gr
Collectief West GRONINGEN
1
Kwaliteitshandboek Collectief Groningen West Versie: Versiedatum:
2015-02 22-06-2015
Auteur(s):
Gert-Jan Stoeten, coördinator inhoudelijke zaken; Henk Oosting, coördinator algemene zaken; Berend Steenbergen, bestuurslid; Paul Tameling, bestuurslid; Kor de Boer, bestuurslid/penningmeester; Genoemde bestuursleden vormen de werkgroep “Organisatie”.
Datum afgifte certificaat:
30 juli 2015
2
Inhoudsopgave 1 1.1
Gegevens Gegevens collectief
6 6
1.2
De organisatie
7
1.3
Mandaten binnen het collectief
9
2 2.1
Interne audit en geschillen Kwaliteitsborging met interne audit
12 12
2.2
Geschillenprocedure
14
3 3.1
Administratie & Financieel beheer Het administratief beheer systeem
16 16
3.2
Uitvoering administratie
17
3.3
Betaling deelnemers
20
3.4
Het betaalverzoek en de verantwoording van het betaalverzoek
22
4 4.1
Contracten Deelnemerscontracten
25 25
4.2
Contracten met derden (indien van toepassing)
27
5 5.1
Het beheerplanproces Voorintekening
30 30
5.2
Opstellen concept beheerplan en beheerplan
32
5.3
Ecologische toets
34
6 6.1
Controle Schouw
36 36
6.2
Sanctie- of herstelbeleid van het collectief
36
6.3
Controles NVWA
40
7 7.1
Evaluatie Beheermonitoring
43 43
7.2
Evaluatie beheer per beheertype
45
7.3
Evaluatie met deelnemers
47
7.4
Wijzigen van het beheerplan
48
7.5
Evaluatie met provincie
50
8
Kwaliteit van de organisatie
52
3
8.1
Kwaliteit van de bestuurders
52
8.2
Kwaliteit van de medewerkers
53
8.3
Kennis toereikend en op peil
54
8.4
Kennisborging en -ontwikkeling bij de bestuurders van het collectief
55
8.5
Kennisborging en -ontwikkeling bij de medewerker(s) van het collectief
56
8.6
Kennisborging en- ontwikkeling bij de deelnemers
57
Begrippenlijst
59
Checklist t.a.v. programma van eisen
63
4
Gegevens
5
1 Gegevens Collectief Groningen West
1.1 Gegevens collectief Samenstelling van het collectief Het Collectief Groningen West bestaat uit de volgende Agrarische Natuurverenigingen: De Eendracht, Stad en Ommeland, Boer en Natuur ZWK Optioneel: organogram van bovenstaande
Rechtsvorm collectief (En daarmee de relatie met de leden/ deelnemers) Vereniging met leden. Uit artikel 3 van de statuten: Leden kunnen slechts zijn natuurlijke personen, niet-rechtspersoonlijkheid bezittende combinaties als in artikel 3.2 bedoeld en rechtspersonen, die voldoen aan de navolgende eisen: a. bekwaam zijn om verbintenissen aan te gaan en niet in staat van faillissement verkeren; en b. binnen het werkgebied van de vereniging: een agrarisch bedrijf (doen) uitoefenen; of agrarisch natuur-en/of landschapsbeheer (doen) uitoefenen. (Zie verder de bijgevoegde statuten)
Volledig rechtsbevoegde persoon Freek Nieuwenhuis, voorzitter, Kor de Boer, penningmeester, Peter van Dam, secretaris. Het bestuur bestaat in totaal uit zeven leden. Genoemd drietal en verder: Berend Steenbergen; Sierd Posthumus; Willem Cazemier; Paul Tameling. Er wordt binnenkort nog gewerkt aan een verdere verdeling van portefeuilles, zoals P.R. beleid en personele zaken. Ook is er al een werkgroep “Organisatie”. (zie hierboven bij de auteurs) Alle formele zaken betreffende het bestuur, zoals dagelijks bestuur, commissies, reglement en besluitvorming, worden beschreven in de artikels 9 t/m 13 van de statuten. Artikel 12: “De vereniging wordt vertegenwoordigd door het bestuur. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders”. Artikel 13: “Het bestuur kan aan één of meer personen, al dan niet in dienst van de vereniging, procuratie of anderszins doorlopende vertegenwoordigingsbevoegdheid verlenen”. (zie voor volledige tekst de statuten)
Gebied waarop het collectief zich richt Het collectief richt zich op de gebieden van de drie genoemde Agrarische Natuurverenigingen.
6
Aandachtsgebieden collectief (inclusief leefgebieden en beheertypen) Leefgebied open graslanden. Het bijbehorende beheer bestaat in dit werkgebied voornamelijk uit weidevogelbeheer. Ook maatregelen voor overwinterende soorten als de Goudplevier kunnen hiervan deel uitmaken. Droge en natte dooradering, waarvan het landschapsonderhoud in het singelgebied van het Westerkwartier een belangrijk onderdeel is. T.z.t. zullen de waterdiensten in samenspraak met provincie Groningen en waterschappen worden geconcretiseerd en door het collectief worden aangeboden.
Bijlagen Verplicht: kaartje van begrenzing gebied Verplicht: statuten Optioneel: eigen documenten (bijvoorbeeld huishoudelijke reglement of nadere uitwerkingen protocollen) t.z.t. Gebiedsofferte
1.2 De organisatie
Welke functies worden binnen het collectief onderscheiden?
-
Bestuurder Coördinator algemene zaken Coördinator inhoudelijke zaken Administratief Medewerker Veldcoördinator (tevens aansturing monitoring) Veldmedewerker (o.a. flexibel maaien, advies beheer etc.) Ecologische expert (inkoop op basis van concrete vragen)
Voorbeelden van functieprofielen voor deze functies zijn beschikbaar via SCAN
Wijze waarop de financiële aansprakelijkheid van bestuurders van het collectief is gedekt Bestuurders aansprakelijkheidsverzekering
Vast aanspreekpunt voor betaalorgaan Coördinator algemene zaken
7
Vast aanspreekpunt voor deelnemers Coördinator inhoudelijke zaken
8
1.3 Mandaten binnen het collectief Mandaat voor het invoeren van data in het financiële en administratieve systeem Medewerker heeft hiervoor mandaat van het volledige bestuur. Voor het invoeren en wijzigen van gegevens in de perceel registratie geldt tevens een mandaat/ goedkeuring van de betreffende deelnemer Coördinatoren, met optie tot mandatering naar administratief medewerker
Mandaat voor het uitvoeren van betalingsopdrachten Medewerker heeft mandaat om tot een bepaald bedrag (per betaalopdracht en/of per betaalrun) zelfstandig een betalingsopdracht uit te voeren. Daarboven kan een betalingsopdracht alleen uitgevoerd worden met instemming/paraaf of handtekening van een daartoe bevoegd bestuurslid Coördinatoren, met optie tot mandatering naar administratief medewerker. In hoofdstuk 3.2 staat beschreven tot welke bedragen dit mandaat gaat.
