaalde velden, uploaden van afbeeldingen en het maken van een preview in de browser. Via webservices kan deze gekoppeld worden met een beeldbank, CRM- of MIS-systeem. De templates kunnen worden gemaakt in InDesign. Er is een ImageTool waarmee afbeeldingen kunnen worden uitgesneden, gespiegeld, geroteerd en verscherpt. Ook zijn er variabele-dataopties door het uploaden van een Excel- of tekstbestand. Daarnaast zijn er de volgende aanvullende modules, voor een deel gebaseerd op InDesign Server: – PuzzleVit voor het positioneren van advertenties die uit diverse deelblokken bestaan, zoals makelaars- en retailadvertenties. Deze module wordt onder andere gebruikt bij uitgever Roularta. – CorrectVit voor online correctie van InDesign-documenten. De gebruiker ziet de verschillende versies van een document, kan deze waar nodig aanpassen en krijgt een overzicht van alle modificaties die eerder zijn gedaan. – TransVit voor vertalingen van InDesign-documenten. De vertaler ziet de oorspronkelijke tekst plus de lay-out op het scherm en kan direct zien of zijn vertaling in de opmaak past. Is ook bruikbaar voor verpakkingen. – PhotoVit: deze biedt beeldbankfunctionaliteit. Vit2Print is verkrijgbaar in zes talen. De modules draaien op het Macintosh-platform en gebruiken MySQL als database.

50


XMAPS Leverancier: Screens & Pages Categorie: WBP and print (2) Producttypen: Retailkranten, nieuwsbrieven, posters, rapporten, POS-materiaal, advertenties et cetera Opmaak-engine: PDFlib of InDesign CS3 (Server) Beschikbaar als: Licentie Website: http://www.xmaps.nl XMAPS is een modulair systeem dat werkt op basis van een generieke XML-documentbeschrijving. Het biedt verschillende opmaak-engines, zoals InDesign voor off-line toepassingen, InDesign Server en PDFlib voor web to print en tevens XSL-FO. Via verschillende front-ends kunnen webportals worden gerealiseerd met verschillende functionaliteit en configureerbare workflow.

Zo biedt XMAPS Retail de mogelijkheid om, na uploaden van data vanuit een ERP-systeem of spreadsheet, online retailbrochures in te delen en te produceren. Daarbij kunnen vorm, afmetingen en positie van ieder artikel automatisch of interactief in de browser worden gedefinieerd en gewijzigd. Ook kunnen verschillende paginatemplates worden geselecteerd; de templates kunnen door een DTP-operator in InDesign Server worden aangemaakt. Via InDesign Server kan een proef worden gegenereerd, die indien nodig kan worden doorgestuurd naar een DTP-bureau voor verdere finetuning of direct naar PDF kan worden omgezet. Daarbij kan een koppeling worden gemaakt met een beeldbank voor de artikelafbeeldingen en logo’s. Gegevens worden opgeslagen in een MS SQL Server-database en kunnen op verschillende manieren worden hergebruikt. Het front-end is ontwikkeld in .NET en maakt intensief gebruik van AJAX-technieken. XMAPS Report is bedoeld voor automatische opmaak van rapporten en artikelen vanuit een geupload MS-Word bestand. Dit wordt eerst automatisch omgezet naar XML en vervolgens zowel door InDesign Server opgemaakt richting PDF of open InDesign bestand. Ook kunnen HTML pagina’s in verschillende varianten worden gegenereerd. Een nieuwe ontwikkeling is XMAPS Portal; dit integreert upload en preflight van PDF bestanden met web to print functionaliteit. Preflight en bestellen en plaatsen van de order in een MIS-systeem is mogelijk op basis van JDF.


51

De XMAPS-opmaak-engines kunnen ook worden gekoppeld met een eigen website-applicatie via webservices; op die manier zijn diverse web to print-toepassingen gerealiseerd, onder andere voor opmaak van nieuwsbrieven, personeelsadvertenties en on-demand winkelposters. Op de grafische vakbeurs Gorinchem in februari 2009 werd het XMAPS portal via JDF gekoppeld met het Optimus 2020 MIS systeem en met PuzzleFlow van Ready4Print.

