Businesscase Intergemeentelijke Sociale Dienst Bergen op Zoom Steenbergen Woensdrecht

Businesscase Intergemeentelijke Sociale Dienst Bergen op Zoom Steenbergen Woensdrecht

Procesbegeleider : C.A.M. Lambregts MBA 27 april 2011 Stuurgroep SOCIALE DIENST BRABANTSE WAL

V3 College Vertrouwelijk

Voorwoord Het zal voor niemand een verrassing zijn dat het een behoorlijk proces is om te komen tot een intergemeentelijke samenwerking op het gebied van sociale diensten. De gemeenten Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht hebben elkaar echter op een natuurlijke manier gevonden en hebben de samenwerking voortvarend ingezet. Met een ‘natuurlijke manier’ wordt bedoeld dat de drie gemeenten in het zuidwestelijk deel van Noord-Brabant al op velerlei gebied samenwerken. Zo wordt al jaren samengewerkt op het terrein van onder andere sociale zekerheid (Stichting Samenwerken, Werkgeversservicepunt, LeerWerkLoket). Een ander voorbeeld is het gezamenlijk optrekken in de regionale VVV de Brabantse Wal. Op toeristisch gebied willen de drie gemeenten zich op de kaart zetten door gebruik te maken van de sterke punten die het gebied de Brabantse Wal, waarop de gemeenten liggen, heeft. De Brabantse Wal waar zand en klei samenkomen, het gebied waar Brabant Zeeland kust. Een gebied dat tot verbondenheid leidt. Toen in 2008 de intergemeentelijke sociale dienst met Roosendaal niet van de grond kwam, werd niet lang achterom gekeken. Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht hadden al snel in de gaten dat vanwege een aantal toekomstige ontwikkelingen een verdergaande samenwerking op het gebied van sociale diensten niet alleen onontkoombaar, maar vooral efficiënt en sterker zou zijn. De samenwerking op het niveau van de back-office en op het gebied van applicatiebeheer waren al snel een feit. Tegelijkertijd is een zorgvuldig traject ingezet om de samenwerking verder te verdiepen. Daarbij is rekening gehouden met alle betrokkenen. Bestuur, management en medewerkers zijn aan de slag gegaan om een zogenoemde businesscase te bouwen die een stevig fundament moest leggen voor toekomstige ontwikkelingen. De businesscase is een goed instrument om met behulp van een neutrale opsomming van feiten een afgewogen beslissing te nemen. In het hele traject is ruimte gemaakt voor medezeggenschap en inspraak. Met de medezeggenschapsorganen van de gemeenten is een traject van informatie ingezet en de cliëntenraden hebben zich laten informeren door het projectteam. Door de drie Brabantse Wal-gemeenten is een forse prestatie geleverd bij het maken en opstellen van de businesscase. De wijze waarop dat is gebeurd spreekt vertrouwen uit. Vertrouwen naar elkaar, vertrouwen in de toekomst. En vertrouwen is nodig omdat aanstaande veranderingen bijzonder ingrijpend zullen zijn. Daarbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan veranderingen die voortkomen uit de Wet Werken naar Vermogen. Op bestuurlijk niveau wordt de samenwerking tussen de drie gemeenten als een flinke stap voorwaarts gezien. Eén gezamenlijke intergemeentelijke sociale dienst zal de regionale arbeidsmarkt versterken doordat één aanspreekpunt voor werkzoekenden en werkgevers gecreëerd wordt. Wethouder Maarten van Eekelen (Bergen op Zoom) Wethouder Cor van Geel (Steenbergen) Wethouder Martin Groffen (Woensdrecht)

Managementsamenvatting Deze businesscase is een beslissing -en (bij)sturingsinstrument voor de deelnemende gemeenten om een afweging te maken of men wil deelnemen aan de Intergemeentelijke Sociale Dienst. De gemeenten Woensdrecht, Steenbergen en Bergen op Zoom willen toewerken naar één Sociale Dienst (SOCIALE DIENST BRABANTSE WAL). De lokale loketten blijven bestaan (dienstverlening dicht bij de burger). Juridische vorm De Colleges hebben, als uitgangspunt voor de Businesscase, gekozen voor een Gemeenschappelijke Regeling met een Overlegorgaan (geen rechtspersoon). Het advies is om deze regeling aan te laten gaan door de Colleges van burgemeester en wethouders. Er wordt geen afzonderlijke uitvoeringsorganisatie in het leven geroepen, maar er wordt gebruik gemaakt van de diensten van Bergen op Zoom als uitvoeringsorganisatie. Dit betekent dat de medewerkers in dienst komen van de gemeente Bergen op Zoom. Het gemeenschappelijk overlegorgaan bestaat uit de bestuurlijk verantwoordelijke portefeuillehouders. Door te kiezen voor deze juridische vorm kunnen de (verordenende) bevoegdheden niet aan genoemd gemeenschappelijk orgaan worden overgedragen. Uit de beleidsvergelijking blijkt echter dat de huidige verordeningen van de gemeenten Bergen op Zoom, Woensdrecht en Steenbergen op hoofdlijnen vrijwel identiek zijn, waardoor er geen problemen zijn te verwachten in de uitvoering. Naar verwachting worden de beleidsverschillen bij de uitwerking van het regeerakkoord in de loop van 2012, alleen maar kleiner. De stuurgroep adviseert één bezwaarschriftencommissie in te stellen, die de afzonderlijke colleges dan wel het gemeenschappelijk orgaan adviseert, en samenvoeging tot één cliëntenraad. De drie achterblijvende ambtelijke organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor de resultaten en budgetten. De verantwoordelijke ambtenaren moeten derhalve kunnen sturen op inzet van middelen en behalen van resultaten. Daartoe zal in de structuur worden voorzien door een gremium in te richten tussen bestuurlijk overleg en uitvoering. Ook zal elke deelnemende gemeente 0,5 fte Regiefunctie dienen te reserveren binnen de eigen gemeentebegroting. Personeel Door vorming van de ISD neemt de schaalgrootte toe en kan de overhead als percentage van het totale personeelsbestand afnemen. In de begroting ISD is rekening gehouden met een totale vermindering van de formatie van 5,81 fte door het niet invullen van vacatureruimte en natuurlijk verloop. Deze formatie is qua kwantiteit en kwaliteit toereikend bij een gemiddeld bestand van 1485 klanten. In 2010 was het klantenaantal gemiddeld 1771. Om budgetneutraal (WWB) te werken, zal hiervoor in 2011 en 2012 een afname van het aantal klanten gerealiseerd dienen te worden. Er zijn geen majeure verschillen geconstateerd in de vergelijking in arbeidsvoorwaarden. De financiële verschillen in de rechtsposities van Woensdrecht en Steenbergen ten opzichte van de rechtspositie van Bergen op Zoom zijn meegenomen in de begroting ISD 2012.

Automatisering en informatisering De adviseurs ICT van de deelnemende gemeenten hebben een advies uitgewerkt hoe automatisering te integreren en een voorstel gedaan voor het samenvoegen van de databases GWS (applicatie die gebruikt wordt voor Sociale Zaken). De systemen en pakketten van Bergen op Zoom zijn leidend geweest voor het advies. Hoewel er binnen de ISD gewerkt gaat worden met één database, blijft per klant zichtbaar bij welke gemeente hij/ zij staat ingeschreven. De ISD zal bij al haar ontwikkelingen in relatie met digitalisering en klantinformatie rekening houden met het concept Gemeente geeft antwoord ©. Er is advies aangevraagd bij de Provinciale Archiefinspectie hoe om te gaan met de klantendossiers in relatie tot de gekozen juridische vorm. Het is wenselijk om in de implementatiefase de lopende dossiers te uniformeren en over te brengen naar Bergen op Zoom. Huisvesting Er heeft een inventarisatie plaats gevonden van werkplekken die vanaf 1 januari 2012 nodig zijn voor de ISD in relatie tot de ruimte binnen het Bedrijfsverzamelgebouw in Bergen op Zoom. De conclusie is dat de formatie van de ISD inclusief inhuur derden op te vangen is binnen de huidige vierkante meters van Sociale Zaken in het Bedrijfsverzamelgebouw. Financiën De financieel adviseurs van de deelnemende gemeenten hebben meegewerkt aan de opstelling van het financiële model. Afstemming heeft plaats gevonden met de concerncontrollers van deelnemende gemeenten. Vorming van de ISD levert voor de begroting van 2012 een totaal voordeel op van ruim €600.000,-. Hier tegenover staan (des)integratiekosten van totaal €540.806,-. Het voordeel voor de deelnemende gemeenten wordt groter, naarmate de (des)integratiekosten afnemen. Denk daarbij aan het opnieuw bestemmen van leeggekomen kantoorruimte. Door de verdeelsleutel ‘klantenaantal’ toe te passen, ontstaat er voor alle deelnemers (inclusief (des)integratiekosten) in 2012 een klein voordeel: Steenbergen €55.969, -, Woensdrecht €17.829, en Bergen op Zoom €50.337, -. In de uitgangspunten is door de drie colleges een taakstelling opgelegd aan het samenwerkingsverband, om binnen drie jaar financieel voordeel te realiseren. Dit financiële voordeel wordt al in 2012 gerealiseerd. In de aanloop naar de ISD is een eenmalige verwachte investering (voornamelijk voor ICT en digitalisering) nodig per gemeente van € 79.000,00 excl. BTW en excl. pm-posten. Deze investering zal in het 2e Concernbericht worden meegenomen. De doorbelasting van formatie klantmanagers re-integratie op het Participatiebudget zal vanaf 2013 een probleem gaan vormen, want het Rijk gaat bezuinigen. Minister Kamp van SZW heeft op 27 april 2011 het rapport van de tweede evaluatieronde van het Bestuurlijk Akkoord Participatie aan de Tweede Kamer gestuurd. Alle consequenties voor de uitvoering van re-integratie zijn op dit moment nog niet duidelijk. De definitieve begroting ISD zal in de implementatiefase worden opgesteld.

1.

2.

3.

4.

Inleiding..................................................................................................................... 1 1.1.

Aanleiding ...................................................................................................... 1

1.2.

Doelstelling van de businesscase.................................................................... 2

1.3.

Doelstelling(en) .............................................................................................. 2

1.4.

Afbakening ..................................................................................................... 2

1.5.

Verantwoordelijkheid..................................................................................... 2

Uitgangspunten ......................................................................................................... 3 2.1.

Inleiding ......................................................................................................... 4

2.2.

Ontwikkelingen binnen Sociale Zaken die de samenwerking beïnvloeden..... 4

2.3.

Kritische succesfactoren waarop gemeten zal worden ................................... 5

Financiën ................................................................................................................... 6 3.1.

Begroting individueel 2011 versus begroting ISD 2012................................... 6

3.2.

Verdeelsleutel op basis van klantenaantal ..................................................... 8

3.3.

Kosten en opbrengsten van de ISD ................................................................. 8

3.4.

Investeringen.................................................................................................. 9

3.5.

Financiële bepalingen .................................................................................... 9

3.6.

Samenvatting Financieel ................................................................................ 9

Organisatie-gevolgen............................................................................................... 11 4.1.

5.

6.

Beleid ........................................................................................................... 11

Juridische vormgeving van een intergemeentelijke sociale dienst .......................... 13 5.1.

Inleiding algemeen ....................................................................................... 13

5.2.

Uitgangspunten businesscase....................................................................... 14

5.3.

Gemeenschappelijke orgaan ........................................................................ 14

5.4.

Vervolg ......................................................................................................... 16

5.5.

Voor –en nadelen van een samenwerking in een gemeenschappelijk orgaan16

Personele gevolgen.................................................................................................. 17 6.1.

Formatie....................................................................................................... 17

6.2.

Kwaliteit Formatie ........................................................................................ 18

7.

8.

6.3.

Vergelijking arbeidsvoorwaarden................................................................. 18

6.4.

OR ................................................................................................................ 20

6.5.

GO ................................................................................................................ 20

Automatisering ........................................................................................................ 21 7.1.

Werkgroep ICT.............................................................................................. 21

7.2.

Werkplekken ................................................................................................ 23

7.3.

Inrichting FrontOffice ................................................................................... 23

7.4.

Samenvoeging Databases............................................................................. 23

Informatievoorziening ............................................................................................. 24 8.1.

Ontsluiting gegevens .................................................................................... 24

8.2.

Programma dienstverlening ......................................................................... 24

8.3.

Archief (digitaal en fysiek)............................................................................ 24

9.

Huisvesting .............................................................................................................. 25

10.

Communicatie ......................................................................................................... 26 10.1. Besluitvormingstraject ................................................................................. 26

11.

Te behalen zakelijke voordelen ............................................................................... 27

12.

Aandachtspunten, knelpunten en risico’s................................................................ 27

13.

Conclusies en aanbevelingen ................................................................................... 28 13.1. Aanbeveling ................................................................................................. 28

14.

Bijlagen.................................................................................................................... 29 14.1. Verantwoording begroting ISD ..................................................................... 29 14.2. Aanloopkosten ISD ....................................................................................... 30 14.3. Bijlage: Beleidsvergelijking ........................................................................... 31 14.4. Bijlage: Advies Werkgroep ICT...................................................................... 38 14.5. Betrokken disciplines bouwen Businesscase ................................................ 44

1.

Inleiding

1.1. Aanleiding Na het besluit van de gemeenteraad Bergen op Zoom d.d. 27 maart 2008 om met onmiddellijke ingang alle activiteiten in het kader van de vorming van een regionale sociale dienst te stoppen, hebben de gemeenten Bergen op Zoom, Woensdrecht en Steenbergen de mogelijkheden van een samenwerking op het gebied van de Back Office activiteiten verkend. Door de commissie Mens & Maatschappij is op 18 november 2008 ingestemd met de voorgenomen optimalisatie en structurering van de samenwerking en op 6 juli 2010 met de randvoorwaarden om te komen tot een ISD. Eind 2008 is door een aantal werkgroepen voortvarend gestart met het geven van inhoud aan deze verkenning. Een intensieve samenwerking binnen deze werkgroepen maakte echter al snel duidelijk dat de gemeenten niet over dezelfde applicaties beschikten. Gelet op het belang van een uniforme inrichting van de ICT-infrastructuur voor het slagen van de samenwerking, heeft de Stuurgroep BOS (portefeuillehouders en afdelingshoofden van de drie gemeenten) besloten om het proces ICT leidend te laten zijn. De gemeenten Bergen op Zoom en Woensdrecht beschikten al over de applicatie GWS4all. Steenbergen beschikten hier nog niet over. Om deze reden heeft de gemeenteraad van Steenbergen in 2009 ingestemd met de aanschaf van deze applicatie. Onder regie van de gemeente Bergen op Zoom is GWS4all ingevoerd in Steenbergen en wordt er vanaf 1 januari 2010 met deze applicatie ook binnen de gemeente Steenbergen gewerkt. Naast deze ontwikkeling is er een natuurlijke verbinding tussen de drie gemeenten en het UWV op het Werkplein Brabantse Wal. Deze samenwerking heeft tot resultaat dat de klant, werkzoekende én werkgever, beter bediend worden door: •

één aanspreekpunt en maatwerk voor werkzoekenden en werkgevers in een regio;

•

lef en creativiteit bij het ondersteunen van werkzoekenden naar werk;

•

denken in mogelijkheden en niet in belemmeringen.