Mandaat voor het uitvoeren van schouw Medewerker en/of externen hebben mandaat van het bestuur om op basis van een door het bestuur vastgestelde steekproef te schouwen bij deelnemers waar een deelnemerscontract mee is afgesloten Coördinator inhoudelijke zaken
Mandaat voor het opleggen van sancties n.a.v. de schouw en het door sanctioneren van sancties vanuit de subsidieverstrekker Het bestuur kan sancties, die voortvloeien uit de schouw, opleggen aan de deelnemer. Zij kan sancties die volgen uit de sancties vanuit de subsidieverstrekker door berekenen, conform afspraken in de beheerovereenkomst. Besluiten hierover worden genomen in de bestuursvergadering. (Volstrekte meerderheid van stemmen; bij staking van de stemmen heeft de voorzitter een beslissende stem; artikel 11.5 van de statuten)
Mandaat voor het ondertekenen van de intentieverklaring voorintekening Medewerker heeft mandaat om namens het bestuur een intentieverklaring voorgenomen beheer tijdens de voorintekening in 2014/2015 te ondertekenen Coördinatoren
9
Mandaat voor het ondertekenen voor een tussentijdse wijziging in de beheerafspraken*) Medewerker heeft mandaat om kleine wijzigingen in de deelnemerscontracten aan te brengen voor zover die betrekking hebben op het lopende jaar, ecologisch verantwoord zijn en minimale verhoging van de beheerkosten met zich meebrengen (bedrag of percentage afspreken) op voorwaarde dat deelnemer instemt met de wijziging1 Coördinatoren
*) Is altijd een tweezijdig wijzigen van contracten, passend binnen de gebiedsaanvraag – zie ook paragraaf 4.1 Beheercontracten
10
Interne audit en klachten
11
2 Interne audit en geschillen 2.1 Kwaliteitsborging met interne audit
Hoe wordt gewerkt met de interne audit? Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd:
-
Tweejaarlijks vindt er binnen de eigen organisatie een interne audit plaats. In principe doen we de interne voordat een externe audit gaat plaatsvinden. De eerste interne audit zal in ieder geval plaatsvinden in oktober 2016.
Wie is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van de interne audit: -
Het bestuur, met het iniatief door de werkgroep Kwaliteit.
Door wie wordt de interne audit uitgevoerd: - Door het bestuur en de coördinatoren. Er wordt gezorgd voor voldoende objectiviteit.
Hoe wordt de interne audit uitgevoerd?
Systematische, vooraf vastgestelde aanpak bij het uitvoeren van de controle van interne processen. Gebruik ‘Checklist Interne Audit‘ (bijgevoegd) Tevens worden intern voortgangsgesprekken gevoerd met de medewerkers. Vanaf 2017 wordt de systematiek van voortgangsgesprekken uitgebouwd naar een systematiek met functionering en/of beoordelingsgesprekken.
Hoe worden de resultaten doorgevoerd ter verbetering van de organisatie:
12
De verbeterpunten naar aanleiding van de interne audit en de besluiten voor wijzigingen in de praktijk worden doorgevoerd in de organisatie. Het bestuur neemt hierover de besluiten op voorstellen van de coördinator algemene zaken. We houden de vinger aan de pols middels voortgangsgesprekken en regelmatig overleg met alle medewerkers.
Hoe worden de resultaten van de interne audits vastgelegd in het administratieve systeem? Beoordeel daarbij ook of de wijzigingen gevolgen hebben voor het kwaliteitshandboek. Wie voert deze wijzigingen door? De bevindingen van de audit worden administratief vastgelegd. Van de gesprekken worden verslagen gemaakt. De afspraken komen in de vervolggesprekken regelmatig weer aan de orde. De coördinator algemene zaken bewaakt de voortgang van dit proces en zorgt voor de update van het handboek in dezen.
13
2.2 Geschillenprocedure Waarom heeft een collectief een geschillenprocedure? Klik hier
Hoe ziet de geschillenprocedure er uit? Geef aan hoe het collectief haar interne geschillenprocedure heeft ingericht Hiervoor kunnen de bij het model kwaliteitshandboek bijgevoegde richtlijnen worden gebruikt De procedure voor afhandeling van een klacht en een geschil zal nog nader worden omschreven in een protocol. Een klacht zal in eerste instantie worden behandeld op het niveau van de coördinatoren. Leidt dit niet tot tevredenheid dan zal het bestuur worden ingeschakeld. Blijft er sprake van een geschil dan zal een gecertificeerd mediat0r of een ander onafhankelijk persoon een advies aan het bestuur geven. Indien geen oplossing mogelijk, dan wordt er een geschillencommissie benoemd: één persoon door bestuur, één door eiser en één door beide partijen. Het advies van deze commissie wordt als bindend beschouwd.
Hoe heeft het collectief de mogelijkheden tot het indienen van een formeel geschil bekend gemaakt? Dit staat vermeld in het contract en op de website.
Wie is binnen het collectief verantwoordelijk voor de afhandeling van geschillen? Let op: dit is niet dezelfde persoon als degene die het dossier beheert waarop de klacht betrekking heeft. De voorzitter van het collectief
Indien gewerkt wordt met een geschillencommissie: hoe borgt het collectief de objectiviteit en onafhankelijkheid van deze geschillencommissie? Zoals hierboven beschreven bij inrichting interne geschillenprocedure
14
Administratie & Financieel beheer
15
3 Administratie & Financieel beheer 3.1 Het administratief beheer systeem Wat is het administratief beheersysteem? Klik hier
Welk administratief beheersysteem wordt door het collectief gebruikt? Het systeem dient te voldoen aan de criteria die door RvO en de Provincies worden gesteld aan data-uitwisseling. Het door SCAN geleverde ICT pakket Indien wordt gewerkt met het door SCAN ontwikkelde ICT pakket voldoet dat automatisch aan de gestelde criteria.
16
3.2 Uitvoering administratie Wie is verantwoordelijk voor de administratie? Klik hier voor een toelichting
Hoe wordt de administratie van het collectief uitgevoerd en door wie? Wie is/ zijn binnen het bestuur eindverantwoordelijk voor het financiële en administratieve beheer? De penningmeester van het bestuur
Als het financiële en administratieve beheer volledig door het collectief zelf wordt uitgevoerd:
Onder verantwoordelijkheid coördinator inhoudelijke zaken contracten etc.
Onder verantwoordelijkheid coördinator algemene zaken de betalingen en de personeelszaken
Mandaat van bestuur om verantwoordelijkheden over te dragen aan medewerker
Als onderdelen van het financiële en administratieve beheer samen worden uitgevoerd met andere collectieven: n.v.t.
Als een deel van het financiële en administratieve beheer wordt uitbesteed aan derden: n.v.t.
Anders
Geef ook aan hoe wordt gezorgd voor back-up van deze systemen/ informatie Er wordt een professioneel, automatisch back-up systeem gehanteerd. Gegevens worden dus ook buiten het pand bewaard.
17
Voor welke administratieve taken is uitdrukkelijk goedkeuring van het bestuur noodzakelijk? Voor contracten langer dan twee jaar en voor essentiële systeemwijzigingen binnen SCAN . De penningmeester en de secretaris dienen hiervoor goedkeuring te geven.
Tot welk bedrag zijn zelfstandige betalingen door de medewerker gelimiteerd? De coördinatoren mogen zelfstandig uitgaven doen tot maximaal € 1500,- voor uitgaven tot € 100.000 is de handtekening vereist van de penningmeester. Voor bedragen daarboven zijn de handtekeningen van minstens drie bestuursleden vereist.
Beschrijf de werkwijze m.b.t. betalingen Zie hierboven. In principe worden de reguliere betalingen verricht door de medewerkers van het kantoor onder verantwoordelijkheid van het bestuur in de persoon van de penningmeester. In het kalenderjaar 2015 (voorbereidingsjaar) worden de nota’s voldaan door de coördinator algemene zaken. Tweemaandelijks neemt hij de bankafschriften door met de penningmeester. Bij akkoord worden de afschriften geparafeerd door de penningmeester. Deze routing zal in 2016 e.v. worden voortgezet.
Beschrijf de werkwijze m.b.t. wijzigingen in perceel registratie Coördinator inhoudelijke zaken is hiervoor verantwoordelijk voor wat betreft wijzigingen in beheer. De overheid is verantwoordelijk voor het aanleveren van de agrarische perceel begrenzingen. Bij eventuele discrepanties tussen de locatie en omvang van het beheer en de locatie en omvang van de agrarische percelen neemt het collectief initiatief voor overleg met de betreffende overheid.
Accountantscontrole Er vindt jaarlijks een accountantscontrole plaats van de financiële boekhouding.
18
Wat wordt gearchiveerd in het administratieve beheersysteem van het collectief? Let op: de voor het Programma van Eisen verplichte documenten zijn vooraf ingevuld. Aanvullende stukken optioneel toe te voegen. Soort document
Hoe lang bewaren
Print of digitaal
Wie archiveert?
