BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT INTÉZMÉNYMŰKÖDTETŐ ÉS FENNTATÓ KÖZPONT 1139 Budapest, XIII., Hajdú utca 29

BELSŐ KONTROLLRENDSZER 2. SZ. MELLÉKLETE

BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT INTÉZMÉNYMŰKÖDTETŐ ÉS FENNTATÓ KÖZPONT 1139 Budapest, XIII., Hajdú utca 29.

KOCKÁZATELEMZÉS HATÁLYBA LÉPÉSE: 2013.01.01.

JÓVÁHAGYTA:

Sebeszta Attila s.k. igazgató

TARTALOMJEGYZÉK

IMFK OSZTÁLYAINAK KOCKÁZAT ELEMZÉSE................................................................................ 3 I. SZÁMVITELI CSOPORT .......................................................................................................................... 3 II. PÉNZÜGYI CSOPORT........................................................................................................................... 10 III. BÉR-ÉS MUNKAÜGYI CSOPORT ..................................................................................................... 14 IV. INFORMATIKA SZOLGÁLTATÓ OSZTÁLY ................................................................................. 17 V. TITKÁRSÁG ............................................................................................................................................ 19 VI. INTÉZMÉNY-ÜZEMELTETÉSI OSZTÁLY ..................................................................................... 21 ANYAGELLÁTÁSI FELADAT IMFK RÉSZÉRE ................................................................................... 24

2

IMFK OSZTÁLYAINAK KOCKÁZAT ELEMZÉSE I. SZÁMVITELI CSOPORT 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az IMFK tevékenysége adminisztratív, mely részben manuális, részben számítógépes munkát jelent. A számítógépes munkavégzés valamennyi munkaterületre jellemző. Lehetséges ok

viselés

számítógép meghibásodik

Folyamat szabályozottsága

Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X ISZO, Önkormányzat informatikai csoport

adatfeldolgozás késedelmes adatállomány törlődik, adat nem pótolható

igen

Nem

X

mentések készítése

Hatás: M Valószínűség: A Kockázat: K Az intézmény eszközeinek vásárlásából, az eszköz átadásából, szállításából eredő kockázat Folyamat szabályozottsága

Kockázat

Lehetséges ok

Lehetséges okozat

1./ IMFK nem szerez tudomást a vásárlásról

nem történik meg a bevételezés, az eszköz eltulajdoníthatóvá válik

X

X

2./ Intézmények között eszköz átadás történik, de a bizonylat nem érkezik meg

felborul a nyilvántartási rendszer

X

X

3./ Tárgyi eszközök szállítása

Eszköz megrongálódása

viselés

1-2./

Hatás: A Valószínűség: A Kockázat: A

3./

Hatás: K Valószínűség: A Kockázat: A

áthárítás

megelőzés

X Megfelelő csomagolás biztosítása

igen

Nem

X

Jogi és szabályozási kockázat Lehetséges ok

Kockázat

Lehetséges okozat viselés

A dolgozó nem szerez tudomást időben a jogszabályi változásokról

A munka során hiba következik be

áthárítás

megelőzés X közlönyök,szakmai lapok beszerzése, folyamatos továbbképzéseken való részvétel

Folyamat szabályozottsága igen

X

Nem

Hatás: M Valószínűség: A Kockázat: K

2. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Információs kockázat Lehetséges ok

viselés

információáramlás lassú

adminisztráció, ügyintézés hibás

információ több lépcsőben jut el a végrehajtóhoz

információ torzul

beérkező irat elkallódik

nem történik meg a megfelelő ügyintézés, feldolgozás


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X újdonságokról vezetői értekezlet X vezető joga és kötelessége a dolgozók tájékoztatása X bejövő posta iktatása

igen

Nem

X

X

X

Hatás: K Valószínűség: A Kockázat: A Folyamat kockázata Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása Kockázat