De samenwerking van de drie gemeenten en UWV is toegenomen op het gebied van beleid, jeugdwerkloosheid (Jongeren Taskforce Team), het Leerwerkloket, het Werkgeversservicepunt en het Regionaal Ketenoverleg (gemeenten Bergen op Zoom, Steenbergen, Woensdrecht en het UWV WERKbedrijf). Momenteel wordt het UWV getroffen door bezuinigingen, wat naar verwachting gevolgen gaat hebben voor het Werkplein. Deze gevolgen zijn binnen de ISD beter op te vangen dan individueel per gemeente. Dit alles heeft er toe geleid dat er sprake is van een gezamenlijke wens en wil om samen te werken op het gebied van sociale zaken. Naast deze wens en wil zijn er argumenten die het noodzakelijk maken om de samenwerking te intensiveren. Deze argumenten zijn: 1. Het is het logische gevolg van de stappen die in het verleden zijn gezet; daarnaast werken de drie gemeenten al jaren samen op het terrein van onder andere sociale zekerheid (Stichting Samenwerken, Werkgeverservicepunt, LeerWerkLoket etc.). 2. Het is noodzakelijk dat deze stap gezet wordt om de volgende redenen: a. de regionale arbeidsmarkt wordt versterkt; er ontstaat zo één aanspreekpunt voor werkzoekenden en werkgevers;

-1-

b. de negatieve ontwikkelingen op de arbeidsmarkt (recessie) kunnen op deze wijze beter worden opgevangen; c. de grote vervangingsvraag die er aankomt vanaf 2014/2015; er wordt een tekort verwacht op de arbeidsmarkt (ontgroening en vergrijzing); d. de ontwikkeling van Aviolanda in Woensdrecht (werkgelegenheid); e. de ontwikkeling van het tuinbouwgebied in Steenbergen (werkgelegenheid); f. de ontwikkeling van één regeling aan de onderkant van de arbeidsmarkt; gezamenlijk oppakken betekent één maal ontwikkelen en uitvoeren; g. de brede heroverweging van het Rijk (bezuinigingen die op ons af komen). De afdelingshoofden zijn een aantal malen samengekomen om de wijze van samenwerking door te nemen en te stroomlijnen. Verder is gesproken met de algemeen directeuren van de drie gemeenten, waarbij de uitgangspunten en mogelijke knelpunten van de samenwerking zijn doorgenomen. Dit alles heeft ertoe bijgedragen dat er de bestuursopdracht in mei 2010 is vastgesteld door de drie colleges van B&W. 1.2. Doelstelling van de businesscase Deze businesscase is onderdeel van de ontwerpfase, waarbij zaken aan de orde komen als automatisering, de vormgeving van de processen, de invulling van het beleid, de logistieke bedrijfsvoering, de personele bemensing, de formatie, etc. De ontwerpfase zal worden afgesloten door een bestuurlijk go –no go beslismoment (mei 2011 Colleges, juni 2011 Raden). In juli 2011 zal na positief advies van de Raden, de implementatiefase aanvangen, die moet leiden tot de nieuwe samenwerkingsorganisatie per 1-1-2012. Deze businesscase is een beslissing -en (bij)sturingsinstrument voor de deelnemende gemeenten om een afweging te maken of men wil deelnemen aan de Intergemeentelijke Sociale Dienst. Een goede businesscase is een instrument met een neutrale opsomming van feiten op grond waarvan een afgewogen beslissing kan worden genomen. 1.3. Doelstelling(en) De drie gemeenten willen toewerken naar één Sociale Dienst (SOCIALE DIENST BRABANTSE WAL). Daarnaast is de samenwerking met het UWV optimaal en zoveel mogelijk geïntegreerd in de werkwijze van de nieuwe SOCIALE DIENST BRABANTSE WAL. Uitgangspunt hierbij is dat de lokale loketten, passend binnen het dienstverleningsconcept van de individuele gemeenten, blijven bestaan (dienstverlening dicht bij de burger). 1.4. Afbakening In de bestuursopdracht is de afspraak gemaakt dit proces af te maken, voordat andere gemeenten kunnen aansluiten. 1.5. Verantwoordelijkheid De businesscase is eigendom en de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Er zijn vele disciplines nodig om een volwassen businesscase te schrijven, zelfs externe adviseurs, toch blijft de (eind)verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever. Voor de begeleiding van dit proces is een procesbegeleider aangetrokken. Deze procesbegeleider heeft een faciliterende en ondersteunende rol en is aangetrokken uit de gemeente Bergen op Zoom. Voor iedere gemeente geldt dat de rolverdeling hetzelfde is: De bestuurlijke opdrachtgever zijn de drie colleges van burgemeester en wethouders, vertegenwoordigd door de portefeuillehouders sociale zaken; De ambtelijke opdrachtgever zijn de drie gemeentesecretarissen. De ambtelijke opdrachtnemers zijn de drie afdelingshoofden. -2-

2.

Uitgangspunten

Doel samenwerking. Waarom is samenwerking eigenlijk noodzakelijk: probleempunten en kansen? Bergen op Zoom Kansen Groter gebied arbeidsmarkt en werkgelegenheid Samenwerking intensiveren op Werkplein Brabantse Wal. Personeel; opvang vergrijzing en ontgroening (op termijn minder FTE) Inrichten van specialisatie-onderdelen Aandachtspunten Sturing op verbinding eigen organisatie – onderwijs, economie, WMO Kosten – financieel/ (kosten) verdeelsleutel Harmonisatie personeelsbeleid Harmonisatie uitvoeringsbeleid WWB Afstemming uitvoeringsbeleid tussen gemeenten Personeel van Steenbergen en Woensdrecht, de verwachting is weerstand op secundaire voorwaarden (o.a. Huisvesting, reiskosten etc.). Overig Samenwerking zal voor BoZ niet leiden tot efficiëntere bedrijfsvoering, ook niet voor wat betreft applicatiebeheer. Steenbergen Eén Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD). Daarnaast is de samenwerking met het UWV optimaal en zoveel mogelijk geïntegreerd in de werkwijze van de nieuwe ISD. Uitgangspunt hierbij is dat de lokale loketten, passend binnen het dienstverleningsconcept van de individuele gemeenten, blijven bestaan (dienstverlening dicht bij de burger). Problemen Taakstelling Bergen op Zoom Woensdrecht Doelen als opgenomen in de Bestuursopdracht. Problemen Samenwerking op het gebied van dienstverlening tussen de gemeenten Bergen op Zoom, Roosendaal en Etten-Leur Raad: verhouding groot/ klein Wat zijn de sterke en zwakke/ kwetsbare onderdelen als het gaat om de uitvoering van de WWB? Bergen op Zoom Steenbergen Woensdrecht Sterk: continuïteit Sterk: kennen de klant, Sterk: digitalisering Corsa, uitvoering WWB/ WI/ SHV/ dicht op de uitvoering, kennen de klant, dicht op WIJ, ontwikkelde AO, korte lijnen de uitvoering, korte lijnen managementinfo en kwaliteitssysteem Zwak: Zwak: Continuïteit/kwetsbaar, Zwak: kwetsbaar in de Continuïteit/kwetsbaar, invoering/invulling nieuwe uitvoering. Wet invoering/invulling nieuwe regelingen kinderopvang (1 - pitter) regelingen Wet op de lijkbezorging (1 pitter) en BBZ – IOAW – IOAZ -3-

Wat kan worden verwacht als er niet tot samenwerking wordt overgegaan? (alles blijft bij het oude) Bergen op Zoom Steenbergen Woensdrecht Samenwerking zal worden Alternatieve wijze Alternatieve wijze beperkt tot uitsluitend het bedenken om bedenken om bepaalde in de wet SUWI. kwetsbaarheid te kwetsbaarheid te organiseren. organiseren. 2.1. Inleiding Binnen de Stuurgroep is ter voorbereiding op deze Businesscase een inventarisatie gemaakt van doelen, voorwaarden en verwachtingen. Doel van deze oefening was om 1. Betrokken gemeenten te informeren over elkaars opvattingen over de mogelijkheden en beperkingen van samenwerking bij de uitvoering van de WWB. 2. Besluitvorming mogelijk te maken ten behoeve van het advies naar de colleges. Daarnaast heeft er een verkenning plaatsgevonden van de randvoorwaarden voor het samenwerkingsverband aan de hand van PIOFAH-taken (personeel, informatie, financiën, automatisering, huisvesting). Deelnemende gemeenten hebben individueel het format ingevuld en zijn daarna tot overeenstemming gekomen. De belangrijkste uitgangspunten zijn vastgelegd in de Randvoorwaarden (Collegebesluit) en worden aan het begin van ieder hoofdstuk in een kader vermeld. 2.2. Ontwikkelingen binnen Sociale Zaken die de samenwerking beïnvloeden Het ministerie van SZW heeft (vergevorderde) plannen om drie wetten op het terrein van de sociale zekerheid samen te voegen. Dit zijn de WWB, Wajong en de WSW. Uitgangspunt van het plan is dat mensen werken naar vermogen en vanuit die positie verdere stappen zetten. Mensen die maar 40% van het minimumloon kunnen verdienen, zitten nu veelal thuis, maar moeten evengoed worden gestimuleerd te gaan werken. De overige 60% moet door een uitkering worden aangevuld. Het ministerie wil een uitvoeringswet die het inkomen van deze doelgroep regelt en de re-integratie bij de gemeente wegleggen. Daarnaast maakt het UWV onder druk van de bezuinigingen een terugtrekkende beweging van 100 naar 30 vestigingen. De aangekondigde bezuinigingen zullen ook het socialezekerheidsstelsel niet ongemoeid laten. Binnen de regio moet met overheid, onderwijs en ondernemers gewerkt worden aan een passend antwoord op de ontwikkelingen in de komende jaren. Het belang van verdergaande samenwerking op het terrein van het regionale arbeidsmarktbeleid is groot. De arbeidsmarkt en daarmee de werkgelegenheid kan in een grotere regio een stimulans krijgen. Scholen en werkgevers zijn (al) regionaal georganiseerd. Door de samenwerking wordt de ISD een serieuze gesprekspartner. Om de uitstroom uit WW of Wwb te bevorderen is actieve medewerking van de regionale werkgevers noodzakelijk. Het is van belang in te spelen op de wensen van de werkgevers, zodat een verbinding tussen vraag en aanbod kan worden gelegd. Het Werkplein is het adres voor de regionale werkgever. Ook in de toekomst wil de ISD vanuit het werkplein werkgevers snel, deskundig en flexibel helpen.

-4-

2.3. Kritische succesfactoren waarop gemeten zal worden Binnen de uitgangspunten is afgesproken dat de samenwerking moet bijdragen aan verbetering van de kwaliteit in de uitvoering. Hiervoor worden aspecten gemeten zoals klanttevredenheid en kwaliteit (doorlooptijden: moment van aanvraag tot besluit). Voor het meten van de klanttevredenheid zal in de implementatiefase een 0-meting verricht worden bij de afzonderlijke gemeenten. Vervolgens kan na startdatum ISD de klanttevredenheid periodiek gemeten worden. De eenmalige kosten zijn opgenomen in de investeringsbegroting. De doorlooptijden van de individuele gemeenten zijn in onderstaande tabel inzichtelijk gemaakt over het jaar 2010. BERGEN OP ZOOM

aantal

< 4 weken

< 8 weken

> 8 weken

Aanvragen Wwb Percentage

756

702 92,86%

51 6,75%

3 0,40%

Aanvragen Wij Percentage

435

294 67,59%

101 23,22%

40 9,20%

1.000

747 74,70%

237 23,70%

16 1,60%

Aanvragen Bijzondere bijstand Percentage

STEENBERGEN

aantal

< 4 weken

< 8 weken

> 8 weken

Aanvragen Wwb Percentage

85

71 83,53%

9 10,59%

5 5,88%

Aanvragen Wij Percentage

30

22 73,33%

4 13,33%

4 13,33%

197

170 86,29%

20 10,15%

7 3,55%

WOENSDRECHT

aantal

< 4 weken

< 8 weken

> 8 weken

Aanvragen Wwb Percentage

91

69 76,00%

18 20,00%

4 4,00%

Aanvragen Wij Percentage

59

28 47,00%

25 42,00%

6 10,00%

279

132 47,00%

78 28,00%

69 25,00%

Aanvragen Bijzondere bijstand Percentage

Aanvragen Bijzondere bijstand Percentage

Doorlooptijden 2010 Verschil in inrichting van proces kan een bewuste keuze zijn, waardoor er verschillen ontstaan in doorlooptijden. Daarnaast hebben incidentele omstandigheden, bijvoorbeeld inrichten nieuw armoedebeleid Woensdrecht, direct hun weerslag op de doorlooptijden. Doorlooptijden zijn maar één aspect van kwaliteit en zegt nog niets over de effectiviteit van de ISD. In de implementatiefase zal nog een aantal indicatoren benoemd worden om een completer beeld te krijgen van het functioneren van de ISD. -5-

3.

Financiën

Uitgangspunten Financiën Welke (financiële) effecten excl. Investeringen, worden met de samenwerking beoogd?




Moet het samenwerkingsverband belast worden met een financiële taakstelling?

De samenwerking moet op termijn een kostenbesparing opleveren per individuele gemeente (gebaseerd op het huidige pakket en de huidige kwaliteit)
Samenwerking mag niet leiden tot extra kosten De samenwerking moet de kwaliteit in de uitvoering vergroten (normen; continuïteit, doorlooptijden, KTO) (Financiële) taakstelling vooraf, de samenwerking moet na 3 jaar financieel voordeel gaan opleveren. Businesscase bepaalt het inverdieneffect.

Frictie & desintegratiekosten (uitgangspunt is voorkomen)

Alle voordelen en nadelen in beeld brengen binnen Businesscase, daarna besluitvorming voor welke rekening.

Investeringsbudget (1/3 – 1/3 – 1/3)

Vooraf naar Raad

Financieel risico I-deel en P-deel na start samenwerkingsverband

Voor rekening desbetreffende gemeente




Voorkeur verdeelsleutel (2 scenario’s)




Verdeelsleutel per gemeente op grond van aantal WWB/WIJ/WI/IOAZ/IOAW/BBZ-cliënten Verdeelsleutel per gemeente op grond van de verdeelsleutel voor Sociale Zaken van het Gemeentefonds

De financieel adviseurs van de deelnemende gemeenten hebben meegewerkt aan de opstelling van het financiële model. Afstemming heeft plaatsgevonden met de concerncontrollers van deelnemende gemeenten. 3.1. Begroting individueel 2011 versus begroting ISD 2012 De huidige kosten zijn bepaald aan de hand van de beheersbegroting 2011. Vervolgens is een doorvertaling gemaakt naar de begroting 2012 ISD. De begrotingen zijn opgebouwd uit; Directe kosten (Producten SoZa en Kostenplaats SoZa) en indirecte kosten (Additionele kosten en Additionele personeelskosten). De indirecte kosten worden per gemeente met verschillende verdeelsleutels doorverdeeld naar de producten en kostenplaats SoZa. Daarnaast wordt bij de verdeling gebruik gemaakt van verschillende kostenverdeelmethoden. Dit geeft een vertekening in de vergelijking van de additionele kosten. Uit diepteonderzoek is gebleken dat het uiteindelijke resulterende verschil op hoofdkostenplaatsniveau minder dan 5% bedraagt. In verband met de verschillende berekeningsmethoden binnen de drie gemeenten wordt binnen de hierna opgestelde begrotingen gebruik gemaakt van de directe toerekening van de indirecte kosten op basis van dezelfde verdeelsleutels zoals aantal m2 werkruimte, aantal formatieplaatsen, aantal personeelsleden en aantal werkplekken. Dit model is opgezet om:


Een nulmeting voorafgaand aan de beoogde samenwerking uit te voeren;




Kostenverdeling van (in)directe kosten van de samenwerking inzichtelijk te maken;




Een basis te bieden voor de Businesscase samenwerking ISD en zijn deelnemers, maar ook voor de deelnemers afzonderlijk. -6-

Beheersbegroting 2011 Individueel_ISD 2012 Steenbergen

Woensdrecht

Bergen op Zoom

ISD 2012

Voordeel

Product: P0301 INKOMEN Algemene kosten

23.094,80

16.305,80

39.944,00

72.269,60

Bijstandsbesluit Zelfstandigen

34.000,00

22.126,00

82.048,00

138.174,00

IOAW/IOAZ

Saldo van Product: P0301 INKOMEN

1.000,00

5.000,00

0,00

6.000,00

58.094,80

43.431,80

121.992,00

216.443,60

-7.075,00

Product: P0302 FLANKEREND BELEID Clientenparticipatie en communicatie Schuldhulp

Saldo van Product: P0302 FLANKEREND BELEID

0,00

1.000,00

27.592,00

30.174,53

65.000,00

46.753,08

235.612,00

347.365,08

65.000,00

47.753,08

263.204,00

377.539,61

1.582,53

Product: P0303 WERK Werkgelenheids/arbeidsmarktbeleid

Saldo van Product: P0303 WERK Totaal Producten Kostenplaats: A205 SOCIALE ZAKEN Personeelslasten incl. inhuur 3e

2.555,00

21.504,00

14.349,00

38.408,00

2.555,00 125.649,80 9,77

21.504,00 112.688,88 11,7

14.349,00 399.545,00 52,78

38.408,00 632.391,21 68,44 4.496.131,55

0,00 -5.492,47

635.526,51

635.920,56

3.582.356,93

-125.000,00

-77.695,00

-684.425,00

-810.870,00

510.526,51 510.526,51

558.225,56 558.225,56

2.897.931,93 2.897.931,93

3.685.261,55 3.685.261,55

-281.422,45 -281.422,45

81.008,94 132.235,18

47.698,04 116.992,85

312.114,95 480.100,50

314.725,97 730.849,18

-126.095,96

4.970,00

9.515,00

9.500,00

14.500,00

-9.485,00

Bezwaarschriftencommissie

1.526,76

21.916,96

18.480,84

21.787,93

-20.136,62

Diversen

4.159,60

812,92

1.586,57

2.057,31

-4.501,78

223.900,49

196.935,77

821.782,85

1.083.920,39

-158.698,71

Afdelingshoofd en beleid Middelen P&O

20.037,35 66.919,62

87.261,06 27.452,40

0,00 141.292,06

0,00 183.213,88

-107.298,41

Financieel_Concerncontrol

33.648,27

56.188,43

261.139,61

338.620,59

-12.355,72

Personeelsbaten

Saldo van kostenplaats: A205 SOCIALE ZAKEN Totaal Kostenplaatsen Additionele kosten Huisvestingskosten Automatiseringkosten Accountantskosten