Alle originele stukken m.b.t. de gebiedsaanvraag
7 jaar na laatste betaling
Collectief
Lijst met deelnemers
5 jaar
digitaal
Deelnemerscontracten
7 jaar na laatste betaling
origineel in print en voorzien van originele handtekening
GIS gegevens m.b.t. contracten
7 jaar
digitaal en origineel
Collectief
Mutaties in beheercontracten
7 jaar
digitaal
Collectief
Mutaties in beheer t.o.v. gebiedsaanvraag (vóóraf!)
7 jaar
digitaal
Collectief
Resultaten interne audits
Minstens 1 jaar
digitaal
Collectief
Betalingsopdrachten
7 jaar
digitaal
Collectief
Accountantscontrole
5 jaar
digitaal en print
Collectief en accountant
Gebiedsaanvraag Incl. onderliggende stukken
7 jaar na laatste betaling
digitaal en print
Collectief
Betaalverzoek
7 jaar na laatste betaling
Printversie moet zijn ondertekend door bestuur: iemand die in rechte het collectief vertegenwoordigt
Collectief en Provincie
Schouwverslagen
3 jaar
digitaal
Collectief
1 jaar
printversie
Collectief
Collectief
Resultaten en planning beheermonitoring Optioneel t.a.v. PvE: Intentieverklaring
19
Bestuur stukken, zoals verslagen van de vergaderingen
7 jaar
Print en digitaal
Collectief
3.3 Betaling deelnemers Wat wordt betaald aan de deelnemers en wanneer? Klik hier
Hoe wordt uitbetaling aan de deelnemers verricht? Let op: de voor het Programma van Eisen verplichte onderdelen zijn vooraf ingevuld. Aanvullende stukken zijn optioneel toe te voegen. De betalingsopdracht bestaat uit de volgende onderdelen: -
Naam begunstigde Adres begunstigde KVK nummer óf BIN/BSN nummer begunstigde IBAN-rekeningnummer begunstigde Het bedrag dat overgemaakt dient te worden De termijnen van betalingen (indien van toepassing) De prestaties conform achterdeurafspraak waarvoor de betalingen worden verricht De naam en handtekening van degene die handelt namens het bestuur
Optioneel andere zaken die het collectief belangrijk acht om op te nemen in de betaalopdracht
Wanneer wordt uitbetaald aan de deelnemers? Bij naleving van de contractbepalingen vindt binnen 8 weken na afloop van het kalenderjaar de betaling plaats, afhankelijk van uitbetaling door de provincie. Indien de uitbetalingsdatum van de provincie aan het collectief opschuift naar een latere datum, dan is de betalingsdatum aan de deelnemers zes weken na ontvangst van de gelden door het collectief.
Hoe wordt de deelnemer geïnformeerd over de uit te keren uitbetaling? Digitaal of schriftelijk
20
Wie is verantwoordelijk voor uitbetaling aan de deelnemers? (zie ook paragraaf algemene uitbetalingen) Coördinatoren
Hoe wordt jaarlijks een totaaloverzicht gemaakt van alle betalingen per gecontracteerde deelnemer? Onder verantwoordelijkheid van de coördinatoren wordt jaarlijks een totaaloverzicht van de betalingen gemaakt. Dit is onderdeel van de SCAN administratie.
21
3.4 Het betaalverzoek en de verantwoording van het betaalverzoek Klik hier voor meer informatie over de procedure rond het indienen en verantwoorden van het betaalverzoek
Hoe wordt het betaalverzoek ingediend en door wie? Wie is verantwoordelijk voor het voorbereiden? Coördinator algemene zaken
Wie is verantwoordelijk voor het accorderen? Het bestuur van het collectief
Hoe wordt vastgelegd dat goedkeuring is gegeven en waarop goedkeuring is gegeven? In de bestuursvergadering wordt het besluit genomen, dat wordt vastgelegd in het verslag. Tijdens de volgende bestuursvergadering wordt het verslag ter goedkeuring besproken. (tekstueel en inhoudelijk) Goedgekeurde verslagen worden ter vergadering ondertekend door de voorzitter en de secretaris . Deze worden tenminste 7 jaar bewaard.
Wanneer wordt het betaalverzoek ingediend? Het betaalverzoek van het collectief richting de overheid wordt ingediend uiterlijk 1 november van het lopende beheerjaar. Het concept beheerplan wordt natuurlijk al eerder verstuurd. (juni 2015)
Wie is verantwoordelijk voor het indienen? Coördinatoren
Eventuele stukken die meegestuurd worden ter onderbouwing van het betaalverzoek? Het beheerplan inclusief de financiële onderbouwing
22
Hoe wordt onderbouwd? Middels het beheerplan inclusief de financiële onderbouwing. Hiervoor wordt maximaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden zoals ontwikkeld binnen de SCAN applicatie.
23
Contracten
24
4 Contracten 4.1 Deelnemerscontracten Wat is een deelnemerscontract? Wanneer en waarom is zo’n contract nodig? Klik hier voor de achtergrondinformatie
Wie sluit de deelnemerscontracten? Wie is tekeningsbevoegd voor de deelnemerscontracten Coördinator inhoudelijke zaken, clausule inpassen onder voorbehoud gebiedsaanvraag.
Wie bereidt de contracten inhoudelijk voor? (check juiste maatregel in relatie tot het door het collectief opgestelde concept-beheerplan en de goedgekeurde gebiedsaanvraag). De coördinator inhoudelijke zaken
Wie sluit de deelnemerscontracten af? De coördinator inhoudelijke zaken
Hoe wordt het contract afgesloten? Hoe ziet het deelnemerscontract er uit? We gaan hierbij in hoofdlijnen uit van het door SCAN ontwikkelde model deelnemerscontract. (zie bijlage)
Geef aan hoe deelnemerscontracten worden afgesloten: De contracten worden na goedkeuring van de gebiedsaanvraag (september 2015-1 januari 2016) opgesteld en door collectief en deelnemer ondertekend. Alle onderdelen van het
25
modelcontract worden met de deelnemer doorgesproken. Contracten worden op een centrale locatie of op adres van de deelnemer ondertekend.
Hoe worden de deelnemerscontracten gearchiveerd? Dit gebeurt in Scan GIS en ook wordt de printversie met de handtekeningen bewaard.
Hoe worden wijzigingen in beheercontracten doorgevoerd? (let ook op de fysieke archivering hiervan, zie paragraaf 3.2) Coördinator inhoudelijke zaken is hiervoor verantwoordelijk. De bureaumedewerker kan de wijzigingen doorvoeren onder eindverantwoordelijkheid van de coördinator. Voorstel tot wijziging kan gedaan worden door het collectief of door de deelnemer. De wijziging worden digitaal vastgelegd. De print wordt door beide partijen ondertekend. De bureaumedewerker zorgt voor de uitvoering van alle noodzakelijke administratieve handelingen.
26
4.2 Contracten met derden (indien van toepassing) Wat zijn derden, waarom werkt een collectief met derden en wanneer sluit je een contract op met derden? Klik hier voor meer informatie
Hoe wordt het contract afgesloten en door Wie? Wie is tekeningsbevoegd voor de deelnemerscontracten? De coördinatoren
Wie bereidt de contracten inhoudelijk voor? (check of het binnen de kaders blijft van het door het collectief opgestelde concept-beheerplan en de goedgekeurde gebiedsaanvraag) De coördinatoren
Wie sluit de contracten af? De coördinatoren
Hoe ziet het contract met derden eruit? Dit wordt maatwerk. We hebben hiervan op dit moment nog geen voorbeelden.
Geef aan hoe contracten met derden worden afgesloten: Voordat het contract wordt getekend worden er afspraken gemaakt over de beheervoorwaarden. Natuurlijk worden de financiële afspraken vastgelegd, inclusief moment van betaling. Na akkoord van beide partijen volgt de ondertekening.
Hoe worden de contracten met derden gearchiveerd? Een digitale scan wordt bewaard.
