Business en IT: vraag en aanbod De waarde van business informatiemanagement

Business en IT: vraag en aanbod De waarde van business informatiemanagement

2

Business en IT: vraag en aanbod Is uw organisatie sterk afhankelijk van een goede informatievoorziening? Dan heeft u reden genoeg om over een slimme organisatie van uw informatievoorziening na te denken. Afgestemd op úw business. Een goed werkend business informatiemanagement inrichten is niet eenvoudig. U loopt ongetwijfeld tegen de volgende vragen aan: Wat is belangrijk? Waar moeten we ons op richten? Hoe kunnen we professionaliseren? Hoe positioneren we business informatiemanagement (beter)? Hoe haken we de business aan en wie moet welk mandaat hebben?

Het antwoord op de vraag hoe u uw business informatiemanagement naar een hoog of hoger niveau tilt, is niet eenduidig te geven. Dit hangt af van uw situatie. Maar we kunnen u wél vertellen welke oplossingen er zijn. En we geven u graag onze belangrijkste tips mee: • Laat uw business leidend zijn. • Richt uw processen niet helemaal opnieuw in. • Focus op het resultaat. • Stem belangen af. Meer hierover leest u in dit boekje. Heeft u uw business informatiemanagement al op orde? Dan dagen wij u graag uit om in dit boekje verbetertips te ontdekken.

3

Inhoudsopgave Wat leest u in dit boekje?

1. De struikelblokken meerdere en grotere belangen

5

2. De oplossing sturen en schakelen

6

3. De voordelen soepeler en beter

9

4. De start voorwaarden en tips

10

5. De aanpak inrichten en verbeteren

17

6. Onze bril advies én praktijk

18

7. Meer informatie contact en literatuur

22

4

1. De struikelblokken: meerdere en grotere belangen

Staat uw primaire proces helemaal stil als de informatievoorziening niet goed stroomt? Klikt het niet goed tussen uw IT-afdeling of uw IT-leverancier en de salesafdeling, omdat ze andere prioriteiten hebben? Is er geen duidelijke en eenduidige aansturing van IT? Dat is niet zo vreemd. Veel organisaties lopen hier tegenaan. IT is bedrijfskritisch Vaak bepalen leveranciers wat de mogelijkheden van IT zijn, terwijl de business zelf moet aangeven wat zij wensen of eisen op IT-gebied. Organisaties worden namelijk steeds afhankelijker van automatisering. Als de IT ‘eruit ligt’ en daarmee de informatievoorziening stilstaat, dan liggen al snel delen van uw primaire proces stil. Door dit toegenomen belang van informatievoorziening, wordt sturing vanuit de business steeds belangrijker. IT kan de prioriteiten niet bepalen Een IT-afdeling heeft vaak onvoldoende kennis van de business. Welk probleem moet het eerst opgelost worden? Welke systemen moeten gekoppeld worden bij een fusie? Die beslissing kan de IT- afdeling niet nemen. Dit zou de business moeten doen. Maar wie dan?

IT lijkt vooral een kostenpost IT wordt binnen de organisatie gezien als een noodzakelijk kwaad, dat drukt op de balans. Terwijl IT juist een investering moet zijn, een business enabler, waarvan de meeropbrengsten ruim opwegen tegen de kosten. IT is een remmende factor Veel applicaties zijn niet meer van deze tijd en niet meer toekomstvast. Ze zijn wel eenduidig opgezet, maar in de loop der jaren is er veel onderhoud geweest en steeds meer aan vast gebouwd. Met als gevolg: een lappendeken waarvan de grenzen bereikt zijn. Bovendien missen veel applicaties een moderne uitstraling, kunnen we ze vaak niet ontsluiten via het internet en hinderen ze ons bij vernieuwingen van de infrastructuur. IT heeft andere belangen IT-medewerkers en businessmanagers hebben andere belangen. Dat kan wel eens wringen. Terwijl een IT-er zich focust op technische oplossingen, structuren en blauwdrukken, moet een businessmanager rekening houden met zijn medewerkers, bedrijfsdoelstellingen, marktveranderingen of bijvoorbeeld een fusie.

