Buku Panduan PSB. Aplikasi Penerimaan Siswa Baru Ver. 2.0

Buku Panduan

PSB

2011

Aplikasi Penerimaan Siswa Baru Ver. 2.0

Indonesian Core Technologies (ICT) Jln. Manyar Dukuh No. 28-B Surabaya - Jawa Timur 60282 0857 3010 8503 / 031-3497 3000 www.pusatict.com

1 dari 49

Penjelasan Singkat PSB 2011 adalah software Penerimaan Siswa Baru terbaik yang mudah dioperasikan. PSB 2011 sudah dilengkapi dengan auto print formulir pendaftaran sehingga sekolah tidak perlu menyiapkan formulir khusus selama proses Penerimaan Siswa Baru. Software juga dilengkapi dengan webcam yang bisa langsung mengambil foto calon siswa yang mendaftar sehingga calon siswa tidak perlu membawa foto sendiri saat melakukan pendaftaran. PSB 2011 dilengkapi pembayaran yang lengkap yang diatur berdasarkan tahun ajaran sehingga sekolah bisa langsung memasukkan jenis – jenis pembayaran selama masa Penerimaan Siswa Baru. Menu pembayaran juga dilengkapi daftar pembayaran LUNAS dan TIDAK LUNAS bagi siswa. Hanya dengan sekali klik sekolah bisa langsung mengetahui nama – nama siswa yang belum melakukan pembayaran dan yang sudah melakukan pembayaran. PSB 2011 ini tidak jauh berbeda dengan versi sebelumnya, PSB 2010. Perbedaan paling menonjol dari PSB 2010 dengan PSB 2011 adalah pada hasil EPORT EXCEL-nya. Kalau pada PSB 2010 hasil Export Excelnya masih kacau, maka pada PSB 2011 ini hasil Export Excelnya sudah kami setting dengan baik sehingga tampak lebih rapi dan bisa langsung di IMPORT ke Aplikasi Database Guru dan Siswa (ADGS) kami tanpa harus mengedit ulang (mungkin hanya tinggal memasukkan data-data yang belum di masukkan). Detail penjelasan mengenai PSB 2011 dapat dilihat pada halaman berikut…


2 dari 49

Fitur Utama Auto Print Formulir Pendaftaran yang mudah dengan sekali klik sehingga sekolah tidak perlu memesan formulir pendaftaran khusus. Formulir yang disediakan bisa digunakan untuk SMK atau umum mulai SD sampai SMA. Seleksi berdasarkan UAN . Proses penerimaan bisa menggunakan seleksi nilai UAN sehingga hanya nilai UAN yang tertinggi didalam pagu yang bisa diterima di sekolah. Seleksi Berdasarkan Test Proses penerimaan bisa juga menggunakan seleksi nilai Test sehingga hanya nilai Test yang tertinggi didalam pagu yang bisa diterima di sekolah. Tes yang diadakan bisa berupa tes potensi akademik maupun test IQ. Seleksi Kombinasi atau Gabungan. Dengan menggunakan menu ini maka sekolah bisa mengadakan seleksi menggunakan kombinasi prosentase nilai antara nilai UAN dan nilai test. Menu Master dan Proses Pembayaran dengan memasukkan data pembayaran yang ada baik mulai pembelian formulir sampai daftar ulang sehingga semua pembayaran selama proses penerimaan siswa baru bisa tercatat dengan baik. Daftar Ulang. Siswa yang dinyatakan diterima bisa melakukan proses daftar ulang. Program hanya mengijinkan yang sudah diterima saja yang bisa melakukan daftar ulang. Lunas Tidak. Fungsi menu yang digunakan untuk melihat daftar pembayaran siswa selama proses penerimaan sampai siswa diterima, sehingga sekolah bisa langsung mengetahui nama – nama siswa yang sudah LUNAS dan yang BELUM LUNAS pembayarannya. Import Excel Data Calon Siswa. Menu ini sangat membantu apabila sekolah anda sudah memiliki rekap data siswa pendaftar (calon siswa) dalam bentuk format file excel sehingga semua data calon siswa dalam file excel tersebut bisa langsung dimasukkan dalam sekali proses. Tapi sebelumnya format file excel tersebut harus disesuaikan dengan template excel yang kami kirimkan bersama program. Tahun Ajaran. Setting program yang akan mencatat semua pendaftar selama tahun ajaran baru berlangsung sehingga sekolah bisa memonitor jumlah pendaftar di setiap tahun ajaran baru. Otoritas User. Menu yang digunakan untuk proses pengaturan user yang boleh menggunakan program yang dapat diatur sesuai dengan Group atau kelompok pengguna sehingga lebih aman dari proses manipulasi data oleh user yang tidak diberi kewenangan.


3 dari 49

Backup & Restore database yang mudah sehingga user tidak perlu takut kehilangan data jika terjadi kerusakan pada komputer. Laporan Proses penerimaan Siswa Baru yang lengkap sehingga sekolah bisa mengetahui siapa yang mendaftar dan siapa yang diterima, serta siapa yang tidak diterima. Network Supported. PSB 2011 dapat digunakan dalam jaringan sehingga bisa digunakan untuk berbagi pakai data Penerimaan Siswa Baru dalam satu jaringan komputer.