27
Hoe worden wijzigingen in contracten met derden doorgevoerd: De coördinatoren zijn bevoegd om wijzigingen in contracten aan te brengen. Een voorstel hiertoe kan door een der partijen worden ingebracht. De wijziging wordt digitaal vastgelegd, inclusief de versie met handtekeningen. De administratief medewerker zorgt voor eventuele verdere noodzakelijke administratieve handelingen.
Overzicht derden waar contracten mee zijn afgesloten: Naam organisatie (derde) Nu nog niet aan de orde
Kernactiviteiten betreffende organisatie (derde) Vul in
Uit te voeren beheerwerkzaamheden Vul in
Waarom worden deze beheerwerkzaamheden uitgevoerd door een derde en niet door een deelnemer? Motiveer
Hoeveel procent van het totale beheerbudget gaat naar deze organisatie (derde)? Vul in
Eventueel bovenstaande vijf stappen herhalen als er meerdere ´derden´ zijn.
28
Het beheerplanproces
29
5 Het beheerplanproces Wat houdt dit proces in en wie speelt hierbij een rol? Klik hier voor meer informatie
5.1 Voorintekening Wat is voorintekening? Waarom en wanneer gebeurt dit en hoe? Klik hier
Wie organiseert de voorintekening bijeenkomsten? Coördinator inhoudelijke zaken
Welke gebiedspartijen worden hierbij betrokken? (Denk ook aan terreinbeheerders) Dit gebeurt in de drie deelgebieden onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van de voorzitters van het Collectief en van de Agrarische Natuurverenigingen. (ANV’s). Hoewel het initiatief en “trekkerschap” bij het gebiedscollectief berust wordt afstemming gezocht met de zogenaamde brede gebiedscoalitie. Dit zijn alle partijen die een rol spelen in het beheer van natuur en landschap in Groningen West. Daarvan maken Landschapsbeheer Groningen, Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten, Het Groninger Landschap en de Waterschappen Noorderzijlvest, Hunze en Aa’s en Wetterskip Fryslan deel uit.
Hoe is bepaald wat het meest geschikte niveau voor afstemming van de beheerpakketten voor de voorintekening is binnen een gebied? We benutten hierbij graag de expertise en het vertrouwen wat op niveau van de bestaande ANV’s is opgebouwd. Er wordt met het oog op doelmatigheid en inhoudelijk effect altijd gewerkt met een mix van grotere informatiebijeenkomsten, bijeenkomsten aan de keukentafel op polder/streekniveau aangevuld met individuele gesprekken.
Hoe worden de grondeigenaren/ potentiële deelnemers in het gebied geïnformeerd over de voorintekening bijeenkomsten? Om iedereen in de gelegenheid te stellen om er kennis van te nemen wordt een aankondiging geplaatst in de lokale pers. (Ook via website en digitale media) De potentiele deelnemers binnen de bestaande achterban krijgen een informatieve brief en een uitnodiging voor een informatiebijeenkomst. Belangrijke documenten worden als bijlagen meegestuurd, zodat men
30
vooraf zo goed mogelijk is geïnformeerd. Na afloop van de informatiebijeenkomst kan de voorintekening plaatsvinden.
Hoe krijgt het collectief een actueel beeld van wat potentiële deelnemers willen en kunnen? Dit beeld ontstaat tijdens de voorintekening bijeenkomsten in combinatie met individuele gesprekken. Keukentafelgesprekken met een groepje beheerders werkt ook erg effectief. Ook kan men per brief of per mail de wensen kenbaar maken. Het streven is zoveel mogelijk aspirantdeelnemers een intentieverklaring te laten tekenen voor het voorgenomen beheer.
Hoe beoordeelt het collectief het aanbod op kwaliteit en hoe stuurt het collectief op gewenste beheerkwaliteit? Let op: het gaat hier om een beschrijving van hoe het collectief het proces vormgeeft: de inhoudelijke onderbouwing gebeurt niet in het kwaliteitshandboek. Het proces om te komen tot een goede voorlichting en afstemming m.b.t. de kwaliteit van het aanbod zal worden geleid door de coördinator inhoudelijke zaken. Dit gebeurt in nauw overleg met de werkgroep kwaliteit van het bestuur. Het beheerplan dat wordt aangeboden aan de opdrachtgever is leidend voor de kwalitatieve afwegingen. Er wordt in een vroegtijdig stadium afstemming gezocht met de gebiedspartijen.
Hoe worden de resultaten van de bijeenkomst vastgelegd en teruggekoppeld aan de deelnemers en de betrokken gebiedspartijen? De deelnemers worden per nieuwsbrief of individueel per mail geïnformeerd. In de toekomst zal ook de website een belangrijk medium worden in de communicatie met de deelnemers.
31
5.2 Opstellen concept beheerplan en beheerplan Wat is een beheerplan en wanneer en hoe ga je hier als collectief mee aan de slag? Klik hier
Wie stelt het beheerplan op (is eindverantwoordelijk)? Het opstellen van het beheerplan geschiedt door de coördinator inhoudelijke zaken en de bureaumedewerkers. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de vaststelling.
Wat zijn belangrijke beslismomenten bij de totstandkoming van het beheerplan? Het concept beheerplan vormt de basis met zoveel mogelijk input vanuit de voorintekening. De beheerstrategie van het bestuur dient in voldoende mate te worden meegewogen. Voor het weidevogelbeheer is inhoudelijk voor ons het “Weidevogeladvies Olterterpoverleg” uit Friesland het richtinggevend document. (2014) Voor het Landschapsonderhoud werken we vanuit de visie van de “Houtsingelhoofdstructuur Zuidelijk Westerkwartier” dat in opdracht van de stuurgroep West-Groningen is opgesteld door Eelerwoude Ingenieursbureau te Oosterwolde. (2005) Na de beschikking van de Provincie kan het beheerplan definitief worden gemaakt.
Welke externen worden hierbij betrokken en op welke manier? Expertise en informatie krijgen we o.a. van de brede gebiedscoalitie. (diverse gebiedspartijen, die genoemd zijn bij punt 5.1 hierboven)
Hoe wordt de samenhang in de beheerpakketten getoetst en wordt beoordeeld of dit voldoet aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan? Het toetsen gebeurt onder leiding van de coördinator inhoudelijke zaken door eigen mensen met kennis van het gebied en van het provinciaal natuurbeheerplan.
Hoe wordt de ruimtelijke samenhang beoordeeld in relatie tot de meeste actuele veldgegevens van de verspreiding van de doelsoorten? Eigen toetsing op basis van veldmonitoring en beheerplan. (zie hierboven)
32
Hoe wordt gehandeld als op basis van voorintekening geen kwalitatief sterk beheerplan kan worden opgesteld? Het bestuur kan dan besluiten, dat zo’n gebied niet in aanmerking komt voor opname in het beheerplan. Natuurlijk zal eerst door overleg en werving nog een ultieme poging worden gedaan om voldoende kwaliteit te borgen.
Hoe wordt gehandeld als de eerste voorintekening niet het kwalitatief gewenste beheer oplevert? Via aanvullende werving toch een tweede poging inzetten.
Hoe worden afspraken teruggekoppeld aan de deelnemers? Via een nieuwsbrief, een individuele mail en-of de intentieverklaring
Hoe is de samenwerking met de terreinbeheerders in het gebied georganiseerd? Dit is georganiseerd via de brede gebiedscoalitie
Hoe gaat het collectief om met onzekerheden die van invloed kunnen zijn op de resultaten van het beheerplan? Niet voorziene zaken worden z.s.m. besproken met het bestuur. Monitoring via een goed administratiesysteem met terugkoppeling in de bestuursvergadering. Van onvoorziene omstandigheden met een verwacht substantieel effect wordt de provincie door het bestuur in kennis gesteld.
33
5.3 Ecologische toets Wat is een ecologische toets en waarom en wanneer wordt deze uitgevoerd? Klik hier
Door wie en hoe wordt de ecologische toets uitgevoerd Wie voert de ecologische toets uit en hoe wordt geborgd dat uitvoering van de ecologische toets onafhankelijk en objectief gebeurt? Dit gebeurt onder leiding van de coördinator inhoudelijke zaken. Op dit moment is duidelijk, dat de provincie Groningen deskundigheid inhuurt om het ingediende concept beheerplan ecologisch te toetsen.