5

2. De oplossing: sturen en schakelen

Als de informatievoorziening voor uw organisatie bedrijfskritisch is, is het belangrijk om deze vanuit de business aan te sturen. Dat betekent: niet afwachten welke mogelijkheden uw leverancier(s) aanbieden, maar de business zélf laten aangeven wat nodig is. We raden u aan om een professioneel business informatiemanagement in te richten, als schakel tussen business en IT. Business informatiemanagement, wat is dat precies? Een definitie van business informatiemanagement: vormgeven en optimaliseren van informatievoorziening binnen organisaties. Dit houdt in: ondersteuning van de gebruikers, sturing, vormgeving, aanpassing, instandhouding en bewaking van de werking ervan. De business bepaalt de informatiebehoefte op basis van de vraag ‘wie doet wat op welk moment en waarom’? De techniek staat niet centraal; het gaat juist om de bedrijfsmatige kant en het logische gebruik van de informatievoorziening.

6

De plek van business informatiemanagement Geautomatiseerde informatievoorziening sturen we aan vanuit business informatiemanagement, infrastructuurmanagement en applicatiemanagement. Aan de vraagzijde staat het business informatiemanagement, aan de aanbodzijde staan de IT-dienstverleners: • Het infrastructuurmanagement houdt zich bezig met beheren en vernieuwen van infrastructuur en met het in de lucht houden van programmatuur en de aansturing van de verwerking. De infrastructuur zijn alle apparatuur, de netwerken, de communicatie-infrastructuur en de besturingsprogrammatuur. Functies zijn bijvoorbeeld systeembeheerder, helpdeskmedewerker of security officer. • Het applicatiemanagement houdt zich bezig met beheren, onderhouden of integreren van de software (applicaties) en de gegevensstructuren. Functies zijn bijvoorbeeld ontwerper, programmeur of tester.

Een business informatiemanager, wat doet hij of zij? Een business informatiemanager hoort bij een businessafdeling en stuurt van daaruit de IT-afdeling, applicatiebeheerders of externe IT-leveranciers aan. Een goede business informatiemanager maakt gebruik van de kennis van business én IT om tot goede oplossingen te komen en dicht de kloof tussen beide functiegebieden.

‘IT’ers moeten weten wat de business wil. Net als bij een huis, moet iedereen - van aannemer tot bouwvakker - de wensen van bewoners kennen om een droomhuis te kunnen bouwen’

Zijn (of haar) taken zijn: • aansturen van de (instandhouding van de) informatievoorziening; • bepalen en bewaken van het IT-budget; • verzorgen van prioriteitsstelling van IT; • maken van langetermijnbeleid voor de informatievoorziening; • ondersteunen van gebruikers van applicaties; • bewaken van de dienstverlening. De business informatiemanager moet ervoor zorgen dat IT-beheerders en IT-ontwikkelaars de juiste opdrachten krijgen en begrijpen waarom ze deze krijgen. Dat betekent dat de business informatiemanager IT op de hoogte houdt van de veranderende doelen en wensen van de organisatie en bijvoorbeeld de veranderende wetgeving. Andersom moet een business informatiemanager de mogelijkheden van IT kennen, zodat hij of zij de juiste vragen kan stellen. Als zij elkaar beter begrijpen, kan de business informatiemanager een betere opdracht geven en de IT’er betere applicaties bouwen.

7

Model 1: Wat is de plek van business informatiemanagement?

Vraagzijde

Aanbodzijde

Infrastructuur management

Management

• • • •

IT - infrastructuur Rekencentrum Exploitatieperspectief Technisch beheer en exploitatie • Economy of scale • Operational exellence

Business informatie management

Gebruikers

• • • •

Informatievoorziening Gebruiksperspectief Systeemeigenaar Functioneel beheer en informatiemanagement • Customer intimacy • Best buy

8

Applicatie management

• Applicaties • Onderhoudsperspectief • Applicatiebeheer, onderhoud en vernieuwing • Operational excellence • Customer intimacy

3. De voordelen: soepeler en beter

Het inrichten en/of professionaliseren van business informatiemanagement leidt ertoe dat uw bedrijf soepeler loopt, om verschillende redenen: • Uw business wordt beter ondersteund en mogelijk gemaakt door een goed lopende informatievoorziening. U slaat een brug tussen de kansen en mogelijkheden van IT en de wensen en eisen vanuit de business. • Uw applicaties blijven beter toegespitst op uw bedrijfsdoelen. • U bespaart kosten, omdat u bestelt waar behoefte aan is en ontvangt wat u gevraagd heeft. • U kunt verschillende belangen van de business beter afwegen en uw in- en externe leveranciers eenduidig aansturen. • U maakt bewuste keuzes ten aanzien van uw leveranciers: wat verwacht ik van mijn leverancier, hoe zie ik de samenwerking, wat vindt ik wel belangrijk, wat niet. • U kunt uw eindgebruikers beter ondersteunen. • U stuurt bewust op de kwaliteit van uw bedrijfsgegevens door het eigendom en het beheer in te richten en door het gebruik te monitoren. • Uw organisatie wordt zich bewust van de noodzaak van een goed werkende ketenafstemming. Hoe kunt u de informatievoorziening in de verschillende