4 dari 49

Daftar Isi Spesfikasi Komputer _________________________________________________ 7 Instalasi Software ____________________________________________________ 7 Registrasi Software __________________________________________________ 11 Pengaturan registrasi: _____________________________________________ 11 Cara Registrasi ___________________________________________________ 12 Login Awal __________________________________________________________ 13 Setting Koneksi Database ___________________________________________ 13 Identitas Sekolah ___________________________________________________ 14 Cetak Formulir Pendaftaran Siswa Baru _____________________________ 16 Proses Pendaftaran Siswa Baru ______________________________________ 18 1.

Setting Tahun Ajaran _____________________________________________ 18

2.

Master Data Pembayaran __________________________________________ 19

3.

Master Jurusan __________________________________________________ 20

4.

Master Agama __________________________________________________ 21

Proses Penerimaan Siswa Baru ______________________________________ 23 1.

Pendaftaran Siswa Baru ___________________________________________ 23

2.

Seleksi Penerimaan Siswa Baru _____________________________________ 26

3.

Daftar Ulang ____________________________________________________ 27

Transaksi Pembayaran ______________________________________________ 29 Laporan ____________________________________________________________ 31 1.

Laporan Data Calon Siswa _________________________________________ 31

2.

Laporan Daftar Siswa Yang Diterima _________________________________ 32

3.

Laporan Daftar Siswa Tidak Diterima (Gagal) ___________________________ 33

4.

Laporan Daftar Ulang Siswa ________________________________________ 34

5.

Laporan Pembayaran _____________________________________________ 35

6.

Laporan Tunggakan Pembayaran ____________________________________ 37

Pengaturan User ____________________________________________________ 39 1.

Group User ___________________________________________________ 39

2.

User (pengguna) _____________________________________________ 40

Backup Database ___________________________________________________ 41 Indonesian Core Technologies (ICT) Jln. Manyar Dukuh No. 28-B Surabaya - Jawa Timur 60282 0857 3010 8503 / 031-3497 3000 www.pusatict.com

5 dari 49

Restore Database ___________________________________________________ 42 Setting PSB Dalam Jaringan ________________________________________ 43 Cara setting koneksi ________________________________________________ 43 Setting Server _____________________________________________________ 43 Setting Client _____________________________________________________ 46 Kontak Kami ________________________________________________________ 48 Rekening _________________________________________________________ 48 Peluang Reseller __________________________________________________ 48


6 dari 49

Spesfikasi Komputer Agar software dapat berjalan dengan baik maka diperlukan spesifikasi yang sesuai. Spesikasi minimal adalah: Prosesor Pentium 4 2,0 Ghz ke atas Memory 512Mb Hardisk Space 10Gb Operating system windows XP/Vista/Windows 7

Instalasi Software Pastikan cd atau file yang anda terima dalam keadaan baik. Proses instalasi program sangat mudah dilakukan dan hampir sama dengan program – program yang lain yang berjalan pada windows. 1. Jalankan file PSB2011_setup.exe yang anda terima dari kami.

2. Klik Lanjut> untuk melanjutkan instalasi


7 dari 49

3. Klik Saya setuju dengan kesepakatan tersebut lalu klik Lanjut>

4. Klik Lanjut> untuk melanjutkan installasi


8 dari 49

5. Pilih ikon (shortcut) yang akan dibuat, lalu klik Lanjut>

6. Klik Install untuk memulai proses instalasi PSB 2011 di komputer anda.


9 dari 49

7. Proses instalasi PSB 2011 sedang berlangsung silakan tunggu sampai proses selesai.

8. Proses instalasi selesai, klik Selesai untuk menutup proses instalasi dan mulai menjalankan PSB 2011.


10 dari 49

Registrasi Software Sebelum software dapat digunakan anda harus meregistrasikan terlebih dahulu software yang anda beli agar kami bisa mengirimkan serial number untuk mengaktifkan program.

Pengaturan registrasi: Harga yang anda bayar berlaku untuk registrasi satu komputer. Jika terjadi kerusakan pada sistem operasi windows anda maka anda masih bisa menggunakan serial number yang kami kirim setelah anda instal ulang komputer anda. Registrasi ulang berlaku untuk perubahan hardware komputer. Misalnya terjadi perubahan pada hardisk komputer anda. Harga registrasi untuk komputer yang kedua dan seterusanya adalah harga pembelian baru.


11 dari 49

Cara Registrasi

1. Kirimkan Kode Lisensi ke no. telp 0857 3010 8503 atau ke email [email protected] 2. Setelah itu, kami akan mengirimkan Kode Aktivasi kepada Anda. 3. Masukkan kode aktivasi yang kami kirimkan ke kolom Kode Aktivasi pada form diatas. Masukkan juga nama user (terserah anda) dan nama sekolah anda. 4. Klik Ok untuk memulai proses Registrasi. Lalu klik Check untuk mengecek kevalid-an kode Aktivasi. Setelah itu klik tombol Tutup. 5. PERHATIAN!!! Lisence ID adalah Case Sensitive (huruf besar kecil diseleksi). Jadi pastikan Lisence ID yang anda kirimkan BENAR struktur huruf dan simbolnya. Kami TIDAK BERTANGGUNG JAWAB atas kesalahan dalam penulisan Lisence ID yang anda kirimkan ke kami. 6. Setelah anda mendapat kode aktivasi dari kami, simpan kode aktivasi tersebut.


