BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PADA IMPLEMENTASI SISTEM E-REMITTANCE (STUDI KASUS PADA XDOT COMMUNICATION SDN. BHD.)
Alfret Nara, Aloysius Bernanda Gunawan
Laporan Teknis
Jakarta, 12 Desember 2011 Menyetujui : Pembimbing
Aloysius Bernanda Gunawan, S.T., M.T
Judul : Business Process Management pada Implementasi Sistem E-Remittance (studi kasus pada XDot Communication Sdn. Bhd.)
ABSTRACT The goals of this thesis are to analyze current remittance processes, identify main problems, and create solutions to development and implementation of E-Remittance system by using Business Process Management Methodology. Benefits expected on E-Remittance implementation are expense reduction, revenue producing, profit producing, system flexibility, improve system security, increase accuracy on data processing, and optimize remittance system performance. The Business Process Management framework used divided into 10 steps, where step 1 to step 4 is reviewing and analyzing requirements to system implementation. Step 5 to step 10 take up the implementation processes and results.The Implementation is applying automation system and mobile processing to improve operation time and to diminish operation cost. Result of the implementation are significant reduction on operation time and operation cost from regular average transaction. Reduction on operation time triggered the increasing of transactions from regular average transactions so as organization could gain more revenues. Reduction on operation cost from regular average transactions is giving contribution to the escalation of organization’s profit. Keywords : E-Remittance, Business Process Management, Automation and Mobile Processing
ABSTRAK Tujuan dari penulisan ini adalah untuk menganalisa proses remittance yang berjalan, mengidentifikasi inti permasalahan, dan membuat solusi perancangan sistem remittance yang kemudian diimplementasikan dengan menggunakan metodologi Business Process Management. Manfaat yang diharapkan adalah agar implementasi E-Remittance dapat memberikan expense reduction, revenue producing, profit producing, fleksibilitas kinerja sistem, meningkatkan system security, meningkatkan keakuratan pemrosesan data, dan mengoptimalkan kinerja sistem remittance. Kerangka kerja Business Process Management yang digunakan dibagi kedalam 10 langkah, dimana langkah 1 hingga langkah 4 mengkaji dan menganalisa kebutuhan implementasi.Langkah 5 hingga 10 membahas mengenai proses implementasi sistem. Implementasi sistem yang dilakukan yaitu menerapkan sistem automation dan mobile processing untuk meningatkan operation time dan menurunkan operation cost. Hasil yang didapatkan adalah, penghematan waktu operation time dan operation cost yang cukup signifikan. Penghematan waktu operation time memicu terjadinya peningkatan volume transaksi dari rata-rata transaksi yang dijalankan sebelumnya sehingga meningkatkan revenue perusahaan. Penurunan operation cost dari transaksi yang sebelumnya akibat adanya proses automation memberi kontribusi terhadap peningkatan profit perusahaan Kata Kunci : E-Remittance, Business Process Management, Automation and Mobile Processing
1
PENDAHULUAN
Semakin maraknya penyaluran Tenaga Kerja Indonesia ke luar negeri, membuat Indonesia menjadi Negara yang paling banyak mengirimkan tenaga kerja ke negara asing. Salah satu Negara yang paling banyak menjadi tujuan Tenaga Kerja Indonesia adalah Malaysia (Hernandez-Coss, 2008). Sektor Pembantu Rumah Tangga (PRT) menjadi tingkat pekerjaan yang paling tinggi jumlahnya yaitu sekitar tiga ratus ribu orang dan kemudian sektor lain menjadi urutan selanjutnya. Sektor industri keuangan pun menemukan adanya peluang yang baik dalam hal ini. Dengan menyediakan sarana yang dibutuhkan dalam melakukan pengiriman uang antar Negara Malaysia dan Indonesia, setiap pihak dapat memperoleh keuntungan, baik pengirim uang, penerima uang, penyedia jasa, dan Negara. Untuk mengatasi volume transaksi yang besar serta jaringan komunikasi antar Negara, diperlukan suatu sistem informasi dan komunikasi yang dapat mendukung proses transaksi tersebut. Dengan membuat sistem aplikasi dalam penanganan proses pentransferan uang (remittance) serta membangun infrastruktur teknologi pendukung untuk menunjang sistem aplikasi tersebut, akan memberikan hasil pelaksanaan proses remittance yang tidak hanya