Budapest, szeptember

költségmegtakarítást eredményez ’Ejj, ráérünk arra még?’ azMilyen e-dokumentumkezelo rendszerek bevezetése? IIR

Elektronikus és papír alapú dokumentumkezelés Szakfórumunk témáiból:

Budapest, 2013. szeptember 17–18.

� Dokumentumkezelés a vállalati hatékonyságért: e-dokumentumkezelő rendszerek bevezetése, integrációja a vállalatirányítási rendszerekbe � Elektronikus dokumentumok életciklusa a keletkezéstől a megsemmisítésig: : e-iratkezelés, automatizálás, workflow, megőrzés-tárolás, kompatibilitás � Az információbiztonság aktualitása � Hiteles másolat készítése az e-aláírás és időbélyegző függvényében: a dokumentumkezelést övező jogszabályi bizonytalanságok tisztázása � Az e-számla elterjedése a gyakorlatban

Szakembereink: � Jaeger László, Dokumentumtár vezető, Fővárosi Gázművek Zrt. � Glausius László, Dokumentációs Csoportvezető, Richter Gedeon Nyrt. � Dr. Szabó Kálmán, IT vezető, Fundamenta-Lakáskassza Zrt. � Pataki Gábor, Tájékoztatási és Dokumentációs Osztály Vezető, Országos Bírósági Hivatal Magyar Igazságügyi Akadémia � Jankó Csaba, Vezető, Vevők/Folyamatirányítás Folyószámlák, AUDI Motor Hungária Kft. � Zala Mihály, Elnök, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Nemzeti Biztonsági Felügyelet � Medgyesi Brigitta, Szenior alkalmazás tanácsadó, E.ON IT Hungary Kft. � Fekete Gábor, E-közigazgatásért felelős helyettes államtitkár, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium � Elkán Tamás, Üzletfejlesztési Osztályvezető, Díjbeszedő Holding Zrt.

Vállalati esettanulmányok: a szakma által hiányolt „jó példák” bemutatása

ry.hu www.iir-hunga hungary.hu conference@iir06-1/459-7301

Elektronikus és papír alapú dokumentumkezelés • 2013. szeptember 17–18.

1. nap • 2013. szeptember 17., kedd 8:30 Regisztráció 8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről

A nap elnöke: Jaeger László, Dokumentumtár vezető, Főgáz Zrt. Létesítményi Osztály

Dokumentumkezelés a vállalati hatékonyságért 9:00 – 9:50 Milyen tényezők hátráltatják az e-dokumentumkezelő rendszerek bevezetését? • Milyen lépésekkel valósítható meg az irodai folyamatok elekt„Ejj, ráérünk arra még?” ronikus ágra terelése? Hogyan valósítható meg az ügyintézési folyamat és a hozzákapcsolódó iratkezelési folyamat optimalizálása? • Milyen időbeli ütemezése van az e-dokumentum kezelő rendszerek bevezetésének a gyakorlatban? • Mennyiben gátolja az e-dokumentum kezelő rendszer bevezetését:  a gyakorlati jó példák hiánya?  az előnyök (munkaerő, munkaidő csökkentés, anyagi megtérülés és használhatóság) vezetők felé történő kommunikálásának hiánya? • Kifejezhető-e pénzben az e-dokumentumkezelő rendszerek alkalmazásának haszna? Mit kell ehhez tenni? • Milyen anyagi, emberi kényelmi tényezők - feladattöbblet, munkakörbővülés - akadályozzák az e-dokumentumkezelő rendszerek bevezetését? • Hogyan járulhat hozzá a Vezető a dokumentumkezelő rendszer bevezetéséhez? – példamutatás, feladatkiosztás • Milyen módon változtatja meg az elektronikus iratkezelés a szervezetek és a munkatársak közötti együttműködést?

