BTC RIZIV OVEREENKOMST Tussen het RIZIV - Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering federale overheidsinstelling van sociale zekerheid, met maatschappelijke zetel te Tervurenlaan 211,1150 Brussel (ondernemingsnummer 206.653.946) en
de Belgische Technische Cooperatie (BTC), naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel te Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPR Brussel), Aangaande, enerzijds, het leveren van expertise van het RIZIV - Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering - in het kader van de acties van Internationale technische samenwerking van BTC in de sectoren volksgezondheid en sociale economic En anderzijds het leveren van expertise van BTC in het kader van de activiteiten/initiatieven genomen door het RIZIV - Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering - [in zijn bevoegdheidsgebied] in de partnerlanden van de Belgische samenwerking.
Aangezien het Belgisch ontwikkelingsagentschap (hierna BTC genoemd) in opdracht van de Belgische regering bilaterale projecten en programma's van de Belgische Internationale samenwerking uitvoert en dat het in die hoedanigheid ontwikkelingsactlviteiten uitvoert In de sector voor volksgezondheid en sociale economie,
Aangezien het RIZIV - Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering - (hierna RIZIV genoemd) de opdracht heeft een transparent, dynamlsch, wetenschappelijk, duurzaam en innoverend beleid te voeren, dat garant staat voor de sociale zekerheid en ziekte- en Invaliditeitsverzekering in overleg met de betrokken partners en dat het RIZIV in die hoedanigheid beschikt over expertise op die vlakken en nauwkeurlge activiteiten/initiatieven kan ondernemen In derde landen om bij te dragen aan het reaiiseren van de doelstelllngen van (inter)natlonale overeenkomsten, BTC, vertegenwoordigd door Carl Mlchlels, voorzitter van het Dlrectiecomite, En Het RIZIV, vertegenwoordigd door Jo De Cock, Admlnistrateur-Generaal van het
RIZIV, Hierna de Partijen genoemd. Op basis van hun wens om samen te werken enerzijds bij Internationale acties van ontwikkelingssamenwerklng in de sector volksgezondheid en sociale economie en
anderzijds In het kader van de activiteiten/initiatieven van het RIZIV In de Belgische partnerlanden.
1
BTC
12/ RIZIV
komen de Partijen overeen: © Dat deze samenwerking de vorm aanneemt van het leveren van expertise door de Partijen in het kader van hun activiteiten in de sector van de volksgezondheid en de sociale economie. Deze levering gebeurt onder voorbehoud van het specifiek akkoord van de Partijen over de geplande prestatie. o Dat zij kunnen samenwerken in drie mogelijke gevallen; 1. Voor het leveren van expertise door het RIZIV aan projecten beheerd door BTC waarin het RIZIV tussenkomt vanaf de projectidentificatie en formulering als een technische partner van het project. Dit komt overeen met de wil van het RIZIV om structureel samen te werken met BTC. 2. Voor het leveren van expertise door het RIZIV aan projecten beheerd door BTC waarin het RIZIV tussenkomt als dienstverlener, hetgeen een uitzondering zou moeten blijven. 3. Voor de levering van expertise door BTC aan de activiteiten/initiatieven van het RIZIV in de Belgische partnerlanden. De Partijen komen overeen dat de samenwerkingsmodaliteiten voor drie gevallen verschillen.
Geval 1: het leveren van expertise door het RIZIV via een expliciet partnerschap In het kader van deze samenwerking handelen de Partijen als partners, zonder afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheid van BTC ten aanzien van zijn opdrachtgever, de minister van Ontwikkelingssamenwerking, die namelijk handelt via de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en ten aanzien van de overheden van het partnerland, waarvoor BTC het officiele aanspreekpunt is in elk uitvoeringsstadium van het project. Deze verantwoordelijkheid is exclusief in alle gebieden met betrekking tot het verloop van het project. De Partijen nemen in goed overleg deel aan de projectidentificatie en -formulering, aan de projectplanning en het timemanagement van de activiteiten alsook aan de opvolging van de projectkwaliteit. Wat betreft het beheer van personeel dat wordt toegewezen aan het project wordt, onafhankelijk van de duur, de verantwoordelijkheid voor de selectie en het beheer van het personeel in eerste instantie aan het RIZIV toevertrouwd voor het personeel voor zendingen van korte duur en aan BTC voor het technisch assistentiepersoneel (zendingen van lange duur). Op basis van deze principes wordt de praktische uitwerking van de samenwerking tussen de Partijen beschreven in een afzonderlijk 'Uitvoeringsprotocol' voor elk project waar sprake is van een partnerschap. Het Uitvoeringsprotocol zal er indien nodig op toezien om voor elk proces van de organisatie of de persoon die ervoor verantwoordelijk is en die beslissingsbevoegdheid heeft, te bepalen wie bijdraagt aan
2
BTC R I ZI V het proces of wie gewoon op de hoogte moet worden gebracht van het verloop van het proces.
