BUKU PANDUAN PENGAJUAN DAN PELAPORAN KEGIATAN LKM
BIDANG K EMAHASISWAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG, 2017
i
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .......................................................................................................................... i DAFTAR ISI ..................................................................................................................................... ii SAMBUTAN WAKIL REKTOR BIDANG KEMAHASISWAAN ............................................. iv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................................ 1 1.1. LATAR BELAKANG ............................................................................................................ 1 1.2. TUJUAN DAN MANFAAT .................................................................................................. 1
BAB II PANDUAN PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN .................................................. 2 2.1. PENDAHULUAN ................................................................................................................. 2 2.2. LINGKUP KEGIATAN ......................................................................................................... 2 2.3. KETENTUAN UMUM .......................................................................................................... 7 2.4. HALAMAN JUDUL .............................................................................................................. 7 2.5. HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................... 9 2.6. LATAR BELAKANG .......................................................................................................... 10 2.7. TUJUAN KEGIATAN ........................................................................................................ 10 2.8. MANFAAT KEGIATAN ..................................................................................................... 10 2.9. TANGGAL DAN TEMPAT KEGIATAN .......................................................................... 10 2.10. PESERTA......................................................................................................................... 10 2.11. SUSUNAN ACARA ......................................................................................................... 10 2.12. SUSUNAN PANITIA ....................................................................................................... 10 2.13. ANGGARAN KEGIATAN ............................................................................................... 11 2.14. ALUR PENGAJUAN PROPOSAL ................................................................................ 11 2.15. FORM PENURUNAN DANA KEGIATAN .................................................................... 12
BAB III PANDUAN PELAPORAN KEGIATAN ....................................................................... 14 3.1. PENDAHULUAN ............................................................................................................... 14 3.2. KETENTUAN UMUM ........................................................................................................ 14 3.3. HALAMAN JUDUL ............................................................................................................ 15 3.4. HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................. 17 3.5. LATAR BELAKANG .......................................................................................................... 18 3.6. TUJUAN KEGIATAN ........................................................................................................ 18 ii
3.7. MANFAAT KEGIATAN ..................................................................................................... 18 3.8. TANGGAL DAN TEMPAT KEGIATAN .......................................................................... 18 3.9. SUSUNAN ACARA ........................................................................................................... 18 3.10. SUSUNAN PANITIA ....................................................................................................... 18 3.11. EVALUASI KEGIATAN................................................................................................... 19 3.12. PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN ................................................................. 19
iii
KATA PENGANTAR
Perkenankan kami mengucap syukur kehadirat Allah swt, bahwa atas rahmat taufiq dan hidayahNya saja buku Panduan Pengajuan dan Pelaporan Kegiatan LKM (Lembaga Kedaulatan Mahasiswa) ini bisa terselesaikan. Buku ini penting guna memudahkan setiap LKM untuk membuat proposal dan membuat laporan pertanggungjawabannya. Kami mengucapkan terima kasih kepada bapak Rektor dan wakil Rektor III yang telah berkenan memberikan motivasi/dorongan, menuturkan kebijakan dan berbagai fasilitasi hingga terselesaikannya buku ini. Kepada bapak kaBiro Akademik dan Kemahasiswa beserta jajarannya yang juga telah memberikan fasilitasi, kepada tim yang terdiri atas perwakilan wakil Dekan III dan LKM, atas segala diskusi dan masukkan terima kasih kami ucapkan. Akhirnya, semoga buku ini bisa bermanfaat dan segala kritik dan saran akan kami terima guna perbaikan buku ini di masa yang akan datang.