Folyamat

Lehetséges okozat

Bekerülés érték meghatározása

Hibás üzembe helyezési okmány, rosszul meghatározott bekerülési érték

Tárgyi eszköz állományba vétele

Rossz intézményre, Rossz tárgyi eszköz körbe kerül bevételezésre

Analitikus nyilvántartás vezetés

Az eszköz nem kerül bevételezésre

Értékcsökkenési leírás elszámolása

Rossz leírási kulcs választás

Analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége

Nem egyezik a két nyilvántartás

1-3./

Hatás: M Valószínűség: K Kockázat: K

viselés

4-5./

áthárítás

Folyamat szabályozottsága megelőzés X Az üzembe helyezési okmányok mellékletekkel alátámasztva kerülnek megküldésre, Folyamatos egyeztetés X Eszközök adatai alapján beazonosítás ( prospektus, intézmény, internet alapján) X A főkönyvi modulban az aktiválások automatikus elvégzése X Szabályzatban és programban rögzítve X integrált keretrendszer használata

igen

Nem

X

X

X

X

X


4

Készletek nyilvántartása Folyamat

viselés

Bekerülés érték meghatározása

Hibás üzembe helyezési okmány, rosszul meghatározott bekerülési érték

Készletek bevételezésének, kiadásának, bizonylatolása

Rossz intézményre, Rossz készlet cikk kódra kerül bevételezésre

Analitikus nyilvántartás vezetés

Az eszköz nem kerül bevételezésre

Analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés egyezősége

Nem egyezik a két nyilvántartás

1-3./


Kockázat

Lehetséges okozat

Hatás: M Valószínűség: K Kockázat: K

4./

áthárítás

megelőzés X Az üzembe helyezési okmányok mellékletekkel alátámasztva kerülnek megküldésre, Folyamatos egyeztetés X Eszközök adatai alapján beazonosítás ( prospektus, intézmény, internet alapján) X Könyveléskor a számlák tartalmának egyeztetése X integrált keretrendszer használata

igen

Nem

X

X

X

X


Éves beszámoló, költségvetés összeállítása Folyamat

Lehetséges okozat

Az ellenőrzött feladat-és hatáskörök szabályozása

Nem történik meg a feladat elvégzése, vagy hibásan történik meg az elvégzése

viselés

Beszámoló, költségvetés összes mellékletének elkészítése, folyamatos egyeztetése A beérkezett adatok megfelelő feldolgozása A Módszertani Útmutató alapján a jogszabályi környezet felügyelete, és érvényesítése


Kockázat áthárítás

megelőzés X Munkaköri leírásban szabályozva a feladatkör

igen

Nem

X

Mellékletek kihagyása, Nincs egyeztetés Hibás beszámoló, költségvetés elkészítése

X Ellenőrző programok használata, folyamatos egyeztetések beiktatása

X

Téves egyeztető táblák, hibás analitikus nyilvántartások, ellenőrző anyagok kézhezvétele

X Folyamatos egyeztetés írásban, szóban

X

Jogszabályi előírások figyelmen kívül hagyása

X Folyamatos továbbképzés, útmutató áttekintése

X

5

Beszámolók költségvetések intézményvezetőkkel elfogadása, aláírása

Nincs intézményvezető, A dokumentáció hiányosan kerül vissza

X Folyamatos időpont egyeztetés

1./


2./

Hatás: M Valószínűség: A Kockázat: A

3./

Hatás: M Valószínűség: K Kockázat: M

4./


5./

Hatás: K Valószínűség: K Kockázat: K

X

Költségvetési rendeletmódosítás Folyamat

viselés

Az előirányzatok megfelelő elkülönítése- saját hatáskörű- testületi döntést igénylő Az előirányzat módosítások szabályos feldolgozása Határidőben továbbítása a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztálya felé 1-3./


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

Nincs meg az elkülönítés

megelőzés X A tervező programban ,és papír alapon is kötelező az elkülönített feldolgozás

igen

Nem

X

Jogszabályoknak, és polgármesteri utasításoknak nem megfelelően történik meg a módosítás

X Kiterjesztett jogszabályi háttér, és utasítások

X

Későn beérkezett módosítási igények az intézményektől

X Elektronikus formában megküldés

X


Költségvetési kiadások, bevételek elszámolása Folyamat szabályozottsága

Kockázat

Folyamat

Lehetséges okozat

megelőzés

igen

Előirányzatok és teljesítések figyelése,

Nem történik meg az előirányzatok figyelése, és az intézmény túllépi az előirányzat keretét