Welke methode wordt hiervoor gebruikt? In de ecologische toets wordt het beheerplan op basis van expert judgement beoordeeld op doelmatigheid en ecologisch rendement. Telgegevens, draagvlak bij de deelnemers en onafhankelijke beoordeling van het beheer maken daar onderdeel van uit. Ook hierbij gaan we deskundigheid van andere collectieven inschakelen i.v.m. de onafhankelijkheid.
Door wie en hoe wordt de mate van effectiviteit van het beheer in beeld gebracht? De coördinator inhoudelijke zaken verzorgt dit via veld/ en beleidsmonitoring
Door wie en hoe worden de resultaten van de ecologische toets op inpasbaarheid en uitvoerbaarheid beoordeeld? De deelnemers in samenspraak met de coördinator inhoudelijke zaken
Hoe worden de gemaakte keuzes voor beheerpakketten onderbouwd? De onderbouwing geschiedt vanuit het beheerplan
Op welke momenten wordt de ecologische toets uitgevoerd? Bij evaluatie passend in de structuur van de beheer cyclus. Jaarlijks bij de aanpassing van de beheerplannen.
34
Controle
35
6 Controle 6.1 Schouw Zie ons protocol? Klik hier
Wie is binnen het collectief verantwoordelijk voor de schouw? Wie is binnen het collectief verantwoordelijk voor de uitvoering van de schouw? Het bestuur
Indien de schouw wordt uitgevoerd door een schouwcommissie, wat is de samenstelling van de commissie? De schouwcommissie zal gaan bestaan uit onafhankelijke leden. Het bestuur zal hierbij ook de samenwerking zoeken met de “zustercollectieven” in onze provincie.
Bij selectie van de leden van de schouwcommissie wordt rekening gehouden met de volgende aandachtspunten: -
Kennis van beheerpakketten Ecologische kennis per leefgebied en beheertype Communicatieve vaardigheden Agrarisch/ niet agrarisch Belangen in het gebied
Hoe wordt onafhankelijkheid van de schouwers gewaarborgd? -
Geografische spreiding in het werkgebied (niet schouwen in eigen regio) Om de onafhankelijkheid en objectiviteit verder te vergroten kan worden gewerkt met leden van buiten het collectief Aandacht voor binding versus belangen ín het gebied/geen belanghebbenden
36
Hoe wordt geschouwd en hoe worden de resultaten van de schouw vastgelegd? Hoe verzorgt het collectief de schouw? (objectieve standaardprocedure) De model standaard checklist van SCAN zal een belangrijk leidend document zijn
Wie is verantwoordelijk voor het vastleggen van de bevindingen en het uitvoeren van de rapportage? De schouwcommissie
Hoe worden de bevindingen van de schouw gerapporteerd? De commissie rapporteert dit door middel van het schouwformulier
Hoe worden de bevindingen vastgelegd in de administratie? Fysieke administratie en digitaal
37
6.2 Sanctie- of herstelbeleid van het collectief Zie protocol
Wat heeft het collectief vastgelegd inzake haar sanctie- of herstelbeleid? Wie is verantwoordelijk voor uitvoering van het sanctie- of herstelbeleid? -
Het volledige bestuur is hiervoor verantwoordelijk.
Welke sancties kunnen worden toegepast? De volgende sanctiemaatregelen zijn beschikbaar: - Waarschuwing - Opschorten betaling - Korting op de uitbetaling - Niet uitbetalen - Boete/terugvordering eerder uitgekeerde vergoedingen over de betreffende maatregel - Ontbinding van het deelnemerscontract
Hoe wordt bepaald welk type sanctiemaatregel wordt toegepast?
Het type sanctiemaatregel dat wordt toegepast, hangt af van: - De ernst van de afwijking - Of de afwijking al dan niet omkeerbaar is - De termijn waarbinnen herstel mogelijk is - De welwillendheid van de deelnemer om mee te werken
Hoe wordt bepaald of herstelmaatregelen kunnen worden toegepast? Bij een geconstateerde afwijking wordt eerst gekeken naar de mogelijkheid om herstel te bieden aan de deelnemer. Een al dan niet te treffen sanctiemaatregel wordt dan uitgevoerd afhankelijk van dit herstel.
38
Opties: - Herstel binnen 2 maanden mogelijk (lichte afwijking) - Herstel binnen 1 jaar mogelijk (matige afwijking) - Geen herstel mogelijk (zware afwijking) - Bij weidevogelbeheer is elke afwijking zware afwijking
39
6.3 Controles NVWA Wat zijn NVWA-controles en wat gebeurt er met de resultaten? Klik hier
Hoe handelt het collectief naar aanleiding van de NVWA-controles? Hoe koppelt het collectief de resultaten uit de NVWA controles terug aan de deelnemers? De deelnemers zullen hierover in eerste instantie schriftelijk worden geïnformeerd. Zo nodig zal onder verantwoordelijkheid van het bestuur de coördinator inhoudelijke zaken een gesprek hierover voeren met een of meerdere individuele deelnemers.
Hoe communiceren het collectief en de Provincie over (gevolgen van) bevindingen? -
Overleg indien nodig
Hoe verwerkt het collectief de kortingen die het Betaalorgaan oplegt? Als er een tekortkoming wordt geconstateerd bij een individuele deelnemer, zal het bestuur in ieder geval tijdelijk de betaling stopzetten. Het bestuur zal verder bepalen of de korting dient te worden doorberekend aan de deelnemer.
Hoe wordt gehandeld in geval van een sanctie voor cross-compliance? De cross-compliance sancties en de financiële gevolgen daarvan worden door het bestuur van het collectief doorberekend aan de betreffende beheerder.
Hoe heeft het collectief de solvabiliteit geregeld voor het geval het Betaalorgaan een vordering instelt? We kunnen geen vermogen opbouwen. Dus is een gesprek noodzakelijk. Voor alle collectieven zal een strikte begrotingsdiscipline van belang zijn.
40
Hoe lost het collectief calamiteiten op? Calamiteiten worden z.s.m. in het bestuur besproken. Bestuur handelt dan naar bevind van zaken.
41
Evaluatie
42
7 Evaluatie 7.1 Beheermonitoring Nazien, onderzoeken, signaleren of gevoerd beleid wordt uitgevoerd
Wie voert de beheermonitoring uit? Dit gebeurt onder verantwoordelijkheid van de coördinator inhoudelijke zaken. Veldmedewerkers met voldoende kennis spelen hierbij ook een belangrijke rol. Eventueel kan nadere expertise worden ingehuurd.
Wie is eindverantwoordelijk voor de beheermonitoring? Het bestuur
Volgens welke protocollen wordt de beheermonitoring uitgevoerd? PM Worden nog landelijk opgeleverd.
Hoe worden monitoringsresultaten door vrijwilligers verwerkt in de administratie? Dit gebeurt onder verantwoordelijkheid van de coördinator inhoudelijke zaken.
Binnen welke tijdsduur zijn resultaten van de beheermonitoring beschikbaar? Zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen drie maanden na de inventarisatie zijn de resultaten beschikbaar.
Hoe worden de resultaten teruggekoppeld aan de deelnemers? Dit gebeurt per post/ e-mail met aanwijzing op de gebiedskaart. In informatiebijeenkomsten en keukentafelbijeenkomsten worden resultaten gebruikt voor evaluatie een aanscherping van het beheer.
43
Hoe worden de resultaten uit de beheermonitoring gearchiveerd? Digitaal in database (mogelijk landelijk afhankelijk van administratiesysteem)
44
7.2 Evaluatie beheer per beheertype
HOE gaat het collectief te werk bij de evaluatie beheer per beheertype? Wie is verantwoordelijk voor de evaluatie? Het bestuur van het collectief is eindverantwoordelijk richting de Provincie en de deelnemers. Het bestuurslid dat gekoppeld is aan de coördinator inhoudelijke zaken. Dit is ook de persoon die bepaalt wie binnen het collectief de evaluatie opstelt.
