business van tot Val op door uw goede manieren door de eenvoudige regels van deze gids op te volgen

business ETIQUETTE

GIDS van tot

U bent zich er mogelijk niet van bewust, maar mensen schenken aandacht aan etiquette, van hoe u omgaat met een ober of serveerster in een restaurant tot hoe u een zakelijk gesprek voert met iemand die u voor de eerste keer ontmoet. Deze regels bepalen ons gedrag, van schijnbaar onschuldige zaken (wat trek ik aan) tot ingewikkeldere kwesties (omgaan met negativiteit op kantoor). Men gaat ervan uit, terecht of onterecht, dat nette manieren leiden tot onberispelijk werk. Val op door uw goede manieren door de eenvoudige regels van deze gids op te volgen.

Achterbaks Wie roddelt tegen jou roddelt over jou. Spaans gezegde

• Als een collega u iets onder vier ogen vertelt, ga er dan van uit dat dit alleen voor uw oren bestemd is. Als iemand wil dat anderen dit ook weten, moet hij of zij daar zelf over beslissen. • Onthul nooit privé informatie over een medewerker aan anderen, ook niet aan vrienden of zakelijke relaties. • Roddel niet over ex-collega’s tegen huidige of toekomstige collega’s – ze zullen zich afvragen of u ook over hen zult roddelen.

Balans We komen op de wereld met ons hoofd eerst en verdwijnen met onze voeten eerst; daartussenin is het allemaal een kwestie van evenwicht. Paul Boese

• Een goede balans vinden tussen werk en privé is moeilijk, vooral wanneer met grote groepen mensen gewerkt wordt. Als u thuis werkt of flexibele of kortere werktijden hebt, geef deze tijden dan door aan uw collega’s. Respecteer uw werktijden zo goed mogelijk en beantwoord geen e-mails of telefoontjes tijdens uw vrije uren of vakantie. Anders loopt u het risico op een burn-out. • Omgekeerd moet u ook de werktijden van anderen respecteren. Neem geen contact op met collega’s in hun vrije uren of tijdens vakanties, behalve in dringende gevallen. Als u verschillende vragen hebt of verschillende zaken wilt doorspreken met iemand, verzamel ze dan en stuur ze in één keer zodat u uw collega maar één keer hoeft te storen.

Conferentiegesprek Wel, bent u daar? Begroeting van een telefonist voor 1895

• Vraag altijd toestemming voordat u een gespreks partner op de speaker zet. Zet niemand op de speaker zonder dat hij of zij weet dat anderen het gesprek kunnen horen. •

Stel aan het begin van een conferentiegesprek alle deelnemers voor, ook diegenen die in de kamer zitten maar niets zeggen. Dit is niet alleen een kwestie van etiquette; als u dit niet doet, kan dit zelfs juridische gevolgen hebben.

• Stel uzelf telkens voor als u iets zegt, behalve als uw stem bekend is bij alle deelnemers. www.officeteam-interim.nl

Duidelijkheid Wil je begrepen worden, probeer dan eerst jezelf te begrijpen. Reikicentrum.nl 2009

• Wees duidelijk naar uw manager of leidinggevende over wat hij/zij van u kan verwachten. Geef ook duidelijk aan wanneer het werk of een project teveel is en vraag tijdig om hulp. • U zit in een dienstverlenende rol, maar dat betekent niet dat u overal ‘ja’ op hoeft te zeggen. Als u ‘ja’ zegt maar ‘nee’ bedoelt, zullen mensen om u heen dit na verloop van tijd onprettig vinden.

Enthousiasme Zonder enthousiasme is nog nooit iets groots bereikt. Ralph Waldo Emerson, Cirkels

• Als u uw werk echt met enthousiasme uitvoert, zullen mensen graag voor u en met u werken en dit zorgt voor een plezierige, productieve werksfeer. • Toon uw enthousiasme in uw gezichtsuitdrukkingen (alerte ogen, ontspannen glimlach), uw woorden (warme, vriendelijke begroetingen) en uw algehele stijl (coöperatief, positief, opgewekt). • De passie voor uw werk kan zich vertalen in een opvallende reputatie – u zult overkomen als een betrouwbare, deskundige en getalenteerde collega.

Feestelijke tafelmanieren Aan de manier waarop iemand een snoepje eet, kun je veel van zijn karakter aflezen.