X

X

Nem megfelelő főkönyvi számra történik egyes tételek könyvelése

X Folyamatos egyeztetések

X

Program hiba

X Folyamatos egyeztetés

X

viselés

Kiadások, bevételek a Számlarend, és a Számlatükör szerinti megfelelő rögzítése, könyvelése Program hibák folyamatos figyelése, intézkedés a javításról

áthárítás

Nem

6

1./


2-3./

Hatás:A Valószínűség: A Kockázat: A

Havi, negyedéves, féléves, éves zárlati feladatok elvégzése

viselés

1./

áthárítás

Nem áll rendelkezésre az elkészítéshez szükséges dokumentációk, Nem történt meg az egyeztetés

Adatszolgáltatások határidőre történő elkészítése, továbbítása


Kockázat

Lehetséges okozat

Folyamat

megelőzés X Határidők rögzítése, leszabályozása

igen

Nem

X


Adatszolgáltatások hivatal felé Folyamat

viselés

Adatszolgáltatások hivatal felé


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

Nem történt meg határidőre a dokumentum elkészítés

megelőzés X Határidők rögzítése, leszabályozása

igen

Nem

X

Leltározás, selejtezés végrehajtása Folyamat

viselés

A folyamat a Leltározási szabályzatnak megfelelően történik A leltározási ütemterv betartása A vagyon teljes körű felvétele, az eltérések kitisztázása

Nem tartják be a szabályzatnak megfelelő követelményeket, nincs leltár előkészítés, hiányoznak a vonalkódok Nem történik meg az ütemterv kialakítása, nem az intézménnyel közösen lett kialakítva az ütemterv Nem történik meg a vagyon teljes körű felvétele


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés

igen

X Szabályzat ismertetése,elfogadtatása a leltár felelősökkel, Vonalkódok kinyomtatása,pótlása, kiküldése az intézmény felé

X

X Intézménnyel egyeztetett leltározási ütemterv elkészítése

X

X Leltárfelvételi ívek használata leltározás során, leltárt követően az eltérések kitisztázása az intézmények segítségével

X

A leltározási folyamatról megfelelő tartalommal szabályos jegyzőkönyv készítése

Nem történik meg a jegyzőkönyve elkészítése, hiányos a jegyzőkönyv

X Kötelező nyomtatvány használata, program által generált nyomtatványok, dokumentumok használata

Selejtezési folyamathoz javaslatok,

Szabályzatban meghatározott eszközökhöz nincs

X Selejtezés előtt megtörténik a dokumentáció átnézése,

Nem

X

X

7

jóváhagyások bekérése

javaslat, nem történik meg a jóváhagyás a a Szociális és Köznevelési Osztály vezetője által

javaslatok, és jóváhagyás nélkül nem történik meg az eszköz kivezetése az analitikából

Megfelelő adattartalmú jegyzőkönyv elkészítése

Nem történik meg a jegyzőkönyv elkészítése, hiányos a jegyzőkönyv

X Kötelező nyomtatvány használata, program által generált nyomtatványok, dokumentumok használata

X

Ne készüljön olyan eszközről jegyzőkönyv, ami esetleg már a korábbiakban selejtezésre került vagy nem az intézmény tulajdonában van, vagy nem selejtezhető

X Analitika és a selejtezési jegyzőkönyv összevetése

X

A selejtezési folyamat során az analitikával való egyeztetés


1, 3, 5./


2, 4, 6, 7./

Közbeszerzési eljárás lefolytatása Folyamat szabályozottsága

Kockázat

Folyamat

Lehetséges okozat

A közbeszerzési értékhatár figyelése

Közbeszerzési értékhatár túllépése, és nem történt meg a közbeszerzés

X Folyamatos nyomon követése

Ki maradtak a lebonyolítás során törvény által meghatározott lépések

X Folyamatos továbbképzésen való részvétel, Külsős cég megbízása, Formanyomtatványok használata

viselés

A törvényi előírások alapján a közbeszerzési eljárás szabályos lebonyolítása

áthárítás

megelőzés

igen

Nem

X

X

1, 2./ Hatás: M Valószínűség: K Kockázat: M

3. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat A dolgozói létszámszükségletet, a feladat ellátásához az elvárt iskolai végzettséget a folyamatos munkavégzéshez intézmények esetén az intézmény vezetője, az IMFK esetén az IMFK igazgatója, mint munkáltató határozza meg. Lehetséges ok

