COMMUNICATIEPLAN DOMOTICA PROJECT
AMERPOORT &REINAERDE
31 juli 2012
INHOUDSOPGAVE Afbakening Probleemanalyse Organisatiedoelen Communicatieboodschap Communicatiestrategie Communicatiedoelen Doelgroepen Middelenmatrix Planning communicatieactiviteiten Begroting Evaluatie Bijlagen
31 juli 2012
AFBAKENING Couperus Communicatie zal zich ten behoeve van dit project richten op de interne communicatie. Focus ligt daarbij op de overall projectcommunicatie. Implementatie-communicatie valt nadrukkelijk niet binnen de scope van dit communicatieplan. Wel kan incidenteel door leden van het projectteam advies worden gevraagd als het gaat om communicatie rond de implementatie, verandering van werkwijzen etc. Couperus Communicatie heeft daarbij een coachende rol. Rolverdeling Couperus Communicatie fungeert als aanjager van de communicatie: ontwikkelt plannen en enthousiasmeert, betrekt de communicatieafdelingen van zowel Amerpoort als Reinaerde, zoekt samenwerking met andere onderdelen (bv. afdeling Cliëntenparticipatie, Studio10), coördineert de samenwerking, en bewaakt de voortgang bij de uitvoering. Het voorliggende communicatieplan is overkoepelend voor het hele project. Voor elke deelfase zal een kort communicatieplan met doelgroep/middelenmatrix worden uitgewerkt. De deelfases staan vermeld in de communicatiekalender. Reinaerde, Amerpoort en In voor Zorg Het project Domotica is een samenwerkingsverband tussen Reinaerde en Amerpoort. Belangrijk is dat het project in beide organisaties goed onder de aandacht wordt gebracht. Daarnaast is het project onderdeel van 'In voor zorg'. De communicatieboodschap houdt hiermee rekening. We spreken over implementatielocaties (en niet over pilots). Tijdspad Het project loopt tot en met de geslaagde implementatie op drie locaties: 1. Nachtzorg Nieuwenoord (Amerpoort, Baarn) - vernieuwing 2. Meridiaan (Reinaerde, IJsselstein) - nieuwe toepassingen 3. LG/NAH (4 locaties Reinaerde) - proceskant (NB: deze doelgroep heeft Amerpoort niet!) Streefdatum voor de afronding van het project is 1 juli 2013.
31 juli 2012
PROBLEEM ANALYSE De organisatie loopt tegen de volgende problemen aan: • inzet domotica kan als onpersoonlijk en 'koud' worden gezien • personeel ervaart juist het persoonlijk contact met de cliënt als leukste onderdeel van het werk • personeel heeft te weinig kennis van het domotica-aanbod Reinaerde/Amerpoort • cliënten en vertegenwoordigers zijn niet op de hoogte van het domotica-aanbod Reinaerde/Amerpoort • op de locatie zelf aangeschafte systemen zorgen voor vermindering risicobeheersing • managers voelen zich onvoldoende verantwoordelijk voor het aanbieden van domotica Driehoek Cliënt - Medewerkers - Organisatie: voorlichting mogelijkheden, nieuwe procedures, ondersteuningsplan, training Driehoek Zorg - Huisvesting - ICT: nieuwe procedures, samenwerking, productenboek domotica (1e concept staat op WerkWijzer), budgettering, incidentmeldingen, implementatie, onderhoud, monitoring
ORGANISATIEDOELEN Reinaerde en Amerpoort willen binnen het project de volgende veranderingen bereiken: • • • • • • •
de algemene houding ten opzichte van de inzet domotica is positief het aanbieden van domotica wordt een vast onderdeel van het ondersteuningsplan personeel is op de hoogte van het domotica-aanbod Reinaerde/Amerpoort cliënten en vertegenwoordigers zijn op de hoogte van het domotica-aanbod Reinaerde/Amerpoort op de locatie worden alleen systemen aangeschaft uit de producten-dienstencatalogus van ICT managers voelen zich betrokken en verantwoordelijk voor het aanbieden van domotica verbeteren van de samenwerking tussen Huisvesting – ICT – Zorg (processen)
31 juli 2012
COMMUNICATIEBOODSCHAP > De cliënt staat centraal.1 > Domotica draagt bij aan de verhoging van de kwaliteit van bestaan en verhoging van de veiligheid van de cliënt.2 > Toepassing van moderne domotica is (straks) vanzelfsprekend in de zorg.