XMPie uStore Leverancier: Xerox Categorie: Online VDP (4) Producttypen: Brochures, mailings, uitnodigingen, campagnemateriaal, gepersonaliseerde e-mail Opmaak-engine: InDesign Server Beschikbaar als: Licentie Website: http://www.xmpie.com XMPie is een afdeling van Xerox die software ontwikkelt voor verschillende toepassingen, zoals variabele data printing (inclusief variabele data in afbeeldingen via UImage), crossmedia, één-op-één marketingcampagnes en web to print-toepassingen. In het laatste geval gaat het om uStore, een standaard product (‘boxed solution’) en uGen, dat meer een modulaire toolkit is. Met uStore is het mogelijk om een website te maken waarop de gebruiker een bepaalde template kan kiezen en vervolgens een Access-database of Excel-spreadsheet kan uploaden met variabele gegevens. Ook is het mogelijk om de gegevens uit een externe SQL-database te halen. Daarbij kunnen de velden door de gebruiker op elkaar worden afgestemd en worden samengevoegd tot één regel in de uitvoer. Het is ook mogelijk om bepaalde velden automatisch in te vullen op basis van de inlog van de gebruiker, bijvoorbeeld bij welke afdeling deze werkt. Vervolgens kan een proef bekeken worden en kan een bestelling worden geplaatst met prijsopgave. Naast uitvoer naar een printer kunnen ook gepersonaliseerde e-mails worden geproduceerd. De templates worden gemaakt met andere XMPie-producten, zoals uDirect. Dergelijke websites kunnen volledig op een bepaalde gebruikersgroep worden afgestemd. Met behulp van uEdit kan de gebruiker ook de documenten zelf aanpassen; dit gebeurt direct in het document zelf. De maker van de template kan bepalen welke elementen aanpasbaar zijn. Het is bijvoorbeeld mogelijk om afbeeldingen te schalen, uitsnede te bepalen, kleuren te veranderen et cetera. Met uStore is het mogelijk meerdere printorders te combineren tot één printjob die apart gesorteerd kan worden.

52


XPression Manager Leverancier: XPression bv Categorie: WBP and print (2), online VDP (4) Producttypen: Visitekaartjes, huisstijlen, nieuwsbrieven, marketingmaterialen Opmaak-engine: PDFlib en InDesign Server Beschikbaar als: SaaS Website: http://www.xpressionmanager.nl Xpression Manager biedt naast de gebruikelijke web to print functies ook de mogelijkheid om crossmediale campagnes te faciliteren via variabele data. Daarbij kunnen ook e-mails en HTML pagina’s gegenereerd worden. Voor de opmaak van nieuwsbrieven wordt de XMAPS engine voor Adobe InDesign Server toegepast, de simpele lay-outs worden gegenereerd via PDFlib. Op de grafische vakbeurs Gorinchem in februari 2009 werd XPression Manager via JDF gekoppeld met het Optimus 2020 MIS systeem.

Door grafimediabedrijven zelf ontwikkelde oplossingen Naast de genoemde, algemeen (in Nederland) verkrijgbare web to print-toepassingen zijn er ook nogal wat systemen in eigen beheer ontwikkeld door zowel grafische bedrijven als reclamebureaus, marketingconsultants et cetera. Soms wordt daarbij gebruikgemaakt van softwarebibliotheken, zoals PDFlib, of van de scriptingmogelijkheden van Adobe InDesign, Adobe InDesign Server, Quark Digital Media Server et cetera. Het voordeel van deze benadering is dat men de gebruikersinterface en workflow volledig zelf kan bepalen en kan afstemmen op de klanten. Nadeel is dat de doorlooptijd en kosten hoog zijn en dat een


53

goede kennis van webprogrammeertechnieken en automatische opmaak vereist is, plus vaardigheden op het gebied van projectleiding. Verder mist men de kans om de software (meerdere keren) te verkopen ter compensatie van de R&D-inspanningen. Gezien het steeds groter wordende aanbod van web to print-software met steeds betere prijs-prestatieverhouding en het snel stijgende verwachtingspatroon van klanten moeten de voor- en nadelen van volledig in eigen huis ontwikkelen regelmatig kritisch geëvalueerd worden.