viselés

1./ a dolgozó iskolai végzettsége az ellátandó feladatnak nem felel meg

a teljesítés hibás, vagy a dolgozó nem tud teljesíteni

2./ tartós betegállomány esetén belső helyettesítés

dolgozó tájékozatlansága miatt adminisztrációs, vagy ügyintézési hiba


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott X Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre

igen

Nem

X

X

8

3./ dolgozó figyelmetlen

4./ beérkező irat elkallódik

Bérszámfejtés, nyilvántartásba vétel hibás

X tételes számszaki ellenőrzés

dolgozó részére a kifizetés hibás bevételezés és teljesítés elmaradása

X bejövő posta iktatása

1.,2./ Hatás: A Valószínűség: A Kockázat: A

3./Hatás: A Valószínűség: A Kockázat: A

X

x

4./ Hatás: M Valószínűség: A Kockázat: K

4. PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata A Hajdú utca 29. szám alatt az IMFK-án kívül még 2 szervezeti egység működik, melyek ügyfélforgalmat látnak el. Az IMFK az SZMSZ-ben meghatározott napokon szintén nagy ügyfélforgalmat bonyolít, melynek következtében az épületben sok idegen tartozódik. Lehetséges ok

Lehetséges okozat

Ügyintézéskor az iroda ajtaját nem zárják be

Az irodában lévő értéktárgyat, esetleg műszaki cikket eltulajdonítják


Kockázat viselés

X

áthárítás

megelőzés X Irodahelyiségek zárhatóak

igen

Nem

X


9

II. PÉNZÜGYI CSOPORT 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az IMFK tevékenysége adminisztratív, mely részben manuális, részben számítógépes munkát jelent. A számítógépes munkavégzés valamennyi munkaterületre jellemző. Lehetséges ok

viselés

áthárítás

megelőzés X ISZK, Önkormányzat informatikai csoport mentések készítése

adatfeldolgozás késedelmes

számítógép meghibásodás


Kockázat

Lehetséges okozat

adatállomány törlődik, adat nem pótolható

igen

Nem

X

Hatás: M Valószínűség: A Kockázat: K Jogi és szabályozási kockázat Az IMFK és intézmények a szerződéseiket saját hatáskörben kötik, kivéve a XIII. kerületi Önkormányzat által közbeszereztetett szerződéseket. Lehetséges ok

viselés

1./ dolgozó nem szerez tudomást a jogszabályi változásról

adatszolgáltatásban, ügyintézésben hiba keletkezik.

2./ rossz önköltség megállapítása, illetve szerepeltetés a bérleti szerződésben

törvény megsértése

1./ Hatás: K Valószínűség: A Kockázat: A


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

X

megelőzés X dolgozók osztályértekezlet keretében történő tájékoztatása CD, közlöny, állásfoglalás kérés, szakmai lapok X Önköltségszámítási szabályzat aktualizálása, intézmények által megállapított önköltségek bekérése, bérleti szerződések ellenőrzése

igen

Nem

X ügyrend

X

2./ Hatás: M Valószínűség: K Kockázat: M

Szállításból eredő kockázat Az IMFK a hozzá tartozó intézmények adminisztrációs munkáját segíti. A számlalevelek az intézményekből kézbesítő, vagy posta útján jutnak el az IMFK szervezeti egységeibe. Lehetséges ok

viselés

1./ számlalevél nem érkezik be időre

kifizetés késedelmes, késedelmi kamat


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás X

megelőzés

igen

Nem X

10

2./ étkezés megrendelése lemondása nem történik

gyerekek, dolgozók nem kapnak ebédet, ill. lemondás esetén elvész a visszatérítés

3./ pénz szállítása

ellátmányt eltulajdonítják

1./ Hatás: A Valószínűség: M Kockázat: K

X

X

X őrzés

2./ Hatás: A Valószínűség: A Kockázat: A

X


Az intézményekben a vásárlás nem csak átutalásos számlakifizetéssel, hanem készpénzzel is történhet, melynek rovat elszámolása a Pénzügyi csoport feladata. Lehetséges ok

viselés

rovatkönyv nem érkezik meg időben rovatkönyv elkallódik


Kockázat

Lehetséges okozat a zárás nem készül el időben az intézmény nem tud elszámolni a készpénz felhasználással