Előadó: Jaeger László, Dokumentumtár vezető, Főgáz Zrt. Létesítményi Osztály

9:50 – 10:50 A vállalati hatékonyság megteremtése a vállalatirányítási és dokumentumkezelő rendszerek integrálásával – Kerekasztal-beszélgetés • Egy nagy dokumentumkezelő rendszer legyen a vállalaton belül, vagy több kicsi az egyes részlegekhez? Érdemes-e energiát fordítani a speciális részigények összehangolására? • Miért fontos a dokumentumkezelő és vállalatirányító rendszerek összekapcsolása? • Van-e megoldás arra, hogy a dokumentumkezelő ne csak a szkennelt számlát, hanem az e-számlát is ismerje fel és tárolja és ezt integrálja a vállalatirányítási rendszerbe?

A kerekasztal-beszélgetés moderátora: Jaeger László, Dokumentumtár vezető, Főgáz Zrt. Létesítményi Osztály A kerekasztal-beszélgetés résztvevői: Dr. Szabó Kálmán, IT vezető, Fundamenta-Lakáskassza Zrt., Pataki Gábor, osztályvezető, Országos Bírósági Hivatal Magyar Igazságügyi Akadémia Tájékoztatási és Dokumentációs Osztály

10:50 – 11:20 Kávészünet

Elektronikus dokumentumok életciklusa: a keletkezéstől a megsemmisítésig

11:20 – 12:10 Elektronikus dokumentumkezelés a gyakorlatban – digitalizálás, dokumentumkezelés, iratkezelés • Mit értünk pontosan e-dokumentumkezelés alatt? • Mikor szükséges felmérni, hogy adott dokumentumra milyen gyakran van szükség? Kell-e egyáltalán digitalizálni? • Mi az a napi papírmennyiség, ami fölött már érdemes elektronizálni? • Milyen megoldással illeszthető be a munkafolyamatokba az e-dokumentumkezelő rendszer? • Milyen különbségek vannak az e-dokumentumkezelő és iratkezelő szoftverek között? • Milyen megoldások vannak az érkeztetésre? • Milyen módon gyorsítható az iratbesorolás az iktatás során? az irat tárgyának feltüntetése az e-dokumentumoknál is • Hogyan készíthető egy olyan adatbázis, amely lehetővé teszi a digitalizált dokumentumok könnyebb visszakeresését? • Hogyan lehet a faxot beilleszteni az e-dokumentumkezelő rendszerbe?

Előadó: Glausius László, Klinikai Dokumentációs Csoport vezetője, Richter Gedeon Nyrt.


Elektronikus és papír alapú dokumentumkezelés • 2013. szeptember 17–18. 12:10 – 13:00 Tegye hatékonyabbá vállalata működését a dokumentumkezelés automatizálásával!

16:10 – 17:00 Különböző formátumú dokumentumok kompatibilitása eszköz és szoftveroldalról

• Hogyan lehetne a jelenlegi rendszereket úgy továbbfejleszteni, hogy alkalmasak legyenek tömeges nyomtatás végrehajtására és az ezekhez kapcsolódó egyéb ügyintézés nyomonkövethetőség támogatására? • Milyen módon gyorsíthatóak a munkafolyamatok a nagymen�nyiségű e-mail-ek válaszüzenet automatizálásával? • Mennyire segíti az automatizálás folyamatát a vonalkód-technológia? Hogyan lehetne beépíteni a munkafolyamatokba?

• Mit kell fejleszteni a régi dokumentumkezelő rendszereken, hogy megfeleljenek az új elvárásoknak? • Hogyan valósítható meg az adatmigrálás? • Egy most átveendő állomány esetén milyen eszközzel lehet egy régebbivel konvertálni? • Mennyiben függ az operációs rendszertől, a kezelő programtól és az eszköztől a különböző e-dokumentumok jelenlegi és jövőbeni kompatibilitása? • Hogyan oldható meg, hogy adott dokumentumtípus 10 év múlva is használható legyen? – adatok hosszú távú megőrzése • Miként kezelhető a különböző formátumban létrejövő állományok archiválása?