Enkele bekende voorbeelden zijn: AdNovate: online opmaaksysteem voor advertenties, met tevens een slim businessmodel, waardoor ‘lege’ ruimte tegen gunstige prijzen verkocht kan worden. Premediabedrijf ImageWorld ontwikkelde samen met Media Republic in korte tijd een winkelpostertoepassing voor KPN tijdens het EK voetbal; daarbij werd gebruikgemaakt van Flash in combinatie met XMAPS voor PDFlib. Joh Enschedé: op basis van Flex en InDesign Server ontwikkelde men een geavanceerd systeem voor onder andere alle printuitingen van De Nederlandse Bank; daarbij worden bijvoorbeeld ook grafieken gegenereerd op basis van Excelgegevens. Meyson Communicatie: ontwikkelde MediaMaker op basis van PHP en InDesign, waarmee personeelsadvertenties, rapporten en financiële verslagen online gemaakt kunnen worden. De Amerikaanse vestiging van Multicopy heeft MyDocs Online ontwikkeld, waarmee bijvoorbeeld visitekaartjes, kerst- en wenskaarten, kalenders et cetera online kunnen worden besteld. Deze toepassing biedt tracking & tracing, rapportages en verzending naar verschillende locaties. Ovimex: gebruikt Quark DMS om web to print-toepassingen te maken met uitvoer richting de eigen HP Indigo. De Postbank won zelfs een POD Award in 2006 met een toepassing voor het ontwerpen van een persoonlijke pinpas, waarbij de website uiteraard een belangrijke rol speelde. Bedrijven zoals Quantes en TED Gigaprint (myphotofun.nl) hebben (soms in samenwerking met externe softwareontwikkelaars) online toepassingen ontwikkeld voor het bestellen van fotoboeken. De ICT-afdeling van Thieme Groep heeft de online bestelmodule EASY ontwikkeld, die gebaseerd is op de iText PDF-generator. Daarnaast biedt men uitgevers Easy2Publish aan, een online redactioneel systeem, dat gebaseerd is op de CenShare-software. De DTP-werkzaamheden daarvoor worden in India uitgevoerd via NinTec. VistaPrint is inmiddels een bekende naam, mede door het tegen zeer concurrerende prijzen leveren van visitekaartjes, wenskaarten, kalenders en T-shirts. Een belangrijke schakel daarin is de web to print-toepassing waarmee men templates kan kiezen, de NAW-gegevens kan opgeven en de bestelling kan plaatsen. Ook heeft men veel aandacht besteed aan de software voor efficiënte afhandeling van de vele kleine orders.

54


Referenties [1] Web to print: does the Second Step ignite? In: Drupa Technology Guide Web to print, Drupa Messe 2008

[2] On-line advertentie opmaak Peter Luit VEA-rapport, november 2004

[3] E-Enablement - The Future of Graphic Communications InfoTrends rapport, maart 2008

[4] Web-Enabled Print Architectures Adam Dewitz School of Print Media, Rochester Institute of Technology, januari 2008

[5] From templatized documents to templatized workflow R. Hu, on Demand Journal, 2004

[6] Web2Print In: Pers nr 11, 14 juni 2008

[7] Tenders binnenslepen met een webwinkel In: Compres nr 16, 10 oktober 2007

[8] Printmedia onder de loep Martijn Gussekloo en Margot Lodewijk In: Print Buyer 2, februari 2008

[9] Web to Print 2.0: Revolution der Medienvorstufe? Bernd Zipper In: Publishing Praxis 3-4/2008


55

56


Cahier. Web to Print. Internettechnologie in een grafische workflow. Door: Roelof Janssen

Recommend Documents