áthárítás

megelőzés X telefonos kapcsolattartás

X

igen

Nem

X

X

Hatás: A Valószínűség: A Kockázat: A Biztosítási kockázat A biztosítási ügyintézés a csoport feladata. A biztosítást az Önkormányzat köti. A káreseményről az IMFK az intézménytől írásban értesül. Lehetséges ok

Lehetséges okozat

káreseményről nem szerez tudomást időben

káresemény lejelentés nem történik meg időben


Kockázat viselés

áthárítás

megelőzés

X

igen X ügyrend

Nem

Hatás: A Valószínűség: K Kockázat: A

2. PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata A Hajdú utca 29. szám alatt az IMFK kívül még 2 szervezeti egység működik, melyek ügyfélforgalmat látnak el. Az IMFK az SZMSZ-ben meghatározott napokon szintén nagy ügyfélforgalmat bonyolít, melynek következtében az épületben sok idegen tartozódik. Lehetséges ok

Lehetséges okozat




Kockázat viselés

X

áthárítás


igen

Nem

X


11

Az IMFK pénztárhelyiségében a folyamatos működéshez címrendenként a finanszírozásban meghatározott készpénz mennyiségnek kell rendelkezésre állnia. A pénztáros összesíti az igényeket, és igényli a készpénz ellátmányt összeghatártól függően. A pénztár meghatározott nyitvatartási idővel működik. Lehetséges ok

viselés

1./ pénz befizetés hamis bankjeggyel történik 2./ rossz pénztárból történő kifizetés

banki befizetésnél a hamis bankjegyet zárolják, anyagi és erkölcsi kár Intézményi pénztárak közötti átvezetés



Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés

igen

X

X

X

X Kifizetés előtt utalvány ellenőrzés

X

Nem

X

2./ Hatás: K Valószínűség: K Kockázat: A

Felelősségvállalási kockázat Az IMFK a bejövő számlák alapján bonyolítja az intézmények átutalásait, készpénz kifizetéseit. Lehetséges ok

viselés

1./számla kifizethetőségét az igazolásra jogosulatlan dolgozó végzi

számla kifizetés

2./ rossz bankszámláról történő utalás

rendezés a bankszámlák között

1./ Hatás: K Valószínűség: A – nem fordulhat elő Kockázat: A


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X kötelezettségvállalás személyhez kötött

igen

Nem

X

X utalás előtti ellenőrzés

X

2./ Hatás: K Valószínűség: K Kockázat: A


viselés




információs torzul


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X újdonságokról vezetői értekezlet X vezető joga és kötelessége a dolgozók tájékoztatása

igen

Nem

X

X


12

Kötelezettségvállalás, teljesítésigazolás

utalványozás,

Folyamat

Lehetséges okozat

Az ellenőrzött feladat és hatáskörök szabályozása

Nincs megfelelő szabályozás

pénzügyi

ellenjegyzés,

érvényesítés,


Kockázat viselés

áthárítás

megelőzés X Szabályzat kialakítása

igen

Nem

X

„Utalványrendelet” jogszabályi előírásoknak való megfelelősége

Nem a jogszabálynak megfelelő az utalványrendelet

X Jogszabály követő integrált rendszer alkalmazása

X

Kötelezettségvállalások nyilvántartási rendjének kialakítása, a nyilvántartás vezetése

Nincsenek figyelembe véve a jogszabályi összeférhetetlenségek, nincs nyilvántartási rendszer

X Szabályzat, és nyilvántartás naprakész vezetése

X

1-3./

szakmai



viselés






hibás kifizetés




Kockázat

Lehetséges okozat

teljesítés elmaradása


áthárítás

megelőzés X Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott X Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre X tételes számszaki ellenőrzés X bejövő posta iktatása

igen

Nem

X

X

X

x


13

III. BÉR-ÉS MUNKAÜGYI CSOPORT 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az osztály tevékenysége adminisztratív, mely részben manuális, részben számítógépes munkát jelent. A számítógépes munkavégzés valamennyi munkaterületre jellemző. Lehetséges ok