efektif namun juga lebih efisien. Sistem aplikasi remittance berbasis mobile (mobile remittance/e-remittance) memiliki potensi untuk menciptakan revolusi dalam pelaksanaan remittance sekaligus memperluas jangkauan financial service kepada golongan “kurang mampu”. Selain keuntungan cost efficiency, penerapan mobile remittance dapat merangsang pertumbuhan bisnis remittance dengan adanya kemudahan mobilisasi yang ditawarkan kepada setiap pengguna layanannya Berdasarkan data dari World Bank (Billateral Document Matrix, 2010). Jumlah terbesar alokasi tenaga kerja Indonesia terdapat di Malaysia, yaitu sebanyak 1.397.684 orang untuk tenaga kerja resmi dan diperkirakan jumlah tenaga kerja non-resmi sebesar 700.000 orang (Hernandez-Coss, 2008). Jumlah total perkiraan pengiriman uang dari Malaysia ke Indonesia sebesar USD 3,431,000,000. Alokasi Tenaga Kerja Indonesia terbagi ke berbagai wilayah di Malaysia, dan pada umumnya adalah daerah yang jauh dari pusat kota dan keramaian. Kesulitan yang dihadapi dalam melakukan pentransferan uang adalah, TKI yang ingin mengirimkan uang, harus menempuh perjalanan ke pusat kota untuk menjumpai agen-agen pentransferan uang. Hal ini disebabkan karena, di daerah kecil tempat para TKI bekerja, kurang didukung dengan ketersediaan teknologi pendukung seperti koneksi internet dan lainnya. Masalah lainnya adalah, penyedia service yang ada pada saat ini membebankan biaya operasional yang tinggi karena melibatkan beberapa mediaries disamping penggunaan dan penerapan teknologi yang tidak optimal, mengakibatkan tingginya biaya yang diperlukan dalam transaksi remittance (Hernandez-Coss, 2008). Pertanyaan yang ingin dijawab adalah : Apakah sistem remittance berbasis teknologi informasi dan komunikasi (E-Remittance) dapat memberikan fleksibilitas kinerja pada sistem remittance yang umumnya berjalan dan dapat memberikan efisiensi biaya sebagai daya saing dalam bisnis? 2
Tujuan dalam penulisan, yaitu : 1. Menganalisa proses remittance yang umumnya berjalan, mengidentifikasi inti permasalahan yang terjadi dan membuat solusi perancangan sistem remittance 2. Mengimplementasikan sistem E-Remittance berbasis Mobile. Manfaat dalam penulisan ini yaitu, Dengan perancangan sistem E-Remittance berbasis mobile, maka akan didapatkan manfaat sebagai berikut : •
• • • • • •
Expense-Reduction/Operational efficiencies – otomasi proses membuat siklus transaksi semakin pendek, mempercepat kinerja proses, optimalisasi penggunaan sumber daya, fleksibilitas terhadap perubahan kondisi bisnis, dan yang paling utama adalah analogi “do more with less” Revenue producing Profit Producing Fleksibilitas kinerja sistem Meningkatkan system security Meningkatkan keakuratan pemrosesan data Mengoptimaslkan kinerja sistem remittance
Menurut Mirabaud, remittance memiliki kontribusi yang besar dalam mengurangi kemiskinan dan kemelaratan. Implikasi yang dihasilkan dari remittance memiliki peran yang sangat penting dalam menciptakan pemasukan arus kas (direct investment) yang stabil dan dapat diandalkan bagi populasi lokal (Mirabaud, 2009, p 108). Pengiriman uang dapat dilakukan melalui 2 cara, yakni melalui cara formal dan cara informal. Dengan cara formal, pengirim uang dapat menggunakan layanan yang disediakan oleh Money Transfer Operators (MTO) seperti : Western Union, Money Gram, dan bank. Namun beberapa kendala dalam penggunaan cara formal yakni faktor bahasa serta biaya membuat beberapa pengirim uang kerap menggunakan cara informal, yaitu dengan menitipkan kepada teman/kerabat, mengirimnya sebagai paket surat, atau bahkan membawanya sendiri (E. Carasco & J. Ro, 2007) Mobile Money Transfer memiliki potensi untuk menciptakan revolusi dalam pelaksanaan remittance dan memperluas jangkauan financial service kepada golongan tidak mampu (Mohapatra Sanket et al, 2010). Ada satu hal yang ‘memaksa’ penerapan mobile technology dalam sistem pentransferan uang antar negara, yaitu para imigran umumnya bermigrasi ke negara tetangga asalnya, dan beberapa diantaranya menetap dalam jangkauan domestic mobile phone. Imigran yang seperti demikian umumnya tidak dapat membuka rekening bank, dan belum memiliki rekening bank, dan bahkan pada beberapa kasus bank tidak ingin melayani. Para imigran ini lantas hanya mengandalkan kerabatnya atau bahkan orang asing untuk menitipkan sejumlah uang untuk ditransfer kepada keluarganya.
