Bulkfacturatie Functioneel ontwerp uitbreiding Coachview.net
Dé nieuwe manier van samenwerken 20 juni 2012
Pagina 1 van 10
Inleiding Dit document beschrijft de aanpassingen m.b.t. bulkfacturatie.
Auteur(s):
Frank van der Linden Pim Raeskin Marcel Kremers
Aanmaakdatum:
9 mei 2012
Versiedatum:
20 juni 2012
Coachview.net / InnoPhase B.V. Postbus 135, 5460 AC Veghel Bastion 1-5, 5491 AN Sint-Oedenrode Tel. 0413-483088 Fax 0413-483086
[email protected] www.Coachview.net Coachview.net is een product van InnoPhase BV.
Pagina 2 van 10
1. Huidige situatie De werkwijze rondom factureren binnen Coachview.net is nogal bewerkelijk wanneer men vanuit een opleiding meerdere facturen op hetzelfde moment wil genereren. De wens om dit proces te versnellen in Coachview.net is door meerdere klanten geuit, inclusief de volgende eisen/wensen:
Vanuit de facturenlijst direct één of meerdere facturen selecteren en deze kunnen printen middels het selecteren van een factuurtemplate.
Een selectie van facturen in één keer op definitief kunnen zetten.
In het geval van het maken van facturen ten behoeve van incasso hoeft er geen factuur document te worden gemaakt. Hierdoor moet het optioneel zijn om facturen te printen.
Mogelijkheid om facturen direct als bijlage te mailen naar het emailadres van de debiteur (en/of contactpersoon).
Een factuur kunnen maken bij een aanvraag, deze factuur definitief zetten en printen en/of e-mailen in één handeling.
In één handeling genereren en printen van de facturen van één opleiding
Bij de opleiding de aanvragen die je gefactureerd wilt hebben kunnen aanvinken.
2. Gewenste situatie De gewenste situatie is uitgewerkt in een aantal onderdelen, zijnde:
Algemeen: extra instellingen op debiteurniveau
Algemeen: extra parameterinstelling op customer-niveau
Usecase 1: Printen/mailen facturen aanvragen opleiding met tussenstatus Concept (UC 1)
Usecase 2: Printen/mailen facturen aanvragen opleiding direct definitief (UC 2)
Usecase 3: Eerst genereren concepten / later in proces instappen (UC3)
Usecase 4: Opstarten facturenlijst direct vanuit menu (UC 4)
Usecase 5: Definitief maken en verzenden vanuit het detailscherm Factuur (UC 5)
Pagina 3 van 10
Algemeen: Extra instellingen debiteurniveau Uitbreiden instellingen debiteur met ‘Verzendwijze’ en indien type e-mail, het te gebruiken e-mailadres:
Indien persoon bekend bij aanmaken debiteur (contactpersoon bedrijf resp. particulier) wordt e-mailadres standaard op ‘Contactpersoon’ gezet, anders op ‘Bedrijf’. Indien geen e-mailadres beschikbaar dan staat achter de keuze Bedrijf resp. Contactpersoon de tekst “Geen e-mailadres beschikbaar”. De velden ‘Verzendwijze’ en ‘E-mailadres’ worden tevens beschikbaar gesteld in de lijst Facturen als kolommen.
Figuur 1
Algemeen: Extra parameters op customer-niveau (= per Coachview.net-klant): De volgende velden moeten instelbare parameters worden: E-mail template Afzender e-mailadres Factuurtemplate e-mail Factuurtemplate print Verzendwijze facturen (voor nieuwe debiteuren) Automatisch op order Toelichting parameter: ‘Automatisch op order’ Er wordt een nieuwe parameter op customer-niveau geïntroduceerd, waarmee de verkoopstatus van een aanvraag automatisch op order wordt gezet, zodra deze wordt aangemaakt. Hiermee geef je dus per customer aan of deze de verkoopstatus wil gebruiken of niet. Bij het omzetten van de parameter gebeurt er niets met de bestaande aanvragen. Deze dienen alsnog handmatig te worden omgezet.
