BV 225 6 november 2011 Aanwezig: Jaap van ’t Hoff, Frodo Looijaard, Tony de Haan, Walter Gelaudemans, Frank Wasmus Afwezig: Tineke Kleijn Toehoorders: Jan Koch, Harm Schelhaas, Jan Boom, Bart Spée 1. Opening en vaststellen agenda De vergadering vindt plaats voorafgaand aan de Reizende Herberg bij Bart Spée in Rotterdam. Om 11.00 uur opent Jaap de vergadering. Er is geen agenda. 2. Vaststellen notulen BV 224 Deze worden ongewijzigd vastgesteld. 3.
Aktielijst punt
aktie door
76 Harm gesloten 174 Jaap open 176 Esther/Frank 177 Walter open 178 Frodo 179 180 181
Frodo Jaap Frank
omschrijving
status
Verwerken opmerkingen Bellen PostNL over verzendkosten Lembas Opstellen promotievoorstel The Hobbit Up-to-date maken redactiestatuut Lembas Afspraken vastleggen rondom financiële afhandeling, verzending en administratie Unquendoruitgaven Meesturen machtigingskaart bij Lembas 151 Meeting deelnemers Return of the Ring Promotie-event boek Cor Blok i.s.m. Pieter Collier
open
open open open open
174: Jaap moet PostNL nog bellen. Frodo merkt op dat er nog een factuur mist. 176: Zie punt 9 van deze notulen, aktiepunt blijft open. 177: Walter zal hiermee aan de slag. Hierbij wordt opgemerkt dat er ook nog een redactiestatuut Lembas Extra is. 178: Jan Koch is bezig een sluitend rapport te maken, inclusief alle Unquendoruitgaven die tijdens het Lustrum zijn verkocht en besteld. 179: Er is geen machtigingskaart meegezonden, er bleken geen sluitende afspraken gemaakt te zijn. 180: Zie punt 9 van deze notulen. 181: Frank heeft een e-mail gezonden aan Selexyz, maar heeft nog geen reactie gekregen. Ook van Pieter Collier heeft hij nog niets gehoord. Omdat er geen Nederlandstalige uitgave van het boek is, zal er, zo is de gedachte, ook weinig tot geen promotie aan gegeven worden. Jan Boom merkt op dat er in Lembas wel promotie voor gemaakt kan worden. Frank zal een artikel schrijven. 4. Declaraties Frank heeft ± g 50,- uitgegeven voor kado’s (T-shirt en wijn) voor het 25-jarig jubileum van de Tolkienwinkel. Daarnaast heeft hij g 15,- uitgegeven voor een fraai fotoboek van Unquendor dat als promotie in de stand gebruikt gaat worden. 5.
Financiën
Er zijn nu 215 betalende leden, inclusief Leden voor het leven. Hiervan hebben tot op heden 66 leden hun contributie nog niet betaald. Frodo zal een e-mail naar de wanbetalers sturen. Frodo heeft inmiddels zeven dubbele betalingen binnengekregen. Waarschijnlijk als gevolg van de algemene herinneringsbrief bij Lembas 151. Hij boekt de bedragen weer terug. Jan Koch: waarom niet wachten tot iemand reageert en dan pas terugstorten? Frodo: gevoelsmatig wil ik dat liever niet. Door een komende wijziging in de contributie (acceptgiro wordt iets hogere contributie dan met machtiging) verwacht Frodo dat het probleem van wanbetalers daarmee een stuk kleiner wordt. 6. Ledenadministratie Tony stelt voor de ledenadministratie bij Jan Koch te houden. Frodo merkt op dat hij liever ziet dat de ledenadministratie binnen het bestuur blijft. Na een korte discussie besluit het bestuur dat Jan de ledenadministratie onder zich kan houden, maar dat Tony verantwoordelijk is voor de ledenadministratie. 7. Lembas De kwaliteit van Lembas 151 was niet optimaal. Reden was dat de drukker de nieuwe printer nog niet binnen heeft en de oude printer niet meer in gebruik is. Lembas 152 zal beter zijn (mits de nieuwe printer daadwerkelijk in gebruik is). De kosten voor Lembas 151 waren wel minder. Jan Boom: is het mogelijk afbeeldingen in kleur te printen? Als voorbeeld laat hij het tijdschrift van het Jules Verne Genootschap circuleren. Afgesproken wordt dat Jan Boom naar de kosten zal informeren. Jan Koch: zodra de drukker de nieuwe printer heeft, kan hij een prijsopgave geven. Jan Koch: Lembas Extra Lustrum-editie is wel gereed, maar we wachten met printen tot de nieuwe printer er is. Uiteraard zal de Lembas Extra met het Joelfeest gereed zijn. 8. Joelfeest, Slotfeest en drie-januari-diner Tineke zal nog bij de boot (locatie Joelfeest) langsgaan. We gaan zelf koken, maar waarschijnlijk wordt het een koud buffet. Hoe het verdere programma eruit ziet, is nog niet bekend. Tot nu toe zijn er 