viselés

áthárítás

megelőzés X ISZO, Önkormányzat informatikai csoport mentések készítése




Kockázat

Lehetséges okozat

adatállomány törlődik, adat nem pótolható

igen

Nem

X

Hatás: M Valószínűség: A Kockázat: K Jogi és szabályozási kockázat Lehetséges ok

viselés

dolgozó nem szerez tudomást jogszabályi változásról


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

dolgozó adóbevallása késedelmes, a bevallás adatszolgáltatása hibás adatszolgáltatásban, ügyintézésben hiba keletkezik

megelőzés

igen

X közlönyök,szakmai lapok beszerzése, folyamatos továbbképzéseken való részvétel

X ügyrend

Nem

Hatás: K Valószínűség: A Kockázat: K Szállításból eredő kockázat A bérszámfejtéshez szükséges adatok, iratok kézbesítővel érkeznek, és kerülnek vissza az intézményekbe. Lehetséges ok

viselés

jogviszonyt megszüntető elszámoló lap nem érkezik meg időben

teljes munkabér kiutalás történik

adózási nyilatkozat nem érkezik be időre

Az adózó a bevallást késedelmesen teljesíti, késedelem költségét megpróbálja áthárítani


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

X

megelőzés X Elszámoló lap nélkül nincs elszámolás

igen

Nem

X

X


14


Lehetséges okozat




Kockázat viselés

áthárítás

megelőzés

igen

Nem

X Irodahelyiségek zárhatóak

X

X


3.TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Információs kockázat Lehetséges ok

viselés




Információ torzul


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X újdonságokról osztályértekez let X vezető joga és kötelessége a dolgozók tájékoztatása

igen

Nem

X

X

Hatás: K Valószínűség: A Kockázat: A Gazdasági kockázatok A csoport feladata az intézményhez tartozó dolgozók havi nem rendszeres bérének számfejtése. Lehetséges ok

viselés

1./ a számfejtés hibás 2./ dolgozók adatainak hibás nyilvántartása 3./ bérszámfejtő nem szerez időben tudomást a dolgozó betegállományáról, esetleg fizetetlen szabadságáról 4./ hiányzásjelentés nem érkezik be időre

túlfizetés, vagy alul fizetés rossz címre utalás, dolgozó késve kap bért a lakásra, vagy számlára utalás megtörténik. dolgozók betegállomány jelentése nem készül el időre


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

X

X

megelőzés X A folyamatba többszöri ellenőrzés van építve

igen

X

X

X

X

X

X telefonos kapcsolattartás

Nem

x

15


2./ Hatás: K Valószínűség: K Kockázat: K




viselés






bérszámfejtés hibás




Kockázat

Lehetséges okozat

dolgozó részére a kifizetés hibás


áthárítás

megelőzés X Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott X Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre X tételes számszaki ellenőrzés X bejövő posta iktatása

igen

Nem

X

X

X

X

4./ Hatás: M Valószínűség: A Kockázat:

16

IV. INFORMATIKA SZOLGÁLTATÓ OSZTÁLY 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az osztályon történik a számítástechnikai eszközök, rendszerek karbantartása. Lehetséges ok

viselés

1./ számítógép-hálózat meghibásodik

2./ Szerverszámítógép meghibásodik

3./ Személyi számítógép meghibásodik

áthárítás

megelőzés X Karbantartás, tartalék eszköz raktáron tartása Hibaelhárítás DRP-alapján X mentések készítése Hibaelhárítás DRP-alapján


adatállomány törlődik, adat nem pótolható adatfeldolgozás késedelmes


Kockázat

Lehetséges okozat

igen

Nem

X

X

X

X X Rendszeres karbantartás, tartalék eszköz raktáron tartása


X

1.-3./ Hatás: M Valószínűség: A Kockázat: M Gazdasági kockázatok Lehetséges ok

viselés

1./ Számítógépes gazdasági rendszer meghibásodik


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X Rendszeres karbantartás, hibaelhárítás DRP-alapján

Késedelmes fizetés

igen X

Nem


2. PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata Lehetséges ok

viselés

1./ Ügyfélfogadások, oktatások alkalmával az irodák, géptermek nyitva vannak 2./ szerszámok elvesztése

Az irodákban lévő értéktárgyat, műszaki cikket eltulajdonítják munkavégzést gátolhatja


