BUSINESS SYSTEM PLANNING ( Studi Kasus Pubisma STMIK Sumedang) Asep Saeppani, M.Kom. Dosen Tetap Jurusan Manajemen Informatika STMIK Sumedang E-mail:
[email protected] Abstrak Usaha adalah penggerak ekonomi di semua komunitas bisnis baik sekala besar, sedang dan kecil. Faktor-faktor yang mempengaruhi berjalannya usaha dalam sekala kecil yaitu sumber daya yang dimiliki yaitu sumber daya manusia dan teknologi, sistem informasi yang dioptimalisasi dengan baik, salah satu diantaranya mendukung aktifitas bisnis usaha kecil (organisasi /enterprise). Berdasarkan permasalahan diatas maka dilakukan penelitian di usaha kegiatan mahasiswa STMIK Sumedang dengan pendekatan business system planning, dalam peneltian ini dilakukan identifikasi kondisi usaha di pusat usaha dan bisnis mahasiswa STMIK Sumedang (Pubisma), tujuan dan strategi yang dapat menghasilkan pendefinisian proses, kelas data serta arsitektur informasi yang dihasilkan dan sesuai dengan lingkup bisnis mahasiswa. Diharapkan dengan pendekatan yang dilakukan dapat didefinisikan arsitektur insfrastuktur usaha kecil. Penelitian ini memberikan penjelasan mengenai metode dan langkah-lagkah pendekatan yang dilakukan dan hasil yang didapat.
Kata Kunci : Usaha kecil, Arsitektur Informasi, Businnes System Planning.
I. Pendahuluan Organisasi yang disepakati dan dibentuk adalah untuk menjelankan suatu usaha utama sesuai dengan kesepakatan yang dibungkus dalam sebuah aktifitas yang sistematis dan berdasarkan aturan tertentu di semua lini usaha. Usaha yang dilakukan sebagian besar profit mind, salah satu yang berfikiran dan berlandaskan profit yaitu usaha dengan lingkup lokal dalam penelitian ini di lingkup komunitas mahasiswa. Dalam mengelola organisasi tersebut ada beberapa langkah dalam hal ini suber daya teknologi sistem informasi, sangat diperlukan perancangan arsitektur informasi. Salah satu pilihan yang bisa digunakan yaitu dengan tool information System Planning Pembahasan berikutnya adalah pada model dan pendekatan ISP dan akan diakhiri dengan kesimpulan dari penelitian ini. II. Information Systems Panning (ISP) BSP merupakan pendekatan yang terstruktur dalam membantu organisasi guna menetapkan rencana sistem informasi yang dapat mendukung bisnis dan informasi yang diperlukan dalam organisasi yang diperlukan dalam waktu pendek, sedang, dan jangka panjang Strategi yang dihasilkan dari BSP digunakan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan bisnis yang disesuaikan dengan tujuan organisasi. Keterkaitannya dapat dilihat pada entitas yang terhubung antara bisnis strategi dan I/S Strategi. Informasi dan bagian yang terlibat meliputi : 1. Business strategi meliuti : a. Misi b. Pencapaian c. Objek d. Strategi 2. I/S Strategi meiputi : a. I/S dikaitkan dengan objek b. Kebijakan Informasi c. Arsitektur Informasi 3. BSP Strategi meliputi Kolaborasi Fungsi dengan identitas : a. I/S Strategi (untuk mencapai capaian) b. Perencanaan dari sebuah proses (bersifat menyeluruh)
Dapat dipetakan dengan gambar sebagai berikut : Bisnis Strategi 1. 2. 3. 4.
Misi Pencapaian Objek Strategi
BSP I/S Strategi
Perencanaan Proses
I/S Strategi 1. I/S Objek 2. Kebijakan I/S 3. Informasi Arsitektur
Gambar 1 Hubungan Strategi Bisnis ke Strategi Sistem Informasi ISP merupakan suatu pendekatan yang terstuktur mengenai bagaimana IS terbangun serta dapat terdefinisikan dan mampu dipresentasikan serta dapat terintegrasi dan mampu diimplementasikan dalam jangka waktu panjang. Sementara arsitekturinformasi adalah suatu petunjuk keseluruhan kebituhan informasi dari sebuah organisasi. Mengimplementasikan ISP diperlukan empat tahap yaitu : 1. Tujuan Bisnis 2. Pendefinisian bisnis proses 3. Pendefinisian kelas data 4. Pendefinisian arsitektur Informasi Output dari perencanaan informasi arsitektur berupa cetak biru yag menggambarkan lingup sistem yang berisi : 1. Pengelolaan data 2. Hubungan suatu sistem ke sistem yang lain 3. Proses yang mendukung sistem
III.