Wie voert de evaluatie beheer per beheertype uit? Medewerker met specifieke kennis – veldmedewerker en de coördinator inhoudelijke zaken.
Beschrijf de wijze van evalueren voor elke betrokken groep. -
Met deelnemers, in overleg min. 1 x per jaar Met kennispartners in overleg 1 x per jaar samen met de gebiedspartijen.
Op welke punten wordt geëvalueerd? Let daarbij op de ruimtelijke samenhang. Het gaat er niet alleen om dat het puzzelstukje een effect heeft, maar dat de hele puzzel past. Het collectief beoordeelt of er een stevig geheel staat aan beheerlocaties en of deze elkaar voldoende aanvullen. - Heeft de wijze van beheer (potentieel) maximaal ecologisch effect? - Zijn de beheervoorwaarden of -pakketten optimaal voor het bereiken van het doel? - Is de afstand tussen de beheerlocaties optimaal? - Heeft het gebied voldoende variatie (of juist eenheid) voor de beoogde doelsoort? De bekende PDCA (Plan-do-check-act) cyclus zullen we in de organisatie benutten.
Hoe worden de resultaten van de evaluatie in de administratie vastgelegd? Dit wordt digitaal vastgelegd, zo mogelijk in de SCAN versie.
45
Hoe wordt beoordeeld of de resultaten leiden tot wijzigingen in het beheerplan? Zo ja, wie voert deze wijzigingen door? De coördinatoren in overleg met het bestuur. Zij zorgen ook voor het doorvoeren van de wijzigingen.
46
7.3 Evaluatie met deelnemers Wat houdt de evaluatie met de deelnemers in? Waarom en wanneer wordt deze uitgevoerd? Klik hier
Wie voert de evaluatie met deelnemers uit? -
Dit gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de coördinator inhoudelijke zaken.
Hoe wordt geëvalueerd met deelnemers? Op basis van de rapportage, die voortkomt uit de evaluatie.
Hoe handelt het collectief als ‘voordeurafspraken’ niet zijn gerealiseerd? Dan treden we in overleg met de provincie.
Hoe voert het collectief de evaluatie met de deelnemers uit? Middels mondeling overleg. Met de deelnemers wordt persoonlijk of in kleine groepen (keukentafel/dorpshuis) gesproken over de bereikte resultaten. Hiervoor neemt de coördinator inhoudelijke zaken het initiatief.
47
7.4 Wijzigen van het beheerplan Wanneer kan een beheerplan gewijzigd worden? Klik hier
Hoe gaat het collectief te werk bij het wijzigen van het beheerplan? Hoe vaak wordt het beheerplan geëvalueerd en door wie? -
Afhankelijk van de te beschermen doelsoorten jaarlijks of meerdere keren per jaar. (gekoppeld aan de beheermonitoringcyclus).
Hoe worden de gegevens geanalyseerd? Aansluiten bij ecologische toets methode
Hoe moeten verzoeken tot wijziging beheer worden ingediend en hoe worden deze verzoeken (administratief) afgehandeld? Schriftelijk of digitaal in te leveren bij bestuur, voorstel bestuur via coördinator naar deelnemer
Hoe worden verzoeken tot wijziging beoordeeld en afgehandeld? Het bestuur maakt een afweging op basis van de gebiedsofferte, het beheerplan en de evaluatie in relatie tot de directe omgeving en het hele gebied.
Hoe wordt beoordeeld of een vermindering van de intensiteit van het beheer verantwoord is? Op basis van evaluatie in overleg met de experts en gebruik makend van de ter beschikking staande monitoringsgegevens.
Hoe worden wijzingen in het beheer administratief vastgelegd? Digitaal (SCAN)
48
In geval van beheer nabij natuurgebieden: hoe worden aanpassingen in beheer afgestemd met de terreinbeheerder? Dit gebeurt na overleg met de beheerder van de natuurgebieden.
Hoe worden deelnemers geïnformeerd over de evaluatie van beheerplan en beheermonitoring? Middels jaarlijks overleg. De nieuwsbrief en de website zullen hierbij t.z.t. ook een rol gaan spelen.
49
7.5 Evaluatie met provincie Wat houdt de evaluatie met de Provincie in, waarom en wanneer vindt dit plaats? Klik hier
Hoe wordt de evaluatie met de Provincie uitgevoerd? Wie verzorgt de evaluatie met de Provincie? Het bestuur
Welke informatie wordt gebruikt als input voor de voorbereiding? -
Het jaarlijks betaalverzoek De jaarlijkse financiële verantwoording De jaarlijkse beheermonitoring en de evaluatieresultaten
Hoe handelt het collectief als de voordeurafspraken niet gerealiseerd zijn? Aangeven waarom afspraken niet gerealiseerd zijn. Indien nodig aanpassen gebiedsofferte
50
Kwaliteit van de organisatie 51
8 Kwaliteit van de organisatie Wat betekent kwaliteit in dit verband, waarom is dit van belang en hoe wordt dit geregeld? Klik hier
8.1 Kwaliteit van de bestuurders Bestuur waarin kennis verspreid is over de diverse bestuursleden zoals bijv. specifieke kennis op agrarisch natuurbeheer en het terrein van management en personeelsbeleid
Bestuurders collectief Evenals bij de interne audit wordt er tweejaarlijks een sterkte- zwakte analyse van de bestuurssamenstelling gemaakt en op basis daarvan wordt er scholing ter versterking van de kwaliteit aangeboden. Bij het rooster van aftreden wordt gekeken naar voldoende behoud van bestuurskwaliteit en continuïteit.
52
8.2 Kwaliteit van de medewerkers Welke procedures zijn van belang bij het benoemen van (nieuwe) medewerkers? Klik hier
Professionele ondersteuning (medewerkers) collectief Er wordt gekeken naar de specifieke kwaliteiten voor de beoogde functie.
Professionele ondersteuning (medewerkers) externe partij(en) Zonodig wordt professionele ondersteuning ingehuurd voor kennisoverdracht aan de eigen medewerkers.
53
8.3 Kennis toereikend en op peil Wat is het belang bij het vaststellen van kennis en vaardigheden? Klik hier
Welke kennis is ‘in huis’ via (bestuurs-)leden met specialistische kennis of een deskundige coördinator? Er wordt gezorgd voor een adequate portefeuilleverdeling met oog voor de aanwezige expertise. Bij vacatures wordt gezocht naar de juiste personen met voldoende kennis en ervaring op de specifieke deelterreinen.
Coördinatoren: beschikken deze over actuele kennis? Coördinator Inhoudelijke zaken> beschikt na gedegen opleiding over veel inhoudelijke kennis en is op de hoogte van provinciale/ en rijks plannen op het gebied van agrarisch natuurbeheer. Coördinator algemene zaken>beschikt over voldoende bewezen organisatorische kwaliteiten; kennis op het terrein van management en administratie.
Hoe wordt beoordeeld of de kennis binnen uw collectief toereikend is voor de te behalen doelen? Dit wordt beoordeeld middels een tweejaarlijkse sterkte/zwakte analyse en functioneringsgesprekken. De functioneringsgesprekken zullen jaarlijks in de maanden september/oktober gaan plaatsvinden.
Groeiproces: werken aan kwaliteit bestuurders en medewerkers Het stellen van kwaliteitseisen aan bestuurders en ingehuurd personeel (bijvoorbeeld: inzet vanuit ANV’s, dienstencentrum en andere expertise) is een uitgangspunt van de kwaliteitsborging van het collectief. Voor het invullen daarvan zal soms sprake zijn van een groeiproces (leren door te doen) vanuit de bestaande situatie. Wanneer nieuwe bestuurders of medewerkers worden aangetrokken kan worden gewerkt met de nieuwe profielen en nieuwe kwaliteitseisen. Als beoogd bestuurders of medewerkers hiervan afwijken, vraagt dat een gemotiveerde voordracht. Daarnaast is het van belang dat het bestuur van het collectief van begin af aan nadenkt over het gezamenlijke leerproces: niet alleen voor de bestuurders van het collectief, maar er moet ook gezorgd worden voor de noodzakelijk scholing van de eventuele medewerkers en natuurlijk van de boeren/deelnemers.