3
METODOLOGI
Dalam pengembangan prosesnya, tesis ini akan menggunakan 10 framework dalam Business Process Management (Jeston and Nelis, 2006)
Step 1 - Organization Strategy Tools yang dapat digunakan : • SWOT Analysis (Porter, 1980) • Competitive Forces (Porter, 1980) Hasil : • Penegasan visi, misi, tujuan, strategic intent, sasaran, strategi implementasi • Context of business model, yang terdiri dari : customers, product/services, suppliers/partners, resources • Key differentiator organisasi Output dari fase ini : • Penegasan dan pemahaman menyeluruh terhadap Objectives dan Goals dalam strategi organisasi • Penambahan value terhadap objectives dan goals organisasi • Valuable input untuk fase lain Step 2 - Process Architecture Fase ini merupakan ‘link’ antara fase organisazation strategy dan fase Launch pad.
Hasil : • •
Documented and agreed process architecture Project start architecture 4
• Organization process view Output dari fase ini : • Model bisnis proses yang akan dibuat pada fase Understand dan fase Innovate sesuai dengan Arsitektur proses yang dihasilkan • Pedoman terhadap pengembangan proyek dan lingkup proyek pada fase Launch pad • Feedback mengenai kelayakan pada fase Organization Strategy dan kemampuan organisasi dalam melakukan implementasi melalui proses yang berjalan Step 3 - Launch Pad Poin utama dalam fase ini, yaitu penentuan arah untuk memulai proyek, kesepakatan terhadap tujuan dan/atau visi, dan pembangunan proyek yang telah ditentukan.
Hasil : • Pendefinisian stakeholder yang terlibat dan terkait dalam proyek • Project Scope • Process goal yang disepakati • Stakeholders engagement and roles • Process selection matrix Output dari fase ini : • Sebagai valuable input dalam fase Understand, dimana rencana proyek dikembangkan, prioritas proses disusun berdasarkan process selection matrix, initial metrics dan business case diputuskan, dan dokumentasi proyek di kembangkan • Process goals sebagai bahan input dalam fase Innovate Step 4 - Understand Tujuan utama fase ini adalah agar seluruh anggota tim proyek memahami lingkungan proses bisnis secara menyeluruh untuk dapat melanjutkan ke fase selanjutnya.
5
Hasil : • Model process yang sedang berjalan • Pengukuran dan dokumentasi terhadap current performance level Output dari fase ini : • Knowledge yang dapat berguna dalam process architecture untuk membuat modifikasi atau meningkatkan standar ataupun pedoman bagi organisasi • Input untuk fase inovasi, yaitu : standar ukur dan prioritas inovasi • Bahan pertimbangan dalam fase People, dalam pembuatan people capability matrix Step 5 - Innovate Tujuan utama dalam fase ini adalah untuk membuat proses dalam lingkup proyek menjadi se-efektif dan se-efisien mungkin untuk memenuhi current expectations dan future expectations dari stakeholders
Hasil : • Process Change Possibility • Analisa Cost-Benefit • Process Re-Design Output dari fase ini : • Knowledge bagi fase Process Architecture dalam membuat modifikasi atau meningkatkan standar atau pedoman untuk organisasi • Feedback berdasarkan peluang yang timbul untuk fase Organization Strategy • Pemikiran-pemikiran mengenai rencana implementasi dari perubahan yang diusulkan dalam fase Develop Step 6 – People 6
Tujuan dari fase ini adalah untuk memastikan semua aktivitas yang dijalankan oleh tiap individu dalam melaksanakan proses baru sejalan dengan ketentuan yang disepakati dan process goals yang telah dikembangkan sebelumnya.
Hasil : • Deskripsi peran dan tujuan yang telah di-redesigned Output dari fase ini : • Feedback dan rework yang memungkinkan dalam fase Innovate • Desain peran dan pelatihan
Step 7 - Develop Fase ini memuat langkah-langkah yang diperlukan dalam sistem yang akan dirancangan dari fase Innovate ke fase Implement
Hasil : • Brief Description of Main Application • Project Management • System Architecture • Software spesification/design Output dari fase ini : • Kriteria kebutuhan orang-orang yang terlibat dalam system • Input kebutuhan pelatihan dalam fase Implementation 7
• •
Penciptaan sustainable performance Perubahan dalam fase Process Architecture
Step 8 - Implement Dalam fase ini seluruh aspek yang telah dirancang dan dikembangkan dalam proyek diterapkan.