Pendekatan ISP untuk usaha kecil
Beberapa tahap penelitian ini dilakukan untuk melihat prospek yang dimiliki oleh Usaha kecil yang sedang dirancang oleh kelompok mahasiwa dan didasarkan pada pemanfaatan : 1. Sistem Informasi yang berguna untuk penunjang aktivitas bisnis yang lebih baik 2. Bisnis proses pubisma STMIK Sumedang, dengan tahapan sebagai berikut : a. Pendefinisian tujuan bisnis
Dalam mendefinisikan tujuan bisnis dalam hal ini pubisma STMIK Sumedang dilakukan wawancara dengan kepengurusan dalam organisasi tersebut dimaksudkan agar mempunyai gambaran atas semua kegiatan yang berjalan di organisasi tersebut. Setelah melakukan wawancara didapat data bahwa Pubisma STMIK Sumedang mendefinisikan tujuan bisnisnya sebagai berikut : 1. Membangun dan mengembangkan usaha kegiatan mahasiswa untuk kepentingan bersama. 2. Organisasi dibangun untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa khususnya untuk kebutuhan perkuliahan dan dibidang ekonomi. 3. Merintis dan melaksanakan usaha di bidang kafe, toko, foto copy dan usaha lainnya. 4. Melatih jiwa kewirausahaan bagi mahasiswa. b. Pendefinisian proses bisnis Pada bagian ini merupakan proses pengelompokan bisnis proses yang dilakukan dengan tahap sebagai berikut : 1. Perencanaan dan pengendalian proses Pada tahapan ini dilakukan kajian atas usaha apa yang tepat dilakukan di Pubisma STMIK Sumedang dalam jangka waktu pendek, menengah dan panjang. 2. Proses produksi dan layanan Melaksanakan kegiatan usaha berdasarkan kajian yang dihasilkan pada tahap perencanaan dan sudah disepakati antara pengurus dan kajian kebutuhan yang diperlukan oleh mahasiswa dan lingkungan sekitar. 3. Identifikasi sumber daya pendukung Merupakan proses untuk mendukung operasional yaitu tool pendukung dan sumberdaya manusia yang diperlukan. 4. Pengelompokan proses Merupakan proses pengelompokan atas kegiatan usaha yang sudah dilakukan pada Pubisma STMIK Sumedang berdasarkan bidang usaha. 5. Identifikasi hubungan bisnis proses dengan organisasi Merupakan proses memetakan keterhubungan antar bagian baik secara internal atau eksternal setelah organisasi ini berjalan.
Keterhubungan antar bagian di Pubisma STMIK Sumedang berdasarkan fungsi 1. Sales dan Marketing dengan fungsi utama : a. Analisis Pasar b. Pengembanga Usaha c. Kegiatan Usaha, Kolaborasi dengan : 1) Kegiatan Magang 2) Pembagian Keuntungan di bagian Keuangan 3) Pencarian Kerjasama d. Kegiatan Usaha e. Customer
2. Akutansi dan Keuangan dengan fungsi utama : a. Modal Usaha b. Perencanaan Omzet c. Customer 3. Administrasi dengan fungsi utama : a. Penerimaan Anggota Baru b. Verifikasi Anggota c. Studi Komparasi d. Cusomer 4. Sumber Daya Manusia dengan fungsi Utama : a. Pendidikan dan Pelatihan b. Penerimaan karyawan c. Upgrading Karyawan d. Efisiensi dan efektivitas karyawan 5. Manajemen dengan fungsi utama : a. Pembentukan Pengurus b. Transformasi Inormasi Bisnis proses yang terbentuk pada Pubisma STMIK Sumedang dikelompokan sebagai berikut : 1. Marketing merupakan proses menganalisis pasar serta pengembangan usaha produk layanan dan promosi 2. Penjualan merupakan kegiatan usaha 3. Keuangan merupakan proses penerimaan keuangan, penerimaan modal, pembagian laba penjualan 4. Administrasi merupakan perencanaan semua administrasi internal berdasarkan tata pamong dan tufoksi 5. Pengembangan Sumber daya manusia merupakan peningkatan sumber daya manusia, perekrutan berdasarkan efeltivitas dan efisiensi 6. Manajemen merupakan pembentukan pengurus, koordinasi antar bagian IV.
Kesimpulan dan Penelitian Lanjut
1. ISP dan BSP dapat dirancang dan diimplementasikan pada usaha kecil, sehingga capaian dan pengembangan kedepan berdasarkan strategi bisa terbentuk. 2. Penelitian yang dilakukan baru sampai pada tahapan pendefinisian bisnis proses, dimana pada tahap selanjutnya dilakukan pendefinisian kelas data sehingga dapat dilakukan pengembangan arsitektur informasi dan pengembangan sistem informasi.
Daftar Pustaka 1. PUBISMA STMIK Sumedang, Aturan organisasi dan dokumentasi rapat organisasi 2. IBM, Business System Planning Guide, International Business Machines Coorporation, 1981 3. Dunn L Cheril, Cherrington Owen J, Holander S Anita, Enterprise Information System, Mc Graw-Hill Companies, New York, 2000