Saldo van Additionele kosten

1.520,65

Additionele personeelskosten

Facilitair/ DIV

Saldo van Additionele kosten Saldo Totaal

64.025,94

55.146,30

242.488,74

314.435,95

-47.225,03

184.631,17 1.044.707,97

226.048,19 1.093.898,39

644.920,40 4.764.180,18

836.270,41 6.237.843,56

-219.329,35 -664.942,99

Het totale voordeel (vermeld in de laatste kolom) van €.5.492 op de producten Inkomen, Flankerend beleid en Werk ontstaat vooral door de samenvoeging van de cliëntenraad van Woensdrecht en Bergen op Zoom. Een aandachtspunt bij de meerjarenbegroting 2012 is de verwachte onmogelijkheid voor doorbelasting vanuit de formatie op het Participatiebudget na 2012. Het Rijk is namelijk aan het bezuinigen op deze post. Door invulling van de vacatureruimte binnen de ISD, natuurlijk verloop en vermindering inhuur derden, nemen de personeelskosten af met bijna €.200.000 (zie voor meer informatie paragraaf personeel). Dit is terug te zien in het totale voordeel op de kostenplaats SoZa van €.281.422,45. Dit voordeel is in werkelijkheid groter, omdat in de beheersbegroting van Woensdrecht en Steenbergen geen kosten inhuur derden voor vervanging wegen ziekte e.d. specifiek voor SoZa zijn opgenomen. Deze kosten zijn de afgelopen jaren wel gemaakt en zitten rond de 10% van de loonsom. In de additionele kosten wordt het voordeel van €.158.698,71 voornamelijk veroorzaakt door de post huisvesting. Dit voordeel ontstaat doordat de lasten van het BVG gebouw straks over meer werkplekken kunnen worden verdeeld. Daarnaast wordt er een voordeel gerealiseerd door de integratie van het proces Bezwaar & Beroep naar één commissie en de integratie van de Interne Controle. Het voordeel op de additionele personeelskosten van €.219.329 ontstaat door integratie voorbereidende taken beleid en vermindering formatie leiding. Door de faciliterende en ondersteunende taken bij één uitvoeringsorganisatie te beleggen, ontstaat eveneens een financieel voordeel. -7-

-52.450,20

3.2. Verdeelsleutel op basis van klantenaantal Binnen deze Businesscase is gekozen voor de verdeelsleutel kosten ISD is op basis van het aantal klanten. De verdeelsleutel begroting ISD 2012 is gebaseerd op het aantal klanten per 31-12-2010. Begroting 2012 ISD Verdeelsleutel klantenaantallen

Steenbergen 209

Totaal Producten Totaal Kostenplaatsen Additionele kosten

Woensdrecht 257

Bergen op Zoom 1442

69.271,36 403.679,07

85.180,58 496.390,05

477.939,27 2.785.192,43

34.474,70 80.056,33

42.392,33 98.442,47

237.858,94 552.350,38

Accountantskosten

1.588,31

1.953,09

10.958,60

Bezwaarschriftencommissie

2.386,62

2.934,75

16.466,56

225,35

277,11

1.554,84

118.731,32

145.999,76

819.189,31

Huisvestingskosten Automatiseringkosten

Diversen

Saldo van Additionele kosten Additionele personeelskosten Afdelingshoofd en beleid Middelen P&O

0

0

0

0,00 20.069,03

0,00 24.678,18

0,00 138.466,67

Financieel_Concerncontrol

37.092,09

45.610,84

255.917,66

Facilitair/ DIV

34.442,93

42.353,27

237.639,74

91.604,04

112.642,29

632.024,08

683.285,80 1.044.707,97 -361.422,17

840.212,68 1.093.898,39 -253.685,71

4.714.345,08 4.764.180,18 -49.835,10

Saldo van Additionele kosten Saldo Totaal Begroting 2011 Voor -nadeel

3.3. Kosten en opbrengsten van de ISD Uit de vorige paragrafen is gebleken dat samenvoeging van de drie organisatieonderdelen tot een Intergemeentelijke Sociale Dienst in totaal een voordeel oplevert. Door samenvoeging ontstaan echter ook integratiekosten en blijven desintegratiekosten achter bij deelnemende gemeenten. In onderstaande begroting ISD zijn deze voor –en nadelen per gemeente meegenomen. Door de verdeelsleutel ‘klanten’ toe te passen resteert er inclusief (des)integratiekosten voor alle deelnemers aan de samenwerking een voordeel ten opzichte van de huidige kosten individueel. (Des)integratiekosten 2012

Steenbergen

Integratie clientenparticipatie

Woensdrecht

Bergen op Zoom

-7.000,00

Totaal Producten Additionele kosten

0,00

-7.000,00

0,00

Desintegratie huisvesting Desintegratie automatisering

81.008,94 67.179,81

47.698,04 57.735,46

0,00 0,00

Integratie bezwaarschriftencommissie

-1.526,76

-4.890,40

0,00

0,00

17.026,56

0,00

2.909,60

812,92

-502,47

149.571,60

118.382,58

-502,47

Desintegratie uren juridisch advies bezwaarschriftencomissie Desintegratie OR

Saldo van Additionele kosten Additionele personeelskosten Desintegratie afdelingshoofd/ beleid Integratie Sociale Recherche Desintegratie P&O

20.037,35

20.686,12

0,00

-41.250,00 66.919,62

-35.000,00 27.452,40

0,00 0,00

Desintegratie Financieel_Concerncontrol

33.648,27

56.188,43

0,00

Desintegratie Facilitair/ Div

64.025,94

55.146,30

0,00

143.381,17

124.473,25

0,00

292.952,77 -361.422,17

235.855,82 -253.685,71

-502,47 -49.835,10

-68.469,40

-17.829,89

-50.337,57

Saldo van Additionele kosten Voor -nadeel Begroting ISD 2012 Begroting ISD 2012_verdeelsleutel klantenaantal Totaal voor -nadeel ISD 2012

-8-

Woensdrecht betaalt per werkplek aan Equalit (dit is een organisatie op het gebied van ICT) een bedrag van €.4.400 excl. BTW. Gemeentebreed komen in Woensdrecht met ingang van 2012 mogelijkerwijs 22 werkplekken te vervallen. Volgens de overeenkomst met Equalit mogen er per jaar 5 werkplekken worden ingeleverd. Als de medewerkers SoZa per 1 januari 2012 overgaan naar de ISD brengt dit dus voor de gemeente Woensdrecht niet direct een besparing mee van het aantal werkplekken. Bij de desintegratiekosten is uit gegaan van 5 werkplekken inleveren per jaar vanaf 2013. Bij de desintegratiekosten Automatisering Steenbergen en Woensdrecht is er vanuit gegaan dat er 1 werkplek achterblijft t.b.v. lokale loket. Gemeenten zijn hiervoor zelf verantwoordelijk Voor Woensdrecht zijn geen desintegratiekosten beleidsfunctie meegenomen, omdat een deel van de taken achterblijft. In de implementatiefase zal nog een verfijning plaats dienen te vinden betreffende rollen en verantwoordelijkheden. Advies van de projectgroep is om per deelnemer een 0,5 FTE Regiefunctie in te regelen binnen de eigen gemeentebegroting. Samenvoeging zal direct voor alle deelnemers financieel voordeel opleveren, wanneer de verdeelsleutel ‘klantenaantal’ gehanteerd wordt. Dit voordeel is in werkelijkheid groter bij Woensdrecht en Steenbergen, omdat binnen de individuele beheersbegrotingen geen bedrag opgenomen is voor inhuur derden (vervanging wegens ziekte en calamiteiten). Uit de jaarrekeningen van de afgelopen drie jaar blijkt echter dat er jaarlijks inhuur gefinancierd wordt vanuit de centrale middelen (gemiddeld €.50.000 per jaar). 3.4. Investeringen Na besluitvorming zal een aanvang gemaakt worden met de implementatiefase. In deze fase worden aanloopkosten (investeringskrediet) begroot (zie bijlage 14.3.). De projectgroep kan zelf schuiven binnen dit krediet. Voorstel is om bij besluitvorming per gemeente een investeringskrediet beschikbaar te stellen voor een bedrag van €.79.000 excl. B.T.W. conform randvoorwaarden Bestuursopdracht. De individuele (investering)budgetten 2011 blijven beschikbaar voor de individuele gemeenten. 3.5. Financiële bepalingen De kosten verbonden aan de uitvoering van de door de gemeenschappelijke organisatie uitgevoerde taken kunnen worden berekend aan de hand van de volgende systematiek


Kosten op basis van beheersbegroting 2011 + risico/opslag (geen naverrekening)




Kosten op basis van de werkelijke kosten (naverrekening jaarlijks achteraf)

Nadere invulling van deze bepalingen zal plaatsvinden binnen het opstellen van de Gemeenschappelijke Regeling. 3.6. Samenvatting Financieel Vorming van de ISD levert voor de begroting van 2012 een totaal voordeel op van ruim €.600.000. Hierbij is het niet begrote voordeel inhuur derden voor Woensdrecht en Steenbergen niet meegenomen. Hier tegenover staan (des)integratiekosten van totaal €.540.806, welke in de loop van de jaren af zullen nemen. -9-

Door de verdeelsleutel ‘klantenaantal’ toe te passen, ontstaat er voor alle deelnemers (inclusief (des)integratiekosten) in 2012 een klein voordeel (Steenbergen €.55.969, Woensdrecht €.17.829 en Bergen op Zoom €.50.337). Dit voordeel zal toenemen naarmate de desintegratiekosten afnemen. In de aanloop naar de ISD is een eenmalige verwachte investering nodig per gemeente van €.79.000 excl. BTW per gemeente, excl. pm-posten. De doorbelasting van formatie klantmanagers re-integratie op het Participatiebudget zal vanaf 2013 een probleem gaan vormen. Minister Kamp van SZW heeft op 27 april 2011 het rapport van de tweede evaluatieronde van het Bestuurlijk Akkoord Participatie aan de Tweede Kamer gestuurd. Alle consequenties voor de uitvoering van re-integratie zijn op dit moment nog niet duidelijk. Deze Businesscase is een beslisdocument voor de deelnemende gemeenten om een afweging te kunnen maken of samenwerking lonend is. De definitieve begroting ISD zal in de implementatiefase worden opgesteld.

-10-

4.

Organisatie-gevolgen

Uitgangspunten Organisatie Welke bevoegdheden willen de colleges overdragen aan het gemeenschappelijk orgaan: Beleid WWB wat de gemeente (in ieder geval) zelf wil blijven ontwikkelen: Verordeningen die de gemeente (in ieder geval) zelf wil blijven vaststellen; Verordeningen vaststellen is een bevoegdheid van de raad (gevolgen voor juridische keuze)

Taken die de gemeente (vooralsnog) zelf wil blijven uitvoeren

Is het behoud van een bepalende stem in het samenwerkingsverband een voorwaarde voor samenwerking? Aanbevolen keuze in samenwerkingsvorm.

Hoe komt de aanbevolen keuze aan het doel van de samenwerking tegemoet? Aanbevolen keuze in juridische vorm van samenwerken:

Werkprocessen & documenten

Bestuur; bevoegdheid tot het uitvoeren van regelingen en beleid Beleid WWB in gezamenlijkheid ontwikkelen









Re-integratieverordening Maatregelenverordening Fraudeverordening Verordening cliëntenparticipatie Toeslagenverordening Alle verordeningen willen wij vaststellen en wij verwachten een voorstel van het orgaan.
De Wet maatschappelijke ondersteuning
De Wet kinderopvang
Het onderwijsbeleid
De wet op de lijkbezorging Ja; Eén Steenbergen/ één Woensdrecht/ twee Bergen op Zoom Intergemeentelijke sociale dienst (fusiemodel): Bij deze vorm van samenwerking zetten de betrokken gemeenten gezamenlijk een bestuursorgaan op dat taken en bevoegdheden op het terrein van werk en inkomen voor die gemeenten gaat uitvoeren. Deze taken en bevoegdheden worden door die gemeenten aan dat bestuursorgaan overgedragen. Het gezamenlijk en op een gelijkwaardige wijze verantwoordelijkheid willen dragen voor de uitvoering van de WWB. Dienst niet op afstand zetten! Gemeenschappelijke regeling met een gemeenschappelijk orgaan (overlegorgaan/ geen rechtspersoon) in combinatie met een centrumgemeentenconstructie (uitvoering overdragen aan BoZ) Werkgroep uniformeert vooraf de werkprocessen (alleen de primaire processen; Levensonderhoud, participatie en Bijzondere bijstand. De andere processen na start nieuwe orgaan).

De Colleges hebben als uitgangspunt voor de Businesscase gekozen voor een Gemeenschappelijke Regeling met een Overlegorgaan. Er is niet gekozen voor een Centrumgemeenteconstructie omdat de deelnemers gezamenlijk verantwoordelijkheid willen dragen. De Colleges hebben ervoor gekozen om de verordende bevoegdheden niet over te dragen aan de ISD. Men wil wel binnen de samenwerking afstemmen maar zelfstandig beslissen. Een Gemeenschappelijke Regeling met een Openbaar Lichaam (rechtspersoon) valt hiermee als keuze af. 4.1. Beleid De werkgroep Beleid heeft de beleidsverschillen tussen de deelnemers in kaart gebracht. De volledig uitgewerkte vergelijking is na te lezen in de bijlagen. -11-

4.1.1 Beleid algemeen Bij een samenvoeging van de afdelingen Sociale Zaken van de gemeenten Bergen op Zoom, Woensdrecht en Steenbergen is het van belang om te kijken naar de verschillen en overeenkomsten in het huidige beleid. Binnen Sociale Zaken wordt een breed scala aan beleidsonderwerpen behandeld. Hieraan ten grondslag ligt diverse wet- en regelgeving, bijvoorbeeld: Wet Werk en Bijstand (WWB), Wet Investeren in Jongeren (WIJ), Wet Inburgering, Wet Participatiebudget, Wet Sociale Werkvoorziening (WSW), Wet Bundeling Inkomensvoorzieningen Gemeenten (BUIG met o.a IOAW, IOAZ, BBZ). Naast eisen die de wetgeving stelt, krijgen gemeenten op een aantal uitwerkingspunten van de wet ruimte om eigen invulling te geven door middel van verordeningen (Raad) en beleidsregels (College). Het voert te ver om in dit stadium een uitgebreide analyse te maken van alle beleidsnota’s, verordeningen en beleidsregels. In deze Quick Scan wordt een globale beschrijving gegeven van het beleid op de grootste thema’s:
Minimabeleid
Verordeningen WWB, WIJ, IOAW, IOAZ, Cliëntenparticipatie en Inburgeringverordening
Re-integratiebeleid 4.1.2 Conclusie vergelijking beleid De huidige beleidskaders van de gemeenten Bergen op Zoom, Woensdrecht en Steenbergen zijn op hoofdlijnen vrijwel identiek. Dit geldt voor het re-integratiebeleid, verordening toeslagen en verlagingen, de maatregelverordening, de wet inburgering en andere onderdelen waarvan de voorbereiding al gezamenlijk plaatsvond. Bij het minimabeleid streven de drie gemeenten allemaal maatschappelijke participatie van de minima na. De definitie van de doelgroep verschilt momenteel nog enigszins, maar naar verwachting zal dit meer gelijkgetrokken worden als het regeerakkoord verder wordt uitgewerkt waarin een inkomensgrens van 110% wordt genoemd. Voor Bergen op Zoom en Woensdrecht betekent dit een versobering van het huidige beleid voor de minima omdat de inkomensgrens momenteel 120% bedraagt. Voor wat betreft de uitkeringen WWB en het re-integratiebeleid zijn de overeenkomsten zeer groot. Bij de uitkeringen zit er wel een enkel verschil in het maatregelenbeleid. Voor wat betreft re-integratie streven alle gemeenten maatwerk na en beleidsmatig zijn de verschillen dan ook klein. Praktische uitwerking kan wel verschillen per gemeente. De raden van de drie gemeenten hebben de uitvoering van de WSW opgedragen aan de WVS-groep als verbonden partij. Bij de inburgering zitten er verschillen in de verordening. Gezien het nieuwe regeerakkoord zal er vanaf 2012 echter een aanzienlijke afbouw gaan plaatsvinden op dit onderwerp, waardoor ervoor gekozen kan worden hier geen aandacht aan te besteden. Het regeerakkoord wil toe naar één regeling voor de onderkant van de arbeidsmarkt. Dat vergt omvorming van de huidige Wet werk en bijstand (WWB), Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten (Wajong) en Wet sociale werkvoorziening (WSW). Op deze terreinen is dan ook naar de toekomst niet te verwachten dat er zich redenen zullen aandienen om eigen lokaal beleid te ontwikkelen. Kortom, de beleidsmatige verschillen zijn klein en zullen naar verwachting in de loop van 2012 alleen maar kleiner worden. -12-

5.