Beheersmodaliteiten van de zendingen en van het personeel Zendingen van korte duur: De planning van de noden ter ondersteuning en de interventieperiodes voor de projecten in kwestie gebeurt in overieg door de Partijen. Deze planning moet in de mate van het mogelijke gebeuren op semestriele basis, zodat het RIZIV kan overgaan tot een samenhangend en gepland beheer van de resourcepersonen en de tijd om het personeel te mobiliseren kan inkorten. Elke zending gebeurt op basis van referentietermen (TdR) die door BTC in overieg met het RIZIV zijn voorbereid en die de activiteiten, duur, verwachte resultaten evenals een kostenraming bevatten. De selectie van de kandidaten zal binnen het RIZIV verlopen op basis van een proces dat wordt opgezet in functie van de specifieke noden van het project; BTC kan betrokken worden bij de selectie van deze kandidaten. Elke zending wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van BTC. Toch blijft de
expert van het RIZIV die betrokken is bij een zending functioneel afhankelijk van zijn organisatie. Er bestaat tussen de expert en BTC geen enkele verbintenis in het kader van een arbeidsovereenkomst.
De duur van de zendingen bedraagt ten hoogste 3 weken, behalve uitzondering overeen te komen tussen beide Partijen. De totale gecumuleerde duur van de zendingen voor een expert zal niet meer kunnen bedragen dan 9 weken per jaar, behalve uitzondering overeen te komen tussen beide Partijen. Bij elke zending hoort een eindverslag over de activiteiten. Dit bevat minstens: ® Een verslag van de diensten die de experts leverden; ® De resultaten die in de loop van de zending werden bereikt met betrekking tot de verwachte resultaten zoals bepaald in de referentietermen; o Een evaluatie van die resultaten; • Aanbevelingen voor de bepaling van de referentietermen van eventuele latere zendingen.
Na elke zending kan er een debriefingvergadering in Brussel komen.
Kosten voor zendingen van korte duur: e De bezoldiging van de personeelsleden van het RIZIV blijft ten laste van het RIZIV en wordt niet terugbetaald door BTC. Er kan geen enkele recuperatie van overuren en uren gepresteerd op zaterdagen, zon- en feestdagen worden
3
©BTC _ opgevraagd na het einde van de zending. Het RIZ1V zorgt ervoor dat zijn personeel gedekt is door zijn ziekenfonds voor gezondheidszorgen. e De medewerkers van het RIZIV die deelnemen aan de zendingen zijn onderworpen aan het vergoedingenstelsel dat van toepassing is op buitenlandse zendingen, vastgelegd bij ministerieel besiuit van 21 maart 2012. Worden betaald door BTC: o De vergoedingen (per diem) en onkostenvergoeding (in het bijzonder hotels, verplaatsingen van de woonplaats naar de luchthaven Brussel-Nationaal) van toepassing op de buitenlandse zendingen overeenkomstig de barema's van de FOD Buitenlandse Zaken; en, indien nodig, de uitkeringen voor onregelmatige prestaties, de kosten voor visa, de kosten voor de inentingen en de verplichte medicatie verbonden met deze inentingen. o Verzekeringen.
o De extra kosten van een vervroegde terugkeer om familiale, medisohe of disciplinaire redenen, in de mate waarin deze niet gedekt zouden zijn door een verzekering.
o Transportkosten, zowel internationaal (vliegtickets in economy class) als lokaal. Andere eventuele kosten in samenhang met de eigenheid van de uit te voeren taken voor de zending, evenals onvoorziene kosten, zullen, in de mate van het mogelijke, verrekend worden onder het budget dat voorzien is voor het project in kwestie. Indien dit niet mogelijk is, zullen beide Partijen zoeken naar een consensus door de mogelijke herziening van het project of door andere oplossingen.