Kockázat

Lehetséges okozat

X

áthárítás

megelőzés

igen

X Irodahelyiségek zárhatóak X felelősség a kiadott szerszámok felett

Nem

X

X

17

1.-2./ Hatás: K Valószínűség: K Kockázat: K


Kockázat


1./ információáramlás lassú


2./ karbantartási, javítási tevékenység nem készül el időre

gát az intézményi működésben

áthárítás

megelőzés X hibafelvétel Help Desk rendszerben X Belépési engedélyek az ISZO munkatársainak az intézményekbe


Nem

X

X

1-2./ Hatás: K Valószínűség: A Kockázat: A

4. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat A dolgozói létszámszükségletet, a feladat ellátásához az elvárt iskolai végzettséget a folyamatos munkavégzéshez az IMFK igazgatója, mint munkáltató határozza meg. Lehetséges ok

viselés






adatvesztés


hibaelhárítás elmaradása



Kockázat

Lehetséges okozat


áthárítás

megelőzés X Munkakör betöltéséhez szükséges végzettség meghatározott X Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre, minden feladatkört két fő lát el X mentések készítése Hibaelhárítás DRP-alapján X bejövő posta iktatása

igen

Nem

X

X

X

x


18

V. TITKÁRSÁG 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az IMFK tevékenysége adminisztratív, mely részben manuális, részben számítógépes munkát jelent. A számítógépes munkavégzés valamennyi munkaterületre jellemző. Lehetséges ok

viselés



Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás



igen

Nem

X




viselés




információ torzul




Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X újdonságokról vezetői értekezlet X vezető joga és kötelessége a dolgozók tájékoztatása X bejövő posta iktatása

igen

Nem

X

X

X



viselés




Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X Helyettesítés csak osztályon belül hajtható végre

igen

Nem

X

19

2./ dolgozó figyelmetlen 3./ beérkező irat elkallódik

Bérszámfejtés, nyilvántartásba vétel hibás dolgozó részére a kifizetés hibás bevételezés és teljesítés elmaradása


2./Hatás: A Valószínűség: A Kockázat: A

X tételes számszaki ellenőrzés

X

X bejövő posta iktatása

x



Lehetséges okozat




Kockázat viselés

X

áthárítás


igen

Nem

X


20

VI. INTÉZMÉNY-ÜZEMELTETÉSI OSZTÁLY 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázatok Az osztály részben manuális, részben számítógépes adminisztrációt végez. Lehetséges ok

Kockázat


áthárítás

megelőzés X ISZO, Önkormányzat informatikai csoport X mentések készítése, közös központi tárhelyen dokumentumok elhelyezése

adatfeldolgozás késedelmes számítógép meghibásodik adatállomány törlődik, adat nem pótolható


Nem

X

X

Hatás: M Valószínűség: A Kockázat: K Jogi és szabályozási kockázat Lehetséges ok

Kockázat


A dolgozó nem szerez tudomást időben a jogszabályi változásokról

áthárítás

A munka során hiba következik be

megelőzés X Közlönyfigyelés, szakmai megbeszélések, folyamatos továbbképzéseken való részvétel


Nem

X



Kockázat




információ több lépcsőben jut el a végrehajtóhoz vagy nem összehangolt, egyeztetett

információ torzul



áthárítás

megelőzés X újdonságokról osztályértekezlet X vezetők joga és kötelessége a dolgozók és társosztályok tájékoztatása X Bejövő posta iktatása, illetékeshez rendszeres továbbítása


Nem

X

X

X

21


Éves beszámoló, költségvetés, költségvetési rendeletmódosítás előkészítésében részvétel Folyamat

viselés

Az ellenőrzött feladat és hatáskörök szabályozása A beérkezett adatok megfelelő feldolgozása A Módszertani Útmutató alapján a jogszabályi környezet felügyelete és érvényesítése 1./


2./


3./



Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

Nem, vagy hibásan történik meg a feladat elvégzése

megelőzés X Munkaköri leírásban szabályozva a feladatkör

igen

Nem

X

Téves egyeztető táblák, hibás analitikus nyilvántartások, ellenőrző anyagok kézhezvétele