Juridische vormgeving van een intergemeentelijke sociale dienst

In deze paragraaf wordt door de juridische adviseur van de gemeente Bergen op Zoom een uiteenzetting gegeven van de juridische consequenties van de samenwerking. 5.1. Inleiding algemeen De colleges hebben besloten in te stemmen met een ontwerpaanpak om per 1 januari 2012 te komen tot een intergemeentelijke sociale dienst voor de gemeenten Bergen op Zoom Steenbergen en Woensdrecht, de ISD Brabantse Wal. De vormen die in aanmerking komen om de samenwerkingsorganisatie juridisch in te richten, zijn te vinden in de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr). De artikelen 1 en 8, kennen de volgende samenwerkingsmogelijkheden:
artikel 1: samenwerken zonder meer;
artikel 8, lid 1: instellen van een openbaar lichaam
artikel 8, lid 2: instellen van een gemeenschappelijk orgaan;
artikel 8, lid 3: aanwijzen van een centrumgemeente. Regeling zonder meer (art. 1 Wgr): De regeling zonder meer is een lichte vorm van samenwerking tussen gemeenten. In deze lichte regeling kan niet worden gedelegeerd of gemandateerd aan de regeling. De regeling zonder meer wordt in werking gesteld door een overeenkomst tussen de gemeenten. Openbaar lichaam (art. 8 lid 1 Wgr): Het openbaar lichaam is de zwaarste vorm van samenwerking op basis van de Wgr. Het is de enige vorm van publieke samenwerking met rechtspersoonlijkheid. Hierdoor kan een openbaar lichaam zelfstandig in het maatschappelijk verkeer optreden en bijvoorbeeld eigen personeel in dienst nemen. Gemeenten die deelnemen, kunnen bevoegdheden overdragen aan het openbaar lichaam. Het bestuur van een openbaar lichaam bestaat uit een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur. Uitsluitend raadsleden, collegeleden en burgemeesters kunnen lid zijn van het bestuur. Raadsleden hebben alleen zitting in het bestuur als de regeling wordt aangegaan door de raden van de gemeenten die samenwerken. Gemeenschappelijk orgaan (art. 8, lid 2): Het gemeenschappelijk orgaan is een minder zware vorm van samenwerking dan het openbaar lichaam. Een gemeenschappelijk orgaan heeft geen rechtspersoonlijkheid. Deze samenwerking is als uitgangspunt voor de op te stellen businesscase gekozen en wordt in de volgende paragraaf verder toegelicht. Centrumgemeente (artikel 8, lid 3): In deze constructie komen de deelnemers overeen dat bevoegdheden van een bestuursorgaan van de ene gemeente worden uitgeoefend door een bestuurorgaan van een andere gemeente. Er is sprake van het mandateren van bestuursbevoegdheden door het ene gemeentebestuur aan het andere. Het bestuurorgaan van de centrumgemeente oefent de gemandateerde bevoegdheid uit namens de deelnemende bestuursorganen. De afgesproken bevoegdheden en taken worden uitgevoerd door medewerkers van de centrumgemeente. Er is geen afzonderlijk bestuur van de gemeenschappelijke regeling, het bestuur is in handen van de centrumgemeente. Deze constructie kent geen eigen begroting en jaarrekening.

-13-

5.2. Uitgangspunten businesscase De gemeenten Bergen op Zoom, Steenbergen en Woensdrecht hebben als een van de uitgangspunten voor de Samenwerkingsvorm Intergemeentelijke sociale dienst het volgende bepaald: bij deze vorm van samenwerking zetten de betrokken gemeenten gezamenlijk een bestuursorgaan op dat taken en bevoegdheden op het terrein van werk en inkomen voor die gemeenten gaat uitvoeren. Deze taken en bevoegdheden worden door die gemeenten aan dat bestuursorgaan overgedragen. De juridische vorm van samenwerking is een gemeenschappelijke regeling met een gemeenschappelijk orgaan. De gemeente Bergen op Zoom wordt uitvoeringsorganisatie. De gemeenschappelijke regeling is geen rechtspersoon. Tevens is de randvoorwaarde meegegeven dat gezamenlijk beleid en verordeningen worden ontwikkeld, waarbij de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten het beleid c.q. de verordeningen zelf blijven vaststellen. Hierna wordt voor deze juridische constructie uiteengezet wat dit voor de deelnemende gemeenten betekent. 5.3. Gemeenschappelijke orgaan Een gemeenschappelijke regeling met een gemeenschappelijk orgaan kan worden aangegaan door gemeenteraden, colleges van burgemeester en wethouders en burgemeesters. In de laatste twee gevallen moet de gemeenteraad toestemming geven voor het aangaan van een gemeenschappelijke regeling. 5.3.1 Taken en bevoegdheden De WGR bepaalt dat in de gemeenschappelijke regeling wordt aangegeven welke taken en bevoegdheden worden overgedragen. In de regeling moeten de taken en bevoegdheden nauwkeurig worden omschreven. Het hangt van de bevoegdheden die men wil overdragen af welk orgaan de gemeenschappelijke regeling aangaat. In het geval van de WWB betekent dit dat, indien men uitsluitend de bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de WWB wil overdragen, de colleges van burgemeester en wethouders de regeling kunnen aangaan. In dit geval wordt immers uitsluitend de bevoegdheden van de colleges overdragen aan het gemeenschappelijk orgaan. Belangrijk is dat aan een gemeenschappelijk orgaan geen verordende bevoegdheden kunnen worden overgedragen (overigens is het vaststellen van verordeningen een raadsbevoegdheid). Naast het overdragen van bevoegdheden kunnen er ook bevoegdheden worden gemandateerd. De gemandateerde bevoegdheid wordt dan namens de deelnemende bestuursorganen uitgeoefend, de bevoegdheid “blijft” bij het bestuursorgaan. Wanneer een bevoegdheid in mandaat aan het gemeenschappelijk orgaan of aan een orgaan of een ambtenaar van een centrumgemeente wordt gegeven, kan de bevoegdheid tot beslissen op bezwaar niet worden meegegeven aan datzelfde orgaan of diezelfde ambtenaar. Dit staat los van de mogelijkheid om één bezwaarschriftencommissie in te stellen, die de afzonderlijke colleges dan wel het gemeenschappelijk orgaan adviseert. Bij het opstellen van de gemeenschappelijke regeling moet bepaald worden welke bevoegdheden de colleges willen overdragen en welke bevoegdheden zich meer lenen voor mandatering. Gemeenten kunnen in deze constructie eigen (afwijkend) beleid blijven vaststellen.

-14-

5.3.2 Uitvoering De uitvoering van activiteiten die in de gemeenschappelijke regeling geregeld zijn, kunnen door een afzonderlijke uitvoeringsorganisatie gebeuren, maar en kan ook voor worden gekozen deze onder te brengen bij één (of meer) deelnemende gemeenten. De uitvoeringsorganisatie kan op twee verschillende manieren worden vormgegeven: a. er wordt een afzonderlijke uitvoeringsorganisatie in het leven geroepen direct onder het bestuur van het gemeenschappelijk orgaan. De ambtenaren werkzaam bij deze uitvoeringsorganisatie kunnen afkomstig zijn uit de deelnemende gemeenten en worden gedetacheerd bij de uitvoeringsorganisatie. Rechtspositioneel verandert er voor hen niets, zij blijven in dienst bij hun huidige werkgever. De kosten voor deze uitvoeringsorganisatie worden op basis van de begroting omgeslagen over deelnemers. b. Er wordt geen afzonderlijke uitvoeringsorganisatie in het leven geroepen, maar er wordt gebruik gemaakt van de diensten van één van de deelnemende gemeenten. Deze variant begint sterk te lijken op de centrumgemeentenconstructie, met dit verschil dat er wel een eigen bestuur en eigen begroting en jaarrekening zijn. Ook bij deze mogelijkheid kunnen er medewerkers worden gedetacheerd in de centrumgemeente en ook dan verandert er rechtspositioneel niets voor hen. De centrumgemeente kan de medewerkers in dienst nemen. In dit geval verandert de rechtspositie van de medewerkers wel. De gemeenten BoZ, Steenbergen en Woensdrecht hebben als uitgangspunt genomen dat de uitvoering van de activiteiten bij de gemeente Bergen op Zoom wordt ondergebracht. Dit heeft overeenkomsten met centrumgemeentenconstructie. 5.3.3 Bestuur Een gemeenschappelijk orgaan heeft een bestuur. In de gemeenschappelijke regeling wordt aangegeven uit hoeveel leden het bestuur bestaat. Iedere deelnemende gemeente levert tenminste één lid. Indien de regeling door de raden is aangegaan, worden bestuursleden per deelnemende gemeente door de raad uit zijn midden en uit de wethouders aangewezen. Aangezien de regeling door de colleges wordt aangegaan, ligt het in de lijn dat het gemeenschappelijk orgaan bestaat uit de bestuurlijk verantwoordelijke portefeuillehouders. In de gemeenschappelijke regeling wordt de samenstelling van het gemeenschappelijk orgaan vastgelegd. 5.3.4 Begroting en jaarrekening Een gemeenschappelijk orgaan heeft een eigen begroting en jaarrekening (art. 34 Wgr), die worden vastgesteld door het bestuur. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het gemeenschappelijk orgaan hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Voor de uitvoering van de gezamenlijke bevoegdheden en taken moeten in de regeling duidelijke afspraken worden vastgelegd. Met betrekking tot de financiering van de WWB blijven, bij deze samenwerkingsvorm, de deelnemende gemeenten ieder hun eigen WWB-budgetten ontvangen. Daarnaast moet iedere gemeente afzonderlijk verantwoording aan de gemeenteraden en aan SZW afleggen en er moeten per deelnemer afzonderlijke managementrapportages worden opgesteld. Gemeenten zijn niet verantwoordelijk voor de tekorten van een van de deelnemers. 5.3.5 Inlichtingen en verantwoording In de gemeenschappelijke regeling moeten in overeenstemming met artikel 16 Wgr bepalingen worden opgenomen betreffende: de wijze waarop een lid van het gemeenschappelijk orgaan aan de raad die dit lid heeft aangewezen, de door de raad gevraagde inlichtingen dient te verstrekken; -15-

de wijze waarop een lid van het gemeenschappelijk orgaan door de raad die dit lid heeft aangewezen ter verantwoording kan worden geroepen voor het door hem gevoerde beleid; De bevoegdheid van de raad een door hem aangewezen lid van het gemeenschappelijk orgaan ontslag te verlenen indien dit lid het vertrouwen van de raad niet meer bezit. Artikel 16 is van overeenkomstige toepassing op regelingen die uitsluitend getroffen zijn door colleges van burgemeester en wethouders. -

5.3.6 Gemeentelijke sturing In vergelijking met de regeling zonder meer en de centrumgemeentenconstructie is de afstand van de uitvoeringsorganisatie tot de deelnemende gemeente groter en is de mogelijkheid van directe sturing minder. De gemeenten hebben bepaalde bevoegdheden aan het bestuursorgaan overgedragen en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling neemt de beslissingen op het gebied van de overgedragen bevoegdheden. Door de overdracht van de bevoegdheden is er afstand gecreëerd tussen de gemeenten en het gemeenschappelijk orgaan. De drie achterblijvende ambtelijke organisaties blijven verantwoordelijk voor de resultaten en de budgetten in samenhang. Verantwoordelijke ambtenaren moeten derhalve kunnen sturen op inzet van middelen en behalen van resultaten. Daartoe zal in de structuur worden voorzien door een gremium in te richten tussen bestuurlijk overleg en uitvoering. 5.4. Vervolg De over te dragen bevoegdheden en de bevoegdheden die gemandateerd worden, moeten nauwkeurig worden omschreven. Indien het bevoegdheden van de colleges betreft, dient de gemeenschappelijke regeling te worden aangegaan door de colleges. De verordenende bevoegdheden kunnen per definitie niet aan een gemeenschappelijk orgaan worden overgedragen. Gemeenten kunnen eigen – afwijkend – beleid vaststellen. Het gemeenschappelijk orgaan kan geen financiële verplichtingen aangaan of personeel in dienst nemen. Dit blijven bevoegdheden van de deelnemende gemeenten. 5.5. Voor –en nadelen van een samenwerking in een gemeenschappelijk orgaan Voordelen:
gelijkwaardigheid van partijen
gemeenten kunnen eigen, afwijkend beleid vaststellen
gemeenten draaien niet op voor de tekorten van het Inkomensdeel van één van de deelnemers
de verordenende bevoegdheden worden niet overgedragen waarmee, in theorie althans, de betrokkenheid voor de uitvoering behouden blijft
efficiencyvoordelen, deze zijn minder groot dan bij een openbaar lichaam, toch zijn er voordelen, bijvoorbeeld een gezamenlijk automatiseringssysteem Nadelen:
iedere gemeente ontvangt nog steeds eigen WWB-budgetten en moet ook zelf verantwoording afleggen over besteding aan SZW en raden (efficiencynadeel)
verantwoordingsinformatie (financieel, management, accountant) moet in meervoud worden aangeleverd Randvoorwaarden:
op politiek, bestuurlijk en ambtelijk niveau moet de wil tot samenwerking aanwezig zijn
er moeten op bepaalde onderdelen spelregels worden afgesproken met als doel de uitvoering te ontlasten, bijvoorbeeld over eenzelfde format voor rapportage en data voor aanlevering (financiële) informatie

-16-

6.

Personele gevolgen

Uitgangspunten Personeel Rechtspositie huidig personeel

In dienst samenwerkingsverband

Streefformatie

< Formatie

Arbeidsvoorwaarden

Uniform

Desintegratie indirect personeel

Inkoop bij deelnemende gemeenten

Vacaturebeleid samenwerkingsverband

1. 2.

In voorbereidingsfase (vacatures delen) Na besluit Raad start samenwerkingsverband (integraal beleid) Bereiken van de streefformatie door natuurlijk verloop/ Geen gedwongen ontslagen/ Arbeidsvoorwaarden conform CAO Gemeenten

Andere randvoorwaarden Personeel

6.1. Formatie Aan Stimulansz is gevraagd welke overeenkomsten en verschillen er bestaan tussen de drie gemeenten. De verschillen en overeenkomsten kunnen zichtbaar worden gemaakt in uitvoeringskosten en volumeontwikkeling. Op basis van deze gegevens kan er ook inzicht worden verkregen als de drie gemeenten zich vormen tot een samenwerkingsverband. Het samenwerkingsverband kan dan weer vergeleken worden met gemeenten die meedoen aan de benchmark WWB. Aan de benchmark WWB samenwerkingsverbanden mee.

deden

in

het

jaar

2010,

60

gemeenten

en

6.1.1 Kosten per klant In de volgende tabel worden de kosten van de uitvoering afgezet tegen het aantal klanten. De kosten van het vaste personeel staan vermeld onder Kosten FTE (gebaseerd op einde schaal zoals gepubliceerd door het ministerie). Voor de kosten van inhuur derden in de ISD is uitgegaan van het normbedrag uit de benchmark (13% van de totale loonsom). Het gaat hier om de totale inhuur derden, dus inclusief de klantmanagers gefinancierd uit het Participatiebudget. Vervolgens zijn de kosten gedeeld door het gemiddelde aantal klanten1 om te komen tot de gemiddelde kosten per klant. Bergen op Zoom Steenbergen Woensdrecht Kosten per klant Kosten begroot FTE € 3.098.524 € 551.766 € 625.485 Kosten inhuur derden (norm=13%) € 923.990 € 92.034 € 146.371 Totaal € 4.022.514 € 643.800 € 771.856 Aantal klanten gemiddeld (2010) 1324 200 247 Kosten per klant € 3.038 € 3.219 € 3.125 * norm is bereikt bij aanvang ISD (68,44) bij een gelijkblijvend klantenaantal

ISD 2012 € € € €

3.943.543 512.661 4.456.204 1771 2.516

Norm Benchmark € € € €

3.942.478 512.522 4.455.000 1485 3.000 *

De gemiddelde kosten per klant 2010 waren bij de gemeente Steenbergen het hoogst, namelijk €.3.219 en het laagst bij de gemeente Bergen op Zoom, te weten €.3.038. De gemiddelde kosten per klant 2012 in de ISD bedragen €.2.516 dat is onder de norm.

