Bukan pada sistem dokumentasi, Pada Peningkatan Performa Mutu Perusahaan

Bukan pada sistem dokumentasi, (Mendokumentasikan cara kerja sesuai standard ISO 9001:2000)

Akan tetapi

Pada Peningkatan Performa Mutu Perusahaan (Bagaimana performa mutu perusahaan meningkat dengan tujuan akhir Kepuasan Pelanggan)

Sentral Sistem Consultation Method, © by Sentral Sistem Consulting

Terpenuhinya persyaratan ISO 9001 tidak menjamin 100% tercapainya Performa Perusahaan dan Kepuasan Pelanggan Persyaratan IS0 9001

Prosedur

Performance

7.4.1. Perusahaan harus mengevaluasi dan memilih supplier berdasarkan kemampuannya untuk mensupply poduk sesuai dengan persyaratan perusahaan. Kriteria pemilihan, evaluasi, dan evaluasi ulang/ re-evaluasi harus ditetapkan

Sistem pada purchasing PT ABC adalah melakukan seleksi berdasarkan questionaire/ angket yang dikirimkan ke supplier. Jika nilai hasil survey < 6, maka supplier tidak boleh digunakan, jika hasil survey > 6, maka supplier boleh digunakan. Pembelian dilakukan sesuai sistem, proses pembelian hanya dilakukan kepada supplier yang nilainya > 6. SISTEM COMPLIANCE

Berdasarkan input dari produksi, sering terjadi stop line, yang disebabkan oleh material dari supplier yang datangnya terlambat. Hal ini mengindikasikan adanya kelemahan pada proses purchasing. SISTEM PT ABC COMPLIANCE TAPI TIDAK EFEKTIF (PERFORMA TIDAK BAGUS)

5.4.2. Top manajemen harus menjamin bahwa sasaran kualitas/ quality objectives, telah ditetapkan pada fungsi dan level yang relevan di dalam perusahaan

PT ABC, perusahaan jasa perbaikan komputer, menetapkan bahwa standard lama perbaikan suatu komputer untuk spare part yang harus import adalah 25 hari dan sudah digunakan sejak 5 tahun yang lalu, PT ABC mereview pencapaian standard secara rutin dan ternyata mereka berhasil mencapai standard perusahaan. SISTEM COMPLIANCE

Kondisi saat ini, ketidaktersediaan komputer menjadi suatu masalah besar. Kompetitor lain mempunyai standard lama perbaikan 15 hari jika lebih dari 15 hari, mereka meminjamkan komputer kepada client SISTEM PT ABC COMPLIANCE TAPI TIDAK EFEKTIF (CUSTOMER TIDAK PUAS)


Pengembangan Sistem Manajemen Mutu & Lingkungan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001

Kebijakan Manajemen/ kebijakan corporate Identifikasi proses pada perusahaan

Buat jalinan hubungan antar proses Sehingga terbentuk Kerangka proses bisnis perusahaan (business process mapping) Masalah Sehari-hari


Buat detil isi proses

ISO 9001:2000

ISO 14001

• Benefit: – Bukan membuat sistem baru, tetapi memperbaiki sistem yang sudah ada sehingga menjadi lebih efektif – Mengakomodasi kebutuhan perusahaan, tidak hanya persyaratan ISO 9001


Metode Konsultasi Sentral Sistem Berdasarkan proses dan setiap proses memiliki objectives sehingga bisa dievaluasi keefektifannya

Input : Kebutuhan material

Proses Pembelian

Output: Material OK

Awal proses

Mempelajari permintaan kebutuhan material

Penting Untuk mengukur Efektifitas proses Akhir proses

Mencari minmal 3 supplier

Membandingkan

Memilih supplier

Objectives proses : Mendapatkan supplier yang mampu mengirim produk tepat waktu, Kualitas baik, dan harga yang kompetitif


Bla bla bla

Serah terima material OK ke penyimpanan

Objectives Terukur - On time delivery 98 % - Rejection rate supplier 0.5 % - Harga dibawah Cost Book

Metode Konsultasi Sentral Sistem Pendekatan Proses, fokus pada efektifitas proses, sehingga proses bisa berjalan lebih efektif

Hasil identifikasi proses sebelumnya


Metode konsultasi Sentral Sistem : Sistem terintegrasi Sistem sekarang • Permintaan secara lisan • Cari yang termurah • Buat PO

ISO 9001:2000 • Data pembelian harus jelas • Membeli dari supplier yang mempunyai kemampuan