Malang, April 2017 Tim Penyusun
iv
BAB I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG Dengan semakin maju dan berkembangnya Universitas Brawijaya (UB), semakin banyak dan bervariasinya kegiatan yang diprogramkan oleh masing-masing Lembaga Kedaulatan Mahasiswa (LKM) maka perlu disusun buku panduan pengajuan dan pelaporan kegiatan LKM. Standar Operasional Prosedur yang telah ada sebelumnya perlu disempurnakan. Dengan demikian, Manual Prosedur (MP) Pengajuan Dana Kegiatan yang sebelumnya ada tidak berlaku. Dengan dibuatnya buku panduan ini, diharapkan proses baik pengajuan dan pelaporan kegiatan akan lebih lancar. Beberapa hal yang menjadi kendala dalam implementasi MP sebelumnya telah disempurnakan dalam buku panduan ini. Disamping itu, dengan panduan yang baru ini diharapkan kinerja dan implementasi program kerja LKM akan berlangsung dengan baik dan harmonis. Harmonisasi ini diharapkan tidak hanya membawa iklim kegiatan menjadi lebih baik, tetapi juga makin produktif dan prestatif dalam mendukung Universitas Brawijaya menjadi semakin bermutu dan bereputasi. Disadari bahwa kemahasiswaan adalah salah satu komponen dari penilaian dalam pemeringkatan perguruan tinggi. Lebih dari itu, kegiatan kemahasiswaan sangat penting dalam mendukung pengembangan softskill dan kepribadian mahasiswa sebelum lulus.Dibandingkan hardskill, softskill memiliki kontribusi lebih tinggi untuk keberhasilan mahasiswa yang telah lulus nanti dalam bersaing di dunia kerja.
1.2. TUJUAN DAN MANFAAT 1. Bertujuan memfasilitasi LKM dengan panduan dalam mengajukan proposal kegiatan dan pelaporannya 2. Manfaatnya memperlancar proses administrasi kegiatan dan sekalian proses perekaman kegiatan dan prestasi mahasiswa
1
BAB II PANDUAN PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN
2.1. PENDAHULUAN Dalam rangka pengajuan anggaran kegiatan kemahasiswaan yang dilakukan oleh Lembaga Kedaulatan Mahasiswa (LKM) diperlukan pembuatan proposal kegiatan. Penyeragaman format proposal kegiatan diperlukan dalam rangka mempermudah administrasi dan penelaahan kegiatan sesuai dengan jenis dan karakteristik kegiatan. Kegiatan LKM ini diarahkan untuk meningkatkan prestasi dan reputasi Universitas Brawijaya dalam pemeringkatan yang dilakukan oleh Kemeristekdikti. Disamping itu, kegiatan yang berupa kegiatan internal penguatan organisasi hanya menjadi penunjang. Pergantian pengurus organisasi berlangsung setiap tahun, dan upaya melakukan sosialisasi penulisan proposal saja dirasa tidak cukup. Ada setidaknya 2 hal penting, yaitu pertama tidak semua peserta sosialisasi menularkan pengetahuannya pada pengurus atau panitia yang terpilih dalam suatu kegiatan LKM, dan kedua bahkan dimungkinkan peserta sosialisasi justru keluar dari LKM karena banyak sebab. Oleh karena itu, buku panduan ini perlu diterbitkan sebagai rujukan utama dalam membuat proposal kegiatan. Panduan ini juga memudahkan bagi mahasiswa yang mendapat tugas dari LKM untuk membuat proposal. Proposal harus dibuat oleh LKM, walaupun dalam berkegiatan tidak mengajukan anggaran ke bagian kemahasiswaan, agar semua kegiatan dapat dipantau/dimonitor dan diketahui bahwa suatu LKM aktif mengadakan kegiatan. Namun, dengan hadirnya buku ini tidak ada lagi mahasiswa yang melakukan plagiasi (copy paste) terhadap proposal tahun sebelumnya dan proposal tahun sebelumnya hanya dipakai sebagai proposal acuan saja. Selain itu, perlu ada evaluasi apakah kegiatan yang tahun lalu diprogramkan masih relevan dengan kemajuan dan arah kebijakan kemenristekdikti sehingga mungkin perlu dibuat bentuk kegiatan baru. Bab ini akan mencakup ketentuan umum penulisan, halaman judul, hingga contoh surat peminjaman gedung/tempat kegiatan dan surat ijin kegiatan.
2.2. LINGKUP KEGIATAN Proposal harus dibuat oleh LKM baik untuk kegiatan yang dimintakan pendanaan maupun tidak, dalam rangka monitoring dan pencatatan aktivitas LKM. Sedangkan menurut lingkup kegiatan, maka 2
dapat dikategorikan menjadi 2, yaitu kegiatan LKM yang dilakukan di dalam kampus dan diluar kampus. Untuk kegiatan yang dilakukan di dalam kampus membutuhkan: a. Surat Permohonan Bantuan Dana Kegiatan b. Surat Peminjaman Gedung/Tempat Kegiatan c. Surat ijin Penyelenggaraan Kegiatan Ada format surat yang harus dibuat dan proses peminjaman gedung/tempat akan dibantu koordinasinya dengan bagian sarana prasarana (peminjaman gedung dan/atau lapangan rektorat) oleh kabag kemahasiswaan. Ketiga surat tersebut tidak dijilid bersama proposal, tapi dicetak terpisah. Format surat permohonan (menggunakan kertas standar kop surat LKM) bantuan dana adalah sebagai berikut:
3
Nomor
: ……………………….