1

Klanten Wet Buig (WWB, IOAW, IOAZ, BBZ 2004) -17-

In de begroting ISD 2012 is rekening gehouden met een totale vermindering van de formatie van 5,81 fte (niet invullen vacatureruimte en natuurlijk verloop). Wanneer het gemiddeld aantal klanten (volume) gekoppeld wordt aan de taakstelling van de deelnemers om budgetneutraal te werken, wordt er in 2011 en 2012 een afname gerealiseerd van het volume. Het normbedrag uit de benchmark wordt bereikt bij 1485 klanten gemiddeld. De norm van de benchmark, zijnde €.3.000 per klant wordt binnen de ISD bereikt in 2012 (68,44 FTE) bij een gemiddeld volume van 1485 klanten. Hieruit kan geconcludeerd worden dat er geen frictiekosten zijn binnen de ISD. Bij een gelijkblijvend klantenaantal of minder dalend klantenbestand, kan het tekort aan capaciteit in 2012 gefinancierd middels het Participatiebudget en het budget inhuur derden ISD. 6.1.2 Natuurlijk verloop en niet invullen vacatureruimte Door vorming van de ISD neemt de schaalgrootte toe en kan de overhead als percentage van het totale personeelsbestand afnemen. In 2012 wordt deze ruimte binnen de ISD gevonden door openstaande vacatures in te vullen met formatie uit de deelnemende gemeenten en natuurlijk verloop. Jaar Fomatie Netto bedrag 2011 74,25 4.286.598,21 2012 68,44 3.995.207,39

Aantal 5,81

Bezuiniging 291.390,82

Afname formatie ISD (niet invullen vacatureruimte en natuurlijk verloop)

Vanaf 2013 komt er een nieuwe regeling aan de onderkant van de arbeidsmarkt, de gevolgen voor de formatie zijn op dit moment niet inzichtelijk. Door vanaf 2013 een gedeelte van het natuurlijke verloop niet in te vullen, maar wel in te richten als een flexibele schil ontstaat voldoende flexibiliteit om toename of afname van het klantenbestand in de uitvoering op te vangen. 2013 2014 2015 2016 2017 2018

65,66 64,91 62,14 61,14 58,69 57,24

3.813.503,39 3.770.537,39 3.649.741,39 3.584.920,72 3.463.253,68 3.378.171,68

2,78 0,75 2,77 1,00 2,45 1,44

181.704,00 42.966,00 120.796,00 64.820,67 121.667,04 85.082,00

Natuurlijk verloop ISD

6.2. Kwaliteit Formatie Binnen de projectgroep is de formatie ISD 2012 doorgelicht op kwaliteit en kwantiteit. Hierbij is gekeken naar de uitvoering van taken en de kwaliteit van de taakuitvoering. Door medewerkers actief te begeleiden en te coachen, kunnen tekorten in kwaliteit en overschotten in kwantiteit opgevangen worden binnen de ISD middels doorontwikkeling van medewerkers (ook naar specialistische functies). In de implementatiefase zal dit extra aandacht vragen. De opleidingsbudgetten worden mee overgeheveld om de doorontwikkeling te faciliteren. 6.3. Vergelijking arbeidsvoorwaarden De werkgroep Personeel heeft een vergelijking gemaakt in de arbeidsvoorwaarden om het toekomstperspectief van de medewerkers die overgaan naar de ISD in kaart te brengen. In de vergelijking van de arbeidsvoorwaarden komen de volgende verschillen naar voren.

-18-

6.3.1 Primaire salariskosten De huidige functies en schalen zijn voor het merendeel vergelijkbaar. Enkele functies komen maar eenmalig voor en zullen verder uitgewerkt dienen te worden in het functiegebouw. 6.3.2 Extra vrije dagen Steenbergen 10 fte x 2,6 uur Woensdrecht 13 fte x 3,6 uur

= =

In kosten 73 /156 x gemiddeld schaal 9 =

€ 2.400,00 per jaar.

26 uur 46,9 uur

6.3.3 Vakantieverlof Dit betekent een verruiming van de arbeidsvoorwaarden voor medewerkers Steenbergen. Kosten: 10 vrije dagen x gemiddeld schaal 9 = € 2.500,00 per jaar. Voor medewerkers Woensdrecht zijn voor- en nadelen te benoemen: een halve vrije dag extra en geen korting van 2 leeftijdsdagen voor personen in dienst na 1 januari 1997. Nadeel is dat Woensdrecht meer verlofdagen heeft voor medewerkers < schaal 9. 6.3.4 Woensdrecht: Steenbergen:

Uitloopschaal sinds 1 januari 2011 uitloopschaal ingevoerd geen uitloopschaal

Op 1 januari 2012 twee jaar op maximum functieschaal: Steenbergen 9 personen van de 13 Woensdrecht 9 personen van de 16 Uitgaande van een minimum beoordelingstijdvak van 6 maanden en tweemaal een bovenmatige beoordeling per persoon, betekent dat voor personeel vanuit Steenbergen en Woensdrecht de uitloopschaal per 1 januari 2013 in beeld zou kunnen komen. In Bergen op Zoom zit ongeveer 17% in de uitloopschaal wegens bovenmatig functioneren. 18 personen x 17% x schaalverschil

=

€ 400, - p.mnd./ € 21.000,00 p.jr.

6.3.5 Afscheidsgratificatie Bij pensionering 1 dag bezoldiging voor ieder jaar gemeentedienst. Uitgaande voor medewerkers Woensdrecht en Steenbergen vanaf overeenkomst. 23 fte x opbouw van een maand bezoldiging per jaar tegen gemiddeld schaal 9. Opbouw per jaar € 3.500,00. 6.3.6 Reiskosten woon-werkverkeer Steenbergen: Verschil kilometers na minnen en plussen plus 2,2 kilometer enkele reis per dag. Vergoeding was € 0,19 per kilometer dus per saldo vrijwel geen extra kosten, indien de kilometers wegens gedwongen verplaatsing naar BoZ worden vergoed tegen € 0,19 Wel kunnen 6 personen (WW minder dan 10 km) een gratis fiets aanschaffen. Kosten 6.000, -eenmalig voor vijf jaar. Woensdrecht: Verschil in kilometers na minnen en plussen min 60,3 km enkele reis per dag. Kent vaste vergoeding indien WW enkele reis 15 of minder en bij meer kilometers tot 33 kilometer € 0,09 per kilometer. Vergoedingregeling Bergen op Zoom en Woensdrecht ontlopen elkaar weinig. -19-

Vijf personen gaan meer kilometers rijden (10, 9, 7, 7 en 2 km enkele reis per dag). Stel vergoeding € 0,19 per km = € 3.000,00 per jaar. Wel kunnen 8 personen (WW minder dan 10 km) een gratis fiets aanschaffen. Kosten 8.000, -eenmalig voor vijf jaar 6.3.7 Dienstreizen Steenbergen en Woensdrecht volgen rijksregeling € 0,37 en Bergen op Zoom € 0,19. Advies is om echte veelrijders individueel te bezien. Conclusie van de werkgroep is dat er geen majeure verschillen zijn en dat de financiële meerkosten voor 2012 begroot kunnen worden op €.11.400. 6.4. OR De ondernemingsraden van de drie gemeenten zijn inmiddels gezamenlijk betrokken bij de totstandkoming van deze Businesscase. Uitgangspunten en concept Businesscase zijn besproken. 6.5. GO De eerste bijeenkomst met GO-leden heeft inmiddels plaats gevonden. Een technisch overleg heeft inmiddels plaatsgevonden. De GO’s hebben aangegeven hun medewerking te willen verlenen.

-20-

7.

Automatisering

Uitgangspunten Automatisering Advies automatisering

Oplossing met bijbehorend kostenplaatje Bergen op Zoom vs. benchmark Equalit (cijfers Woensdrecht)

Integratie automatisering

Advies voorbereidingsgroep ICT; waar nodig met externe ondersteuning/ toetsing

Conversie van data

Op basis van advies voorbereidingsgroep ICT

Andere randvoorwaarden Automatisering

Let op tijdsplanning (voorbereiding conversie kost minimaal 45 maanden).

7.1. Werkgroep ICT De werkgroep ICT heeft een advies uitgewerkt op de volgende gebieden: • Integratie automatisering) • Voorstel betreffende het overzetten van klantgegevens. De werkgroep heeft geïnventariseerd welke systemen en softwarepakketten in de huidige situatie binnen de drie gemeenten in gebruik zijn. Op basis van de geformuleerde uitgangspunten zijn zij tot een voorstel voor ICT voorzieningen voor de ISD Brabantse Wal gekomen (bijlage wordt nagestuurd). Overigens zijn de drie deelnemende gemeenten alle ‘GWS gemeenten’ (dezelfde applicatie), wat de uitvoering van de opdracht wel vergemakkelijkt. Bergen op Zoom wordt als uitvoeringsorganisatie belast met de uitvoering van de ISD. De systemen en pakketten van Bergen op Zoom zijn dus leidend voor het advies. Binnen dit advies wordt geen rekening gehouden met de werkplekvervanging (vervanging van computers e.d.), welke gepland staat in het 3e kwartaal 2011. Daarnaast zijn de uitwijkvoorziening en de thuiswerkplekken niet begroot. 7.1.1 Afbakening Inventarisatie van de kosten voor de werkplekken hebben in een eerder stadium al plaatsgevonden door de financiële adviseurs van de deelnemende gemeenten en vallen daardoor buiten de opdracht van de werkgroep. De eenmalige investeringskosten (conversie/overzetten van klantgegevens en benodigde licentiekosten) zijn meegenomen in de investeringsbegroting. De financiële consequenties (de kosten die overgeheveld worden c.q. welke achter blijven) zijn afgestemd met de concerncontrollers van de deelnemende gemeenten en vallen buiten het advies van de Werkgroep ICT. De werkgroep heeft zich op verzoek van de stuurgroep alleen gericht op de startsituatie (januari 2012) van de ISD. Over de gevolgen voor de ICT omgeving bij de achterblijvende deelnemers (hard- en software, ontmanteling) zijn geen uitspraken gedaan. Ook de te varen koers met betrekking tot ICT door de ISD na de migratie behoorde niet tot deze opdracht. Toekomstige ontwikkelingen op het gebied van ICT voorzieningen voor de ISD dienen in vervolg in projecten plaats te vinden. 7.1.2 Randvoorwaarden Onderstaande randvoorwaarden dienen te zijn ingevuld bij de start van het project: • Besluitvorming moet in juli 2011 plaatsvinden, latere besluitvorming brengt direct de planning en realisatie van de ISD in januari 2012 in gevaar; • Benoemen van projectleider ICT ten behoeve van de integratie en conversie;

-21-

• • •

Iedere deelnemende gemeente dient een eigen lokale projectleider voor conversie en uitfasering van de ICT voorzieningen aan te wijzen; Tijdig inplannen van capaciteit bij ondersteunende leveranciers; Zorgdragen voor voldoende licenties voor applicaties ten behoeve van ISD.

7.1.3 Kritische Succes Factor Voldoende capaciteit medewerkers Sociale Zaken en ondersteunende afdelingen. (Verbouwen terwijl de winkel open blijft). 7.1.4 Risico Bergen op Zoom gaat de persoonsgegevens opvragen voor de gemeenten Woensdrecht en Steenbergen door middel van de aansluiting op het GBA-V van de gemeente Bergen op Zoom. Echter er moet nog wel navraag worden gedaan bij het BPR of de gemeente Bergen op Zoom dit wettelijk mag doen. Als de gemeente Bergen op Zoom de gegevens van de gemeenten Woensdrecht en Steenbergen mag gebruiken volstaan de huidige licenties (Oracle) van de gemeente Bergen op Zoom en zijn er geen extra investeringen voor Oracle licenties noodzakelijk (scenario 2, zie bijlage). Scenario 2 heeft de voorkeur van de werkgroep, waarbij de vraag om toestemming inmiddels aan BPR is gesteld. Mocht het BPR geen toestemming verlenen dan is scenario 1 (zie bijlage) het alternatief, waarbij dan een extra investering van 13.000 Euro is gemoeid voor zowel de gemeente Steenbergen als Woensdrecht door de aanschaf van de extra benodigde Oracle licenties. Daarnaast zullen in scenario 1 extra ICT faciliteiten geregeld moeten worden (verbindingen) welke nu nog niet voorzien zijn. Eenmalige en structurele kosten vanwege verbindingen en ICT faciliteiten komen boven op het genoemde extra investeringsbedrag. Voor de juridische vormgeving van de samenwerking is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling met een gemeenschappelijk overlegorgaan zonder rechtspersoon. Dit heeft als gevolg dat de ISD als gemeenschappelijk orgaan zelf geen overeenkomsten kan aangaan of medewerkers in dienst kan nemen. De ISD gebruikt de gemeente Bergen op Zoom als centrumgemeente waaraan bepaalde bestuurlijke bevoegdheden (afsluiten contracten of in dienst nemen van medewerkers) zijn gedelegeerd. Om de risico’s verder in beeld te krijgen is nader onderzoek nodig per applicatie wat toegestaan is per leverancier. Andere trajecten leren dat de bedrijven Oracle en Microsoft vaak andere licentievoorwaarden hanteren bij dergelijke samenwerkingsverbanden. Op dit moment zitten we in de onderzoeksfase om voor deze juridische rechtsvorm de juiste licentiestructuur te bepalen (c.q. de economisch meest voordelige en zonder juridische complicaties). Voor de besluitvorming in juli dient inzicht verkregen te zijn in de te gebruiken licentiestructuur. De vele samenwerkingsverbanden in de regio maken het lastig om nu bepaalde keuzes te maken in leverancier(s) die later impact kunnen hebben op de andere samenwerking. De werkgroep merkt verder op dat de planning voor de migratie zeer ambitieus is en beperkt in doorlooptijd (< 6 maanden).

-22-

7.2. Werkplekken Het formatieoverzicht en de doorvertaling naar het aantal werkplekken is leidend voor de begroting ISD. Concreet wil dit zeggen dat er in het advies uitgegaan wordt van maximaal 86 werkplekken in het Bedrijfsverzamelgebouw in Bergen op Zoom (momenteel 75 werkplekken), 2 werkplekken Werkplein en 3 werkplekken stadskantoor Bergen op Zoom (applicatiebeheer en DIV). In Woensdrecht blijft er een loket Sociale Zaken aanwezig bij publiekzaken, waar geen reguliere taken uitgevoerd worden binnen GWS. Deze werkplek blijft gefaciliteerd door Equalit. Van de 15 werkplekken SoZa, blijft er nog 1 achter voor administratie WMO. Dit blijft ook een werkplek van Equalit en heeft geen verbinding nodig met Bergen op Zoom. In de implementatiefase zal het dienstverleningsconcept nadere invulling krijgen (dienstverlening dicht bij de burger). 14 werkplekken van SoZa komen dus per 01-01-2012 te vervallen in Woensdrecht. De database GWS in Woensdrecht wordt gesplitst in een WMO en een SoZadeel. WMO blijft bij Equalit, het SoZadeel komt op 01-01-2012 over naar Bergen op Zoom. In Steenbergen blijft een lokaal loket achter bij Vraagwijzer, waar geen reguliere taken uitgevoerd worden binnen GWS. Deze werkplek valt onder het beheer van Steenbergen. 14 werkplekken van SoZa komen te vervallen per 01-01-2012 in Steenbergen. De werkgroep noemt wel als aandachtspunt, een ontvlechtingtermijn van minimaal 5 jaar, om de investeringskosten af te kunnen schrijven. 7.3. Inrichting FrontOffice In de implementatiefase zal verder aandacht besteed worden aan de inrichting van de dienstverlening in de loketten. Via een internetverbinding worden ook de lokale loketten gefaciliteerd met Suwinet, handboeken Schulinck (beleid per gemeente) en de RechtOp website met informatie voor klanten. Daarnaast loopt op dit moment een pilot om de loketten te voorzien van een snelbalie Bijzonderde Bijstand, waardoor aanvragen direct aan het loket kunnen worden afgehandeld. 7.4. Samenvoeging Databases Ter voorbereiding van de samenvoeging zal bij aanvang van de implementatiefase een Kick-Off georganiseerd worden voor alle betrokken partijen.

-23-

8.

Informatievoorziening

Uitgangspunten Informatievoorziening Ken & stuurgetallen Starten met Balanced Scorecard Bergen op Zoom en deze werkendeweg aanpassen (sturingsmodel managementinformatie)

8.1. Ontsluiting gegevens Binnen de werkgroep ICT is een advies uitgewerkt. De navolgende gegevens worden binnen dit advies gebruikt om de randvoorwaarden te benoemen om gegevens te ontsluiten.


