Untuk Mahasiswa
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb. Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas terselesaikannya pedoman User Guide SIAK Akademi Kebidanan Wijaya Husada ini dengan baik. Ucapan terima kasih kami tujukan kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan pedoman User Guide SIAK ini. Birokrasi dan pedoman yang tertib dan handal serta mampu bekerja dengan baik, merupakan harapan bagi civitas akademika di lingkungan Akademi Kebidanan Wijaya Husada. Harapan tersebut, merupakan salah satu tuntunan dalam User Guide SIAK ini, agar birokrasi dan pelaksanaan kegiatan di Akademi Kebidanan Wijaya Husada menjadi tidak diskriminatif dan berjalan secara transparan. Berkaitan dengan hal tersebut di atas, User Guide SIAK Akademi Kebidanan Wijaya Husada yang diharapkan menjadi salah satu landasan berpijak dan bekerja dalam upaya pewujudan dan pembenahan lingkungan kerja dan birokrasi kini dan di masa mendatang. Demikian, semoga User Guide SIAK Akademi Kebidanan Wijaya Husada dapat menjadi bahan acuan dalam menciptakan lingkungan yang lebih kondusif. Wa’alaikumsalam Wr. Wb.
Bogor,
Januari 2016
Akademi Kebidanan Wijaya Husada Direktur
Triswanti, S.SiT., M.Kes
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR
……………………………………………………………… i
DAFTAR ISI
……………………………………………………………………… ii
Latar Belakang
……………………………………………………………………… 1
Keunggulan Sistem
……………………………………………………………………… 2
Alur Sistem Akademik …………………………………………………………………….. 3 TUTORIAL SIAM (Untuk Mahasiswa) Sistem Informasi Akademik Mahasiswa ………………………………………………….. 7 E-Learning
……………………………………………………………………………… 19
E-Laboratory ……………………………………………………………………………… 24 Perpustakaan ……………………………………………………………………………… 26 TUTORIAL PMB (Untuk Calon Mahasiswa Baru)
……………………………… 32
TUTORIAL SIMA (Untuk Dosen) Sistem Informasi Monitoring Akademik
……………………………………………… 35
E- Learning
……………………………………………………………………… 38
E-Laboratory
……………………………………………………………………… 40
Perpustakaan
……………………………………………………………………… 43
TUTORIAL PORTAL ALUMNI Pengisian Tracer Study
……………………………………………………………… 50
Pengisian Kuesioner ……………………………………………………………………… 52 TUTORIAL SIMPEG Pengajuan Cuti …………………………………………………………………………….. 54
LATAR BELAKANG Kehadiran 4ystem informasi pada organisasi termasuk institusi perguruan tinggi menjadi suatu keharusan di zaman yang makin kompetitif dan maju dalam perkembangan teknologi informasi. Pentingnya informasi sebagai salah satu dasar penunjang pengambilan keputusan dalam rangka menentukan arah kebijakan pimpinan, mengharuskan institusi menciptakan sebuah 4system yang baik untuk menghasilkan informasi yang relevan, cepat dan akurat. Di era digital ini, sistem informasi yang diterapkan cenderung sudah beralih ke 4ystem informasi berbasis computer (CBIS), dan salah satu proses bisnis yang dijalankan di perguruan tinggi dan menjadi backbone process dari segala aktivitas pelayanannya terhadap klien (mahasiswa) adalah proses akademik. Dari situ muncul, istilah 4Sistem Informasi Akademik (SIAK), sebagai sarana dan infrastruktur berbasis computer penghasil informasi yang terkait dengan aktivitas akademik. Informasi yang dihasilkan ini tidak hanya bermanfaat bagi pimpinan perguruan tinggi, tetapi lebih dari itu, pelaku proses akademik seperti mahasiswa dan dosen juga dapat merasakan manfaat dari kehadiran 4sistem informasi akademik. Untuk membangun sebuah sistem informasi, tentunya yang dikeluarkan diawal proyek untuk menginstalasi perangkat keras, jaringan, server dan perangkat lunak sistem informasi itu sendiri. Secara garis besar, sistem informasi akademik yang umum digunakan di kami, dapat digambarkan pada gambar dibawah ini (Gambar 1).
KEUNGGULAN SISTEM WEB BASED APPLICATION Aplikasi dikembangkan dengan teknologi web sehingga mempermudah untuk dapat diakses darimana saja secara online melalui computer yang terhubung ke server melalui jaringan internet SISTEM DIBANGUN SECARA MODULAR Sistem merupakan system yang bersifat modular, sehingga memungkinkan untuk dikembangkan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. OPEN SOURCE CODE Sistem dibangun berbasis open source yang didapatkan secara gratis. EFISIENSI
MEDIA
DAN
RUANG
YANG
DIGUNAKAN
UNTUK
MENYIMPAN
DATA/ARSIP Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah kertas yang digunakan untuk pencatatan data – data perguruan tinggi, pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertas – kertas tersebut, dan sebagainya. KEMUDAHAN PENGGUNAAN DAN PENGATURAN Sistem didesain dengan antar muka yang bersahabat dengan mudah digunakan, membagi hak akses ke dalam beberapa level akses yang berbeda sesuai dengan struktur organisasi lembaga.