Perihal
: Permohonan Bantuan Dana Kegiatan
Lampiran
: Satu (1) bendel Proposal
Kepada
: Yth. Wakil Rektor III Universitas Brawijaya Di Tempat
Dengan hormat, Sehubungan dengan realisasi Program kerja tahun 2017, mengadakan “…………………………………………………….” yang diselenggarakan pada :
kami akan
Hari/Tanggal : Tempat
:
Maka, kami selaku panitia kegiatan mengajukan permohonan dana sebesar (misalnya Rp. 4.000.000,- (empat juta rupiah). Adapun rangkaian kegiatan dan rincian dana telah diuraikan dalam proposal. Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terimakasih.
Malang, …………………… Menyetujui
Menyetujui:
Ketua LKM
Pembina LKM
Ketua Panitia
……………. NIM
…………………. NIP Mengetahui:
………………… NIM
Presiden EM UB
……………………… NIM ……………….. 4
Format surat peminjaman gedung/tempat (kertas menggunakan kop surat LKM) adalah sebagai berikut: Malang,……………….. Kepada Yth: Kabag Sarana dan Prasarana Universitas Brawijaya Malang
IJIN PENGGUNAAN GEDUNG/TEMPAT KEGIATAN
Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama
: …………………………………………………..
NIM
: …………………………………………………..
No HP
: …………………………………………………..
Selaku Ketua Panitia/Sekretaris Panitia* akan melaksanakan kegiatan yang berjudul: “ ……………………………………………………………………………………………………” Sehubungan dengan penyelenggaraan kegiatan tersebut kami mohon perkenan bapak untuk mengabulkan permohonan kami meminjamkan gedung/tempat …………………………. Untuk hari/tanggal: ……………….. Kegiatan tersebut adalah komersiil/non-komersiil* sehingga kami akan membayar/dibebaskan* dari kewajiban tersebut, dan bersedia membantu dana kontribusi petugas kebersihan gedung tersebut. Demikian atas perkenannya disampaikan terima kasih.
Malang, ……………………… Mengetahui:
Ketua/Sekretaris Pelaksana
Wakil Rektor III
Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS NIP 195502131984031001
………………………… NIM
*coret yang tidak perlu NB: Form ini dibuat 2 rangkap, 1 lembar untuk disimpan Kabag Sarana dan Prasarana dan 1 lembar disimpan panitia kegiatan
5
Format surat ijin penyelenggaraan kegiatan (dibuat menggunakan kertas kop surat LKM) sebagai berikut: IJIN PENYELENGGARAAN KEGIATAN
Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama
: …………………………………………………..
NIM
: …………………………………………………..
No HP
: …………………………………………………..
Selaku Ketua Panitia/Sekretaris Panitia* mengajukan ijin kegiatan yaitu: “ ……………………………………………………………………………………………………” Yang akan berlangsung pada: Hari/tanggal
: ……………………….sd……………………………..
Tempat
: …………………………………………………………
Jumlah Peserta
: ………………………………………………..
Keterangan lain
: …………………….jika diperlukan,
Adapun dalam kegiatan tersebut kami juga memerlukan bantuan keamanan yang berupa: 1. Pasukan keamanan/SATPAM kampus sebanyak ……………..orang (dengan rincian jadwal terlampir) 2. Kepolisian sebanyak ………………… orang (dengan rincian jadwal terlampir) Demikian atas perkenannya disampaikan terima kasih.