Architectuurplaten deelnemende gemeenten




I-architectuur Regio




Inventarisatie vanuit de samenwerking Educatie

8.2. Programma dienstverlening Op dit moment wordt gesproken met de projectmanagers Klanten Contact Centrum (KCC). De samenvoeging van de automatisering ISD bij de uitvoeringsorganisatie in Bergen op Zoom heeft direct invloed op de inrichting van de KCC’s en de daarmee samenhangende zakenmagazijnen en koppelingen met de Mid-Offices van de drie gemeenten. De ISD dient bij al haar ontwikkelingen in relatie met digitalisering en klantinformatie rekening te houden met de verplichting dat iedere gemeente antwoord geeft via de ‘een loket gedachte’. 8.3. Archief (digitaal en fysiek) Op basis van de uitgangspunten is een advies aangevraagd bij de Provinciale Archiefinspectie. In de implementatiefase zullen de dossiers geüniformeerd dienen te worden, kosten hiervoor zijn opgenomen in de investeringsbegroting. Voor de digitalisering in 2012 is in de investeringsbegroting ISD een bedrag opgenomen van €.50.000.

-24-

9.

Huisvesting

Uitgangspunten Huisvesting Locatie (excl. Plaatselijke loketten)

Gebouw Werkplein ‘Brabantse Wal’

1. 2.

Centrale locatie (als uitgangspunt) Decentrale locaties e (als 2 keuze)

Desintegratie huisvestingskosten

Inkoop bij deelnemende gemeenten

Normen huisvesting

Arbo-wet

Andere randvoorwaarden Huisvesting

In beeld brengen huisvestingskosten en desintegratiekosten, daarna wordt de keuze gemaakt

Aan de hand van de uitgangspunten heeft een inventarisatie plaats gevonden van de benodigde werkplekken ISD en de ruimte binnen het Bedrijfsverzamelgebouw in Bergen op Zoom. BVG

> Arbo norm

Kamer M2 6.01 6.02 6.03a 6.03b 6.04 6.06 6.08 6.10 7.01 7.02 7.04 7.20a 7.20b 7.21 7.22 7.23 7.24 7.25a 7.25b

40,60 26,60 104,50 48,70 18,00 18,70 18,70 18,00 71,80 44,60 21,60 83,10 17,20 26,00 11,50 13,40 89,50 66,70 13,40 752,60

Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken Sociale Zaken

M2 per 2011 werkplek Indeling 5 3 13 6 2 2 2 2 9 5 2 10 2 3 1 1 11 8 1 88

8,1 8,9 8,0 8,1 9,0 9,4 9,4 9,0 8,0 8,9 10,8 8,3 8,6 8,7 11,5 13,4 8,1 8,3 13,4

5 1 12 5 1 1 1 1 9 3 11 2 3 1 1 10 6 2 75 52 5 18

Extra werkplek Beleid Afdelingshoofd PI PI Secretaresse TL TL TL FO Leslokaal/ instructieruimte SHV BO BO Ondersteuning IB TL Ondersteuning WIJ WIJ

Totaal indeling

1 1 1

5

1 2 11

86

bezet door Formatie BoZ werkplekken t.b.v. vacatureruimte inhuur derden

ISD Bergen op Zoom ISD Steenbergen ISD Woensdrecht ISD Minimaal 30% minder inhuur derden ISD Werkplek niet in BVG (applicatiebeheer/ DIV) Maximaal op te vangen tekort*

52 11 14 12 -3 0

* Partimers < 50% (3 werkplekken), pilot flexwerken/ telewerken, tijdelijke opvang in ruimte belastingen, mogelijke inkrimping UWV

De conclusie is dat de formatie van de ISD incl. inhuur derden op te vangen is binnen de huidige vierkante meters van SoZa in het Bedrijfsverzamelgebouw. Dit is mogelijk doordat de totale formatie is afgenomen (vacatureruimte en natuurlijk verloop). Dit gaat wel te kosten van de huidige instructieruimte in 7,02.

-25-

10.

Communicatie

In het traject om te komen tot een ISD is ruimte gemaakt voor medezeggenschap en inspraak. Met de medezeggenschapsorganen van de gemeenten is een traject van informatie ingezet en de cliëntenraden hebben op uitnodiging zich laten informeren door het projectteam. In de besluitvormingsperiode geeft de procesbegeleider nogmaals een toelichting op de businesscase aan de cliëntenraden en –commissie. De Ondernemingsraden zijn in het proces regelmatig bijgepraat. Alle medewerkers zijn persoonlijk geïnformeerd over de uitgangspunten en de vorderingen binnen de Businesscase. Tevens dient te worden opgemerkt dat het project volledig wordt bemenst door medewerkers van de deelnemende organisaties. Door te kiezen voor deze werkwijze is de inbreng van alle deelnemende partners in het traject gewaarborgd. Na besluitvorming vindt er een gezamenlijke bijeenkomst plaats voor medewerkers. Binnen het implementatietraject zal verder aandacht besteed worden aan de communicatie richting klanten en andere belanghebbenden van de ISD. 10.1. Besluitvormingstraject Ten aanzien van het bestuurlijk besluitvormingstraject voor deze nota, geldt voor de verschillende gemeenten, de volgende planning:

College

Raad

OR Cliëntenraad

Datum 24-05-2011 24-05-2011 24-05-2011 30-06-2011 30-06-2011 07-07-2011 29-04-2011 27-04-2011 17-05-2011 23-05-2011

-26-

Gemeente Bergen op Zoom (13 mei aanleveren) Woensdrecht (13 mei aanleveren) Steenbergen (13 mei aanleveren) Bergen op Zoom Steenbergen Woensdrecht (2 juni aanleveren) Bespreken Businesscase (20 april aanleveren) Bergen op Zoom (20 april aanleveren) Woensdrecht Steenbergen (9 mei aanleveren)

11.

Te behalen zakelijke voordelen

Hieronder wordt een opsomming gegevens van de voordelen van de vorming van een ISD. Bedrijfsmatig
Betere waarborgen voor de continuïteit.
Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.
Verbetering van de wachttijden en doorlooptijden
Specialistische ‘snipperfuncties’ kunnen tot volwaardige functies gemaakt worden.
Beter kunnen benutten van de beschikbare formatie.
Meer loopbaanontwikkelingskansen. Beleidsmatig
Regionale beleidsafstemming.
Kennisconcentratie
Beleidscapaciteit
Kwaliteitsverbetering beleidsproces
Regionale uniformiteitbevordering Financieel
Efficiencyverbetering exploitatielasten
Vermindering personeelskosten (overhead, ao/ic en administratie)
Vermindering automatiseringskosten
Goedkopere volumecontracten.

12.

Aandachtspunten, knelpunten en risico’s

Hierna volgt een opsomming van mogelijke nadelen en risico’s op basis van de uitgangspunten. Verlies van autonomiteit voor de afzonderlijke gemeenten; Bij samenwerking, in welke juridische vorm dan ook, worden taken op afstand van de gemeente geplaatst en moet de zeggenschap over de wijze van taakuitvoering worden gedeeld met andere gemeenten. Het eigen beleid staat ter discussie • Het is een logische consequentie van samenwerken dat gemeenten hun uitvoeringsbeleid daar waar mogelijk zullen uniformeren. Wanneer bij samenwerking wordt vastgehouden aan verschillende uitkeringsbedragen en/of uitvoeringswijzen, zullen de efficiencyvoordelen van samenwerking niet worden gerealiseerd. • Het is de nadrukkelijke wens van de deelnemende gemeenten om vooral op de terreinen van bijzondere bijstand gemeentelijk beleid te blijven voeren. Beleidsdifferentiatie kan leiden tot meerkosten voor de individuele gemeenten. De eigen dienstverlening staat ter discussie. • In het kader van effectiviteitvergroting en efficiencyverbetering wordt door de ISD een eigen standpunt ingenomen ten aanzien van de dienstverlening van de ISD. • Gemeentelijke afwijkingen ten aanzien van het generale dienstverleningsconcept zijn kostenverhogend voor de desbetreffende gemeente. • Onduidelijkheid of iedere gemeente afzonderlijk moeten koppelen met haar eigen Gemeentelijke Basis Administratie.

-27-

Verlies van eigen identiteit • ISD identiteit neemt de gemeentelijke identiteit over. • Geen volledig eigen gezicht op het gebied van tactisch en operationeel beleid. • In beperkte mate ruimte voor couleur locale. Afname beheersbaarheid • Er ontstaat een uitvoeringsorganisatie op afstand. • Hierbij wordt de organisatie groter en mogelijk complexer. Invloed op kosten bedrijfsvoering neemt af • Additionele kosten worden bepaald door bedrijfsvoering en begroting Bergen op Zoom Veranderingen voor Medewerkers • Grotere reisafstand woon-werkverkeer voor enkele medewerkers (in totaliteit 58,1 km enkele reis per dag minder reisafstand) • Parkeerkosten Bergen op Zoom (gratis parkeren Stadskantoor Steenbergen en Woensdrecht) • Extra dienstreizen (lokale dienstverlening Steenbergen en Woensdrecht) • Capaciteit medewerkers (verbouwen terwijl de winkel open blijft) • Klantcontacten in de gemeente waar je woont (gevoel van veiligheid)

13.

Conclusies en aanbevelingen

Op basis van de huidige informatie is het advies van de Projectgroep aan de Stuurgroep om het besluitvormingstraject in te gaan. 13.1. Aanbeveling Leg de colleges een voorstel voor op basis van deze Businesscase om te besluiten te komen tot een Intergemeentelijke Sociale Dienst. Geef de projectgroep de opdracht om na besluitvorming colleges de vervolgstappen, een scenario voor de transitie en een plan voor het inrichten van de aansturing van de ISD voor te bereiden.

-28-

14.

Bijlagen

14.1. Verantwoording begroting ISD Het is onontkoombaar dat er aannames en uitgangspunten gehanteerd worden om de businesscase op te stellen. De bronnen van deze uitgangspunten en de gehanteerde feiten zijn hierna expliciet vastgelegd. Producten Flankerend beleid

Uitbreiding licentie www.rechtop.nl t.b.v. Steenbergen en Woensdrecht

Kostenplaats Opleidingsbudget

Totaal budget van de individuele gemeenten

Inhuur derden

Aanname, 5% van de totale loonsom (overige inhuur wordt gefinancierd vanuit het Participatiebudget

Verrekening P-budget

Een gedeelte van de formatie wordt gefinancierd vanuit het P-budget

Additionele kosten (Doorbelasting op basis van de beheersbegroting 2011 BoZ) Huisvesting

Doorbelasting kostenplaats op basis van het aantal vierkante meters - werkplekken kunnen opgevangen worden binnen huidige m2 in BVG Sociale Zaken - archief past binnen DIV op basis van het aantal lopende dossiers 31-12-2010 (inschatting R. Quispel)

Automatisering

Doorbelasting kostenplaats op basis van het aantal werkplekken - werkplekken kunnen opgevangen worden binnen de huidige capaciteit van automatisering - Licenties GWS4all op basis van onderhoudscontract Steenbergen - Licenties MRE op basis van offerte Berkeley Bridge - Uitbreiding licentie Schulinck (kennisbank) t.b.v. Steenbergen - Uitbreiding licentie Wisz (managementinfo) t.b.v. Woensdrecht en Steenbergen - Uitbreiding licentie Kic (programma IC) t.b.v. Woensdrecht en Steenbergen

Additionele personeelskosten (Doorbelasting op basis van de beheersbegroting 2011 BoZ) P&O/ Financien/ Facilitair/ DIV

Doorbelasting kostenplaats op basis van het aantal FTE - Ondersteuning kan worden opgevangen binnen huidige capaciteit

-29-

14.2. Aanloopkosten ISD

Investeringen

2011

Huisvesting BVG Aanpassingen BVG

pm

Totaal LASTEN huisvesting

0,00

Automatisering Oracle licenties

Advies BPR noodzakelijk

pm

Projectleider/ capaciteit BoZ GWS4All

28.331,00 Projectmanagement

51.118,00

Kick of samenvoeging Conversie Steenbergen (3x) Begeleiding dataconversie Inrichten algemeen, meergemeentefunctionaliteit Opschonen achtergebleven WMO database Aanpassen journalisering Aanpassen documentensets Aanwezig bij eerste betaalrun Nazorg (optioneel) Schulinck

Integratie handboeken

Wisz

Upgrade proffessional + aansluiting SB en WD

Snelbalie

Gedeeltelijke vervanging MRE

14.000,00 7.021,00 PM

Totaal LASTEN automatisering

100.470,00

Advieskosten Accountantskosten

Aansluiting P&C-cyclus

4.500,00

Stimulansz

Formatiecalculatiemodel

4.640,00

Juridisch advies GR

pm

Kosten plaatsingscommissie

pm

Totaal LASTEN advies

9.140,00

DIV Uniformeren lopende dossiers

108 uur

Transport lopende dossiers

5.400,00 1.000,00

Digitalisering 2012

50.000,00

Totaal LASTEN DIV

56.400,00

Communicatie Huisstijl/ website/ drukwerk

20.000,00

Cultuur

7.500,00

Bijeenkomsten medewerkers

6.500,00

Communicatie klanten

7.000,00

Klanttevredenheidsonderzoek

10.000,00

Totaal LASTEN communicatie

51.000,00

Totaal onvoorzien

20.000,00

Totaal Investeringsbegroting ISD

€ 237.010,00

-30-

14.3. Bijlage: Beleidsvergelijking Beleid algemeen Bij een samenvoeging van de afdelingen Sociale Zaken van de gemeenten Bergen op Zoom, Woensdrecht en Steenbergen is het van belang om te kijken naar de verschillen en overeenkomsten in het huidige beleid. Binnen de afdelingen Sociale Zaken van de drie gemeenten wordt een breed scala aan beleidsonderwerpen behandeld. Hieraan ten grondslag ligt diverse wet- en regelgeving, bijvoorbeeld: Wet Werk en Bijstand (WWB), Wet Investeren in Jongeren (WIJ), Wet Inburgering, Wet Participatiebudget, Wet Sociale Werkvoorziening (WSW), Wet Bundeling Inkomensvoorzieningen Gemeenten (BUIG met o.a IOAW, IOAZ, BBZ). Naast eisen die de wetgeving stelt, krijgen gemeenten op een aantal uitwerkingspunten van de wet ruimte om eigen invulling te geven door middel van verordeningen (Raad) en beleidsregels (College). Te denken valt aan: Toeslagenverordening, Maatregelenverordening, Verordeningen cliëntenparticipatie, Re-integratieverordening, Verordening langdurigheidstoeslag, Verordening Wet Inburgering etc. Het voert te ver om in dit stadium een uitgebreide analyse te maken van alle beleidsnota’s, verordeningen en beleidsregels. In deze Quick Scan wordt een globale beschrijving gegeven van het beleid op de grootste thema’s: • •

Minimabeleid Verordeningen WWB, WIJ, IOAW, IOAZ, Cliëntenparticipatie en Inburgeringverordening Re-integratiebeleid Minimabeleid Onder minimabeleid wordt in dit kader verstaan: alle regelingen en/of voorzieningen zoals bijzondere bijstand, categoriale bijstand en overige tegemoetkomingen voor lage inkomensgroepen. Belangrijke criteria voor de vaststelling van de doelgroep zijn de inkomens- en vermogensgrenzen die de gemeente hanteert. Dat wil zeggen het maximale inkomen en vermogen op grond waarvan men al dan niet in aanmerking komt voor een bepaalde regeling. De vermogensgrens die wordt gehanteerd is gekoppeld aan de vermogensgrens zoals deze in de WWB staat genoemd. Dit is dan ook voor de drie gemeenten gelijk. De inkomensgrens wordt geformuleerd als percentage van de bijstandsnorm. In de tabel hieronder valt waar te nemen dat voor de drie gemeenten geldt dat ze voor dezelfde minimaregelingen verschillende inkomensgrenzen hanteren. Inkomensgrens Bergen op Zoom

Steenbergen

Woensdrecht

Collectieve zorgverzekering

tot 120% geen draagkracht 120%

tot 100% geen draagkracht 110%

tot 120% geen draagkracht 120%

Langdurigheidstoeslag

100% 3 jaar

100% 3 jaar

120% 5 jaar

Sociaal Culturele Bijdrage. Activiteitenregeling Computers voor minima

120%

110%

120%

--

110%

120%

Integrale schuldhulpverlening (meldpunt)

Alle inwoners

Alle inwoners

Alle inwoners

Bijzondere bijstand

-31-

Of deze inkomensgrenzen gehandhaafd blijven is onzeker omdat dit momenteel ter discussie staat in het kader van de bezinning op gemeentelijke kerntaken. Bovendien wordt er in het regeerakkoord ook gesproken van een maximale inkomensgrens van 110% waarbij de verschillen worden overbrugd, c.q. komen te vervallen. Het is derhalve te verwachten dat daar landelijke regelgeving over volgt waardoor de inkomensgrens van 120% niet meer kan worden toegepast. Alle drie gemeenten hebben in hun minimabeleid aandacht voor kwetsbare doelgroepen zoals ouderen, chronisch zieken/ gehandicapten en kinderen. De bedragen per regeling kunnen enigszins verschillen per gemeente, maar de doelstellingen komen overeen. In de tabel hieronder de bedragen per regeling per gemeente. Bijdrage per regeling Bergen op Zoom

Steenbergen

Woensdrecht

Collectieve zorgverzekering

€ 6,57 per persoon per maand

€ 3,27 per persoon per maand

€ 3,24 per persoon per maand

Langdurigheidstoeslag: alleenstaande alleenstaand ouder gehuwden/samenwonenden Sociaal Culturele Bijdrage. Activiteitenregeling

Per jaar € 361 € 462 € 515 € 150 per persoon per jaar

Per jaar € 357 € 457 € 510 €120 per persoon per jaar

Computers voor minima

--

Per jaar € 351 € 450 € 501 € 100 p.p. 0 – 5 en > 18 jaar, € 250 p.p. 5 – 18 jaar, per jaar 1 x per 3 jaar

Jeugdsporten, 6 tot en met 17 jaar. Maximaal 25 kinderen. Kosten schoolgaande kinderen, 6 t/m 17 jaar, bo= basisonderwijs vo= voortgezet onderwijs Minimaregeling 65+ duurzame gebruiksgoed. Chronisch zieken, gehandicapten en ouderen met langdurig thuiszorg

--

--

€ 225 per kind

--

--

€ 100 p/kind bo € 200 p/kind vo Overstap bo-vo eenmalig € 375

--

--

--

Aanpaste regels draagkracht

€ 200 per persoon/jaar.