12 dari 49

Login Awal

Untuk masuk (Login) pertama kali program gunakan User Password

: admin : admin

Untuk pemakaian berikut anda bisa pengganti password admin dengan password anda sendiri. User admin bisa mengatur user pada level dibawahnya dengan mengatur kewenangan untuk mengakses program.

Setting Koneksi Database Menu ini digunakan untuk mengbungkan program dengan database. 1. Klik menu Setting atau Sistem >>> Koneksi Database


13 dari 49

2. Lalu pada Form berikut klik [Lokasi] untuk mencari file database yang ada pada komputer anda (lokasi default: C:\Program Files\PSB2011\Database\DbPSB.mdb).

3. Klik tombol [Koneksikan] untuk terhubung dengan database di komputer Anda.

4. PSB 2011 anda sudah terhubung dengan database dikomputer Anda.

Identitas Sekolah Identitas Sekolah adalah keterangan nama, alamat serta kontak dari Sekolah anda. Isilah menu identitas Sekolah anda agar nama tersebut dapat tercetak pada semua laporan penecetakan data software. Untuk membuka menu Identitas Sekolah klik Menu Setting >>> Identitas Sekolah. 1. Klik tombol UBAH untuk melakukan perubahan identitas atau informasi Sekolah.

1


14 dari 49

2. Ini adalah data – data yang dapat anda ubah. 3. Anda juga bisa mengubah logo sekolah anda dengan klik Cari Logo. Lalu silakan cari logo sekolah anda yang akan digunakan pada software.

2 3

4. Setelah semua perubahan selesai, silakan klik Simpan.

4


15 dari 49

Cetak Formulir Pendaftaran Siswa Baru Menu ini digunakan untuk mencetak formulir Pendaftaran Siswa Baru langsung dari Aplikasi PSB 2011 ini. Untuk mencetak formulir pendaftaran, klik pada menu Utilitas lalu pilih Cetak Formulir SMK untuk sekolah SMK atau Cetak Formulir UMUM untuk sekolah selain SMK.

Berikut contoh hasil cetakan formulir:


16 dari 49


17 dari 49

Proses Pendaftaran Siswa Baru Sebelum memasukkan data, perhatikan urutan pengisian datanya terlebih dahulu. Mulai dari pengisian tahun ajaran, kemudian master data, pendaftaran, pembayaran, dan laporan. 1. Setting Tahun Ajaran Setting Tahun ajaran digunakan untuk memasukkan tahun ajaran yang sedang berlangsung sehingga semua calon siswa baru yang mendaftar akan tercatat pada tahun ajaran yang sedang berlangsung. 1. Klik tombol TAMBAH untuk memasukkan data Tahun Ajaran.

1

2. Masukkan Tahun Ajaran, tanggal dimulainya Tahun Ajaran serta tanggal selesainya (akhir). Anda juga bisa mengisi keterangan tentang Tahun Ajaran tersebut. 2

3. Setelah selesai klik tombol SIMPAN.

3


18 dari 49

4. Klik tombol SET AKTIF untuk mengaktifkan Tahun Ajaran. Ingat! Hanya Tahun Ajaran yang AKTIF yang bisa diproses.

4

2. Master Data Pembayaran Master Data Pembayaran digunakan untuk memasukkan semua item – item pembayaran yang akan dikenakan kepada calon siswa mulai pembelian formulir sampai siswa melakukan daftar ulang. 1. Klik tombol TAMBAH untuk memasukkan data Master Pembayaran. Anda juga bisa menekan angka 1 (satu) pada keyboard untuk memasukkan data Master Pembayaran.

1

2. Masukkan nama data pembayaran serta jumlah nominal pembayarannya. 3. Setelah selesai klik tombol SIMPAN. 2

3


19 dari 49

4. Selain itu anda juga bisa mengubah dan menghapus data master pembayaran, dengan catatan master pembayaran tersebut belum pernah diproses (belum pernah ada transaksi pembayaran).

4

3. Master Jurusan Jurusan digunakan untuk memasukkan data pilihan jurusan pada seklah SMK. Isikan jurusan sesuai dengan yang ada di SMK. Jika sekolah yang menggunakan bukan SMK maka isi jurusan dengan satu jurusan yaitu UMUM 1. Klik tombol TAMBAH untuk memasukkan data Jurusan yang ada di sekolah Anda. Anda juga bisa menekan angka 1 (satu) pada keyboard untuk memasukkan data Master Jurusan. Jika sekolah anda bukan SMK, maka anda HANYA perlu memasukkan 1 (SATU) data jurusan, yaitu UMUM saja.

1


20 dari 49

2. Masukkan nama jurusan serta jumlah pagu jurusan tersebut. Jumlah pagu adalah jumlah maksimal siswa yang bisa diterima untuk jurusan tersebut. 2

3. Setelah selesai klik tombol SIMPAN.

3

4. Selain itu anda juga bisa mengubah dan menghapus data Jurusan. Untuk mengubah data jurusan yang sudah diproses seleksi, maka anda hanya bisa mengubah jumlah pagunya saja.