in- en externe ketens verbeteren? Wat verwachten uw ketenpartners van de informatievoorziening en –uitwisseling en wat verwacht u van hen? En hoe kunt u beter samenwerken? • Uw IT-dienstverlener kan beter anticiperen op fluctuaties in uw bedrijfsproces: de informatievoorziening is op tijd, juist, tegen de afgesproken prijs en volgens verwachtingen aangepast. • U maakt onderbouwde lange termijn keuzes over de inhoud en de sturing van uw informatievoorziening.

‘Het is heel fijn dat we onze wensen bij de business informatiemanager leggen en dat we dat later terug zien in IT-oplossingen’

9

4. De start: voorwaarden en tips

Hoe richt u business informatiemanagement in? Of heeft u het al ingericht, maar bent u benieuwd of het beter kan? Doe uw voordeel met de tips en tricks in dit hoofdstuk! Voordat u begint… Sturing van uw informatievoorziening betekent dat: • uw organisatie aan kan geven wat zij wil en niet nodig heeft; • het budget in de business ligt in plaats van bij de IT-afdeling; • er bij het stellen van prioriteiten en maken van keuzen een afweging gemaakt wordt tussen de belangen van alle stakeholders; • de relatie met leveranciers actief wordt vormgegeven en gestuurd; • uw organisatie beschikt over een goed functionerend afsprakenkader ten aanzien van informatieuitwisseling in de in- en externe ketens. Wat moet u hiervoor doen? • besluitvorming organiseren; • budgetten overhevelen naar de proceseigenaar; • bepalen wie de leveranciers aanstuurt en hoe.

10

Daarnaast moet uw business informatiemanager weten... • hoe het bedrijfsproces werkt; • om welke informatievoorziening het gaat; • hoe tevreden de gebruikers zijn over de informatievoorziening en de dienstverlening. ...en inzicht hebben in: • ontwikkelingen van de gebruikersorganisatie en het bedrijfsbeleid; • het functioneren van de informatievoorziening in het dagelijkse gebruik (hoe wordt het gebruikt en wat zijn de wensen van de gebruikers?); • ontwikkelingen op IT-gebied. Psssssst… alvast een paar tips! Een goed werkend business informatiemanagement richt u niet zomaar in. U loopt ongetwijfeld tegen de volgende vragen aan: wat is belangrijk, waar moet ik me op richten, hoe moet ik professionaliseren, hoe positioneren we business informatiemanagement (beter), hoe haken we de business aan en wie moet welke mandaat hebben? Het antwoord op de vraag hoe u business informatiemanagement naar een hoog of hoger niveau tilt, is niet eenduidig te geven. Dit hangt af van uw situatie.

In het volgende hoofdstuk leest u welk stappenplan wij u aanraden. Maar eerst onze belangrijkste tips: Tip 1: Laat uw business leidend zijn. Tip 2: Richt uw processen niet helemaal opnieuw in. Tip 3: Focus op het resultaat. Tip 4: Stem belangen af. Tip 1: Laat uw business leidend zijn De opzet en inrichting van business informatiemanagement moet passen bij de cultuur, machtsverhoudingen en structuur van uw business. Zelfs bínnen een organisatie kan business informatiemanagement daarom verschillend zijn opgezet of ingericht op de verschillende afdelingen. Waar IT-afdelingen vaak kiezen voor uniforme processen, adviseren wij u om niet primair te denken aan standaardisatie. Laat uw business liever leidend zijn. Waarom? Omdat elke organisatie anders is, omdat elke manager anders is, omdat elke informatievoorziening anders is en omdat elk functioneel beheerteam anders is. Bij de ene organisatie ligt de macht centraal, bij de andere decentraal. Ook de grootte en het aantal vestigingen bepaalt hoe informatie wordt afgestemd.