• Een goede vuistregel is om van buiten naar binnen te werken vanaf de eerste gang. Uw saladevork ligt bijvoorbeeld helemaal aan de buitenkant links van uw bord, de vork voor het hoofdgerecht ligt rechts daarvan en het dessertbestek ligt boven het bord. • Leg gebruikt bestek op uw bord, niet op het tafelkleed.

Ronald Reagan

• Vermijd oesters zonder schelp, krabbenpoten, karbonades, vis met kleine graten en andere moeilijk te eten gerechten. • Zorg dat u weet welk bestek of bord van u is (borden links, dranken rechts) en volg uw couvert zodat u weet welk onderdeel van het bestek gebruikt moet worden voor welke gang. • Als u klaar bent met eten, legt u uw mes en vork diagonaal op uw bord.

www.officeteam-interim.nl

Geschreven documenten De streken van een pen moeten even zorgvuldig afgewogen worden als een zwaard snel moet zijn. Julia Ward Howe

• Wees voorzichtig met wat u op schrift stelt. U wilt niet achtervolgd worden door iets wat u ooit geschreven hebt. Als u vertrouwelijke of gevoelige informatie moet overbrengen en u wilt niet dat nieuwsgierige blikken dit zien, is een direct gesprek met de betreffende persoon het best. • Lees de tekst zorgvuldig na. Spelling- en grammaticafouten geven aan dat u weinig aandacht hebt voor details. • Onderschat de waarde van een geschreven boodschap niet. Als u waardering, dankbaarheid of sympathie wilt uitdrukken, is een handgeschreven kaart attenter dan een snel geschreven e-mail.

Humor Humor is gecultiveerde onbeschaamdheid.

• Humor is iets lastigs op de werkplek. Smakeloze grappen kunt u beter vermijden, hoe goed u iemand ook kent. Dit geldt ook voor opmerkingen over godsdienst, geslacht, ras of seksuele geaardheid, en hatelijke of sarcastische opmerkingen.

Aristoteles

• Verstuur geen grappen per e-mail naar zakelijke relaties. U denkt misschien dat iets grappig is, maar dat wil niet zeggen dat uw ontvanger dat ook vindt. • Gebruik grappen niet als vorm van kritiek. • Verlicht spanning met humor. Door de luchtigheid zal iedereen zich meer op zijn gemak voelen.

Eerste indruk We vergeten bijna nooit datgene wat een diepe indruk op ons heeft gemaakt. Tryon Edwards

• Communiceer met uw hele lichaam: sta op als iemand de kamer binnenkomt, maak oogcontact, lach en schud iemand stevig de hand, maar zonder zijn of haar vingers fijn te knijpen. • Vat in 30 seconden samen wie u bent en wat u doet. Een gemakkelijk te onthouden pittig geluid zorgt dat uw naam en achtergrond nog lang vers in het geheugen blijven liggen nadat u vertrokken bent. • Luister aandachtig, onderbreek de spreker niet en trek de conversatie niet naar u toe.


Jarig De manier waarop iets gegeven wordt, is waardevoller dan het geschenk.

• Hoewel het een aardig gebaar is om een cadeautje te geven als een collega of manager jarig is, is dit niet verplicht. • Als u de smaak van de ontvanger niet kent, overweeg dan om een dinerbon, boekenbon of algemeen geaccepteerde cadeaubon te geven.

Pierre Corneille

Kopieën • Informeer uw collega’s als u veel kopieerwerk hebt waardoor u meer dan twee Kopie minuten beslag legt op de kopieermachine, zodat ze daar rekening mee (v.;-ën; -tje_(
• Als u het laatste papier gebruikt, vul de lade dan. Dit geldt ook voor toner, vervang de tonercartridge als hij bijna leeg is. • Als er tijdens het kopiëren een vel vast komt te zitten, doe dan niet alsof “het al zo was”. Vraag hulp als u het probleem zelf niet kunt oplossen.

Luisteren Wie niet horen wil, moet voelen. Afzender onbekend

• Luisteren is meer dan wachten tot u aan de beurt bent om te praten. Concentreer u op de woorden van de ander; laat uw gedachten niet afdwalen. U mist dan misschien een belangrijk punt en loopt het risico dat u een vraag stelt over iets wat al behandeld is. • Probeer de drang te weerstaan om het woord te nemen wanneer iemand een denkpauze inlast. Hij of zij zoekt misschien naar woorden en wacht niet op uw reactie. Wacht enkele tellen en reageer dan.