Hasil : • Pekerja yang terlatih dan termotivasi • Proses baru yang berjalan secara memuaskan, sesuai dengan kebutuhan dan keperluan stakeholders, dan seperti yang telah digambarkan pada business case Output dari fase ini : • Realization of the project value • Input untuk fase Sustainable performance • Input perubahan pada fase People dan fase Develop sebagai akibat dari peninjauan ulang dan finalisasi dalam implementasi Step 9 - Realize Value Tujuan dari fase ini adalah untuk memastikan benefit dalam project business case tercapai.
Hasil : • Operation time setelah implementasi • Operation cost setelah implementasi • Matiks analisa perbandingan manfaat Output dari fase ini : • Feedback terhadap perubahan dalam metode penyelesaian implementasi untuk memaksimalkan keuntungan di masa mendatang • People change management 8
• Feedback terhadap perubahan dalam metode perancangan dan pengembangan proses untuk memaksimalkan keuntungan di masa mendatang • Knowledge yang berkontribusi dalam memastikan hasil kelangsungan proyek Step 10 - Sustainable Performance Inti dari fase ini adalah konversi dari “project” menjadi aktivitas “operasional bisnis”.
Hasil : • Disaster Recovery Plan Output dari fase ini : • Knowledge yang dihasilkan dalam aktivitas bisnis yang sudah berjalan sebagai valuable input dalam fase Organization strategy dan fase Process architecture yang kemudian akan dilanjutkan ke fase Launch pad
9
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Step 1 – Organization Strategy Tahapan ini merupakan langkah awal dalam proyek yang memastikan bahwa proyek yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi dapat sejalan dengan strategi organisasi dan memberikan nilai pada strategi organisasi tersebut. Tujuan dari langkah ini adalah untuk memastikan agar strategi organisasi, manajement proses, dan proses individu dapat berinteraksi secara berkesinambungan dalam mencapai tujuan. Analisa kekuatan dan kekurangan dari XDC dirumuskan sebagai berikut : Strengths Weaknesses • Memiliki relasi bisnis (business • Tidak memiliki sumber daya modal partners) yang kuat (strong-bonding yang besar seperti grup korporasi relationship) • Model bisnisnya mudah, sehingga • Memiliki grup pembeli (customer dapat ditiru oleh siapa saja segment) • Peranan pihak ketiga (business • Didukung dengan tenaga kerja yang partners) sangat diperlukan dalam operasional bisnis profesional Threats Opportunities • Kerja sama dengan organisasi cash- • Memiliki pesaing yang merupakan korporasi besar termination besar di Indonesia misalnya : PT. Pos Indonesia • Untuk menjalankan sistem sangat bergantung dengan pihak eksternal • Database dari pengirim maupun (misalnya : dengan organisasi yang penerima remittance terlibat dalam aktivitas cash in dan • Mobile Contents cash out Analisa Competitive Forces
Organization intentions yang dimiliki oleh XDC adalah sebagai berikut : • Vision : “To be the best service provider”. • Mission : “Deliver the best services with reliabilty, integrity, and portability” 10
• • •
Goals : To accomplish the excellence flow of business through the best services Strategic Intent : Adopting the best-suit Information and Communication Technology to allign with business operation Objectives : Maximize the shareholder wealths
Implikasi dari Strategic Options yang dipilih adalah sebagai berikut :
Langkah pengukuran menggunakan Balance Score Card (1997, Kaplan & Norton)
11
Overall Objectives dan General Principles
2. Step 2 – Process Architecture Analisa yang digunakan pada tahap ini menggunakan framework yang dikemukakan oleh Wagter (Wagter et al, 2002).