Betalingsvoorwaarden De terugbetaling door BTC van de kosten die eigen zijn aan het leveren van expertise door het RIZIV zal gebeuren op basis van een factuur van het RIZIV. De factuur wordt voldaan door BTC binnen de zestig dagen nadat ze werd ingediend. De betaling zal uitgevoerd worden: Op de rekening van het RIZIV - Rijksinstituut voor Ziekte-en Invaliditeitsverzekering Financiele instelling: Bank van de Post Op naam van: RIZIV Bankrekeningnummer: 679-0262153.-59
IBAN-code: BE84 6790 2621 5359 BIC-code: PCHQ BE BB met vermelding van de referentie van de factuur. Deze factuur, met de ad-hocbewijsstukken, wordt bij BTC ingediend na elke zending, nadat de betrokken experts het zendingsrapport overhandigd hebben aan BTC.
4
BW Uitvoeringsmaatregelen en zendingen van korte duur Het RIZIV zorgt voor de voorbereidingen van de zending, in het bijzonder; o Devisa.
o De inentingen. o De reservatie van de hotels in de landen waar de zending plaatsvindt. o De reservatie en afievering van de vliegtickets. Indien nodig kunnen op basis van een schriftelijke aanvraag van het RIZIV de
dienst reizen of de Plaatselijke Vertegenwoordiging van BTC in het betrokken land aangesproken worden om het RIZIV bij te staan bij de reservaties en de visa.
o Het RIZIV ziet erop toe dat zijn personeel gedekt is door de nodige verzekeringen, in het bijzonder op het vlak van hospitalisatie, gezondheidszorgen en repatriering. Het ziekenfonds komt tussen voor wat de gezondheidszorgen betreft. Op basis van een schriftelijke aanvraag van het RIZIV zal BTC de nodige schikkingen treffen zodat de expert van het RIZIV gedekt is door een bijstands-, hospitalisatie- en ongevallenverzekering voor de duur van zijn buitenlandse zending.
De eindafrekening van de vergoedingen begint de dag van vertrek uit Brussel en eindigt de dag van terugkomst in Brussel. Het RIZIV engageert zich om experts te mobiliseren volgens de vooropgestelde planning. Elk probleem dat het niet naleven van de vooropgestelde planning met zich meebrengt, zal geregeld worden op basis van een consensus tussen de Partijen. Zendingen van lange duur (internationale technische assistentie) De functies van Technisch Assistent die mogelijk gedefinieerd zijn voor een project worden ingevuld volgens de "Guidelines Rekrutering & Selectie" van BTC. Krachtens deze overeenkomst en met het akkoord van het RIZIV, worden deze prioritair aan het personeel van het RIZIV aangeboden via een bijzondere rekruteringsprocedure.
Als het RIZIV geen sollicitatieoproep wenst te lanceren, indien de oproep tot
kandidaatstelling geen kandidaatstelling oplevert die het RIZIV geldig acht of indien het selectiecomite vaststelt dat de door het RIZIV voorgestelde kandida(a)t(en) niet beantwoordt/beantwoorden aan de in het profiel gezocht kennis, competenties en kwalificaties, zal BTC overgaan tot een rekrutering volgens de standaardprocedures van toepassing.
Zonder afbreuk te doen aan de aanstelling van andere experts, nodigt BTC een vertegenwoordiger uit van het RIZIV om te zetelen in het selectiecomite. Personeelsleden van het RIZIV die gerekruteerd zijn voor de functie van Technisch Assistent worden op hun vraag op onbezoldigd verlof geplaatst voor internationale opdracht van algemeen belang, overeenkomstig de bepalingen van het KB van 19
5
BTC
(£/ RIZIV
november 1998. Ze worden gerekruteerd op de payroll van BTC en zijn onderworpen aan alle contractuele regels, baten en voordelen voorzien door BTC voor zijn personeel op het terrein.
Geval 2: het RIZIV dienstverlener voor BTC Met voorafgaande instemming van het RIZIV, kan BTC een beroep doen op de expertise van het RIZIV voor projecten waarbij het niet betrokken is als partner. Het kan gaan over specifieke behoeften van projecten met een volksgezondheid- of sociale-econonnie-aspect. Het kan ook gaan om opdrachten voor derden die zijn afgesloten door BTC (Europese Commissie, Wereldbank, enz.) buiten de bilaterale samenwerking.