13 aanmeldingen, bij 20 aanmeldingen zijn we uit de kosten. Jan Koch vraagt zich af waarom er zo weinig mensen komen, of daar een reden voor is. Frodo: geen idee waarom. Ook wordt opgemerkt dat men misschien niet komt omdat het programma nog niet bekend is. Walter: het staat in de Agenda in Lembas, maar dit wordt lang niet altijd gelezen. Jaap: waarom niet een e-mail naar de leden sturen, als geheugensteuntje. Frodo: Er zou een overleg komen met Tineke, Hugo en Margreeth over de invulling van het Slotfeest, dit i.s.m. Ennorandirrim. Helaas zijn de agenda’s overvol en is heeft overleg nog niet plaatsgevonden. Harm: Renée Vink en ik zijn bezig met het organiseren van een drie-januari-diner in Utrecht. 9. PR en activiteiten 9a: Tolkienwinkel Frank: uit naam van Unquendor heb ik René van Rossenberg kado’s aangeboden ter gelegenheid van het 25-jarig bestaan van de Tolkienwinkel. Omdat de aankondiging ook op Hives heeft gestaan, waren er veel bezoekers, helaas geen nieuwe Unquendorleden. In de komende Lembas zal een kort verslag komen. Zowel Unquendor als ook de Tolkienwinkel zijn als standhouder niet welkom op de Midwinterfair. Reden: Tolkien sluit niet aan bij het thema “verleidelijke magie”.
Op de Elf Fantasy Fair zullen beide wel aanwezig zijn. 9b: Promotie The Hobbit: • Doel: meer actieve leden, met name jongeren • “borrelen, babbelen, boeken” • Laten zien dat we een gezellige vereniging zijn Akties: Onze website en Hyves inzetten door promotiefilmpjes te plaatsen. Jaap zal actie ondernemen. Wellicht kan Jaap (partner van Tineke) deze filmpjes maken. Op onze site nieuwtjes en artikelen plaatsen (Arthur van der Stroom). Jaap: Hobbitfilms gebruiken om mensen ook kennis te laten maken met het andere werk van Tolkien. Bart: Bij de LotR-films was Unquendor bij de voorpremière aanwezig. Hierdoor hebben we nieuwe leden gekregen. Kan dit ook nu gerealiseerd worden? Frank: bij de Elf Fantasy Fair een luchtige lezing, gevolgd door borrelen bij de Unquendorstand. Dit dan wel in 2013. Frodo: hebben we voor dit alles wel de mankracht? Hieronder de volledige notitie van Jaap aan Frank: Algemeen: - Doel: * Meer actieve leden! In principe van alle leeftijden, maar met speciale aandacht voor jongeren. We vinden de aanwas van jongeren de afgelopen periode te laag. - Boodschap/positionering: * Unquendor is het leukste/gezelligste literaire genootschap van Nederland. * Borrelen, babbelen, boeken! - Acties: * Op de website een banner met 'Word lid!' met daarachter een eenvoudige aanmeldingsprocedure (actie Frank) * Maken van een promotiefilmpje a la Kadenza (mijn werkgever) met beelden van het Joelfeest. Aansluitend ook filmpjes een herberg en het Slotfeest in Assen. Jaap Kleijn (man van Tineke) of AnneMarieke kunnen hierbij mogelijk helpen (actie Jaap) The Hobbit-films: - Doel: * Gelijk aan bovenstaande: meer actieve leden. Met de promotie van Unquendor rondom The Hobbitfilms richten we ons wat nadrukkelijker op een jonger publiek - Boodschap/positionering: * Unquendor maakt je wegwijs in de wereld van Tolkien/The Hobbit/The Lord of the Rings * Borrelen met Dwergen? www.unquendor.nl; Meer weten of Hobbits en Draken? www.unquendor.nl; etc. - Acties: * Aparte Hobbit-pagina met nieuwtjes (input Arthur) en link naar het boek (actie Frank) * Hobbit-borrel op EFF: hapje, drankje, lezing, laatste nieuwtjes, filmpjes, folder (actie Frank) * Voorpremiere The Hobbit als Joelfeest: i.s.m. bioscoop Ede, Ennorandirrim, Tolkienwinkel, standgroep, tentoonstelling (actie Jaap)
9c: Friese vertaling LotR: Op 25 november is de presentatie bij Tresoar in Leeuwarden. Harm en Tony gaan er in ieder geval heen. De vraag rijst of wij daar ook iets aan promotie gaan doen. Frank zal contact met Liuwe Westra opnemen om te zien wat mogelijk is. 9d: Return of the Ring Jaap: Unquendor heeft een programma van twee uur gekregen. Programma-onderdelen tot nu toe: Renée Vink vertelt iets over Tolkien en Wagner; Jan Groen vertelt een verhaal; Bram zal iets met zang gaan doen; Jaap organiseert een Roomparty. Wellicht wordt de film van The Borrowed Light van Toneelgroep Unquendor getoond. Helaas wordt het stuk niet live gespeeld.