ALUR SISTEM AKADEMIK Sistem akademik ini dperuntukan untuk umum/ pengguna, Dosen, mahasiswa, mahasiswa baru, karyawan dan alumni. Aktivitas utama Pendidikan Tinggi berkisar pada aktifitas Penerimaan Akademik, Operasional Akademik dan Kelulusan Akademik.
Berdasarkan hal tersebutu diatas maka alur system yang kami kembangkan berpedoman pada proses – proses aktivitas utama lembaga pendidikan tinggi, yakni Penerimaan Mahasiswa Baru, Proses Akademik (perwalian-proses belajar mengajar-proses kelulusan mahasiswa) Di bawah ini, adalah penjelasan 6ystem yang dibagi berdasarkan fungsionalitas sub sistemnya dan modul – modul yang dicakupnya. Tabel dibawah menjelaskan lingkup yang masih umum dan modul – modul yang dijelaskan dalam tabel ini masih bersifat dasar, dan tentunya masih dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kondisi. Tabel. 1 Subsistem dan Fungsionalitas Modul SIAK No
Nama
Sub Definis
User
Sistem 1
SIAM
(Sistem
Merupakan
system
pelayanan Mahasiswa
Informasi
akademik yang dikhususkan untuk
Akademik
mahasiswa
dalam
Mahasiswa)
informasi
seputar
catatan
akademik
selama
proses
perkuliahan, biodata,
baik
KRS,
mengakses
berupa KHS,
Kuliah, serta pengumuman.
info
Jadwal
2
E- Learning
Dalam e-learning ini kita dapat Mahasiswa belajar
secara
online
dan
dengan Dosen
mahasiswa satu kelas atau pun dosen yang bersangkutan melalui fitur-fitur yang telah disediakan dalam Course Networking.Selain belajar
online
kita
pun
bisa
mengerjakan soal quiz / tugas yang diberikan oleh dosen. Mahasiswa atau dosen pun bisa memberi atau mengambil materi ajar yang sudah pernah
diajarkan/
yang
sudah
dishare di e-learning. 3
E-Laboratory
Merupakan
system
pelayanan Mahasiswa
dan
akademik yang dikhususkan untuk dosen mahasiswa
dalam
mengakses
laboratorium. Dilaboratorium itu sendiri
mahasiswa
mendownload
bisa
catalog
seperti
catalog daftar alat, catalog daftar tilik, catalog kebidanan (PNC, INC, dll), dan catalog health education 4
Perpustakaan
Merupakan
layanan
yang Mahasiswa,
disediakan bagi petugas pelayanan dosen perpustakaan maupun pengunjung Karyawan perpustakaan seputar
untuk
mengakses
informasi
perpustakaan
serta
buku pelayanan
perpustakaan. Layanan yang bisa diakses yaitu :
Peminjaman Buku, Jurnal, Prosiding,
Buku
Modul Praktikum
Ajar,
dan
Pengecekan Status Buku
Data Peminjaman
Pengisian Buku Kunjungan
Selain itu di web ini pun kami memberikan beberapa referensi link perpustakaan diluar institusi kami, antara lain :
Perpustakaan
FMIPA
UNPAK
5
PMB
Perpustakaan Nasional
Perpustakaan Kemkes
Merupakan berbasis
halaman
web
menampung
antarmuka Calon Mahasiswa
(website) informasi
yang baru seputar
pendaftaran mahasiswa baru (PMB) serta
menyediakan
aplikasi
pendaftaran mahasiswa baru secara online yang dapat diisi oleh calon mahasiswa. 6
Sistem Informasi Merupakan layanan akademik yang Dosen Monitoring
digunakan dosen dalam mengakses
Akademik
informasi seputar catatan akademik
(SIMA)
mahasiswa
selama
prosesnperkuliahan,
informasi
bimbingan mahasiswa, informasi jadwal mengajar dan pengisian nilai mata kuliah. 7
Portal Alumni
Diportal alumni ini, alumni wajib Alumni mengisi tracer study dimana tracer study itu sendiri disediakan dan dikhususkan
untuk
pengelolaan
data alumni atau lulusan. Tracer study menyediakan kuesioner yang
diisi oleh alumni. Selain itu di halaman ini juga kami membagikan informasi
tentang
lowongan
perkerjaan atau permintaan lulusan dari user ataupun stakeholder. 8
Sistem Informasi Merupakan layanan akademik yang Bagian Keuangan Keuangan
dikhususkan
(SIKU)
pengelolaan
pada keuangan
bidang berkaitan
dengan kegiatan akademik yang melibatkan mahasiswa, dosen serta elemen terkait. Layanan yang bisa diakses, sebagai berikut :
9
Biaya Perkuliahan
Pembayaran Mahasiswa
Sistem
Merupakan system informasi yang Karyawan
Kepegawaian
ditujukan hanya untuk karyawan
(SIMPEG)
untuk mengetahui informasi data pribadi, jadwal cuti bersama dan pengajuan cuti.