4

4. Master Agama Menu ini digunakan untuk mencatat semua agama yang di peluk oleh calon siswa. Masukkan semua data agama terlebih dahulu sebelum melakukan proses input data siswa baru. 1. Klik tombol TAMBAH untuk memasukkan data Agama yang ada di sekolah Anda. Anda juga bisa menekan angka 1 (satu) pada keyboard untuk memasukkan data Master Agama.

1


21 dari 49

2. Masukkan nama Agama. 3. Setelah selesai klik tombol SIMPAN. 2

3


22 dari 49

Proses Penerimaan Siswa Baru Setelah memasukkan semua master data yang dibutuhkan dalam proses Penerimaan Siswa Baru (PSB), maka selanjutnya kita ke proses pendaftaran siswa baru, seleksi, daftar ulang dan transaksi pembayaran. Pada bagian ini juga akan kami jelaskan tentang IMPORT EXCEL data siswa baru yang sudah tersimpan dalam file excel. 1. Pendaftaran Siswa Baru Untuk memasukkan data calon siswa, anda bisa membukan menu ini dengan klik pada Menu Transaksi >>> Pendaftaran Siswa Baru.

1

1.

Klik tombol TAMBAH untuk memasukkan data Calon Siswa. Anda juga bisa menekan angka 1 (satu) pada keyboard untuk memasukkan data Calon Siswa.


23 dari 49

2

3

2.

Silakan masukkan semua data yang dibutuhkan. Jika seleksi PSB di Sekolah anda hanya menngunakan nilai UAN, maka isi Nilai UAN saja. Jika seleksi PSB di sekolah anda menggunakan tes seleksi, maka isi Nilai Test calon siswa tersebut. Dan jika seleksi PSB di sekolah Anda menggunakan nilai UAN dan Test, silakan isi kedua Nilai Tersebut, lalu klik tombol HITUNG GABUNGAN untuk mengatur prosentase masing-masing nilai dalam seleksi PSB.

3. Untuk memasukkan foto calon siswa ada dua cara, yaitu dengan tekan tombol CARI FOTO untuk mencari foto calon siswa pada komputer anda. Atau klik tombol WEBCAM untuk memasukkan foto siswa dari webcam yang terhubung di komputer anda.


24 dari 49

a

b

c

4. Untuk cara penggunaan webcam: a. Pilih webcam (pastikan driver webcam anda sudah terinstal dikomputer dan webcam anda terpasang pada computer). b. Tekan tombol AMBIL GAMBAR untuk memoto calon siswa dan memasukkannya ke database. Anda juga bisa menyimpan foto tersebut di computer dengan menekan tombol SIMPAN GAMBAR. c. Jika anda merasa hasil foto kurang pas, anda bisa menghapus hasil foto tersebut dengan klik HAPUS GAMBAR. Selanjutnya anda bisa mengulangi pengambilan foto. Setelah semua selesai, klik KEMBALI untuk kembali ke form pendaftaran calon siswa.


25 dari 49

5

5.

Setelah semua selesai, klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data calon siswa.

2. Seleksi Penerimaan Siswa Baru Setelah proses pendaftaran siswa baru ditutup maka langkah selanjutnya adalah melakukan proses seleksi dimana calon siswa terdaftar akan diurutkan berdasarkan standart penilaian yang digunakan sekolah anda, apakah berdasarkan nilai UN, nilai Test, atau nilai gabungan antara nilai UN dan nilai Test. Setelah diurutkan berdasarkan standart penilaian yang dipilih, maka selanjutnya siswa yang akan diterima adalah siswa yang masih dalam kapasitas pagu masing-masing jurusan yang ada. Misal untuk jurusan Elektro pagunya adalah 150 siswa, maka 150 pendaftar dengan nilai teratas yang akan diterima. Misal juga untuk sekolah selain SMK seperti SMA, SMP, MTs, SD, TK, dll, maka yang digunakan adalah jurusan UMUM. Misal jurusan UMUM pagunya adalah 500, maka pendaftar yang memiliki peringkat 501 ke atas tidak bisa diterima.


26 dari 49

1

1. Pilih nama jurusan yang akan diproses seleksi. Lalu pilih kriteria penilaian yang akan dijadikan standart seleksi calon siswa. Apakah berdasarkan NILAI UAN, atau NILAI TEST, atau NILAI GABUNGAN antara NILAI UAN dan NILAI TEST. Untuk sekolah SMA, SMP, MTs, SD, dll, silakan pilih Jurusan UMUM.

2. Ini adalah daftar calon siswa yang akan diproses seleksi pada jurusan yang dipilih.

2

3. Setelah yakin data siap diproses, tekan tombol Proses Seleksi untuk memulai proses seleksi siswa baru. INGAT ! Data yang sudah diproses TIDAK BISA di ulang, jadi PASTIKAN data sudah benar sebelum diproses.

3

Disebelah kanan tombol Proses Seleksi adalah informasi jumlah pagu dan jumlah siswa yang sudah mengisi pagu. Pagu : 0/1000 maksudnya adalah pagu pada jurusan tersebut masih belum terisi sama sekali (nol).