Malang, ……………………… Menyetujui:
Ketua/Sekretaris Pelaksana
Wakil Rektor III
Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS NIP 195502131984031001
………………………… NIM
*coret yang tidak perlu NB: Form ini dibuat 2 rangkap, 1 lembar untuk disimpan Kabag Kemahasiswaan dan 1 lembar disimpan panitia kegiatan
6
Jika kegiatan kemahasiswaan dilakukan di luar kampus, sesuai peraturan rektor diperkenankan melibatkan mahasiswa baru jika telah memasuki semester 2. Kegiatan LKM diluar kampus juga memerlukan tambahan persyaratan (selain 3 surat diatas), yaitu: a. Surat ijin dari Pembina LKM b. Surat ijin dari Wakil Rektor III c. Surat ijin orang tua (bukan bapak/ibu kos) d. Surat keterangan sehat dari poliklinik e. Surat pernyataan bahwa jika terjadi kecelakaan/kejadian yang tidak diinginkan merupakan tanggung jawab pribadi f. Surat keterangan dari tempat dilaksanakan kegiatan bahwa lokasi diadakannya kegiatan aman
2.3. KETENTUAN UMUM Ketentuan umum dalam membuat proposal: 1. 2. 3. 4. 5.
Ukuran kertas : A4 (210x297 mm) 70 gram Tipe huruf : Arial Ukuran huruf : 12 (kecuali halaman judul) Spasi : 1,5 Margin Atas : 3 inchi Kiri : 4 inchi Kanan : 3 inchi Bawah : 3 inchi 6. Penomoran halaman 7. Lembar pengesahan: tanpa halaman Kata Pengantar :i Daftar isi : ii Daftar tabel, daftar gambar dan daftar lampiran tidak perlu Pendahuluan :1 Lampiran : melanjutkan halaman terakhir (jika ada) 8. Warna Sampul : Biru Tua 9. Penjilidan : buffalo jilid langsung (tidak boleh pakai lakban) 10. Jumlah : 2 examplar
2.4. HALAMAN JUDUL Halaman depan harus memuat logo UB, Judul Proposal, LKM yang mengajukan proposal, nomor proposal (dibuat sebagai berikut: no (nomor proposal ini sesuai proker/nama LKM/tahun 2017) dan identitas kelembagaan
7
(Bidang Kemahasiswaan, Universitas Brawijaya, tahun 2016), contohnya sebagai berikut:
Logo UKM
01/DPM/2017 (contoh penomoran, arial 12 bold)
Ukuran 3x3 cm
PROPOSAL KEGIATAN LKM (Arial, dengan ukuran huruf 28 Bold)
“……………………………………” (Arial, dengan ukuran huruf minimal 14 Bold) Maksimal 3 baris
BIDANG KEMAHASISWAAN (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)
UNIVERSITAS BRAWIJAYA (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)
MALANG, 2017 (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)
8
2.5. HALAMAN PENGESAHAN Halaman pengesahan harus ditandatangani oleh Ketua Panitia Kegiatan, Ketua LKM, Ketua EM, Pembina LKM dan WR3. Dalam hal yang bersangkutan boleh diwakilkan kepada sekretarisnya tetapi dengan ijin ketua LKM. Lembar pengesahan ini dianggap sah jika telah diberi stempel, kecuali untuk ketua panitia kegiatan yang tidak memiliki stempel. Format halaman pengesahan adalah sebagai berikut: HALAMAN PENGESAHAN Judul Kegiatan :…………………………………………………………….. Tempat Kegiatan : ……………………………………………………………. Tanggal Kegiatan : ……………(diisi mulai hingga berakhirnya kegiatan). Jenis Kegiatan : Penguatan Organisasi/Lomba/…….diisi…………….. Sifat Kegiatan : Mandiri/bersponsor/…..diisi…………………………… Lingkup kegiatan : Mahasiswa se UB/Nasional/SMA-K Nasional………. Nama Ketua Pelaksana : ……………………………………………………. NIM Ketua Pelaksana : ……………………………………………………. No HP Ketua Pelaksana :…………………………………………………….. Biaya yang dibutuhkan : Rp………………………………………………… Sumber Biaya : 1. Rektorat UB Rp…………………………… 2. Alumni LKM Rp…………………………… 3. Dikti Rp………………………………..…… 4. Sponsor Rp……………………………….. (no 2, 3, 4 ditulis jika selain dari Rektorat ada) Malang, ……………………….. Menyetujui Menyetujui Ketua Pelaksana Pembina LKM Ketua LKM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
………………..
Mengetahui: Ketua EM
(ada stempel) ………………
………………………..
Menyetujui: Wakil Rektor III
(ada stempel)
(ada stempel)
…………………………. NIM
Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS NIP 195502131984031001
9
2.6. LATAR BELAKANG Berisikan latar belakang dan pentingnya melakukan kegiatan ini, sesuai dengan proker yang telah dicanangkan (maksimal 1 lembar).