Onderliggende boodschappen: - Domotica draagt bij aan de zelfredzaamheid/autonomie van de cliënt - Domotica draagt bij aan de veiligheid van de cliënten - Domotica draagt bij aan de veiligheid van de medewerkers - Domotica draagt bij aan de efficiëncy (vermindering werkdruk, andere nadruk in het persoonlijk contact) - Kanttekening: per cliënt de afweging maken tussen veiligheid en privacy 3 Deze thema's keren regelmatig terug in de verschillende communicatieactiviteiten. Uiteraard kunnen het steeds wisselende boodschappen zijn, afhankelijk van het onderwerp.
COMMUNICATIEDOELEN • Medewerkers van Amerpoort en Reinaerde weten wat domotica is (Kennis) • Gebruikers (cliënten, verwanten, begeleiders en paramedici, gedragskundigen, managers) zijn op de hoogte van het aanbod en de mogelijkheden van domotica binnen Reinaerde/Amerpoort (Kennis) • Domotica wordt begrepen als een middel tot verhoging van de kwaliteit van bestaan van de cliënt (Begrip) • Medewerkers, cliënten en verwanten zijn positief over inzet van domotica (Overtuigen) • Domotica wordt opgenomen als standaard onderdeel van het ondersteuningsplan (Scholing & Doen) De kloof tussen de projectbedenkers en de cliënten en de begeleiders/paramedici dichten door Informeren, Dialoog en Scholing (Kennis - Houding - Gedrag):4
BEWUST MAKEN/ VERLEIDEN 1 2 3 4
BEGRIP KWEKEN
Visie en beleidsuitgangspunten, p. 7 Domotica - vanzelfsprekend in zorg, p. 5 "Domotica in Beeld", p. 50 Vrij naar model van Quirke
31 juli 2012
OVERTUIGEN
SCHOLING
DOEN
COMMUNICATIESTRATEGIE Voor dit project is van belang dat er regelmatig communicatieactiviteiten zijn tijdens de loop van het project, zodat domotica in beeld blijft. Daarbij is het van belang om de dialoog op te zoeken met de cliënten en medewerkers die met domotica gaan werken. Het ligt voor de hand om domotica ook letterlijk in beeld te brengen d.m.v. korte filmpjes die de kijker laten zien wat domotica kunnen bijdragen aan het levensgeluk en kwaliteit van bestaan van cliënten. Om een positief gevoel te verbinden aan domotica adviseer ik om een mascotte te bedenken. Een eenvoudig figuurtje dat positief en aaibaar is en speelse associaties oproept. Positief - Goede voorbeelden van cliënten (en begeleiders) onder de aandacht brengen, liefst d.m.v. korte videos - Vieren van successen: steeds als iets nieuws wordt opgeleverd, vragen wij aandacht - Probeer aan te haken bij actuele maatschappelijke thema's zoals duurzaamheid en langer thuis wonen. - Korte promotievideo ontwikkelen waarin de elementen fun/entertainment, modern en eenvoudig terugkomen 5
Dialoog * Interne obstakels en mogelijke weerstand worden erkend en serieus genomen: dialoog! Niet alleen dialoog via social media, maar ook om persoonlijke dialoog. Social Media Social media zijn hierbij inzetbaar voor het creëren van een platform waar de dialoog kan worden aangegaan met de betrokkenen. Dialoog aanwakkeren, kennis verzamelen, entertainment, communicatie. Transparantie Niet alleen successen vieren, maar ook berichten over tegenslagen binnen het project. Dit komt ten goede aan de resultaten van de dialoog tijdens het project. Modern comfort: Attractief "Attractive things work better"- Donald Norman Domotica presenteren als modern en comfort verhogend. Maak ook gebruik van nieuwe, frisse communicatiemiddelen om dit uit te stralen.
5
‘Dialoog werkt het beste in een zorgorganisatie’, aldus het projectteam.