3. Daftar Ulang Setelah dilakukan proses seleksi, maka selanjutnya siswa yang dinyatakan DITERIMA di sekolah bisa melakukan proses Daftar ulang untuk menyerahkan berkas-berkas administrasi yang diperlukan. Selain itu pada proses daftar ulang ini juga bisa dilakukan proses pembayaran. Untuk membuka menu Daftar Ulang, klik Menu TRANSAKSI >>> DAFTAR ULANG


27 dari 49

1. Masukkan no formulir siswa yang akan melakukan proses daftar ulang. Atau klik tombol CARI untuk mencari data siswa yang akan melakukan proses daftar ulang.

1

2. Pilih (centang) kelengkapan apa saja yang diserahkan siswa.

2

3

3. Setelah itu klik tombol DAFTAR ULANG untuk memproses daftar ulang siswa tersebut. Setelah menekan tombol ini, anda juga diberi pilihan untuk langsung mencetak bukti daftar ulang atau tidak. Kalau anda tidak mau langsung mencetak anda juga bisa mencetak pada waktu lain dengan menekan tombol mencari data siswa itu lalu menekan tombol PREVIEW DATA untuk mencetak bukti daftar ulangnya. Ini adalah hasil cetakan bukti daftar ulang.


28 dari 49

Transaksi Pembayaran Menu ini digunakan untuk melakukan transaksi pembayaran item – item pembayaran yang sudah dimasukkan pada master pembayaran sebelumnya. Untuk membuka menu Transaksi Pembayaran, klik menu TRANSAKSI >>> TRANSAKSI PEMBAYARAN.

1

2

1. Masukkan no formulir siswa yang akan melakukan proses Pembayaran. Atau klik tombol CARI untuk mencari data siswa yang akan melakukan proses Pembayaran. 2. Pilih jenis pembayaran yang akan dibayar siswa tersebut.

3. Isi diskon (kalau ada, kalau tidak ada isi dengan 0 (nol). Lalu isi jumlah item yang akan dibayar (ini hanya untuk pembayaran item yang lebih dari 1, seperti seragam, dll. Kalau 4 tidak ada biarkan tetap 1 (satu)). Isi Jumlah Bayar, ini berfungsi jika item yang dibayar tidak langsung 3 dilunasi oleh siswa. Seperti uang gedung, missal siswa 4 hanya membayar DP Rp. 200.000, berarti jumlah bayar yang dimasukkan adalah Rp. 200.000. Sehingga keterangan pembayaran Uang Gedung untuk siswa tersebut adalah BELUM LUNAS. 1. Setelah jumlah bayar dimasukkan, klik tombol TAMBAH atau tekan Tombol F2 pada keyboard untuk memasukkan item pembayaran ke daftar pembayaran siswa. Setelah selesai, klik BAYAR atau tekan F3 pada keyboard untuk melakukan proses pembayaran. Indonesian Core Technologies (ICT) Jln. Manyar Dukuh No. 28-B Surabaya - Jawa Timur 60282 0857 3010 8503 / 031-3497 3000 www.pusatict.com

29 dari 49

5. Masukkan nominal yang dibayar siswa, lalu klik tombol BAYAR untuk memproses pembayaran dan mencetak kwitansi pembayaran. 5

Ini adalah preview kwitansi pembayaran.


30 dari 49

Laporan Menu ini berisi laporan – laporan data penerimaan siswa baru (PSB). Diantaranya Laporan Daftar Calon Siswa, Daftar Siswa Yang Diterima, Daftar Siswa Yang Tidak Diterima, Laporan Daftar Ulang, Laporan Pembayaran, dan Laporan Tunggakan Pembayaran. 1. Laporan Data Calon Siswa Menu ini untuk melihat laporan daftar semua calon siswa yang mendaftar di sekolah anda. Ini termasuk siswa yang diterima atau tidak diterima di sekolah anda. Berikut adalah tampilan menu laporan daftar calon siswa: 2 1

1. Ini adalah daftar calon siswa yang mendaftar pada sekolah anda. Anda bisa mencari data calon siswa pada kolom pencarian.

2. Keterangan Tombol: - Preview : melihat hasil 3 cetakan laporan data calon siswa sebelum di cetak (print) - Cetak : Langsung mencetak data laporan tanpa melihat previewnya - Export : Untuk menyimpan laporan dalam bentuk file Excel. 3. Ini adalah keterangan tentang data diri siswa yang anda pilih.


31 dari 49

4. Ini adalah hasil cetakan laporan Data Calon Siswa.

2. Laporan Daftar Siswa Yang Diterima Menu ini untuk melihat laporan daftar semua siswa yang sudah diterima di sekolah anda setelah dilakukan proses seleksi. Berikut tampilan menu laporan Daftar Siswa Yang Diterima: 2 1

1. Ini adalah daftar siswa yang diterima di sekolah anda. Anda bisa mencari data siswa pada kolom pencarian.

2. Keterangan Tombol: - Preview : melihat hasil cetakan laporan data siswa 3 sebelum di cetak (print) - Cetak : Langsung mencetak data laporan tanpa melihat previewnya - Export : Untuk menyimpan laporan dalam bentuk file Excel. 3. Ini adalah keterangan tentang data diri siswa yang anda pilih.