De ene manager kiest voor een formele managementstijl, de andere voor een informele. Informatie kan bovendien stabiel zijn of continu in verandering. Tot slot richt je niet in één dag een functioneel beheerteam in: je moet mensen opleiden, coachen en langzaamaan een team vullen. Dat gaat zelden op dezelfde wijze. Wat in de ene situatie goed werkt, hoeft niet per se in een andere situatie goed te werken. Deze conclusies baseren we op wetenschappelijk onderzoek. Wij adviseren daarom om uw informatievoorziening net zo te sturen als ook uw business aangestuurd wordt. Dat betekent dat we voor iedere organisatie opnieuw een aanpak voorstellen. KPN Consulting heeft hier veel ervaring mee en kan u verschillenden voorbeelden laten zien.

‘ Toen we business informatie management wilden inrichten, verwachtte ik dat alles op de schop zou gaan. Het tegendeel is waar. Veel oude applicaties leken nog steeds prima te werken’

11

Tip 2: richt uw processen niet helemaal opnieuw in Inventariseer wat minder goed gaat, maar juist ook wat wél goed gaat. En kijk wat er op dit moment relevant is en wat niet. Van daaruit kunt u verbeteringen realiseren en een veranderscenario kiezen dat past bij uw specifieke situatie. Kies bovendien voor het tempo dat past bij de noodzaak en de mogelijkheden. Waarom? Het is doorgaans niet nodig om uw complete informatievoorziening opnieuw in te richten. Waarom zaken veranderen die al goed gaan? Niet alleen de opzet van business informatiemanagement is maatwerk, ook de weg ernaar toe staat niet vast. Een veranderscenario moet bij uw bedrijf passen. De urgentie van de verandering en de volwassenheid van uw medewerkers spelen een grote rol. Kiest u voor een grootschalige of kleinschalige verandering, voor snel of geleidelijk, voor gestuurd of zelfsturend? Hoe groot is de veranderbereidheid, hoe groot is de rek, hoe groot de druk? KPN Consulting adviseert u graag over veranderscenario’s op maat.

12

Tip 3: focus op het resultaat Als u de sturing van uw informatievoorziening wilt professionaliseren, moet de focus liggen op resultaat verbeteren en niet op processen (her)inrichten. Wij adviseren een integrale aanpak: met aandacht voor processen én mensen, kosten en baten, voor wat moet en wat kan, voor idealen en voor harde realiteit. Waarom? Een goed proces is geen garantie voor een goed resultaat of product. Het biedt hooguit meer monitoring en stuurmogelijkheden. Het proces staat ten dienste van het resultaat, niet andersom. Bovendien moet u soms genoegen nemen met minder resultaat. Onder druk van kosten bijvoorbeeld. Of om neveneffecten te voorkomen, zoals meer bureaucratie of vervanging van personeel. We raden u aan om altijd een afweging te maken tussen kosten, baten en te verwachten ellende.

’Niet alleen onze afdelingen IT en sales bleken verschillende meningen te hebben, ook binnen de salesafdelingen en tussen sales en backoffice waren er verschillende opvattingen.'

Top-down, bottom-up of een mix U kunt kiezen voor een top-down of bottom-up veranderstrategie of een combinatie daarvan. • Is uw bedrijfsproces dynamisch en de informatievoorziening minder omvangrijk en belangrijk? Speel dan goed in op wijzigingen in de markt en omgeving en zet veranderingen top-down in. • Is uw bedrijfsproces wel stabiel en de informatievoorziening groot en belangrijk? Kies dan voor een bottom-up veranderstrategie. • Is uw bedrijfsproces redelijk dynamisch en uw informatievoorziening belangrijk? In dat geval adviseren we u een mix van top-down en bottom-up: u weegt steeds de initiatieven van de werkvloer af tegen de strategie.

Model 2: het belang van informatievoorziening dynamisch

Stabiliteit bedrijfsproces

top down

top down en bottum up

bottum up

statisch onbelangrijk

belangrijk

13

Model 3: de ellendedriehoek

Kosten

‘Baten’ Wat krijg ik dan aan dingen? Wat levert mij dat op?

Tip 4: stem belangen af Zorg dat helder is wie de beslissingen maakt over informatievoorziening en wat hun belangen zijn. Bepaal waar de zeggenschap ligt en hoe de besluitvorming georganiseerd is. Wie is bijvoorbeeld de eigenaar van een systeem dat zowel een logistiek als financieel proces ondersteunt? Of wie is eigenaar van bijvoorbeeld een elektronisch patiëntendossier? Eén zorgmanager, alle zorgmanagers, de zorgadministratie of zelfs de financiële administratie? Pas als helder is wie de eigenaren zijn en wat hun belangen zijn, kunt u bepalen hoe u de verschillende belangen optimaal kunt behartigen.