54
8.4 Kennisborging en -ontwikkeling bij de bestuurders van het collectief Welke vragen zijn van belang bij het borgen en ontwikkelen van de kennis bij bestuurders? Klik hier
Ontwikkelen van vaardigheden bij bestuurders middels trainingen (vraagt tijd, geld) Bestuurders worden in staat gesteld scholing te volgen of symposia te volgen over onderwerpen die hun portefeuille betreffen. Tweejaarlijks zal een “heidag” worden georganiseerd met een informatief/scholings karakter.
Werkende weg leren via projecten (info via voorbeelden) Hierbij zullen we vooral ook de mogelijkheden benutten van netwerkoverleg met andere collectieven. Ook succesvolle projectvoorbeelden van “zustercollectieven” zullen worden meegenomen in onze werkoverleggen. In Groningen is inmiddels een voorzittersoverleg gestart, waarbij diverse zaken betreffende organisatieontwikkeling en kwaliteit van beheer aan de orde komen.
Wat gebeurt er om kennis en vaardigheden bij bestuurders actueel te houden? Bijhouden vakliteratuur. Kennisuitwisseling met andere collectieven d.m.v. werkbezoeken.
55
8.5 Kennisborging en -ontwikkeling bij de medewerker(s) van het collectief Denk daarbij aan kennis en vaardigheden op het gebied van administratie, (EU-)regelingen, schouw, ecologie/hydrologie en uitvoering van het beheer. Voor een overzicht aan welke methoden u kunt denken voor de kennisontwikkeling bij medewerkers van het collectief klik hier.
Ontwikkelen van vaardigheden bij coördinatoren door middel van trainingen (vraagt tijd, geld) Ruimte voor het volgen van relevante cursussen of symposia
Ontwikkelen kennis en vaardigheden via uitwisseling met collega-collectieven Werkbezoeken bij collega collectieven en bijeenkomsten op het niveau van de bureaumedewerkers gaan hierbij een belangrijke rol spelen.
Werkende weg leren via projecten Via projecten met derden ervaring opdoen. De inmiddels opgerichte gebiedscoöperatie in het Westerkwartier zal hierbij een innovatieve en ondersteunende functie vervullen. (zie www.gebiedscoöperatiewesterkwartier.nl )
Lerende netwerken, praktijknetwerken (bijv. melkveeacademie, netwerken in de veehouderij etc.) Indien nodig
Kennis ontwikkelen door zelf te experimenteren, op basis van nieuwe inzichten en daarnaar te handelen (onderzoekend leren) Out of the box denkend komen tot nieuwe inzichten
56
8.6 Kennisborging en- ontwikkeling bij de deelnemers Welke vragen zijn van belang bij het borgen en ontwikkelen van kennis bij de deelnemers? Klik hier
Kennis overdragen, vakgericht door middel van persoonlijke ontwikkeling (opleidingen en trainingen) Aanbod van collectief , voorlichtingsbijeenkomsten en cursussen van “Boer en natuur” en SCAN.
Kennis verzamelen door middel van bijeenkomsten, veldexcursies aansluitend bij werksituatie (informeel leren). Aanbod van excursies i.s.m. betrokken agrarische natuur verenigingen. In 2015 op 30 april excursie naar de Ooijpolder. Programma voor 2016 nog niet rond.
Lerende netwerken Lerende netwerken: een netwerk bestaat uit groep boeren met belangstelling voor en experimenterend met een bepaalde ontwikkeling op hun bedrijf. Activiteiten: experimenteren, zelf informatie te verzamelen, deskundigen uitnodigen, elkaars resultaten bespreken en evalueren. Zo ontstaat er een persoonlijk leereffect, maar ook een collectief effect. Door kennis uit te wisselen tussen deze groepen kan elders verworven kennis weer gedeeld worden met anderen. Georganiseerd vanuit ANV of collectief kan dit ecologische effectiviteit bevorderen doordat je als collectieve deelnemers gezamenlijk bediscussieert wat er aan beheerpakketten of de uitvoering ervan kan worden aangepast. Lerende netwerken, praktijknetwerken (bijv. melkveeacademie, n.a.v. in de veehouderij etc.). Het is mogelijk cursusaanbod te ontwikkelen voor leden van de agrarische natuur verenigingen en het collectief.
Kennisborging met kennisleveranciers Het collectief is in de eerste plaats verantwoordelijk voor het afsluiten van effectieve beheerpakketten die leiden tot het bereiken van de gestelde doelen. Een gedegen onderbouwing van deze maatregelen is daarom gewenst. Hiervoor kan worden samengewerkt met kennisaanbieders, bijvoorbeeld door hen een plaats te geven in de ecologische commissie en/of schouwcommissie.
Het zal per gebied sterk verschillen aan welke kennis behoefte is en wie die kennis kan bieden. Soms kan een vogelwerkgroep voldoende zijn. Soms is een combinatie van partijen meer geschikt, afhankelijk van de kennis van de te bereiken (ecologische) doelen en de daarvoor benodigde beheerpakketten. Denk dus goed na over de vraag
57
welke kennis uw collectief nodig heeft. Dit vraagt duidelijkheid over ieders rol in de samenwerking en de bijbehorende specifieke kennis en vaardigheden. Naast de nodige kwaliteiten/ vaardigheden bij bestuurders, coördinatoren en ook bij deelnemers vraagt dit een grote tijdsinspanning en coördinatie
Optioneel Indien nodig wordt kennis van derden ingehuurd. Ook om nieuwe inzichten te krijgen
Samenwerking bij de uitvoering van beheer We werken in Het Westerkwartier van de provincie Groningen nauw samen met de Kenniswerkplaats van de Gebiedscoöperatie Westerkwartier.
Onderzoek en kennisuitwisseling met adviesbureaus, collega-collectieven, onderzoeksorganisaties en onderwijsinstellingen over vraagstukken rond agrarisch natuurbeheer Via Kenniswerkplaats kan expertise van Terra, Van Hall en RUG worden ingezet. Verder zijn er goede contacten met het onafhankelijk adviesbureau Altenburg & Wymenga.
Organisatorische samenwerking Zie boven
Organisatorische samenwerking Zie boven
58
Begrippenlijst Afkorting of begrip
Definitie
Achterdeurafspraak
De doorvertaling van de gebiedsaanvraag naar beheercontracten met individuele deelnemers op basis van het beheerplan.
Agrarisch collectief
Een agrarisch collectief is een voor het ANLb 2016 (gecertificeerd) samenwerkingsverband in een (zelfgekozen) begrensd gebied dat bestaat uit agrariërs en andere landbeheerders in een streek die het beheer voeren over landbouwgrond en zich op vrijwillige basis hebben verenigd voor het uitvoeren van agrarisch natuur- en landschapsbeheer. Het collectief is eindbegunstigde van de subsidie.
Agrarisch natuur- en landschapsbeheer
Beheer op of aanpalend landbouwgrond ter bevordering van natuur en/of landschap in het landelijk gebied, inclusief waterkwaliteit.
Agrarisch Natuur- en Landschapsbeheer 2016 (ANLb)
Implementatie van het stelsel voor collectief agrarisch natuur- en landschapsbeheer dat per 1 januari 2016 van kracht wordt
Agrarische natuurvereniging (ANV)
Een samenwerkingsverband van boeren en andere belanghebbenden voor het uitvoeren van agrarisch natuur- en landschapsbeheer.