32 dari 49

4. Ini adalah hasil cetakan laporan Data Siswa yang Diterima di Sekolah Anda.

3. Laporan Daftar Siswa Tidak Diterima (Gagal) Menu ini untuk melihat laporan daftar semua siswa yang tidak diterima di sekolah anda setelah dilakukan proses seleksi. Berikut tampilan menu laporan Daftar Siswa Tidak Diterima: 2 1

1. Ini adalah daftar siswa yang tidak diterima di sekolah anda. Anda bisa mencari data siswa pada kolom pencarian.

2. Keterangan Tombol: - Preview : melihat hasil 3 cetakan laporan data siswa sebelum di cetak (print) - Cetak : Langsung mencetak data laporan tanpa melihat previewnya - Export : Untuk menyimpan laporan dalam bentuk file Excel. 3. Ini adalah keterangan tentang data diri siswa yang anda pilih.


33 dari 49

4. Ini adalah hasil cetakan laporan Data Siswa yang Tidak (Gagal) Diterima di Sekolah Anda.

4. Laporan Daftar Ulang Siswa Menu ini untuk melihat laporan daftar ulang semua siswa yang sudah melakukan proses daftar ulang. Pada laporan ini juga bisa diketahui apakah kelengkapan administrasi siswa sudah lengkap semua atau belum. Kalau belum, anda bisa melengkapinya dari menu ini tanpa harus keluar menu laporan ini. Berikut tampilan menu laporan Daftar Ulang Siswa:

2 1

1. Ini adalah daftar siswa yang tidak diterima di sekolah anda. Anda bisa mencari data siswa pada kolom pencarian. 2. Anda bisa mencetak laporan atau menyimpannya dalam file excel (Export Excel).

3


3. Tekan tombol Lengkapi Data untuk melengkapi data administrasi daftar ulang siswa yang dipilih.

34 dari 49

4. Pilih (centang) data administrasi yang akan dilengkapi. Lalu tekan tombol LENGKAPI DATA untuk melengkapi data administrasi daftar ulang siswa. Setelah itu tekan tombol KEMBALI untuk kembali ke menu Laporan Daftar Ulang Siswa.

4. Ini adalah hasil cetakan laporan Data Siswa yang Tidak (Gagal) Diterima di Sekolah Anda.

5. Laporan Pembayaran Menu ini untuk melihat laporan transaksi pembayaran pada proses penerimaan siswa baru. Berikut tampilan menu laporan Pembayaran:


35 dari 49

1

2

3

1. Pilih kriteria laporan yang akan dilihat, apakah berdasarkan Tahun Ajaran, periode tanggal, atau kata kunci tertentu. 2. Pilih jenis cetakan data, apakah hanya 1 data (kwitansi) atau semua data (total laporan). 3. Tekan tombol EXPORT untuk menyimpan data laporan dalam file excel (Export Excel). 4. Ini adalah preview hasil cetakan laporan 1 data (kwitansi pembayaran)

5. Ini adalah preview hasil cetakan laporan semua data pembayaran. Pada laporan ini, pembayaran dikelompokkan berdasarkan jenis pembayaran, sehingga data laporan pembayaran lebih jelas dan mudah dipahami.


36 dari 49

6. Laporan Tunggakan Pembayaran Menu ini untuk melihat laporan siswa yang belum melakukan proses pembayaran pada proses penerimaan siswa baru atau yang belum lunas pembayarannya. 1

2

1. Pilih kriteria laporan yang akan dilihat, berdasarkan Jenis Pembayaran dan Statusnya. Apakah yang Belum Bayar saja atau yang Belum Lunas. 2. Pilih jenis cetakan data, apakah hanya 1 data (kwitansi) atau semua data (total laporan). 3. Tekan tombol EXPORT untuk menyimpan data laporan dalam file excel (Export Excel). 4. Ini adalah preview hasil cetakan laporan 1 data (kwitansi tunggakan)


37 dari 49

5. Ini adalah preview hasil cetakan laporan semua data pembayaran. Pada laporan ini tunggakan ini akan langsung di informasikan nominal tunggakan masingmasing siswa.


38 dari 49

Pengaturan User Untuk pengaturan user (pengguna) aplikasi, ada dua menu yang dapat anda gunakan. Yaitu: 1. Group User (untuk menggunakan menu ini buka menu Setting >>> User >>> Group User) 2. Data User (untuk menggunakan menu ini buka menu Setting >>> User >>> Data User) Penjelasan: 1. Group User Menu ini digunakan untuk membuat dan mengatur grup pengguna berdarkan hak akses ke menu – menu PSB 2011. 1. Tekan tombol Tambah untuk melakukan penambahan Grup Pengguna.

1

2. Isi nama grup dan keterangan tentang grup pengguna. 2 3

3. Pilih (centang) menu apa saja yang boleh diakses oleh grup pengguna tersebut. 4. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan grup pengguna.

4


39 dari 49

2. User (pengguna) Menu ini digunakan untuk mengatur siapa saja yang boleh menggunakan aplikasi ini. Untuk dapat menggunakan aplikasi ini pengguna harus didaftarkan terlebih dahulu melalui menu ini. 1. Tekan tombol Tambah untuk melakukan penambahan Data Pengguna.