Előadó: Dr. Szabó Kálmán, IT vezető, Fundamenta-Lakáskassza Zrt.

13:00 – 14:00 Ebédszünet 14:00 – 14:50 Workflow-val az egyszerűbb munkafolyamatokért • Milyen módon integrálható a workflow-ba a dokumentumkezelés? • Hogyan fejleszthető tovább az e-dokumentumkezelő rendszer, hogy alkalmas legyen vállalati folyamatok támogatására? • Milyen módon valósítható meg a vállalaton belüli engedélyeztetés támogatása? • Hogyan egyszerűsíthető a köröztetés, véleményezés munkafolyamata a workflow által?

Előadói felkérés folyamatban

14:50 – 15:40 Mit – miért – hogyan? Az e-dokumentumok megőrzése és kezelése. Miben tudnak a könyvtárosok segíteni? • Milyen típusú, milyen fajta dokumentumot kell tárolni elektronikusan, mit ír elő a jogszabály? • Milyen jogszabályi előírások vannak arra vonatkozóan, hogy mennyi ideig szükséges tárolni az e-dokumentumokat? • Hogyan definiálható, hogy pontosan mikor kell mindenképpen megőrizni a papírt? Milyen esetben fogadnak el a hatóságok elektronikusan archivált dokumentumot? • Hol és milyen módon kell őrizni az e-dokumentumokat? Milyen módszerrel lehet ezeket kezelni? • Az elektronikus dokumentumok kezelése és kereshetővé tétele • A digitális dokumentumok szolgáltatása: keresés - azonosítás megszerzés, használat • Információbázis - tudásbázis - a kereshetőség kialakítása természetes nyelvű osztályozással: tezauruszok használata • Milyen gyakorlati megoldások vannak a digitalizált, de nem rendszerezett dokumentumok rendezésére, tárolására?


17:00 Konferencia első napjának zárása

Konferenciánkat ajánljuk nagyvállalatok, a vállalati és a közszféra � Informatikai, IT vezetőinek és munkatársainak � Dokumentumtár vezetőinek � Adminisztrációs vezetőinek � Tájékoztatási és dokumentumkezelési vezetőinek � Hálózati dokumentációs vezetőinek � Archiválási folyamatokért felelős személyeinek.

Előadó: Pataki Gábor, Tájékoztatási és Dokumentációs Osztály Vezető, Országos Bírósági Hivatal Magyar Igazságügyi Akadémia


A konferencia szakmai programjával kapcsolatban bővebb információ: Mezősi Éva, Projektvezető Telefon: 06-70/428-0376 E-mail: [email protected]



2. nap • 2013. szeptember 18., szerda 8:30 Regisztráció 8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről

A nap elnöke: Medgyesi Brigitta, Szenior alkalmazás tanácsadó, E.ON IT Hungary Kft. 9:00 – 9:50 Mikor és hogyan semmisíthetőek meg az elektronikus dokumentumok? - Milyen módon valósul meg ez a nagyvállalati gyakorlatban? – ESETTANULMÁNY! • Milyen iránymutatás létezik arra, A feleslegessé vált hogy mely dokumentum érték, medokumentumok lyik nem? Melyik hova sorolandó? tárolásának költsége Ezek közül mit szükséges tárolni és és kockázata