• Permintaan pembelian dengan data spec yang jelas, termasuk persyaratan lingkungan yang harus dipenuhi (untuk material B3 harus ada MSDS, simbol dan label) • Pelajari data pembelian •Jika Customer mengharuskan membeli dari supplier tertentu, beli dari supplier tersebut • Barang yang diminta tidak boleh melanggar aturan lingkungan • (material non B3 dan B3, daftar B3 yang dilarang) • Untuk pembelian diatas 1 juta approval Direktur • Cari minimal 3 vendor • Harus membeli dari vendor yang telah lulus seleksi • Terbitkan PO

Kebijakan perusahaan • Minimal harus 3 vendor • Pembelian diatas 1 juta harus approval Direktur Sentral Sistem Consultation Method, © by Sentral Sistem Consulting

ISO 14001 • Tidak membeli material yang dilarang • Mengkomunikasikan masalah lingkungan terkait ke supplier • Memahami jenis material B3 dan non B3

Metode konsultasi SENTRAL SISTEM, Prosedur simple -Flow chart -Desription -Related dokumen -Penanggung jawab Dalam 1 lembar yang sama


Mengajarkan cara pembuatan activity plan untuk mencapai target Perusahaan (Baik target mutu, maupun target Perusahaan) KPI/Topik No Action Plan 100 % Project berhasil, ketepatan waktu penyelesaian project, kelebihan mandays Bulan Juli

Problem/ Weaknesses 1. Kurang/ belum ada kontrol terhadap client yang berpotensi bermasalah 2. Tidak adanya pelaporan dari konsultan yang mengalami masalah, sehingga tidak diketahui client apa saja yang bermasalah

Target

PIC

Action plan

1

Melakukan meeting dengan manajemen client yang bermasalah: Autoliv, Gappa , KBU, Metal Inti, Umeda

1

Membuat list potential client yang bermasalah, client yang mandaysnya kemungkinan berlebih, client yang waktu penyelesaian proyeknya mungkin mundur dan dimonitoring secara khusus

Jan

Plan Each Konsultan + Iman

Feb Mar Apr

Mei

Jun

Jul

Keterangan AgustSep Okt

Nop Des Juli : Sudah dilakukan meeting dengan KBU dan Metal Inti. Rencana meeting dengan Autoliv diundur August : no progress

Act

3. Belum pernah ada evaluasi faktor penyebab client mundur dari schedule 4. Kekurang tegasan dari SSPM dalam menghadapi client. Terlalu mengikuti keinginan client, kurang melakukan push terhadap client.

2

- Konsultan pro-aktif diskusi dengan atasan. - Setiap bulan ditanyakan client yang berpotensi bermasalah

Iman

Plan

August : Sudah dibuat untuk client yang mundur lebih dari 3 minggu

Act All Konsultan

Plan Act

5. Kurang memberikan contoh untuk mempermudah client dalam mengerjakan pekerjaan

3

6. Belum ada sanksi terhadap konsultan yang clientnya terlambat dan reward kepada konsultan yang clientnya on time (reward & punishment)

4

Membahas cara penanganan client bermasalah dan membakukan sistem penanganan untuk client bermasalah, untuk kasus Umeda, KBU, Autoliv, Gappa, Metal Inti, J-tech, Wellbest, Ultrindo

Training leadership untuk konsultan

Iman

Plan Act

Selamat

Plan Act

4

Melakukan meeting cara pengendalian client: Surat complain ke client Penyusunan detil action per area Sistem kontrol penyelesaian tugas Diskusi dengan Top Manajemen

August : Sudah dilakukan, perlu ada tindak lanjut untuk melihat impactnya terhadap kontrol project konsultasi.

Plan Iman

Act

5

5

Sentral Sistem Consultation Method, © by Sentral

Membuat contoh lengkap untuk setiap action plan yang ada di Selamat + Plan standard activity plan Iman Act Melakukan pembahasan setiap setiap item yang ada di activity plan dan pembahasan contoh proses/ prosedur (1 proses/ minggu)

Pembuatan standard pemberian komisi konsultasi dengan 6 memperhitungkan kelebihan mandays dll dan berlaku untuk client 2005. Sistem Consulting

Iman

Plan Act

Iman

Plan Act

August : Sudah dibuat, dan dibahas, masih belum final terutama untuk sistem penilaian improvement

Manajemen Review Berdasarkan pencapaian Performa, bukan berdasarkan laporan aktifitas