Mobiele telefoons Deze ‘telefoon’ heeft te veel gebreken om echt beschouwd te kunnen worden als een communicatiemiddel.Inherent aan dit toestel is dat het geen waarde heeft voor ons.

• Dit lijkt misschien logisch, maar het volgende punt wordt vaak over het hoofd gezien: zet uw mobiele telefoon uit tijdens vergaderingen en laat uw voicemail de telefoontjes opvangen. • Als u in de auto zit of zich in een druk gebouw bevindt hou dan rekening met mogelijk achtergrondlawaai. • Als u meer luistert dan praat, kunt u uw telefoon beter op ‘mute’ zetten.

Interne memo van Western Union, 1876

Negativiteit Ik laat negativiteit van me afglijden zoals een eend het water van zijn rug. Als het niet positief is, heb ik het niet gehoord. George Foreman

• Negativiteit is als een virus – het verspreidt zich. Een duidelijk probleem ontkennen is niet productief; het is beter om te onderzoeken wat er aan de hand is en samen te werken aan een oplossing. • Nieuws uit het roddelcircuit doet vaak meer kwaad dan goed. Het is verleidelijk om over de laatste persoonlijke verwikkelingen van uw collega te praten, maar het is verstandiger om het aan hem of haar over te laten om die informatie al dan niet verder te vertellen. • Roddelen werkt als een telefoonspelletje: hoe nauwkeurig de informatie in het begin ook is, het verandert wanneer het doorgegeven wordt.

Ontslag Als werken aangenaam is, is het leven vreugdevol! Als werken een plicht is, is het leven slavernij. Maxim Gorky, Nachtasiel


• Plan uw vertrek zodat de overgang soepel verloopt voor de achterblijvers. Stel documenten op om uw manager te informeren over de status van al uw projecten en maak een overzicht van de stappen die gezet moeten worden om de voortgang ervan te versnellen. • Zorg dat de verstandhouding goed is als u vertrekt. Toon geen boosheid ten opzichte van uw manager of collega’s – u hebt ze later misschien nog nodig als referentie. • Gebruik het exitgesprek niet als een gelegenheid om uw opgekropte gevoelens te luchten of om wraak te nemen, maar geef eerlijke, opbouwende feedback.

Politieke machtspelletjes Politiek is een bloedige sport. Aneurin Bevan

• Let op verborgen politieke stromingen die u kunnen helpen om met moeilijke situaties om te gaan, maar zorg dat u niet rechtstreeks betrokken raakt bij politieke machtspelletjes. • Kijk uit voor overdreven ambitieuze collega’s die alles doen om carrière te maken, zoals onaardige dingen of leugens over een andere collega vertellen. • Bouw een vriendelijke maar professionele relatie op met uw leidinggevenden en collega’s. Vertel geen strikt persoonlijke details over uw privéleven – een beetje afstand is gezond.

REKENING HOUDEN Rekening houden met anderen vormt de basis van een goed leven, een goede maatschappij. Confucius

• Rekening houden met anderen werkt alle kanten op. Als u rekening houdt met de mensen om u heen komt dit altijd op een positieve manier naar u terug. • Zelfs als u het idee hebt dat u door anderen niet correct behandeld bent, is het aan te raden zelf het goede voorbeeld te geven. Vaak zijn mensen zich niet eens bewust van hun daden. • Als het echt de spuigaten uitloopt, kunt u diegene altijd nog confronteren met zijn slechte gedrag. Uiteraard houdt u dan ook geen rekening meer met hem/haar.

Spreken in het openbaar Neem het publiek bij de hand en leid het naar de gedachte.

• Zelfs de meest geroutineerde artiesten oefenen hun act voordat de show begint. Doe dit ook om eventuele probleempjes op te sporen en gebruik zoveel mogelijk verschillende middelen zoals een microfoon, een PowerPoint-presentatie en een projector.

Laurence Olivier

• Zorg op de dag van de presentatie voor duidelijk beeldmateriaal en hand-outs met de hoofdpunten. Informatie die zowel in woord als in beeld wordt aangeboden, blijft langer hangen. • Volg de gouden regel: presenteer aan anderen zoals u wilt dat anderen aan u presenteren. Spreek duidelijk en goed verstaanbaar, respecteer de tijdslimiet en reserveer voldoende tijd voor vragen.