mi semmisíthető meg? • Mikor szabad/lehet megsemmisíteni az e-dokumentumokat? • Milyen módon semmisíthetőek meg véglegesen a feleslegessé vált elektronikus dokumentumok, és ezek másodpéldányai is? • Van-e jelenleg olyan működőképes eljárás, amely jelzi, hogy adott dokumentum megsemmisíthető? • Mikor lehet a digitalizált dokumentumokat, csekkeket megsemmisíteni? Milyen feltételeknek kell ehhez megfelelni? • Mikor, és milyen típusú papíroknál lehet megsemmisíteni e-archiváláskor a papír alapú dokumentumokat, miért fontos az irattári terv? • Az életciklus kezelés során hogyan motiválható, milyen módon vezethető rá a felhasználó, hogy ami fölösleges, azt ne tárolja, hanem semmisítse meg? • Milyen módon csökkenthető az a kockázat, ami az e-dokumentumok nem megfelelő selejtezéséből, megsemmisítéséből adódó egyre növekvő elektronikus szeméthalom miatti alakul ki? • Mennyiben informatikai, és mennyiben üzleti probléma, hogy mely e-dokumentumok kerülhetnek megsemmisítésre? • Mekkora költségmegtakarítást eredményez tárolás szempontjából a fölöslegessé vált e-dokumentumok megsemmisítése?

Előadó: Jankó Csaba, Vezető Vevők/Folyamatirányítás Folyószámlák, AUDI Hungária Motor Kft.

Az információbiztonság aktualitása 9:50 – 10:40 Amiről nem beszélünk sokat, pedig alappillére az e-dokumentum kezelésnek: az információbiztonság

Hiteles másolat készítése az e-aláírás és időbélyegző függvényében

11:10 – 12:00 Az e-aláírás jogszabályi hátterét övező bizonytalanságok tisztázása • Milyen feltételeknek kell, megfeleljen a dokumentum, hogy hivatalos legyen, hitelesnek minősüljön? • Milyen hitelesítési szintek vannak? • Milyen eszközökkel lehet elérni a hitelesítést? • Mely esetekben lehet helyettesíteni az e-aláírást a papír alapúval? • Milyen különbségek vannak a hitelesítésben, ha:  papíron áll elő a dokumentum és utána elektronikusan archiválják?  elektronikusan keletkezik a dokumentum és utána papírrá konvertálják? • Hogyan történik a dokumentum hitelesítése, ha egyáltalán nincs papíralapú szerződés, csak elektronikusan lett előállítva? • Ha a szerződéssel kapcsolatban bírósági eljárás indul és nincs eredeti, papír alapú, akkor a bírósági és hatósági eljárásnál elfogadják-e a digitalizált változatot? • Hogyan fogom meggyőzni a hivatalos szerveket, ha belekerül egy jogi helyzetbe, ha a dokumentumok digitalizálva vannak és megsemmisítésre került a papír alapú dokumentum, mennyire hiteles? • Milyen konkrét szabályozás van az e-aláírást és bélyegzőt tekintve: a mostani szabályozás alapján készített jó lesz-e 50 év múlva is, vagy időközönként meg kell-e újítani? • A szoftverek szállítói, vagy a megrendelő végzi-e az e-aláírás szerződéskötését?


12:00 – 12:50 Az e-aláírás megvalósíthatósága a gyakorlatban • Mennyire elterjedt az e-aláírás? Mennyire fogadják el? • Hogyan történik a publikus, nem publikus kulcs bejelentése, regisztrálása? Hogyan lehet ezt a vállalaton keresztülvinni? • Milyen konkrét megoldás létezik az Ügyfelek analóg aláírásának digitalizálására? • Hogyan kezelhető majd, hogy az elektronikusan aláírt dokumentumok kompatibilisek legyenek az általuk ismert formátumokkal? • Az e-aláírás beépítésének lépései a dokumentum-kezelő rendszerbe: minden egyes lépést kell hitelesíteni e-aláírással a folyamatmenedzsmentnél, vagy csak a be-, és kikerüléskor?

Előadó: Medgyesi Brigitta, Szenior alkalmazás tanácsadó, E.ON IT Hungary Kft.

12:50 – 13.50 Ebédszünet

• Milyen megoldás létezik a dokumentumok információ-biztonságára, biztonságos tárolására? • Az e-ügyintézés során hova töltődnek fel az adatok? • Mi a „felhő” szerepe a dokumentum-kezelésben? • Milyen törvényi, jogszabályi előírások vannak a „minősített dokumentumok” kezelésére, tárolására vonatkozóan?