Beheercontract
Contract tussen deelnemer en agrarisch collectief waarin de afspraken voor het ANLB zijn vastgelegd
Beheerpakket
Een set van beheermaatregelen (op basis van de Catalogus Groen-Blauwe Diensten) en aanvullende beheervoorschriften passend binnen een beheertype
Beheerplan
Het plan waarin per deelnemer op locatie is vastgelegd welke beheerpakketten (in oppervlakte en locatie) wordt uitgevoerd incl. een beschrijving van het beheermozaïek als nadere invulling van een goedgekeurde gebiedsaanvraag ANLB 2016
Beheerstrategie
De vertaling van de voorwaarden uit het natuurbeheerplan naar een gebiedseigen aanpak van de uitwerking van het beheerplan, waarin rekening is gehouden met (a)biotiek, de landbouwpraktijk en andere factoren. De beheerstrategie wordt opgesteld door het collectief
Beheertype
Een eenheid op regionaal niveau met een eenduidig beheerregime en een kleine variatie in natuurwaarde en abiotische randvoorwaarden
59
Betaalverzoek
Jaarlijks verzoek van het agrarisch collectief tot uitbetaling van de toegekende subsidie
Bureaumedewerker
Medewerker voor de uitvoering van de administratieve taken binnen het collectief
Coördinator
Medewerker die het opstellen en het uitvoeren van het beheerplan incl. de veldinventarisaties coördineert
Cross-compliance
Het doorberekenen van financiële boetes binnen de Goede Landbouwpraktijken naar het ANLB
Deelgebied
Een logisch aaneengesloten gebied, waarbinnen beheercontracten liggen
Deelnemer
Grondgebruiker met agrarische grond met een beheercontract ANLB
Dienstencentrum
Derden die worden ingehuurd voor de uitvoering van taken binnen het collectief
Ecologische commissie
Een onafhankelijk ingestelde commissie waarin wijzigingen of knelpunten in het beheerplan worden beoordeeld voordat deze worden doorgevoerd
Ecologische effectiviteit
De mate waarin activiteiten bijdragen aan het natuurrendement
Ecologische toets
Een methode (digitaal dan wel handmatig) waarmee het collectief kan beoordelen of de beoogde resultaten van het agrarisch natuurbeheer kunnen worden gehaald
Eindbegunstigde subsidie
Ontvanger van overheidsgelden die verantwoordelijk en aansprakelijk is voor het realiseren van overeengekomen doelen
EU-conforme uitvoering stelsel
Uitvoeringsproces dat voldoet aan Europese wet- en regelgeving, en periodiek wordt gevalideerd door Europese en nationale audits
Gebiedsaanvraag
Een in nauwe afstemming met gebiedspartners tot stand gekomen, samenhangend ecologisch effectief en economisch efficiënt plan van een agrarisch collectief voor het uitvoeren van agrarisch natuur- en landschapsbeheer in een bepaald gebied. Dit is in feite de subsidieaanvraag voor het ANLb 2016.
Gebiedscoalitie
Coalitie van een agrarisch collectief, belanghebbenden en vrijwilligers met als doel (het ondersteunen van) de uitvoering van een ecologisch effectief en economisch efficiënt agrarisch natuur- en landschapsbeheer.
60
Gebiedspartners
Alle partijen in het gebied waarmee wordt samengewerkt: overheidsorganisaties, agrarische collectieven, terreinbeherende organisaties, soortenorganisaties en andere belanghebbenden, zoals dorpsraden of de VVV
Gebiedsprocessen
Het koppelen van gebiedsbelangen en het verbinden van partijen met als doel een goede afweging van doelen en ruimtelijke belangen op een regionaal schaalniveau
Gecertificeerde collectieven
Collectief dat is gecertificeerd omdat het voldoet aan het kwaliteitskader certificering collectieven
Gedeelde ambitie
Set van doelen en activiteiten die in een streek worden ingezet. Deze set wordt samengesteld op initiatief van provincies, door gebiedspartners, zoals agrarische collectieven, andere overheden en natuur- en soortenorganisaties in een streek. Het doel hierbij is om met als uitgangspunt de ambities en kaders van verschillende overheden, in gesprek te gaan met de streek om interactief en adaptief deze gezamenlijke ambitie te bepalen
GIS
Geografische Informatie Systemen
Kansenkaart
Resultaat van de processtap in het gebiedsproces die weergegeven wordt in het provinciale natuurbeheerplan
Leefgebied
Een typering van agrarisch natuur op landelijk of regionaal niveau gebaseerd op abiotische condities als kader voor het indienen van een subsidieaanvraag ANBL2016 (gebiedsaanvraag)
Natuurbeheerplan
Plandocument waarin op basis van een gedeelde ambitie op provinciaal schaalniveau de overeengekomen doelen op het gebied van agrarisch natuuren landschapsbeheer worden vastgelegd. Het bevat een beheertypekaart van de huidige situatie en een ambitiekaart met toekomstige te realiseren doelen
Het (aangepaste) provinciale beleidskader met een beschrijving van de te realiseren doelen en kwaliteiten, vormt een onderdeel van het Natuurbeheerplan. NVWA
Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit
Programma van Eisen certificering collectieven
Voorwaarden waaraan een agrarisch collectief moet voldoen om gecertificeerd te worden
RvO
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
61
SCAN
Stichting Collectief Agrarisch Natuurbeheer
Schouw
Controle op de uitvoering van de beheerpakketten
Schouwcommissie
Onafhankelijke commissie voor het beoordelen van beheer bij de schouw
Uitvoeringscontract
Een zakelijke overeenkomst tussen het agrarisch collectief en een dienstverlener voor de uitvoering van taken binnen het collectief
Veldmedewerker
De persoon die zich bezig houdt met de werkzaamheden in het veld, waar onder het verzamelen van veldgegevens om beheermonitoring uit te voeren
Voordeurafspraak
De afspraak tussen het collectief en de overheid voor de uitvoering van ANLB op basis van een gebiedsaanvraag
62
Checklist t.a.v. programma van eisen √
PvE Omschrijving eis uit programma van eisen
KHB
1
Wijze waarop het collectief is ingericht en werkt
1a
beschrijving samenstelling collectief
1.1
1b
Beschrijving gebied
1.1
1c
Rechtsbevoegde rechtspersoon
1.1
1d
Financiële aansprakelijkheid
1.2
1e
Het collectief werkt met een interne audit
2.1
1f
Datum afgifte certificaat
1g
Verantwoordelijke functies en aanspreekpunten
1.1
1h
Contracteren van beheer door derden (niet boeren-beheerders)
4.2
1i
Controleresultaten worden teruggekoppeld aan deelnemers
6.3
1j
Geschillenprocedure
2.2
2
Wijze waarop de administratie is georganiseerd
2a
Het administratief systeem is beschreven
3.1
2a
De vereiste gegevens vastgelegd in het administratief systeem
3.2
2b
Stukken m.b.t. gebiedsaanvraag, betaalverzoek en mutaties worden tot minimaal 5 jaar na de laatste betaling bewaard.
3.2
2b
Digitale administratie is eenduidig en opvraagbaar
3.1
3
Contracten
3c
Wijze van vastleggen van afspraken met beheerders is vastgelegd
4.1
3c
Gebruikte contracten voldoen aan voorwaarden van het PvE
4.1
4
Interne controle
4a
Controleprotocol is beschreven incl. vastlegging bevindingen
6.1
4b
Werkwijze objectieve en onafhankelijke beoordeling interne veldcontrole is vastgelegd.
6.1
5
Sancties
Contactpersoon
63
5a
Sanctieprotocol is aanwezig
6.2
5b
Werkwijze kortingen vanuit Betaalorgaan vastgelegd
6.3
5c
Sancties cross compliance doorberekening vastgelegd
6.3
5d
Solvabiliteit is geregeld
6.3
6
Betalingen aan deelnemers
6a
Betaalwijze is beschreven
3.3
6b
Werkwijze opstellen totaaloverzicht betalingen per beheerder
3.3
7
Verantwoording
7a
Het bereiken van samenhang van beheerpakketten op gebiedsniveau is voldoende beschreven.
7.2
7b
De wijze waarop verbeteringen in beheerpakketten worden doorgevoerd is voldoende beschreven
7.2
8
Borging interne kennisinfrastructuur
8a
Kennisborging binnen het collectief (bestuurders, medewerkers, beheerders) is voldoende beschreven
8.3
8b
Verbeterpunten m.b.t. beheer, ondervonden op gebiedsniveau, worden benut door/ voor beheerders
8.3
64