Jan Boom stelt voor een sing-song o.i.d. op de Roomparty te houden, dit samen met Beyond Bree. Er gaan momenteel 19 Unquendorleden naar Return of the Ring toe. 10. Website Er is een kandidaat die zich met de technische kant wil bezighouden. Frodo: liever iemand voor de inhoudelijke kant, maar technische hulp is ook altijd welkom. Jaap: is het wel een serieuze kandidaat die niet snel weer weg is? Frank en Harm: Ja. Frank: ik kan wel teksten op de site aanpassen, maar niet heel veel. Frodo: iemand van ons erop zetten en diegene van de andere taken ontlasten? Arthur van der Stroom is genoemd om als kandidaat te benaderen, maar deze heeft tijdens de AV al aangegeven dit niet te willen. Ook aan Bram is gedacht, maar die heeft genoeg andere bezigheden. De algemene opinie is dat onze site een actueel en juist beeld moet geven van Unquendor en niet een actueel beeld van alle wisselende nieuwtjes rondom bijvoorbeeld de Hobbitfilms. Jan Boom: op de site een link plaatsen naar bijvoorbeeld de website van Pieter Collier? Daar staan voortdurend nieuwtjes. Harm: feeds op de site plaatsen naar andere sites met veel nieuwtjes? Er wordt besloten een vacature voor een webredacteur in Lembas te plaatsen. Frodo zal deze opstellen. 11. Rondvraag a) Notitie Harm (aktiepunt 76) wordt doorgeschoven naar de volgende BV. b) Notulen AV zijn gereed, bespreking op de volgende BV. c) Walter: moet ik nog iets doen met de statuten Lembas Extra? Afgesproken wordt dat Walter deze naar Cécile zal sturen. Walter en Tony nemen het redactiestatuut Lembas onder handen. d) Jan Boom: de mededelingen in Lembas 151 zie ik als gratis advertenties. Walter: nee, het zijn mededelingen van onze leden, bovendien zijn deze ook al op internet te vinden. Frodo: wellicht de naam wijzigen in “ingezonden mededelingen”. e) Tony: er is een geboortekaart binnengekomen van Johan Boots en Moeniek Moekmoedshek. Tony stuurt uit naam van Unquendor een kaart. f) Harm: graag een necrologie van Hella Haase in Lembas plaatsen. 12. Sluiting Om 12.30 uur sluit de voorzitter de vergadering. Datum en locatie volgende BV wordt later bekendgemaakt. Aktiepunten punt
aktie door
76 Harm gesloten 174 Jaap open 176 Esther/Frank 177 Walter/Tony open 178 Frodo
omschrijving
status
Verwerken opmerkingen Bellen PostNL over verzendkosten Lembas Opstellen promotievoorstel The Hobbit Up-to-date maken redactiestatuut Lembas Afspraken vastleggen rondom financiële afhandeling,
open
verzending en administratie Unquendoruitgaven
(aktie
open Jan)
179 Frodo gesloten 180 Jaap 181 Frank 182 Frodo nieuw 183 Frank nieuw 184 Frank nieuw 185 Jaap nieuw 186 Frank nieuw 187 Frodo nieuw
Meesturen machtigingskaart bij Lembas 151 Meeting deelnemers Return of the Ring Promotie-event boek Cor Blok i.s.m. Pieter Collier E-mail naar wanbetalers sturen
open open
Artikel in Lembas over boek Cor Blok Artikel in Lembas over 25-jarig jubileum Tolkienwinkel Promofilmpjes laten maken voor onze website Contact Liuwe Westra over presentatie Friese LotR vacature schrijven voor webredacteur