14

Wat kost me dat? Wat als iets meer of iets minder?

Ellende Wat haal ik op mijn hals? Wat ontstaat er aan (mogelijke) ellende?

Waarom? Behoeften spelen op meerdere niveaus een rol: operationeel, tactisch en richtinggevend/strategisch. Op elk niveau binnen uw organisatie liggen de belangen anders en is de sluitvorming anders geregeld. Daarom is het noodzakelijk om belangen af te stemmen bij de inrichting van business informatiemanagement.

Tabel 1: behoeften op verschillende niveaus

Operationeel

Tactisch

Richtinggevend

Termijn

Kortere termijn (komend jaar)

Middellange termijn (half tot twee jaar)

Langere termijn (twee tot zeven jaar)

Omvang (doorgaans)

Klein

Omvangrijker en meer budget nodig

Groot of meer dan één richting

Bronbehoefte

Functioneel beheer, gebruikers en afdelings-hoofden

Management en directie

Getriggerd door ontwikkelingen in de organisatie, markt en omgeving

Concreetheid, invulling

Concrete behoefte, veelal ook oplossingen

Behoefte concreet, maar de oplossing vaak minder

Globale oplossing

Handige checklist Het standaardmodel BiSL (Business Information Services Library) beschrijft alle processen van business informatiemanagement.

‘Het BiSL-model bleek een goede houvast voor ons business informatiemodel. Ik pak het er nog vaak even bij’

Zowel op richtinggevend niveau, als op sturend en uitvoerend niveau. U kunt het zien als een handige checklist die beschrijft wat u moet doen om business informatiemanagement in te voeren. BiSL is ontwikkeld in Nederland en hier inmiddels gemeengoed. De ASL-BiSL Foundation beheert BiSL en verspreidt de best practices. Meer informatie vindt u op www.aslbislfoundation.org.

15

Model 4: BISL-model

richtinggevend

Leveranciers mgt

Relatie mgt Gebruikersorg.

Strategie inrichting IV-functie

Bepalen keten ontwikkelingen

Informatie Coördinatie

Bepalen technologie ontwikkelingen

Informatie Informatie Lifecycle mgt Portfolio mgt

Bepalen bedrijfsprocesontwikkelingen

Ketenpartners mgt opstellen iv-organisatie strategie

opstellen informatie strategie

sturend planning en control

financieel management

behoefte management

contract management

uitvoerend

Gebruikers ondersteuning

Beheer Bedrijfsinformatie

Wijzigingen beheer

Operationele ICT aansturing

gebruiksbeheer

Transitie

Specificeren

Vormgeven Niet geaut. IV

Voorbereiden transitie

Toetsen en testen

functionaliteitenbeheer

Bron: BISL, een framework voor functioneel beheer en informatiemanagement, Van Haren Publishing (2008)

16

5. De aanpak: inrichten en verbeteren

En dan nu… óns advies over een gerichte aanpak van business informatiemanagement. Let wel, deze aanpak hangt sterk af van de mate waarin business informatiemanagement al dan (nog) niet is ingericht binnen uw organisatie. Als er nog geen helder business informatiemanagement is Is er nog geen sprake van vraaggestuurde informatievoorziening in uw organisatie? Dan adviseren wij u de volgende stappen te zetten en helpen we u daar graag bij: 1. Maak een inventarisaties van uw informatievoorziening en applicaties. 2. Ontdek wie de beslissingen maken over informatievoorziening en bepaal hun belangen. 3. Maak een beslisser verantwoordelijk voor de informatievoorziening in een domein of voor applicaties. 4. Maak afspraken tussen beslissers. Bijvoorbeeld: hoe gaan we om met besluitvorming en hoe informeren we elkaar? 5. Laat de beslissers kiezen voor een business informatiemanager en de functioneel beheerders. 6. Bepaal de plek van business informatiemanagement in de organisatie. Bijvoorbeeld: in de eigen afdeling,

bij een aparte afdeling of ingehuurd vanuit de IT-afdeling. 7. Zorg voor een structuur voor overleg, besturing en vertegenwoordiging, waarin best practices en ervaringen worden uitgewisseld.

