Cafeteria cserekártya rendelés Felhasználói útmutató 2012. április 25.
Az OTP Cafeteria kártyák érvényességi ideje három év. A három éves érvényességi idő elteltével a cafeteria kártyák lejárnak. A cserekártyát megrendelheti a munkáltató és a kártyabirtokos is. Alapesetben a cafeteria kártya lejártáról az a munkáltató kap értesítést, aki legutoljára töltötte fel a kártyát. Ha a munkavállaló már nem dolgozik a munkáltatónál, vagy a munkáltató nem kíván kártyát rendelni számára, akkor lehetősége van a cserekártya megrendelésének az elutasítására. Ebben az esetben a kártyabirtokosnak saját magának kell a cserekártyát megrendelnie. A lejárat pontos időpontja a kártyán feltüntetett hónap utolsó napja. A cserekártya díja 1.500 Ft+ÁFA/db, az összeg az igénylőt terheli. Ha a cserekártyát a munkaadó rendeli a munkaadót terheli a kártyadíj, ha a kártyabirtokos rendeli a kártyát, a kártyadíj is őt terheli. Az igénylést követően az OTP Pénztárszolgáltató Zrt. számlát állít ki a kártyadíjról. A díj befizetését követően indítjuk el a kártyagyártást, az elkészült kártyát 10 napon belül postai úton juttatjuk el a kártyabirtokos címére. Munkáltatón keresztül történő megrendelés esetén lehetőség van arra, hogy a társkártyákat egy kötegben a munkáltatóhoz kézbesítsük.
1 Cserekártya megrendelés menete a munkáltató részéről Pénztárszolgáltató értesítést küld a munkáltatónak e-mailben az általa rendelt főkártyák lejárta előtt 1 hónappal.
1/11
1. ábra
Ezt követően a munkáltató az ügyfélkapura fellépve a megrendelései menüpont alatt láthatja, hogy mely kártyák fognak lejárni. 2. ábra
2. ábra
2/11
A megrendelést két féle képpen intézheti. 1. Ha kevés munkavállalóról kell dönteni, akkor a „részletek” gomb megnyomásával a listában szereplő személyekről egyesével dönthet. 3. ábra
3. ábra
Ekkor minden munkavállalónál egyesével ki tudja választania, hogy: a) Megrendel b) Nem rendel meg c) Töröl a) Ha megredndeli, akkor a cserekártya legyártjuk és postán a munkavállalónak kiküldjük. b) Ha „nem rendeli meg”, akkor a munkavállalónak saját magának kell megrendelnie a kártyát. (ez nem jelenti feltétlenül, hogy már nem dolgozik a cégnél). c) Ha pedig a „töröl” opciót választja, akkor a munkavállaló kikerül a munkáltató alol (ennek majd később esetleg statisztikai szerepe lehet).
2. Ha a munkáltatónál nagyon sok kártya fog egyszerre lejárni, akkor lehetősége van arra, hogy exportálja a lejáró kártyák adatait egy excel fájlban és saját számítógépén esetlegesen jobban
3/11
átlátja és könnyebben kezeli a munkavállalók listáját. Ebben az esetben az „export” gombot kell megnyomni és meghatározni, hogy hova kerüljön lementésre a fájl. 4. ábra
4. ábra
A lementett fájl megnyitását követően a megfelelő betűk beírásával dönthet a lejárt kártyák sorsáról. 5. ábra
5. ábra
4/11
M – megrendel E – elutasít (ott dolgozik a munkavállaló de a munkáltató nem akar neki kártyát rendelni) T – tötöl (abban az esetben ha a munkavállaó már nem volgozik a cégnél) A bemutatott esetben Horvát Istvánnak megrendeljük, Kun Zsoltnak elutasítjuk a kártyarendelést. A kitöltött fájlt a mentést követően vissza kell importálni a rendszerbe. Ennek során a „tallózás” gomb megnyomásával kell a megfelelő fájlt kiválasztani 6. ábra és a „mehet” gombbal beemelni a portálunkra. 7. ábra
6. ábra
5/11
7. ábra
Az importálás után az állapot tartalma frissül az excel fájlban megadottaknak. 8. ábra
8. ábra
Ha lista feldologzását nem tudja befejezni, akkor a kilépés során a program automatikus menti a már eldöntött kártyák opcióját.
6/11
Véglegesíteni csak akkor tudja a listát, ha minden munkavállaóról döntött. Ha döntött arról, hogy a munkavállaló kártyáját megrendeli, akkor az az „ÁLLAPOT” oszlopban látható. Ha minden munkavállaóról döntött, csak akkor jelenik „végelegesít” gomb, amellyel jóváhagyhatja a listát. 9. ábra
9. ábra
A véglegesítés gomb megnyomása után egy figyelmezető üzenet jelenik meg
10. ábra
7/11
Miután megerősítette a megrendlési szándékát, a sikeres megrendelésről szintén egy üzenet tájékoztatja Önt. 11 ábra
11. ábra
A 12. ábrán látható, hogy egy kártyát rendelt meg a 2-ből. A „Kártyák” linkre kattintva megtekintheti a részletezést. 13. ábra
12. ábra
8/11
13. ábra
Amint az OTP Pénztárszolgáltató feldolgozta a megrendelést erről értesítést küld az Ön részére. Ez email tartalmazza a számlát is. 14. ábra, 15. ábra
14. ábra
A csatolmányban szereplő számla:
9/11
15. ábra
10/11
A számla kiegyenlítését követően elkezdődik a kártya legyártása. Ekkor még az eredeti főkártya akítv. Ekkor az ügyfélkapun látható, hogy a munkavállaló cserekártyája megrendelésre került, a megrendelés díja kiegyenlítésre került. 16. ábra
14. ábra
Ezután a cserekártyát postán küldjük el a munkavállalónak. Miután a kártyabirtokos (a munkavállaló) aktiválta a cserekértyát a főkártya érvényét veszti és a cserekártya lesz az aktív kártya.
11/11