1. Modul Halaman Untuk Mahasiswa
Fungsi : agar setiap mahasiswa tidak bisa melihat/ mengecek nilai mahasiswa lain
Fungsi : Halaman index ini menampilkan Data Mahasiswa, Pengumuman, Jadwal perkuliahan, KHS, KRS, Transkrip nilai, dan Materi Ajar.
Fungsi : Untuk mengupdate data diri pribadi mahasiswa.
Fungsi : Untuk memberikan informasi – informasi terbaru diruang lingkup Akbid Wijaya Husada. Untuk halaman pengumuman file hanya bisa di download dan di lihat oleh
mahasiswa.
Fungsi : Untuk melihat Jadwal perkuliahan silahkan pilih prodi masing – masing dengan klik Lihat Detail lalu download
Fungsi : Mahasiswa bisa melihat/ mencetak nilai semester yang saat ini mereka ampuh
Fungsi : Mahasiswa bisa menambah, melihat/ mencetak KRS yang MKnya sedang diampuh
Fungsi : Mahasiswa bisa melihat/ mencetak Rekap nilai yang pernah mereka ampuh
Fungsi : untuk mempermudah mahasiswa agar tau mk apa saja yang akan mereka ampuh
1.1 Pendahuluan E-learning dengan interface yang mirip dengan social media. Dalam Course Networking ini kita dapat belajar secara online dengan banyak orang melalui fitur-fitur yang telah disediakan dalam Course Networking.
1.2 Register Akun Sebelum anda memulai E-Learning anda harus memiliki akun terlebih dahulu, berikut cara registenya: 1. Buka browser anda lalu tulis alamat www.whakademik.com/ruangmahasiswa/link/elearning/ 2. Setelah itu klik tombol Sign Up.
3. Isikan nama dan alamat email anda lalu klik sign up, jika anda memiliki akun facebook atau linkedIn anda dapat register dengan akun tersebut, namun sangat kami sarankan anda register menggunakan akun email anda, dikarenakan selama perkuliahan online dosen akan memberikan informasi melalui alamat email anda.
4. Setelah mengklik tombol sign up maka akan muncul pemberitahuan, klik tombol Got It lalu login ke alamat email anda masing-masing.
5. Login ke alamat email anda masing-masing, lalu cek apakah sudah ada pemberitahuan dari pihak Course Networking atau tidak, jika tidak maka tunggu beberapa saat dan refresh browser anda
6. Jika sudah ada email dari pihak Course Networking klik email tersebut dan klik link yang telah mereka lampirkan di email tersebut, link tersebut adalah aktifasi akun anda.
7. Setelah anda klik link aktifasi akun maka anda akan di alihkan ke laman baru, selanjutnya anda akan diminta setting password, isikan password yang akan anda gunakan.
8. Setelah anda mengklik tombol submit anda akan dialihkan ke halaman Course Networking, jika tidak silahkan anda login ulang.
1.3 Mengatur dan Menambah Followers Selama menggunakan Course Networking tentunya anda dapat menambah teman anda baik didalam perkuliahan maupun diluar perkuliahan. 1. Klik tombol “Search” di menu atas anda
2. Ketikan nama teman/orang yang ingin anda ikuti.
3. Setelah itu klik “Follow”
1.4 Kelas Perkuliahan Saat pertama kali anda register akun dan masuk ke halaman Course Networking, tentunya anda belum memiliki kelas perkuliahan manapun sehingga halaman beranda anda akan terlihat kosong. 1. Untuk menambah kelas perkuliahan yang akan anda ikuti anda klik tombol “Add New Course/Conexus” di menu kiri halaman beranda anda.
2. Setelah itu ketikan kelas perkulihan yang akan anda cari.
Fungsi : Halaman ini dibuat untuk mempermudah mahasiswa/ petugas lab jika meminjam alat agar tidak terjadi kesalahan atau penukaran barang saat pengambilan alat di depo lab. Selain itu juga halaman memberi fasilitas mahasiswa tentang beberapa poster kebidanan, catalog dan daftar tilik. Yang bisa membantu mahasiswa saat belajar.
Fungsi : Perpustakaan ini untuk mempermudah mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan ke perpustakaan. Di halaman ini tenaga civitas akademika bisa mengetahui judul buku yang tersedia di perpustakaan dan peminjaman pun bisa dilakukan secara online.
Di detail ini pun kita bisa mengetahui status buku yang akan kita pinjam tersedia atau tidak.
Masukkan id dan password yang didapatkan saat pertama x daftar
Fungsi : Untuk mengetahui riwayat peminjaman yang sudah pernah dilakukan atau list buku yang akan dipinjam. Jika ingin meminjam buku harap lapor ke admin perpustakaan dengan membawa kartu anggota dan nomor buku.
Fungsinya untuk merekap data pengunjung.
Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bisa mereka akses secara gratis. Agar bisa menambah wawasan mahasiswa itu sendiri
Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bekerja sama dengan kami, salah satunya adalah perpustakaan FMIPA UNPAK. Agar bisa menambah wawasan mahasiswa itu sendiri
Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bisa mereka akses secara gratis. Agar bisa menambah wawasan mahasiswa itu sendiri