‘Bij onze salesafdeling had niemand echt affiniteit met it en informatievoorziening. maar onze it-afdeling had wel behoefte aan een goede opdrachtgever. dus hebben we iemand van buiten aangetrokken, die ervaring had met beide portefeuilles’ Als het beter kan Heeft u al business informatiemanagement of functioneel beheer ingericht, maar wilt u een verbeterslag? In dat geval adviseren wij om uw informatiemanagement (en functioneel beheer) met het BiSL-model te evalueren. Hulp nodig? KPN Consulting kan deze evaluatie voor u verzorgen óf we helpen uw medewerkers om het zelf te doen. In dit laatste geval beoordelen uw medewerkers zelfstandig en systematisch hun manier van werken en hun resultaten aan de hand van het Werkboek BiSL Zelfevaluatie.

17

6. Onze bril: advies én praktijk

Wij begeleiden hen bij het proces en de verslaglegging achteraf. Het grote voordeel van zelfevaluatie is dat uw medewerkers kritisch naar hun werkwijze en resultaten kijken. Onze ervaring leert dat daardoor het draagvlak voor verbeteringen groter is. Kiest u voor zelfevaluatie? Volg dan deze stappen: 1. Bepaal het doel van de evaluatie. 2. Bepaal welke medewerkers deelnemen aan de evaluatie. 3. Voer de evaluatie uit met een procesbegeleider van KPN. 4. Bepaal en prioriteer de verbeteracties. 5. Zet de verbeteracties in gang. 6. Evalueer, stuur bij en pak door. Als een knelpunt opgelost moet worden Is er al wel sprake van business informatiemanagement, maar moet er op korte termijn één knelpunt opgelost worden? Dan helpen we u ook graag. Met een groeiscenario bijvoorbeeld, waarin we periodiek een of meerdere knelpunten oppakken. Welke punten u aan wilt pakken, bepaalt u bijvoorbeeld op basis van zelfevaluatie.

18

Zet voor een slimme procesverbetering de volgende stappen: 1. Bepaal het doel van de verbeteractie aan de hand van een SWOT-analyse: wat is de bedreiging, wat kan beter, waar zijn we goed, wat is een kans en wat is de oorzaak achter de oorzaak van het knelpunt? 2. Bepaal de doelgroep: wie krijgen te maken met de verbeteractie? 3. Beschrijf de gewenste situatie. 4. Bepaal de verbeteractie en zet die in gang. 5. Ontwikkel eventueel hulpmiddelen, zoals tools, templates, aanpakken of een simpel formulier. 6. Leid op. 7. Evalueer en stuur bij.

Informatievoorziening wordt steeds belangrijker, niet alleen voor bijvoorbeeld financiën en HR, maar ook voor businessprocessen. Tegelijkertijd worden de vraagstukken steeds complexer: • informatie-uitwisseling in de keten wordt belangrijker; • informatie moet direct, realtime en overal beschikbaar zijn; • leveranciers specialiseren zich, waardoor er meer leveranciers zijn die sturing nodig hebben; • we moeten ons aanpassen aan nieuwe mogelijkheden, zoals online verkopen, het ‘nieuwe werken’, duurzame oplossingen, de cloud, workflow enzovoort. Wie volgt deze ontwikkelingen, wie vertaalt ze naar het belang voor de organisatie en wie neemt er besluiten over? business informatiemanagement speelt hierin een belangrijke rol; het is de schakel in de keten tussen business en IT.

Waarom KPN Consulting? KPN Consulting is in staat om business informatiemanagement uitstekend in te richten of te professionaliseren. Wij zijn daarvoor een strategische alliantie aangegaan met The Lifecycle Company, een consultancyorganisatie die gespecialiseerd is in dit vakgebied. Samen met hen staan we met onze voeten in de klei. Samen hebben we jarenlange ervaring met de inrichting van IT- en informatievoorzieningsprocessen én met de uitvoering van ITtoepassingen. Daarom kunnen we snel schakelen tussen business en IT. We kennen de modellen waarmee we theorie kunnen vertalen naar praktijk. En we adviseren niet van boven naar beneden, zoals veel adviesbureaus doen, maar juist andersom. Welke organisaties hebben we al geholpen? Bij verschillende organisaties hebben we ons advies gegeven over business informatiemanagement. We noemen graag een aantal voorbeelden...

