BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) RAIL lijsten automatisch verwerken

BVBA Tel: (015) 76 74 10

KMO-zone, Klein Boom 7 Fax: (015) 75 65 76

2580 Putte (Mechelen) [email protected]

Handleiding RAIL lijsten automatisch verwerken 

Ticketsettings .......................................................................................................................................2



Rapporten ............................................................................................................................................3



File klaarmaken voor import ................................................................................................................4



Importeren van de file .........................................................................................................................8



Controleren van de import ..................................................................................................................9

Doel Het vergelijken van de tickets die gebruikt werden op dossiers met de aangeleverde lijst van Rail was vroeger een zeer tijdrovende bezigheid Nu kan er een Extended version aangevraagd worden van een .txt file die dan automatisch kan verwerkt worden Hoe dit in zijn werk gaat wordt hier uitgelegd

SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx

1 van 10

Last saved: 2-3-2012

BVBA Tel: (015) 76 74 10



Handleiding Initialisatie Om dit te kunnen doen moeten er eerst een aantal zaken worden geïnitialiseerd Dit kan via SwingTravel-verkoop – ReservationSystem – Initialisatie 

Ticketsettings

Hier dien je een product code en leverancier te definiëren waarop u de tickets wenst te importeren Checkdigit: nvt CheckStock: nvt Transport type: Aangeven om welk type transport het gaat (Vlucht, Trein, Diverse) Afrekening: Aanvinken indien u met de Rail afrekening werkt Afrekening type: Lijst als je met de manuele papieren lijst werkt Bestand with (met strikte controle) Bestand without (lijst goedkeuren zoals hij is, maar je kan wel vgl met bestand dat aangeleverd werd. Deze optie geniet de voorkeur Jounaalnummer diverse posten: Aangeven van het diverse posten journaal (enkel van toepassing als je met een analytische boekhouding werkt Kostenrekening (Debet): Rekening waarop de debet bedragen komen Wachtrekening overboeking (Credit): Rekening waarop de credit bedragen komen Kostenplaats Groepen: Kostenplaats (enkel wanneer je analytische boekhouding voert) Kostenrekening Actie CC: Rekening waar de kosten voor CC verrichtingen opkomen Opbrengstenrekening Actie CC: Rekening waar de opbrengsten voor CC verrichtingen komen


2 van 10


BVBA Tel: (015) 76 74 10



Handleiding 

Rapporten 1.

Ticket Code Hier kan je een lijst afdrukken van codes die geïnitialiseerd zijn Kies Ticket Code en Print

Dan krijg je een lijst met de codes die gedefinieerd zijn


3 van 10


BVBA Tel: (015) 76 74 10



Handleiding Werking 

File klaarmaken voor import Het is belangrijk dat “Extended version” van de file wordt aangevraagd. Er zal dan een .txt aangeleverd worden die moet omgezet worden naar een .csv file Tijdens dit process moeten ook een aantal kolommen voorzien worden van de juiste type aanduiding Open Excel en open dan de aangeleverde .txt file. Een Wizard zal starten

Klik Volgende


4 van 10


BVBA Tel: (015) 76 74 10



Handleiding

Klik volgende De volgende stappen zijn crusiaal

Ticket_NBR moet Tekst zijn


5 van 10


BVBA Tel: (015) 76 74 10



Handleiding

Departure_Date moet Datum zijn

Booking, printing en cancel time moeten ook datum velden zijn Druk nu op Voltooien


6 van 10


BVBA Tel: (015) 76 74 10



Handleiding De Excel sheet zal nu op het scherm staan. Bij Ticket_NBR moeten de voorloop nullen er staan anders is het vorige niet correct gedaan. Save nu de file in .csv formaat. Dit kan via “Bestand – Opslaan als” Kies het type CSV

(* schermen zijn genomen uit office 2010, andere versies hebben mogelijk een andere lay-out)

Bij opslaan als (Save as) neem je CSV(gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv) Zorg er ook voor dat je de juiste map selecteert waar je de file gaat saven zodat je deze makkelijk kan terugvinden voor de import later. In dit voorbeeld wordt de file op het bureaublad gezet Als de instellingen goed staan kan je op Opslaan drukken Mogelijk verschijnt volgende boodschap

Klik “Ja”


7 van 10


BVBA


Tel: (015) 76 74 10


Handleiding 

Importeren van de file Ga naar SwingTravel-verkoop – ReservationSystem – Afrekening – Import file

Klik hier

Je krijgt volgend scherm

Code product: Code leverancier:

Kies de product code die je geïnitialiseerd hebt voor Rail import Kies de code van de leverancier

Bestandsnaam: Bestand tot datum:

Via ga je .csv file zoeken die je hiervoor hebt opgeslagen Wordt automatisch ingevuld

Druk op

en de file wordt verwerkt. De file wordt nu weggeschreven in een bestand

De .csv file mag niet open staan in excel. Als dat toch het geval is zal je een fout krijgen en zal het systeem afsluiten Druk op

op het scherm te verlaten

Je mag een zelfde file maar 1 keer inlezen anders krijg je een boodschap dat de reeds gekende tickets voor de periode reeds gekend zijn en dat de bedragen worden opgeteld. Als je dit hebt dan is de file al klaar voor controle. Je kan wel 2 verschillende files voor een zelfde periode inlezen


8 van 10


BVBA


Tel: (015) 76 74 10


Handleiding 

Controleren van de import Ga naar SwingTravel-verkoop – ReservationSystems – Rapporten

Klik hier

Neem het rapport “Vergelijking afrekening met bestand”

Code product: Code leverancier: Beginnen met uitgiftedatum: Eindigen met uitgiftedatum: Extra omschrijving diverse post:

Kies de product code Kies de leverancierscode (je kan alleen codes kiezen waarvoor een bestand is geïnitialiseerd via de initialisatie Uitgifte datum van de tickets Uitgifte datum van de tickets Extra informatie die wordt weggeschreven bij de diverse boeking


9 van 10


BVBA


Tel: (015) 76 74 10


Handleiding Selectie: Controleren bedrag at confirm:

hier kan je nog een type lijst kiezen Bedrag wordt gecontroleerd bij het confirmeren

De verschillende lijst types geven je de mogelijkheid om een controle te doen op de geïmporteerde data verwerking Volledige lijst: Geeft de hele lijst die geïmporteerd werd Verschillen tussen dossiers en bestand leveranciers: Geeft de records die verschillen tussen de informatie in de dossiers en de informatie van de lijst Deze moet leeg zijn om de mogelijkheid te hebben om te confirmeren Enkel verschil in bedrag: Geeft enkel de records die een verschillend bedrag hebben Ontbrekend op bestand leverancier Geeft de records die niet op de tickets van de leverancier stonden Ontbrekend in dossier Geeft de records (tickets) die niet terug te vinden zijn in de dossier Wanneer een tikfout gemaakt is bij het ticketnummer dan kan je dit aanpassen op het dossier en het rapport opnieuw vragen zal dan terug de file vergelijken met de dossier Wanneer je alles hebt gecontroleerd en alles is in orde dan kan je op de Als er toch nog een fout is dan krijg je de volgende boodschap

drukken.

Het moet dus volledig in orde zijn, anders wordt het niet weggeschreven Wanneer alles in orde is dan krijg je volgende boodschap

TTR/NMBS

Bevestig met Ja


10 van 10


BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) RAIL lijsten automatisch verwerken

Recommend Documents