Telefoonmanieren Van alle ongemakken die ik tegengekomen ben in mijn leven, is niets zo erg als wanneer iemand de hoorn op de haak gooit. Richard Armour

• Als u iemand belt, vraag dan altijd of hij of zij tijd heeft om met u te praten voordat u van wal steekt. • Vraag altijd of het goed is dat u iemand in de wacht zet en wacht op een antwoord. • Als u een voicemailbericht achterlaat, zeg dan duidelijk uw naam, bedrijf, telefoonnummer, datum en de reden dat u belt. Herhaal uw naam aan het einde van het bericht. • Uw voicemailbegroeting moet bestaan uit uw naam, bedrijfsnaam en de bevestiging dat u snel terug zult bellen. Probeer altijd binnen 24 uur terug te bellen.

Uiterlijk Alleen oppervlakkige mensen laten zich niet beïnvloeden door uiterlijkheden. Oscar Wilde, Het portret van Dorian Gray

• Als uw bedrijf geen kledingbeleid op papier heeft staan, probeer dan de “onofficiële” kledingvoorschriften te ontdekken door te kijken naar wat uw collega’s binnen uw bedrijf dragen. • Zelfs als u weet dat het kledingvoorschrift van uw bedrijf ‘casual’ is, kunt u het beste kiezen voor net iets meer kwaliteit. In geval van twijfel kunt u beter iets te formeel gekleed te zijn dan iets te sportief. • Voor mannen is het pak het veiligst. Een andere mogelijkheid is een sportief colbert met een overhemd, al dan niet met stropdas en een pantalon. Schoenen mét sokken zijn een must.

Vakantieplanning Vakantie was vroeger een luxe, tegenwoordig is het pure noodzaak. Onbekend

• Laat uw bureau schoon en netjes achter (en zorg dat uw collega’s weten waar ze belangrijke documenten en bestanden kunnen vinden). • U hoeft anderen niet te vertellen waar u naartoe gaat, maar wel dát u weggaat. Pas uw voicemail en uw out-of-office-bericht aan en geef aan met wie men contact op kan nemen tijdens uw afwezigheid. • Knijp er niet tussenuit wanneer belangrijke projecten hun hoogtepunt bereiken. Overleg met uw collega’s zodat u niet allemaal tegelijk op vakantie bent.


Waardering Dankbaarheid is niet alleen de grootste deugd, maar de bron van alle andere deugden.

• Vergis u niet in de kracht van waardering. Iedereen krijgt graag een compliment omdat hij hard gewerkt heeft of zich bijzonder ingespannen heeft om een doelstelling te bereiken.

Cicero

• Overspoel echter niet iedereen die u tegenkomt met overvloedige complimenten. Een compliment dat betrekking heeft op een concrete actie is veel waardevoller.

• Vertel uw medewerkers dat ze goed gewerkt hebben.

Year end Of een geschenk in de smaak valt, wordt meer bepaald door de keuze van het geschenk dan door de waarde ervan.

• Overweeg om een kaart te sturen met Nieuwjaar – uw boodschap zal meer opvallen dan bij andere feestelijke gelegenheden. Leg een verband tussen de gelegenheid en uw bericht – schrijf hoe blij u bent zo’n fijne collega te hebben of hoezeer u ernaar uitkijkt om weer een jaar samen te werken. • Voeg altijd een handgeschreven boodschap toe voor een persoonlijk accent. • Hoewel het veel tijd kost, is het de moeite waard om het adres met de hand op de envelop te schrijven. Geprinte etiketten zijn te onpersoonlijk.

Charles Dudley Warner, Elfde Studie

Zakelijke vergaderingen Zaken gaan voor het meisje.

• Ga niet onvoorbereid naar een vergadering. Vraag andere deelnemers om discussieonderwerpen en bekijk de agenda van tevoren.

Oorspronkelijk Duits spreekwoord


•

Spreek een eindtijd af zodat anderen hiermee rekening kunnen houden in hun agenda. Reserveer de laatste vijf minuten om een volgende vergadering te plannen als u merkt dat u onvoldoende tijd hebt om alle onderwerpen te bespreken.

•

Nodig niet te veel mensen uit. Zorg dat iedere deelnemer deskundig is op het betreffende gebied of betrokken is bij het onderwerp van gesprek.

business van tot Val op door uw goede manieren door de eenvoudige regels van deze gids op te volgen

Recommend Documents