19

Beheersing van informatie bij duinwaterbedrijf Een duinwaterbedrijf introduceert steeds nieuwe plannen, waardoor het functioneel beheer opnieuw moet worden ingericht. Een projectmanager en organisatieadviseur van KPN Consulting richten het beheer in een keer structureel goed in. Zij geven daarbij trainingen waarin medewerkers leren om nieuwe processen toe te passen. Het resultaat is dat medewerkers meer gestructureerd en volgens prioriteit en planning gaan werken. Dit leidt ook tot een verandering van gedrag en cultuur binnen de organisatie.

‘KPN Consulting beperkt zich niet tot het beschrijven van processen, maar gebruikt best practices en begeleidt de klant met het hele project’ Informatieplan voor ziekenhuizen Na de fusie tussen twee ziekenhuizen bleek er veel overlap te ontstaan tussen hun IT-systemen. Wie beslist dan welk systeem verdwijnt? De IT-afdeling of de ceo’s? KPN Consulting maakte een informatieplan met antwoorden op onder andere de volgende vragen:

20

• Welke systemen zijn nodig: nu, over 5 jaar en over 10 jaar? • Waar gaat de organisatie naartoe en wat doet haar omgeving? • Welke projecten moeten we uitzetten en wie stuurt deze projecten aan? Advies aan gemeente In een grote Nederlandse gemeente gebruikte elke stadsdeel een eigen applicatie. Toen de stadsdelen moesten fuseren, was daarom een van de eerste vragen: welke applicaties blijven we gebruiken? KPN Consulting gaf de gemeente advies over de keuze van applicaties en de inrichting van het project. De gemeente is in de eerste fase van 1200 naar 800 applicaties teruggegaan.

‘Motivatie van personeel is een belangrijke factor: hoe krijg je iedereen zover om over te gaan op een andere applicatie?’ IT-oplossingen voor olieplatformbevoorrrader AJS - een organisatie die olieplatformen bevoorraadt - bleek veel overbodige handmatige handelingen te verrichten in hun bedrijfsproces. KPN Consulting bedacht IT-oplossingen waardoor deze handelingen onnodig waren.

Daarbij hielden we rekening met (toekomstige) belangen van het bedrijf. Professionalisering van functioneel beheer Een gemeentelijke belastingdienst, een ministerie, een subsidieverstrekker... veel overheidsorganisaties kampen met vragen over business informatiemanagement. Hoe moeten we business informatiemanagement beleggen bijvoorbeeld. Of waar beginnen we, wat doen we centraal, wat besteden we uit en hoe sturen we leveranciers aan? Samen met The Lifecycle Company geeft KPN Consulting antwoorden, via advies, coaching en uitvoering. Dat doen we soms top-down en soms bottom-up.

‘Pas als je serieus gaat kijken naar IT-systemendie gebruikt worden, ontdek je vaak dat er veel efficienter gewerkt kan worden’

21

7. Meer informatie: contact en literatuur

In dit boekje heeft u grote lijnen gelezen wat business informatiemanagement voor u kan betekenen. Ons advies gaat echter verder en is wetenschappelijk onderbouwd. Wilt u contact met ons? Graag vertellen wij u meer over onze praktijkervaringen en bieden we u een advies op maat. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende gesprek. Contactgegevens Hans Rosenberg Sr Business Consultant 06-46 70 70 15 [email protected] www.kpnconsulting.com Contactgegevens René Sieders 06-29 52 58 41 [email protected] www.theLifecyclecompany.nl Partners in Business Informatie Management Dit boekje is geproduceerd door KPN Consulting en The Lifecycle Company. Wij versterken elkaar in de uitvoering van business informatie management opdrachten.

22

Wilt u meer lezen over business informatiemanagement? We raden u de volgende literatuur aan: • Wegwijzer voor het gebruik van IT-standaarden Auteur: Tom van Sante ISBN 978 90 77 21237 0 • BiSL - A Management Guide Auteurs: Remko van der Pols, Yvette Backer ISBN 978 90 77 21263 9 • Business informatiemanagement en BiSL in de praktijk Auteur: Remko van der Pols ISBN 978 90 87 53405 9 • Naar een vraaggestuurde informatievoorziening, de case gezondheidszorg Auteurs Remko van der Pols, René Sieders, Ben Stoltenborg ISBN 978 90 12 58204 9

QR-code Gebruik de QR-code om dit document te bekijken op uw smartphone of tablet.

23

kpnconsulting.com |