31 juli 2012
DOELGROEPEN & MIDDELENMATRIX Interne doelgroepen 6 1. Cliënten a. implementatielocatie b. algemeen c. raden 2. Cliëntvertegenwoordigers a. implementatielocatie b. algemeen c. raden 3. Professionals in de zorg a. implementatielocatie: begeleiders b. gedragskundigen, paramedici c. alle medewerkers van Reinaerde/Amerpoort 4. Managers in de zorg a. implementatielocatie b. algemeen 5. Raad van Bestuur, MT's
Externe doelgroepen 1. Gemeentes 2. Andere zorgorganisaties 3. Verwijzer Deze doelgroepen vallen niet binnen de scope van dit communicatietraject, maar worden wel in het achterhoofd gehouden. Gesignaleerd wordt waar mogelijk ook deze doelgroepen in de communicatie kunnen worden meegenomen op deelonderwerpen. Voor het gehele project Domotica is een communicatiekalender vastgesteld. Zie bijlage 1. De doelgroep/middelenmatrix en actieplan is in grote lijnen opgesteld voor het project als geheel. Actieplannen worden voor elke deelfase opgesteld.
6
Communicatiekalender, juni 2012
31 juli 2012
Middelen
Doelgroepen
Bezoek (presenta tie, rondleidin g, infobijeenko mst)
Persoonl ijk
Scholing
Gesprek Brief
Reinaerde:
Amerpoort
Uiteraerd Reinaerdig Reinaerde Kijker
AmerBreed ATV
Ambassadeurs
Intranet
Website
Magazines
Hyves
Zorgvisie
Facebook
Markant
Youtube
Smart Homes
Projectleider Aandachtsfunctionarissen
E-mail
Social Media
Twitter
Cliënten a. implementatielocatie b. algemeen c. raden Cliëntvertegenwoordi gers a. implementatielocatie b. algemeen c. raden Professionals in de zorg implementatielocatie: begeleiders Gedragskundigen, (Pra)medici
X X
X
X X X
X
X X
X X X
X X X
X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Directie (RvB, MT's)
X
X
31 juli 2012
X
X
Managers
Externe Doelgroepen
X X X
X X X
Medewerkers
OR
X X X
X
X
X X
X
X
PROJECTKALENDER EN GLOBAAL ACTIEPLAN 2012 - 2013
Wat Inhoudelijk v v v
A A N D A C H T ^ ^ ^
Wanneer
Extra
Juni/juli
Hoe & Wie
Let op:
Deelplan1
Cliënt centraal
Deelplan 1
Start Dialoog via SoMe
Deelplan 2 Deelplan 2 Deelplan 3 Deelplan 3
Ambassadeurs
Visie/Beleid Domotica in Beeld
P O S I T I E V E
Wat Projectmatig (mijlpalen)
Productboek Domotica
sept
Film uitleg met mascotte
Start impl. 1 Film vb. Els
Incidentmelding Start impl. 2 Eind impl. 1
Film vb. impl. 1
Procedures Werkwijzer Kwaliteitshandboek Start impl. 3 Eind impl. 2 Eind impl. 3 Geslaagde implementaties + evaluatie + uitrol
31 juli 2012
Afronding Project
Juli 2013
Film vb. impl. 2 Film vb. impl. 3 PromoFilm: compilatie Externe Media aandacht
Deelplan 4 Deelplan 4 Deelplan 5 Deelplan 6
Ambassadeurs Doel: Domotica in O.P.?
Ambassadeurs Doel Doel Cliënt centraal + Vanzelfsprekend in Zorg
UITVOERING De uitvoering wordt gecoördineerd en deels uitgevoerd door Couperus Communicatie. Zij zoekt daarbij samenwerking met: -
de communicatieafdelingen van Amerpoort en Reinaerde aandachtsfunctionarissen domotica de projectleider Erna Maas en projectcoach Johan Dijkhuizen kunnen een rol spelen als ambassadeurs van het project. de afdelingen Cliëntenparticipatie van Amerpoort en Reinaerde Reinaerde Studio 10, Computerschool Amerpoort
De taakverdeling en tijdsplanning wordt per deel van het project vastgelegd in een deelcommunicatieplan. De communicatie rond de implementatie op de werkvloer valt niet binnen de scope van dit communicatieplan. Deze wordt verzorgd door de leden van het projectteam Domotica. Als zij hierbij advies nodig hebben, kunnen zij terecht bij Couperus Communicatie.