Patiënten met chronische nierziekte

--

€ 75 per maand

Categoriale bijstand ouderen

--

Aanpaste regels draagkracht Aanpaste regels draagkracht

Verordening Noodfonds, in het kader van minimabeleid

Bijdrage afgestemd op omstandigheden gelijk

gelijk

€ 250 alleenstaande € 300 gehuwden Bijdrage afgestemd op omstandigheden gelijk

€ 2.379.086

€ 305.628

€ 279.201

€ 1.796

€ 1.527

€ 1.130

Kwijtschelding gemeentelijke heffingen, uitvoering financiën. Uitgaven minimabeleid 2010 Per huishouden in bijstand

-32-

--

1 x per 3 jaar

Verordeningen WWB, WIJ, IOAW, IOAZ, Cliëntenparticipatie en Inburgeringverordening, Voor personen die een uitkering ontvangen op grond van de WWB, zijn met name de lokale toeslagen en maatregelen van belang. De hoogte van de bijstand wordt deels bepaald door de landelijke normbedragen (deze worden elk half jaar geïndexeerd) en deels door de lokale toeslagen. Hierin zijn nauwelijks verschillen tussen de drie gemeenten. Elke gemeente verleent een toeslag van 20% aan alleenstaanden en alleenstaande ouders als zij de woonkosten met niemand kunnen delen en 10% als zij de woonkosten wel kunnen delen. Voor gehuwden geldt een mogelijk verlaging van de uitkering met 10% als zij de woonkosten met een derde kunnen delen en een verlaging van 20% als er geen woonkosten zijn. Elke gemeente is van mening dat de woonkosten niet kunnen worden gedeeld met studerende inwonende kinderen die in de woning verblijven. Bij een inkomen boven een bepaalde grens vervalt de toeslag van de ouder. Naast de toeslagen kunnen ook de maatregelen van invloed zijn op de hoogte van de uitkering. De maatregelen zijn van toepassing op de volgende gedragingen uit de verordening: Geen of onvoldoende medewerking verlenen aan het verkrijgen of behouden van algemeen geaccepteerde arbeid. Niet nakomen van de inlichtingenplicht. Tekortschietend besef van verantwoordelijkheid. Ernstige misdragingen. Daarnaast staat in de verordening hoe de gemeente omgaat met recidives. In grote lijnen kan geconcludeerd dat alle (3) maatregelenverordeningen gelijk zijn. Bergen op Zoom

Steenbergen

Woensdrecht

Verordening toeslagen en verlagingen WWB Gelijk

- in artikel 4 samenloop met WIJ niets geregeld, eindresultaat wel hetzelfde; - nog bepalingen inzake schoolverlaters en alleenstaande 21/22 jaar, geen effect Verordening toeslagen en verlagingen WIJ

Gelijk

gelijk

gelijk

gelijk

Maatregelenverordening WWB geen mogelijkheid voor een waarschuwing; in de toekenningbeschikking wordt al gewezen op de gevolgen bij het niet nakomen van opgelegde verplichtingen

artikel 10, in alle gevallen eerst een waarschuwing voor verlaging

- artikel 10, bij 1e verwijtbare gedraging uit catg. 1 t/m 3 een waarschuwing; - artikel 16, bij tekortschietend besef geen mogelijkheid verlaging van bijzondere bijstand

Maatregelenverordening WIJ het niet of in onvoldoende mate meewerken aan activiteiten of werkzaamheden gericht op de arbeidsinschakeling staat bij artikel 9 gerangschikt onder 3e categorie

het niet of in onvoldoende mate meewerken aan activiteiten of werkzaamheden gericht op de arbeidsinschakeling staat bij artikel9 gerangschikt onder 3e categorie -33-

het niet of in onvoldoende mate meewerken aan activiteiten of werkzaamheden gericht op de arbeidsinschakeling staat bij artikel 9 gerangschikt onder 2e categorie

Maatregelenverordening IOAW en IOAZ Gelijk

gelijk

gelijk

Handhavingsverordening WWB, WIJ, IOAW en IOAZ Gelijk

gelijk

per 1 juli 2010 nog niet aangepast aan het bepaalde in artikel 35, lid 1, sub c IOAW / IOAZ ( van toepassing verklaren op IOAW/ IOAZ)

inburgeringspichtige hebben voorrang op vrijwillige inburgeraars

- geen bepalingen die betrekking hebben op het aanbieden van een inburgeringvoorziening of taalkennisvoorziening in de vorm van een persoonlijk inburgeringbudget (artikel 19, lid 5 WI); - geen bepalingen m.b.t. vrijwillige inburgeraars t.a.v.: - het aanbieden van een inburgeringvoorziening of taalkennisvoorziening, inclusief de mogelijkheid om deze voorzieningen aan te bieden in de vorm van een persoonlijk inburgeringbudget (artikel 24a, lid 5 WI); - de informatieverstrekking ter zake van hun rechten en plichten uit hoofde van de wet - de eigen bijdrage - bij het niet nakomen van de overeenkomst - het vaststellen van de identiteit(artikel 24f WI); - geen mogelijkheid voor de vaststelling van een budgetplafond Verordening cliëntenparticipatie

- afwijkende boetebedragen; - geen bepalingen m.b.t. vrijwillige inburgeraars t.a.v.: - het aanbieden van een inburgeringvoorziening of taalkennisvoorziening (artikel 24a, lid 5 WI); - de informatieverstrekking ter zake van hun rechten en plichten uit hoofde van de wet - de eigen bijdrage - bij het niet nakomen van de overeenkomst - het vaststellen van de identiteit (artikel 24f WI); - geen mogelijkheid voor de vaststelling van een budgetplafond

verordening op basis waarvan een cliëntenraad met kostenvergoeding Debiteurenbeleid

besluit adviesraad Maatschappelijke Ondersteuning

verordening op basis waarvan een cliëntenplatform met kostenvergoeding

op hoofdlijnen gelijk

op hoofdlijnen gelijk

op hoofdlijnen gelijk

Inburgeringsverordening

-34-

Re-integratiebeleid De doelstellingen voor wat betreft het re-integratiebeleid verschillen niet per gemeente. Vanzelfsprekend streeft elke gemeente voor al haar klanten naar duurzame uitstroom op de meest efficiënte wijze. Hiervoor kan een breed scala aan instrumenten worden ingezet, variërend van bemiddeling, leerwerktrajecten, loonkostensubsidies, premies tot sociale activering en zorg. Uiteraard zal de arbeidsverplichting niet zomaar aan iedereen worden opgelegd, maar wordt ook gekeken naar de individuele omstandigheden. Daarom staan er verschillende ontheffingsgronden genoemd in de verordeningen. Ook hierin vertonen de drie gemeenten veel overeenkomsten. In het algemeen geldt een ja, tenzij.... beleid, d.w.z. iedereen heeft een arbeidsverplichting tenzij er gegronde redenen zijn om iemand hiervan te ontheffen (medisch, psychisch, sociaal). De gemeenten bieden tenslotte niet alleen Reintegratievoorzieningen aan aan hun eigen WWB-klanten, maar ook aan niet uitkeringsgerechtigden (nug-ers).

Loonkostensubsidies, premie etc. Loonkostensubsidie

Bergen op Zoom

Steenbergen

Woensdrecht

18-27 jaar € 1250 bij 18-32 uur pw

18-21 jaar € 1250 bij 6 mnd in dienst nemen.

18-27 jaar € 2500 bij 32 uur pw en meer

18-21 jaar € 2500 bij 12 mnd in dienst nemen.

Geen loonkostensubsidies i.v.m. budgettekort 6 mnd € 2400 32 uur pw jongeren

27-65 jaar 6 mnd dienstverband € 2500 bij 18 -32 uur pw 27-65 jaar 12mnd dienstverband € 5000 bij 32 uur en meer pw 27-65 jaar 12mnd dienstverband € 5000 bij 18-32 uur pw 27-65 jaar 12mnd dienstverband € 10.000 bij 32 uur en meer pw

Fase en doelgroepafbouw van 6 mnd 50% naar 6mnd 25% Loonkostensubsidie mogelijk vanaf 12 uur per week.

Scholingssubsidie

90% bruto minimum loon 24 mnd met verlening van 12 mnd 50%

6 maanden in dienst werkgever 5 werknemers in dienst bij werkgever

Projectsubsidie

Vrijwilligerswerk

12 mnd € 3600 pw jongeren

€ 150 per 6 maanden

-35-

€ 764 max vergoed bij traject met vrijwilligerswerk.

€ 764 per jaar vrijwilligerswerk

Uitstroompremie

Participatieladder en trede Subsidie en budgetplafonds Zorgtaken

Bij uit uitkering en 12 mnd dienstbetrekking Gehuwden € 2000 All. Ouder € 1800 Alleenstaande €1400 Premie deeltijdarbeid 25% van de netto inkomsten € 750 max bij 12 mnd arbeid

Na 6 mnd arbeid € 1200 naar rato verlaagd bij minder uren per week.

Participatieladder en trede opgenomen Aanwezig in verordening

Participatieladder en trede niet opgenomen Niet aanwezig

---

---

Eenmalige premie van € 750 komen in aanmerking ouderen en structureel functioneel beperkten Participatieladder en trede niet opgenomen Niet aanwezig Vrijstelling sollicitatieplicht bij zorgtaken.

WIJ Bergen op Zoom Verordening Werkleeraanbod WIJ

Steenbergen

Woensdrecht

niet vergeleken ivm verwachte afschaffing per 1-1-12

WSW Bergen op Zoom

Steenbergen

Woensdrecht

Wachtlijstverordening WSW

gelijk

gelijk

gelijk

Verordening Cliëntenparticipatie WSW

gelijk

gelijk

gelijk

Gemeenschappelijke Regeling

gelijk

gelijk

gelijk

Verordening Persoons Gebonden Budget

gelijk

gelijk

gelijk

Inbesteding bij WVS

wel

niet

niet

Dienstverleningsovereenkomst 2011

gezamenlijk gemaakt, nog niet vastgesteld.

Stichting Samenwerken Bergen op Zoom

Steenbergen

Woensdrecht

De statuten

gelijk

gelijk

gelijk

De verordening inkoop producten en diensten

gelijk

gelijk

gelijk

Gemiddeld aantal trajecten 2011

53

35

28

Begrote aantal trajecten 2011

53

35

35

-36-

Conclusie vergelijking beleid De huidige beleidskaders van de gemeenten Bergen op Zoom, Woensdrecht en Steenbergen zijn op hoofdlijnen vrijwel identiek. Dit geldt voor het re-integratiebeleid, verordening toeslagen en verlagingen, de maatregelverordening, de wet inburgering en andere onderdelen waarvan de voorbereiding al gezamenlijk plaatsvond. •

• • •

•

Bij het minimabeleid streven de drie gemeenten allemaal maatschappelijke participatie van de minima na. De definitie van de doelgroep verschilt momenteel nog enigszins, maar naar verwachting zal dit meer gelijkgetrokken worden als het regeerakkoord verder wordt uitgewerkt waarin een inkomensgrens van 110% wordt genoemd. Voor Bergen op Zoom en Woensdrecht betekent dit een versobering van het huidige beleid voor de minima omdat de inkomensgrens momenteel 120% bedraagt. Voor wat betreft de uitkeringen WWB en het re-integratiebeleid zijn de overeenkomsten zeer groot. Bij de uitkeringen zitten er wel een enkel verschil in het maatregelenbeleid. Voor wat betreft re-integratie streven alle gemeenten maatwerk na en beleidsmatig zijn de verschillen dan ook klein. Praktische uitwerking kan wel verschillen per gemeente. Bij de inburgering zitten er verschillen in de verordening. Gezien het nieuwe regeerakkoord zal er vanaf 2012 echter een aanzienlijke afbouw gaan plaatsvinden op dit onderwerp, waardoor ervoor gekozen kan worden hier geen aandacht aan te besteden. Het regeerakkoord wil toe naar één regeling voor de onderkant van de arbeidsmarkt. Dat vergt omvorming van de huidige Wet werk en bijstand (WWB), Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten (Wajong) en Wet sociale werkvoorziening (WSW). Op deze terreinen is dan ook naar de toekomst niet te verwachten dat er zich redenen zullen aandienen om eigen lokaal beleid te ontwikkelen.

Kortom, de beleidsmatige verschillen zijn klein en zullen naar verwachting in de loop van 2012 alleen maar kleiner worden.

-37-

14.4. Bijlage: Advies Werkgroep ICT Datum

2 mei 2011

Toestel 0164-277333

Van

Werkgroep ICT (Johan Klink, Steenbergen) (Stan de Graaf, Woensdrecht) (John Geers, Bergen op Zoom) (Coen Linders, Bergen op Zoom)

Aan

Onderwerp

Advies ICT ten behoeve van ISD

Carla Lambregts (procesbegeleider)

Inleiding De gemeenten Woensdrecht, Steenbergen en Bergen op Zoom hebben de intentie uitgesproken om de samenwerking tussen de afdelingen sociale zaken verder vorm te geven en hebben de werkgroep ICT de opdracht gegeven met een advies te komen op de volgende gebieden: • Integratie automatisering (Inventariseren systemen en softwarepakketten per gemeente, benodigde licentievormen) • Voorstel inzake conversie data. De werkgroep inventariseert welke systemen en softwarepakketten in de huidige situatie binnen de drie gemeenten in gebruik zijn. Op basis van de geformuleerde uitgangspunten komen zij tot een voorstel voor de ICT voorzieningen voor de ISD Brabantse Wal. Overigens zijn de drie deelnemende gemeenten alle ‘GWS gemeenten’, wat de uitvoering van de opdracht wel vergemakkelijkt. Als voorlopige richtdatum voor de start van de nieuwe organisatie wordt uitgegaan van 1 januari 2012. Met het oog op deze beoogde startdatum is voorzien dat in juli 2011 een definitieve go /no go beslissing wordt genomen door de Colleges van de drie gemeenten en dat deze beslissing daarna ter kennisgeving wordt voorgelegd aan de raden van de drie gemeenten. De eenmalige investeringskosten (conversie en benodigde licentiekosten) zijn meegenomen in de investeringsbegroting. De financiële consequenties (de kosten die overgeheveld worden c.q. welke achter blijven) zijn reeds afgestemd met de concerncontrollers van de deelnemende gemeenten. Afbakening Inventarisatie van de kosten voor de werkplekken hebben in een eerder stadium reeds plaatsgevonden door de financiële adviseurs van de deelnemende gemeenten en vallen daardoor buiten de scope van onze opdracht. De werkgroep heeft zich op verzoek van de stuurgroep nu primair gericht op de startsituatie (januari 2012) van de ISD. Over de ICT consequenties bij de achterblijvende deelnemers met betrekking tot de ICT omgeving (hard- en software, ontmanteling) zijn geen uitspraken gedaan. Immers de te varen koers met betrekking tot ICT door de ISD na de migratie behoorde niet tot de scope van deze opdracht. Toekomstige ontwikkelingen inzake ICT voorzieningen dienen in vervolg projecten vanuit de ISD plaats te vinden. De werkgroep merkt verder op dat de planning voor de migratie zeer ambitieus is en beperkt in doorlooptijd (< 6 maanden). Zeker omdat de middelen voor wat betreft migratie en ontmanteling (nog) niet ingevuld zijn vormt dit een potentieel risico in tijd en geld. -38-