12
• Overall Objectives 9 Mencapai profitabilitas maksimum dari organisasi 9 Memanfaatkan dan memberdayakan sumber daya Teknologi Informasi sebagai sarana pendukung utama 9 Mencapai prinsip “reliability, integrity, and portability services” • 9 9 9
General Principles Meningkatkan kualitas produk dan menekan biaya operasional Mengimplementasikan sistem informasi pendukung layanan e-remittance Hasil optimal dari implementasi sistem
• Relevant Product Guidelines & Models 9 Menyediakan sarana pentransferan uang antar Negara (Malaysia ke Indonesia) 9 Melibatkan peranan pihak ketiga pada aktivitas cash-in dan cash-out • 9 9 9
Relevant Organization Guidelines Memiliki relasi bisnis yang kuat dalam skala internasional Memiliki struktur organisasi yang fleksibel Setiap pegawai berkomitmen pada kreativitas dan inovasi yang mendukung peningkatan kualitas produk
Proses dalam organisasi digambarkan melalui skema Organization Process View
13
• 9 9 9
Process Guidelines Fokus terhadap perspektif end-to-end process Setiap proses memiliki business owner Mengutamakan otomatisasi di setiap aktivitas yang memungkinkan, namun tetap mengutamakan fleksibilitas
• Relevant Information Guidelines 9 Mengikuti standard KYC terkait dengan peraturan Anti Money Laundering and Terrorism Financing 9 Melakukan inquiry untuk validasi penerima pada saat cash-out termination ke Akun Bank • Relevant Technology Guidelines 9 Menggunakan aplikasi berbasis web 9 Menerapkan konsep mirroring-server sebagai langkah awal dalam penanganan Disaster Recovery 3. Step 3 – Launch Pad Dalam fase ini, akan di identifiasi lingkup dan batasan-batasan proyek, menentukan kriteria perancangan dan menginisiasi proyek. Poin utamanya adalah sebagai berikut : • Pemilihan dan penyusunan struktur anggota tim proyek • Ekspektasi, peran dan keterlibatan stakeholders dalam proyek Dari grafik project width yang dikembangkan oleh Jeston dan Nelis (Jeston & Nelis, 2006), tujuan proyek BPM pada XDC berada pada level 3 yaitu Redesign Process. Proyek pengembangan BPM bertujuan untuk pengembangan proses (desain ulang proses) bisnis yang berjalan, untuk mencapai optimalisasi pemanfaatan Teknologi dalam mencapai tujuan perusahaan. Driving forces yang melatar belakangi inovasi proses dalam project width terbagi tiga, yaitu : 1. Must Change 2. Wants Change 3. Can Change 14
Driving forces yang melatar belakangi pengembangan project di XDC adalah Can Change, dimana setiap lapisan dalam organisasi, terutama para pemimpin dalam organisasi telah memasuki level maturity yang baik Tujuan Proyek dianalisa menggunakan SMART Analysis Matriks, sbb :
Process selection matrix memperlihatkan gambaran individual proses bisnis yang dijalankan, baik oleh unit bisnis dalam organisasi, maupun business partners. Garis Vertikal merepresentasikan proses utama dalam aktivitas bisnis, sedangkan Garis Horizontal merepresentasikan individual proses yang dijalankan oleh masing-masing stakeholders yang terlibat.
15
4. Step 4 – Understand Current performance level yang diukur dinilai berdasarkan dua perspektif, yaitu : • Perspektif waktu operasional • Perspektif biaya operasional 1. Perspektif Waktu Operasional Merupakan waktu yang diperlukan dalam melakukan aktivitas kunci dalam main process remittance system.
*Total Time per Month (Minutes) = Monthly Average number transaction * time per transaction *Total Time per Month (Hours) = Total Time per Month/60 2. Perspektif Biaya Operasional Merupakan biaya yang diperlukan dalam melakukan aktivitas kunci dalam main process remittance system
16
*Labor cost per month (productive) = Labor hourly rate * Total time per month *Labor cost per month (Unproductive) = (160 – total time per month)*Labor hourly rate *Total labor cost = Labor cost per month (productive) + Labor cost per month (Unproductive) 5. Step 5 – Innovate Dalam fase ini, seluruh gambaran bisnis model yang telah di kaji dalam organizational process view, organizational relationship map, process selection matrix dan digambarkan secara detail dalam proses yang berjalan, akan dilakukan pengembangan. Hal ini diperlukan untuk memposisikan strutur/bagian/unit bisnis yang memerlukan inovasi (process redesign) untuk mencapai tujuan proyek. • Process Change Possibiliy Kemungkinan-kemungkinan dalam melakukan process re-design dilakukan dalam Executive Workshop yang dihadiri oleh Manajer, Staf Fungsional, Direksi. Hasil dari Exective Workshop digambarkan kedalam Process Change Possibility Matrix.