BEGROTING De productie van communicatiemiddelen moet zoveel mogelijk intern binnen Amerpoort en Reinaerde worden gerealiseerd. Dit kan via de reguliere media en in samenwerking met bijvoorbeeld de productie van de ReinaerdeKijker en door ATV. Verder worden met name social media ingezet als extra communicatiemiddel. Deze middelen zijn kostenloos. Er moet echter wel rekening mee worden gehouden dat het beheren van deze middelen wel tijd kost. In de begroting voor het projectteam is een post van 12.000 euro gereserveerd voor communicatie. Bij algemene kosten is een post van 20.000 euro opgenomen voor communicatie en vergaderingen.7
7
Domotica - vanzelfsprekend in Zorg, p.38
31 juli 2012
Onderdeel
Begroting
Communicatieadviseur: Aanwezigheid projectteam, coördinatie en uitvoering Schatting 32 uur per deelplan
11.520, -
Video Opnamekosten en productiekosten 4 korte videos van maximaal 3 - 5 minuten 1 promotievideo (compilatie)
5.000,- (fictief)
Inrichten en beheer Social Media Doorlopend van sept 2012 - juli 2013 (10 maanden, 4 uur)
3.200,-
Overige communicatiemiddelen
1.000,-
Totaal
20.720,-
EVALUATIE Na de afronding van elk communicatiedeelplan vindt een korte evaluatie plaats. Zo nodig wordt in het vervolg van de acties in de communicatiekalender bijgestuurd. Bijsturing is gemakkelijk te realiseren, omdat per deel van het project een apart actieplan wordt gemaakt.
31 juli 2012
Bijlage 1 - Communicatiekalender Zomer 2012 - Project Domotica Maand Jun 2012
Jun 2012
Aug 2012
Jun 2012
Aug/Sep 2012
???
Jun 2012
Jun 2012
31 juli 2012
Aanleiding Visie en beleidsuitgangspunten vastgesteld en gecommuniceerd Kick-off voor de implementatielocatie Werkwijzen wijzigingsbeheer vanuit ICT vastgesteld Uitkomsten 0-meting samenwerking zorg, huisvesting, ICT Werkwijzen gebruik domotica in zorg opgesteld: De processen instrumenten die Martijn en Adriënne gaan aanpakken Werkwijze incidentbeheer vastgesteld Change advisory board ingericht
Werkwijze domotica in jaarplannen 2013 inclusief bugetten
Doelgroep Managers algemeen
Doel/Boodschap Informeren en agenderen in werkoverleggen
Managers implementatielocati e Medewerkers ICT
Informeren over opzet en plannen van het project
Afdeling ICT Afdeling huisvesting Zorg??? Medewerkers implementatielocati e
Informeren uitkomsten Doorvertalen naar aandachtspunten/actiepunt en Zo werkt het in het vervolg. Graag jullie feedback over x maanden.
Managers zorg Professionals zorg
Werkafspraken communiceren
Huisvesting ICT Managers zorg Professionals zorg ??? Managers zorg Directeuren
Werkafspraken communiceren
Werkafspraken communiceren NB: Formeel wellicht niet in scope project
???
Aug ???
Invoering Wet Zorg en Dwang en relevantie voor domotica/het project Inventarisatie domotica/productenboe k domotica
???
Format businessscase opgeleverd
Aug/sep
Analyse huidige situatie en voorstel werkwijzen, per implementatielocatie Plan van aanpak per implementatielocatie
Aug/sep
Aug
Functioneel programma van eisen – per implementatielocatie
Aug/Sep
Businesscase – per implementatielocatie Besluitvorming – per implementaielocatie
Aug/Sep
???
Doorlope nd
31 juli 2012
Taak-functieomschrijving aandachtsfunctionarisse n Projectsuccessen en voortgang
Nader te bepalen
Nader te bepalen
Afdeling ICT Afdeling Huisvesting Medewerkers zorg Managers zorg Managers
Informeren Werkafspraken en dienstverlening ICT communiceren Informeren Werkafspraken communiceren Bewustwording Werkafspraken communiceren
Managers implementatielocati e Managers en professionals implementaitelocati e Managers en professionals implementatielocati e Managers Directeuren Managers en professionals van de implementatielocati e Managers Directeuren
Alle medewerkers MT
Bewustwording Werkafspraken communiceren Informeren Toetsen
Informeren, voorbereiden besluitvorming Informeren en bewustwording
Informeren Oproep tot aanstellen van dergelijke functionarissen De organisatie informeren over de successen en
Amerpoort/Reinaerd e
Doorlope nd
Aanwakkeren dialoog over het onderwerp
Consequenties voor samenwerking met gemeenten
31 juli 2012
Alle medewerkers MT Amerpoort/Reinaerd e Gemeenten – Wmo
resultaten van het project via reguliere en met name ook niet-reguliere communicatievormen Via sociale media dialoog over en daarmee ook promotie van het onderwerp aanwakker Samenwerking afstemmen en gemaakte afspraken communiceren