Reporting

NILAI RATA-RATA KONSULTAS

PEMBAHASAN KUALITAS KONSULTASI

10,0 9,5 9,0 8,5 8,0 7,5 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 A

B

F

G

H

I

A 7,7 7

B 6,5 7

C 7,6 7

D 7,6 7

E 7,1 7

F 8,2 7

G 7,6 7

H

R

T

B

Ratarata

Kecepatan layanan Komunikasi

6,5 6,2

6 6

6,67 6,33

7 7

6,54 6,38

Playanan servis SSPM

5,6

6,5

7

6

6,28

Kejelasan Penyampaian 6,75 Penguasaan Materi 7,25

6 6,5

7 7,67

7 7

6,69 7,1

Respon terhadap pertanyaan Tepat waktu

6,75 6,75

6,5 6

7 7

7 6

6,81 6,44

7

6

6,33

6

6,33

NAMA CLIENT NILAI KONSULTASI TARGET NILAI

C

D

E

J

H 6,5 7

K

I 7,6 7

L

J 8 7

M

K 7,6 7

L 8,1 7

N

O

M 7,8 7

N 8,4 7

P

O 8,20 7

Q

R

P 7,6 7

Q 7,5 7

S

R 6,2 7

T

S 7,5 7

U

T 6,8 7

U 7 7

6 5,5

Dari hasil survey diperoleh data ada 4 clien yang nilai kepuasan konsultasinya dibawah 7. Dari 4 clien tersebut 3 item survey yang paling rendah adalah : 1.Pelayanan servis SSPM 2.Kecepatan respon terhadap fax/email 3.Komunikasi


Kecepatan/respon thd fax/email

Tepat waktu

Respon terhadap pertanyaan

Penguasaan Materi

Kejelasan Penyampaian

Komunikasi

5

PROBLEM

NO 1

6,5

Playanan servis SSPM

Corrective Action/ Program improvement

Kecepatan/respon thd fax/email

H R T B Rata-rata

7

Kecepatan layanan

Analysis

Nilai Kepuasan

8 7,5

PIC

TARGET

AE

05-Mei-04

1.2 Memberikan informasi aktual yang bermanfaat bagi clien melalui website atau Milis yang dimiliki SSPM

Taufik

05-Mei-04

2. Kontrol Fax/email masuk dilakukan setiap pagi oleh Administrasi, apabila ada email/fax untuk konsultan harus segera di print dan disampaikan kepada konsultan yang bersangkutan atau disimpan di mejanya yg kemudian diberitahukan kepada konsultannya. Untuk keperluan konsultasi alamat email yg diberikan kepada clien adalah email sspm : [email protected]

Administrasi

05-Mei-04

Konsultan & AE

05-Mei-04

TINDAKAN PERBAIKAN 1.1 Memberikan Free / discount terhadap clien untuk mengikuti Publik Training/Seminar yg diselenggarakan SSPM.

3. Komunikasi dengan clien ditingkatkan, Konsultan harus memberikan progres report secara berkala sesuai jadwal. Account Executive harus melakukan komunikasi secara rutin, minimal 1 bulan sekali untuk meminta masukan dari clien.

VERIFIKASI

Metode Konsultasi Sentral Sistem Sistem Audit Berdasarkan Pencapaian Performa 1.

Pelajari pencapaian performa

•

Data pencapaian sasaran perusahaan, Customer claim tinggi

2.

Catat performa yang tidak tercapai, lakukan analisa untuk mengetahui letak kelemahan pada proses

•

Berdasarkan analisa, diketahui bahwa 50 % claim yang terjadi adalah claim dengan masalah yang sama dan claim banyak terjadi pada proses yang ditangani oleh karyawan baru. Proses yang harus diinvestigasi :

– Proses Corrective action – Proses Recruitment/ training (kompetensi karyawan) – Proses Manajemen Review (bagaimana Manajemen melakukan review terhadap pencapaian performa proses)


• Training yang diberikan tidak hanya persyaratan – Executive Briefing untuk level managerial (training umum) – Pemetaan Proses Bisnis (Metode khusus dari SENTRAL SISTEM) – Persyaratan ISO 9001 (training umum) – Penyusunan Activity Plan untuk mencapai target perusahaan (Metode khusus dari SENTRAL SISTEM) – Internal Audit berdasarkan performa (Metode khusus dari SENTRAL SISTEM)


Memiliki standard activity plan untuk program ISO 9001 dan pelaksanaan kontrol progress activity plan NO.