Dari hasil analisa berdasarkan matrix Process Change Possibility, maka ada 2 proses yang memungkinkan untuk diterapkan proses automasi, yaitu : 1. Proses Registrasi Sender 2. Proses Transaksi Remittance Dari hasil analisa berdasarkan matrix Process Change Possibility, maka ada 2 proses yang memungkinkan untuk diterapkan sistem mobile processing, yaitu : 17
1. Proses Registrasi Sender 2. Proses Transaksi Remittance Dari opsi-opsi yang dipilih, akan dilakukan analisa Cost-Benefit Analysis
Dari analisa Cost-Benefit yang dilakukan, ditunjukkan bahwa implikasi benefit yang didapatkan dengan menerapkan proses automasi dan mobile processing lebih besar, maka akan dilakukan desain ulang proses pada kedua main process tersebut. Sistem E-Remittance dibangun menggunakan user interface berbasis mobile dengan menggunakan jalur sms gateway sebagai portal data. Kemudian integrasi sistem dan komunikasi data menggunakan jalur internet (Virtual Private Network) dengan protokol SOAP (Simple Object Access Protocol) 6. Step 6 - People
Fase ini akan mengkaji ulang peran dan tanggung jawab dari tiap stakeholder dalam proses yang telah di desain ulang. Peran stakeholder akan dikaji menggunakan model RACI untuk mengidentifikasi aktivitas, peran, dan tanggung jawab. Model RACI akan mendeskrisikan dengan jelas mengenai aktivitas yang harus dikerjakan oleh seseorang untuk memicu aktivitas lainnya
18
7. Step 7 – Develop Hasil dari analisa dari evaluasi-evaluasi sebelumnya bertujuan untuk membentuk suatu kerangka Business Process Management System dengan peningkatan kinerja yang dapat membawa keuntungan lebih bagi organisasi. Gambar skema Business Process Management System dilihat sebagai berikut :
System Architecture
8. Step 8 - Implement Pada tahap ini dilakukan User Acceptance Test (UAT) terhadap implementasi sistem yang baru. 9. Step 9 – Realize Value Dalam fase ini, hasil dari implementasi dilakukan pengukuran dan perbandingan dengan proses sebelum implementasi dijalankan.
19
Operation Time
Operation Cost
Matriks Analisa Perbandingan Manfaat
Proses automasi dan mobile processing diterapkan pada proses registrasi sender dan proses transaksi remittance. Akibat adanya proses automasi pada registrasi sender, proses yang pada awalnya membutuhkan peran Administrator dapat dipangkas. Proses registrasi sender langsung melibatkan end20
user sebagai aktor dalam sistem, yaitu Agent. Agent akan mendaftarkan sender yang akan mengirimkan uang-nya ke Indonesia melalui pengiriman SMS dari HP Agent yang telah didaftarkan (subscribe) dalam sistem remittance. Hasil yang didapatkan adalah, meningkatnya jumlah sender karena kemudahan sistem untuk dilakukan secara mobile yaitu dari yang sebelumnya 36 rata-rata transaksi menjadi 45 rata-rata transaksi. Penghematan waktu yang dihasilkan adalah dari yang sebelumnya rata-rata 6 jam per bulan menjadi 3,75 jam per bulan. Efisiensi biaya operasional langsung yang dihasilkan adalah dari yang sebelumnya sebesar RM 108,00 menjadi null (0). Proses automasi dan mobile processing pada transaksi remittance juga memberikan implikasi yang cukup signifikan dan peningkatan yang sangat krusial. Dengan waktu proses yang lebih cepat, berpotensi meningkatnya jumlah transaksi. Hasilnya adalah peningkatan jumlah rata-rata transaksi dari yang sebelumnya 200 rata-rata transaksi menjadi 350 rata-rata transaksi. Pengehematan waktu yang dihasilkan adalah dari yang sebelumnya rata-rata 100 jam per bulan menjadi 87,5 jam per bulan. Efisiensi biaya operasional langsung yang dihasilkan adalah dari yang sebelumnya sebesar RM 1.800,00 menjadi null (0). 10. Step 10 – Sustainable Performance Fase ini akan mengkaji aktivitas-aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan dan mempertahankan SLA dari fungsionalitas sistem. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan mempersiapkan dan menyusun program Disaster Recovery Plan. Disaster Recovery Plan adalah sebuah tahapan usaha perlindungan server, yang disiapkan untuk menghindari bencana-bencana yang mungkin terjadi dan proses recovery secara otomatis akan berjalan. Tahapan-tahapan dalam Disaster Recovery Plan : 1. Redundant atau Dual Input Power Source Menggunakan dua sumber tenaga listrik yang berbeda ke dalam UPS. Opsi dapat menggunakan sumber tenaga PLN dan tenaga generator. 