De contouren van de samenwerking Dit voorstel is gebaseerd op de bestuursopdracht ISD d.d. 16 mei 2010. Belangrijkste uitgangspunten binnen deze bestuursopdracht zijn: • Bergen op Zoom wordt als Centrumgemeente belast met de uitvoering van de ISD. De systemen en pakketten van Bergen op Zoom zijn leidend voor het advies. • Medewerkers van ISD( vanuit Bergen op Zoom, Woensdrecht en Steenbergen) handelen alle klanten af i.p.v. huidige specifieke doelgroep per gemeente. • Concentratie op 1 locatie (i.c. Bedrijfsverzamelgebouw Bergen op Zoom), waarbij van maximaal 86 werkplekken wordt uitgegaan binnen dit gebouw. In het kader van de integratie van de informatiesystemen en de conversie van de gegevens zijn onderstaande uitgangspunten opgesteld door de werkgroep ICT: • Voor de ISD Brabantse Wal dient er met Centric een nieuwe contractvorm ( Full Upgrade ) te worden afgesloten. • Er zijn geen verbindingen of specifieke ICT voorzieningen benodigd voor Steenbergen en Woensdrecht t.b.v. de inkijkfunctie (een baliewerkplek met toegang tot internet is toereikend). Deze werkplekken blijven gefaciliteerd door de eigen IT beheerorganisatie. • In Woensdrecht en Steenbergen blijft een loket Sociale Zaken achter bij publiekzaken, waarbij geen reguliere taken meer uitgevoerd worden binnen GWS. • De database GWS in Woensdrecht wordt gesplitst in een WMO en een Sociale Zaken deel. WMO blijft bij Woensdrecht, het Sociale Zaken deel komt op 01-01-2012 over naar Bergen op Zoom. De achtergebleven werkplek t.b.v. administratie WMO blijft de eigen verantwoordelijkheid van Woensdrecht. Vanaf medio juli 2011 bevat de GWS database van de gemeente Bergen op Zoom ook geen WMO gedeelte meer (aanschaf nieuwe applicatie) • Vanaf 1-1-2012 vindt het scannen van documenten t.b.v. sociale dienst niet meer plaats binnen Woensdrecht en Steenbergen. Stukken welke op deze locaties worden bezorgd, dienen dan fysiek aangeleverd te worden bij de ISD. De aanlevering van de stukken inzake Bezwaar en Beroep dienen wel bij de deelnemende gemeenten plaats te vinden. • Suwinet is de basis voor het raadplegen van gegevens vanuit WOZ, NHR, RDW en Kadaster • Tussentijdse wijzigingen tot aan de samenwerking in de applicatielijst kunnen alleen plaatsvinden met instemming van de coördinator applicatiebeheer (Coen Linders) waarbij als uitgangspunt geldt: op het moment van de migratie zit iedere deelnemende gemeente op dezelfde (patch) versie van GWS. • In de businesscase is rekening gehouden met de ontmantelingskosten voor GWS en Corsa. Uitfaseren van achterblijvende applicaties blijft de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemende gemeente(n). • Er komt één (1) database voor de drie (3) deelnemers, waarbij de gemeentecode als unieke sleutel fungeert binnen GWS. • Rapportage aan deelnemende gemeenten over regelingen gerelateerd aan de ICT voorzieningen (zoals audits, uitwijk, informatiebeveiliging, privacy-aspecten) vindt per gemeente plaats • De regionale informatiearchitectuur met de daaronder liggende landelijke standaarden (Nora, Gemma) is leidend. • Huidige ( lopende ) digitale en fysieke dossiers worden bij de ISD voor digitalisering aangeboden. Randvoorwaarden Onderstaande randvoorwaarden dienen te zijn ingevuld bij de start van het project:

-39-

• • • • •

Besluitvorming moet in juli 2011 plaatsvinden, latere besluitvorming brengt direct de planning en realisatie van de ISD in januari 2012 in gevaar; Benoemen van projectleider ICT ten behoeve van de integratie en conversie; Iedere deelnemende gemeente(n) dient een eigen lokale projectleider voor conversie en uitfasering van de ICT voorzieningen aan te wijzen; Tijdig inplannen van capaciteit bij ondersteunende leveranciers (Centric en BCT), planningstermijn is nu reeds tot 4 maanden vooruit; Zorg dragen voor voldoende licenties voor applicaties ten behoeve van ISD.

Kritische Succes Factor Voldoende capaciteit medewerkers Sociale Zaken en ondersteunende afdelingen. (Verbouwen terwijl de winkel open blijft). Inventarisatie applicatielandschap In onderstaande tabel zijn de huidige applicaties in kaart gebracht die binnen de deelnemende gemeenten op het domein Sociale Zaken operationeel zijn. Verder zijn de licentievorm, soort applicatie weergegeven. In de kolom opmerkingen zijn aandachtspunten ten behoeve van de migratie opgenomen. De kolom ISD bevat de applicaties die benodigd zijn om de ISD te ondersteunen bij de bedrijfsvoering en die onderdeel uitmaken van het migratie / conversie traject. Applicatie

ISD

Soort applicatie Client/ server

In gebruik bij

X

Licentievorm op basis van Inwonersaantal

GWS4All

MRE

X(*1)

Inwonersaantal

Client/ server

BoZ, Woensdrecht

Schulinck

X

Inwonersaantal

Webbased

WISZ (M.I.) KIC Online

X X

Inwonersaantal ?

Webbased Webbased

BoZ, Woensdrecht BoZ BoZ

MDU

X

Per organisatie

Client/server

Steenbergen

MS Office 2003

X

Per werkplek

Client/server

BoZ, Woensdrecht

Exchange 2007

X

Per gebruiker

Client/server

BoZ, Steenbergen

-40-

BoZ, Steenbergen, Woensdrecht

Opmerkingen Overgang minimaal vanaf versie 13, mogelijk 14 of 15 Advies: voor de migratie standaardiseren op versie 14, deze versie is minimaal noodzakelijk om het jaarwerk 2011 uit te voeren Wel opgenomen in begroting in Steenbergen, *1 =loopt nu pilot met Kluwer Snelbalie: indien positief MRE uitfaseren, indien negatief eenzijdige koppeling MRE handhaven Reeds opgenomen in begroting in Steenbergen Opnemen in begroting ISD Steenbergen maakt nu gebruik van Checkpoint In Boz is nu Smartdocuments in gebruik, vanaf 28-04-2011 implementatie van MDU en uitfasering Smart Documents ( binnen sociale Zaken ) In Woensdrecht is DOC4all in gebruik, bij GWS versie 12 vervanging door MDU In Steenbergen is Office 2007 in gebruik. Naar verwachting gebruikt BoZ vanaf 1-1-12 ook Office 2007 (afhankelijk van project nieuwe werkplek in BoZ) Uitgangspunt: naar verwachting v.a. 1-1-12 Exchange 2010 (afhankelijk project vervanging werkplek)

BPMOne (Protos)

X

Per Gebruiker

i-Navigator Corsa (DMS)

WebNext (zaaksysteem)

Gegevensmagazijn.

X

X

Suwinet / DKD DVS

BoZ, Steenbergen, Woensdrecht

Bergen op Zoom heeft nu 10 licenties BPMOne, waarvan 2 in gebruik bij Sociale Zaken.

Client/server

Steenbergen, Woensdrecht BoZ, Steenbergen, Woensdrecht

In nieuwe situatie niet meer van toepassing Let op: per gemeenten verschillende versies actief.

Diverse mogelijkheden: Per gebruiker, Per werkplek, Per aantal documenten

Client/server

Inwonersaantal

Webbased

X

Financieel systeem

Client/server

n.v.t.

Uitgangspunt Corsa BoZ voor digitale dossiers

Webbased

Boz

n.v.t.

n.v.t.

Webbased

n.v.t.

X

Inlichtingenbureau

Webbased

Impromptu

Client/server

www.rechtop.nl

Webbased

Edicall

BoZ

X

BoZ, Steenbergen, Woensdrecht BoZ

Steenbergen: mogelijk in Corsa (Zaak) Woensdrecht : optie WebNext Uitgangspunt: WebNext als zaaksysteem voor de ISD Bergen op Zoom maakt gebruik van BRS (PinkRoccade) Steenbergen maakt gebruik van CMG (PinkRoccade) Woensdrecht heeft geen koppeling Uitgangspunt: Gegevensmagazijn BoZ Verantwoording naar gemeenten Steenbergen en Woensdrecht gaat op papier Leidend vanuit de ketenincl.SuwiMail Buiten de scope van dit traject, blijft bij de individuele deelnemer Hoe en binnen welke applicatie worden de binnengekomen signalen nu verwerkt en hoe gaat dit binnen de samenwerking worden ? Vanaf 01-07-2012 geen impromptu catalogs meer aangeleverd door Centric. Keuze voor Microsoft SQL. Betreft algemene info over uitkeringen, gaat via de eigen website. Opnemen in Begroting ISD Belastingaangifte vanuit GWS4All

Licenties Voor de juridische vormgeving van de samenwerking is gekozen voor een gemeenschappelijke

regeling met een gemeenschappelijk overlegorgaan zonder rechtspersoon. De licentiekosten zijn hiervan afhankelijk. Dit is ook bepalend voor de contractvorm en de wettelijk (on)mogelijkheden o.g.v. koppelingen (onderling en landelijke registraties). Voor wat betreft de licenties is in het overzicht van de huidige situatie een kolom toegevoegd waarin is opgenomen of de licentieprijs gebaseerd is op het aantal inwoners, het aantal werkplekken of het aantal gebruikers. De manier van doorbelasten van de licenties kan per leverancier verschillen en (behoorlijk) van invloed zijn op de licentieprijs en het daarbij behorende software onderhoud. Dit is ook verder benoemd onder de alinea risico’s. De volgende scenario’s met betrekking tot de koppeling met Burgerzaken zijn hierbij mogelijk: Scenario 1: -41-

Na de samenvoeging zal voor de bevraging van de personen iedere gemeente afzonderlijk moeten koppelen met haar eigen Gemeentelijke Basis Administratie. Hierdoor kunnen personen automatisch worden overgenomen in GWS4all. Waar rekening mee gehouden dient te worden in deze situatie is dat de Oracle licenties voor de gemeenten Woensdrecht en Steenbergen dan gelijk dienen te zijn met die van de gemeente Bergen op Zoom. Scenario 2 Bergen op Zoom gaat de persoonsgegevens bevragen voor de gemeente Woensdrecht en Steenbergen door middel van de aansluiting op het GBA-V van de gemeente Bergen op Zoom. Echter dient hiervoor nog wel navraag gedaan te worden bij het BPR of de gemeente Bergen op Zoom dit wettelijk mag doen. Als de gemeente Bergen op Zoom de gegevens van de gemeenten Woensdrecht en Steenbergen mag gebruiken volstaan de huidige Oracle licenties van de gemeente Bergen op Zoom en zijn er geen extra investeringen inzake Oracle licenties noodzakelijk. Scenario 2 geniet de voorkeur van de werkgroep, waarbij de vraag om toestemming inmiddels aan BPR is gesteld. Mocht het BPR geen toestemming verlenen dan is scenario 1 het alternatief, waarbij dan een extra investering van 13.000 Euro is gemoeid voor zowel de gemeente Steenbergen als Woensdrecht door de aanschaf van de extra benodigde Oracle licenties. Daarnaast zullen in scenario 1 extra ICT faciliteiten ingeregeld moeten worden (verbindingen) welke nu nog niet voorzien zijn. Eenmalige en structurele kosten vanwege verbindingen en ICT faciliteiten komen boven op het genoemde extra investeringsbedrag. Risico’s Voor de juridische vormgeving van de samenwerking is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling met een gemeenschappelijk overlegorgaan zonder rechtspersoon. Dit heeft als consequentie dat de ISD als gemeenschappelijk orgaan zelf geen overeenkomsten kan aangaan of medewerkers in dienst kan nemen. De ISD gebruikt gemeente Bergen op Zoom als centrumgemeente waaraan bepaalde bestuurlijke bevoegdheden (afsluiten contracten of in dienst nemen van medewerkers) zijn gedelegeerd. Om de risico’s verder in beeld te krijgen is nader onderzoek nodig per applicatie wat toegestaan is per leverancier. Andere trajecten leren dat de bedrijven Oracle en Microsoft vaak andere licentievoorwaarden hanteren bij dergelijke samenwerkingsverbanden. Op dit moment zitten we in de onderzoeksfase om voor deze juridische rechtsvorm de juiste licentiestructuur te bepalen (cq de economisch meest voordelige en zonder juridische complicaties). Voor de besluitvorming in juli dient inzicht verkregen te zijn in de te gebruiken licentiestructuur. ( Regionale ) samenwerkingsverbanden In de regio lopen op dit moment meerdere samenwerkingsverbanden. Dit betreft verschillende deelnemers op verschillende vlakken (ICT, Belastingen, Onderwijs). Om te borgen dat ten behoeve van de samenwerking ISD niet nog een keer het wiel wordt uitgevonden, is er voor gekozen de uitgangspunten in het advies van de “Samenwerking Onderwijs” met betrekking tot GBA, BAG, lokaal en richting landelijke voorzieningen over te nemen. Deze voldoen aan de regionale architectuur (leidend) waaraan de deelnemers zich geconformeerd hebben. Wel is van essentieel belang te onderkennen dat de juridische vorm uiteindelijk bepalend is voor wat er op koppelingsgebied is toegestaan, mogelijk en/of noodzakelijk is. De vele samenwerkingsverbanden in de regio maken het lastig om nu bepaalde keuzes te maken in leverancier(s) die later impact kunnen hebben op de andere samenwerking. Zo werkt Bergen op Zoom al actief samen met Etten-Leur en Roosendaal op ICT gebied, waar bijvoorbeeld gemeente Woensdrecht al een contract heeft afgesloten met Equalit. -42-

Binnen het domein Sociale Zaken zijn er reeds regionale initiatieven op samenwerkingsgebied tussen de gemeente Moerdijk, Rucphen, Zundert en Etten-Leur. Ook loopt een onderzoek naar samenwerking op het gebied van dienstverlening en eventuele inrichting van een gezamenlijk KlantContactCentrum. De ISD dient bij al haar ontwikkelingen in relatie met digitalisering en klantinformatie rekening te houden met de verplichting dat iedere gemeente antwoord geeft via de ‘een loket gedachte’. Aandachtsgebieden ICT De aspecten integratie en conversie betreffen beiden pure ICT aspecten. Een aantal aspecten die het advies en/of werkgebied van de werkgroep ICT raken, kunnen nog niet (volledig) ingevuld worden. Deze zijn afhankelijk van nog te maken keuzes of inherent aan de ontwikkelingen. • Inrichting van de sjablonen, dit is de verantwoordelijkheid van de op te richten werkgroep huisstijl; • Digitale dossiers, dit is de verantwoordelijk van de op te richten werkgroep DIV; • De ISD hoeft niet in de archiefdata bij de deelnemers te kunnen (raadplegen); • De databases van de deelnemende gemeenten dienen opgeschoond te zijn. Hierbij dient de wettelijk belastingtermijn van 7 jaar gehanteerd te worden; • De koppeling richting Burgerzaken is een nadrukkelijk aandachtsgebied. Dit wordt verder onderzocht, waarbij het uitgangspunt is dat Burgerzaken (bron GBA) hierbij leidend is; • Er is reeds een eigen domeinnaam geregistreerd voor de ISD. De werkgroep huisstijl heeft als opdracht gaat zich bezig houden met de website van de ISD. Over de inrichting, gebruik en beheer van deze E-mail adressen zal met de ICT afdeling van Bergen op Zoom nog verder besproken worden; • Vanuit en naar de nieuwe ISD website zullen de doorverwijzingen plaatsvinden van/voor specifieke klantgerichte websites( bv. Rechtop, PIP, mijnoverheid.nl ). Globale planning Ondanks het feit dat een planning in deze voorbereidingsfase nog zeer prematuur is in dit advies ook getracht om inzicht te geven in de planning en de eerst te nemen stappen:





April/mei 2011 April 2011 April/mei 2011 Mei 2011

: Inzicht in licentiekosten en (on)mogelijkheden voor koppelingen. : Offerte opvragen bij Centric voor conversiekosten : Benoemen ICT projectleider : Intentie verklaring tekenen en (voorlopige) planning bij Centric vastleggen

.

-43-

14.5. Betrokken disciplines bouwen Businesscase Bij het bouwen van deze Businesscase zijn de navolgende disciplines van de deelnemende gemeenten betrokken geweest: Financiën

Financieel adviseurs, Concerncontrollers, Projectleider Financiën, Hoofden Middelen

Beleid

Beleidsadviseurs

Juridisch

Juridisch adviseur BoZ, Hoofd Publiekzaken Woensdrecht

Personeel

Personeelsadviseurs, Stimulansz

OR

Ondernemingsraden gezamenlijk

Automatisering

ICT-adviseurs, Centric, hoofd I&A BoZ

Archief

Teammanager DIV BoZ

Communicatie

Communicatieadviseur BoZ

Huisvesting

Adviseur BoZ

Cliëntenraden

Individueel per gemeente

Algemeen

MT-leden individuele gemeenten

-44-