In die veronderstelling is het RIZIV bereid de vragen van BTC bekend te maken bij zijn personeel en besluit het of het een voorselectie van kandidaten wenst door te voeren op basis van de referentietermen en het profiel die door BTC worden geleverd.
Of het nu gaat om korte zendingen of om funoties van Technisch Assistent, de betrokken personeelsleden vragen verlof aan voor internationale opdracht van algemeen belang en worden aangeworven door BTC met een arbeidsovereenkomst voor een bediende van bepaalde of onbepaalde duur met een clausule voor het einde van het project onder contractuele voorwaarden, baten en voordelen aangeboden aan het personeel. In geen enkel geval zal BTC personeelsleden van het RIZIV betalen via honoraria onder zelfstandigenstatuut. In de veronderstelling van herhaalde 'punctuele' missies, zal BTC een raamcontract afsluiten met de betrokken persoon met daarin de algemene contractuele voorwaarden en het aantal zendingen en geplande werkdagen. Dit contract wordt gevolgd door een contract van bepaalde duur voor elke uitgevoerde zending. De planning van de zendingen wordt op voorhand te kennen gegeven aan het RIZIV. Het personeelslid zal onder de verantwoordelijkheid van BTC geplaatst worden tijdens zijn zendingen en zal zich moeten houden aan de vertrouwelijkheidsregels met betrekking tot zijn prestaties voor rekening van BTC, inclusief tegenover het RIZIV.
Geval 3: het leveren van expertise door BTC aan de activiteiten/initiatieven van
het RIZIV Met voorafgaande instemming van BTC kan het RIZIV een beroep doen op de expertise van BTC voor projecten waarbij het niet betrokken is als partner. In het kader van deze samenwerking is het RIZIV exclusief verantwoordelijk voor het vlotte verloop van zijn activiteiten/initiatieven. De bijdrage van BTC bestaat erin relevante informatie ter beschikking te stellen van het RIZIV waarover het beschikt
6
©BTC om deze activiteiten/initiatieven goed uit te voeren en de contactname met de relevante actoren op het terrein te vergemakkelijken. Het kan meer bepaald gaan om het raad geven over de uitvoering van de activiteiten/initiatieven, om informatie over de lokale context of die relevant is om de vooropgestelde activiteiten te delen, om het RIZIV en zijn consulenten te introduceren bij de lokale overheden en bij de relevante contacten van het network van lokale vertegenwoordigingen van BTC.
Tijdens zijn tussenkomst meet BTC de filosofie en de doelstellingen van de eigen projecten respecteren in de relaties die het onderhoudt met de lokale overheden en zijn andere partners.
Het RIZIV dient voor elke activiteit / elk initiatief een samenwerkingsaanvraag in bij BTC met vermelding van de gewenste steun. Algemeen Onderhavige overeenkomst is niet exclusief en verplicht BTC er niet toe
systematisch een beroep te doen op het RIZIV voor zijn ontwikkelingsactiviteiten in de sectoren volksgezondheid en sociale economie, noch verplicht deze overeenkomst het RIZIV ertoe systematisch een beroep te doen op BTC voor zijn activiteiten/initiatieven in de Belgische partnerlanden. Om zijn personeel te evalueren, kan het RIZIV aan BTC de evaluatierapporten opvragen die worden opgesteld in het kader van de ontwikkelcirkels tijdens zendingen van zijn personeel. BTC duidt een medewerker aan als contactpersoon zonder afbreuk te doen aan aanstelling van andere sectorale contactpersonen verbonden aan bepaalde projecten. Het RIZIV duidt eveneens een contactpersoon aan. De namen van de contactpersonen worden bij het uitvoeren van de overeenkomst aan elkaar doorgegeven.
Deze overeenkomst treedt in working vanaf de datum van ondertekening. Deze overeenkomst wordt gesloten voor onbepaalde duur. Onverminderd de goede uitvoering van de lopende projecten, kan elk van de Partijen de onderhavige overeenkomst opzeggen mits geschreven kennisgeving aan de andere Partij. De opzegging gaat in drie maanden na de datum van kennisgeving van de opzegging. Ten blijke waarvan de vertegenwoordigers van de twee Partijen deze overeenkomst hebben ondertekend.
7
BTC
<£/ RIZIV
Opgemaakt te Brussel op 31 augustus 2012, in twee originele exemplaren.
Voor het RIZIV - Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering -
Voor de Belgische Technische Cooperatie
8