Pagina 4 van 10
Usecase 1: Printen/mailen facturen aanvragen opleiding met tussenstatus ‘Initieel’ (concept) Extra knop ‘Maak facturen’ op tab Aanvragen bij Opleiding:
Figuur 2 Bij klik op knop ‘Maak facturen’ verschijnt de aanvinkbare lijst aanvragen:
Figuur 3 Bij het opstarten van de lijst zijn de aanvragen die gefactureerd kunnen worden automatisch aangevinkt. De aanvragen die om een bepaalde reden niet gefactureerd kunnen worden, kunnen niet aangevinkt. Ongeschikte aanvragen waar in ieder geval geen factuur voor gemaakt kan worden:
Aanvragen zonder verkoopregels
Aanvragen met financiële status “Gefactureerd”
Aanvragen verkoopstatus “Initieel”
Voor deze aanvragen dient het icoontje
te worden getoond. Via een tooltip (tekst die verschijnt
wanneer men met de muis er overheen beweegt) kan worden aangegeven waarom deze aanvraag niet gefactureerd kan worden. Let op: bovenstaande logica is reeds aanwezig in Coachview.net per individuele aanvraag. Deze logica wordt overgenomen. Aanvragen waar een waarschuwing moet worden gegeven zijn:
Aanvraag met status ‘Deelfacturatie’
Aanvraag verdeelt over meerdere opleidingen
Aanvraag met minimaal 1 opleidingsvraag op de wachtlijst.
Aanvraag waar het herberekenen vinkje aanstaat.
Voor deze aanvragen dient het icoontje
te worden getoond. Via een tooltip wordt de
waarschuwingstekst weergegeven.
Aanvragen met meerdere debiteuren in de verkoopregels worden als geschikt gezien en er komt dus ook geen waarschuwing. Vervolgens worden er dus 2 of meerdere facturen aangemaakt.
Pagina 5 van 10
Na het aanvinken van de gewenste aanvragen en klik op de knop ‘Maak facturen’:
Wordt per aanvraag automatisch een factuur per debiteur aangemaakt op basis van 100% van de verkoopregels.
De status van de aangemaakte facturen is “Initieel”; in het nummer staat “Concept”
De facturenlijst (zonder zoekcriteria) wordt opgestart en de zojuist aangemaakte facturen worden getoond
Standaard is de optie ‘Bekijk concepten’ aangevinkt, waarbij de behorende velden worden getoond:
Figuur 4 Het veld standaard factuurtemplate wordt automatisch ingevuld op basis van de bij parameters ingestelde voorkeur-verzendwijze voor facturen: Indien ‘Print’ Factuurtemplate print Indien ‘E-mail’ Factuurtemplate e-mail Indien ‘Onbekend’ (1) Factuurtemplate print (2) Factuurtemplate e-mail (3) leeg. Bij klik op ‘Bekijk concept-facturen’ worden de facturen in de documenteditor gegenereerd. Deze verschijnen in een dialog / pop-up-scherm. De documenten worden hierbij niet als records gecreëerd. Bij het aanklikken van de optie ‘Definitief maken en verzenden’ worden de volgende velden getoond:
Figuur 5 Qua verzendwijze kan gebruik gemaakt worden van de bij de debiteur ingestelde voorkeur, óf kunnen de facturen allemaal geprint worden. Indien de print-optie is gekozen verdwijnen de e-mail-velden, indien de e-mail-optie is gekozen de print-velden:
Pagina 6 van 10
De factuurdatum wordt standaard ingevuld op de datum-vandaag. Bij klik op ‘Print/e-mail definitieve facturen’ wordt de status van de geselecteerde facturen verzet naar Definitief. Hierbij verschijnt de vraag om bevestiging ‘weet u zeker…’. De gebruiker kan hierbij aangeven of hij/zij deze instelling op gebruikersniveau wil opslaan en de vraag dus niet meer wil krijgen. Na beide acties (printen dan wel e-mailen) komt de bevestigingstekst: ‘x facturen geprint’ en/of ‘x facturen per e-mail verzonden’ en eventuele foutmeldingen:
Figuur 6 De foutmelding zal vaak het ontbreken van een geldig e-mailadres betreffen. Indien bij de instelling ‘Verzendwijze’ de optie ‘Volgens instelling bij debiteur’ is gekozen, dan kan de foutmelding ook aangeven dat er bij een bepaalde debiteur geen Verzendwijze is ingesteld. Stempelen: Bij printen respectievelijk verzenden wordt op factuurniveau gestempeld: o Verzonden (“Ja” of “Nee”) o Verzendwijze (“E-mail” of “Print”) o Verzenddatum o Link naar het factuurdocument (html) Bovenstaande stempel-velden worden opgenomen in het factuurscherm (onder de ‘betaal’-velden en boven de ‘export’-velden) én als instelbare kolom in de facturenlijst Verzonden, Verzendwijze en Verzenddatum worden tevens zoekcriteria in de standaard facturenlijst. Bij print wordt pas definitief gestempeld nadat de print-bevestigingsknop is geklikt, zie mockup:
Pagina 7 van 10
Figuur 7
Bij print wordt het document als html-bestand bij de facturen opgeslagen (tab Documenten) Bij e-mail wordt zowel de e-mail als het html-factuurdocument opgeslagen (tab Documenten) De verzendhistorie van het document zelf (onder het “i-tje”) wordt ook gezet.