Előadó: Zala Mihály, Elnök, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Nemzeti Biztonsági Felügyelet




Kitekintések a jövőre 16:00 – 17:00 Szolgáltatói, vállalati és lakossági oldal aktivitásra motiválása az e-dokumentumkezelésben: Kerekasztal beszélgetés

13:50 – 14:40 A tanúsítvány megszerzésének lépései a hitelesítés során • Milyen módon zajlik az iratkezelő programok hitelesítése, milyen kritériumok vannak iratkezelő szoftverek tanúsításakor? • Mi a folyamata egy tanúsítvány megszerzésének? • Mit tesz a megrendelő és mit tesz a tanúsító? Milyen kötelezettsége van a folyamatban? • Milyen kötelezettsége van a folyamatban:  Új tanúsítvány megszerzésekor?  Ha egy már meglévőt kell módosítani?  Ha elhagyja, vagy lejár, akkor hogyan lehet gyorsítani az újraigénylésen?

• Hogyan lehetne a szoftverfejlesztői oldalt aktívabbá tenni, hogy ajánlásaikkal segítségükre legyenek a felhasználóknak? • Hogyan lehetne a felhasználói oldalt motiválni annak érdekében, hogy a bevezetendő elvárásaikat egyértelműen és minden részletre kiterjedően definiálják? • Hogyan lehetne megoldani a magyarországi lakosság tájékozatlanságát az e-aláírást tekintve? • Milyen módszerrel ösztönözhető az Ügyfelek és Partnerek körében az e-számla használata?

A kerekasztal beszélgetés résztvevői: a nap előadói

17:00 Konferencia második napjának zárása

Előadó: Fekete Gábor, E-közigazgatásért felelős helyettes államtitkár, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium

Az e-számla elterjedése a gyakorlatban 14:40 – 15:30 Tömeges e-számla kibocsátás: saját fejlesztésben vagy konszolidátori modellben érdemes gondolkodni? • Milyen jogi, technikai kérdések merülnek fel az e-számla kibocsátással kapcsolatban? • Mekkora az a számlamennyiség, amikor már megérné az e-számlát kiállítani saját fejlesztésben vagy konszolidátorhoz történő csatlakozás esetében? • Hogyan kerülhet előállításra, kézbesítésre és kezelésre tömegesen az e-számla? • Milyen hozzáadott értékű szolgáltatásokkal növelhető az e-számlát fogadó ügyfelek penetrációja? • Miért csak a B2C körben terjed az e-számla?

Előadó: Elkán Tamás, Üzletfejlesztési Osztályvezető, Díjbeszedő Holding Zrt.


Szponzoráció és kiállítás Éljen a célzott marketingtevékenység lehetőségével, mutassa be termékeit és szolgáltatásait fórumunkon! Paulusz Nikoletta, Junior Sales Manager Telefon: 06-1/459-7322, 06-70/703-5274 E-mail: [email protected]


www.iir-hungary.hu

[email protected]

Elektronikus és papír alapú

06-1/459-7301

Az IIR Magyarország akkreditált felnőttképzési intézmény. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00206-2012 Intézményakkreditációs lajstromszám: AL-2748

dokumentumkezelés Budapest, 2013. szeptember 17–18.

IIR

JELENTKEZÉSI LAP

CT3003 1. RÉSZTVEVŐ: Vezetéknév__________________________ Keresztnév____________________________ Beosztás_________________________________________________________________ Osztály___________________________________________________________________ Végzettség_______________________________________________________________ Telefon___________________________________________________________________ Fax1_____________________________________________________________________ Mobiltelefon1______________________________________________________________ E-mail1__________________________________________________________________ Aláírás2__________________________________________________________________

2. RÉSZTVEVŐ: Vezetéknév __________________________ Keresztnév____________________________ Beosztás_________________________________________________________________ Osztály___________________________________________________________________ Végzettség_______________________________________________________________ Telefon___________________________________________________________________ Fax1_____________________________________________________________________ Mobiltelefon1______________________________________________________________ E-mail1__________________________________________________________________ Aláírás2__________________________________________________________________