1

2. Isi detail keterangan pengguna (user) dan pilih juga grup pengguna (group user). 2

3 4


3. Kami juga menyediakan fitur ”Recovery Password” yang sangat berguna jika user (pengguna) lupa passwordnya. Anda cukup mengisi pertanyaan dan jawaban yang anda kehendaki. 4. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data pengguna.

40 dari 49

Backup Database Menu ini digunakan untuk mem-backUp database Software Penerimaan Siswa Baru. Database ini berisi semua data Penerimaan Siswa Baru di Sekolah anda. Jadi, untuk menjaga keamaanan data - data tersebut, kami menyediakan menu BackUp Database yang dapat anda gunakan untuk mem-back up (menyalin ke tempat lain) database Software Penerimaan Siswa Baru anda. Anda dapat mem-backup database ini ke dalam Flashdisk, CD, atau media lain yang lebih aman. Untuk mengakses menu ini klik menu Setting >>> Database >>> Back Up Database Proses BackUp Database:

1. Klik tombol Backup DB untuk mencari lokasi dimana anda akan menyimpan hasil backup database anda. 2. Setelah lokasi dipilih, klik tombol BackUp untuk mem-backup database. 3. Format nama file hasil backup adalah: PSB2011 @ tglblnthnjammenit.mdb . Contoh: PSB2011 @ 280420111512.mdb. Jadi dari nama tersebut anda bisa tahu kapan file tersebut di BackUp. 4. Demi keamanan data Klinik anda, kami sarankan agar database anda di backup secara periodik. Karena kami tidak bertanggung jawab atas hilangnya data Klinik anda.


41 dari 49

Restore Database Menu ini digunakan untuk mengembalikan database yang sudah anda backup sebelumnya ke dalam program. Jadi saat anda ingin melihat atau menggunakan database pada periode sebelumnya, anda bisa menggunakan menu ini. Setelah anda menggunakan menu ini, maka otomatis semua data yang ada pada software ini, akan mengikuti database yang anda restore. Proses Restore Database:

1. Klik tombol Restore DB untuk mencari lokasi file database yang sudah anda backup sebelumnya. 2. Setelah lokasi ditemuka, klik Restore untuk memulai proses restore database ke dalam program.


42 dari 49

Setting PSB Dalam Jaringan PSB bisa digunakan dalam jaringan dimana koneksi antara komputer sudah terpasang dengan benar. Ada 2 macam cara agar komputer dapat terhubung dengan datacenter (Data terpusat dimana satu database digunakan oleh banyak komputer). cara tersebut adalah: 1. Service base: cara dimana antara database dengan aplikasi dihubungkan menggunakan aplikasi pembuat database. Contoh penggunaan ini adalah oracle, firebird, mySQL dan lain-lain. Penggunaan cara ini hanya sesuai untuk perusahaan besar dengan jumlah data yang mencapai diatas 500.000 data atau 4GB keatas. Diperlukan tenaga ahli komputer yang terlatih untuk dapat menggunakan cara service base. 2. Sharing file base: cara ini dibuat dengan cara sharing file database sehingga bisa diakses oleh pengguna jaringan. Cara ini mudah dilakukan oleh siapa saja dengan kemampuan komputer minimal sekalipun. Kelemahan model ini hanya pada jumlah data dibawah 200.000 atau 2GB data. Jadi software PSB sangat cocok digunakan untuk Penerimaan Siswa Baru atau sekolah dengan koleksi buku kurang dari 200.000 buku.

Cara setting koneksi Setting Server Server adalah pusat data dimana file database diletakan dan akan diakses oleh anggota jaringan atau client. Pilihlah komputer dengan kualitas lebih baik untuk anda jadikan server. Mulai setting. 1. Setting nama workgroup sesuai dengan nama Penerimaan Siswa Baru anda. Caranya: klik kanan [MyComputer] pilih dan klik [Properties] sehingga akan tampil form dibawah ini.


43 dari 49

Untuk mengganti nama workgroup klik [change]


44 dari 49

Setelah selesai kemudian klik [OK] komputer akan meminta [Restart] kemudian restart komputer server anda. Langkah – langkah penggunaan PSB 2011 di komputer Server: 1.Install Digiib 2010 di komputer server 2. Cari C:\Program Files\PSB2011 lalu klik kanan pada folder Database lalu klik Sharing and Security…

3. Centang Share This Folder on The Network dan Allow network Users to Change my files. Lalu klik OK.


45 dari 49

Setting Client Client adalah komputer yang digunakan untuk mengakses database yang ada pada server. Pada komputer clien, anda dapat melihat dan/atau menambah data yang ada pada server. 1. Setting nama workgroup sesuai dengan nama Penerimaan Siswa Baru anda. Caranya: klik kanan [MyComputer] pilih dan klik [Properties] sehingga akan tampil form dibawah ini.

Untuk mengganti nama workgroup klik [change] dan pastikan nama workgroup komputer klien anda sama dengan nama workgroup di komputer server.