Usecase 2: Printen/mailen facturen aanvragen opleiding direct definitief Idem UC 1, met uitzondering van bekijken concepten: in scherm ‘Figuur 4’ wordt direct ‘Definitief maken en verzenden’ aangeklikt.
Usecase 3: Eerst genereren concepten / later in proces instappen Uitgangspunt: facturen worden als concept gegenereerd en geprint, zoals beschreven in UC1. Vervolgens wordt in het proces uitgestapt, bijvoorbeeld voor een fysieke controle van de facturen door een collega. In een latere fase moet het proces dus weer opgepakt kunnen worden. Aanpassing: extra knop ‘Toon facturen van aanvragen’ tab Aanvragen bij opleiding:
Figuur 8
Pagina 8 van 10
Bij klik op de knop ‘Toon facturen van aanvragen’ verschijnen alle facturen, van alle aanvragen die één of meerdere opleidingsvragen ingeschreven hebben bij de opleiding. Daarnaast dienen hierbij ook de vervolgacties nog mogelijk te zijn:
Figuur 9 Indien ‘Bekijk alles’ is aangevinkt, worden alle facturen (van alle aanvragen gerelateerd aan de opleiding) getoond, zonder extra opties/mogelijkheden. Indien ‘Bekijk concepten’ wordt aangevinkt, wordt scherm ‘Figuur 4’ getoond. Daarbij worden in de lijst enkel de facturen getoond met: de status ‘Initieel’. Het proces kan hierbij vervolgd worden zoals beschreven in UC 1, vanaf ‘Figuur 4’. Indien ‘Definitief maken en verzenden’ wordt aangevinkt, dan wordt scherm ‘Figuur 5’ getoond. Daarbij worden in de lijst enkel de facturen getoond met: de status ‘Initieel’ én de status ‘Definitief’ én ‘Niet-verzonden’. Het proces kan hierbij vervolgd worden zoals beschreven in UC 1, vanaf ‘Figuur 5’.
Usecase 4: Opstarten facturenlijst direct vanuit menu Op de facturenlijst die wordt opgestart vanuit het menu (‘Financieel’ ‘Facturen’), verschijnt (in het geval van schrijfrechten op ‘Facturen’) de extra actiemogelijkheden:
Figuur 10 In geval van leesrechten zijn de ‘Gewenste actie’-opties verborgen. Standaard wordt opgestart in de ‘Bekijk alles’-optie.
Pagina 9 van 10
Voor de overige opties, zie de beschrijving van UC 3.
Usecase 5: Definitief maken en verzenden vanuit het detailscherm Factuur Het detailscherm wordt uitgebreid met twee knoppen: ‘Bekijk concept’ en ‘Definitief maken en verzenden’
Figuur 11 De knop ‘Bekijk concept’ wordt enkel getoond indien de status van de factuur ‘Initieel’ is. De knop ‘Definitief maken en verzenden’ wordt enkel getoond indien ‘Verzonden= Nee’. Bij klik op ‘Bekijk concept’ wordt het volgende scherm getoond:
Figuur 12
Pagina 10 van 10
Bij klik op ‘Definitief maken en verzenden’ wordt het volgende scherm getoond:
Figuur 13