2. Dual UPS Menggunakan dua UPS yang berbeda dengan masing-masing UPS menggunakan dua sumber listrik yang berbeda untuk satu Server yang menggunakan dua Power Supply Unit. 3. Dual Power Supply Dua Power Supply dalam satu server dapat membuat sistem recovery yang aman sekaligus mengoptimalkan kinerja server 4. Dual Connection Menggunakan dua LAN Card dengan konfigurasi network yang berbeda. Sistem network ini pun mengadopsi sistem redundansi, dimana pada saat ada satu network yang mengalami masalah/tidak berfungsi, maka secara otomatis akan berpindah ke network yang lain. 5. Local Storage RAID System Dengan menggunakan RAID storage, dimana RAID storage merupakan sekumpulan harddisk dalam satu server. Jika terjadi kerusakan file data pada satu harddisk, maka tidak akan mempengaruhi harddisk lainnya, disamping penggantian terhadap harddisk yang rusak tidak mempengaruhi harddisk lain yang sedang bekerja 6. Redundant External Storage Protection Menggunakan SAN (Storage Area Network) yang secara redundan terhubung ke server, sehingga alokasi data dapat lebih terjamin. 7. Server Replication Technology Disebut juga sebagai konsep mirroring server atau clustered server. Secara fisik server tersebut berjumlah lebih dari 1, namun sistem hanya melihat dan mengenal server-server tersebut sebagai bagian dari 1 server. Sehingga proses yang terjadi pada satu server, secara simultan terjadi juga pada server lainnya.
21
SIMPULAN Setelah melakukan survey dan implementasi sistem E-Remittance, maka tujuan awal dari proyek ini telah tercapai, yaitu menganalisa proses remittance yang umumnya berjalan, mengidentifikasi inti permasalah yang terjadi kemudian mengimplementasian sistem E-Remittance berbasis mobile. Solusi perancangan sistem remittance diimplementasikan dengan menggunakan metodologi Business Process Management. Analisa proses menggunakan metodologi Business Process Management yang dikemukakan oleh Jeston dan Nelis (Jeston and Nelis, 2006). Metodologi tersebut membagi tahapan implementasi proyek menjadi 10 langkah. Langkah pertama hingga langkah ke empat membahas mengenai sistem yang berjalan, sedangkan langkah ke lima hingga ke sepuluh membahas mengenai solusi perancangan dan implementasi sistem yang baru untuk menjawab permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem yang lama. Pada sistem yang berjalan ditemukan kesulitan dalam hal teknologi pendukung penyelenggaraan remittance didaerah pelosok kota, karena user interface dan jalur komunikasi data yang digunakan adalah berbasis web-based (internet) dan koneksi internet sulit didapatkan di daerah pelosok. Implementasi sistem E-Remittance menggunakan user interface berbasis mobile dengan menggunakan jalur sms gateway sebagai portal data. Hal ini memberikan kemudahan bagi para agen untuk dapat meningkatkan mobilisasi operasi bisnis hingga ke pelosok daerah, karena terjangkau oleh signal GSM. Setelah dilakukan pengkajian, terdapat beberapa main process yang dapat ditingkatkan efisiensinya, yaitu pada proses registrasi sender dan proses transaksi remittance. Hasil analisa memungkin dibuatnya suatu sistem automasi proses dan mobile processing pada kedua main process tersebut. Dengan diterapkannya sistem automasi proses dan mobile processing didapatkan peran dan struktur organisasi yang baru, yang sesuai dengan proses yang telah di redesign. Hasil yang didapatkan sendiri berdasarkan perbandingan operation time dan operation cost pada saat sebelum dan sesudah implementasi, menunjukan perbedaan yang cukup signifikan. Sebelum implementasi proses registrasi sender memakan waktu operasional 6 jam sebulan, dan memerlukan biaya operasional RM 108,00 sebulan (waktu produktif). Setelah implementasi waktu operasional rata-rata menjadi 3.75 sebulan, sedangkan biaya operasional menjadi 0 (nol) karena adanya proses automasi memungkinkan pemrosesan data dilakukan oleh end-user. Pada proses transaksi remittance, waktu operasional yang diperlukan rata-rata 100 jam per bulan dan biaya tenaga kerja sebesar RM 1,800 (waktu produktif) pada saat sebelum implementasi. Setelah implementasi, waktu operasional yang diperlukan rata-rata adalah 87.5 jam per bulan dan biaya operasional menjadi 0 (nol) karena proses automasi. Secara keseluruhan, terjadi peningkatan kapasitas proses dalam operasional remittance sebesar 159 proses, yaitu dari yang sebelumnya total rata-rata 320,2 proses per bulan menjadi total rata-rata 479,2 proses per bulan. Waktu yang dibutuhan juga mengalami penurunan sebesar 14,75 jam, yaitu dari yang sebelumnya total rata-rata 120,6 jam per bulan menjadi 105,85 jam per bulan. Pengurangan biaya yang didapatkan secara keselurahan adalah sebesar RM 1.908,00, yaitu dari yang sebelumnya total RM 2.157,00 per bulan menjadi RM 249,80 per bulan.