A rendezvényen való részvételt engedélyező/elrendelő személy: Vezetéknév__________________________ Keresztnév____________________________ Beosztás_________________________________________________________________ Osztály___________________________________________________________________

SZÁMLÁZÁSI CÍM: Cégnév__________________________________________________________________ Irányítószám ______________Helység__________________________________________ Utca/Postafiók____________________________________________________________

-10%

1

Adminisztratív kapcsolattartó: Vezetéknév __________________________ Keresztnév____________________________ Beosztás_________________________________________________________________ Osztály___________________________________________________________________ Helyettesítő személy3: Vezetéknév __________________________ Keresztnév____________________________ Beosztás_________________________________________________________________ Osztály___________________________________________________________________ Aláírás2__________________________________________________________________

Részvételi díj  E-dokumentumkezelés 2013. szeptember 17–18.

2 3

E-mail címének, fax- és mobilszámának megadásával hozzájárul ahhoz, hogy az IIR továbbirendezvényeiről e csatornákon is kapjon tájékoztatást. A képzésre/rendezvényre regisztráló személy alírásával igazolja, hogy a képzésen/rendezvényen személyesen vesz részt. Az Ön helyettese, amennyiben Ön nem tud részt venni a rendezvényen.

csoportos kedvezmény 2. résztvevő 10% 3. résztvevő 20% 4 főtől kérje egyedi ajánlatunkat! 06-1/459-7334

Két fő jelentkezése esetén a 2. személy 10%, amennyiben három fő regisztrál, a 2. személy 10%, a 3. személy pedig 20% kedvezményt kap.

2013. július 26-ig:

2013. augusztus 23-ig:

2013. augusztus 24-től:

179.000 Ft

199.000 Ft

239.000 Ft

Áraink nem tartalmazzák az áfát  A feltüntetett megtakarítások a több napos rendezvények határidős kedvezményének nettó összegét tartalmazzák.  A részvételi díj tartalmazza a dokumentáció, ebéd, kávé és üdítő költségeit.  A rendezvényen kép- és hangfelvétel készülhet.

fizetés, visszalépés

Jelentkezésével elfogadja a jelentkezési, fizetési és visszalépési feltételeket. Jelentkezésének beérkezése után visszaigazolást és számlát kap tőlünk. Kérjük az összeget szíveskedjen a rendezvény előtt átutalni és a számlaszámot, valamint a résztvevő nevét a befizetési csekken feltüntetni. A rendezvényre való bejutás csak akkor garantált, ha befizetése cégünkhöz 3 munkanappal a rendezvény előtt beérkezett. Ha átutalása a rendezvény kezdete előtt 2 héten belül történik, kérjük azt a rendezvény napján a regisztráláskor a pénzes utalvány feladóvevényével igazolni. Fizetési késedelem esetén a résztvevő minden felszólítási- és inkasszó díj megtérítésére kötelezett. Esetleges program- és helyszínváltoztatás jogát fenn tartjuk. Visszalépés: Csak írásban lehetséges. A részvétel visszamondása esetén 20.000 Ft+áfa/jelentkező, a rendezvényt megelőző 2 héten belüli lemondás esetén 40.000 Ft+áfa/jelentkező adminisztrációs költséget számolunk fel. A rendezvényt megelőző 2 munka napon belüli lemondás esetén a résztvevő a teljes részvételi díjat köteles megtéríteni. A bejelentett résztvevő részvételének módosítása meghatározott feltételek mellett lehetséges.

va n m é g k é r d é s e ? Ügyfélszolgálat:

Takács Tünde

06-1/459-7300

Koncepció:

Mezősi Éva

06-1/459-7316

Szponzoráció:

Paulusz Nikoletta

06-70/703-5274

Marketing:

Szabó Petronella

06-1/459-7334

Budapest, szeptember

Recommend Documents