X Folyamatos egyeztetés írásban, szóban

X

Jogszabályi előírások figyelmen kívül hagyása

X Folyamatos továbbképzés, útmutató áttekintése

X

Adatszolgáltatások az önkormányzati döntésekhez Folyamat

viselés

Adatszolgáltatások intézmények, hivatal felé 1./

Nem történt meg határidőre a dokumentum elkészítése


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X Határidők rögzítése, szabályozása

igen

Nem

X


22

PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata A Hajdú utca 29. szám alatt az IMFK-án kívül még 2 szervezeti egység működik, melyek ügyfélforgalmat látnak el. Az IMFK az SZMSZ-ben meghatározott napokon szintén nagy ügyfélforgalmat bonyolít, melynek következtében az épületben sok idegen tartozódik. Lehetséges ok

Lehetséges okozat


Az irodában lévő értéktárgyat, műszaki cikket eltulajdonítják


Kockázat viselés

áthárítás

megelőzés

igen

X Irodahelyiségek zárhatóak

X

Nem X

Hatás: K Valószínűség: K Kockázat: K Felelősségvállalási kockázat Az osztály a bejövő számlákon kötelezettségvállalást rögzít. Lehetséges ok

viselés

1./a számla nem üzemeltetéssel kapcsolatos kifizethetőséget tartalmaz


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X kötelezettségvállalás az előírások (jogszabályok, szerződések) alapján

számla igazolása, kifizetés

igen

Nem

X

1./ Hatás: K Valószínűség: A – nem fordulhat elő Kockázat: K

4. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat Az osztály feladata az oktatási intézmények technikai dolgozóinak munkaerő- és bérgazdálkodásában való közreműködés, döntés-előkészítés. Lehetséges ok

1./ Hatáskörök és jogkörök megosztottsága

Lehetséges okozat

Hatásköri ütközés, hatáskör hiánya

Kockázat viselés

áthárítás

megelőzés X Osztályok közötti egyeztetés, megfelelő információáramlás


Nem

x


23

ANYAGELLÁTÁSI FELADAT IMFK RÉSZÉRE 1. KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Az anyagellátást koordináló munkatárs részben manuális, részben számítógépes adminisztrációt végez. Lehetséges ok

viselés



Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás



igen

Nem

X



2. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZAT Információs Kockázat Lehetséges ok


Kockázat


áthárítás

megelőzés X újdonságokról osztály értekezlet

igen

információs áramlás lassú

adminisztrációs ügyintézés hibás

az információ elakad

az információ torzul

X dolgozók tájékoztatása

X

beérkező megrendelés elkallódik

nem történik meg az ügyintézés

X bejövő megrendelések iktatása

X

Nem

X


Folyamat kockázat Lehetséges ok

viselés

1./osztályok, csoportok igényeinek pontosítása

2./ árajánlatok bekérése

3./ számla beérkezése, igazoltatása

az intézmény részére nem a megfelelő termék kerül megrendelésre nem kerül árajánlat bekérésre, nincs megteremtve a szabad piaci verseny, nincs figyelembe véve a hatékonyság és a gazdaságosság nem érkezik be számla, késedelmes a fizetés


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X telefonos, elektronikus ügyintézés

igen

Nem

X

X árajánlat bekérése, jóváhagyatása

X

X teljesítés igazoltatás az intézménnyel

X

24



Szállításból eredő kockázat Lehetséges ok

viselés

1./ anyagok beszerzése nem megfelelő

az árú készleten marad, nem kerül hasznosításra

2./ áru hibás, selejt

az áru nem használható fel, ismételt beszállításra van szükség

3./ szállítás, rakodás során a csomag megsérül

az áru nem használható fel, ismételt beszállításra van szükség



Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés

X

igen

Nem

X X áru tételes átvétele, selejtről jegyzőkönyv felvétele X áru tételes átvétele, selejtről jegyzőkönyv felvétele


X

X


3. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti kockázat Lehetséges ok

viselés

dolgozó figyelmetlen

adatrögzítés és ezáltal az anyagbeszerzés hibás


Kockázat

Lehetséges okozat

áthárítás

megelőzés X Folyamatba épített ellenőrzés egyeztetés

igen

Nem

X


25

BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT INTÉZMÉNYMŰKÖDTETŐ ÉS FENNTATÓ KÖZPONT 1139 Budapest, XIII., Hajdú utca 29

Recommend Documents