2.7. TUJUAN KEGIATAN Sebutkan tujuan kegiatan (maksimum ½ halaman)
2.8. MANFAAT KEGIATAN Sebutkan manfaat kegiatan bagi organisasi dan bagi UB (maksimum ½ halaman)
2.9. TANGGAL DAN TEMPAT KEGIATAN Sebutkan tanggal dimulai dan berakhirnya kegiatan serta tempat berlangsungnya kegiatan.
2.10. PESERTA Sebutkan jumlah peserta dan asal peserta (dari LKM, mahasiswa UB, mahasiswa di luar UB (Nasional/regional), siswa SMA/SMK dsb) yang akan mengikuti kegiatan
2.11. SUSUNAN ACARA Tuliskan rundown susunan acara secara detil termasuk: Susunan acara sebelum kegiatan, meliputi (misalnya) Rapat dengan rektorat Pendirian tenda Survei lokasi Gladi bersih (dan seterusnya) Susunan acara Persiapan Registrasi Sambutan (diuraikan siapa saja yang akan memberi sambutan) Pembukaan (sebutkan siapa yang akan membuka acara) Dst ………..(jika seminar disebutkan pembicara dan instansi nya)
2.12. SUSUNAN PANITIA Sebutkan susunan panitia sesuai struktur organisasi yang dibuat. Standar keuangan menyebutkan bahwa rasio antara panitia dan
10
peserta (seminar, lomba dsb) adalah 1:10, mohon jika tidak sesuai ketentuan diatas dikonsultasikan dengan Kabag. Kemahasiswaan
2.13. ANGGARAN KEGIATAN Dalam membuat rencana anggaran kegiatan selayaknya menyeimbangan biaya yang harus dikeluarkan dengan output kegiatan dan dampak kegiatan khususnya terhadap pemeringkatan Universitas Brawijaya oleh Kemenristekdikti. Rencana anggaran dibagi menjadi 2: 1. Penerimaan Uraikan sumber penerimaan untuk kegiatan ini, meliputi dari kas LKM (jika ada), Sumbangan alumni LKM (jika ada), Dana dari bagian kemahasiswaan, dana dari sponsor (baik berupa barang atau uang) 2. Pengeluaran Uraikan pengeluaran, umumnya terdiri atas: 1. Kesekretariatan (proposal, laporan, atk dan termasuk sertifikat) 2. Perlengkapan (termasuk sewa gedung, tenda, genset, panggung, peralatan, dll) 3. Honor (untuk juri/wasit, pengawas pertandingan, dll) 4. Hadiah (uang dan trophi untuk lomba) 5. Konsumsi (hanya diperkenankan untuk acara gladi bersih dan kegiatan utama, bukan untuk konsumsi rapat. Standar biaya untuk konsumsi baik makan maupun kue dikonsultasi ke PUMK)
2.14. ALUR PENGAJUAN PROPOSAL Pengajuan proposal seyogyanya 1 bulan sebelum kegiatan, kecuali proposal yang memerlukan legalisasi pimpinan UB guna pencarian sponsor dapat dilakukan 4-5 bulan sebelum kegiatan. Alur pengajuan proposal sebagai berikut:
11
WAKIL REKTOR III
SEKRETARIS WR3
PROPOSAL LKM
DISPOSISI KABIRO AKADEMIK & KEMAHASISWAAN DISPOSISI KABAGKEMAHASISWAAN DISPOSISI KASUBAG
PUMK KEMAHASISWAAN
PENGAMBILAN DANA
Alokasi waktu 1 bulan adalah dengan rincian maksimum di meja WR3 selama 1 minggu, kabiro selama 2 minggu, di kabag selama 2 hari, di kasubag selama 2 hari, kemudian diajukan ke bagian keuangan Lt 4 UB hingga dibayarkan adalah 1 minggu. Ada perkecualian bagi kegiatan sangat mendesak, mungkin bukan merupakan program kerja tetapi sangat penting untuk dilaksanakan.