ITEMS

1

Modify Organizational Structure (if needed)

3

4

10

11

Basic Foundation ( Company )

2

Checked by SSPM REVIEW III I II Date Status Date Status Date Status

30 August

5%

11-Okt

30 August

10%

04-Okt

30%

Review/ modify company quality policy (if needed)

30 August

5%

11-Okt

40%

Review/ modify quality objectives (if needed)

30 August

5%

Review contigency plan system in JEIN

Promotion customer satisfaction to all JEIN employee


06-Sep

06-Sep

5%

5%

11-Okt

13-Sep

40%

15%

Remarks

30 August. Add QMR and EMR function in the organizational structure. - Propose to make only one organizational structure, no need to have 2 organizational structure as in JEIN quality manual (Organizational structure and ISO structure) 11 Okt, Add QMR and EMR in the position direct report to Pres-Dir

30%

Modify responsibility and authority according to additional requirement from ISO/ TS. Job description for manager developed by MANAGEMENT. Job description for manager below develop by manager

By SSPM Verification VI Date Status

30 August, Add authority column in the job description. Making one master sample for job desc, distribute master sample to all department. Job desc in Quality manual better to be deleted and be integrated in the company job desc. Put ISO/TS 16949 requirement in the JEIN Job description 4 Okt Format OK, JEIN should develop Job Desc to all department 30 August, Company policy has been discussed and need to be reviewed by President director 11 Okt, company policy ok, need president director approval 30 August, Jein must make sure that corporate objectives, company objectives and department policy is linkage. - Propose to develop linkage tabel for corporate, company and department, so that relation between each objectives is clear.

25-Okt

11-Okt

50%

40%

6 Sept, JEIN has contigency plan procedure. However system need to be improve to be made more specific as per dissscussion. Example : PCB solder wave break down, contigency plan coordination inter line is too general (normative) 11 Okt, Contigency plan must be reviewed regularly by management according to current business condition in JEIN. 6 Sept, action plan has been discussed. JEIN need to develop program to promote customer satisfaction 13 Sept, program should focus on increasing employee awareness to customer satisfcation. QCC program is part of continuous improvement or corrective action program, not direct related to customer satisfation campaign 11 Okt, Develop materi training for customer. Implement visual control board for customer claim to increase employee awareness.

Pelaksanaan Kontrol Kualitas Konsultan dan Kepuasan Pelanggan Nilai Kepuasan Training - Juli

Nilai Hasil Kondsultasi Nilai

Kons 10,00

7,6

7,00

8,6


o

II

in d

M

ltr U

HO

lb el

M

es t

0 0

AD

W

h da

Te

in a

0

Su

ry

ay a

ar

ah oC

0 SC

0

4

3

2

N

ikk

0 c

0

St

J-

do

2

U

0

na Te ch

0

ra

nz el

0

7,47

7,58

7,40 7,71

7,75

8,80

8,50

8,15

7,75

7,40

7,84

G T

G T

a

H O

sa m A

A

D M

be dt

C W

ell

U S

o U l tr in d

ID P S

ch ta rte

N ik ko

Te ch

S

M

D ai

U M B

J-

T

7

6

8,12

7,60

8,56 8,00

7,75

7,40

Follou up 1

Mn

3

Sa

al do

Ha In

In

/T S Ex

ce l

O i IS

me t

kin

00

ai

D ke

90 +

14

12

00 0 0 0

En

am a As M M BU

7

7,33 7,52

7,84

Follow up Kepuasan Pelanggan

10 8

7,83

7,67

7,65

7,49

8,95

8,36

8,00

No

Customer

1

PT ABC

Input

11 10 9 8 7 6 5 4 3 0 2 1 0

7,83 7,56

8,00

5,00

Monitoring Hasil Audit BS 2005 Mj

7,93

7,57

7,37

6,00

B3 /P ub

M /R E BP

BP

M /T SS I M S A/ SW IS SP C /L M A 14 00 1/ Fu k FM EA /N ip Li de r8 /X L

Standar

8,71

7,00 7,26

o

7,64

8,00 8,58 7,56

8,00

In d

7,43

7,70

Standard

8,58 8,87

8,56

IH P

8,03

7,8

Nilai

9,33 8,53

9,00

8,23

ki n

8,31

Servis

S

8,4 8,2 8 7,8 7,6 7,4 7,2 7 6,8

Follou up

Konsultan sudah Pada saat mengacukup baik, jar HP tidak dianghanya saja sulit kat, alt : dihubungi, HP - Hubungi Mkt, jarang diangkat nanti disampaikan - Pakai email/ fax - telpon sebelum jam 9 atau sesudah jam 5 - SMS ke konsultan

Follow up 2 Input OK, Konsultan memuaskan

Follow up

Bukan pada sistem dokumentasi, Pada Peningkatan Performa Mutu Perusahaan

Recommend Documents