22
DAFTAR PUSTAKA CASEMaker Inc, (2000), What is Rapid Application Development (RAD) ?, [Electronic version], Available : http://www.casemaker.com/download/products/totem/rad_wp.pdf Comment: Tapping Into The Rich Seam Of Remittances - Future Retail Profits Depend On The Major Banks Figuring Out A Way To Harness This Vast Market, Despite The Short-term Costs, (2006), The Banker, Retrieved May 13, 2011, from ABI/INFORM Global. [Document ID: 1137494551]. Coss-Raul Hernandez, et all, (2008), The Malaysia-Indonesia Remittance Corridor: Making Formal Transfer The Best Option for Women and Undocumented Migrants, [Electronic version], available : http://siteresources.worldbank.org/INTAML/Resources/Malaysia-Indonesia.pdf [2011 May 11] E. Carrasco & J. Ro (2007), "Remittances and Development", [Electronic version], University of Iowa Center for international Finance and Development E-Book, available : http://www.uiowa.edu/ifdebook/ebook2/contents/part4-II.shtml, [2011 May 11] Irving Jacqueline & Mohapatra Sanket & Ratha Dilip, (2010), “Migrants Remittance Flows: findings from a Global Survey of Central Banks”, World Bank Working Paper No 194, Washington DC. Jeston, John., Nelis, Johan. (2006). Business Process Management : Practical Guidelines to Successful Implementations. 1st Edition. Elsevier, Oxford Mirabaud Nicolas, (2009), “Migrant’s Remittances and Mobile Transfer in Emerging Market”, International Journal of Emerging Markets Vol 4 No 2, Emerald Group Publishing Limited 1746-8809. Mohapatra Sanket & Ratha Dilip & Silwal Ani, (2010), Outlook for Remittance Flows 2011, [Electronic version], Migration and Development Briefs, available : http://siteresources.worldbank.org/INTPROSPECTS/Resources/3349341110315015165/MigrationAndDevelopmentBrief13.pdf, [2011 May 18] Ping He, (2010), “A Typological Study on Money Laundering”, Journal of Money Laundering Control Vol 13 No 1, Emerald Group Publishing Limited 1368-5201, pp 15-22. Ratha Dillip, (2005), Sending Money Home: Trends in Migrant Remittances, [Electronic version], available : http://www.imf.org/external/pubs/ft/fandd/2005/12/picture.htm [2011 May 16] Sholihin Ahmad Ifham, (2010), Buku Pintar Ekonomi Syariah, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, pp. 855 Steve Bills. (2009) “Processor Alliances In Mobile Transfers”, American Banker Vol 174 Iss 119 p. 8., Retrieved May 13, 2011, Academic Research Library. [Document ID: 1768189301]. Tabata Katsushi, & Suzuki Noriyuki, & Nakanishi Akifumi. (2009), Remittance and Financial Depth in Asian Countries: Impact on Financial Sectors and Policy Implication,[Electronic version], Daiwa Institute of Research, available : http://www.bsp.gov.ph/events/ircr/downloads/presentations/BSP_10_tabata_presentation.pdf, [2011 Mei 18] UN News Center (2007), Migrants Sent Home over $300 Billion in 2006, Finds UN Study on Remittances, [Electronic version], Available : http://www.un.org/apps/news/story.asp?NewsID=24326&cr=migrants&crl [2011 Mei 16]
23
World Bank, (2006), Economic Implications of Remittance and Migration, [Electronic version] available : http://216.239.213.7/mmt/mobile-network-operators.asp#jump3 [2011 Mei 16] Hernandez-Coss Raul, et all (2008), “The Malaysia-Indonesia Remittance Corridor : Making formal transfers the best option for women and undocumented migrants – World Bank Working Paper No. 149”, [Electronic Version] available : http://siteresources.worldbank.org/INTAML/Resources/MalaysiaIndonesia.pdf World Bank Datasets (2010), ”Billateral Migration Matrix”, [Electronic Version] available : http://go.worldbank.org/JITC7NYTT0
24