2.15. FORM PENURUNAN DANA KEGIATAN Pengambilan dana bisa dilakukan setelah mengisi form penurunan dana kegiatan. Dalam semua kegiatan LKM maka diterapkan kebijakan terhadap penurunan/pencairan dana kegiatan sebagai berikut: 1. Penurunan dana kegiatan tahap I, yaitu sebanyak 70% dilakukan sebelum kegiatan dilakukan 2. Penurunan dana kegiatan tahap II, yaitu sebanyak 30% dilakukan pada saat menyerahkan Laporan Pelaksanaan Kegiatan (LPJ)
12
Format surat penurunan dana kegiatan tahap I atau II sebagai berikut: PENURUNAN DANA KEGIATAN TAHAP I/II*
Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama
: …………………………………………………..
NIP
: …………………………………………………..
Jabatan
: PUMK kemahasiswaan
Atas ijin kabag Kemahasiswaan mencairkan anggaran untuk kegiatan: “ ………………………………………………………………………………………………………” Yang akan berlangsung pada hari/tanggal : ………………/……….sd……………bertempat di……………………………………………… sebesar Rp …………………………………….(…%)
Demikian atas perhatiannya disampaikan terima kasih.
Malang, ……………………… Dibayarkan PUMK Kemahasiswaan
Penerima Ketua/Sekretaris Pelaksana
…………………………….. NIP
………………………… NIM
*coret yang tidak perlu
13
BAB III PANDUAN PELAPORAN KEGIATAN
3.1. PENDAHULUAN Setelah melakukan kegiatan, maka sebagai bentuk pertanggungjawaban bahwa kegiatan sudah dilaksanakan maka perlu disusun panduan pembuatan laporan. Perbedaan prinsipnya adalah pada 1). Perubahan rundown, khususnya perubahan jadwal yang terkait pembicara tidak hadir, 2) perubahan tempat dan hari dilaksanakan kegiatan, 3) perubahan jumlah peserta, 4) perubahan terkait anggaran. Dalam laporan kegiatan juga diperlukan bukti yang berupa kuitansi pengeluaran anggaran, dan dokumentasi kegiatan serta laporan pelaksanaan kegiatan. Dalam hal, laporan pelaksanaan kegiatan, panitia melaporkan jalannya kegiatan dan sedikit testimori peserta terkait dengan kegiatan yang telah dilaksanakan dan jika berbentuk lomba harus ditambah melaporkan juaranya. Panduan ini diharapkan memudahkan bagi mahasiswa yang mendapat tugas dari LKM untuk membuat laporan. 3.2. KETENTUAN UMUM Ketentuan umum dalam membuat laporan: 11. Ukuran kertas : A4 (210x297 mm) 70 gram 12. Tipe huruf : Arial 13. Ukuran huruf : 12 (kecuali halaman judul) 14. Spasi : 1,5 15. Margin Atas : 3 inchi Kiri : 4 inchi Kanan : 3 inchi Bawah : 3 inchi 16. Penomoran halaman 17. Lembar pengesahan: tanpa halaman Kata Pengantar :i Daftar isi : ii Daftar tabel, daftar gambar dan daftar lampiran tidak perlu Pendahuluan :1 Lampiran : melanjutkan halaman terakhir (jika ada) 18. Warna Sampul : Biru Muda 19. Penjilidan : buffalo jilid langsung (tidak boleh pakai lakban) 20. Jumlah : 2 examplar
14
3.3. HALAMAN JUDUL Halaman depan harus memuat logo UB, Judul Laporan, LKM yang mengajukan proposal, nomor proposal (dibuat sebagai berikut: no (nomor proposal ini sesuai proker/nama LKM/tahun 2017) dan identitas kelembagaan (Bidang Kemahasiswaan, Universitas Brawijaya, tahun 2017), contohnya sebagai berikut:
15
01/DPM/2017 (contoh penomoran, arial 12 bold) Logo UKM Ukuran 3x3cm
LAPORAN KEGIATAN LKM (Arial, dengan ukuran huruf 28 Bold)
“……………………………………” (Arial, dengan ukuran huruf minimal 14 Bold) Maksimal 3 baris
BIDANG KEMAHASISWAAN (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)
UNIVERSITAS BRAWIJAYA (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)
MALANG, 2017 (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)
16
3.4. HALAMAN PENGESAHAN Halaman pengesahan harus ditandatangani oleh Ketua Panitia Kegiatan, Ketua LKM, Ketua EM, Pembina LKM dan WR3. Dalam hal yang bersangkutan boleh diwakilkan kepada sekretarisnya tetapi dengan ijin ketua LKM. Lembar pengesahan ini dianggap sah jika telah diberi stempel, kecuali untuk ketua panitia kegiatan yang tidak memiliki stempel. Format halaman pengesahan adalah sebagai berikut:
HALAMAN PENGESAHAN 1. Judul Kegiatan :…………………………………………………………….. 2. Tempat Kegiatan : ……………………………………………………………. 3. Tanggal Kegiatan : ……………(diisi mulai hingga berakhirnya kegiatan). 4. Jenis Kegiatan : Penguatan Organisasi/Lomba/…….diisi…………….. 5. Sifat Kegiatan : Mandiri/bersponsor/…..diisi…………………………… 6. Lingkup kegiatan : Mahasiswa se UB/Nasional/SMA-K Nasional………. 7. Nama Ketua Pelaksana : ……………………………………………………. 8. NIM Ketua Pelaksana : ……………………………………………………. 9. No HP Ketua Pelaksana :…………………………………………………….. 10. Biaya yang dibutuhkan : Rp………………………………………………… 11. Sumber Biaya : 1. Rektorat UB Rp…………………………… 3. Alumni LKM Rp…………………………… 3. Dikti Rp………………………………..…… 4. Sponsor Rp……………………………….. (no 2, 3, 4 ditulis jika selain dari Rektorat ada) Malang, ……………………….. Menyetujui Menyetujui: Ketua Pelaksana Pembina LKM Ketua LKM
………………..