46 dari 49

Setelah selesai kemudian klik [OK] komputer akan meminta [Restart] kemudian restart komputer server anda. Cara penggunaan PSB 2011 di komputer client: 1. Install PSB 2011 pada komputer client. 2. Arahkan koneksi database PSB 2011 dari komputer klien ke komputer server yang sudah terinstall PSB 2011 dan folder databasenya sudah di Shared. 3. Untuk setting koneksi Database klik menu Setting >>> Koneksi Database. Lalu pada Form berikut klik [Lokasi] untuk mencari file database yang sudah dishared pada komputer server.

4. Klik tombol [Koneksikan] untuk terhubung dengan database di komputer Anda.

5. PSB 2011 anda sudah terhubung dengan database dikomputer server.


47 dari 49

Kontak Kami Indonesian Core Technologies (ICT) Jl. Manyar Dukuh No. 28-B Surabaya - Jawa Timur 60282 0857 3010 8503 / 031-3497 3000 Email: [email protected] www.pusatict.com

Rekening Bank MANDIRI No. Rek

: 142 000 705 410 8

Atas Nama

: AHMAD SIDDIQ

Bank BCA No. Rek

: 7880388490

Atas Nama

: AHMAD SIDDIQ

Peluang Reseller Bagi anda yang berminat menjual ulang PSB 2011kami buka kesempatan untuk satu kota/Kabupaten dengan satu reseller.

Keuntungan bagi reseller adalah:

Menjadi agen tunggal untuk setiap kabupaten / kota. Contoh: Jika reseller mendaftar untuk area Balikpapan maka semua penjualan Di area balikpapan harus melalui reseller dan tidak boleh langsung ke Indonesian Core Technologies (ICT) atau jika langsung ke Indonesian Core Technologies (ICT) maka Indonesian Core Technologies (ICT) akan mengarahkan ke reseller. Mendapatkan potongan 20% dari harga pembelian Mendapatkan website sebagai sarana penjualan dan eksistensi usaha Mendapatkan panduan marketing

Kewajiban reseller

Memberikan informasi yang lengkap dan benar kepada calon customer. Menerima semua keluhan customer kemudian menyampaikan kepada team support Indonesian Core Technologies (ICT). Bersama menjaga citra demi perkembangan usaha bersama.


48 dari 49

Saran untuk Reseller

Reseller disarankan sudah memiliki calon customer sebelum mendaftar menjadi reseller Sebaiknya reseller berasal dari guru atau atau pebisnis yang banyak berhubungan dengan dunia pendidikan. Misalnya pedagang buku, Toko buku, pengusaha lab komputer atau lab bahasa atau penjual alat peraga Klinik. Sehingga penjualan PSB 2011bisa dijadikan untuk menambah penjualan. Anda yang tertarik dengan bisnis di dunia pendidikan dan berniat menekuninya. INGAT ada 200 pendidikan.

Triliun lebih dana yang di sebar oleh pemerintah didunia

Biaya investasi Reseller Biaya investasi reseller adalah Rp 2.699.000 (Dua Juta Enam Ratus Sembilan Puluh Sembilan ribu rupiah) untuk tahun pertama Biaya tahun kedua dan seterusnya Rp. 1.899.000 (Satu juta delapan ratus Sembilan puluh Sembilan ribu rupiah). Nama Reseller akan di letakkan di website www.pusatict.com. Hanya daftar reseller yang di website yang berhak menjual produk Indonesian Core Technologies (ICT).

Satu Kota satu Reseller Untuk kota atau kabupaten yang sudah ada resellernya Indonesian Core Technologies (ICT) tidak bisa menerima lagi reseller baru. Silahkan mendaftar untuk kota yang lain sebelum di dahului oleh reseller lain.

Daftar Reseller Dan Kota Reseller RESELLER Elektro-itb Softmedia Informatika Gamasoftware Edu Gorontalo LCC Soft BMT Darussalam CV. Media Solution Edusoft Technology Ahadsoft Technologies CV. ANUGERAH PUTRA MAHARTA IT Batam Software Zakiyah CV. ADALAH BINA MEDIA BORNEO MULTIKOM CV. IHSAN MEDIA EDUKASI CV. Nucleus Smart Indonesia JAKARTA GLOBAL MEDIA

KOTA Karawang – Jawa Barat Mojokerto – Jawa Timur Sleman – Yogyakarta Gorontalo Kuningan – Jawa Barat Seruyan – KalTeng Depok – Jawa Barat Malang – Jawa Timur Kudus - Jawa Tengah Sidoarjo – Jawa Timur

WEBSITE www.elektro-itb.com www.software-sekolah.com www.gamasoftware.net www.edu-gorontalo.com www.lccsoft.com www.bmtdsseruyan.com www.medialabsolution.com www.edusoft-technology.com

Batam Kab.Berau – KalTim Magelang - Jawa Tengah

www.it-batamsoft.com

Penajam Paser Utara – Kaltim Bogor - Jawa Barat

www.borneomultikom.com

Boyolali - Jawa Tengah

www.nsistore.com

Jakarta Barat

www.jakartaglobalmedia.com


www.ime.co.id

49 dari 49

Buku Panduan PSB. Aplikasi Penerimaan Siswa Baru Ver. 2.0

Recommend Documents