(ada stempel) ………………
………………………..
Mengetahui: Ketua EM
Menyetujui: Wakil Rektor III
(ada stempel)
(ada stempel)
…………………………. NIM
Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS NIP 195502131984031001
17
3.5. LATAR BELAKANG Berisikan latar belakang dan pentingnya melakukan kegiatan ini, sesuai dengan proker yang telah dicanangkan (maksimal 1 lembar).
3.6. TUJUAN KEGIATAN Sebutkan tujuan kegiatan (maksimum ½ halaman)
3.7. MANFAAT KEGIATAN Sebutkan manfaat kegiatan bagi organisasi dan bagi UB (maksimum ½ halaman)
3.8. TANGGAL DAN TEMPAT KEGIATAN Sebutkan tanggal dimulai dan berakhirnya kegiatan serta tempat berlangsungnya kegiatan (tidak boleh sama dengan proposal jika memang terjadi perubahan tanggal dan tempat kegiatan)
3.9. SUSUNAN ACARA Tuliskan rundown susunan acara secara detil termasuk: Susunan acara sebelum kegiatan, meliputi (misalnya) Rapat dengan rektorat Pendirian tenda Survei lokasi Gladi bersih (dan seterusnya) Susunan acara Persiapan Registrasi Sambutan (diuraikan siapa saja yang akan memberi sambutan) Pembukaan (sebutkan siapa yang akan membuka acara) Dst ………..(jika seminar disebutkan pembicara dan instansi nya) Tidak boleh sama dengan proposal jika terjadi perubahan susunan acaranya
3.10. SUSUNAN PANITIA Sebutkan susunan panitia sesuai struktur organisasi yang dibuat. Standar keuangan menyebutkan bahwa rasio antara panitia dan peserta (seminar, lomba dsb) adalah 1:10, mohon jika tidak sesuai ketentuan diatas dikonsultasikan dengan Kabag. Kemahasiswaan Tidak boleh sama dengan proposal jika terjadi perubahan susunan panitianya 18
3.11. EVALUASI KEGIATAN Evaluasi terhadap bagaimana berlangsungnya kegiatan (misalnya tertib, lancar sesuai rundown dsb) dilengkapi photo dan testimoni peserta harus dilaporkan disini. Jika kegiatan berupa lomba, maka evaluasi harus dilengkapi dengan hasil lomba, dan rencana kegiatan berikutnya.
3.12. PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN Dalam membuat pertanggungjawaban keuangan perlu dilampiri dengan bukti kuitansi, sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sebagai bagian bentuk transparansi, dana yang berasal dari sponsor harus dipertanggungjawabkan juga, dengan melampirkan bukti sumbangan (baik dalam bentuk uang atau yang lain). Kelebihan dana kegiatan akan menjadi atau masuk dalam kas LKM yang bersangkutan, kecuali bagian yang tidak bisa dipertanggungjawabkan (misalnya jumlah peserta yang kurang dari yang direncanakan sehingga pengeluaran konsumsi dan tanda tangan daftar hadir lebih sedikit) harus dikembalikan.
19
